GUIA PARA LA IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA ISO 9001 + 14001

Diciembre 2011

CONTENIDO
1.- CARTA GANTT PARA LA IMPLEMENTACION PASO 1.- Capacitacin de gerentes y jefes de Departamento/Area sobre el sistema ISO 9001 + 14001 PASO 3.- Planificacin del desarrollo de la documentacin del sistema.PASO 4 .- Desarrollo y aplicacin de la documentacin PASO 5.- Capacitacin de Auditores Internos.PASO 6.-. Auditoras internas y acciones correctivas / preventivas 2.- DATOS DE REFERENCIA PARA ESTIMAR RECURSOS EN LAS ETAPAS DOCUMENTACION, IMPLEMENTACION Y AUDITORIAS INTERNAS.DE DESARROLLO DE

Pgina 3 4 19 40 44 45 48 51

3.- PROBLEMAS /BARRERAS PRINCIPALES EN LA IMPLEMENTACION DE SISTEMAS ISO 9000 +14001

GUIA PARA LA IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA ISO 9000+14001

1.- CARTA GANTT PARA LA IMPLEMENTACION La implementacin de un sistema ISO 9001 + 14001, contempla los pasos que se muestran en la siguiente Carta Gantt de Figura 1.- :

FIG. 1.Paso N 1 2 3 4 5 6

CARTA GANTT PARA LA IMPLEMENTACIN DE LAS ISO 9000 + 14001

MES MES
8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

Descripcin Capacitacin de gerentes y jefes de Departamento sobre el sistema ISO 9000 + 14001 Evaluacin de la situacin inicial de la empresa Planificacin del desarrollo de la documentacin para el sistema Desarrollo y aplicacin de la documentacin Capacitacin de auditores internos Auditoras internas y acciones correctivas y preventivas

PASO 1.- Capacitacin de gerentes y jefes de Departamento/Area sobre el sistema ISO 9001 + 14001 En este paso se realiza un Curso de capacitacin sobre: - Los requerimientos (clusulas) de las normas ISO 9001 e ISO 14001. Tablas 1.1 y 1.2 (Ver documentos en Power Point sobre las Normas ISO 9000 : WebTransparenciaISO9000Primera parte.ppt, WebTransparenciaISO9000Segunda parte.ppt , WebTransparenciaISO9000Tercera parte.ppt y sobre las Normas ISO 14001 : WebISO14001.ppt) Los 20 elementos de un sistema integrado ISO 9001+14001 y sus requisitos en base a las clusulas de las ISO 9001 y 14001. En la Figura 1.1 se muestran aquellos elementos que estn relacionados con la operacin de los Departamentos /Areas de la empresa y aquellos otros elementos que intervienen en la operacin y control del sistema SIG. ( Sistema Integrado de Gestin ) El cumplimiento de los requisitos de un sistema integrado ISO 9001 + 14001 mediante el desarrollo y aplicacin de su documentacin. ( Ver tabla 1.3, dnde aparecen los 20 elementos del sistema ISO 9001 + 14001 junto a los procedimientos, instrucciones de trabajo y formularios de tipo genrico que se disponen para el desarrollo de la documentacin : WebprocedimientosRev1.doc) El Mejoramiento Contnuo en base a los 20 elementos del sistema ISO 9000 + 14001. ( Ver Figura 1.2.- La Rueda del Mejoramiento Continuo de Deming : ruedamejcont.ppt y ANEXO 1.1 .- sobre el Mejoramiento continuo).

TABLA 1.1.- REQUERIMIENTOS Y ALCANCE DE LAS NORMAS ISO-9001, ISO-9002 E ISO-9003, EN SU VERSION DEL AO 2007.
TITULO DE LOS REQUERIMIENTOS
ISO 9001 9003

CLAUSULAS
ISO 9002

ISO

REQUERIMIENT OS DE LAS NORMAS ISO-9001-9002-

Responsabilidades gerenciales Sistema de Revisin calidad de Control del contrato Control Diseo de Adquisiciones Documentos Productos suministrados por el Identificacin y seguimiento del comprador Control de Producto Inspeccin y Ensayos Proceso Equipos de Inspeccin, Medicin Estado de y Ensayo Inspeccin y Control de Producto no Ensayo Acciones ConformeCorrectivas y Manipulacin, Preventivas Almacenamiento, Envasado Registros de y Despacho Auditoras Internas de Calidad Entrenamiento y Calidad Servicios Capacitacin Tcnicas Estadsticas

4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 4.12 4.13 4.14 4.15 4.16 4.17 4.18 4.19 4.20

4.1 4.2 4.3 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 4.12 4.13 4.14 4.15 4.16 4.17 4.18 4.19 4.20

4.1 4.2 4.5 4.6 4.8 4.9 4.10 4.11 4.12 4.13 4.14 4.15 4.16 4.17 4.18 4.20

TABLA 1.2.- REQUERIMIENTOS Y ALCANCE DE LA NORMA NChISO 14001 OF 1997 TITULO DE LOS REQUERIMIENTOS CLAUSULA

REQUERIMIENTOS DE LA NORMA ISO 14001

Requisitos generales 4.1 Poltica ambiental 4.2 Planificacin 4.3 Implementacin y operacin 4.4 Estructura y responsabilidad 4.4.1 Capacitacin, entrenamiento, conocimiento y competencia 4.4.2 Comunicacin 4.4.3 Documentacin del sistema de gestin ambiental 4.4.4 Control de documentos 4.4.5 Control de operaciones 4.4.6 Preparacin y respuesta ante situaciones de emergencia 4.4.7 Verificacin y accin correctiva 4.5 Monitoreo y medicin 4.5.1 No conformidad y acciones correctivas y preventivas 4.5.2 Registros 4.5.3 Auditoras ambientales 4.5.4 Revisin de gerencia 4.6

FIGURA 1.1 .ELEMENTO

EL SISTEM ISO9 0 +1 0 1yLA EM A 01 40 PRESA

N 3
Ttulo ENelemento.- LAS FU CIO ES del S ELEM TO PARA N N Clusulas de las ISO, en negro ISO 9000, en verde ISO 14001 Revisin del Contrato.4.3 + 4.4.6 + 4.4.7+ 4.5.1

CONTROL DEL SIG

Ventas

Responsabilidades Gerenciales.4.1 + 4.2 + 4.4.1 + 4.4.3 + 4.6

Si Se necesita Diseo? No Adquisiciones Produccin

6 7 8 9 20 10 11 12
Adquisiciones.- 4.6 * 4.4.6 +4.4.7 + 4.5.1 Producto suministrado por el cliente.- 4.7 + 4.4.6 + 4.4.7 + 4.5.1

Ingeniera

Control del Diseo.4.4 + 4.4.6 + 4.4.7 + 4.5.1

Sistema de Gestin.4.2 + 4.3 + 4.4.4

5
Identificacin del producto.- 4.8 + 4.4.6 + 4.4.7 + 4.5.1 Control del Proceso.- 4.9 + 4.4.6 + 4.4.7 + 4.5.1 Tcnicas Estadsticas.- 4.20 Inspeccin y Ensayos.- 4.10 Control del Equipo de Medicin y Ensayos.- 4.11 + 4.4.7 + 4.5.1 Estado de Inspeccin y Ensayos.- 4.12

Control de Documentos .4.5 + 4.4.5

14

Accin Correctiva y Preventiva 4.14 + 4.5.2

Control de Calidad

16
Control de Producto No Conforme.4.13 + 4.4.6 + 4.4.7 + 4.5.1

Control de Registros.4.16 + 4.5.3

No Producto Conform e? Si Em paque y Despacho Servicios Post - Venta 15 19 Disposicin 13

17

Auditoras Internas.4.17 + 4.5.4

, Manipulacin, Almacenaje, Preservacin, Empaque y Despacho.4.15 + 4.4.6 + 4.4.7 + 4.5.1 Servicios.- 4.19 + 4.4.6 +4.4.7 + 4.5.1

