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Riveros SANTIAGO DE CHILE Asunto: Invitacin a charla Distinguido Cliente: Me contacto con usted para anunciarle sobre la charla que se realizar el da 21 de junio de 2003, a las 15 hs. en nuestro auditrium, que brindar el reconocido autor de varios libros sobre managment, el seor Tom Peters. La charla consistir en los siguientes tpicos: "el saber escuchar", "escuchar no es or", "en qu consiste escuchar?" y "saber escuchar = ms productividad". Esta invitacin es slo para nuestros ms exclusivos clientes, es por ello, que esperamos contar con su presencia. Saludo a usted atentamente Pamela A. Ritchie Gerente General
1. Estilo Bloque Extremo: es el estilo mas fcil y cmodo por cuanto todas las lneas se escriben comenzando en el margen izquierdo del papel. Con este estilo siempre se escribe a espacio sencillo; entre cada prrafo se dejan dos espacios verticales. 2. Estilo Bloque: este estilo es muy parecido al bloque extremo. La diferencia consiste en que la lnea de la fecha, la de despedida, la de antefirma y las de firma se escriben comenzando desde el centro horizontal del papel. 3. Estilo Semibloque: es el estilo ms elegante y uno de los ms usados en el Comercio. Este estilo mantiene las mismas caractersticas del estilo bloque y se distingue porque cada prrafo comienza dejando una sangra de cinco a diez espacios. 4. Estilo Sangrado: es un estilo que se diferencia del semibloque en los siguientes aspectos: cada una de las lneas de la direccin, excepto la primera, lleva una sangra de cinco espacios en relacin con la anterior. De la misma manera se hace con la despedida, la antefirma, las iniciales identificadoras y la firma. Diferencia entre el bloque y el semibloque La diferencia del Estilo Bloque y el Estilo Semibloque: Este estilo Semibloque mantiene las mismas caractersticas del estilo bloque y se distingue porque cada prrafo comienza dejando una sangra de cinco a diez espacios. 6.- Como se diferencia el sangrado del semibloque EL Estilo Sangrado: es un estilo que se diferencia del semibloque en los siguientes aspectos: Cada una de las lneas de la direccin, excepto la primera, lleva una sangra de cinco espacios en relacin con la anterior. De la misma manera se hace con la despedida, la antefirma, las iniciales identificadoras y la firma.
Una carta comercial debe presentar un espacio de tres centmetros y medio antes de colocar la fecha, y a continuacin se realizar el mismo proceso que en las dems correspondencia. La correspondencia comercial jams se debe escribir a mano o mquina. En estos tiempos modernos, donde las tecnologas de informacin manejan el panorama empresarial, dejara mucho que desear una carta de negocios que no estuviese hecha a computadora. Qu es tabulacin Es organizar trabajos en columnas. El mecanismo de tabulacin le transmitir y le permitir ahorrar mucho tiempo al escribir a maquina, ya que permite mover el el carro a una posicin determinada con un solo movimiento. Ubique en su mquina de escribir: 1.- Liberador de tabulacin (signo-) 2.- Fijador de tabulacin (signo+) 3.- Barra o tecla del tabulador (centro de ambos signos) 10.- Como se tabula las columnas 1.- Quite las tabulaciones existentes, ubquese para ello en su margen izquierdo, mueva el carro hasta el margen derecho manteniendo oprimida el liberador de tabulacin. 2.- Mueva el carro hasta la posicin deseada para cada columna y pulse el fijador del tabulador. 3.- Al escribir las columnas pulse la barra del tabulador despus de cada palabra y no la suelte hasta que el carro haya parado firmemente. 11.- Partes de una Tabla 1.- Titulo: Identifica la tabla, va centrado y se escribe en mayscula. 2.- Subtitulo (en algunas tablas): Ofrece informacin adicional sobre el contenido de la tabla, va centrado debajo del titulo, se escribe con mayscula la inicial de las palabras principales. 3.- Ttulos de las columnas: Indica el contenido de la columna, va centrada sobre la columna, se escribe a tres espacios del titulo o subtitulo. 4.- Columnas: Parte informativa de una tabla organizada verticalmente, se escribe a dos espacios del titulo de la columna o a tres espacios del titulo o subtitulo. 5.- Texto:
