UNIVERSIDAD YACAMB VICERRECTORADO DE INVESTIGACIN Y POSTGRADO INSTITUTO DE INVESTIGACIN Y POSTGRADO

ANLISIS DE LOS RECURSOS NO DECLARADOS REFERIDOS A LA DISMINUCIN DE INVENTARIOS DE MATERIALES Y SUMINISTROS EN LA FORMULACIN DEL PRESUPUESTO DE LOS INSTITUTO Y COLEGIOS UNIVERSITARIOS ADSCRITOS AL MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN UNIVERSITARIA, ENTRE LOS AOS 2006 2010

Autor: Lcdo. Ivn Ernesto Lira Casaas Tutor: Econ. Msc. Oswaldo Jos Mrquez Gonzlez

Caracas, marzo de 2012

UNIVERSIDAD YACAMB VICERRECTORADO DE INVESTIGACIN Y POSTGRADO INSTITUTO DE INVESTIGACIN Y POSTGRADO LNEA DE INVESTIGACIN: LA EMPRESA Y SUS PROCESOS OPERATIVOS

ANLISIS DE LOS RECURSOS NO DECLARADOS REFERIDOS A LA DISMINUCIN DE INVENTARIOS DE MATERIALES Y SUMINISTROS EN LA FORMULACIN DEL PRESUPUESTO DE LOS INSTITUTO Y COLEGIOS UNIVERSITARIOS ADSCRITOS AL MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN UNIVERSITARIA, ENTRE LOS AOS 2006 2010 Trabajo de Grado presentado como requisito parcial para optar al grado de Magster en Gerencia de las Finanzas y de Negocios

Autor: Lcdo. Ivn Ernesto Lira Casaas Tutor: Econ. Msc. Oswaldo Jos Mrquez Gonzlez

Caracas, marzo de 2012

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APROBACIN DEL TUTOR

En mi carcter de tutor del trabajo de grado titulado: ANLISIS DE LOS RECURSOS NO DECLARADOS REFERIDOS A LA DISMINUCIN DE INVENTARIOS DE MATERIALES Y SUMINISTROS EN LA

FORMULACIN DEL PRESUPUESTO DE LOS INSTITUTO Y COLEGIOS UNIVERSITARIOS ADSCRITOS AL MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN UNIVERSITARIA, ENTRE LOS AOS 2006

2010, trabajo de grado presentado por el ciudadano Lcdo. IVAN ERNESTO LIRA CASAAS, titular de la cdula de identidad V-6.322.806, para optar al grado de Magster en Gerencias se las Finanzas y de los Negocios, hago constar que el mencionado trabajo rene los requisitos exigidos por la Universidad Yacamb para ser sometido a la presentacin pblica y evaluacin por parte de la comisin que al respecto sea designada por el vicerrectorado de estudios a distancia.

En la ciudad de Caracas, a los un das del mes de marzo de dos mil doce.

Econ. Msc. OSWALDO JOSE MARQUEZ GONZLEZ C.I. V-2.634.236

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DECLARACIN DE AUTORA

Quien suscribe Lcdo. IVAN ERNESTO LIRA CASAAS, titular de la cdula de identidad V-6.322.806, hace constar que es el autor del trabajo de grado titulado ANLISIS DE LOS RECURSOS NO DECLARADOS REFERIDOS A LA DISMINUCIN DE INVENTARIOS DE MATERIALES Y SUMINISTROS EN LA FORMULACIN DEL PRESUPUESTO DE LOS INSTITUTO Y COLEGIOS UNIVERSITARIOS ADSCRITOS AL MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN UNIVERSITARIA, ENTRE LOS AOS 2006 2010, el cual constituye una elaboracin personal realizada nicamente con la direccin del asesor de dicho trabajo, profesor OSWALDO JOSE MARQUEZ GONZLEZ, titular de la cdula de identidad V-2.634.236. En tal sentido, manifiesto la originalidad de la conceptualizacin del trabajo, interpretacin de datos y la elaboracin de las conclusiones, dejando establecido que aquellos aportes intelectuales de otros autores se han referenciado debidamente en el texto de dicho trabajo.

En la ciudad de Caracas, a los un das del mes de marzo de dos mil doce.

Lcdo. IVN ERNESTO LIRA CASAAS C.I. V-6.322.806

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INDICE GENERAL

Pg. APROBACIN DEL TUTOR DECLARACIN DE AUTORIA LISTADO DE CUADROS LISTADO DE GRAFICOS RESUMEN INTRODUCCIN iii iv viii ix x 1

CAPTULO I EL PROBLEMA

3 3

Planteamiento del Problema Objetivos Justificacin Delimitacin de la Investigacin Limitaciones

3 8 9 11 11

II

MARCO TERICO

12

Antecedentes de la Investigacin La Organizacin Objeto de Estudio: Colegio Universitario Francisco de Miranda El Tratamiento Contable - Presupuestario del CUFM al Control de los Movimientos Relacionados Con la Cuenta Inventario de Materiales y Suministros

13 13

16

Tratamiento

Contable

Presupuestario

de

los

18

Movimientos Relacionados con la Cuenta Inventario de Materiales y Suministros en Otras Instituciones de Educacin Universitaria Bases Tericas Bases Legales Sistema de Variables 19 29 30

III

MARCO METODOLGICO

35

Naturaleza de la Investigacin Poblacin y Muestra Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos Validez y Confiabilidad de los Instrumentos Anlisis de Datos

35 39 40 42 42

IV

INTERPRETACIN Y ANLISIS DE RESULTADOS

44

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

50

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

52

ANEXOS

55

A B C D

CUESTIONARIO ANALISTAS CUESTIONARIO SUPERVISORES GUIA DE VALIDACIN CUESTIONARIO ANALISTAS GUIA DE VALIDACIN CUESTIONARIO

56 61 65 68

SUPERVISORES E TABULACION DE RESULTADOS CUESTIONARIO 72

vi

ANALISTAS F TABULACION DE RESULTADOS CUESTIONARIO 79

SUPERVISORES G H I TABULACION DE RESULTADOS CONSOLIDADO SALDOS DE MATERIALES Y SUMINISTROS EN ALMACEN ESTADOS FINANCIEROS 2006 2010 84 81 91 96

CURRICULUM VITAE

vii

LISTA DE CUADROS

CUADRO 1 2 3 4 5 Definicin Terica de Variables Operacionalizacin de Variables Muestra Saldos del Inventario de Materiales y Suministro Recursos no Declarados en el Presupuesto Institucional

Pg. 32 33 40 48 48

viii

LISTA DE GRFICOS

GRFICO 1 2 Estructura Organizativa Diagrama de Flujo proceso de adquisicin de materiales y suministros

Pg. 15 17

ix

UNIVERSIDAD YACAMB VICERRECTORADO DE INVESTIGACIN Y POSTGRADO INSTITUTO DE INVESTIGACIN Y POSTGRADO Lnea de Investigacin: La Empresa y sus Procesos Operativos ANLISIS DE LOS RECURSOS NO DECLARADOS REFERIDOS A LA DISMINUCIN DE INVENTARIOS DE MATERIALES Y SUMINISTROS EN LA FORMULACIN DEL PRESUPUESTO DE LOS INSTITUTO Y COLEGIOS UNIVERSITARIOS ADSCRITOS AL MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN UNIVERSITARIA, ENTRE LOS AOS 2006 2010 Autor: Lcdo. Ivn Ernesto Lira Casaas Tutor: Econ. Msc. Oswaldo Jos Mrquez Gonzlez Mes y Ao: marzo 2012 RESUMEN Esta investigacin pretende demostrar la cantidad de recursos financieros no incorporados en los presupuestos anuales de los Institutos y Colegios Universitarios Pblicos adscritos al Ministerio del Poder Popular para la Educacin Universitaria, aos 2006 2010, tomando como muestra al Colegio Universitario Francisco de Miranda (CUFM). Dada la importancia del tema y su impacto en la gestin contable financiera de dicho Colegio luce pertinente desarrollar la investigacin, la cual servira para sincerar el monto de la asignacin presupuestaria orientada a cubrir los gastos de materiales y suministros en general. El estudio esta basado en un tipo de investigacin descriptiva, para lo cual se utilizaron criterios sistemticos que permitieron evidenciar el comportamiento del saldo de los inventarios de materiales y suministros durante el periodo de estudio. Adems, el investigador dedic sus esfuerzos a la bsqueda, interpretacin y anlisis de datos secundarios contenidos en los Estados Financieros del CUFM, as como en los informes provenientes del rea de Almacn, combinado con obtencin de informacin de tipo primaria por medio de instrumentos adecuados para recolectarla. Del mismo modo, se utilizaron los diseos documental y de campo. Una vez finalizada la investigacin, se concluy que la Unidad de Contabilidad de la institucin objeto de estudio no registra como activos la adquisicin de los materiales y suministros, llevando la totalidad del monto comprado a la cuenta de gasto. En cuanto a la inclusin de los saldos de los inventarios de materiales y suministros se percibe que en ningn momento la Oficina Nacional de Presupuesto establece los tratamientos que se le dar como fuente de financiamiento para el ejercicio fiscal presupuestado. Por lo cual, se recomienda aplicar en su totalidad y de forma inmediata las sugerencias especificadas. Descriptores: cantidad, recursos, registro, materiales, suministros, fuente, presupuesto.

INTRODUCCION La Administracin Pblica es un sistema de instituciones del Estado Venezolano encargadas de garantizar el cumplimiento de las demandas sociales del colectivo. Para que esto ocurra, el Estado debe proporcionar los ingresos suficientes a fin de cubrir con estas exigencias, estos ingresos provienen tradicionalmente de la comercializacin de los hidrocarburos y el cobro de los impuestos nacionales, entre otros. Dentro de la Administracin Pblica se encuentran adscritas instituciones que sirven de apoyo para la consecucin de los objetivos propuestos en los planes del Estado, entre ellas se encuentra los Ministerios y sus Entes Adscritos, los cuales deben formular sus presupuestos anuales apegados a las normas establecidas por las instituciones responsables de dictar las polticas financieras, fiscales y presupuestarias. Ahora bien, en el caso de esta investigacin, se encuentran los Institutos y Colegios Universitarios Pblicos adscritos al Ministerio del Poder Popular para la Educacin Universitaria, quienes siguiendo lineamientos de este Ministerio y de la Oficina Nacional de Presupuesto formulan sus Presupuestos Anuales Institucionales bajo los parmetros establecidos, dejando a un lado los recursos provenientes de los saldos monetarios de los inventarios de materiales y suministros depositados en los almacenes de cada uno de ellos al 31 de diciembre de cada ao, no reflejando completamente las fuentes de financiamientos en los presupuestos respectivos. Hoy en da, con la situacin presupuestaria existente en el sector universitario, sera interesante conocer estas cifras a nivel nacional, ya que en la mayor parte de las ocasiones se destinan ms recursos para la adquisicin de materiales y suministros sin tener en cuenta qu cantidad de materiales reposa en los almacenes de este tipo de instituciones.

Ahora bien, con la presente investigacin se pretende demostrar que cantidad de recursos financieros no han sido incorporados en los presupuestos anuales institucionales de los Institutos y Colegios

Universitarios Pblicos adscritos al Ministerio del Poder Popular para la Educacin Universitaria, tomando como muestra al Colegio Universitario Francisco de Miranda. Para ello se desarrollaron los siguientes captulos: a) El Problema, en donde se describe la realidad del objeto de estudios,

explicando la situacin actual de la problemtica planteada para llegar la formulacin de los objetivos de la investigacin, su justificacin, delimitacin del tema y limitaciones encontradas al momento de realizarla. b) Marco Terico, producto de la verificacin terica que fundamenta la

investigacin en cuanto a la revisin documental y bibliogrfica. Aqu se esbozan posturas tericas, definiciones, conceptualizaciones (entre otras) de algunos autores que servirn de base para el sustento terico de la investigacin. c) Marco Metodolgico, indica el conjunto de mtodos, tcnicas y

procedimientos que fueron utilizados de manera sistemtica para procesar los datos, extraer la informacin y producir el conocimiento, es decir, explica el tipo y diseo de investigacin, los mtodos y procedimientos que se siguieron para lograr los datos precisos y el anlisis de los mismos con la finalidad de alcanzar los objetivos propuestos. d) Anlisis e Interpretacin de Resultados, seala los resultados obtenidos

despus de realizar la investigacin, adems el autor emite su opinin referente a estos. e) Conclusiones y Recomendaciones, indica la opinin del investigador

con respecto a los resultados obtenidos.

