Bancos 1

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CURSO MODULO DE BANCOS
Versin 2008.01
APRENDIENDO A MANEJAR EL MODULO DE BANCOS
INTRODUCCION ................................................................................................................................. 5 OBJETIVOS .......................................................................................................................................... 5 1. CONCEPTOS GENERALES ........................................................................................................ 6 CHEQUE ............................................................................................................................................... 6 CHEQUES DEVUELTOS .................................................................................................................... 6 CHEQUES POSTFECHADOS ............................................................................................................ 7 CHEQUES SIN COBRAR ................................................................................................................... 7 CODIGO DE INTEGRACION............................................................................................................ 8 CONSIGNACIONES O DEPOSITOS ................................................................................................ 8 CONSIGNACIONES O DEPOSITOS EN TRANSITO .................................................................... 8 CONCILIACION BANCARIA ........................................................................................................... 8 CUENTA DE BANCOS ........................................................................................................................ 9 CUENTA CORRIENTE O CIRCULANTE ..................................................................................... 10 EXTRACTO BANCARIO ................................................................................................................. 10 LIBRO DE BANCOS .......................................................................................................................... 10 NOTA DEBITO ................................................................................................................................... 11 NOTA CREDITO................................................................................................................................ 11 TIPOS DE MOVIMIENTO ............................................................................................................... 11 TALLER NO. 1 ................................................................................................................................... 13 EVALUACION NO. 1 ....................................................................................................................... 13 2. PARAMETRIZACION .............................................................................................................. 16
2.1. CONFIGURANDO EL MODULO ........................................................................................... 16 2.2. DEFINIENDO LOS MAESTROS ............................................................................................. 18 2.2.1. TIPO DE MOVIMIENTO ..................................................................................................... 18 2.2.2. BANCOS .................................................................................................................................. 22 2.2.3. 2.3. TERCEROS ......................................................................................................................... 26 REVISANDO LOS MAESTROS .......................................................................................... 33
TALLER NO. 2 ................................................................................................................................... 34 EVALUACION NO. 2 ........................................................................................................................ 34 3. INGRESANDO MOVIMIENTO .................................................................................................. 36 3.1. INGRESANDO LOS SALDOS INICIALES .......................................................................... 37 3.2. INGRESANDO LAS NOTAS DEBITO, NOTAS CREDITO Y ......................................... 40
MOVIMIENTO NO INTEGRADO DE OTROS MODULOS ....................................................... 40
3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 3.8. 3.9.
ACTUALIZANDO EL MOVIMIENTO ............................................................................. 44 CONSULTA DE DOCUMENTOS ........................................................................................ 46 MODIFICACIN DE DOCUMENTOS ............................................................................... 47 RETIRO DE DOCUMENTOS............................................................................................... 50 MANTENIMIENTO MOVIMIENTO AUXILIAR ............................................................. 52 CAMBIO PERIODO .............................................................................................................. 54 CONSULTANDO LAS TECLAS RAPIDAS........................................................................ 55
3.9.1. TECLAS GENRICAS PARA TODOS LOS MDULOS ....................................... 55 3.9.2. TECLAS GENRICAS PARA EL MDULO DE BANCOS......................................... 56
TALLER NO. 3 .................................................................................................................................. 60 EVALUACION NO. 3 ....................................................................................................................... 60 4. 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5. IMPRIMIENDO EL MOVIMIENTO ....................................................................................... 63 LIBRO DE BANCOS .............................................................................................................. 64 RESUMEN DE SALDOS ....................................................................................................... 71 MOVIMIENTO POR CONCEPTOS .................................................................................... 72 TOTALES POR MOVIMIENTO .......................................................................................... 74 CONTROL FECHA CONSIGNACION ............................................................................... 75
5. PROCESANDO LA INFORMACION........................................................................................ 77 5.1. CONCILIANDO BANCOS ........................................................................................................ 79 5.1.1. INGRESO DE EXTRACTOS ................................................................................................ 79 5.1.1.1. EXTRACTO MANUAL ....................................................................................................... 79 5.1.1.2. EXTRACTO EN MEDIO MAGNTICO ......................................................................... 82 5.1.1.1.1. EXTRACTO EN MEDIO MAGNTICO BANCO DE OCCIDENTE (SOLO PARA COLOMBIA) ....................................................................................................................................... 87 5.1.2. CONCILIACIN BANCARIA ............................................................................................... 88 5.1.2.1. CONCILIACIN MANUAL .............................................................................................. 88 5.1.2.1.1. CONCILIACIN MANUAL POR DOCUMENTO ...................................................... 91 5.1.2.1.2. CONCILIACIN MANUAL POR SELECTIVA .......................................................... 93 5.1.2.2. CONCILIACIN AUTOMTICA .................................................................................... 96 5.2. INTEGRANDO A CONTABILIDAD ...................................................................................... 99 5.2.1. CREANDO LAS TABLAS DE INTEGRACIN................................................................ 100 5.2.2. TRASLADO DE CDIGOS PREDEFINIDOS AL MAESTRO TABLA DE INTEGRACIN ................................................................................................................................ 108 5.2.3. CHEQUEO DE INTEGRACIN ........................................................................................ 110 5.2.4. INTEGRANDO A CONTABILIDAD ................................................................................. 111 5.3. CIERRES .................................................................................................................................. 114 5.3.1. CERRAR PERODO ........................................................................................................ 114
5.3.2. ABRIR PERODO ................................................................................................................. 116
5.4.
AUDITANDO LAS BASES DE DATOS ............................................................................. 117
TALLER NO. 4 ................................................................................................................................. 119 EVALUACION NO. 4 ...................................................................................................................... 119
APRENDIENDO A MANEJAR EL MODULO DE BANCOS
INTRODUCCION
El sistema de Bancos es el encargado de almacenar, organizar, clasificar y controlar el ingreso y salida de dinero de la empresa, como tambin el movimiento de cada uno de ellos y sus respectivos saldos y as poder conciliar el movimiento de la empresa con los extractos que enva el Banco, haciendo un paralelo entre estos. Este mdulo es alimentado de los sistemas de Cartera, Cuentas por Pagar y Nmina ,mediante la generacin de cheques y consignaciones, a travs de la integracin de dichos mdulos. Como herramienta administrativa ofrece informes diarios de bancos y genera el tradicional Libro de Bancos. Como Herramienta de trabajo, brinda varias formas de conciliar, ingresando el extracto manualmente o a travs de medio magntico.
OBJETIVOS
El objetivo general de este curso es proporcionar herramientas de trabajo, que permitan adquirir elementos para el manejo, control de la informacin y poder entregar los resultados esperados. Conocer y aprender las herramientas del mdulo de Bancos Aplicar los conocimientos adquiridos en la implementacin del sistema Lograr eficiencia y calidad en los procesos de informacin Como herramienta de trabajo a nivel administrativo y contable permite: Registrar y actualizar toda la informacin correspondiente a los movimientos de la empresa. Presentar informacin a cerca del estado de las cuentas y el movimiento a un perodo determinado. Resumen de saldos Libro de Bancos Movimiento diario por conceptos Capturar el extracto bancario en forma manual o medio magntico. Conciliar manual o automticamente Generar reporte de conciliacin Integrar el movimiento bancario a la Contabilidad.
1. CONCEPTOS GENERALES
Cheques Cheques devueltos Cheques Posfechados Cheques sin cobrar Cdigo de Integracin Consignaciones o Depsitos Consignaciones o Depsitos en trnsito Conciliacin Bancaria Cuenta de Bancos Cuenta Corriente o Circulante Extracto Bancario Libro de Bancos Notas Crdito Notas Dbito Tipo de Movimiento
CHEQUE
Es un ttulo valor impreso en formularios bancarios, el cual contiene una orden, dada por el girador del cheque, para que el banco pague la cantidad de dinero estipulada a un tercero: en el cheque intervienen tres sujetos: el girador (quien da la orden), el girado (El Banco) y el beneficiario (El tercero). El hecho de retirar dinero, por medio de los cheques, es denominado giro. El cheque ser siempre pagadero a la vista, cualquier anotacin en contrario se tendr por no-puesta, el cheque posdatado ser pagadero a su presentacin.
CHEQUES DEVUELTOS
Son aquellos que el Banco no descarga de la cuenta corriente, debido a: Fondos insuficientes Mala elaboracin del cheque Los cheques devueltos pueden presentarse con los movimientos propios de la empresa, cuando se gira un cheque y por los conceptos descritos anteriormente es devuelto por el Banco; o con los movimientos ajenos a la empresa, cuando nos giran un cheque y por los conceptos vistos anteriormente, es devuelto por el Banco.
CHEQUES POSTFECHADOS
Son los cheques entregados a terceros o recibidos de terceros para pagos de obligaciones, que deben ser cobrados o pagados en una fecha posterior a la de entrega de los mismos. Ejemplo: La Compaa OPUS TEXTILES S.A. paga un cheque posfechado por concepto de cancelacin de Factura No. 5639, por $ 1.500.000. La Factura vence el 15 de Julio del presente ao, en esta fecha fue pagado el cheque, el cual debe ser cobrado el 30 de Julio del mismo ao.
CHEQUES SIN COBRAR

Son aquellos que la compaa ha girado, pero la persona que lo recibe, no lo ha cobrado. Cuando una compaa paga con un cheque, disminuye el valor de su cuenta, pero si el beneficiario no lo cobra, el banco no sabe nada acerca de este cheque, por lo tanto no aparecer en el extracto. El extracto slo muestra los cheques cobrados. Como los cheques sin cobrar, disminuye en los libros y en el extracto no, el saldo del extracto ser mayor, que el saldo en libros. Determinacin de los cheques sin cobrar. El primer paso de la conciliacin bancaria es comparar los nmeros y la cantidad en pesos de los cheques pagados por el banco, segn el extracto, con el nmero y la cantidad de cada cheque registrado por la compaa en el libro de bancos.
Ejemplo: En marzo 3 llega a la compaa el extracto del Banco Industrial Colombiano, correspondiente al mes de febrero. La compaa, en el libro de bancos, haba registrado la salida de los siguientes cheques: Fecha Feb. 5 Feb. 10 Feb. 15 Feb. 23 Cheque No. 1524 1538 1566 1580 Beneficiario Carlos M. Vlez Nacional de Empaques Dora Meja S. Hilos Ltda. Cantidad $ 1.000.000 $ 500.000 $ 450.000 $ 700.000
Comparando el extracto con el libro, se detecta que el cheque 1538 y 1580, no han sido cobrados, pues no aparecen en el extracto, por lo tanto debe anotar el nmero del cheque, el nombre del beneficiario y el valor de cada uno de los cheques sin cobrar, tambin debe incluir los cheques sin cobrar de meses anteriores.
CODIGO DE INTEGRACION
Es el medio utilizado por nuestro sistema para integrar los diferentes movimientos de los mdulos a la Contabilidad. El Cdigo de Integracin es utilizado para identificar la transaccin contable a realizar; es un nmero, mximo de cuatro (4) dgitos, aunque recomendamos emplear un cdigo de tres dgitos, donde el primero es el nmero asignado para identificar el mdulo (1 Cartera, 2 Compras, 3 Cuentas por Pagar, 4 Facturacin, 5 Bancos, 6 Inventarios, 7 Activos Fijos) y los dos siguientes un consecutivo propio de cada mdulo.
Ejemplo: CODIGO INTEGRACION 501 502 503 504 DESCRIPCION Consignaciones Nota Dbito compra de chequera Nota Dbito por comisiones Nota Crdito Obligacin Bancaria
CONSIGNACIONES O DEPOSITOS
Es el hecho de depositar dinero en una cuenta corriente por medio de recibos suministrados por el banco, donde posee dicha cuenta. Las consignaciones pueden ser en dinero en efectivo, en cheques o en efectivo y cheques.
CONSIGNACIONES O DEPOSITOS EN TRANSITO

Son aquellas que aparecen registradas en el libro auxiliar de bancos y no estn reportadas en el extracto bancario. Esto puede ocurrir cuando se comete un error al colocar el nmero de la cuenta corriente en la consignacin. Tambin cuando al finalizar el mes, se consignan cheques de otras plazas y el banco no ha autorizado su pago. En este caso el saldo del libro auxiliar de bancos, es mayor al saldo del extracto bancario, dado que hay consignaciones que no estn registradas en dicho extracto.
CONCILIACION BANCARIA
Es el procedimiento que se debe practicar mensualmente, con el fin de que los saldos del libro auxiliar de bancos, coincida con el saldo del extracto bancario de la compaa. En este proceso es necesario hacer una serie de ajustes, los cuales se originan generalmente, por concepto de las Notas Dbito y Notas Crdito, cheques no cobrados, consignaciones en trnsito, cheques devueltos, entre otros. Consiste en detectar las partidas o transacciones que originaron que el saldo en libros de la compaa sea diferente al saldo del extracto bancario, estas son partidas que estn registradas en el extracto y no
en el libro o viceversa, adems, a travs de la conciliacin bancaria se pueden detectar errores de registros por parte de la compaa o por parte del banco. Para una correcta conciliacin bancaria, se requiere lo siguiente: Libros auxiliares de bancos actualizados Comprobante de consignacin Notas Dbito y Notas Crdito bancarias Talonario de cheques Extracto bancario del mes conciliado Una vez efectuada la respectiva conciliacin bancaria, se procede a elaborar los respectivos ajustes en el mes, sino se ha cerrado libros o al mes siguiente. Efectuados los ajustes, da como resultado el saldo correcto. La conciliacin bancaria es elaborada partiendo tanto del saldo en extracto como del saldo en libros, hasta igualar ambos saldos. Las presentaciones son las siguientes: SALDO EN EXTRACTO Consignaciones en trnsito Cheques girados por cobrar Notas Dbito Notas Crdito Error Bancario Error Compaa Saldo en Libros ___________ Iguales ========== SALDO EN LIBROS Consignaciones en trnsito Cheques girados por cobrar Notas Dbito Notas Crdito Error Bancario Error Compaa Saldo en Extracto ___________ Iguales ==========
Analizando las anteriores presentaciones de la conciliacin bancaria y para realizar una verdadera conciliacin, debe tenerse plena claridad si una partida suma o resta, que sirva de base para un posterior ajuste o ajustes para determinar el saldo correcto y real en libros de la compaa, es necesario analizar y comprender partida por partida y de esta manera, llegar a una conclusin lgica y correcta.
CUENTA DE BANCOS
La cuenta de Bancos representa el dinero que posee una empresa en los distintos Bancos locales y de otros lugares. La cuenta de Bancos se mueve cuando la empresa consigna dinero en efectivo o cheque, cuando paga con cheque alguna compra o deuda. La cuenta banco se debita (aumenta) con las consignaciones, prstamos recibidos directamente por el banco (Nota Crdito) y algunas veces por rendimientos financieros (otros ingresos Notas Dbito), reconsignaciones de cheques devueltos. La cuenta banco se acredita por cheques girados, devolucin de cheques consignados, gastos de sobregiros (Nota Dbito) y otras transacciones que originan una disminucin del saldo disponible.
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CUENTA CORRIENTE O CIRCULANTE