18

Capacitacin y Entrenamiento.4.18 + 4.4.2 8

TABLA 1.3.- PROCEDIMIENTOS GENERICOS PARA EL SISTEMA ISO 9001 + 14001 ELEMENTO REQUISITOS ( Clusulas de las Normas ) PROCEDIMIENTOS e INSTRUCCIONES DE TRABAJO DE TIPO GENERICO PARA CUMPLIR CON LOS REQUISITOS DEL SISTEMA
PSIG 1.1.- Equipos de Mejora PSIG 1.2.- Comunicaciones internas PSIG 1.3.- Comunicaciones externas PSIG 1.4.- Revisin de gerencia PSIG 2.1.- Preparacin de la documentacin ITSIG 2.1.1.- Instrucciones para el formato de los procedimientos e instrucciones de trabajo PSIG 2.2.- Planificacin de la calidad PSIG 2.3.- Planificacin ambiental PSIG 3.1.- Revisin del contrato PSIG 4.1.- Control y revisin del diseo PSIG 4.2.- Solicitud y notificacin de cambios de ingeniera PSIG 5.1.- Control de documentos y datos externos PSIG 5.2.- Distribucin y correccin al manual PSIG 6.1.- Adquisiciones

1. RESPONSABILIDA DES GERENCIALES 2. SISTEMA DE GESTIN

ISO 9001 ISO 14001 4.6 ISO 9001 ISO 14001

4.1 4.2 + 4.4.1 + 4.4.3 +

4.2 4.3 + 4.4.4

3. REVISIN DEL CONTRATO 4. CONTROL DEL DISEO 5. CONTROL DE DOCUMENTOS

ISO 9001 ISO 14001 ISO 9001 ISO 14001 ISO 9001 ISO 14001

4.3 4.4.6 + 4.4.7 + 4.5.1 4.4 4.4.6 + 4.4.7 + 4.5.1 4.5 4.4.5

6. ADQUISICIONES

ISO 9001 ISO 14001

4.6 4.4.6 + 4.4.7 + 4.5.1

TABLA 1.3.- ELEMENTOS DEL SISTEMA ISO 9001 + 14001 (continuacin)

ELEMENTO REQUISITOS ( Clusulas de las Normas ) PROCEDIMIENTOS e INSTRUCCIONES DE TRABAJO DE TIPO GENERICO PARA CUMPLIR CON LOS REQUISITOS DEL SISTEMA
PSIG 7.1.- Verificacin y control de productos suministrados por clientes PSIG 8.1.- Identificacin y trazabilidad de los productos PSIG 9.1.- Emisin de instrucciones para el control de los procesos PSIG 9.2.- Preparacin y respuesta a emergencias PSIG 9.3.- Mantencin preventiva PSIG 9.4.- Bloqueo y rotulacin PSIG 10.1.- Inspeccin y ensayos en recepcin PSIG 10.2.- Inspeccin y ensayos en proceso PSIG 10.3.- Inspeccin y ensayos finales PSIG 11.1.- Mantencin y calibracin del equipo de inspeccin y ensayo --------------------

7. PRODUCTO SUMINISTRADO POR EL CLIENTE 8. IDENTIFICACIN DEL PRODUCTO 9. CONTROL DEL PROCESO

ISO 9001 ISO 14001 ISO 9001 ISO 14001 ISO 9001 ISO 14001

4.7 4.4.6 + 4.4.7 + 4.5. 4.8 4.4.6 + 4.4.7 + 4.5.1 4.9 4.4.6 + 4.4.7 + 4.5.1

10. INSPECCIONE S Y ENSAYOS

ISO 9001

4.10

11. CONTROL DEL ISO 9001 EQUIPO DE ISO 14001 MEDICIN Y ENSAYO 12. ESTADO DE ISO 9001 INSPECCIONES Y

4.11 4.4.7 + 4.5.1 4.12

10

ENSAYOS 13. CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME 14. ACCIN CORRECTIVA Y PREVENTIVA

ISO 9001 ISO 14001 ISO 9001 ISO 14001

4.13 4.4.6 + 4.4.7 + 4.5. 4.14 4.5.2

PSIG 13.1.- Revisin y disposicin de producto no conforme PSIG 13.2.- Informacin de fallas PSIG 14.1.- Accin correctiva PSIG 14.2.- Accin preventiva

TABLA 1.3.- ELEMENTOS DEL SISTEMA ISO 9001 + 14001 (continuacin)

ELEMENTO REQUISITOS ( Clusulas de las Normas ) PROCEDIMIENTOS e INSTRUCCIONES DE TRABAJO DE TIPO GENERICO PARA CUMPLIR CON LOS REQUISITOS DEL SISTEMA
PSIG 15.1.- Manipulacin, almacenamiento, empacado, preservacin y despacho

15. MANIPULACIN, ALMACENAJE, PRESERVACIN, EMPAQUE Y DESPACHO 16. CONTROL DE REGISTROS 17. AUDITORAS INTERNAS 18. CAPACITACIN Y ENTRENAMIENTO

ISO 9001 ISO 14001

4.15 4.4.6 + 4.4.7 + 4.5.

ISO 9001 ISO 14001 ISO 9001 ISO 14001 ISO 9001 ISO 14001

4.16 4.5.3 4.17 4.5.4 4.18 4.4.2

PSIG 16.1.- Sistema de gestin para la mantencin de los registros del sistema de gestin PSIG 17.1.- Sistema de auditoras internas PSIG 18.1.- Evaluacin y entrega del entrenamiento ITSIG 18.1.1.- Instrucciones para el Plan de capacitacin y entrenamiento ITSIG 18.1.2.- Guia para la entrega de la

11

19. SERVICIOS

ISO 9001 ISO 14001

4.19 4.4.6 + 4.4.7 + 4.5.1

20. TCNICAS ESTADSTICAS

ISO 9001

4.20

capacitacin y entrenamiento PSIG 19.1.- Seguimiento del cliente PSIG 19.2.- Intercambio de informacin de la apertura y cierre de atencin al cliente PSIG 19.3.- Sistema de quejas de clientes PSIG 20.1.- Verificacin de la puesta en marcha de los procesos PSIG 20.2.- Control estadstico de los procesos PSIG 20.3.- Estudio de la capacidad del proceso PSIG 20.4.- Muestreo estadstico

FIGURA 1.2 .-

Elementos
1, 2, 3, 4, 6 7, 8, 9, 10, 11 12, 15, 19 20

EL Mejoramiento Continuo con el SISTEMA INTEGRADO DE GESTION ISO 9000 + 14001 Elementos planifique implement
Implemente el sistema integrado -proporcionando Control de producto capacitacin y no conforme -entrenamiento Revisiones de gerencia - Auditoras internas - Control de registros

Defina y planifique los procesos que participan en la produccin de bienes y servicios desarrollando su documentacin Acciones correctivas / preventivas y Control de mejore documentos

18

Elementos
14, 5

SIG ISO 9001 + ISO 14001

12

evale

Elementos
1, 13, 16, 17

ANEXO 1.1.- SOBRE EL MEJORAMIENTO CONTINUO DE LA PRODUCTIVIDAD En el sistema ISO 9000 + 14001 se ha concebido conseguir el mejoramiento continuo de la productividad mediante la aplicacin del ciclo propuesto por DEMING, Ver Figura 1.2, que tiene las 4 etapas : PLANIFICAR IMPLEMENTAR- EVALUAR MEJORAR. En cada etapa se utilizan las clusulas del sistema ISO 9000 + 14001 y los procedimientos correspondientes que se desarrollan para cumplir con los requisitos de cada clusula. PLANIFICAR :El sistema dispone de elementos, con requisitos de tipo genrico, cuyo propsito es cumplir con los requerimientos de los clientes y preservar el medio ambiente en aquellas actividades que la empresa realiza para la produccin de bienes y servicios. Estos elementos cuando se aplican a la empresa dan lugar al desarrollo de procedimientos e instrucciones de trabajo especficas, que en definitiva constituyen los planes de calidad y medioambientales para la produccin de los bienes /servicios en conformidad con los requisitos de calidad de los clientes y la proteccin del medio ambiente. Los elementos del sistema relacionados con la planificacin, son los siguientes: Elemento 1 Responsabilidades Gerenciales ( Polticas, Estructura del sistema y Responsabilidades, Comunicaciones) Elemento 2 Sistema de Integrado de Gestin ( Planificacin calidad y ambiental, Documentacin del sistema) Elemento 3 - Revisin del contrato Elemento 4 Control del diseo Elemento 6 Adquisiciones Elemento 7 Producto suministrado por el cliente Elemento 8 Identificacin del producto Elemento 9 Control del proceso Elemento 10 Inspeccin y ensayos Elemento 11 Control del equipo de medicin Elemento 12 Estado de inspeccin y ensayos Elemento 13 Control de producto no conforme Elemento 15 Manipulacin , Almacenaje, Preservacin, Empaque y Despacho Elemento 19 - Servicios