CAPITULO I

EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema

Hoy en da, en Venezuela, se conoce a la educacin universitaria al sistema integrado por instituciones pblicas y privadas dedicadas a la formacin de profesionales universitarios atendiendo a los procesos de diversificacin y diferenciacin contenidos en las polticas que han formulado los diferentes gobiernos a partir de la primera mitad de la dcada del setenta. En esa dcada, el desarrollo de Venezuela exigi la transformacin del sector educativo a nivel nacional lo que presion a la educacin universitaria a realizar los cambios correspondientes orientados a responder a la poltica de masificacin de la educacin. Es as como nacen los Institutos y Colegios Universitarios Pblicos, orientados a satisfacer las necesidades tecnocrticas, en donde se dictaran carreras tcnicas de corta duracin, adscritos al otrora Ministerio de Educacin. En este orden de ideas, el 3 de abril de 2002, mediante Decreto Presidencial N 1.634, Publicado en Gaceta Oficial N 37.359 se crea el Ministerio del Poder Popular para la Educacin Universitaria, hoy en da para la Educacin Universitaria (MPPEU), rgano del Ejecutivo Nacional encargado de la direccin estratgica de la educacin universitaria venezolana, ejerciendo la rectora del Sistema Nacional de Educacin Universitaria y le corresponde la formulacin, adopcin, seguimiento y evaluacin de las polticas y acciones dirigidas a garantizar una educacin

universitaria de calidad para todas y todos, que se constituya en factor estratgico para el fortalecimiento del poder popular y la construccin de una sociedad socialista, democrtica, participativa y protagnica. Adicionalmente, y con el fin de coadyuvar en la ejecucin de las polticas nacionales en materia financiera, se constituye en Venezuela la Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE), quien es la encargada de coordinar, controlar y evaluar la ejecucin del presupuesto pblico nacional, y asesorar a la Presidencia de la Repblica y a los Organismos con o sin fines empresariales, sujetos a la Ley Orgnica de Administracin Financiera del Sector Pblico (LOAFSP), y que actan en el sistema presupuestario, en su procesos de formulacin; ejecucin; seguimiento; liquidacin y en la evaluacin de su ejecucin fsica y financiera, as como en la rendicin de cuentas a travs de la consolidacin anual de la gestin presupuestaria pblica. Adicionalmente, se crea la Oficina Nacional de Contabilidad Pblica (ONCOP), la cual le corresponde dictar las normas tcnicas de contabilidad y los procedimientos especficos que considere necesario para el adecuado funcionamiento del Sistema de Contabilidad Pblica; es decir, es la encargada de dictar las normas tcnicas de contabilidad y los procedimientos especficos que considere necesario para el adecuado funcionamiento del Sistema de Contabilidad Pblica, En este contexto, opera el Colegio Universitario Francisco de Miranda (CUFM), objeto del estudio, institucin venezolana, adscrita al MPPEU, creada el 20 de febrero de 1974, segn Decreto Presidencial N 1.620, publicado en Gaceta Oficial N 30.336, el 29 de febrero del mismo ao. Constituye el objetivo central de esta institucin, la formacin profesionales universitarios competentes con sensibilidad social e identidad nacional y latinoamericana que se incorporen al proceso de transformacin del pas para aportar soluciones. As como generar y difundir conocimientos y realizar

acciones hacia la comunidad local, regional, nacional e internacional para contribuir a mejorar la calidad de vida de profesionales universitarios. En sus operaciones el CUFM se rige por lo indicado en la Constitucin de la Republica Bolivariana de Venezuela, la Ley Orgnica de la Administracin Pblica, la Ley Orgnica de Administracin Financiera del Sector Pblico y sus Reglamentos, la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema del Control Fiscal, La Ley Anual de Presupuesto, La Ley del Estatuto de la Funcin Pblica, entre otras. Anualmente, la ONAPRE, le asigna al CUFM recursos presupuestarios con la finalidad que realice actividades acadmicas durante un determinado ejercicio fiscal. Al cierre de cada uno de ellos, quedan excedentes tanto de recursos financieros representados por saldos positivos en bancos, as como de recursos materiales caracterizados por las existencias de suministros en el almacn. Es pertinente sealar que en la actualidad, la ONAPRE no considera como fuente de financiamiento, las existencias de materiales depositados en el almacn del Colegio Universitario Francisco de Miranda al 31 de diciembre de cada ao. Sin embargo, esa Oficina en su Plan nico de Cuentas del Ao 2005, indica que el concepto recursos considera cuentas tales como el incremento de la depreciacin acumulada, la disminucin de las existencias, las disminuciones de activos financieros y los aumentos de pasivos financieros. Ese mismo documento seala que la metodologa de los flujos financieros, aplicada para el funcionamiento adecuado del Sistema de Informacin Contable Presupuestario, es la razn de la existencia de las partidas que se denominan incremento de.... o disminucin de....; las cuales no constituyen autorizaciones para gastar; sino que su finalidad est en relacin con el procesamiento de la informacin interrelacionada que es incorporada en los diferentes estados presupuestarios y contables y operan solamente para la confeccin de los estados de origen y aplicacin de

fondos. Seguidamente, se define la disminucin de inventarios como una fuente financiera que se originaba cuando el saldo final de la cuenta que representa las existencias del organismo es menor que el saldo inicial, en el perodo considerado. Adicionalmente, en el ao 2006, el Ministerio del Poder Popular para las Finanzas, conocido hoy en da como Ministerio del Poder Popular para la Planificacin y Finanzas, a travs del Programa de Modernizacin de la Administracin Financiera del Estado (PROMAFE); dise el Plan de Cuentas Patrimoniales, el cual constituye la enumeracin de cuentas ordenadas sistemticamente e identificadas con nombres para distinguir una clase de partidas de otras, a los fines del registro contable de las transacciones. Tambin, este documento seala que las cuentas que lo

integran deben ser utilizadas con el objeto de generar informacin para la toma de decisiones en los niveles de la gerencia, para garantizar el control del patrimonio y para medir los resultados de la gestin pblica. Es pertinente sealar que uno de los conceptos del Plan de Cuentas es el denominado Inventario de Materiales y Suministros, la cual comprende las existencias de materiales y suministros de uso general, propiedad del ente contable representado en este caso por el CUFM, destinados para ser utilizados en las operaciones que ejecute, ya sea para su uso directo o mediante transformacin o incorporacin como componente de los productos que elabora. Asimismo, la Contralora General de la Repblica en el ao 1996 dict las normas generales de contabilidad para los rganos y Entes de la Administracin Pblica con el fin de regular el registro sistemtico de todas las transacciones econmicas y financieras; la produccin de los estados financieros bsicos que muestren los activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos. A su vez, la ONCOP, ha iniciado el estudio y anlisis de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Pblico (NICSP) y su aplicabilidad en el mbito venezolano.

En vista a lo anteriormente expuesto, existe una contradiccin aparente entre el enfoque relacionado con la administracin de los inventarios de materiales y suministros como fuente de financiamiento y los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados contenidos en la DPC 0, la cual establece que las transacciones y eventos deben registrarse y revelarse de acuerdo con su realidad y sentido financiero y no meramente en su forma legal; la contabilidad cuantifica las operaciones que una entidad efecta con otros participantes en la actividad econmica, estas actividades deben reconocerse en el momento que ocurran y registrarse en ella; de igual forma, cuando en una partida se realicen cambios relativos a su presentacin, valuacin, descripcin o cualquiera de sus elementos que pudiera modificar la decisin de algunos de los usuarios de los estados financieros; y, tambin, indique que la informacin suministrada en los estados financieros debe evidenciar elementos de juicio y material bsico para que las decisiones de los interesados estn suficientemente fundadas. Asimismo, no se cumple con lo pautado en la NICSP 12, que indica que los inventarios son activos en la forma de materiales y suministros para ser consumidos o distribuidos en prestacin de servicios; stos deben ser revelados en los estados financieros segn el valor total sealado en los libros; siendo de utilidad a los usuarios de los estados financieros, la informacin de los saldos de las diferentes clases inventarios, as como la variacin de dichos saldos en un periodo determinado. Esta situacin tiene su origen en el hecho que durante el proceso de contable financiero solo se maneja como fuente de financiamiento lo relativo a Aportes de la Repblica, Intereses por Dinero en Depsito, Ingresos por Matrcula y Disminucin de Bancos. Dada la importancia del tema por sus impactos en la gestin contable financiera del Colegio Universitario Francisco de Miranda, luce pertinente desarrollar una investigacin orientada al anlisis de los recursos no

declarados en la formulacin del presupuesto del Colegio Universitario Francisco de Miranda. Con base a los planteamientos a los anteriormente expuestos, surgen las siguientes interrogantes: 1. Cmo reflejan los rganos y Entes de la Administracin Pblica en sus presupuestos de recursos los saldos de existencias de materiales y suministros al 31 de diciembre de cada ao? 2. Cules son los lineamientos de la ONAPRE en materia de tratamiento a los saldos de existencias de materiales y suministros al 31 de diciembre de cada ao? 3. Que volumen de recursos no han sido declarados por el CUFM como fuente de financiamiento durante los aos 2006 2010?

Objetivos

General

Analizar los recursos no declarados referidos a la Disminucin de Inventarios de Materiales y Suministros en la formulacin del presupuesto del de los Institutos y Colegios Universitarios adscritos al Ministerio del Poder Popular de Educacin Universitaria, entre los aos 2006 2010.

Especficos

1.

Describir el tratamiento que los rganos y Entes de la Administracin

Pblica le dan en sus presupuestos de recursos a los saldos de existencias de materiales y suministros al 31 de diciembre de cada ao. 2. Identificar los lineamientos de la ONAPRE en materia de tratamiento de

los saldos de existencias de materiales y suministros al 31 de diciembre de cada ao.

3.

Determinar el volumen de recursos que no han sido declarados por el

CUFM como fuente de financiamiento durante los aos 2006 2010. 4. Sugerir a las Instituciones encargadas de dictar los lineamientos para la

formulacin presupuestaria, la incorporacin de los recursos referidos a la Disminucin de Inventarios de Materiales y Suministros en la formulacin del presupuesto del de los Institutos y Colegios Universitarios adscritos al Ministerio del Poder Popular de Educacin Universitaria.

Justificacin

Para Balestrini (2002), en la justificacin se trata de presentar de manara coherente las razones que desde el punto de vista terico practico justifican la vigencia del problema. (p. 56). En este sentido, todo investigador debe centrar sus esfuerzos en la ubicacin y solucin de problemas que tengan impacto en la sociedad. En el caso de la Repblica Bolivariana de Venezuela, los funcionarios pblicos y administradores de Fondos del Estado estn en la obligacin de velar por el correcto y buen uso de los recursos y bienes que integran el Patrimonio Pblico. Dado a que existe una contradiccin aparente entre el enfoque relacionado con la disminucin de inventarios como una fuente de financiamiento de la cual no escapa la Administracin del CUFM y los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados contenidos en la DPC 0 y en las NICSP 12; los resultados de esta investigacin podran servir de marco de referencia al Estado Venezolano en cuanto a conocer como se est considerando el inventario de materiales y suministros en el contexto presupuestario con el fin de generar correctivos que permita mejorar la maximizacin de la asignacin de la cuota presupuestaria a travs del apropiado tratamiento del tema.

Adicionalmente, estos resultados podran ser extrapolados a otras instituciones universitarias similares a la institucin objeto de estudio; de tal forma que contribuira a homogenizar el tratamiento a los inventarios de materiales y suministros en los contextos presupuestario contable. As como tambin, servir de modelo para otros investigadores que quisieran profundizar sobre el tema. En lo particular, esta investigacin contribuira con el Colegio Universitario Francisco de Miranda a los fines que el tratamiento del inventario de materiales y suministros se haga de manera apropiada, lo cual beneficiaria a la administracin de los recursos presupuestarios asignados. En general, esta investigacin generar aportes conceptuales y metodolgicos en la administracin de los inventarios de materiales y suministros, en cuanto a su apropiada consideracin en el contexto presupuestario y metodolgico en cuanto a su tratamiento contable en atencin a las normativas establecidas por la Repblica Bolivariana de Venezuela, la DPC 0 y en las NICSP 12; que permitan homogeneizar el enfoque de este tema a nivel universitario. El autor de esta investigacin como funcionario pblico est en la obligacin de cumplir y hacer cumplir el ordenamiento legal vigente en las reas que le competen. Por esta razn, seleccion este tema de estudio con la finalidad de aportar otra perspectiva al anlisis de situaciones contables financieras- presupuestarias en cuanto al tratamiento del stock de materiales y suministros depositados en el Almacn del CUFM, el cual sirve como fuente de financiamiento para el prximo ejercicio fiscal. En consecuencia, se contribuye a sincerar el monto de la asignacin presupuestaria orientada a cubrir los gastos de materiales y suministros en general y a su vez los estados financieros estaran acordes a los principios contables generalmente aceptados.

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Delimitacin de la Investigacin

Esta investigacin, orientada a analizar los recursos no declarados en la formulacin del presupuesto del Colegio Universitario Francisco de Miranda, entre los aos 2006 2010, fue realizada tomando en consideracin la informacin documental y de campo existente en la organizacin objeto de estudio. Para ello se describi el tratamiento que los rganos y Entes de la Administracin Pblica le dan en sus presupuestos de recursos los saldos de existencias de materiales y suministros al 31 de diciembre de cada ao; sern identificados los lineamientos de la ONAPRE en materia de tratamiento a los saldos de existencias de materiales y suministros al 31 de diciembre de cada ao; se analiz el tratamiento contable del CUFM al control de los movimientos contables relacionados con la cuenta inventario de materiales y suministros; y se determin el volumen de recursos que no han sido declarados por el CUFM como fuente de financiamiento durante los aos 2006 2010.

Limitaciones

La nica limitacin existente fue que el investigador no pudo obtener cifras del cierre del inventario al ao 2005; por lo dems no se confrontaron limitaciones durante el desarrollo de esta investigacin debido a que la informacin estuvo disponible y la Directiva del Colegio Universitario Francisco de Miranda y los funcionarios encuestados suministraron la informacin que les fue requerida.

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CAPITULO II

MARCO TERICO

Balestrini (2002) seala que al momento de elaborar el proyecto de investigacin una vez que se ha reducido el problema a trminos precisos y explicito; es decir, restringido y delimitado a unas dimensiones manejables, es necesario situar el marco de referencia terica que orienta el estudio en todos sus aspectos. (p. 91) Es decir, que el autor de la investigacin debe ubicar al lector dentro del campo conceptual del objeto de estudio por medio de reseas que le den idea de lo que se est abordando, de tal manera que tenga una idea clara sobre el alcance de la investigacin que se desarrolla Adicionalmente, Sabino (2007) plantea que el propsito del marco terico es el de encuadrar el problema en estudio en un conjunto de conocimientos previos, a fin de brindar una gua para la indagacin y puntualizar los conceptos con los cuales trabajaremos. (p. 48) La finalidad de este captulo es presentar la literatura que sirvi de base para el estudio, su organizacin contempla: 1. 2. Antecedentes de la investigacin, La organizacin objeto de estudio: Colegio Universitario Francisco de

Miranda, 3. 4. 5. Bases tericas, Bases legales, y Sistema de variables

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Antecedentes de la investigacin

Segn Arias (2006), Los antecedentes reflejan los avances y el estado actual del conocimiento en un rea determinada y sirve de modelo o ejemplo para futuras investigaciones.(p. 106). En cuanto a esta investigacin, es pertinente sealar que realizadas las indagaciones correspondientes en instituciones universitarias pblicas, no fueron encontradas evidencias documentadas sobre la existencia de Trabajos (Especiales) de Grado referidos al tema objeto de esta investigacin. En este sentido, en lo que respecta al presente estudio, se indag en los medios informativos de la Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE), de la Oficina Nacional de Contabilidad Pblica (ONCOP), del Ministerio del Poder Popular para la Educacin Universitaria (MPPEU) y en los Registros del Colegio Universitario Francisco de Miranda (CUFM) la presencia de normas o instrucciones relativas a la incorporacin de los recursos materiales depositados en el Almacn de los Institutos y Colegios Universitarios adscritos al MPPEU al Presupuesto Institucional de cada uno de ellos, lo cual arroj la inexistencia de tal informacin.