Conjunto de secciones o columnas, que se pueden escribir a espacio sencillo o doble espacio. 12.- Tabulacin por el mtodo matemtico .- Cuente el nmero de letras de la palabra mas larga de cada columna y smelas. .- Reste del nmero de espacios disponible de su hoja, el total de la lnea mas larga. .- Olvida el resultado anterior entre el nmero de columnas mas uno. El resultado ser el nmero de espacios a dejar entre columnas y los espacios de cada margen. Si el resultado tiene residuos, reprtalo equitativamente entre los mrgenes:
1. Partes Principales o Bsicas de la Carta Comercial Estilo Bloque Extremo Prof. Diana Pagn Correa 2. Objetivo Al finalizar la clase, el estudiante identificar la ubicacin y secuencia de las partes principales de la carta comercial en el estilo bloque extremo; su uso y los espacios mecanogrficos entre ellas con un mnimo de error. Prof. Diana Pagn Correa 2
3. Introduccin Las cartas comerciales son comunicaciones formales entre una o varias personas o empresas. Es el instrumento fundamental de la comunicacin empresarial. Representa a la compaa que la enva. Las cartas se clasifican de acuerdo a su propsito. Prof. Diana Pagn Correa 3
4. MEMBRETE Identifica la empresa que enva el documento. Usualmente ya est impreso en el papel; si no, lo puedes mecanografiar t mismo (a) en caso que los papeles impresos se hayan agotado Por lo regular contiene: nombre de la compa- a, direccin postal y/o fsica, telfono (s), fax, direccin de correo electrnico o direccin de pgina web; si aplica, y su logo Se dan de cuatro a seis espacios verticales del membrete a la fecha Prof. Diana Pagn Correa 4
5. FECHA Aqu escribes la fecha DEL DA en que mecanografas la carta Recuerda usar el formato: da, mes y ao; si la carta es en espaol. Ejemplo: 11 de diciembre de 2008 o el formato: mes, da y ao si es en ingls. Ejemplo: December 11, 2008 El mes en espaol se escribe en letras minsculas, en ingls con letra inicial mayscula No se escribe punto final despus de ella No se abrevian sus partes en la carta Se dan cuatro espacios verticales de la fecha a la direccin del destinatario Prof. Diana Pagn Correa 5
6. DIRECCIN Mecanografas primero el ttulo personal o profesional del destinatario. Va abreviado con letra inicial mayscula seguido de punto. Ejemplo: Sr., Srta., Sra., Dr., Lcda., etc. seguido de su nombre completo. Ejemplo: Sr. Jonathan Santana Soto Luego su direccin postal En cartas oficiales se incluye el ttulo oficial del puesto que ocupa el destinatario Se dan dos espacios verticales de esta direccin al saludo Prof. Diana Pagn Correa 6
7. SALUDO Los saludos que ms se utilizan en el comercio son: Estimado(a), Apreciado(a), Honorable o Distinguido(a) Escribes el ttulo que tienes en la direccin completo y en minsculas. Ejemplo: seor, seora, seorita, doctor, licenciada. Siempre utilizars el apellido despus del ttulo, seguido de dos puntos (:) si usas puntuacin mixta o estndar o no puntos si usas la puntuacin abierta Ejemplo: Estimado seor Santana Queda a discrecin del mecangrafo(a) o del ejecutivo(a) seleccionar la puntuacin que prefiera Se dan dos espacios verticales entre el saludo y el primer prrafo del texto. Prof. Diana Pagn Correa 7
