TRABAJO ESCRITO Ensayos

ANA MARCELA ZAPATA VELASQUEZ

INSTRUCTOR: Nstor Rivera Sierra

Tecnologa en Agua y Saneamiento Bsico Amag

POLITICAS ORGANIZACIONALES polticas organizacionales importantes en una organizacin

Una poltica organizacional es creada en una empresa para dar un rumbo a las actividades que se desarrollan de manera grupal, como individual, ya que es un proceso en el cual se utilizan las vas para hacer operativas las estrategias de la empresa. Las polticas organizacionales son importantes dentro de una empresa, porque proporcionan orientacin precisa para que los empleados del rea administrativa como son los ejecutivos elaboren planes concretos de accin que permitan alcanzar los objetivos. Pues tienen como objetivo facilitar la creacin y desarrollo de empresas o industrias dentro de una nacin. Tambin son parte fundamental de la empresa, ya que con estas una empresa se puede diferenciar de otra, por ello cada organizacin constituye sus propias polticas, segn las necesidades que tengan tanto internas como externas que involucren el mercado. Estas polticas tambin permiten a las empresas dar los lineamientos para que los empleados en todos los niveles realicen sus actividades a largo o corto plazo dependiendo de las habilidades de cada uno para mejorar la calidad de los productos y servicios. Las polticas en una empresa ciertamente ayudan a guiar la direccin de la empresa para cumplir sus metas pero requiere el apoyo activo de todos los involucrados. La gerencia es la parte que asume el papel de lder de comunicacin e implementacin de las polticas pero cada trabajador se compromete a seguirlas en mayor medida durante los procedimientos realizados para cada operacin hasta obtener un producto o servicio con la calidad esperada por el cliente y mantener una mejora continua en los procesos. De hecho segn algunas personas especialistas en el tema, las polticas deben ser reestructuradas cada determinado tiempo o cuando las circunstancias del mercado lo requieran ya que una poltica aplicada tiende a volverse obsoletas en parte o completamente, por lo que debe pensarse en algunos casos en una adecuacin o modificacin de las polticas establecidas con anterioridad, asegurando que estas se adapten a los nuevos desafos del medio.

MANUAL DE FUNCIONES manual de funciones de vital importancia para una organizacin El manual de funciones, es un documento formal que las empresas elaboran para plasmar parte de la forma de la organizacin que han adoptado, y que sirve como gua para todo el personal.

El manual de funciones contiene esencialmente la estructura organizacional y la descripcin de las funciones de todos los puestos en la empresa. Tambin se suele incluir en la descripcin de cada puesto, el perfil y los iniciadores de evaluacin. La existencia del manual de funciones en una organizacin es de vital importancia, no solo porque todas las certificaciones de calidad lo requieran, si no porque su uso interno y diario, minimiza los conflictos de reas, marca responsabilidades, divide el trabajo y fomenta el orden. Adems, es la piedra angular para implantar otros sistemas organizacionales muy efectivos como: evaluacin de desempeo, escalas salariales, entre otros. Como el manual de funciones es tan importante dentro de la organizacin se deben cuidar el proceso de su elaboracin, por ello se necesita la participacin y compromiso de todos en la misma, especialmente de los lideres como promotores. Este manual se debe poner a plena disponibilidad para el personal, pues as se resuelven grandes problemas que se tienen a la hora de no conocer que funciones se deben desempear dentro de la organizacin por parte de cada uno de los miembros de la misma y que en algunos casos los han llevado a cometer errores, afectando as la rentabilidad del negocio, tales como: fallas en las operaciones, demoras, descoordinaciones, entre otros.

GESTIN DE COMPRAS En qu contribuye una buena gestin de compras a la organizacin Te puede suceder que en un momento determinado te percates que no ests comprando al mejor precio, y que tus proveedores no respetan las condiciones que negociaste en su da. Por ejemplo, suben el precio si en mitad de ao hay una subida avisando con 15 das de antelacin. Cmo evitarlo? Lamentablemente esto es un problema muy comn en los mercados de suministros. Hay proveedores que no mantienen los precios negociados, o los plazos de entrega o incluso las calidades. Para evitar estos problemas es aconsejable que siempre que se negocie con un proveedor se firme posteriormente un contrato donde se reflejen las condiciones negociadas, y que se vaya un paso ms all negociando SLAs (ServiceLevelAgreement, que es definir los niveles de servicio y las penalizaciones en caso de no cumplirlos), reflejndolos tambin en el contrato. Para cada proveedor se debe tambin fijar unos KPIs (Key Performance Indicators, o Indicadores Clave de Desempeo, que miden el nivel del

