El proceso de Preliquidacin de Tiempos.

La intervencin de los Anotadores y los jefes de las reas debe garantizar que el trabajador reciba un pago bueno y completo, con todos los conceptos de pago a que tiene derecho, acorde al cumplimiento de su jornada laboral programada. Los anotadores de cada rea son las personas nombradas por el Director o Gerente del rea para responsabilisarse de su nmina. La nmina debe contemplar:

Pago bueno 1. Sin faltas, eliminar el concepto falta sin excusa automtico y generando los permisos respectivos. Pago Completo 2. Los conceptos a pagar a que tiene derecho el trabajador. Recargo nocturno, tiempo extra, dominical laborado, festivo laborado, recargo de dominical o festivo laborado. Sean liquidados automticamente o manualmente cuando el sistema no liquida por presentar inconsistencias en los registros del reloj.
La responsabilidad de los Anotadores en la preliquidacin de tiempos es el cumplimiento diario de las siguientes etapas: - Los anotadores encargados de la nmina de cada rea, deben matricular a sus trabajadores, de acuerdo a como esperan que ellos inicien a laborar a partir de una fecha determinada. - Diariamente deben analizar las inconsistencias presentadas en el resultado del proceso y tomar las acciones correctivas. - Diariamente deben ingresar los permisos que se le otorgan al trabajador. El ingreso de los ausentismos para los integrantes de las diferentes juntas sindicales queda igualmente bajo su responsabilidad. La justificacin de los ausentismos debe tramitarse mximo a la semana siguiente. - La revisin debe centrarse en la eliminacin de las faltas sin excusa y completar los conceptos que se le deben pagar al trabajador y que el programa no liquid automticamente. - Todas las jornadas deben estar programadas en el calendaio de turnos del trabajador. El trabajo en domingos o festivos debe programarse con anticipacin.

- Semanalmente se deben analizar las inconsistencias presentadas en el resultado del proceso definitivo, tomar las acciones correctivas con las faltas sin excusa y autorizar el tiempo extra que debe pagarse. El resultado del proceso definitivo de Preliquidacin de tiempos es generar automticamente y a partir de los registros del reloj, los tiempos a pagar por los conceptos de recargo nocturno, tiempo extra, festivo laborado, dominical laborado y el recargo de dominical o de festivo laborado. Adicionalmente se genera la falta sin excusa cuando el trabajador no cumpli con la programacin establecida para su jornada laboral. De igual manera, por el domingo programado y laborado se genera el concepto de dominical laborado habitual si el trabajador labor para descansar o se genera el domingo laborado ocasional si eligi que se pague en dinero sin un descanso compensatorio. Los conceptos de pago usados son los siguientes: 1001 1101 1150 1200 1105 1206 1207 1209 1210 1026 1028 1020 Domingo Laborado habitual: Para quienes en el calendario tienen turnos 1,2,3. Liquida el 100% salario. Recargo Nocturno Domingo Laborado ocasional: Para quienes en el calendario tienen turno diferente al 1, 2 y 3. Liquidado con el 100% salario. Festivo Laborado. Liquidado con el 100% salario. Recargo de Festivo o Domingo Laborado: 100% o al 75% Tiempo Extra Ordinario Diurno 125% Tiempo Extra Ordinario Nocturno 175% Tiempo Extra Festivo o Domingo Diurno 225% Tiempo Extra Festivo o Domingo nocturno 275% Descanso compensatorio en ordinario por trabajo en domingo. Descanso compensatorio en festivo por trabajo en domingo. Falta sin excusa: lo genera automticamente la preliquidacin de tiempos en los casos especficos presentados en la lista de mensajes numeral 3.4.1 .