Es la cuenta que se origina al practicar la primera consignacin de dinero en un Banco. La Cuenta Corriente, da el derecho a depositar y retirar dinero del banco, cada vez que se requiera. Al abrir la cuenta, el banco hace entrega de un talonario de cheques, llamado chequera, para que con el giro de los cheques, el cuentacorrentista haga los pagos que desee. A la cuenta corriente tambin ingresan dinero por traslados interbancarios, ordenados por el titular de la cuenta. La Cuenta de Ahorros es similar a la Cuenta Corriente, la diferencia est en que la Cuenta Corriente maneja o utiliza chequera y la Cuenta de Ahorros no.
EXTRACTO BANCARIO
Al final de cada mes, todos los bancos envan a cada depositante un informe del estado de su cuenta, llamado Extracto de Cuenta Bancaria o Extracto de Cuenta Corriente, el cual muestra lo siguiente: El saldo que el depositante tena en su cuenta al comienzo del mes. Los depsitos recibidos por el Banco en el mes (consignaciones). Los cheques que el depositante gir y fueron pagados en el mes. El saldo de la cuenta al final del mes, el cual ser la suma del saldo inicial, ms los depsitos, menos los cheques girados. Notas Dbito y Notas Crdito por diferentes conceptos. Los Bancos al final del mes, cierran sus oficinas al pblico, para efectuar un balance y al mismo tiempo, averiguar el estado de la cuenta de cada depositante, con el fin de preparar el extracto correspondiente, por esta razn, los extractos de cuenta bancaria, siempre llegan al depositante al principio del mes siguiente. El Banco puede expedir el Extracto en forma manual a travs del formato normal de Extracto Bancario o a travs de disquete en Medio Magntico.
LIBRO DE BANCOS
Es donde se registran los movimientos de las cuentas de bancos, cuando se gira un cheque, se hace una consignacin y cuando el banco enva notas bancarias. Cuando se gira un cheque, debe escribirse nombre del beneficiario del cheque, nmero del cheque y valor. Cuando se consigna en la cuenta, se coloca simplemente la consignacin con su respectivo valor. Este libro que utiliza una columna adicional, con el fin de indicar el nmero del cheque girado. El llevar la numeracin de los cheques, sirve como mecanismos de control y para facilitar el proceso de la conciliacin bancaria. El objetivo de este libro es llevar las columnas de los dbitos y crditos para controlar los saldos del Banco.
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NOTA DEBITO
Documento que enva el banco al cuentacorrentista, cuando tiene que deducir del saldo de ste, algn valor. Este documento es representado por ND. Ejemplo: Cuando entrega chequera al cuentacorrentista Cuando cobra transferencias por pagos de cheques de otras plazas Cuando cobra intereses Al deducir las cuotas por utilizacin de tarjetas de crdito, seguros, entre otros.
NOTA CREDITO
Documento que enva el banco al cuentacorrentista, cuando tiene que aumentar al saldo de ste, algn valor. Este documentado es representado por NC. Ejemplo: Cuando le otorga un prstamo Cuando va a corregir un error debido al descargue de un cheque de otro cuentacorrentista.
TIPOS DE MOVIMIENTO
Son los diferentes movimientos o transacciones realizadas en un sistema de bancos, las cuales aumentan o disminuyen el saldo del banco. Entre estos tipos de movimiento podemos mencionar los siguientes: Consignaciones Cheques girados Notas Dbito Notas Crdito Con estos movimientos el sistema de bancos puede tener un control del manejo de las cuentas y determinar si es una entrada o salida de dinero, aumentando o disminuyendo el saldo del banco. Consignaciones Dentro de este Tipo de Movimiento existen varios conceptos que aumentan el saldo del banco: Consignaciones Locales Consignaciones Nacionales Cheques Dentro de este Tipo de Movimiento existen varios conceptos que disminuyen el saldo del banco:
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Cheques de Otras Plazas Cheques de Gerencia Cheques Locales Notas Dbito Dentro de este Tipo de Movimiento existen varios conceptos que disminuyen el saldo del banco: Compra de chequera Intereses por Sobregiro Intereses prstamos bancarios Notas Crdito Dentro de este Tipo de Movimiento existen varios conceptos que aumentan el saldo del banco: Obligacin Bancaria Ajustes o correccin hecha por el banco
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TALLER No. 1
Apreciado usuario: Desarrolle el siguiente taller y evaluacin. Esta es la nica forma que garantiza el logro de los conocimientos adquiridos en cada etapa del curso. 1. Planee una entrevista con el Jefe de Tesorera o el encargado de conciliar los bancos de la empresa y discuta con l sobre: Nmero de bancos a conciliar Los diferentes Tipos de Movimiento que maneja la compaa Los Tipos de Movimiento ms usuales que maneja la empresa 2. 3. 4. 5. Identifique los diferentes tipos de movimiento que incrementan el saldo del banco. Identifique los diferentes tipos de movimiento que disminuye el saldo del banco. Identifique cada uno de las cuentas bancarias que la empresa tiene. Consulte sobre los informes requeridos para esta rea.
EVALUACION No. 1
1. 2. 3. 4. Por qu razones puede devolver el banco un cheque? Qu son consignaciones en trnsito? Defina Conciliacin Bancaria Los siguientes conceptos suman o restan el saldo del libro de banco: a) b) c) d) e) f) 5. Cheques Locales Cheques girados Consignaciones Nacionales Inters por sobre giro Prstamo Bancario Compra de chequera
Al frente del concepto escriba el Tipo de Documento que corresponda: a) b) c) d) e) f) g) Intereses por Sobre giro Cheques Locales Intereses bancarios Correccin de un error por descargo de un cheque a otro cuentacorrentista Compra de chequera Cobro de transferencia por pago de cheques de otras plazas Obligacin o Prstamo Bancario
6.
Qu diferencia existe entre Libro de Banco y Extracto Bancario?
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RESPUESTAS A LA EVALUACION No. 1

1. El banco puede devolver el cheque por: Fondos insuficientes Enmendaduras en el cheque Cheque mal elaborado No coincide el nmero en letras con el valor Error en la fecha del cheque
2.
Consignaciones en Trnsito: Son aquellas que aparecen registradas en el libro auxiliar de bancos y no estn reportadas en el extracto bancario. Esto puede ocurrir cuando se comete un error al colocar el nmero de la cuenta corriente en la consignacin. Tambin cuando al finalizar el mes, se consignan cheques de otras plazas y el banco no ha autorizado su pago. Conciliacin Bancaria: Es el procedimiento que se debe practicar mensualmente, con el fin de que los saldos del libro auxiliar de bancos, coincida con el saldo del extracto bancario de la compaa. En este proceso es necesario hacer una serie de ajustes, los cuales son originados generalmente, por concepto de las Notas Dbito, Notas Crdito, cheques no cobrados, consignaciones en trnsito, cheques devueltos, entre otros.
3.
4. a) b) c) d) e) f) 5. Resta Resta Suma Resta Suma Resta
Tipos de Movimiento a) b) c) d) e) f) g) Nota Dbito Cheque Nota Dbito Nota Crdito Nota Dbito Nota Dbito Nota Crdito
6.
Libro de Banco: Es donde se registran los movimientos de las cuentas de bancos, cuando se gira un cheque, se hace una consignacin y cuando el banco enva notas bancarias. Este es el nico libro que utiliza una columna adicional, con el fin de indicar el nmero del cheque girado. Extracto Bancario: Documento que enva el banco cada mes, a los depositante, informando el estado de su cuenta, llamado Extracto de Cuenta Bancaria o Extracto de Cuenta Corriente, el cual muestra lo siguiente: El saldo que el depositante tena en su cuenta al comienzo del mes. Los depsitos recibidos por el Banco en el mes (consignaciones). Los cheques que el depositante gir y fueron pagados en el mes. El saldo de la cuenta al final del mes, el cual ser la suma del saldo inicial, ms los depsitos, menos los cheques girados.
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FLUJOGRAMA DE BANCOS
PROVEEDOR
SERVICIOS
ORDENES DE COMPRA
COMPRAS
CONTABILIDAD
CUENTAS POR PAGAR
CONTABILIDAD
BANCOS
- Libro de Bancos - Resumen de Saldos - Mvto. Por Conceptos - Totales Por Mvto.
- Saldos Iniciales - Notas Dbito - Notas Crdito
- Extracto - Conciliacin
- Reporte de Conciliacin
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2. PARAMETRIZACION 2.1. CONFIGURANDO EL MODULO
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Ubique la empresa
Por esta opcin definimos los parmetros globales para manejar el mdulo. Actualizar Movimiento en Lnea: Al marcar esta opcin como S, el sistema permite realizar en forma automtica el proceso de Actualizar Movimiento, es decir que despus de grabar un movimiento de bancos ste sea actualizado en todas las bases de datos y aparezca la informacin siempre vigente en las consultas y los informes. Ultimo Perodo Cerrado: Indica el ltimo mes cerrado en el mdulo de Bancos, el sistema inicializa este campo en forma automtica cada vez que se ejecuta el proceso de cierre. Este campo no debe ser modificado por el usuario.
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2.2. DEFINIENDO LOS MAESTROS

