2

RSUM
Plus que jamais le fonctionnement des entreprises repose sur lchange effcace
et matris dinformations en interne, mais aussi avec les clients et les partenaires.
Documents, courriels, dessins, pages web, formulaires et autres contenus de
supports varis irriguent lorganisation et sous-tendent la cration de valeur et la
croissance par une amlioration permanente de la connaissance et du service
au client. La prise en compte des canaux et supports adapts contribue aussi
de manire dcisive lapproche dveloppement global , en rapprochant
virtuellement les acteurs, en limitant les dplacements et potentiellement tous les
fux physiques. Laccs linformation dmatrialise optimise le travail collaboratif
et la communication entre les diffrents acteurs, elle rpond aux exigences
rglementaires et contribue au dveloppement durable.
Le df actuel pour les entreprises est dexploiter en permanence la valeur de ces
contenus, facteur diffrenciant en termes de performance individuelle et collective.
Li laccroissement de cette information dmatrialise, le cot global du
stockage de ces contenus ne cesse de crotre et devient aussi un enjeu critique.
Enfn, la ncessit de se conformer aux lois et rglementations exige daccorder
une attention croissante au bon archivage de ces contenus et aux processus
oprationnels quil implique. Ces volutions incitent les organisations amliorer
leur gestion des contenus sur lensemble des fonctions, ncessitant ainsi une
dmarche globale dentreprise.
Notre conviction est quau cours des annes venir de larges programmes
ECM seront dploys, succdant ainsi la vague ERP. Lenjeu de lalignement
des solutions dECM et des processus mtiers est considrable et requiert une
analyse approprie. Celle-ci doit identifer les points de convergence des apports
dune solution ECM (Conformit, Communication et Collaboration, Cots), dun
champ de mise en uvre concret et des composantes technologiques qui la
soutiennent. LECM occupe un vaste domaine fonctionnel et affecte lensemble
de lorganisation. Il sagit donc dapporter le plus grand soin la dfnition du
primtre et la dmarche de mise en uvre. Ltablissement des priorits dans
les programmes dECM est facilit par lutilisation de l lECM maturity model
et de l lECM scan .
Cette dynamique dimplmentation progressive, cl du succs de tels
programmes, implique un accompagnement des personnels lutilisation des
solutions ECM dployes au sein des organisations.
Relier le monde de lERP celui de lECM, combiner les informations structures
et non structures, y compris les contenus multimdias, conduit terme passer
dune gestion du contenu une gestion complte des informations de lentreprise
(EIM - Enterprise Information Management), vritable df de demain.
3
SoMMaiRe
1 IhI80000II0h 4
2 000I 58I Lk 65II0h 05 00hIh05 0hI8F8I5 ? 5
3 Lk 65II0h 05 00hIh05 0hI8F8I5 k0 5Ih 0 L086khI5kII0h 7
4 00MMhI MII8 h 08 Lk 65II0h 05 00hIh05 0hI8F8I5 ? 12
5 0L0II0h5 F0I085 19
LI5I 05 FI6085
FI608 1 kI5 0 F80685 5F0IFI005 L0M 8
FI608 2 00MF05khI5 0 8k5 0 L0M 9
FI608 3 F80J0II0h 05 kI5 0 F80685 F80F055 Fk8 L0M 508 L5
00MF05khI5 0 8k5 11
FI608 4 Lk MkI8I0 0 MkI08II 0 L0M 14
FI608 5 0kI608I5 0 00hIh05 F08I5 508 Lk MkI8I0 0 MkI08II 0 L0M 16
FI608 6 FLkhIFI0kII0h Fk8 IkF5 17
FI608 7 L5 IkF5 00 F8068kMM 0 8FI 18
4
iNTRoDUCTioN
Les documents, les courriels, les dessins, les pages web, les formulaires et autres
contenus sont des sources dinformations fondamentales pour le bon fonctionnement
des entreprises. De nos jours, les bnfces du contenu numrique nont plus de
secrets, leur usage dans les processus de collaboration et de communication coule de
source. Les entreprises cherchent maintenant se dmarquer de leurs concurrents en
exploitant la valeur de ces contenus.
