CAPITULO 5 EL ENFOQUE MODERNO: CONCEPTOS Y SISTEMAS Y DE CONTINGENCIAS El enfoque de sistemas ofrece una base para la integracin al permitir visualizar

la organizacin total en interaccin con su ambiente y la conceptualizacin de las relaciones entre los componentes internos o subsistemas. Los sistemas representan el marco de referencia bsico para el desarrollo de puntos de vistas de contingencias sobre las organizaciones y su administracin. 1 TEORA GENERAL DE SISTEMAS En las ltimas dcadas esta teora ha servido como base para la integracin del conocimiento cientfico a travs de un amplio campo. Se ha definido un sistema como un todo unitario organizado, compuesto por dos o ms partes, componentes o subsistemas interdependientes y delineado por lmites identificables de su supra sistema ambiente. En la ciencia moderna, la teora general de sistemas es el punto de vista global desde el que se debern analizar todos los tipos de sistemas. Hay una distincin importante entre sistemas cerrados y sistemas abiertos. Los sistemas mecnicos y fsicos pueden ser considerados como cerrados en relacin con su ambiente. Por otro lado, los sistemas biolgicos y sociales no son cerrados, sino que estn en constante interaccin con el medio que los rodea.

1.1-

Difusin de la teora de sistemas

La teora general d sistemas representa la base para integrar y entender el conocimiento de una gran variedad de campos especializados. En muchos campos cientficos, la atencin en las ltimas dcadas ha sido puesta en enfoques analticos, de obtencin de datos y en enfoques experimentales, en reas muy especficas.

La economa moderna ha utilizado tambin cada vez ms el enfoque de sistemas. Los conceptos de equilibrio son fundamentales en el pensamiento econmico, y la base misma de este tipo de anlisis es la consideracin de subsistemas de un sistema total. La economa se esta alejando de los modelos estticos de equilibrio, aptos para los sistemas cerrados y avanza hacia consideraciones de equilibrio dinmico adecuadas para los sistemas abiertos.

La holstica es lo contrario del elementarismo, que considera al total como la suma de sus partes individuales. El punto de vista holstico es bsico para el enfoque de sistemas. En la teora tradicional de organizacin, as como en muchas de las ciencias, los subsistemas han sido estudiados separadamente, con la intencin de reunir despus las partes en un todo. El

enfoque de sistemas precisa que eso no es posible y que el punto de partida debe ser con el sistema total.

1.2-

Conceptos clave de la teora general de sistemas

Los conceptos generales han sido expuestos por muchos escritores. Reflejan una versin eclctica. Los conceptos claves se muestran a continuacin:

Subsistemas o componentes: Un sistemas esta compuesto de partes o elementos interrelacionados. Todo sistema tiene cuando menos dos elementos, y estos elementos estn interconectados.

Holismo, sinergia, organicismo y gestalt: El sistema puede ser explicado como una totalidad. Holstica es lo contrario al elementarismo, que considera el total como la suma de sus partes individuales.

Punto de vista de sistemas abiertos: Intercambian informacin, energa o material con su medio ambiente. Los sistemas sociales y biolgicos son inherentemente abiertos.

Modelo de entrada transformacin salida: El sistema abierto puede ser considerado como un sistema de transformacin, recibe varias entradas, la transforma de alguna manera, y exporta productos.

Limites de sistemas: Ayuda a entender la distincin entre los sistemas cerrados y los abiertos. El sistema cerrado tiene lmites rgidos e impenetrables, mientras que el sistema abierto tiene lmites permeables.

Entropa negativa: En un sistema cerrado, sujeto a las leyes de la fsica, el sistema se dirige hacia la entropa y la desorganizacin. En contraste, los sistemas abiertos dan la impresin de tener la tendencia contraria y avanzan hacia una mayor diferenciacin y un nivel ms a elevado de organizacin.

Estado estable, equilibrio y homestasis: El concepto de estado estable esta estrechamente relacionado con el de entropa negativa. Un sistema cerrado eventualmente debe lograr un estado de equilibrio con mxima entropa, sin embargo, un sistema abierto podra llegar a un estado en el que el sistema se mantiene en equilibrio dinmico por medio de flujo continuo de materiales, energa e informacin.