Conversin de los conceptos: 1001 Reemplaza el Concepto 055

1101 Reemplaza los Conceptos 004,057,060,072,016,019, 077 1150 Reemplaza los Conceptos 014,018,076,078 en dominicales 1200 Reemplaza los Conceptos 014,018,076,078 en festivos 1105 Reemplaza los Conceptos 012,071 1206 Reemplaza el Concepto 011 1207 Reemplaza el Concepto 013,073 1209 Reemplaza el Concepto 015 1210 Reemplaza el Concepto 017 1026 Reemplaza el concepto 027 1028 Reemplaza el concepto 027 Para un exitoso resultado en la Preliquidacin de tiempos, debemos tener presente: 1. Los programas usados: 1.1. Definicin de turnos: Son los turnos de trabajo autorizados por la Empresa y que deben cumplirse para la correcta generacin de los tiempos. Este programa es de slo consulta. Los turnos autorizados son: 1, 2 y 3: Se programa en estos turnos a las personas que laboran los dominicales con descanso compensatorio posterior. A los trabajadores programados con estos turnos el dominical laborado se liquida en el concepto dominical laborado como habitual con descanso. 11, 12 y 13: Usados para el personal que labora de lunes a sabado. A los trabajadores programados con estos turnos el dominical laborado lo liquida en el concepto dominical laborado ocasional Los turnos fijos: 111 Fijo en la maana de 06:00 a 14:00 de lunes a sbado. 112 Fijo en la tarde de 14:00 a 22:00 de lunes a sbado. 113 Fijo en el da de 06:00 a 16:00 de lunes a viernes. 114 Fijo en el da de 07:00 a 17:00 de lunes a viernes. 1.2. Definicin de grupos de trabajo: Es la clasificacin que se hace de los trabajadores para determinar en sus jornadas laborales los turnos y su forma de rotacin. Este programa es de slo consulta.

1.3.

Empleados por grupo de trabajo: Es el programa usado para ingresar las especificaciones de como espera la Empresa que el trabajador inicie a laborar a partir de la fecha de control indicada. Se hace la matrcula siempre para iniciar el primer lunes de cada mes, asi este sea festivo. Si la persona cumple con las rotaciones de turno establecidas por la Empresa y con la programacin de sus descansos, no es necesario hacer modificaciones a la matrcula, el programa continuar con la programacin indefinidamente. La fecha de control NO debe cambiarse, esta se genera en la programacin automtica de turnos. El programa es automtico en la generacin de los turnos y la respectiva rotacin, sus descansos y su rotacin.

1.4.

Calendario de turnos: Es el resultado de la programacin automtica de los turnos, muestra la programacin de cada persona y los descansos remunerados respectivos. En este programa se hacen los cambios temporales necesarios en los turnos o descansos asignados y slo para la liquidacin de la nmina. Deben tener coincidencia los turnos programados y los registros del reloj considerando que los registros de reloj son los reales y prevalecen. Si un trabajador no tiene programacin de turno para una fecha, NO podr ingresar a la Empresa, slo el supervisor general o el supervisor del rea podrn autorizar su ingreso. Este programa se debe actualizar diariamente si hay cambios en su contenido. Cuando un trabajador es programado para laborar un dominical o festivo, se debe programar en el calendario de turnos. Para la programacin del trabajo dominical y dando cumplimiento a la Ley laboral en lo concerniente a la forma de remuneracin, se procede: Programar en el calendario con turno 1 o 2 o 3 si el trabajador tomar un dia ordinario en compensatorio a la semana siguiente. Se le remunera en el concepto dominical laborado habitual con su recargo de domincal. Programar en el calendario con turno diferente a 1, 2 y 3 (dominical ocasional), as le remunerar en el concepto de dominical laborado ocasional, su respectivo recargo por trabajo en domingo y el descanso dominial remunerado. El trabajador NO puede tener al mes ms de 2 dominicales programados de esta manera, si es necesario programarle otros dominicales deben programarse con su respectivo descanso. Sistema de turnos de rotacin libre: Este programa muestra la prgramacin de los turnos y de los descansos de cada trabajador, contiene los mismos datos

1.4.1. 1.4.2.

1.5.

del calendario de turnos. Este programa es de slo consulta y es el resultado de la programacin automtica de turnos. 1.6. Maestro de registros de reloj: Son los registros de reloj de cada trabajador cuando ingresa o se retira diariamente de la Empresa. Son los registros usados como ingreso y retiro de la jornada para establecer los tiempos a pagar por cada concepto. Este programa es de slo consulta. Los trabajadores deben tener los registros de reloj al entrar y salir del turno o al tener una salida del turno para una diligencia personal. En el caso de las diligencias de la Empresa, solamente se deben hacer marcaciones de registros de reloj en las porteras no en los lugares cerca al puesto de trabajo. Para la preliquidacin de tiempos se tomarn solamente los registros de los relojes cuyo nmero sea mayor al 11.
1.7.