La organizacin objeto de estudio: Colegio Universitario Francisco de Miranda

Objeto de la Institucin

El Colegio Universitario Francisco de Miranda, es una institucin de educacin del Estado Venezolano cuya misin es formar profesionales universitarios competentes con el rea tcnico profesional, con gran sensibilidad social e identidad nacional y latinoamericana que se incorporen al proceso de transformacin del pas para aportar soluciones. As como

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generar y difundir conocimientos y realizar acciones hacia la comunidad local, regional, nacional e internacional para contribuir a mejorar la calidad de vida. Fue creado el 20/02/1974, por el Gobierno del Dr. Rafael Caldera, segn Decreto Presidencial N 1620, de la misma fecha, el cual se publicado en Gaceta Oficial N 30.336 del 29 de febrero de 1974. Se encuentra localizado en la Esquina de Mijares, Parroquia Altagracia, Municipio Libertador del Distrito Capital. Es una institucin pblica adscrita al Ministerio del Poder Popular para la Educacin Universitaria. El CUFM tiene como objetivo ser a mediano plazo una institucin universitaria de excelencia en el plano docente, de investigacin, de extensin y gestin. En estrecha correspondencia con la sociedad del conocimiento que exige el siglo XXI y con los valores de equidad y justicia que plantea la Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela en aras de la construccin de una sociedad independiente y democrtica.

Estructura Organizativa

Su estructura organizativa responde a una organizacin funcional con sus diferentes unidades alineadas de manera horizontal y vertical; representada de la forma siguiente:

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Grfico N 1 Estructura Organizativa

Fuente: Colegio Universitario Francisco de Miranda (2010)

En esta estructura se observan la Subdireccin Administrativa, la Oficina de Planificacin y Desarrollo Institucional, la Coordinacin de Contabilidad y el rea de Almacn; dependencias en las cuales se desarroll esta investigacin; y cuyas funciones se sealan a continuacin. 1. Subdireccin Administrativa: unidad encargada de garantizar la

adquisicin de bienes y servicios, coordinar la regulacin o administracin de

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las existencias de materiales en el almacn, as como la revisin de los estados financieros de la Institucin. 2. Oficina de Planificacin y Desarrollo Institucional: responsable de la

formulacin, reformulacin, control y evaluacin del Plan Operativo y Presupuesto Institucional. 3. Coordinacin de Contabilidad: encargada de generar los estados

financieros de la Institucin por medio de la aplicacin de los criterios establecidos en la contabilidad financiera. 4. rea de Almacn General: cuya funcin es la administracin del

inventario de materiales y suministros bajo su custodia.

El tratamiento contable - presupuestario del CUFM al control de los movimientos relacionados con la cuenta inventario de materiales y suministros

En el CUFM, los registros generados por la incorporacin de materiales y suministros se originan en la Coordinacin de Presupuesto, establecindose, en consecuencia, el compromiso presupuestario correspondiente, el cual no tiene ninguna afectacin contable. Posteriormente, al hecho de entrega de la mercanca por el proveedor, y sea elaborada la correspondiente acta de recepcin, se establece la conformidad de los materiales y suministros que se estn recibiendo por el rea de Almacn. A esta altura del proceso aun cuando se genera un gasto causado; no se origina el asiento contable de cuentas por pagar al proveedor. Almacn, a su vez, le remite la factura a la Coordinacin de Finanzas, dependencia que procede a solicitar la elaboracin del cheque para el pago de la factura, generndose el movimiento contable respectivo.

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A continuacin, se detalla flujograma del proceso para la adquisicin de materiales y suministros, aplicado en el CUFM: Grfico N 2 Diagrama de Flujo proceso de adquisicin de materiales y suministros

Fuente: Elaborado por el Autor (2011)

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Como se puede observar, la contabilidad del inventario de materiales y suministros no es aplicada siguiendo los principios contables de aceptacin general, establecidos por la Federacin de Colegios de Contadores Pblicos de Venezuela, en su DPC 0 y en las NICSP 12. No obstante la situacin expuesta anteriormente, se destaca el hecho que el rea de Almacn se lleva el control de los materiales depositados en cuanto a sus entradas y salidas, en un sistema que no guarda ninguna relacin con los registros del libro diario. En consecuencia, los saldos

generados por estos movimientos no son reflejados en los estados financieros.

Tratamiento contable - presupuestario de los movimientos relacionados con la cuenta inventario de materiales y suministros en otras Instituciones de Educacin Universitaria

Los procesos administrativos realizados por otras Instituciones de Educacin Universitaria, en cuanto al tratamiento contable presupuestario de los movimiento, relacionados con la cuenta inventario de materiales y suministros, segn la investigacin realizada, son desarrollados en la misma forma que los genera el CUFM. En este sentido, el proceso comienza en la Unidad de Presupuesto con el establecimiento del compromiso respectivo a la orden de compra, lo cual no afecta la contabilidad de la institucin, siendo causado el gasto y afectada esta contabilidad al momento que la Unidad de Alcancen conforme la factura relacionada con la compra de los materiales y suministros, siendo notificada posteriormente la Unidad Administrativa respectiva sobre esta recepcin. Del mismo modo, la Unidad de Contabilidad no registra en sus activos la adquisicin de los materiales y suministros, llevando la totalidad del monto comprado a la cuenta de gasto, estableciendo la deuda respectiva o registrando el pago de la factura en cuestin.

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Esto indica que, al igual que el CUFM, los registros de las adquisiciones de materiales y suministros no son efectuados a la cuenta de activos circulantes para que los mismos sean reflejados en el Balance General como inventario, sino son vistos como un gasto, afectando directamente el resultado del ejercicio econmico en un momento determinado,

contradiciendo lo establecido en los principios contables de aceptacin general, determinados por la Federacin de Colegios de Contadores Pblicos de Venezuela, en su DPC 0 y en las NICSP 12 descritas anteriormente.

Bases Tericas

Las bases tericas son todas aquellas definiciones que sustentan la investigacin y que aplica diferentes aspectos del tema en estudio; igualmente amplia la descripcin del problema; es decir, integra la teora con la investigacin y sus relaciones mutuas. Balestrini (2002), seala que Todo proyecto de investigacin, debe contener dentro del Marco Terico, una seccin especialmente dedicada a la definicin de los elementos bsicos que conforman la estructura terica de la misma, que permiten orientar el sentido de la investigacin: los conceptos. (p. 107). A tal fin, para abordar las bases tericas que sustentan la presente investigacin, se analizaron algunas fuentes bibliogrficas que permitieron aclarar la interpretacin del tema en cuestin, seguidamente se comentarn stas.

Los sistemas de informacin financieros, conceptualizacin y alcance.

Los sistemas de informacin de una organizacin comprenden, entre otros, los correspondientes a la informacin financiera. Entre ellos se

encuentran los estados financieros, que son un conjunto de documentos

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contables que reflejan la situacin econmica y financiera de una entidad econmica en un periodo determinado. Estos estn representados

principalmente por; el balance general y el estado de resultados, con sus correspondientes estados auxiliares entre los cuales se encuentra el auxiliar de inventarios; as como tambin, el flujo de efectivo. En este mismo orden de ideas y basado en el objeto de estudio, el Balance General se corresponde con un estado financiero bsico en el que se presenta de manera sistematizada y a una fecha determinada, la situacin financiera y patrimonial de un ente, indicando la totalidad de las cuentas que comprende el activo, pasivo y patrimonio. Adicionalmente, el Estado de Resultados refleja las cuentas de ingresos y gastos, as como el resultado obtenido durante la gestin de un ejercicio econmico financiero, como consecuencia de las distintas operaciones que se realizan. En la Administracin Pblica al resultado econmico se le

denomina desahorro cuando los gastos totales superan a los ingresos totales; y ahorro cuando sucede lo contrario. Entre tanto, el Flujo de Efectivo proporciona informacin sobre los ingresos y erogaciones de efectivo o su equivalente, por las actividades de operacin, inversin y financiamiento de una organizacin, que le permita a los directivos de la empresa, accionistas, inversionistas y proveedores conocer la capacidad de generar efectivo en un periodo determinado. Con respecto al auxiliar de inventarios conviene sealar que juega un papel fundamental en las organizaciones debido a que tiene un impacto importante en el comportamiento de los estados financieros anteriormente descritos. Por esta razn, las organizaciones definen en planta estrategias orientadas al manejo apropiado de esa variable. Es por ello que han surgido tericos y herramientas contables financieras orientadas al control y seguimiento del comportamiento de esta variable. Tal es el caso de la

cantidad econmica de pedido, con la cual se busca encontrar el monto de pedido ideal que optimice el costo total del inventario de la organizacin.

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En cuanto al balance general, una de las variables para cualquier organizacin est representada por los activos, los cuales comprende las cuentas representativas de los bienes y derechos patrimoniales derivados en transacciones o hechos contables propios del ente contable, que contribuyen directa o indirectamente al cumplimiento de sus objetivos. Dentro de los activos se encuentran el circulante, el cual agrupa el conjunto de cuentas representativas de los bienes y derechos que, por su naturaleza, se espera convertir en efectivo o consumir dentro de los doce meses siguientes de realizada la transaccin. Lo hasta aqu descrito converge en lo que se conoce como hechos contables, que representan actos o transacciones que teniendo

consecuencias de contenido econmico, afectan al patrimonio de la unidad econmica de forma directa y concreta. Este concepto est muy ligado al de momentos contables, que son etapas o fases del procedimiento

administrativo y financiero que afectan al patrimonio, las cuales se deben registrar a los fines del control y toma de decisiones.

Los inventarios y el flujo de caja

Es importante considerar, que la variacin en los inventarios de materiales y suministros en una organizacin puede ser vista en los estados financieros antes nombrados de forma que, en el balance general todo aumento en el inventario de materiales y suministros disminuye las cuentas de efectivo o banco y su disminucin (en el inventario) provocaran una disminucin en el resultado del ejercicio. Entre tanto, el estado de resultados no es afectado por el incremento en los inventarios, al contrario, por su disminucin provocan incremento en los gastos y por ende disminucin del resultado del ejercicio. Con respecto al flujo de efectivo, un aumento en los inventarios disminuye el efectivo al final del periodo econmico y la disminucin en los inventarios incrementa dicho efectivo.

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El Presupuesto Pblico, herramienta del Estado

La actividad financiera pblica es la gestin que realiza el Estado para proveerse de los medios necesarios que le permitan luego cubrir los gastos de servicios pblicos, es como el Estado, trata de conseguir los recursos financieros que necesita, para luego convertirlos en bienes y servicios, de tal forma para satisfacer las necesidades bsicas de la sociedad. Del mismo modo, la poltica fiscal es el uso de ciertas actividades y acciones del Gobierno para desarrollar y estabilizar la economa, utilizando para ello como instrumentos los impuestos, los gastos y la deuda pblica. sta da los lineamientos que orientan la accin del Gobierno, para lograr fines de desarrollo social y econmico. De all es de donde nace el Presupuesto Pblico, el cual se puede definir como un sistema mediante el cual se elabora, coordina la ejecucin, controla y evala la produccin pblica (bien o servicio) de una institucin, sector o regin, en funcin de las polticas de desarrollo previstas en los planes. ste debe contar con clasificaciones de Ingresos y Gastos as como las operaciones de financiamiento sin compensaciones entre s, para el correspondiente Ejercicio Econmico Financiero, que combinados y

consolidados de tal forma indiquen la magnitud y naturaleza de la accin y el financiamiento pblico. En Venezuela, la tcnica para la presupuestacin es la del Presupuesto por Proyectos, el cual es un instrumento para asignar y distribuir los recursos pblicos a travs de proyectos presupuestarios, a los entes u organismos nacionales, estadales y municipales en funcin de las polticas y objetivos estratgicos de la Nacin, expresados en los respectivos Planes Anuales; adems coordinar, controlar y evaluar su ejecucin. Tiene su base legal en la Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela y en la Ley Orgnica de Administracin Financiera del Sector Pblico con sus

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respectivos reglamentos. Presupuesto.

