MODULE I : PLANIFICATION DES RESSOURCES HUMAINES

INTRODUCTION

On observe une prise de conscience grandissante dans le domaine des technologies de linformation (TI) face limportance de la planification des ressources humaines. Les variations notables dans les carnets de commande et les difficults faire des prvisions moyen terme ont mis lpreuve la capacit des entreprises maintenir un niveau de personnel adquat. Les PME uvrant dans les TI font face des choix dchirants. Dun ct, elles doivent limiter le nombre de leurs employs pour assurer leur survie financire. De lautre, elles doivent pouvoir compter sur les meilleurs talents disponibles dans leur crneau dactivit si elles veulent esprer crotre et se distinguer face la concurrence. Dans ce contexte, la capacit dvaluer avec prcision les futurs besoins en main-duvre devient un lment crucial de llaboration des stratgies daffaires des entreprises en TI. Heureusement, les entrepreneurs peuvent dsormais compter sur un nombre grandissant de logiciels de planification et de gestion des ressources humaines pour les seconder dans cette tche stratgique. (Brown 2002)
Pour la majorit des entreprises du domaine des technologies de linformation, la planification des ressources humaines reprsente une fonction complexe en raison de la nature de leurs activits. Cependant, cet exercice peut devenir une tche haute valeur ajoute si elle est ralise de faon efficace. Plus importante charge dexploitation, la main-duvre reprsente pour plusieurs entreprises du secteur un facteur de succs dterminant. La qualit des produits et services offerts et la capacit de production en dpendent directement. Une planification adquate et une gestion claire de cette ressource sont donc essentielles. La planification de la main-duvre consiste en un ensemble dactivits dont lobjectif est dvaluer la demande et loffre de travail. La premire tape consiste examiner les divers facteurs qui influencent loffre de main-duvre sur le march et valuer les besoins en personnel de lorganisation court, moyen et long termes. Ainsi, il sera possible de coordonner les efforts pour disposer des ressources comptentes au bon endroit et au moment opportun, le tout afin datteindre les objectifs organisationnels.

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OBJECTIFS DE LA PLANIFICATION

Maximiser lutilisation des ressources humaines et assurer leur dveloppement continu Sassurer davoir la capacit de production ncessaire pour soutenir les objectifs organisationnels Coordonner les activits de ressources humaines avec les objectifs organisationnels Accrotre la productivit de lorganisation.

TAPES DE LA PLANIFICATION

2. Prvision des besoins en RH

1. Rflexion stratgique Analyse de lenvironnement laboration des objectifs organisationnels

4. Analyse de lcart

5. Planification des actions RH

3. Prvision de la disponibilit des RH

TAPE

RFLEXION

STRATGIQUE

La premire tape vise rflchir lavenir de lorganisation : que se passera-t-il dici deux ans ? Dici cinq ans ? Il sagit ensuite dlaborer un plan de dveloppement de la main-duvre qui comportera les actions ncessaires entreprendre afin datteindre les objectifs de croissance long terme. Lactivit de rflexion stratgique permet de faire le bilan de la situation actuelle. Ce bilan seffectue par lanalyse de lenvironnement externe. Lopration consiste identifier les lments qui influenceront le dveloppement de lorganisation et tablir un diagnostic de lenvironnement interne (voir tableau la page suivante). Lorganisation pourra alors identifier ses forces, ses avantages concurrentiels et les aspects quelle doit amliorer. Une telle dmarche de rflexion stratgique doit habituellement tre ralise chaque anne. Plusieurs instances de lentreprise doivent y participer. Elle peut tre orchestre par un consultant externe qui aura comme mandat danimer la discussion et dagir titre de facilitateur, ce qui permettra aux dirigeants de se concentrer sur les objectifs de lentreprise.

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Environnement interne Mission et valeurs Produits et services offerts Clientle vise Situation financire Forces et faiblesses de lentreprise Changements prvoir Dparts planifis Profil des employs actuels Etc.

Environnement externe March du travail Concurrence Avenir dans le secteur des technologies Rle de ltat dans le fonctionnement des entreprises des TI Attentes des clients Mobilit et profil de la main-duvre Etc.

partir dun portrait raliste de la situation actuelle, il est possible dimaginer une situation idale, un objectif souhaitable pour lavenir de lorganisation. partir de l, les dirigeants pourront identifier les orientations stratgiques et laborer les objectifs organisationnels : Objectifs de dveloppement Niveau de revenus et de bnfices prvus Taille de lorganisation souhaite (caractristiques de lquipe) Objectifs de reconnaissance de lorganisation Objectifs de qualit des produits et services Etc. RFRENCES UTILES

Pour en savoir plus...

Les prvisions de loffre de main-duvre sont difficiles anticiper et sont soumises bon nombre dincertitudes dont les conditions conomiques, les technologies, les besoins des clients et lvolution des marchs financiers. Voici quelques sources utiles pour aider tablir des prvisions en matire de ressources humaines. TECHNOComptences www.technocompetences.qc.ca Ce site peut vous aider planifier vos besoins de main-duvre. Vous pouvez y consulter une pliade dtudes sur les besoins en ressources humaines du secteur des technologies de linformation et des communications. Emploi-Qubec http ://emploiquebec.net/francais/imt/index.htm Ce site fournit un grand nombre dinformations sur le march du travail tant pour les employeurs que pour les travailleurs.