Cependant, face leur accroissement, le cot total du stockage de ces contenus
ne cesse de crotre et la ncessit de se conformer aux lois et rglementations exige
daccorder une attention croissante au bon archivage de ces contenus et aux processus
oprationnels quil implique. Ces volutions incitent les organisations amliorer leur
gestion des contenus. Cet impratif est prsent dans tous les secteurs dactivits, privs
comme publics et exige donc une dmarche lchelle de lentreprise.
Dans ce livre blanc, Atos Origin expose sa vision de la Gestion des contenus dentreprise
(ECM) en explicitant pourquoi et comment les entreprises doivent se concentrer sur ce
domaine, que lon peut communment dfnir comme lensemble des technologies,
des outils et des mthodes utiliss pour acqurir, traiter, grer, stocker, prserver et
mettre disposition des contenus dans lensemble de lentreprise. LECM nest pas une
technologie parmi dautres : il concerne les hommes, les informations utilises dans les
processus oprationnels et les systmes dinformation. Nous sommes convaincus quau
cours des annes venir nous assisterons llaboration de programmes dECM visant
lensemble de lentreprise, qui viendront succder aux solutions ERP.
Ce livre blanc sadresse en priorit aux dirigeants dentreprises et aux responsables des
services ddis aux technologies de linformation qui doivent se pencher sur la question
de la gestion des contenus en raison de leur forte contribution la chane de valeur.
Ce document les aidera dfnir pourquoi et comment lancer un programme dECM
adapt leurs besoins.
Ce livre blanc comprend cinq chapitres :
1. Introduction
2. quoi sert la gestion des contenus dentreprise ?
3. La gestion des contenus dentreprise au sein de lorganisation
4. Comment mettre en uvre la gestion des contenus dentreprise ?
5. volutions futures
kI05 08I6Ih
La version anglo-saxonne de ce livre blanc a t ralise par lquipe de direction de la
solution dECM aux Pays-Bas :
Kees Stam, Partner, Atos Consulting
Jan Wieling, Responsable de la pratique Intgration de Systme dECM, Atos Origin
Barrie Boulton, Responsable commercial ECM, Atos Origin
Son adaptation au contexte franais a t ralis par :
Jean-Marc Djian, Directeur du Dveloppement de loffre ECM, Atos Origin
Philippe Blanc, ECM Solution Leader, Atos Origin
Herv Gibert, Associ, Atos Consulting
Core Team ECM France
Paris, mai 2008
5
iNTRoDUCTioN
Linformation et la connaissance sont et ont toujours
t une importante richesse pour une organisation
dont ils constituent souvent le capital immatriel
et lun des leviers majeurs de la chane de valeur.
Les dcisions commerciales se basent sur des analyses
documentes, les accords entre entreprises sont
clairement explicits dans des contrats et les dossiers
de brevets contiennent des informations de proprit
intellectuelle. Nous communiquons entre nous sur des
questions qui ont trait lentreprise par lettres et par
courriels et nous informons nos clients par le biais de
nos sites web. Inversement, ceux-ci, formulent de plus
en plus leurs requtes, leurs commandes par courriers
assortis de justifcatifs. Lre lectronique a apport de
nouveaux formats pour ces contenus et a contribu
ainsi, une augmentation exponentielle du volume
de donnes.
De nombreuses organisations ont utilis les nouvelles
technologies de linformation pour mettre en place de
nouveaux moyens dexploiter ces contenus. Dans de
nombreux cas, trouver des usages novateurs pour
ces contenus peut prsenter un avantage comptitif
dterminant. Inversement, on sest aperu au cours
des dernires annes, quune gestion dsordonne
des contenus pouvait avoir des consquences
graves et entraner des suites judiciaires. Elle conduit
galement des pertes de temps et gnre un surcrot
defforts passs rechercher et extraire les donnes
pertinentes, souvent nuisibles la productivit.