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IMPLEMENTAR : El sistema tambin dispone de un elemento clave, con su correspondiente procedimiento , para aplicar los planes de calidad y del medio ambiente anteriormente desarrollados mediante capacitacin y entrenamiento. En esta etapa el objetivo es que las actividades relacionadas con la produccin de bienes y servicios se hagan cumpliendo lo que se indica en los procedimientos donde se ha planificado su operacin. Para la implementacin se considera clave el: Elemento 18 Capacitacin y entrenamiento EVALUAR : El sistema requiere de evaluacin para conocer su desempeo. Con ese propsito se dispone de los siguientes elementos y sus correspondientes procedimientos : Elemento 1 - Responsabilidades gerenciales ( Revisin de la gerencia ) Elemento 13 Control de Producto no conforme + (GEFA Gestin de fallas) Elemento 16 Control de registros Elemento 17 Auditoras internas MEJORAR : Si en los procesos de evaluacin se detectan no conformidades, el sistema dispone para su mejoramiento de los siguientes elementos y sus correspondientes procedimientos: Elemento 5 Control de documentos Elemento 14 Acciones correctivas y preventivas

14

PASO 2.- Evaluacin de la situacin inicial de la empresa En este paso se evala la situacin de la empresa en relacin al cumplimiento de los requisitos del sistema ISO 9000 + 14001. Para realizar esta evaluacin se dispone de una lista de revisin con preguntas acerca del cumplimiento de los requisitos en cada uno de los 20 elementos del sistema ISO 9000 y 14001. ( Ver WebElemento1.doc a Elemento 20.doc) Mediante entrevistas a los Gerentes /Jefes de Area de la empresa y visitas a la planta se hacen las preguntas indicadas en las listas de revisin y se anotan sus respuestas. Finalizada la revisin, las respuestas al cuestionario son registradas en una Tabla Resumen. A continuacin, mediante un programa computacional relacionado con la tabla, se procesan los datos y se muestra en un grfico de barras, la situacin porcentual de cumplimiento de la empresa con relacin a cada elemento del Sistema de Gestin. En TABLA 2.1 y Figura 2.1 que siguen, se muestra una agenda tpica para la revisin y un grfico de barras con los resultados obtenidos en la revisin. Finalmente, se redacta un informe de Situacin Inicial de la empresa. (En Anexo 2.1.- se muestra un ejemplo).

15

TABLA 2.1.- AGENDA PARA LA REVISIN DE LA SITUACIN DE LA EMPRESA

Hora 9:00 9:15 9:30 Actividad / Revisin de los elementos del sistema ISO 9000+14001 Presentacin de los facilitadores de INTEC y del programa de la revisin Descripcin de la empresa, sus productos, estructura y procesos Gestin Gerencial/ 1 Responsabilidades Gerenciales 2 Sistema Integrado de Gestin 5 Control de Documentos 9 Control del Proceso para cumplir con los objetivos y las metas ambientales 14 Accin Correctiva y Preventiva 17 Auditoras Internas Recursos Humanos/ 18 Capacitacin y Entrenamiento 16 Control de Registros Ventas/ 3 Revisin del Contrato 7 Producto Suministrado por el Cliente 16 Control de Registros 19 Servicios Adquisiciones/ 6 Adquisiciones Facilitador Loreto Sotomayor Michael Fischer Jos Snchez Gerente General Loreto Sotomayor Michael Fischer Jos Snchez Personas que participan Gerente General y todos los gerentes (Jefes) de rea de la empresa Facilitadores INTEC Gerente General y jefaturas de apoyo que estime necesarias

11:30 12:00

Loreto Sotomayor Michael Fischer Jos Snchez Loreto Sotomayor Michael Fischer Jos Snchez

Gerente (Jefe) Recursos Humanos Gerente (Jefe) de Ventas

12:30

Loreto Sotomayor Michael Fischer Jos Snchez

Gerente (Jefe) de Adquisiciones

16

TABLA 2.1.- AGENDA PARA LA REVISIN DE LA SITUACIN DE LA EMPRESA (Continuacin)

Hora 14:30 Actividad / Revisin de los elementos del sistema ISO 9000+14001 Produccin/ 4 Control del Diseo 5 Control de Documentos 7 Producto Suministrado por el Cliente 8 Identificacin del Producto 9 Control del Proceso para fabricar el producto 10 Inspecciones y Ensayos 11 Control del Equipo de Medicin y Ensayos 12 Estado de Inspecciones y Ensayos 13 Control del Producto No Conforme 15 Manipulacin, Almacenaje, Preservacin, Empaque y Despacho 16 Control de Registros 20 Tcnicas Estadsticas Visita a Planta/ 8 Identificacin del Producto 9 Control del Proceso 10 Inspecciones y Ensayos (Recepcin, Proceso y Finales) 11 Control del Equipo de Medicin y Ens. 12 Estado de Inspecciones y Ensayos 13 Control de Producto No Conforme 14 Accin Correctiva y Preventiva Facilitador Loreto Sotomayor Michael Fischer Jos Snchez Personas que participan Gerentes (Jefes) de Ingeniera, Produccin y Control de Calidad

16:30

Loreto Sotomayor Michael Fischer Jos Snchez

Gerentes (Jefes) de Ingeniera, Produccin y Control de Calidad + Personal que realiza las actividades contempladas en los elementos del SIG que son revisados

15 Manipulacin, Almacenaje, Preservacin, Empaque y Despacho

17:30 18:00 Revisin de la informacin recogida por parte de los facilitadores de INTEC Presentacin de resultados y definicin del Organigrama para implementar el Sistema Integrado de Gestin Loreto Sotomayor Michael Fischer Jos Snchez Loreto Sotomayor Michael Fischer Jos Snchez ------------------------------Gerente General

17

Figura 2.1

SITUACION DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION (ISO 9001 +14001)

80% 70%

Po rce nta je de Av an ce

60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%

Elementos del SIG

.

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

1.- RESPONSABILIDADES GERENCIALES 2.- SISTEMA DE GESTIN 3.- REVISIN DEL CONTRATO 4.- CONTROL DEL DISEO 5.- CONTROL DE DOCUMENTOS 6.- ADQUISICIONES

. . . . . . . .