Por medio de los Maestros definimos al sistema los parmetros generales para trabajar con el mdulo. Una buena definicin y revisin de los Maestros garantizan un ptimo resultado de la informacin. La definicin de estos Maestros debe realizarse por personal directivo de las reas de administracin y contabilidad y revisados por personal diferente a quien los digit.
2.2.1.
Tipo de Movimiento
Comenzamos por este Maestro ya que para matricular el Banco, deben estar previamente creados los diferentes Tipos de Movimiento a trabajar en cada uno de ellos.
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Maestro formado por los siguientes campos: Cdigo Cuenta: En este campo digitamos la cuenta contable del Banco, al que vamos a definir los diferentes Tipos de Movimiento, recomendamos estar matriculada en el Maestro de Cuentas en el mdulo de Contabilidad, con el fin de relacionar la cuenta contable del banco con el cdigo de la cuenta, facilitando con esto la identificacin de la cuenta y la integracin contable. Tipos de Movimiento: Son los diferentes movimientos o transacciones realizadas en un sistema de bancos, las cuales aumentan o disminuyen el saldo de la cuenta bancaria. Entre estos tipos de movimiento podemos mencionar los siguientes: Consignaciones Cheques girados Notas Dbito Notas Crdito Con estos movimientos el sistema de bancos puede tener un control del manejo de las cuentas y determinar si es una entrada o salida de dinero, aumentando o disminuyendo el saldo del banco. Descripcin: Nombre que identifica el Tipo de Movimiento.
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Entrada (S/N): En este campo definimos con una S o una N si el Tipo de Movimiento es de entrada o salida, teniendo en cuenta que los movimientos de entrada suman al saldo del Banco y los movimientos de salida lo restan. Clase documento: Existen cuatro (4) grupos para clasificar el movimiento de Bancos: CO: ND: NC: CH: Consignaciones, movimiento de entrada y suma al saldo del Banco Notas Dbito, movimiento de salida y resta al saldo del Banco Notas Crdito, movimiento de entrada y suma al saldo del Banco Cheques girados, movimiento de salida y resta al saldo del Banco.
En este campo identificamos la clase de documento para definir la transaccin. Tipo Cruce: Por medio de este campo definimos al sistema la forma de cruzar el movimiento en la Conciliacin Bancaria, ya sea por fecha, valor o documento. Los cheques girados deben ser cruzados por documento, las Notas Dbito y Crdito y Consignaciones, recomendamos cruzarlas por valor. Tipos Movimiento Extractos: Al presionar clic en este botn el sistema nos abre ventana para ingresar los tipos de movimiento que corresponden al medio magntico o archivo plano segn cada banco. Estos pueden tener varios conceptos. Por ejemplo: Las consignaciones se presentan como nacionales, locales, entre otros; los cheques girados pueden presentarse como: cheques de otras plazas, de gerencia, locales, entre otros. Sirve para comparar o asociar los diferentes Tipos de Movimiento que el Banco abre, teniendo en cuenta que es una sola transaccin. En cada campo del Tipo de Movimiento digitamos el cdigo a identificarlo; podemos definir este campo con el cdigo utilizado por el Banco, tomndolo del extracto bancario.
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T. Movimiento: Digite los diferentes tipos de movimiento que corresponden al medio magntico o archivo plano definidos por cada banco. Descripcin: Ingrese la descripcin segn el tipo de movimiento digitado Ejemplo de Tipos de Movimiento Extracto En Consignaciones: 50 = Consignacin nacional 51 = Consignacin local 60 = 61 = 62 = 63 = Cheque canje local Cheque canje nacional Cheque ventanilla Cheque de otras plazas
En Cheques
En Notas Dbito :
21 = Nota Dbito por compra de chequera 22 = Nota Dbito por intereses por sobregiro 41 = Nota Crdito por Obligacin Bancaria 42 = Nota Crdito por Error
En Nota Crdito
Estos Tipos de Movimiento son discriminados, bsicamente para el manejo de conciliacin ya sea en forma manual o automtica y son definidos o propios de cada Banco.
RECOMENDACIONES
Crear los tipos de movimiento igual a como los trabaja cada Banco, los cuales son reflejados en los extractos bancarios, o con cdigos que sean fciles de recordar. Crear los Tipos de Movimiento por cada Banco, Cuenta Corriente o Ahorro que maneje la empresa.
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2.2.2. Bancos
Por esta opcin se matriculan los Bancos que la empresa tiene para manejar el dinero. Podemos ingresar, modificar, retirar o consultar una cuenta bancaria.
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Formado por los siguientes campos: Cdigo: En este campo digitamos el cdigo de la cuenta del banco, recomendamos est matriculada en el Maestro de Cuentas en el mdulo de Contabilidad, con el fin de relacionar la cuenta contable del banco con el cdigo de la cuenta, facilitando con esto la identificacin de la cuenta y la integracin contable. Nombre: Es la descripcin o nombre comercial del Banco; es aconsejable digitar en este campo el nmero de la cuenta corriente del respectivo banco con el fin de visualizar tanto el nombre como la cuenta corriente. Nmero de la cuenta: Es el nmero que identifica la cuenta corriente del Banco, debe ser ingresado sin ceros, sin guiones a la izquierda ni a la derecha, con el fin de poder conciliar en medio magntico. Ejemplo 1: El nmero asignado por el Banco es 001-61514-8, el cual se debe ingresar como: 615148
Ejemplo 2: El nmero asignado por el Banco para esta cuenta sera 103-568096-7. El ingreso quedara 5680967 Fecha de Apertura: En este campo digitamos la fecha en el cual se abri la cuenta bancaria.
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Gerente: Digite el nombre del gerente. Mantenga actualizado este campo. Tipo Mvto. Cheque: En este campo va el Tipo de Movimiento por el cual se generan los cheques, seleccionando el ms usual de todos los movimientos de cheques girados, debe estar creado en el maestro Tipos de Movimiento. La funcin principal de este Tipo de Movimiento es poder integrar de Cuentas por Pagar a Bancos. Tipo Mvto. Consignacin: Funciona de igual manera al Tipo de Movimiento anterior, definiendo el concepto ms usual para el manejo de las consignaciones. Su funcin principal es poder integrar el movimiento de Cartera a Bancos. Manejo en otra moneda: Si el movimiento es en dlares u otra moneda, marque la caja de chequeo; este campo es el encargado de filtrar la informacin en otra moneda en el informe resumen de saldos. Propsito: En este Maestro se describe la funcin que tiene la cuenta o el motivo por el que se abri la cuenta. Ejemplo: Pago a Proveedores, Pago de nmina, Traslado de cuentas, entre otros. Firmas Autorizadas: Describa los nombres de las personas autorizadas para firmar los cheques. Comentario: Es un campo opcional, utilizado para hacer alguna especificacin adicional respecto a la cuenta o para ingresar el nombre de otras personas autorizadas en la firma de los cheques. En la modificacin y consulta de este maestro presenta un campo adicional, Ultimo mes conciliado; en el momento de la creacin del Maestro de Bancos, este campo almacena un cero, el cual tiene un tratamiento especial cuando se vaya a conciliar por primera vez, ya que en cada Banco hay que modificar este campo, digitando el perodo anterior a la conciliacin. Tema que ser tratado en el proceso de Conciliacin Bancaria.
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Este campo debe ser modificado antes de conciliar por primera vez.
RECOMENDACIONES
Tambin puede crearse la cuenta de Caja General y Cheques Postfechados recibidos, con el fin de controlar el movimiento de las mismas.
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2.2.3. Terceros
DEFINICIN DE TERCEROS
Este Maestro permite identificar el tercero asociado a la transaccin. La informacin almacenada en este Maestro es compartida con el mdulo de Contabilidad, por tal motivo debe tener cuidado al ingresar un nuevo tercero, que este no exista con otro nombre. Para ello recomendamos crear el Tercero identificando si es persona natural o jurdica.
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Maestro formado con los siguientes campos: Nit: Identificacin del tercero como persona jurdica o natural. Para la versin Cliente Servidor el sistema presenta Opciones de Bsqueda, facilitando la captura de informacin. Las personas naturales se identifican con el nmero de la cdula y el nombre y apellidos de la persona. El cdigo para este tercero debe crearse sin puntos y sin dgito de verificacin, pues la aplicacin calcula este ltimo y describir primero los apellidos y luego los nombres, esto con el fin de evitar duplicidad de terceros. Las personas jurdicas son identificadas con el NIT y la razn social; el NIT debe crearse sin puntos y con dgito de verificacin, aunque el sistema controla el dgito. Tipo de Persona: Establezca si el tercero es una persona Jurdica o Natural. Nombre: En este campo digitamos la razn social de la empresa o nombre de la persona. Clase: Seleccione para el tercero registrado el tipo de identifica. documento civil con el que se
Nombres: Ingrese en estos campos los nombres del tercero, estos campos son necesarios para la generacin del informe de medios magnticos que se debe presentar a la DIAN.
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Apellidos: Ingrese los apellidos del tercero, estos campos son necesarios para la generacin del informe de medios magnticos que se debe presentar a la DIAN. Direccin: Ubicacin geogrfica de ese tercero Comentario: Campo opcional utilizado para ampliar o especificar el nombre de la empresa; puede ser la sigla de la empresa o el nombre del representante legal, identificacin si el tercero es cliente, Proveedor, empleado, entre otros. En la parte superior de la pantalla encontramos la Barra de Herramientas con las opciones de mantenimiento, permitiendo limpiar la pantalla, ingresar o modificar el registro actual, borrar el registro actual, listar toda la informacin y salir de la pantalla.
OPCIONES DE BUSQUEDA Nuestro sistema Atlas presenta una serie de Opciones de Bsqueda las cuales puede invocar en diferentes campos de la pantalla de maestros y captura, facilitando el ingreso de informacin.
Al invocar por primera vez la bsqueda el sistema permite ordenar los registros en el orden que se maneje en el modulo tcnico segn la configuracin de cada usuario, es decir ordenar por cdigo y descripcin o por descripcin y cdigo.
Usted puede realizar la bsqueda por ejemplo de todos los clientes que contengan la palabra Industria, para ello digite la palabra luego presione la tecla Enter, automticamente presenta todos aquellos terceros que contengan esta palabra.
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Usted puede realizar bsquedas por ejemplo de todos los Si desea omitir la bsqueda por nombre simplemente haga Terceros que comiencen por 890, para ello digite el uso del Tabulador de su teclado o la fecha para que el numero luego presione la tecla Enter, automticamente cursor se posicione en el primer registro. presenta todos aquellos terceros que comiencen por estos nmeros.
En ella usted puede digitar los primeros dgitos del Usted puede realizar bsqueda ordenando por descripcin cdigo, por ejemplo si desea ver los terceros que y cdigo para ello presione clic en el botn para inicialicen con el cdigo 860 el sistema automticamente que el sistema realice el cambio del ordenamiento. se posiciona en el primer cliente que inicialice con este numero.
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En ella usted puede digitar las iniciales del tercero a Si desea cambiar nuevamente el ordenamiento a cdigo y consultar, por ejemplo si desea ver los clientes que descripcin, simplemente presione clic en el botn inicialicen con la letra M el sistema automticamente se para que el sistema realice el cambio del posiciona en el nombre o letra digitada. ordenamiento, de igual manera usted podr realizar la bsqueda por el ejemplo por el primer digito de un cdigo.
RECOMENDACIONES
Al matricular una persona natural, ingrese primero los apellidos y despus los nombres, con el fin de evitar duplicidad de terceros. Al ingresar un nmero de cdula o Nit, el sistema automticamente genera el dgito de verificacin.
ADVERTENCIAS
No debe retirar ningn tercero despus ingresado informacin, porque le puede problemas con los datos. de haber ocasionar
El Nit o cdula debe crearse sin puntos y sin dgito de verificacin. El sistema controla automticamente el dgito. Tenga cuidado al crear un nuevo Nit o Tercero, verifique que ste no exista con otro nombre.
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OPCIONES DE BUSQUEDA Nuestro sistema Atlas presenta una serie de Opciones de Bsqueda las cuales puede invocar en diferentes campos de la pantalla de maestros y captura, facilitando el ingreso de informacin.
Al invocar por primera vez la bsqueda el sistema permite ordenar los registros en el orden que se maneje en el modulo tcnico segn la configuracin de cada usuario, es decir ordenar por cdigo y descripcin o por descripcin y cdigo.
Usted puede realizar la bsqueda por ejemplo de todos los clientes que contengan la palabra ALCO, para ello digite la palabra luego presione la tecla Enter, automticamente presenta todos aquellos terceros que contengan esta palabra.
Usted puede realizar bsquedas por ejemplo de todos los Si desea omitir la bsqueda por nombre simplemente haga Terceros que comiencen por CA, para ello digite el parte uso del Tabulador de su teclado o la fecha para que el del cdigo presione la tecla Enter, automticamente cursor se posicione en el primer registro. presenta todos aquellos terceros que comiencen por estos nmeros.
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En ella usted puede digitar los primeros dgitos del Usted puede realizar bsqueda ordenando por descripcin cdigo, por ejemplo si desea ver los terceros que y cdigo para ello presione clic en el botn para inicialicen con el cdigo 860 el sistema automticamente que el sistema realice el cambio del ordenamiento. se posiciona en el primer cliente que inicialice con este numero.
En ella usted puede digitar las iniciales del tercero a Si desea cambiar nuevamente el ordenamiento a cdigo y consultar, por ejemplo si desea ver los clientes que descripcin, simplemente presione clic en el botn inicialicen con la palabra BELLOD el sistema para que el sistema realice el cambio del automticamente se posiciona en el nombre o letra ordenamiento, de igual manera usted podr realizar la digitada. bsqueda por el ejemplo por el primer digito de un cdigo.
RECOMENDACION
Al matricular una persona fsica, ingrese primero los apellidos y despus los nombres, con el fin de evitar duplicidad de terceros.
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2.3.
REVISANDO LOS MAESTROS
Una vez ingresado los maestros de Bancos, Tipos de Movimiento y Terceros, deben ser impresos para revisarlos y hacer las correcciones pertinentes, antes de implementar el Sistema de Bancos. Dicha revisin debe ser realizada por el Jefe de Cartera y/o Contabilidad
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TALLER No. 2
Apreciado Usuario: Desarrolle el siguiente taller y evaluacin. Esta es la nica forma de garantizar el logro de los conocimientos adquiridos en cada etapa del curso. 1. Matricule cada uno de los Tipos de Movimiento tanto de entrada como de salida para dos (2) Bancosmanejados por su empresa. Matricule los dos (2) Bancos a los que le cre los diferentes Tipos de Movimiento en el punto anterior. Para Colombia ingrese tres (3) terceros como personas jurdicas. Para Colombia ingrese tres (3) terceros como personas naturales. Para Mexico ingrese tres (3) terceros como personas moral. Para Mexico ingrese tres (3) terceros como personas fsica. Imprima todos los maestros definidos en los puntos anteriores y revselos.
2.
3. 4. 5. 6. 7.
EVALUACION No. 2
1. Cada una de las letras corresponde a un Tipo de Movimiento. Coloque dentro del parntesis la letra que corresponda, segn la expresin. a. b. c. d. e. f. g. h. 2. Nota Dbito Consignacin Local Nota Crdito Cheque Otra Plaza Nota Dbito Cheque Local Consignacin Nacional Nota Crdito ( ( ( ( ( ( ( ( ) ) ) ) ) ) ) ) Error del Banco a favor del cuentacorrientista Tipo de Movimiento que resta el saldo del Banco Tipo de Movimiento que suma el saldo del Banco Obligacin Bancaria Compra de Chequera Intereses por sobregiro Tipo de Movimiento de Entrada Tipo de Movimiento de Salida
En el proceso de conciliacin bancaria Cmo se deben cruzar los siguientes movimientos? a. b. c. d. Consignaciones Notas Dbito Cheques Girados Notas Crdito
3.
Si el proceso de conciliacin va a realizarse a travs de medio magntico Cmo debe crearse la cuenta corriente del banco? Cmo se identifican las personas naturales y jurdicas? Defina si la expresin es falsa o verdadera. a. b. c. d. e. Una Nota Dbito la determina un prstamo Bancario La Nota Crdito es un movimiento de entrada y resta el saldo del Banco ( ) Un Cheque girado de otras plazas resta el saldo del Banco Una Consignacin es un movimiento de entrada y suma el saldo del Banco La Nota Crdito la determina una obligacin bancaria ( ) ( ) ( ) ( )
4. 5.
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1. Apareamiento a. b. c. d. e. f. 2. (c) (d) (b) (g) (h) (e) (e) (a) (a) (e)
Deben ser cruzados con a. b. c. d. Valor Valor Documento Valor
3.
Debe crearse sin ceros, sin guiones a la izquierda ni a la derecha de la cuenta.
4.
La Persona Natural se identifica con el nmero de la cdula, el

nombre y los apellidos de la persona.
La Persona Jurdica se identifica con el nmero del Nit y la