Retroalimentacin: Los productos o el proceso, el sistema es retroalimentado en forma de entrada al sistema, quiz con cambios en el proceso de transformacin y/o en los productos futuros.

Jerarqua: Un sistema esta integrado de subsistemas de menor orden y es tambin de un suprasistema, por tanto existe una jerarqua en los componentes del sistema.

Elaboracin Interna: Los sistemas abiertos dan la impresin de avanzar en direccin de una mayor diferenciacin, mayor desarrollo y un nivel de organizacin ms alto.

Bsqueda de objetivos mltiples: Los sistemas sociales y biolgicos dan la impresin de tener propsitos o fines mltiples.

Equifinalidad de los sistemas abiertos: La equifinalidad sugiere que los ciertos resultados podr ser alcanzados con diferentes condiciones iniciales y de distintas maneras. En este punto indica que las organizaciones sociales pueden lograr sus objetivos con entradas diversas y con actividades internas y variadas.

La equifiniladad de los sistemas sociales tiene una gran importancia para la administracin de organizaciones complejas. Una posicin de causa y efecto, al estilo sistema cerrado.

Las organizaciones sociales no son tan naturales como los sistemas fsicos o biolgicos; estn limitados, tienen una estructura, pero es la estructura de los sucesos mas que de los componentes fsicos, y no puede ser separado de los procesos del sistema

El concepto de lmites ayuda a entender la distincin entre los sistemas cerrados y los abiertos. El sistema cerrado tiene lmites rgidos e impenetrables, mientras que el sistema abierto tiene lmites permeables entre s y un suprasistema ms amplio. Los lmites fijan el mbito de las actividades de la organizacin. En un sistema fsico, mecnico o biolgico los lmites pueden identificarse. En una organizacin social, estos lmites no son fcilmente definibles y estn determinados primordialmente por las funciones y actividades de la organizacin. Dicha organizacin est caracterizada por lmites vagamente delineados y permeables. Muchos sistemas se desarrollaron mediante elaboracin interna: Un sistema cerrado, sujeto a las leyes de la fsica, el sistema se dirige hacia la entropa y la desorganizacin. Los sistemas abiertos dan la impresin de tener la tendencia contraria y avanzan hacia una mayor diferenciacin y un nivel ms elevado de la organizacin. Bertalanffy: En el desarrollo y la evolucin orgnicos, parece ocurrir una transicin hacia estados de mayor orden y diferenciacin. La tendencia hacia una creciente complicacin ha sido sealada como una caracterstica bsica de la vida, en contraposicin a la naturaleza inanimada. Hay una tendencia en la mayora de los sistemas sociales a elaborar sus actividades y a alcanzar niveles ms altos de diferenciacin y organizacin. Hay una tendencia entre las organizaciones complejas a lograr una mayor diferenciacin y especializacin entre los subsistemas internos. Otra caractersticas de los sistemas sociales es la equifinalidad. En los sistemas fsicos existe una relacin directa entre causa y efecto entre las condiciones iniciales y las finales. Los sistemas sociales y biolgicos operan diferente. La equifinalidad confirma que los resultados finales pueden lograrse en condiciones iniciales diferentes y de distintas maneras. Sugiere que la organizacin social puede lograr sus objetivos con principios diversos y con distintas actividades internas, de tal forma que el sistema social no est limitado por la simple relacin de causa y efecto de los sistemas cerrados.

La equifinalidad de los sistemas sociales es importante para la administracin de las organizaciones complejas. El administrador puede utilizar una diversidad de principios dentro de la organizacin, puede transformarlos de diversas maneras y puede lograr un resultado satisfactorio. Puede sugerir que la funcin de administracin no es necesariamente buscar una solucin ptima y precisa, sino ms bien tener disponible una variedad de alternativas satisfactorias.

