Estrategia Pyme Indust

Gua para la reflexin estratgica en PYMES Industriales
CENTROS DE EXCELENCIA
Ttulo
GUA PARA LA REFLEXIN ESTRATGICA EN PYMES INDUSTRIALES
Parte Terica
El contenido de esta Gua relativa a los apartados 2, 3 y 4 est basado en el libro sobre Metodologas Avanzadas para la Planificacin y la Mejora, cuyo autor es Joaqun Membrado Martnez, y publicado por la Editorial Daz de Santos en 2007.
Depsito Legal
BI-3033-09 CENTROS DE EXCELENCIA
PRESENTACIN
SI NO DECIDES Tu CAMINO, OTROS LO hARN POR TI

La definicin de la estrategia es vital. Durante miles de aos las organizaciones han definido los objetivos a alcanzar y las estrategias para lograrlos. No es un proceso matemtico en el que siguiendo ciertos pasos se llega siempre al mismo resultado, sino que tiene parte de ciencia y parte de arte. hay empresas que necesitan desarrollar formulaciones complejas y detalladas, mientras que, en otros casos, lo ms prctico son unas pocas ideas, muy claras, que sean compartidas y asumidas por todas las personas y les ayuden a tomar decisiones acertadas. Con esta gua, los miembros de la Asociacin Espaola de Centros de Excelencia queremos ayudar a las pymes industriales en esta labor. La presente gua est compuesta por dos apartados. una parte terica, muy completa y detallada, en la que se describen diversos conceptos y metodologas. Ms unos casos prcticos, en los que diversas pymes industriales describen cmo llevan a cabo la gestin de su estrategia. Queremos agradecer al Dr. Joaqun Membrado, Presidente de la empresa Estrategia y Direccin el esfuerzo que ha realizado para elaborar los contenidos de la parte terica y tambin su generosidad, al permitirnos publicarlos y compartirlos con todos los lectores. Tambin queremos dar las gracias a las empresas que han elaborado y aportado sus casos prcticos. hemos tratado de que estos casos recorran una variada tipologa de empresas de mbito industrial, a las cuales va especialmente dirigida esta gua. No obstante, los conceptos y metodologas descritos en la parte terica son aplicables en todo tipo de organizaciones y tambin los casos prcticos podrn servir como fuente de inspiracin y aprendizaje a organizaciones que no sean del mbito industrial.
CENTROS DE EXCELENCIA
NDICE
GUA PARA EL DESARROLLO DE UN PLAN ESTRATGICO Y CONSTRUCCIN DEL CUADRO DE MANDO INTEGRAL PARA PYMES INDUSTRIALES 1. Introduccin
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2. Gestin Estratgica ........................................................................................................................................................................ 8 2.1. Introduccin al concepto de Estrategia ........................................................................................................ 8 2.2. Evolucin del concepto de Gestin Estratgica .................................................................................... 9 2.3. El proceso de Formulacin de la Estrategia ........................................................................................ 10 3. Metodologa para la formulacin de la Estrategia ................................................................................. 3.1. Establecimiento o revisin de la Misin, Visin y Valores ..................................................... 3.2. Definicin de los Objetivos Estratgicos ................................................................................................... 3.3. Anlisis de la Situacin ............................................................................................................................................... 3.3.1. Anlisis del Entorno General ........................................................................................................... 3.3.2. Anlisis del Entorno Especfico ...................................................................................................... 3.3.3. Anlisis de la Competencia ............................................................................................................... 3.3.4. Metodologas de autoevaluacin sugeridas .................................................................... 3.4. Identificacin de Alternativas Estratgicas ............................................................................................ 3.4.1. Pantalla de Negocios / Matriz de Posicin Estratgica ................................... 3.4.2. Matriz de Crecimiento / Cuota de Mercado ................................................................ 3.4.3. Matriz Estratgica Orgnica / Ciclo de Vida ................................................................. 3.4.4. Anlisis DAFO .................................................................................................................................................. 3.4.5. Perfil Estratgico .......................................................................................................................................... 12 12 13 14 15 16 20 21 24 24 25 26 27 29
3.5. Seleccin Estratgica ................................................................................................................................................... 29 3.5.1. Estrategias competitivas genricas ......................................................................................... 31 3.5.2. Consideraciones finales sobre la eleccin de la estrategia ........................... 33 4. El despliegue de la Estrategia mediante el Cuadro de Mando Integral ......................... 4.1. Introduccin ............................................................................................................................................................................ 4.2. Qu es el Cuadro de Mando Integral .......................................................................................................... 4.3. Elementos del Cuadro de Mando Integral .............................................................................................. 34 34 36 37
4.4. Construccin del Cuadro de Mando Integral ...................................................................................... 4.4.1. Aspectos generales .................................................................................................................................. 4.4.2. Identificacin de Objetivos Estratgicos .............................................................................. 4.4.3. Mapa Estratgico ........................................................................................................................................ 4.4.4. Identificacin de indicadores estratgicos y sus metas .................................... 4.4.5. Identificacin de iniciativas estratgicas ............................................................................ 4.5. Seguimiento y mejora del plan estratgico
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38 38 38 39 39 40 41 42 45
5. El Cuadro de Mando Integral y las herramientas de business intelligence 6. Bibliografa
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CASOS PRCTICOS 1. CONTAZARA, S.A.

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47 57 69 77 89
2. CENTRO ESPECIAL DE EMPLEO APTA, S.L
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3. MANTENIMIENTOS Y MONTAJES RA DE AVILS, S.A. (MONRASA) 4. BRJULA
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5. CONSTRUCCIONES MECNICAS JOS LAZPIUR S.A. 6. TORNIPLASA, S.L.L.
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101 111 125 133
7. QUMICA INDUSTRIAL MEDITERRNEA
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8. RECUBRIMIENTOS PLSTICOS S.A. (REPLASA) 9. SEGURIDAD INDUSTRIAL, S.A.
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Gua para el desarrollo de un plan estratgico y construccin del cuadro de mando integral para PymES Industriales
01
INTRODuCCIN
En un entorno de alta competitividad y con una crisis econmica de una magnitud desconocida desde el crack de 1929 y la gran depresin de los aos treinta del siglo pasado, las empresas de todo tipo y tamao tratan de reestructurarse para sobrevivir a corto plazo, pero sobre todo de definir/redefinir una estrategia para ser competitivas a medio y largo plazo. La gestin estratgica es un proceso fundamental de toda empresa/organizacin que a su vez se descompone en tres procesos: formulacin de la estrategia, despliegue de la misma y seguimiento y mejora. Lo hemos recogido en el apartado 2. La estrategia nos va a indicar la actuacin futura de la organizacin, esto es, qu acciones va a llevar a cabo y con qu recursos para conseguir unos objetivos estratgicos. Estos objetivos en general son de tipo econmico, tales como volumen de negocio, rentabilidad, etc. Ello aparece descrito con profusin en el apartado 3. El despliegue y seguimiento de la estrategia a travs de lo que se conoce como cuadro de mando integral (Balanced Scorecard en ingls), est descrito en el apartado 4. Consideramos bsico que para llevar a cabo un buen seguimiento de la estrategia, dispongamos de la informacin adecuada, fcil, bien elaborada, accesible y bien presentada para la toma de decisiones. De ah que hayamos dedicado el apartado 5 a lo que se conoce como business intelligence. La Gua trata de recoger todo lo relativo a estrategia y su despliegue de modo sencillo y prctico, y con un claro enfoque a las PYMES industriales, si bien puede ser usada por cualquier tipo de organizacin. No obstante hay algunos apartados que podran usarse de modo resumido o no utilizarse inicialmente por esas PYMES. Nos referimos sobre todo a algunas de las matrices de posicionamiento descritas en el apartado 3.4.
introduccin
GESTIN ESTRATGICA
2.1. Introduccin al concepto de Estrategia La estrategia va a permitir a las organizaciones estructurar cmo van a operar en el futuro, cmo se van a enfrentar a los retos del entorno y cmo van a gestionar sus recursos y procesos. La estrategia busca la obtencin de ventajas competitivas para la empresa, situndola en una posicin favorable dentro del sector donde se encuentra. La rentabilidad a largo plazo de la empresa est determinada de modo significativo por el sector de mercado donde se encuentra. As, la rentabilidad media de ciertos sectores es ms elevada que la de otros, y la rentabilidad que se puede obtener en ciertas geografas, es mayor que en otras. Tenemos el caso de la industria tradicional espaola que ofrece hoy en da una escasa rentabilidad media, mientras que las empresas del sector de la alimentacin obtienen rentabilidades medias mucho mayores. Sin embargo, dentro de un mismo sector de mercado existen empresas ms rentables que otras con independencia de la rentabilidad media. La estrategia competitiva marca dichas diferencias y permite a unas empresas triunfar donde otras fracasan. La rentabilidad de los diferentes sectores y la validez de las estrategias competitivas son elementos tremendamente dinmicos. As pues, las empresas estn obligadas a revisar permanentemente sus estrategias para adaptarlas a las condiciones cambiantes del entorno. Existen numerosas definiciones del concepto estrategia desarrolladas por diversos autores que han tratado de sistematizar los conceptos anteriores y dotar de rigor al proceso de identificar y definir las ventajas competitivas de la empresa. Para Chandler, la estrategia es el establecimiento de las metas bsicas a largo plazo y de los objetivos de la empresa, y la adopcin de los planes de accin y la asignacin de los recursos necesarios para alcanzar estas metas. Para Andrews, la estrategia es el patrn de objetivos, y de las principales polticas y planes para conseguir dichos objetivos, establecidos de modo que definan en qu clase de negocio est o quiere estar la empresa y qu clase de empresa es o quiere ser. Otros autores como Ansoff, establecen que la estrategia es el conjunto de medios utilizados por la empresa que estn agrupados en: Productos y mercados actuales. Cambios en los productos y mercados que la empresa proyecta hacer. Ventajas competitivas. Sinergias. Para hofer y Schendel la estrategia est formada por cuatro componentes: Interacciones presentes y futuras con el medio. Despliegue de recursos y competencias distintivas. Sinergias. Ventajas comparativas. Que a su vez se estructuran en cuatro niveles de anlisis: Estrategia de empresa: pretende integrar a la empresa en el entorno no controlable. Estrategia corporativa: definicin de los negocios, productos y mercados de la empresa. Estrategia de negocios: forma de competir en un mercado determinado definido por la estrategia corporativa. Estrategia funcional: actividades funcionales necesarias para la puesta en marcha de la estrategia de negocios.
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La estrategia determina: El mbito de actuacin de la empresa: Qu productos y servicios va a ofrecer y en qu mercados. La forma de competir en dichos mercados: Qu acciones va a poner en marcha para obtener y mantener una posicin competitiva fuerte frente al resto de empresas de su sector. 2.2. Evolucin del concepto de Gestin Estratgica Los primeros ejercicios serios de planificacin empresarial surgieron tras la Segunda Guerra Mundial y estaban basados en la planificacin presupuestaria. Los presupuestos, inicialmente anuales, eran una herramienta de control de la empresa y a la vez impactaban el desarrollo futuro de la misma. Para considerar los efectos a largo plazo de las decisiones presupuestarias se comenzaron a elaborar planes quinquenales. La planificacin moderna surge en los aos cincuenta en la harvard Business School. hasta entonces, las empresas haban planificado sus funciones de modo independiente (produccin, logstica, marketing, finanzas, etc.). Con el aumento de tamao de las empresas surge la necesidad de disear estrategias generales para toda la empresa. El primer paso fue la creacin de departamentos de planificacin estratgica compuestos por planificadores profesionales. Dichos departamentos estaban en general poco conectados con la realidad empresarial, y en general, concedan ms atencin al propio procedimiento de planificacin que a las decisiones de carcter estratgico. Con las crisis del petrleo de los aos 1973 y 1979 y la limitacin de las tasas de crecimiento, se comienza a conceder mayor atencin a la correcta seleccin de los productos y mercados donde la empresa quiere competir. A esta metodologa se la conoce como Modelos de ubicacin de Negocio e incluye por un lado la utilizacin del anlisis de carteras (matriz de posicin competitiva/madurez de General Electric y McKinsey y matriz de crecimiento / participacin del Boston Consulting Group), y por otro el enfoque estratgico contingente de Porter, basado en el anlisis de las ventajas competitivas mediante el estudio de la cadena de valor de la empresa. Cuando hablamos de gestin estratgica de una organizacin, hablamos de un autntico proceso estratgico, que a su vez podemos descomponer en dos o tres procesos: Formulacin de la estrategia, que permite definir la estrategia, para conseguir unos objetivos estratgicos. Despliegue de esa estrategia, que facilita alinear a toda la organizacin con la estrategia, de modo que cada director/mando empleado conozca cmo contribuye a la consecucin de los objetivos estratgicos. Seguimiento, medicin y mejora de la estrategia, proceso fundamental que permite analizar peridicamente, a travs de un conjunto de indicadores estratgicos y operacionales si se van alcanzando los objetivos estratgicos. La formulacin de la estrategia la hemos recogido en el apartado 3. El despliegue y seguimiento de la estrategia a travs del llamado Cuadro de Mando Integral aparece en el apartado 4.
Formulacin de la estrategia
Seguimiento, medicin y mejora
Despliegue de la estrategia
Figura 2.1. Proceso general de Gestin Estratgica (resumido). 9
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2.3. El proceso de Formulacin de la Estrategia En apartados anteriores hemos visto diferentes definiciones de estrategia y las principales escuelas y tendencias que se han desarrollado para afrontar el proceso de planificacin estratgica de la empresa. A continuacin, vamos a desarrollar el que en nuestra opinin es el proceso global de planificacin que recoge de manera equilibrada los anteriores conceptos y tendencias. La formulacin de la estrategia parte del establecimiento / revisin de la misin, visin y valores de la organizacin por parte de la alta direccin. La misin es una declaracin en la que se describe el propsito o razn de ser de la organizacin y la visin es lo que la organizacin pretende alcanzar a largo plazo. Los valores y principios ticos, constituyen la base sobre la que se asienta la cultura de la organizacin. A partir de las declaraciones de misin, visin y valores, la direccin establece las que constituirn las metas de la organizacin y que, en general, consistirn en objetivos referentes a rentabilidad, tasa de crecimiento, cuota de mercado o posicin competitiva. Las metas podrn ser a corto, medio o largo plazo, aunque lo ms normal es que indiquen objetivos plurianuales. Por ejemplo, alcanzar una facturacin de 12 M en dos aos o crecer un 8 % los beneficios ao a ao, durante los prximos tres ejercicios. El proceso de formulacin de la estrategia no termina con el establecimiento de las metas, sino que debe determinar cmo alcanzarlas a partir de la posicin actual de la organizacin. Dicha posicin se determinar recogiendo informacin sobre el entorno de la organizacin, los grupos con inters en la misma e informacin sobre la situacin interna de la propia organizacin y sus resultados. La fuente de informacin externa ms importante para la organizacin son sus clientes. As, la direccin deber contar con datos precisos sobre sus clientes actuales: conocer sus requerimientos y expectativas as como su nivel de satisfaccin con los productos y servicios de la organizacin mediante el anlisis de los correspondientes indicadores de satisfaccin del cliente, de las quejas y reclamaciones y de las opiniones directas que los clientes hacen llegar a la organizacin. un medio muy eficaz de obtencin de informacin proveniente de clientes es mediante encuestas. Las encuestas a clientes deben hacerse peridicamente y deben contener una serie de preguntas, de manera que de ellas se obtenga toda la informacin necesaria. Son importantes los datos relativos a clientes potenciales. Esta informacin se puede obtener a travs de conversaciones mantenidas con otras empresas que estuvieron en contacto con la organizacin para establecer un acuerdo de negocio, a travs de estudios de mercado, informes sectoriales o de coyuntura. La informacin procedente de las alianzas (partners) debe ser tenida en cuenta para la elaboracin de la poltica y estrategia. Deber conocerse cules son sus planes estratgicos y sus previsiones respecto de la evolucin de su actividad. Para la obtencin de informacin respecto a la situacin del sector de mercado al que pertenece la organizacin, as como las tendencias del mismo, la fuente ms relevante de informacin es la competencia. Son importantes sus resultados econmicos, sus resultados de calidad, su oferta de productos y servicios, su penetracin en el mercado, la segmentacin de sus clientes, tendencias de innovacin, previsiones de inversin en nuevas tecnologas, etc. Esta informacin puede obtenerse de estudios de mercado, de entrevistas con los propios clientes de la organizacin, de publicaciones especializadas, en la asistencia a cursos, convenciones o conferencias o mediante procesos de benchmarking. Otro de los grupos de inters en una organizacin es el que forman sus empleados. La informacin sobre sus conocimientos y habilidades, sobre su nivel de motivacin y sus ideas y propuestas para mejorar la organizacin son de vital importancia para la seleccin de la estrategia. Es tambin fundamental contar con informacin sobre el entorno social y legal de la organizacin. As, deber recopilarse informacin sobre regulaciones gubernamentales, evolucin previsible de parmetros generales de la economa, datos demogrficos, problemas sociales de conocimiento general, cuestiones medioambientales, situacin del entorno local o regional de la organizacin, etc. La organizacin podr para ello emplear datos procedentes de publicaciones, informes de organizaciones sectoriales, reuniones con representantes de distintos grupos sociales, solicitar informes o estudios. La organizacin no debe limitarse nica y exclusivamente al cumplimiento de la legislacin vigente, sino que debe tratar de adelantarse a la misma. Las nuevas tecnologas deben tenerse tambin en cuenta en este proceso. Se deber por tanto tener un conocimiento de las tecnologas existentes en el mercado y que tienen relacin con la
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actividad desarrollada, as como tambin de las tendencias tecnolgicas existentes a corto y medio plazo. Esta informacin puede obtenerse de publicaciones especializadas, en congresos y convenciones, estudios sobre la competencia, de la relacin con proveedores, etc. Para la formulacin de la estrategia de la organizacin es adems necesario contar con la informacin relativa a las propias actividades de la organizacin. Por ello, se debe contar con informacin acerca del rendimiento interno de la organizacin. La Autoevaluacin EFQM es la herramienta ms completa para obtener un anlisis interno de la organizacin, ya que permite obtener los puntos fuertes y dbiles de la organizacin respecto de cada uno de los criterios del Modelo EFQM. En apartados posteriores desarrollamos en detalle las caractersticas de la Autoevaluacin y las metodologas para realizarla. El anlisis del entorno e interno descrito, nos va a permitir obtener un conjunto de oportunidades y amenazas, y tambin unas fortalezas y unas debilidades, lo que nos permitir confeccionar lo que se conoce como un anlisis DAFO (Debilidades Amenazas Fortalezas Oportunidades). El anlisis DAFO es una herramienta de la planificacin que permite resumir en un formato simple los resultados del anlisis del entorno e interno. Bajo el captulo de debilidades anotaremos las reas de mejora de la organizacin en relacin al anlisis interno realizado. Dichas reas de mejora, conveniente agrupadas y priorizadas, darn lugar a planes de mejora en el contexto de la estrategia. Las amenazas sern aquellos factores externos que ponen en peligro los objetivos de la organizacin, y que requerirn planes de contingencia o estrategias alternativas para evitarlos. Las fortalezas son aquellos puntos fuertes de la organizacin que convenientemente explotados ofrecen ventajas competitivas y que deben ser la base de los planes de futuro. Por ltimo, las oportunidades son los factores externos que la organizacin puede explotar en su propio beneficio y para los que deber adaptar su estrategia. El anlisis interno y del entorno permite obtener tambin la proyeccin de resultados en relacin a las metas estratgicas. Es decir, dnde vamos a llegar en los resultados de crecimiento, rentabilidad, etc., si la organizacin sigue funcionando como lo hace en la actualidad. A la diferencia entre las metas estratgicas y la proyeccin de resultados se le conoce como gap estratgico. La estrategia debe permitir a la organizacin salvar el gap estratgico y alcanzar sus metas.
Partes interesadas
Accionistas Clientes ...
Misin / Visin / Valores

Gap Estratgico
Posicin competitiva Tasas de crecimiento Rentabilidad Oportunidades Amenazas
Objetivos Estratgicos
Proyecciones Mejora continua
Anlisis del Entorno

General Espec co
Anlisis Interno
Aprendizaje Autoevaluacin EFQM Anlisis complementario
+
Fortalezas Debilidades
Anlisis DAFO Alternativas Estratgicas

Seguimiento Evaluacin/priorizacin Plan Global de Mejora Estratgico Acciones de Mejora
Seleccin Estratgica
Evaluacin/Priorizacin
Despliegue (BSC)
Figura 2.2. El proceso general de Gestin Estratgica (detallado). 11
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El siguiente paso en el proceso de planificacin es la identificacin y evaluacin de las alternativas estratgicas. Las alternativas estratgicas son posibles estrategias que permitiran a la empresa alcanzar sus metas estratgicas. Las diferentes alternativas estratgicas se evaluarn y se proceder a la seleccin estratgica, eligiendo las ms adecuadas para alcanzar los fines de la organizacin. Para la seleccin estratgica se pueden emplear diferentes metodologas, desde la ms simple intuicin del equipo directivo, hasta complejos procesos de simulacin, utilizando herramientas informticas avanzadas. La clave para que la seleccin, incluso de forma intuitiva, sea la adecuada es que el proceso anteriormente descrito de anlisis del entorno e interno y el correspondiente anlisis DAFO e identificacin del gap estratgico, hayan sido realizados en detalle y con suficiente rigor.
METODOLOGA PARA LA FORMULACIN DE LA ESTRATEGIA
De manera resumida podemos dividir el proceso de formulacin de la estrategia anteriormente descrito en seis etapas que pasaremos a describir en detalle en los apartados siguientes.
1.- Misin, visin y valores
2.- Denicin Objetivos Estratgicos Gap Estratgico
3.- Anlisis Entorno Interno DAFO
4.- Identicacin Alternativas Estratgicas
5.- Seleccin Estratgica Lneas Estratgicas
6.- Despliegue Cuadro de Mando Integral
3.1. Establecimiento o revisin de la Misin, Visin y Valores
2.- Denicin Objetivos Estratgicos
3.- Anlisis de la situacin Entorno Interno
4.- Identicacin Alternativas Estratgicas
Como hemos comentado anteriormente, la formulacin de la estrategia parte del establecimiento/ revisin de la misin, visin y valores de la organizacin por parte de la alta direccin. La misin es una declaracin en la que se describe el propsito o razn de ser de la organizacin. La misin delimita el alcance en cuanto a que productos y servicios vamos a suministrar a los clientes. Cuando una organizacin decide entrar en nuevos mercados o abandonar alguno de los existentes, est variando la naturaleza de su misin. La visin es lo que la organizacin pretende alcanzar a largo plazo. La visin tiene mucho que ver con las metas estratgicas. La visin establece un propsito en cuanto a crecimiento, participacin en el mercado, forma en que los clientes perciben el valor de la organizacin, etc.
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Los valores y principios ticos constituyen la base sobre la que se asienta la cultura de la organizacin. A este respecto, hay que huir de declaraciones huecas de valores convencionales que no aportan nada sobre la esencia de la organizacin. En el caso de empresas en funcionamiento, se trata de identificar cules son los principios bsicos en los que se ha asentado hasta ese momento el xito de la organizacin (la atencin al cliente, la formacin de los empleados, el compromiso de los empleados, etc.). Para empresas de nueva creacin se trata de identificar cules queremos que sean dichos valores, con la firme intencin de hacerlos realidad. Por ejemplo, una empresa de servicio de pizzas a domicilio podra establecer su misin como la preparacin y distribucin de comidas preparadas a domicilio, y su visin cmo ser lder en determinada ciudad ofreciendo el mejor tiempo de ciclo y calidad del producto. Estas declaraciones, tal y como estn formuladas, implican que la empresa buscar nuevas ofertas de comida a domicilio (adems de la pizza) y sin embargo no emprender una gran expansin territorial fuera del mbito indicado en la visin. Como puede verse, la misin y visin son el punto de partida de la estrategia de la organizacin. En la mayora de ocasiones, la misin y visin de la empresa pueden alcanzarse mediante diferentes modos de comportamiento. Nuestra empresa de pizzas a domicilio podra convertirse en lder de su localidad desacreditando los productos de la competencia. Sin embargo, podra tener unos valores y principios ticos que estableciesen la calidad de servicio y la formacin de los empleados como mecanismos para alcanzar sus objetivos. Vemos como tambin los valores y principios ticos afectan de modo decisivo la seleccin estratgica de la organizacin.
3.2. Definicin de los Objetivos Estratgicos
2.- De nicin Objetivos Estratgicos
4.- Identi cacin Alternativas Estratgicas
una vez definidas las declaraciones de misin, visin y valores, la direccin establecer las que constituirn las metas u objetivos estratgicos de la organizacin en trminos de rentabilidad, tasa de crecimiento, cuota de mercado o posicin competitiva. Resulta evidente la estrecha relacin y necesaria coherencia entre la visin de la organizacin y los objetivos estratgicos de la misma. La fijacin de los objetivos estratgicos debe tener presente las expectativas de los accionistas y otras partes interesadas, y la visin a medio y largo plazo de la organizacin. Los objetivos estratgicos debern estar cuantificados y ser especficos en un determinado marco temporal. Es decir, debern incluir cules son los niveles de facturacin, beneficios, rentabilidad, cuota de mercado, etc. esperados en un determinado plazo de tiempo. Adems de determinar unos objetivos estratgicos futuros, resulta esencial entender cmo de alejados nos encontramos de alcanzarlos. As, deberemos realizar un proyeccin de resultados que nos de una idea de cules seran los resultados futuros de la empresa manteniendo la estrategia y procesos actuales. El proceso anteriormente descrito, permite identificar cules son los gaps estratgicos, es decir, cul es la diferencia entre los resultados previsibles de la organizacin con sus procesos actuales y los resultados objetivos que la direccin pretende alcanzar. La estrategia de la empresa incluir aquellas iniciativas necesarias para reducir el gap estratgico.
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Volmenes / Rentabilidad
Euros
Objetivos Estratgicos Gap Estratgico ... Proyeccin de resultados ... Objetivos Estratgicos
0 1 2
Aos
Indicadores Metas Iniciativas
Figura 3.1. El Gap Estratgico.
3.3. Anlisis de la Situacin
Como hemos visto anteriormente, la estrategia permite definir cmo va a afrontar la empresa los cambios en el entorno, aprovechando al mximo sus puntos fuertes y afrontando y reduciendo sus debilidades. Para seleccionar una estrategia adecuada no basta con saber adnde queremos llegar, sino que tambin debemos saber de dnde partimos (anlisis de la situacin interna) y qu amenazas nos esperan en el camino (anlisis del entorno). As pues, una de las primeras etapas del proceso de formulacin de la estrategia es lo que hemos llamado el anlisis de la situacin, que comprende tanto el anlisis del entorno como el anlisis interno. El anlisis del entorno es una de las etapas fundamentales del proceso de formulacin de la estrategia. No poda ser de otro modo si entendemos que la principal labor de la estrategia es la de establecer la interaccin de la empresa con dicho entorno. En este apartado vamos a desarrollar en mayor detalle este aspecto, diferenciando entre el entorno ms lejano de la empresa, lo que llamaremos entorno general y aquel entorno ms prximo o entorno especfico. El anlisis del entorno procura conocer el entorno actual y prever la evolucin del mismo, siempre teniendo en cuenta que no va a ser posible modificarlo. Desde el punto de vista de la estrategia, el entorno es fuente de oportunidades y de amenazas (tal y como ya se ha comentado anteriormente al introducir el concepto de anlisis DAFO). Por su importancia especial, dedicaremos un apartado completo al anlisis de la competencia. Para el anlisis interno utilizaremos la autoevaluacin EFQM como herramienta para alcanzar un completo conocimiento de los puntos fuertes y debilidades de la organizacin.
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3.3.1. Anlisis del Entorno General El anlisis del entorno general incluye el anlisis de la situacin actual y previsin futura de una serie de dimensiones, entre las que tenemos: Situacin poltica. Situacin econmica. Nivel tecnolgico. Aspectos legales. Entorno socio-cultural. ... Todo ello referido al mbito de actuacin actual y futuro de la empresa (regin / pas / continente / mundial). Situacin poltica A este respecto cabe analizar los antecedentes polticos a nivel local/regional y global. Ello depender del mbito de actuacin actual y futuro de la empresa. A nivel local / regional / nacional, la estabilidad poltica-institucional vendr determinada por las polticas de los correspondientes gobiernos, y los programas de los partidos polticos tanto en el gobierno como aquellos que constituyan alternativas de gobierno o coalicin. Ser relevante el anlisis de la poltica econmica actual y las previsiones a nivel general como sectorial, incluyendo muy especialmente la poltica de infraestructuras, industria, comercio, turismo y agricultura. Por ltimo, habr que analizar la fiscalidad vigente y prevista para las empresas, y en especial el impuesto de sociedades, el de las personas fsicas y los impuestos indirectos. A nivel mundial cabe analizar la situacin de estabilidad poltica continental y mundial, as como los conflictos regionales que puedan afectar a la economa incluyendo el precio de las materias primas. Ser tambin relevante el anlisis de la situacin de los mercados estratgicos para la empresa: unin Europea, Estados unidos, Iberoamrica, etc. Situacin econmica La dimensin econmica es la ms importante a analizar dentro del entorno general. En ese sentido hay que analizar la evolucin reciente y previsible de los principales parmetros de la economa local / regional como mundial. Entre otros podemos destacar los niveles de crecimiento econmico (PIB), la inflacin, el dficit pblico, los tipos de inters, el nivel de empleo, la evolucin de la balanza comercial, la deuda externa, etc. Son de especial importancia aquellos factores que afectan a los costes de la empresa, como son el precio del dinero actual y previsible, el de las materias primas y los tipos de cambio respecto al dlar, moneda en la que se pagan la mayora de importaciones de materias primas. El anlisis de estos factores puede dar una idea de la previsible evolucin econmica de cierta rea geogrfica y ser clave a la hora de establecer la estrategia futura. Nivel tecnolgico un elemento fundamental que marcar el desarrollo de la empresa ser el desarrollo tecnolgico existente y previsible en el entorno geogrfico donde est implantada, y cmo dicho desarrollo se adapta a las necesidades de la empresa. Este aspecto ser de especial inters a la hora de decidir el emplazamiento de futuras inversiones. En este sentido son factores relevantes, tales como el nivel de inversin en I+D, las polticas de I+D+i, el nivel de las comunicaciones, los laboratorios o centros de investigacin disponibles, etc. La situacin a nivel tecnolgico tambin determina la idoneidad de ciertos productos o servicios, que pueden tener sustitutos en el mercado en un breve espacio de tiempo. La empresa deber conocer las nuevas tecnologas existentes y las tendencias en los desarrollos futuros.
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Aspectos legales La legislacin aplicable en las diferentes geografas donde opera y preve operar la empresa es otro de los elementos del entorno que cabe conocer. Algunos de los factores clave a analizar son: Legislacin fiscal. Leyes medioambientales. Regmenes aduaneros. Legislacin laboral incluyendo seguridad e higiene y regulacin del derecho de huelga, as como posibilidades de flexibilidad laboral. Proteccin del consumidor. Defensa de la competencia. Patentes y marcas. Reglamentos especficos (alimentacin, farmacutica, construccin, etc.). Normativa de calidad (certificacin de productos, certificados de empresa, ...). Entorno socio cultural En este apartado se incluye la situacin del mercado laboral, incluyendo la disponibilidad de mano de obra, tasas de desempleo, pirmide de edades, capacitacin de los empleados, formacin profesional y universitaria, etc. Tambin debe considerarse la conflictividad social que puede medirse en funcin del nmero de conflictos o de las horas perdidas por huelgas. Por ltimo, es relevante el anlisis de los sindicatos existentes en cuanto a su tendencia, nivel de influencia y niveles de afiliacin. Otro elemento del entorno socio-cultural lo constituye la estructura de la poblacin en cuanto a sus creencias religiosas, usos y costumbres, niveles culturales, sector de ocupacin (primario, secundario o terciario), modo de vida (rural urbano), situacin de la mujer y la infancia, etc. Todos estos factores son relevantes, tanto si consideramos una geografa como destino de la empresa, o como potencial mercado de sus productos y servicios. 3.3.2. Anlisis del Entorno Especfico El objetivo de una estrategia competitiva para una empresa en un sector / actividad es encontrar la posicin de mejor defensa ante las fuerzas competitivas. El entorno especfico, aquel ms prximo a la empresa, es el formado por las fuerzas competitivas, que son aquellos elementos relacionados directamente con la actividad de la empresa y que influyen en su competitividad. Segn Porter, las fuerzas competitivas que constituyen el entorno especfico son: Nuevos entrantes. Rivalidad entre competidores. Productos / servicios sustitutivos. Clientes. Proveedores.
Proveedores
Clientes
Nuevos entrantes
Fuerzas competitivas (entorno espec co)
Productos sustitutivos
Rivalidad
Figura 3.3. Las cinco fuerzas de Porter. 16
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Nuevos entrantes Se conoce como nuevos entrantes a aquellas empresas que deciden introducirse en una actividad ya explotada por otras empresas. Los nuevos entrantes son un elemento distorsionador muy importante ya que absorben una parte de la cuota de mercado, aportan ms capacidad de produccin y aportan numerosos recursos. El efecto de los nuevos entrantes sobre las empresas establecidas es la reduccin de la cuota de mercado, bajadas de precios provocadas por el nuevo entrante, o los competidores para mantener su cuota de mercado, subidas de costes al reducirse el volumen de ventas, y como consecuencia de las anteriores, una disminucin de la rentabilidad. Las empresas ya establecidas cuentan con ciertas defensas ante la aparicin de nuevos entrantes. Algunas de estas defensas, llamadas barreras de entrada, pueden ser explotadas o potenciadas. Las principales barreras de entrada son: Economas de escala. Diferenciacin del producto. Necesidades de capital. Costes de cambio. Acceso a los canales de distribucin. Desventajas en los costes (independientemente de la escala). Las economas de escala permiten a las empresas existentes tener mejores costes gracias a los mayores volmenes. Las economas de escala pueden potenciarse mediante las sinergias entre reas de la empresa o con otras empresas (un ejemplo de sinergia es el transporte mixto carga pasaje). Tambin pueden lograrse mediante la verticalizacin de la cadena de valor. En general los nuevos entrantes estn obligados a realizar fuertes inversiones para alcanzar las economas de escala. Sin embargo, las nuevas estrategias de produccin ajustada (lean manufacturing) permiten alcanzar costes competitivos con volmenes de produccin bajos, ofreciendo adems mayores posibilidades de personalizacin y de adaptarse a las necesidades del cliente. Las empresas existentes cuentan con otra barrera de entrada en forma de diferenciacin del producto, a menudo mediante una marca consolidada y con una base de clientes leal y fija. A ello deben haber contribuido la antigedad de la marca, la publicidad, el servicio al cliente y la calidad del producto o servicio. El nuevo entrante deber realizar cuantiosas inversiones, especialmente en publicidad o entrar con unos precios extremadamente bajos para vencer la lealtad de los clientes. Las necesidades de capital (para investigacin y desarrollo, instalaciones productivas, publicidad, etc.) constituyen una barrera que en algunos sectores resulta casi insalvable. Sectores como la aviacin comercial, la fabricacin de automviles, las obras pblicas, etc. requieren inversiones iniciales muy importantes. Los costes de cambio son los que debe experimentar un cliente para cambiar de proveedor. En caso de ser altos, los nuevos entrantes debern ofrecer muchas ventajas para convencer a los clientes del cambio. En ciertos sectores existe una barrera de entrada por la dificultad de los nuevos entrantes para acceder a los canales de distribucin utilizados por las empresas ya establecidas. Slo hay que pensar en las dificultades que tendr un nuevo fabricante de productos de alimentacin para conseguir que sus productos se distribuyan en una gran superficie de implantacin nacional. una ltima barrera de entrada es la desventaja en costes provocada por el know-how de las empresas existentes o sus mejores costes de acceso a las materias primas, la existencia de subvenciones o ayudas de la administracin, etc. Los nuevos entrantes necesitan pasar por un periodo de aprendizaje antes de alcanzar los niveles de eficiencia de las empresas ya establecidas. Esta barrera se puede reducir, si los nuevos entrantes utilizan nuevas tecnologas (por ejemplo las tecnologas de la informacin) y contratan personal especializado o consultores. Rivalidad entre competidores La rivalidad entre competidores aparece cuando alguno de ellos se siente amenazado por la competencia o ve la oportunidad de mejorar su posicin. Las empresas son mutuamente dependientes, de manera que, cuando uno de los competidores en un determinado mercado inicia un
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movimiento competitivo, se produce una reaccin del resto de competidores con la intencin de contrarrestar los efectos del primero. El movimiento competitivo ms comn es la guerra de precios. En general, la competencia en precios es inestable, ya que las bajadas de precios son generalmente igualadas con rapidez por el resto de competidores, dejando a la industria en una situacin de baja rentabilidad generalizada. Las batallas publicitarias son mucho ms adecuadas, dado que pueden expansionar la demanda y contribuyen a la diferenciacin del producto de quin las emprende. Los factores determinantes de la intensidad de la rivalidad son: Nmero de competidores: En un sector con numerosas empresas, los movimientos de una de ellas pasan ms inadvertidos, por lo que la intensidad de la rivalidad es menor y la estabilidad del mercado mayor. En un sector con pocas empresas, los movimientos de cada una de ellas obligan a las dems a tomar acciones para contrarrestarlos, lo que genera una alta intensidad de la rivalidad y un mercado inestable. Si existe una empresa que lidera el mercado, sta impondr su ley y la intensidad de la rivalidad disminuir. Ritmo de crecimiento del mercado: En sectores con crecimiento lento, las empresas slo pueden crecer aumentando su cuota de mercado, por lo que la intensidad de la rivalidad ser mayor que en aquellos sectores de rpido crecimiento, donde las empresas crecen simplemente manteniendo su cuota de mercado y aprovechando la expansin de la industria. Costes fijos: Si los costes fijos son altos, existe tensin para utilizar completamente el exceso de capacidad, aunque sea a costa de bajar los precios. Si los costes de almacenaje son muy altos o el almacenaje es difcil, se buscarn polticas de precios que favorezcan la rpida absorcin de los excedentes. Diferenciacin de productos y servicios: A mayor diferenciacin, menor intensidad de la rivalidad en precios, puesto que el comprador mantiene sus preferencias a pesar de las posibles guerras de precios. El mismo efecto tienen los costes de cambio. Aumentos de la capacidad: En determinados sectores, y a causa de las economas de escala, se producen grandes aumentos de capacidad, que desestabilizan el equilibrio entre la oferta y la demanda y provocan ciclos de sobrecapacidad y recortes de precios. Diversidad de competidores: En mercados donde compiten empresas de diferente tamao y caractersticas, existen situaciones inestables que intensifican la competencia. Por ejemplo, las pequeas empresas aceptan mantener rentabilidades pequeas que fuerzan a la baja las del sector. Otro ejemplo, es como las divisiones de una gran empresa pueden mantener rentabilidades nulas siendo financiadas por sus empresas matriz. Factores determinantes de la intensidad de la rivalidad: Nmero de competidores. Ritmo de crecimiento del mercado. Costes fijos. Diferenciacin de productos y servicios. Aumentos de la capacidad. Diversidad de competidores. Los factores que determinan la intensidad de la rivalidad cambian con el tiempo. La madurez del sector suele conducir a un aumento de la rivalidad, ya que las tasas de crecimiento disminuyen y las empresas se ven obligadas a ganar cuota de mercado. Las innovaciones tecnolgicas provocan tambin inestabilidad, porque modifican las estructuras de costes de los competidores. Las barreras de salida son tambin un factor que determina un incremento de la rivalidad, al mantener a las empresas compitiendo en un sector con baja o negativa rentabilidad. Existen numerosas barreras de salida, entre las que se pueden destacar: La existencia de activos especializados que tienen un bajo valor de liquidacin o un alto coste de transformacin, como sucede por ejemplo con una refinera de petrleo.
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Los costes fijos de salida que incluyen los costes de reestructuracin de la plantilla. Las interrelaciones estratgicas, por las cuales una empresa no querr desinvertir en una divisin deficitaria por razones de imagen, complementariedad, etc. Las barreras emocionales que en ocasiones hacen a la direccin no tomar la decisin de salir del negocio, por identificacin personal con el mismo, lealtad hacia los empleados, orgullo, etc. Cuando existen grandes barreras de salida, las empresas que pierden la batalla competitiva no se retiran, y recurren a tcticas extremas para seguir compitiendo, lo que daa la rentabilidad del sector. Existe una gran relacin entre las barreras de entrada y las de salida. La suma de ambas determina en muchos casos la rentabilidad del sector. Barreras de entrada altas y de salida bajas, configurarn un sector de alta rentabilidad. Barreras de entrada bajas y de salida altas, harn que el sector sea poco rentable. Barreras de Salida: La existencia de activos especializados. Los costes fijos de salida. Las interrelaciones estratgicas. Las barreras emocionales.
Productos / Servicios sustitutivos Los productos o servicios sustitutivos son aquellos que perteneciendo a un sector diferente pueden reemplazar los de otro sector o mercado. Por ejemplo, el tren de alta velocidad es un servicio sustitutivo del avin, el ordenador personal a travs de internet es un sustitutivo potencial de la telefona fija, etc. La aparicin de productos sustitutivos limita la rentabilidad de una industria, ya que limita los precios al nivel de aquellos que pueden actuar como sustitutos. En ocasiones, la lucha frente a productos sustitutos puede obligar a todas las empresas de un sector a aliarse y lanzar campaas de publicidad conjuntas. Es el caso de los pequeos comerciantes del centro de las ciudades frente a las grandes superficies, o de los productores de productos de alimentacin frescos frente a los de productos preparados. Otra posible estrategia para luchar contra los productos sustitutivos es la de incorporarlos como propios del sector, haciendo que pasen a ser una parte ms de la oferta de la compaa. As, las empresas de suministro de gas y electricidad se fusionan para ofrecer a sus clientes ambas alternativas. Poder de negociacin de los clientes Los clientes introducen competitividad en un sector mediante sus requerimientos y expectativas. De esta forma, los requerimientos de mayor calidad o mejor servicio o la exigencia de bajadas de precios, enfrentan a unas empresas con otras y daan la rentabilidad del conjunto del sector. El efecto que tienen los clientes sobre la estrategia competitiva depende mucho de diversos factores. Si el volumen de venta a un cliente dado constituye una proporcin muy alta del negocio de la empresa, existir una gran capacidad de negociacin, lo mismo sucede si para el comprador los productos de la empresa suponen un porcentaje muy grande de sus compras totales. Del mismo modo, si el cliente est en disposicin de fabricar el producto por si mismo o es el propietario de las patentes y del diseo, estar tambin en disposicin de fijar el precio al suministrador. Otros factores que generan situaciones de gran poder de negociacin son productos muy estandarizados y poco diferenciados, costes de cambio bajos, mrgenes de los clientes bajos y por tanto, gran presin de costes, etc. Por el contrario, si el volumen de compra del cliente de los productos de la empresa es un porcentaje pequeo de sus compras y de las ventas de la compaa, su capacidad de negociacin ser ms reducida. Igualmente, si los mrgenes de los clientes son altos o si el producto est claramente diferenciado por calidad o diseo, la capacidad de negociacin del comprador ser mucho ms limitada.
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Poder de negociacin de los proveedores Los proveedores pueden ejercitar su poder de negociacin mediante las subidas de precios o reduciendo la calidad o el nivel de servicio ofrecido. Los proveedores que se encuentran en una situacin de poder, pueden fijar sus condiciones a los clientes y daar seriamente su rentabilidad. Los factores que hacen poderosos a los proveedores son: Compradores fragmentados de tamao menor al de los propios proveedores. No existencia de productos sustitutivos. Reducido poder de compra del cliente frente a las ventas totales del proveedor. Importancia del producto o servicio comprado. Grado de diferenciacin del producto. Elevados costes de cambio. 3.3.3 Anlisis de la Competencia El anlisis del entorno especfico debe incluir por ltimo, un elemento fundamental que es el anlisis de los competidores directos de la organizacin. Las estrategias competitivas deben incorporar acciones derivadas del anlisis de los competidores. El grupo de competidores a analizar deber incluir el de los competidores actuales, entendiendo como tales a aquellos que ofrecen productos equivalentes o sustitutivos. Si el nmero de competidores es muy elevado, cabe limitarlo al de los principales competidores por cuota de mercado o volumen de negocio. Las empresas que compitan en los mismos mercados sern las que requerirn mayor atencin. Tambin debern analizarse los competidores potenciales, que sern aquellos que tengan productos que eventualmente pudieran ser sustitutivos de los de la empresa, o aquellas empresas que estn en condiciones de superar las barreras de entrada. Se considerarn aqu aquellos competidores en otros mercados geogrficos que pudieran decidir penetrar en el mercado de la empresa. Elementos del anlisis de la competencia: Diagnstico de los competidores. Estrategia y planes futuros. Capacidad de respuesta. Para cada uno de los competidores seleccionados, siempre que sea posible, se debern analizar los siguientes elementos: Diagnstico de los competidores Evolucin y situacin actual. Puntos dbiles. Puntos fuertes. Resultados econmicos. Cuota de mercado. Estrategia y planes futuros Objetivos futuros de negocio. Cambios en la composicin del capital social. Precios / Costes. Nuevos mercados. Redes de distribucin. Tecnologa. Cambios directivos. Planes de personal. Integracin.
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Capacidad de respuesta Movimientos ofensivos. Capacidad defensiva. En general la estructura de la informacin de los competidores deber ser la misma que la seguida para el anlisis interno de la organizacin. Los datos podrn ser recogidos de diversas fuentes, siendo las ms comunes: Prensa general y especializada. Memorias o artculos publicados por los propios competidores. Extractos de informes de organismos o entidades como el Banco de Espaa, grandes Bancos y Cajas de Ahorro, Ministerio de Fomento, Ministerio de Industria, unin Europea, etc. Datos recogidos de registros oficiales tales como el Registro de la Propiedad o el Registro Mercantil. Informacin a travs de proveedores o ex-empleados. Reverse engineering (ingeniera inversa de productos o servicios). Investigaciones de mercado por empresas independientes. En cualquier caso la obtencin de la informacin debe hacerse por medios legales y ticos. La informacin anteriormente descrita, salvo que se solicite un informe a una empresa externa, presentar un carcter disperso y variado, por lo que para ser de utilidad requiere un tratamiento interno. En primer lugar conviene que la recogida de la informacin no sea con carcter espordico, sino que se realice de modo sistemtico y riguroso. Los datos as recogidos, tras ser seleccionados (eliminando aquellos elementos no relevantes), se clasificarn y ordenarn por competidor o grupo de competidores. El uso de una plataforma informtica para archivar esta informacin y del registro de las fuentes (incluso codificando cada fichero con fecha y origen), ayudar al posterior anlisis. El anlisis de los datos es un proceso sistemtico e iterativo, que se realizar peridicamente, para obtener los principales parmetros de inters sobre los competidores. El anlisis podr culminar con un informe claro y conciso, que podr ser utilizado durante el proceso de planificacin estratgica. Esta labor puede subcontratarse a una empresa externa o bien ser desarrollada internamente. Este es el caso de las grandes empresas que disponen de departamentos de anlisis de la competencia. 3.3.4. Metodologas de autoevaluacin sugeridas El anlisis interno o diagnstico interno es una evaluacin detallada del funcionamiento y de los resultados de la organizacin, que permite identificar los puntos fuertes y dbiles de la misma (fortalezas y debilidades), y que junto con el anlisis del entorno anteriormente descrito, permite completar el anlisis DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades). Para realizar el diagnstico interno resulta apropiado utilizar algn modelo mediante el cual comparar las prcticas de la organizacin con las de la empresa ideal. La utilizacin de un modelo definido de antemano ofrece mayor rigor al proceso, ya que permite utilizar modelos contrastados, que incluyen todos los aspectos relevantes de la gestin y los resultados de la organizacin. En los ltimos aos, se ha generalizado la utilizacin de los Modelos de Excelencia para la realizacin del diagnstico interno, en especial el de Malcolm Baldrige en empresas americanas y el Modelo EFQM de Excelencia en las empresas europeas. El diagnstico interno frente a uno de estos modelos se realiza mediante tcnicas de autoevaluacin. Como es sabido el Modelo EFQM de Excelencia es un conjunto de criterios que recoge buenas prcticas de gestin de organizaciones excelentes. En la figura 3.4 aparecen los nueve criterios del citado Modelo.
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Procesos facilitadores (500 P)