desempeo de un proceso, as se puede constatar el nivel de cumplimiento del servicio y en caso negativo aplicar los SLA, s. En cuanto a comprar al mejor precio, se debe profesionalizar la funcin de compras en la empresa, bien a travs de la incorporacin de metodologa en la negociacin e incluso negociando a travs de herramientas electrnicas que ayudan en gran medida a reducir los precios de compras. No obstante, en una PYME, es ms importante el mantener una relacin cordial y estrecha con el proveedor y tratar de adelantarse conjuntamente a las posibles variaciones en los precios de las materias primas que cualquier otra cosa. Por supuesto hay que hacer todos lo comentado anteriormente, pero no siempre se mantienen los contratos de suministro tal y como se firman. Igualmente, se debe tener ms en cuenta el coste del producto que el precio, pues, el precio es solo una de las variables a tener en cuenta en la compra. Si hacemos este primer anlisis-diagnostico, quizs nos llevaremos sorpresas de como tenemos gestionado el portafolio de materiales. Compras es una funcin, y ms en una Pyme, en que el Gerente tiene que intervenir en las fases de diseo-estrategia y apoyar la ejecucin excelente, ya que sin duda su esfuerzo se notar en toda la organizacin. Finalmente destacar que, segn varias experiencias en diversos cambios de modelo de Compras, pasando de los tradicionales Pedidos a unas Compras Estratgicas que aportan valor, la conclusin es que es imprescindible trabajar en tres ejes al mismo tiempo: OrganizacinEquipo; Procesos y Herramientas-Metodologa-KPIs. Si fallamos en trabajar en uno slo de estos tres ejes-vrtices, las probabilidades de xito del cambio son muy reducidas Sin lugar a dudas la centralizacin de compras comunes es beneficiosa para la empresa. Antes de entrar en las ventajas, es preciso mencionar tres cosas que lo suele hacer impopular/ criticado: Normalmente la centralizacin va asociado a que el puesto puede nicamente basarse en grandes ciudades. Con ello se castiga a gente que quizs tiene grandes conocimientos de los mercados afectados pero que no est dispuesto a cambiar su hogar. Ello da lugar a que muchas veces se d la funcin a gente con poco know-how (eso s, que est dispuesta a vivir en la ciudad en cuestin) y ponga en contra del mismo al que s tiene el know-how (y es persona clave) Muchas veces el comprador global no hace una buena tarea de coordinacin con el usuario final para entender sus necesidades ni tampoco para consensuar/ implicarlo en la toma de decisiones. Enfoca en centralizar, a veces se olvida del cliente final y da pocas oportunidades al proveedor local A menudo se confunde centralizar compras con globalizar al mximo las compras reduciendo al mximo el nmero de proveedores (es decir,

se cree que poner el mximo volumen con un solo proveedor maximiza el efecto volumen y potencia al mximo los savings, hecho que en muchos casos no es cierto y que a veces empeora significativamente el servicio y genera costes de no calidad). En relacin a este ltimo punto, la centralizacin aporta numerosos beneficios adems del factor volumen bundling. NMINA nmina empresarial, Por qu existe en las empresas? La nmina es una lista conformada por el conjunto de trabajadores a los cuales se les va a remunerar por los servicios que stos le prestan al patrn empresa. Existe en la empresa porque es un instrumento que permite de una manera ordenada, realizar el pago de sueldos o salarios a los trabajadores, proporcionando as informacin contable y estadstica, tanto para la empresa como para el ente encargado de regular las relaciones laborales. sta se encuentra fundamentada en partes del contenido del contrato laboral, en relacin al servicio que deba prestarse y a la remuneracin. Los cuales se regirn por normas que ayudan a determinar fcilmente la prestacin del servicio y remuneracin en aquellos contratos laborales en donde no hay estipulacin expresa. La nmina se debe disear de manera apropiada segn la magnitud de la empresa, pues sta cambia de una organizacin a otra y tiene diferentes maneras de elaboracin: segn su presentacin, ya sea manual, donde todos los clculos se hacen de forma manual, este tipo de nmina se utiliza comnmente en empresas pequeas o de mediana capacidad; o computarizada, sta se elabora mediante un computador el cual permite, generalmente calcular automticamente tanto los aportes como los descuentos efectuados en el periodo a pagar. La nmina se puede pagar de forma semanal, quincenal o mensual, teniendo en cuenta si es para ejecutivos (esta nmina es confidencial), para empleados o para obreros. sta consta de asignaciones ac se encuentra el suelo o salario, horas extras, vacaciones, retroactivos, comisiones, prima, auxilio de transporte, entre otros; y deducciones en sta se encuentra el seguro social, sindicato, crdito comercial, caja de ahorro y otros. sta lista se elabora teniendo en cuenta algunos componentes como el reclutamiento, la seleccin, la contratacin, la capacitacin, el salario a pagar, las deducciones que se realizan, las horas extras y otros pagos especiales CONTABILIDAD

