Comunicarea managerial

1. Comunicarea organizaional n cadrul oricrei ntreprinderii (organizaii) exist: - o structur organizatoric formal precizat printr-un ansamblu de texte (regulament de organizare i funcionare, descrieri de posturi, descrieri de proceduri sau instruciuni de lucru) i de scheme (organigrame, diagrame de atribuii, etc.); - o structur organizatoric informal, care const n ansamblul relaiilor de natur voluntar, care concretizeaz raporturile socioafective stabilite relativ spontan ntre membrii unei entiti, n cadrul grupurilor acesteia sau ntre grupuri. Existena acestor dou tipuri de structuri organizatorice determin, logic, prezena a dou reele de comunicri organizaionale: formal i informal. Comunicarea organizaional formal este cea n care mesajul circula pe canalele corespunztoare relaiilor organizatorice formale. La scara ntregii ntreprinderii (organizaii), comunicarea formal asigur stabilirea i meninerea relaiilor prevzute prin documentele care definesc structura organizatoric. Comunicarea organizaional formal se desfoar n trei direcii - descendent, ascendent i orizontal. Comunicarea descendent corespunde, n majoritatea cazurilor, relaiilor de tip ierarhic ntre efi i subordonaii lor. Mesajele vehiculate pot fi: decizii, dispoziii, instruciuni de lucru, declaraii de politici, reglementri, fixri de proceduri, trasarea de sarcini, solicitarea de informaii, etc. Acest tip de comunicare este puternic influenat de stilul de conducere practicat de ctre manager. Astfel, n organizaiile conduse n stil autoritar, puternic centralizate, comunicarea descendent este, n mod cert, cel mai des folosit. n organizaiile n care stilul de conducere este unul democratic sau participativ, ponderea acestui tip de comunicare scade semnificativ, preferndu-se comunicarea ascendent sau comunicarea orizontal. n numeroase ntreprinderi (organizaii) comunicrile descendente sunt necorespunztoare datorit aglomerrii excesive a mesajelor transmise, ceea ce determin supunerea subordonailor la un adevrat bombardament comunicaional.

n ntreprinderile (organizaiile) mari, pentru a se asigura o comunicare descendent util i uor de realizat se formeaz o echip de experi n materie de comunicare organizaional. Sarcinile acestei echipe se refer la: - difuzarea n rndurile tuturor salariailor a strategiei, politicilor i programelor ntreprinderii sau organizaiei; - formularea i prezentarea unor rspunsuri oficiale ale conducerii ntreprinderii (organizaiei) la problemele majore pe care le ridic personalul acesteia; - explicarea continu i detailat a situaiei ntreprinderii sau a organizaiei, a modului n care aceasta evolueaz, a poziiei ei n raport cu celelalte ntreprinderi din sectorul de activitate respectiv. Cea mai frecvent form utilizat pentru a-i ndeplini rolul, echipa de experi, adevrai purttori de cuvnt ai conducerii n raporturile cu salariaii, ntocmete publicaii periodice interne n care se reflect corespunztor, ntr-un limbaj uor accesibil, elementele de interes general i particular - strategii, politici, rspunsuri, evoluii, etc. Comunicarea ascendent se realizeaz pe baza aceluiai tip de relaii ierarhice (conductori - subordonai). Mesajele transmise ntre conductori i subordonai constau n rapoarte, informri, cereri, sugestii, critici, nemulumiri. Dintre comunicrile organizaionale formale realizate pe cele trei sensuri menionate (descendent, ascendent i orizontal), cele de tip ascendent sunt cel mai puin eficace. Excepia de la aceast regul o prezint ntreprinderile sau organizaiile de mari dimensiuni, n care comunicrile respective se fac pe mai multe niveluri ierarhice. La ineficiena comunicrilor (ascendente) contribuie, n egal msur, emitorii i receptorii care particip la procesele comunicaionale. n ciuda unor disfuncionaliti, comunicrile ascendente sunt eseniale att pentru procesul de fundamentare a deciziilor conducerii, ct i pentru o corect informare a managerilor cu privire la transpunerea n fapt a deciziilor pe care ei le-au adoptat. Comunicarea orizontal sau lateral este cea care se realizeaz ntre persoane efi i subordonai - i compartimentele situate pe acelai nivel ierarhic. Scopul este asigurarea unei cooperrii mai eficiente n derularea unor aciuni complexe, precum i al coordonrii acelor activiti care contribuie la realizarea unor obiective comune.