3. Personas 3. Personas (90 (90 p.)
Resultados (500 P)
7. Resultados 7. Resultados en las Personas en las Personas (90 p.) (90 p.)
1. Liderazgo 1. Liderazgo (100 p.) (100 p.)
2. Poltica 2.Poltica y Estrategia Estrategia (80 p.) p.)
5. Procesos 5. Procesos (140 p.) (140 p.)
6. Resultados 6. Resultados enlos Clientes en los Clientes (200 p.) (200 p.)
9. Resultados 9. Resultados Clave Clave

(150 p.) (150 p.)
4. Alianzas 4. Alianzas y Recursos y Recursos (90 p.) (90 p.)
8. Resultados 8. Resultados en la Sociedad en la Sociedad (60 p.) (60 p.)
Innovacin y Aprendizaje
Figura 3.4. Modelo EFQM de Excelencia (European Foundation for Quality Management).
Podemos definir la autoevaluacin como un examen global sistemtico y regular de la gestin de una organizacin y sus resultados, comparndolos con un modelo, que en nuestro caso sugerimos sea el Modelo EFQM de Excelencia antes citado. La EFQM recoge varias metodologas para llevar a cabo la autoevaluacin, desde muy simples tipo cuestionarios, hasta complejas, como el llamado de simulacin de presentacin al premio, que requiere redactar una memoria EFQM que recoja la gestin y los resultados de la organizacin con arreglo a los criterios EFQM, y que sea evaluada por un equipo distinto a los redactores. Nuestra recomendacin es que cualquier empresa/organizacin lleve a cabo de modo regular autoevaluaciones, como herramienta fundamental para estructurar la mejora continua y la innovacin de su gestin que conduzca a unos mejores resultados. La autoevaluacin deber llevarse a cabo con la metodologa ms adecuada para la organizacin, su tamao, cultura y nivel de madurez en trminos de excelencia en la gestin. Podra ir desde un simple cuestionario, hasta la redaccin y evaluacin de una memoria que hemos citado antes. Pero con independencia de lo anterior, es importante que la autoevaluacin en s y la puesta en marcha de los planes de innovacin y mejora, cuenten con un claro compromiso de la direccin. De otro modo la autoevaluacin podra convertirse en un ejercicio al que le falta la clave para su eficacia. Sin embargo, en el proceso de formulacin de la estrategia, la autoevaluacin como diagnstico interno de la organizacin debera ser necesariamente simple y resumido, enfatizando slo los puntos fuertes y dbiles clave a nivel criterio. La razn es clara, el objetivo del diagnstico interno es identificar las fortalezas y debilidades ms importantes para, junto a las oportunidades y amenazas, construir el DAFO. una autoevaluacin digamos normal absorbera la atencin y recursos en tal proceso, evitando la concentracin en el ahora proceso prioritario de formulacin de la estrategia. Como metodologa para este diagnstico interno/autoevaluacin sugerimos unos simples cuestionarios a nivel criterio. A modo de ejemplo en la figura 3.5 indicamos dos cuestionarios de los criterios 3 y 6, los cuales utilizamos habitualmente en ejercicios de planificacin estratgica.
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Estos cuestionarios deberan definirse para cada organizacin, de modo que, estando alineados con el Modelo EFQM de Excelencia, incidan en los puntos clave de cada organizacin. El equipo que se ocupe de formular la estrategia, que en general suele ser el equipo de direccin, o al menos tener directores clave en el mismo, podr cumplimentar los cuestionarios de modo individual, y enviarlo por correo electrnico al coordinador/facilitador del proceso de gestin estratgica, de modo que esta figura recopile las aportaciones individuales y las agrupe y prepare para debate y consenso en una reunin de ese equipo estratgico.
Personas Liderazgo Poltica y Estrategia Alianzas y recursos Procesos
resultados en las Personas resultados en los clientes resultados en la Sociedad resultados clave
Cuestionario bsico Existe un plan especfico para el rea de personal, derivado del plan estratgico de la organizacin, que contemple aspectos tales como la contratacin, desarrollo y formacin de los empleados, carreras profesionales, etc.? Est orientado dicho plan a garantizar la consecucin de los objetivos estratgicos? Se asegura la organizacin de que sus empleados poseen y comparten los conocimientos y competencias necesarios para el desempeo de sus tareas? Establece planes de formacin y desarrollo que garanticen el desarrollo profesional y su adecuacin a las necesidades futuras?
Cuestionario bsico Se estimula, apoya y fomenta la asuncin de responsabilidades por parte de los empleados, su implicacin en las acciones de mejora y su compromiso con la excelencia? Existe y favorece la organizacin una comunicacin fluida y efectiva entre responsables y empleados y de los propios empleados entre s? Se evala regularmente el rendimiento de los empleados, y la consecucin de los objetivos que tienen asignados? Se reconocen sus logros y/o se analizan sus incumplimientos y se definen y acuerdan acciones de mejora?
Personas Liderazgo Poltica y Estrategia Alianzas y recursos Cuestionario bsico Identifica y revisa de forma sistemtica la organizacin cules son aquellos aspectos ms valorados por sus clientes y que inciden directamente en su fidelidad y nivel de satisfaccin? Se conoce la opinin de los clientes referente a los aspectos ms relevantes de su relacin con la organizacin, y especialmente respecto a los productos o servicios y sus procesos de adquisicin y entrega? Se realizan consultas de manera peridica y sistemtica, y se actualizan las preguntas en funcin del grado de inters de los propios encuestados? Se analizan los resultados de dichas encuestas o informaciones y se marcan objetivos de fidelizacin y satisfaccin crecientes? La tendencia de las medidas anteriores es positiva o refleja unos buenos resultados sostenidos, al menos durante los ltimos tres aos? Se conocen y comparan dichos valores con los de la competencia, y el resultado de dicha comparacin es positivo? Procesos
resultados en las Personas resultados en los clientes resultados en la Sociedad Cuestionario bsico Mide la organizacin de forma peridica y sistemtica, otros indicadores internos que tienen influencia con el grado de fidelizacin y satisfaccin de sus clientes? La tendencia de dichos indicadores internos que influyen significativamente en el grado de fidelizacin y satisfaccin de los clientes, es positiva o indica unos buenos resultados sostenidos, al menos durante los ltimos tres aos? Se conocen y comparan dichos valores con los de la competencia, y el resultado de dicha comparacin es positivo? Las medidas/indicadores anteriores, se utilizan siempre de manera efectiva para mejorar la fidelidad de los clientes y su nivel de satisfaccin. Los resultados conseguidos muestran una correlacin y son consecuencia de las actividades correspondientes desarrolladas en las diferentes reas de la organizacin? resultados clave
Figura 3.5. Ejemplos de sendos cuestionarios de autoevaluacin de los criterios 3 (Personas) y 6 (Resultados en los Clientes), utilizables como diagnstico interno. 23
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3.4. Identificacin de Alternativas Estratgicas
una vez desarrollados los correspondientes anlisis del entorno e internos tal y como se ha explicado anteriormente llega el momento de analizar la informacin recogida para poder extraer de ella las conclusiones que permitirn establecer las lneas estratgicas de la organizacin. Las tcnicas de diagnstico son una ayuda para la formulacin estratgica. Se trata de herramientas de carcter orientativo, sin validez absoluta que ofrecen la base para la toma de decisiones, pero que por si mismas no aportan criterios de eleccin. Estas tcnicas proporcionan informacin adecuada en momentos concretos, es decir, son de naturaleza esttica pues consideran cierta estabilidad en las variables consideradas. Para obtener una visin dinmica de la organizacin requiere aplicarlas en momentos sucesivos. De entre las tcnicas de diagnstico ms utilizadas en la planificacin estratgica cabe destacar por su sencillez y la gran cantidad de informacin que aportan: Pantalla de Negocios / Matriz de Posicin Estratgica. Matriz de Crecimiento. Matriz Estratgica Orgnica. Anlisis DAFO. Perfil Estratgico. 3.4.1. Pantalla de Negocios / Matriz de Posicin Estratgica Esta matriz permite posicionar la empresa en base a la competitividad de sus actividades y del nivel de atractivo del sector donde opera. Este posicionamiento permite orientar las estrategias posibles, seleccionando las reas de negocio ms atractivas para invertir. Esta tcnica ha sido desarrollada por General Electric y McKinsey Consulting. La matriz tiene dos ejes: Ordenadas: Los negocios de la empresa segn su posicin competitiva comparada con los lderes del sector, clasificada a tres niveles Bajo, Medio o Alto. Abscisas: Atractivo del sector, tambin en tres niveles Bajo, Medio o Alto. Los negocios de la empresa se representan por crculos con tamao proporcional al peso especfico de la actividad en el total de la empresa (se puede medir en trminos de facturacin o de inversin total). Los crculos se posicionan en las coordenadas de la matriz ms adecuadas segn los parmetros representados en los ejes (posicin competitiva y atractivo del sector). Para aadir ms informacin se puede incluir en el crculo el valor porcentual de la cuota de mercado que tiene la empresa en ese negocio. Tambin puede aadirse en el crculo, informacin sobre el tipo de mercado. En particular, se utilizan las siguientes letras dentro de los crculos: P La empresa ejerce poder de mercado. C Existe cierta concentracin en el sector. F El sector est fragmentado. Cada uno de los diferentes negocios queda as clasificado en una diferente posicin estratgica. Los sectores donde la empresa querr invertir son aquellos de mayor atractivo. Aquellos donde
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la posicin competitiva comparada con los lderes del sector sea baja requerirn de estrategias para mejorarla. En caso que uno de los mercados est muy concentrado, puede ser apropiado retirarse de l o al menos no invertir en l. Como puede verse, esta tcnica cualitativa requiere de opiniones subjetivas y de la experiencia de los analistas, para poder posicionar adecuadamente los diferentes negocios de la empresa.
Posicin competitiva
Baja
Media
Alta
Bajo
Medio Atractivo del sector
Alto
Figura 3.6. Pantalla de Negocios, Matriz de Posicin Estratgica
3.4.2. Matriz de Crecimiento / Cuota de Mercado Esta tcnica fue desarrollada por el Boston Consulting Group y se basa en evaluar la asignacin de recursos que realiza la empresa y las implicaciones en su equilibrio econmico-financiero, y en especial, su impacto en los flujos de tesorera y la rentabilidad. Tambin se la conoce como matriz portfolio. La matriz tiene dos ejes: Ordenadas: Situacin de crecimiento de las ventas (Alto o Bajo). Abscisas: Cuota relativa de mercado de la empresa respecto al mayor competidor.
Crecimiento de las ventas/ Necesidad de liquidez
Bajo
Alto
Estrellas
Dilemas
Vacas
Perros
Alta
Baja
Cuota relativa de mercado

Figura 3.7. Matriz de Crecimiento/Cuota de Mercado. 25
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Para interpretar la matriz se asume la hiptesis de partida de que los mrgenes, y por tanto el flujo de caja, es proporcional a la cuota de mercado, de modo que una mayor cuota de mercado supone una mayor rentabilidad y con ello una mejora de la tesorera. Tambin se asume la hiptesis de que para hacer crecer las ventas es necesario disponer de mayor liquidez y realizar el consiguiente esfuerzo en tesorera. A continuacin, se representan en la matriz los productos o bien las reas de negocio de la empresa. Dependiendo del cuadrante en el que estn englobados, se puede establecer la siguiente clasificacin: Productos estrella: Son aquellos que presentan una alta cuota de mercado y al mismo tiempo un alto crecimiento de las ventas. Estos productos contribuyen de forma notable al crecimiento de la empresa, normalmente son productos novedosos o de tecnologa avanzada y su demanda global est en fase de crecimiento. Sin embargo, requieren liquidez para comprar inventarios e invertir en nuevas instalaciones para aumentar la capacidad de produccin, y tambin requieren elevados gastos de promocin. Productos dilema: Presentan una baja cuota de mercado pero un alto crecimiento de las ventas. Son aquellos productos que se estn introduciendo en el mercado, con lo cual representan una incgnita sobre su futuro rendimiento. A corto plazo, suponen una escasa contribucin al crecimiento de la empresa y a la generacin de cash flow, y al mismo tiempo requieren importantes esfuerzos comerciales y de inversin. Productos vaca: Son aquellos con bajo crecimiento y una alta cuota de mercado. Son en general productos maduros, bien introducidos en el mercado y que presentan una alta rentabilidad y generacin de cash flow. Los beneficios de la empresa se basan en ellos, pero no deben considerarse como base de crecimientos futuros. Productos perros: Presentan un bajo crecimiento y una baja cuota de mercado. Son productos en fase de declive o tecnolgicamente obsoletos y cuya demanda global est en fase de reduccin, bien por la aparicin de productos sustitutos, o bien por cambios en los requisitos de los clientes. No contribuyen a la rentabilidad ni a la generacin de cash flow. Esta tcnica de anlisis se basa en la hiptesis de que la rentabilidad viene determinada por la cuota de mercado. Sin embargo, existen factores que distorsionan este principio: Diferencias en la utilizacin de la capacidad productiva pueden generar diferencias en la rentabilidad de las empresas. Mejoras tecnolgicas a coste reducido en los competidores que les permitan crecer y mejorar cuota de mercado sin necesidad de liquidez. Ventajas tecnolgicas o de know how entre los competidores que hacen que su rentabilidad no dependa nicamente de la cuota de mercado. La tasa de crecimiento no es el nico factor que hace atractivo un producto o mercado. La generacin de cash flow en un mercado maduro no se mantiene siempre constante pues surge la competencia en precios que deteriora los mrgenes. Por ltimo cabe sealar que esta matriz de anlisis depende de la definicin de mercado (fronteras), ya que de ello depende el posicionamiento y las posibilidades de crecimiento de la empresa. 3.4.3. Matriz Estratgica Orgnica / Ciclo de Vida Esta matriz fue desarrollada por Arthur D. Little Inc. y trata de unir todas las variables estratgicas del diagnstico. Permite representar en una matriz una variable (puede ser la posicin competitiva o la posicin financiera) con el ciclo de vida del sector en el que est la empresa. En este apartado nos centraremos en la matriz que liga el ciclo de vida con la posicin competitiva de la empresa. Para ello, se representan en los ejes: Ordenadas: Posicin competitiva (dominante fuerte favorable desfavorable marginal) Abscisas: Ciclo de vida del sector (emergente en crecimiento maduro en declive).
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Dominio
Posicin competitiva
Fuerte
Crecimiento natural
Favorable
Desfavorable
Marginal
Abandono
Emergente
Crecimiento
Maduro
Declive
Ciclo de vida del sector
Figura 3.8. Matriz Estratgica Orgnica.
En este modelo de anlisis, segn el ciclo de vida los sectores se clasifican en: Emergentes o de reciente creacin: Basados en innovaciones tecnolgicas, en nuevas necesidades de los clientes o en la aparicin de nuevos clientes, en cambios en las estructuras de costes u otros cambios que hacen que el producto o servicio presente nuevas oportunidades de crecimiento. En crecimiento o estratgicos: Son sectores con demanda en alza de manera continuada que generalmente explotan tecnologas avanzadas, sofisticadas y normalmente intensivas en capital. Maduros: Sectores con tecnologas maduras y muy difundidas, con cuotas de mercado y cash flow elevados. En declive o en crisis: Sectores con poco futuro que utilizan tecnologa obsoleta o para los que han aparecido productos sustitutivos. Presentan una baja rentabilidad. Esta matriz, al igual que las anteriores, facilita el anlisis estratgico, ya que permite visualizar qu sectores son atractivos para la empresa y cules debe abandonar cuanto antes. 3.4.4. Anlisis DAFO El anlisis DAFO (debilidades amenazas fortalezas oportunidades) es una recopilacin de los anlisis del entorno e interno, en el que se recogen las principales conclusiones de dicho anlisis agrupadas en cuatro categoras: Debilidad: Aspecto negativo de la situacin interna y actual. Amenaza: Aspecto negativo del entorno exterior y su proyeccin futura. Fortaleza: Aspecto positivo de la situacin interna y actual. Oportunidad: Aspecto positivo del entorno exterior y su proyeccin futura. En ingls es conocido como SWOT por las iniciales de (strengths-fortalezas, weaknesses-debilidades, opportunities-oportunidades, threats-amenzas). El anlisis DAFO evita la dispersin y el exceso de datos que proporcionan los anlisis detallados internos y del entorno, proporcionando una priorizacin y ordenacin que permiten su uso por el equipo de direccin. Su elaboracin puede requerir soporte tcnico para analizar en detalle la informacin de partida. Anlisis DAFO: Debilidades: aspectos negativos de la situacin interna y actual. Amenazas: aspectos negativos del entorno exterior y su proyeccin futura. Fortalezas: aspectos positivos de la situacin interna y actual. Oportunidades: aspectos positivos del entorno exterior y su proyeccin futura.
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La siguiente tabla presenta un ejemplo de anlisis DAFO.

rea diseo y desarrollo Suministros competitividad Sistemas de informacin rea Debilidades departamento incapaz de suministrar nuevos productos que satisfagan las necesidades del mercado y en el plazo requerido Base de proveedores dbil y muy fragmentada problemas de calidad incumplimiento sistemtico de plazos de entrega Estructura de costes inadecuada que hacen al producto poco competitivo en costes Menor imagen de marca que la competencia Escaso nivel de informtica que convierte las necesidades de informacin en un cuello de botella Hardware y software obsoleto e incompatible y sin posibilidades de crecimiento Amenazas
rpido cambio de modas por influencia exterior con riesgos de obsolescencia de una lnea de Entorno econmico general productos Entorno especfico competidores Mercado en general rea Logstica Satisfaccin del cliente rea Entorno econmico general Entorno especfico competidores Mercado en general Plazos de entrega cortos Bajo nivel de inventario Encuesta de satisfaccin del cliente con valores superiores al 95 % Pocas situaciones de insatisfaccin, resueltas en tres das Oportunidades nuevos mercados en crecimiento en el Este de Europa crecimiento del mercado norteamericano normas de homologacin sectoriales que evitarn la penetracin de productos asiticos dificultades financieras de un competidor importante cambio de estrategia de un competidor que abandona cierta lnea de productos Preferencias de los consumidores por los productos de diseo nuevas normas de homologacin que exigirn fuertes inversiones Aumento de ventas del principal competidor por lanzamiento de un nuevo producto calidad de ventas generalizadas Fortalezas
Figura 3.9. Ejemplo de anlisis DAFO.
En una primera fase, el anlisis DAFO permite identificar un conjunto de alternativas estratgicas que permitan a la organizacin: Reducir, eliminar o corregir las debilidades. Prevenir, evitar o defenderse de las amenazas. Potenciar o explotar las fortalezas. Aprovecharse de las oportunidades. Para cada una de las cuatro reas del DAFO se podra confeccionar una tabla, como la de la figura adjunta, donde indicar las acciones para mejorar cada aspecto del anlisis. Convenientemente agrupadas y alineadas con los objetivos empresariales, estas acciones pueden dar lugar a las diferentes alternativas estratgicas.
Empresa: rea Sector: Fortalezas Cmo potenciar/explotar las fortalezas
Figura 3.10. Anlisis DAFO. 28
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Como se ha indicado anteriormente, las alternativas estratgicas deben ser evaluadas y sometidas a un proceso de seleccin que permita seleccionar las lneas estratgicas que finalmente se van a implantar en la organizacin. 3.4.5. Perfil Estratgico Es una herramienta que permite analizar la capacidad de la empresa para adaptarse a los cambios y turbulencias del entorno. Para ello, se compara el nivel de turbulencia del mercado en cada rea, frente a la capacidad de la empresa para adaptarse al cambio y la utilizacin real de dicha capacidad. Es otra forma de resumir las amenazas y oportunidades que ofrece el mercado, asocindolas a las fortalezas y debilidades de la organizacin que les permiten hacer frente a ellas.
Parmetros C U
reas a evaluar Evolucin del mercado tendencias fundamentales para el futuro impacto de la tecnologa en el sector tecnologa de producto tecnologa de la produccin Estructura de la oferta Estructura de la demanda Estructura de la competencia nuevos competidores disponibilidad de materias primas regulaciones existentes Figura 3.11. Perfil Estratgico.
Total
El sistema de valoracin utiliza los siguientes factores: T: Nivel de turbulencia del mercado. C: Capacidad de la empresa de responder a dicho nivel de turbulencia. u: utilizacin de la capacidad. Total: Suma de los anteriores, bien simple o ponderada. Valoracin de 5 (muy turbulento) a 1 (apacible). Podra haber dos valoraciones, si bien se recomienda una que englobe como la empresa se adapta o no a los cambios / turbulencias del entorno y la utilizacin real de dicha capacidad. 3.5. Seleccin Estratgica
2.- Definicin Objetivos Estratgicos
4.- Identificacin Alternativas Estratgicas
El proceso de evaluacin estratgica, permite escoger entre diferentes alternativas estratgicas y cules son las ms apropiadas para alcanzar las metas de la organizacin, de acuerdo a su misin, visin y valores.
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un modo de comenzar la evaluacin de las alternativas estratgicas, es su representacin en un sistema de ejes estratgicos que representan las opciones bsicas de crecimiento de la empresa. El eje de ordenadas representa las posibilidades de crecimiento mediante sus dos variantes, expansin de la actividad actual de la empresa o introduccin de nuevos productos / mercados. El eje de abscisas representa las opciones de desarrollo de la organizacin, que puede ser interno o externo (va adquisiciones de otras empresas).
Expansin de la actividad actual
Externa: Adquisiciones
Interna: desarrollo organizacional
Diversificacin: Nuevos productos/ mercados

Figura 3.12. Ejes Estratgicos.
Cada cuadrante implica unas estrategias diferentes. El cuadrante expansin-interna implica el crecimiento a partir de los productos actuales y en el seno de la propia organizacin, mientras que el cuadrante expansin-externa implica el crecimiento en los productos existentes mediante la adquisicin de competidores. Cabe hacer el mismo anlisis en los cuadrantes de diversificacin, donde adems aparece una posible tercera coordenada que es la de la tecnologa/naturaleza de los nuevos productos, y que puede ser anloga a la existente o nueva. La evaluacin de las alternativas estratgicas debe seguir una serie de principios generales: Principio de oportunidad que supone la libertad de eleccin y prudencia decisoria en la fijacin de objetivos Principio de escasez de recursos, lo que implica una adaptacin de los objetivos a los medios. Principio de eficiencia que implica la correcta utilizacin de los recursos disponibles. Principio de flexibilidad que permita la fcil adaptacin de la empresa a los cambios del entorno. Estos principios estn condicionados por el sesgo que aportan los directivos/profesionales que realizan la evaluacin. Este sesgo incluye la visin particular de la persona condicionada por su formacin, experiencia y carcter, junto a la inexistencia de una posicin nica sobre el comportamiento del entorno y del mercado. La evaluacin estratgica puede realizarse utilizando tcnicas de anlisis adecuadas, entre las que cabe destacar: Mtodos cuantitativos (mtodo Delphi). Ponderacin / Decisin multicriterio. Anlisis de coste / beneficio.
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El Mtodo Delphi es un mtodo sistemtico e iterativo de prediccin del futuro basado en las opiniones individuales y annimas de un grupo de expertos obtenidas a travs de unos cuestionarios. Se pregunta a los expertos acerca de las diferentes alternativas estratgicas, las respuestas se van retroalimentando de forma controlada a los participantes, de modo que las opiniones de unos influyen en los dems, aunque no existe contacto directo entre los encuestados. Mediante este proceso iterativo se van aproximando las posiciones hasta que se logra un consenso alrededor de varias alternativas. La direccin de la empresa podr seleccionar aquellas alternativas mejor valoradas. La principal ventaja de este mtodo comparado con el trabajo en grupo tradicional es que se evita la confrontacin entre los expertos y se consigue el consenso de modo ms objetivo y reflexivo. Los modelos de decisin multicriterio son un mtodo en el que se identifican los criterios bsicos de seleccin, en funcin de variables tales como, la coherencia con las capacidades, la dificultad de traducirlas a planes e implantarlas con xito, el riesgo de cada alternativa, etc. Para cada uno de estos criterios se asigna un porcentaje de ponderacin en funcin del peso relativo que tengan sobre la decisin final. Por ltimo, para cada alternativa estratgica se asignan las puntuaciones correspondientes a cada criterio y se obtienen las puntuaciones finales. De este modo se pueden seleccionar aquellas alternativas que presenten la mayor puntuacin. El anlisis de coste / beneficio conduce a la seleccin de la estrategia que minimice el coste logrando un cierto nivel de beneficio o eficacia o bien, puede conducir a la estrategia que maximice el beneficio con unos costes asumibles. Para ello, es necesario evaluar para cada alternativa estratgica los beneficios y costes directos y de oportunidad, incluyendo en el estudio los correspondientes a todos los grupos de inters. La utilizacin de los mtodos anteriores, junto al anlisis de su posicin en los ejes estratgicos, permitir seleccionar las mejores lneas estratgicas de entre todas las alternativas estratgicas identificadas anteriormente. A estas alturas del proceso habra que asegurar que las lneas estratgicas seleccionadas son coherentes con el anlisis realizado y con las metas a alcanzar. As, habra que cerciorarse de que: Contribuyen directamente a cubrir el gap estratgico. Contemplan el perfil estratgico. Resuelven las debilidades y amenazas y explotan las fortalezas y oportunidades identificadas en el anlisis DAFO. Las lneas estratgicas deben tambin priorizarse en funcin de su aportacin especfica al gap estratgico. De esta manera, podramos definir lneas estratgicas con distintos niveles de importancia e incluso descartar algunas en caso de limitacin de recursos. 3.5.1. Estrategias competitivas genricas Las lneas estratgicas que cada organizacin definir como constitutivas de su estrategia variarn considerablemente de una empresa a otra y de un sector o mercado a otros. No obstante, se pueden definir una serie de estrategias genricas en las que se engloban la mayor parte de las estrategias particulares definidas por las organizaciones. Podemos admitir que una empresa obtendr una posicin superior a las dems, a largo plazo, si posee una ventaja competitiva sostenida. Existen dos ventajas competitivas clave: un coste muy bajo que permita establecer unos precios muy atractivos para los clientes. unos productos o servicios diferenciados que sean los preferidos de los clientes, incluso si deben pagar un precio algo superior por ellos. A partir de las anteriores consideraciones, Michael Porter identific dos estrategias genricas, liderazgo en costes y diferenciacin.
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una estrategia de liderazgo en coste, es aquella que ofrece a los clientes precios altamente competitivos, combinados con una calidad constante y bien definida, facilidad y rapidez de compra y una adecuada seleccin de productos, generalmente no muy extensa. Ejemplos de empresas que presentan una estrategia de liderazgo en costes son McDonalds, Dell, Zara o Ikea. Cada una de ellas con sus particularidades pero todas con algunos elementos en comn. No se trata de vender productos baratos y de mala calidad, sino de ofrecer una oferta bien definida de productos y servicios de buena calidad y facilitando la compra de los mismos. As, Ikea ofrece productos de diseo, a precios razonables y mediante venta por catlogo o en sus tiendas. Los bajos precios se pueden alcanzar a partir de unos costes competitivos, obtenidos a travs de compras a proveedores ubicados en pases de bajo coste y dotados de una excelente logstica. McDonalds, ofrece una oferta de productos reducida y muy estandarizada, donde la rapidez del servicio y la calidad estndar en cualquiera de sus restaurantes es el elemento diferenciador. En el caso de Dell, es el proceso logstico lo que marca la diferencia. As pues, en una estrategia de liderazgo en costes resulta fundamental la bsqueda de la mxima eficiencia operativa, utilizando las herramientas ms avanzadas, como el lean manufacturing o seis sigma para la mejora de los procesos. A menudo, las economas de escala fuerzan a grandes inversiones para maximizar la produccin y minimizar los costes. Otros elementos que inciden considerablemente en el coste del producto son la gestin de proveedores, la reduccin de tiempos de ciclo, la gestin de pedidos, de las devoluciones, entrega de mercancas, etc. Sin embargo no todo es producir y suministrar eficientemente. El liderazgo en costes debe partir de un producto o servicio diseados de modo que sean fciles de producir y suministrar, y con un diseo y unos plazos de entrega que sean atractivos para el cliente. La estrategia de liderazgo en costes deber considerar la formacin de los empleados y el desarrollo de soluciones de tecnologa de la informacin, as como el desarrollo de los procesos que permitan compartir las mejores prcticas en el seno de la organizacin. una estrategia de diferenciacin se caracteriza por ofrecer a los clientes productos superiores en cuanto a su funcionalidad y su diseo, y por los que los clientes estn dispuestos a pagar ms. Algunos ejemplos de empresas con productos diferenciados son Mercedes, Sony o Intel. La diferenciacin no se obtiene slo diseando los productos y servicios ms sofisticados, sino que hay que lograr que el cliente est dispuesto a pagar ms por ellos. Adems del diseo, es fundamental la velocidad de estas empresas para ser las primeras que llegan al mercado con sus innovaciones. La diferenciacin permite alcanzar excelentes tasas de rentabilidad en un sector, ya que la empresa que lo logra es inmune a la rivalidad de los competidores y a las tensiones de bajadas de precios. La empresa tambin se encuentra en una posicin de poder frente a los clientes, dada la escasez de alternativas comparables, y bien posicionada ante posibles productos sustitutos. Ya hemos visto como la funcionalidad, el diseo y la rapidez de llegada al mercado son los elementos diferenciadores de estas empresas. Para lograr estos objetivos, los procesos internos deben estar enfocados en la innovacin, el desarrollo y la introduccin de nuevos productos, ofreciendo soluciones con calidad y tiempos de ciclo menores que los competidores. Estas empresas deben cuidar de que su capital humano y sus sistemas de informacin sean punteros, desde el punto de vista tecnolgico. una forma de diferenciacin es la Intimidad con el Cliente, que consiste en establecer unas relaciones duraderas con los clientes basadas en la confianza de que la empresa entiende y es capaz de dar respuesta a todos los problemas del cliente. Ejemplos de estas empresas son IBM o El Corte Ingles. En general, estas empresas destacan porque ofrecen a los clientes soluciones completas. No son las ms baratas ni las ms avanzadas tecnolgicamente, pero ofrecen una solucin a la medida del cliente, con un servicio excepcional tanto antes como despus de la venta. Para estas empresas ser clave el aumento de la penetracin y cuota dentro de un determinado cliente (que porcentaje de sus compras hace con la empresa) y la rentabilidad por cliente. Los objetivos sern la calidad de las soluciones aportadas y la fidelidad de los clientes. En ocasiones, ser necesaria la bsqueda de soluciones que incluyan productos y servicios ofrecidos por otras compaas que la empresa integrar en una solucin nica y sin fisuras. Ser fundamental que los empleados desarrollen habilidades de servicio al cliente y que las tecnologas de la informacin sean excelentes en el manejo de los datos de los clientes, para saber ms de sus preferencias y comportamientos.
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Otro modelo de diferenciacin es el desarrollo de un mercado cautivo que se caracteriza por ofrecer una solucin, que una vez adoptada, presenta un alto coste para los clientes si quieren abandonarla. Es el caso de Microsoft, Visa o de Sony con su gama de consolas Play Station. Los clientes comprarn los productos de estas compaas, pues se han convertido en verdaderos estndares del mercado. El mercado cautivo se caracteriza por ofrecer un coste reducido de entrada a los nuevos clientes y por establecer objetivos de ingresos para productos o servicios complementarios (un ejemplo clsico puede ser el software compatible). Tambin ser un objetivo, el aumento de ingresos por permitir el acceso de terceros al sistema (licencias a terceros). Desde el punto de vista de los clientes, se ofrecer un estndar compatible, ampliamente utilizado y con una amplia plataforma de clientes. Los procesos internos incluirn la gestin de la propia tecnologa y la de las empresas que ofrecen productos y servicios complementarios. Tambin ser clave la proteccin de la posicin dominante. Por ltimo, ser clave el conocimiento de las necesidades del mercado y los clientes, y el desarrollo de competencias tecnolgicas en los empleados que deben desarrollar y mantener el estndar de mercado. 3.5.2. Consideraciones finales sobre la eleccin de la estrategia A lo largo del captulo se ha descrito el proceso de formulacin de la estrategia y algunas de las herramientas ms tiles a utilizar en dicho proceso. Conviene ahora reflexionar sobre algunos aspectos clave a considerar en la eleccin de la estrategia. La eleccin estratgica implica seleccionar la cartera de productos y mercados en los que la empresa quiere operar, y por consiguiente, implica la distribucin de la inversin entre las alternativas consideradas teniendo en cuenta: Riesgo Rendimiento. Sinergia Estructura. Ventajas competitivas. Oportunidades. Conviene destacar la importancia de evaluar correctamente el riesgo que supone la eleccin, teniendo en cuenta la dificultad de predecir el futuro y la posibilidad de que sucedan acontecimientos imprevisibles. En particular, al plantear oportunidades de diversificacin hay que tener presente: Cuando se plantea la diversificacin hacia nuevos productos o mercados, hay que considerar el coste total de acceso a un nuevo sector, que incluir no slo la inversin directa, sino tambin el aprendizaje y los costes de puesta en marcha. La diversificacin puede implicar gestionar gran nmero de actividades diversas, lo que aumenta enormemente el riesgo de ineficacia directiva. En general, hace falta una masa crtica para las nuevas actividades, lo que aumenta el riesgo financiero y exige ms capacidad directiva. Por otra parte y como elemento a favor, las nuevas actividades pueden dar lugar a importantes sinergias, siempre y cuando se disponga de una estructura adecuada que pueda integrar todas las actividades. El crecimiento en los mercados y productos existentes ofrece menos riesgos aunque en general presenta unas menores oportunidades de crecimiento. Finalmente, conviene destacar que el xito de la implantacin de la estrategia, depende enormemente de la capacidad de la direccin de la organizacin para ejecutarla. No slo en cuanto a las cualidades personales de los directivos, sino de la existencia de un adecuado sistema de direccin, una adecuada estructura organizativa y un proceso sistemtico de despliegue, que alcance a todos los niveles de la organizacin. A este respecto, el Cuadro de Mando Integral ha demostrado ser la herramienta ms eficaz para el despliegue de la estrategia. En el prximo capitulo desarrollamos en detalle las caractersticas de esta herramienta y las claves para su utilizacin.
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EL DESPLIEGUE DE LA ESTRATEGIA MEDIANTE EL CUADRO DE MANDO INTEGRAL
2.- Definicin Objetivos Estratgicos
4.- Identificacin Alternativas Estratgicas
4.1. Introduccin una vez se ha establecido la estrategia es necesario desplegarla a toda la organizacin, de modo que se produzca el alineamiento de todas las funciones y personas de la misma con la estrategia. El Cuadro de Mando Integral es una herramienta que permite el despliegue de la estrategia a travs de todas las perspectivas del negocio. Veamos en primer lugar como surge la necesidad del Cuadro de Mando Integral en las organizaciones. Durante la mayor parte del siglo XX, el control de gestin ha estado muy orientado a controlar los costes. Ya en los aos veinte se utilizaban gran parte de los procedimientos contables actuales (presupuestos, costes estndar, ...). Y es que realmente, hasta los aos setenta, la competencia era limitada, siendo en general las organizaciones muy verticales y jerrquicas, y con productos de largo ciclo de vida. Las crisis del petrleo de los aos setenta, unido a una progresiva cada de las barreras comerciales, hicieron que las economas se abrieran y aumentara enormemente la competencia. Se pas de un entorno cerrado, y con ms demanda que oferta, a otro abierto donde los clientes tienen mltiples posibilidades de elegir, y donde las mejoras de productividad, junto a la apertura de mercados, y la irrupcin en los ltimos aos de nuevas tecnologas, especialmente en los sectores de la informtica y las comunicaciones, han hecho que la competencia sea de una intensidad hasta ahora desconocida. El control de gestin tradicional no es suficiente, ya que los indicadores financieros muestran resultados de actividades pasadas. Esa visin a corto plazo puede hipotecar total o parcialmente el desarrollo futuro de la empresa. Puede haber reduccin de inversiones orientadas hacia el futuro, en I+D+i, formacin, etc. En ese enfoque tradicional, la informacin para la imputacin de costes y control de inversiones puede no ser adecuada, puesto que las cantidades iran a un determinado centro de costes, siendo difcil de valorar el coste a largo plazo del desarrollo de productos. Por otro lado, en un esquema tradicional es difcil que los empleados vean como su trabajo directo impacta en los grandes resultados financieros. Por lo que respecta al entorno / sector no hay un mecanismo / enfoque para conocer como cambian los requerimientos del cliente, ni tampoco como evoluciona la competencia. En este contexto los equipos de direccin con ms visin de futuro, entendieron que si queran obtener buenos resultados sostenibles a largo plazo deban definirlos y marcar el camino para ello (estrategia), desarrollando las capacidades necesarias. Todo ello supone una mejora de la gestin, en el ms amplio sentido del trmino, lo que debe traducirse en: Orientarse hacia el cliente. Estructurar los procesos internos. Mejorar los sistemas de informacin.
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Mejorar la gestin de los recursos humanos. Invertir en formacin / capacitacin. La orientacin hacia el cliente, supone conocer sus requerimientos y expectativas, lo que implica llevar a cabo una segmentacin de los clientes y orientarse hacia los productos / servicios que se puedan entregar de modo competitivo. El enfoque hacia el cliente va a requerir establecer una cadena de valor, que cruzando la organizacin, parta de las necesidades de los clientes y vaya hasta la maximizacin de la satisfaccin. La organizacin vertical tradicional no es suficiente, y ser necesario ir hacia una Gestin por Procesos que pase por identificar los procesos, agrupndolos en estratgicos, clave y de soporte, y analizando y mejorando los crticos. Precisamente son los procesos clave los que estn en esa cadena de valor que acabamos de citar. La optimizacin, simplificacin, reingeniera de los procesos va a permitir dar un mejor servicio al cliente, as como optimizar los recursos consumidos, disminuyendo el coste de los procesos y por tanto del producto final. un elemento clave de esa nueva gestin son los indicadores. Partiendo del lema, lo que no se mide no se mejora, los indicadores, tanto estratgicos como operacionales, son un elemento fundamental en la construccin del Cuadro de Mando Integral. Todo lo anterior va a requerir unos adecuados sistemas de informacin, que soporten las necesidades de informacin de la empresa. un papel fundamental lo desempean los recursos humanos. hay que disponer de un Plan de RRhh alineado con la estrategia global, y compuesto de una serie de elementos que incluirn la incorporacin de nuevos empleados, la gestin del conocimiento, los planes de formacin y capacitacin, los sistemas de participacin, tanto tradicionales como avanzados (empowerment), la comunicacin, el reconocimiento, un sistema de objetivos individuales, lo cual ser fruto del alineamiento personal a travs del despliegue de los grandes objetivos estratgicos de la empresa, unido a su sistema de evaluacin y salarial ligado a lo anterior, y finalmente un plan de beneficios sociales. Que duda cabe que una buena gestin del personal har que los empleados estn ms motivados / integrados, lo que supondr un mejor trabajo. En ese contexto de globalizacin y enorme competitividad en el que nos encontramos, las empresas y organizaciones necesitan plantearse la innovacin y la mejora continua como formas habituales de actuacin. Tanto el Cuadro de Mando Integral, a travs de la realimentacin que va a permitir mejorar la estrategia y su despliegue, como el Modelo EFQM por medio de la Autoevaluacin, son excelentes herramientas que bien utilizadas pueden proporcionar a la empresa enormes beneficios de mejora de su gestin, lo que se traducir a buen seguro en una mejora de los resultados. La consecucin de resultados econmicos a largo plazo, implica establecer unos objetivos / metas a corto / medio plazo, que nos permitan alcanzarlos y que contemplen adems de los aspectos econmicos y financieros, otros relativos a clientes y gestin interna. Todo ello deber completarse con un paquete de mediciones, tanto estratgicas como operacionales, que faciliten el seguimiento. En la evolucin de la era industrial a la sociedad de la informacin, las empresas ms avanzadas empezaron a superar el modelo de contabilidad financiera tradicional, que valora bsicamente activos tangibles, para completar la valoracin de activos intangibles decisivos para el xito a largo plazo de la organizacin: Clientes satisfechos y fidelizados. Procesos definidos y orientados al cliente. Empleados preparados y motivados. Direccin basada en el liderazgo. Innovacin, aprendizaje y mejora continua.
El Cuadro de Mando Integral (CMI) surge ante la necesidad de completar la perspectiva financiera tradicional de medicin del xito de las organizaciones. De modo que la visin y la estrategia se conviertan en objetivos, indicadores estratgicos, metas e iniciativas, y que el despliegue se lleve a cabo a travs de otras perspectivas adems de la financiera, habiendo un esquema integrado de seguimiento y mejora.
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4.2. Qu es el Cuadro de Mando Integral Es una herramienta / modelo de gestin estratgica que ayuda a las organizaciones a desplegar su estrategia y a hacer un seguimiento y mejora de la misma. Partiendo de la misin (que hace una organizacin), la visin (en que se quiere convertir) y los valores (cuales son las pautas de comportamiento), la estrategia nos va a identificar las actuaciones futuras de la organizacin, las cuales agruparemos en lneas estratgicas. Las lneas estratgicas debern convertirse en objetivos estratgicos tangibles, los cuales sern seguidos mediante indicadores estratgicos. Los indicadores estratgicos tendrn unas metas, o lo que es lo mismo, se concretarn en qu resultados hay que conseguir para un periodo de tiempo. La consecucin de esas metas requerir la puesta en marcha de planes, acciones y proyectos,que sern seguidos por medio de indicadores operacionales. El Cuadro de Mando Integral proporciona varios elementos, que en nuestra opinin son clave en el proceso de gestin estratgica: El propio despliegue en s, que permite materializar los objetivos estratgicos en planes y acciones tendentes a su consecucin. El hecho de llevar a cabo el despliegue siguiendo varias perspectivas, adems de la tradicional financiera, la de los clientes, procesos, recursos, ... El que el despliegue se haga siguiendo un esquema causa-efecto, garantiza que los esfuerzos de las iniciativas van encaminadas a conseguir las metas, las cuales derivan de los objetivos estratgicos. El seguimiento mediante indicadores, existiendo un equilibrio entre indicadores externos (accionistas, clientes) y los indicadores internos (procesos, recursos, crecimiento,...), as como un equilibrio entre indicadores de resultados (medicin de acciones pasadas) y los inductores que impulsan la actuacin futura. La realimentacin que proporciona el esquema de seguimiento y despliegue, va a permitir la mejora continua de la estrategia y su despliegue. En trminos de gestin por procesos, estamos pues ante un autntico proceso que podemos clasificar como estratgico, y que como indicamos en el apartado inicial denominamos proceso de gestin estratgica, que comprende (Figura 4.1): Formulacin y consenso de la poltica y estrategia. Comunicacin. Despliegue. Feed back y mejora continua.
Formulacin y consenso de la poltica y estrategia
Clarificar Misin / Visin / Valores

Definir la estrategia Consensuar
Seguimiento y feed back
Revisiones peridicas
Correcciones Cambios Herramienta de formacin
CMI
Mejora continua
Comunicacin y vinculacin
Difusin Formacin Vinculacin
Despliegue la estrategia Objetivos estratgicos