Razn Social de la empresa. 5. Falso o Verdadero a. b. c. d. e. F F V V V
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3. INGRESANDO MOVIMIENTO
PROVEEDOR
SERVICIOS
ORDENES DE COMPRA
COMPRAS
CONTABILIDAD
CUENTAS POR PAGAR
CONTABILIDAD
BANCOS
La opcin de movimiento es utilizada para ingresar, modificar, retirar y consultar las transacciones de las cuentas bancarias. El movimiento de Bancos en cuanto a consignaciones viene del mdulo de Cartera, los cheques girados vienen de los mdulos de Nmina y Cuentas por Pagar, por lo tanto, no hay que ingresarlos por el Mdulo de Bancos, a no ser que dentro de su sistema no haya
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adquirido alguno de los mdulos antes mencionados, para tal caso debe digitar el movimiento de estos mdulos por este sistema. Solo se ingresan los movimientos de Notas Dbito, Notas Crdito, Cheques anulados, cheques girados que por algn motivo no fueron integrados a Bancos de Cuentas por Pagar o Nmina, los Saldos Iniciales de cada Banco, utilizando un Tipo de Movimiento creado para el ingreso de los saldos.
3.1.
INGRESANDO LOS SALDOS INICIALES
Para ingresar el movimiento de saldos debemos llegar al saldo registrado en el Libro de Bancos, para ello digitamos el saldo del Extracto Bancario, con el Tipo de Movimiento definido para saldos iniciales, luego ingresaramos los cheques pendientes de cobrar y dems movimientos que no figure en el extracto y que est contabilizado en el Libro de Bancos, con los respectivos Tipos de Movimiento para cada concepto.
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Pantalla formada por: Documento: Digite en este campo el nmero del documento. Si es un cheque girado, ingrese el nmero consecutivo de acuerdo al manejo del Banco, si es una Consignacin, Nota Dbito o Nota Crdito ingrese el nmero del consecutivo asignado segn procedimiento de la empresa. Para el caso de las Notas Dbito y Notas Crdito, recomendamos manejar como nmero de documento la fecha y en caso de presentarse varios movimientos el mismo da, adicione un nmero consecutivo.
Ejemplo: 988301, 988302, 988303
Cuenta: Es el cdigo del Banco al cual se carga el movimiento, debe existir en el Maestro de Bancos. Despliega ventana con las diferentes cuentas de bancos para seleccionar la requerida. NIT o RFC: Es la identificacin del tercero, el cual ser asociado al movimiento. Este cdigo debe esta previamente definido en el Maestro de Terceros. Despliega ventana con los terceros creados para seleccionar el requerido. Movimiento: En este campo digitamos el Tipo de Movimiento, el cual admite la transaccin (Cheque girado, Consignacin, Nota Dbito, Nota Crdito) validando que el cdigo exista en el Maestro Tipo de Movimiento, asociado al cdigo del Banco. Fecha: Es la fecha en la cual se realiza la transaccin. Valor: Ingrese el valor de la transaccin.
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Int: Este campo es para definir el cdigo de integracin contable, asociado a cada transaccin; para el caso de los Saldos Iniciales debe digitarse un cero (0), el cdigo debe existir en el Maestro tabla de integracin en el mdulo de Contabilidad; dicho campo tambin despliega ventana para seleccionar el cdigo requerido. Centro de Costos: En este campo se digita o selecciona el Centro de Costos al que se cargar el movimiento; la utilidad de este campo es asociar especialmente las Notas Dbito y Crdito, ya que estas van al gasto o al ingreso de la empresa, las cuales se deben contabilizar o imputar en determinada rea de la empresa. Despliega ventana con los diferentes cdigos de Centros de Costos para seleccionar el deseado. Fecha consignacin: En este campo digite la fecha en la cual nos consignarn o debemos consignar un cheque girado o recibido como posfechado. Detalle: Nota o descripcin asociada al registro, sirve para documentar la transaccin. Cada vez que digitamos la cuenta, en la parte inferior de la pantalla muestra el nombre de la cuenta en razn social del Nit, Tipo de Movimiento y Cdigo de Integracin. Grabe la informacin digitada presionando las teclas Ctrl+W.
RECOMENDACIONES
Cree un Tipo de Movimiento para el manejo de los Saldos Iniciales. Grabe con frecuencia el movimiento, ya que la informacin digitada permanece residente en memoria, hasta el momento de grabar. Un corte de energa borrara la informacin digitada, sino ha grabado.
ADVERTENCIAS
Los movimientos con cdigos de integracin quedaran sin integrar a Contabilidad. 0,
Ingrese por la opcin de Documento slo las Notas Dbito, Notas Crdito, Cheques anulados o cheques girados y no integrados de Cuentas por Pagar o Nmina. El Tipo de Movimiento creado para ingresar los Saldos Iniciales pueden ser de Entrada (suman) o de Salida (restan), segn el saldo arrojado en el Extracto Bancario.
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3.2.
INGRESANDO LAS NOTAS DEBITO, NOTAS CREDITO Y MOVIMIENTO NO INTEGRADO DE OTROS MODULOS
El ingreso de movimiento en cuanto a Notas Dbito, Notas Crdito, o transacciones no integradas de los mdulos de Cartera, Cuentas por Pagar o Nmina, funcionan de manera similar al ingreso de Saldos Iniciales
Pantalla formada por:
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Documento: Digite en este campo el nmero del documento. Si es un cheque girado, ingrese el nmero consecutivo de acuerdo al manejo del Banco, si es una Consignacin, Nota Dbito o Nota Crdito ingrese el nmero del consecutivo asignado segn procedimiento de la empresa. Para el caso de las Notas Dbito y Notas Crdito, recomendamos manejar como nmero de documento la fecha y en caso de presentarse varios movimientos el mismo da, adicione un nmero consecutivo. Ejemplo: 988301, 988302, 988303
La aplicacin permite ingresar el mismo nmero de documentos para un mismo banco, esto con el fin de facilitar el ingreso de informacin en aquellos caso en que se consigne un cheque y este sea devuelto y nuevamente reconsignado Cuenta: Es el cdigo del Banco al cual se carga el movimiento, debe existir en el Maestro de Bancos. Despliega ventana con las diferentes cuentas de bancos para seleccionar la requerida. Para la versin Cliente Servidor el sistema presenta Opciones de Bsqueda, facilitando la captura de informacin. Esta Opcin permite ingresar movimiento de diferentes cuentas bancarias, teniendo en cuenta de manejar el Tipo de Movimiento respectivo para cada Banco. Tercero o RFC: Es la identificacin del tercero, el cual ser asociado al movimiento. Este cdigo debe esta previamente definido en el Maestro de Terceros. Despliega ventana con los terceros creados para seleccionar el requerido. Para la versin Cliente Servidor el sistema presenta Opciones de Bsqueda, facilitando la captura de informacin. Movimiento: En este campo digitamos el Tipo de Movimiento, el cual admite la transaccin (Cheque girado, Consignacin, Nota Dbito, Nota Crdito) validando que el cdigo exista en el Maestro Tipo de Movimiento, asociado al cdigo del Banco. Fecha: Es la fecha en la cual se realiza la transaccin. Valor: Ingrese el valor de la transaccin. La aplicacin permite ingresar valores en cero (o) para aquellos casos en que se requiera anular un cheque o un recibo de caja. En estos movimientos debemos tener en cuenta que si el Banco maneja otra moneda, opcin marcada en el Maestro de Bancos, en el momento de registrar un movimiento de este tipo, el sistema pide la Tasa de Cambio a la fecha del movimiento, la cual debe estar actualizada en el respectivo maestro:
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Int: Este campo es para definir el cdigo de integracin contable, asociado a cada transaccin; para el caso de los Saldos Iniciales debe digitarse un cero (0), el cdigo debe existir en el Maestro tabla de integracin en el mdulo de Contabilidad; dicho campo tambin despliega ventana para seleccionar el cdigo requerido. Centro de Costos: En este campo se digita o selecciona el Centro de Costos al que se cargar el movimiento; la utilidad de este campo es asociar especialmente las Notas Dbito y Crdito, ya que estas van al gasto o al ingreso de la empresa, las cuales se deben contabilizar o imputar en determinada rea de la empresa. Despliega ventana con los diferentes cdigos de Centros de Costos para seleccionar el deseado. Fecha consignacin: En este campo digite la fecha en la cual nos consignarn o debemos consignar un cheque girado o recibido como posfechado. Detalle: Nota o descripcin asociada al registro, sirve para documentar la transaccin. Cada vez que digitamos la cuenta, en la parte inferior de la pantalla muestra el nombre de la cuenta en razn social del Nit, Tipo de Movimiento y Cdigo de Integracin. Grabe la informacin digitada presionando las teclas Ctrl+W.
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RECOMENDACIONES
Grabe con frecuencia el movimiento, ya que la informacin digitada permanece residente en memoria, hasta el momento de grabar. Un corte de energa borrara la informacin digitada, sino ha grabado. Maneje como nmero de documento la fecha, en caso de presentarse varios movimientos el mismo da, adicione un nmero consecutivo a dicho documento. Todo movimiento debe quedar registrado en Bancos, tanto los registros que vienen de los mdulos de Cartera, Cuentas por Pagar y Nmina, como las Notas Dbito, Notas Crdito, entre otros, con el fin de poder garantizar un ptimo proceso en la Conciliacin Bancaria y en los saldos del Banco. Los movimientos con cdigos de integracin 0, quedaran sin integrar a Contabilidad.
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3.3. ACTUALIZANDO EL MOVIMIENTO
Todo movimiento que llega a Bancos, ya sea por integracin de otros mdulos o ingresados directamente por ste hay que actualizarlo. Este proceso es indispensable para que la informacin ingresada o modificada entre a ser parte del movimiento de Bancos. Todo movimiento que llega a Bancos es almacenado en una base de datos temporal o auxiliar. Lo que el sistema hace internamente es trasladar la informacin que encuentra almacenada en esta base de datos a una de movimiento, para poder consultar, modificar o generar cualquier tipo de informe. Esta opcin puede ejecutarse tantas veces requiera o desea hacerlo, es un proceso interno que el y transparente. Es muy comn que en un principio, en la implementacin del sistema se olvide correr la opcin de actualizacin. En la mayora de los casos los usuarios suelen asustarse, porque despus de digitar los saldos iniciales, movimiento ingresado directamente en Bancos o integrado de los mdulos de Cuentas por Pagar, Nmina y Cartera, deseen consultar o imprimir y no encuentren movimiento digitado; no se preocupe, simplemente actualice y genere de nuevo sus informes, as haya apagado el sistema.
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RECOMENDACIONES
El proceso de Actualizacin puede ser realizado tantas veces lo requiera.
ADVERTENCIAS
Si el proceso de actualizacin es interrumpido, debe verificar la informacin, ya que puede presentarse prdida o duplicidad de los datos. Si por cualquier circunstancia no corre el proceso de actualizacin, al consultar, modificar o imprimir excluye el movimiento digitado o integrado.
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3.4. CONSULTA DE DOCUMENTOS
Una vez actualizado el movimiento usted podr consultar un documento, una vez digitado ste el sistema entrega la Cuenta del banco, Tipo de Movimiento, Fecha de Movimiento Valor, Tercero y Nombre del beneficiario, Fecha de consignacin para los cheques postfechados y la Nota o documentacin de la transaccin.
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3.5. MODIFICACIN DE DOCUMENTOS