Actuellement, la conformit lgale, cest--dire la stricte
observance des rgles de gestion de linformation
dans lentreprise, est le premier enjeu oprationnel
justifant les efforts damlioration dans le domaine de
lECM. Vient ensuite, le besoin de collaboration et de
communication. Il peut avoir des origines diffrentes
et en fonction du secteur, son impact peut varier
selon le processus oprationnel concern (innovation,
interaction avec le client ou lusager, interaction avec le
fournisseur, dialogue avec ou entre les administrations).
Enfn, le cot global du stockage de ces contenus
monte en fche. Nous allons maintenant examiner
chacun de ces enjeux.
QUoi SeRT La GeSTioN
DeS CoNTeNUS DeNTRePRiSe ?
2.1 00hF08MII
Le principal enjeu pour lECM dans lentreprise est
le besoin de se conformer la rglementation et aux
obligations contractuelles qui obligent les entreprises
conserver les documents lectroniques au mme
titre que les documents papier. Du point de vue de
la gestion des risques en particulier, la conformit est
un sujet prioritaire. De nos jours, la conformit aux
rglements est devenue pour ainsi dire une licence
dexploitation (pensez, la loi Sarbanes-Oxley de
2002 aux Etats Unis, au Code Tabaksblatt de 2004
ou au Dutch Archiefwet aux Pays Bas et la Loi de
Scurit Financire du 1er aot 2003 en France).
De plus en plus le droit des contrats incorporera cette
dimension pour rgir les droits et obligations des
parties.
De nos jours, les courriels sont considrs comme
un mode de transmission dinformations commerciales
acceptable et accept. Cela place les socits
dans la situation dlicate davoir dcider quels
courriels doivent tre archivs des fns lgales et
rglementaires et quels courriels doivent tre dtruits.
Les lois et rglementations en vigueur ne laissent aucun
doute sur le fait que les courriels doivent tre pris en
compte.
Tout le monde se souvient des scandales comptables (Parmalat,
Enron, Worldcom, etc) qui ont donn lieu un renforcement de
la lgislation et des rgles. Les actionnaires sont devenus plus
exigeants, les auditeurs plus vigilants, les administrateurs plus
prudents et les consultants encore plus attachs leur obligation
de renseignement! Par consquent, les socits ont un besoin
urgent de sassurer de leur effcacit en matire de traabilit et de
prservation de lintgrit de leur information.
6
2.2 00LLk808kII0h I 00MM0hI0kII0h
Un deuxime enjeu important pour lECM est le besoin
croissant de collaboration et de communication. La
complexit croissante des produits et services, allie
aux effets de la mondialisation, implique la mise en
place dquipes multifonctionnelles, gographiquement
disperses, en charge de programmes et projets
souvent complexes. Ce nest quen collaborant de
manire importante laide de solutions dECM
que les quipes pourront, quel que soit leur
emplacement gographique, tirer proft des ressources
informationnelles de lentreprise. En partageant les
informations effcacement, elles pourront obtenir et
rutiliser les connaissances, se mettre daccord sur de
nouveaux objectifs et optimiser, ainsi, les processus
mtier et tendre les frontires traditionnelles de
lentreprise. LECM reprsente un progrs par rapport
la gestion des contenus web (WCM) ; le WCM
est reconnu comme une composante de lECM et
comme loutil le plus important pour communiquer
des informations aux partenaires internes ou externes
de lentreprise dans des processus de type Business
to Consumer (B2C), Business to Business (B2B),
Gouvernement to Citizen (G2C)
2.3 8000II0h 05 000I5
Un troisime enjeu important pour lECM concerne
laugmentation du nombre dinformations traiter et
conserver. La ncessit de conserver effcacement
des informations critiques pour lentreprise et dy
accder rapidement, mais de manire contrle, est
un sujet qui revt une importance capitale. Le fait que
ces informations soient parpilles dans plusieurs
rfrentiels, constitue le problme majeur dans la
mesure o il nexiste pas de source fable et unique pour
un type dinformation donn. Si lon prend lexemple
du monde de la fnance, il peut sagir de factures,
davis de paiement, de rapports, En rgle gnrale,
ces informations doivent tre conserves en moyenne
10 ans comme lexigent gnralement les autorits
fscales des diffrents pays. Cest est encore plus vrai
dans le monde des administrations qui simposent une
gestion stricte du cycle de conservation des archives
dont il rsulte, malgr des liminations successives, des
fonds considrables. Le cot de gestion de ces fonds
ne pourra tre matris terme que par des approches
de type ECM.
