CAPTULO 4.

IMPLANTACIN DE UN SISTEMA DE PREVENCIN DE RIESGOS LABORALES (SGPRL)

4.1. Introduccin La accidentalidad laboral origina un alto coste, social, laboral y econmico contrastado por diferentes informes realizados tanto por Organismos Pblicos nacionales e internacionales como por Entidades Privadas (Fundaciones, Organizaciones Empresariales y Sindicales). La entrada en vigor de la Ley 31/95 de prevencin de riesgos laborales, supone que a partir de ese momento las actuaciones que deban y deben efectuarse para mantener una proteccin eficaz de los trabajadores en cuanto a su seguridad y salud en el trabajo, se acometan desde una perspectiva ms acentuadamente preventiva y ms centrada en la propia empresa, as como la exigencia al empresario que conozca y evale los riesgos derivados de su actividad con el fin de eliminarlos mediante la aplicacin de una gestin preventivas. Desde un principio, dada la relacin entre peligro y accidente o enfermedad profesional, las tcnicas para evitar la aparicin de stos se han basado en la eliminacin del peligro, la posibilidad de acceder el trabajador al mismo o el tiempo de exposicin. Por lo que cada vez son ms las empresas que adoptan sistemas de gestin de la prevencin. No obstante, incluso en aquellos lugares donde se adoptan de forma satisfactoria medidas de proteccin tcnica, se siguen produciendo accidentes como ya se ha indicado en apartados anteriores. Existen otra serie de factores que pueden generarlos, por ejemplo, el ambiente de trabajo los actos inseguros llevados a cabo por parte de los trabajadores. Esto es debido a que una prevencin no integrada en el sistema de gestin de la empresa es una prevencin necesariamente ineficaz, ya que en muchos casos el sistema de gestin de la prevencin se limita meramente al cumplimiento de determinados requisitos documentales, ya que la empresa lo considera como una actividad externa a su actividad y a su organizacin.

Las empresas han gestionado la prevencin creando o utilizando organizaciones paralelas, poco integradas en su organizacin, como servicios de prevencin externo, para reducir a corto plazo su siniestralidad y as llegar a accidentes cero.
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Si bien es cierto que en empresas grandes han favorecido una gestin tcnica de la prevencin, realizando instrucciones de trabajo, olvidndose de los principios de la actividad preventiva e implantacin de procesos de gestin preventiva. El artculo 30 del RD 39/97 modificado por RD 604/2006 preconiza el grado de integracin de la prevencin en la empresa, en los cambios de equipos, productos, y organizacin de la empresa, en el mantenimiento de instalaciones y equipos y en la supervisin de actividades potencialmente peligrosas.

4.2. Definicin del SGPRL Aunque ya se dio una definicin del mismo en el captulo anterior, a continuacin se va a detallar ms el significado y la importancia que tiene el SGPRL dentro de la introduccin de un sistema OHSAS 18000 en una empresa. Dentro del ciclo de gestin, la planificacin es la actividad crtica para la implantacin de la poltica de prevencin de una forma eficaz. La planificacin consistir en establecer, de forma organizada y previamente a su realizacin, las actuaciones que se van a llevar a cabo para alcanzar los objetivos definidos, estableciendo los plazos y las prioridades, los recursos econmicos, materiales y humanos, as como el alcance y las responsabilidades. El artculo 16 de la ley 54/2003 reforma normativa de la ley seala que : La prevencin de riesgos laborales deber integrarse en el sistema general de gestin de la empresa, tanto en el conjunto de sus actividades como en todos los niveles jerrquicos de sta, a travs de la implantacin y aplicacin de un plan de prevencin de riesgos laborales. Este plan de prevencin de riesgos laborales deber incluir la estructura organizativa, las responsabilidades, las funciones, las prcticas, los procedimientos, los procesos y los recursos necesarios para realizar la accin de prevencin de riesgos en la empresa, en los trminos que reglamentariamente se establezcan.