7.- PRODUCTO SUMINISTRADO POR EL CLIENTE 8.- IDENTIFICACIN DEL PRODUCTO 9.- CONTROL DEL PROCESO 10.- INSPECCIONES Y ENSAYOS . 11.- CONTROL DEL EQUIPO DE MEDICIN Y ENSAYO 12.- ESTADO DE INSPECCIONES Y ENSAYOS 13.- CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME

14.- ACCIN CORRECTIVA Y PREVENTIVA 15.- MANIPULACIN, ALMACENAJ E, PRESERVACIN, EM PAQUE Y DESPACHO 16.- CONTROL DE REGISTROS 17.- AUDITORAS INTERNAS 18.- CAPACITACIN Y ENTRENAMIENTO 19.- SERVICIOS 20.- TCNICAS ESTADSTICAS

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ANEXO 2.1.- EJEMPLO DE INFORME SOBRE SITUACIN DE LA EMPRESA RESPECTO A SU CUMPLIMIENTO CON LOS REQUISITOS DE LAS ISO 9000 + 14001.1.- .- Revisin inicial de la situacin de la empresa con respecto al SIG ( Sistema de Gestin Integrado) Esta revisin fue realizada el 2 de Julio de 1998 . En la Figura N1 que se adjunta se muestran los resultados de la revisin, para cada elemento del SIG, en % de avance con respecto al cumplimiento requerido por las ISO 9001 + 14001. En trminos globales: 1.1.- En los elementos que presentan un avance cercano y superior al 50% las prcticas existentes se acercan a lo requerido por el SIG. En esos elementos se detecta, principalmente, la necesidad de hacer el levantamiento por escrito de las prcticas de la Empresa mediante una documentacin que cumpla con los requerimientos de las normas ISO 9001 y 14001. 1.2.- En los elementos que se encuentran con un estado de avance evaluado en menos de un 40 % (entre el 6 y el 38%), su situacin se debe a prcticas que aunque en ocasiones se acercan a lo requerido por el SIG, estas no se aplican en forma sistemtica ni documentada. En los elementos con 0% de avance, no se han detectado prcticas que cumplan con los requerimientos de las normas ISO 9001 y 14001. Por tanto, para el conjunto de los elementos, mencionados en este punto 1.2, se detecta la necesidad de desarrollar, documentar e implementar los procedimientos que permitan cumplir con los requisitos de las normas ISO 9001 y 14001.

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PASO 3.- Planificacin del desarrollo de la documentacin del sistema.El desarrollo de la documentacin contempla la necesidad de las siguientes definiciones: - Organigrama para el desarrollo de la documentacin y su posterior implementacin asignando a los departamentos de la empresa sus responsabilidades con respecto a los 20 elementos del sistema integrado de gestin ISO 9000+14001. - Asignar tareas a los departamentos en base a un conjunto de procedimientos de tipo genrico disponibles para cada elemento del sistema ISO 9000 + 14001. - Definicin de Responsables para el desarrollo de la documentacin y su implementacin en cada Departamento. 3.1.- .- Organigrama para el desarrollo de la documentacin. 3.1.1.- Empresa con Organigrama de tipo convencional.En la siguiente Figura 3. 1, se muestra un organigrama tpico mediante el cual se muestran los departamentos que participan en el desarrollo de la documentacin en base a cada uno de los elementos del sistema integrado de gestin. Adems de los cargos de Gerentes o Jefes de rea que existen en la empresa y de la participacin de un consultor externo que facilite las tareas del desarrollo de la documentacin , el organigrama muestra la necesidad de contar con 2 cargos adicionales que se consideran imprescindibles, y de un Consejo del Sistema Integrado de Gestin A continuacin se describen esas nuevas funciones . El Representante de gerencia.Ambas Normas las ISO 9000 y 14001 establecen como requisito que la gerencia ejecutiva designe a un miembro de la propia gerencia, quien independientemente de otras responsabilidades, debe tener autoridad definida para : a) asegurar que se ha establecido, se ha implementado y se mantiene un sistema de calidad de acuerdo a las Normas ISO 9000 y 14001, e b) informar sobre el comportamiento del sistema de gestin a la gerencia para efectos de revisin y como base para el mejoramiento del sistema de gestin

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El Gerente o Jefe de Aseguramiento de la Calidad y del Medio Ambiente ( JACMA).Para el mejoramiento del sistema se presenta la necesidad de contar con una persona que sea independiente de las reas o departamentos de la empresa, dnde se realizan las actividades relacionadas con la produccin de bienes y servicios, para que se haga cargo de los elementos relacionados con evaluaciones y acciones correctivas y preventivas y de los que aparecen relacionados con el control de los documentos para lograr un control centralizado ( Elementos 5, 13, 14, 16 y 17). El Consejo del Sistema Integrado de Gestin.Para la coordinacin y evaluacin de las tareas y actividades que presenta el desarrollo, implementacin y operacin del Sistema de Gestin se recomienda que los integrantes del Organigrama de Figura 3.1, constituyan un Consejo de manera que a travs de reuniones perodicas se haga cargo de la coordinacin y evaluacin del Sistema Integrado de Gestin durante su desarrollo y operacin.

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FIGURA 3.1
ORGANIGRAMA DE RESPONSABILIDADES PARA LA IMPLEMENTACIN DEL SIG ( SISTEMA INTEGRADO DE GESTION )

GERENTE GENERAL

REPRESENTANTE DE GERENCIA

FACILITADOR ( CONSULTOR)

CONSEJO SIG Coordinacin y evaluacin evaluacinyEvaluaci n peridica

GERENTE / JEFE VENTAS

GERENTE / JEFE ADQUISICIONES

GERENTE / JEFE PRODUCCIN

GERENTE / JEFE INGENIERIA

GERENTE / JEFE RECURSOS HUMANOS :

GERENTE / JEFE CALIDAD Y MEDIO AMBIENTE :

22

3.1.2.- Empresa organizada en forma diferente o con Departamentos que tienen otros nombres En estos casos se procede a registrar la organizacin que realmente tiene la empresa. Departamentos/ Funciones de la empresa Representante de Gerencia Ventas Adquisiciones Produccin Ingeniera Recursos Humanos Jefe de la Calidad y Medio Ambiente Aadir

Eliminar

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3.2 .- Asignacin de los elementos del Sistema integrado de gestin a los departamentos/funciones existentes en la empresa A continuacin se procede a distribuir la responsabilidad principal de los elementos del SIG entre las reas /departamentos de la empresa , segn los objetivos de cada uno de los elementos del sistema ( Ver Figura 1.1 y Anexo 1 sobre el mejoramiento contnuo). En el ejemplo que sigue haremos esa asignacin considerando una empresa organizada segn la Figura 3.1 Representante de gerencia Elementos del SIG, asignados
1.- Responsabilidades gerenciales 2.- Sistema Integrado de Gestin
MOVER

Elementos del SIG, no asignados

3.- Revisin del contrato 4.- Control del diseo 5.- Control de documentos 6.- Adquisiciones 7.- Producto suministrado por el cliente 8.- Identificacin del producto 9.-Control del proceso 10.- Inspeccin y ensayos 11.- Control del equipo de medicin 12.-Estado de inspeccin y ensayos 13.- Control de producto no conforme 14.- Accin correctiva y preventiva 15.- Manipulacin, almacenaje, preservacin , empaque y despacho 16.- Control de registros 17.- Auditoras internas 18.- Capacitacin y entrenamiento 19.- Servicios 20.- Tcnicas estadsticasno asignados Elementos del SIG,

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Ventas Elementos del SIG, asignados

3.- Revisin del contrato 19.- Servicios MOVER

Elementos del SIG, no asignados

4.- Control del diseo 5.- Control de documentos 6.- Adquisiciones 7.- Producto suministrado por el cliente 8.- Identificacin del producto 9.-Control del proceso 10.- Inspeccin y ensayos 11.- Control del equipo de medicin 12.-Estado de inspeccin y ensayos 13.- Control de producto no conforme 14.- Accin correctiva y preventiva 15.- Manipulacin, almacenaje, preservacin , empaque y despacho 16.- Control de registros 17.- Auditoras internas 18.- Capacitacin y entrenamiento 20.- Tcnicas estadsticas

25

Adquisiciones Produccin Elementos del SIG, asignados

6.- Adquisiciones 7.- Producto suministrado por el cliente MOVER

Elementos del SIG, no asignados

4.- Control del diseo 5.- Control de documentos 8.- Identificacin del producto 9.-Control del proceso 10.- Inspeccin y ensayos 11.- Control del equipo de medicin 12.-Estado de inspeccin y ensayos 13.- Control de producto no conforme 14.- Accin correctiva y preventiva 15.- Manipulacin, almacenaje, preservacin , empaque y despacho 16.- Control de registros 17.- Auditoras internas 18.- Capacitacin y entrenamiento 20.- Tcnicas estadsticas

26

Elementos del SIG, asignados

8.- Identificacin del producto 9.-Control del proceso 15.- Manipulacin, almacenaje, preservacin , empaque y despacho 20.- Tcnicas estadsticas MOVER

