INVITACION PBLICA No.

FGN-STM-028 DE 2011 OBJETO: Contratar en nombre de la Fiscala General de la Nacin, LA ORGANIZACIN DE CARPETAS DEL ARCHIVO DE LA DIRECCIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DE LA FISCALIA GENERAL DE LA NACION - SECCIONAL SANTA MARTA. FECHA DE APERTURA: FECHA DE CIERRE: PRESUPUESTO OFICIAL ESTIMADO 25 de NOVIEMBRE DE 2011 30 de NOVIEMBRE DE 2011 $53.000.000

LUGAR DE RECEPCION Y CONSULTA DE LAS CONDICIONES MNIMAS: Direccin Seccional Administrativa y Financiera: - Carrera 13 No 22-19 o en la pagina web del Portal nico de Contratacin http://www.contratos.gov.co/. Para acceder a la informacin ingrese a esta pgina y haga clic en el link Buscador de informacin por diferentes criterios de bsqueda, luego en el campo Entidad Compradora despliegue la lista haciendo clic en la fecha y seleccione FISCALA GENERAL DE LA NACIN y en el campo Departamento de Ejecucin despliegue con la flecha y seleccione MAGDALENA luego de clic en Buscar, se desplegar la lista de los procesos de la seccional, ubique el numero del proceso y de clic sobre el link. Sus comentarios podrn ser enviados a la siguiente direccin de correo electrnico: dirayfstm@fiscalia.gov.co. LUGAR DE RECEPCIN DE LAS OFERTAS: Direccin Seccional Administrativa y Financiera de Santa Marta - Carrera 13 No. 22-19 Edificio San Jos Segundo Piso. REQUISITOS PARA PARTICIPAR: El proponente no deber estar incurso en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad para contratar previstas por la Constitucin Poltica, La ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Ley 610 de la Contralora General de la Repblica y Ley 863 de 2003 expedida por la Contadura General de la Nacin y dems normas concordantes. QUIENES PUEDEN PARTICIPAR: Pueden participar y contratar las personas naturales, Jurdicas, Consorcios y uniones temporales nacionales o extranjeras. MODALIDAD DE SELECCIN: Minima Cuanta de acuerdo con los parmetros establecidos en el presente Invitacin Pblica. PRESUPUESTO OFICIAL: La Fiscala General De La Nacin Seccional Santa Marta, cuenta con un presupuesto para la ejecucin del objeto de esta convocatoria de CINCUENTA Y TRES MILLONES DE PESOS M/CTE ($53.000.000.oo). INVITACION A LAS VEEDURIAS CIUDADANAS: La Fiscalia General de la Nacin Direccin Seccional Administrativa y Financiera de Santa Marta, invita a participar en el desarrollo de esta contratacin a las veeduras ciudadanas que tengan por objeto la vigilancia de la contratacin estatal, con el propsito de que con sujecin a la normatividad vigente realice el control social sobre el proceso de contratacin. Lo anterior de conformidad con lo establecido en la Ley 1150 del 2007, artculo 66 de la ley 80 de 1993 y el artculo 4 del decreto 2474 del 2008.

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FISCALIA GENERAL DE LA NACION DIRECCION SECCIONAL ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA SANTA MARTA

INVITACIN PBLICA

CONTRATACIN DE MINIMA CUANTIA No. FGN-STM-028 DE 2011

CONTRATAR LA ORGANIZACIN DE CARPETAS DEL ARCHIVO DE LA DIRECCIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DE LA FISCALIA GENERAL DE LA NACION SECCIONAL SANTA MARTA.

Santa Marta, D.T.C.H., Noviembre de 2011

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RECOMENDACIONES GENERALES

El proponente deber tener en cuenta las siguientes recomendaciones, antes de diligenciar la informacin requerida: Leer cuidadosamente estas condiciones mnimas, antes de elaborar la propuesta. Queda entendido que con la presentacin de la propuesta se acoge y aceptan todas las condiciones estipuladas en estas condiciones mnimas y en la ley. Verificar que no se encuentra incurso dentro de las causales de inhabilidad e incompatibilidad o prohibiciones, constitucional y legalmente establecidas para contratar. La presentacin de la propuesta por parte del oferente constituye evidencia de que se estudiaron completamente las especificaciones, formatos y dems documentos; que recibi las aclaraciones necesarias sobre las inquietudes o dudas previamente consultadas y que ha aceptado que estas condiciones mnimas son completas, compatibles y adecuadas para identificar los elementos objeto de la contratacin; que est enterado a satisfaccin en cuanto al alcance del objeto a contratar y que ha tenido en cuenta todo lo anterior para definir las obligaciones que se adquieren en virtud de la orden que se celebrar. Las condiciones mnimas contienen los parmetros, directrices e informacin que debe ser de obligatoria consideracin por los proponentes que vayan a participar en el proceso de adjudicacin de la presente contratacin, la cual junto con el contrato, ser regida por las normas y decretos reglamentarios contenidos en la Ley 80 de 1993. La informacin suministrada aqu no eximir al contratista de la responsabilidad de verificar mediante investigaciones independientes, aquellas condiciones susceptibles de afectar el costo y la realizacin de la misma. El proponente se compromete ante la Fiscala General de la Nacin Direccin Seccional Administrativa y Financiera de Santa Marta-, a manejar la informacin suministrada en estas condiciones mnimas con la debida seriedad y seguridad.

