Como diminuir os efeitos da crise com Inteligncia, usando solues tecnolgicas.

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Solues Tecnolgicas para Diminuir os Efeitos da Crise Financeira nas Empresas

A crise financeira atinge a todas as empresas, seja no Brasil ou no mundo e a rea de TI tem meios de diminuir alguns custos com solues simples e objetivas.
As grandes empresas, principalmente as multinacionais, so respaldadas em enormes lastros financeiros de suas matrizes e ainda conseguem manter seus negcios em funcionamento, com seu capital prprio, apesar de tambm sofrerem com os reveses ocorridos em 2007 e 2008. As mdias e pequenas empresas, que sempre precisam de capital de giro para a manuteno de seu fluxo de caixa, perceberam que o custo do capital aumentou e ainda aumentar sensivelmente, tornando invivel algumas operaes de crdito para seus prprios clientes (que so outras pequenas/mdias empresas ou pessoas fsicas), caso no consigam diminuir seus custos internos.

Nesse material voc ver como Diminuir :

Custo com link de Internet Custo com Telefonia Custo em Licenciamento de software Custo em Hardware de Servidores e Custo Estao de Trabalho Custo com Mo de Obra

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Apesar da rea de TI utilizar menos de 1,5% do faturamento em empresas grandes (salvo Bancos e Instituies de Pesquisa), nas pequenas/mdias empresas esse custo sobe para em mdia 3,5% do faturamento. Outro fator que auxilia diminuio dos custos o alinhamento da rea de TI s reas de negcio, porm isto uma atividade inerente aos gestores e no est coberto nessas nossas sugestes. Veja sobre isto na nossa pgina:Assessoria Especializada em Tecnologia Abaixo descrevemos algumas solues tecnolgicas que podem minimizar os custos das empresas, baseadas no uso de tecnologias que j se encontram disponveis a um bom tempo. A curva de aprendizagem para algumas dessas solues pode adicionar novos custos sua implementao, e caber ao gestor de TI ou Administrativo/Financeiro julgar o uso dos recursos humanos internos ou externos, caso estes optem em seguir com uma dada direo.

A)Diminuio do custo de links de comunicao da Internet

Recursos de balanceamento de Links Usar recursos de balanceamento atravs de roteadores que permitem a utilizao de 2 ou mais links externos baratos (Speedy, Ajato, Virtua) ao invs da contratao de links carssimos (DIVEO, EMBRATEL). Em alguns casos, a troca de um link caro por 2 ou 3 baratos cria uma economia de 60% por ano. Leia mais em nossos produtos/servios: Venda de Roteador Balanceador Melhorar o uso do link de comunicao para a Internet. Diminuio do uso do link, implementando poltica de bloqueio de acesso sites indesejveis. Assim o link fica livre para finalidades mais nobres, como emisso de nota fiscal, troca de emails com seus clientes. Veja em Bloqueio de Sites e MSN. Implantao de servidor de correio interno Isto evitar que um link seja utilizado para envio de emails de um setor para outro dentro do prdio da empresa. Um email interno enviado ou recebido, independentemente do link de Internet estar ativo ou no. Veja sobre Correio Eletronico. Utilizar QOS para garantir a banda necessria para seus negcios Um link deve ter a capacidade de garantir que uma dada aplicao tenha seu nvel de comunicao garantida evitando que esta seja impactada por alta utilizao de acesso sites ou recebimento/envio de emails. Veja sobre Firewall Linux .

B)Diminuio do custo de Telefonia:

VOIP - Com os recursos atuais, possvel implementar uma soluo In House de VOIP seja para utilizar um provedor externo ou criar seu prprio provedor atravs de softwares open source, como LINUX/ASTERIX. O custo de ligao entre filiais cai para zero (obviamente h ainda o custo do link de Internet). Veja mais em Apoio tcnico em Telefonia Instant Messaging possvel liberar os ramais internos e tambm diminuir as ligaes telefnicas entre filiais, implementando um Servidor de Instant Messaging interno, onde todos os funcionrios internos e externos podem se comunicar entre si, sem gerar custos de ligao e tambm permitindo que os ramais internos possam ser utilizados para outras atividades. Veja em Instant Messaging Interno. Bilhetagem das ligaes Com utilizao de softwares com custo baixo, possvel integrar seu PABX a um controlador de ligaes feitas/recebidas. Em algumas empresas o custo de utilizao de telefones caiu 30% s com o aviso de que h algum tipo de controle. Ou atravs de equipamento especiais, integrar um ou mais celulares ao PABX e com isso fazer ligao celular para celular de qualquer ramal pr-existente. Veja mais em Apoio tcnico em Telefonia

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C)Diminuio do custo de Licenas