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Por lo tanto, el fin de la planificacin ser llevar a cabo las actuaciones requeridas ajustndose la planificacin de la gestin general de la empresa, por lo que sern necesarios planes a medio y a corto plazo, e incluso a largo plazo. La Implantacin de un SGPRL es el proceso mediante el cual una organizacin pone en funcionamiento los procedimientos del Sistema de Gestin de la Prevencin de los Riesgos Laborales. Y definido en el punto 4.3.4 de la Norma OHSAS 18001.

La implantacin de los procedimientos generales es la fase principal y ms importante en el establecimiento de un SGPRL, de forma que se vayan cumpliendo los hitos previstos. Para que el funcionamiento del SGPRL sea correcto los gerentes, los mandos intermedios, los encargados y los empleados necesitan mtodos y herramientas de gestin y trabajo que les permitan actuar correctamente, no slo contemplando mejoras en los procesos productivos, sino actuando directamente en la gestin de los procesos preventivos. Este planteamiento tiene como reflejo las implantaciones que anteriormente se han realizado de sistemas de calidad segn ISO 9000, Gestin Medioambiental ISO 14000, y, en la actualidad, genera una ascendente conviccin en la capacidad de reducir la siniestralidad a travs de establecimiento de Sistemas de Gestin de la Prevencin de Riesgos Laborales (SGPRL). 4.3. Normativa marco en la implantacin de un Sistema de Gestin de Prevencin de Riesgos Laborales (SGPRL) La normalizacin de sistemas de gestin tiene como antecedentes la normalizacin de productos, siendo las normas especificaciones tcnicas aprobadas por las instituciones reconocidas en actividades de normalizacin, para su aplicacin prctica y generalizada, y cuya observancia no es obligatoria en tanto en cuanto no se exija su cumplimiento en la legislacin en vigor. Existe una norma para el diseo y elaboracin de Sistemas de Gestin de Prevencin de Riesgos laborales: OHSAS 18001 (2007): Es una norma la cual est ms orientada hacia los resultados que la versin Ohsas 18001(1999) Se encuentra mejor alineado con las ISO 9001:2000 e ISO 14001:2004 para una mejor integracin de los Sistemas de Gestin e incrementar el inters en la normativa OHSAS. Los cambios incluidos en esta edicin son fruto de la experiencia de su implantacin en ms de 80 pases y en aproximadamente 16 000 empresas certificadas. establece los requisitos que
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debe cumplir un sistema gestin de seguridad y salud en el trabajo para que las organizaciones puedan optimizar el rendimiento de su sistema, as como controlar eficazmente los peligros derivados de sus actividades. Existen otras dos normas que aunque obsoletas nos sirven como referencia: Norma UNE de la serie 81900 EX (1996): Es una norma espaola que est en forma experimental y en su realizacin y desarrollo ha colaborado AENOR. OHSAS 18001 (1999): Especificacin emitida por el Instituto Britnico de Normalizacin, en cuya elaboracin ha participado AENOR como Entidad Espaola participante, as como las principales entidades internacionales de certificacin. La OHSAS 18001:1999 sigue de forma paralela la concepcin de la ISO 14001, por lo que facilita la integracin en un futuro que se pretende realizar no slo con sta sino tambin con la ISO 9000:2000. Tambin se emplea como referencia la norma OHSAS 18002:2000. Esta se considera una gua para la implantacin de OHSAS 18001. 