Ausentismos: En este programa slo se permite ingresar los permisos bien sean remunerados o no, que se le autorizan al trabajador. El tiempo de los ausentismos esta dado en dias. Si los ausentismos son por el da completo y previamente se ingresan, la preliquidacin de tiempos no genera las faltas sin excusa. Si los ausentismos son por la entrada tarde o la salida temprano y aunque previamente se ingresen, la preliquidacin de tiempos siempre genera las faltas sin excusa, estas se deben eliminar por las novedades temporales. A partir de la fecha de inicio del sistema de Gestin de Tiempos, las salidas durante el turno requieren el permiso solo para las porteras y en el sistema se ingresan los permisos autorizados. Ver anexo 5.1.

1.8.

Dias no trabajados: Son todos los ausentismos del trabajador, se incluyen en este programa todas las causas bien sean vacaciones, incapacidades, permisos o faltas sin excusa. Este programa es de slo consulta.

1.9.

Libro de inconsistencias: Es el programa que muestra las inconsistencias presentadas en la preliquidacin de los tiempos generadas a partir de los registros del reloj. Novedades Temporales: Este programa es usado para ingresar los conceptos que el sistema no liquid automticamente por presentar inconsistencias. La cantidad de tiempo a ingresar es expresada en dias si se trata del concepto de falta sin excusa concepto 1020 y en horas si se trata de los otros conceptos de pago, se ingresa:

1.10.

1.10.1. Los conceptos a pagar de tiempo extra, recargo nocturno, festivo o dominical laborado y recargo de festivo. 1.10.2 . La novedad para eliminar la falta sin excusa concepto 1020 porque el anotador o supervisor certifican que el trabajador si labor. 1.10.3 . La novedad para eliminar la falta sin excusa concepto 1020 cuando el trabajador lleg tarde o sali temprano. 1.10.4. La nvedad para eliminar la falta sin excusa concepto 1020 cuando el trabajador sale temprano porque tiene un tiempo en compensatorio. En este programa se permite la actualizacin de los datos siempre y cuando no se hayan cerrado los procesos definitivos del perodo de pagos. 1.11. Maestro preliquidacin de tiempos: Este programa contiene los conceptos a pagar liquidados automticamente de acuerdo con los registros de reloj. Los conceptos de tiempo extra deben autorizarse posteriormente para que sean pagados. El tiempo extra debe tomarse como aquel que excede la jornada laboral de 8 horas mximo 2 horas diarias y cumple con la jornada laboral completa en la semana. La autorizacin de los conceptos se hace solamente cuando el proceso de liquidacin se realiz de forma definitiva para el perodo de pago. 1.12. Anotadores: Es la identificacin de los responsables del anlisis, correccin y la elaboracin de los tiempos a pagar en la nmina de cada rea. 1.13. Utilitario de nomina. En la opcion de CONTROL DE TIEMPOS se incluyen los programas: 1.13.1. Personal asignado: Es el personal del los centros de costos del anotador.

1.13.2. 1.13.3.

Conpensatorio: Es el informe de turnos y descansos programados de las personas que estan en los grupos de trabajo hasta el 999. Resumen de inconsistencias: Es la presentacin de las inconsistencias con los datos de los diferentes programas: el turno programado, registros de reloj, inconsistencias, ausentismos, novedades temporales ingresadas. Cuando se tomaron las acciones correctivas, pueden verse en este programa: - De eliminar la falta sin excusa: en la columna llamada CPTO NOVE aparece el concepto 1020. - De conceptos a pagar: en la columna CPTO NOVE aparece el concepto que ingresamos avmos a pagar. - De ausentismo: los permisos ingresados en la columna CPTO AUSEN aparece el concepto del permiso que se ingres.