Elementos del SIG, no asignados

4.- Control del diseo 5.- Control de documentos 10.- Inspeccin y ensayos 11.- Control del equipo de medicin 12.-Estado de inspeccin y ensayos 13.- Control de producto no conforme 14.- Accin correctiva y preventiva 16.- Control de registros 17.- Auditoras internas 18.- Capacitacin y entrenamiento

Ingeniera

27

Elementos del SIG, asignados

4.- Control del diseo MOVER

Elementos del SIG, no asignados

5.- Control de documentos 10.- Inspeccin y ensayos 11.- Control del equipo de medicin 12.-Estado de inspeccin y ensayos 13.- Control de producto no conforme 14.- Accin correctiva y preventiva 16.- Control de registros 17.- Auditoras internas 18.- Capacitacin y entrenamiento

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Recursos Humanos Elementos del SIG, asignados

18.- Capacitacin y entrenamiento MOVER

Elementos del SIG, no asignados

5.- Control de documentos 10.- Inspeccin y ensayos 11.- Control del equipo de medicin 12.-Estado de inspeccin y ensayos 13.- Control de producto no conforme 14.- Accin correctiva y preventiva 16.- Control de registros 17.- Auditoras internas

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Aseguramiento de la Calidad y del Medio Ambiente Elementos del SIG, asignados

5.- Control de documentos 10.- Inspeccin y ensayos 11.- Control del equipo de medicin 12.-Estado de inspeccin y ensayos 13.- Control de producto no conforme 14.- Accin correctiva y preventiva 16.- Control de registros 17.- Auditoras internas
MOVER

Elementos del SIG, no asignados

30

Terminada la asignacin de los elementos del SIG a las Areas/Departamentos de la industria la organizacin queda entonces segn la GENERAL siguiente Figura 3.2.-

GERENTE

FIGURA ELEMENTOS Y RESPONSABILIDADES PARA 3.2 LA IMPLEMENTACIN DEL

SIG ( SISTEMA INTEGRADO DE GESTION )

REPRESENTANT E DE GERENCIA ELEMENTOS 1.: Responsabilidade gerencial s 2.- es Sistema integrado de gesti n

FACILITADOR ( CONSULTOR )

CONSEJO SIG y Coordinacin evaluacinyEvalua cin peridica evaluacin

GERENTE / JEFE VENTAS ELEMENTOS : 3.- Revisin del contrat o 9.1 Servicios

GERENTE / JEFE ADQUISICIONES ELEMENTOS : 6.Adquisiciones 7.Producto suministrado por el client e

GERENTE / JEFE PRODUCCIN ELEMENTOS : 8.Identificacin del producto 9.- Control del proces o 5.1 Manipulacin, almacenaj e, preservaci n, empaque y espach d o 0.2 Tcnicas estadstic as

GERENTE / JEFE INGENIERIA ELEMENTOS : 4.- Control del diseo GERENTE / JEFE CALIDAD Y MEDIO AMBIENTE ELEMENTOS : 5.- Control documento de 1 s 0.- Inspeccin y nsayo e s

GERENTE / JEFE RECURSOS HUMANOS ELEMENTOS : 18.- Capacitacin yntrenamient e o

11.- Control del 31 de medicin y equipo ensayos 12.- Estadoy inspeccin registro 17.- Auditoras internas de preventiv ensayos no s 16.14.- Accin producto 13.- Control interna a

3.3.- Asignar tareas a los departamentos en base a procedimientos de tipo genrico disponibles para cada elemento del sistema SIG. Terminada la asignacin de los elementos del SIG a las reas/ departamentos de la empresa , se contina con la determinacin de los procedimientos que cada rea / departamento tendr que desarrollar para cumplir con los requisitos establecidos por las Normas ISO 9000 + 14001 en cada elemento del sistema SIG. Para la asignacin de estas tareas se utiliza la informacin detallada en la TABLA 3.3.1. A continuacin , a manera de ejemplo se realiza esta asignacin de tareas para el Representante de gerencia , al cual se la han asignado ( Ver punto 3.2 anterior) los elementos 1 y 2 del sistema. En base a la Tabla 3.3.1. el Representante de gerencia queda con los procedimientos que se detallan en la Tabla 3.3.2 TABLA 3.3.2.- ELEMENTOS Y PROCEDIMIENTOS ASIGNADOS AL REPRESENTANTE DE GERENCIA

TABLA 3.3.1.-

ELEMENTOS DEL SISTEMA ISO 9001 + 14001) Y SUS PROCEDIMIENTOS GENERICOS

PROCEDIMIENTOS e INSTRUCCIONES DE TRABAJO DE TIPO GENERICO PARA CUMPLIR CON LOS REQUISITOS DEL SISTEMA SIG

Elementos asignados 1.- Responsabilidades gerenciales 2.- Sistema de gestin

ELEMENTO

1. RESPONSABILIDA DES GERENCIALES 2. SISTEMA DE GESTIN 3. REVISIN DEL PSIG 3.1.- Revisin del contrato CONTRATO 4. CONTROL DEL PSIG 4.1.- Control y revisin del diseo DISEO PSIG 4.2.- Solicitud y notificacin de cambios de ingeniera 5. CONTROL DE PSIG 5.1.- Control de documentos y datos DOCUMENTOS externos

MOVER

Procedimientos asignados PSIG 1.1.- Equipos de Mejora PSIG 1.2.- Comunicaciones internas PSIG 1.3.- Comunicaciones externas PSIG 1.4.- Revisin de gerencia PSIG 2.1.- Preparacin de la documentacin ITSIG 2.1.1.- Instrucciones para el formato de los procedimientos e instrucciones de trabajo PSIG 2.2.- Planificacin de la calidad PSIG 2.3.- Planificacin ambiental

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6. ADQUISICIONES 7. PRODUCTO SUMINISTRADO POR EL CLIENTE

PSIG 5.2.- Distribucin y correccin al manual PSIG 6.1.- Adquisiciones PSIG 7.1.- Verificacin y control de productos suministrados por clientes

TABLA 3.3.1.- (Continuacin)

ELEMENTO PROCEDIMIENTOS e INSTRUCCIONES DE TRABAJO DE TIPO GENERICO PARA CUMPLIR CON LOS REQUISITOS DEL SISTEMA SIG

8. IDENTIFICACIN DEL PRODUCTO 9. CONTROL DEL PROCESO

10.INSPECCIONES Y ENSAYOS

11.CONTROL DEL EQUIPO DE MEDICIN Y ENSAYO 12. ESTADO DE -------------------INSPECCIONES Y ENSAYOS 13. CONTROL DE PSIG 13.1.- Revisin y disposicin de

PSIG 8.1.- Identificacin y trazabilidad de los productos PSIG 9.1.- Emisin de instrucciones para el control de los procesos PSIG 9.2.- Preparacin y respuesta a emergencias PSIG 9.3.- Mantencin preventiva PSIG 9.4.- Bloqueo y rotulacin PSIG 10.1.- Inspeccin y ensayos en recepcin PSIG 10.2.- Inspeccin y ensayos en proceso PSIG 10.3.- Inspeccin y ensayos finales PSIG 11.1.- Mantencin y calibracin del equipo de inspeccin y ensayo

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PRODUCTO NO CONFORME 14. ACCIN CORRECTIVA Y PREVENTIVA 15. MANIPULACIN, ALMACENAJE, PRESERVACIN, EMPAQUE Y DESPACHO 16. CONTROL DE REGISTROS

producto no conforme PSIG 13.2.- Informacin de fallas PSIG 14.1.- Accin correctiva PSIG 14.2.- Accin preventiva PSIG 15.1.- Manipulacin, almacenamiento, empacado, preservacin y despacho

PSIG 16.1.- Sistema de gestin para la mantencin de los registros del sistema de gestin

TABLA 3.1.- (Continuacin) ELEMENTOS DEL SISTEMA ISO 9001 + 1400 Y SUS PROCEDIMIENTOS GENERICOS
ELEMENTO PROCEDIMIENTOS e INSTRUCCIONES DE TRABAJO DE TIPO GENERICO PARA CUMPLIR CON LOS REQUISITOS DEL SISTEMA SIG