4.4. Condicionantes en la implantacin de un SGPRL mediante la aplicacin de las Normas OHSAS 18000 En este punto, nos parece interesante reunir aqu algunos de los argumentos esgrimidos y publicados tanto a favor como en contra de la hipottica ISO 18000. Entre otras razones a favor, tenemos las siguientes: El cumplimiento de una norma internacional contribuye a mejorar la imagen social de las empresas en general. Una norma internacional de seguridad en el trabajo facilita la gestin interna entre distintas empresas del mismo grupo y contribuir a crear un marco de armonizacin para todas ellas. La norma facilita la gestin de la seguridad y salud entre las empresas con relaciones comerciales. Una norma compatible con las normas ISO 9000/ISO 14000 puede favorecer e incentivar la implantacin de sistemas integrados de gestin. Una norma ISO puede servir como herramienta para la valorar a suministradores y contratistas en seguridad y salud mediante la correspondiente certificacin. Una norma internacional de tipo no obligatorio puede servir a los empresarios para facilitar la aplicacin de la legislacin, y a las autoridades y cuerpos de inspeccin como medio o herramienta para controlar el cumplimiento de la misma por parte de las empresas. La gestin de la seguridad en el trabajo se fomenta de forma importante gracias al uso de auditoras externas de certificacin conforme a una norma ISO. La introduccin y la conformidad con una norma ISO puede conducir a la reduccin de las primas de seguro. El cumplimiento de una norma ISO puede contribuir a una responsabilidad menor de las empresas en sus contingencias. Implementar, mantener y mejorar el desempeo del sistema de gestin de la seguridad y salud en el trabajo. Demostrar su compromiso con el cumplimiento de las exigencias de la legislacin vigente. Identificar situaciones de emergencia potenciales y tener capacidad de respuesta.
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 Determinar las deficiencias del sistema de gestin, aplicando las acciones correctivas y preventivas que sean pertinentes. Facilitar la integracin de los sistemas de gestin de la calidad, ambiental y de seguridad y salud en el trabajo. Como argumentos en contra tenemos los siguientes: Los sistemas de gestin de la seguridad y salud en el trabajo son cuestiones internas de las empresas que no pueden homogeneizarse. Una norma nica donde puedan aplicarse en muchos sectores de actividad, no es lo suficientemente flexible para poder aplicarse a todo tipo de estructuras y actividades empresariales. Interpretaciones diferentes de la norma ISO internacional podran crear diferencias en las exigencias de implantacin entre las empresas pequeas y las grandes. Las reglamentaciones nacionales ya son suficientemente exigentes, y por lo tanto no es necesaria una norma de gestin ISO 18000. Por ejemplo, las Directivas Europeas ya contienen sistemas de gestin de la seguridad y salud laborales. Entre las normas internacionales y la reglamentacin legal nacional se podran originar conflictos de incompatibilidad o duplicar puntos a realizar. Como en el caso de la norma de calidad ISO 9000, el cumplimiento de una norma ISO 18000 podra ser exigido para las pequeas empresas en cuanto a la consecucin de pedidos de las grandes empresas clientes, con el consiguiente coste adicional en su aplicacin. La norma OHSAS 18001 en su introduccin mantiene que ha sido desarrollada para dar respuesta a los clientes que quieren certificar sus sistemas, lo cierto es que an no disponemos de la correspondiente norma o especificacin tcnica respecto a realizacin de auditoras de la norma. 4.5. Fases de la implantacin de un sistema de SGPRL Para la implantacin con xito y eficacia de un SGPRL se marcan una serie de fases o hitos a cumplir correlativos en el tiempo con la nica finalidad del cumplimiento final de la Poltica y la Organizacin marcada al principio por la direccin de la empresa o el empresario. 4.5.1 Presentacin del Sistema de Gestin En este apartado se presentar ante la direccin todos los diferentes documentos componentes del Sistema de Gestin. Se establecern los procedimientos de trabajo, dudas y cuestiones, por parte de la Direccin hacia los que van a ser los encargados de realizar la implantacin del Plan.