2. La matrcula del personal en los grupos de trabajo: Estos datos son usados para la programacin automtica de los turnos y descansos. 2.1. A mas tardar el ltimo jueves de cada mes, deben entrarse en el programa Empleados Por Grupo de Trabajo, las especificaciones de cmo la Empresa espera que el trabajador labore a partir del primer lunes del mes siguiente. Siempre se programa por desde el primer lunes del mes (asi sea festivo) y hasta el primer domingo del mes siguiente. 2.2. Administracin de nmina el ltimo viernes del mes ejecuta el proceso de Programacin Automtica de Turnos. 2.3. El ltimo viernes de cada mes, cada uno de los anotadores debe verificar que la programacin realizada y el calendario de cada trabajador si presentan los datos como los esperamos. 2.4. Cada anotador debe verificar los das de descanso de las personas que laboran el dominical para descansar, en caso de que el descanso sea festivo, lo deben cambiar a un da ordinario y el festivo debe ser programado como laboral. 2.5. Si la persona labora los dominicales y selecciona que se le remunere y toma el descanso la semana siguiente, se le debe programar el da de descanso en el calendario. 2.6. Modificar el dia de descanso al personal que labora el domingo para descansar y dicho dia es concertado con el trabajador. 2.7. Administracin de Nmina genera el ltimo viernes del mes el informe del

personal con descansos de compensatorios. 3. Modificaciones en el calendario de los turnos de la programacin automtica: 3.1. Si a la persona le autorizamos el cambio de turno o es quien reemplaza los descansos del compensatorio, le debemos cambiar los turnos en los das autorizados para buscar la coincidencia con los registros del reloj. Se hace diariamente y afecta solamente el perodo de pagos que estamos liquidando. Con la modificacin del calendario buscamos generar menos inconsistencias en la preliquidacin de tiempos. 3.2. Se si el trabajador labor el dominical de forma completa tiene derecho al descanso en compensatorio. Si la persona no labor el dominical completo para descansar por causa de una incapacidad o un permiso, no tiene derecho al descanso compensatorio a la semana siguiente. En el calendario de turno hacerse el cambio para quitar el descanso y ponerlo como dia laboral. Si la persona ha laborado 2 dominicales ocasionales al mes y es programado para un tercero, se le debe programar un descanso remunerado en compensatorio para la semana siguiente. El pago de ese dominical sera el trabajo dominical, el recargo de dominical y el recargo nocturno si lo tiene, a la semana siguiente se le programa el descanso y se le remunera el descanso en compensatorio. La forma de programacin esta enunciada en el numeral 1.4.

3.3.

4. Revisin y anlisis de las inconsistencias de la preliquidacin de tiempos: El resultado final es generar al trabajador un pago BUENO: eliminado las faltas sin excusa y COMPLETO: con todos los conceptos a que tiene derecho por los permisos autorizados o por haber laborado (recargo nocturno, tiempo extra, festivo laborado, dominical laborado, recargo de dominical O FESTIVO laborado). En el proceso de anlisis de las inconsistencias se toman en orden de importancia los siguientes programas: Diariamente y semanalmente - Maestro de registros de reloj. - El calendario de los turnos. - El libro de inconsistencias.

Ausentismos. Novedades temporales. El utilitario de nomina en la opcin de CONTROL DE TIEMPOS.

Semalamente: - Dias no trabajados: Verificar en este las personas que en el perodo de pagos quedaron con concepto 1020 o los persmisos otorgados que si esten ingresados. - Maestro preliquidacin de tiempos: Verificar que esten los conceptos que deben pagarse automticamente. - Novedades temporales: Verificar que esten las novedades ingresadas a pagar porque no se liquidaron automticamente. Tambin verificar que la novedades de eliminar el 1020 este ngresada. El programa de preliquidacin, liquida la falta sin excusa cuando los registros del reloj no cumplen la programacin que se tiene en el calendario de turnos y en DIAS NO TRABAJADOS no tiene un ausentismo que justifique la falta al trabajo.

4.1.

Lista de mensajes: Las inconsistencias presentan los siguientes mensajes: Omisin de entrada o calendario malo, Omisin de salida o calendario malo, El trabajador No tiene marcacin de entrada o El trabajador No tiene marcacin de salida, o el trabajador no registro marcacin de entrada o de salida o el calendario no coincide con los registros de reloj. El programa hace un anlisis de los registros del reloj y los compara con el calendario para determinar la inconsistencia, en ste caso el programa automticamente NO liquida los conceptos de pago ni el concepto de falta sin excusa 1020. Acciones: Se ejecutan una o varias de las siguientes casos de solucin: De acuerdo con los registros del reloj modificamos el calendario de turnos en elprograma CALENDARIO. El anotador debe liquidar los conceptos a pagar a que tiene derecho para cada uno de los das en que presenten estas inconsistencias. Ver anexo 5.3.