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TAPE 2

PRVISIONS

DES BESOINS EN RESSOURCES HUMAINES

Pour prvoir les besoins en matire de main-duvre, il faut dterminer comment se fera loprationalisation des objectifs stratgiques. Cette tape consiste identifier clairement le type de comptences, les ressources ncessaires lentreprise ainsi que le moment le plus appropri pour lembauche de personnel afin de mettre en uvre les actions qui permettront datteindre la situation idale, selon lchancier tabli. Les questions suivantes facilitent lidentification des besoins : Quelle fonction devrons-nous combler ? Comment les fonctions actuelles volueront-elles ? Quels types de comptences faudra-t-il ? De combien de personnes aurons-nous besoin pour effectuer le travail ? quel moment et pour combien de temps ? Au sein de leffectif actuel, y a-t-il des employs qui peuvent raliser le travail ? Avec du perfectionnement, y a-t-il des employs qui pourraient raliser le travail ? RFRENCE AUX OUTILS Modle de prvision de la demande de ressources humaines (Outil no 1, p. 18) Cet outil permet de dresser le portrait global des besoins de ressources humaines en fonction de chaque secteur de lentreprise, des titres demploi, des employs actuels et des prochaines embauches. Ce modle permet de colliger plusieurs informations utiles pour bien prvoir lavancement et la promotion du personnel en place. La personne qui a la responsabilit de la planification des ressources humaines a le mandat de recenser les besoins dans chaque secteur de lorganisation et de traiter linformation de manire dterminer le nombre de postes ncessaires pour atteindre les objectifs fixs lors de la rflexion stratgique. Le nombre de postes ncessaires est intimement li la capacit de production ou de prestation de services de lentreprise.

CONSEILS Capacit de production : dans la majorit des secteurs dactivit, des standards de capacit de production sont reconnus. Par exemple, dans lindustrie des services professionnels, il est tabli quune entreprise doit pouvoir compter sur un employ pour chaque tranche de 100 000 dollars de chiffre daffaires. Une entreprise de 10 employs (incluant tous les employs de ladministration, de la gestion, de la production, des ventes, etc.) devrait donc avoir un chiffre daffaires de un million de dollars. Dans le domaine des technologies de linformation, ce ratio varie entre 60 000 et 150 000 dollars avec une moyenne de 95 000 dollars de chiffre daffaires par employ, selon la nature des activits.
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Il est donc essentiel de pouvoir estimer sa capacit de production pour tre en mesure de planifier adquatement ses besoins en main-duvre.

Les ratios ont t calculs partir des sources suivantes : Les profils des petites entreprises, ministre des Finances, conomie et Recherche du Qubec http ://internet2.mic.gouv.qc.ca/Internet/ppe/PPEFrancais.nsf
Classement des entreprises en technologie de linformation , Journal Les Affaires, (pour les entreprises ayant un chiffre daffaires entre 500 000 et 15 millions de dollars), http ://www.lesaffaires.com/

TAPE 3

PRVISIONS

DE LA DISPONIBILIT DES RESSOURCES HUMAINES

Avant dembaucher de nouvelles ressources, il est recommand danalyser la disponibilit de leffectif actuel. En valuant les comptences disponibles et la mobilit du personnel en place, il est possible didentifier les employs qui sont dj en mesure de rpondre aux nouveaux besoins ou qui, aprs un perfectionnement appropri, seraient en mesure dy rpondre. Pour ce faire, il faut connatre les comptences et les habilets de tous les employs actuellement en poste. Pour chacun dentre eux, il faut connatre : son exprience professionnelle son rendement sa formation et ses qualifications ses champs dexpertise ses intrts, ses aspirations et ses projets de carrire ses activits dapprentissage russies. Cette analyse peut tre ralise lors de lvaluation du rendement de lemploy. Le suprieur immdiat profite dun moment privilgi avec lemploy pour explorer avec lui les possibilits de dveloppement de sa carrire.

TAPE 4

ANALYSE

DE LCART

Une fois les besoins et les disponibilits de main-duvre clairement tablis, il faut comparer ces informations afin de vrifier sil existe des carts. Cette tape consiste comparer le nombre de postes prvus (demande future) dans chaque catgorie demploi en tenant compte des exigences du poste avec le nombre demploys susceptibles dy rpondre (par avancement ou promotion). Lanalyse permettra ensuite de dterminer sil sagit dun cart quantitatif ou qualitatif (voir tableau la page suivante).

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cart quantitatif

On est en prsence dun cart quantitatif lorsquon constate : un manque de main-duvre, cest--dire que le nombre demplois disponibles au sein de lentreprise est suprieur au nombre de personnes comptentes pour combler le poste ; un surplus de main-duvre, cest--dire que le nombre de personnes qualifies est sensiblement suprieur au nombre de postes combler.

cart qualitatif

On est en prsence dun cart qualitatif lorsquon constate : que le personnel na pas les comptences et les habilets ncessaires pour combler les postes pourvoir; que le personnel est surqualifi par rapport aux postes pourvoir.