la contabilidad en qu contribuye al sector empresarial? La contabilidad es un sistema adaptado para clasificar los hechos econmicos que ocurren en un negocio. De tal manera que, se constituya en el eje central para llevar a cabo los diversos procedimientos que conducirn a la obtencin del mximo rendimiento econmico que implica el constituir una empresa determinada. Es una tcnica muy notable y eficaz para dar a conocer los distintos mbitos de la informacin de las unidades de produccin o empresas; y que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados. Por consiguiente, los gerentes o directores. A travs de la contabilidad podrn orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables y estadsticas; estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la compaa, la corriente de cobros y pagos, las tendencias de las ventas, costos y gastos generales, entre otros, de manera que se puede conocer la capacidad financiera de la empresa. La contabilidad proporciona informacin a dueos, accionistas, bancos y gerentes, con relacin a la naturaleza del valor de las cosas que la empresa deba a tercero y las cosas posedas por esta, sin embargo, su primordial objetivo es suministrar informacin razonada por un ente privado o pblico y para ello se debe realizar registros con bases en sistemas y procedimientos tcnicos adaptados a la diversidad de operaciones que pueda realizar un determinado ente, tambin se encarga de clasificar operaciones registradas como medio para obtener objetivos propuestos dentro de la organizacin e interpreta los resultados con el fin de dar informacin razonada y detallada. Con relacin a la informacin suministrada, esta deber cumplir con un objetivo administrativo, en donde ofrece informacin a los usuarios internos, para suministrar y facilitar a la administracin la planificacin, toma de decisiones y control de operaciones, para ello se utiliza la informacin presente y futura de cada departamento en que se subdivida la organizacin de la empresa. Y un objetivo financiero, en donde se proporciona informacin a usuarios externos de las operaciones realizadas por un ente, fundamentalmente en el pasado, por lo que tambin se le denomina contabilidad histrica. La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. As obtendr mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio, adems se encargar de analizar, valorar, agrupar y comparar resultados econmicos, controlar el cumplimiento de lo programado, planificar y sintetizar los procedimientos a seguir. ANLISIS FINANCIERO con qu fin se realiza un anlisis financiero en las organizaciones

Un anlisis financiero se hace con el fin de determinar los beneficios o prdidas en los que se puede incurrir al pretender realizar una inversin u algn otro movimiento, en donde se obtienen resultados que apoyen la toma de decisiones referente a actividades de inversin. Asimismo, al analizar proyectos de inversin se determinan los costos de oportunidad en que se incurre al invertir al momento para obtener beneficios al instante, mientras se sacrifican las posibilidades de beneficios futuros, o si es posible privar el beneficio actual para trasladarlo al futuro, al tener como base especifica las inversiones. Una de las evaluaciones que debe realizarse para apoyar la toma de decisiones en lo que respecta a la inversin de un proyecto, es la que se refiere a la evaluacin financiera, que se apoya en el clculo de los aspectos financieros del proyecto. El anlisis financiero se emplea tambin para comparar dos o ms proyectos y para determinar la viabilidad de la inversin de un solo proyecto. Otros fines son establecer razones e ndices financieros derivados del balance general, financiar por el empleo de los recursos monetarios en el proyecto seleccionado, calcular las utilidades, perdidas o ambas, que se estiman obtener en el futuro, a valores actualizados, determinar la tasa de rentabilidad financiera que ha de generar el proyecto, a partir del clculo e igualacin de los ingresos con los egresos, a valores actualizados, establecer una serie de igualdades numricas que den resultados positivos o negativos respecto a la inversin de que se trate. Para realizar un anlisis financiero se utilizas diversos mtodos, como el mtodo horizontal, en donde se compara entre si los dos ltimos perodos, ya que en el perodo que est sucediendo se compara la contabilidad contra el presupuesto, en el mtodo vertical que se refiere a la utilizacin de los estados financieros de un perodo para conocer su situacin o resultados, en el mtodo histrico se analizan tendencias, ya sea de porcentajes, ndices o razones financieras, estas ltimas dan indicadores para conocer si la entidad sujeta a evaluacin es solvente, productiva, si tiene liquidez; algunas de las razones financieras son: capital de trabajo, razn de propiedad, de endeudamiento, de extrema liquidez, rotacin de clientes por cobrar, tasa de rendimiento, entre otros.