Su rgano rector es la Oficina Nacional de

En el mismo orden de ideas, el Proyecto Presupuestario es la expresin sistematizada de un conjunto delimitado de accin y recursos que permiten, en un tiempo determinado, el logro de un resultado especfico para el cual fue concebido. Este resultado puede estar dirigido a satisfacer las

necesidades y demandas de la poblacin o mejorar los procesos y sistemas de trabajo de la Institucin o del Sector Pblico. Representa la categora presupuestaria de mayor nivel en la asignacin de los recursos financieros pblicos. Est identificado por los siguientes elementos: 1. Objetivo Especifico: situacin a alcanzar como consecuencia de su

ejecucin 2. 3. Resultado: producto, bien o servicio que se materializa con su ejecucin Metas: determinacin cualitativa y cuantitativa del bien, servicio o

indicador que se espera obtener Entre tanto, las Acciones Centralizadas son actividades que no es posible definir en trminos de proyectos, pero necesaria para garantizar el funcionamiento de las Instituciones Pblicas, as como el cumplimiento de otros compromisos del Estado. Sus recursos no son directamente asociables a un nico proyecto. Se constituye como una categora presupuestaria al mismo nivel de los proyectos Tambin, se encuentran las Acciones Especificas que son la

desagregacin de los Proyectos y las Acciones Centralizadas, stas se definen como: 1. En los Proyectos: operaciones concretas, suficientes, medibles y

cuantificables anualmente para lograr el resultado esperado. 2. En la Accin Centralizada: actividades que realiza la Institucin en pro

de su funcionamiento, as como el cumplimiento de otros compromisos del Estado

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Ahora bien, las metas de las Acciones Especificas vienen dadas por la determinacin cualitativa y cuantitativa del bien, servicio o indicador que se espera obtener.

Plan de Cuentas Presupuestarias

Es un conjunto de cuentas que la Administracin Pblica utilizar para el registro de sus operaciones contables y presupuestarias; fue dictado por primera vez en el ao 1993, el cual indicaba que todas las transacciones contables y presupuestarias se registraran por partida simple y por partida doble las transacciones contables y presupuestarias. Su finalidad fue la

unificacin de cuentas en mbito nacional, para la consolidacin eficaz de las Cuentas del Tesoro Nacional; y debe emplearse en la formulacin, ejecucin y control del Presupuesto del Sector Pblico, siendo en su esencia un valioso avance tcnico en la administracin presupuestaria. Recientemente, en el ao 2006, el Programa de Modernizacin de las Finanzas del Estado, cre en materia presupuestaria un nuevo Clasificador de Recursos y Egresos, los cual busca mejorar el proceso de reorganizacin del Sistema Integrado de Gestin y Control de las Finanzas Pblicas, a travs de la interrelacin de los sistemas que participan en la Administracin Financiera del Sector Pblico.

Los inventarios en los contextos contable - presupuestario

Conviene sealar que los materiales y suministros pueden manejarse en dos contextos, el contable y el presupuestario. El contexto contable es el referido a las existencias de materiales y suministros de uso general, propiedad de la organizacin, destinados para ser utilizados en las operaciones que ejecute, ya sea para su uso directo o mediante

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transformacin o incorporacin como componente de los productos que elabora. En cuanto al presupuestario, se consideran como materiales de consumo los cuales tienen un periodo corto de uso, muestran un rpido desgaste, pierden su caracterstica de identidad al ser aplicados o transformados en otros y su costo unitario es relativamente bajo. La adquisicin de estos materiales a nivel presupuestario, es considerada como un gasto causado, momento presupuestario que nace cuando la administracin pblica adquiere un bien, material o servicio y est conforme con la entrega, en donde al mismo tiempo, en la contabilidad de la organizacin, se registra una deuda motivado a que nace la obligacin de pago a un tercero.

Los recursos presupuestarios

En el tratamiento de la informacin financiera para instituciones similares a la del objeto de estudio, surge el concepto de recursos los cuales son los medios de financiamiento generados por Estado para cubrir los egresos producto de las actividades que se desarrolla en la Administracin Pblica. Se asume como premisa que las actividades que desarrolla la Administracin Pblica estn orientadas a la satisfaccin de las necesidades de la

poblacin, en atencin a los objetivos y metas contenidas en los planes estratgicos de la nacin. En este orden de ideas, los recursos se clasifican en ingresos y operaciones de financiamiento. Los ingresos ordinarios son aquellos

generados durante el mismo periodo econmico, entre los cuales se encuentran los impuestos, la renta petrolera, tasas; entre otros. En cuanto a las operaciones financieras, ellas comprenden todas las fuentes financieras bien sean a travs de la Ley de Crdito Pblico o aquellas que no generan movimientos monetarios durante el ejercicio econmico financiero.

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Principios Contables de la Administracin Pblica en Venezuela

En Venezuela existen una serie de principios contables asociados a la Administracin Pblica, entre ellos se encuentran: 1. Registro: Los hechos contables deben reconocerse y registrarse oportunamente, de una sola vez, en orden cronolgico, consecutivo, sin que existan vacos u omisiones en la informacin y en moneda de curso legal, conforme a los sistemas, mtodos y procedimientos que se estimen adecuados, a fin de garantizar la coherencia de la informacin. 2. Revelacin suficiente: Los estados financieros deben contener en forma clara y comprensible toda la informacin necesaria que exprese los resultados y la situacin econmica financiera del ente, de manera tal que facilite a los usuarios la toma de decisiones pertinentes, igualmente, deben revelarse las polticas contables ms importantes seguidas por el ente. 3. Importancia relativa: La informacin procesada y presentada por la contabilidad incluir aquellos aspectos cuya revelacin sea importante. Una partida contable tendr importancia relativa cuando un cambio en su presentacin, evaluacin, descripcin o en cualquiera de sus elementos pudiera modificar el anlisis o la toma de decisiones basadas en los estados financieros. La aplicacin de este principio no podr implicar en ningn caso la trasgresin de normas legales. 4. Prudencia: Al efectuar el registro de una transaccin o hecho financiero se debe adoptar la alternativa que ofrezca resultados ms prudentes o

conservadores. Se deben contabilizar los ingresos y gastos efectivamente realizados, as como tambin los gastos que supongan riesgos previsibles o prdidas eventuales. 5. Causado y devengado: Los gastos e ingresos sern reconocidos para su registro en el momento en que se causen o se devenguen respectivamente, haya o no movimiento de efectivo. Un gasto se considera causado al hacerse exigible el pago de la obligacin correspondiente y un ingreso se considera

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devengado cuando se adquiere el derecho a percibir una determinada cantidad de recursos. 6. Principios contables supletorios: En caso de situaciones no previstas en los anteriores principios, se tomar como marco de referencia los Principios de Contabilidad de Aceptacin General emitidos por la Federacin de Colegios de Contadores Pblicos de Venezuela.

Normas y Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados

Es importante destacar que la informacin contable financiera debe ser manejada siguiendo pautas o reglas que ayudan al manejo y presentacin uniforme de la situacin econmica de una organizacin. Una de ellas son

las normas tcnicas de contabilidad, que responder a un conjunto de reglas y disposiciones a las que se debe someter el tratamiento y desarrollo de los procesos contables. Es pertinente sealar que, existen normas de transcendencia

internacional como lo son la Normas Internacionales de Contabilidad (NIC), las Normas Internacionales de Informacin Financiera (NIIF) y las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Pblico (NICSP) Cada una de ellas son pautas orientadas a estandarizar la preparacin, presentacin y tratamiento de la informacin financiera tanto en el sector privado como en el pblico, teniendo su origen en las Normas Generales de Contabilidad (NGC), que vienen a ser supuestos fundamentales, conceptos bsicos o postulados que tienen por propsito que la contabilidad de las organizaciones logren el objetivo de producir sistemtica y estructural mente informacin cuantitativa y cualitativa, veraz, til y oportuna sobre las transacciones que realizan los rganos de la Repblica y sus entes descentralizados funcionalmente. Vale mencionar la existencia de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA), que es un cuerpo de doctrinas que rigen

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al Sistema de Contabilidad Pblica, conforme a la legislacin venezolana. Entre ellos y relacionados con el objeto de estudio, encontramos: 1. Principio nfasis en el aspecto econmico: Las transacciones y eventos

deben registrarse y revelarse de acuerdo con su realidad y sentido financiero y no meramente en su forma legal. 2. Principio de realizacin contable: la contabilidad cuantifica las

operaciones que una entidad efecta con otros participantes en la actividad econmica. Estas actividades deben reconocerse en el momento que

ocurran y registrarse en la contabilidad. 3. Principio de importancia relativa: cuando en una partida se realicen

cambios relativos a su presentacin, valuacin, descripcin o cualquiera de sus elementos que pudiera modificar la decisin de algunos de los usuarios de los estados financieros. 4. Principio de revelacin suficiente: referido a la importancia que debe

tener la informacin suministrada en la cual se debe evidenciar elementos de juicio y material bsico para que las decisiones de los interesados estn suficientemente fundadas.

Normas Internacionales de Contabilidad para Sector Pblico.

En el mbito internacional, la Federacin Internacional de Contadores Pblico por medio de la Junta de Normas Internacionales para el Sector Pblico ha venido desarrollando una serie de normas orientadas a la estandarizacin de la preparacin, presentacin y tratamiento de la informacin financiera del sector pblico; existiendo en la actualidad 27 normas cuya implementacin busca mejorar la calidad de la informacin y armonizar su presentacin a nivel mundial. En Venezuela la Oficina Nacional de Contabilidad Pblica, como mximo organismo para dictar las normas tcnicas de contabilidad y los procedimientos especficos que considere necesario para el adecuado

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funcionamiento del Sistema de Contabilidad Pblica, ha dado inicio al estudio y anlisis de las NICSP y su aplicacin en el mbito nacional

Bases Legales

Las bases legales es un subtitulo adicional en las investigaciones, se utilizan cuando stas tienen implicaciones legales; se corresponde con los aspectos de orden legal (leyes, reglamentos y resoluciones) relacionados con el tema objeto de estudios. En el caso de esta investigacin se tiene como referencia lo establecido en la Ley Orgnica de Administracin Pblica, la cual indica en su articulado que las asignaciones de recursos para el uso de la Administracin Pblica se deben ajustar al requerimiento para el logro de los objetivos y metas establecidos; y, adems, deben ser utilizados racionalmente. De igual manera, la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico (LOAFSP), indica que la administracin financiera del sector pblico es un conjunto de rganos, normas y procedimientos que participan en la generacin de recursos para ser utilizados en el cumplimiento de los fines del Estado, guiados por los principios de la legalidad, transparencia, responsabilidad, entre otros. Adems, establece que todos los ingresos y operaciones de

financiamiento (fuentes financieras) forman parte del presupuesto pblico. Asimismo, la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal, define el objeto del Sistema Nacional de Control Fiscal, el cual es el fortalecimiento de la capacidad del Estado para ejecutar eficazmente su funcin de gobierno, logrando la transparencia y la eficiencia en el manejo de los recursos del sector pblico. Tambin, esta misma Ley seala que el control interno es el conjunto de planes, polticas, normas, mtodos y procedimientos encaminados a

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resguardar los recursos y verificar la exactitud y veracidad de informacin financiera y administrativa. Ahora bien, la Ley Contra la Corrupcin norma lo relativo al cumplimiento los principios de honestidad, transparencia, participacin, eficiencia, eficacia, legalidad, rendicin de cuentas y responsabilidad, por parte de los funcionarios y empleados pblicos; adems, indica el deber de stos de administrar y custodiar el patrimonio pblico con decencia, decoro, probidad y honradez. En lo que respecta al Reglamento N 1 de la LOAFSP, del Sistema Presupuestario, se indica que los rganos y entes de la Administracin Pblica deben incluir en su presupuesto la relacin de recursos reales para lograr los objetivos y metas planteadas. De igual forma, el Reglamento N 4, LOAFSP, del Sistema de Contabilidad Pblica, desarrolla los principios contables y establece las normas y procedimientos tcnicos que conforman el Sistema de Contabilidad Pblica, que permiten valorar, procesar y exponer los hechos econmicos financieros que afecten o puedan llegar a afectar el patrimonio de la Repblica o de sus entes descentralizados funcionalmente. Como tambin, en la Resolucin N 01-00-00-032 de fecha 28/11/1996, suscrita por el Contralor General de la Repblica Bolivariana de Venezuela, seala los principios que contables que sirven de gua para el registro de los hechos econmicos financieros, entre los cuales se encuentran:

Sistema de variables

Para Sabino (2007), Una vez que alcanzamos un conocimiento relativamente amplio del tema a investigar, de sus antecedentes, aspectos principales y enfoques mas usuales, debemos abocarnos a aislar, dentro del problema, los factores mas importantes que en l intervienen. (p. 52)

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Asimismo, Balestrini (2002), comenta que En el proyecto de investigacin relacionado con estudios descriptivos, evaluativos, diagnsticos, formulacin de hiptesis causales o experimentales, se hace necesario presentar el sistema de variables, como un importante aspecto del Marco Terico. (p.113). De la misma forma, Arias (2006), indica que Un sistema de variables es el conjunto de caractersticas cambiantes que se relacionan segn su dependencia o funcin en una investigacin. (p. 109) Por lo tanto, el investigador necesita traducir los conceptos (variables) a hechos observables para lograr su medicin. Las definiciones sealan las operaciones que se tienen que realizar para medir la variable, de forma tal, que sean susceptibles de observacin y cuantificacin. Dentro de este proceso es necesario tener en cuenta la definicin nominal, la real y la operacional de la variable a medir; en donde la primera se refiere al significado que ha de tener un termino determinado dentro de la investigacin; la definicin real es aquella que est relacionada con las

dimensiones o propiedades fundamentales del objeto referido en la definicin, los elementos caractersticos de una variable que poseen cierta autonoma; y por ltimo, la operacional, viene relacionada con los indicadores establecidos segn el significado que se le ha dado a las variables a travs de sus dimensiones, es la unidad de medida que permite estudiar una variable. En tal sentido, se decidi realizar la operacionalizacin de variables objetivos especficos de la investigacin planteada, con la finalidad de lograr una mejor observacin y comprensin en cuanto la obtencin de la informacin necesaria para el desarrollo de la investigacin, las cuales se detallan en el cuadro expuesto.

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CUADRO N 1 DEFINICION TEORICA DE VARIABLES

OBJETIVOS ESPECFICOS

VARIABLES

DEFINICION TEORICA

Describir el tratamiento que los rganos y Entes de la Administracin Pblica le dan en sus presupuestos de recursos los saldos de existencias de materiales y suministros al 31 de diciembre de cada ao.