Du point de vue de la gestion des risques, le stockage
scuris, optimis et rentable des documents et des
donnes et laccs contrl des informations critiques
pour lentreprise sont galement des considrations
essentielles. Les informations doivent tre protges
tout en restant accessibles, mme en cas de
catastrophe. Cest le cas par exemple des contrats,
de la correspondance importante avec les clients, les
fournisseurs et les administrations. Il doit galement
tre possible de retrouver quels engagements ont t
pris et quelles promesses ont t faites par courrier
lectronique.
Il est possible de rduire considrablement les cots
en utilisant une solution darchivage trois niveaux :
trs souvent larchivage de longue dure nimpose pas
des limites de temps daccs aussi stricts que celles
des donnes pour accs immdiat. La gestion du cycle
de vie de linformation (ILM) fournit ces solutions par
niveaux, de manire rentable.
Il est possible galement de recourir des solutions de
tiers archivage qui, bases sur des architectures de
confance et appliquant les normes darchivage, allgent
les cots de gestion et de stockage des entreprises tout
en garantissant une mise disposition immdiate de
leurs archives.
On estime que les entreprises dpensent 750 milliards de $ par
an rechercher les informations dont elles ont besoin pour leurs
activits. 30-40 % du temps dun cadre est pass grer des
documents. (Gartner)
Les grandes entreprises dpensent 200 milliards de $ par an pour
le traitement du papier, 6 milliards de $ sur limpression et 120
milliards de $ pour lacheminement, lenvoi par fax et le classement.
Chaque anne, plus de 1,5 trillions de pages nouvelles viennent
sajouter la montagne de papier gnre par les entreprises
amricaines. (Gartner)
Le terme gnrique gestion des contenus comprend de nom-
breuses facettes et recouvre la gestion des contenus web ,
lindexation des mots cls , la gestion des actifs de lentreprise ,
la gestion des actifs numriques ou mdia et bien entendu,
la gestion des contenus dentreprise elle-mme.
7
La GeSTioN DeS CoNTeNUS
aU SeiN De LeNTRePRiSe
Comment lECM amliore leffcacit oprationnelle ?
Dans ce chapitre, nous allons nous concentrer sur les
bnfces possibles de lECM et les axes de progrs.
Ces derniers, sont caractriss par leur dpendance
vis--vis des contenus et leur relation explicite avec les
enjeux de lECM. Nous nous intresserons galement
aux principales composantes technologiques de
lECM. Nous expliquerons ensuite comment diffrentes
combinaisons de composantes technologiques autour
de lECM peuvent amliorer leffcacit oprationnelle.

Dans de nombreuses situations pratiques, les
organisations ont dj dfni des axes damlioration
bass sur lECM sans quil soit fait explicitement
rfrence lECM. Par ailleurs, on a parfois tendance
promouvoir lECM uniquement sous un angle
technologique. Nous dfendons ci-aprs, lide que
lalignement des processus mtier et du systme
dinformation dans ce domaine est facilit par
larticulation dune bonne segmentation des axes de
progrs et des fonctionnalits de base. Cet alignement
autorise les organisations dfnir leur feuille de route
pour un dploiement de lECM et apporter ainsi,
une rponse globale aux enjeux examins
prcdemment.
Cest bien dans cette perspective que nous affrmons
que le dveloppement de lECM, sera la matrise des
contenus de lentreprise, ce que les ERP ont t, celle
des donnes de gestion.