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Para ello se tendr que definir el equipo de trabajo que se encargue de: Elaboracin de los procedimientos especficos obligatorios o necesarios para la buena puesta en marcha del SGPRL. Establecimiento de objetivos de implantacin 4.5.2. Elaboracin del Plan Se deben de llevar a cabo previamente a la elaboracin del Plan una serie de actividades que garanticen el xito de la implantacin del mismo con xito. Actividades de elaboracin de formatos estndar, comunicacin y formacin a trabajadores como reciclaje de los integrantes del equipo en caso de ser necesario, etc. En este documento no pretende ser un escrito cerrado donde se tengan que cumplir estrictamente todas las directrices marcadas en el mismo, es obvio que tiene que supeditarse a cambios que durante el proceso se vayan detectando la correcta inclusin de las citadas modificaciones. Se elaborar lo denominado documentacin complementaria donde se incluirn las crticas y la modificacin de los procedimientos establecidos. En la elaboracin del Plan de Implantacin, el grupo designado por la Direccin deber incluir en el documento los siguientes aspectos: Fecha de entrada en vigor de los procedimientos. Plan de formacin y comunicacin. Grado de cumplimiento. Nombre de la persona responsable.

La implantacin del Plan puede darse teniendo en cuenta dos situaciones: La implantacin se inicie elaborados todos los Procedimientos Generales. La implantacin se realice paralelamente a la elaboracin de esos procedimientos. Es importante tener ya desde el principio una visin de conjunto por lo que se recomienda que la implantacin del Plan se realice teniendo elaborados los Procedimientos Generales. Planificar la Implantacin viene especificada por una serie de formatos diseados para los distintos procedimientos que la empresa vaya a implantar en el propio
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Centro de Trabajo. Los datos contenidos en los diferentes formatos pueden realizarse a modo de ficha, conteniendo por ejemplo: Nombre. Ttulo del procedimiento. Responsable de la Implantacin. Formacin del personal interno. Calendario de realizacin de las diferentes actividades del proceso. Relacin de la documentacin entregada y de registros (persona responsable, datos a analizar, etc.). Correcciones a procedimientos ya establecidos. Firma del responsable. Uno de los puntos crticos a la hora de planificar una implantacin de riesgos laborales es la definicin de parmetros referentes a indicadores que nos den una idea del grado o estado de implantacin de los procedimientos. Como ejemplos de estos indicadores se tienen: N de documentos difundidos/ N de documentos a elaborar; en cuanto a la identificacin de riesgos: n de puestos evaluados/ total de puestos; control de produccin: n de subcontrataciones realizadas conforme a procedimiento/ total de subcontrataciones realizadas 4.5.3. Mecanismos de difusin e informacin Para poder cumplir los objetivos marcados en el Plan todos los miembros de la Organizacin deben conocer no slo los hitos a cumplir sino los pasos a llevar a cabo, los registros a generar. Por lo tanto las acciones a tomar sern: Comunicacin de responsabilidades.

Esta se realizar con una estructura piramidal, el Responsable de la implantacin del SGPRL lo har a los responsables de la implantacin de los procedimientos y stos a su vez al personal a su cargo y as sucesivamente. Necesidades de formacin.

La formacin ir orientada desde los responsables mximos en la implantacin del SGPRL y gradualmente hasta los trabajadores base. Para ello se considerar desde actividades nuevas incluidas en los procedimientos hasta procedimientos donde se hayan detectado fallos indicando su correccin. Tiene que ser clara, concisa y eminentemente prctica en su implantacin a los diferentes niveles de la empresa. 4.5.4 Seguimiento de la implantacin de los procedimientos Fase inicial En el principio de la implantacin de los procedimientos, la supervisin la debe realizar el responsable de la puesta en marcha del procedimiento de forma directa y supervisada a su vez por el representante de la Direccin.

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Se recomienda la elaboracin de un informe donde se describan incidencias del proceso de implantacin (problemas, soluciones a los problemas,) Seguimiento Se realizar un Programa de Seguimiento de la Implantacin recogiendo las actividades exactamente tal y como se han definido en la planificacin de la implantacin. En caso de que la implantacin se vaya realizando a medida que se elaboran los procedimientos, habr que actualizar este Programa de Seguimiento en cada ocasin. Cada visita del responsable de la implantacin dar lugar a un Informe que sera recomendable ser enviado al representante de la direccin.

