ORGANIZACIN PROFESIONAL DE EVENTOS

ASD CLASE 5

Lic. Guillermo Jos Pedrotti

PLANIFICACIN
Antonio Federico Moreno, defini que planear o planificar, en trminos generales podra concebirse como el desarrollo de un proceso de toma de decisiones anticipadas y coordinadas entre si, con vistas a alcanzar un objetivo predeterminado.

Planificacin
Entendemos entonces que el planeamiento es, en la prctica, "un curso de accin propulsado por una cadena de decisiones" y responde a la formulacin comn de: qu hacer; cmo hacerlo; cundo hacerlo; quin debe hacerlo; qu medios utilizar para hacerlo.

Caractersticas.
Comprensible, concreto y sencillo. Flexible y adaptable para poder ajustarse rpidamente a los cambios que puedan surgir antes, durante y despus del evento. Preparado y redactado de de forma tal que personas que no hayan participado de su elaboracin lo puedan comprender fcilmente, o sea que tenga secuencias lgicas.

Ventajas
Se tienen objetivos claros y definidos. Se establecen programas con metas para su alcance. Estimula la creatividad para hacer mejor uso de los recursos disponibles. Facilita el alcance progresivo de las metas planteadas y las revisiones prcticas y objetivas. Coordina y unifica esfuerzos.

Planificar y evaluar, revisando escenarios, precisando objetivos y evaluando avances, permite resolver problemas y obtener mejoras constantes en los resultados.

Planeacin en RRPP

INVESTIGACION Y DIAGNOSTICO
A.1.- BRIEF Nombre de la empresa. Actividad. Productos y/o servicios que comercializa. Publico al que apunta (target group): -pblico global + -pblico al que quiere apuntar el evento. Presupuesto con el que vamos a contar (parmetro crtico financiero). Aspiraciones (Imagen a posicionar). Conocer el tipo de evento (saber su intencin, su propsito, qu busca).. Base de datos. Probables sponsors o patrocinadores. Auspicios nominativos.

A.2.- ENTREVISTAS
Entrevistas con personalidades clave: Directivos. Lideres de opinin (formales e informales).

A.3.- INVESTIGACIONES DE MERCADO

Investigaciones motivacionales: Son de orden cuali-cuantitativo, en las que se buscan determinar los gustos, preferencias, deseos y motivaciones del pblico real y potencial.

A.4.- Anlisis de Fortalezas y debilidades (FODA).

Fortalezas: son las oportunidades, es todo lo que tenemos a favor (recursos econmicos, financieros, humanos y tecnolgicos, prestigio, base de datos, etc.) Debilidades: estn formadas por todos aquellos elementos o variables que no controlamos o controlamos parcialmente. Estas y/u otras investigaciones nos permitirn determinar el cuadro de situacin actual de la organizacin y la determinacin de los objetivos primarios y secundarios.

OBJETIVOS:
Proposicin que tiene:
Intencin: qu quiero realizar. Debe ser posible, creble y realizable. Proporcin o medida: cunto, se cuantifica la intencin. Plazo: cuando lo quiero realizar. Puede ser corto, mediano o largo plazo.

LA PLANIFICACIN GENERAL DE LOS EVENTOS DEBE INCLUIR:

Definicin de los objetivos generales y especficos. Las polticas generales. La temtica del evento. El perfil del grupo de organizadores, conferencistas y participantes. La estructura de organizacin y la definicin de funciones. La formacin, organizacin y programa del grupo de trabajo. Los procedimientos de trabajo. Formas de financiamiento, presupuestos y flujos de dinero. La contratacin de lugares y servicios. Los programas de actividades tcnicas, recreacin, acompaantes y especficos. La asignacin de responsabilidades y tiempos de ejecucin. Las proyecciones de ventas y beneficios. Las estrategias de comercializacin y difusin. El control de la aplicacin de recursos por actividad. Las alternativas de accin en caso de desviaciones del plan original. Posibles contingencias y soluciones. La capacitacin de los organizadores y personal de apoyo. La elaboracin y fijacin de mecanismos de supervisin, control y evaluacin. Elaboracin de la lista de seguimiento.