4.1.1.

4.1.2.

La Salida Debi Ser a las xx Horas y el Empleado Sali yy Horas y zz Minutos Despus o Marcacin despus del turno o Calendario Malo: El programa puede liquidar errneamente un recargo nocturno o tiempo extra si el calendario de turno esta incorrecto frente a los registros de reloj. Puede ser tambin un llamado de atencin para indicar que la persona labor un tiempo extra, as, el anotador debe autorizar posteriormente el tiempo extra si este fue programado.

4.1.3.

El trabajador sali XX horas o yy minutos antes o calendario malo: El programa hace un anlisis de los registros del reloj y los compara con el calendario para determinar la inconsistencia. En este caso el programa liquida una falta sin excusa, concepto 1020, por el tiempo que adelant su salida. Acciones: Se ejecutan una o varias de las siguientes casos de solucin: - De acuerdo con los registros del reloj modificamos el calendario de turnos. - Le generamos el ausentismo (permiso autorizado) ver anexo 5.1. - Hacemos la novedad temporal para eliminar la falta sin excusa concepto 1020. Ver anexo 5.2. - Enviamos a nmina la incapacidad si este es el caso del trabajador. - Le dejamos la falta sin excusa porque desconocemos el motivo de la ausencia.

4.1.4.

El trabajador ingres XX horas o yy minutos despus o : El programa hace un anlisis de los registros del reloj y los compara con el calendario para determinar la inconsistencia, en ste caso el programa liquida una falta sin excusa, concepto 1020, por el tiempo que demor su ingreso. Acciones: Se ejecutan una o varias de las siguientes casos de solucin: - De acuerdo con los registros del reloj modificamos el calendario de turnos. - Le generamos el ausentismo (permiso autorizado) ver anexo 5.1. - Hacemos la novedad para eliminar la falta sin excusa ver anexo 5.2.

- Liquidamos manualmente los conceptos no liquidados automticamente por la preliquidacin ver anexo 5.3. - Le dejamos la falta sin excusa porque desconocemos el motivo de la ausencia. 4.1.5. No marc el da o El trabajador no tiene registro Marcacin o calendario malo y tiene turno asignado: El programa hace un anlisis de los registros del reloj y los compara con el calendario para determinar la inconsistencia. En ste caso se genera automticamente una falta sin excusa concepto 1020 por el da. Esta falta sin excusa no se puede ver en la liquidacin diaria de simulacin, slo se puede ver despus de hacer el proceso de liqudiacin definitiva semanal. Acciones: Se ejecutan una o varias de las siguientes casos de solucin: - De acuerdo con los registros del reloj modificamos el calendario de turnos. - Generamos el permiso autorizado. Ver anexo 5.1. - Le dejamos la falta sin excusa porque desconocemos el motivo de la ausencia. - Si determinamos que el trabajador labor y que no registro la entrada ni la salida, le liquidamos manualmente los conceptos a que tiene derecho ver anexo 5.3. y eliminamos la falta sin excusa concepto 1020 ver anexo 5.2.

4.1.6.

El trabajador no tiene turno programado: Esta inconsistencia debe corregirse en 4 acciones: - En el programa de Empleados por grupo de trabajo, debe hacerse la programacin para el perodo siguiente. - De acuerdo con los registros de reloj, determinar cuales conceptos se le deben pagar al trabajador por los dias laborados e ingresarlos ver anexo 5.3. - Modificar turno en el programa calendario deturnos y no es necesario ingresar los conceptos a pagar ya que en la nueva preliquidacin se liquidarn.

4.1.7.

Empleado en ausentismo: Es un llamado de atencin porque el empleado no present registros de reloj en la fecha de la inconsistencia y ya legaliz su ausencia. La novedad ya esta ingresada en el programa DIAS NO TRABAJADOS. NO hay que tomar ninguna accin.