Una vez actualizado el movimiento usted podr modificar un documento. Para modificarlo el sistema requiere el nmero del documento y el cdigo de la cuenta del banco; la aplicacin presenta Pop-Up con los cdigos de los Bancos para seleccionar el deseado.
Dicha pantalla entrega la siguiente informacin a modificar, la cual fue digitada en el ingreso del movimiento. Tercero Nombre del Beneficiario Tipo de Movimiento Cruzado: En este campo digitamos el perodo anterior al mes a conciliar. Campo adicional utilizado en el proceso de conciliacin, tema que ser tratado ms adelante. Fecha de Movimiento Fecha de Consignacin para el manejo de los cheques postfechados Valor de la transaccin Tasa de Cambio Cdigo de Integracin Centro de Costos Detalle Una vez modificados cada uno de sus campos y dar Enter en el campo Detalle el sistema nos muestra mensaje donde nos informa que el registro ya fue grabado. La aplicacin permite tambin modificar nmeros de documentos que se encuentren repetidos en un mismo banco, para ello ingrese el nmero documento que desee modificar, por ltimo seleccione el cdigo del banco al cual pertenece el documento.
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Una vez definidos los campos, la aplicacin nos presenta ventana para poder seleccionar el documento a modificar.
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Marque con la letra X el movimiento a modificar, por ltimo presione las teclas ctrl. + W para que el sistema traiga la informacin a modificar.
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3.6. RETIRO DE DOCUMENTOS
Una vez actualizado el movimiento usted podr retirar un documento. Para retirarlo el sistema requiere el nmero del documento y el cdigo de la cuenta del banco, la aplicacin presenta Pop-Up con los cdigos de los Bancos para seleccionar el deseado.
Una vez ubicado el documento a retirar el sistema nos presenta mensaje donde confirma si se desea borrar o no la transaccin. La aplicacin permite tambin retirar nmeros de documentos que se encuentren repetidos en un mismo banco, para ello ingrese el nmero documento que desee retirar, por ltimo
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seleccione el cdigo del banco al cual pertenece el documento. Una vez definidos los campos, la aplicacin nos presenta ventana para poder seleccionar el documento a modificar.
Marque con la letra X el movimiento a modificar, por ltimo presione las teclas ctrl. + W para que el sistema traiga la informacin a modificar.
Una vez ubicado el documento a retirar el sistema nos presenta mensaje donde nos informa si desea borrar o no la transaccin.
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3.7. MANTENIMIENTO MOVIMIENTO AUXILIAR
Este proceso permite modificar o retirar del movimiento auxiliar de Bancos las inconsistencias presentadas en el proceso de Actualizacin. El proceso de actualizacin de Bancos valida que la informacin ingresada al sistema cumpla con ciertas condiciones, cuando esto no sucede muestra un mensaje de error y no deja actualizar la informacin inconsistente, por ello se adicion esta opcin al sistema, permitiendo as realizar correcciones a esta informacin o retirarla si se necesario.
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Ingrese por cada uno de estos campos y valide la consistencia de los datos, modifique aquellos que presentan problemas, verificando primero con el documento origen de este movimiento. Si existen problemas en la modificacin del registro es aconsejable retirarlo con CTRL+B e ingresarlo nuevamente en forma correcta. Para terminar digite CTRL+W para grabar la informacin y salir de esta opcin. Finalizado el proceso actualice la informacin haciendo uso de la opcin de Movimiento Actualizar.
RECOMENDACIONES
Verifique cada uno de estos campos y modifique la informacin segn el mensaje de error indicado por el sistema al momento de actualizar. Tenga en cuenta que cualquier modificacin que usted realice en forma incorrecta ser trasladada a Bancos generando inconsistencias en la informacin.
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3.8. CAMBIO PERIODO
Esta opcin cambia el perodo de trabajo en el que actualmente se est trabajando. Es utilizado cuando se necesita ingresar o modificar informacin de un mes diferente al del sistema, sin necesidad de salirse de l.
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3.9. CONSULTANDO LAS TECLAS RAPIDAS

El sistema presenta una serie de ayudas mediante teclas programadas, las cuales se invocan presionando la tecla F2, encontrando en esta la combinacin de teclas con su respectiva accin; son utilizadas en campos de edicin o sea donde se digita la informacin. Tambin puede hacer uso de estas a travs de la barra de herramienta localizada en la parte superior de la pantalla.
Las teclas rpidas las clasificamos en tres grupos:
3.9.1. Teclas Genricas para todos los mdulos

Alt+C : Activa Calculadora Alt+D : Activa Calendario Alt+F : Activa diferentes tipos de letras Este tema es tratado con ms detalle en el Curso Bsico sobre el manejo del Sistema Atlas.
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3.9.2.
Teclas Genricas para el mdulo de Bancos ACCION

Activa el Maestro Tipo de Movimiento
COMBINACION
Ctrl+L
Esta combinacin de teclas o haciendo uso de la barra de herramientas tambin puede ser usada en cualquier momento del mdulo, aunque lo ms usual es en el Ingreso de movimiento, en caso de olvido en el momento de digitar el Tipo de Movimiento para dicho banco.
COMBINACION
Ctrl+O
ACCION
Activa el Maestro de Bancos
Esta combinacin de teclas o haciendo uso de la barra de herramientas tambin puede ser usada en cualquier momento del mdulo, aunque lo ms usual es en el Ingreso de movimiento, en caso de olvido en el momento de digitar la cuenta del Banco.
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COMBINACION
Ctrl+T
ACCION
Activa el Maestro de Terceros
Esta combinacin de teclas o haciendo uso de la barra de herramientas tambin puede ser usada en cualquier momento del mdulo, aunque lo ms usual es en el Ingreso de movimiento, en caso de olvido en el momento de digitar el tercero. Presionando esta combinacin de teclas, el sistema entregando el cdigo del tercero y Descripcin, es utilizado cuando el maestro de Terceros es muy extenso, facilitando la bsqueda de un tercero en especial.
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El sistema permite consultar un nombre especfico pulsando Ctrl+F; con esta combinacin de teclas busca dentro del maestro la palabra o frase escrita. Una vez encontrada, la podemos trasladar al campo modificable de la opcin, evitando nueva digitacin, Para ello haga uso de los comandos de copiado CTRL+C, luego nos ubicamos en el campo donde se quiere pegar y presionamos CTRL+V (pegar).
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COMBINACION
Ctrl + U
ACCION
Maestro Cuentas Contables
Esta combinacin de teclas o haciendo uso de la barra de herramientas tambin puede ser usada en cualquier momento del mdulo, aunque lo ms usual es en el Ingreso de movimiento, en caso de olvido en el momento de consultar una Cuenta Contable. Presionando esta combinacin de teclas, el sistema entregando el cdigo de la cuenta contable y la descripcin de la misma, es utilizado cuando el maestro de Cuentas es muy extenso, facilitando la bsqueda de una cuenta en especial.
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TALLER No. 3
Apreciado Usuario: Desarrolle el siguiente taller y evaluacin. Esta es la nica forma de garantizar el logro de los conocimientos adquiridos en cada etapa del curso.
1.
Planee una entrevista con el encargado de Conciliar los Bancos y el Contador e indague sobre: La Fecha de corte para la toma de saldo en el proceso de conciliacin. Nmero de bancos a trabajar en el sistema El movimiento manejado directamente por el mdulo de Bancos El movimiento que viene integrado de los mdulos satlites La periodicidad de la integracin del movimiento de cada uno de los mdulos de Cartera, Cuentas por Pagar y Nmina al sistema de Bancos.
2.
Tome uno de los bancos e ingrese: Saldo Inicial Cheques pendientes de cobro Movimiento contabilizado y que no figura en el extracto
3.
Planee el proceso de Integracin de cualquier mdulo, participe de este proceso, cerciorndose del efecto en el mdulo de Bancos. Ingrese dos (2) Notas Dbito, dos (2) Notas Crdito, dos (2) Consignaciones, dos (2) Cheques, directamente por el mdulo de Bancos. Ejecute el proceso de Actualizacin. Consulte y modifique uno de los documentos ingresados en el punto cuatro (4).
4.
5. 6.
EVALUACION No. 3
1. 2. Defina la mecnica o procedimiento para el ingreso de los Saldos Iniciales al Sistema de Bancos. Al frente de cada expresin indique el mdulo por donde debe ingresar dichos movimientos: a. Saldos Iniciales b. Consignaciones c. Nota Crdito d. Cheques girados a Proveedores e. Nota Dbito f. Movimiento no integrado g. Cheques anulados h. Cheques pendientes de cobro i. Cheques girados para el pago de Nmina 3. Defina si la expresin es falsa o verdadera. a. Los movimientos con cdigo de integracin cero (0) son integrados a Contabilidad ( )
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b.
El proceso de actualizacin debe ejecutarse slo despus de integrar movimiento de los mdulos de Cartera, Cuentas por Pagar y Nmina ( ) Todo movimiento que llega a Bancos es almacenado en una base de dato fija o de movimiento. ( ) Todo Movimiento modificado debe ser actualizado. ( ) La Consignacin es un movimiento que slo puede ser ingresado por el mdulo de ( ) Cartera e integrado a Bancos. ( )
c.
d.
e.
f.
4. Explique el proceso de Actualizacin del movimiento de Bancos.
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1. Procedimiento para el ingreso de Saldos Iniciales Debemos llegar al saldo registrado en el Libro de Bancos, para ello digitamos el saldo del extracto bancario, con el Tipo de Movimiento definido para saldos iniciales, luego ingresaramos los cheques pendientes de cobrar y dems movimientos que no figure en el extracto y que est contabilizado en el Libro de Bancos, con los respectivos Tipos de Movimiento para cada concepto. 2. Movimiento a ingresar por: a. b. c. d. e. f. g. h. i. 3. Bancos Cartera Bancos Cuentas por Pagar Cuentas por Pagar Cuentas por Pagar Cartera Bancos Nmina
Falso o Verdadero a. b. c. d. e. F F F V F
4.
Todo movimiento que llega a Bancos es almacenado en una base de datos temporal o auxiliar. Lo que el sistema hace internamente es trasladar la informacin que encuentra almacenada en esta base de datos a otra base de movimiento, para poder consultar, modificar o generar cualquier tipo de informe Esta opcin puede correrse tantas veces sea requerido, es un proceso interno que el sistema ejecuta automticamente y es transparente para usted como usuario.
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4. IMPRIMIENDO EL MOVIMIENTO
PROVEEDOR
SERVICIOS
ORDENES DE COMPRA
COMPRAS
CONTABILIDAD
CUENTAS POR PAGAR
CONTABILIDAD
BANCOS
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4.1. LIBRO DE BANCOS
El objetivo de este informe es entregar el movimiento detallado de las transacciones del Banco dentro de un rango de fechas, con el fin de auditar y conciliar las cuentas bancarias. Va dirigido a Tesorera a la persona encargada de manejar los Bancos para confrontar el movimiento con el extracto, a Contabilidad y Auditora para confrontar el movimiento y proceder a la conciliacin bancaria. La periodicidad de este informe depende de la necesidad. Puede ser mensual para la conciliacin y confrontacin con la contabilidad o a solicitud de cada rea. Para la generacin de este informe pide: Cuenta del Banco: Este campo despliega ventana con las diferentes cuentas de bancos para seleccionar la cuenta y poder generar el libro de Bancos. Fecha Inicial - Final: Inicial y Final, puede ser diario, semanal, quincenal, mensual, bimestral, semestral segn el requerimiento. Centro de Costos: Puede generar el Libro de Bancos para todos los Centros de Costos pulsando Enter o un Centro de Costos especfico digitndolo en este campo el cdigo requerido Desea imprimir el detalle S/N: Responda segn el requerimiento. Dependiendo de la respuesta, muestra el detalle de la transaccin o no. Pantalla Excel (S/N): Los informes se pueden generar por Impresora o Pantalla Excel. Al ingresar la letra N se genera el informe por impresora, al ingresar la letra S la aplicacin nos despliega una segunda ventana la cual le permitir generar el reporte por pantalla, exportar datos a Excel, enviar informe va e-mail o grabar el informe en formato Web. Veamos cada una de ellas:
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ADVERTENCIAS
Recuerde que si usted quiere generar el mismo archivo mas de dos veces, Microsoft Excel puede indicarle que se presentar problemas leyendo dos veces el mismo archivo. Para ejecutar el Microsoft Excel. informe se requiere tener instalado
E-MAIL La aplicacin exporta el informe al Excel y lo graba con el nombre del Informe, automticamente abre ventana para el envi del e-mail adjuntando el archivo a enviar.
Al generar el reporte la aplicacin nos abre ventana, identifiquemos cada uno de sus campos: Nombre del Archivo: La aplicacin por defecto trae el nombre o titulo del informe, este puede ser modificado por el usuario en caso de ser necesario. Guardar en: Ubique la ruta donde ser guardado el informe. Al presionar el botn Aceptar la aplicacin abre automticamente ventana para el envo del email adjuntando el archivo a enviar.
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ADVERTENCIAS
Recuerde que si usted quiere generar el mismo archivo mas de dos veces, Microsoft Excel puede indicarle que se presentar problemas leyendo dos veces el mismo archivo. Para ejecutar el Microsoft Excel. informe se requiere tener instalado
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PAGINA WEB La aplicacin exporta el informe al Excel grabando este con extensin htm o html o exporta este de manera automtica en formato Internet Explorer
Al generar el reporte la aplicacin nos abre ventana, identifiquemos cada uno de sus campos: Nombre del Archivo: La aplicacin por defecto trae el nombre o titulo del informe, este puede ser modificado por el usuario en caso de ser necesario. Guardar en: Ubique la ruta donde ser guardado el informe. Vista Previa por Explorer: Al marcar la caja de chequeo la aplicacin graba el archivo en formato en Excel con extensin htm y automticamente presenta este en formato Internet Explorer. Al no marcar esta caja de chequeo la aplicacin graba el archivo en formato Excel con extensin htm. En la siguiente pantalla observe como la aplicacin muestra el informe cuando se marca la caja de chequeo Vista previa por Explorer.
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ADVERTENCIAS
Recuerde que si usted quiere generar el mismo archivo mas de dos veces, Microsoft Excel puede indicarle que se presentar problemas leyendo dos veces el mismo archivo. Para ejecutar el informe se requiere Microsoft Excel versin 2000 o superior. tener instalado
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4.2. RESUMEN DE SALDOS
El objetivo de este informe es entregar un resumen de saldos de las cuentas bancarias a una fecha de corte. Es un informe para imprimir diariamente y saber la disponibilidad de dinero o el saldo de las cuentas. Va dirigido al encargado de Tesorera y al Gerente Financiero.
Este informe puede imprimirse en otras monedas o pesos, seleccionando la letra correspondiente a la opcin. Para que este informe funcione en otras monedas debe haberlo configurado en el Maestro de Bancos como manejo en otra moneda. Para la generacin del informe pide fecha de corte a procesar, entregando saldo y movimiento de entrada y salida segn la fecha de corte especificada. El informe se pueden generar por Impresora o Pantalla Excel
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4.3. MOVIMIENTO POR CONCEPTOS
El objetivo de este informe es conocer dentro de un rango de fechas en forma detallada y totalizar el movimiento por concepto, con este informe podemos verificar el movimiento total de un Tipo de Movimiento en el rango de fecha especificado. Este informe va dirigido a la persona encargada del manejo de Tesorera y debe ser impreso a solicitud del rea.
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Para la generacin de este informe podemos filtrar por: Cuenta Concepto Centro de Costos Fecha Inicial y Fecha Final Por Impresora o Pantalla Excel.
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4.4. TOTALES POR MOVIMIENTO