Las organizaciones utilizan muchos de los conceptos descritos anteriormente. Es importante diferenciar que: 1. Las organizaciones sociales no son tan naturales como los fsicos o biolgicos; estn limitados, tienen una estructura de sucesos, ms que de componentes fsicos y no puede ser separada de los procesos del sistema. 2. Las organizaciones sociales son ideadas o creadas por seres humanos sugiere que pueden ser establecidas para cumplir una variedad infinita de objetivos y no siguen el mismo esquema de ciclo vital de nacimiento y madurez y muerte, cmo los sistemas biolgicos.

Katz y Kahn:

Estructuras sociales son esencialmente creadas. La gente inventa los complejos esquemas de comportamiento que pueden llamarse estructura social, y la gente crea la estructura social al aplicar esos esquemas de comportamiento. Muchas propiedades de los sistemas sociales no son perfectos. Pueden agrietarse, pero tambin puede superar en duracin por siglos a los organismos biolgicos que originalmente los crearon. El cemento que las mantiene unidas en esencialmente sicolgico, ms que biolgico. Los sistemas sociales estn cimentados en los hbitos, actitudes, percepciones, creencias, motivaciones y expectativas de los seres humanos

2- ENFOQUE DE SISTEMAS Y TEORA DE ORGANIZACIN

La teora de la organizacin tradicional utiliza un enfoque de sistema cerrado altamente estructurado. La teora moderna ha avanzado hacia el enfoque de sistema abierto. El trmino sistemas est siendo utilizado cada vez ms para referirse a mtodos de anlisis cientficos que son particularmente adaptados para desenmaraar la complejidad.

El socilogo George Homans utiliza conceptos de sistemas como la base para la investigacin emtica en grupos sociales. Desarroll un modelo de sistemas sociales adecuado para grupos pequeos y tambin para grandes organizaciones. Desde su punto de vista, una organizacin est formada por un sistema ambiental externo y un sistema interno de relaciones que son interdependientes. Hay 3 elementos en un sistema social : Las actividades : tareas que la gente desempea Las iteracciones : ocurren entre la gente que desempea estas tareas Los sentimientos : se desarrollan entre otras personas.

Estos elementos se refuerzan mutuamente, es decir las actividades conjuntas conducen a iteracciones y sentimientos comunes.

El enfoque de sistemas de planeacin programacin- presupuesto (SPPP) representa uno de los ejemplos ms importantes y completos de la aplicacin del enfoque de sistemas a la administracin de organizaciones complejas. SPPP utiliza un enfoque sistemtico que intenta establecer objetivos, desarrollar programas para su logro, considerar los costos y beneficios de varias alternativas y utilizar un proceso presupuestal que refleje las actividades del programa a largo plazo. En una sola cosa parecen estar de acuerdo ahora las diversas escuelas de anlisis organizacional : las organizaciones son sistemas, en realidad son sistemas abiertos. La teora de sistemas representa un nuevo paradigma para el estudio de las organizaciones como sistema abierto y su iteraccin con su medio ambiente. Esto ayuda a entender las interrelaciones entre los principales componentes de la organizacin : Sus objetivos, tecnologa, estructura y relaciones psicosociales. Ofrece un marco de referencia ms adecuado para la prctica administrativa.

3- LA ORGANIZACIN COMO UN SISTEMA ABIERTO

El sistema abierto est en constante iteraccin con su medio ambiente y logra un estado estable o equilibrio dinmico, al tiempo que retiene la capacidad para trabajar o la transformacin de energa. La supervivencia del sistema, en efecto no sera posible sin un proceso contnuo de flujo de entrada, transformacin y flujo de salida. Por ejemplo las organizaciones empresariales tienen entradas de la sociedad en forma de gente, materiales, dinero e informacin, las transforman en productos, servicios y recompensas para los miembros de la organizacin, lo suficientemente grandes para que sigan participando.