Indicadores y metas Iniciativas planes y proyectos Indicadores no estratgicos Alineamiento
Figura 4.1. Proceso de gestin estratgica. 36
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El modelo conocido en ingls como Balanced Scorecard apareci a principios de los noventa. De todos los autores que han trabajado sobre el tema, el ms conocido es el de Kaplan y Norton, que se public en versin inglesa en 1996. El modelo de BSC est basado en cuatro perspectivas: Percepcin de los accionistas Perspectiva financiera. xito de la visin Percepcin de los clientes. Satisfaccin de los accionistas y clientes Excelencia de los procesos internos. xito de la visin Apoyo de la capacidad de aprender y crecer. La visin y la estrategia se explicitan en lneas estratgicas las cuales se despliegan segn las cuatro perspectivas citadas y siguiendo el esquema enunciado en prrafos anteriores: Conversin en objetivos estratgicos. Medicin con indicadores estratgicos. Identificacin de metas. Establecimiento de planes de accin. Alineamiento. Seguimiento integrado. Otros autores ya estudiaron y publicaron, incluso con anterioridad, modelos de Balanced Scorecard. As, Maisel (1992) tiene un BSC similar al de Kaplan y Norton, con muchos elementos en comn, y cambiando la perspectiva de Aprendizaje y Crecimiento por Recursos humanos. Mc Main en 1990 desarroll lo que se conoce como Pirmide de Resultados, y Adams y Roberts publicaron en 1993 el modelo conocido como EP2M (Effective progress and performance measurament), que agrupa las actividades y mediciones en cuatro reas: Externas servir a clientes y mercados. Internas mejorar la eficacia y la efectividad. Descendentes despliegue de la estrategia. Ascendentes empowerment. La traduccin de Balanced Scorecard por Cuadro de Mando Integral, no es, en nuestra opinin, muy acertada, ya que induce a muchos a pensar que el CMI es un conjunto de indicadores y como hemos visto, y vamos a tener oportunidad de ampliar, el CMI establece todo un Proceso de Gestin Estratgica, que aborda los inductores de la actuacin futura de la organizacin, manteniendo los indicadores financieros y completndolos con los de otras perspectivas: clientes, procesos, recursos.... Respecto a las mediciones, el CMI utiliza como elemento clave los indicadores estratgicos que son un nmero escaso y que miden la consecucin o no de los objetivos estratgicos, y los indicadores operacionales que miden los resultados que van alcanzando las iniciativas y planes en relacin a las metas. 4.3. Elementos del Cuadro de Mando Integral Ya hemos comentado como el Cuadro de Mando Integral permite el despliegue de la estrategia a travs de todas las perspectivas de la actividad de la organizacin, y no slo de la financiera. El Cuadro de Mando Integral desarrolla la estrategia a travs de varias perspectivas. Financiera: la tradicional perspectiva de despliegue de la estrategia a travs de una serie de objetivos financieros y asignacin de las correspondientes partidas presupuestarias Clientes: qu acciones debemos emprender respecto de nuestros clientes y con qu objetivos para hacer realidad la estrategia definida. Procesos: qu acciones de transformacin y mejora de nuestros procesos internos debemos acometer para la efectiva implantacin de la estrategia.
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Aprendizaje y Crecimiento (tambin llamada en ocasiones Recursos): qu iniciativas debemos acometer y cules sern sus objetivos en relacin con las capacidades de la organizacin y de las personas de la misma. Para cada una de ellas se desarrollan una serie de: Objetivos estratgicos: Qu necesitamos alcanzar para desplegar efectivamente la estrategia. Indicadores estratgicos y sus metas: Mediciones que permiten establecer si se alcanzan los objetivos estratgicos. Iniciativas estratgicas: Acciones necesarias para que se alcancen las metas de los indicadores estratgicos, y por tanto los objetivos correspondientes se hagan realidad. Por ejemplo, para una estrategia de diferenciacin de productos, basada en el diseo innovador y dirigida a ciertos clientes elitistas, un objetivo estratgico podra ser penetrar un determinado canal de distribucin. un indicador estratgico podra ser el nivel de penetracin (medido en % de ventas frente al total). La meta de dicho indicador sera el porcentaje expresado en trminos cuantitativos que esperamos alcanzar en determinado periodo de tiempo. Las iniciativas estratgicas seran las acciones de marketing y ventas a desarrollar para alcanzar esa penetracin. 4.4. Construccin del Cuadro de Mando Integral 4.4.1. Aspectos generales El punto de partida es la definicin del marco estratgico. La estrategia establece el vnculo entre la organizacin y el medio que la rodea. La empresa debe definir una estrategia, que le permita tener una posicin ventajosa en los aspectos clave que determinan la competencia en el sector. El marco estratgico contempla la estrategia global de la organizacin, o lo que es lo mismo, qu va a hacer en el futuro para conseguir unos objetivos estratgicos, creando valor para los accionistas y clientes, y teniendo en cuenta otras partes interesadas (personas, sociedad, asociados, ...). La estrategia tendr varias lneas estratgicas, que nos marcan las grandes reas en las que se va a desarrollar la estrategia, o lo que es lo mismo, indican por dnde va la actuacin de la organizacin en los prximos aos. Para la construccin del Cuadro de Mando Integral seguiremos una serie de etapas que aparecen en la figura 4.3.
1 Identificacin de Objetivos Estratgicos
2 Construccin del Mapa Estratgico
3 3 Identificacin Identificacin de Indicadores de Indicadores Estratgicos Estratgicos y metas y metas
4 Identificacin de Iniciativas Estratgicas
5 Seguimiento y mejora del Plan Estratgico
Figura 4.3. Etapas para la construccin del CMI.
4.4.2. Identificacin de Objetivos Estratgicos Los objetivos estratgicos recogen de modo explcito lo que la estrategia pretende alcanzar en un horizonte determinado. Los objetivos debern agruparse para cada una de las lneas estratgicas y para las perspectivas que se consideren. Cada objetivo o grupo de objetivos debera tener un propietario, que se responsabilice de garantizar su consecucin.
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Los objetivos estratgicos se deben representar de modo grfico, dejando patentes sus interrelaciones (es decir, como se soportan unos a otros), y las perspectivas a las que pertenecen. De este modo, se puede identificar fcilmente: Lneas estratgicas no desarrolladas debidamente. Objetivos estratgicos inconexos. Perspectivas no abordadas al identificar los objetivos estratgicos. 4.4.3. Mapa Estratgico una herramienta enormemente til para visualizar el despliegue de la estrategia, es la que se conoce como mapa estratgico, que permite representar grficamente ese despliegue a travs de una cadena de relaciones causa-efecto, conectando los resultados perseguidos en la estrategia con los inductores que los harn posibles.
LE2: LE2: Potenciacin de de Potenciacin de Clientes de segmento Clientes segmento Clientes de segmento alto alto alto
OF1: OF1: Aumentar la Aumentar la rentabilidad rentabilidad
LE1: LE1: Crecimiento Crecimiento Financiera
LE3: Excelencia LE3: Excelencia LE3: Excelencia Operacional Operacional Operacional
OF2: OF2: Aumentar la Aumentar la facturacin facturacin OC1: OC1: Incrementar Incrementar negocio con negocio con nuevos clientes nuevos clientes
OF3: Optimizar OF3: Optimizar Costes Costes
Clientes
OC2:Fidelizar OC2:Fidelizar OC2:Fidelizar clientes clientes
OC3: Mejorar OC3: Mejorar OC3: Mejorar la satisfaccin la satisfaccin la satisfaccin del cliente del cliente del cliente
OC4: Amentar la OC4: Amentar la OC4: Amentar la superficie de superficie de superficie de venta al pblico venta al pblico venta al pblico
Procesos
OP1: Potenciar la OP1: Potenciar la comercializacin comercializacin de nuevos de nuevos productos y productos y servicios servicios
OP2: Potenciar OP2: Potenciar las actividades las actividades comerciales comerciales OP3: Mejorar la OP3: Mejorar la cadena de cadena de suministro suministro
OP5: Aumentar OP5: Aumentar la eficiencia la eficiencia operativa operativa OP4: Mejorar la OP4: Mejorar la productividad productividad por empleado por empleado
Recursos
OR1: Mejorar la gestin de los Recursos Humanos
OR2: Mejorar los sistemas de informacin
OR3: Optimizar la utilizacin de los activos fijos
OR3: Optimizar el proceso de compras
Figura 4.3. Ejemplo de Mapa Estratgico (Estrategia, Lneas Estratgicas, Perspectivas, Objetivos y Enlaces Causa-Efecto).
travs de una representacin grfica se visualiza el mapa estratgico: El despliegue de la Estrategia y sus lneas estratgicas en objetivos estratgicos. una agrupacin segn las perspectivas que se sigan. La interrelacin de los objetivos estratgicos con indicadores estratgicos, metas y planes y acciones, todo ello a travs de enlaces causa efecto.
4.4.4. Identificacin de indicadores estratgicos y sus metas un indicador lo podemos definir como la evolucin de un parmetro a lo largo del tiempo. una representacin grfica permite visualizarlos e interpretarlos fcilmente. En el caso del CMI, los Indicadores Estratgicos miden la evolucin de los parmetros asociados a los objetivos estratgicos. Las metas representan aquellos valores que deben alcanzar los indicadores en un periodo determinado de tiempo. El propio propietario del objetivo se preocupar de la consecucin de las metas correspondientes. un ejemplo aparece en la figura 4.4.
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INDICADORES, METAS E INICIATIVAS ESTRATGICAS

Lnea Estratgica Potenciacin de clientes del segmento alto Perspectiva Estratgica Financiera Objetivos Estratgicos Aumentar la facturacin de nuevos clientes Indicadores Facturacin en: Euros % aumento Metas conseguir Mes 1 Mes 2 Mes 3
Figura 4.4. Ejemplo de indicadores y metas (en un mapa estratgico).
4.4.5. Identificacin de iniciativas estratgicas La consecucin de los objetivos, indicadores y metas requiere de planes de accin y proyectos de mejora, que algunos autores conocen como iniciativas estratgicas. Su complejidad e impacto es enormemente variable, pudindose agrupar en complejas y simples. Las primeras pueden descomponerse en varias simples. Es importante analizar el impacto de los planes y proyectos en los objetivos estratgicos, lo cual puede hacerse con la ayuda de la matriz de impacto. Esta es una tarea bsica del propietario del objetivo, y forma parte del esquema de seguimiento y mejora. una ayuda importante es la utilizacin de indicadores operacionales. un ejemplo queda recogido en la figura 4.5.
Objetivo estratgico Mejora de la calidad de Servicio
Iniciativas Estratgicas / Planes de Accin Potenciar el papel del Jefe de tienda Establecer plan de formacin de lderes Perfeccionar el sistema de direccin por objetivos Establecer un programa de recualificacin de la plantilla Plan de necesidades futuras capacidades actuales capacitacin
Indicador Operacional Horas de formacin de lderes Evaluacin de la formacin % de personal evaluado % personal recualificado Horas de formacin de empleados Evaluacin de la formacin % de plantilla cubierta nivel (%) cumplimientos estndares fsicos
contratacin de nuevos empleados de acuerdo a nuevos perfiles Mejora de los estndares fsicos Figura 4.5. Ejemplo de planes de accin / proyectos de mejora.
Las ltimas etapas de construccin de un mapa estratgico, y por tanto de despliegue de la Estrategia, son las relativas a lo que algunos autores llaman alineamiento econmico y alineamiento personal. Como es fcil suponer, para conseguir las metas estratgicas y por tanto impactar en los Objetivos Estratgicos pueden desarrollarse numerosos planes de accin y proyectos de mejora. Es fundamental que analicemos esas Iniciativas desde el punto de vista de esfuerzo de implantacin, lo que requiere obligatoriamente ver el coste econmico y otro parmetro, como pueden ser las dificultades de implantacin. Para ello, puede utilizarse una matriz de priorizacin donde se contraste el impacto en los Objetivos Estratgicos, que llamaremos valor estratgico, con dos parmetros, entre los que podemos considerar el esfuerzo de implantacin y los beneficios. A su vez, el esfuerzo de implantacin puede medir el coste econmico (interno/externo) y las dificultades. un ejemplo de la matriz de priorizacin aparece en la figura 4.6
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Valor Estratgico (VE)
Alto VE Bajo EI Bajo VE Bajo EI
Alto VE Bajo EI Bajo VE Alto EI

