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5. Definicin, asignacin y nivelacin de recursos

Tanto si el proyecto recibi los datos desde Construplan como si se trata de un proyecto que parti desde un archivo vaco de Project, ser necesario definir nuevos recursos y asignarlos a las diferentes actividades. Note, sin embargo, que el proyecto Construplan trae la mayora de los recursos ya creados.

5.1 Definicin de recursos

Un recurso es cualquier elemento que debamos utilizar para realizar una tarea, que es limitado en cantidad y que afecta la programacin del proyecto. La forma ms rpida de definir recursos es mediante el uso de la hoja de recursos, que recibe todos los datos bsicos en una sola vista. Para obtener la hoja de recursos use el men Ver - Hoja de recursos, que colocar la siguiente vista en la pantalla:

En esta hoja se digitan cada uno de los componentes de la definicin de un recurso, con un manejo similar al de una hoja Excel. Los datos son los siguientes: Nombre del recurso. Un nombre descriptivo hasta de 40 caracteres. Iniciales. Project sugiere las letras iniciales del nombre. El campo es opcional y puede usarse para bsquedas y clasificaciones ms rpidas. Grupo. Informacin opcional que sirve para definir grupos de recursos con el fin de generar informes por dichos grupos. Pueden ser centros de costo, divisiones de la empresa y similares. Capacidad mxima. El nmero mximo de unidades del recurso que la empresa tiene disponibles. El campo es requerido; si no se llena se asume uno. Tasa estndar. Valor pagado al recurso por unidad de tiempo normal de trabajo. La unidad de tiempo puede ser cualquiera de las vlidas adems de "a" para pago por ao. Tasa hora extra. Valor pagado al recurso por horas extras trabajadas. Se define igual al anterior. Costo/uso. Valor fijo que se paga al recurso por el hecho de utilizarlo. Un recurso puede tener los tres valores.

Acumular. Forma como se har el asiento contable del costo causado por el recurso. Puede sentarse el costo total al inicio de la tarea, al final de la misma o prorrateado a medida que la tarea avanza. Calendario base. Calendario de disponibilidad del recurso. Cada recurso puede tener su calendario propio, que se define igual al calendario base del proyecto. Si no se especifica uno, asume el del proyecto. Cdigo. Campo opcional, puede recibir cualquier codificacin que se desee. til para clasificar recurso, informes, etc.

Tal como se recomend atrs para encadenar actividades, antes de ingresar los recursos a Project es conveniente elaborar un esquema de borrador para ahorrar tiempo de trabajo. En el caso de nuestra bodega se adicionarn los recursos de tipo administrativo que se incluirn en las tareas insertadas al inicio del proyecto. La hoja de recursos del proyecto se muestra en la figura siguiente:

En esta hoja se adicionaron los siguientes recursos: a) Residente de Obra con una asignacin de $ 300.000 por semana b) Inspector de $ 200.000 semanales. c) Celador - Almacenista de $ 150.000 semana. d) Equipos e instalaciones por valor total de $ 750.000, cantidad que se coloca en la casilla Costo por Uso del recurso. Las entradas en la columna Grupo son opcionales, y en nuestro ejemplo se usan para diferenciar los recursos de Mano de Obra, Administrativos y Equipos.

5.2 Asignacin de recursos

Los recursos deben ser asignados a las tareas correspondientes con el fin de que Project pueda controlarlos, y aunque existen varias formas para hacerlo, la ms fcil es usar la herramienta Asignacin de recursos dentro del diagrama de Gantt,.

5.2.1 Asignacin inicial

Para asignar un recurso a una actividad especfica, se coloca el cursor sobre la actividad a trabajar y se presiona el botn de la herramienta de asignacin

para invocar el formulario de asignacin de recursos:

En este formulario aparecen todos los recursos que existen en el proyecto; si la actividad marcada ya tiene algo asignado, el recurso correspondiente aparecer con una marca de chequeo en la columna izquierda del formulario y un nmero, que indica la cantidad de unidades asignadas, en la columna de la derecha. Si se quiere asignar un nuevo recurso, se marca ste con el ratn sobre el botn de chequeo, lo que transformar el cursor en una flecha acompaada de una cara. Manteniendo presionado el botn, se arrastra el ratn hasta marcar la actividad en la que se va a asignar y se suelta, con lo cual automticamente se le asigna una unidad del recurso. Para cambiar la cantidad asignada, lleve el puntero del ratn hasta el campo correspondiente al frente del nombre del recurso y digite la cantidad, que puede ser menor que la unidad para asignar menos del 100% del tiempo del recurso. Tambin es posible entrar un nmero mayor que la capacidad mxima del recurso. Debe tenerse en cuenta que si el proyecto maneja tareas cuya duracin depende de los recursos, una primera asignacin asume que la duracin dada a la tarea era la justa para esta asignacin, de modo que la duracin de la tarea no se modifica. Si luego de esta asignacin se modifica la cantidad de recurso asignado, y es ste el recurso que est controlando la duracin, sta ser ajustada al nuevo clculo.

5.2.2 Ajuste de recursos y otras formas de asignar

Luego de una primera asignacin, es posible ajustar las cantidades y los recursos asignados a cada una de las tareas, y la mejor forma de hacerlo es colocar el cursor sobre la tarea y hacer doble clic sobre su nombre para solicitar el Formulario de Informacin acerca de la tarea que aparece enseguida:

Si se activa la ficha Recursos aparece el siguiente formulario, dentro del cual existe un botn para desplegar la lista de recursos disponibles, escoger all uno cualquiera con el ratn y asignarlo a la actividad.