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CONTRATACIN DE MINIMA CUANTIA No. FGN-STM-028 DE 2011 CAPITULO I CONDICIONES GENERALES DEL PROCESO DE SELECCIN 1. OBJETO

Contratar en nombre de la Nacin Fiscalia General De La Nacin Seccional Santa Marta, LA ORGANIZACIN DE CARPETAS DEL ARCHIVO DE LA DIRECCIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DE LA FISCALIA GENERAL DE LA NACION SECCIONAL SANTA MARTA, as: 1.1. ESPECFICACIONES TECNICAS MINIMAS A continuacin se relacionan las actividades a tener en cuenta para la presente contratacin. Es de vital importancia que el proponente interesado en este proceso conozca los procedimientos establecidos para llevar a cabo la organizacin de archivos de gestin y archivos de historias laborales. Se anexan al presente estudio la Circular No.004/03, Instructivo FGN-31000 y Procedimiento FGN-61100-P01 1. El primer paso es revisar los documentos que se encuentran all depositados, teniendo en cuenta la duplicidad de folios, folios en fax, folios que no se deben incluir. 2. Seguidamente, organizar la primera parte de acuerdo a lo estipulado en el instructivo FGN-31000. 3. Organizar por orden cronolgico los folios que sigue despus de haber terminado la primera parte. 4. Una vez organizada toda la historia laboral, foliar a lpiz y en la parte superior derecha todos los documentos de manera ascendente, perforarlos alineadamente, retirar grapas o cual otro elemento metlico, teniendo en cuenta que por cada carpeta se debe incluir mximo 200 folios. En promedio cada historia laboral cuenta con ms de 200 folios. 5. Organizada la historia laboral, se procede a ingresar los datos en el Formato Control de Historias Laborales, FGN-31000-F-07. 6. Por ltimo se coloca el sticker distintivo de cada historia laboral (Ser elaborado por la Oficina de Personal) y se pega la foto tamao postal de cada servidor. 7. Adicionalmente se deber realizar la Sistematizacin de las Historias Laborales, lo cual se desarrollar con la verificacin de los documentos fsicos y el sistema SIAF, para lo cual se debern extraer los datos de la historia laboral e ingresar y actualizar la informacin correspondiente a los campos que son requeridos por el sistema SIAF en cada uno de los siguientes ITEMS: a. b. c. d. e. f. INFORMACION GENERAL INFORMACION ACADEMICA CURSOS EN LA ENTIDAD EXPERIENCIA PROFESIONAL INFORMACION FAMILIAR INFORMACION CARRERA

8. De igual forma para organizar carpetas del archivo de Gestin de la Direccin Seccional Administrativa y Financiera de la Fiscalia General de la Nacin Santa Marta, se seguirn los procedimientos enumerados anteriormente que apliquen siguiendo de manera precisa los parmetros establecidos en el procedimiento de gestin de archivo FGN-61100-P01, como son: . a. Organizar carpetas por tipos documentales, serie y subserie documental, teniendo en cuenta la Tabla de Retencin Documental de las dependencias (Se entregar al momento de iniciar labores) b. Identificar la documentacin con los rtulos normalizados segn el tipo de archivo, los cuales debern ser diligenciados en tinta negra excepto los

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campos nmero de caja y carpeta, los cuales se diligenciarn provisionalmente a lpiz negro. Consultar Tabla de Retencin Documental. c. Sistematizacin de acuerdo con los formatos establecidos. Adicionalmente el contratista deber tener en cuenta para la presente contratacin, los siguientes aspectos: El contratista deber garantizar la organizacin de las historias laborales y archivos de gestin en las fechas solicitadas y en las instalaciones de la Direccin Seccional Administrativa y Financiera Santa Marta: Carrera 13 No.22-19 2 Piso. El contratista deber dotar a su personal de lpices negros, borradores y tajalpiz para realizar la labor de foliado, los dems insumos sern suministrados por la Entidad. El contratista deber garantizar la confidencialidad de la informacin que se maneje dentro del proceso. El contratista deber suministrar de manera previa al inicio de los trabajos, las Hojas de Vida del personal que designar para ejecutar el contrato, adjuntando certificacin de afiliacin al Sistema de Seguridad Social, Certificado Judicial, Certificado de Antecedentes Disciplinarios y Certificado de Responsabilidad Fiscal; para los fines de seguridad pertinentes. El contratista deber garantizar su absoluta responsabilidad sobre el personal que contrate para el cumplimiento del objeto del contrato. Los trabajos que se contraten se ejecutarn en horarios que autorice la Entidad. En todo caso el contratista podr prever personal para atender el trabajo en horas nocturnas o los das festivos y dominicales, de ser necesario, tramitando las autorizaciones pertinentes. PLAZO DE EJECUCIN

1.2

El plazo de ejecucin del presente proceso ser de cuarenta (40) das contados a partir de la fecha de perfeccionamiento y aprobacin de las garantas. 1.3 PRESUPUESTO OFICIAL

