Fundamentos de Desarrollo de Sistemas UNIDAD 5 TCNICAS, HERRAMIENTAS Y ESTUDIOS PREVIOS 5.1 Tcnicas de recopilacin de informacin 5.1.

1 Entrevista Una entrevista para recabar informacin es una conversacin dirigida con un propsito especfico que utiliza un formato de preguntas y respuestas. Para realizar una entrevista se necesita: Visualizar por qu la va a hacer, qu va a preguntar y qu es lo que a su juicio har que esta entrevista tenga xito. Obtener las opiniones de los entrevistados y su parecer acerca del estado actual del sistema, metas organizacionales y personales y procedimientos informales. Captar los sentimientos de los entrevistados.

Establecer confianza y entendimiento rpidamente, pero al mismo tiempo debe mantener el control de la entrevista. 5 pasos para preparar una entrevista 1) 2) 3) 4) 5) Leer los antecedentes. Establecer los objetivos de la entrevista. Decidir a quin entrevistar. Preparar al entrevistado. Decidir el tipo de preguntas y la estructura.

1. Leer los antecedentes Leer y entender tanto como sea posible los antecedentes de los entrevistados y su organizacin. Con frecuencia este material se puede obtener del sitio Web corporativo, de un informe anual actual, de un boletn corporativo o de cualquier publicacin que explique el estado de la organizacin. 2. Establecer los objetivos de la entrevista Utilice los antecedentes que haya recopilado as como su propia experiencia para establecer los objetivos de la entrevista. Debe haber de cuatro a seis reas clave referentes al procesamiento de la informacin y el comportamiento relacionado con la toma de decisiones acerca de las cuales tendr usted que hacer preguntas.

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Fundamentos de Desarrollo de Sistemas 3. Decidir a quin entrevistar Incluya a gente clave de todos los niveles que vayan a ser afectadas por el sistema de alguna manera. Esfurcese por conseguir el equilibrio de tal manera que atienda las necesidades de tantos usuarios como sea posible. 4. Preparar al entrevistado Prepare a la persona que va a ser entrevistada hablndole por anticipado o envindole un mensaje de correo electrnico y dndole tiempo para pensar en la entrevista. 5. Decidir el tipo de preguntas y la estructura Escriba preguntas que abarquen las reas clave de la toma de decisiones que haya descubierto al determinar los objetivos de la entrevista. Las tcnicas apropiadas para preguntar son el corazn de la entrevista.

Ventajas preguntas abiertas 1. Hacen que el entrevistado se sienta a gusto. 2. Permiten al entrevistador entender el vocabulario del entrevistado, el cual refleja su educacin, valores, actitudes y creencias. 3. Proporcionan gran cantidad de detalles. 4. Revelan nuevas lneas de preguntas que pudieron haber pasado desapercibidas. 5. Hacen ms interesante la entrevista para el entrevistado. 6. Permiten ms espontaneidad. 7. Facilitan la forma de expresarse al entrevistador. 8. Son un buen recurso si el entrevistador no est preparado para la entrevista.

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Fundamentos de Desarrollo de Sistemas Desventajas preguntas abiertas 1. Podran dar como resultado muchos detalles irrelevantes. 2. Posible prdida del control de la entrevista. 3. Permiten respuestas que podran tomar ms tiempo del debido para la cantidad til de informacin obtenida. 4. Dan la impresin de que el entrevistador es inexperto. 5. Podran dar la impresin de que el entrevistador "anda de pesca" sin un objetivo real en la entrevista. Ventajas preguntas cerradas 1. 2. 3. 4. 5. 6. Ahorrar tiempo. Comparar las entrevistas fcilmente. Ir al grano. Mantener el control durante la entrevista. Cubrir terreno rpidamente. Conseguir datos relevantes.

Desventajas preguntas cerradas 1. Aburren al entrevistado. 2. No permiten obtener gran cantidad de detalles [debido a que el entrevistador proporciona el marco de referencia para el entrevistado]. 3. Olvidar las ideas principales por la razn anterior. 4. No ayudan a forjar una relacin cercana entre el entrevistador y el entrevistado. CMO COLOCAR LAS PREGUNTAS EN UNA SECUENCIA LGICA As como hay dos formas generalmente reconocidas de razonamiento inductivo y deductivo, tambin hay dos formas similares de organizar sus entrevistas. Una tercera combina los mtodos inductivo y deductivo. Uso de una estructura de pirmide La organizacin inductiva de preguntas de la entrevista se puede visualizar como si se tuviera una forma de pirmide. Con base en esta forma, el entrevistador empieza con preguntas, a menudo cerradas, muy detalladas. Posteriormente, el entrevistador extiende los temas permitiendo preguntas abiertas y respuestas ms generalizadas.