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4.6. Documentacin generada en la implantacin del sistema basado en OHSAS 18000 La Norma OHSAS 18000 recomienda el innegable valor que tiene el generar una documentacin en la implantacin del Sistema de Gestin, as como que sta procure ser prctica y reducida en la medida de lo posible. La importancia que genera la realizacin de esta documentacin permite que sirva de comunicacin a todos los niveles de la empresa del contenido de la poltica y objetivos de la implantacin de un SGPRL, sus procedimientos de aplicacin, cumplimiento de las acciones desarrolladas en el Plan as como de servir como documento a entregar en la formacin del personal de la empresa. En general, un sistema de gestin, sea cual sea el modelo utilizado para su implantacin debera: Disponer de una base documental donde se relaten las necesidades y redactada de forma que se cumplan los requisitos de la norma o gua que se haya aplicado en la empresa, o en su caso se alcancen los resultados especificados en el modelo en cuestin, de manera que dichos documentos deben: ser coherentes con la norma, modelo o gua; cubrir todos los requisitos que sean de aplicacin; dejar definidos claramente cmo, cundo, dnde y quin realiza las distintas actividades; y si es necesario estar aprobados y revisados adecuadamente. Aplicarse mediante la ejecucin de las actuaciones definidas en la documentacin especificada en el prrafo anterior, y documentarse dicha ejecucin mediante los registros que suministren las evidencias objetivas necesarias. As, los sistemas de gestin con criterios de calidad presentan una estructura documental donde se incluiran: El manual. Los procedimientos generales. Los procedimientos operativos e instrucciones tcnicas Los formatos Los registros

4.6.1 Manual de Gestin Una vez conocidos y analizados por parte de la empresa en primer lugar sus riesgos y posteriormente los objetivos del sistema, para que en funcin de los recursos de que se disponga, pueda elaborarse la planificacin por escrito. Esto se va a traducir en la necesidad de utilizar la evaluacin de riesgos y la revisin inicial o diagnstico, as como las revisiones peridicas en su caso. Todo ello quedar reflejado en un documento por escrito denominado Manual Gestin, se utilizar como modelo para la implantacin del Sistema de Gestin Riesgos Laborales al igual que se realizan manuales tanto en la implantacin sistemas de calidad o medioambiente, en el manual se describe la poltica, sistema de gestin de la prevencin, la organizacin preventiva y una sntesis las principales actividades. de de de el de

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Tomando como base los anteriores manuales de gestin se podra confeccionar un Manual de SGPRL que sirve como referencia durante la implantacin y la aplicacin del Sistema. Un Manual de Gestin tiene como mnimo la siguiente informacin: Descripcin de la estructura interna del manual (ndice). Declaracin de la Direccin de la empresa comprometindose a hacer cumplir la poltica de Prevencin a establecer y los periodos de revisin del SGPRL Organizacin de la Empresa. Funciones y responsables de hacer cumplir esas funciones en materia de prevencin. Alcance de la Norma en la empresa, cambios a establecer o previstos. Control de las actuaciones. Participacin de los trabajadores. Establecimiento de auditoras del Sistema y su revisin.

4.6.2 Procedimientos generales de gestin PG Estos son documentos complementarios del Manual. En ellos se describen, con nivel de detalle suficiente, cmo realizar una funcin contemplada en el manual y la Organizacin que se establece. Los procedimientos del sistema describen las distintas actividades del sistema de gestin, indicando que hay que hacer, quin es el responsable de hacerlo, y que registros hay que cumplimentar para evidenciar lo realizado El Procedimiento debe contener la informacin mnima y suficiente para cumplir con sus objetivos y la poltica definida por la Direccin. El PG no es un documento didctico de la organizacin, la implantacin de un procedimiento debe ser hecha por los que trabajan en el proceso que documenta. 4.6.2.1 Partes de un Procedimiento Objeto. Indica lo que realiza el procedimiento en cuestin. Referencias. Incluye una relacin de todos los documentos internos de la empresa o externos a la misma con los que se relaciona el procedimiento, tales como el Manual, normas, leyes u otros PG.