Permite conocer la manera como Tratamiento los rganos y Entes del Estado presupuestario de las Venezolano administran, custodian, existencias de contabilizan los inventarios de materiales y materiales y suministros al 31 de suministros diciembre de cada ao, depositados en sus almacenes

Identificar los lineamientos de la ONAPRE en materia de tratamiento a los saldos de Lineamientos existencias de materiales y ONAPRE suministros al 31 de diciembre de cada ao. Determinar el volumen de recursos que no han sido declarados por el CUFM como fuente de financiamiento durante los aos 2006 2010

Se refiere a identificar las instrucciones emitidas por la ONAPRE con respecto al inventario de materiales y suministros, para la formulacin del presupuesto institucional Permite conocer la cantidad de recursos provenientes de las existencias de materiales y suministros depositadas en el almacn al final de cada ejercicio fiscal

Volumen de recursos no declarados como fuente de financiamiento

Sugerir a las Instituciones encargadas de dictar los lineamientos para la formulacin presupuestaria, la incorporacin de los recursos referidos a la Disminucin de Inventarios de SUGERENCIAS Materiales y Suministros en la LINEAMIENTOS formulacin del presupuesto del de los Institutos y Colegios Universitarios adscritos al Ministerio del Poder Popular de Educacin Universitaria Fuente: Elaborado por el autor (2011)

Por medio de ellas se podr dictar nuevos lineamientos para la incorporacin en la formulacin del DE presupuesto, de los saldos al 31 de diciembre de cada ao de los inventarios de materiales y suministros

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CUADRO N 2 OPERACIONALIZACION DE VARIABLES

DEFINICION OPERACIONAL (indicadores) TECNICA E INSTRUMENTO DE RECOLECCIN DE INFORMACIN

VARIABLES DIMENSIN

TEMS

Representa las diferentes opciones en el tratamiento de los Tratamiento de las saldos de existencia de existencias de materiales y materiales y suministros, como suministros Ciencias fcticas gasto o inversin, en el administrativas Colegio Universitario presupuestarias Francisco de Miranda Mide la correspondencia entre los lineamientos generados por la ONAPRE sobre el Ciencias fcticas tratamiento de los administrativas - inventarios de presupuestarias materiales y suministros y la formulacin presupuestaria en el CUFM

Se realiz anlisis documental y de contenido la normativa emanada de la ONAPRE y la Bibliogrfico, metodologa aplicada en el Pregunta 10 CUFM; se utiliz el censo como herramienta para la recoleccin de datos

Lineamientos ONAPRE

Se realiz anlisis documental y de contenido la normativa emanada de la ONAPRE y la Bibliogrfico, metodologa aplicada en el Pregunta 9 CUFM; se utiliz el censo como herramienta para la recoleccin de datos

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CUADRO N 2 (cont.) Determina los saldos de existencia de y Ciencias fcticas materiales administrativas - suministros en el rea presupuestarias de Almacn al final de cada periodo en correspondencia al presupuesto asignado Indica los saldos de existencia de materiales y suministros en el rea de Almacn al final de Ciencias fcticas cada periodo que administrativas - deben ser presupuestarias considerados en el presupuesto institucional del ao inmediatamente posterior al del cierre del ejercicio fiscal Esta informacin fue recopilada a travs de la aplicacin de una encuesta a una muestra representativa de las Preguntas 4, 5, 6, 7, 8 personas responsables del manejo contable presupuestario del inventario de materiales y suministros

Volumen de recursos no declarados como fuente de financiamiento

SUGERENCIAS DE LINEAMIENTOS

Esta informacin se basar en los resultados Bibliogrfico obtenidos en la investigacin

Fuente: Elaborado por el autor (2010)

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CAPITULO III

MARCO METODOLGICO

En todo proyecto de investigacin el marco metodolgico indica el conjunto de mtodos, tcnicas y procedimientos que sern utilizados de manera sistemtica para procesar los datos, extraer la informacin y producir el conocimiento. En tal sentido Arias (2006), indica que La metodologa del proyecto incluye el tipo o tipos de investigacin, las tcnicas y los instrumentos que sern utilizados para llevar a cabo la indagacin. Es el cmo se realizar el estudio para responder al problema planteado. (p. 110) Del planteamiento de Arias (Ob. cit.), se desprende el hecho que el marco metodolgico se debe indicar todos aquellos elementos que den la idea de cmo vamos a realizar el estudio: tipo (s) de investigacin, tcnicas e instrumentos par la recoleccin de datos, entre otros. Asimismo, Balestrini (2002), seala que El Marco Metodolgico, est referido al momento que alude al conjunto de procedimientos lgicos, tecnooperacionales implcitos en todo el proceso de investigacin. (p. 125). Por tal motivo, el marco metodolgico de la presente investigacin: Anlisis de los recursos no declarados referidos a la Disminucin de Inventarios en la formulacin del presupuesto de los Institutos y Colegios Universitarios adscritos al Ministerio del Poder Popular para la Educacin Universitaria, entre los aos 2006 2010 (Caso Colegio Universitario Francisco de Miranda), explica el tipo y diseo de investigacin, los mtodos y procedimientos que se siguieron para lograr los datos precisos y el anlisis de los mismos con la finalidad de alcanzar los objetivos propuestos.

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Naturaleza de la Investigacin

El objetivo de cualquier ciencia es adquirir conocimientos mediante la eleccin del mtodo adecuado que nos permita conocer la realidad, pero esto no es tan sencillo ya que se debe aceptar como ciertos los conocimientos errneos o viceversa. Para ello, existen los mtodos inductivos y deductivos, los cuales tienen objetivos diferentes y podran ser resumidos como desarrollo de la teora y anlisis de la teora respectivamente. Los mtodos inductivos estn generalmente asociados con la investigacin cualitativa mientras que el mtodo deductivo est asociado frecuentemente con la investigacin cuantitativa. En el mismo orden de ideas, la investigacin cuantitativa es una metodologa de investigacin que busca ponderar los datos/informacin y, por lo regular, aplica una forma de anlisis estadstico. Se define como un tipo de investigacin que utiliza mtodos totalmente estructurados o formales, realizando un cuestionamiento a travs de preguntas principalmente cerradas y concretas para explorar y entender las motivaciones y comportamientos de individuos o grupos de individuos. Una de sus principales caractersticas es la posibilidad de hacer sus hallazgos proyectables en un sentido estadstico, mediante la implementacin de metodologas de muestreo adecuadas. Ahora bien, el Anlisis de los recursos no declarados referidos a la Disminucin de Inventarios en la formulacin del presupuesto de los Instituto y Colegios Universitarios adscritos al Ministerio del Poder Popular para la Educacin Universitaria, entre los aos 2006 2010 (Caso Colegio Universitario Francisco de Miranda), requiere que el investigador asegure con precisin los datos objeto de estudio as como tambin, utilizar mtodos estadsticos o matemticos, los cuales caracterizan esta metodologa. Asimismo, se puede indicar que existen tipos de investigaciones cuantitativas que resultan de la aplicacin de uno o ms criterios de

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clasificacin, entre ellas se encuentran las descriptivas, las explicativas, las sincrnicas o transversales y las diacrnicas o longitudinales. Ahora bien, Arias (2006), indica que la investigacin descriptiva consiste en la caracterizacin de un hecho, fenmeno o grupo con el fin de establecer su estructura o comportamiento. (p. 24) De lo anteriormente expuesto se desprende que la investigacin clasificada descriptiva se orienta al anlisis de un fenmeno existente con el fin de establecer su caracterstica fundamental. Del mismo modo, Hernndez, Fernndez y Baptista (2006), indican que las investigaciones descriptivas miden, evalan y recolectan datos sobre diversos conceptos (variables), aspectos, dimensiones o componentes del fenmeno a investigar. (p. 103) Por consiguiente, este estudio esta basado en un tipo de investigacin descriptiva, motivado a que se analizaran los recursos no declarados referidos a la Disminucin de Inventarios en la formulacin del presupuesto de los Instituto y Colegios Universitarios adscritos al Ministerio del Poder Popular para la Educacin Universitaria, entre los aos 2006 2010 (Caso Colegio Universitario Francisco de Miranda), utilizando criterios sistemticos que permitieron evidenciar el comportamiento del saldo de los inventarios de materiales y suministros durante el periodo de estudio y, a su vez, se proporcion informacin comparable con otras fuentes; es decir, se midieron, evaluaron y recolectaron datos sobre los saldos de las existencias de los inventarios al 31 de diciembre de los aos 2006, 2007, 2008, 2009 y 2010 en el Colegio Universitario Francisco de Miranda. Adicionalmente, Balestrini (2002), establece que de establecer el tipo de investigacin que caracteriza al estudio seguidamente se debe definir en el Marco Metodolgico, Cul es el diseo de investigacin que se adecua al tipo de investigacin que ha sido definido, en funcin de los objetivos generales y especficos? (p. 131)

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De esta forma el investigador puede abordar de lleno la forma en que se va a presentar la resolucin de las incgnitas planteadas segn los objetivos propuestos. Asimismo, Sabino (2002), seala que en funcin del tipo de datos a ser recogidos para llevar a cabo la investigacin es posible categorizar a los diseos en dos tipos bsicos: diseos bibliogrficos y diseos de campo. (p. 64). Esto es debido a que los datos a recolectar se originan de fuentes primarias, en el caso de los diseos de campo, como tambin de fuentes de tipo secundario, relacionadas con los diseos bibliogrficos. Del mismo modo, Arias (2006), indica que La investigacin documental es un proceso basado en la bsqueda, recuperacin, anlisis, critica e interpretacin de datos secundarios, (p. 27), definiendo que La investigacin de campo es aquella que consiste en la recoleccin de datos directamente de los sujetos investigados, o de la realidad donde ocurren los hechos (datos primarios) (p. 31) En vista a lo anterior planteado y a que el investigador dedic sus esfuerzos a la bsqueda, interpretacin y anlisis de datos secundarios contenidos en los Estados Financieros del CUFM, as como en los informes provenientes del rea de Almacn, combinado con obtencin de informacin de tipo primaria por medio de instrumentos adecuados para recolectarla y sin tener la posibilidad de modificar las condiciones existentes en dicha informacin, se plante que se utilizarn los dos diseos en este estudio: documental y de campo. Es decir, el investigador trabaj con informacin ya procesada por el CUFM, con los lineamientos e instrucciones emanadas por el MPPES, por la ONAPRE y por la Contralora General de la Repblica Bolivariana de Venezuela, los cuales los analiz y sistematiz mediante las tcnicas adecuadas para este fin. Como tambin, medi el comportamiento de las personas relacionadas con los procesos de registro, control y custodia de los

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inventarios de materiales y suministros, mediante la aplicacin directa de instrumentos para posteriormente general las conclusiones respectivas.

Poblacin y Muestra

Arias (2006), define a poblacin como el conjunto finito o infinito de elementos con caractersticas comunes para los cuales sern extensivas las conclusiones de la investigacin. Esta queda delimitada por el problema y por los objetivos del estudio. (p. 81) Es decir, la poblacin est representada por todos los elementos del objeto de estudio, estos sean cuantificables o no, los cuales poseen caractersticas idnticas. Asimismo, Hernndez, Fernndez y Baptista (2004), Para el enfoque cuantitativo, las poblaciones deben situarse claramente en torno a sus caractersticas de contenido, de lugar y en el tiempo. (p. 304) En el caso del presente estudio la poblacin est integrada por todos los Institutos y Colegios Universitarios Pblicos, adscritos al Ministerio del Poder Popular para la Educacin Universitaria. Seguidamente, una vez definido el universo del estudio se seleccion la muestra, la cual, segn Arias (2006), es un subconjunto representativo y finito que se extrae de la poblacin accesible. (p. 83). De acuerdo a la experiencia del autor, por conocer de cerca la realidad a estudiar, se aplic el muestreo intencional u opintico, que no es mas que la seleccin de los elementos y la determinacin del tamao de dicha muestra segn criterios del investigador, mediante la inclusin en la muestra de grupos que son tpicos. En este caso, se seleccionaron dentro del Colegio Universitario Francisco de Miranda a las Coordinaciones de Contabilidad, Financiera y Presupuesto, as como tambin, el rea de Almacn del CUFM. La misma est

conformada por trece empleados (as): cuatro del nivel supervisorio y nueve

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del nivel tcnico.

En la tabla que sigue a continuacin se refleja la

distribucin de la poblacin por reas. En este caso, y por ser una poblacin pequea (15 personas), se decidi tomar el total de sta como espacio muestral.

reas Financiero

Cuadro N 3 Muestra Tipo de Personal

Muestra 3

Coordinador Tcnicos Contabilidad Coordinador Tcnicos Presupuesto Coordinador Tcnicos Almacn Jefe Tcnicos Total Fuente: Elaborado por el autor (2011)

1 2 3 1 2 4 1 3 3 1 2 13

Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos

Arias (2006), menciona que Las tcnicas de recoleccin de datos son las distintas formas o manera de obtener la informacin. (p.111); o sea, es cmo el investigador piensa efectuar la recoleccin de los datos. En lo que respecta a los instrumentos, Sabino (2002), indica que Un instrumento de recoleccin de datos es, en principio, cualquier recurso de

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que se vale el investigador para acercarse a los fenmenos y extraer de ellos informacin. (p. 99). Ahora bien, con lo que respecta a esta investigacin referida al Anlisis de los recursos no declarados referidos a la Disminucin de Inventarios en la formulacin del presupuesto de los Institutos y Colegios Universitarios adscritos al Ministerio del Poder Popular para la Educacin Universitaria, entre los aos 2006 2010, como se indic anteriormente, el investigador dedic sus esfuerzos a la bsqueda, interpretacin y anlisis de datos secundarios combinado con obtencin de datas de tipo primario por medio de instrumentos adecuados para recolectarla. Por tal motivo, en esta

investigacin se utiliz fundamentalmente la tcnica documental y de contenido, asociada a una serie de instrumentos orientados de manera esencial a alcanzar los objetivos propuestos. En primera instancia se aplic el anlisis de documentos, el cual permiti abordar los requisitos de carcter terico de la investigacin, en donde se utilizaron el subrayado, el fichaje de citas y notas bibliogrfica, construccin y presentacin de cuadros y grficos, entre otras. Adicional a esta tcnica, se utiliz el censo bajo la modalidad de cuestionario, el cual, como lo indica Bernal (2006), es un conjunto de precuentas diseadas para generar los datos necesarios para alcanzar los objetivos del proyecto de investigacin. (p. 217); en donde se obtuvo informacin suministrada por el grupo de personas pertenecientes a las reas relacionadas con el objeto de estudio. Para ello se elaboraron dos tipos de cuestionarios: uno orientado a los supervisores de rea y el otro para los analistas; el primero es de tipo abierto para que cada encuestado exprese sus propias palabras al momento de contestarlo, no limitndose a criterios del investigador; y el segundo, de tipo mixto, el cual contiene preguntas abiertas y cerradas de carcter dicotmico. En este ltimo, el encuestado solo se limit a dar respuesta segn el listado establecido.