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Fundamentos de Desarrollo de Sistemas Uso de una estructura de embudo El entrevistador adopta un mtodo deductivo al iniciar con preguntas generales y abiertas, y luego limitar las posibles respuestas utilizando preguntas cerradas.

Uso de una estructura de diamante

Es mejor una combinacin de las dos estructuras anteriores, lo cual da como resultado una estructura de diamante. Esta estructura implica empezar de una manera muy especfica, despus se examinan los aspectos generales y finalmente se termina con una conclusin muy especfica.

5.1.2 Cuestionario Documento constituido por un conjunto de preguntas orientadas a obtener informacin especfica de lo que se investiga, por ejemplo en una encuesta de censo. Se aplican en viviendas, establecimientos comerciales, granjas, fbricas, etctera. El Cuestionario es un instrumento de investigacin. Este instrumento se utiliza, de un modo preferente, en el desarrollo de una investigacin en el campo de las ciencias sociales: es una tcnica ampliamente aplicada en la investigacin de carcter cualitativa. El Cuestionario es "un medio til y eficaz para recoger informacin en un tiempo relativamente breve". En su construccin pueden considerarse preguntas cerradas, abiertas o mixtas. Caractersticas EOR Es un procedimiento de investigacin. Es una entrevista altamente estructurada. Pgina | 4

Fundamentos de Desarrollo de Sistemas Un cuestionario consiste en un conjunto de preguntas respecto a una o ms variables a medir. Presenta la ventaja de requerir relativamente poco tiempo para reunir informacin sobre grupos numerosos. El sujeto que responde, proporciona por escrito informacin sobre s mismo o sobre un tema dado. Presenta la desventaja de que quien contesta responda escondiendo la verdad o produciendo notables alteraciones en ella.

Cuestionario restringido o cerrado Es aquel que solicita respuestas breves, especficas y delimitadas. Para poder formular preguntas cerradas es necesario anticipar las posibles alternativas de respuestas. Estas respuestas piden ser contestadas con: Dos alternativas de respuestas (respuestas dicotmicas): Si o No. Varias alternativas de respuestas.

Ventajas Requiere de un menor esfuerzo por parte de los encuestados. Limitan las respuestas de la muestra. Es fcil de llenar. Mantiene al sujeto en el tema. Es relativamente objetivo. Es fcil de clasificar y analizar.

Cuestionario no restringido o abierto Las preguntas abiertas no delimitan de antemano las alternativas de respuesta. Las preguntas abiertas son particularmente tiles cuando no tenemos informacin sobre las posibles respuestas de las personas o cuando esta informacin es insuficiente. Es aquel que solicita una respuesta libre. Esta respuesta es redactada por el propio sujeto. Proporciona respuestas de mayor profundidad. Es de difcil tabulacin, resumen e interpretacin

Cuestionario mixto Es aqul que considera en su construccin tanto preguntas cerradas como abiertas, recogiendo las ventajas y desventajas combinadas de cada uno de ellos.

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Fundamentos de Desarrollo de Sistemas 5.1.3 Recopilacin y anlisis de documentos Es importante que el analista pregunte por quien fueron producidos originalmente los documentos y porque han sido conservados, es decir, que se necesita comprender el papel del documento en las necesidades de la organizacin. Tipos de datos impresos El analista necesita examinar los datos impresos, cualitativamente, para ensamblar una imagen precisa. tanto cuantitativa como

Anlisis de documentos cuantitativos: Se dispone de una variedad de documentos cuantitativos. Estos incluyen reportes usados para la toma de decisiones, reportes de desempeo y diversas formas. Todos estos documentos tienen un objetivo especfico y una audiencia hacia la que estn dirigidos. Reportes usados para la toma de decisiones: Un analista de sistemas necesita obtener algunos de los documentos que son usados para el desempeo del negocio. Estos documentos son frecuentemente reportes en papel con relacin al estado del inventario, las ventas o la produccin, estos sirven como retroalimentacin para una accin rpida. Reportes de desempeo: Toman la forma general de desempeo actual contra el programado. Una funcin importante de los reportes de desempeo es valorar el tamao de la diferencia entre el desempeo actual y el pretendido. Registros: Los registros proporcionan actualizaciones peridicas de lo que esta sucediendo en el negocio. Si el registro es actualizado en forma peridica por un registrador cuidadoso, puede proporcionar mucha informacin al analista.