17. AUDITORAS PSIG 17.1.- Sistema de auditoras internas INTERNAS 18. CAPACITACIN Y PSIG 18.1.- Evaluacin y entrega del ENTRENAMIENTO entrenamiento ITSIG 18.1.1.- Instrucciones para el Plan de capacitacin y entrenamiento ITSIG 18.1.2.- Guia para la entrega de la capacitacin y entrenamiento 19. SERVICIOS PSIG 19.1.- Seguimiento del cliente PSIG 19.2.- Intercambio de informacin de la apertura y cierre de atencin al cliente PSIG 19.3.- Sistema de quejas de clientes

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20. TCNICAS ESTADSTICAS

PSIG 20.1.- Verificacin de la puesta en marcha de los procesos PSIG 20.2.- Control estadstico de los procesos PSIG 20.3.- Estudio de la capacidad del proceso PSIG 20.4.- Muestreo estadstico

En las siguientes Tablas, se muestra el resultado de la asignacin de los procedimientos asignados al resto de las reas/ departamentos de la empresa con el Organigrama de la Figura 3.1 TABLA 3.3.3.- ELEMENTOS Y PROCEDIMIENTOS ASIGNADOS A VENTAS
Elementos asignados
3.- Revisin del contrato 19.- Servicios

Procedimientos asignados

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 PSIG 3.1.- Revisin del contrato PSIG 19.1.- Seguimiento del cliente PSIG 19.2.- Intercambio de informacin de la apertura y cierre de atencin al cliente PSIG 19.3.- Sistema de quejas de clientes

TABLA 3.3.4.- ELEMENTOS Y PROCEDIMIENTOS ASIGNADOS A ADQUISICIONES

Elementos asignados
6.- Adquisiciones 7.- Producto suministrado por el cliente

Procedimientos asignados PSIG 6.1.- Adquisiciones PSIG 7.1.- Verificacin y control de productos suministrados por clientes

TABLA 3.3.5.- ELEMENTOS Y PROCEDIMIENTOS ASIGNADOS A PRODUCCION

Elementos asignados
8.- Identificacin del producto 9.-Control del proceso 15.- Manipulacin, almacenaje, preservacin , empaque y despacho 20.- Tcnicas estadsticas

Procedimientos asignados

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PSIG 8.1.- Identificacin y trazabilidad de los productos PSIG 9.1.- Emisin de instrucciones para el control de los procesos PSIG 9.2.- Preparacin y respuesta a emergencias PSIG 9.3.- Mantencin preventiva PSIG 9.4.- Bloqueo y rotulacin PSIG 15.1.- Manipulacin, almacenamiento, empacado, preservacin y despacho PSIG 20.1.- Verificacin de la puesta en marcha de los procesos PSIG 20.2.- Control estadstico de los procesos PSIG 20.3.- Estudio de la capacidad del proceso PSIG 20.4.- Muestreo estadstico

TABLA 3.3.6.- ELEMENTOS Y PROCEDIMIENTOS ASIGNADOS A INGENIERIA

Elementos asignados
4.- Control del diseo

Procedimientos asignados PSIG 4.1.- Control y revisin del diseo PSIG 4.2.- Solicitud y notificacin de cambios de ingeniera

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TABLA 3.3.7.- ELEMENTOS Y PROCEDIMIENTOS ASIGNADOS A RECURSOS HUMANOS

Elementos asignados
18.- Capacitacin y entrenamiento

Procedimientos asignados PSIG 18.1.- Evaluacin y entrega del entrenamiento ITSIG 18.1.1.- Instrucciones para el Plan de capacitacin y entrenamiento ITSIG 18.1.2.- Guia para la entrega de la capacitacin y entrenamiento

TABLA 3.3.8.- ELEMENTOS Y PROCEDIMIENTOS ASIGNADOS A CALIDAD Y MEDIO AMBIENTE

Elementos asignados
5.- Control de documentos 10.- Inspeccin y ensayos 11.- Control del equipo de medicin

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Procedimientos Y RESPONSABILIDADES PARA asignados REPRESENTANT PSIG 5.1.- Control de documentos y datos externos LA E IMPLEMENTACIN DEL DE al manual PSIG 5.2.- Distribucin y correccinGERENCIA SIG ( SISTEMA INTEGRADO Inspeccin y ensayos en recepcin PSIG 10.1.DE PSIG GESTION ) 10.2.- Inspeccin y ensayos en proceso

12.-Estado de inspeccin y ensayos 13.- Control de producto no conforme 14.- Accin correctiva y preventiva FIGURA 16.- Control de registros 17.- Auditoras PROCEDIMIENTOS internas 3.3

GERENTE GENERAL

FACILITADOR ( CONSULTOR ) CONSEJO SIG y Coordinacin evaluacinyEvalua cin peridica evaluacin

PSIG 10.3.- Inspeccin y ensayos finales PSIG 11.1.- Mantencin y calibracin del equipo de inspeccin y ensayo PSIG 13.1.- Revisin y disposicin de producto no conforme PSIG 13.2.- Informacin de fallas PSIG 14.1.- Accin correctiva PSIG 14.2.- Accin preventiva PSIG 16.1.- Sistema de gestin para la mantencin de los registros del sistema de gestin PSIG 17.1.- Sistema de auditoras internas
GERENTE / GERENTE / GERENTE /

GERENTE /

JEFE JEFE JEFE Procedimientos asignados a las Areas/ Departamentos para JEFE En la Figura 3.3, que sigueADQUISICIONES se presenta el resumen dePRODUCCIN los VENTAS INGENIERIA el desarrollo de la Documentacin.

GERENTE / JEFE CALIDAD Y MEDIO AMBIENTE

Procedimientos asignados a Ventas Ver Tabla 3.3.3

Procedimientos asignados a Adquisiciones Ver Tabla 3.3.4

Procedimientos asignados al Representante de gerencia Procedimientos Ver Tabla a asignados 3.3.2 Produccin Ver Tabla 3.3.5

Procedimientos asignados a Ingeniera Ver Tabla 3.3.6

Procedimientos asignados a Recursos Humanos Ver Tabla 3.3.7

GERENTE / RECURSOS HUMANOS

Procedimientos asignados a Calidad y Medio Ambiente Ver Tabla 3.3.8

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3.4.- Definicin de Responsables por departamento y asignacin de claves para su acceso a la documentacin en desarrollo Terminada la asignacin de tareas para cada departamento, se deber nombrar al responsable del desarrollo de la documentacin en cada uno de los departamentos de la empresa. Se recomienda que este sea el Gerente o Jefe del departamento. Para controlar que el trabajo del responsable del departamento no sea alterado por otras personas, sin su conocimiento y aprobacin, , cada responsable tendr un password nico para acceder a los archivos de trabajo donde se guardan los documentos en desarrollo. Ver en Figura 3.4, un ejemplo para la asignacin de responsabilidad y clave para el JACMA Figura 3.4.Responsables de departamento Representante de Gerencia Calidad y Medio Ambiente Ventas Adquisiciones Produccin Ingeniera Recursos Humanos Nombre
JACMA

Password

XXXXX

ELEMENTOS ASIGNADOS 5.- Control de documentos 10.- Inspeccin y ensayos 11.- Control del equipo de medicin 12.-Estado de inspeccin y ensayos 13.- Control de producto no conforme 14.- Accin correctiva y preventiva 16.- Control de registros 17.- Auditoras internas

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PASO 4 .- Desarrollo y aplicacin de la documentacin 4.1.- Desarrollo de Procedimientos e Instrucciones de Trabajo. 4.1.1.- Elementos de apoyo Para el desarrollo de la documentacin de cada mdulo estn disponibles los ejemplos de Procedimientos e Instrucciones de Trabajo. Ellos incluyen un formato sobre el cul se los modifica, adaptndolos a la situacin y requerimientos de cada empresa. Los programas requeridos para este trabajo son: Para el texto escrito : Microsoft Word Para los diagramas de flujo : Chartist 1.9. Este programa se puede bajar desde Internet, desde las siguientes direcciones:

NOVAGRAPH http://www.novagraph.com Germany ftp://ftp.uni-mainz.de/pub/pc/mirrors/simtel/win3/pgmtools/ngchar17.zip Japan ftp://ftp.crl.go.jp/pub/pc/simtel/win3/pgmtools/ngchar17.zip United Kingdom (Great Britain) ftp://src.doc.ic.ac.uk/pub/packages/simtel/win3/pgmtools/ngchar17.zip Nota.- EL software es entregado en forma comprimida. Para su descompresin es necesario tener un descompresor de archivos ZIP para WINDOWS, el cual puede tambin bajarse desde INTERNET con la siguiente direccin: web:http://www.winzip.com/winzip/
4.1.2.- Instrucciones para el desarrollo de la documentacin.1.- Acceda al archivo de tareas. 2.- Seleccione el documento sobre el cual necesita trabajar.