El presupuesto oficial estimado es la suma de CINCUENTA Y TRES MILLONES DE PESOS M/CTE ($53.000.000), Los valores presentados en las propuestas no podrn ser en ningn caso superiores al presupuesto oficial, lo cual ser motivo de rechazo de la propuesta. El presente proceso de Minima Cuanta podr ser adjudicado hasta el 100% del presupuesto oficial, para lo cual, de ser necesario la Entidad realizar los ajustes de cantidades. El presupuesto asignado para la presente invitacin incluye todos los costos directos e indirectos, gravmenes, tasas, contribuciones y dems costos necesarios para la ejecucin objeto del contrato. 1.3.1 FINANCIAMIENTO

El contrato ser financiado con los siguientes recursos del Presupuesto Nacional, correspondientes a la vigencia fiscal del ao 2011, asignados por los siguientes valores totales:

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CDP No. 10311

FECHA EXPEDICIN 15-11-11

RUBRO Remuneracin Servicios Tcnicos

RECURSO 10

VALOR DEL CDP $53.000.000

1.4

FORMA DE PAGO

Se realizarn hasta tres (3) pagos parciales por avance de las actividades objeto del contrato, avance que ser verificado y certificado por el supervisor del contrato, el ltimo pago se realizar con el recibido a satisfaccin del total de los trabajos ejecutados y recibidos a entera satisfaccin por el supervisor del contrato. Para el pago el CONTRATISTA acreditar el Pago de las obligaciones con el Sistema Integral de Seguridad Social (ARP, EPS, Pensiones y Parafiscales ICBF, Cajas de Compensacin Familiar y SENA cuando a ello haya lugar) Artculo 23 Ley 1150 de 2007, estableciendo una correcta relacin de los montos adeudados y las sumas que debieron haber sido cotizadas, correspondientes al personal que utiliz en la ejecucin del contrato. As mismo, el contratista tomar las previsiones necesarias para garantizar la seguridad industrial del personal a su cargo o servicio, de acuerdo a las reglamentaciones vigentes en el pas. Los pagos a que se obliga la Fiscala General de la Nacin Direccin Seccional Administrativa y Financiera de Santa Marta-, en virtud del contrato, se sujetarn a las apropiaciones y disponibilidades presupustales correspondientes, y a la situacin de recursos del Programa anual Mensualizado de Caja PAC-, parte de la Direccin del Tesoro Nacional de la entidad. 1.5 CAUSALES PARA NO CONSIDERAR LAS PROPUESTAS

La FISCALIA GENERAL DE LA NACION SECCIONAL SANTA MARTA rechazar las Propuestas, en los siguientes casos: a) Cuando no se presente junto con la propuesta tcnica, la Propuesta Econmica. b) Cuando se encuentre que el PROPONENTE esta incurso en alguna de las causales de incompatibilidad o inhabilidad previstas en la Constitucin o la Ley. c) Cuando las condiciones ofrecidas por el PROPONENTE no cumplan con los requisitos mnimos establecidos en el presente Invitacin Pblica: Objeto, trmino, precio y condiciones que impidan la comparacin objetiva de las Propuestas. d) Cuando no coincida la informacin diligenciada en los formularios con la informacin de los documentos soporte solicitados como aclaracin por parte de la Entidad. Se entiende que la informacin no coincide, cuando no exista correspondencia entre la informacin obtenida, frente a la relacionada por el PROPONENTE en los respectivos formularios o certificaciones, y por ende no permita la evaluacin objetiva de la propuesta. e) Cuando la Propuesta haya sido enviada por correo electrnico, o se haya presentado extemporneamente. f) Cuando no allegue la informacin solicitada por la Entidad con el objeto de aclarar su Propuesta, o hacerlo en forma incompleta o extempornea.

g) Si el oferente condiciona los efectos o alcance de la Propuesta. La Propuesta debe cumplir estrictamente y sujetarse a todos y cada uno de los requisitos del Invitacin Pblica. h) Cuando el oferente no cumpla los requisitos jurdicos, de experiencia y tcnicos.

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i)

Cuando el valor total de la Propuesta incluido el IVA, EXCEDA el Presupuesto Oficial estimado. Cuando el oferente presente ms de una Propuesta para este mismo proceso, como representante de persona jurdica o como persona natural.

j)

k) Boletn de la Contralora General de la Repblica: Cuando las personas naturales, personas jurdicas, as como sus representantes, aparezcan en el boletn de responsables fiscales. 1.5.1 DOCUMENTOS SUSCEPTIBLES DE SOLICITUD DE LOS MISMOS POR PARTE DE LA ENTIDAD

a) Certificado de Existencia y Representacin Legal del proponente y de cada uno de los miembros del Consorcio o de la Unin Temporal, segn el caso. b) Fotocopia del documento de identidad de la persona natural, del representante legal de la persona jurdica, del consorcio o de la unin temporal, segn sea el caso. c) Copia del Registro nico Tributario. 1.5.2 DOCUMENTOS SUSCEPTIBLES DE ACLARACIN DE LOS MISMOS POR PARTE DE LA ENTIDAD

a) Carta de presentacin de la propuesta. b) Certificacin de experiencia especfica del proponente. c) Acta de autorizacin del rgano societario al Representante Legal del proponente o de cada uno de los miembros del Consorcio o de la Unin Temporal, cuando tengan alguna limitacin para contraer obligaciones. d) Certificacin de estar al da en el sistema de seguridad social. NOTA: No sern objeto de aclaracin aquellos documentos que afecten la asignacin de puntaje, acorde con lo establecido en el Art. 5 de la ley 1150 de 2008. 1.6 DECLARATORIA DE DESIERTO DEL PROCESO.