Esfuerzo de implantacin (EI)
Figura 4.6. Matriz de priorizacin.
El alineamiento personal est referido a la necesidad de que el despliegue de la estrategia, debe llegar hasta los niveles interiores de la organizacin. La poltica de recursos humanos deber estar alineada con la estrategia global de la organizacin. El despliegue de los indicadores y metas debe hacerse hasta las personas y/o grupos en su caso. Cada propietario de proceso debe conocer su contribucin a los resultados globales, y desplegar, o lo que es lo mismo, hacer responsable de su parte alcuota, a las personas y/o grupos que contribuyen directamente a la consecucin de los resultados que hay que lograr en cada meta. Puede establecerse un pequeo CMI para cada empleado de la organizacin, que incluye el cuadro de indicadores bajo su responsabilidad, agrupados segn las perspectivas utilizadas por la organizacin, y con los objetivos a conseguir. La suma de esos objetivos debe estar en lnea con otros de rango superior y/o del proceso. Este sistema de despliegue de objetivos/indicadores debe completarse con un programa de evaluacin de resultados, donde peridicamente cada empleado sea evaluado por su superior en funcin del cumplimiento de objetivos y de la actitud mantenida. La evaluacin formal podra ser una vez al ao e ir ligada a las variaciones salariales, a las promociones y todo ello completado con un programa de reconocimiento. Estamos, en definitiva, ante uno de los elementos clave de la poltica de recursos humanos que debe contribuir a aumentar la motivacin/satisfaccin del personal. Como hemos indicado en varios prrafos y apartados anteriores, el CMI que permite estructurar el proceso de gestin estratgica, incluye no slo la definicin y despliegue de la estrategia, sino que debe completarse con un esquema de seguimiento y mejora. Ese esquema de seguimiento deber ser tctico y estratgico. A nivel tctico habr un seguimiento integrado con las operaciones normales, y que cubrir los Planes de Accin y los Proyectos de Mejora, a travs de indicadores y metas. A nivel estratgico, el seguimiento se llevar a cabo a intervalos ms largos y evaluar el cumplimiento de Objetivos. La realimentacin, derivada del seguimiento, es una ayuda imprescindible para la innovacin y la mejora continua, tanto de la Estrategia como de la Operaciones. 4.5. Seguimiento y mejora del plan estratgico
1 Identificacin de Objetivos Estratgicos
2 Construccin del Mapa Estratgico
3 Identificacin de Indicadores Estratgicos y metas
4 Identificacin de Iniciativas Estratgicas
5 Seguimiento y mejora del Plan Estratgico
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La planificacin estratgica no es un ejercicio puntual que se hace al iniciar un nuevo negocio y que mantiene su validez para siempre. Tal y como hemos visto en numerosas ocasiones a lo largo de este texto, la estrategia determina cmo interacciona la empresa con el medio, y por consiguiente, debe adaptarse a los cambios experimentados en el entorno e internamente en la organizacin. Por lo tanto, el proceso de formulacin de la estrategia es un proceso cclico que consiste en la vigilancia permanente de los cambios experimentados por el entorno y por la propia empresa, y la bsqueda de las mejores iniciativas para evitar los riesgos asociados a dichos cambios, a la vez que a explotar las oportunidades inherentes a los mismos. Ello sin olvidar la obligacin bsica de vigilar que las iniciativas identificadas son las adecuadas para alcanzar los objetivos estratgicos de la organizacin, y que las mismas se han implantado con eficacia. El seguimiento de los resultados de los indicadores estratgicos es un elemento fundamental del seguimiento y mejora del plan estratgico. El plan estratgico suele revisarse una vez al ao, durante el periodo de planificacin de la empresa, si bien cambios bruscos del entorno, como la crisis econmica iniciada a finales de 2007, o cambios internos o incumplimientos, pueden desencadenar una revisin de la estrategia. Por tanto, el propio concepto de Cuadro de Mando Integral incluye el proceso de despliegue de la estrategia, pero tambin el proceso de seguimiento y revisin de la estrategia, lo que ayudar de modo decisivo a la consecucin de los objetivos estratgicos.
EL CUADRO DE MANDO INTEGRAL Y LAS hERRAMIENTAS DE BUSINESS INTELLIGENCE
El Cuadro de Mando Integral es una metodologa que permite el despliegue de la estrategia teniendo como elemento clave la construccin del mapa estratgico. ste recoge los objetivos estratgicos y las relaciones entre ellos, as como la definicin de los indicadores que permiten realizar el seguimiento del rendimiento de la organizacin respecto de cada uno de dichos objetivos estratgicos. La potencia del cuadro de mando integral proviene de su capacidad para relacionar y desplegar los objetivos estratgicos a todos los niveles de la organizacin. En organizaciones de cierto tamao, los datos que forman parte de los indicadores se hallan disponibles en diferentes bases de datos y sistemas de informacin. En la actualidad, las tecnologas de la informacin ofrecen la posibilidad de recoger y almacenar cantidades ingentes de datos aunque no siempre los usuarios de estos sistemas son capaces de aprovechar la informacin disponible de manera provechosa. Las herramientas que permiten la captacin de cantidades ingentes de datos de diversas fuentes, su tratamiento y conversin en informacin adecuada para la toma de decisiones, se suelen agrupar bajo la denominacin de business intelligence. Pero el concepto de business intelligence es ms amplio, y se considera como tal, al conjunto de procesos y procedimientos que recopilan y convierten grandes cantidades de datos en informacin til para dirigir la organizacin y tomar decisiones. La definicin de business intelligence incluye varios aspectos importantes: Identificar la informacin, en forma de indicadores clave (KPIs), necesaria para gestionar adecuadamente la empresa. utilizar sistemas y herramientas para obtener los indicadores a partir de los datos existentes. Disponer de tcnicas de anlisis de datos que los conviertan en informacin til de gestin. Disponer de herramientas que nos permitan realizar bsquedas y presentaciones alternativas de los datos, de modo que podamos extraer informaciones ocultas en los mismos. La gestin real de la empresa debe apoyarse en los datos y el anlisis de los mismos.
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El concepto de business intelligence constituye un proceso a travs del cual las empresas (figura 5.1): Definen sus objetivos. Analizan sus progresos. Adquieren conocimiento. Toman decisiones. Miden sus xitos.
Anlisis Anlisis Ideas
Business Intelligence
Medicin
Accin
Figura 5.1. El proceso de business intelligence.
Al referirse al anlisis hay que preguntarse: Qu es importante para nuestra organizacin? (clientes, empleados, proveedores, etc.). Qu datos debemos recopilar? Surge la necesidad de disponer de herramientas que permitan identificar los datos tiles a partir de los datos existentes, de modo que se pueda llevar a cabo un anlisis en profundidad, lo que se conoce como drill down. Las ideas surgen como consecuencia de un anlisis amplio y sin restricciones de gran cantidad de informacin. Esas ideas deben ser compartidas y aceptadas por el resto de grupos de inters, por lo que se hace necesario presentarlas adecuadamente. El concepto de business intelligence supone que habr que tomar acciones posteriores a la toma de decisiones propiciada por bi. Estas acciones se anteponen a las del mtodo de prueba y error. Las acciones basadas en business intelligence son generalmente de mayor alcance, tienen los objetivos ms claros y obtienen mayor respaldo por la organizacin. El ciclo de business intelligence se cierra con la medicin, lo que nos permite controlar los resultados clave de la organizacin con mayor frecuencia y exactitud. Esta medicin de resultados deber extenderse a todas las reas de la organizacin a travs de los indicadores clave (KPIs). As pues, el concepto de business intelligence est completamente alineado con la metodologa del cuadro de mando integral. La puesta en marcha de un proceso de business intelligence requiere tres elementos clave: la tecnologa, las personas y la cultura corporativa.
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La tecnologa es un factor clave que va a permitir a las organizaciones de cualquier tamao, acceder a grandes cantidades de datos, y a las herramientas de anlisis que permiten obtener informaciones tiles de gestin a partir de los mismos. Se trata de disponer de informacin correcta al alcance de aquellos que deben tomar las decisiones y en el momento en que estos la necesiten. De ese modo, sern los directivos y profesionales ms adecuadas quienes podrn tomar las mejores decisiones. Adems la empresa debera disponer de una cultura corporativa: Amplio y fcil acceso a la informacin. Anlisis y toma de decisiones. Compartir resultados e informacin. Experimentacin y tolerancia a los fallos.
Figura 5.2. Cuadro de Mando en soporte informtico.
Como se puede ver en la figura 5.2, este tipo de herramientas ofrecern, entre otras posibilidades, la de elaborar el mapa estratgico vinculando los objetivos estratgicos, de modo que los cambios en la estrategia se reflejen en la propia concepcin del mapa estratgico de un modo sencillo y efectivo. Cada objetivo estratgico tendr a su vez vinculados los indicadores de medida que lo soportan, incluyendo las metas de los mismos. Del mismo modo, a partir de las bases de datos de indicadores se podr acceder a los resultados de los mismos en diversos formatos grficos que faciliten el anlisis. Por ltimo, los indicadores podrn tener vinculados los planes de accin diseados para su mejora. Las herramientas informticas de business intelligence para el soporte al Cuadro de Mando Integral permiten adems el despliegue a nivel funcional / departamental, y la consolidacin de los resultados de los indicadores parciales, en aquellos de nivel superior, garantizando a su vez la integridad de los datos.
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Figura 5.3. Arquitectura del sistema de Cuadro de Mando Integral.
Para que la gestin del cuadro de mando integral sea eficaz, es conveniente que la herramienta de business intelligence que se utilice se alimente de un almacn de datos para anlisis, lo que se conoce como business datawarehouse, el cual a su vez se alimentar de mltiples fuentes de datos de la empresa, tal como el ERP pginas Excel, base de datos, un ejemplo aparece en la figura 5.3. , Para facilitar la construccin y actualizacin permanente del cuadro de mando integral, resulta pues conveniente utilizar alguna de las herramientas informticas de business intelligence disponibles en el mercado, que facilitan el mantenimiento de los vnculos entre los objetivos estratgicos y la construccin de los indicadores de medida, a partir de los datos disponibles en los mltiples repositorios de la organizacin. De este modo, el cuadro de mando deja de ser una presentacin en powerpoint del director responsable de la planificacin estratgica, para convertirse en una herramienta de trabajo viva y al servicio de todos los miembros de la organizacin.
BIBLIOGRAFA
METODOLOGAS AVANZADAS PARA LA PLANIFICACIN Y MEJORA Autor: Joaqun Membrado Martnez Editorial: Daz de Santos (2007) LA ESTRATEGIA DEL OCANO AZuL Autores: W. Chan Kim y Rene Mauborgne Editorial: Grnica 2005 DIRECCIN ESTRATGICA Autor: Jos Carlos Jarillo Editorial: Mc Graw hill Autor: Dess y Lumpkin Editorial: Mc Graw hill 2003 INNOVACIN Y MEJORA CONTINuA SEGN MODELO EFQM DE EXCELENCIA Autor: Joaqun Membrado Martnez Editorial: Daz de Santos (2002) CMO uTILIZAR EL CuADRO DE MANDO INTEGRAL Autores: Robert S. Kaplan, David P Norton . Editorial: Gestin 2000 IMPLANTANDO Y GESTIONANDO EL CuADRO DE MANDO INTEGRAL Autores: Nils-Goran Olve, Jan Roy, Magnus Wetter Editorial: Gestin 2000 VENTAJA COMPETITIVA Autor: Porter Editorial: CECSA 1987 45
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Casos Prcticos
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CONTAZARA, S.A.
PRESENTACIN
Contadores de Agua de Zaragoza, S.A. (CONTAZARA) es una empresa lder que se dedica al diseo, desarrollo, produccin, verificacin y servicio postventa de contadores de agua electrnicos y equipos de lectura. Adems presta servicios metrolgicos de calibracin y ensayo de volumen para contadores de agua. Actualmente cuenta con 57 trabajadores y varias agencias internacionales. La sociedad annima fue fundada en 1984 por un accionariado compuesto principalmente por dos familias de empresarios con la idea de desarrollar un producto totalmente innovador que cambiase la cultura de facturacin del agua por su gestin eficiente. As se invent y desarroll el primer contador de agua electrnico del mundo que permiti la medicin, la informacin y la comunicacin como pilares fundamentales en la gestin del agua.
Los principales clientes de CONTAZARA se encuentran en Espaa. Las empresas gestoras de agua de las ciudades ms importantes son nuestros principales clientes. El sector de abastecimiento de agua a las ciudades es el principal segmento de mercado en el que nos movemos sin embargo otro segmento creciente es el de la captacin y distribucin de agua del Dominio Pblico hidrulico, tales como el sector de riego. Disponemos a su vez de clientes en las ciudades ms importantes de EEuu, Mxico, Dinamarca, Francia, Portugal, Rusia, Sudamrica y Oriente Medio. CONTAZARA tiene definidas varias lneas estratgicas y entre ellas, la de Excelencia. En CONTAZARA se fomenta el enfoque a la satisfaccin de todas las partes interesadas tales como clientes, accionistas, personal, proveedores y sociedad. Por ello, CONTAZARA, S.A. ha establecido, documentado, implementado y mantiene al da un sistema integrado de gestin y mejora continuamente su eficacia y eficiencia de acuerdo a los requisitos suscritos de las normas uNE-EN ISO 9001:2008, uNE-EN ISO 14001:2004, OhSAS 18001:2007, uNE 166002:2006, uNE-EN ISO 10012:2003 y uNE-EN ISO/IEC 17025:2005 y de los requisitos de la Directiva 2004/22/CE, Anexo h1.
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CONTAZARA tiene implantado un sistema de gestin basado en la norma uNE EN ISO 9004:2000 Sistemas de gestin de la calidad Directrices para la mejora del desempeo, desde el ao 2002. CONTAZARA fue galardonada con el Premio Prncipe Felipe 2006-2007 a la Excelencia Empresarial en la modalidad Calidad Industrial.
INFORMACIN ESTRATGICA
Las necesidades y expectativas de las partes interesadas son recogidas a travs de herramientas como las encuestas y otras actividades, sistematizadas muchas de ellas desde el momento en que se incorpor la gestin por procesos en CONTAZARA. Fruto de esta identificacin de necesidades, se ha ido adecuando la poltica, convirtindose en una referencia que tiene un carcter vivo, contemplando a lo largo del tiempo, nuevos compromisos que cubren en ms detalle las distintas partes interesadas. Como mejora global del mtodo, obtenida a raz de la evaluacin directiva de 2003, las distintas fuentes de informacin de necesidades y expectativas de partes interesadas, se recopilaron en una tabla para ayudar a sistematizar: la fuente de identificacin de las necesidades y expectativas, el responsable y la frecuencia de anlisis. Y donde adems se indic el ao de la sistematizacin del tratamiento de la fuente de identificacin, o de la introduccin de una mejora relevante, as como la causa o el momento en el que el hecho anterior se haba producido. Tambin como mejora, a raz de la evaluacin detallada de 2003, los requisitos de todas las partes interesadas, no slo la de clientes, se incorporaron desde 2004 en la red interna para difusin a todo el personal. Tras la evaluacin de 2004 se sigui mejorando, y en 2005 se estableci un proceso especfico para la identificacin y comprensin de las necesidades y expectativas de las partes interesadas, con el objeto de alcanzar su satisfaccin. De hecho, la media de los valores obtenidos en la satisfaccin de cada uno de los grupos de inters, se utiliza como indicador del proceso. Mtodos y mejoras en la identificacin de necesidades y expectativas de las partes interesadas
CLIENTES Proceso comunicacin externa Encuesta de satisfaccin Acuerdos de suministro y calidad concertada Auditoras de cliente contactos, visitas y grupos de trabajo Participacin en la Asociacin Espaola de Abastecedoras de Agua Ferias y congresos que contengan avances del mercado y competencia Quin Gestor de proceso (dtor. Marketing) dpto. de Marketing Cundo Mensualmente Mejora desde 2001 Mejora a raz de
incorporacin de gestin por procesos Anual 2001 y sucesivas Gestin del proceso de mejoras encuesta satisfaccin de cliente dtor. General Anual/Bienal/concurso 2000 Acuerdo de calidad concertado con cliente principal. dtor calidad y MA + Anual / Bienal 2000 Primera auditora todos dptos. i Jornadas inteligentes Fuerza de ventas + continuamente 2003 dpto tcnico dtor. Marketing continuamente 2001 comienzo participacin en comisin 3 de AEAS todos directores Puntualmente 2004 implantacin de herramienta de vigilancia tecnolgica
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PERSONAS
Quin
Cundo Semestralmente Anualmente Anualmente medicin. Seguimiento continuo Mnimo anualmente
Mejora desde 2001 2002
Mejora a raz de incorporacin de gestin por procesos Proceso de rrHH
Evaluacin del desempeo dtores. departamento Encuesta de satisfaccin laboral Proceso de comunicacin interna Sugerencias dtor. General Gestor de proceso dtor. General
2001 y sucesivas Seguimiento y medicin del mejoras proceso 2002 Solicitud expresa de sugerencias con la encuesta de satisfaccin incorporacin de gestin por procesos Mejora a raz de
Evaluacin de la formacin dtor. General PROVEEDORES Quin
trimestralmente Cundo Mensualmente
2001 Mejora desde
comunicacin en el dtor. calidad y seguimiento de evaluacin MA, director de proveedor compras Proceso de compras Acuerdos de suministro calidad concertada Auditoras a proveedores Encuesta de satisfaccin ACCIONISTAS consejos de Administracin Gestor proceso dtores. compras, General, calidad dtor. calidad y MA dtor. compras Quin dtor. General
2001 y sucesivas Seguimiento y medicin de mejoras indicadores 2001 2003 2003 2006 Mejora desde 2000 2004 2004 Mejora desde 2001 2000 2003 2005 incorporacin de gestin por procesos Autoevaluacin despliegue de objetivos Autoevaluacin Mejora a raz de nuevo nombramiento de consejo de Administracin Autoevaluacin Autoevaluacin Mejora a raz de Primera auditora del LnE Ampliacin de Laboratorio Autoevaluacin Autoevaluacin
Mensualmente Puntualmente bajo planificacin Puntualmente bajo planificacin Anualmente Cundo Puntualmente Anualmente Anualmente Cundo Anualmente Puntualmente bajo planificacin continuamente Anualmente
recopilacin y publicacin dtor. General de requisitos Medicin de satisfaccin SOCIEDAD/ADMN Auditoras externas dtor. General Quin dtor. calidad y MA, todos dptos.
Habilitacin de laboratorio dtor. Verificacin Metrolgica Participacin en foros y asociaciones Encuesta de satisfaccin todos director General
A continuacin se describen las fuentes de informacin tenidas en cuenta en la organizacin, y que son entradas, en el proceso definido en CONTAZARA como Revisin por la direccin. Con una periodicidad semestral, se hace una revisin de los objetivos generales de la empresa (derivados de la poltica y estrategia), y se acta en consecuencia de la situacin de sus correspondientes indicadores. Otros indicadores internos de rendimiento son los derivados de los procesos de la organizacin. Desde 2001, con una periodicidad mensual, los gestores de procesos actualizan los datos de los indicadores correspondientes y se ponen a disposicin de la organizacin en la Intranet. A travs de la gestin de los propios procesos se recoge informacin de actividades de aprendizaje tales como la formacin y la cualificacin de las personas, va la evaluacin del desempeo, en el proceso de recursos humanos. Otras actividades de aprendizaje son las derivadas de la informacin, oportunidades de mejora e indicadores derivados del proceso de Auditoras Internas. Tambin lo son las actividades de Benchmarking como la realizada con grandes organizaciones sobre planificacin estratgica, gestin de la innovacin, gestin de riesgos y gestin de compras
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y la elaboracin de las mejores prcticas a travs de herramientas como la autoevaluacin, que se realiza anualmente. Cada ao se recoge la informacin sobre la imagen externa proyectada en nuestros clientes, a travs de la correspondiente encuesta de satisfaccin. Con la frecuencia semestral que marca la Revisin del sistema, se tiene en cuenta la informacin relativa al estado de la competencia, la posicin en el mercado, y las actividades de benchmarking que se hayan llevado a cabo. Con esa periodicidad semestral se analiza tambin la situacin de los proveedores, utilizando el Comportamiento de los proveedores como una entrada de la Revisin. Otras entradas que se tienen en cuenta en la Revisin, y por lo tanto estn sujetas a un anlisis semestral como mnimo son: Anlisis de la satisfaccin de otras partes interesadas. Los cambios legislativos y evaluacin del cumplimiento de la legislacin. Oportunidades y acciones de mejora. Los cambios que pudieran afectar al Sistema integrado de gestin, incluyendo la misin, visin, poltica, valores y principios ticos. Seguimiento de las actividades de asociacin estratgica. Resultados de auditoras y evaluaciones. Anlisis de costes de calidad. Accidentes e incidentes ocurridos. Evaluacin del impacto en la organizacin de las condiciones financieras. Gestin de la I+D+i. Los resultados de la identificacin y evaluacin de aspectos ambientales. Gestin de la seguridad y salud en el trabajo. Por otro lado, se realizan cierres mensuales contables para conocer la evolucin de indicadores y seguimiento presupuestario. Los indicadores obtenidos se comparan con indicadores econmicos generales de sectores industriales y otros sectores afines. Se analizan los datos de los efectos de los productos a lo largo de todo el ciclo de vida, en trminos de aplicacin de ecodiseo. De hecho, se cumple con las Directivaa Europeaa ambientales de aplicacin. Adems en los proyectos de diseo y desarrollo de nuevos productos se tienen en cuenta otras implicaciones de los efectos a lo largo de su vida, como es el momento de instalacin / desinstalacin, autonoma de pilas, efectos nulos de contaminacin electromagntica, facilidad de uso a lo largo de toda la vida y accesibilidad a la informacin suministrada por los equipos. Los datos para determinar el impacto de nuevas tecnologas se analizan a travs de la herramienta de vigilancia tecnolgica y el Comit de I+D+i. Con la sistematizacin de la realizacin de autoevaluaciones anuales, se analiza el impacto del modelo de gestin de CONTAZARA, y desde 2004 en los objetivos generales se incluye uno relativo a superar un valor de nivel de madurez segn ISO 9004. Todos los resultados del anlisis de informacin interna y externa que se desprenden de las actividades mencionadas, son tenidas en cuenta como entradas en el proceso de Revisin del Sistema por la Direccin, de forma que puedan derivarse las acciones pertinentes y/o las actualizaciones que puedan ser requeridas de la poltica o las estrategias de la empresa. La Revisin del Sistema por la Direccin se ha enfocado en CONTAZARA como una de las herramientas ms potentes para la mejora continua, de ah la determinacin de que su frecuencia fuera semestral, en lugar de anual. Al gestionarse como un proceso, ayuda al proceso de revisin y mejora.
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Como se dispone de una visin global de rendimiento del Sistema de la organizacin, se ha determinado que es el momento ms oportuno para pensar y analizar las estrategias y polticas que hay en marcha. Adems se determinan las acciones que pudieran derivarse, como redireccionar, eliminar o incluir alguna nueva estrategia, o desplegar ms tcticas para hacer ms efectivas algunas estrategias. En la autoevaluacin de 2003 sali como oportunidad de mejora incluir las propias estrategias vigentes en cada momento, as como las entradas del proceso de Revisin. En el ao 2005 la planificacin estratgica se defini como un proceso en s mismo, basado en una metodologa propia denominada de los 20 pasos, y donde en el apartado de Anlisis de situacin y del entorno se tienen en cuenta la informacin de los indicadores de rendimiento, la investigacin, el aprendizaje y las actividades externas.
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DEFINICIN DE LA ESTRATEGIA
Las polticas y estrategias de CONTAZARA siempre han estado marcadas con unas tcticas de diferenciacin, tanto de producto como de servicio y atencin al cliente. En 1996, y a raz de la implantacin del Sistema de Calidad segn ISO 9002:1994, se elabor una primera Poltica (entonces denominada de Calidad). En 1997 el Director General elabor un Plan de Empresa que contemplaba las estrategias a desarrollar en los aos siguientes, en trminos de Desarrollo y Calidad de Producto, Fabricacin (adecuacin de instalaciones y proyectos), Ventas y Marketing (lneas de producto y resultados esperados) y Financiacin. Fue el primer ejercicio formal de planificacin estratgica, elaborado por el Director General y consensuado por el Consejo de Administracin, que estableca una visin de la empresa a muy largo plazo (desde 1998 a 2007). En 2001, con la implantacin de la norma ISO 9001:2000 y la consiguiente gestin por procesos, se mejor el mtodo de desarrollo, revisin y actualizacin de la poltica, incluyndolo en el propio proceso de Revisin por la Direccin. As, partiendo de la primera poltica que se plante, y teniendo en cuenta la informacin relevante, se desarrolla la Poltica que incluye los compromisos de la organizacin para conseguir la visin de empresa. En el ao 2002 pas a llamarse Poltica de Calidad y Medioambiental y en 2003 se denomin Poltica, fruto de la cada vez mayor integracin del Sistema de Gestin de CONTAZARA. Tras finalizar el ao 2001 y comprobar con sus resultados que lo establecido en el Plan de Empresa elaborado en 1997 ya se superaba ampliamente y por lo tanto el mencionado Plan ya se quedaba obsoleto, se aprovech para mejorar el mtodo de planteamiento de estrategias. Al haber madurado y crecido en nmero de personas y capacidad de gestin, se hizo un planteamiento de estrategias por parte del Comit de Gestin. Su definicin sali tomando como referencia las estrategias planteadas en 1997 y hacindose la pregunta de qu tiene que hacer la organizacin para conseguir una ventaja competitiva sostenible a largo plazo. As se definieron 16 lneas estratgicas, que es la equivalencia en CONTAZARA de los denominados factores crticos de xito. Siguiendo en la mejora del mtodo de desarrollo y actualizacin de estrategias, al finalizar 2004 se realiz un nuevo proceso estratgico que se llam Planificacin Estratgica, que incluye una jornada central y consta de: Punto de partida 1. Revisar la Misin, Visin, Valores y Principios ticos de Empresa para tenerlos como referencia en toda la jornada y analizar posteriormente si procede su actualizacin. 2. Revisar las estrategias que se tiene planteadas hasta el momento. 3. Revisar la Poltica de empresa y su coherencia con la Misin, Visin, Valores, Principios ticos y estrategias planteadas en la organizacin. 4. Revisar las tcticas que se han utilizado en el ltimo periodo para hacer operativas las estrategias. Anlisis de la situacin y del entorno 5. Analizar en cunto la situacin actual est derivada del adecuado despliegue de las estrategias, para localizar aquellas especialmente prioritarias. 6. Para analizar el entorno, apoyarse en la identificacin de las fuerzas competitivas: Competidores avance de la competencia capacidad para intensificar su competencia en precio u otros aspectos que aporten valor a los clientes
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Nuevas empresas en el sector Potenciales nuevas compaas entrantes en nuestro sector. Su capacidad para ganar terreno en el sector. Nuevos productos Productos nuevos o sustitutivos del nuestro que puedan aparecer en el sector Su capacidad para ganar terreno en el sector Clientes Su capacidad para dirigir el mercado. Cmo pueden reaccionar ante nuestra diferenciacin o posicionamiento de producto. Posibilidades de que algunos clientes puedan hacer integracin vertical de nuestros productos y se autoabastezcan. Posibilidad de integrarnos nosotros como clientes propios. Proveedores Cmo de dependientes somos de los proveedores y viceversa. Facilidad de disponer de proveedores alternativos. Posibilidades de ser nuestros propios proveedores. Analizar si algn proveedor puede entrar en nuestro sector y convertirse en competencia, o tener estrechas alianzas con competidores. 7. Otras informaciones relevantes para anlisis externo: Mercado. Su segmentacin, evolucin,... Clientes, su tipologa, satisfaccin, expectativas. Legislacin. Tecnologa y su evolucin. Aspectos culturales, demogrficos,... Sectores afines o anlogos. 8. Para el anlisis interno la informacin disponible en la organizacin y en particular la de la Revisin del Sistema por la direccin y el resto de los procesos y sus indicadores, para detectar fortalezas y debilidades, as como las autoevaluaciones segn uNE 66174 o evaluaciones externas de modelos de excelencia. Considerar las oportunidades de mejora detectadas en cualquier otro proceso como auditoras internas o sugeridas a travs de los canales de comunicacin interna. 9. Realizar una matriz DAFO con los anlisis internos y externos. Visin de futuro y replanteamiento de las estrategias. 10. Aplicar herramientas de creatividad y preguntarse cules son los factores crticos de xito y las estrategias que deben llevarse a cabo para que nuestra empresa tenga xito. 11. Tomando como referencia la visin de empresa, y sus potenciales objetivos estratgicos asociados, preguntarse qu estrategias deben llevarse a cabo para llegar a alcanzarlos. 12. Preguntarse qu estrategias deben llevarse a cabo para conseguir la satisfaccin de todas las partes interesadas. 13. Analizar potenciales objetivos estratgicos aadidos contemplando las cuatro perspectivas de la herramienta Balanced Scorecard (Cuadro de Mando Integral): I. Perspectiva financiera. Objetivos o resultados clave. II. Perspectiva de cliente. Cmo podemos aadir valor (requiere conocimiento de sus expectativas). Potenciales objetivos: Satisfaccin de clientes, fidelidad de clientes, incremento clientes, cuota mercado, rentabilidad clientes.
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III. Perspectiva de procesos internos. En qu tenemos que ser excelentes para satisfacer a nuestros clientes y accionistas. Innovacin. Proceso operativo. Servicio postventa. IV. Perspectiva de formacin y conocimiento. Cmo mantendremos nuestra capacidad de cambiar y mejorar para conseguir alcanzar nuestra visin. Las capacidades del personal. Las capacidades de los sistemas de informacin. Motivacin, delegacin de poder (empowerment) y coherencia de objetivos. 14. Replantear las estrategias que procedan para el siguiente periodo teniendo en cuenta la visin, objetivos estratgicos y la matriz DAFO. 15. Definir algunas de las principales tcticas para desplegar las estrategias, as como posibles planes de gestin o programas de objetivos y metas a desarrollar para algunas de esas tcticas. Conclusiones finales 16. Condensar las Estrategias y Tcticas en un documento del Plan Estratgico. 17. Comunicar las estrategias en la organizacin, y tomarlas como referencia para el establecimiento y despliegue de los objetivos generales de empresa, asignaciones de recursos y otros como metas y objetivos de procesos. 18. Definir los Planes de gestin o Programas especficos que se hayan determinado para desplegar ciertas tcticas. 19. Determinar si es necesaria una actualizacin en el mapa de procesos o en la definicin de procesos clave. 20. hacer seguimiento en las siguientes Revisiones por la Direccin, y la consiguiente actualizacin de Misin, Visin, Valores, Poltica o de las estrategias y sus correspondientes tcticas que pudieran proceder. En diciembre de 2004 se realiz una jornada en la que se puso en marcha esta metodologa, y en la que participaron accionistas, miembros del Comit de Gestin y del Comit de Personal para tener la visin ms amplia posible de todas las partes interesadas. Con este ejercicio se realiz una revisin de la misin y visin de empresa, y se establecieron 9 lneas estratgicas que constituyen el Plan estratgico de 2005-07. Para cada lnea estratgica se definieron tcticas a llevar a cabo. Es significativo que se redujeran las lneas estratgicas (de 16 a 9), ya que algunas de las que haba planteadas con anterioridad podan refundirse y otras eran en realidad tcticas a desplegar de estrategias ms importantes. En diciembre de 2007, se realiz un nuevo Plan Estratgico para el periodo 2008-2010. Por otro lado, la Poltica de empresa es la gua de referencia que se concreta cada ao en unos objetivos generales que se despliegan. Como mejora, se incorpor desde 2004 una tabla que relaciona los objetivos anuales planteados, con los Compromisos de la Poltica que los originan y las lneas estratgicas (Factores Crticos de xito) con los que tienen relacin. En 2005 volvi a hacerse con esas nuevas lneas estratgicas que se plantearon en diciembre de 2004. En 2006, y a raz de una oportunidad de mejora detectada en una autoevaluacin previa, el despliegue de objetivos tiene en cuenta las cuatro perspectivas del cuadro de mando integral. En CONTAZARA, el proceso de Revisin del Sistema por la Direccin ha ido madurando y convirtindose en una herramienta de revisin continua del estado de la Planificacin Estratgica. Aqu confluyen numerosas entradas provenientes de informacin externa e interna que puede tener influencia en la misin, visin, estrategias, principios ticos y polticas de la organizacin, para que puedan desarrollarse, revisarse y actualizarse si procede. En la lnea de mejora continua, en lo que a planteamiento de estrategias se refiere, se aprecia una clara evolucin:
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un primer Plan de Empresa en 1997 contemplando estrategias a desarrollar. un Plan Estratgico 2002-04 con mayor participacin en su elaboracin contemplando ms entradas, y obteniendo lneas estratgicas y tcticas. un Plan Estratgico 2005-07 realizado con una metodologa (los 20 pasos) mucho ms madura. Teniendo en cuenta la experiencia obtenida en la elaboracin de este ltimo Plan Estratgico con una metodologa concreta, en la Revisin de la Direccin de 2005 se estableci la accin de analizar la incorporacin de un proceso especfico de Planificacin Estratgica al mapa de procesos de CONTAZARA. un Plan Estratgico 2008-10 realizado preparatorio de la evolucin econmica y de mercado que se avecinaba.
COMUNICACIN Y DESPLIEGUE DE LA ESTRATEGIA
Las estrategias y Poltica de empresa se comunican a toda la organizacin. Las charlas de sensibilizacin realizadas por el Director General son un canal de comunicacin empleado para este propsito. A ttulo de ejemplo, y dado que se hizo un replanteamiento de estrategias en diciembre de 2004, se aprovech la charla de sensibilizacin para comunicar el Plan Estratgico 2005-07 a toda la organizacin. El ltimo Plan Estratgico 2008-10 se comunic en diciembre de 2007. Por otro lado en el Programa anual de Objetivos y Metas, que se comunica a toda la organizacin, todos ellos estn relacionados con las lneas estratgicas y los compromisos de la Poltica a los que corresponden. Se pretende as que todo el personal perciba que el despliegue de objetivos y metas tiene coherencia con la Poltica y planes estratgicos que se transmiten. Parece que este objetivo se cumple, dado que en las encuestas de personal, la valoracin del atributo que refleja la percepcin que se tiene respecto a la informacin recibida, comprensin e implicacin con la Misin, Poltica y estrategias de la empresa es muy alta. Como mejora en la comunicacin y despliegue de objetivos en coherencia con la poltica y estrategia, en los objetivos de 2006 se han tenido tambin en cuenta las cuatro perspectivas de la herramienta CMI. Tambin se elabor un Mapa Estratgico como ayuda a la comunicacin y conocimiento de las estrategias de la empresa a todos los miembros de la organizacin. En la charla de sensibilizacin de diciembre de 2005, se transmiti por parte del Director General el Mapa Estratgico a todo el personal. En la charla de julio de 2006 volvi a hacerse en el apartado correspondiente a Estrategias y Objetivos, as como en sucesivas ocasiones. Debido a la incorporacin de nuevos compromisos en la poltica, por la integracin de sistemas o necesidades y expectativas de las partes interesadas, el nmero de objetivos generales de empresa ha ido aumentando paulatinamente. Como evidencia del despliegue en procesos clave, los objetivos generales de empresa relacionados con procesos clave representan cerca de la totalidad del Programa. Los procesos clave de CONTAZARA son aquellos que contribuyen al cumplimiento de la misin, visin, objetivos y estrategias de la organizacin y necesidades y expectativas del cliente y que normalmente consumen la mayor parte de recursos. Los procesos clave de CONTAZARA son Diseo y desarrollo, Realizacin del producto (que incluye Montaje y Verificacin Metrolgica), Satisfaccin del cliente y Recursos humanos. Los objetivos generales alcanzan a toda la organizacin, a todos los procesos clave y a otros procesos de la organizacin. Dichos objetivos tienen asignados un plazo, un responsable, unos recursos necesarios y unas metas o acciones a conseguir de cara a favorecer su cumplimiento. Muchos de los objetivos generales de empresa suelen coincidir con objetivos anuales de los procesos clave.
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Existen otro tipo de objetivos generales derivados de los compromisos de la poltica que estn relacionados con otros procesos del Mapa de CONTAZARA. El nmero de objetivos planteados y el nivel de exigencia planteada de mejora anual (en caso de consecucin) o de mantenimiento (en caso de no lograrse) evidencia el compromiso con la mejora continua de la poltica. Asimismo el nivel de cumplimiento de estos objetivos ha ido subiendo paulatinamente. A raz de la autoevaluacin de 2003 se han implementado algunas acciones de mejora relativas a los objetivos: La sistemtica de planificacin de los objetivos y metas anuales pas a gestionarse dentro del proceso de Planificacin de la Gestin, incorporando el indicador cumplimiento de los objetivos dentro del cuadro de mando. El planteamiento de los objetivos y su despliegue en metas (hasta ahora limitado a la direccin de CONTAZARA), fue realizado por ms del 70% del personal, favoreciendo la participacin y la sensibilizacin para su cumplimiento. Esta participacin se consigui mediante reuniones departamentales, tomando como directrices generales la poltica de CONTAZARA, y los objetivos y resultados del ao anterior. La aprobacin final de los objetivos por parte del Director General sirve para revisar que estn alineados con la poltica y estrategias. El Programa Anual de Objetivos y Metas pas a realizarse en 2003 segn un formato y metodologa PDCA. Los procesos relacionados con los objetivos generales se siguen mensualmente y se miden con la periodicidad establecida para cada proceso. A raz de la autoevaluacin de 2005 se ha implementado un despliegue de las estrategias y de la poltica en las cuatro perspectivas del cuadro de mando integral, en combinacin con la metodologa PDCA. De esta forma, hay ms despliegue de objetivos, favoreciendo una alineacin y cumplimiento total de la estrategia y de la poltica. La poltica y estrategias de CONTAZARA, as como los objetivos generales, se difunden a todo el personal mediante las charlas de sensibilizacin del Director General. Asimismo, la poltica y objetivos se difunden en los tablones de anuncios de la organizacin y en la Intranet de CONTAZARA. A raz de la planificacin de la implantacin del sistema de gestin ambiental en el ao 2002, la poltica de CONTAZARA se difunde tambin a todas las partes interesadas en la web externa. Tal como se ha mencionado, una vez difundida la poltica y estrategia, se revisa el grado de sensibilizacin en la encuesta de clima laboral anual, reflejando la percepcin que se tiene respecto a la comprensin, la informacin recibida e implicacin con la misin, visin, estrategias y objetivos de la empresa, con una valoracin muy positiva.
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CENTRO ESPECIAL DE EMPLEO APTA, S.L
PRESENTACIN
CENTRO ESPECIAL DE EMPLEO APTA, S.L. , en lo sucesivo APTA, es una sociedad mercantil limitada con sede social y centros de trabajo propios en el Principado de Asturias participada por dos accionistas: por un lado, con el 60% del capital social, la Asociacin de Padres y Tutores de antiguos Alumnos del Sanatorio Martimo (Gijn-Asturias) y, por otro lado, con el 40% del capital, la Divisin Empresarial de la Fundacin ONCE, aglutinada bajo la sociedad de cabecera denominada GRuPO FuNDOSA, S.A. (Madrid). La empresa naci en el ao 1981, a partir del impulso de un grupo de padres y profesionales relacionado con el mundo de la discapacidad intelectual, a travs de la Asociacin de Padres y Tutores de Antiguos Alumnos del Sanatorio Martimo (hnos. de San Juan de Dios, Gijn), con el fin de desarrollar una actividad empresarial que permitiese la creacin de puestos de trabajo para personas con discapacidad. Por aquel entonces, 9 trabajadores discapacitados dirigidos por un encargado comenzaron a desarrollar una actividad que, hoy en da, constituye una de nuestras Divisiones principales: el diseo, fabricacin y comercializacin de prendas de proteccin laboral (guantes de trabajo, mandilones de soldador, cubrebotas, etc.). Tras esta actividad inicial, se han ido incorporando progresivamente nuevas lneas de trabajo: montaje de sistemas de iluminacin, cableado elctrico para automocin, bobinado y transformadores elctricos, prendas especiales de proteccin, externalizacin de procesos de negocio, etc. Desde su creacin, el crecimiento de la empresa ha sido rpido y sostenido, pasando la plantilla de esas 9 personas a las ms de 300 que en la actualidad son miembros de nuestra organizacin. Por otro lado, la evolucin histrica de la cifra de negocios muestra una clara tendencia de crecimiento sostenido, resultado de la aplicacin de polticas y estrategias adecuadas y adaptadas a cada periodo, que ha permitido consolidar el proyecto y dotarlo de una estructura empresarial acorde con nuestra Misin y Visin.
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Nuestros Productos y Servicios Nuestra empresa se dedica actualmente al diseo, fabricacin y comercializacin de productos y servicios que proporcionan soluciones satisfactorias a clientes de diferentes mercados, nacionales y de exportacin, y sectores: Cableado elctrico industrial (aptawire): Con gran experiencia nacional e internacional en el sector de la automocin (especialmente motocicletas), esta Divisin tambin cubre necesidades de clientes de otros sectores: sistemas de iluminacin, calefaccin elctrica, vehculos especia58
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les, bienes de equipo, electrodomstico, mquinas recreativas, etc. La oferta de esta Divisin abarca el proceso completo: diseo (autnomo o en cooperacin con el cliente), fabricacin de prototipos, desarrollo de utillajes de fabricacin, produccin, verificacin y logstica de entrega.
Equipos de seguridad y proteccin personal EPIs (aptasafety): la Divisin est dedicada al diseo, fabricacin y comercializacin de equipos y prendas de proteccin individual (EPIs) destinados a la prevencin de riesgos laborales, con una elevada especializacin en equipos de proteccin ignfuga y antiesttica. Servicios de externalizacin de procesos a medida del cliente (aptasei): Clientes de mercados tan diferentes como: iluminacin, equipos de manipulacin de fluidos, alimentacin, componentes para automocin, sistemas de calefaccin, bobinados, etc. confan desde hace aos a esta Divisin sus necesidades de externalizacin.
Servicios postales y de mercadotecnia (aptapost): incluye Soluciones Grficas, Mailing, Base de Datos, Contact Center, Marketing Promocional, Packaging, Outsourcing, Tratamiento Documental.
Servicios innovadores (aptaservice): abarca servicios como por ejemplo Biocarwash, un sistema de limpieza ecolgica de vehculos que proporciona innumerables ventajas a los clientes, tanto particulares como empresas. Productos para impresin y revelado digital (aptashop).
Nuestros clientes En cada uno de los sectores y mercados en los que operamos, en la cartera de clientes figuran empresas y organizaciones de referencia en los mismos, bien por imagen y posicionamiento de marca, por cuota de mercado o por impacto estratgico. Entre los ms de 200 clientes de nuestro catlogo, se pueden citar, por ejemplo: Divisin de Cableado: YAMAhA, MBK, hONDA, SuZuKI, PEuGEOT, PIAGGIO-DERBI, BITRON, RENAuLT, RINDER, FACOMSA, Maquinaria del Eo, etc. (mbito nacional e internacional). Divisin de Seguridad Laboral: IBERDROLA, uNIN FENOSA, ARCELOR - MITTAL, Bomberos de Santander, Bomberos de Guadalajara, CISA, etc. (mbito nacional). Divisin de Servicios Industriales: CLIMASTAR, ORNALuX, COhEGA, IDEASTuR, RABA, DuPont, etc. (mbito nacional). Resto de Divisiones: mltiples empresas y particulares, dentro del Principado de Asturias.
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Grupos de inters clave de la organizacin Desde 1981, los objetivos estratgicos bsicos continan siendo los determinados implcitamente por nuestra Misin: Creacin y sostenimiento de empleos de calidad, fundamentalmente para personas con discapacidad intelectual. Rentabilidad econmica, financiera y social. Perdurabilidad del empleo. Identificacin de nuevas actividades empresariales que permitan conseguir los objetivos anteriores. Nuestra organizacin compite en un entorno global, nacional y regional, dependiendo de las diferentes divisiones, sectores y mercados, por tanto, las condiciones del entorno son las mismas que afectan al resto de las organizaciones. Los orgenes de APTA y la configuracin actual del accionariado determinan de manera clara la consideracin de cules son los grupos implicados clave; adems, nuestra propia Misin establece esta consideracin. De esta manera, por un lado nuestra organizacin est centrada en la perdurabilidad del empleo de las personas con discapacidad, lo que determina a estas personas como grupo clave, junto con sus padres y el propio Grupo FuNDOSA, siendo sus necesidades y expectativas absolutamente prioritarias a la hora de establecer el punto de partida para la estrategia. Evidentemente, los clientes son otro grupo de inters clave, ya que constituyen el elemento bsico para asegurar la viabilidad econmica y financiera de la organizacin. Por el impacto que nuestra actividad tiene en el entorno socio-econmico desde el punto de vista de la integracin de las personas con discapacidad y por nuestro papel relevante en el Principado de Asturias, en los prximos aos reforzaremos el peso estratgico como grupo de inters, de la propia sociedad. As pues, la Poltica y Estrategia estn basadas en la consecucin de la satisfaccin de las necesidades y expectativas de los grupos de inters identificados como claves, mediante la oportuna combinacin de los recursos econmicos, tcnicos y humanos disponibles en cada momento, partiendo de la informacin disponible a travs de diferentes medios. Estrategias clave de la organizacin y cmo utiliza el aprendizaje continuo y el benchmarking para orientar el desarrollo de la estrategia En el periodo 2002-2007, la estrategia bsica de APTA consisti en el crecimiento estable de las tres divisiones tradicionales (aptawire, aptasafety y aptasei), consiguiendo duplicar prcticamente la facturacin entre los aos 2001 y 2007. Para ello se procedi al refuerzo de los factores clave de xito, a la captacin de nuevos clientes en cada divisin y al desarrollo de nuevas lneas de actividad y gamas de producto. En el Plan estratgico para el periodo 2008-2012, estas iniciativas estratgicas continuarn reforzndose para conseguir un aumento del peso de los servicios en nuestra cifra de negocio y en la distribucin de las personas. Cada una de las tres divisiones anteriormente mencionadas, adoptar una alternativa estratgica bsica diferente. Adems, tras el lanzamiento de las tres nuevas divisiones (aptapost, aptaservice aptashop) en el ltimo trimestre de 2008 y su puesta en marcha en 2009, la evolucin estratgica hacia un mayor peso de los servicios en nuestro catlogo de propuestas de valor ganar peso en los prximos aos, hasta equilibrar notablemente el peso de las actividades ms ligadas a la industria tradicional.
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La comparacin con nuestros competidores y con otras organizaciones, especialmente con las de nuestro grupo empresarial y con aquellas que son lderes en nuestro entorno o sectores de operacin, a travs de las actividades y mecanismos descritos en apartados posteriores, nos ha permitido identificar reas de mejora y mejorar nuestra posicin competitiva, a pesar de estar inmersos en un entorno que ha sufrido drsticas y negativas modificaciones, que se han visto enormemente agudizadas tras el comienzo de la crisis econmica global, con efectos muy negativos en el ltimo trimestre de 2008 y en el ao 2009.
Procesos clave y cmo se decide la propiedad de los procesos El mapa de procesos de la organizacin ha sido consensuado, mediante un proceso metdico con reuniones peridicas, por un amplio equipo de personas, representativo de varios niveles organizativos: Directores, Jefes de Divisin, Departamento, Seccin y Tcnicos, de manera que, tanto su definicin como la asignacin de propietarios, responden a un compromiso real de APTA. Dentro del mapa de procesos en vigor, destacan como procesos clave los siguientes: Gestin de personas. Gestin estratgica. Gestin tcnico-comercial y mercadotecnia. Gestin de pedidos.
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La poltica y estrategia se basa en las necesidades y expectativas actuales y futuras de los grupos de inters uno de los puntos bsicos de cada reflexin estratgica es la revisin de nuestros grupos de inters y, en particular, la seleccin de la informacin necesaria para establecer sus necesidades y expectativas. En la siguiente tabla, se recogen de forma esquemtica todos estos aspectos:
Grupos inters Despliegue Medios y canales Procedimiento Lderes implicados Frecuencia Mecanismo Revisin y puesta al da Ej. Acciones mejora revisin anual con introduccin de mejoras en la encuesta y en los canales para llegar al cliente
todas las divisiones y Encuesta satisfaccin Encuesta elaborada Anual todos los segmentos por un equipo multidisciplinar y con la participacin de un grupo focal de los clientes ms relevantes todas las divisiones y cada lder es un cotodos los segmentos mercial comit direccin
reuniones peridi- desarrollo de alianzas cas exteriores para mejora de costes
todas las divisiones y cada lder es un co- responsables de inge- reuniones peridi- Ampliacin gama protodos los segmentos mercial niera cas ductos: APtAFirE Participacin en nuevos servicios: nuevos desarrollos lavandera y mantenimiento ropa ignfuga Soldadura por ultrasonidos Jefes dpto. produc- comunicacin sema- Envo mercanca con cin nal grado de avance check-list pedidos Modificacin condiciones de embalaje Jefes Seccin produc- comunicacin diaria Adaptacin unidades cin grado de avance pe- de embalaje a necesididos dades cliente responsables de ca- Procedimiento quejas implantacin Superlidad y reclamaciones control para puntos Solicitud mensual de crticos. incidencias de cali- identificacin y descripcin de puntos crdad ticos por referencia. comit de Empresa Visita Anual de todo el Adaptacin del eticomit a un cliente quetaje para mejor identificacin por parte del cliente todos los segmentos Estudio de indicado- Partiendo del mapa de res procesos, se han identificado aquellos indicadores que identifican el grado de efectividad de nuestros procesos clave y por tanto las necesidades y expectativas generadas Segn lo establecido revisin general anual en la ficha del indica- coincidiendo con la redor (diario, semanal, visin de la estrategia mensual...)
Clientes
todas las divisiones y convenciones de clien- reuniones informativas Anual segmentos tes objetivos clientes /Visitas a Ferias y reuniones de asociaciones patronales y sectoriales / comparaciones con competidores
revisin anual de la estrategia
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Grupos inters
Despliegue Proveedores clave
Medios y canales
Procedimiento Lderes implicados
Frecuencia Mecanismo
Revisin y puesta al da Ej. Acciones mejora distintos tipos de revisin segn el tipo de alianza: Evaluadas con proced. general para proveedores/ Evaluadas segn plan de gestin especfico/ Alianzas estratgicas. revisin anual de la estrategia revisin anual de la estrategia revisin anual de la estrategia
Establecimiento de reuniones peridicas/ trimestral alianzas informes de incidencias
Proveedores todos los proveedo- reuniones, visitas, reuniones comerciales Anual res ferias,... / Evaluacin proveedores / Visitas a Ferias Accionista mayorita- Asamblea general de reunin informativa Semestral rio padres sobre compaa Accionistas 2 Accionistas consejo de Adminis- reunin informativa Semestral tracin sobre compaa / Sesin de identificacin de necesidades y expectativas reuniones sectoria- reuniones sobre as- Variada les pectos concretos Programa comun- reunin breve al co- diaria cate mienzo de cada jornada del jefe de seccin con todo el personal a su cargo Encuesta de clima Encuesta con distintas Bianual formas de captar los datos adaptada a las distintas capacidades de las personas de la organizacin
2 Accionistas trabajad. directos
revisin anual de la estrategia revisin del registro generado
100% trabajadores
Evaluacin de la tendencia en los resultados por reas
Empleados
trabajadores directos Programa sugeren- revisin de las suge- Anual cias rencias presentadas para extraer las nec. y exp. derivadas trabajadores indirec- reuniones mensuales comunicacin bidirec- Mensual tos seguimiento cional con informacin de resultados mensuales y grado de avance de los objetivos estratgicos y retroalimentacin de nec. y exp. comit de Empresa
revisin anual para introducir mecanismos de motivacin a la participacin Encuesta para detectar aquellos temas sobre los que desean opinar o ser informados
reuniones con el co- reuniones sobre diver- Mensual / extraordi- revisin anual de la mit de empresa sos aspectos narias estrategia revisin anual para introducir mejoras revisin anual de la estrategia revisin anual de la estrategia revisin anual de la estrategia revisin anual de la estrategia revisin anual de la estrategia
trabajadores indirec- reuniones evaluacin Entrevista personal Anual tos del desempeo para identificar nec. y exp. 100% trabajadores todos los lderes Sociedad todos los lderes todos los lderes Actividades de ajuste recopilacin informal En cada actividad personal y social de informacin Ponencias, conferen- Asistencia y participa- Variada cias, cursos cin activa Participacin en aso- Asistencia y participa- Variada ciaciones cin activa Participacin en comi- Asistencia y participa- Variada ts institucionales cin activa
regional, nacional, Lectura y seleccin de comunicacin al comi- diario internacional y espe- noticias t de Gestin cializada
Prensa
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Para la evaluacin y revisin, adems de los mecanismos concretos descritos en esta tabla, el Comit de Direccin junto con el comit de Gestin anualmente se rene para revisar toda la informacin acumulada y contrastar la adecuacin de nuestra poltica y estrategia a la evolucin de las necesidades y expectativas de los grupos de inters. Como resultado de estas revisiones se han introducido modificaciones en nuestra estrategia y cambios organizativos, como por ejemplo: a) Modificacin de los estatutos para incorporar personas con otras discapacidades (fsicas o sensoriales): el objetivo fue ampliar la oferta de personal disponible y capacitar la plantilla con otras competencias de las que se careca para afrontar nuevas actividades y mercados. b) Lanzamiento de las marcas aptafire (prendas ignfugas para bomberos) y aptawork (prendas de proteccin especiales): para atender a mercados con mayor valor aadido donde furamos ms competitivos. c) Introduccin del sistema de gestin por procesos: para permitir un gobierno ms eficaz de la organizacin. d) Diversificacin de actividades: se han buscado nuevos mercados con menos posibilidades de competencia de pases con bajos costes salariales (servicios de externalizacin a medida de clientes locales). e) Lanzamiento de nuevas divisiones: aptapost, aptaservice y aptashop, propuestas de valor novedosas y diferentes para el mercado regional. f) Sistema de retribucin por incentivos: para permitir un mayor desarrollo salarial de aquellas personas con ms capacidad. Actualmente est en implantacin. Se ha partido de un proyecto piloto (Concurso de Productividad) para detectar posibles factores de resistencia al cambio. g) Establecimiento de alianzas con Centros Especiales de Empleo de otros pases. La poltica y estrategia se basa en la informacin de los indicadores de rendimiento, la investigacin, el aprendizaje y las actividades externas La gestin y seguimiento de los resultados de los indicadores internos de rendimiento, se convierte en un elemento clave para orientar o corregir la poltica y estrategia. Cada indicador dispone de una ficha donde se describen todos los aspectos (propietario, procedimiento de elaboracin y de presentacin, frecuencia de seguimiento, objetivos, etc.). De acuerdo con lo establecido en esta ficha para cada indicador, las personas implicadas se renen para su revisin, seguimiento y puesta en marcha de las acciones de mejora necesarias. Independientemente de estos seguimientos, mensualmente el Comit de Direccin y el Comit de Gestin (integrado, entre otros miembros, por todos los propietarios de proceso) se renen para una evaluacin, revisin y toma de acciones de mejora generales para todos los indicadores y para ver el grado de avance en la consecucin de los objetivos estratgicos. En el siguiente cuadro se recoge la estructura bsica de los mismos:
OBJ. ESTRAT. PLAZO PLAZO ALIMENTACIN REVISIN 1 2 3 4 5 6 7 diario Mensual Mensual Semanal Mensual Mensual Mensual Semestral Semestral diario diario diario Mensual Mensual Semanal Mensual Mensual Mensual Semestral Semestral Mensual Mensual
PROCESO dc
PROPIETARIO
DESCRIPCIN INDICADOR Facturacin / Presupuesto Margen por clientes ndice de insolvencias nivel de servicio nivel de calidad en cliente nivel de existencias Gastos extraordinarios de transporte obsolescencias Prdida desconocida Grado de servicio interno Grado de servicio de proveedores
Gestin de JdA pedidos
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PROCESO
PROPIETARIO
DESCRIPCIN INDICADOR
OBJ. ESTRAT. PLAZO PLAZO ALIMENTACIN REVISIN 1 2 3 4 5 6 7 diario Mensual trimestral diario Mensual Mensual Mensual Mensual Mensual Mensual Mensual Mensual Anual Bianual Anual Anual trimestral Mensual trimestral
Jdc (apatwire)/ nivel calidad interno diario JrVn (aptasafety)/ JdSi (aptasei)/doP tiempo de respuesta a las reclamaciones diario Gestin de (nnAA) ndices de Siniestralidad diario pedidos nivel de productividad costes no calidad Gestin tcnico comercial dtQ Grado de servicio en muestras / ofertas n mejoras industrializacin /procesos n de ofertas solicitadas / adjudicadas dF Administ. y finanzas resultados de explotacin / ventas diario diario diario diario diario Semanal
resultados de explotacin / presupuesto Semanal B.A.i. / Ventas / activo total ratio de rrHH / Ventas / presupuesto Bdi / Fondos propios dG ndice de satisfaccin de empleados ndice de fidelidad del personal Gestin RRHH Grado de cumplimiento plan formacin Actividades ajuste personal y social ndice de absentismo nivel empleo generado discapacitados Semanal Quincenal Mensual Bianual Anual Anual Mensual diario Mensual
En esta tabla se recogen nicamente los indicadores de los procesos clave junto con los resultados clave; todos los procesos (incluidos los de soporte) estn afectados por las mediciones y actividades de anlisis que soportan la poltica y estrategia. Todo este proceso se revisa anualmente por el Comit de Direccin y por el Comit de Gestin. Fruto de estas revisiones, se han ido modificando los indicadores seleccionados encontrndonos en la actualidad en la tercera revisin. Igualmente, se han ido introduciendo revisiones en la sistemtica de evaluacin de los mismos. As por ejemplo, en el ao 2005 se establecieron reuniones mensuales de seguimiento o en el ao 2007 se establecieron reuniones semanales de seguimiento de mejoras derivadas.
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El proceso de planificacin estratgica sigue una metodologa estndar, estructurada a partir de las siguientes preguntas y actividades:
La Poltica y Estrategia se defini por primera vez, de manera formal, en 2002, con un horizonte trienal. Transcurrido este periodo, se revis todo el proceso de formulacin de la estrategia para definir el proceso tal y como se halla en estos momentos. Los cambios incorporados en 2005 fueron, entre otros, el dotar de un mayor protagonismo al Comit de Gestin para lograr que los lderes se implicaran ms directamente en la formulacin de la Poltica y Estrategia. Igualmente, se revis el proceso de despliegue de la misma. A continuacin se recoge el diagrama de flujo con el proceso bsico de formulacin de la Poltica y Estrategia:
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En la actualidad, nos encontramos dentro de un nuevo periodo de planificacin estratgica (20092012), con una vigencia que ha pasado de tres a cuatro aos, incorporando como principal novedad la participacin de expertos externos para validar nuestro proceso reflexivo y dar mayor protagonismo y formalidad al proceso de identificacin de necesidades y expectativas de nuestros socios y empleados.
De acuerdo con el diagrama de flujo presentado en el apartado anterior, la Poltica y Estrategia se despliega a todos los niveles, transformndose en objetivos operativos, siguiendo el siguiente proceso: 1. Objetivos estratgicos: para concretar la Poltica y Estrategia, el Comit de Direccin a partir de toda la informacin recopilada en los procesos relacionados, y con la colaboracin del comit de Gestin, elabora los objetivos estratgicos concretos a alcanzar, que sirven de punto de partida para el desarrollo del mapa estratgico. 2. Mapa estratgico: para el despliegue y comunicacin de los objetivos estratgicos, se emplea el mapa estratgico (balanced scorecard), contemplando varias perspectivas: Este mapa estratgico se despliega a travs de mapas individuales adaptados a cada una de las seis divisiones de APTA.
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3. Mapa de procesos: tomando como punto de partida lo anterior, se desarrolla el mapa de procesos. Se identifica para cada proceso su flujograma, las interrelaciones con otros procesos, los elementos de entrada y de salida, el propietario y sus responsabilidades, la asignacin y tipo de seguimiento de indicadores, etc. Igualmente, a la luz de la Poltica y Estrategia se definen cules de los procesos sern Clave para el desarrollo de la misma. 4. Objetivos operativos: Para cada uno de los procesos se identifican los indicadores de rendimiento asociados y los objetivos operativos a conseguir. En esta labor participa directamente el propietario de proceso tratando de que sean siempre objetivos acordados y no impuestos para lograr una mayor implicacin de los lderes. Por otro lado, se analiza con cada propietario de proceso su incidencia en el mapa estratgico y en la consecucin de la Poltica y Estrategia. 5. Despliegue de los objetivos operativos: Para reforzar la cultura de la organizacin, se han establecido una serie de canales y medios de comunicacin (recogidos en un cuadro de comunicacin) para asegurar que los lideres comunican la Misin, Visin y Valores, Polticas y Estrategias, Planes, Objetivos y Metas a las personas de la organizacin. Este enfoque se concreta, entre otros, en los siguientes aspectos: Reunin mensual del Comit de Direccin con el Comit de Gestin: Estos dos comits participan en el anlisis del grado de cumplimiento de los objetivos operativos y de los estratgicos, para detectar necesidades de mejora en los procesos. Reunin mensual del Comit de Direccin con los Tcnicos: en esta reunin se da repaso a los resultados mensuales, grado de avance de los objetivos estratgicos, etc. Reunin mensual del Comit de Direccin con los Mandos (hasta Jefes de seccin): con idntico contenido a la reunin anterior. Comuncate: Se trata de reuniones diarias de cada Jefe de seccin o Coordinador con las personas a su cargo para informarles de los resultados de calidad, seguridad, productividad... del da anterior y los objetivos a lograr a medio y largo plazo. Este sistema ha sido objeto de sucesivas revisiones para llegar en la actualidad a constituir un elemento de comunicacin tanto ascendente como descendente fundamental. La dinmica de actuacin est recogida en un procedimiento para asegurar que los lderes conocen toda la informacin relevante a comunicar. De igual modo, cada lder realiza un registro diario de la informacin comunicada con el objeto de ser supervisada por sus superiores y conseguir as asegurar que la informacin relevante se despliega a todos los niveles. Actividades de ajuste personal y social: se trata de una serie de actividades socioculturales (visitas a museos, actividades deportivas, representaciones teatrales, excursiones, etc.) que se llevan a cabo, unas en horario laboral y otras extralaborales, con el fin de lograr una mayor integracin de los trabajadores y reforzar la cultura y los valores de la compaa. Cada lder tiene entre sus objetivos personales la participacin en estas actividades y es uno de los elementos a considerar en la evaluacin del desempeo. Cada uno de los indicadores desplegados es objeto de revisin. Independientemente de este seguimiento, anualmente el Comit de Direccin junto con el Comit de Gestin, realizan una revisin del rendimiento de los indicadores para el logro de la Poltica y Estrategia. Este ciclo de revisin se cierra trienalmente, momento en el que se culmina el proceso con la redaccin de una nueva Poltica y Estrategia.
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MANTENIMIENTOS Y MONTAJES RA DE AVILS, S.A. (MONRASA)
PRESENTACIN
MONRASA es una sociedad annima independiente, que no forma parte de ningn grupo. Se trata de una empresa del sector Metal con su centro de trabajo en las instalaciones del Parque Empresarial del Principado de Asturias, Avils. En este centro es donde se desarrolla el 20% de su actividad orientada al taller, el 80% restante (Montaje) se realiza en las instalaciones de sus clientes repartidas por todo el territorio nacional. Las instalaciones, construidas en una parcela de 8040 m2, estn distribuidas de la siguiente forma: Parque de materiales: 1.400 m2. Nave y almacn: 3.200 m2. Edificio de oficinas y zona social: Total planta baja: 700 m2 Total planta primera: 670 m2 Personas En el ao 1998, el personal era de aproximadamente 71 empleados. En los ltimos 10 aos, la evolucin, ha sido considerable, siendo en 2008 el nmero de plantilla de 251, de los cuales 171 son fijos y 80 eventuales. En la representacin del personal distinguimos dos grupos principales, por un lado el de oficina (indirectos) representando un total aproximado de 30 personas y por otro el de taller y montaje (directo). En este ltimo grupo, diferenciamos por una parte personal de taller, (aproximadamente 20 personas) y el resto, personal de montaje. historia MONRASA, se constituye como tal, en Diciembre del ao 1997, desde entonces su estructura ha evolucionado en diversos aspectos, el ms destacable, es la construccin de sus instalaciones actuales, inauguradas en Septiembre de 2006. Este cambio de ubicacin les ha permitido crecer y mejorar el servicio. El traslado supuso tambin un incremento del personal indirecto, dado que se pas de 25 a 30 personas.
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El Camino hacia la Excelencia Cuenta en este momento, con las certificaciones de su sistema en: ISO 9001 de 00. ISO 14001 de 04. OhSAS 18001 de 07. PECAL 2120 de 05. Sello 400+ del modelo EFQM. ISO 27001 de 07. Desde Noviembre de 2007 tienen un distintivo relacionado con la Responsabilidad Social Corporativa, del proyecto EQI (Excelencia, Calidad e Igualdad), cuyo fin es promover la igualdad de oportunidades en los sistemas de gestin e integrar a la mujer en el mercado laboral. Otros hitos alcanzados: Premio Panda de la Prevencin, concedido por la Asociacin de Gestores de la Prevencin 28 de Abril (2003). Compromiso con la excelencia del modelo EFQM (2005). Premio Impulso a la Gestin Empresarial Innovadora, concedido por la Consejera de industria y empleo de Asturias (2005). Premio Iberdrola a la Responsabilidad Social Corporativa (2006). Premio Iberdrola a la Gestin Global Innovadora (2006). Premio Impulso a la Excelencia, concedido por la Consejera de industria y empleo de Asturias (2008). Premio Asturias empresa flexible, categora gran empresa, concedido por CVA (2008). Accsit Nacional empresa flexible, categora gran empresa, concedido por CVA (2008). Productos y Servicios Es una empresa dedicada a: Montaje y logstica. Actividades de calderera, media y ligera. Fabricacin, armado y soldadura de componentes para material de defensa y ferroviario. Clientes Los sectores en los que trabaja son: siderometalrgico, energtico, defensa, qumico, cementeras, medio ambiente, agroalimentario, transporte y logstica. Sus clientes son principalmente clientes finales de estos sectores. Entorno externo en que est inmersa la organizacin El sector en el que opera MONRASA, es un sector maduro bastante competitivo. Los profesionales que demanda el 90% de su actividad pertenecen a ramas mecnicas como la calderera, soldadura y ajuste entre otras. Profesiones bastante antiguas y en las que cada vez es ms difcil encontrar profesionales altamente cualificados. Los trabajos a los que optan estn bastante consolidados y no suelen presentar muchas variaciones respecto a las obras tradicionales de este sector.
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Grupos de inters clave de la organizacin Los grupos de inters identificados en la organizacin y considerados clave son los accionistas, clientes, personas y el entorno social. Existen otros grupos de inters, partners-proveedores, que aun siendo importantes no tienen un peso significativo en nuestra actividad. Segmentacin: Clientes: Lneas estratgicas (especializacin y consolidacin). Personas: Directos e indirectos (taller y montaje). Sociedad: Local (Avils). Accionistas. Proveedores (Partners).
GRUPO DE INTERS FUENTES DE INFORMACIN Especificaciones clientes Encuestas de satisfaccin Entrevistas departamento comercial Quejas, reclamaciones y felicitaciones Encuesta de clima Sistema de aportacin de sugerencias, quejas e iniciativas, valoraciones de personal Legislacin y publicaciones Participacin activa en asociaciones Visitas comerciales Evaluacin continua Forman parte del propio comit de gestin RESPONSABLE dpto. produccin/calidad/medio ambiente y PrL todos los responsables de procesos clave dpto. comercial todos los departamentos dpto. de rrHH dpto. de calidad dpto. calidad, medio ambiente y PrL todos los departamentos dpto. compras dpto. compras Alta direccin
Plantilla Sociedad Proveedores (partners) Accionistas
MONRASA recaba informacin de todos sus grupos de inters, tal y como se recoge en la tabla, pero pondera la importancia que cada uno tiene en la organizacin, de tal manera que los clientes y plantilla tienen sistemas complejos de recogida de informacin, y para proveedores y entorno estos sistemas son ms simples. Los accionistas por pertenecer al equipo directivo participan con sus aportaciones en la mejora continua. A modo de ejemplo tenemos diseado un sistema de captacin de informacin de nuestros clientes que pondera ndices obtenidos de diferentes fuentes de informacin, sistema que ha sido galardonado con el premio Impulso a la Gestin Innovadora del ao 2008 por el IDEPA. Este proceso est sometido a un control constante y desde dos mbitos temporales distintos: 1. A corto plazo la informacin obtenida de los grupos de inters es controlada a travs de las reuniones mensuales de seguimiento del sistema (por ejemplo anlisis de quejas, reclamaciones, sugerencias, etc.), que permiten no slo medir y tomar decisiones en las reuniones mensuales de la direccin, sino que en algunos casos medimos (encuestas) la fiabilidad del propio sistema de recogida de datos (respuestas, poblacin, etc.). Esto permite que nuestra organizacin est en un constante proceso de mejora revisando y adaptando continuamente sus procedimientos a las expectativas de los grupos de inters. 2. A medio/largo plazo, tenemos diseado un Cuadro de Mando Integral (CMI), que permite un seguimiento y anlisis de las actividades estratgicas y de sus resultados. Este se controla en las reuniones mensuales. Datos de entrada para la elaboracin de la Poltica y Estrategia La estrategia planteada por la empresa est basada en un importante trabajo de recogida de informacin de rendimientos en varios niveles: 1. Informacin de rendimientos, con la elaboracin y seguimiento peridico de los CMI y CGI.
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2. Especial atencin a los avances de las Tcnicas de Informacin y Comunicacin (TIC), potenciacin de un departamento informtico propio, que busca que los datos que alimentan los indicadores, sean lo ms giles y fiables posibles. Para ello, asistimos a foros especializados (propuestos por los partners) y pertenecemos a agrupaciones, como por ejemplo webmaster, que nos mantienen informados de las ltimas novedades. 3. Autoevaluaciones segn el modelo EFQM. 4. Participacin en asociaciones, proyectos y premios. A lo largo del ao se reciben y recopilan los datos de rendimiento de la Organizacin. Existe un cuadro general de indicadores en el cual utilizamos 62 indicadores agrupados segn los criterios de resultados del modelo en un cuadro general. La utilizacin de una herramienta conjunta de control Smile del CMI y CGI sirve para que la informacin estrategia-procesos fluya gilmente en ambas direcciones. De una manera visual el Comit de Direccin observa qu indicadores (de ambos cuadros) van de acuerdo a los objetivos planteados. Su estudio peridico permite retroalimentar la estrategia y por tanto analizar sus desviaciones proponiendo en ocasiones posibles cambios en la misma. CGI (Cuadro General de indicadores): Los indicadores de rendimiento tienen asignados propietarios, los cuales son responsables de que cada indicador alcance el objetivo planteado. Estos propietarios manejan variables de control que permiten incidir en la evolucin del mismo. Cada indicador tiene una ficha en la que se indica su definicin, modo de clculo, bases de datos utilizadas, periodicidad de anlisis y grficas de evolucin. El cuadro general de indicadores es controlado por el Comit de Direccin en sus reuniones mensuales y permite conocer el rendimiento de toda la organizacin. CMI (Cuadro de mando integral): Existen indicadores en la perspectiva financiera y de procesos (en algunos casos coincidentes con los del CGI), que permiten comprobar la evolucin del rendimiento de la sociedad. Su sistemtica de funcionamiento es similar a la anterior. La direccin es consciente de la importancia que tienen los datos en la informacin extrada de los indicadores, para ello se acord que todo indicador debe estar apoyado en una base de datos recogida en nuestro sistema de informacin SIMON. De esta manera se puede auditar no slo la validez del dato sino la uniformidad de los criterios a utilizar en el transcurso del tiempo. Tanto el CGI como el CMI son revisados mensualmente en las reuniones de la direccin, de esta manera se analiza su evolucin y su idoneidad para el seguimiento de los rendimientos de la organizacin, cada indicador tiene una periodicidad mensual, trimestral, semestral, anual o bienal, dependiendo del tiempo necesario para la toma de datos de cada uno. Esto tambin se traslada al plano estratgico, ya que en este comit de direccin siempre existen miembros representantes del Consejo de Administracin y se hace un estudio conjunto del CMI y CGI. La estrecha vinculacin entre los cuadros permite valorar si los datos manejados en el general (rendimientos de toda la organizacin), contribuyen al logro de los objetivos estratgicos medidos en el de mando integral. En la actualidad estn en proceso de revisin del CGI para alinearlo al nuevo Plan Estratgico 2008-2010. Cmo la organizacin utiliza el aprendizaje continuo y el benchmarking para orientar el desarrollo de la estrategia El aprendizaje continuo se recibe desde diferentes vas, como son las asociaciones a las que pertenece MONRASA, siendo las ms destacadas, el Club Asturiano de Calidad, Asociacin Espaola de la Calidad, el Club Asturiano de la Innovacin y FEMETAL, entre otros. Estas entidades nos muestran, a travs de mltiples actividades y experiencias de otras organizaciones (charlas, conferencias, etc.), por dnde se mueve el mercado y nos sirve para tener testimonios de primera mano acerca de la experiencia de otros. Tambin los encuentros de empresarios a los que acudimos, son una importante fuente de informacin. Toda la informacin obtenida se traslada a nuestra estrategia en las reuniones de direccin dedicadas al efecto. utilizando el modelo de las cinco fuerzas de Porter y la propia autoevaluacin del modelo EFQM generamos un DAFO, que es el pilar donde se sustentan finalmente las lneas estratgicas a desarrollar.
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Visin, Misin y Valores Misin: MONRASA, abastece las necesidades que demandan clientes, de la industria en general, en los mbitos de Calderera media y ligera, Mantenimiento y Reparaciones, Prefabricacin y Montaje de tuberas y Fabricacin, Armado y Soldadura de subconjuntos y componentes para material de Defensa y Ferroviario, en el territorio Europeo. Visin: En los prximos 3 aos: Ser una empresa rentable y de prestigio, manteniendo un crecimiento sostenible, que permita hacer frente a las inversiones. Trabajar principalmente para clientes finales, potenciando nuestra cartera de clientes y aumentar la misma all donde nuestra empresa es competitiva siendo pro-activos y satisfaciendo las necesidades de los mismos, aportando capacidad de respuesta y flexibilidad a sus peticiones, cumpliendo sus requerimientos en garantas de Calidad, respetando el Medio Ambiente, cuidando nuestro entorno y aplicando los requisitos establecidos en Prevencin de Riesgos Laborales. Potenciar la optimizacin, simplificacin y adaptacin de los procesos. Fomentar la motivacin de nuestro equipo humano y la capacidad de esfuerzo, poniendo los medios a nuestro alcance para conseguir la preparacin necesaria en los sectores clave en los que trabaja la empresa, manteniendo un buen clima laboral y contando con unas instalaciones adaptadas a nuestra actividad. Valores Orientacin al cliente. Excelencia en la gestin. Espritu de pertenencia. Atencin a las personas. Trabajo en equipo. Atencin al desarrollo profesional. Flexibilidad, disponibilidad.
Objetivos Estratgicos Nuestro mapa estratgico tiene establecidas tres lneas principales: Especializacin en clientes cuyos requerimientos estn por encima de la media, nos referimos a clientes cuyos requerimientos precisan en muchos casos que implantemos normas de gestin especfica en nuestro sistema, como PECAL 2120 y DIN 6700. Consolidacin encaminada a reforzar los sectores en los que realmente somos competitivos. Competitividad encaminada a mejorar la competitividad de nuestros precios en el mercado. Estas tres lneas han sido desplegadas mediante la metodologa CMI en las perspectivas: recursos, procesos, clientes y financiera. (Ver Mapa Estratgico). Procesos Clave MONRASA tiene definido un mapa de procesos (ver Mapa de Procesos). hemos identificado TRES TIPOS de Procesos: Estratgicos, Clave, y de Apoyo, todos ellos tienen un propietario, elegidos por consenso en las reuniones de direccin de acuerdo a los siguientes criterios: Funcionales, su trabajo est relacionado con el proceso. Capacidad, que sean capaces de desarrollar actuaciones que cambien las tendencias de los indicadores de proceso cuando estos no van bien (responsabilidad).
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Todos nuestros procesos tienen en cuenta a los grupos de inters de la empresa, estando claramente diferenciados los que son considerados como claves, de acuerdo a la capacidad que tiene el cliente para valorar su funcionamiento. Nuestros procesos clave son: Comercial. Pedidos de clientes. Planificacin Prevencin. Planificacin Trabajos Servicios. Identificacin Aspectos Medio Ambientales. Realizacin Trabajos Servicios. Inspecciones de Seguridad. Inspeccin General. Entrega al Cliente. Estos procesos son considerados como clave porque el cliente los percibe directamente y puede valorar su eficacia, siendo dichos procesos los que generan el valor aadido al cliente. Desde el Comit de Gestin, formado por la alta direccin y los jefes de departamento, se han definido los procesos estratgicos, clave y de apoyo en funcin de los criterios definidos anteriormente. En la seleccin de estratgicos se buscaron aquellos que respondan a la pregunta Qu quiero hacer? Los clave, Cmo lo hago? Los de apoyo Cmo me aseguro de que lo hago? La revisin de los procesos y el mapa se realiza de forma continua con el anlisis de los datos obtenidos por la empresa a travs de no conformidades, reclamaciones, encuestas, sugerencias de personal, resultados de indicadores, cambio en alguna norma o requisitos de aplicacin, etc. An as nuestro sistema prev revisiones obligatorias cada dos aos. Mapa de Procesos
Desarrollo de la Poltica y Estrategia (Plan Estratgico 2008 2010) MONRASA en el ao 2007 define por primera vez formalmente, un Plan Estratgico 2008-2010 que tiene siete fases: Fase I: Misin, Visin, Valores, Metas Estratgicas (GAP estratgico). Fase II: Anlisis DAFO. Fase III: Seleccin Alternativas Estratgicas. Lneas Estratgicas. Fase IV: Objetivos Estratgicos. Mapa Estratgico.
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Fase V: Indicadores Estratgicos y sus metas ao a ao. Cuadro de Mando Integral. Fase VI: Iniciativas Estratgicas. Fase VII: Revisin y Anlisis permanente. Finalmente se deciden tres lneas estratgicas que son: consolidacin de clientes, especializacin y mejora de la competitividad. Para ello se han propuesto 24 objetivos a conseguir con el despliegue de 14 iniciativas y planes de accin. El establecimiento de Objetivos y Metas es importante para alcanzar el fin de nuestra Poltica existiendo un claro compromiso de la Direccin y de toda la Empresa. En este Plan se busca la rentabilidad y el prestigio empresarial, con una orientacin clara al cliente (con atencin al entorno) a travs del desarrollo del equipo humano (enfoque a la persona), ha sido realizado por un equipo en el que han intervenido los cuatro consejeros actuales, as como representantes del equipo directivo de primer nivel de la empresa. En l se intentaron combinar la idea de empresa del Consejo con toda la informacin con la que se cuenta de los grupos de inters y que ya fueron comentados en los criterios anteriores. De estas reuniones se dedujo que para conseguir la visin y metas estratgicas planteadas, era necesario concretar unas lneas que clarificaran el tipo de clientes. Todo esto se plasma en dos de las tres lneas planteadas: Consolidacin y Especializacin. El despliegue se realiza utilizando el Mapa Estratgico, y alcanza a todos los lderes y al resto de la organizacin. Mapa Estratgico
En ltimo lugar se controla su evolucin a travs del CMI. En la definicin de sus iniciativas estratgicas se fija quin es el Lder y su equipo, en qu actividades estratgicas se descomponen, qu fechas y plazos de cumplimiento tienen cada una de ellas y el avance de la ejecucin de las mismas. La herramienta para evaluar la evolucin y posibles desviaciones del Plan, es el Cuadro de Mando Integral (CMI), gestionado a travs de un software informtico (Smile). Siendo ste el primer Plan formalmente definido. La sistemtica de control est definida teniendo planteadas fechas de ejecucin de iniciativas y de consecucin de objetivos. El seguimiento del CMI y del planning anteriormente expuesto se realiza mensualmente por la direccin de la empresa, estas reuniones son coordinadas por el Presidente de la Empresa.
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La poltica y estrategia se comunica y despliega mediante un esquema de procesos clave Tan importante como el desarrollo de una estrategia es su comunicacin, no slo a los miembros de la organizacin, sino tambin al resto de grupos de inters. La propia elaboracin de un nuevo Plan conlleva planes de mejora de procesos y por tanto de los procedimientos e instrucciones tcnicas que impregnan a toda la organizacin, sirviendo de canal de comunicacin de la misma (Mapa Estratgico y Mapa de Procesos). Comunicacin interna: Son los medios empleados por MONRASA para informar a la plantilla. La informacin de carcter genrico se transmite a travs de su publicacin en los tablones de anuncios y en la pgina Web, en los centros de trabajo de las instalaciones del Cliente, y se entrega a todos los Jefes de Equipo junto con los dems documentos del Sistema que necesitan. Adems cuando cualquier persona se incorpora a la organizacin, se le entrega en mano un documento denominado Plan de Acogida en el que se incluye la Poltica del sistema integrado de MONRASA, los requisitos generales de actuacin dentro de la organizacin referidos a calidad, igualdad, medio ambiente y prevencin de riesgos a tener en cuenta a partir de ese momento, adems de las normas generales de actuacin, horarios, y telfonos a los que dirigirse, etc. La recepcin se recoge por escrito. El Mapa Estratgico es comunicado a toda la organizacin por varias vas: Presentacin Oficial al conjunto de la Plantilla. Reuniones con Jefes de Departamento, donde se detallan ms los diferentes objetivos de las lneas estratgicas y su implicacin fundamental en el desarrollo y transmisin de las mismas. Publicacin del mapa Estratgico en la pgina WEB. Funcionamiento del da a da con nuestro Sistema Integrado de Gestin. Comunicacin externa: En general la poltica de MONRASA se remite a nuestros Clientes y Proveedores. Tambin se comunica a las subcontrataciones mediante charlas pre-tarea, al comienzo de los trabajos, conservndose el registro de esta comunicacin. En la actualidad, nuestro gerente est realizando visitas personalizadas a nuestros clientes para explicarles nuestro Plan Estratgico y cmo afecta ste a nuestra relacin. El Mapa Estratgico como indicamos anteriormente puede consultarse va WEB. De acuerdo al enfoque anterior nuestros grupos de inters estn informados conforme al siguiente esquema: Clientes: Visitas comerciales, pgina web, entrega de la poltica de empresa. Alcance: 90% Plantilla: Tablones de anuncios, pgina web, plan de Acogida, presentaciones oficiales y eventos de empresa, carpetas de montaje a jefes de equipo, reuniones peridicas con jefes de departamento, reuniones peridicas con jefes de equipo, comunicados en nmina. Alcance: 100% Partners: Visitas comerciales, pgina web, entrega de poltica de empresa. Alcance: 80% Sociedad: pgina web, publicaciones en prensa (premios y actividades deportivas patrocinadas). Accionistas: La totalidad de los accionistas desempean diariamente labores directivas con lo que su comunicacin es automtica. Alcance: 100% Ya citamos anteriormente que todos los procesos son evaluados con indicadores de forma peridica, en este ltimo ejercicio se han revisado los procesos existentes para adaptarlos a los cambios y se han desarrollado nuevos procesos y subprocesos de apoyo que estaban sin desplegar. En concreto se han elaborado cinco nuevos sinpticos de subprocesos y procesos, adems de la revisin de los existentes. Por otro lado, se han rediseado las preguntas de nuestras encuestas de clientes y de clima laboral. El objetivo es cerrar el ciclo de informacin (Feedback), primero les informamos del nuevo Plan Estratgico para posteriormente, a travs de las citadas encuestas, consultarles si han percibido las mejoras propuestas.
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BRJuLA
PRESENTACIN
Somos una compaa dedicada a ofrecer los sistemas de informacin que los negocios de nuestros clientes requieren en cada momento. Iniciamos nuestra actividad en el ao 2000 aportando desde entonces aplicaciones de gestin basadas en Internet, con una solucin nica y global que incluye la implantacin, mantenimiento y explotacin de las infraestructuras (software, sistemas, comunicaciones, seguridad, microinformtica e ingeniera) que las soportan. Actualmente somos un grupo de 125 profesionales, donde el 75% son tcnicos, con oficinas propias en Palma de Mallorca y en Barcelona y presencia en Madrid y Sevilla (por el acuerdo comercial realizado con ITB), lo que nos permite abordar proyectos a nivel nacional. Nuestra organizacin cuenta en cada sede con equipo local para gestionar los proyectos y, en caso de ser necesario, desplazamos a los mejores especialistas.
historia BRJuLA nace en Palma de Mallorca en julio del ao 2000 con ocho empleados. Tras los dos primeros aos, en 2002, abrimos la primera delegacin en Barcelona, con el objeto de expandir nuestra actividad comercial y reforzar la asistencia tcnica solicitada por los clientes de Catalua. Durante 2003 se desarroll Quasar como proyecto corporativo, con el cual alcanzamos la certificacin ISO 9001 e iniciamos lo que se ha convertido en una de las principales insignias de identidad de BRJuLA como empresa: la calidad como metodologa de gestin. A principios de 2005, entramos a formar parte del capital social de ITB como accionista. El objetivo de esta alianza estratgica es aportar una solucin global a nuestros clientes que tambin
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incluya la Ingeniera y los servicios de instalaciones, reforzando nuestro servicio nacional con las delegaciones de Madrid y Sevilla. BRJuLA, en su afn de mejorar, ha dado un paso ms en su sistema de calidad, incorporando el Modelo EFQM de Excelencia a su sistema de gestin a travs del proyecto ITACA. El modelo permite una gestin eficiente y objetivamente evaluable, basada en la orientacin a resultados, la focalizacin en el cliente, el liderazgo y constancia en los propsitos, la gestin por procesos, el desarrollo e implicacin de las personas, el aprendizaje, la innovacin y mejora continuos, el desarrollo de las alianzas y la responsabilidad social corporativa.
Productos y Servicios BRJuLA es una empresa dedicada a proveer productos y servicios tecnolgicos de alta calidad para la mejora continua del negocio de nuestros clientes. Deseamos compartir el conocimiento con nuestros clientes, ayudndoles a evolucionar tecnolgicamente de una forma ordenada y no traumtica, creando as nuevas ventajas competitivas sostenibles. La visin de BRJuLA es ser una compaa grande, de referencia nacional y capaz de dar una solucin integral a las necesidades del cliente a travs de la mejora constante en el conocimiento y en la calidad de nuestras soluciones. Por ello, BRJuLA entiende que la Calidad es la va que le permite el logro de sus objetivos empresariales, cubriendo las necesidades y expectativas de nuestros clientes. BRJuLA quiere ser referente a nivel nacional de las Tecnologas de la Informacin. Con este propsito trabajamos y construimos alianzas con los mejores fabricantes tecnolgicos a nivel internacional: Reconocimientos BRJuLA desde su fundacin en el ao 2000, ha recibido una serie de reconocimientos pblicos entre todos ellos destacamos: 2004: Premio SuN Empresa Tecnolgica Especialista en Sector Turstico. 2004: Premio Jvenes Empresarios de Baleares. 2005: Premio Oracle al Conocimiento y la Experiencia. 2006: Proyectos Keyron: Primer Premio Mejor Plan de Negocio y Premio Especial a Proyecto Keyron, Spin-off del V Concurso de Innovacin de las Islas Baleares. 2007: Galardn Plata IV Edicin del Premi Balear dExcellncia en la Gesti. 2007: Premio Expansin a las 20 Mejores historias de los 20 ltimos aos de las Islas Baleares. 2007: Premio Avnet: Empresa Especialista en Soluciones Globales. 2009: Galardn Oro V Edicin del Premi Balear dExcel-lncia en la Gesti.
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BRJuLA ha desarrollado de forma habitual a lo largo de su historia Planes Estratgicos que han servido como factores de avance de la entidad en su evolucin y crecimiento. De forma habitual los planes y/o proyectos estratgicos se han concretado de manera consecuente en el desarrollo de los planes operativos y los planes presupuestarios integrados en un mismo sistema de gestin. Este esquema normalizado se ha desarrollado en los siguientes planes: a) Periodo 2000-2003 con un plan orientado al Crecimiento de una masa crtica de clientes, que permiti alcanzar una nueva posicin en el mercado, ms competitiva y equilibrada en trminos de negocio, b) Periodo 2003-2005 con un Plan con el que se buscaba ratificar el modelo de orientacin al cliente, c) Periodo 2006-2008 con el que se ha establecido una lnea de actuacin enfocada a un crecimiento en las ventas y una continuacin de la orientacin hacia el cliente a travs de la ampliacin de las lneas de negocio. El esquema de desarrollo de la planificacin estratgica se despliega en BRJuLA en 5 grandes fases de actuacin, que a continuacin detallamos: Fase 0) Desarrollo del anlisis de situacin y reflexin de la visin estratgica de la entidad, b) Definicin de la Visin de la entidad y de los indicadores asociados a la misma. c) Definicin de los valores asociados a la visin de la entidad junto con los objetivos estratgicos e indicadores asociados. d) Desarrollo del Mapa Estratgico de la entidad asociado a las perspectivas Financiera, Clientes, Personas, Alianzas y Procesos. e) Definicin y Despliegue de las Iniciativas estratgicas asociadas a las 5 perspectivas del Mapa Estratgico.
Esquema de normalizacin de la Planificacin Estratgica
Diseo Plan Estratgico A B