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3.- Guarde el procedimiento genrico en archivo de desarrollo con el nombre del Procedimiento / Instruccin de Trabajo. 4.- Inicie su desarrollo. 5.- Cuando termine la sesin, haga una estimacin de su avance en cuadro resumen de tareas ( Ver Tabla 4.1). TABLA 4.1 CUADRO RESUMEN DE TAREAS DEPARTAMENTO : RESPONSABLE DEL DESARROLLO DE LA DOCUMENTACION TAREAs:_Procedimiento : Cdigo y Nombre

AVANCE en %

Fecha

. 4.1.3.- Informe sobre el avance de la documentacin Cuando sea requerido, en base a la informacin registrada y actualizada de TABLA 4.1, se confeccionan grficos de barras para conocer la situacin de avance del desarrollo de la documentacin : 1.- Avance por encargado departamental 2.- Avance del Proyecto 4.1.3.- Distribucin de la Documentacin terminada .La documentacin terminada es centralizada y entregada por el JACMA en carpetas personales, o enviada via E-mail a cada Gerente /Jefe de Area, con los Procedimientos e Instrucciones de Trabajo que deben aplicarse en cada Departamento. Para el registro y control de la documentacin se debern utilizar los PSIGs 2.1 y 5.1 .

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4.2.- Aplicacin de la documentacin Una vez terminada la documentacin relacionada con un Procedimiento, esta debe implementarse (aplicarse) de acuerdo al siguiente PLAN TABLA 4.2.PLAN DE IMPLEMENTACION DEL PSIG XY - Ttulo ACTIVIDAD QUE SE HACE QUIEN LA HACE 1 Capacitacin a los usuarios del Responsable de su PSIG . desarrollo OJO .- Definir todos los usuarios en base al proceso descrito en el PSIG 2 Aplicar el PSIG Gerentes + usuarios del PSIG 3 Revisin/Evaluacin de la Auditores internos implementacin 4 Acciones Correctivas/Preventivas JACMA (Jefe de sobre las No - Conformidades Aseguramiento de la Calidad y del Medio Ambiente) + Gerentes Departamentales

CUANDO xx/yy/zz

COMO DONDE La capacitacin se hace utilizando Sala de Reunin el PSIG, los documentos de entrada y los de salida Como parte de las actividades de la empresa Con listas de chequeo, Segn procedimiento PSIG 17.1 Segn PSIG 14.1 y PSIG 14.2 En los lugares de trabajo En los lugares de trabajo En los lugares de trabajo

A partir de : xx/yy/zz A partir de : xx/yy/zz Al trmino de la actividad 3, de este plan

4.3.- Desarrollo del Manual.- El manual es un documento que muestra en forma resumida, cmo se cumple con los requisitos de las normas ISO 9001 + 14001.

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El Manual tiene una Seccin 0 (Ver ejemplo en MSGO.doc) , donde se muestra el enunciado que tiene la empresa con respecto a su Misin. Esta Seccin incluye una descripcin del alcance de las actividades de la empresa (por ejemplo diseo, produccin, servicios, etc) . Tambin es til proporcionar una breve descripcin de la historia, productos, plantas que tiene, sus ubicaciones, etc.. La Seccin 1(Ver ejemplo en MSG1.doc) contiene los objetivos del Sistema Integrado de Gestin y establece la participacin y compromisos de la gerencia con su operacin. El desarrollo de su contenido conviene hacerlo al inicio de las tareas de la documentacin ya que esta la Seccin 1 es la gua y orientacin permanentes para la implementacin del Sistema Integrado de Gestin. La responsabilidad del desarrollo de su contenido es la del gerente general y de sus ejecutivos ( Gerentes de Departamento). El resto de las Secciones de la 2 a la 20 (Ver ejemplos en MSG2.doc. a MSG20.doc) contienen resumenes de lo que hace la empresa para cumplir con los restantes 19 elementos del Sistema Integrado de Gestin. Por tanto el desarrollo de su contenido ser posible de realizar a medida que se vaya terminando la implementacin de los Procedimientos del SIG relacionados con esos elementos y de que se realicen las correcciones derivadas de su aplicacin. Instrucciones para la Confeccin del Manual.Secciones 0 y 1.- El Gerente General y los Gerentes Departamentales, redactan en conjunto, el contenido del Documento MSG0.doc. Secciones 1 a 20 ( Cada Seccin corresponde a un elemento del sistema de gestin).- Cada Gerente Departamental y el JACMA redactan el contenido de los Documentos MSG1.doc a MSG20.doc que estn bajo su responsabilidad. (Ver asignacin de elementos del SIG en el punto 3.2 de este documento).

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PASO 5.- Capacitacin de Auditores Internos.Con el propsito de cumplir con los requisitos del Sistema Integrado de Gestin se necesita contar con personal capacitado para realizar las revisiones a su operacin. Se recomienda juntar a un grupo de 7 personas, pertenecientes a los diferentes departamentos de manera que las auditoras puedan ser realizadas por personal independiente de las actividades auditadas. Para dicho propsito se adjunta el siguiente material de apoyo. 5.1.- Curso Taller de Auditoras. Duracin 4 Horas Ver Web cursoauditora.doc 5.2.- Listas de Chequeo para verificar el cumplimiento de las actividades de la empresa con los requisitos de las Normas ISO 9000 y 14001 Ver CHECKLISTS Web elemento1.doc a Web elemento20.doc. (Las listas de chequeo permiten la revisin de cada uno de los elementos del SIG)

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PASO 6.-. Auditoras internas y acciones correctivas / preventivas 6.1 .- Las auditoras internas se realizan en cada Departamento de la empresa, en base a los Procedimientos e Instrucciones de Trabajo que se han desarrollado para su operacin. La documentacin referida est constituida por los procedimientos desarrollados por el Departamento asignados en el paso 3.3 anterior, y su extensin a otros departamentos, derivada de las actividades de interrelacin o interfase.que se han definido en su desarrollo. Ver ejemplo de procedimientos aplicados en los Departamentos de la Empresa.en la siguiente Figura 6.1 Fig. 6.1. DEPARTAMENTOS / AREAS Y PROCEDIMIENTOS DEL SIG
PSIG N - Ttulo 1.2 Comunicaciones internas 1.3 Comunicaciones externas 1.4 Revisin de gerencia 2.1 Preparacin de documentacin 2.2 Planificacin de calidad 2.3 Planificacin ambiental 3.1 Revisin del contrato para ventas externas 3.2 Revisin del contrato para ventas internas 4.1 Control y revisin del diseo 4.2 Solicitud y cambios de ingeniera 5.1 Control de documentos 5.2 Distribucin y correccin del manual 6.1 Adquisiciones Repres.Ger./Gerentes. Ventas Adquis.. Ingeniera Producc.. DACMA Bodegas Personal .