Comunicarea orizontal permite rezolvarea a numeroase probleme, evitndu-se implicarea unor manageri de pe nivelurile ierarhice superioare. Dintre comunicrile organizaionale n cele trei direcii menionate (descendent, ascendent i orizontal) cea mai eficace este cea orizontal. n practica organizaiilor avansate, comunicarea orizontal este cel mai frecvent folosit. Cu ct interdependena dintre diferitele compartimentele ale ntreprinderii este mai accentuat, cu att necesitatea organizrii i creterii frecventei de desfurare a lor este mai mare. La rndul ei , comunicarea organizaional informal este cea n care mesajul circul pe canale informale, respectiv pe acele canale care corespund relaiilor socioafective dintre membrii ntreprinderii sau organizaiei. Reeaua canalelor de comunicare informale din cadrul organizaiei difer adesea de cea formal. Studierea acestei reele de comunicare se face pe baza unor investigaii sociometrice, care constau n chestionarea fiecrui membru al unui grup cu privire la modul n care comunic cu ceilali membrii. n condiiile societii actuale, comunicarea intra i inter-organizaional capt o dimensiune nou, de mare amplitudine i consisten. Prin comunicare se identific una dintre cele mai importante i dificile activiti ale managerului. Cele 3 roluri importante ale managerului, interpersonal, informaional i decizional au drept element comun, determinant i permisiv, comunicaiile. Importana comunicrii rezult din faptul c, aproape 80 % din timpul de lucru al managerului are o destinaie unic: comunicarea verbal. Managementul, ca tiin a conducerii, ncepe s se contureze abia n secolul XIX, i se dezvolt i se perfecioneaz n secolul XX. Succesul unei decizii manageriale este de neconceput fr o comunicare perfect ntre membrii echipei de conducere, ntre acetia i salariaii ntreprinderii, ntre ntreprindere i mediul extern. Creterea abilitii n alegerea corect a mijloacelor de transmitere a mesajului ajut managerii s opteze pentru cel mai potrivit mijloc de comunicare. Orice analiz trebuie direcionat spre identificarea ct mai precis a avantajelor i dezavantajelor fiecrei forme de comunicare. De exemplu, este posibil ca o situaie conflictual s poat fi mai uor

trecut prin comunicare scris. Comunicarea scris ofer prilejul de a medita mai mult asupra soluiilor de reducere a tensiunilor. Are ns i dezavantajul unui mesaj impersonal, nesusinut de o comunicare nonverbal. Apoi, feedbackul este ntrziat.

2.Comunicarea managerial
Comunicarea managerial nu se poate realiza ntre manageri, fie ei i strlucii, i o mas rudimentar de subalterni, ntotdeauna fiind necesar o capacitate managerial ridicat a ntreprinderii. Capacitatea managerial reprezint o stare cultural i nu una strict individual. Comunicarea managerial nu are doar rolul de transmitere a mesajelor, de informare, convingere sau motivare, ci a devenit o for dinamic i independent, modelat de mediul n care funcioneaz. Din foarte multe puncte de vedere, comunicarea devine sistemul nervos al corpului organizaiei. Folosind comunicarea, managerul unei organizaii: - transmite politica ei; - are rol de negociator; - trebuie s organizeze i s menin o reea de contacte cu partenerii organizaiei; - trebuie s organizeze astfel de surse de informaie pe care s le poat utiliza n orientarea ntreprinderii. n condiiile n care capitalului uman, surclaseaz ca importan capitalului ethnic i capitalului financiar, resursele strategice ale organizaiei sunt reprezentate prin informaie, cunoatere i creativitate.

