UNIVERSITATEA BABES-BOLYAI, CLUJ-NAPOCA, Facultatea de tiine Economice i Gestiunea Afacerilor

DOSAR DE PRACTIC
TRANZACII ECONOMICE INTERNAIONALE

Student, ADELINA-LUCIANA BRATU

UNIVERSITATEA BABES-BOLYAI, CLUJ-NAPOCA, Facultatea de tiine Economice i Gestiunea Afacerilor

Cuprins

1. CAPITOLUL 1 -> Caracterizarea general a activitii firmei 3 2. CAPITOLUL 2 -> Prezentarea specificului organizrii tranzaciilor economice internaionale . 5 3. CAPITOLUL 3 -> Principalele metode utilizate pentru protecia mpotriva riscurilor specifice tranzaciilor intenaionale . 7 4. CAPITOLUL 4 -> Eficiena afacerilor economice internaionale . 10 5. CAPITOLUL 5 -> Studii de caz ... 14

UNIVERSITATEA BABES-BOLYAI, CLUJ-NAPOCA, Facultatea de tiine Economice i Gestiunea Afacerilor

Capitolul 1 EBS ROMNIA

EBS Romnia s-a nfiinat n anul 2000 ca filial a unei companii din Germania. Pentru c aveau clieni din USA vnzrile au nceput s scad n anul 2001 din cauza atacurilor, puterea de cumprare a americanilor micorndu-se considerabil. n anul 2002 EBS Romnia devine firm de sine stttoare, primind n acelai an i primul lor client. Astzi EBS Romnia are aproximativ 400 de angajai i colaboratori externi, 2 sedii n Cluj, 2 n Bucureti, o filial la Sibiu i una la Braov. Grupul EBS i desfoara activitatea pe piaa vorbitoare de limba german, ns prin programul Clar Vision au ptruns i pe piaa romn. Grupul este format din: 1. Divizia internaional, care se ocup de Software Engineering, Software Services i SAP 2. Divizia naional, care se ocup cu Licene Clarvision ERP1 i SAP2, Licene tehnologii MS, SW Engineering, Aplication Management i suport, Consultan i dezvoltare Clarvision ERP, Consultan SAP i dezvoltare i Consultan tehnic. Din 2009 EBS a devenit partener cu SAP Romnia i au renunat la SAP AG, putnd astfel s vnd produsele SAP actualilor clieni i a celor poteniali. Printre clienii de renume enumerez Cinquent/BMW ( ei se ocup de problemele tehnice, mprind sau lsnd n totalitate unele proiecte cu EBS. Ebs este responsabil pentru 5 depozite. Problemele pot fi de 3 levele, iar ebs se ocupa de al treilea level, problema trebuind s fie rezolvat n max 15 min.), GIP/Statul German Actionar (ei se ocup de partea de salarizare), DocEssensis/ Comisia Europeana, Banca Centrala a Europei ( ei corecteaz i aranjeaz ce apare n documentele financiare) i muli alii.

Sistem de gestiune care se ncadreaz n companie i se muleaz n funcie de activitatea companiei, avnd mai multe module 2 Sistem de gestiune mai complex, concept pentru firmele mari i mijlocii

UNIVERSITATEA BABES-BOLYAI, CLUJ-NAPOCA, Facultatea de tiine Economice i Gestiunea Afacerilor

EBS ocup locul 9 printre cei mai buni angajatori din Romnia, fiind cel mai bun angajator din Transilvania. Angajaii socializeaz prin campionate interne de fotbal de mas i ah, excursii i drumeii, sport, tenis de mas etc. Angajaii sunt ajutai s se dezvolte, beneficind de acces la surse informaionale de specialitate prefereniale, cursuri de limba german, certificri finanate de firm, biblioteca EBS etc.