Establecimiento de Objetivos Estratgicos e Indicadores Anlisis de Informacin Definicin Visin y Valores Desarrollo del Mapa Estratgico y las Iniciativas Estratgicas
C
Despliege de las Iniciativas Estratgicas Despliege Planes Operativos Despliege Planes Presupuestarios
Comunicacin y seguimiento Plan Estratgico
Validacin
Comunicacin y Seguimiento
Las mejoras del proceso se han concretado en: Fase de anlisis de informacin cualitativa ms detallada
Validacin y compromiso
Validacin y compromiso
un proceso de reflexin extenso: Revisin de la visin de BRJuLA. Desarrollo de un despliegue de acciones asociado a las perspectivas del Mapa Estratgico. Las Iniciativas Estratgicas tienen un desarrollo pormenorizado y asociado a un esquema de valoracin cuantitativa y cualitativa Desarrollo de un sistema de soporte y seguimiento de las iniciativas.
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BRJuLA tiene establecidos como grupos de inters de la organizacin a: Clientes, Personas, Accionistas Partners y Sociedad. La estrategia de BRJuLA es planteada tomando como referente la premisa de que la satisfaccin de manera sostenible de las necesidades y expectativas de todos los Grupos de Inters de la Organizacin es el nico medio de garantizar su supervivencia y logro de xito (alcance de las perspectivas establecidas en el Mapa Estratgico). En este sentido es fundamental desarrollar una sistemtica de anlisis de estas necesidades, tanto actuales como futuras. Para ello BRJuLA desarrolla una serie de procesos, para la obtencin de informacin relevante que posteriormente sea input para la determinacin del Plan Estratgico. En este sentido se dispone de varios procesos y sistemas para identificar las necesidades actuales y futuras de los grupos de inters: A travs del anlisis de informacin relevante de los diferentes grupos de inters y el anlisis de la informacin del negocio. Mediante el sistema de deteccin de necesidades de clientes a travs de estudios de los clientes desde el rea comercial. Por medio de los resultados obtenidos del despliegue de la estrategia. Los distintos mecanismos establecidos para la identificacin de expectativas actuales y futuras se encuentran normalizados en procesos desde el ao 2000 y se describen resumidos en la figura. De forma complementaria, el actual Plan Estratgico ha desarrollado un primer anlisis de la efectividad de las acciones estratgicas desplegadas en los anteriores planes.
ANLISIS DE INFORMACIN DE LOS GRUPOS DE INTERS

Grupo de Inters Direccin/Unidad Contenido La recogida de informacin de este grupo se plasma en la poltica y estrategia recogiendo las expectativas a travs de los consejos de Administracin que se celebran con periodicidad trimestral, y donde se realiza el seguimiento y control de la sociedad. Adicionalmente, siguiendo la legislacin vigente, se celebra una Junta General ordinaria anual en la que se informa de la situacin de la sociedad y se marcan las grandes lneas a seguir. Est definida la sistemtica de recopilacin de informacin de este grupo de inters a travs de encuestas peridicas de proyecto, la encuesta de satisfaccin anual, visitas peridicas y visitas a clientes potenciales. Adicionalmente, y de forma puntual, alrededor de las acciones de mejora, se organizan grupos de clientes con diversos fines. La recogida de informacin de las personas de la organizacin est sistematizada en el proceso de personas, a travs de la encuesta de clima laboral anual y la encuesta de satisfaccin de BruFAn. Sobre los resultados se hace un plan de accin de recursos humanos, juntamente con la encuesta de clima laboral siguiente y los planes de accin de los departamentos. Sistemas que lo soportan informes de control Actas de Junta de Accionistas Actas del consejo de Administracin
Accionistas
direccin General
reuniones con clientes Encuestas de satisfaccin resultados de proyectos Grupos de clientes
clientes
direccin comercial
Personas
recursos Humanos
Encuesta clima laboral Encuesta BruFAn
Sociedad
Marketing calidad
Se obtiene informacin de la sociedad a travs de revistas especializadas, publicaciones peridicas y asociaciones profesionales, de donde extraemos Estudios de mercado las expectativas que tiene la sociedad de una organizacin empresarial tecnolgica. En este campo Participacin se actualiz la poltica de calidad incluyendo un valor de en asociaciones responsabilidad al haber detectado esta expectativa en la sociedad. desde 2006, se colabora con onGs, prestando ayuda econmica.
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Grupo de Inters
Direccin/Unidad
Contenido Se obtiene informacin de ellos a travs de eventos, charlas, comunicados y colaboraciones. Este grupo de inters ha sufrido una revisin, antes slo se contemplaba a proveedores tecnolgicos y ahora se ha ampliado a otros aliados que ofrecen servicios complementarios a nuestra actividad principal.
Sistemas que lo soportan Plan de negocio certificaciones BrJuLAXX
Partners
direccin comercial
Toda esta informacin le permite a BRJuLA poder definir claramente su posicionamiento de producto y mercado, se revisa peridicamente al igual que los grupos de inters y as se consigue una poltica y estrategia adecuada a la situacin cambiante de mercado y competencia. Otro de los mbitos que tambin influye en la estrategia de la organizacin es la evolucin de la tecnologa, que nos viene facilitada por los fabricantes lderes del mercado de los cuales somos partner (SuN, Oracle, Redhat, etc.). Ello nos permite tener una visin clara de las nuevas tendencias y prepararnos para incorporarlas en el momento que estn disponibles. El anlisis del punto de partida y definicin del marco de referencia con el que arranca la planificacin estratgica cuenta, como una de sus primeras actividades, con el anlisis de la informacin relevante tanto de los 5 grupos de inters considerados por BRJuLA: Clientes, Personas, Accionistas, Partners y Sociedad, como del anlisis de la actividad del negocio (interna y externa), que sirve como eje fundamental para determinar el marco de referencia para el desarrollo de la estrategia. Respecto a la informacin relacionada con rendimiento, investigacin, aprendizaje de clientes y empleados, as como el anlisis del negocio, el proceso se centra en el estudio de la situacin de BRJuLA en diversos entornos para observar rendimiento, y en funcin de ellos, marcar las estrategias y objetivos comerciales, de producto y de cuotas de mercado. Los procesos descritos tanto para el anlisis de voz del negocio como de las distintas voces de los grupos de inters, han sido revisados sistemticamente incluyendo mejoras relacionadas fundamentalmente con: La ampliacin de los elementos e informacin de anlisis, como por ejemplo la realizacin de cuentas de resultado detallados por cada una de las unidades de negocio de BRJuLA con objetivos de ROE y Ratio de Eficiencia o el diseo para las unidades de negocio de clientes de un modelo de formacin del margen de intermediacin a partir de las bases de desarrollo. El perfeccionamiento de los cuestionarios de satisfaccin y por tanto de los indicadores objetivos relacionados. La optimizacin del alcance de los cuestionarios y segmentos seleccionados. La poltica y estrategia se ve retroalimentada a travs de estos elementos:
ANLISIS DE LA ACTIVIDAD
Indicadores Anlisis interno indicadores econmico financieros Factores a considerar Balance: p.e. incremento inversin crediticia, incremento recursos administrados, etc. cuenta de resultados: p.e. margen financiero, margen ordinario, beneficio antes de impuestos, cash-flow, etc. otros: p.e.: ndice de morosidad; ndice de cobertura, roE, Apalancamiento, etc. Variables econmicas asociadas a la actividad de BrJuLA, p.e. inflacin, crecimiento PiB, tasa de paro, evolucin tipos de inters, etc. tendencias polticas que impactan en directrices fiscales, subvenciones, etc.: p.e. Banco de Espaa., crE ( centre de recerca Econmica) Evoluciones o tendencias sociales: p.e. clima social, mercado de trabajo, evolucin cultura financiera, evolucin sectores de influencia, etc.
Anlisis externo
BrJuLA
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Indicadores
Factores a considerar indicadores del cuadro de Mando Formado por los indicadores internos de rendimiento que incluyen los procesos de gestin, econmicos, de clima, etc. toda la informacin generada por estos indicadores es analizada por los propietarios de los procesos en las reuniones peridicas de indicadores de donde se extraen conclusiones y actuaciones concretas que alimentan el plan de operaciones de cada una de las reas y responsabilidades competencia general del sector: p.e. evolucin global competidores, estrategias de diferenciacin, poltica de precios, etc. Amenazas de nuevos competidores zona de influencia y expansin: p.e. previsin de entradas o crecimientos, diferenciacin segmento/precio, canales, etc. Estrategia de la competencia directa necesidades globales del mercado Aprender de las actividades realizadas es una constante para nosotros. Para ello los proyectos se enfocan de manera que puedan reutilizarse sus componentes (piezas de cdigo, mdulos o aplicaciones completas), lo que permite llevar el conocimiento de unos proyectos a los otros, mejorando as la calidad del producto y la rentabilidad de BrJuLA. La formacin constante de nuestro personal permite a BrJuLA el incremento permanente de su conocimiento y la capacitacin de sus profesionales. Las acciones formativas son evaluadas tanto por los asistentes como por sus lderes. nos permite conocer la situacin del mercado de fabricantes de tecnologa, sobre los cuales se basa buena parte de nuestro negocio. A travs de eventos, charlas, reuniones, newsletters y alertas tecnolgicas, se consigue la informacin necesaria para esta tarea.
Anlisis interno indicadores de rendimiento Anlisis externo
indicadores de aprendizaje y formacin
Anlisis interno
indicadores de Vigilancia tecnolgica
Anlisis interno Anlisis externo
indicadores de de la relacin con los distintos grupos de inters se obtiene informacin que nos permite valorar qu imagen Externa percepcin se tiene de la organizacin y marca. Esta informacin es de suma importancia para el rea de y conocimiento marketing que valora las actuaciones realizadas como el caso de los eventos BrJuLA 20XX. Las auditorias internas, externas y evaluaciones de EFQM: Se van realizando peridicamente, generan reas de mejora que una vez analizadas y priorizadas se desarrollan a travs de acciones de mejora que se gestionan mediante el modulo especfico de coLABorA. revisin del Sistema de Gestin: Se realiza anualmente y permite evaluar la eficiencia de los procesos verificando la alineacin con la organizacin. Estrategia: se verifica anualmente la alineacin del Sistema de Gestin con la Estrategia.
indicadores de sistema de gestin
Por otro lado, con el objeto de recoger y comprender mejores prcticas tanto del sector como de la competencia, BRJuLA mantiene actividades de aprendizaje a travs de la transmisin de experiencias y participacin en foros de debate.
EJEMPLOS DE PARTICIPACIN EN FOROS DE APRENDIZAJE

Foro mbito Ejemplos entidades participantes Govern de les illes Balears, uiB, FuEiB, ParcBit, empresas tursticas, empresas que prestan servicios tic aplicados al sector turstico Fabricantes de Software, internet y nuevas tecnologas de las islas Baleares
turistec
Agrupacin Empresarial innovadora especializada en productos y servicios de tecnologas de la informacin y la comunicacin (tic) aplicados al sector turstico. Participacin en la junta directiva.
GsBit
Asociacin Balear de Empresas de Software, internet y nuevas tecnologas fundada con la intencin de aglutinar los intereses empresariales de, en un principio, los fabricantes de software y nuevas tecnologas de les illes Balears. Participacin en eventos y reuniones.
Abaex
organizaciones y personas involucradas intercambio de experiencias para el aprendizaje de personas y la innovacin en en la gestin de calidad de las las organizaciones. Participacin en jornadas y coloquios. organizaciones
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BrJuLA
El desarrollo de la poltica y estrategia en BRJuLA tiene como finalidad proporcionar los canales para transformar en actuaciones objetivas, concretas y cuantificables la Poltica, Misin Visin y Valores y las grandes lneas de actuacin de largo plazo. El esquema histrico de actuacin desarrollado en BRJuLA se inicia con la recogida de la informacin necesaria se definen las grandes lneas descritas en el plan estratgico. Cuando estas lneas se concretan en planes de actuacin anual, se informa a los directores de Operaciones y Servicios y Proyectos, para que cada uno de ellos las desarrolle en su estrategia departamental. La poltica y estrategia comercial ha tenido a lo largo de estos ocho aos tres grandes planes de actuacin. El primero de ellos abarca desde la fundacin hasta 2003, el segundo 2003-05 y el tercero 2006-08. A la vista de los resultados de ingresos conseguidos en este periodo, la estrategia comercial ha demostrado ser adecuada a los retos que planteaba. Este esquema de actuacin para el desarrollo y despliegue de la Planificacin Estratgica ha sido modificado y mejorado segn se detalla en el siguiente apartado:
ESQUEMA DE MEJORAS EN LOS PLANES ESTRATGICOS

Planes de actuacin Objetivos El primero se bas en el objetivo de conseguir Plan 2000-2003 una masa crtica de clientes capaz de generar una rueda comercial que nos redujera el riesgo de los primeros aos de concentrar mucha facturacin en unos pocos clientes. Resultados Se fue definiendo el abanico de nuestra oferta comercial y durante este tiempo, se trabaj para disponer de la primera versin de los procesos comerciales as como de las bases de la aplicacin de gestin comercial que actualmente se utiliza en BrJuLA.
cambio de la mentalidad segn el nuevo mensaje: Expertos en aplicaciones de gestin. creacin y estructuracin de un departamento comercial capaz de soportar Plan 2003-2005 el crecimiento de BrJuLA. creacin de nuevas vas de marketing para llegar al mercado objetivo. conseguir los clientes necesarios para alcanzar las cifras de ventas. conseguir la fidelizacin de los clientes. Elevar la facturacin de BrJuLA hasta los 4M .
La estrategia para conseguir estos objetivos se bas en enfocar el departamento con una clara orientacin al cliente basndose en el siguiente esquema: A) La implantacin de la estrategia se ha llevado a cabo mediante un planteamiento de evolucin personal de los integrantes del departamento comercial. B) Se ha creado un evento anual para aportar visin a largo plazo: Kickoff comercial. c) Se ha desarrollado un plan de carrera donde se definen las actitudes y aptitudes de un nuevo perfil profesional en BrJuLA: Gestores de cuentas. d) Se ha estructurando un departamento en continua mejora. E) categorizacin del tipo de cliente. F) creacin de productos paquetizados.
Para ello, se ha decidido seguir con la estrategia anterior de Para el periodo 2006-08, desde la propiedad orientacin al cliente, pero ampliando las lneas de negocio Plan de la compaa se ha marcado como reto el en 2008 segn la siguiente facturacin prevista: Aplicaciones de gestin: desarrollo e implantacin de aplicaciones relacionadas con la gestin del negocio de los clientes. Estas aplicaciones pueden ser de desarrollo a medida, propias o de terceros. 2006-2008 objetivo de conseguir unas ventas de 9M
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El desarrollo, revisin y actualizacin de la poltica de BRJuLA se realiza siguiendo un proceso normalizado, el cual contempla los siguientes pasos: a) Desarrollo del anlisis de situacin y reflexin de la visin estratgica de la entidad Como consecuencia de la revisin del anterior Plan Estratgico, se inicia la fase de diseo del nuevo Plan Estratgico a largo plazo (3 aos). La Direccin junto con los accionistas y un asesor externo, estudian la situacin de la organizacin tras el anterior Plan Estratgico utilizando diferente informacin interna y externa (algunas de estas variables son a modo de ejemplo: cuentas de resultados, resultados de las diferentes lneas de negocio, variables macroeconmicas, etc.). Adems de forma complementaria para este proceso se desarroll un anlisis cualitativo con integrantes de los diferentes grupos de inters mediante dinmicas de grupo con: Accionistas, para definir los valores estratgicos. Clientes, para obtener informacin cualitativa relevante. Personas. Se reunieron un 25% de la plantilla de todos los niveles con el objetivo de plantear la estructura de producto. Partners y sociedad, con un anlisis de la informacin de estos grupos de inters.
CUADRO DE MANDO DE LA VISIN

Claves Volumen de ventas compaa grande Volumen de ingresos nmero de personas referente a nivel nacional Solucin integral necesidad del cliente Lugar de las delegaciones Porcentaje de facturacin fuera de Baleares Solucin integral de la encuesta de satisfaccin todos los de satisfaccin anual y de proyectos conocimiento: rotacin Permanencia conocimiento del sector y negocio de satisfaccin anual Soluciones tcnicas de la encuesta de satisfaccin de proyectos Indicadores
Mejora constante: conocimiento calidad de las soluciones
Basndose en los puntos de anlisis interno y externo y la visin de la entidad, la Direccin junto con el equipo directivo desarrolla el Plan Estratgico y establecen la Misin y objetivo de la compaa, revisan el Modelo de Negocio (negocio, clientes, procesos, etc.) y la propuesta de Valor asociada a ste. b) Definicin de la Visin de la entidad y de los indicadores asociados a la misma En base a la etapa anterior se revisa la Visin estratgica de BRJuLA, con el objetivo de alinear la visin, con el desarrollo estratgico posterior. Esa visin estratgica es gestionada a travs del Cuadro de Mando de Indicadores de Visin. c) Definicin de los valores asociados a la visin de la entidad junto con los objetivos estratgicos e indicadores asociados Adems y de forma consecuente con la Visin se establecen los Valores, junto con los Objetivos estratgicos y los indicadores asociados a cada uno de los objetivos. Concretamente para el actual Plan Estratgico, se han establecido los siguientes valores: Valor de Crecimiento, Valor de Innovacin y Liderazgo, Valor del Cliente, Valor de las personas y Valor de la Responsabilidad. Cada uno de los valores tiene establecidos sus objetivos Estratgicos, los cuales estn asociados entre s a travs del Mapa Estratgico, segn las perspectivas definidas por BRJuLA.
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VALORES y OBJETIVOS ESTRATGICOS ASOCIADOS

Valores Objetivos Estratgicos crecimiento con rentabilidad Valor de crecimiento Expansin por producto Expansin geogrfica innovacin con visibilidad Valor de innovacin Posicionamiento Partners con los que trabajar desarrollo de producto Satisfaccin de cliente Valor del cliente Estructura de clientes y sectores Alineamiento Preventa Venta Produccin Postventa Satisfaccin de personas Valor de las personas Gestin del conocimiento y el capital humano Gestin por valores y objetivos itaca Valor de la responsabilidad respeto y tica Apoyo a proyectos solidarios e implicacin en instituciones
d) Desarrollo del Mapa Estratgico de la entidad asociado a las perspectivas Financiera, Clientes, Personas, Alianzas y Procesos Tal y como se ha detallado en el anterior apartado cada uno de los objetivos estratgicos asociados a los valores, son interesados a travs del Mapa Estratgico donde se puede explicar y asociar la relacin causa-efecto entre cada uno de los objetivos segn las perspectivas definidas. En esta fase del proceso las diferentes unidades de la organizacin tiene la base de actuacin para establecer qu acciones van a desarrollar para cumplir los objetivos estratgicos. e) Definicin y Despliegue de las Iniciativas estratgicas asociadas a las 5 perspectivas del Mapa Estratgico En esta fase se desarroll un proceso de definicin de las iniciativas estratgicas, que iban a ayudar a cumplir los objetivos estratgicos. Para ello, cada uno de los departamentos de BRJuLA estableci un total de 16 iniciativas o planes de actuacin que posteriormente se cruzaron en una matriz de impacto con el objetivo de establecer cunto peso tenan cada una de las iniciativas, en relacin a cada uno de los objetivos estratgicos, as como cuntas iniciativas impactaban en un mayor nmero de objetivos estratgicos. una vez establecida esta matriz de impacto se procedi a desarrollar un anlisis de coherencia de cada una de las iniciativas estratgicas, para ver qu tipo de recursos son necesarios para su desarrollo y al mismo tiempo, establecer cuntas de las iniciativas estratgicas necesitarn recursos para la consecucin de un objetivo estratgico. Los factores utilizados para el desarrollo del anlisis fueron los siguientes: a) Financieros (capacidad de endeudamiento de la empresa y la generacin de recursos internos que determinan su capacidad de inversin), b) Recursos humanos (disponibilidad de las personas de BRJuLA sin penalizar resultados de proyectos en curso), c) Otros: Fsicos (disponibilidad y necesidad de infraestructuras), Tecnolgicos (necesidades tecnolgicas y coste asociado para llevar a cabo la iniciativa) y Reputacin. una vez establecido este anlisis se estableci un proceso de desmultiplicacin que tiene como fin saber qu tiene que hacer la organizacin para conseguir cada uno de esos objetivos estratgicos y cmo se puede contribuir desde cada rea para la consecucin de los mismos.
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Para esta actividad de desmultiplicacin cada unidad o departamento planifica la implantacin de las iniciativas estratgicas a travs de las siguientes fases: 1. Cada una de las iniciativas estratgicas tiene establecida una descripcin de la misma, junto con los objetivos a conseguir, los indicadores clave, el rea responsable y las reas involucradas, as como el calendario de ejecucin con su inicio y fin. Adems y de forma complementaria a cada iniciativa se establece qu resultados se pretenden conseguir con esta iniciativa y su relacin con el objetivo estratgico. 2. En un segundo nivel cada responsable de iniciativas deber identificar las actividades a un nivel ms micro que ayudarn a conseguir dicha iniciativa. El objetivo de esta fase es saber qu acciones tiene previsto desarrollar para establecer su seguimiento y control. 3. Por ltimo, se procede a una valoracin de la iniciativa por parte de cada responsable desde una doble perspectiva: a) el impacto econmico de la iniciativa (ingresos, costes, margen, inversiones) y b) otros aspectos cualitativos que impactan en la viabilidad (requerimientos y capacidades a desarrollar, obstculos de implantacin, impacto en otras iniciativas, otros aspectos, estandarizados segn formato), siendo un input relevante para la priorizacin de planes. Todas las acciones establecidas de acuerdo con este mecanismo se agrupan en un calendario de implantacin con el fin de saber cules tienen una ejecucin en un periodo ms corto y cules pueden tener su previsin de finalizacin en ms de uno o dos ejercicios. Matriz de anlisis de Coherencia
ANLISIS DE COHERENCIA DE OBJETIVOS ESTRATGICOS
oBJEtiVo EStrAtGico descripcin indicAdorES ASociAdoS Valor actual Meta
iniciAtiVAS EStrAtGicAS Financieros Fsicos
rEcurSoS
rrHH tecnolgicos reputacin
concLuSionES
Matriz de Valoracin de Iniciativa

INICIATIVA ESTRATGICA
cdigo P. 1-1
descripcin iniciativa
impacto econmico (miles Eur) inGrESoS A coStES B 2005 2006 2007 coMEntArioS
MArGEn Bruto (A)-(B) inVErSionES
Este esquema de despliegue estratgico se conjuga con el plan operativo de cada departamento y su presupuesto asociado toda vez que puede haber acciones no asociadas a la estrategia pero con desarrollo por parte de la unidad de forma operativa. Por ello el plan operativo se ajusta al ao natural y se inicia a finales del ao fiscal donde los lderes responsables de cada rea, contando con la participacin del resto de miembros de su departamento, preparan los objetivos del departamento y las tareas especficas para conseguirlos. Ello lleva a la preparacin del presupuesto anexo al plan operativo. En 2005 se realiz de forma conjunta con Direccin General si bien a partir del ejercicio 2006 ya se ha realizado de forma autnoma con la integracin final por parte de la DG y, a partir de 2007, el proceso ha sido mejorado siguiendo las fases que a continuacin se detallan: a) Fijacin de objetivos de ventas, b) comunicacin de los mismos, c) presupuestos departamentales, d) consolidacin por operaciones, negociacin con Direccin General por parte de los directivos, e) cierre con operaciones, f) comunicacin, g) plan de inversin, h) plan de financiamiento e i) aprobacin por el consejo de administracin. La supervisin de la ejecucin de los planes operativos departamentales es realizada por cada uno de los responsables de esta tarea que informan peridicamente de la evolucin y consecucin de los objetivos programados. Al mismo tiempo y en funcin de los informes de seguimiento de indicadores, se puede monitorizar la evolucin de los planes y la eficiencia de las actuaciones.
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La Poltica y Estrategia en BRJuLA se refleja en el conjunto de Iniciativas Estratgicas, Planes Operativos, Planes Comerciales y Planes Presupuestarios a nivel global de la entidad y de los Objetivos Especficos y Actividades a nivel rea. En ambos casos la parte operativa del Despliegue se ve representada por las actividades a desarrollar. Respecto a la comunicacin de la poltica y estrategia, sta se realiza siguiendo el siguiente esquema:
EJEMPLO DEL DESPLIEGUE DE LA COMUNICACIN

Objetivos Estratgicos direccin General directores de departamento Mandos intermedios Objetivos de Planes Operativos directores de departamento Mandos intermedios Objetivos Comerciales Kick-off comercial
Objetivos Estratgicos / Nivel Corporativo El esquema de despliegue de la Comunicacin de la Poltica y Estrategia de BRJuLA ha seguido un esquema parcialmente similar al desarrollado en el anterior Plan Estratgico. Este se ha concretado en una serie de acciones encaminadas a la comunicacin del Plan, tanto en la vertiente interna empleados y directivos, como externa accionistas, inversores, etc... De modo especfico la comunicacin interna de la Estrategia, fue desplegada en los siguientes niveles: a) Los objetivos se comunican con el despliegue de los diferentes Objetivos Estratgicos y sus Iniciativas Estratgicas en las distintas unidades y direcciones de la organizacin, que estn vinculados a su ejecucin. b) Tambin en las reuniones peridicas que los jefes de departamentos realizan en sus propios departamentos y el Comit de Direccin, en este caso podemos hablar de una comunicacin en cascada. c) BRuFAN es una actividad que se utiliza tambin para comunicar los resultados de los Planes Estratgicos y presentar los del prximo ao a los empleados de la organizacin. El objetivo es doble: saber qu opinan las personas de BRJuLA y comunicar los resultados obtenidos y los objetivos del periodo que se inicia. Se ha decidido que este tipo de informacin ser presentada anualmente a los empleados en el evento BRuFAN. Tanto desde DG como DC se publican comunicados a toda la organizacin para transmitir componentes de la poltica y estrategia. Felicitaciones, xitos, celebraciones, etc. son motivos para el uso de este tipo de comunicados. Respecto a la comunicacin externa del Plan Estratgico, se han integrado diferentes canales para la comunicacin: Dirigido a Inversores y accionistas. A la prensa; a) a travs de notas de prensa, b) ruedas de prensa, c) reuniones con periodistas. A la sociedad en general; a travs de informacin permanentemente actualizada en la web corporativa de BRJuLA. Despliegue de Objetivos comerciales y departamentales Adems de este despliegue a un primer nivel del plan estratgico, de forma paralela se lleva a cabo un despliegue de objetivos a lo largo de toda la estructura de BRJuLA, de acuerdo con el siguiente esquema:
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A nivel del equipo comercial. Los objetivos comerciales y de negocio desarrollados en el proceso de planificacin son comunicados desde la Direccin Comercial al global de la red. El despliegue de objetivos llega a nivel individual de cada gestor de cuentas, de manera que la consecucin de todos los objetivos individuales suma la consecucin de los objetivos globales. Desde Servicios y Proyectos y Operaciones de direccin de departamento, se presentan y difunden en cascada, a los mandos intermedios, las iniciativas y planes operativos que les afectan, para que posteriormente, stos transmitan los objetivos anuales a su equipo. El seguimiento del logro de los objetivos estratgicos propuestos se realiza en diferentes planos: a) Objetivos Estratgicos. La situacin de cada una de las iniciativas clave se revisa peridicamente. Los objetivos de las distintas iniciativas se identificaron mediante reuniones previas entre las distintas unidades de negocio y el comit de Direccin, calendarizndose la consecucin de las mismas en funcin de lo establecido en el Plan Estratgico. b) Objetivos Comerciales y departamentales. La revisin y seguimiento de la Planificacin Anual de Objetivos se realiza trimestralmente en el caso del departamento Comercial y anualmente para el resto de objetivos anuales de las distintas reas y departamentos. El periodo en que se realiza la revisin es un mes antes de la siguiente, en el caso de las campaas, y para el resto de objetivos anuales, se realiza en los meses de febrero a marzo. El seguimiento del nivel de sensibilizacin y conocimiento por parte de las personas de la poltica y estrategia se realiza a travs de varios elementos: a) A travs del grado de cumplimiento de los objetivos individuales y/o grupales en que se agrupan, b) A travs del resultado de las encuestas de clima laboral. c) Objetivos de produccin. El seguimiento se realiza por parte de las personas del departamento de Servicios y Proyectos. Respecto al despliegue de la estrategia a travs de los procesos clave. una vez llegados a este punto el despliegue es doble. Por una parte, disponemos de un conjunto de procesos (Mapa de Procesos) elaborados de tal forma que permitirn hacer realidad la estrategia realizada. Por otra parte, una vez identificados los objetivos, se definen un conjunto de indicadores que nos servirn para conocer el grado de consecucin de dichos objetivos. En esta lnea, BRJuLA considera como procesos clave aqullos que impactan de manera significativa en el desarrollo de la Poltica. Debido a su carcter/alcance estos procesos son gestionados a travs de los mismos mtodos y herramientas que el resto de procesos operativos salvo por: la mayor asignacin de recursos. el establecimiento de una dinmica de seguimiento ms rigurosa, bien por medio de los objetivos que sean gestionados a travs del Mapa de Procesos, bien a travs del seguimiento de los objetivos propuestos en el Plan de Direccin. En la figura se recogen algunos ejemplos de procesos clave desarrollados por BRJuLA.
Procesos Clave desarrollados: ejemplos Ao/ Plan de Gestin Gestin de proyectos 2003 ingeniera del Software ingeniera de Sistemas y comunicaciones Gestin calidad 2006 Gestin comercial Marketing Gestin Ambiental 2008 Aseguramiento y control de calidad de proyectos crecimiento en ventas Ampliacin lneas de negocio crecimiento en ventas Ampliacin lneas de negocio respeto y tica objetivo itaca Proyecto Gaia implantacin de un sistema de gestin Proceso Estrategia asociada
2007
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CONSTRuCCIONES MECNICAS JOS LAZPIuR S.A.
PRESENTACIN
CONSTRUCCIONES MECNICAS JOS LAZPIUR S.A. es una empresa Guipuzcoana que se dedica a la construccin de maquinaria especial y utillaje de precisin. Dentro de estas dos actividades vende sus productos en distintos sectores: Automocin, Lnea Blanca, Electrnica, Forja, Aeronutica, Cerrajera y Electromecnica y fruto del esfuerzo de los ltimos aos sus productos estn presentes en el mercado internacional, en pases de marcado carcter industrial como pueden ser Francia, Alemania, Europa del Este, uSA, Filipinas, Mxico o China. En el ao 1989, la Direccin de CONSTRUCCIONES MECNICAS JOS LAZPIUR S.A. opt decididamente por el camino de la calidad, y empez a asimilar nuevos conceptos que se estaban comenzando a utilizar en el mundo industrial. Ya entonces se marcaron como orientaciones prioritarias, la Satisfaccin de los Clientes y la Calidad en los productos y servicios, que han sido una constante a lo largo de la evolucin de la empresa tal y como se puede apreciar en la Misin y Visin vigentes: Misin de Lazpiur Nuestra misin es proporcionar a nuestros clientes servicios, mquinas y tiles de gran calidad, al mejor coste. Lo haremos con un conocimiento profundo de sus necesidades, trabajo responsable y tecnologas de alto nivel. Visin de Lazpiur Aspiramos a ser lderes en el mercado Global, en servicio, diseo y fabricacin de mquinas y utillajes bajo pedido. Mediante una rpida incorporacin de los avances tecnolgicos, para satisfacer las necesidades especficas de cada cliente. Ser una empresa en la que todos participemos, aprendamos y progresemos
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hitos de Calidad
1990 1994 1995 2000 2001 2002 2003 2005 2006 2006 2007 2008 Anlisis de calidad y redaccin del primer Manual de calidad en colaboracin con la SPri certificacin iSo 9001 Formacin en nuevos conceptos de calidad total, redaccin de la primera memoria y primera autoevaluacin segn EFQM Evaluacin externa de Euskalit certificacin medioambiental iSo 14001 integracin de los diferentes sistemas de gestin: calidad, Prevencin y Medio Ambiente Q PLAtA certificacin oHSAS 18001 PrEMio FundAcin SAn PrudEncio 1.er premio a la gestin de prevencin de riesgos laborales Q oro EMPrESA EMocionALMEntE intELiGEntE rEconociMiEnto En LA EMPrESA GEStin dEL conociMiEnto PrEMio diPutAcin A LA coMunicAcin MS innoVAdorA
La organizacin actual es fruto de un proceso de Reflexin Estratgica realizado en el ao 2000 y dirigida por hOBEST, en la que particip el 35% de los empleados en representacin de los distintos departamentos que configuraban la empresa por aquel entonces. El resultado de esta Reflexin Estratgica nos embarc en un nuevo proyecto de mejora en el que se consensu la divisin de la empresa en cuatro unidades de Negocio productivas ms otra de Servicios Generales. La divisin en unidades de negocio se realiz en torno a los diferentes tipos de productos que se fabricaban. hoy en da cada unidad de Negocio se organiza por equipos autogestionados y son responsables de atender las necesidades y expectativas de sus clientes.
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DIRECCIN
UNIDAD DE PRODUCCIN UNIDAD DE UTILLAJE UNIDAD DE SERVICIOS
GESTOR UNIDAD DE SERVICIOS
UNIDAD MQINA ESPECIAL GESTORUNIDAD MQINA ESPECIAL
UNIDAD MQINA SERIADA GESTORUNIDAD MQINA SERIADA
GESTOR UNIDADES PRODUCCIN Y UTULLAJE
VENTAS (UTILLAJE y PRODUCCIN) DISEO MECANIZADO SUBCONTRATAC. TRATAMIENTO CONTROL CALIDAD DISEO MECANIZADO SUBCONTRATAC. TRATAMIENTO CONTROL CALIDAD
CONTABILIDAD RRHH COMPRAS INFORMATICA

GESTIN INTEGRAL DE SISTEMAS
VENTAS (MAQUINARIA) GESTIN MULTIPROYECTO (Equipos de Proyecto)

ENTREGA CLIENTE 1 S.A.T 1 ENTREGA CLIENTE 2 S.A.T 2 ENTREGA CLIENTE 3 S.A.T 3
GESTIN MULTIPROYECTO (Equipos de Proyecto)