Fig. 6.1.- (Continuacin) DEPARTAMENTOS / AREAS Y PROCEDIMIENTOS DEL SIG

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7.1 Control de productos suministrados por clientes 8.1 Identificacin del producto 9.1 Emisin y control de instrucciones de procesos 9.2 Preparacin y respuesta a emergencias 9.3 Mantencin preventiva 10.1 Inspecciones y ensayos en recepcin 10.2 Inspecciones y ensayos en proceso 10.3 Inspecciones y ensayos finales 11.1 Mantencin y calibracin equipo de medicin 13.1 Revisin y disposicin de producto no conforme 13.2 Gestin de fallas - GEFA 14.1 Accin correctiva 14.2 Accin preventiva 15.1 Manipul.,almacenaje,preservacin empaque y 16.1 Sistema para mantencin de registros 17.1 Sistema de auditoras internas 18.1 Evaluacin y entrega de capacitacin/ entrenam. 19.1 Sistema de quejas de clientes 20.1 Control estadstico de procesos 20.2 Muestreo estadstico Manual

6.2.- Las no conformidades se registran en Informe NXX de la Auditora Interna 6.3.- Se inician las Acciones Correctivas/Preventivas segn los PSIGs 14.1 y 14.2 6.4.- En las Auditoras Internas que siguen, se verifica que las acciones correctivas emitidas en auditoras anteriores se han ejecutado.. En todas las acciones correctivas y preventivas que se han dado por terminadas, se revisar tambin, que la documentacin relacionada con el PSIG que ha sido auditado se ha corregido en conformidad a los resultados de las acciones correctivas.

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2.- DATOS DE REFERENCIA PARA ESTIMAR RECURSOS EN LAS ETAPAS IMPLEMENTACION Y AUDITORIAS INTERNAS.-

DE DESARROLLO DE DOCUMENTACION,

2.1.- DESARROLLO DE LA DOCUMENTACION 2.1.1.- Recursos principales : Computador Personal Microsoft Word para la parte escrita de la documentacin Procedimientos de tipo genrico ( como ejemplos de lo que se necesita desarrollar) Chartist 1.9 para los diagramas de flujo. Este programa se puede bajar desde Internet, desde las siguientes direcciones:

NOVAGRAPH

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http://www.novagraph.com Germany ftp://ftp.uni-mainz.de/pub/pc/mirrors/simtel/win3/pgmtools/ngchar17.zip Japan ftp://ftp.crl.go.jp/pub/pc/simtel/win3/pgmtools/ngchar17.zip United Kingdom (Great Britain) ftp://src.doc.ic.ac.uk/pub/packages/simtel/win3/pgmtools/ngchar17.zip Nota.- EL software es entregado en forma comprimida. Para su descompresin es necesario tener un descompresor de archivos ZIP para WINDOWS, el cual puede tambin bajarse desde INTERNET con la siguiente direccin: web:http://www.winzip.com/winzip/

2.1.2.- Tiempo estimado para el desarrollo de un procedimiento (en base a una persona que cuenta con los recursos indicados en punto 2.1.1) Diagrama de Flujo + Parte Escrita + Revisiones + Terminacin en Limpio = 16 Horas: 2.1.3.- Tiempo estimado para el desarrollo de una instruccin de trabajo (en base a una persona ) Parte escrita + Revisiones + Terminacin en Limpio = 8 Horas 2.2.- IMPLEMENTACION DE LA DOCUMENTACION 2.2.1.- Recursos .-

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Documentacin completa y terminada del procedimiento a implementar

2.2.2.- Tiempo estimado para preparar la implementacin de un procedimiento : Planificacin : 0,5 Horas x cantidad de responsables involucrados en la implementacin Ejemplo . Para procedimiento de Revisin del contrato : Responsables : Gerente/Jefe Departamento de Ventas Gerente/Jefe Departamento de Produccin Planificacin : 0,5 Horas x 2 = 1 Hora Capacitacin : 3 Horas x cantidad de personas que participan en la capacitacin ( responsable del procedimiento + personal de las reas que utilizarn el procedimiento)

2.2.3.- Tiempo estimado para la implementacin y presentacin del procedimiento para una auditora interna : 1 mes 2.3.- AUDITORIAS INTERNAS.2.3.1.- Recursos Auditores Internos capacitados con un curso de Auditoras Internas. Los auditores internos disponen de la documentacin del sistema para realizar las auditoras internas en la empresa Los auditores internos reciben un plan para realizar las auditoras Los auditores internos disponen de los procedimiento que tienen que ser auditados. 2.3.2.-Tiempos estimados para actividades varias Confeccionar el programa de una auditora : 1 Hora x Nde auditores que participan en la auditora Preparacin de la auditora de un procedimiento ( Estudio del procedimiento + Preparacin de la lista de Chequeo ) : 3 Horas x N de auditores Auditar un procedimiento : 2 Horas x N de auditores Confeccionar el Informe : 1 Hora x N de auditores

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3.- PROBLEMAS /BARRERAS PRINCIPALES EN LA IMPLEMENTACION DE SISTEMAS ISO 9000 +14001 Falta de tiempo del personal de las empresas para sus tareas relacionadas principalmente con la confeccin de la documentacin Esto se presenta sobretodo cuando en la empresa el personal ejecutivo es mnimo (Gerentes /Jefes de Area ), se encuentra dedicado a cumplir mltiples funciones y adems no tienen la posibilidad de delegarlas a un nivel intermedio porque este no existe o est plenamente ocupado con labores productivas. Falta de compromiso visible del Gerente General con el desarrollo del sistema ISO 9000+14001 Implementacin de otros Programas y /o Proyectos prioritarios y paralelos a la implementacin de los sistemas ISO 9000 + 14001 Falta de infraestructura computacional para el desarrollo de la documentacin : Disponibilidad de PC y de Programa Chartist 1.9 para confeccionar los diagramas de flujo de los procedimientos.

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Falta de un Jefe de Aseguramiento de la Calidad y del Medio Ambiente para hacerse cargo de los procedimientos del sistema que no estn relacionados directamente con las actividades de la empresa que participan en la produccin de los bienes y servicios de la empresa y que por tanto, no tienen un dueo que asuma la responsabilidad de los elementos del sistema que posibilitan que este sea, revisado, evaluado y corregido en forma sistemtica. Cambios repetidos en el personal clave asignado al Proyecto ISO 9000 + 14001. Ejemplos: cambios de Gerentes /Jefes de Area responsables de la documentacin en las diversas reas de la empresa y cambios del Representante de Gerencia para el Sistema ISO 9000+14001 Problemas en las empresas debido a crsis econmicas nacionales e internacionales. Sistemas existentes en las empresas que no cumplen con los requisitos de las ISO 9000 + 14001. Su adaptacin o modificacin ocasiona resistencias y oposiciones a los sistemas que se proponen, retrasando y entorpeciendo el desarrollo de la documentacin. Sistemas requeridos por las ISO 9000 y 14001 que no existen en las empresas. Su introduccin puede ocasionar la necesidad de recurrir a la contratacin de personal extra y esto normalmente ocasiona demoras en la empresa para autorizarlas en trminos no slo de cumplimiento con las normas sino que en razn de beneficios tangibles. Visualizar las normas ISO 9000 y 14001 slo como una referencia para obtener un certificado, conduce a una desmotivacin del personal y a considerar que las normas ISO son slo una burocracia. Cada requisito de las ISO 9000 y 14001 debera vincularse con los problemas que tiene la empresa, mostrando cmo el cumplimiento de los requisitos de las ISO 9000 y 14001 proporciona beneficios tangibles con relacin a la disminucin de errores, defectos, reprocesos, atrasos, accidentes y economas en el uso de los recursos de las materias primas ,los insumos y la energa. La ausencia de reuniones formales de los responsables del desarrollo de la documentacin y de su implementacin, que son los que constituyen normalmente el Consejo del Sistema Integrado de Gestin ( Ver Organigrama para la implementacin de los sistemas ISO), conduce a la ausencia de un trabajo en equipo que se considera esencial para mantener la motivacin y compromiso del personal de toda la empresa en lograr una implementacin del sistema ISO 9000+14001 que cumpla con las metas y objetivos definidos por la gerencia La falta de reuniones peridicas para dar a conocer al personal de la empresa sobre su rol en la implementacin del sistema, sobre sus objetivos y su situacin de avance, ocasiona su desvinculacin con el proyecto al cul terminan por considerar slo como de responsabilidad de las jefaturas.

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