3.1 L5 kI5 0 F80685 F80F055 Fk8 L0M :
Nous avons identif sept axes caractristiques
damlioration proposs par lECM [1] :
1. Assurer un meilleur support au client ou lusager
Dans le secteur commercial, lECM, ax sur le support
au client, prvoit des systmes ractifs pour le service
la clientle et les initiatives de libre-service. Il garantit
la qualit de linformation prsente au client tout
en permettant un transfert rapide de linformation
destination des services administratifs ou des services
dingnierie et de dveloppement. Il en est de mme
dans le secteur public, pour linformation propose aux
usagers des grands services publics, pour la collecte de
leurs diverses demandes et la transmission de celles-ci
aux back offces dinstruction administrative, via les
tl-procdures.
En 2004, Gartner a dfni lECM comme suit :
La gestion des contenus dentreprise (ECM) est la convergence
de la gestion des documents, de la gestion des contenus web et
dautres technologies notamment collaboratives dans une solution
complte ddie une exploitation optimale des contenus. La
plupart des organisations devraient prvoir la mise en uvre de
la gestion des contenus dans lensemble de lentreprise et le
dveloppement de stratgies qui tiennent compte des exigences
organisationnelles. LECM est une composante dinfrastructure
stratgique qui soutient des processus mtier verticaux cls
(comme par exemple dans le secteur public le traitement des
demandes de remboursement de soins mdicaux et dans le secteur
fnancier le traitement des prts hypothcaires) ainsi que des
processus transversaux cls (comme la gestion de la conformit
lgale et rglementaire) qui recoupent plusieurs fonctions de
lentreprise. long terme, lECM permettra aux organisations de
rduire les cots et de pallier les risques associs lintgration de
produits de gestion des contenus disparates .
8
2. Mieux grer la connaissance
La gestion de la connaissance comme vecteur
damlioration de la productivit est une question trs
large qui se caractrise souvent par la diffcult valuer
les progrs raliss par rapport aux objectifs fxs.
La mondialisation, avec son cortge de concentration
dentreprises, les vagues de dpart la retraite, sont
souvent les causes qui poussent les entreprises mieux
grer leur capital immatriel, constitu par les savoirs
de lentreprise et la comptence de ses personnels.
Dans cette perspective, la gestion de la connaissance,
en faisant appel aux facilits offertes par lECM, amliore
la performance collective. Elle autorise, en effet, chacun
acqurir, grer, partager linformation et optimise la
mise en uvre des processus mtier en dlivrant la
bonne information au bon moment la bonne personne.
3. Amliorer lagilit de lentreprise
Dans ce cas, lECM est employ comme un mcanisme
destin favoriser la collaboration et lintgration
business-to-business et couvre lemploi de moyens
comme la capture de documents, limagerie, la
cration et le traitement de formulaires, en plus des
capacits de gestion du processus. En facilitant laccs
aux informations et lutilisation de ces informations,
lECM offre aux entreprises lopportunit dtre plus
agiles, et de ragir plus vite et plus effcacement
aux dveloppements du march et par exemple,
lacclration du cycle de mise sur le march
des produits.

4. Satisfaire aux obligations de conformit
Lun des principaux moteurs de la cration dune
stratgie ECM vraiment centralise est la conformit
lgale, telle quelle est exige dans la plupart des pays
par de nombreuses lois en matire de fnance, de sant,
dalimentation, de protection de la confdentialit des
informations, Elle impose aux entreprises le strict
respect de lintgrit de leur information ainsi que sa
traabilit.
5. Soutenir le cycle de vie des produits
Les industriels et la grande distribution utilisent des
outils dECM pour soutenir la conception, la production,
la mise sur le march et le service ralis autour de
leurs produits. Dans cette fonction, lECM agit comme
un systme denregistrement auquel collaborent les
organismes de recherche, les bureaux dtudes, les
units de production et les entits de distribution. Il leur
permet de grer et de coordonner leurs efforts autour
de vastes fonds documentaires, structurs et non
structurs, allant des justifcatifs techniques jusquaux
images et aux dessins de marque.