UNIVERSITATEA BABES-BOLYAI, CLUJ-NAPOCA, Facultatea de tiine Economice i Gestiunea Afacerilor

Capitolul 2
Departamentul de marketting al firmei EBS este mprit n dou pri, cel intern i cel extern. De departamentul intern de marketting se ocup doamna Rodica Popa, fiind responsabil pentru toate evenimentele care au loc pe plan intern i care promoveaz EBS. Dnsa se ocup de realizarea i promovarea materialului, organizeaz sponsorizrile, afie, stand cu bannere, facebook, revista EBS, seara URSUS, seara de film, picnic EBS, petrecerea EBS, de codul etic, care ajut la noii venii n firms neleag ce au de fcut i devin familiari cu atmosfera. Pentru EBS este foarte important s fie vizibili, motiv pentru care au un banner i la aeroport, lucru de care s-a ocupat tot doamna Rodica Popa. Sponsorizrile fac pate tot din responsabilitiile doamnei Popa, EBS sponsoriznd la momentul de fa CFR Cluj, Societatea Judeean de Tenis de Mas, Volei la U Cluj, Serviciu de ajutor maltez i FRCC. Departamentul de marketting extern este format din doamnele Delia Calici, Teodora Bucur, Daria Pinciu n Romnia i din domnii Thomas Sauer i Detleff Knot n Germania, ei avnd contact direct cu clienii din aceast ar. Pentru obinerea noilor clieni exist procedurii foarte bine puse la punct, pentru a-i mri ansele de reuit. Clieni sunt cutai din piaa vorbitoare de limba german i se caut pe dou direcii, direcia SAP i Non-SAP. SAP este un ERP, adic un program de gestiune complex, care ine toate evidenele unei firme, fiind format din 5 module, fiecare respectnd anumite necesiti ale clienilor. Acest program este unul foarte costisitor, rentndu-se doar la firmele foarte mari, motiv pentru care acestea sunt cutate pe Google sau Softguide. n momentul n care se gsete o firm se intr pe site-ul acesteia pentru a afla n ce condiii pot avea o legtur cu firma respectiv pentru dezvoltarea de noi aplicaii. n momentul n care se decide c firma respectiv trebuie contactat, se face mai nti o cercetarea de pia pentru a afla cu cine colaboreaz ei, de ce fel de angajai au nevoie i cu care firme mari ar putea ei da exemple c lucreaz. Dup deinerea acestor informaii se ncearc s se ia legtura direct cu managerul, deoarece secretara e posibil s tot refuze. Pentru a afla numrul de mobil al managerului exist site-ul xing.de, unde muli manageri au profil iar dac primeti accept la cererea de prietenie gseti numrul mobil, altfel va fi nevoie s se apeleze la central. n
5

UNIVERSITATEA BABES-BOLYAI, CLUJ-NAPOCA, Facultatea de tiine Economice i Gestiunea Afacerilor

timpul convorbirii trebuie s fie foarte ateni la exemplele care le dau, fiindc majoritatea datelor sunt confideniale. Dup prezentarea produsului, potenialilor clieni li se spune c cei doi domni le pot sta la dispoziie, iar doamnele din Romnia le programeaz ntlnirile sau edinele telefonice. La edinele telefonice iau parte i doamnele care au fcut posibil acea edin i i iau notie, pentru a nu pierde nici o informaie important. Pentru ca toate aceste lucruri s decurg bine au o aplicaie CRM n care se trec toate contractele i toate convorbirile, apar date de contact ale clienilor, persoana de contact iar la notie se trece ntreaga convorbire, cu data i or. Exist cazuri n care clienii doresc s vin n Romnia, iar aici sunt ntmpinai de domnul Metz, managerul EBS, beau o cafea mpreun iar apoi li se face un tur al firmei de ctre doamnele Delia i Teodora, avnd acces la toate birourile i putnd sta de vorb cu ndrumtorii echipei, pentru a afla mai multe informaii despre fiecare activitate. Dup acest tur are loc o edin unde doamna Delia face prezentarea firmei EBS, avnd grij ca exemplele date s aiba domenii asemntoare cu cele ale clientului. Tot n departamentul de marketting extern din Romnia se contureaz newsletter-urile, realizrile lor sunt postate pe site, pentru a fii cunoscute clienilor, CV-urile primite sunt introduse ntr-un template standard completat de ele, pentru a scoate n eviden atuurile angajailor.