5. Anexos. 5.1. Ingreso de ausentismo: Se usa el programa AUSENTISMO y deben entrarse los siguientes datos: Se ingresan como registro nuevo y slo los campos aqu relacionados y al finalizar pulsa el boton APLICAR: - La cedula, - El concepto: es determinado por el tipo de ausentismo otorgado, ste determina si el permiso es remunerado o no. En el caso de un permiso NO remunerado de un da o mas, el concepto a ingresar es de licencia NO remunerada. - Tipo de ausentismo: SIEMPRE no remunerado, para que sea guardado de forma definitiva. - Descripcin Motivo: es la causa real del ausentismo. - Fecha inicio, Fecha Final: del ausentismo presentado, - Cantidad - En dias: cuando el tiempo del ausentismo es en das completos. - En horas: cuando el tiempo del ausentismo es en partes del da. Slo se ingresa uno de los 2 datos en horas o das y el sistema hace la conversin. - Afectar nomina a partir de: es la fecha de pago de esa novedad. (siempre la fecha de inicio de la novedad), se genera automticamente al darle tabulador a la fechas de inicio y final. - Genera Novedad: Seleccionar PERIODOS si el ausentismo abarca varios perodos de pago o SOLO PAGO si ste afecta un solo perodo. Darle tabulador, para que genere automticamente el concepto con el cual pagar la novedad en la nmina.
5.2.

Ingreso de novedad temporal para eliminar el concepto de falta sin excusa 1020: Se usa el programa NOVEDADES TEMPORALES. Si el trabajador labor o es un traslado entre planta o es la llegada tarde de los buses o es una salida temprano por un tiempo que esta compensando, debe

borrarse la falta sin excusa que se le gener automticamente. Se ingresa como registro nuevo y al finalizar se pulsa el botn APLICAR y deben entrarse los siguientes datos: 5.2.1. La cedula, 5.2.2. El concepto es 1020, 5.2.3. El secuencial 0 5.2.4. Tipo de novedad VARIABLE, 5.2.5. La cantidad: el tiempo del ausentismo su valor es ingresado en dias o fraccin de dias. Cuando el ausentismo es en horas se debe convertir a fraccin de dias dividiendo las horas totales del ausentismo en 8 horas. 5.2.6. Los campos valor cuota, nmero de cuotas, valor total y saldo de novedad en ceros, 5.2.7. La fecha de pago (siempre es el ltimo dia del perodo de pagos), 5.2.8. La fecha de la novedad: es la fecha de la inconsistencia en que sepresent el concepto 1020. 5.2.9. El estado de actividad de la novedad marcamos ELIMINAR. 5.2.10. El estado de la novedad es DEFINITIVA. 5.3. 5.3.1. 5.3.2. Ingreso de novedades temporales de los conceptos automticamente, se ingresa cada uno de los conceptos: no liquidados

5.3.3. 5.3.3.1. 5.3.3.2. 5.3.3.3. 5.3.3.4. 5.3.3.5. 5.3.3.6. 5.3.3.7. 5.3.3.8.

Si el da es ordinario, debe liquidar e ingresar los conceptos pertenecientes al recargo nocturno si lo lleva y al tiempo extra a que tenga derecho. El tiempo extra es liquidado siempre en fracciones de media hora. Si el da es dominical o es festivo, se debe liquidar los pertenecientes al trabajo dominical o al trabajo festivo, al recargo nocturno si lo lleva, al recargo por trabajo dominical o festivo y al tiempo extra a que tenga derecho. El tiempo extra es liquidado siempre en fracciones de media hora. Se ingresan los conceptos como registro nuevo y al finalizar se pulsa el botn de APLICAR: La cedula, El concepto de acuerdo con los numerales 5.3.1. y 5.3.2., El secuencial SIEMPRE EN CERO (0), Tipo de novedad VARIABLE, La cantidad: Son las horas a pagar. Los campos valor cuota, nmero de cuotas, valor total y saldo de la novedad van en ceros, La fecha de pago (siempre es el ltimo dia del perodo de pagos), La fecha de la novedad: es la fecha en que se present la inconsistencia.

5.3.3.9. El estado de la actividad marcamos ADICIONAR. 5.3.3.10. El estado de la novedad es DEFINITIVA,