Dolfer Guale.

Sistema de Gestin Documental KrysMaGS

SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL KRYSMAGS

Dolfer Guale Dueas
Email: dolfergu@hotmail.com Celular: 091167848 Particular: 042190919

1 QUE ES UN SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

Un sistema de gestin de documentos es un conjunto de programas, utilizado para rastrear y almacenar documentos electrnicos y/o imgenes de documentos soportados en papel. La gestin documental se ha convertido en una necesidad y es un problema para las organizaciones, representados en gastos de almacenamiento fsico de documentos, infraestructuras para garantizar el estado de conservacin, tiempo dedicado a la organizacin y bsqueda de documentos, duplicaciones, gastos de fotocopias-fax, etc. El propsito de un sistema gestin documental es explotar la informacin el conocimiento registrado en los documentos para ponerlos al servicio de los usuarios.

3 HERRAMIENTAS UTILIZADAS PARA SU DESARROLLO

KRYSMAGS est desarrollado en Visual Studio 2008 para Windows, utiliza como repositorio de datos SQL Server 2008.

4 LOGO

2 SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL KRYSMAGS

KrysMaGS es un Software que est compuesto por dos mdulos. El primer mdulo utilizado para el Control de Acciones Correctivas y Preventivas, el cual permite la planeacin, ejecucin y seguimiento de las acciones de mejora con base en diferentes fuentes de informacin como las auditoras externas e internas, quejas y reclamos de clientes, entre otros. El segundo mdulo utilizado para la gestin de documentos el cual le permitir almacenar y administrar la documentacin del Sistema Integrado de Gestin con el fin de asegurar que las versiones actualizadas de los documentos estn disponibles en tiempo real para los colaboradores de la organizacin y as controla la lectura y entendimiento de los mismos documentos digitalmente y tener una organizacin cero papeles. KRYSMAGS es un producto que puede ser utilizado en cualquier empresa o sector sea este financiero, sanidad, industria o administracin electrnica o tambin en aquellas empresas que estn certificadas o estn en camino de certificacin ISO, 9001, 14001, 22000 y OSHAS 18001, etc.

5 MISION Y VISION
La misin de KRYSMAGS es de compromiso con nuestro propio entorno, tanto de forma interna, como externa. La visin de KRYSMAGS, es la de convertirse en un software a nivel internacional, con el mximo nivel de calidad

6 VENTAJAS QUE APORTA KRYSMAGS

Costo.- La principal ventaja que ofrece KRYSMAGS es su bajo costo en relacin con otros sistemas en el mercado, incluyendo su fcil manejo y compresin de parte de los usuarios. Parametrizacin.- KRYSMAGS es fcilmente parametrizable, esto permitir al usuario configurar el sistema de acuerdo a sus necesidades de crecimiento, sin la intervencin del proveedor. Multicompaa.- KRYSMAGS puede ser utilizado por varias compaas en el caso de que el cliente sea un grupo de negocios, sin importar si las bases de datos

Dolfer Guale. Sistema de Gestin Documental KrysMaGS estn en un mismo servidor o en varios servidores. La conexin a estas compaas la podr realizar el cliente sin la intervencin del proveedor. Esto es de gran utilidad al poder crear un ambiente de desarrollo, lo nico que necesitar es configurar la conexin a desarrollo. Histrico de versiones.- KRYSMAGS permite tener un Histrico de acciones sobre la versin de un documento, lo que permitir conocer en cada momento que personas han aprobado o falta por aprobar el contenido de la versin de un documento en concreto. Accesos a los documentos.- KRYSMAGS permite gestionar los accesos a los documentos en una interfaz intuitivo, elegir qu personas o grupos pueden acceder a una documentacin concreta. Almacenamiento.- KRYSMAGS permite que los documentos, sin importar el formato, estn almacenados en un repositorio principal tal cual lo muestra el siguiente dibujo.

Tipos de Documentos.- En KRYSMAGS se podr almacenar todo tipo de documento, desde un documento de Office hasta un video o imagen, etc. El tipo de documento depender de que el usuario tengas las herramientas para visualizarlo. Niveles de Organizacin.- En KRYSMAGS se podr crear N niveles de organizacin tipo carpetas y documentos al igual como lo hace Microsoft.

Workflows y Mensajera.- KRYSMAGS permite Realizar workflows de aprobacin de versiones de documentos, de forma que se pueden aprobar documentos sin tener que desplazar los documentos fsicamente hasta los aprobadores, enviando correos de notificacin para que realicen la evaluacin de la nueva versin puesta a consideracin.

Versionamiento de documentos.- KRYSMAGS permite almacenar N versiones de cualquier documento, de esta manera el usuario podr revisar y/o recuperar cualquier versin de los documentos, estudiar las diferencias entre las mismas, pedir la comparacin a un compaero entre dos versiones diferentes de un mismo informe... etc.

7 DEFINICIONES
Documento Vigente: Es un documento cuyos datos son vlidos y est en su ltima versin publicada. Documento Obsoleto: Es un documento cuyos datos son vlidos pero cuya vigencia ha caducado y fue sido reemplazado por el documento vigente.

Dolfer Guale. Sistema de Gestin Documental KrysMaGS

Documento no Vlido: Es un documento cuyos datos no son vlidos y que debe ser retirado del Sistema, este retiro es evidenciado. Emisor: Es quien sube un Documento y/o Registro en el Sistema de Gestin. Aprobador: Es quien aprueba un Documento y/o Registro en el Sistema de Gestin. Lector: Es quien est autorizado para acceder o leer un Documento y/o Registro del Sistema de Gestin.

9 FLUJO DE APROBACION DE DOCUMENTOS

8 CONTROL DE DOCUMENTOS EN NORMAS ISO 9001, 14001, 22000 y OSHAS 18001

Los documentos requeridos por el sistema de gestin de la calidad deben controlarse. Los registros son un tipo especial de documento y deben controlarse de acuerdo con los requisitos citados en el apartado 4.2.4. Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para: a) Aprobar los documentos en cuanto a su adecuacin antes de su emisin, b) Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente, c) Asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de la versin vigente de los documentos, d) Asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso. e) Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fcilmente identificables. f) Asegurarse de que los documentos de origen externo, que la organizacin determina que son necesarios para la planificacin y la operacin del sistema de gestin de la calidad, se identifican y que se controla su distribucin, y g) Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificacin adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razn.