UNIVERSITATEA BABES-BOLYAI, CLUJ-NAPOCA, Facultatea de tiine Economice i Gestiunea Afacerilor

Capitolul 3
n continuare descoperim principalele metode utilizate pentru protecia mpotriva riscurilor specifice tranzaciilor internaionale. Plile se fac n funcie de valuta produsului cumprat iar ncasarea va fi fcut n valuta preferat de client, factura emitndu-se astfel n valuta solicitat de client. Pentru cumprarea unui produs n cadrul firmei EBS se face mai nti o cerere la eful ierahic, iar dac aici se aprob cererea va merge mai departe la managerul general iar dac i aici va fi aprobat, atunci produsul va putea fi cumprat. Pentru ncasri EBS nu lucreaz cu o firm de recuperri ntruct ntrzierile au fost foarte rare iar ntrzierea maxim a fost de o sptmn, motiv pentru care se consider c nu este nevoie s angajeze o firm specializat n recuperri, fiindc riscul de a supra i de a pierde clientul este n asemenea situaii foarte probabil. Facturile furnizorilor sunt tampilate cu data la care sosesc la EBS, iar plata lor se face cu o zi nainte de termenul scadent. Exist un document Excel n care se trece data sosirii documentului, data scadent i data plii. Pentru aceste lucruri exist o persoan angajat, responsabil de toate intrrile i de plata acestora. Acest persoan verific zilnic care sunt plile din ziua curent i le achit. De asemenea se achit i proformele fiindc doar aa se primesc produsele solicitate. Documentul Excel arat astfel:

UNIVERSITATEA BABES-BOLYAI, CLUJ-NAPOCA, Facultatea de tiine Economice i Gestiunea Afacerilor

Pentru a cumpra sau vinde valut firma trebuie s aib un cont n Ron, care se deschide n momentul nfiinrii firmei. EBS are conturi att n RON, ct i n EUR, USD i CHR. Plile i ncasrile se fac prin transfer bancar, folosindu-se de cele mai multe ori internet banking-ul (vezi anexa 1). Pentru facturile externe se trimite clientului codul IBAN n valut i codul SWIFT3. Comisioanele sunt suportate att de clieni, ct i de ei. Pentru plile efectuate la caseriile bncilor se completeaz un ordin de plat, care este dovada plii, iar numerotarea lui este format astfel: prima cifr este luna, urmtoarele dou sunt zilele i ultimele sunt numerele de ordine din registrul de ordine. Plile pot fi fcute att n lei ct i n valut (vezi anexele 2.1 i 2.2). Pentru diferitele tipuri de pli ora limit de autorizare difer (vezi anexa 4). Prin internet banking cursul valutar poate fi licitat pe site-ul bncii (vezi anexele 3.1 i 3.2), ns suma minim licitat trebuie s fie de 20.000 EUR. La conturile bancare au acces doar dou persoane. Toate tranzacile bancare pot fi urmrite pe extrasele de cont, care pot fi emise zilnic, sptmnal sau lunar. Pe extrasele de cont apar ncasrile pe parte creditului i plile pe partea debitului (vezi anexe 5.1. 5.4.) O alt opiune a tranzacilor bancare este Construirea depozitelor (vezi anexele 6.1. i 6.2.). Tipul depozitelor difer la fiecare banc. Chiar i perioada depozitelor variaz de o sptmn pn la un an. Prin depozite n banc nelegem o sum de bani depus pe o perioad relativ scurt, de maxim un an, i pentru care se primete o anumit dobnd, care dup caz poate fi negociat. n momentul terminrii termenului depozitul ajunge la maturitate, iar dac nu este rennoit acesta trece n contul curent.. n contract e specificat preul i servicile prestate, iar contractul individual conine cerinele detaliate pentru fiecare proiect pentru a putea emite factura corect i uneori cerinele angajailor. Numele persoanei care este trecut n contract trebuie s fie cea care execut lucrarea, iar dac aceast persoan nu mai poate s se ocupe de proiectul respectiv atunci contractul individual se schimb. n contract se precizeaz ca majoritatea timpului de lucru va