El objetivo de este informe es entregar un resumen a Tesorera de los conceptos o transacciones realizadas en el Sistema de Bancos en un perodo de tiempo determinado; muestra a nivel de totales por Tipo de Movimiento, las transacciones de una cuenta dentro de un rango de fechas teniendo en cuenta el saldo inicial y final. Va dirigido a la Administracin y Tesorera para dar a conocer por cada Tipo de Movimiento el valor total a un rango de fechas. Debe ser impreso a solicitud de cada rea. Para la generacin de este reporte podemos filtrar por cuenta y rango de fecha inicial y final.
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4.5. CONTROL FECHA CONSIGNACION
El fin primordial de este informe es llevar un control de las fechas del movimiento de los cheques posfechado en un rango de fechas.
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Va dirigido a las reas de tesorera y administracin, debe imprimirse a solicitud de las mismas. Este informe reporta todos los cheques postfechados, identificando el documento, Nit y Nombre del Beneficiario, Tipo de Movimiento, Valor del documento, Fecha de movimiento, Fecha de consignacin del cheque y detalle de la transaccin.
ADVERTENCIAS
Defina muy bien el rango de fechas inicial y final a generar el informe, ya que una mala definicin de estas fechas, pueden desvirtuar el resultado de la informacin esperada.
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5. PROCESANDO LA INFORMACION
PROVEEDOR
SERVICIOS
ORDENES DE COMPRA
COMPRAS
CONTABILIDAD
CUENTAS POR PAGAR
CONTABILIDAD
BANCOS
Reporte de Conciliacin
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El sistema cuenta con una serie de rutinas especiales que facilitan y proporcionan agilidad al sistema, tales como el manejo de los extractos manual y en medio magntico, la conciliacin manual y automtica, el reporte de conciliacin, la integracin de Bancos a Contabilidad, el cierre de perodo y auditor.
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5.1. CONCILIANDO BANCOS 5.1.1. Ingreso de Extractos

El sistema de Bancos maneja dos formas de ingresar el extracto: Digitacin manual Medio magntico
5.1.1.1. Extracto Manual
El extracto manual slo es utilizado cuando la empresa no tiene negociacin con el banco para trabajar con el extracto en medio magntico.
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Por esta opcin se ingresa la informacin del extracto que enva el Banco, con el fin de preparar la informacin para la conciliacin bancaria, debe ser ingresada cada que llegue el extracto del Banco. Todo el movimiento del Extracto Bancario debe ser ingresado por cada cuenta, digitando el cdigo que la identifica, luego el Documento asignado por el Banco para el caso de los cheques o asignado por la empresa, en caso de Notas Dbito, Notas Crdito y Consignaciones, continuamos digitando el Tipo de Movimiento, el Valor y la Fecha y por ltimo, grabamos el movimiento digitado, presionando Ctrl W. Recuerde que la aplicacin tiene en cuenta los tipos de movimiento extracto que corresponden al medio magntico o archivo plano segn cada banco. Para verificar el ingreso del Extracto Bancario, seleccionamos la opcin de Informes, Extracto.
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Una vez digitado y verificado el extracto a travs del informe, si encuentra cualquier inconsistencia puede corregirlo, seleccionando la opcin de modificacin de Extracto.
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Para la modificacin pide: Cdigo de la cuenta y nmero del documento a corregir, trayendo a la pantalla el resto de la informacin pertinente al documento a modificar. Luego pregunta si desea actualizar la cuenta. Responda afirmativamente para que el sistema tome la modificacin.
ADVERTENCIAS
Tenga presente al que los Tipos de para cada Banco. ingresar el movimiento, Movimiento sean propios
Para estar seguro de que la informacin ingresada est correcta, genere por informes el extracto, imprmalo y verifquelo.
5.1.1.2. Extracto en Medio Magntico

Nuestro sistema presenta un procedimiento para llenar el movimiento de conciliacin bancaria con base a los diferentes medios magnticos o archivos planos enviados por los diferentes bancos segn las estructuras manejadas por cada uno de ellos. Los pasos a seguir para poder configurar correctamente y utilizar este nuevo proceso es: 1. Maestro de Tipos de Movimiento: Se deben matricular los diferentes tipos de movimiento segn corresponda a cada banco, tanto para manejar el libro de bancos como el extracto magntico. Para ello ingrese a la opcin de Maestros - Tipo de Movimiento.
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Ingrese la correspondiente informacin en cuanto a Cdigo Cuenta, Tipo Movimiento, Descripcin, indique si el tipo de movimiento es de Entrada o Salida, selecciones la Clase de Documento segn corresponda y el Tipo de Cruce. Estos datos se utilizan en el Libro de Bancos y debe digitarse por cada Banco los tipos de movimiento que se deseen utilizar para detallar el libro banco. Seleccione el botn Tipos Movimiento Extracto e ingrese los diferentes tipos de movimiento propios del extracto magntico segn corresponda al banco y el Tipo de Movimiento que se est ingresando.
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Es importante recordar que cada banco puede manejar por un tipo determinado de movimiento diferentes conceptos segn corresponda al procedimiento interno del banco. 2. Configurar Estructura Bancaria: Posteriormente se deben ingresar la estructura propia del banco donde se indica como se genera el medio magntico o archivo plano.
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Para ello ingrese por la opcin de Procesos - Extracto Magntico - Configurar Estructura - Ingreso:
Identifiquemos cada uno de sus campos: Cdigo: Digite un cdigo a partir del cual se identificara la estructura que se esta ingresando. Descripcin: Indique el nombre del banco al cual corresponde la estructura. BOTON DATOS:
Este presenta una ventana de movimiento donde se indican los campos y las caractersticas a configurar: Los campos son: Documento, Tipo de Movimiento, Valor, Da, Mes, Ao y Cuenta Bancaria y por cada uno de ellos se debe ingresar los siguientes datos: Ancho: nmero de caracteres correspondiente a cada una los campos solicitados. Posicin Inicial: posicin inicial en la cual se localiza este campo dentro del archivo plano. Decimales: ingrese el nmero de decimales segn corresponda. Tipo de Registro: identificando si es registro de encabezado (1) o registro de Movimiento (2). En la mayora de los bancos organizan sus medios magnticos en dos tipos de registro, el tipo 1
donde se almacenan los datos correspondientes al encabezado (cuenta bancaria, fecha, Nit
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de la empresa, sucursal, entre otros) y el tipo 2 se guardan los datos correspondientes al movimiento (Numero de documento, fecha, valor, tipo movimiento, entre otros). Tenga en cuenta que la fecha del movimiento se debe ingresar en forma discriminada indicando Ao, Mes y Da con el fin de facilitar la construccin del archivo plano. 3. Llenar Movimiento de Conciliacin o Subir el Extracto: Para ello se debe ingresar por la opcin de Procesos - Extracto Magntico - Extracto Magntico.
Identifiquemos cada uno de sus campos: Estructura: Indique el cdigo correspondiente a la estructura previamente creada segn corresponda al banco. Archivo: Seleccione o indique la ruta donde se encuentra ubicado el archivo plano o medio magntico enviado por el banco. Cuenta: Indique el cdigo de la cuenta correspondiente al banco que se desea integrar segn corresponda al maestro de bancos. Perodo: Indique el periodo a conciliar, segn corresponda al medio magntico enviado por el banco. Ao: Indique el ao al cual corresponda el medio magntico.
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Digite el botn aceptar, el sistema efectuara el procedimiento de importar la informacin contenida en el extracto al movimiento de conciliacin de forma similar a como se realizaba en las opciones independientes por cada banco. Igualmente genera un listado de inconsistencias para los movimientos que presentan inconsistencias. En este proceso se conservan los parmetros manejados anteriormente en el proceso anterior, es decir, la cuenta bancaria matriculada en el maestro de bancos no debe comenzar con cero (0) y debe manejarse de 6 dgitos, los tipos de movimiento no debe presentar 0 al inicio y no deben ser mayores a 5 dgitos.
5.1.1.1.1. Extracto en Medio Magntico Banco de Occidente (Solo para Colombia)
Es importante aclarar que por el momento se presenta una excepcin para el manejo de los medios magnticos y es con respecto al banco de Occidente ya que su estructura es muy diferente a todos los bancos manejando dos registros de movimiento por cada lnea. Por ello se dejo la opcin de Banco de Occidente independiente para poder realizar el proceso de traer el extracto para dicho banco. Luego se definen los datos propios del archivo (el cual lo da el banco): El nombre con la extensin, si el nombre no tiene extensin, ste debe terminar con punto; En el campo migrar (drive) se define la unidad desde donde se traer el archivo. Luego pide la cuenta o el cdigo del Banco, la cual debe estar previamente matriculada en el Maestro de Bancos y por ltimo perodo que corresponde al extracto. Este transfiere la informacin al mdulo de Bancos a la opcin de Extracto, el cual puede:
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Modificar la informacin por la opcin de Extracto Verificar la informacin, generando el Informe de Extracto Presentar informe de inconsistencias.
ADVERTENCIAS
Al ejecutar el proceso en Medio Magntico, si el perodo no corresponde a la fecha del extracto, reporta mensaje de error. El informe de inconsistencia lo presenta cuando: Los Tipos de Movimiento para el Banco no existen o estn definidos diferentes al Banco. La Cuenta Corriente no coincide con la definida en el Maestro de Bancos.
5.1.2. Conciliacin Bancaria

El proceso de conciliacin es la confrontacin del movimiento del Libro de Bancos o la Contabilidad contra el movimiento del Extracto Bancario. Este proceso puede ser ejecutado en forma manual o automtica.
5.1.2.1. Conciliacin Manual