La Direccin Administrativa y Financiera, podr declarar desierto el proceso de seleccin, nicamente por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva de una propuesta, como son: a) Cuando no se presente propuesta alguna, b) Cuando ninguna propuesta se ajuste a las condiciones consignadas en la Invitacin Pblica, , a) Cuando falte voluntad de participacin. 1.7 CRONOGRAMA DE LA CONTRATACIN DE MINIMA CUANTA

El cronograma y descripcin general del proceso de Contratacin de Mnima Cuanta y contratacin es el siguiente:

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FECHA 25 Noviembre 25 Noviembre 28 Noviembre 29 Noviembre 30 Noviembre 1 Diciembre 2 Diciembre 5 Diciembre 6 Diciembre 7 Diciembre 7 Diciembre

HORA

TRAMITE 1. Elaboracin Estudios Previos

OBSERVACIONES Publicacin WEB

2. Publicacin Invitacin Publica 3. Fecha limite para presentar observaciones a 6:00 p.m. la Invitacin Publica 4. Publicacin Respuestas Observaciones y Adenda. 5:00 p.m. 5. Cierre Proceso Apertura de ofertas. 6. Evaluacin Propuestas. 7. Publicacin del Informe de Evaluacin 6:00 p.m. 8. Plazo mximo para Recepcin de observaciones. 9. Respuesta observaciones informe de evaluacin 10. Aceptacin de la Oferta 11. Plazo mximo para entrega de plizas 12. Inicio de los trabajos

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Las fechas antes indicadas podrn variar de acuerdo con la ley y las condiciones previstas en el presente Pliego de Condiciones para la prrroga de los plazos, todo lo cual deber ser tenido en cuenta por los OFERENTES. 1.7.1 LUGAR, FECHA Y HORA DE APERTURA DEL PROCESO DE SELECCIN

Ver cronograma. La apertura del Presente proceso se llevar a cabo en la Direccin Administrativa y Financiera DE LA FISCALIA GENERAL DE LA NACION SECCIONAL SANTA MARTA, carrera 13 No. 22-19, Piso 2 Edificio San Jos, Santa Marta D.T.C.H; en la fecha y hora estipulada en el cronograma de la contratacin a partir de la cual los proponentes podrn presentar sus propuestas. En la fecha y hora indicada se levantar un acta suscrita por los miembros del Comit de Compras en la que conste la aprobacin de la Invitacin Publica y su publicacin en la pgina del SECOP. 1.7.2 PLAZO PARA PUBLICAR ADENDAS

Ver Cronograma. La modificacin del pliego de condiciones se realizar a travs de adendas. No se expedirn adendas dentro de un plazo menor a las doce horas previas al cierre, excepto en los casos en que se trate de adendas para prorrogar el plazo de cierre del proceso. En todo caso, las adendas se publicarn durante por lo menos un da hbil anterior al cierre. En el evento en el que se modifiquen los plazos y trminos del proceso de seleccin, la adenda incluir el nuevo cronograma. Las Adendas que deban realizarse tras las respuestas dadas a las observaciones o que la Entidad considere pertinentes se publicarn en el SECOP hasta el la fecha estipulada en el cronograma, para consulta de los interesados. En cualquier momento antes de la presentacin de las propuestas, si la entidad contratante lo considera necesario podr modificar la Invitacin Pblica. Toda modificacin deber emitirse por escrito, en documento separado, mediante adenda que se publicar en el SECOP. D
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1.7.3

LUGAR, FECHA Y HORA DE CIERRE DEL PROCESO

Ver Cronograma. El presente proceso se declarar cerrado y en consecuencia slo se podrn presentar propuestas hasta la fecha y hora estipulada en el cronograma, en la DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DE LA FISCALIA GENERAL DE LA NACION SECCIONAL SANTA MARTA, carrera 13 No. 22-19, Piso 2 de la ciudad de Santa Marta, en la oficina de Secretaria de la Direccin Seccional Administrativa y Financiera de Santa Marta, ubicada en la carrera 13 No 22-19 de Santa Marta, requisito con el que se entiende entregada la propuesta. As mismo, las propuestas enviadas por correo certificado, se entendern recibidas en la fecha y hora indicada en la radicacin efectuada en la Secretara de la Direccin Administrativa y Financiera. Se entienden por no recibidas las propuestas que sean allegadas en fax, por correo electrnico o cualquier otro medio magntico o por fuera del trmino establecido en el presente Invitacin Pblica.