ESQUEMA GENERAL DE ORGANIZACIN DE EVENTOS

EL TRABAJO POR COORDINACIONES

Coordinacin General. Tcnica: Administrativa: Comercializacin y Difusin: Operaciones: Informacin y Relaciones Pblicas: Finanzas: Soporte:

COORDINACIN GENERAL: es la responsable de que se cumplan los objetivos y metas as como de administrar y ejecutar el evento. La funcin del coordinador general es dirigir y supervisar que los coordinadores de rea y su grupo cumplan con las obligaciones. El coordinador debe preguntar y responder cualquier cuestionamiento, saber qu, cundo, cmo, por qu y dnde, sobre cualquier detalle relacionado al evento.

TCNICA Proponer el tema general del evento. Planificar, elaborar y difundir el reglamento tcnico para de ponencias. Seleccionar, invitar, coordinar, programar y atender, la intervencin de los ponentes magistrales y de mesas de trabajo. Proporcionar informacin tcnica a los participantes. Coordinar e integrar la informacin y documentos tcnicos para su difusin. Captar, evaluar, aprobar, clasificar, seleccionar y distribuir, las ponencias por temas y mesas de trabajo. Organizar las mesas de trabajo. Coordinar la elaboracin y recopilacin de las conclusiones de cada una de las mesas de trabajo.

ADMINISTRATIVA Determinar e implantar los procedimientos necesarios. Coordinar la obtencin de los permisos y licencias. Elaborar el programa general de actividades. Elaborar el programa de actividades de los acompaantes. Elaborar la convocatoria para seleccionar y contratar sede. Coordinar la seleccin y contratacin de la sede. Coordinar la seleccin y contratacin del personal necesario. Coordinar el sistema de hospedaje. Coordinar el sistema de registros. Coordinar la seleccin y contratacin de los medios de transporte. Coordinar el sistema de alimentacin. Coordinar la seleccin de mens. Coordinar la seleccin y contratacin de espectculos, animadores, etc. Coordinar la contratacin de sistemas de financiacin.

COMERCIALIZACIN Y DIFUSIN Definir las estrategias de mercadotecnia y los programas de promocin, publicidad y difusin del evento. Coordinar la integracin de las fuerzas de ventas. Definir el costo de participacin del evento. Elaborar la carpeta promocional. Definir los medios de comunicacin a utilizar. Organizar y manejar las conferencias de prensa. Supervisar y coordinar la elaboracin de spots de radio, anuncios grficos y comerciales de TV. Programar las entrevistas para radio y televisin. Realizar el seguimiento de la difusin del evento.

OPERACIONES Coordinar los recursos humanos y materiales necesarios para la operacin. Coordinar la obtencin y funcionamiento del equipo necesario. Coordinar la integracin de los materiales para las mesas de trabajo. Coordinar la seleccin, distribucin y colocacin de los materiales en general. Supervisar, coordinar y definir la ubicacin de mdulos y sealizacin. Coordinar la rotulacin y distribucin de los documentos en general. Concertar, proporcionar, y controlar los servicios de carcter general. Definir el tipo y cantidad de escenografa y sealizacin en los inmuebles sede de actividades. Distribuir materiales. Supervisar el montaje. Coordinar todo lo necesario para proporcionar servicio mdico. Coordinar la seguridad. Coordinar la organizacin y realizacin de los simulacros. Coordinar el centro de operaciones.

INFORMACIN Y RRPP. Coordinar la invitacin a los diferentes participantes. Atender a los invitados especiales en cada una de las actividades. Coordinar el sistema de informacin y la ubicacin de los mdulos. Coordinar el servicio de edecanes/asistentes. Coordinar la ubicacin fsica de las promotoras durante las diferentes actividades. Coordinar y realizar la invitacin a los diferentes medios de comunicacin. Entregar a los medios de comunicacin informacin sobre el evento. Supervisar los servicios que se proporcionan en la sala de prensa. Elaborar la memoria del evento.

FINANZAS Integrar, elaborar y ejercer el presupuesto general. Coordinar la contabilidad general, la tesorera y las finanzas. Elaborar y controlar el flujo de dinero. Elaborar el presupuesto para montar e evento. Autorizar, programar y realizar el pago a proveedores. Controlar los recursos financieros. Solicitar apoyos financieros. Elaborar el catlogo de cuentas para elaborar el presupuesto de un evento. Presentar el informe financiero.

SOPORTE. INTERVIENE EN:

Trabajo sobre variables de servicios y prestigio integral del evento. Lugar y sede. Programa de trabajo. Personal. Presupuesto. Caractersticas de los mdulos. Pabellones. Inventaros. Mobiliarios. Software. Polticas de trabajo. Cierre del evento.