Anlisis de documentos cualitativos Anlisis de documentos cualitativos: Aunque los documentos cualitativos tal vez no sigan una forma predeterminada, el anlisis de ellos es crtico para la comprensin de la manera en que los miembros de la organizacin engranan en el proceso de la organizacin. Los documentos cualitativos incluyen memorandos, consignas en tableros de noticias y en reas de trabajo, manuales de procedimientos y manuales de poltica. Memorandos: Siempre que sea posible, el analista debe muestrear los memorandos que se envan en el interior del negocio. El analista debe considerar quien enva los memorandos y quien los recibe. Los memorandos revelan un dialogo vivo y continuo en la organizacin. Consignas en un tablero de noticias o en reas de trabajo: Aunque las consignas pueden parecer incidentales a lo que est sucediendo en la organizacin, sirven como reforzadores sutiles de los valores de quienes los leen.

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Fundamentos de Desarrollo de Sistemas Manuales: Otros documentos cualitativos que el analista debe examinar son los manuales organizacionales, incluyendo los manuales para los procedimientos de operacin de computadora. La examinacin sistemtica de manuales le dar una imagen de la forma en que las cosas debieran pasar. Manuales de poltica: Estos documentos cubren tpicamente reas amplias del comportamiento de los empleados y la compaa, se pude estar relacionado primariamente con aquellos que establecen polticas acerca de servicios, uso, acceso y cambios relativos a computacin.

Muestreo El analista de sistemas tambin puede tomar decisiones con base en un enfoque estructural llamado muestreo.

Es el proceso de seleccionar sistemticamente elementos representativos de una poblacin. Cuando estos elementos seleccionados son examinados de cerca, se supone que el anlisis revelar informacin til acerca de la poblacin como un todo. Hay muchas razones por las que un analista de sistemas quiera seleccionar una muestra representativa de los datos a examinar, o personas representativas a entrevistar, aplicar cuestionarios u observar. Estas son algunas de ellas: Los costos contenidos. La agilizacin de la recoleccin de datos. La mejora de la efectividad. La reduccin de la ascendencia.

El muestreo ayuda a acelerar el proceso, recolectando datos seleccionados en vez de todos los datos de la poblacin completa. El muestreo puede ayudar a mejorar la efectividad que si se obtuviera informacin ms precisa. Los cuatro pasos que debe seguir un analista de sistemas para disear una buena muestra son: 1. 2. 3. 4. Determinar los datos a ser recolectados o descritos. Determinar la poblacin a ser muestreada. Seleccionar el tipo de muestra. Decidir el tamao de muestra.

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Fundamentos de Desarrollo de Sistemas 5.1.4 Observacin y tcnica STROBE Definicin de Tcnica A menudo es posible observar circunstancias del entorno que confirmarn o negarn el discurso (o dilogo) de la organizacin que se refleja en las entrevistas o cuestionarios. Por lo que el analista de sistemas recurre a una forma crtica estructurada para el anlisis de los requerimientos de informacin. El mtodo para la observacin Estructurada del Entorno (STRuctured OBservation of Enviroment) se conoce como STROBE. La aplicacin exitosa del STROBE requiere que el analista observe explcitamente siete elementos concretos que por lo general se encuentren en las oficinas.

7 Elementos de la Tcnica STROBE 1.Ubicacin de la oficina: Uno de los primeros elementos que el analista de sistemas debe observar es la ubicacin de la oficina de un tomador de decisiones especfico con respecto a otras oficinas. Las oficinas accesibles tienden a aumentar la frecuencia de la interaccin, los mensajes informales, mientras que las oficinas inaccesibles tienden a disminuir la frecuencia de la interaccin y a aumentar los mensajes orientados a las tareas. 2.Colocacin del escritorio: La colocacin de un escritorio en la oficina puede ofrecer pistas sobre la manera en que el tomador de decisiones ejerce su autoridad. El analista de sistema debe observar la distribucin de los muebles de la oficina, y en particular la colocacin del escritorio. 3.Equipo fijo de oficina: Archiveros, libreros y otro equipo grande influyen en la categora de equipo fijo de oficina. Si no hay equipo, es probable que el tomador de decisiones almacene muy pocos artculos de informacin por s mismo. En caso contrario, se asume que el tomador de decisiones valora mucho la informacin. 4.Accesorios: El termino accesorios se refiere a todo el equipo pequeo usado para procesar la informacin, incluso las computadoras de bolsillo, calculadoras, PCs, plumas, lpices y reglas. Si se posee este equipo probablemente lo que indica el tomador de decisiones es que ocupa su equipo ms all de su oficina.