4-UN PUNTO DE VISTA DE SISTEMAS INTEGRADOS DE LAS ORGANIZACIONES

Se considera a la organizacin com o un sistema sociotcnico abierto integrado de varios subsistemas, com o se ilustra en la figura. La organizacin es la integracin y estructuracin de actividades humanas en torno de varias tecnologas. Las tecnologas afectan los tipos de entradas a la organizacin y lso productos que surgen del sistema, sin embargo el sistema social determina la efectividad y eficiencia en la utilizacin de la tecnologa. La organizacin interna puede ser vconsiderada como integrada por varios subsistemas importantes: Subsistema de Objetivos y valores : Subsistema tcnico : conocimiento necesario para el desempeo de las labores. Subsistema psicosocial : individuos y grupos de iteraccin. Comportamiento individual y motivacin, relaciones de funcin y posicin, dinmica de grupos y sistemas de influencia. Estas fuerzas crean el Clima Organizacional. La estructura se refiera a las tareas de la organizacin estn divididas (diferenciacin)y coordinadas (integracin), en un sentido formal la estructura est determinada por estatutos,

etc, La estructura en la organizacin representa la formalizacin de relaciones entre subsistemas tcnico y psicosocial. Subsistema administrativo: fijar obj, desarrollar planes estratgicos. Control, etc.

5-PUNTOS DE VISTA DE CONTINGENCIAS EN LAS ORGANIZACIONES Los puntos de vita de contingencia tienden a ser ms concretos y a racalcar las caractersticas y esquemas ms especficos de las interrelaciones entre subsistemas. Utilizando la perspectiva de sistemas se puede describir al punto de vista de contingencia :
El punto de vista de contingencia de la sorganizacione sy su administracin propone que una organizacin es un sistema compuesto por subsistemas y delimitado por lmites identificables con respecto al suprasistema que lo rodea. El punto de vista de contingencia busca entender las interrelaciones dentro y entre los subsistemas, as como entre la organizacin y su medio ambiente, y definir los esquemas de relaciones o configuraciones de variables. Subraya la naturaleza multivariable de las organizaciones y trata de entender en qu forma operan bajo condiciones variables y en circunstancias especficas. Los puntos de vista de contingencia estn finalmente dirigidos a sugerir diseos de organizacin y las acciones administrativas ms adecuadas a situaciones especficas

Los puntos de vista de contingencia representan un punto medio entre : 1) el punto de vista que hay principios universales de organizacin y administracin y 2) la perspectiva de que cada organizacin es nica y que cada situacin debe ser analizada separadamente. Una suposicin para ete punto de vista es que debe de haber congruencia entre la organizacin y su medio ambiente y entre los diversos subsistemas, la funcin administrativa esencial debe de ser MAXIMIZAR LA CONGRUENCIA. Esquemas de relaciones : 5.1 forma de organizain estable mecnica, es ms adecuada cuando se aplica : El medio ambiente es relativamente estable y seguro. Los objetivos estn bien definidos y se mantienen. La tecnologa es relativamente uniforme y estable. Hay actividades rutinarias y la productividad es el objetivo primordial. La toma de decisiones es programable y los procesos de coordinacin y control tienden a permitir un sistema jerrquico estructurado de manea estricta. 5.2 forma de organizacin adaptable-orgnnica: El medio ambiente es relativamente incierto e inestable Los objetivos son diversos y cambiantes

La tecnologa es compleja y dinmica Hay muchas actividades no rutinarias en las que son importantes la creatividad y la innovacin. Se utilizan procesos heursticos de toma de decisiones, el control y la coordinacin se producen mediante ajustes recprocos. El sistema es menos jerrquico y ms flexible.

6-PUNTOS DE VISTA DE CONTINGENCIA EN LA ADMINISTRACIN Los administradores con frecuencia dicen : La teora podr ser buena en general, pero nuestra organizacin es diferente. El objetivso de los puntos de vista de cotingencia en la prctica administrativa es responder a esas situaciones al ofrecer lineamientos apropiados para actuar. Los puntos de vista de contingencia reconocen tanto similitudes como diferencias entre las organizaciones. Los conceptos de sistemas y puntos de vista de contingencia no pueden ofrecer principios generales para administrar todas las organizaciones, pero s pueden servir como lineamientos importantes para el diagnstico de las organizaciones y acciones en situaciones especficas.