2. Importana comunicrii manageriale

Complexitatea comunicrii, scopurile, obiectivele i implicaiile sale au impus o serie de particulariti comunicrii manageriale (fa de comunicarea n alte domenii precum jurnalismul, arta, medicina etc.), care trebuie s respecte o serie de norme impuse de cultura managerial i de politica organizaiei. Comunicarea managerial este un proces fundamental de interaciune reciproc bazat pe feedback, n care managerii de la orice nivel transmit idei, sentimente, decizii subordonailor cu posibilitatea verificrii manierei de receptare a mesajului de ctre acetia. Ea influeneaz i modific percepii, atitudini, comportamente, sentimente, opinii ale indivizilor i ale grupurilor i de aceea constituie o cale prin care oamenii i coreleaz n mod sinergic eforturile. n acest proces complex i continuu de comunicare, att managerii, ct i subordonaii ,,se descoper i converseaz, se calmeaz i se incit, se contrazic i cad de acord, se resping sau se accept att n problemele majore, ct i n cele curente ale organizaiei. Comunicarea managerial este o component esenial a comunicrii, n general datorit impactului imediat, direct i indirect pe care l are asupra evoluiei colectivitii umane. Ea se afl n centrul a tot ceea ce ntreprinde organizaia, este prezent n toate activitile acesteia i i pune amprenta asupra rezultatelor obinute, determinnd att succesul, ct i insuccesul. Este un important instrument de implementare a schimbrilor, a strategiilor, avnd implicaii majore asupra calitii i eficienei managementului. Ca stare de spirit i instrument al conducerii, comunicarea managerial este prezent n toate aspectele muncii managerilor, asigurnd operaionalizarea funciilor managementului, sporirea performanelor individuale i colective, statornicirea unor relaii corecte i eficiente ntre angajai att pe orizontal, ct i pe vertical. Ea este esenial pentru raporturile managerului cu mediul ambiant, pentru accesul acestuia la sursele informaionale. Specialitii apreciaz c, n activitatea sa concret, managerul are diferite roluri, n funcie de modul n care comunic, i anume: roluri interpersonale, ce se exprim n relaiile lui cu angajaii. Managerul poate juca rolul de: lider, persoan de legtur sau figur de reprezentare;

 roluri informaionale, ce se concretizeaz n aciunile de creare i dezvoltare a reelei informaionale. Managerul poate ndeplini rolul de: monitor, diseminator de informaii sau purttor de cuvnt; roluri decizionale, ce se manifest n momentele alegerii variantei optime. Managerul va fi: ntreprinztor, rezolvator de disfuncionaliti, responsabil cu alocarea de resurse sau negociator. Pentru ndeplinirea cu succes a acestor roluri, managerul trebuie s se bazeze pe urmtoarele funciuni ale comunicrii: funciunea de informare de monitorizare a informaiilor interne i externe obinute prin toate mijloacele posibile; funciunea de comand i instruire de asigurare a unitii i continuitii aciunilor colectivului n direcia obiectivelor stabilite; funciunea de influenare i convingere, ndrumare i sftuire de control asupra informaiei i comportamentului angajailor; funciunea de integrare i meninere a informaiilor asigur eficiena activitii organizaiei. Maniera de aplicare a acestor funciuni ale comunicrii n activitatea concret a fiecrui manager depinde de capacitatea de comunicare a acestuia, de abilitatea lui de a fi bun comunicator, de a valorifica eficient informaiile de care dispune la un moment dat. Un manager, pentru a fi un bun comunicator, trebuie: s ntrebe, s rspund, s-i spun punctul de vedere, s se informeze i s informeze la rndul lui, s asculte, s consulte, s se documenteze, s neleag i s asigure cele mai eficiente relaii cu subordonaii, superiorii i egalii (colegii aflai pe acelai nivel ierarhic). El dispune de o serie de sisteme de transmisie i de procedee de comunicare pe care le poate pune n aciune, le poate dirija, fructifica i controla n vederea atingerii obiectivelor asumate. De calitatea comunicrii depinde: nelegerea problemelor cu care se confrunt colectivitatea, relaia managerului cu ceilali (efi, subalterni, colegi), capacitatea lui de a motiva i a conduce subordonaii, de a preveni, controla i rezolva conflictele ce apar n organizaie, precum i puterea lui de convingere. Studiile efectuate n organizaii din rile performante arat c, pentru un manager de succes, ponderea activitilor de comunicare este foarte mare, ele acaparnd ntre 55 i 95%

din timpul lui. n medie, un manager folosete peste 70% din timp pentru a vorbi, a asculta, a scrie i a citi, deci pentru a comunica. Aceast pondere difer n funcie de poziia ierarhic a managerului i este cu att mai mare, cu ct el se afl pe un nivel ierarhic mai nalt. O caracteristic important a comunicrii manageriale o reprezint pronunata ei semnificaie psiho-socio-economic. Principalele semnificaii ale comunicrii manageriale se reflect n faptul c ea: creeaz o coeziune de comportare i interese care faciliteaz nelegerea confer managerului contribuie participativ; constituie un dinamizator al activitii manageriale; devine element integrator i un mecanism de coordonare i control ce asigur un climat generator de eficien economic i social. obiectivelor organizaiei i impulsioneaz integrarea angajailor;

Note bibliografice
7

1.Cndea, Rodica, Comunicarea managerial, Bucureti, Editura Expert, 1996, pp. 182-183. 2.Cndea, R., Cndea, D., Comunicarea organizaional aplicat, Bucureti, Editura Expert, 1998, pp. 46-53. 3.Stanton, N. Comunicarea. Editura tiin i Tehnic, Bucureti, 1995.