En este proceso existen 2 formas de conciliar manualmente el Banco: Por Documento Por Conciliacin Selectiva Es indiferente la opcin que elija para conciliar. Antes de comenzar a conciliar, ya sea por Documento o Selectiva, la primera vez que se va a realizar este proceso se debe cruzar manualmente el movimiento de saldos iniciales, ya que el sistema no concilia estos movimientos, para ello recurrimos a modificar el documento de ingreso de saldos iniciales y luego modificar el maestro de bancos.
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Modificacin Documento de ingreso de saldos iniciales
Digite el nmero del documento con el cual se identifica el movimiento de saldo inicial, luego ingrese el cdigo de la cuenta del Banco, trayendo el Nit, Beneficiario, Tipo de movimiento. En el campo cruzado digitamos el perodo a la primera conciliacin que se vaya a efectuar por el sistema o el perodo correspondiente a la fecha de ingreso del movimiento saldo inicial. Para este caso como vamos a conciliar el mes 12, digitamos 11, grabamos presionando la tecla PgDn. Luego por la opcin Maestros, Bancos, modificacin.
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Digitamos el cdigo de la cuenta del Banco y en el campo ltimo mes conciliado, definimos el perodo anterior a la conciliacin, para este caso, tambin digitamos 11 puesto que vamos a conciliar el mes de Diciembre. Esto debe hacerse por cada Banco y slo en los movimientos de Saldos Iniciales.
ADVERTENCIA
Si por olvido, omite la modificacin del movimiento saldos iniciales y la modificacin del maestro bancos en el ltimo mes conciliar, al tratar conciliar reporta mensaje de error: Este perodo no puede conciliar, falta conciliar perodo anterior. de de de se
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5.1.2.1.1. Conciliacin Manual por Documento
En esta opcin digitamos inicialmente la Cuenta y la Fecha a conciliar, sta debe ser el ltimo da del mes.
Es importante definir el ltimo da del mes para el proceso de conciliacin.
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Luego pide el nmero del documento a cruzar, el cual puede ser el nmero del Cheque, el nmero de la Consignacin, Nota Dbito o Nota Crdito almacenados en el Libro de Bancos y debe coincidir con el Extracto Bancario para poder cruzar el movimiento. Una vez digitado el nmero del Documento, aparece en la pantalla la Fecha de Movimiento, Beneficiario y Valor; confronte el Nmero del Documento, Tipo de Movimiento y Valor. Si coinciden respondan afirmativamente. Lo que el sistema hace internamente es actualizar el campo de cruzado de cada transaccin en el Libro de Bancos con el perodo que se est conciliando, esto lo hace siempre y cuando la transaccin que est en movimiento de Bancos sea igual a la que se est conciliando o definindole en esta opcin. La mayor facilidad en el cruce est en los cheques, ya que el numero es igual, tanto en el Extracto como en el Libro de Bancos.
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5.1.2.1.2. Conciliacin Manual por Selectiva
En esta opcin se define inicialmente la cuenta del banco a conciliar y la Fecha de conciliacin, la cual debe ser el ltimo da del mes.
Es importante definir el ltimo da del mes para el proceso de conciliacin
Una vez digitado estos dos campos trae a la pantalla todo el movimiento almacenado en el Libro de Bancos, discriminando el nmero del documento, fecha de la transaccin, beneficiario, valor y Tipo de Movimiento.
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Confronte estos datos con el Extracto Bancario, el cual debe tenerlo a la mano para poder conciliar. Para los campos que coinciden con el extracto; en el campo control digite un *, con esto estara marcando el movimiento cruzado. Todo movimiento marcado con el asterisco lo descartara de esta opcin, puesto que considera el movimiento cruzado o conciliado.
RECOMENDACIONES
Cuando se ejecuta la Conciliacin Manual, no se digita el Extracto, slo se compara el Extracto enviado por el Banco con el Libro de Bancos del sistema en forma manual, verificando el movimiento del Extracto contra el movimiento en el sistema, cruzando nicamente la informacin del Libro de Bancos.
ADVERTENCIA
Si por olvido, omite la modificacin del movimiento de saldos iniciales y la modificacin del maestro de bancos en el ltimo mes conciliar, al tratar de conciliar reporta mensaje de error: Este perodo no se puede conciliar, falta conciliar perodo anterior.
De estas 2 formas se concilia manualmente, luego imprima el reporte de conciliacin para verificar el proceso. En caso de estar correcto debe archivarlo y dejarlo como soporte de la conciliacin.
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Generando Reporte de Conciliacin
Para la generacin del reporte de conciliacin, digitamos el cdigo de la cuenta del Banco, Fecha a conciliar (ltimo da del mes), luego definimos el saldo final del Extracto Bancario. Imprima el movimiento no cruzado, para identificar todo el movimiento pendiente en la conciliacin.
ADVERTENCIAS
Antes de comenzar a conciliar la primera vez por el sistema hay que cruzar manualmente el movimiento de saldos iniciales, ya que el sistema no concilia estos movimientos.
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5.1.2.2. Conciliacin Automtica
Una vez ingresado el Extracto Bancario al sistema, ya sea manualmente o a travs del medio magntico, se procede a realizar la conciliacin automtica. Para ello definimos el cdigo de la cuenta del Banco y la fecha del perodo a conciliar (ltimo da del mes), en este proceso el sistema lo hace internamente, comparando y cruzando los movimientos del extracto con el libro de Bancos. Recuerde que la aplicacin tiene en cuenta los tipos de movimiento extracto que corresponden al medio magntico o archivo plano segn cada banco. Por ltimo debe imprimirse el reporte de conciliacin, para verificar y analizar el resultado de la conciliacin, hacer las correcciones pertinentes, modificando ya sea el movimiento del Libro de Bancos o del Extracto Bancario y volviendo a ejecutar el proceso de Conciliacin Bancaria.
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Para la generacin del reporte de conciliacin, digitamos el cdigo de la cuenta del Banco, Fecha a conciliar (ltimo da del mes), luego definimos el saldo final del Extracto Bancario. Imprima el movimiento no cruzado, para identificar todo el movimiento pendiente en la conciliacin.
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RECOMENDACIONES
El Tipo de Movimiento en la Conciliacin por Extracto, est sujeto al usuario. El Tipo de Movimiento en la Conciliacin por Medio Magntico est sujeto al Banco. Recuerde que la aplicacin tiene en cuenta los tipos de movimiento extracto que correspondan al medio magntico o archivo plano segn se tengan configurados en cada Banco.
ADVERTENCIAS
Antes de comenzar a conciliar la primera vez por el sistema hay que forzar manualmente el movimiento de saldos iniciales, ya que el sistema no concilia estos movimientos. Este procedimiento debe realizarse tanto para el proceso de conciliacin manual como automtica. El proceso de conciliacin debe realizarse en forma manual o automtica, no por ambas. Si concilia manualmente por selectiva, no puede volver a conciliar el mismo mes por automtica Si despus de haber conciliado un mes, requiere volver a hacerlo, debe modificar el maestro del Banco en el campo ltimo mes conciliado. Si el ingreso del extracto al sistema es realizado por medio magntico o digitacin, puede ejecutar el proceso de conciliacin automtica.
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5.2. INTEGRANDO A CONTABILIDAD
PROVEEDOR
SERVICIOS
ORDENES DE COMPRA
COMPRAS
CONTABILIDAD
CUENTAS POR PAGAR
CONTABILIDAD
BANCOS
Reporte de Conciliacin
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5.2.1. Creando las Tablas de Integracin

La integracin es el medio utilizado por la aplicacin para transferir el movimiento del mdulo de Bancos a la Contabilidad. Dicha transferencia es realizada a travs de los Cdigos de Integracin , los cuales se definen en el mdulo de Contabilidad en el maestro Tabla de Integracin.
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Por cada concepto manejado en el Sistema de Bancos, debe crearse un Cdigo de Integracin para transferirlo a Contabilidad. Estas tablas se componen de los siguientes campos: Cdigo de Integracin. Es un nmero mximo de 4 caracteres, que identifica la transaccin contable a realizar. Recomendamos que este cdigo conste de 3 dgitos, donde el primer dgito sera el nmero asignado a cada mdulo para la integracin por nuestro sistema: (1 para Cartera, 2 para Compras, 3 Cuentas por Pagar, 4 Facturacin, 5 Bancos, 6 Inventarios, 7 Activos Fijos) y los dos siguientes un consecutivo propio del mdulo. Cdigo Cuenta. En este campo asignamos la cuenta correspondiente segn el Plan de Cuentas de la empresa, para el movimiento que desee trasladar. Pueden existir tantos cdigos de integracin, como conceptos maneje. Ejemplo: Cuenta: 530505 Gastos Bancarios. Se han implementado alternativas que ayudan a minimizar la elaboracin de estos cdigos de integracin, reemplazando la cuenta contable por alguna variable de la base de datos. Ejemplo: Cuenta: .CODIGOCTA, es la variable donde est almacenado el cdigo del Banco, el cual es asimilado a la Cuenta Contable. Nombre. Es la denominacin que asignamos al cdigo de integracin o descripcin. Ejemplo: Integracin Notas Dbito Bancarias. Cdigo Comprobante. Es la fuente contable que viene desde el maestro de comprobantes creado en contabilidad y tiene relacin directa con los movimientos que desea trasladar, por ejemplo Ingresos, Egresos, Ventas, Movimiento Bancario, entre otros. Banco. Campo para responder S o N. Slo es utilizado para la integracin del movimiento del mdulo de Cuentas por Pagar y exclusivamente para las cuentas de Bancos. Mdulo. Es el nmero asignado al mdulo, dependiendo de la integracin a realizar, lo tomamos como un nmero integral, con l relacionamos los mdulos de nuestro sistema: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Cartera Compras Cuentas por Pagar Facturacin Bancos Inventarios. Activos Fijos Portafolio Presupuesto Oficial
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Para nuestro caso es el Mdulo 5 Bancos. Documento. El sistema asigna el nombre del campo que guarda el documento en la base de datos segn el mdulo. Fecha. Este campo guarda el nombre de la variable asignada en la base de datos, es la fecha de movimiento. Nit. El sistema guarda en este campo el Nit del Proveedor, en caso de que la cuenta no requiere Nit, deber digitar comillas cero comillas ("0"), ya que este es un campo carcter. Dbito. En este campo el sistema asigna el nombre del campo Valor, el cual almacena el valor de la transaccin, en caso de que la partida sea de naturaleza dbito, de lo contrario deber digitar cero (0). Crdito. En caso de que el campo anterior sea cero (0), ste debe contener la operacin de la transaccin que se est realizando, de lo contrario asignarle cero (0). Los campos dbito y crdito no podrn estar al mismo tiempo en cero o llenos. Base. Campo que servir slo para aquellas cuentas, que en las especificaciones del ingreso de las mismas requieran base, si la cuenta no requiere base deber llenarse con cero (0). Detalle. Sirve para guardar las especificaciones o notas de los diferentes movimientos contables, contenidos en los campos Nota o "Detalle", en caso de no desear ningn mensaje adicional digite comillas, espacio, comillas (" ") o un mensaje fijo, digitando Mensaje. Cdigo Centro de Costos. Campo donde se guarda el cdigo del centro de costos, en caso de no requerirlo, debe llenar con "0". Documento de Referencia. Contiene el nmero del documento relacionado con la transaccin, por ejemplo el nmero del Cheque. Dbito Moneda Extranjera. Guarda el valor en moneda extranjera siempre y cuando la cuenta requiera este manejo y sea de naturaleza dbito, de lo contrario deber digitarse cero (0). Crdito Moneda Extranjera. Guarda el valor en moneda extranjera siempre y cuando la cuenta requiera este manejo y sea de naturaleza crdito, de lo contrario deber digitarse cero (0). Dbito Multimoneda: Guarda el valor en mltiples monedas siempre y cuando la cuenta requiera este manejo y sea de naturaleza dbito, de lo contrario deber digitarse cero (0). Crdito Multimoneda: Guarda el valor en mltiples monedas siempre y cuando la cuenta requiera este manejo y sea de naturaleza crdito, de lo contrario deber digitarse cero (0). Cdigo Moneda: Campo donde se guarda el cdigo de las monedas de negociacin, en caso de no requerirlo se debe llenar con 0. Existen varias mtodos para definir la cuenta en la tabla de integracin:
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Definimos la variable CODIGOCTA ya que la Base de Datos MvBanco.dbf almacena el cdigo de la cuenta contable, por tal motivo no hay necesidad de digitar la cuenta, sino la variable para la captura de la cuenta. Tambin podemos definir la cuenta contable del banco, teniendo en cuenta de crear tantos cdigos de integracin como bancos maneje en el sistema.
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TRANSACCIONES CONTABLES
CODIGO INTEGRACION 501 501 CONCEPTO Consignaciones Caja General CUENTA CONTABLE 11100515 110505 DEBITO xxx xxx CREDITO
Cdigo de Integracin para el manejo de las Consignaciones (Dbito)
105
Cdigo de Integracin para el manejo de las Consignaciones (Crdito)
CODIGO CONCEPTO INTEGRACION 502 Gastos Bancarios 502 Banco
CUENTA CONTABLE 530505 11100515
DEBITO xxx
CREDITO
xxx
106
Cdigo de Integracin para el manejo de las Notas Dbito Bancarias (Dbito)
Cdigo de Integracin para el manejo de las Notas dbito Bancarias (Crdito)
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CODIGO INTEGRACION
503 503
CONCEPTO
Banco Banco
CUENTA CONTABLE
111005xx 111005xx
DEBITO
xxx
CREDITO
xxx
ADVERTENCIAS
El proceso de Integracin en Bancos, traslada a Contabilidad el movimiento de Notas Dbito, Notas Crdito y movimiento propiamente digitado por este mdulo. El Movimiento de Consignaciones es integrado a Contabilidad directamente del mdulo de Cartera. Los Cheques girados son integrados a Contabilidad de los mdulos de cuentas por Pagar y Nmina.
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5.2.2. Traslado de Cdigos predefinidos al Maestro Tabla de Integracin

Existe una opcin para trasladar de la tabla de cdigos predefinidos, al maestro de tabla de integracin los cdigos seleccionados, agilizando tanto la construccin de estos cdigos como su digitacin.
Desplegando pantalla con los siguientes datos:
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Modulo: Este campo despliega lista de los mdulos que utiliza el proceso de integracin; seleccione el mdulo que desea ver la definicin de stos cdigos predefinidos. Dentro de la lista de los mdulos encuentra Todos, que al seleccionarla muestra todos los ejemplos de cdigos de integracin existentes en esta tabla. Despus de seleccionado el mdulo despliega una ventana tipo browse, la cual presenta una serie de cdigos de integracin genricos por cada mdulo. Esta ventana contiene todos los campos utilizados en la tabla de integracin, son modificables segn sea el caso, incluyendo el cdigo y la cuenta.
Seleccione, marcando con una X la columna de IMPORTA, modifique aquellos campos que considere necesario, tocando el botn Aceptar, el sistema trasladar los cdigos seleccionados al maestro de Tablas de Integracin, verificando que un cdigo con una cuenta especifica no pueda ser trasladado dos veces.
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5.2.3. Chequeo de Integracin
El sistema cuenta con un informe de chequeos de Integracin.
Este reporte permite revisar en un rango de fechas los documentos integrados a Contabilidad, los documentos que faltan por integrar o todos los documentos, tanto integrados como no integrados.
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Este proceso debe hacerse antes de integrar a Contabilidad o cuando desee conocer el estado de los movimientos con respecto a la integracin, es decir, conocer el movimiento que ya ha sido integrado, los que faltan por integrar o todo el movimiento.
5.2.4. INTEGRANDO A CONTABILIDAD