8. TEXTO Es el mensaje que se dirige al destinatario. Usualmente la carta comercial tiene de tres a cuatro prrafos, pero puede tener dos Los prrafos se mecanografan a espacio sencillo Se deben evitar las abreviaturas en el texto Entre un prrafo y el otro se dejan dos espacios verticales Se dan dos espacios entre el prrafo final del texto y la despedida Prof. Diana Pagn Correa 8
9. DESPEDIDA En comercio las ms utilizadas son: Cordialmente Sinceramente Respetuosamente Atentamente Saludos cordiales Se escriben con letra inicial mayscula, seguida de coma si usas puntuacin mixta o estndar o no puntuacin si usas el estilo abierta Se dan cuatro espacios entre la despedida y la firma mecanografiada de tu jefe (a) Prof. Diana Pagn Correa 9
10. FIRMA Toda carta debe llevar la firma mecanografiada de la persona responsable del mensaje Aqu se mecanografa el nombre completo de la persona que enva la carta, o sea, tu jefe (a) Se da un espacio entre la firma mecanografiada del jefe y su ttulo Prof. Diana Pagn Correa 10
11. TTULO Debajo o al lado de la firma mecanografiada se escribe el puesto oficial del firmante: tu jefe(a). Ejemplo: Director, Gerente, Decano, Licenciado, etc. Si escribes el ttulo al lado del nombre, los separas por una coma; si lo escribes debajo, no lleva coma. Se dan dos espacios entre este ttulo y las iniciales de referencia o responsabilidad del mecangrafo (a) Prof. Diana Pagn Correa 11
12. INICIALES Identifica al mecangrafo que escribi la carta en la computadora, o sea, t. Se mecanografan en letras minsculas y sin espacios entre ellas y sin punto. Puedes escribir dos o tres letras, no ms. stas pueden ser: tu nombre y un apellido, tu nombre y dos apellidos o tu nombre, inicial y un apellido. Asegrate de que siempre utilizes las mismas iniciales de dos o tres letras. Ejemplo: dpc o dp Si tu jefe(a) quiere que aadas sus iniciales, stas se mecanografiarn en maysculas slidas separadas de las tuyas por diagonal (/), dos puntos (:) o guin (-) Prof. Diana Pagn Correa 12
13. Modelo sin texto: BE MEMBRETE ____________________________ _____________________ _____________ 4 6 espacios FECHA DEL DA 4 espacios DIRECCIN DESTINATARIO _________________________ _________________________ 2 espacios SALUDO 2 espacios TEXTO___________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ _________. 2 espacios ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________. 2 espacios ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ___________________________. 2 espacios DESPEDIDA 4 espacios FIRMA MECANOGRAFIADA TTULO DEL FIRMANTE 2 espacios INICIALES DE REFERENCIA Prof. Diana Pagn Correa 13
14. AGENCIA DPC, INC. Avenida Mar Bella 1235 Carolina, PR 00985-5809 Tels: (787) 768-4090 / (787) 752-1415 Fax: (787) 768-2099 E mail: agenciadpc@lycos.com 11 de diciembre de 2008 Sr. Jonathan Santana Soto PO Box 1108 Mayagez, PR 00681-1108 Estimado seor Santana Hemos escrito a usted dos cartas recordndole que su deuda con nosotros por $350 est vencida desde el 15 de febrero. Hemos tratado de facilitarle el pago de su deuda, pero su nica respuesta ha sido el silencio. Nos extraa esta actitud suya y desearamos ayudarle. Si insiste en guardar silencio, entonces nos veremos obligados a entregar su cuenta a nuestro abogado para que sea l quien se encargue de gestionar su cobro. Esperamos una pronta respuesta de su parte, ya que nos agradara mucho que, en lugar de obligarnos a dar este paso, nos permitiese usted seguir sirvindole. Cordialmente Diana Pagn Correa Gerente pcd Prof. Diana Pagn Correa 14