ENTREGA CLIENTE 1 S.A.T 1 ENTREGA CLIENTE 2 S.A.T 2 ENTREGA CLIENTE 3 S.A.T 3
FINANCIERO
Para disponer de productos competitivos tanto en trminos tecnolgicos como econmicos, las unidades de Negocio, a travs de personal cualificado, mantienen e intensifican el conocimiento conceptual de las tecnologas asumidas, mediante la aplicacin y uso de las mismas en los productos, tal y como se puede ver en la siguiente imagen de algunos de nuestros productos.
LAZPIuR gestiona su Poltica y Estrategia a travs del proceso Z-40 Gestin Estratgica. Este es un Proceso clave que desencadena la gestin de todos los dems procesos que se recogen en el Mapa de procesos. Mediante el proceso de Gestin Estratgica se trata de equilibrar toda la organizacin, haciendo que todo gire en torno a un mismo centro. En LAZPIuR la estrategia no consiste solamente en fijar una posicin producto mercado, lo que se pretende es gestionar activamente un sistema, una organizacin viva, influyente e influida por un ecosistema organizacional igualmente vivo y activo, en el que se de respuesta a todos los grupos de inters.
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GRUPOS DE INTERS
INFORMACIN Previsiones de consumos desarrollo productos existenes Anlisis de la competencia informacin mercados nuevos calidad del producto / servicio de LAzPiur
FUENTE Visitas comerciales Equipos de SAt Encuesta de satisfaccin Ferias red de representantes Auditoras de clientes clientes habituales instituciones Estudios de mercado representantes Encuestas de satisf. Grupos de mejora Sistema de urgencias reuniones de unidad Entrevistas personales Anlisis de Valor Auditoras Equipos de proyecto
RESPONSABLE Equipo de ventas Montadores Gestores Proyectistas
cLiEntES
coMPEtEnciA
Productos / modelos diferentes Ventajas competitivas de LzP oportunidades de negocio Expectativas de las personas ndice de satisfaccin oportunidades de mejora Percepciones del cliente Mejora de procesos productivos nuevos accesorios tecnologa e innovacin nuevos perfiles vlidos para la actividad de LzP oportunidades de desarrollo de proyectos Acciones formativas Avances tecnologcos e innovacin Alianzas y cooperaciones nuevos productos y mercados datos econmicos y sociales Previsiones de la economa Economa y sectores Permisos y autorizaciones Medio ambiente (ruido, iluminacin, inmediaciones...) Percepcin de la sociedad en cuanto a LzP
Equipo de ventas
PErSonAL intErno
direccin Gestores Equipo de ventas resp. rrHH
ProVEEdorES
ingeniera de produccin oficina electrnica direccin Equipo calidad direccin tcnicos oficina electrnica direccin
cEntroS dE ForMAcin
reuniones anuales Proyectos conjuntos en curso desarrollos Proyectos conjuntos reuniones concretas reuniones Participacin en las instituciones Encuestas contactos
cEntroS tEcnoLGicoS
inStitucionES
Entorno / SociEdAd
Equipo de sistemas
Debido a la importancia que los Grupos de Inters tienen en el desarrollo de los objetivos estratgicos, resulta fundamental, para la formulacin de nuestra estrategia, comprender y anticipar sus necesidades y expectativas. Para tal fin, en el proceso Z-40 Gestin Estratgica est definida de forma clara la importancia de los mismos, as como las fuentes de informacin que permiten detectar sus necesidades. El propio diseo documental del sistema, exige a los propietarios del proceso Z-40 definir y revisar peridicamente los Grupos de inters y sus respectivas necesidades y expectativas, al igual que los dems procesos. Durante los aos, a raz de las continuas revisiones de nuestro enfoque, las fuentes de informacin han ido mejorando progresivamente, habindose incluido nuevas fuentes. Las revisiones de las fuentes de informacin se realizan anualmente a travs de la Revisin del Sistema por Gerencia, aunque las revisiones ms importantes y metdicas son las que se realizan cada 2 aos durante las jornadas de Reflexin Estratgica en donde se vuelve a describir el escenario sobre el que se basar la poltica y estrategia de la empresa en el prximo periodo y los Grupos de Inters sobre los cuales debern actuar los diferentes equipos de proyecto. Tras analizar el informe de la evaluacin externa (2000), en el que se diagnostic cierta falta de metodologa a la hora de basar la poltica y estrategia en los grupos de inters, decidimos revisar el mtodo, para lo que se puso en marcha un plan de mejora (Revisar la metodologa utilizada hasta la fecha; preguntar a Clientes de confianza cul era su mtodo para responder a las expectativas de los grupos de inters; lectura de publicaciones de casos reales; relacin de posibles colaboradores externos; contratacin de asesor externo, etc.). El plan de mejora desemboc en una nueva metodologa para abordar la Poltica y Estrategia de la empresa en la que alrededor del 35% de la plantilla particip directamente en la definicin
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tanto del nuevo escenario como de los Grupos de Inters. Actualmente la informacin recogida, procedente de las fuentes indicadas en el cuadro anterior, se recopila y se gestiona a travs del Plan de Gestin Anual, el cual es revisado por los responsables de cada aspecto peridicamente junto a Direccin y el Responsable de Sistemas o bien a travs de los Equipos de Desarrollo del Plan Estratgico. De forma especial, es el Equipo de Ventas el que, adems de analizar las encuestas de satisfaccin de clientes, realiza un estudio minucioso del escenario en el que participan las empresas, tanto clientes, como de la competencia, en base a un sistema implantado en el ao 2002 como respuesta a una carencia detectada en la revisin de las fuentes de informacin y su eficacia. La revisin del mtodo de recogida de informacin de clientes y mercado que realiz el Equipo de Comercializacin e internacionalizacin nos ha permitido aplicar mejoras en la metodologa de captacin, de modo que se han mejorado tanto la agilidad como la calidad de las fuentes de informacin. Para tal fin, se utiliza un sistema diseado para facilitar al usuario la informacin que necesita en sus procesos de vigilancia tecnolgica e inteligencia competitiva. Este sistema nos permite buscar, analizar y clasificar la informacin segn su contenido utilizando herramientas de Procesamiento del Lenguaje Natural. La base documental se auto-alimenta constantemente con la informacin suministrada por robots meta buscadores a travs de internet. Este anlisis del escenario y los correspondientes planes estratgicos, nos han llevado a aumentar nuestra participacin en mercados extranjeros en los cuales nunca antes habamos vendido y nos ha permitido firmar acuerdos de colaboracin con clientes y proveedores que han pasado a ser claves para nuestro desarrollo como empresa. La informacin complementaria a la obtenida a travs de las fuentes de informacin citadas, proviene de canales eficaces de comunicacin, que permiten medir e identificar reas de mejora relacionadas con el cumplimiento tanto de la poltica y estrategia, objetivos de las unidades como de procesos.
TIPO DE INFORMACIN indicadores de rendimiento int.
FUENTE cuadros de Mando de unidades informe Peridico Eq. directivo indicadores de procesos Auditoras internas/externas Autoevaluaciones trabajos anteriores Proveedores y subcontrat. Ferias clientes Proveedores red de representantes confebask, Adegi AFM cuatrecasas Atisae cdE invema
FRECUENCIA Mensual Mensual S/proceso Anual Anual S/requerim. S/Plan Anual continuo S/requerim. Mensual Mensual S/requerim.
QU MEDIMOS cumplimiento de objetivos de empresa y unidades Adecuacin del modelo de Gestin Ajuste de presupuestos Mejora de procesos de fabricacin y costos Plan de MK Posicionamiento en mercado comparacin con la competencia Ajuste de la Poltica y Estrategia Macroeconoma Situacin y previsiones sector industrial Aspectos legales y contractuales Actualizacin de legislacin de seguridad y medio ambiente y calidad normativa de producto Proyectos de desarrollo y ayudas econmicas Mejora de productos existentes creacin de nuevos productos nuevos mercados Participacin en proyectos de i+d+i Estado del arte Gestin del diseo mecnico Gestin tcnica y econmica de proyectos Gestin del diseo electrnico 93
Anlisis de valor competencia
indicadores demogrficos, econmicos y legales
nuevas tecnologas
robotiker Fatronik tecniker Equipo proyecto cEnit Publicaciones especializadas Solidedge Smarteam Eplan
S/requerim. S/requerim. S/requerim. calendario Mensual
LAzPiur
TIPO DE INFORMACIN necesidades internas (software desarrolladas internamente)
FUENTE
FRECUENCIA
QU MEDIMOS Estado de mquinas e instalaciones Actualizacin de planos/costo econmico Acciones de mejora datos econmicos control de ofertas y facturacin de clientes Portal de consulta y divulgacin de informacin control de riesgos Base de conocimiento
Mantenimiento de mquinas/ S/requerim. instalaciones Gestin de reprocesos Sugerencias costos de calidad Gestin comercial txikinet (intranet) Gestin de la Evaluacin de riesgos Gestin del conocimiento
Indicadores internos de rendimiento El progresivo desarrollo de los ltimos aos, ha orientado la empresa a la recogida de datos, comprensin y anlisis de los indicadores internos y externos. En la autoevaluacin 2001, se detect la necesidad de revisar los indicadores utilizados para la gestin de la empresa, por lo que se decidi disear un Cuadro de Mando Integral (CMI) para medir la evolucin de la Empresa dentro del Marco Estratgico y el resultado de los procesos que componen el Mapa de Procesos, junto a los objetivos de las unidades de negocio, as como datos relevantes que la situacin lo requiera. Cada unidad de negocio cuenta con su propio Cuadro de Mando que bimensualmente es analizado y sirve para ver la evolucin de los objetivos anuales marcados en el Plan de Gestin. hoy en da para cada periodo anual se elabora un mapa (que recoge el Plan de gestin), en el que se establecen escalonadamente (partiendo de los pilares bsicos de la ltima Reflexin Estratgica) los objetivos para ese ejercicio, segmentados en Objetivos Estratgicos, Objetivos de Unidades y Objetivos para la Gestin Integral de Sistemas. Tambin se contemplan el Plan de Formacin anual los Medidores Econmicos y las Estrategias de apoyo. Cada tipo de objetivo tiene su responsable y foro de revisin. Por ejemplo el Equipo Directivo y cada unidad de Negocio cuenta con un Cuadro de Mando en el que se exponen los resultados de los indicadores ms utilizados para la gestin, siendo revisados peridicamente durante todo el ejercicio por los integrantes de cada foro. Los resultados obtenidos en estos indicadores permiten definir las reas de mejora en las que se debe incidir durante el ejercicio y son fuente de informacin para la elaboracin de los Planes de Gestin de prximos ejercicios y de la formulacin de las estrategias futuras. Estos Cuadros de Mando han pasado de ser unos pocos indicadores colocados en un panel, a ser un documento de elaboracin bimensual entregado a los gestores para que sea expuesto al resto de los integrantes de las unidades. Tras varias revisiones del enfoque y despliegue en la elaboracin del Cuadro de Mando, la ltima mejora introducida (como consecuencia de un Benchmarking realizado con uno de nuestros clientes) ha sido el software llamado COGNOS, que permite prever mejor, medir en detalle y de forma gil y continua, la ejecucin de la estrategia para mejorar la gestin del rendimiento corporativo. La revisin peridica del Plan de Gestin Anual liderada por Direccin y el Responsable de Sistemas es el foro utilizado para revisar la evolucin de los dems indicadores de los procesos (costos de calidad, ratios medioambientales, costos de taller, absentismo, accidentes, incidentes,...). Actividades de aprendizaje y benchmarking Las autoevaluaciones que anualmente se realizan desde 1995 y el anlisis de su evolucin, ha determinado el proceso de aprendizaje en el camino hacia la Excelencia. Los informes derivados tanto de las autoevaluaciones como de las acciones de benchmarking, y los respectivos planes de mejora incluidos en los Planes de Gestin, han permitido a la empresa poner en marcha acciones que han supuesto la aplicacin de numerosas herramientas de mejora. Las visitas que se realizan a empresas excelentes tambin son fuente de informacin para poder adquirir conocimientos acerca de campos de aplicacin en nuestra empresa. Como ejemplo podemos citar las de TVA (Dic. 96), ITP (Dic. 99), COPRECI (Nov. 99), FAGOR (Oct. 99), IRIZAR (Oct.
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00), MICRODECO (Feb. 02), GEYSER (Feb. 05) , EGA MASTER (May. 06), SORALuCE (Mar. 07) o ZuBIOLA (Oct. 07) realizadas por Direccin, Calidad, RRhh y personal del equipo ventas. La participacin en distintos foros para el desarrollo del conocimiento, tales como el Cluster del Conocimiento, el Foro de Bergara, el Plan Tecnolgico, el Proyecto CENIT, Euskalduntze Plana, el Club de Evaluadores de Euskalit o el Equipo de energas renovables, permiten mediante equipos de trabajo fijar otras reas en comn, aprender de los dems miembros y desarrollar foros para definir proyectos de mejora, tanto en el mbito de la produccin como en el de la gestin. La informacin y conocimiento que se adquieren a travs de las acciones de benchmarking y jornadas de visitas a otras empresas se analiza en las reuniones y foros correspondientes, de modo que todas las personas que puedan verse afectadas por una mejora o puedan aplicar nuevas herramientas de gestin tengan conocimiento. Anlisis de la competencia y empresas excelentes Consideramos importante obtener la mxima informacin de nuestros competidores directos, para lo cual el Estudio de Mercado y de la Competencia y la Vigilancia Tecnolgica, resultan fundamentales. Se acude a ferias, se pregunta directamente a nuestros clientes y colaboradores estratgicos, se analizan publicaciones tcnicas, se investiga y analizan las tendencias, datos nuevos, etc. El Estudio de Mercado y de la Competencia se ha realizado tanto a empresas nacionales, como americanas y europeas y ha permitido identificar y adquirir conocimiento de las organizaciones ms avanzadas, comparndonos y aprendiendo de sus mejores prcticas. Tras este anlisis se han creado unas fichas que contienen informacin relevante de la competencia vlida para LAZPIuR (Productos y servicios, mercados en los que participan, parque de mquinas, estado del arte y otros datos de inters) y se han puesto en marcha varias acciones de mejora a travs del Equipo de Comercializacin e Internacionalizacin. Cuestiones sociales, medioambientales, de seguridad y legales Para obtener informacin de temas legales de seguridad, medio ambiente y calidad tenemos firmados sendos contratos con empresas especializadas que mensualmente reportan informes con la legislacin publicada que aplica al tipo de actividad que desarrollamos. El cumplimiento de los aspectos legales contemplados en el sistema, se revisa mensual/bimensualmente en los comits correspondientes y anualmente a travs de las auditoras tanto internas como externas. Fruto de estas revisiones se modific el canal de informacin referente a los aspectos legales de prevencin y medio ambiente, el cual nos permite en cualquier momento obtener informacin sobre legislacin, artculos, etc. Para las cuestiones sociales, econmicas y demogrficas del sector y el mercado en general, la fuente ms importante con la que contamos es el Director General, que desempea el papel de Presidente de Confebask, a travs del cual se contrasta informacin relevante relacionada con la macroeconoma y la evolucin de los sectores en los que operamos. Por otro lado, tambin contamos con la colaboracin de entidades externas que nos asesoran en todos aquellos aspectos econmicos y legales de la actividad. Nuevas tecnologas Las nuevas tecnologas son vitales para la supervivencia de LAZPIuR dado que las utiliza continuamente en sus productos, es por ello que la Vigilancia tecnolgica se ha convertido en un proceso clave de nuestra actividad. Con el fin de atender esta necesidad, est incluido en el Mapa de Procesos el proceso Z-70 Tecnologa e Innovacin y existe un Comit de Innovacin a travs del cual se gestionan los diferentes proyectos de I+D+i de LAZPIuR. No hay que olvidar otro tipo de nuevas tecnologas que han supuesto un salto cualitativo importante, las tecnologas de la informacin, que han sido quizs el aspecto que ms ha avanzado en LAZPIuR en los ltimos 5 aos o la participacin en el Proyecto CENIT que ha permitido adquirir conocimientos nuevos y aplicar tecnologas innovadoras en productos existentes o que estn todava sin definir. Prueba de ello es el desarrollo de la mquina mecatrnica con motores lineales, por el cual la diputacin otorg en 2008 el premio a la comunicacin ms innovadora. A su vez el desarrollo de la tecnologa Press-fit y tecnologas para el control de grietas, golpes, pliegues, etc. en piezas sin contacto, tales como lser lineal, visin artificial, etc.
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Imagen externa y conocimiento de marca: el mtodo utilizado para medir, revisar y mejorar este aspecto se centra en los niveles de satisfaccin de los asistentes a actos en los que participan los lderes, tanto interna como externamente, y en las apariciones en medios de comunicacin. Tambin cabe destacar el nuevo diseo de la pgina web realizado en 2008.
El desarrollo de la Poltica y Estrategia en LAZPIuR ha sido determinante en la evolucin tanto del Sistema de Gestin actual como en la aplicacin de la innovacin en el producto. hoy en da podemos afirmar que se ha definido y creado una cultura empresarial especfica a travs del desarrollo de los retos y objetivos que se han definido en las diferentes Reflexiones Estratgicas que se realizan peridicamente. Acorde a la evolucin que ha sufrido la empresa, los continuos ciclos de revisin del proceso Z-40 Gestin Estratgica, han permitido crear una metodologa coherente con la filosofa participativa y comunicativa que promueven los lderes entre el personal. La aplicacin de esta metodologa ha requerido mayor participacin de las personas en la formulacin de la estrategia empresarial, lo cual se ha visto reflejado en una mayor implicacin de los agentes participantes. A travs de estas reflexiones estratgicas se definen y revisan los FCE (Factores Clave de xito), que permiten focalizar los esfuerzos en aquellos aspectos que se consideran vitales para el desarrollo de la organizacin o para mantener las competencias nucleares por las que se caracteriza la empresa. Los FCE en curso junto a la Misin y Valores se revisan y actualizan al inicio de cada periodo estratgico, para perfilar la direccin a seguir el prximo Periodo. El desarrollo de las reflexiones estratgicas comienza con el anlisis del entorno en el que participa la organizacin y su situacin, para lo cual se crea un Equipo de Reflexin Estratgica suficientemente representativo de las caractersticas de la organizacin y sus sensibilidades. Para la revisin, desarrollo y actualizacin de la poltica y estrategia de LAZPIuR, el esquema de desarrollo que se ha seguido desde 2005, con sus respectivas revisiones ha sido el que aparece en la figura que viene a continuacin. Primeramente con la informacin obtenida a travs de las fuentes de informacin a las que se ha hecho mencin, los lderes de LAZPIuR analizaron las ventajas competitivas actuales y futuras, y definieron el escenario global y los riesgos a los que la empresa debera de hacer frente. Posteriormente este escenario se present a todas las unidades de negocio (a travs del Director General y de los gestores de las unidades), para que teniendo en cuenta estos parmetros (ms aquellos que provienen de la gestin de los indicadores de rendimiento interno), cada unidad hiciera su propio anlisis DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas, Oportunidades).
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Los anlisis DAFO de las unidades sirvieron para redactar un nico documento en el que se identificaron 5 reas estratgicas, que hoy en da estn consideradas como nuestros Factores Clave de xito, fruto del anlisis de toda la empresa. Cada rea estratgica tiene asignados uno o varios equipos de desarrollo que se encargan de desplegar los acuerdos adoptados en las reuniones. Bimestralmente, a travs del lder del equipo, exponen en la reunin general de seguimiento al desarrollo del Plan Estratgico los avances que se han realizado desde la ltima revisin. De esta manera, se aprueban mejoras y acciones implantadas, y al mismo tiempo, el resto de equipos revisan el enfoque de nuevos aspectos estratgicos a incorporar por otros equipos. Para una mejor dinamizacin de las reuniones de revisin y seguimiento general del plan estratgico se cuenta con la ayuda de un consultor externo. Esta dinmica de trabajo en la que se compagina el trabajo diario con aspectos estratgicos y de gestin de la mejora, se ha pasado a denominar Trabajo en doble plano y es un concepto ms a considerar a la hora de evaluar las competencias de las personas. hay un equipo de doble plano, que se encarga de impulsar todos estos temas que se renen semanalmente. Objetivos estratgicos y de unidades de negocio: Tras definir los FCE, del plan estratgico se despliegan los objetivos estratgicos, objetivos de las unidades y objetivos del GIS (Gestin Integral de Sistemas). El despliegue de estos objetivos se incluye anualmente en el Plan de Gestin, siendo ste el documento en el que se recogen las directrices y planes marcados para cada ejercicio, siempre en consonancia a las prioridades estratgicas definidas en la Reflexin Estratgica y sus respectivas revisiones. Cada unidad de Negocio a travs de su gestor realiza el despliegue de los objetivos de su unidad, haciendo que las personas participen activamente tanto en la definicin como en el desarrollo y seguimiento de las acciones. El Responsable de Sistemas (Gestin Integral de Sistemas) y Direccin General se encargan de dinamizar y coordinar las reuniones y foros de seguimiento para revisar el cumplimiento de los planes y plazos establecidos. Sobre la base de los planes y estrategias definidas para cada ejercicio, se elabora al finalizar cada ejercicio, el documento Revisin del Sistema por Gerencia, en donde se revisa el ejercicio transcurrido y se prevn los riesgos y cambios que la situacin, legal, poltica, social puede acarrear, a la hora de desplegar los planes del prximo/s ejercicio/s. En la Revisin del Sistema por Gerencia se hace una revisin general de los Objetivos del ao y una valoracin de su cumplimiento como paso previo a la fijacin de los objetivos del siguiente ejercicio. Esta revisin la realizan los Gestores con los miembros de sus respectivas unidades de Negocio y Direccin General/Responsable de Sistemas con los diferentes Gestores y coordinadores de las reas relevantes. Se redactan sendos informes analticos, de los cuales un resumen se presenta a toda la empresa en un evento que direccin ha potenciado ao tras ao. El evento al que llamamos Charla Fin de ao est considerado como uno de los canales de comunicacin ms directos y eficaces, a travs del cual Direccin General impulsa la implicacin y participacin de todo el personal de la empresa en los proyectos, retos y objetivos para el prximo ejercicio. Despus de este acto y acorde a la idea de espritu de grupo, se ofrece un lunch para todos los integrantes de la empresa al que se invita a algunos proveedores y clientes. El planteamiento de escenarios alternativos nos permite reaccionar ante situaciones no esperadas, y en cierta manera complementa nuestra estrategia alternativa actual y futura. hay que destacar que una de las partes ms importantes en la definicin de la estrategia consiste en identificar las ventajas que tenemos respecto a nuestros competidores, ya que esto nos permite focalizar los esfuerzos hacia aquellos aspectos en los que se desea obtener una ventaja respecto a la competencia. Para ello, el estudio de mercado realizado y la vigilancia tecnolgica estn siendo de gran utilidad, as como el Proyecto CENIT con el que se han identificado tecnologas estratgicas y reas de desarrollo que sern ventajas competitivas en el futuro. Por otro lado mediante el nuevo software COGNOS, el equipo responsable del seguimiento financiero puede realizar simulaciones de situaciones adversas de forma mucho ms gil que antes, lo que permite poder tomar acciones de choque con mayor rapidez. Dicho software es una herramienta de gran utilidad para poder tener cualquier indicador actualizado en todo momento automticamente.
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En 1997 como consecuencia del desarrollo de las acciones formativas incluidas dentro del Programa Tractor del Gobierno Vasco, se definieron los procesos bsicos de LAZPIuR. LAZPIuR ha basado su avance hacia la excelencia en la constancia y la adaptacin a los nuevos tiempos, a nivel de producto y de gestin. La Reflexin Estratgica del ao 2000 supuso una gran revisin de los conceptos de organizacin y gestin en la empresa, ofreciendo como resultado ms significativo la decisin de evolucionar hacia un modelo de organizacin basado en unidades de Negocio con capacidad para desarrollar con autonoma su futuro. Esta importante transformacin organizativa trajo como consecuencia inmediata la necesidad de adecuar el sistema de gestin a este nuevo enfoque. El desarrollo de este proyecto ofreci como resultado el disponer de un sistema de gestin documentado, coherente con la filosofa del Modelo de Organizacin, representado por el Mapa de Procesos, integrando tanto los sistemas de Aseguramiento de la Calidad (ISO 9001), Gestin Medioambiental (ISO 14001), Prevencin de Riesgos Laborales (1993) y Seguridad y Salud Laboral (OhSAS 18001) en un nico sistema. El sistema integrado fue certificado por primera vez en diciembre de 2002. Mediante una lgica relacin de los Objetivos Estratgicos con el Mapa de Procesos y evaluando el grado de contribucin de aquellos procesos a la consecucin de los mismos, LAZPIuR tiene identificados sus procesos clave (Procesos Clave son aquellos procesos de los que la empresa tiene una gran dependencia debido a que: estn orientados al cliente y las personas, y de ellos depende ampliamente la capacidad de la organizacin para cumplir con los compromisos adquiridos; involucran un alto porcentaje de recursos de la empresa y como consecuencia su optimizacin y eficiencia tienen un peso muy relevante en la consecucin de objetivos de resultados competitivos;
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o la consecucin de los Objetivos Estratgicos, la misin y el progreso de la Visin dependen en gran parte de ellos). En coherencia con el enfoque de la organizacin y con la necesidad implcita de la actividad de aplicar tecnologas innovadoras en nuestros productos, los procesos considerados como clave son aquellos que se realizan en el mbito de la generacin del valor: Procesos Operativos, el de Gestin Estratgica, el de Gestin de personas y el de Tecnologa e Innovacin, que posibilita la integracin de nuevas tecnologas a los productos de la empresa. Comunicacin de la poltica y estrategia La comunicacin de la Intencin y Retos Estratgicos a todos los integrantes de la empresa, est considerada como requisito indispensable. Tras la reflexin estratgica del 2000, debido al gran cambio que suponan las nuevas directrices adoptadas por el nuevo modelo de empresa, se constituy un Equipo de Comunicacin que se encarg de dar a conocer a todas las personas de la empresa el resultado obtenido durante las jornadas de Reflexin Estratgica. A travs de grupos reducidos se explicaron los aspectos ms relevantes de las jornadas de Reflexin Estratgica. Por el contrario hoy en da los cambios en la estrategia se hacen a travs de las unidades de negocio o bien a travs de la Charla fin de ao. Paralelamente, el Director General comunica el Plan de Gestin, Misin, Visin y Valores y los parmetros generales de la Poltica y Estrategia a todos los empleados que realizan la entrevista personal. Las distintas revisiones del sistema y de los procesos nos ha llevado a revisar los Canales de Comunicacin, a travs de los que se comunica al resto de personas los temas de la empresa que trascienden del mbito de la unidad. Actualmente estos canales estn enfocados hacia las directrices bsicas definidas en los Planes Estratgicos, de donde cuelgan todos los dems objetivos, planes y objetivos de unidades. Para ello se decidi incluir en la encuesta de satisfaccin de los empleados, una serie de preguntas relacionadas con el proceso de participacin e identificacin de las personas con el proceso estratgico. Medicin del progreso alcanzado Tras adecuar el sistema al nuevo modelo de empresa a finales de 2002, las revisiones del mismo requeran medir el avance, para lo que se elabor un Cuadro de Mando en el que se engloban todos los indicadores utilizados para medir la eficacia y eficiencia del sistema. Actualmente los objetivos del ejercicio se despliegan en el Plan de Gestin que se presenta a toda la organizacin y a travs del cual se relacionan los objetivos estratgicos, objetivos de procesos, objetivos del sistema integral y el plan de formacin. Cada proceso se alinea con los Objetivos Estratgicos o anuales, quedando recogidos todos los indicadores en el Cuadro de Mando Integral. El Plan de Gestin as como la evolucin de los indicadores de rendimiento se presentan en los paneles que cada unidad tiene asignados en planta, y paralelamente cada 2 3 meses (dependiendo de la unidad), los gestores presentan a todos los integrantes la evolucin que estn teniendo tanto los aspectos estratgicos como los indicadores que les afectan. Como ltima accin de mejora significativa, tras haber realizado una accin de Benchmarking con uno de nuestros clientes, se instal el software COGNOS, que ha permitido automatizar la gestin de los indicadores y cuadros de mando de tal manera que se han obtenido ahorros de tiempo de hasta un 60% en la obtencin de datos. Los propietarios de los procesos, en los foros determinados para cada caso son los encargados de presentar y revisar los resultados de los indicadores y establecer las acciones de mejora pertinentes en cada caso. La revisin peridica de los aspectos contemplados en el marco estratgico permiten actualizar los informes de seguimiento de objetivos. Estos se muestran a las unidades en los paneles que existen para cada tema y a travs de TXIKINET, de modo que todo aquel que requiere informacin referente al desarrollo de planes y objetivos sabe dnde acudir. Peridicamente en las reuniones de las unidades de Negocio, se revisa el cumplimiento de las acciones del despliegue de objetivos.
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PRESENTACIN
TORNILLERA PLACENCIA S.A., fue fundada en 1957 por un accionariado familiar bajo la forma jurdica de sociedad annima con la filosofa de ser una empresa de referencia en calidad y gama de producto. Su actividad era la fabricacin de tornillera en general: tuercas, tornillos, arandelas, pasadores, etc. En 1991, el 80% de las acciones fueron adquiridas por un grupo industrial vinculado a la automocin. En 1994, se produce un importante cambio societario ya que todas las personas de Tornilleria Placencia S.A. pasan a ser accionistas de la empresa (36 socios trabajadores), fundando Torniplasa S.A.L., hecho de gran relevancia en el cambio cultural de participacin. En 2007, tras una reestructuracin del accionariado para facilitar la ampliacin del nmero de socios, se convierte en la actual TORNIPLASA, S.L.L (Sociedad Limitada Laboral). Se encuentra situada en la Capital de lava y cuenta con una superficie de 10.000 m2 de los cuales 4.500 estn construidos.
Nuestros productos Fabricamos piezas de fijacin por deformacin en fro, ofreciendo una amplia gama de producto entre los que podemos destacar los siguientes: tuercas de todo tipo y norma tornillos de alta resistencia casquillos piezas especiales de fijacin
Nuestros clientes En un principio nuestros clientes fueron los suministros industriales y ferretera. Sin embargo en la dcada de los noventa y debido en gran parte a las importaciones de Asia, fuimos potenciando a los fabricantes de automviles y componentes de estos. Nuestro principal cliente lleg a ser Mercedes-Benz (Vitoria) pero tambin se suministra bajo plano a Seat-Volkswagen, Citron, Peugeot y a casi todos los fabricantes de componentes de chapa, puertas, cap, carroceras, pedales, asientos, etc.
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De igual manera se centraron nuestros esfuerzos en la exportacin a Europa, hasta conseguir que aproximadamente un 40% de nuestros productos se dirijan a este mercado exterior. Dichos clientes, ms exigentes en cuanto a calidad, precio, valor aadido y servicio nos han ayudado en nuestro camino hacia la Excelencia.
Con el fin de desarrollar la planificacin estratgica de la manera ms acorde posible, hemos implantado un proceso para gestionar la definicin de la Poltica y Estrategia (P y E), que tiene por objeto definirla, desarrollarla y controlarla. El proceso se inicia con la reflexin estratgica, para despus pasar a la elaboracin del plan de gestin anual, el seguimiento de gestin y el seguimiento estratgico que se enlaza de nuevo con el plan estratgico y su concrecin en un nuevo plan de gestin. Aunque sistemticamente se ha utilizado la informacin para la elaboracin de la P y E, la primera identificacin de las fuentes de informacin se realiz en el ao 2001, tras la definicin del primer mapa de procesos y elaboracin del plan estratgico 2001-2003. Con el fin de identificar las fuentes de informacin ms adecuadas a cada grupo de inters, se han implantado diferentes mecanismos: Benchmarking: Realizamos actividades de benchmarking con otras organizaciones consideradas excelentes, como ASLE, Irizar, Fagor, Gasnalsa, Ega Master, etc., mediante visitas a sus instalaciones y la participacin en evaluaciones externas realizadas por lderes de Torniplasa. Suscripcin a Revistas, Asistencia a Ferias y pertenencia a asociaciones: Para estudiar el Segmento de mercado analizamos las revistas sobre el sector a las que estamos suscritos: Wire, automotive, Engenieering, Gatza, Automotive design, Calidad Fastener world, Qualitas, etc. Asimismo, pertenecemos a asociaciones como Asefi, Asvefat y Asle. Recibimos informacin a travs de sus Asambleas y reuniones de las que nos envan actas, acudiendo a ferias en las que somos representados y de las que envan informes. Con ACICAE y Stahlcofix realizamos reuniones en las
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que intercambiamos informacin sobre los clientes y sobre el sector. De igual manera, acudimos como expositores o visitantes a Ferias del Sector y contamos con representantes comerciales, tanto en el Estado como en otros pases. Todas las informaciones recibidas se analizan por reas y grupos de inters y son punto de partida para la elaboracin del DAFO. Posteriormente, se determinan las lneas y los objetivos estratgicos y se despliegan a lo largo de la organizacin a travs de los procesos. A partir de su aportacin, se elabora el Plan de Gestin anual y se revisa la efectividad de las fuentes de informacin en funcin del grado de consecucin de los objetivos estratgicos. Fruto de estas revisiones, hemos modificado nuestra estrategia de diversificacin de sectores ms all de la automocin y hemos potenciado nuestra internacionalizacin, lo que ha tenido una incidencia directa en la mejora de resultados. Torniplasa ha identificado sus grupos de inters y la informacin a recabar de cada uno de ellos como base para la formulacin de la P y E. Clientes: La Misin de Torniplasa define a los clientes como el grupo de inters ms relevante para la definicin de la P y E. Para conocer sus necesidades utilizamos diferentes mecanismos: Informes de Valoracin: son remitidos por los propios clientes y valoran los servicios prestados y los productos suministrados por Torniplasa. Encuestas de Satisfaccin: Desde 1999 se realizan encuestas de satisfaccin para conocer mejor sus necesidades y expectativas. Como mejora de la encuesta, en 2000 se estableci un plan de visitas tanto a los clientes ya existentes como los potenciales. De estas visitas se realiza un informe que est al alcance de todas las personas. Sugerencias, Quejas y Reclamaciones: Todas las sugerencias, quejas y reclamaciones son analizadas y se responde al cliente con la decisin adoptada. Personas: Las informaciones sobre las personas es una parte clave, para determinar sus necesidades y expectativas utilizamos las encuestas de satisfaccin de personas que se realizan bienalmente desde el ao 2000 y las entrevistas personales con el gerente que se incorporaron en el ao 2003. Proveedores: Para determinar las expectativas de nuestros proveedores contamos con informacin procedente del contacto diario de la actividad, la realizacin de auditoras, la evaluacin trimestral de sus suministros y a travs de seminarios conjuntos. Socios: Torniplasa es una empresa propiedad de sus trabajadores, por lo que, adems de las informaciones recogidas a travs de los mecanismos de las personas, la organizacin recoge informacin de los socios-trabajadores a travs de las Juntas Ordinarias y Extraordinarias. Por otra parte el Consejo de Administracin suministra al Gerente informacin de los socios a los que representa. Sociedad: Manejamos diferentes informaciones sobre la sociedad y nuestro entorno. En 2003, como resultado de una actividad de mejores prcticas en ASLE, realizamos encuestas de satisfaccin a vecinos y proveedores. En el ao 2004 decidimos realizar encuestas de satisfaccin a los becarios. La revisin de la efectividad de todas las fuentes de informacin utilizadas para la definicin de la P y E se realiza a travs del grado de consecucin de los objetivos estratgicos, las encuestas de satisfaccin y los resultados de la autoevaluacin y evaluaciones externas.
REA/GRUPO DE INTERS SociEdAd
FUENTE DE INFORMACIN Boletines oficiales y circulares Encuesta de satisfaccin de vecinos normas Encuesta satisfaccin de cliente Evaluaciones directas comunicados de calidad de clientes informes de visita
FUNCIN/RBLE Gestin Administrativo-Financiera relacin con el entorno y la sociedad Gestin de sistemas de calidad, seguridad y M.A. clientes Gestin de calidad clientes
cLiEntES
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REA/GRUPO DE INTERS
FUENTE DE INFORMACIN informacin del sector/asociaciones del sector informacin sobre la competencia
FUNCIN/RBLE clientes y cadena de fabricacin y suministro de producto
MErcAdoS Y coMPEtidorES
Sobre el mercado en el que se vende catlogos competencia Ferias, Wire, subcontratacin, Partenrs representates consulta oficina patentes Encuesta satisfaccin compras compras, cadena de Fabricacin y suministro de producto y Gestin de calidad compras Personas d. Gerente cadena de fabricacin y suministro de producto Gestin de Procesos clientes
ProVEEdorES
Posibles proveedores, Evaluacin Entrevistas Encuesta satisfaccin del personal
PErSonAS
Entrevista con las personas nivel de Formacin para el puesto reuniones de proceso
AccioniStAS
consejo de Administracin Junta y Asambleas de accionistas
Adems del anlisis del mercado y de las fuentes tradicionales, utilizamos otras fuentes de informacin provenientes de: Benchmarking con el Consorcio Stahlcofix, compuesto por otras cinco empresas competidoras que actan en el mismo mercado. Asistencia a ferias internacionales especializadas en nuestro producto y en maquinaria, para desarrollarlo donde se pueden ver los ltimos adelantos tecnolgicos. Visitas a proveedores de maquinaria y equipamientos del sector. Visitas a proveedores competidores o del sector: Stahlcofix, de pases asiticos, etc. Colaboracin con el Cluster de automocin, ACICAE, que lleva a cabo investigaciones de mercado, actividades de benchmarking internacional, polticas y Estrategias de grupo, etc. Participacin en jornadas y convenciones, tales como Semana Europea de la Calidad, Convencin anual grupo fabricante de acero GSW. Jornadas formativas de Sidenor. Charlas henkel, que nos informan de ltimas novedades en el proceso de tratamiento del alambrn (materia prima utilizada en nuestro proceso productivo). Jornadas tcnicas organizadas por ASEFI, ASVEFAT. Informaciones varias recogidas de Cmara de Comercio, relativas a consultas de ferias en las que se participa, datos econmicos. Estadsticas EuSTAT, INE. Otra fuente de informacin que utiliza Torniplasa es la procedente de indicadores de rendimiento interno, actividades de aprendizaje, cuestiones sociales y medioambientales. La informacin procedente de los indicadores de rendimiento se analiza en el seno de la gestin por procesos, de
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manera que cada uno de ellos revisa mediante reuniones peridicas la tendencia de los indicadores afectados, y alimenta al proceso de gestin estratgica, que a su vez analiza los indicadores estratgicos y el resto de indicadores del cuadro de mando, como una entrada ms para la realizacin de la reflexin estratgica.
INDICADORES DE
FUENTE DE INFORMACIN Plan Estratgico Plan de Gestin (todos los procesos)
FORMA DE OBTENCIN Seguimiento cuadro de Mando Seguimiento trimestral de indicadores reuniones control de Gestin reuniones anuales con acta informe documento documento documento documento documento documento informe Gerente
RBLE.
Lder proceso 15 Secretario c.A. Gerente Lder proceso 7 Lder proceso 15 Lder proceso 5 Lder subproceso 1.7 Lder subproceso 1.7 Lder proceso 6 Lder proceso 4 Lder subproceso 1.7 Lder proceso 11 Lder proceso 13 Lder proceso 6 Lder proceso 11 Lder proceso 6 Lder proceso 5 Lder proceso 8 Lder proceso 8 Lder proceso 8 Secretario c.A. Lder proceso 2 Lderes Procesos Lder proceso 2 Lder proceso 2 Lder proceso 5 Lder proceso 5 Lder proceso 5 Lder proceso 5
Gestin interna Actas de consejo revisin del Sistema por la direccin Procesos Auditoras de Proceso y de Sistema indicadores de proceso Estadsticas de ventas incidencias externas Grupos de inters rechazos externos ofertas Mejoras de producto y servicio con Proveedores incidencias de Proveedores
informacin del sector/asociaciones del sector ASEFi, ASVEFAt, AcicAE informacin publicada sobre la competencia Mercados y competidores Sobre el mercado en el que se vende catlogos competencia Ferias y representantes consultas resultados Econmicos Encuesta satisfaccin del personal Absentismo nivel de Formacin para el puesto Personas reuniones y Asambleas nivel salarial sector y/o entorno reuniones de equipo de proceso informaciones varias Sugerencias Evolucin prevista de tipos inters, divisas Econmicofinanciero Evolucin de la Economa Estados Financieros impagados, devolucin papel revistas documento, verbal documento informe, verbal consultings informe documento documento Actas Benchmarking Actas Va sugerencias documento, verbal Verbal, documentos Verbal, documentos Verbal, documentos Verbal, documentos
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INDICADORES DE
FUENTE DE INFORMACIN
FORMA DE OBTENCIN documentos documentos documentos informe Actas documento, verbal Actas Actas
RBLE. Lder proceso 11 Lder subproceso 1.7 Lder proceso 14 Lder proceso 15 Lder proceso 12 Lder proceso 15 Lder proceso 8 Lderes procesos 6 y 2
normativa de Gestin medioambiental Sociedad normas anti-contaminantes de producto y medio ambiente Legislacin Laboral Autoevaluacin EFQM Actas grupos de mejora Actividades de aprendizaje Actividades Plan tractor de ASLE resultados actividades de formacin Mejores prcticas-Benchmarking
Con el fin de obtener informacin sobre la imagen externa y el conocimiento de la marca, Torniplasa utilizamos diferentes mecanismos como las visitas a clientes, los resultados de las encuestas, donde los clientes nos comparan con sus mejores proveedores, la informacin obtenida de los proveedores, la presencia en asociaciones profesionales y empresariales, as como las solicitudes de colaboracin que nos solicitan revistas especializadas. El anlisis de la informacin que afecta a todas las cuestiones legales y sociales se realiza en el proceso de Gestin econmico-financiera y en el proceso de Gestin de Sistemas de Calidad, Seguridad y Medio Ambiente. utilizamos informacin proveniente de diversas fuentes, tales como Cmara de Comercio, boletines oficiales, asesoras, empresas de normalizacin, etc. Asimismo, tenemos contratado un servicio de actualizacin legislativa medioambiental. Los aspectos econmicos analizados, la evolucin de la economa y de los tipos de inters son informaciones clave en la reflexin estratgica, a la hora de disear el plan de Inversiones y su financiacin. Para analizar estos aspectos utilizamos fuentes de informacin proveniente de estudios de evolucin del IPC, encuestas de actividad empresarial, informes de coyuntura, publicaciones, etc. El enfoque de benchmarking, asistencia a ferias, mejores prcticas y colaboracin con proveedores nos proporcionan informacin a la hora de marcar las estrategias de tecnologa aplicadas a nuestro proceso productivo. Ello ha dado lugar a numerosas mejoras, como la implantacin del sistema informtico Logiman en 2003, tras una actividad de Benchmarking con Stahlcofix; la implantacin de un armario informatizado para la gestin de utillaje, etc. La revisin de la efectividad de la informacin utilizada de las diferentes fuentes se realiza a travs del grado de consecucin de los objetivos, las encuestas de satisfaccin, las autoevaluaciones y evaluaciones externas.
La poltica y estrategia de Torniplasa busca dar respuesta de manera equilibrada a las necesidades y expectativas de los diferentes grupos de inters. Para ello partimos del anlisis de la informacin que hemos determinado como relevante de cada uno de los grupos de inters identificados: clientes, personas, sociedad y accionistas. La P y E se desarrolla, revisa y actualiza a travs del proceso de Gestin Estratgica, cuyo propietario es el Director General, formando parte del equipo de gestin del mismo los lderes de los procesos. La siguiente figura muestra el flujograma del proceso de Gestin Estratgica:
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PROCESO DE PLANIFICACIN ESTRATGICA