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Validez y Confiabilidad de los Instrumentos

Arias (2006), establece que La validez del cuestionario significa que las preguntas o tems deben tener una correspondencia directa con los objetivos de la investigacin. Es decir, las interrogantes consultarn solo aquello que se pretende conocer o medir. (p. 79). En este sentido, se validaron las preguntas de cada cuestionario relacionadas con las variables en estudio, a fin de verificar si sus respuestas satisfacen los requerimientos para dar respuesta a los objetivos de la investigacin. Con respecto a la confiabilidad de los instrumentos, Hernndez, Fernndez y Baptista (2003), indican que La confiabilidad de un instrumento de medicin se refiere al grado en que su aplicacin repetida al mismo sujeto u objeto produce resultados iguales. (p. 346). En el caso de los instrumentos de esta investigacin fueron aplicados a un grupo de dos profesionales del rea contable presupuestaria en tres oportunidades distintas, obteniendo las mismas respuestas en cada caso.

Anlisis de Datos

Una vez concluidas las etapas de recoleccin y procesamiento de datos se inicia el proceso de anlisis de datos, para lo cual, segn Balestrini (2002), han de ser sometidos a un proceso de elaboracin tcnica, que permite recontarlos y resumirlos: (p. 169) Ahora bien, con lo que respecta a la presente investigacin, el anlisis de las variables se realiz por medio de tcnicas graficas relacionadas con cuadros estadsticos o ilustraciones que permitieron abordar los hechos estudiados atendiendo a las caractersticas de cada variable que se analizaron como lo son: el tratamiento presupuestario de las existencias de materiales y suministros, los lineamientos ONAPRE para el uso de las

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existencias de materiales y suministros, los registros contables en el CUFM en la cuenta inventario de materiales y el volumen de recursos no declarados como fuente de financiamiento. La elaboracin de las graficas, ilustraciones, tablas, cuadros, entre otros de la presente investigacin se elabor de manera sistemtica por medio del computador, utilizando las aplicaciones Ms Word y Ms Excel.

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CAPITULO IV

ANALISIS E INTERPRETACION DE LOS RESULTADOS

A continuacin se presentan los resultados del anlisis de la informacin documental y de campo que dan respuesta al problema formulado y a los objetivos de esta investigacin. Con respecto al objetivo, Describir el tratamiento que los rganos y Entes de la Administracin Pblica le dan en sus presupuestos de recursos los saldos de existencias de materiales y suministros al 31 de diciembre de cada ao, se observ que los procesos administrativos realizados por las Instituciones de Educacin Universitaria al igual que los Entes y rganos de la Administracin Pblica, en cuanto al tratamiento contable presupuestario de los movimiento relacionado con la cuenta inventario de materiales y suministros son desarrollados de la misma forma, en donde el proceso comienza en la Unidad de Presupuesto con el establecimiento del compromiso respectivo a la orden de compra, lo cual no afecta la contabilidad de la institucin, siendo causado el gasto y afectada esta contabilidad al momento que la Unidad de Alcancen conforme la factura relacionada con la compra de los materiales y suministros, en donde se notificada posteriormente la Unidad Administrativa respectiva sobre esta recepcin a fin de procesar el pago respectivo. Del mismo modo, la Unidad de Contabilidad no registra en sus activos la adquisicin de los materiales y suministros, llevando la totalidad del monto comprado a la cuenta de gasto, estableciendo la deuda respectiva o registrando el pago de la factura en cuestin.

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Entre tanto, en el CUFM, los registros generados por la adiccin de materiales y suministros nacen en la Coordinacin de Presupuesto, establecindose el compromiso presupuestario respectivo, el cual no tiene ninguna afectacin contable. Posterior a que el proveedor entregue la mercanca y sea elaborada la correspondiente acta de recepcin en donde se establece la conformidad de los materiales y suministros que se estn recibiendo, el rea de Almacn le enva la factura a la Coordinacin de Financiero, quien procede a solicitar la elaboracin del cheque de rigor para el pago de la factura. Como se puede observar, en este caso, la contabilidad del inventario de materiales y suministros no es aplicada siguiendo los principios contables de aceptacin general, establecidos por la Federacin de Colegios de Contadores Pblicos de Venezuela, en su DPC 0 y en las NICSP 12. No

obstante, se destaca que en el rea de Almacn se lleva el control de los materiales depositados en cuanto a sus entradas y salidas, en un sistema que no guarda ninguna relacin con los registros del libro diario. En

consecuencia, los saldos generados por estos movimientos no son reflejados en los estados financieros. Esto indica que los registros de las adquisiciones de materiales y suministros no son efectuados a la cuenta de activos circulantes para que los mismos sean reflejados en el Balance General como inventario, sino son vistos como un gasto, afectando directamente el resultado del ejercicio econmico en un momento determinado. En cuanto al objetivo, Identificar los lineamientos de la ONAPRE en materia de tratamiento a los saldos de existencias de materiales y suministros al 31 de diciembre de cada ao, se observ del anlisis de la informacin bibliogrfica generada por los rganos y entes de la Administracin Pblica que los presupuestos pblicos se corresponden por todos los ingresos y todos los gastos, as como las operaciones de

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financiamiento sin compensaciones entre s, para el correspondiente ejercicio econmico financiero. Adicionalmente, las operaciones de financiamiento se refieren a aquellas fuentes y aplicaciones financieras, sea que originen o no movimientos monetarios durante el ejercicio econmico financiero. De igual manera, el Sistema Nacional de Control Fiscal tiene la responsabilidad de fortalecer la capacidad del Estado para lograr la transparencia y la eficiencia en el manejo de los recursos del sector pblico. Todo esto es logrado a travs del Control Interno, que no es ms que un sistema que comprende el plan de organizacin, las polticas, normas, as como los mtodos y procedimientos adoptados dentro de las instituciones del Estado para el logro de sus objetivos y metas. Seguidamente se observ que para la formulacin presupuestaria las instituciones del Estado deben incluir dentro de su presupuesto informacin de los recursos reales a emplear en la consecucin de los objetivos y metas, as como cualquier otra informacin econmica-financiera y administrativa que sea til para la elaboracin del presupuesto institucional. Del mismo modo, se indica que los hechos contables deben reconocerse y registrarse oportunamente conforme a los sistemas, mtodos y procedimientos que se estimen adecuados, a fin de garantizar la coherencia de la informacin. Tambin, se establece que los estados financieros deben contener en forma clara y comprensible toda la informacin necesaria que exprese los resultados y la situacin econmica financiera de las instituciones pblicas, de tal forma que aseguren a los usuarios la toma de decisiones pertinentes. De igual forma, se establece que la informacin procesada y presentada por la contabilidad incluir aquellos aspectos cuya revelacin sea importante. Una partida contable tendr importancia relativa cuando un cambio en su presentacin, evaluacin, descripcin o en cualquiera de sus elementos

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pudiera modificar el anlisis o la toma de decisiones basadas en los estados financieros. Asimismo, se indica que al efectuar el registro de una transaccin o hecho financiero se debe adoptar la alternativa que ofrezca resultados ms Por lo cual, los gastos son registrados en el

prudentes o conservadores.

momento en que se causen, haya o no movimiento de efectivo, considerndose un gasto causado al hacerse exigible el pago de la obligacin correspondiente Finalmente, se apunta que en caso de situaciones no previstas en los anteriores lineamientos se tomar como marco de referencia los Principios de Contabilidad de Aceptacin General emitidos por la Federacin de Colegios de Contadores Pblicos de Venezuela. En vista a todo esto, se percibe que en ningn momento se establecen los tratamientos que se le dar a los saldos de los inventarios de materiales y suministros al 31 de diciembre de cada ao como fuente de financiamiento para el ejercicio fiscal presupuestado. Adems, existe contradiccin entre la definicin de causacin de gasto y lo establecido en los principios contables de aceptacin general, establecidos por la Federacin de Colegios de Contadores Pblicos de Venezuela, en su DPC 0 y en las NICSP 12. Con respecto al objetivo Determinar el volumen de recursos que no han sido declarados por el CUFM como fuente de financiamiento durante los aos 2006 2010, se pudo observar que en el caso del Colegio Universitario Francisco de Miranda quedaron al cierre de cada ejercicio fiscal objeto de estudio los siguientes saldos:

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Cuadro N 4 Saldos del Inventario de Materiales y Suministro (En Bolvares) Ao Saldo 2005 2006 2007 2008 2009 Total Sin informacin 262.350,77 351.541,23 550.262,96 607.498,15 1.834.653,11

Fuente: Seccin de Almacn del CUFM (2010)

Por consiguiente, en la formulacin del Presupuesto Institucional del Ente tomado como muestra, se dejaron de incluir recursos provenientes de los saldos de los inventarios de materiales y suministros depositados en el rea de Almacn, la cantidad de recursos financieros que abajo se indican:

Cuadro N 5 Recursos no declarados en el Presupuesto Institucional (En Bolvares) Ao Saldo 2006 2007 2008 2009 2010 Total Sin informacin 262.350,77 351.541,23 550.262,96 607.498,15 1.834.653,11

Fuente: Seccin de Almacn del CUFM (2010)

En cuanto al objetivo Sugerir a las Instituciones encargadas de dictar los lineamientos para la formulacin presupuestaria, la incorporacin de los

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recursos referidos a la Disminucin de Inventarios de Materiales y Suministros en la formulacin del presupuesto del de los Institutos y Colegios Universitarios adscritos al Ministerio del Poder Popular de Educacin Universitaria, se recomienda lo siguiente: 1. Actualizar la Resolucin N 01-00-00-032 de la C ontralora General de

la Repblica en donde indica los criterios para el registro contable del gasto pblico, en cuanto al tratamiento de las compras relacionadas con materiales y suministros, los cuales quedan depositados en los almacn de los Institutos y Colegios Universitarios Pblicos adscritos al Ministerio del Poder Popular para la Educacin Universitaria (IUT CU). 2. Aplicar lo establecido por los Principios de Contabilidad de Aceptacin

General, a fin de llevar registro contable de la existencia de materiales y suministros depositados en los almacenes de los IUT CU. Los materiales y suministros adquiridos no deben llevarse directamente a cuentas de gastos, sino a la de activos circulantes. 3. La ONCOP, como Ente rector en materia contable de la Administracin

Pblica debera pronunciarse al respecto, e iniciar los estudios conducentes a la adaptacin de los principios contables establecidos en la Resolucin N 01-00-00-032 de la Contralora General de la Repblica a los actuales escenarios econmico financieros que atraviesa el pas. 4. Incorporar en el Plan de Cuentas Presupuestarios cuentas de fuentes

financieras referidas a disminucin de inventarios de materiales y suministros, con la cual se podra incorporar dentro del presupuesto institucional estos recursos como fuentes de financiamiento.

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CAPITULO V

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Una vez finalizada la investigacin, se puede concluir que la Unidad de Contabilidad del Colegio Universitario Francisco de Miranda no registra como activos la adquisicin de los materiales y suministros, llevando la totalidad del monto comprado a la cuenta de gasto. Lo que indica que este registro

cumple con los principios contables de aceptacin general, establecidos por la Federacin de Colegios de Contadores Pblicos de Venezuela, en su DPC 0 y en las NICSP 12. No obstante, se destaca que en el rea de Almacn

se lleva el control de los materiales depositados en cuanto a sus entradas y salidas, en un sistema que no guarda ninguna relacin con los registros del libro diario. En consecuencia, los saldos generados por estos movimientos

no son reflejados en los estados financieros. Esto indica que los registros de las adquisiciones de materiales y suministros no son efectuados a la cuenta de activos circulantes para que los mismos sean reflejados en el Balance General como inventario, sino son vistos como un gasto, afectando directamente el resultado del ejercicio econmico en un momento determinado. En cuanto a la inclusin de los saldos de los inventarios de materiales y suministros depositados en el almacn al 31 de diciembre de cada ao, se percibe que en ningn momento la ONAPRE establecen los tratamientos que se le dar como fuente de financiamiento para el ejercicio fiscal presupuestado. Adems, existe contradiccin entre la definicin de

causacin de gasto y lo establecido en los principios contables de aceptacin

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general, establecidos por la Federacin de Colegios de Contadores Pblicos de Venezuela, en su DPC 0 y en las NICSP 12. Lo hasta aqu descrito ira en detrimento de las decisiones administrativas que se pudieran tomar en un momento determinado en cuanto a las gestin financiera y presupuestaria de la Institucin. Del mismo modo, es importante sealar que los montos de los recursos, provenientes de los saldos de los inventarios de materiales y suministros custodiados en el almacn no declarados como fuentes de financiamiento para la presupuestacin del periodo siguiente, representan una cantidad significativa en estos momentos de austeridad de los recursos

presupuestarios, la misma, acumulada en los periodos objeto a estudio, lleg en su totalidad a la suma de UN MILLON OCHOCIENTOS TREINTA Y CUATRO MIL SEISCIENTOS CINCUENTA Y TRES BOLIVARES CON ONCE CENTIMOS (Bs. 1.834.653,11). Por consiguiente, se recomienda aplicar en su totalidad y de forma inmediata, lo indicado al final del captulo anterior, referido a las sugerencias para las Instituciones encargadas de dictar los lineamientos para la formulacin presupuestaria.