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CAPITULO II CONDICIONES GENERALES DE LOS PROPONENTES Y DE LA OFERTA 2.1. REQUISITOS DE LA PROPUESTA 2.1.1. Preparacin de la Propuesta La propuesta se presentar en forma impresa en original y una (1) copia en medio magntico (CD DVD), la cual se entregar en sobre cerrado y dentro del plazo fijado para el cierre del presente proceso de seleccin. El sobre se marcar de la siguiente forma: Seores FISCALIA GENERAL DE LA NACION SECCIONAL SANTA MARTA. Carrera 13 No. 22-19 Piso 2 - Edificio San Jos - Santa Marta Contiene: Original CONTRATACIN DE MINIMA CUANTA No. FGN-STM-028 de 2011 Objeto: Proponente El ORIGINAL de la propuesta contendr todos los documentos solicitados, foliados en forma consecutiva. En el evento de no poseer documentos originales, se podrn adjuntar copias. Sin embargo la FISCALIA GENERAL DE LA NACION SECCIONAL SANTA MARTA, se reserva el derecho de verificar su autenticidad. No se aceptarn propuestas cuyos documentos que sean objeto de evaluacin y calificacin presenten tachaduras, raspaduras o enmendaduras, salvo que las mismas sean refrendadas por el proponente al margen del mismo o en documento aparte incluido en la propuesta. No se aceptarn propuestas complementarias o modificaciones que fueren presentadas con posterioridad a la fecha y hora de cierre de la Contratacin de Mnima Cuanta. Una vez presentada la propuesta no se aceptar a los proponentes variacin alguna en sus trminos, lo cual no obsta para que la FISCALIA GENERAL DE LA NACION SECCIONAL SANTA MARTA., pueda solicitar durante la evaluacin y hasta la adjudicacin, las aclaraciones que considere necesarias, las cuales sern atendidas en el tiempo fijado para ello. De conformidad con lo indicado por el artculo 10 de la Ley 962 de 2005, se recibirn propuestas enviadas por correo certificado, las cuales se entendern recibidas el da en que efectivamente el documento llegue a la entidad y que en todo caso, debern ser radicadas en la Secretaria de la Direccin Seccional Administrativa y Financiera a ms tardar en la hora y fecha indicadas en el pliego para el cierre del proceso de seleccin. Nota 1: En caso de presentarse discrepancia entre la informacin contenida en el original de la propuesta y su copia en medio magntico, tendr validez el original. Nota 2: Se entendern por no recibidas las propuestas que sean allegadas en fax, por correo electrnico o cualquier otro medio magntico o por fuera del termino establecido en el presente Invitacin Pblica .

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2.1.2. PROPUESTA ECONMICA. El proponente presentar su propuesta econmica, que incluir toda la informacin relacionada con el objeto a contratar para la Fiscalia General De La Nacin Seccional Santa Marta, incluido IVA y dems impuestos que apliquen, en forma integral para el presente proceso de seleccin. (Ver ANEXO No. 2). Sern de exclusiva responsabilidad del proponente los errores u omisiones en que incurra al indicar los precios unitarios del servicio, lo cual implica que deber asumir los mayores costos o prdidas que se deriven de dichos errores u omisiones. La propuesta econmica se presentar en el original y en la copia en medio magntico. 2.2 PLAZO DE VIGENCIA DE LA PROPUESTA La propuesta deber permanecer vigente por todo el tiempo que dure la Contratacin de Mnima Cuanta y hasta su perfeccionamiento, tiempo durante el cual el proponente mantendr las condiciones ofrecidas.

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CAPITULO III. FACTORES DE SELECCIN DEL CONTRATISTA 3.1 JUSTIFICACIN DE LOS FACTORES DE SELECCIN DEL CONTRATISTA De conformidad con lo dispuesto en el artculo 7 del Decreto 2516 de 2011, la verificacin de los requisitos habilitantes se realizar exclusivamente con el proponente que presente la oferta con el precio mas bajo. En caso de no habilitarse se proceder con la verificacin del proponente ubicado en segundo lugar y as sucesivamente, en caso de no lograrse la habilitacin, se declarar desierto el proceso. 3.2 Evaluacin del Menor Precio La evaluacin econmica, estar a cargo del servidor de la Seccin Financiera, designado por el ordenador del Gasto, quien determinara el orden de elegibilidad de las propuestas otorgndole el primer lugar a la propuesta que ofrezca el menor precio y a las restantes de manera sucesiva. Sern de exclusiva responsabilidad del proponente los errores u omisiones en que incurra al indicar los precios unitarios del servicio, lo cual implica que deber asumir los mayores costos o prdidas que se deriven de dichos errores u omisiones. Se verificarn aritmticamente las propuestas hbiles, mediante la revisin de los valores unitarios presentados y se corregirn los errores que presenten los anlisis de precios unitarios por servicios solicitados y su valor total, descritos en la Propuesta Econmica presentada por cada proponente. La FISCALIA GENERAL DE LA NACION efectuar como correcciones aritmticas las originadas por todas las operaciones aritmticas a que haya lugar en el formulario, en particular las siguientes: La multiplicacin entre columnas Cantidad por Precio Unitario. Las sumas correspondientes a la columna Valor Parcial Las sumas correspondientes a la columna Valor Total La liquidacin del valor del IVA. La suma del costo total de la propuesta. El ajuste al peso ya sea por exceso o por defecto de los precios unitarios propuestos y de las operaciones aritmticas, a que haya lugar (incluido el valor del IVA)