Uso de solues OPEN SOURCE possvel com algumas implementaes LINUX criar Servidores de Dados, com custo zero de licena. Esses servidores simulam um ambiente Windows em quase toda a sua totalidade (salvo se necessitar utilizar um banco de dados como o SQL Server). Veja sobre Solues Open Source Uso de Servidores de Terminais baseados em Windows XP- Com o XP Unlimited (que custo fixo) possvel que um sem-nmero de estaes compartilhem um nico computador com Windows XP/Office. Veja sobre Servidores de Terminais Uso de Suite Office OpenSource ou Google Apps - Com o advento do OpenOffice instalado em seu PC, totalmente grtis, possvel a abertura e criao de planilhas, documentos e apresentaes sem deixar a desejar ao Microsoft Office (com exceo do MS Access e algumas formataes/macros dentro do Excel). Tambm existe o GOOGLE Apps, que ao custo de US$50 ano por usurio (para uso corporativo) ou US$0 para uso pessoal, possvel usar uma sute de aplicativos, ter at 25Gb de mail (algo como seunome@suaempresa.com.br com auxilio da Google de segunda a segunda, 24 horas do dia), ferramentas antispam/antivirus e principalmente instalando pouca coisa em sua mquina (evitando gastos com hardware, backup etc..).

D)Diminuio de custo de Hardware:

Virtualizao Normalmente um Servidor tpico consome 20 a 25% de recursos, portanto possvel em alguns casos um Hardware simular 4 ou mais computadores. Com a utilizao de softwares especializados, possvel atualmente fazer um computador atuar como vrios servidores e com uma performance to boa quanto se esses computadores existissem efetivamente em separado. Veja uma explicao sobre Virtualizao de Servidores. Thin Client em conjunto com Servidores de Terminais ao custo inicial de uns R$520,00, possvel ter uma estao XP/Office com o mesmo resultado de uma estao de trabalho tpica de R$1.500. E a boa notcia que esses equipamentos no tem Hard Disk, ventoinhas o que diminui sensivelmente a incidncia de problemas de hardware ou viroses.O Thin client permite padronizao e centralizao, diminuindo o custo de manuteno tanto em hardware (previsto para durar 7 anos) ou software (no tem HD, fonte de alimentao, coolers). Veja sobre Thin Client e Servidor de Terminal. Tornar estaes antigas (486, Pentium 166, Pentium II, AMD 400mhz) em Thin Client ao custo inicial de uns R$200,00, possvel transformar um equipamento antigo em uma estao XP/Office utilizando flash-cards com sistemas operacionais autonomos. Um upgrade hoje em dia para poder utilizar um Windows XP ou Windows Vista, torna-se s vezes impraticavel, pois praticamente necessrio trocar tudo de dentro do PC. Investindo num Servidor de Terminais e transformando os 386/486 em Thin Client, certamente haver uma boa relao custo benefcio. Veja sobre Thin Client

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E)Outras diminuies de custo:

Terceirizao de mo de obra com o custo operacional sempre idntico e com as atividades tcnicas bem documentadas e previsveis, possvel adquirir algumas horas tcnicas a um custo inferior manuteno de um funcionrio interno. Em mdia um funcionrio de TI tem 30% de atividades reais tcnicas e 70% de tempo discricionrio (utilizado para pesquisas, descanso mental). Havendo uma boa organizao administrativa, possvel tornar os tais 30% de atividades tcnicas em blocos de horas semanais, para a execuo dessas atividades e somente pagar por essas horas. Principalmente em atividades no ligadas aos negcios da empresa (atendimento Windows, Office, conserto de PCs) Veja Terceirizao de Tcnicos, Atendimento Tcnico, Contrato de Manuteno Mensal Integrao de filiais com a utilizao de Servidores de Terminais na Matriz, e bons links de comunicao ligando-a s suas filiais, possvel centralizar todo o processamento num nico ponto. Isto evita custo com mo de obra tcnica especializada nas filiais e permite ao gestor ter certeza de que todos os dados e processos da empresa esto devidamente protegidos. Tambm a utilizao de servidores de terminais permite que seu funcionrio trabalhe em casa, economizando em transporte at sua empresa e com isso evitando o trnsito. Veja sobre Integrao de Filiais. Energia Eltrica - Padronizar as fontes de alimentao dos PCs convencionais, para aceitar o padro "Gerenciamento Avanado de Energia" (APM) e configurarem os respectivos softwares (Sistema Operacional/BIOS) para trabalharem em conjunto com o hardware. Tambm possvel economizar R$3.700/ano para um grupo de 10 PCs sendo substitudos por Thin Client. Veja Grfico na pgina:Comparativo de gasto de energia para Thin Client e PC convencional. Locao de Impressora A locao de impressora permite um melhor controle de custos (por exemplo 5.000 folhas mensais impressas custam R$250 com toner e manuteno embutidos) e em alguns casos possvel saber quantas folhas foram impressas por usurio. Pesquise mais sobre o trabalho da SMART UNION, para obter maiores informaes sobre em qu poderemos ajudar sua empresa, pois a hora da rea de TI repensar suas funes em relao s presses dos negcios. Caso voc queira fazer um resumo ou nos contactar, use o link Fale Conosco. Manteremos todo o sigilo e discrio necessrios.

Jos Cludio Claudelino

Smart Union Consultoria e Solues em Tecnologia

Diretoria de Tecnologia Tel: + 55 (11) 5096-2002 Ramal 216 Fax: + 55 (11) 5096-2002 joseclaudelino@smartunion.com.br

Antes de imprimir pense em seu compromisso com o Meio Ambiente e o comprometimento com os Custos.

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