51

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

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52

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LEY

DE

REFORMA

PARCIAL

DE

LA

LEY

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Asamblea

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LEY ORGANICA DE

LA

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53

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Universidad

Nacional

Abierta.

Vicerrectorado

Acadmico.

rea

de

Administracin y Contadura (2005). Contabilidad Superior II. Caracas: Correa, M.

Universidad

Nacional

Abierta.

Vicerrectorado

Acadmico.

rea

de

Administracin y Contadura (2005). Estado de flujo del efectivo, texto. Caracas: Egez, F.

Universidad Yacamb. Vicerrectorado Acadmico. Instituto de Investigacin y Postgrado (2004). Manual de elaboracin de informes de investigacin para los estudios de postgrado. Barquisimeto.

SABINO, C. (2002). El proceso de investigacin. PANAPO.

Caracas: Editorial

SABINO, C. (2006). Cmo hacer una tesis. Caracas: Editorial PANAPO.

54

ANEXOS

55

ANEXO A CUESTIONARIO ANALISTAS

56

El presente instrumento est dirigido al Personal Analista relacionado con los movimientos contables de la cuenta inventario de materiales y suministros, tiene como objetivo recopilar informacin base para el desarrollo de una investigacin denominada Anlisis de los recursos no declarados referidos a la Disminucin de Inventarios en la formulacin del presupuesto de los Instituto y Colegios Universitarios adscritos al Ministerio del Poder Popular para la Educacin Superior, entre los aos 2006 2010 (Caso Colegio Universitario Francisco de Miranda), como requisito parcial para optar el Titulo de Magster Scientiarum en Gerencia de las Finanzas y de los Negocios, en la Universidad Yacamb. La informacin ser tratada de manera confidencial y para fines acadmicos. Agradecemos su colaboracin Posicin que ocupa: _____________________________________________ Tiempo en la posicin: _________________ Tiempo en la Institucin: ________________

1.- Existe algn procedimiento escrito sobre el tratamiento contable a los inventarios de materiales y suministros? SI ____ NO ____

Si su respuesta es afirmativa, podra describir el procedimiento? _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________

2.- Cree usted, en caso de existir, que el procedimiento requiere mejoras? SI ____ NO ____

En caso de que su respuesta sea afirmativa, podra describir las mejoras? _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________

57

3.- Conoce usted el tratamiento contable del CUFM al control de los movimientos contables relacionados con la cuenta inventario de materiales y suministros? SI ____ NO ____

Si la respuesta es afirmativa, podra explicar el enfoque? _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________

4.- Conoce usted en que se utilizan los saldos del inventario de materiales y suministros al 31 de de diciembre de cada ao? SI ____ NO ____

Si la respuesta es afirmativa, podra explicar en que utilizan? _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________

5.- Conoce usted si el rea de Almacn le notifica a la Coordinacin de Contabilidad el saldo de las existencias de materiales y suministros al 31 de diciembre de cada ao? SI ____ NO ____

_____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________

58

6.- Conoce usted si el rea de Almacn le notifica a la Coordinacin de Presupuesto el saldo de las existencias de materiales y suministros al 31 de diciembre de cada ao? SI ____ NO ____

_____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________

7.- Conoce usted si la Coordinacin de Presupuesto incluye en la formulacin del presupuesto institucional el saldo de las existencias de materiales y suministros al 31 de diciembre de cada ao como una fuente de financiamiento? SI ____ NO ____

Si su respuesta es positiva, sabe usted como se denomina la cuenta presupuestaria asociada a estos saldos? _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________

8.- Cul es su opinin sobre el impacto que podra causar el no considerar los saldos de inventarios de materiales y suministros en los Estados Financieros y en el Presupuesto del CUFM? _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________

9.- Cul es su opinin sobre las disposiciones legales sobre el tratamiento contable del inventario de materiales y suministros?

59

_____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________

10.- Cmo compara el tratamiento contable del inventario de materiales y suministros dado en el CUFM con respecto a otras experiencias en otros Institutos y Colegios? _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________

60

ANEXO B CUESTIONARIO SUPERVISORES

61

El presente instrumento est dirigido al Personal Supervisorio relacionado con los movimientos contables de la cuenta inventario de materiales y suministros, tiene como objetivo recopilar informacin base para el desarrollo de una investigacin denominada Anlisis de los recursos no declarados referidos a la Disminucin de Inventarios en la formulacin del presupuesto de los Instituto y Colegios Universitarios adscritos al Ministerio del Poder Popular para la Educacin Superior, entre los aos 2006 2010 (Caso Colegio Universitario Francisco de Miranda), como requisito parcial para optar el Titulo de Magster Scientiarum en Gerencia de las Finanzas y de los Negocios, en la Universidad Yacamb. La informacin ser tratada de manera confidencial y para fines acadmicos. Agradecemos su colaboracin Posicin que ocupa: _____________________________________________ Tiempo en la posicin: _________________ Tiempo en la Institucin: ________________

1.- Podra usted describir el procedimiento que existe en el CUFM para el tratamiento contable a los inventarios de materiales y suministros? _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________

2.- Qu mejoras considera usted que pueden ser incorporadas al procedimiento descritas por usted? _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________

3.- Cul es el tratamiento contable del CUFM para el control de los movimientos relacionados con la cuenta inventario de materiales y suministros? _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________

62

4.- Cmo se utilizan los saldos del inventario de materiales y suministros al 31 de de diciembre de cada ao? _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________

5.- Cmo el rea de Almacn le notifica a la Coordinacin de Contabilidad el saldo de las existencias de materiales y suministros al 31 de diciembre de cada ao? _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________

6.- Cmo el rea de Almacn le notifica a la Coordinacin de Presupuesto el saldo de las existencias de materiales y suministros al 31 de diciembre de cada ao? _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________

7.- En su opinin, como considera la Coordinacin de Presupuesto en la formulacin del presupuesto institucional el saldo de las existencias de materiales y suministros al 31 de diciembre de cada ao como una fuente de financiamiento? _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________

63

8.- Cul sera el impacto que podra causar el no considerar los saldos de inventarios de materiales y suministros en los Estados Financieros y en el Presupuesto del CUFM? _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________

9.- Cul es su opinin sobre las disposiciones legales sobre el tratamiento contable del inventario de materiales y suministros? _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________

10.- Cmo compara el tratamiento contable del inventario de materiales y suministros dado en el CUFM con respecto a otras experiencias en otros Institutos y Colegios? _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________

64

ANEXO C GUIA DE VALIDACIN CUESTIONARIO ANALISTAS

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Gua de Validacin del Instrumento Cuestionario Personal Analista Criterio: validez de contenido por medio de la claridad y congruencia de cada una de las interrogantes. Instrucciones: en las columnas Claridad e Congruencia indique con una C si considera correcta, o con una I si considera incorrecta la relacin de cada una de las preguntas en funcin del objetivo general y los objetivos especficos planteados en la investigacin, si lo cree conveniente adiciones sus observaciones.
ITEMS N 1 DESARROLLO Existe algn procedimiento escrito sobre el tratamiento contable a los inventarios de materiales y suministros? Cree usted, en caso de existir, que el procedimiento requiere mejoras? Conoce usted el tratamiento contable del CUFM al control de los movimientos contables relacionados con la cuenta inventario de materiales y suministros? Conoce usted en que se utilizan los saldos del inventario de materiales y suministros al 31 de de diciembre de cada ao? Conoce usted si el rea de Almacn le notifica a la Coordinacin de Contabilidad el saldo de las existencias de materiales y suministros al 31 de diciembre de cada ao? Conoce usted si el rea de Almacn le notifica a la Coordinacin de Presupuesto el saldo de las existencias de materiales y suministros al 31 de diciembre de cada ao? Conoce usted si la CONTEDIDO CLARIDAD CONGRUENCIA OBSERVACIONES

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Coordinacin de Presupuesto incluye en la formulacin del presupuesto institucional el saldo de las existencias de materiales y suministros al 31 de diciembre de cada ao como una fuente de financiamiento? 8 Cul es su opinin sobre el impacto que podra causar el no considerar los saldos de inventarios de materiales y suministros en los Estados Financieros y en el Presupuesto del CUFM? 9 Cul es su opinin sobre las disposiciones legales sobre el tratamiento contable del inventario de materiales y suministros? 10 Cmo compara el tratamiento contable del inventario de materiales y suministros dado en el CUFM con respecto a otras experiencias en otros Institutos y Colegios? Fuente: Elaborado por el autor (2010) Datos del especialista: Nombre y Apellido: ______________________________________________ Cargo que ocupa: _____________________________ Fecha: __________ Hora: _______ Firma: _______________

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ANEXO D GUIA DE VALIDACIN CUESTIONARIO SUPERVISORES

68

Anlisis de los recursos no declarados referidos a la Disminucin de Inventarios en la formulacin del presupuesto de los Instituto y Colegios Universitarios adscritos al Ministerio del Poder Popular para la Educacin Superior, entre los aos 2006 2010 (Caso Colegio Universitario Francisco de Miranda) Objetivos General Analizar los recursos no declarados en la formulacin del presupuesto del Colegio Universitario Francisco de Miranda, entre los aos 2006 2010. Especficos 1. Describir el tratamiento que los rganos y Entes de la Administracin Pblica le dan en sus presupuestos de recursos los saldos de existencias de materiales y suministros al 31 de diciembre de cada ao. 2. Identificar los lineamientos de la ONAPRE en materia de tratamiento a los saldos de existencias de materiales y suministros al 31 de diciembre de cada ao. 3. Analizar el tratamiento contable del CUFM al control de los movimientos contables relacionados con la cuenta inventario de materiales y suministros. 4. Determinar el volumen de recursos que no han sido declarados por el CUFM como fuente de financiamiento durante los aos 2006 2010

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Gua de Validacin del Instrumento Cuestionario Personal Supervisorio Criterio: validez de contenido por medio de la claridad y congruencia de cada una de las interrogantes. Instrucciones: en las columnas Claridad e Congruencia indique con una C si considera correcta, o con una I si considera incorrecta la relacin de cada una de las preguntas en funcin del objetivo general y los objetivos especficos planteados en la investigacin, si lo cree conveniente adiciones sus observaciones.
ITEMS N 1 DESARROLLO Podra usted describir el procedimiento que existe en el CUFM para el tratamiento contable a los inventarios de materiales y suministros? Qu mejoras considera usted que pueden ser incorporadas al procedimiento descritas por usted? Cul es el tratamiento contable del CUFM para el control de los movimientos relacionados con la cuenta inventario de materiales y suministros? Cmo se utilizan los saldos del inventario de materiales y suministros al 31 de de diciembre de cada ao? Cmo el rea de Almacn le notifica a la Coordinacin de Contabilidad el saldo de las existencias de materiales y suministros al 31 de diciembre de cada ao? Cmo el rea de Almacn le notifica a la Coordinacin de Presupuesto el saldo de las existencias de materiales y suministros al 31 de diciembre de cada ao? CONTEDIDO CALRIDAD CONGRUENCIA OBSERVACIONES

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En su opinin, como considera la Coordinacin de Presupuesto en la formulacin del presupuesto institucional el saldo de las existencias de materiales y suministros al 31 de diciembre de cada ao como una fuente de financiamiento? 8 Cul sera el impacto que podra causar el no considerar los saldos de inventarios de materiales y suministros en los Estados Financieros y en el Presupuesto del CUFM? 9 Cul es su opinin sobre las disposiciones legales sobre el tratamiento contable del inventario de materiales y suministros? 10 Cmo compara el tratamiento contable del inventario de materiales y suministros dado en el CUFM con respecto a otras experiencias en otros Institutos y Colegios? Fuente: Elaborado por el autor (2010) Datos del especialista: Nombre y Apellido: ______________________________________________ Cargo que ocupa: _____________________________ Fecha: __________ Hora: _______ Firma: _______________

71

ANEXO E TABULACION DE RESULTADOS CUESTIONARIO ANALISTAS

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TABULACION DE RESULTADOS CUESTIONARIO ANALISTA ITEMS P 1.- Existe No No algn R procedimient o escrito E sobre el tratamiento G contable a los U inventarios de N materiales y suministros? T Si su respuesta es A afirmativa, podra S describir el procedimient o? 2.Cree No usted, en caso de existir, que el procedimient o requiere mejoras? En caso de que su respuesta sea afirmativa, podra

No

No

RESPUESTA No No

No

N0,

No

No

No

Si, se llevara un mejor control lo que permitira sincerar los inventarios de manera que se adquiera lo indispensabl e haciendo uso racional,

No

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describir las mejoras? 3.- Conoce usted el tratamiento contable del CUFM al control de los movimientos contables relacionados con la cuenta inventario de materiales y suministros? Si la respuesta es afirmativa, podra explicar el enfoque? 4.- Conoce usted en que se utilizan los saldos del inventario de materiales y suministros al 31 de de diciembre de cada ao? No Si, actualmente se contabilizan como gastos solo la Seccin de Almacn lleva el control de inventarios entradas y salidas Si, actualmente se contabilizan como gastos No

eficiente y eficaz de los recursos No

No

No

No

No

No

No

No

No

No

Si, se utilizan al siguiente ao

Si, para el ejercicio siguiente

No,

No

74

Si la respuesta es afirmativa, podra explicar en que utilizan? 5.- Conoce usted si el rea de Almacn le notifica a la Coordinaci n de Contabilidad el saldo de las existencias de materiales y suministros al 31 de diciembre de cada ao? 6.- Conoce usted si el rea de Almacn le notifica a la Coordinaci n de Presupuesto el saldo de las existencias de