15. PRCTICA ADICIONAL CARTA COMERCIAL ESTILO BLOQUE EXTREMO Nombre: ____________________________ Fecha: ____________________________ Instrucciones: Mecanografa la siguiente carta en el estilo bloque extremo con puntuacin abierta. Guarda la carta bajo el nombre de: Carta bloque extremo Sra. Teresa Medina. Utilizars el papel con membrete suministrado. Imprime una copia para evaluacin. Fecha del da/ Sra. Teresa Medina/ Apartado 5678/ Hato Rey, PR 00919/ Apreciada seora Medina/ Me place aceptar su invitacin para ofrecer una conferencia en la prxima convencin de la Asociacin de Profesores de Educacin Comercial de Puerto Rico, Inc. (APEC) sobre los principios psicolgicos aplicables a la enseanza de la Mecanografa. (P) No podr estar con ustedes los tres das que dura la convencin debido a compromisos previamente contrados, pero s podr hacerlo los das 28 y 29. (P) Le agradecer me reserve habitacin en el Hotel Caribe Hilton para ese perodo. Llegar el viernes 28 a las 6:30 a.m. en el vuelo Nm. 1235 de American Airlines./ Atentamente/ Pablo Gmez/ Conferenciante/ xx Prof. Diana Pagn Correa 15
16. Espero que hayas disfrutado la leccin y alcanzado los objetivos de hoy. No dudes en comunicarte con la profesora si te surge alguna duda. Atesora el nuevo conocimiento que acabas de adquirir para que lo apliques tanto en tu vida profesional como personal. Prof. Diana Pagn Correa 16
La carta comercial Membrete: Todos los datos de la empresa o persona que enva la carta.
Puede ir un logo o un anagrama. Nombre completo de la empresa. Direccin completa Telfono o varios. Mviles , Fax , E-Mail ... Nombre y direccin de sucursales. NIF. Puede ocupar toda la cabecera ( SIN usar margen ). ngulo superior izquierdo. Todo el margen izquierdo. Destinatario o Direccin Datos necesarios para que la carta llegue a su destino. Son todos los datos de la persona o empresa a quien se enva la carta. ngulo derecho para sobres con ventanilla. ngulo izquierdo. Referencia Suelen ser las iniciales de identificacin, es decir, las iniciales del nombre de los responsables del escrito. Slo se pone en empresas grandes. Ejemplo: JR/ea ( JR= nombre del jefe - Juan Rodrguez- , ea= nombre de quien ha escrito el texto, en este caso la secretaria - Encarna Amengual-. Las iniciales del Jefe van en Maysculas y las de quien lo escribe en minsculas. ) Asunto Motivo por el cual se emite esta comunicacin o escrito. Fecha Todo escrito debe llevar fecha. Abreviada : 21/09/03 Completa : Palma, 21 de septiembre de 2003 En minsculas La fecha completa ir precedida de la poblacin separada por coma. No se pueden suprimir los De y los millares no llevan punto. Saludo El saludo siempre va seguido de dos puntos. En Cataln va seguido de coma. Saludos de primer contacto:
Seor: ( En castellano ) / Senyor, ( En cataln ) Distinguido seor: ( En castellano ) / Distinguit senyor, ( En cataln. ) Saludos post primer contacto: Se usan cuando ya se ha tenido trato. Apreciado seor: ( En cast. ) / Apresiat senyor : ( En cat. ) Estimado seor : ( En cast. ) / Estimat senyor : ( En cat. ) Cuerpo Es el motivo de la comunicacin de la forma ms ampliada. Despedida Debe ir en concordancia con el saludo. Antefirma Nombre completo de la persona que firma. Firma La rbrica de la persona. ( Firma ilegible o garabato ) Cargo El cargo de la persona que ha firmado. Anexo Indica lo que incluye la carta. Facturas : Ej. Factura 432 Cheque : Ej. Cheque n004452 Catlogos : Catlogo de primavera n3 Posdata o Nota Utilizarla lo menos posible porque rompe la esttica del documento. Dato importante que se ha olvidado incluir en el cuerpo. Siempre se pone en el margen inferior. Nunca se escribe a mano. Se escribe a ordenador o mquina de escribir.