NOTA: El valor total de la oferta econmica se presentar en pesos (sin incluir centavos). 3.3 REQUISITOS HABILITANTES DESCRIPCION 3.3. REQUISITOS MINIMOS HABILITANTES 3.3.1. Verificacin de los documentos que acreditan la capacidad jurdica 3.3.2. Verificacin Experiencia Especifica 3.3.3. Verificacin de las Especificaciones Tcnicas Mnimas 3.3.1 CALIFICACION/PUNTAJE

CUMPLE/NO CUMPLE

Verificacin de los documentos que Acreditan la Capacidad Jurdica

Esta Verificacin estar a cargo del servidor designado del rea de Servicios Administrativos de la Direccin Administrativa y Financiera de la FISCALIA GENERAL DE LA NACION SECCIONAL SANTA MARTA y se realizar mediante la verificacin de los documentos relacionados a continuacin:

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1. Carta de presentacin de la propuesta firmada por el proponente si es persona natural, por el Representante Legal de la persona jurdica. Diligenciar Anexo No. 1, segn corresponda. 2. Certificado de Existencia y Representacin Legal del proponente en el cual conste que la sociedad est constituida por lo menos con un ao de antelacin a la fecha de apertura del presente proceso de seleccin, este requisito de cumplimiento lo acreditar el proponente que sea persona Jurdica, o en su defecto el documento que acredite las facultades del Representante Legal. Dicho certificado no ser anterior a sesenta (60) das calendario de antelacin a la fecha de cierre de este proceso. 3. Acta de autorizacin del rgano societario al Representante Legal del proponente, cuando tengan alguna limitacin para contraer obligaciones. 4. Certificado de Matrcula. Si la propuesta la presenta una persona natural, debe anexar el certificado de matrcula de persona natural, expedido por la Cmara de Comercio. Dicho certificado no ser anterior a sesenta (60) das calendario de antelacin a la fecha de cierre de este proceso. 5. En dicho certificado se acreditar que la actividad comercial del proponente le permite realizar el objeto del presente proceso de Seleccin. 6. Constancia de estar al da con el cumplimiento del pago de los aportes a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensin y aportes a las Cajas de Compensacin Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar, para la fecha de cierre del presente proceso de seleccin, de conformidad con el artculo 23 de la Ley 1150 de 2007. Las personas jurdicas presentarn certificacin expedida por el Representante Legal o el Revisor Fiscal si lo tuviere. Las personas naturales que a su vez tengan personal a su cargo, presentarn la correspondiente declaracin juramentada. 7. Fotocopia del documento de identidad de la persona natural, del representante legal de la persona jurdica, segn sea el caso. 8. Fotocopia del Registro nico Tributario Este aspecto no otorgar puntaje pero habilitar o deshabilitar la propuesta para la verificacin de la capacidad tcnica y de experiencia. Se evaluar con CUMPLE o NO CUMPLE. 3.3.2 Verificacin Experiencia Especfica

La verificacin de experiencia Especfica estar a cargo del servidor del rea que designe el Ordenador del Gasto, as: El proponente acreditar la experiencia mediante el anexo de hasta tres (3) certificaciones de contratos ejecutados y terminados por el proponente durante los tres (3) aos anteriores a la fecha de cierre, es decir entre el 29 de noviembre de 2008 y el 29 de Noviembre de 2011, con objeto similar al del presente proceso de seleccin, expedidas por las entidades oficiales o empresas privadas con las que se haya contratado. La sumatoria total de los certificados debe ser igual o superior al 100% del valor del presupuesto oficial estimado para la presente contratacin. Las certificaciones contendrn, como mnimo, la siguiente informacin: Nombre de la entidad contratista Nombre de la entidad contratante Objeto del contrato Calidad del servicio Tiempo de prestacin del servicio (indicar fecha de inicio y de terminacin) D
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Cuando la experiencia anexa no se ajuste a los requisitos establecidos, la evaluacin por experiencia ser NO CUMPLE. LA FISCALIA GENERAL DE LA NACION SECCIONAL SANTA MARTA, se reserva el derecho de verificar y solicitar durante la evaluacin y hasta la adjudicacin, las aclaraciones, informacin y soportes que considere necesarios para verificar la informacin presentada. Se aceptan las certificaciones que no se hayan diligenciado en el formato contemplado en la Invitacin Pblica siempre y cuando contengan toda la informacin solicitada en el mismo. Este aspecto no otorgar puntaje pero habilitar o deshabilitar la propuesta para la verificacin de la evaluacin tcnica. Se evaluar con CUMPLE o NO CUMPLE. 3.3.3 Verificacin de las Especificaciones Tcnicas Mnimas