TAPE 5

PLANIFICATION

DES ACTIONS LIES AUX RESSOURCES HUMAINES

Lorsque le type dcart est bien tabli, il est plus facile de choisir les meilleures actions poser pour combler lcart constat. Voici les actions possibles mettre en uvre :

Type dcart
cart quantitatif

Actions
Embauche Programme de recrutement interne et externe Rduction (mise pied temporaire ou permanente)

cart qualitatif

Restructuration valuation de la performance Raffectation des ressources Apprentissage, formation et perfectionnement

Aprs avoir dtermin le type de stratgie mettre en place, un plan daction doit tre labor afin datteindre les buts et les objectifs fixs. Ce plan doit comporter les objectifs viss, les personnes responsables ainsi que les chances prvues pour chacune des actions de planification des ressources humaines. Quil sagisse de recrutement, dembauche ou simplement dobjectifs de formation et de perfectionnement des ressources dj en place, il convient de mettre par crit les actions entreprendre afin den assurer un suivi prcis.

RFRENCE AUX OUTILS Modle de plan daction pour la planification des ressources humaines (Outil no 2, p. 19) Cet outil permet de mettre par crit les actions poser par niveau de priorit afin dassurer un suivi efficace. Ce plan renferme donc les objectifs viss par les actions, les personnes responsables et lchancier prvu.

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RFRENCES UTILES

Pour en savoir plus...

CASCIO, W.F., J.W. THACHER, R. BLAIS. La gestion des ressources humaines, ditions de la Chenelire, 1999, 625 p. GRENSING-POPHAL, L. Songez-vous la relve ? , dans Effectif, vol. 6, no 1, janvier-fvrier-mars 2003. MARTEL, P. La premire comptence requise : tre stratgique , dans Effectif, vol. 4, no 5, novembre-dcembre 2001. PETIT, BELANGER, BENABOU, FOUCHER, BERGERON. La gestion stratgique et oprationnelle des ressources humaines, Montral, ditions Gatan Morin, 1993, 779 p. SABA, T. La gestion des carrires : un vrai dfi pour les annes 2000 , dans Effectif, vol. 3, no 3, juin-juillet-aot 2000.

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OUTIL no 1
MODLE DE PRVISION DE LA DEMANDE DE RESSOURCES HUMAINES
Catgorie demploi Gestion Titre de lemploi Directeur des ventes Directeur des finances et de ladministration Directeur des oprations Directeur de la R & D Ressources humaines Directeur des ressources humaines Agent de gestion des ressources humaines Conseiller en formation Soutien administratif Oprations Adjoint Rceptionniste Dveloppeur web Administrateur de bases de donnes Concepteur graphiste Ventes Vendeur Conseiller en marketing Designer Recherche et dveloppement Ingnieur 8 1 6 1 1 1 1 Effectifs actuels 1 1 Dparts prvus* Avancement Demande potentiel** future 1 1 1 1 1 1 1 1 Dsquilibre
Surplus Manque

Les chiffres du tableau servent dexemple. Ainsi, lentreprise compte actuellement huit dveloppeurs web. Lun dentre eux pourrait bnficier dune promotion interne. La demande future ne justifie que six postes de ce type. Rsultat : il y a un dveloppeur web en trop. La flche indique une possibilit davancement pour lagent de ressources humaines, qui pourrait ainsi devenir directeur des ressources humaines lorsque le poste souvrira.
*Dparts prvus : inscrire les prvisions de retraites, transferts, coupures de postes. **Avancement potentiel : inscrire le nombre demploys qui pourraient bnficier dun avancement dchelon ou dune promotion au cours des prochains mois.

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OUTIL no 2
MODLE DE PLAN DACTION POUR LA PLANIFICATION DES RESSOURCES HUMAINES
Priorit travailler Planifier efficacement les ressources humaines (disposer des expertises ncessaires au moment opportun) Diminuer lcart quantitatif Diminuer lcart qualitatif (augmenter les comptences) Responsables chance

Objectifs

ACTIONS OU MOYENS cart quantitatif 1- Embaucher un directeur des oprations a) Embauche pour les diffrentes tapes (Voir le module II) 2- Embaucher un agent de gestion des ressources humaines a) Embauche pour les diffrentes tapes (Voir le module II) 3- Mettre pied un dveloppeur web

Directeur gnral et agent des RH

Mars

Directeur des RH

Mai

Suprieur immdiat et directeur des RH

Aot

cart qualitatif 1- Former lagent de gestion des RH pour le poste de directeur des RH a) Formation avance en gestion b) Entranement la tche dans les fonctions de directeur des RH 2- Effectuer lentranement la tche du directeur des oprations 3- Effectuer lentranement la tche de lagent des RH 4- Donner une formation sur la gestion de projets au dveloppeur web ayant un potentiel davancement Directeur gnral et agent des RH Avril Mai

Directeur des RH Directeur des RH Agent des RH

Mars Mai Septembre

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