INPUTS O ENTRADAS PARA LA ELABORACIN DE PLAN ESTRATGICO + PLAN DE GESTIN DEL AO n (Ao n-1)
ULTRA REUNIN DEL EJERCICIO ANTERIOR
Cada lider de proceso. (Enero ao n)
Tabla de Anlisis DAFO aprobado (Ao n) Cuenta Explotacin previsional aprobada
Revisin de la MISIN. VISIN y Grupos de Inters
Revisin Lneas Estratgicas
Plan Formacin propuesto (Ao n)
Inversiones propuestas (Ao n) Cuadro de Mando Anual definitivo (Ao n)
Aprobacin por equipo de P&E del Cuadro de Mando definitivo
Redaccin del documento Plan Estratgico/Plan Gestin (Ao n)
Plan Estratgico/ Plan de Gestin (Ao n)
Control Gestin 1er semestre Plan de Gestin revisado y adaptado
Equipo de P&E. (Sept. ao n)
Correcto?
Si
Cuadro de Mando con indicadores valorados y cerrados (Ao n)
Control
No
Planificacin
Equipo de P&E. (Febr. ao n)
Definicin de OBJETIVOS. ESTRATEGIAS y PROCESOS RESPONSABLES
REUNIONES DE EQUIPOS DE PROCESOS Y SUBPROCESOS (SEGUN CALENDARIO TRIMESTRAL)
Reflexin/Consenso: Anlisis de la Informacin/ Posicin Competiiva (DAFO)
Informaciones: Cuadro de Mando Valorado Trimestralmente. Anlisis por cada equipo de proceso/subproceso de los objetivos y estrategias de los que son responsables y colaboradores. Estudio y Planificacin de Acciones/ Objetivos/ Recursos necesarios. Presentacin al equipo de P&E, por los lderes de las conclusiones de cada equipo.
Interpretacin de la informacin relevante de acuerdo con la tabla de responsables de informacin
Tabla de Informacion relevante (Ao n-1)
Plan Formacin validado (Ao n)
Anlisis Informacin Estratgica
Cuenta de explotacin previsional propuesta
Revisin por la Direccin de Sistemas de Gestin
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El periodo del Plan Estratgico contempla un horizonte de tres aos y se inicia con la revisin de la Misin y Valores. una vez realizada dicha revisin, se analizan las fuentes de informacin y se procede a la realizacin del anlisis DAFO para cada uno de los grupos de inters. Posteriormente, se revisa la Visin, se determinan las Lneas Estratgicas Bsicas (LEB) y se definen los objetivos estratgicos que se despliegan en metas e indicadores a todos los procesos. Fruto de las reflexiones del Equipo Directivo y del aprendizaje con organizaciones consideradas como excelentes, hemos ido introduciendo diferentes cambios en el proceso de formulacin de la P y E. En el ao 2000, contando con el apoyo de una consultora externa, definimos el primer procedimiento para la elaboracin del Plan Estratgico 2001-03. En la elaboracin de dicho plan intervinieron el Equipo Directivo y los miembros del Consejo de Administracin, lo que supuso la participacin directa del 30% de la plantilla. En la elaboracin del Plan Estratgico 2004-06 un grupo de cuatro lderes intervino en un curso impartido por ASLE, a raz del cual se defini un nuevo mapa de procesos, con el que se consigui que el despliegue de la gestin por procesos abarcara al 100% de las personas de la organizacin. En el ao 2006, previo a la elaboracin del Plan Estratgico 2007-2009 definimos un nuevo flujograma y dado lo cambiante del entorno de nuestra actividad hemos decidido la revisin anual del mismo, pese a que su vigencia contina siendo de tres aos. una vez definidas las LEBs y los objetivos estratgicos se revisa el mapa de procesos y se procede a la identificacin de los procesos clave o aquellos procesos que contribuyen de manera directa a la consecucin de las Lneas Estratgicas. hasta el ao 2004, la identificacin de procesos clave se realizaba a travs de una matriz en la que relacionbamos cada proceso con los objetivos estratgicos, evaluando el peso o importancia que tienen aquellos en la obtencin de dichos objetivos y dando diferente puntuacin segn la importancia que tena cada uno para la obtencin de los objetivos estratgicos. En el ao 2004 introdujimos diferentes mejoras en la identificacin de los procesos clave, para ello, en la matriz relacionamos cada proceso con las LEBs y no con cada objetivo estratgico, como venamos haciendo hasta entonces. Asimismo, ponderamos previamente la importancia de cada una de las LEBs en funcin de la relacin que guardan con los grupos de inters. A partir del ao 2004, como consecuencia de la reflexin del Equipo Directivo y la potenciacin de la gestin por procesos, el Plan de Gestin anual que concreta el Plan Estratgico, se realiza a partir de cada proceso. Para ello, los propietarios que han participado en la elaboracin del Plan Estratgico explican a sus equipos los Factores Crticos de xito y estrategias y definen los planes de accin anuales para llevar a cabo estas estrategias, as como los indicadores operativos que ayudarn a controlar tanto los Objetivos estratgicos como la realizacin de las estrategias. Igualmente, el Gerente explica personalmente a todos los componentes de Torniplasa el Plan de Gestin en la Asamblea General y se expone en el rea de Comunicacin. Durante la formulacin de la P y E evaluamos los riesgos potenciales que pueden afectar a Torniplasa y la manera de afrontarlos. As, durante el proceso de reflexin que dio lugar al Plan Estratgico 2004-06 detectamos que concentrar todo nuestra fabricacin en el sector del automvil supona un riesgo excesivo que no podamos afrontar. Fruto del anlisis de la informacin proveniente de clientes y el entorno decidimos abrir nuevas lneas de mercado, orientando nuestros productos, adems del sector automocin, hacia el sector de electrodomsticos y de hidrulica neumtica. En el Plan Estratgico 2007-09 hemos detectado el riesgo que supone para Torniplasa tener concentrada gran parte de su facturacin en un nico cliente. Para ello, hemos puesto en marcha un plan de identificacin y captacin de nuevos clientes. Tambin hemos visto el riesgo de mercado que comportan algunas piezas, por lo que hemos acordado su eliminacin de nuestra cartera de producto. Asimismo, para nuestra actividad resulta vital conocer los movimientos de la competencia y las tendencias que estn marcando los fabricantes de maquinaria para nuestro sector. En este sentido, desde el ao 2003 venimos realizando cambios significativos en nuestro parque de maquinaria, fruto del aprendizaje realizado en visitas a ferias y publicaciones especializadas. Con el fin de obtener series largas de mercado en el campo de decoletaje hemos adquirido mquinas estampadoras de parts 6 estaciones. En el ao 2004 vimos la oportunidad de intensificar nuestra presencia en los mercados portugus y francs y comenzar con el alemn. Para ello, fuimos parte activa en la
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creacin del Consorcio de exportacin Stahlcofix. Adems, nuestra presencia en este consorcio de fabricantes de tornillera nos ha permitido contar con representantes en Francia y Alemania. La revisin de la efectividad de la P y E se realiza a travs de los siguientes mecanismos: Seguimiento mensual de cuenta de resultados y balances, datos de produccin y anlisis de incidencias. Seguimiento Trimestral de los indicadores que integran el Plan de Gestin anual. El responsable de dicho seguimiento es el lder del proceso de gestin de procesos que elabora un informe trimestral al que tiene acceso el 100% de las personas de Torniplasa. Adems incluye la revisin de la eficacia y efectividad de cada proceso que nos permite reaccionar ante cambios internos y externos. Elaboracin del Plan de Gestin anual en el que revisamos el grado de consecucin de los objetivos, la efectividad de las acciones de mejora puestas en marcha y la coherencia entre las lneas estratgicas y objetivos marcados y lo realmente alcanzado. Adems, se revisa el Plan Estratgico en su conjunto.
Torniplasa considera bsico que todas las personas que integran la organizacin, socios y no socios, entiendan la P y E y contribuyan a alcanzar los objetivos estratgicos definidos. Para ello, hemos definido diferentes sistemas de comunicacin que lo posibiliten: Comunicacin interna hasta el ao 2000, la comunicacin de la P y E nicamente se inclua en reuniones de propsito general y slo con socios. A raz de los resultados obtenidos en la encuesta de satisfaccin de personas de dicho ao, se decidi establecer un plan de comunicacin. Dicho plan, que ha sido revisado y perfeccionado a lo largo del tiempo, se implant en el ao 2002 y contemplaba de forma especfica la comunicacin de la P y E. Tras la aprobacin de la P y E por parte del Consejo de Administracin, se despliega a lo largo de la organizacin a travs de asambleas generales, reuniones especficas, etc. Adems, las personas conocen la P y E dado que participan de manera activa en la definicin de la misma, a travs de su presencia en los equipos de proceso y grupos de mejora. De esta manera, hemos pasado de la participacin exclusiva de los miembros del Equipo Directivo en el primer plan estratgico 2001-03, al 100% de la plantilla en el Plan Estratgico 2007-09. Desde el ao 2002 cada propietario de proceso y subproceso, explica al equipo de gestin de su proceso el Plan de Gestin anual. El porcentaje de personas que participaban en equipos de gestin era del 100% en 2003. En el Plan Estratgico de 2004-2006 se introduce como mejora, como ya ha quedado reseado, la realizacin de los planes de gestin por los propios equipos de gestin de los procesos. Comunicacin Externa Comunicamos nuestra P y E a otros grupos de inters. Anualmente la Junta de Accionistas tiene conocimiento directo por parte del Consejo de Administracin y del Director General del grado de consecucin de objetivos, siendo el rgano encargado de aprobar las cuentas generales y la gestin, tanto del Gerente como del Consejo de Administracin. Respecto a los clientes y proveedores, nuestro contacto directo y habitual es fundamentalmente a travs de visitas, en las que les transmitimos los aspectos ms importantes de nuestra P y E, que les afecta de manera directa. La revisin de la efectividad de la comunicacin de la P y E se realiza a travs del grado de consecucin de los objetivos, la encuesta de personas y la autoevaluacin.
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GRUPOS DE INTERS
MECANISMO DE COMUNICACIN Asamblea General
FRECUENCIA Peridica, mn. 3 aos continuada Expuesto de continuo continuadas
A QUIN todas las personas Equipos de proceso todas las Personas responsables de cada grupo de inters
Personas
reuniones de Proceso tabln de Anuncios
otros Grupos de inters
Visitas personales
El seguimiento del grado de avance alcanzado por la organizacin se realiza a travs de los procesos y el Consejo de Administracin. Tenemos establecidos diferentes mecanismos: Mensualmente: El Director General, el Consejo de Administracin y el propietario del proceso de Gestin Administrativa Financiera, analizan los objetivos econmicos a travs del anlisis de las cuentas de explotacin y balances. Trimestralmente: A travs de equipos de proceso: al que pertenecen el 100% de la plantilla, se siguen los objetivos estratgicos adems de los objetivos operativos de cada proceso. El proceso Gestin Estratgica al que pertenecen todos los propietarios de procesos, controla la totalidad de objetivos y en caso de desviaciones, aplica los planes de correccin correspondientes. Asimismo, con el fin de que todas las personas conozcan el grado de consecucin de los objetivos, se publica su evolucin en el rea de comunicacin. Si se realiza un logro importante se reconoce pblicamente y se publica en la revista de la empresa. Semestralmente: El Consejo de Administracin controla el grado de consecucin de los objetivos estratgicos. Anualmente: El Consejo de Administracin controla el grado de ejecucin y consecucin de los objetivos establecidos en el Plan de Gestin. Posteriormente, el Director General los comunica a la totalidad de la plantilla en el transcurso de una asamblea general.
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QuMICA INDuSTRIAL MEDITERRNEA
PRESENTACIN
Qumica Industrial Mediterrnea es una empresa dedicada a la fabricacin, diseo y comercializacin de productos qumicos de mantenimiento industrial con sede en Mlaga. La compaa posee unas instalaciones totalmente preparadas y diseadas para el desarrollo de su actividad, contando para ello con una superficie total de 8.938,50 metros cuadrados. En la actualidad, Qumica Industrial Mediterrnea pertenece a un grupo de empresas (Grupo Quimsa), aunque la gestin, modelo de trabajo, dimensiones, facturacin y estructura corresponden a una PYME con unas connotaciones particulares que veremos seguidamente. Nuestra empresa fabrica y comercializa aproximadamente unos 300 productos, agrupados en las siguientes Divisiones:
divisin industrial Fluidos de corte Aguas construccin insecticidas, raticidas y Ambientadores
detergencia y desinfeccin industrial Jabones de Manos Productos cidos Grasas y Aceites
Pinturas Aerosoles Biotecnologa
Qumica Industrial Mediterrnea dispone de un sistema informtico global que abarca todas y cada una de las secciones de la Empresa, consistente en una estructura en Red bajo entorno Windows, incorporando los ms modernos sistemas de informacin tales como correo electrnico, fax electrnico, internet, intranet, sistemas ofimticos, etc. Estos sistemas permiten que tanto los vendedores como los clientes puedan acceder a nuestras bases de datos por medio de mdem, con los correspondientes Password y niveles de seguridad. Se ha desarrollado un software internamente que controla todos los procesos industriales, desde la creacin del pedido hasta el control de produccin y Stock, as como los Sistemas de Gestin de la Calidad y de Gestin Medioambiental. Asimismo, se cuenta con programadores propios que disean los programas internos, en lenguaje de programacin Visual Basic, bajo entorno Windows.
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Nuestra organizacin ha obtenido la homologacin y/o certificaciones de productos o empresa en diferentes mbitos que van desde la calidad, el medio ambiente, la sanidad, la construccin, etc. En 2006, obtiene el VI Premio Andaluz a la Excelencia empresarial en la categora PYME. El Grupo ITW Illinois Tool Works naci en 1912 y hoy es una gran corporacin industrial presente en ms de 52 pases con ms de 825 compaas y una facturacin superior a 12,8 billones de dlares. Inicialmente dedicada a la fabricacin de componentes de alta ingeniera, sistemas industriales y productos de consumo emplea a ms de 50.000 personas que estn focalizados en crear valor aadido a los productos y servicios que ofrece, adems de aportar soluciones innovadoras para los clientes. La estrategia de ITW consiste en: Modelo de negocio descentralizado. Atencin dedicada a mejora de mrgenes. Ampliacin constante de los mercados finales. Presencia geogrfica equilibrada. Vas eficaces para integrar el valor aadido de las adquisiciones. Aplicacin extendida de la filosofa 80:20 (80% de las ventas de la compaa corresponden al 20% de los productos ofer tados). El 70% de la facturacin de ITW corresponden a productos o servicios en los que ITW ostenta una posicin de liderazgo en el mercado. Nuestra empresa pertenece a ITW y se encuadra dentro del grupo de Fluidos y Polmeros dentro de la Divisin de Polmeros.
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Como consecuencia de una accin de mejora emanada de la autoevaluacin segn el modelo EFQM, la organizacin ha adoptado una metodologa para definir, revisar y difundir la poltica y estrategia de la empresa. De forma previa, el Sistema de Gestin de la Calidad ya dispona de un procedimiento sobre planificacin de la calidad. De igual manera, el Sistema de Gestin Ambiental recoge entre sus procedimientos la planificacin medioambiental. Ambos cubren parcialmente la poltica y estrategia, por lo que se dise esta metodologa que conduce a la planificacin estratgica de la organizacin. Esta metodologa, que permite la conformacin de un mapa estratgico, requiere de la informacin apropiada y pertinente que facilite la toma de decisiones. Por ello, es importante definir las acciones encaminadas a la obtencin de la informacin apropiada sobre las necesidades y expectativas de nuestros grupos de inters, y de la propia organizacin. Informacin del Mercado uno de nuestros objetivos es recoger el posicionamiento de nuestra empresa mediante la realizacin de un estudio de mercado. El proceso de planificacin y revisin de la poltica y estrategia incluye las informaciones referentes a la situacin del mercado, como queda de manifiesto en los estudios de Benchmarking abordados. Este proceso que nace a su vez como una nueva accin de mejora emanada del proceso de autoevaluacin, ha dado origen a un procedimiento que recoge la metodologa de estudio del mercado: Benchmarking de procesos econmicos y financieros. El proceso en s tiene como objetivo compararnos con las empresas de nuestro sector en aquellos factores que permitan una evaluacin peridica y que de esta manera nos site en el mapa empresarial nacional. Admitiendo que la informacin que se extraiga puede ser importante a la hora de modificar la poltica y estrategia de la empresa. A continuacin, se indica la informacin principal obtenida a travs de este tipo de estudios: 1. Anlisis de datos econmicos-financieros que interesan a la organizacin Dentro de la informacin pblica disponible sobre empresas de nuestra competencia, la direccin ha decidido valorar como parmetros principales: Volumen de facturacin. Beneficio Neto.
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% de Beneficio sobre facturacin. Recursos Propios. 2. Estudio de empresas con las que hacer el benchmarching Recabamos informacin de nuestras Direcciones Comerciales y Departamento Tcnico sobre empresas de la competencia de las que haya conocimiento por cualquier va (encuentros en clientes, contratipos solicitados por red comercial, publicidad en medios especializados, etc.) hacemos una bsqueda, a travs de la pgina de informes comerciales, por CNAE seleccionados que puedan cubrir nuestra actividad. una vez extrados los listados correspondientes entramos en sus pginas web para comprobar que sus catlogos realmente compiten con los nuestros. 3. Obtencin y anlisis de informacin Con el resultado filtrado por estos criterios, solicitamos informes comerciales a nuestro proveedor de Informes, que en la mayora de los casos incluye resumen de ltimas cuentas presentadas con los parmetros principales a analizar. Completamos la informacin de aquellas compaas de las que no hemos podido obtener sus cuentas mediante informes comerciales con cuentas completas solicitadas a los Registros Mercantiles correspondientes (acceso va internet). Elaboramos una base de datos con los datos fiscales, CNAE, direccin web, telf., venta anual, beneficio, activo total, activo circulante, exigible total, exigible a corto plazo y recursos propios de cada uno de nuestros competidores. Incrementamos el volumen total de mercado en un 20% como ponderacin de economa sumergida y pequeos competidores no recogidos. 4. Inclusin de posibles acciones de mejora en el sistema una vez analizados los informes de la competencia y a la vista de nuestra situacin en el mercado se valora la posibilidad de emprender acciones de mejora para la toma de decisiones en la Planificacin Estratgica. 5. Definicin y sistematizacin de la metodologa una vez extrada la documentacin se elabora una lista de las empresas clasificadas por los distintos parmetros. Elaboramos un ranking del sector basndonos en un parmetro principal: Facturacin. Completamos sta informacin con los siguientes ratios de control: Ratio Liquidez (Activo circ./Activo total). Ratio Solvencia (Activo circ./ Acreedores corto plazo). Ratio Garanta (Activo circ./Total acreedores). Ratio Autonoma Financiera (Fondos propios/Total acreedores). Ratio Endeudamiento (Total acreedores/Fondos propios). Beneficio Neto (BDI). 6. Entrega de Informe a Direccin General una vez realizado el estudio se entregar a Direccin General un informe del mismo para que lo considere en la Planificacin Estratgica de la Organizacin. 7. Periodicidad El estudio deber realizarse todos los aos. 8. Anlisis de Tendencias Los estudios de varios aos conducen a la obtencin de tendencias interanuales. A modo de ejemplo podemos observar la grfica de venta comparativa correspondiente al ejercicio 2007 de las empresas vinculadas a Qumica Industrial Mediterrnea y la competencia de su sector. Estos datos y otros que se recaban, bsicos para la planificacin estratgica tienen que ver con los grupos de inters de la propia empresa.
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induStriAS QuMicAS induQuiM, S.L. induStriAS ProMiSur, S.L. 2% GiPQuMicA 1% SiSinVEPt, S.L. GruPoS LABorAtorioS ESPAoLA, S.A. BrEcAMP, S.A. 1% (KEnionS) 1% 1% 1% SoLucionES dEtErGEntES Y QuiMiQuES ESLo, S.A. dESinFEctAntES, S.A. 2% 2% ELAStoQuiM, S.L. GruPo zoPELor 2% 2% AGEruL induStriAS GruPo KEc QuMicAS, S.L. 2% 2% intEMAn, S.A. GruPo ionSA 2% 2% KLinEr MEtAL QuMicA, S.A. 2% cYGYc, S.A. 2% GruPo cHEMPro 3% BriKEnSA ESPAA, S.A. 3% QuMicAS QuiMXEL, S.L. 4% turco ESPAoLA, S.A. 4% GruPo SAtEcMA 7%
QuiMiGAMA, S.L. 1%
LABorAtorioS EurocHEM, S.L. 0% SQ Futur QuMicA, S.L. cH QuMicA, S.L. 1% 0%
tQ tEcnoL, S.A. 14%
GruPo QuiMSA 13%
GruPo ncH 8%
GruPo noPQuiMiA 7%
Ventas Competencia 2007
KALonSA PinturAS Y ProductoS QuMicoS 5%
dEtErGEnciA induStriAL, S.A. 5%
Informacin de los Clientes La clara vocacin comercial de nuestra organizacin hace que todas las cuestiones relacionadas con los clientes incidan de manera directa en la planificacin estratgica. Para recabar la informacin relevante sobre este grupo de inters, se realizan medidas de fidelidad a varios aos y medidas de percepcin mediante la realizacin anual de encuestas. Dentro de estas encuestas se ha preguntado adems de por la puntuacin global de la empresa por la valoracin y puntuacin de otros aspectos concretos, como puede apreciarse en las grficas siguientes.
Fidelidad Promedio Interanual
Puntuacin Global Interanual
Valoracin Interanual Aspectos
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Puntuacin Interanual Aspectos Comerciales
Puntuacin Interanual Aspectos Tcnicos
La informacin que nos suministra el cliente se canaliza tambin con un nuevo mdulo de reclamaciones de clientes que habilita la opcin de realizarlas a travs de la parte privada de las pginas web. Otra informacin absolutamente relevante para la poltica y estrategia de la empresa es la relacionada con el tiempo de entrega del producto a los clientes, evalundose el tiempo transcurrido desde que un pedido entra en fbrica hasta la salida de la misma y el conjunto de este periodo y la recepcin en el cliente.
Das Totales 2008 Das Salida Fbrica 2008
Otro medio habitualmente utilizado para obtener informacin del mercado, esencialmente de nuestros productos, es a travs de la red comercial, cuya amplia difusin por el territorio nacional nos permite detectar necesidades y expectativas de clientes y comparar o acceder a productos de la competencia. Esta va suele ser estudiada por el Departamento de I+ D. Informacin de las Personas La satisfaccin del personal es un aspecto clave en la organizacin. La realizacin de encuestas de satisfaccin del personal, as como la puesta en marcha de un mdulo de sugerencias va intranet, facilitan los canales de comunicacin y la capacidad de deteccin de las necesidades y expectativas del personal de la empresa, tanto de los servicios internos como de la red comercial. Informacin de los Accionistas Aunque tanto la estructura como la dimensin de Qumica Industrial Mediterrnea son equivalentes a la de cualquier otra pyme industrial, desde que en diciembre de 2006 se integrara a la multinacional Illinois Tool Works (ITW), son continuos los diferentes tipos de informes que se remiten para el control y la planificacin de actividades. La filosofa de ITW y diferentes conceptos y criterios se han incorporado dentro de la poltica y estrategia de la compaa. En este sentido la autonoma de Qumica Industrial Mediterrnea y su grupo es total, dentro del esquema marco que ITW establece. Informacin de la Sociedad Nuestro Grupo ha apostado firmemente por el respeto al medio ambiente, como lo demuestra la obtencin de la certificacin de nuestro sistema de gestin ambiental conforme a la norma ISO
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14001 desde finales de 1999, y la apuesta por la obtencin de la adecuacin al reglamento EMAS para la empresa de tratamientos de biocidas. Al mismo tiempo la compaa recoge en su manual de gestin su concordancia con los diez principios del pacto mundial. La evaluacin del grado de cumplimiento de la legislacin y los resultados de la misma constituyen una informacin crucial y condicionan la planificacin estratgica de la empresa, especialmente por tratarse de una empresa que fabrica y comercializa productos qumicos. La pertenencia a asociaciones sectoriales impulsa an ms la actualizacin normativa de la compaa. Informacin de los Proveedores En lo referente a otras partes interesadas, la posibilidad de que el proceso de planificacin recoja las necesidades y expectativas de proveedores, queda abordado desde la puesta en marcha de la accin de mejora sobre el desarrollo y la implantacin de una Poltica de alianzas con proveedores. El contacto continuo con los proveedores estratgicos, incluyendo el trasvase de conocimiento, las sinergias con empresas del grupo ITW, recogidas en los procedimientos del sistema como canal preferencial, o la alianza con compaas de primer orden a nivel sectorial, como American Water Chemicals en orden a productos anti-incrustantes para el tratamiento de membranas de smosis inversa, son mecanismos que permiten recabar informacin relevante a tener en cuenta en la planificacin estratgica de la empresa. En general, el grado de consecucin de los objetivos es un ndice de la eficacia de la informacin obtenida de las diferentes fuentes citadas. Informacin Interna El proceso de definicin, desarrollo y revisin de la poltica y estrategia considera tambin como informacin los aspectos legales y reglamentarios que hemos citado, de tal manera que existen procedimientos que establecen los mecanismos de determinacin y evaluacin de la normativa aplicable. Existen adems dos procedimientos especficos en el Sistema de calidad, como son el de revisin del contrato y el de determinacin de requisitos, donde se contemplan los requisitos especificados por el cliente (tanto aquellos explcitos como los implcitos), los requisitos no especificados por el cliente pero necesarios y los requisitos legales o reglamentarios. Todos ellos, son tenidos en cuenta a la hora de elaborar la poltica y estrategia de la organizacin, como tambin son tenidas en cuenta circunstancias externas que puedan condicionar la actividad de la organizacin, como situaciones de macroeconoma, sociales etc. Adems, la informacin interna est condicionada por los propios indicadores operativos y de rendimiento. Existe un numeroso espectro de indicadores de proceso cuya revisin y evaluacin puede conllevar actuaciones directamente relacionadas con la planificacin estratgica. De la misma manera, la evaluacin continuada del Cuadro de Mando Integral, aporta las tendencias de la organizacin y la necesidad de realizar actuaciones en aquellos aspectos cuyos resultados as lo indiquen.
Poltica y Estrategia (Esquema General) En Qumica Industrial Mediterrnea, la definicin, el despliegue y la revisin de la poltica y estrategia se lleva a cabo siguiendo los siguientes requisitos: Debe tener un proceso formal de revisin. Debe estar alineada con el esquema de procesos clave de la organizacin, para lo cual estos debern adaptarse a la poltica y estrategia.
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Deber estar desplegado. Debe ser comunicado. Debe ser coherente con la Misin, Visin, Valores y Cdigo tico. La poltica y estrategia de la organizacin debe estar basada en la informacin relevante de las partes interesadas (clientes, proveedores y personal de la compaa) y de los factores sociales, normativos y legales.
Considerando lo anterior, para elaborar la poltica y estrategia nos basamos en el siguiente esquema, que se encuentra recogido en el procedimiento de ejecucin, desarrollado a partir de los conocimientos previos y con la nueva filosofa de excelencia empresarial donde se contemplan todos los grupos de inters, la concordancia con la misin y visin de la empresa y el propio ciclo de mejora continua PDCA.
El mismo procedimiento mencionado seala entre sus apartados el protocolo para la revisin y puesta al da de la planificacin estratgica de la organizacin, marcando tambin el alcance plurianual de la misma. Esta poltica y estrategia se plasma en la realizacin de una planificacin estratgica por reas de conocimiento, alineadas con la poltica, misin y visin de la organizacin. En cada uno de los planes por reas se marcan objetivos, responsables y medios, establecindose indicadores para su control. Planificacin Estratgica La planificacin estratgica derivada del proceso anterior, recoge la misin, visin, valores y cdigo tico, estando por consiguiente perfectamente alineada con estos, y cubre todas las reas de la organizacin. Estos datos vienen recogidos en el procedimiento operativo Planificacin Estratgica. Como se observa en la siguiente figura, se ha desarrollado, como una accin de mejora en el proceso EFQM, un mapa estratgico basado en la metodologa BSC (Balanced Scorecard), donde se aprecian en horizontal las diferentes perspectivas (Financiera, Clientes, Procesos Internos o Aprendizaje y Crecimiento). En vertical se observan las distintas lneas estratgicas (en rojo innovacin y crecimiento, en azul rentabilidad y negro ambas). En el diagrama se representan los objetivos dentro de rectngulos y las lneas de unin representan relaciones causa-efecto. Para analizar los diferentes objetivos estratgicos se aborda el mapa desde un enfoque top-down, y para el anlisis de cada objetivo estratgico se ha comenzado desde una perspectiva de aprendizaje y crecimiento hasta llegar a la perspectiva financiera.
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Para cada perspectiva se han definido los diferentes objetivos estratgicos, siempre de acuerdo con la Misin y Visin de la organizacin. Se han determinado las relaciones causa-efecto entre los diferentes objetivos estratgicos. Para cada uno de ellos, hemos definido indicadores de resultados y metas. Tambin se han definido iniciativas o acciones estratgicas en las que la organizacin se va a centrar para la consecucin de los objetivos estratgicos. Finalmente, para cada una de las acciones o iniciativas, se han establecido indicadores de causa, frecuencia de medicin, responsables y recursos. Revisin de la Estrategia Los mecanismos de control del cumplimiento de la poltica y estrategia vienen dados principalmente por el estudio y la observacin del Cuadro de Mando Integral, que recoge los valores de los indicadores de rendimiento de la organizacin. Evidentemente, los resultados del propio anlisis de este Cuadro de Mando condicionan la poltica y estrategia de la empresa. La direccin evala regularmente los resultados de los indicadores en la revisin del sistema, pudiendo utilizarse estos datos tanto para modificar procesos como para incidir directamente en la poltica y estrategia. Tambin se contemplan en la revisin del sistema por la direccin, y consecuentemente en la planificacin estratgica, los resultados de las evaluaciones o autoevaluaciones siguiendo as los criterios establecidos, tanto en el modelo EFQM de excelencia empresarial como en la norma ISO 9004. Los estudios de mercado han permitido conocer nuestra posicin con respecto a la competencia. A continuacin se recogen los elementos de entrada para definir, redefinir o modificar la poltica estratgica de la organizacin: Resultados de indicadores internos de rendimiento. Resultados de autoevaluaciones de la organizacin. Resultados de indicadores de eficacia de los procesos.
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Integracin de las acciones de mejora emanadas de autoevaluaciones, encuestas, sugerencias, etc. Resultados de anlisis de competidores. Informacin acerca de nuevas tecnologas. Resultados de encuestas de satisfaccin de clientes. Resultados de encuestas de clima laboral. Para valorar y revisar toda esta informacin hacemos uso de diferentes comits como son el Comit de Calidad, el de Gestin Medioambiental, el Comit de Planificacin Estratgica, todos ellos con una periodicidad establecida en tres reuniones mnimas al ao, el comit de producto que tiene una periodicidad semanal y el comit de simplificacin que se rene varias veces al ao sin periodicidad establecida. Adems anualmente en la revisin del sistema por la direccin se valoran y analizan los datos encontrados. La asociacin a organizaciones, as como la bsqueda de informacin tcnica y bibliogrfica descrita tambin en el procedimiento de identificacin y acceso de la reglamentacin donde se recogen las fuentes documentales de los procesos, confiere una mayor garanta tanto de la identificacin de los requisitos legales o reglamentarios aplicables a la empresa, como de la bsqueda de nuevas tecnologas que aporten valor aadido a nuestras actividades. Integracin en ITW Nuestro encuadre dentro del grupo ITW condiciona en muchos aspectos la poltica de la empresa, siendo lo primero a considerar la filosofa de ITW. La Filosofa 80:20 de ITW: 80:20 Proceso de empuje 80/20 es un proceso de planificacin de negocio que mejora la productividad. Reduce el inventario y mejora la calidad del producto. Permite al negocio centrarse en la mejor lnea y en las partes del negocio ms rentables. Fomenta la innovacin de nuevos productos. Permite centrarse en el crecimiento de nuevos potenciales. Por qu funciona 80:20 La Complejidad desdibuja la importancia; la simplicidad centra la accin. Acciones enfocadas; mejoran el rendimiento. La Complejidad crea gastos generales; la simplicidad los elimina. La distribucin temporal de un ejercicio dentro del grupo ITW, y por tanto dentro de nuestra organizacin se realiza por trimestres (Quarters), dividindose el ao en cuatro trimestres Q1, Q2 y Q3 que coinciden con los finales del primer, segundo y tercer trimestre del ao ITW (que va de diciembre a noviembre), el Q4 coincide con el cierre del ao. Las tres primeras Qs, conllevan reuniones a nivel del Grupo de Polmeros al que pertenecemos y tienen trascendencia absoluta en la Poltica y Estrategia de la organizacin: Contenidos de las Qs: Q1: Se revisan los resultados del ao anterior (esta revisin slo aborda problemas especiales y abarca un resumen del ao vencido). Se analizan los resultados del primer trimestre del ao en curso. Se realiza una estimacin de los resultados del presente ao. Q2: Se revisa el primer semestre del ao. Se hace una reestimacin del ao en curso. Se lanza un plan a 4 aos (Long range plan).
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Q3 Se revisa el tercer trimestre. Se realiza el plan del ao siguiente (Plan a corto plazo). El anlisis de los planes a corto o a largo plazo estudia los siguientes datos: Situacin de Ventas y Beneficios. Activos (Working Capital). Anlisis de Situacin. PLAN ESTRATGICO A 2013 1. Sistemas de direccin. Organizacin Interna. 2. Ventas y Beneficio. Activo circulante.
Ventas y Beneficios 2009 2010 $ 27.434 $ 29.077 $ 20.134 $ 21.489 73,4% 73,9% $ 17.636 $ 24.890 64,3% 74,8% $ 2.499 $ 3.237 9.1% 11,1%
Venta Margen Variable Gastos Generales Beneficio
2007 $ 33.254 $ 24.890 74,8% $ 19.713 59,3% $ 5.178 15,6%
2008 $ 31.573 $ 23.419 74,2% $ 19.344 61,3% $ 4.075 12,9%
2011 $ 30.967 $ 23.081 74,5% $ 18.252 62,8% $ 4.381 14,1%
2012 $ 32.215 $ 24.308 74,8% $ 18.699 60,4% $ 5.005 15,4%
2013 $ 34.468 $ 25.858 74,8% $ 20.015 58,1% $ 5.843 17,0%
total trade Past due dSo inventory Slows obsoletes MoH
2007 $ 13.210 $ 1.115 8,4% 125 $ 1.169 $ 256 21,9% $ 36 3,1% 1,9
2008 $ 14.511 $ 1.843 12,7% 154 $ 1.027 $ 173 16,8% $ 13 1,3% 1,5
2009 $ 13.000 $ 1.671 12,8% 148 $ 1.040 $ 147 14,1% $ 13 1,3% 1,6
2010 $ 13.000 $ 1.170 9,0% 130 $ 1.000 $ 100 10,0% $ 10 1,0% 1,5
2011 $ 13.000 $ 910 7,0% 120 $ 950 $ 80 8,4% $8 0,8% 1,5
2012 $ 13.000 $ 780 6,0% 110 $ 950 $ 70 7,3% $7 0,7% 1,5
2013 $ 13.000 $ 650 5,0% 100 $ 950 $ 60 6,3% $6 0,6% 1,5
3. Plan de Marketing. Mercados y Productos.
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4. 5. 6. 7. 8.
Plan de Adquisiciones. Estrategia en I+D. Estrategia de Calidad. Estrategia en Recursos humanos. Simplificacin.
En definitiva un plan a largo plazo debe responder a las Preguntas: Cmo queremos que sea nuestra Empresa en 2013? Cul es nuestro objetivo al final del 2013? Cmo lo conseguiremos? Cul ser nuestra estrategia?
En la siguiente figura se aprecia el nuevo mapa de procesos, alineado con la poltica y estrategia de la compaa, y que se encuentra dentro de la planificacin efectuada. Dicho mapa establece tres categoras de procesos, clave, estratgicos y de apoyo. Cada uno de los procesos descritos en el mapa consta de un procedimiento que lo desarrolla y en el que se describen los responsables. Adems existe una base de datos de indicadores donde se compara cada uno de los valores obtenidos con un objetivo prefijado, evaluando en cada caso la eficacia del proceso.
Mapa de Procesos
PROCESOS ESTRATGICOS GESTIN DE LOS RECURSOS
P. FINANCIEROS Reporte Datos ITW

REVISIN POR LA DIRECCIN
PLANIFICACIN DE ESTRATGICA OBJETIVOS ALIANZAS ESTRATGICAS
MEJORA CONTINUA
Aplicacin de Biocidas
DETERMINACIN Y REVISIN DE LOS REQUISITOS DEL CLIENTE DISEO Y PLANIFICACIN DE LA REALIZACIN DEL PRODUCTO
PROCESOS CLAVE
COMPRAS
PRODUCCIN
Satisfaccin del Cliente/ Satisfaccin del Personal
AUDITORAS INTERNAS ACCIONES CORRECTORAS Y PREVENTIVAS CONTROL PRODUCTOS NO CONFORMES COMUNICACIN INTERNA CONTROL DE LA DOCUMENTACIN GESTIN DE COBROS GESTIN DEL PERSONAL CIERRES MENSUALES Y LIQUIDACIONES DE COMISIONES FORMACIN Y CAPACITACIN DESARROLLO DE SOFTWARE ASESORA JURDICA CONTROL DE STOKS BENCHMARKING MARKETING CONTROL DE RIESGOSS FINANCIEROS
PROCESOS DE APOYO
SEGUIMIENTO Y MEDICIN PROSESOS PRODUCTOS
CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL
ANLISIS DE LOS DATOS
C.M.I.
Por otra parte, la propia revisin del sistema estudia todos los indicadores del mapa, encontrndose actualmente la cuarta revisin del mapa de procesos, fruto de mejoras y de ir aquilatando e identificando el mapa y los indicadores relacionados con el mismo. Tal y como se ha expuesto anteriormente, el Plan Estratgico de la Organizacin, del que emanan los diferentes planes operativos, encuentra vinculacin con los diferentes objetivos estratgicos que engarzan con el mapa estratgico. Las actividades, acciones de mejora u objetivos que deban ser acometidos son priorizados dentro de las reuniones que tiene el Grupo de Planificacin Estratgica, cuyas funciones y actividades vienen definidas en los procedimientos operativos correspondientes.
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La comunicacin de estos objetivos se realiza al propio comit de planificacin y al grupo directivo de la organizacin, todos los proyectos, acciones de mejora y objetivos planteados son realizados por grupos de trabajo a los cuales se les comunica en cascada y se le asignan funciones y responsabilidades. El principal flujo de comunicacin es ascendente-descendente, realizndose mediante difusin por intranet o publicando en las diferentes pginas web o en los manuales de gestin la misin y visin de la compaa. Evidentemente, la comunicacin en la organizacin es evaluada mediante las encuestas de clima laboral. La puesta en evidencia tras la autoevaluacin del modelo EFQM, de ser este aspecto uno de los puntos susceptibles de mejora en nuestra organizacin, ha desembocado en la realizacin de acciones que conducen a la mejora de canales y formas de comunicacin en nuestra organizacin. Finalmente, como ejemplo tenemos una reciente carta enviada a la red comercial de la que extractamos lo referente a la estrategia a largo plazo: Pregunta: Cmo queremos que sea nuestra Empresa en 2013? Queremos una empresa lder en el sector, pero no slo en ventas. Lder en calidad, en servicio, en confianza, en imagen. Queremos ser el referente nacional en sectores emergentes como la Biotecnologa y el Tratamiento de Aguas. Queremos que nuestra Red Comercial sea la que mejor formacin y entrenamiento reciba. Queremos unas oficinas centrales profesionalizadas y buscando las mejores soluciones para la Red Comercial y para nuestros clientes. Pregunta: Dnde queremos llegar? En 2013 nos hemos propuesto alcanzar la cifra de ventas de 30.000.000 E. Pregunta: Cmo lo conseguiremos? Cul ser nuestra estrategia? La nica forma de conseguir los objetivos propuestos es trabajando duro y teniendo clara nuestra lnea de actuacin. Trabajaremos juntos en las siguientes reas: A nivel de Productos, vamos a apostar por lneas de nuevas tecnologas tales como: Biotecnologa, Nanotecnologa, Tratamientos de Aguas y Energas Alternativas (Solar, elica, etc.), as como bsqueda de productos alternativos Medioambientalmente correctos. A nivel de Mercados, supliremos el descenso de ventas en construccin con nuevos mercados, tales como: Mantenimiento de Puertos y Barcos, Productos con dosificadores especiales para hostelera, Mantenimiento de Funerarias y Tanatorios (Biotecnologa), Mercado de energas renovables, Bodegas, Tratamientos especiales para la piedra, Material de Seguridad, etc. A nivel de Calidad, aumentaremos nuestros controles internos. Obtendremos la certificacin Plata de EFQM. Simplificaremos los procedimientos productivos y administrativos para agilizar nuestra respuesta. Obtendremos la homologacin EMAS (Compromiso medioambiental) para nuestra empresa de Aguas (Servicia) A nivel de Servicio, reduciremos los tiempos de entrega, potenciaremos los canales de comunicacin con la Red Comercial y con nuestros clientes. Disearemos nuevos accesos Web ms giles y con mayor informacin. Aplicaremos las nuevas tecnologas disponibles en el mundo de las comunica iones. c A nivel de imagen, cambiaremos los formatos de aerosol y envases pequeos. Actualizaremos nuestra imagen de Marca. Modificaremos nuestros catlogos en papel e informticos. A nivel de confianza. Reduciremos al mximo los errores de cualquier tipo, incorporando las medidas necesarias. Para conseguir nuestro objetivo de ventas, debemos dotaros de las herramientas y de la informacin necesaria para el correcto desempeo de vuestro trabajo. Este ser nuestro principal objetivo.
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Queremos ser referente nacional en sectores como Biotecnologa y Tratamiento de Aguas. En este sentido, nuestra estrategia est basada en: 1. Biotecnologa. Adquisicin de Compaas con fuerte presencia en el mercado nacional. Alianzas con Proveedores estratgicos para desarrollo de nuevos productos. Acuerdos con empresas de investigacin. Alianzas estratgicas. 2. Tratamiento de Aguas. Bsqueda de nuevas lneas relacionadas con tratamiento de aguas, y potenciacin de las existentes (legionella, smosis, torres, calderas, piscinas, etc). Mxima potenciacin de nuestra Empresa de Aguas (Servicia). Adquisicin de Compaas con fuerte presencia en Pennsula y/o Canarias. 3. Otras adquisiciones: Estamos analizando posibles adquisiciones dentro de nuestro sector, pero los malos resultados obtenidos en 2008 por la mayora de nuestra competencia, hacen difcil una adquisicin a corto plazo. Barajamos la posibilidad de absorciones o alianzas con compaas del sector con problemas de liquidez. Queremos que nuestra Red Comercial sea la que mejor formacin y entrenamiento reciba. Las Direcciones Comerciales, junto con el Departamento Tcnico y el Departamento de Marketing, estn preparando un Plan de Formacin continuado, para intentar que dispongis de la mayor y mejor informacin posible acerca de nuestros Productos, con sus posibles aplicaciones. Este Plan contemplar Convenciones, Cursos especiales, lanzamiento de informacin va correo y Web, y posibilidad de descarga de los cursos en la Web. Queremos unas oficinas centrales profesionalizadas y buscando las mejores soluciones para la Red Comercial y para nuestros clientes. En esta lnea, hemos aplicado la filosofa Comprender, Simplificar y Actuar para los procesos administrativos y contables. Esta metodologa consiste en analizar un proceso completo (administracin, contabilidad), desde el principio hasta el final, viendo cules son los pasos importantes, y cules son los que no aportan ningn valor, con el objetivo final de simplificar y hacer ms lgicos y rpidos los procesos internos. Esperamos que en breve plazo, las medidas de simplificacin interna adoptadas, se vayan traduciendo en una mejora en el servicio hacia vosotros y a los clientes.
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RECuBRIMIENTOS PLSTICOS S.A. (REPLASA)
PRESENTACIN
RECuBRIMIENTOS PLSTICOS S.A., fue fundada en 1968 en ASTRAIN (Navarra), con el objetivo de introducir una gama de productos, hasta entonces novedosa en el mercado domstico, mediante la utilizacin de una tecnologa productiva nueva que, en aquella poca, estaba siendo desarrollada en Japn, EEuu, y el Reino unido. Este carcter pionero, conjuntamente con la estabilidad en la composicin accionarial y su estrategia de desarrollo a largo plazo, han ido moldeando los valores del proyecto a lo largo de estas cuatro dcadas.
La actividad principal es el recubrimiento con films orgnicos (PVC, polipropileno, PETetc.) o con recubrimientos lquidos (pinturas y derivados), de bobinas metlicas (acero galvanizado, aluminio, inoxidableentre otros). El proceso total del material, se completa con el corte de la bobina recubierta, bien longitudinal (en flejes) o bien transversalmente (en plancha), dependiendo de las especificaciones del cliente. Los productos fabricados han sufrido una fuerte transformacin y desarrollo en la ltima dcada y, consiguientemente, los sectores de actividad principal tambin se han ido ampliando a lo largo de los ltimos aos. Entre los sectores objetivo ms importantes se pueden destacar: electrodomstico, construccin civil e industrial, la construccin naval, aparatos de fro comercial e industrial, puertas metlicas de vivienda y garaje, ascensores y diversos componentes para la automocin.
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La diversidad de sectores objetivo de nuestros productos permite que exista tambin una importante diversificacin en nuestros clientes, desde grupos importantes como BSh, Electrolux, Whirlpool, Sika o henkel, a clientes de tamao mucho ms reducido. Esta diversificacin se ha visto potenciada en esta ltima dcada por el importante desarrollo de nuestras actividades comerciales en los mercados exteriores hasta alcanzar, en la actualidad, cifras de exportacin superiores al 65%. Entre los pases destino de nuestros productos destacan mercados europeos como Alemania, Francia, Italia, Polonia, Suiza, hungra o Reino unido; Tnez, Argelia y Sudfrica en el continente Africano; Turqua o Irn en Oriente Medio; China en el lejano oriente; y EEuu, Mxico y Brasil en el continente Americano. REPLASA est compuesta actualmente por 52 personas, que han sido capaces de desarrollar un proyecto de referencia mundial por su calidad y creatividad en diferentes sectores y mercados geogrficos, y que alcanza los 30 millones de de facturacin anual.
El primer acercamiento de REPLASA a una definicin estructurada de su estrategia como proyecto de futuro se produjo en 2003. En este primer paso se definieron las bases que posteriormente, en 2005, dieron lugar a la creacin de un proceso de reflexin estratgica que marca las pautas del desarrollo y seguimiento de todo el proceso de definicin de la estrategia de la empresa. Esta estrategia se despliega anualmente mediante los planes de gestin que son, a su vez, analizados mensualmente para corregir sus desviaciones y proporcionar nueva informacin al siguiente proceso de reflexin estratgica.
Grupos de inters El proceso de reflexin estratgica se inici con la definicin de los grupos de inters, o grupos de personas, empresas e instituciones que participan en cierta manera del proyecto de la empresa. Estos grupos se clasificaron en seis segmentos: personas, clientes, accionistas, proveedores y colaboradores, sociedad, y mercado. El objetivo de este agrupamiento era identificar la informacin que cada uno de los segmentos poda aportar al proyecto y a la definicin de su estrategia, as como la informacin que el proyecto deba reportar a cada uno de ellos y las necesidades que deba satisfacer. En cada uno de los grupos se manejan dos tipos fundamentales de informacin, la informacin subjetiva y directa del grupo de inters, recabada mediante encuestas de satisfaccin o canales directos de sugerencias, y la informacin objetiva o indirecta, obtenida mediante diferentes canales de prospeccin de mercado, estadsticas, informes de organismos, o contactos directos con miembros de los grupos. Adems, cada una de las fuentes de informacin tiene asociada la responsabilidad directa de un rea de la empresa (Comercial, Industrial, Desarrollo de producto, o Financiero-Administrativa) que es la encargada de recabar y presentar dicha informacin al resto de las reas.
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Grupos de Inters Fuente Informacin 1.1. Encuesta de satisfaccin de clientes 1 Clientes 1.2. Grupos de trabajo con clientes para desarrollo de producto 1.3. informacin de contactos con clientes 1.4. informacin sobre evolucin de precios de mercado 2.1. informe de evaluacin de proveedores/colaboradores Proveedores 2 Colaboradores 2.2. informacin sobre evolucin de precios de mercado rea de responsabilidad rea comercial rea desarrollo Producto rea comercial rea comercial rea industrial rea industrial
2.3. Grupos de trabajo con proveedores para el desarrollo de producto rea desarrollo Producto 2.4. informacin de contactos con proveedores/colaboradores 2.5. informe de Ferias 2.6. Encuesta de satisfaccin de proveedores rea industrial rea comercial rea industrial director Gerente director Gerente rea Financiero-Administrativa rea Financiero-Administrativa rea Financiero-Administrativa rea Financiero-Administrativa rea Financiero-Administrativa rea Financiero-Administrativa director Gerente rea Financiero-Administrativa rea desarrollo Producto rea desarrollo Producto rea desarrollo Producto
Socios
3.1. Junta General de Accionistas 3.2. consejo de Administracin 4.1. Encuesta de impacto en la sociedad
Sociedad
4.2. relacin con las diferentes instituciones 4.3. relacin con la localidad 4.4. Sistema de sugerencias de la sociedad 5.1. Encuesta de satisfaccin de las personas
Personas
5.2. diagnstico de necesidades de formacin 5.3. consejo de direccin y reas de trabajo 5.4. Sistema de ideas de Mejora 6.1. Estadsticas EccA y otros organismos
Mercado
6.3. Vigilancia estratgica 6.3. informe congreso EccA
Indicadores de rendimiento interno La informacin necesaria para el proceso de reflexin estratgica se completa con aquellos datos generados internamente por el propio proyecto en su evolucin. Esta informacin interna, o Indicadores de Rendimiento interno, se clasifican en: Indicadores de rendimiento, actividades de aprendizaje, imagen externa, competencia y otras organizaciones consideradas mejores, competencias fundamentales de colaboradores actuales y potenciales, cuestiones sociales, medioambientales y legales, indicadores econmicos y demogrficos, y nuevas tecnologas y modelos de gestin. El objetivo de esta informacin es proporcionar los datos necesarios para realizar un anlisis interno de la situacin del proyecto en comparacin con otros proyectos considerados referencia en el entorno de la empresa, y en comparacin con las mejores prcticas de gestin existentes.
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Indicadores Rendimiento Interno rea Fuente Informacin 1.1. informe mensual de control del plan de gestin control mensual de indicadores estratgicos y 1.2. operacionales 1.3. Memoria anual 1.4. Acta de consejo de direccin 1.5. Acta de reuniones de reas de trabajo 2.1. Autoevaluacin EFQM 2 Actividades de aprendizaje 2.2. Evaluacin externa EFQM 2.3. Auditoras ext/int de calidad, medioambiente y seguridad rea de responsabilidad director Gerente director Gerente director Gerente director Gerente director Gerente director Gerente director Gerente rea industrial rea Financiero-Administrativa rea comercial rea comercial rea industrial director Gerente director Gerente rea desarrollo Producto rea desarrollo Producto rea comercial director Gerente
Indicadores de rendimiento
3.1. Encuesta de impacto social 3.2. Encuesta de satisfaccin de clientes 3 Imagen externa informes de contactos con clientes, proveedores y 3.3. colaboradores 3.4. Encuesta de satisfaccin de proveedores 4.1. informacin econmico-financiera de competidores 4.2. 4 Competencia y otras Organizaciones consideradas Mejores informacin econmico-financiera de otras organizaciones
4.3. Vigilancia estratgica 4.4. Estadsticas EccA y otros organismos 4.5. informacin sobre evolucin de precios de mercado 4.6. ratios de actividad de otras organizaciones
5.1. informe de ferias rea comercial Competencias fundamentales 5 de colaboradores actuales 5.2. Vigilancia estratgica rea desarrollo Producto y potenciales 5.3. informe de evaluacin de proveedores/colaboradores rea industrial 6 7 Cuestiones sociales, medioambientales y legales Indicadores econmicos y demogrficos 6.1. Vigilancia estratgica (publicaciones administrativas) rea desarrollo Producto 6.2. disposiciones legales y nuevas normativas 7.1. indicadores macroeconmicos de actividad 8.1. Publicaciones, ferias y congresos 8.2. informe rea comercial 8 Nuevas tecnologas y modelos de gestin 8.3. informe rea industrial 8.4. informe rea desarrollo de producto 8.5. informe rea financiero-administrativa 8.6. Vigilancia estratgica rea desarrollo Producto director Gerente rea desarrollo Producto rea comercial rea industrial rea desarrollo Producto rea Financiero-Administrativa rea desarrollo Producto
Actualmente, en cada proceso de reflexin estratgica se analizan los grupos de inters y las fuentes de informacin que pueden aportar datos interesantes sobre el entorno, valorando dicha informacin en el proceso de reflexin estratgica anterior, su fiabilidad, y su grado de importancia en las decisiones tomadas. La informacin recibida de todas las fuentes mencionadas es analizada por las diferentes reas de la empresa y se plasma en un documento denominado Diagnstico inicial, cuyo objetivo es transmitir de una forma precisa y resumida la informacin ms relevante en los captulos de clientes, proveedores y colaboradores, mercado y entorno, personas, sociedad, y accionistas. Adems, el documento sirve de base y elemento de trabajo para el desarrollo de las etapas posteriores del proceso de reflexin estratgica, a modo de informe de consulta y manual de anlisis de la situacin del proyecto.
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una vez definida la informacin bsica que se debe utilizar y recogido el Diagnstico inicial, el proceso de reflexin estratgica aborda la definicin de los pilares bsicos de la estrategia de la empresa: misin, visin y valores, lneas estratgicas bsicas, objetivos estratgicos, factores crticos de xito, y las acciones para el despliegue de la estrategia. Esta informacin se recoge en el documento final del Plan Estratgico (PE) y se plasma en los diferentes Planes de Gestin anuales. El proceso de reflexin estratgica indica el horizonte temporal ms adecuado para la definicin del plan estratgico que, habitualmente, oscila entre 3 y 5 aos. Este periodo de desarrollo de la estrategia se define conjuntamente con las lneas estratgicas bsicas que se deben desarrollar. En el diagrama se muestra el proceso de planificacin estratgica.
PROCESO DE PLANIFI CACIN ESTRATGICA