Veamos el procedimiento a seguir en el proceso de integracin a Contabilidad: Definir la tabla de integracin con cada uno de los cdigos, segn los conceptos a trabajar. Ingrese el movimiento pertinente al mdulo de Bancos. Actualice el movimiento de Bancos. Ejecute el proceso de Integracin a Contabilidad Una vez creados los cdigos de integracin e ingresado la informacin al mdulo de Bancos, podemos ejecutar el proceso de Integracin a Contabilidad.
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Esta opcin despliega pantalla con la siguiente informacin:
Inicialmente entrega nota, haciendo referencia a la exclusividad de los datos en el proceso. Pide rango de fecha inicial y final para integrar. Reporte (S/N): Responda en forma afirmativa, para que el sistema genere un reporte, con el cual podr verificar y soportar la consistencia de los datos a integrar. Integrar (S/N): La respuesta depende de la consistencia en los datos. Si la informacin est impresa, revisada, corregida y aprobada, responda afirmativamente, de lo contrario no integre. Presentar Valores de Otra moneda: Si contesta afirmativamente, el proceso incluir los movimientos que se hayan realizado en moneda diferente a pesos. Nota: Todo movimiento antes de integrar debe someterse a revisin detallada, pues de lo contrario no es posible reversar el proceso. Revise todo el movimiento, haciendo las correcciones necesarias y cuando est seguro de tener todo el movimiento correcto, vuelva a ejecutar el proceso, definiendo el rango de fechas; a la pregunta Reporte (S/N) e Integrar (S/N), responda afirmativamente a estas preguntas. Guarde este reporte como soporte de integracin del movimiento Cuentas por Pagar a Contabilidad.
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RECOMENDACIONES
El proceso de Integracin debe ejecutarse peridicamente, lo ms usual es hacerlo semanalmente, ya que la Auditoria del movimiento sera mucho ms confiable. Debemos ejecutar este proceso provisionalmente, generando reporte para verificar que la integracin definitiva ser realizada correctamente. Asegure la informacin en un Backup, antes de ejecutar este proceso.
ADVERTENCIAS
Una vez finalizado el proceso de Integracin, recuerde actualizar el movimiento en el mdulo de Contabilidad. El movimiento de Bancos no debe ser integrado a mensualmente, ya que la revisin del movimiento no sera ptima y el saldo de Bancos con respecto a Contabilidad no estara actualizada. Del mdulo de Bancos se integra a Contabilidad el movimiento propiamente digitado en l. Los movimientos de Consignaciones y Cheques girados son integrados de Cartera, Cuentas por Pagar y Nmina respectivamente, con el fin de evitar duplicidad de la informacin.
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5.3. CIERRES
Todas las transacciones del mdulo de Bancos, ya sean integradas de otros mdulos o ingresadas directamente en el sistema de Bancos, quedan almacenadas en la base de datos movimiento de Bancos llamada MVBANCOS. Por seguridad y para agilizar tiempo en los procesos y generacin de informes es recomendable ir cerrando perodos de trabajo.
Esta opcin est formada por dos (2) procesos: Cerrar perodo Abrir perodo
5.3.1. Cerrar Perodo

El proceso de cierre es realizado una vez haya conciliado el movimiento del Banco. Lo que este proceso hace es trasladar el movimiento de la base de datos MVBANCOS a otra, llamada CRRMVBAN y del movimiento conciliado MVCONCIL a CRRMVCON. El proceso de Cierre traslada los movimientos cruzados o conciliados y totaliza o salda dichos movimientos, almacenando esta informacin en la base de Datos MvBanco.dbf.
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Este proceso hace uso exclusivo de las bases de datos, por lo tanto ningn usuario debe estar trabajando en el sistema; antes de ejecutar el cierre de perodo debe respaldar la informacin en un backup. Pide fecha de corte para cerrar; el sistema cierra todo el movimiento hasta la fecha definida en este campo.
ADVERTENCIAS
Imprima los informes requeridos antes de cerrar un perodo. Asegure la informacin en un Backup antes de ejecutar el proceso de Cierre. Verifique que el movimiento haya quedado cerrado. Para la ejecucin de ste proceso, ningn usuario debe estar trabajando en el sistema, ya que hace uso exclusivo de las Bases de Datos. Todo movimiento a cerrar debe estar conciliado e integrado.
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5.3.2. Abrir Perodo

El sistema tambin da la posibilidad de abrir meses cerrados sin tener que recurrir a copias de seguridad; es el proceso inverso al cierre, traslada el movimiento de la base de datos cerrada a la base de datos abierta o de movimiento. Dicho proceso es realizado con el fin de obtener reportes o consultas de movimiento de Bancos que han sido cerrados.
ADVERTENCIAS
Asegure la informacin en un Backup antes de ejecutar el proceso de Abrir perodo. Verifique que el movimiento haya quedado abierto. Para la ejecucin de ste proceso, ningn usuario debe estar trabajando en el sistema, ya que hace uso exclusivo de las Bases de Datos.
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5.4.
AUDITANDO LAS BASES DE DATOS
Esta opcin fue creada como soporte para los usuarios del mdulo de Bancos, con el fin de diagnosticar inconsistencias en la informacin, problemas que pueden ser causados por mala conduccin de corriente de energa, bajas inesperadas de las mismas en momentos que se ejecutan procesos de actualizacin de datos, ingreso de informacin errada en las estructuras de datos y en gran parte por salidas abruptas del sistema, cadas en la red, (bloqueo de equipos, desconexiones accidentales, entre otras).
Este proceso acta directamente sobre las estructuras de datos y la informacin que involucra toda la operacin del mdulo del Bancos, mediante tres (3) fases, las cuales cumplen una funcin especfica de Auditoria dentro del proceso: El cambio de longitud en los Centros de Costos Control del Maestro de Bancos y Tipos de Movimiento Control movimiento de Bancos.
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Esta opcin puede ser ejecutada en cualquier momento, teniendo en cuenta que hace uso exclusivo de las bases de datos y de hacer copia de seguridad antes de ejecutarlo. Las inconsistencias detectadas en el proceso son reportas en informe ya sea por pantalla o impresora. Este auditor valida nicamente el movimiento abierto, por lo tanto es recomendable que antes de realizar los procesos de cierre de perodo verifique que la informacin sea consistente corriendo el proceso de Auditor.
ADVERTENCIAS
Asegure la informacin en un Backup antes de ejecutar este proceso. Este proceso es ejecutado en forma exclusiva, por lo tanto ningn usuario debe estar trabajando en el sistema. El proceso de Auditoria en el mdulo de Bancos valida nicamente el movimiento abierto.
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TALLER No. 4
Apreciado Usuario: Desarrolle el siguiente taller y evaluacin. Esta es la nica forma de garantizar el logro de los conocimientos adquiridos en cada etapa del curso.
1.
Imprima cada uno de los informes producidos por el mdulo, identificando objetivo, usuario y periodicidad. Encarptelos y djelos como mostrario de todos los informes que entrega el mdulo de Bancos. Seleccione el Banco de menor movimiento e ingrese el extracto en forma manual. Imprmalo para revisarlo. Concilie automticamente este banco, generando el reporte de conciliacin. Analice la conciliacin realizada en el punto anterior, haga las correcciones pertinentes. Defina los cdigos de integracin, realice el proceso de integracin a Contabilidad a nivel de prueba, teniendo en cuenta las recomendaciones y procedimientos. Ejecute el proceso de Auditora y analice el reporte de inconsistencias. Cierre un mes que tenga conciliado e integrado.
2.
3. 4. 5.
6. 7.
EVALUACION No. 4
1. Cules son las opciones con que cuenta el Sistema de Bancos para el ingreso del Extracto Bancario. Organice en orden lgico los procedimientos para realizar la Conciliacin Bancaria 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) Corra la opcin de Actualizar. Ejecute el proceso de Conciliacin Bancaria, ya sea en forma manual o automtica. Imprima el Reporte de Conciliacin Integrar el movimiento de los diferentes mdulos al Sistema de Bancos Revise y haga las correcciones en la Conciliacin Bancaria Archivar el Reporte de Conciliacin Bancaria y djelo como soporte del proceso. Ingresar Notas Dbito, Notas Crdito, y dems movimiento requerido. Imprima el Libro de Bancos, revselo y haga las correcciones pertinentes, cerciorndose de tener todo el movimiento registrado. 9) Ingrese el Extracto ya sea digitndolo o a travs de medio magntico. 10) Ejecute de nuevo el proceso de Conciliacin e imprima el reporte de Conciliacin. 3. 4. Explique el proceso de forzar el movimiento la primera vez que se va a conciliar. Analice las expresiones siguientes y diga cules de ellas son Falsas y cules Verdaderas. a. El Extracto Manual es utilizado cuando la empresa no tiene vnculos con el Banco para trabajar el Extracto en medio magntico. ( (
2.
) )
b. Los Tipos de Movimiento son propios para cada Banco
120
c.
El Proceso de Conciliacin Bancaria Automtica es ejecutado slo cuando se tiene el Extracto en Medio Magntico. El Proceso de Conciliacin Bancaria puede ser ejecutado en cualquier fecha mes Por cada concepto manejado en el mdulo de Bancos debe crearse un Cdigo de Integracin.
d.
e.
5. Enuncie los pasos a seguir en el proceso de Integracin a Contabilidad.
121

1. Las opciones para ingresar el extracto al sistema sera: a. b. 2. Digitacin Manual A travs de disquete en Medio Magntico
Orden lgico en el procedimiento para realizar la Conciliacin Bancaria 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10) Integrar el movimiento de los diferentes mdulos al Sistema de Bancos Ingresar Notas Dbito, Notas Crdito, y dems movimiento requerido. Corra la opcin de Actualizar. Imprima el Libro de Bancos, revselo y haga las correcciones pertinentes, cerciorndose de tener todo el movimiento registrado. Ingrese el Extracto ya sea digitndolo o a travs de medio magntico. Ejecute el proceso de Conciliacin Bancaria, ya sea en forma manual o automtica. Imprima el Reporte de Conciliacin Revise y haga las correcciones en la Conciliacin Bancaria Ejecute de nuevo el proceso de Conciliacin e imprima el reporte de Conciliacin. Archive el Reporte de Conciliacin Bancaria y djelo como soporte del proceso.
3.
La primera vez que se va a conciliar debemos modificar el movimiento de saldos iniciales, definiendo en el campo Cruzado el perodo anterior a la conciliacin. Luego modificar el maestro de Bancos el campo Ultimo mes conciliado, definiendo tambin el perodo anterior al mes a conciliar. Este proceso debe ser aplicado a cada Banco y slo al movimiento de saldos iniciales.
4.
Falso o Verdadero a. b. c. d. e. V V F F V
5.
Pasos para integrar a Contabilidad 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Integre el movimiento de los diferentes mdulos al sistema de Bancos Ingrese el movimiento correspondiente por el mdulo de Bancos y Actualice Crear Tabla de Integracin con los diferentes cdigos Ejecute el proceso de Integracin a nivel de prueba Imprima el Reporte de Integracin, revise el movimiento a integrar y realice las correcciones pertinentes. Asegure la informacin en un Backup Ejecute de nuevo el proceso de Integracin en forma definitiva, imprimiendo el reporte para dejarlo como soporte.

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CURSO MODULO DE BANCOS

APRENDIENDO A MANEJAR EL MODULO DE BANCOS

MOVIMIENTO NO INTEGRADO DE OTROS MODULOS ....................................................... 40

3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 3.8. 3.9.

5.3.2. ABRIR PERODO ................................................................................................................. 116

AUDITANDO LAS BASES DE DATOS ............................................................................. 117

TALLER NO. 4 ................................................................................................................................. 119 EVALUACION NO. 4 ...................................................................................................................... 119

APRENDIENDO A MANEJAR EL MODULO DE BANCOS

CHEQUES SIN COBRAR

CONSIGNACIONES O DEPOSITOS EN TRANSITO

CUENTA CORRIENTE O CIRCULANTE

Qu diferencia existe entre Libro de Banco y Extracto Bancario?

RESPUESTAS A LA EVALUACION No. 1

4. a) b) c) d) e) f) 5. Resta Resta Suma Resta Suma Resta

CUENTAS POR PAGAR

- Saldos Iniciales - Notas Dbito - Notas Crdito

2. PARAMETRIZACION 2.1. CONFIGURANDO EL MODULO

2.2. DEFINIENDO LOS MAESTROS

REVISANDO LOS MAESTROS

RESPUESTAS A LA EVALUACION No. 2

Deben ser cruzados con a. b. c. d. Valor Valor Documento Valor

Debe crearse sin ceros, sin guiones a la izquierda ni a la derecha de la cuenta.

La Persona Natural se identifica con el nmero de la cdula, el

La Persona Jurdica se identifica con el nmero del Nit y la

CUENTAS POR PAGAR

- Saldos Iniciales - Notas Dbito - Notas Crdito

INGRESANDO LOS SALDOS INICIALES

Pantalla formada por:

3.3. ACTUALIZANDO EL MOVIMIENTO

3.4. CONSULTA DE DOCUMENTOS

3.5. MODIFICACIN DE DOCUMENTOS

3.6. RETIRO DE DOCUMENTOS

3.7. MANTENIMIENTO MOVIMIENTO AUXILIAR

3.8. CAMBIO PERIODO

3.9. CONSULTANDO LAS TECLAS RAPIDAS

Las teclas rpidas las clasificamos en tres grupos:

3.9.1. Teclas Genricas para todos los mdulos

Teclas Genricas para el mdulo de Bancos ACCION

4. Explique el proceso de Actualizacin del movimiento de Bancos.

RESPUESTAS A LA EVALUACION No. 3

CUENTAS POR PAGAR

- Saldos Iniciales - Notas Dbito - Notas Crdito

4.1. LIBRO DE BANCOS

4.2. RESUMEN DE SALDOS

4.3. MOVIMIENTO POR CONCEPTOS

4.4. TOTALES POR MOVIMIENTO

4.5. CONTROL FECHA CONSIGNACION

CUENTAS POR PAGAR

- Saldos Iniciales - Notas Dbito - Notas Crdito

5.1. CONCILIANDO BANCOS 5.1.1. Ingreso de Extractos

5.1.1.1. Extracto Manual

5.1.1.2. Extracto en Medio Magntico

5.1.1.1.1. Extracto en Medio Magntico Banco de Occidente (Solo para Colombia)

5.1.2. Conciliacin Bancaria

5.1.2.1. Conciliacin Manual

Modificacin Documento de ingreso de saldos iniciales

5.1.2.1.1. Conciliacin Manual por Documento

Es importante definir el ltimo da del mes para el proceso de conciliacin.

5.1.2.1.2. Conciliacin Manual por Selectiva

Es importante definir el ltimo da del mes para el proceso de conciliacin

Generando Reporte de Conciliacin

5.1.2.2. Conciliacin Automtica