La evaluacin de los aspectos tcnicos, estar a cargo del servidor competente que designe el Ordenador del Gasto y se realizar mediante la verificacin del cumplimiento de las especificaciones tcnicas de acuerdo con lo establecido por la entidad en el numeral 1.1. ESPECIFICACIONES TECNICAS MINIMAS. Este aspecto no dar puntaje pero habilitar o deshabilitar la oferta. Se calificar con CUMPLE O NO CUMPLE. 3.4 CRITERIOS PARA DIRIMIR EMPATES Se entender que hay empate entre dos propuestas, cuando efectuada la verificacin y evaluacin econmica presenten una cantidad idntica en el valor con un nmero entero. Si se presenta empate entre dos o ms propuestas que hayan cumplido con la totalidad de los requisitos exigidos en esta Invitacin Pblica, la Entidad realizar la seleccin del contratista, segn lo estipulado en el Pargrafo 1, Articulo 4 del Decreto 2516 de 2011,as: e) En caso de empate a menor precio, la entidad adjudicar a quien haya entregado primera la oferta entre los empatados, segn el orden de entrega de las mismas. 3.5 CUADRO COMPARATIVO Y CALIFICACION FINAL DE PROPUESTAS Con base en las calificaciones obtenidas en los diferentes aspectos evaluados, se elaborar un cuadro comparativo de las propuestas, en el cual se discriminarn los aspectos jurdicos, tcnicos y econmicos. 3.6 PLAZO DE EVALUACION LA FISCALIA GENERAL DE LA NACION SECCIONAL SANTA MARTA realizar la evaluacin jurdica, tcnica y econmica de las propuestas presentadas dentro del da hbil siguientes al cierre del presente proceso de seleccin. Los resultados de la evaluacin permanecern en la Direccin Administrativa y Financiera de la FISCALIA GENERAL DE LA NACION SECCIONAL SANTA MARTA, una vez concluida la evaluacin y sern publicados en la pgina web www.contratos.gov.co por el mismo plazo. Durante este perodo, los proponentes podrn presentar las observaciones que consideren pertinentes, en medio escrito y magntico, las cuales se radicarn en la Secretaria de la Direccin Administrativa y Financiera y dirigidas as: Seores D
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FISCALIA GENERAL DE LA NACION SECCIONAL SANTA MARTA DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Carrera 13 No. 22-19 Edificio San Jos Piso 2 Santa Marta Ref.: Observaciones a las evaluaciones jurdica, tcnica y econmica Contratacin de Mnima Cuanta No. FGN-STM-028 DE 2011 Objeto: Slo sern atendidas aquellas observaciones que hayan sido recibidas en la DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DE LA FISCALIA GENERAL SECCIONAL SANTA MARTA, durante el periodo establecido para tal fin. 3.7 TERMINO PARA CONOCER LAS OBSERVACIONES A LA EVALUACIN En desarrollo de los principios de publicidad y contradiccin y para garantizar los principios de transparencia y seleccin objetiva, el cumplimiento de los fines de la contratacin, la efectividad de los derechos e intereses de los oferentes y con fundamento en lo preceptuado por los numerales 2 y 5 del artculo 24, los numerales 1 y 2 del artculo 25 de la Ley 80 de 1993, se establece el siguiente procedimiento: Copia de los escritos de las observaciones formuladas por los proponentes dentro del trmino de traslado de los informes de evaluacin de las propuestas, ser mantenida en la DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DE LA FISCALIA GENERAL SECCIONAL SANTA MARTA, ubicada en la carrera 13 No. 22-19 Edificio San Jos Piso 2 de la ciudad de Santa Marta. Estarn a disposicin de los interesados por el trmino estipulado en el cronograma, con el propsito de que los proponentes puedan conocer las observaciones formuladas y para que dentro de este trmino, se pronuncien sobre las mismas. 3.8 ADJUDICACIN Ver Cronograma. Con base en los elementos de juicio aportados por el informe, la recomendacin de la Comit de Seleccin y su propio criterio, el funcionario competente proceder a adjudicar o a declarar desierto el proceso de seleccin, decisin que se plasmar en una Comunicacin de Aceptacin de la Oferta, que se publicara en el SECOP, acto mediante el cual el proponente quedar informado de la aceptacin de su oferta. La Comunicacin de Aceptacin de la Oferta o de declaratoria de desierta se comunicar a los interesados a travs de su publicacin en el SECOP. 3.9 GARANTAS El contratista constituir con sus propios recursos y a favor de la FISCALIA GENERAL DE LA NACIN SECCIONAL SANTA MARTA Nit. No. 800.187.632-1, una Garanta que amparar el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato a travs de los mecanismos de cobertura del riesgo de conformidad con lo establecido en el artculo 7 de la Ley 1150 de 2007 y los artculos 4 numeral 4.2.3 y 7 numeral 7.4 del Decreto 4828 del 24 de Diciembre de 2008. La Garanta nica deber cubrir los siguientes riesgos: El oferente seleccionado se compromete a constituir garanta nica, otorgada por una Compaa Aseguradora, debidamente establecida en Colombia, a favor de la Nacin Fiscalia General De La Nacin Direccin Administrativa y Financiera Santa Marta, dentro

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de un (1) da hbil siguiente a la publicacin en el SECOP de la Carta de Aceptacin de la Propuesta, la cual amparar los siguientes riesgos: a) CUMPLIMIENTO: Para garantizar el cumplimiento general del contrato, la cual ser equivalente al diez por ciento (10%) del valor del contrato, vigente por un trmino igual al plazo del contrato y cuatro (4) meses ms. b) EL PAGO DE SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES LABORALES del personal que preste sus servicios en la ejecucin del contrato, por un valor equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del mismo, vigente por el trmino de duracin del contrato y tres (3) aos ms. c) CALIDAD DEL SERVICIO: Equivalente al 10% del valor del contrato vigente por el trmino de duracin del mismo y cuatro (4) meses ms. NOTA: En caso de que el contratista no pueda constituir la garanta exigida por la entidad, podr otorgar otros mecanismos de cobertura del riesgo, de conformidad con lo establecido en el artculo 3 del Decreto 4828 de 2008, en los mismos porcentajes y trminos de duracin establecidos en la presente invitacin pblica.