6. Optimiser la Publicit, le Marketing et la
Promotion
Les organisations utilisent galement lECM pour fournir
leurs partenaires des informations sur leur marque,
sur toutes sortes de supports numriques ou imprims,
et par lintermdiaire de circuits de ventes multiples.
Elles mettent disposition de leurs agences publicitaires
les argumentaires et dossiers dillustration ncessaires
la mise en uvre des campagnes publicitaires.
Elles utilisent galement leurs sites web pour ouvrir
leurs catalogues aux dtaillants, aux distributeurs ou
directement aux clients.
7. Augmenter la productivit des back offces
Les activits de back offces des entreprises sont
fortement associes des process administratifs
et des activits de contrles souvent bass sur
des documents et des contenus. Lautomatisation
de certains traitements tels que, la rception et la
diffusion des courriers (digital mailroom), le traitement
des factures entrantes (account payable) ou la mise
disposition de documents dmatrialiss pour les
processus mtier, permettent de considrablement
augmenter la ractivit des back offces et donc de
rduire leurs cots.
Figure 1 - Axes de progrs spcifques lECM
1. Assurer un
meilleur support
au client ou
lusager
2. Mieux grer la
connaissance
4. Satisfaire aux
obligations de
conformit
5. Soutenir le
cycle de vie des
produits
6. Optimiser Pub-
licit, Marketing &
Promotion
3. Amliorer
lagilit de
lentreprise
7. Augmenter
la productivit des
back offces
Entreprise
9
3.2 00MF05khI5 0 8k5 0 L0M
Nous utilisons les dfnitions suivantes des composants
de base de lECM [2] [3] :
1. La Gestion de documents (Document
Management) fournit une infrastructure pour organiser
et grer les documents lectroniques, les acheminer,
automatiser les tches associes et distribuer les
documents. Les fonctions cls incluent des services de
bibliothque (contrle entre/sortie, contrle de version
et scurit au niveau du document, indexation),
de recherche dans plusieurs rfrentiels et
dadministration du systme.
2. La Gestion des contenus web (Web Content
Management) est une approche destine mettre en
uvre des processus, des contrles et des politiques
de gestion des contenus au sein dun site, dune
application ou dun rseau Web. Elle concerne la
cration, la rvision et lautorisation de publication
ainsi que la publication, elle-mme, sur les sites web.
Gnralement, des modles et feuilles de style au
format XML et XSL, permettent un rsultat assez
fexible, pour faciliter la publication sur des voies de
communication multiples (par exemple : sites web,
portails, appareils mobiles).
3. LAcquisition recouvre les fonctions de numrisation
et de rfrencement des contenus (Imaging). La plupart
des suites de produits dECM se concentrent sur les
services de rfrencement et de gestion et laissent
les aspects, tels que la numrisation, aux prestataires
spcialiss. Ces derniers, compltent gnralement
leurs outils de numrisation avec les modules utiles la
reconnaissance du texte ou de limage. Ils ont dautre
part, publi des scripts pour tous les grands rfrentiels
dECM. La plupart des fournisseurs dECM ont, soit
tabli un partenariat, soit revendent offciellement la
solution de capture de documents dans le cadre de
leurs suites de produits.
4. Records Management est en charge de
lidentifcation, la classifcation, le stockage, la
prservation et la destruction des enregistrements
(records). Ceux-ci sont destins assurer la traabilit
(pour preuve) de lensemble des actions qui se sont
produites sur un document.