INPUTS PARA LA REALIZACIN DEL PLAN ESTRATGICO
Anlisis de la informacin de los grupos de inters
Redaccin del diagnstico inicial de la situacin del proyecto incluyendo los puntos de vista de todos los grupos de inters
Revisin de los canales de comunicacin adaptada a las necesidades de cada grupo de inters
Definicin// revisin de la misin
Anlisis DAFO de las matrices realizadas por los lderes de reflexin estratgica.
Realizacin matriz DAFO global PLANIFICACION ESTRATEGICA CONTROL Y SEGUIMIENTO
Definicin// revisin de la visin y los valores de la Organizacin

Director Gerente y Consejo Direccin
Definicin de las lneas estratgicas bsicas Definicin de los Objetivos Estratgicos, procesos y responsables Definicin del mapa estratgico
Definicin de los factores crticos de xito (FCE)
Cuadro de Mando Integral (CMI)
Definicin del despliegue de la estrategia y definicin de procesos clave en la Organizacin
Esquema de procesos y subproceos
Redaccin del documento del Plan Estratgico
Planes de Gestin Anual por reas
Anlisis mensual del CMI y seguimiento de indicadores de gestin por los responsables reas
Revisin de la estrategia
ANALISIS DE LA INFORMACIN
Director Gerente
Revisin de la informacin estratgica
Anlisis de la informacin de indicadores de rendimiento internos
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Misin, Visin y Valores Pero antes de definir las lneas estratgicas bsicas se deben definir la misin, visin y valores del proyecto. La misin se define directamente del documento de Diagnstico Inicial que ya haba recogido la informacin de los grupos de inters y los datos de rendimiento interno. Para definir la visin y los valores, sin embargo, se recurre a un anlisis DAFO que proporciona una serie de ideas estratgicas asociadas y que sirven como base para estructurar cul debe ser la visin de la empresa. Los valores son resultado de la propia visin de la empresa y de la informacin recabada de los grupos de inters. Mientras el proceso de recogida de la informacin estratgica se desarrolla mediante la participacin directa o indirecta de todas las personas de la empresa y de otros grupos de inters, el documento de Diagnstico Inicial, la definicin de la misin, visin y valores, y el proceso de anlisis DAFO es liderado por el equipo directivo que dedica una serie de 3-5 sesiones con una duracin y guin predeterminados para abordar cada uno de los apartados. Lneas Estratgicas Bsicas De este anlisis DAFO resultan tambin las Lneas Estratgicas Bsicas que pretenden marcar la pauta de desarrollo del proyecto y que son fundamentales en la comunicacin de la estrategia de la empresa. Por ello, el nmero de Lneas Estratgicas Bsicas oscila entre 3-5 y su definicin es muy precisa, con objeto de poder ser fcilmente transmitidas y que se facilite su anlisis y crtica por parte del resto de las personas del proyecto. El desarrollo de las Lneas Estratgicas Bsicas debe ser evaluado durante el periodo de vigencia del Plan Estratgico, para lo cual es imprescindible asociar un indicador que nos permita medir su evolucin y que pasa a denominarse Objetivo Estratgico (OE). Adems, para facilitar su desarrollo, se analiza en cada una de estas lneas los factores crticos de xito desde las perspectivas de clientes, financiera, innovacin y personas, y se les asocia una serie de ideas de despliegue y los procesos o subprocesos implicados. Documento del Plan Estratgico En conclusin, la estrategia de la empresa recogida en el correspondiente Plan Estratgico se fundamenta en la definicin por parte del equipo directivo de la misin, visin y valores del proyecto, as como de las lneas estratgicas bsicas identificadas, para lo que se utiliza un anlisis DAFO. Este proceso se desarrolla en 3-5 sesiones y sus resultados son transmitidos al resto de las personas de la organizacin para su anlisis y crtica mediante los canales definidos en la comunicacin y despliegue de la estrategia. Introducidas las modificaciones oportunas se identifican los objetivos estratgicos, los factores crticos de xito y los procesos y subprocesos implicados con sus correspondientes responsables. El resultado de este anlisis es recogido en el documento denominado Plan Estratgico y sirve como base para el desarrollo de los correspondientes Planes de Gestin anuales. Despliegue y evaluacin de la estrategia La evolucin del Plan de Gestin es analizada mensualmente mediante el documento de Control del Plan de Gestin que analiza los diferentes indicadores de las cuatro reas de la empresa: comercial, personas, industrial y desarrollo de producto. Este anlisis se realiza en diferentes grupos: uno por cada uno de las reas, ms tres especficos de prevencin de riesgos laborales, medioambiente y calidad, y uno global que rene a cada uno de los responsables de las diferentes reas. Los grupos de anlisis especficos son, a su vez, multidisciplinares, en el sentido de que en ellos participan personas de las diferentes reas, no solo del rea a analizar, lo que permite aadir nuevos puntos de vista al anlisis de su evolucin. Adems de estos grupos mensuales, se transmiten los indicadores principales del Plan de Gestin a todas las personas de la organizacin mediante grficos y se realiza una reunin trimestral con todas
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ellas para comentar los aspectos ms importantes de su evolucin hasta el momento y, sobre todo, de las perspectivas futuras y las acciones que se van a desarrollar. Por ltimo, la memoria anual recoge la evolucin final del ejercicio y el grado de cumplimiento del plan de gestin, constituyendo un documento fundamental e imprescindible para la evaluacin y revisin de la estrategia. La Estrategia de la empresa se revisa anualmente, tanto desde el punto de vista de la definicin de las Lneas Estratgicas Bsicas, como de los objetivos estratgicos. En el Plan de Gestin anual se adaptan los valores de los objetivos estratgicos en funcin del desarrollo del proyecto, aunque las Lneas Estratgicas Bsicas se mantengan estables.
Canales de comunicacin Despus de revisar la informacin estratgica que se utilizar en el proceso de reflexin, y antes de comenzar el proceso de desarrollo de la estrategia, se revisan tambin los procesos y canales de comunicacin de la estrategia. En este proceso de revisin se pretende abarcar los seis grupos de inters identificados al principio del proceso, segmentarlos en funcin de diferentes criterios, determinar el rea responsable de desarrollar cada uno de los canales, la informacin a transmitir, y el sistema de transmisin considerado ptimo.
Canales Grupo Inters Segmentacin rea de responsabilidad Informacin Sistema transmisin Escrito mediante carta conjunta con la encuesta de satisfaccin (iSo 9001) oral, incidir en estos conceptos durante las visitas a cliente no Estratgico rea comercial MVV Escrito mediante carta conjunta con la encuesta de satisfaccin (iSo 9001) Escrito mediante carta conjunta con la encuesta de satisfaccin (iSo 9001) oral, incidir en estos conceptos durante las visitas a proveedor Servicios colaboradores colaboradores rea industrial MVV rea industrial MVV Escrito mediante carta conjunta con la encuesta de satisfaccin (iSo 9001) Escrito mediante carta conjunta con la encuesta de satisfaccin (iSo 9001) oral (consejo de Administracin) y escrito (Plan Estratgico)
Estratgicos Clientes
rea comercial
MVV
Proveedores y
Materia prima
rea industrial
MVV
Socios
General
director Gerente
MVV / PE
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Canales Grupo Inters Segmentacin instituciones locales Sociedad rea de responsabilidad rea FinancieroAdministrativa rea FinancieroAdministrativa rea FinancieroAdministrativa rea industrial Informacin Sistema transmisin
Escrito mediante carta al MVV / PQ / PMA / PPrL Ayuntamiento de la cendea y en publicaciones locales MVV / PQ / PMA / PPrL Escrito mediante carta MVV / PQ / PMA / PPrL Escrito mediante carta al concejo de Astrain oral mediante reunin individualizada y escrito mediante documentos oportunos oral mediante reunin por equipos y escrito mediante documentos oportunos Escrito en pgina WEB
organismos pblicos Vecinos de la localidad Lderes
MVV / PE / oE
Personas Equipos de trabajo Mercado General rea industrial rea comercial MVV / PE / oE MVV
Informacin transmitida En la definicin de los canales de comunicacin se ha tenido muy en cuenta el tipo de informacin a transmitir a cada uno de los grupos de inters y la sensibilidad de dicha informacin. Obviamente, la informacin ms completa y profunda es transmitida a las personas de la organizacin y a los accionistas, con los que se desarrollan reuniones expresas para presentar el plan estratgico, los planes de gestin anuales, y para realizar el seguimiento oportuno de cada uno de ellos. Estas reuniones de seguimiento del plan de gestin son trimestrales en ambos casos, las referentes al plan de gestin son anuales, y las que conciernen al plan estratgico son nicas en el momento de su presentacin final, aunque vuelve a ser analizado anualmente en conjunto con el plan de gestin, puesto que este no es sino el despliegue del anterior. La presentacin del Plan Estratgico en el Consejo de Administracin de la empresa marca el inicio del proceso de comunicacin al resto de los grupos de inters, puesto que es el rgano encargado, en primera y ltima instancia, de aprobarlo o rechazarlo. En lo concerniente al resto de los grupos de inters, la informacin que reciben se intenta adecuar a los intereses que tienen en el proyecto. Generalmente, esta informacin se centra en la misin, visin y valores (MVV) de la empresa, y las polticas de calidad (PQ), medioambiente (PMA) y prevencin de riesgos laborales (PPRL). La informacin obtenida de los diferentes grupos de inters y recogida como informacin estratgica permite realizar el seguimiento del cumplimiento de la comunicacin, del despliegue de la estrategia, y la satisfaccin de los diferentes grupos con la informacin obtenida y el grado de cumplimiento de los objetivos planteados.
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rEPLASA
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SEGuRIDAD INDuSTRIAL, S.A.
PRESENTACIN
SEGuRIDAD INDuSTRIAL, S.A. (SEINSA) es una empresa fundada en 1972, radicada en Eugui (Navarra), al norte de Pamplona. La plantilla est formada por 50 personas. La actividad de SEGuRIDAD INDuSTRIAL S.A. (SEINSA) se centra en la fabricacin de piezas tcnicas de caucho para el automvil y la industria en general. Su principal especializacin son piezas de seguridad para frenos y embragues hidrulicos de automvil (juntas, retenes, guardapolvos,...) que comercializa con su marca Autofren. Estas piezas son las responsables de hacer estanco el circuito hidrulico de freno del automvil, permitiendo que la fuerza que ejerce el conductor sobre el pedal se transmita a las pastillas de freno, deteniendo el vehculo. un fallo en una junta de este tipo implica una prdida de lquido hidrulico, con la consiguiente cada de presin en el circuito que se traduce en una prdida de frenada. Se trata por tanto de un tipo de piezas de importancia crtica.
Despiece de bomba de Freno
Desde 2001 fabrica tambin fuelles de transmisin, cuya funcin es proteger los acoplamientos entre el eje del vehculo y la caja de cambios por un lado, y entre el eje y la rueda por el otro. Actualmente factura en torno a los 6 millones de Euros anuales, sobre todo (por decisin estratgica tomada en 1998) en exportacin, que supone ms del 85% de su facturacin total. Sus clientes se encuentran en los cinco continentes, con especial presencia en el centro y norte de Europa. SEINSA suministra tambin a diversos fabricantes nacionales y extranjeros, tanto de equipos hidrulicos de freno (bombas, bombines, pinzas de freno) como de otros elementos del automvil
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SEinSA
(barras estabilizadoras, filtros de aceite y gasoil, automvil en general,...), electrodomsticos e industria en general. A continuacin se resume brevemente la trayectoria seguida por SEINSA: 1. 1972: fundacin de la compaa. 2. 1984: siendo ya desde aos anteriores lder en el mercado nacional, y sin abandonar este puesto hasta la actualidad, se inician las exportaciones. 3. 1996: obtencin de la certificacin segn Norma ISO-9002. 4. 1998: Adopcin del modelo EFQM como modelo de gestin de SEINSA. Puesta en marcha del Plan 3-500 de exportacin. 5. 1999: Primera Planificacin y Revisin Estratgica sistemtica, que se realiza anualmente a partir de este momento. 6. 2001: Participacin en el 1 Premio Navarro a la Excelencia. 7. 2002: Obtencin del Premio Navarro a la Excelencia en categora Pymes. Obtencin de la certificacin segn Norma ISO-9001:2000 incluyendo la actividad de diseo en el alcance del certificado. unificacin del sistema ISO y EFQM en un solo Sistema de Gestin de SEINSA. 8. 2003: Obtencin del Premio Nacional de Mejores Prcticas por el sistema de Planificacin y Revisin Estratgica, otorgado por el Club de Excelencia. 9. 2004: Premio Navarro de Seguridad y Salud Laboral. 10. 2005: Premio Navarro Webactiva por la aplicacin de las Tecnologas de la Informacin a la gestin de la empresa.
SEINSA realiza la Planificacin y Revisin Estratgica anualmente siguiendo un Proceso especfico incluido en su Manual de Gestin. Este Proceso culmina a final de cada ao (Noviembre) con una serie de reuniones de las cuales nacen, tras analizar la situacin interna y externa de la empresa, los Factores Clave de xito, Objetivos Estratgicos, Plan de Accin anual e Indicadores de Seguimiento. Se trata de un sistema en cascada, en el que se parte desde lo ms general (Factores Clave de xito)
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SEinSA
hasta llegar a lo ms concreto (Objetivos y Plan de Accin), de forma que se conserva la trazabilidad y coherencia interna de todo el sistema, evitando grandes definiciones y planteamientos que no tengan despus asociados sus correspondientes objetivos y acciones concretas para el trabajo diario. Este Proceso se inicia con la definicin de los Grupos de Inters de SEINSA, que actualmente son los siguientes: Clientes, Propiedad, Personas y Sociedad. La vigencia de estos grupos de inters es uno de los puntos que se analiza cada ao en la Revisin Estratgica de cara al siguiente periodo. una vez definidos estos grupos, el siguiente paso consiste en recabar la informacin necesaria de cada uno de ellos. Esta labor se realiza durante todo el ao, dado que sera imposible realizarla, y mucho menos analizarla, en unos pocos meses. Los medios y sistemas utilizados para obtener esta informacin varan segn las caractersticas de cada grupo. Bsicamente estos medios son: Clientes: mediante mediciones directas (encuestas de satisfaccin, asistencia a ferias, informaciones diarias recogidas en los contactos del equipo comercial y volcadas en el sistema CRM de SEINSA) e indirectas (quejas, reclamaciones, indicadores de fidelidad,). Propiedad: muy ligada a la organizacin al tratarse de una empresa familiar, participa directamente en la Planificacin y Revisin Estratgica, plasmando sus requerimientos directamente. Personas: mediante mediciones directas (encuestas de resultados en las personas, informaciones surgidas del contacto diario al tratarse de una empresa formada por 50 empleados), e indirectas (sugerencias, absentismo, participacin en grupos de mejora,). Sociedad: mediante contacto directo con la administracin local e indirectamente mediante la informacin aportada por los propios trabajadores de SEINSA (el hecho de que el 60% de las personas de la organizacin pertenezcan a la poblacin donde se encuentra radicada la empresa, permite al mismo tiempo conocer la situacin respecto a la sociedad ms inmediata y mantener la cercana a la misma). Pero en la Planificacin y Revisin Estratgica no es suficiente con la informacin de los Grupos de Inters, por lo que se utilizan tambin otro tipo de informaciones que no provienen de ellos: Informacin sobre los resultados internos de SEINSA Se obtienen a travs del sistema de Indicadores. Este sistema sirve para medir la evolucin de los Objetivos Estratgicos fijados para cada ao y abarcan a la totalidad de la organizacin: facturacin, cash-flow, nmero de nuevas referencias creadas, productividad, costes de no calidad, nmero y tipo de reclamaciones externas, absentismo, sugerencias, rotacin de inventario, tiempo de servicio de pedidos, etc. Este sistema est formado por 61 indicadores y es el Cuadro de Mando de la empresa. Est organizado de forma que cada Factor Clave, cada Objetivo Estratgico y cada Proceso de Gestin tienen como mnimo un indicador que lo mide. La marcha de estos indicadores (cada uno se compara con un objetivo propio a alcanzar y tambin con el resultado del ao anterior para tener una visin lo ms completa posible) se comprueba y analiza mensualmente con el fin de ver su tendencia y tomar acciones si sta no es la adecuada. Finalmente, en la Planificacin y Revisin Estratgica de final de cada ao se analiza el conjunto de resultados y sus tendencias, con lo que queda perfectamente analizada la marcha de SEINSA. Informacin sobre la Competencia Dentro de los datos que maneja el departamento Comercial se incluyen informaciones sobre la competencia (nuevos productos que pone en el mercado, pases en los que est presente, ventajas y desventajas que presenta frente a SEINSA, desarrollo de nuevos catlogos, asistencia a ferias comerciales, etc.). Estos datos se obtienen de mltiples formas, principalmente por visitas y contactos con los clientes. Tambin se obtiene informacin directa sobre la comparacin SEINSACompetencia preguntando a los clientes en las encuestas de satisfaccin, de forma que estos no slo valoran la situacin concreta de SEINSA en cada epgrafe (Gama de Producto, Calidad, Servicio, Atencin, etc.), sino que tambin la comparan respecto a la Competencia.
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SEinSA
Informacin sobre Economa y Sociedad en general Tambin se tienen en cuenta para el diseo de la Poltica y Estrategia datos macroeconmicos y de economa en general (nmero de matriculaciones de vehculos, evolucin de los tipos de inters, situacin en pases concretos,...) para prever la situacin econmica general y con ella la tendencia de los mercados. Informacin sobre evolucin tecnolgica del producto En la que se analiza, mediante informaciones recogidas en publicaciones tcnicas y vigilancias estratgicas especficas realizadas con centros tecnolgicos (por ejemplo, Cemitec), la situacin de los productos actuales de SEINSA y su posible evolucin futura, de cara a identificar oportunidades y amenazas. Toda esta informacin se plasma fsicamente en diversos informes elaborados por cada departamento de SEINSA, y se analiza en conjunto en la reunin de Planificacin y Revisin Estratgica de final de cada ao.
una vez recabada toda la informacin descrita se realiza la reunin de Planificacin y Revisin Estratgica propiamente dicha. Esta reunin, de entre 2 y 3 das de duracin, se lleva a cabo a principios de Noviembre de cada ao, y en ella participan el Director Gerente junto con los responsables de cada Departamento (Desarrollo de Producto, Comercial, Organizacin y Excelencia, Produccin y Administracin-Personal). Cada uno de ellos aporta la informacin correspondiente a su rea, descrita anteriormente. Por tanto, se parte de dicha informacin, que constituye la base del trabajo a realizar (esto es, el anlisis de la situacin interna y externa de la organizacin), para a continuacin llegar a una serie de conclusiones (que, muy en resumen, consisten en la fijacin de la estrategia para el siguiente periodo, concretada a travs de los objetivos). Es muy importante, segn la experiencia de SEINSA, que las conclusiones de esta reunin sean unos Factores Clave de xito, unos Objetivos y un Plan de Accin concretos y definidos. Cualquier conclusin solamente terica, por muy importante que sea, se quedar ah, apartada por el da a da, con el problema de que ser ste el que dirija a la organizacin, en lugar de ser la organizacin quien dirija el trabajo diario. Estos son los epgrafes que se analizan en las reuniones finales de Planificacin y Revisin Estratgica de SEINSA, basndose cada uno de ellos en la informacin preparada previamente: Anlisis de la situacin econmica y social a nivel mundial: perspectivas, amenazas y oportunidades. Anlisis de la situacin y resultados de SEINSA en el ltimo ao (a partir de los Indicadores). Situacin de los Objetivos y Plan de Accin decidido en la anterior Planificacin Estratgica. Mercado: revisin de la estrategia de mercado dividida por cada lnea de producto y zonas geogrficas. Se incluye el anlisis de la Competencia y las Amenazas y Oportunidades que se detectan. Producto: revisin de la estrategia de producto dividida por cada lnea de producto existente. Se incluye tambin el anlisis de la Competencia en este sentido, las Amenazas y las Oportunidades. Alianzas: posible establecimiento de acuerdos y alianzas con proveedores, clientes, partners en general. Revisin de la validez del Mapa Conceptual de SEINSA: Misin, Visin, Polticas, Seas de Identidad.
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SEinSA
Recursos: financieros, capacidad de produccin. Personas: anlisis de la situacin en cuanto a las personas que forman parte de SEINSA: resultados (encuestas, indicadores,). Liderazgo: anlisis de la situacin del Liderazgo en SEINSA (lderes actuales, posibles lderes futuros, delegacin,). Revisin y fijacin de nuevos Factores Clave de xito para el siguiente periodo, Objetivos Estratgicos, Indicadores y Plan de Acciones. Resumen e Ideas Clave para el siguiente periodo. Las Ideas Clave son una especie de resumen y sirven solamente para ayudar a fijar en la mente de los Lderes y de las Personas las lneas a seguir en el siguiente ao. No es algo medible ni cuantificable y su utilidad es solamente como recordatorio. Ao tras ao se ha ido mejorando el Proceso de Planificacin y Revisin Estratgica: mediante el aprendizaje de una edicin a otra se ha ido perfeccionando y ajustando, desde su estructura y organizacin (temas tratados, tiempo dedicado a cada uno de ellos, documentacin previa que se prepara, etc.) hasta los resultados (pasando de decidir una serie de acciones a fijar los Factores Clave de xito, los Objetivos Estratgicos, etc. y derivar de ellos todo el trabajo anual de SEINSA). Despus de la reunin se comunica el borrador de los Factores Clave, Objetivos Estratgicos y Plan de Acciones a los miembros de cada departamento, para que puedan aportar nuevas ideas o matices en la fase final del anlisis (ya han participado anteriormente recabando la informacin necesaria y presentando ideas que despus se tratan durante la reunin). En funcin de su naturaleza, estos cambios se incorporan a la estructura de funcionamiento (nuevas acciones, por ejemplo, o cambios en las decididas) o bien son desechados. El resultado de este anlisis exhaustivo es la planificacin de la organizacin para todo el ejercicio siguiente. De esta manera, la revisin estratgica que se realiza en esta reunin anual se convierte en la piedra angular sobre la que se apoya toda la actividad posterior de la organizacin. SEINSA lo utiliza como un anlisis de vital importancia, puesto que el futuro de la organizacin depende de lo que en l se decida. El resultado final de la reunin es el contenido de la estructura de Gestin de SEINSA, representada en el siguiente Mapa Conceptual, cuyo funcionamiento se describe a continuacin.
As, SEINSA parte de una Misin, que define lo que hace, a lo que se dedica. Partiendo de ella se plantea una Visin, como aquello que quiere llegar a ser: se trata de una meta alta, pero no una utopa. Para llegar desde la Misin a la Visin el camino a seguir es la Estrategia.
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SEinSA
MISIN
Nuestra Misin es suministrar al mercado mundial kits de reparacin para conjuntos hidrulicos de freno y embrague, as como cualquier elemento de reparacin del automvil y piezas de caucho, a travs del desarrollo constante e ininterrumpido de la propia organizacin, a lograr mediante la continua mejora de la Calidad de Gestin, del servicio a nuestros clientes y de la calidad humana y profesional de nuestras personas.
VISIN
Perseguimos un proyecto que, basndose en el compromiso y satisfaccin de las personas de SEINSA, y a travs de la bsqueda activa de la Excelencia en todas nuestras actividades, logre la satisfaccin de nuestros clientes y consiga los beneficios necesarios que aseguren la permanencia en el tiempo de nuestra empresa.
Esta Estrategia (desglosada entre Estrategia de Mercado y Estrategia de Producto) marca unas lneas, un camino a seguir, pero no es todava medible. Por ello, es necesario establecer una serie de elementos que la concreten y la lleven al da a da. As, a continuacin de la Estrategia surgen los Factores Clave de xito, que se definen como aquellas cuestiones que la organizacin debe cumplir para tener xito. La palabra xito tiene distintos significados para cada organizacin, ya que cada una se plantea una visin (un xito) diferente. una vez definidos los Factores Clave de xito, nos encontramos todava con una serie de definiciones y planteamientos demasiado tericos, no cuantificables. hace falta descender un escaln ms en este viaje desde lo ms genrico (Visin, Estrategia) hasta lo ms concreto (el trabajo diario de cada uno de los miembros de la organizacin). Este escaln son los Objetivos Estratgicos, que cuantifican exactamente no slo los resultados a obtener, sino el plazo y el responsable para cada uno de ellos. Cada Factor Clave tiene al menos un Objetivo Estratgico que lo desarrolla y lo concreta. Sin embargo, a pesar de ser perfectamente medibles, no es suficiente con fijar unos Objetivos Estratgicos a cumplir, ya que podra darse el caso de que, una vez establecidos (an habiendo sido consensuados y aceptados), el trabajo de la organizacin no estuviese orientado a alcanzarlos. Para llegar a ellos hay que trabajar en el da a da, evitando que la actividad diaria siga otro camino diferente al trazado en la Planificacin y Revisin Estratgica. Por ello, se define un Plan de Accin que recoge las acciones previstas para alcanzar cada uno de los Objetivos Estratgicos planteados. Este Plan de Accin es conjunto para toda la organizacin, y en l se contienen acciones de todo tipo, con diferentes responsables y plazos de realizacin. Las acciones van surgiendo durante el debate de la reunin de Planificacin y Revisin Estratgica, de forma que al final de la reunin se hace un compendio de las mismas, dando lugar al citado Plan de Accin. Algunas, si no todas, de estas acciones van a necesitar una serie de recursos. Estos deben cuantificarse y asignarse a cada accin en concreto. De esta forma, los Presupuestos de Gastos e Inversiones nacen a continuacin de la Planificacin y Revisin Estratgica anual, asignando a cada accin el recurso necesario para llevarla a cabo. Puede darse el caso de que la suma total de los recursos necesarios exceda la capacidad de la organizacin, lo cual obligar a una nueva revisin para, o bien reunir los recursos necesarios si no se considera conveniente renunciar, o rebajar alguno de los Objetivos y Acciones, o bien modificar estos para adaptarlos a los recursos disponibles. Se trata, nuevamente, de una decisin estratgica que la organizacin debe tomar al
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SEinSA
plantear el nuevo ao. Este trabajo se realiza en SEINSA a continuacin de la reunin de Planificacin y Revisin Estratgica, entre Noviembre y Diciembre. Obtenemos de esta forma una estructura de funcionamiento en cascada, que parte de lo ms general hasta llegar a lo ms concreto. La organizacin est lista para funcionar en el nuevo ao.
Estrategia
Factores Clave de xito
Plan de Acciones
Esta cadena lgica es la columna vertebral del Sistema de Gestin de SEINSA. Este sistema organiza y dirige todo el trabajo de la organizacin hacia una misma meta, partiendo de los conceptos ms filosficos y generales hasta llegar a los ms concretos e inmediatos, interrelacionndolos todos en una secuencia lgica y evitando que ninguno de ellos quede como un mero ejercicio de buena voluntad, sin aplicacin prctica. Para evitar que esta cadena lgica se rompa para algn Factor Clave, Objetivo o Accin concretos, en los ltimos aos se ha introducido una mejora en la reunin de Planificacin Estratgica, consistente en representar este esquema grficamente, en forma de rbol, representando, para cada FCE, el Objetivo u Objetivos asociados, as como las Acciones y los Indicadores de medicin. Al tratarse de una representacin grfica queda rpidamente a la vista cualquier fallo en la cadena, bien por falta de Acciones para un Objetivo, bien por ser acciones inadecuadas para alcanzarlo. Estos errores se corrigen en el momento para evitar incongruencias en el plan. un ltimo aspecto a tener en cuenta en esta estructura es, que este camino desde la Estrategia hasta el trabajo diario no puede hacerse de cualquier forma: no todo vale para conseguir los Objetivos. Este enfoque se despliega en SEINSA mediante la adopcin de una serie de Polticas y Seas de Identidad, que definen la forma de ser y de comportarse de la organizacin (y por tanto de todos sus miembros) en mltiples aspectos en donde incide su trabajo diario. En este momento en SEINSA tenemos establecidas las siguientes Polticas que guan nuestra actuacin en el da a da: Personas Clientes Calidad Cambio e Innovacin Seguridad y Salud Medio Ambiente Sociedad Proveedores De esta forma, segn el concepto de SEINSA, dos empresas con la misma Misin se pueden distinguir por la Visin que quieren alcanzar, y si sta coincide, por la Estrategia que siguen para lograrlo. Si sta tambin es la misma, la diferencia estar en cmo la aplican, esto es, en qu valores tienen y por qu Polticas se guan en sus actuaciones. Finalmente, son las Personas quienes ponen en prctica todo el sistema descrito y le dan sentido. Sin embargo, durante el periodo para el que est fijado este sistema (un ao), pueden producirse muchos cambios en el entorno, interno y externo, que afectan al trabajo planteado. Por ello, es necesario tener un sistema de Seguimiento. En el caso de SEINSA, este seguimiento se realiza mediante el sistema de Indicadores, que miden de forma concreta y exacta el grado de alcance de los Objetivos. Cada uno de los Objetivos fijados tiene asignado al menos un indicador, y el sistema est formado en su conjunto por 61 Indicadores diferentes, que a su vez estn asociados a, al menos, uno de los 16 Procesos de SEINSA. Cada Indicador est definido en una ficha, en la que se marca el Factor Clave de xito, el Objetivo Estratgico y el Proceso al que pertenece, as como la forma de calcularlo, el responsable de cargar el resultado en el sistema y la periodicidad de medicin. Aunque depende del tipo de Indicador y de la importancia del Objetivo, la periodicidad de medicin ms habitual en SEINSA es de un mes.
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SEinSA
OBJETIVO ESTRATGICO
PROCESO ASOCIADO
UNIDAD DE MEDIDA
SUBINDICADOR N
TIPO INDICADOR
1 1 1 1
1.1 1.1.2 1.1.2.6 Ventas recambio nacional comercial Mensual 1.1 1.1.2 1.1.2.7 1.1 1.1.2 1.1.2.8 1.1 1.1.3 Ventas recambio Exportacin Ventas recambio Exportacin Evolucin costes compra Productos A
n Kits comercial Mensual n Kits comercial Mensual ud. Grn. Produccin Mensual %
o o o E
P Ventas recambio nacional 5.1 P Ventas recambio Exportacin 5.1 P Ventas recambio Exportacin 5.1 Slo Granel P coste comp. Prod.A mes 5.3 actual x 100 coste comp. Prod. A acumulado anterior.
Ejemplo de Ficha de Indicadores
En las reuniones de Seguimiento de Indicadores se analiza no slo el grado de consecucin de cada indicador, y con ellos de cada Objetivo, sino que se estudia adems su tendencia conforme va transcurriendo el ao. De esta forma, la organizacin puede prevenir y anticiparse a los resultados. En funcin de estos resultados y tendencias, en cada revisin de Indicadores pueden ponerse en marcha nuevas acciones no previstas inicialmente en el Plan de Accin, y que se van incorporando a l. De la misma forma puede darse el caso de que acciones inicialmente previstas en la Planificacin y Revisin Estratgica se revelen ineficaces, en cuyo caso desaparecen y son sustituidas por otras diferentes. Cada Revisin mensual de Indicadores comienza comprobando el grado de ejecucin de las acciones decididas en la anterior revisin. De esta manera, el propio sistema se va retroalimentando y se evita caer en una planificacin tan rgida que no sea capaz de adaptarse a las circunstancias cambiantes. No obstante, y a pesar de que tanto Factores Clave de xito como Objetivos Estratgicos pueden variar a lo largo del ao debido a estas causas y revisiones, la experiencia de SEINSA nos muestra que estos cambios son ms infrecuentes y espordicos cuanto ms alto (y por tanto genrico) es el elemento del Sistema de Gestin (caso por ejemplo de la propia Estrategia y los Factores Clave de xito), y pueden ser ms frecuentes cuanto ms bajo y prximo al trabajo diario est dicho elemento (Plan de Acciones). Es importante remarcar que los Indicadores no slo miden la cantidad, sino tambin la calidad de los resultados. As por ejemplo, en el caso de ventas se mide tanto la facturacin conseguida como el margen de beneficio (con objetivos para ambos casos); en el caso de creacin de gama, se mide no solamente cuntas referencias nuevas se crean, sino lo que en aos posteriores se va facturando gracias a esos productos nuevos. As se evita que el propio sistema se tergiverse, y convierta unos objetivos en principio positivos (vender ms, ampliar la gama), en negativos por haber ido a conseguirlos de cualquier manera. A su vez, el desarrollo del Plan de Accin se mide trimestralmente. Como fruto del aprendizaje obtenido en los aos de funcionamiento de este sistema, esta medicin del grado de consecucin de las acciones se realiza mediante una hoja de clculo, asignando a cada una un porcentaje de cumplimiento desde el 0% hasta el 100%. Aun no siendo un sistema de medicin tan concreto y exacto como el de los Indicadores, supone una mejora importante en el seguimiento de las Acciones, tratando de cuantificarlo lo mximo posible y evitando caer en interpretaciones. Se obtiene as tras cada revisin un porcentaje total de cumplimiento del Plan, que junto con los resultados de los Indicadores, da una idea muy exacta del grado de avance de la organizacin durante el ao. El resultado de estas reuniones queda fsicamente documentado en las correspondientes actas para unificar la informacin que se maneja.
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SEinSA
FORMA DE CALCULARLO
INDICADOR N
PERIODICIDAD
FACTOR CLAVE
PROPIETARIO INDICADOR
INDICADOR
una vez estudiada y decidida la Estrategia a seguir, es necesario desplegarla, transmitirla y comunicarla a toda la organizacin. No olvidemos que es clave que todo el trabajo del siguiente ao est dirigido a alcanzar los Objetivos establecidos. Lgicamente, para que esto se pueda cumplir, es fundamental que todas las personas de la organizacin conozcan estos Objetivos y, ms an, de dnde han nacido. En SEINSA, como ya se ha descrito anteriormente, el despliegue se realiza mediante la aplicacin del Plan de Accin y su seguimiento peridico (trimestral). La medicin y revisin de los Indicadores da una visin en un plazo an ms corto de tiempo (mensual). Esta periodicidad es importante, ya que permite reaccionar antes si los resultados no son los esperados, o si las acciones previstas para un plazo determinado no se estn aplicando segn lo previsto, o no estn dando buenos resultados. Como ya se ha explicado, de este seguimiento surgen nuevas acciones o cambios en las iniciales. Para gestionar todas ellas y conocer en todo momento su situacin, se introducen desde el primer momento de la Planificacin en el sistema comn de gestin de acciones, donde se van introduciendo a lo largo del ao otro tipo de acciones que van surgiendo del trabajo diario: Acciones Correctoras, Reparadoras, Preventivas y de Mejora. Todas ellas forman parte del Proceso de Mejora Continua establecido en SEINSA e incluido en el Manual de Gestin. Fsicamente todas estas acciones quedan documentadas dentro de un programa informtico especfico que facilita su gestin, si bien la herramienta empleada, en este caso el citado programa, no es un factor determinante para el seguimiento y aplicacin de este sistema. S lo es, por el contrario, la disciplina del seguimiento peridico. En cuanto a la comunicacin de la Estrategia en SEINSA, fruto del enfoque sobre la importancia de esta informacin, existe una sistemtica establecida para la comunicacin en general, que tambin se aplica a la comunicacin de la Estrategia en particular. Esta sistemtica est recogida en el Proceso de Desarrollo de Personas, que establece los siguientes medios para comunicar a todas las Personas de la organizacin los resultados del anlisis estratgico de cada ao: Reuniones de los lderes (Direccin) con todas las Personas Se realizan un mnimo de tres reuniones anuales, en Enero, Junio y Noviembre. En la primera se explica lo analizado y decidido en la Planificacin y Revisin Estratgica, detallando las lneas estratgicas, los objetivos, las acciones a realizar y, muy importante, la situacin de donde nacen estas decisiones. En la segunda reunin (Junio), se explica la marcha del ao y los resultados que se van obteniendo, con el cambio de objetivos y acciones si se da el caso. Finalmente, en la ltima reunin informativa (Noviembre) se explican los resultados obtenidos en el ao (extrapolndolos, ya que todava queda Diciembre, mes que por sus caractersticas no suele influir significativamente en los resultados finales del ao). Estas reuniones estn abiertas a plantear cualquier tipo de duda y pregunta. Es ms, para fomentar esta participacin, en los ltimos aos se estn haciendo las reuniones dividiendo a la plantilla en pequeos grupos de entre 15 y 20 personas como mximo, con el fin de que esta participacin sea ms fcil que ante un gran auditorio. Por su propia concepcin, las reuniones, al permitir un contacto directo con todas las personas, suponen la mejor forma de comunicar la Poltica y Estrategia, ya que permiten una comunicacin en ambos sentidos, recogiendo las ideas y aportaciones de todos los miembros de SEINSA. Dada la importancia de los temas a informar, se da preponderancia en la comunicacin a estas reuniones frente a otros mtodos ms rpidos como el de notas informativas, que no obstante tambin se utilizan pero ms como medio de apoyo (de hecho, anualmente, tras la Revisin Estratgica, se adelanta con una Nota en el panel la informacin sobre los puntos y las decisiones ms importantes que se han tomado).
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Notas Informativas en los paneles generales de informacin El Mapa Conceptual est permanentemente expuesto en un panel informativo, con los diferentes componentes del Sistema de Gestin desglosados y explicados. As, se conoce el contenido de las diferentes Polticas, Seas de Identidad, Estrategia de Mercado y Producto, los Factores Clave de xito, los Objetivos Estratgicos, el Plan de Accin y los Indicadores. Este panel est situado en el rea de descanso, con el fin de que sea accesible a todas las Personas y no haya que buscarlo. Se ha colocado ah pensando tambin en que es una zona de estancia, no solamente de paso, que permite una consulta pausada de la informacin expuesta. Cada mes, tras la reunin de revisin de Indicadores (esto es, tras el anlisis de la marcha de los Objetivos y de los Procesos de Gestin), en este panel informativo se colocan los resultados obtenidos en cada uno de ellos. Son siempre resultados acumulados, y se presentan comparndolos con los del ao anterior a la misma fecha y con el objetivo. un cdigo de colores (negro para los resultados dentro de objetivo, rojo para los que no llegan) muestra grficamente, de un primer vistazo, la situacin general de SEINSA. un sistema de codificacin permite relacionar en el panel, cada Factor Clave de xito con los Objetivos Estratgicos que lo desarrollan, y a su vez, con los Indicadores que miden la marcha de cada Objetivo. De esta forma, se sigue sin problemas la cadena Factor Clave Objetivo Estratgico Indicador y la relacin entre ellos, con lo que queda claro para todas las personas el grado de implantacin de la Poltica y Estrategia y el resultado que se va alcanzando.
Panel informativo: Mapa Conceptual e Indicadores
Misin
Estrategia de Mercado y Productos
Visin Polticas
Factores Clave de xito
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SEinSA
Plan de Accin
Indicadores con Resultados Mensuales
Nuevas Acciones decididas tras los Resultados Mensuales de Indicadores
El grado de conocimiento y aceptacin de la Estrategia (incluyendo todos los elementos del sistema ya descrito), se mide mediante las encuestas de Resultados en las Personas, en las que existe un epgrafe especfico, con varias preguntas sobre este tema. De esta manera, se obtiene una informacin objetiva sobre el grado de eficacia de estos sistemas de comunicacin. Los resultados obtenidos desde la implantacin de este sistema estn siendo positivos, facilitados tambin por el tamao de SEINSA, que permite una comunicacin muy fluida entre sus componentes.
SEinSA
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Gua para la reflexin estratgica en PYMES Industriales

SI NO DECIDES Tu CAMINO, OTROS LO hARN POR TI

5. El Cuadro de Mando Integral y las herramientas de business intelligence 6. Bibliografa

CASOS PRCTICOS 1. CONTAZARA, S.A.

2. CENTRO ESPECIAL DE EMPLEO APTA, S.L

3. MANTENIMIENTOS Y MONTAJES RA DE AVILS, S.A. (MONRASA) 4. BRJULA

5. CONSTRUCCIONES MECNICAS JOS LAZPIUR S.A. 6. TORNIPLASA, S.L.L.

101 111 125 133

7. QUMICA INDUSTRIAL MEDITERRNEA

8. RECUBRIMIENTOS PLSTICOS S.A. (REPLASA) 9. SEGURIDAD INDUSTRIAL, S.A.

Seguimiento, medicin y mejora

Figura 2.1. Proceso general de Gestin Estratgica (resumido). 9

Misin / Visin / Valores

Anlisis del Entorno

Anlisis DAFO Alternativas Estratgicas

Figura 2.2. El proceso general de Gestin Estratgica (detallado). 11

METODOLOGA PARA LA FORMULACIN DE LA ESTRATEGIA

1.- Misin, visin y valores

2.- Denicin Objetivos Estratgicos Gap Estratgico

3.- Anlisis Entorno Interno DAFO

4.- Identicacin Alternativas Estratgicas

5.- Seleccin Estratgica Lneas Estratgicas

6.- Despliegue Cuadro de Mando Integral

3.1. Establecimiento o revisin de la Misin, Visin y Valores

1.- Misin, visin y valores

2.- Denicin Objetivos Estratgicos

3.- Anlisis de la situacin Entorno Interno

4.- Identicacin Alternativas Estratgicas

5.- Seleccin Estratgica Lneas Estratgicas

6.- Despliegue Cuadro de Mando Integral

3.2. Definicin de los Objetivos Estratgicos

1.- Misin, visin y valores

2.- De nicin Objetivos Estratgicos

3.- Anlisis de la situacin Entorno Interno

4.- Identi cacin Alternativas Estratgicas

5.- Seleccin Estratgica Lneas Estratgicas

6.- Despliegue Cuadro de Mando Integral

Indicadores Metas Iniciativas

Figura 3.1. El Gap Estratgico.

3.3. Anlisis de la Situacin

1.- Misin, visin y valores

2.- De nicin Objetivos Estratgicos

3.- Anlisis de la situacin Entorno Interno

4.- Identi cacin Alternativas Estratgicas

5.- Seleccin Estratgica Lneas Estratgicas

6.- Despliegue Cuadro de Mando Integral

Fuerzas competitivas (entorno espec co)

Procesos facilitadores (500 P)

1. Liderazgo 1. Liderazgo (100 p.) (100 p.)

2. Poltica 2.Poltica y Estrategia Estrategia (80 p.) p.)

5. Procesos 5. Procesos (140 p.) (140 p.)

9. Resultados 9. Resultados Clave Clave

4. Alianzas 4. Alianzas y Recursos y Recursos (90 p.) (90 p.)

8. Resultados 8. Resultados en la Sociedad en la Sociedad (60 p.) (60 p.)

Personas Liderazgo Poltica y Estrategia Alianzas y recursos Procesos

3.4. Identificacin de Alternativas Estratgicas

1.- Misin, visin y valores

2.- De nicin Objetivos Estratgicos

3.- Anlisis de la situacin Entorno Interno

4.- Identi cacin Alternativas Estratgicas

5.- Seleccin Estratgica Lneas Estratgicas

6.- Despliegue Cuadro de Mando Integral

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