MARCELO GIRALDO ALVAREZ Director Administrativo y Financiero Seccional Santa Marta

Proyect y Elabor: Revis y Aprob: Amanda Urrea Castaeda Analista Servicios Administrativos. Comit de Compras

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ANEXOS A LA OFERTA ANEXO No. 1 CARTA DE PRESENTACION DE LA PROPUESTA PERSONA NATURAL

Ciudad y Fecha Seores FISCALIA GENERAL DE LA NACION SECCIONAL SANTA MARTA Carrera 13 No. 22-19 Edificio San Jos, piso 2. Santa Marta Ciudad ..............................., me permito presentar la PROPUESTA relacionada con la Invitacin Pblica del proceso No. __ de 2011 de la FISCALIA GENERAL DE LA NACION SECCIONAL SANTA MARTA, cuyo objeto consiste en contratar............................... Declar as mismo que: 1.- Esta PROPUESTA y el contrato que llegase a celebrarse slo compromete mi responsabilidad. 2.- Conozco y tengo en mi poder los documentos que integran el Invitacin Pblica, sus anexos y adenda que son: (Indicar fecha y nmero de cada una) y renuncio a cualquier reclamacin por ignorancia o errnea interpretacin de los mismos. 3.- Har los trmites necesarios para el perfeccionamiento y ejecucin del contrato en el plazo sealado en el Invitacin Pblica. 4.- La presente PROPUESTA consta de (...) folios debidamente numerados. 5.- No me hallo incurso en las causales de inhabilidad e incompatibilidad sealadas por la Constitucin Poltica, la Ley 80 de 1.993, 1150 de 2007, Decreto Reglamentario No. 2474 de 2008 y dems normas concordantes. 6.- Manifiesto bajo la gravedad de juramento que todos mis bienes y actividades a las que me dedico son licitas y las ejerzo dentro del marco legal de acuerdo con la legislacin colombiana. 7.- El valor de la Propuesta Econmica es de __________________________ 8.- El suscrito seala como direccin comercial, donde se puede remitir o enviar por correo notificaciones relacionadas con este proceso de seleccin, la siguiente:............................ Ciudad...............Departamento......................... Tel................................Fax................................ Correo electrnico .. 9- Para efectos legales hago constar que la informacin suministrada y certificada es totalmente cierta y puede ser verificada. 10- Me obligo para con la FISCALIA GENERAL DE LA NACION SECCIONAL SANTA MARTA a informar todo cambio de direccin o domicilio que ocurra durante el desarrollo del contrato que se suscriba como consecuencia de este proceso de seleccin y hasta su liquidacin final.

___________________________ Nombre y firma del Proponente C.C. No. ...... expedida en

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ANEXO No. 2 PROPUESTA ECONOMICA

ITEM 1

DESCRIPCIN Organizacin fsica y tcnica de carpetas de archivo

CANTIDAD 800

V/UNITARIO

V/TOTAL

IVA 16% VALOR TOTAL PROPUESTA

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ANEXO 3 CERTIFICACION BANCARIA INFORMACION BENEFICIARIO CUENTA

INFORMACION BENEFICIARIOS Y/O TERCEROS (FAVOR DILIGENCIAR CON LETRA CLARA Y LEGIBLE)

FECHA DE INSCRIPCION EN EL SISTEMA:_______________________________

NOMBRE DEL TITULAR:______________________________________________

NIT:______________________________________________________________ DIRECCION:________________________________________________________ TELEFONO:_________________________________________________________ FAX:_______________________________________________________________

(*) NUMERO DE CUENTA:______________________________________________

Ahorros________________

Corriente:_________________

Banco______________________________________________________________ Sucursal:____________________________________________________________

SOLICITANTE:_______________________________________

FECHA DE SOLICITUD:________________________________

*EL NOMBRE DEL TITULAR DE LA CUENTA DEBERA SER IGUAL AL DE LA RAZON SOCIAL; BIEN SEA PERSONA NATURAL (C.C.) O JURIDICA (NIT).

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ANEXO NO. 4 EXPERIENCIA DEL PROPONENTE

FISCALIA GENERAL DE LA NACION RELACION DE CONTRATOS

NOMBRE O RAZON SOCIAL DEL CONTRATANTE ______________________________ DIRECCION_______________________________________________________________ CIUDAD____________________________TELEFONO_____________________________ FAX_________________________________________ NOMBRE O RAZON SOCIAL DEL CONTRATISTA _______________________________

Objeto Contractual

Vr. Total Contrato Terminado

Fecha De Iniciacin

Fecha De Terminacin

Calidad de los Servicios Excelente Bueno ( ) ( )

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Firma de quien expide la certificacin

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