De esta forma se hace rpidamente el cambio de un recurso por otro. Para cambiar la cantidad basta posicionar el cursor sobre el campo correspondiente y entrar la nueva cantidad. En la parte inferior del formulario podemos cambiar el tipo de duracin entre Dependiente de recursos y Duracin fija. Si se mantiene la dependencia de recursos y las cantidades asignadas se cambian, Project revisar toda la tarea y ajustar la duracin a la nueva disponibilidad de recursos. En la tabla de datos del diagrama de Gantt tambin es posible ajustar los recursos, pues la ltima columna de la tabla contiene la informacin de los recursos asignados a cada tarea. All los nombres aparecen seguidos, separados por comas, y si la asignacin es diferente a la unidad se coloca el nmero de unidades asignado entre parntesis cuadrados despus del nombre del recurso.

Ntese que al colocar el cursor encima del campo tambin estar disponible la lnea de edicin para el nombre y el correspondiente botn para desplegar la lista. Puede escoger un recurso de la lista, colocar la coma de separacin y escoger el siguiente.

5.3 Nivelacin de recursos

El resultado de todo el trabajo anterior es la asignacin completa de los recursos que consideramos necesarios para ejecutar cada una de las tareas. Es posible, y muy probable, que algun recurso haya quedado asignado con un trabajo mayor a su disponibilidad -Sobreasignacin de Recursos- , cosa que Project no objeta pero si avisa de su existencia colocando en la Barra de Estado un mensaje que dice "Redist: nnn", donde nnn ser el nombre del ltimo recurso que encontr sobreasignado. La nivelacin consiste en redistribuir las tareas en el tiempo con el fin de eliminar la sobreasignacin, y la mejor forma es tratar de hacerlo manualmente, para lo cual se cuenta con varias herramientas. En primer lugar es necesario conocer la ruta crtica del proyecto ya que no nos ser posible mover tareas que se encuentren dentro de ella, as que active la opcin Ver - Ms presentaciones... , que muestra el siguiente cuadro:

Escoja en la lista Gantt detallado y presione el botn Activar para que aparezca el nuevo diagrama, cambiele su dimensin utilizando Ver - Zoom, escoja Proyecto completo y presione Aceptar. El nuevo diagrama de Gantt que aparece tiene las tareas crticas sealadas en color rojo.

Ahora necesitamos ver la asignacin de recursos a cada tarea, para lo cual se divide en dos la ventana de Project utilizando Ventana Dividir,, que muestra el Gantt en la mitad superior de la pantalla y el formulario de recursos en la inferior.

Coloque el cursor en cualquier sitio de la mitad inferior y haga clic para fijarlo a esta ventana. Acto seguido, llame la opcin Ver - Grfico de recursos para ver en la ventana inferior un histograma que muestra la asignacin de recursos para la tarea seleccionada en la vista de Gantt, utilizando barras azules para la asignacin normal y barras rojas para la sobreasignacin. La combinacin de vistas nos permitir estudiar con todo cuidado los problemas de asignacin existentes para poder tomar los correctivos necesarios. Si se presenta una situacin como la anterior , las siguientes pueden ser las decisiones a tomar para controlarla: Subir la capacidad mxima del recurso, lo cual implica mayores costos de contratacin de personal o adquisicin de ms equipo. Cambiar un recurso por otro. Permitido en caso de recursos equivalentes, normalmente es una buena solucin que no afecta los costos del proyecto. Permitir horas extras. Para autorizar horas extras en la ejecucin de una tarea, posicione el cursor en la ventana inferior, vaya el men Ver - Ms presentaciones y elija Formulario de tareas, Formulario Detalles de tarea o Formulario Nombre de tarea. Cuando tenga en pantalla el formulario escogido vaya a Detalles en el men Formato y elija all Trabajo de recursos. El formulario mostrado tendr una columna para definir las horas extras permitidas en cada tarea y por cada recurso (note que Project no asigna horas extras de forma automtica).

Mover las actividades que presenten problema. Puede mover las actividades que presenten holgura, dentro de la holgura calculada por Project. Si se mueven las actividades crticas o las no crticas por fuera de sus holguras, se afectar la fecha de finalizacin del proyecto. Usar la herramienta de nivelacin automtica: Herramientas - Redistribur recursos, que presenta este cuadro:

Esta herramienta trata de hacer una redistribucin con base en una buena cantidad de apreciaciones y anlisis: primero revisa TODOS los recursos existentes y cuando encuentra uno con sobreasignacin, determina las tareas que lo usan, examina su situacin dentro del programa y, cuando sea posible, desplaza alguna de ellas para mejorar la distribucin del tiempo de los recursos. Si se marca la casilla Retraso sin consecuencias, Project limitar el movimiento de actividades a las no crticas y dentro de la holgura permitida. Si no se marca, podr mover inclusive tareas crticas, afectando con ello la fecha de fin de proyecto. El orden en que Project analiza las tareas puede ser por Nmero nico de identificacin, en orden Estndar -en el cual analiza predecesoras, holguras y

fechas para determinar cual mueve- y Prioridad, estndar, que usa primero el campo de prioridad y luego los criterios estndares. Project no mueve actividades que tengan fechas fijas en el proyecto, que tengan lleno el campo de fecha real de comienzo (, es decir que estn en proceso) o las que tengan "No redistribuir" en el campo de prioridad. Tampoco es posible hacer una redistribucin automtica para proyectos programados en funcin de la fecha de finalizacin, pues las tareas estn all programadas lo ms tarde posible y no ser posible retrasarlas ms para ajustar recursos. Si la redistribucin efectuada no es satisfactoria, puede llamarse nuevamente el comando y oprimir Borrar redistribucin... Recuerde que esta herramienta es una ayuda para la toma de decisiones y no produce necesariamente la mejor solucin al problema de los recursos. Las decisiones de tipo administrativo sern siempre del Gerente del Proyecto.