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Definiciones. Expone el significado de los trminos empleados en el PG. Realizacin. Describe la forma ms completa de la actividad o proceso que regula. Alcance. Indica a qu actividades, procesos, personas y reas de la organizacin afecta. Responsabilidades. Se indican los cargos que se van a ver implicados en el cumplimiento de lo establecido en el procedimiento indicando el puesto de trabajo que desempean. Lista de registros. Los registros constituyen la evidencia objetiva de que las tareas o actividades reguladas por el procedimiento han sido desarrolladas conforme a las condiciones establecidas en el mismo. Se indicarn adems: Nombre de la empresa. Ttulo del documento. Cdigo del documento. Nmero de edicin y fecha. Firma de elaboracin y aprobacin.

4.6.2.2.- Etapas en la elaboracin de un Procedimiento Para elaborar un procedimiento es recomendable analizar el proceso que se quiere documentar: Denominando el proceso y asignando las responsabilidades. Definiendo el alcance, estableciendo la extensin del proceso (dnde empieza y dnde finaliza y qu incluye). Documentar el flujo del proceso. Una vez realizadas las operaciones comentadas anteriormente, identificar el rea organizativa de la empresa implicada en el proceso. se debera

Para ello se realiza un diagrama de flujo completo de los elementos generales del proceso de gestin a tratar:

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 Documentando el proceso que se est siguiendo en la actualidad, incluyendo todas las actividades que se encuentran dentro del alcance del PG, en orden secuencia Asignando cada actividad a cada cargo organizativo implicado en el proceso. Si el proceso no est bien definido, tratar de eliminar bucles de actividad. Se deben eliminar las actividades consideradas como secundarias. Realizando una columna de soporte documental para incluir el cdigo del PG o Instruccin de trabajo escrita a la altura de la actividad relacionada. Aadir, a su vez, una columna de registro para indicar el registro que evidencia la realizacin de la actividad. Aprobacin del flujograma por parte de todo el personal implicado.

4.6.3 Instrucciones Tcnicas Se le llaman Instruccin Tcnicas de Trabajo (IT); si bien pueden tener otras denominaciones como procedimientos especficos, Instrucciones tcnicas, procedimientos normalizados de trabajo, protocolos; a la descripcin detallada de las actividades no descritas en los Procedimientos, es decir especifican cmo han de realizarse las tareas, especialmente si estas entraan riesgos significativos Las instrucciones describen cmo realizar una actividad considerada crtica para los niveles de seguridad y salud, evitando la aparicin de errores en su ejecucin. Cmo debe ser una IT? Ser sencilla y concisa. Incluir los medios de proteccin para cada actividad que lo requiera. Incluir los formatos para los registros que se prevea realizar. Estar explicada con ayuda de grficos. Incluir los diferentes tipos de actividades que se vayan a realizar en relacin con la actividad crtica (supervisin, notificacin, etc.). La estructura tipo de las IT es una estructura sencilla donde se expone el objeto a qu aplica y para qu; y la descripcin paso a paso sobre cmo realizar la actividad, con qu medios de proteccin, cmo registrar los resultados y al responsable que hay que entregar los registros.

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Los formatos deben contener los elementos necesarios para poder relacionar el registro con la actividad al que corresponde y se incorporarn al documento que define la actividad origen de los datos que se registran. Deben minimizar el nmero de anotaciones y la necesidad de escribir frases a llevar a cabo por los usuarios. Deben incorporar un espacio para la identificacin de la persona que los realiza y/o aprueba. Los registros del SGPRL constituyen la evidencia sobre la adecuacin y eficacia del SGPRL y la base para tomar decisiones para la mejora posterior por parte de la Direccin de la Empresa o personal designado en la implantacin del propio SGPRL. Los datos van a permitir medir, analizar, mejorar y controlar los procesos, el punto 4.4.4. de la Norma OHSAS 18001:1999 y OHSAS 18001:2007 nos comenta la importancia de mantener la mnima documentacin que se requiera para ser efectiva y eficaz la implantacin del SGPRL. Los registros sern en cantidad el mnimo nmero posible para ser eficaces en la toma de decisiones posteriores. En la medida de lo posible se tomarn medios tecnolgicos e informticos adecuados.

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