No

no

no

No

No

No

no

No, se informa a la Subdireccin Administrativ a

No, se le notifica a la Subdirecci n Administrati va

No

No

No

No

No

Si, no notifica a presupuesto las existencias de materiales y suministros al 31/12 de cada ao

No

Si, en el mes de enero de este ao (2010), fue solicitada por dicha Coordinaci n y se le inform adems de la Coordinaci

Si, en el ao el departament o realiz la solicitud del mismo y se les fue entregada

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materiales y suministros al 31 de diciembre de cada ao? 7.- Conoce usted si la Coordinaci n de Presupuesto incluye en la formulacin del presupuesto institucional el saldo de las existencias de materiales y suministros al 31 de diciembre de cada ao como una fuente de financiamien to? Si su respuesta es positiva, sabe usted como se denomina la cuenta presupuesta

n de Adquisicione s

No

No

No

No

No

No

No

No

No

76

ria asociada a estos saldos? 8.- Cul es su opinin sobre el impacto que podra causar el no considerar los saldos de inventarios de materiales y suministros en los Estados Financieros y en el Presupuesto del CUFM? 9.- Cul es su opinin sobre las disposicione s legales sobre el tratamiento contable del inventario de materiales y suministros? 10.- Cmo compara el

El impacto que eso causa son estados financieros no reales para la institucin y un presupuesto mal formulado debido a la falta de informacin sobre estos saldos

Tanto el presupuesto como los estados financieros deben partir de un inventario inicial de materiales

En el estado financiero se debe incluir inventario inicial ya que es un actino y no un gasto, disminuyend o el impuesto

En los estados financieros la informacin suministrada no cumplira con los principios contables generalment e aceptados

No se est presentando informacin confiable y oportuna

Se puede presentar una subestimacin o sobre estimacin del presupuesto

No serian ciertos, ya que carecen de datos financieros necesarios para la realizacin de los edos finac y de la formulacin del ppto.

Los estados financieros no serian reales

Desconozco las disposicione s legales sobre el tratamiento contable del inventario de materiales y suministros No tengo experiencia

No se si hay un reglamento legal para los inventarios de suministros y mercancas en la Administraci n Pblica. No tengo informacin. No poseo informacin.

Desconozco cual es el tratamiento contable

Establecerla s y/ adecuarlas al CUFM

Se deben actualizar las leyes pertinentes (Ley de Contratacione s)

Se elaborara un presupuesto alejado de la realidad institucional en el consumo de materiales y suministros departament ales, as mismo se podra invertir en materiales existente innecesarios Desconozco los procedimien tos legales

No poseo informacin

No dar

puedo opinin

Se desconoce el tratamiento

No conozco experiencia

No tengo conocimient

No tengo la experiencia

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tratamiento contable del inventario de materiales y suministros dado en el CUFM con respecto a otras experiencias en otros Institutos y Colegios?

con respecto a esta pregunta.

al respecto

debido a que no manejo esa informacin

contable en otros institutos

s de otros IUT y CU

o de ello

de otros Colegios e instituciones

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ANEXO F TABULACION DE RESULTADOS CUESTIONARIO SUPERVISORES

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TABULACION DE RESULTADOS CUESTIONARIO ANALISTA ITEMS P 1.- Podra usted describir el procedimiento que existe en el R CUFM para el tratamiento contable a los inventarios de E materiales y suministros? G U N T A S 2.- Qu mejoras considera usted que pueden ser incorporadas al procedimiento descritas por usted?

No

RESPUESTAS Desconozco tal En este colegio no procedimiento, por lo existen procedimientos tanto no puedo emitir para los inventarios de una opinin al respecto materiales y suministros, ya que los mismos son llevados a cuentas de gastos al momento de su adquisicin

Lo desconozco

Por el desconocimiento que tengo al respecto, no puedo emitir ninguna opinin al respecto

Debido a la inexistencia de dicho procedimiento no considero que hayan mejoras a realizar

El Ente Contable Pblico, tiene como prctica la valuacin de los inventarios y su conteo fsico. Se registra como gasto mientras que la de los Bienes de uso al costo histrico conforme al precio de adquisicin reflejado en las facturas y documentos justificativos de la transaccin de la propiedad de los mismos. El almacn debe llevar un stock de materiales y suministros para el prximo ejercicio fiscal y llevar un procedimiento adecuado que permita determinar los saldos de las existencias de materiales y suministros e informar a las Coordinaciones involucradas, esto nos va a permitir sincerar el monto de las asignaciones

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3.- Cul es el tratamiento contable del CUFM para el control de los movimientos relacionados con la cuenta inventario de materiales y suministros?

No lo conozco

No se maneja dicha cuenta

No hay tratamiento contable en esta rea, debido a que todo lo relacionado se lleva directamente a las cuentas de gastos correspondientes

4.- Cmo se utilizan los saldos del inventario de materiales y suministros al 31 de de diciembre de cada ao?

No estoy seguro

(NO RESPONDIDA)

Hasta la fecha no se utilizan los saldos de inventarios al cierre por no existir procedimiento relacionado tal Por no existir procedimientos de inventario no es notificado dicho saldo a la Coordinacin de

5.- Cmo el rea de Almacn le notifica a la Coordinacin de Contabilidad el saldo de las existencias de materiales y suministros al 31

No le notifica directamente a la Coordinacin de Contabilidad, lo hace ante la Subdireccin

No se utiliza herramienta

presupuestarias para cubrir los gastos de materiales y suministros en forma global y con el fin que los estados financieros estaran acordes con la realidad y pueda ser reflejado en el balance General como un activo no realizable en el rubro contable 1.1.3.5, Inventario de Materiales y Suministros. No discrimina como fuente de financiamiento la cuenta de materiales y suministros depositada en el Almacn, esto no va a permitir llevar un control adecuado. Es decir no aplica tratamiento contable alguno No se utilizan los saldos del inventario de materiales y suministros porque el rea de almacn no lleva ese control de saldos No notifica

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de diciembre de cada ao? 6.- Cmo el rea de Almacn le notifica a la Coordinacin de Presupuesto el saldo de las existencias de materiales y suministros al 31 de diciembre de cada ao? 7.- En su opinin, como considera la Coordinacin de Presupuesto en la formulacin del presupuesto institucional el saldo de las existencias de materiales y suministros al 31 de diciembre de cada ao como una fuente de financiamiento? 8.- Cul sera el impacto que podra causar el no considerar los saldos de inventarios de materiales y suministros en los Estados Financieros y en el Presupuesto del CUFM?

Administrativa El saldo se le informa a la Subdireccin Administrativa nicamente

En ningn momento el rea de almacn le hace tal notificacin

Contabilidad Idem

No notifica

No lo se, creo que no lo hace

De ninguna manera se refleja en la formulacin del presupuesto el saldo de estas existencias de materiales y suministros

Para el Colegio Universitario el inventario de existir no seria una fuente de financiamiento, debido a su actividad de servicios y no de produccin

Resta veracidad a los estados financieros y el presupuesto. Los estados no reflejan en su totalidad la situacin financiera. El presupuesto se elabora sobre una base incompleta. No las domino al grado de evaluarlas

El no considerar estos saldos no ha afectado al presupuesto ni a los estados financieros.

El impacto en los Estados Financieros es mayor cantidad de gasto al igual que en el Presupuesto, adems de no tener control sobre en el rea de inventario.

No la considera en la formulacin porque no se lleva el control de los saldos de las existencias de materiales y suministros al 31-12 c/a como una fuente de financiamiento. Para el CUFM no causara impacto alguno porque no se dedica a la venta de materiales y suministros y sino que la adquiere para su uso y destinada para ser utilizada en la operaciones que ejecuta durante el ao.

9.- Cul es su opinin sobre las disposiciones legales sobre el tratamiento contable del inventario de materiales y suministros? 10.- Cmo compara el tratamiento contable del inventario de materiales y suministros dado en el CUFM

Desconozco disposiciones

tales

(NO RESPONDIDA)

Yo desconozco la realidad de estas instituciones hermanas

Hasta el momento desconozco tal comparacin

No tengo base de comparacin con otros Institutos y Colegios aunque pienso que debe

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con respecto a experiencias en Institutos y Colegios?

otras otros

ser el mismo tratamiento contable usado por el CUFM

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ANEXO G TABULACION DE RESULTADOS CONSOLIDADO

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TABULACION DE RESULTADOS CONSOLIDADO PREGUNTAS OBJETIVO ESPECIFICO ASOCIADO 1 3

ANLISIS DEL INVESTIGADOR (ANALISTAS)

ANLISIS DEL INVESTIGADOR (SUPERVISORES)

100% respondieron NO existe algn procedimiento escrito 75% de los encuestados manifestaron que sobre el tratamiento contable a los inventarios de desconocen el tratamiento contable de los materiales y suministros inventarios de materiales y suministros, mas sin embargo, el resto respondi que son registrados como gastos al precio de adquisicin segn factura 12% respondi que SI, en caso de existir el procedimiento se permitira sincerar y llevar un mejor control de los inventarios a fin de racionalizar su uso; 44% respondi NO y 44% NO CONTEST El rea de almacn debe informar a las Coordinaciones involucradas con el inventario de materiales y suministros los saldos correspondientes a fin de ser incluidos en el Balance General del CUFM, con lo cual la informacin financiera estara acorde a la realidad

22% respondieron SI, actualmente se contabilizan como No existe tratamiento contable asociado al gasto y 78% respondieron NO conocen el tratamiento control de los movimientos de la cuenta contable del CUFM al control de los movimientos inventario de materiales y suministros contables relacionados con la cuenta inventario de materiales y suministros

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78% respondi NO conocen en que se usan los saldos El 50% respondi que no se usan los del inventario de materiales y suministros y 12% saldos de los inventarios, un 25% no respondi SI, en el ejercicio fiscal siguiente respondi y el resto no estaba seguro del uso de los mismos 100% respondieron NO conocen si el rea de Almacn le notifica a la Coordinacin de Contabilidad el saldo de las existencias de materiales y suministros al 31 de diciembre de cada ao Se puede decir que el 100% de los encuestados respondi que no se notifica a la Coordinacin de Contabilidad la existencias de materiales y suministros al 31 de diciembre de cada ao Se puede decir que el 100% de los encuestados respondi que no se notifica a la Coordinacin de Presupuesto las existencias de materiales y suministros al 31 de diciembre de cada ao. Es de hacer notar que un 25% inform que solo notifica a la Subdireccin Administrativa el saldo del inventario El 100% considera que la Coordinacin de Presupuesto no toma en cuenta el saldo del inventario de materiales y suministros como fuente de financiamiento a la hora de formular el presupuesto

78% respondi NO conocen si el rea de Almacn le notifica a la Coordinacin de Contabilidad el saldo de las existencias de materiales y suministros al 31 de diciembre de cada ao y 12% respondi SI, cuando la Coordinacin de Presupuesto lo solicit (enero de 2010)

100% respondieron NO conocen si la Coordinacin de Presupuesto incluye en la formulacin del presupuesto institucional el saldo de las existencias de materiales y suministros al 31 de diciembre de cada ao como una fuente de financiamiento

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La informacin financiera del CUFM no sera la mas adecuada al no considerar los saldos del inventario de materiales y suministros, lo cual evidencia que no se cumple con los Principios Contables de Aceptacin General; trayendo como consecuencia la sobre o sub estimacin de los gastos presupuestados relacionados con esta cuenta.

El 50% considera que la informacin financiera del CUFM no sera la ms adecuada al no tener en cuenta los saldos del inventario de materiales y suministros, lo cual evidencia que no se cumple con los Principios Contables de Aceptacin General; trayendo como consecuencia que los estados financieros reflejen una mayor cantidad de gastos. El resto, opina que no existira ninguna afectacin a los estados financieros

44% desconocen si existen disposiciones legales sobre la materia; 33% NO RESPONDI y el resto opina que deben ajustarse la leyes vigentes para normal mejor esta materia 100% respondieron que no tienen conocimiento del tratamiento contable del inventario de materiales y suministros dado en el CUFM con respecto a otras experiencias en otros Institutos y Colegios

10

87

ANEXO H SALDOS DE MATERIALES Y SUMINISTROS EN ALMACEN

88

89

90

ANEXO I ESTADOS FINANCIEROS 2006 2010

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92

93

94

95

CURRICULUM VITAE

Nombres y Apellidos: Ivn Ernesto Lira Casaas Cdula de Identidad: V - 6.322.806 Direccin de Oficina: Colegio Universitario Francisco de Miranda, Oficina de Planificacin y Desarrollo Institucional. Esquina Luneta, Edificio Centro Valores, Piso 9, Oficina 93, Parroquia Altagracia, Municipio Libertador, Caracas, D.C. Telfonos: Celular: 0416-612.51.03; Oficina: 0212-564.82.84 / 0416-608.64.50 Correos Electrnico: ilirae@gmail.com (personal); ivan.lira@cufm.tec.ve (institucional) Estudios Universitarios: Pregrado: o T.S.U. en Administracin, Mencin Transporte y Distribucin de Bienes. Colegio Universitario Francisco de Miranda (Caracas). o Lcdo. en Contadura Pblica. Universidad Nacional Abierta (Caracas). Postgrado o Maestra en Gerencia de las Finanzas y de los Negocios. Universidad Yacamb (Barquisimeto). Experiencia Profesional (ltimos cargos) Colegio Universitario Francisco de Miranda o Funciones Administrativas Jefe Oficina de Planificacin y Desarrollo Institucional. (Abril 2009 a la fecha) o Funciones Docentes Docente de las asignaturas relacionadas con las Ciencias Contables y las Finanzas Pblicas. (septiembre 2008 a la fecha)

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