Codul swift este format din 8 sau 11 caractere, acestea incluzand codul BIC al bancii, tara, locatia si codul sucursalei.

UNIVERSITATEA BABES-BOLYAI, CLUJ-NAPOCA, Facultatea de tiine Economice i Gestiunea Afacerilor

fi petrecut la sediul din Romnia i doar o parte din timp va fi petrecut la client, n unele cazuri fiind exprimat procentul. Pentru o bun desfurare a instalrii programului, viteza internetului este de asemenea specificat n contract. Contractele sunt ncheiate pe un anumit termen, iar dac acesta este nclcat exist anse de pierdere a contractului. Pentru delegaiile angajailor se stabilesc cheltuielile de transport, diurna cazarea, care poate fi de maxim 120 euro per noapte. i EBS are condii, cum ar fi c hotelul trebuie s aib minim 3 stele, pentru a e oferi angajailor minimul de confort. Programul de lucru al delegatului i zilele libere sunt de asemenea specificate n contract, iar n cazul neprimirii materialelor necesare pentru o bun desfurare a instalrii, clientul este obligat s plteasc angajatul. Programul dezvoltat n firm devine proprietatea clientului odat cu instalarea lui. Plata se face prin metoda paual lunar, indiferent de orele lucrate, zilnic sau n funcie de ore. Pentru ca emiterea facturii s fie corect, angajaii completeaz un timesheet (vezi anexa 8), care conine informaii despre firma la care lucreaz, intervalul orar, programul i modulul programului instalat. Facturile sunt trimise att n format electronic ct i prin pota clasic. Aceste clauze sunt specificate n contract, la punctul 9 (vezi anexa 7.1. pag. 6 i anexa 7.2. pag. 7). Pentru clieni confidenialitatea este foarte important, motiv pentru care exist interfoane la fiecare etaj ale sediilor EBS, iar confidenialitatea este specificat n contract. Termenul de plat este un punct foarte important al contractului, iar la ncheierea sa acesta poate fii rennoit sau ncheiat. Rezilierea contractului trebuie fcut n scris.

UNIVERSITATEA BABES-BOLYAI, CLUJ-NAPOCA, Facultatea de tiine Economice i Gestiunea Afacerilor

Capitolul 4

10

UNIVERSITATEA BABES-BOLYAI, CLUJ-NAPOCA, Facultatea de tiine Economice i Gestiunea Afacerilor

11

UNIVERSITATEA BABES-BOLYAI, CLUJ-NAPOCA, Facultatea de tiine Economice i Gestiunea Afacerilor

Capitolul 5

STUDIUL DE CAZ 1
Firma EBS presteaz servicii de gestiune, iar pentru ca programul s ajung n faza n care este instalat la client trebuie completate anumite formulare. ntruct numele clienilor este confidenial, pentru urmtoarea tranzacie va fi numit domnul Mueller. Doamna Daria Pinciu a luat legtura cu domnul Mueller i la convins c modulul 2 SAP este potrivit pentru firma sa, iar acesta a acceptat oferta. n acest caz s-a emis factura n avans:

Aceast factur n avans se emite pentru a se continua procedurile de programare a modulului n funcie de necesitile domnului Mueller, care nu sunt continuate dect dup plata acestei facturii. Plata se face prin urmtorul ordin de plat:

12

UNIVERSITATEA BABES-BOLYAI, CLUJ-NAPOCA, Facultatea de tiine Economice i Gestiunea Afacerilor

Programul este creat n proporie de 80% la sediul EBS din Cluj-Napoca , Str. Paris, Nr. 14 iar pentru instalarea sa se deplaseaz doamna Chiorean Viorica n Germania. ntruct este nevoit s plteasc diverse servicii, acesteia i se ncredineaz suma de 2000 de euro printr-o dispoziie de plat:

Dup instalarea programului se emite facture integral:

Dup 11 zile de la emiterea facturii clientul face plata acesteia. Ca dovad avem urmtorul ordin de plat nregistrat n contabilitatea EBS-ului:

13

UNIVERSITATEA BABES-BOLYAI, CLUJ-NAPOCA, Facultatea de tiine Economice i Gestiunea Afacerilor

Deoarece comisionele sunt suportate att de client, ct i de EBS, avem mai jos o plat de commision:

Moneda aleas de EBS pentru emiterea facturii este ntotdeauna cea preferat de client, iar domnul Mueller a ales Euro. ns furnizorii, salariile angajailor se pltesc n lei, astfel c suntem nevoii s facem schimb valutar:

14

UNIVERSITATEA BABES-BOLYAI, CLUJ-NAPOCA, Facultatea de tiine Economice i Gestiunea Afacerilor

Aceasta este o tranzacie de export de servicii. Toi aceti pai sunt parcuri pentru a exporta programul n Germania. Echipa care este responsabil de un proiect este aleas n funcie de modulul SAP-ului. n contract se specific ci membri fac parte din echip i ci dintre ei vor merge n delegaie.

15

UNIVERSITATEA BABES-BOLYAI, CLUJ-NAPOCA, Facultatea de tiine Economice i Gestiunea Afacerilor

STUDIUL DE CAZ 2
Plecarea unui coleg n delegaie implic mai multe tranzacii de import de servicii. Doamna Chiorean Viorica este coordonatoarea proiectului pentru domnul Mueller i ea pleac n Germania. Plecarea se face n data de 01.05.2011 din localitatea Cluj-Napoca cu avionul, prin compania Air Express SRL. Biletul este dus-ntors, ntoarcerea fiind fcut n data de 14.05.2011. Factura apare n anexa 9. Pentru aceast perioad doamna Chiorean este cazat la NH Hotels, beneficind de o camer i de micujul de jun. n data de 01.05.2011 firma EBS face o plat n avans n contul hotelului, pentru cheltuielile de cazare ale angajatei, n valoare de 1207 Euro (vezi anexa 10), ns banii nu sunt suficieni, motiv pentru care soldul final este de 208 Euro datoraii hotelului. Aa arat factura introdus n baza EBS de date:

ntruct la dispoziia angajatului nu este pus un mijloc de transport, aceasta este nevoit s circule cu autobuzul i cu taxi-ul. Biletele de autobuz si bonurile fiscale sunt aduse napoi n ara, pentru a fi decontate sau n cazul de fa, avnd n vedere c doamna Chiorean a primit suma de 2400 euro ca avans pentru delegaie (vezi anexa 12), pentru a fi justificat plata.

16

UNIVERSITATEA BABES-BOLYAI, CLUJ-NAPOCA, Facultatea de tiine Economice i Gestiunea Afacerilor

Dup finalizarea delegaiei, la ntoarcere, doamna Chiorean rmne cu o sum de banii din avansul restituit, care se returneaz la contabilitate printr-o dispoziie de ncasare (vezi anexa 13). Aa se introduce n contabilitatea firmei:

Dup ntoarcerea delegatului n ar se emite factura clientului, la care sunt adugate cheltuielile de deplasare ale delegatului (vezi anexa 14). La factur se adaug o anex, prin care clientul vede care au fost cheltuielile delegatului (vezi anexa 15).

17