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Fundamentos de Desarrollo de Sistemas 5.Fuentes externas de informacin: Un analista de sistemas necesita saber qu tipo de informacin usa el tomador de decisiones. La observacin del tipo de publicaciones almacenadas en la oficina puede revelar si el tomador de decisiones recurre a la informacin externa o se basa en la informacin interna. 6.Iluminacin y color de oficina: La iluminacin y el color de la oficina juegan un papel importante en la manera en que un tomador de decisiones recopila informacin. Una oficina con iluminacin clida y radiante indica una tendencia ms a la comunicacin personal. Un ejecutivo en una oficina iluminada clidamente recuperar ms informacin de manera informal. 7. Vestimenta de los tomadores de decisiones: Un analista de sistemas puede darse una idea de la credibilidad de los gerentes de la organizacin al observar la vestimenta que usan en el trabajo. El traje de dos piezas de un hombre o el traje y la falda para una mujer representan la mxima autoridad. El hecho de que los lderes vistan de manera casual tiende a abrir las puertas para una toma de decisiones ms participativo, pero a menudo propicia la prdida de credibilidad en la organizacin. 5.2 Herramientas CASE 5.2.1 Estructuradas INTRODUCCIN Hoy en da, muchas empresas se han extendido a la adquisicin de herramientas CASE (Ingeniera Asistida por Computadora), con el fin de automatizar los aspectos clave de todo el proceso de desarrollo de un sistema, desde el principio hasta el final e incrementar su posicin en el mercado competitivo, pero obteniendo algunas veces elevados costos en la adquisicin de la herramienta y costos de entrenamiento de personal as como la falta de adaptacin de la herramienta a la arquitectura de la informacin y a las metodologas de desarrollo utilizadas por la organizacin. Qu son? Las herramientas CASE (Ingeniera de Software Asistida por Computadora) son diversas aplicaciones informticas destinadas a aumentar la productividad en el desarrollo de software reduciendo el coste de las mismas en trminos de tiempo y de dinero. Estas herramientas nos pueden ayudar en todos los aspectos del ciclo de vida de desarrollo del software en tareas como el proceso de realizar un diseo del proyecto, clculo de costes, implementacin de parte del cdigo automticamente con el diseo dado, compilacin automtica, documentacin o deteccin de errores entre otras

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Fundamentos de Desarrollo de Sistemas Elementos de una herramienta CASE Repositorio (diccionario) donde se almacenan los elementos definidos o creados por la herramienta, y cuya gestin se realiza mediante el apoyo de un Sistema de Gestin de Base de Datos (SGBD) o de un sistema de gestin de ficheros. Meta modelo (no siempre visible), que constituye el marco para la definicin de las tcnicas y metodologas soportadas por la herramienta. Carga o descarga de datos, son facilidades que permiten cargar el repertorio de la herramienta CASE con datos provenientes de otros sistemas, o bien generar a partir de la propia herramienta esquemas de base de datos, programas, etc. que pueden, a su vez, alimentar otros sistemas. Este elemento proporciona as un medio de comunicacin con otras herramientas. Comprobacin de errores, facilidades que permiten llevar a cabo un anlisis de la exactitud, integridad y consistencia de los esquemas generados por la herramienta. Interfaz de usuario, que constar de editores de texto y herramientas de diseo grfico que permitan, mediante la utilizacin de un sistema de ventanas, iconos y mens, con la ayuda del ratn, definir los diagramas, matrices, etc. que incluyen las distintas metodologas. OBJETIVOS Mejorar la productividad en el desarrollo y mantenimiento del software. Aumentar la calidad del software. Reducir el tiempo y coste de desarrollo y mantenimiento de los sistemas informticos. Mejorar la planificacin de un proyecto Automatizar el desarrollo del software, la documentacin, la generacin de cdigo, las pruebas de errores y la gestin del proyecto. Gestin global en todas las fases de desarrollo de software con una misma herramienta.

Estructura general de una herramienta CASE CASE de alto nivel son aquellas herramientas que automatizan o apoyan las fases finales o superiores del ciclo de vida del desarrollo de sistemas como la planificacin de sistemas, el anlisis de sistemas y el diseo de sistemas. CASE de bajo nivel son aquellas herramientas que automatizan o apoyan las fases finales o inferiores del ciclo de vida como el diseo detallado de sistemas, la implantacin de sistemas y el soporte de sistemas. CASE cruzado de ciclo de vida se aplica a aquellas herramientas que apoyan actividades que tienen lugar a lo largo de todo el ciclo de vida, se incluyen actividades como la gestin de proyectos y la estimacin.

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Fundamentos de Desarrollo de Sistemas Ejemplos de Herramientas Case EasyCASE System Architect: herramientas CASE para Anlisis y Diseo, incluye tcnicas estructuradas y orientadas a objetos. Oracle Designer: ERwin: Ejemplo propuesto Modelar un Sistema de Informacin de compra de libros El cliente elabora un pedido de libros La empresa elabora pedidos de libros a los distintos proveedores. Los proveedores aportan los libros Se informa a los clientes que sus libros han llegado Diagrama de Contexto

Creando un Proyecto en EasyCASE

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