5. Le Workfow Management permet lacheminement
des documents et autres formes de contenus selon des
itinraires prdtermins, afn quils soient rviss,
approuvs ou simplement mis disposition dun poste
de travail pour faciliter la ralisation dune tche au sein
dun processus mtier. Un workfow labor automatise
les processus oprationnels et comprend lassemblage,
la distribution et le suivi de tches jusqu leur
achvement. Les produits de gestion de documents
contiennent gnralement des fonctionnalits de
workfow, comme lacheminement et la notifcation
de-mails, mais ils peuvent ventuellement permettre
lintgration de progiciels de workfow tiers lorsque
les entreprises ont besoin de plus grandes facilits
de traitement et de contrle. Les applications dECM
rendent ainsi les processus verticaux plus effcaces
en conjuguant laction des hommes, lenchainement
automatique des tches et la mise disposition des
contenus pour rsoudre des problmes mtier
spcifques.
Figure 2 - Composants de base de lECM
1 & 2
Gestion des
documents et des
contenus
4. Records
Management
3. Acquisition
Numrisation
7. Moteurs de
recherche
6. Collaboration,
Portail
5. Workfow (BPM)
10. Editique
8. Archivage
(emails, documents,
ERP)
9. Prennisation
10
6. Le travail collaboratif sappuie sur des solutions
synchrones (les runions audio ou visio distance,
les web confrences, le chat lectronique, les rseaux
sociaux...) ou asynchrones (le partage de documents).
On notera que la mise en uvre de composants de ce
type autorise les quipes sabstraire de lorganisation
hirarchise traditionnelle. Un portail collaboratif permet,
de plus, dagrger les informations en provenance de
sources diverses.
7. Les outils de recherche permettent aux utilisateurs
de trouver les informations dont ils ont besoin dans
un ensemble de rfrentiels de lentreprise (bases de
donnes, bases documentaires,), mais aussi sur des
bases externes telles que les sites internet. Lintrt de
ces outils consiste ne prsenter aux utilisateurs que
les informations pertinentes, masquant la complexit
des sources dinformations, vitant le syndrome Trop
de rponse votre demande - veuillez affner votre
recherche .
8. Larchivage (emails, documents, ERP) gre
le cycle de vie des documents de lentreprise. Les
informations classes sous forme darchives peuvent
provenir des nombreuses sources, notamment
les applications de travail collaboratif, les outils de
communication (courrier lectronique, fax), les outils
de publication (pages web), les outils de gestion
de document (documents numriss), les ERP, les
applications mtier, Certains outils prennent en
compte lintgralit du cycle de vie des documents
de sa cration jusqu son archivage fnal ou mme
sa destruction.
9. La prennisation de linformation numrique
rpond aux besoins importants de conservation sur
le long terme des contenus. La plupart des fchiers
informatiques de plus de 10 ans, sont aujourdhui
illisibles, soit que les supports physiques aient t
dtriors, soit que le format du fchier soit inconnu,
soit enfn, que le logiciel ou matriel de lecture ait
disparu. Certains secteurs dactivit requirent une
conservation de ces fchiers sur le long terme, plusieurs
dizaines dannes, voire indfniment pour en garantir
laccs une communaut dutilisateurs identifs.
Le cas de la prservation du patrimoine national
numrique des fns culturelles est le plus vident.
En effet, une uvre tombe dans le domaine public
70 ans aprs le dcs de son auteur ! Conserver le
document lisible, organiser son accessibilit dans le
temps, en prserver lintelligibilit, sur le trs long terme
tel est lobjectif que sest donn le modle OAIS (Open
Archival Information System - janvier 2002).
10. Lditique est une technologie part dans
lECM. Elle traite et optimise limpression et les frais
dacheminement de trs gros volumes de courriers
entre lentreprise et ses clients ou partenaires, tout en
favorisant la dmatrialisation de la relation au travers
de bases documentaires et daccs distants.
Les formats des documents ne sont pas prennes dans le temps.
Lexemple des documents bureautiques est frappant. Dix ans aprs
la production dun document, il est peu probable de conserver la
lisibilit et lintelligibilit du document
Lisibilit : possibilit davoir accs au moment de la restitution du
document lensemble des informations quil comporte (facilite
par mtadonnes).
Intelligibilit : peu importe la forme de linformation, lessentiel est
quelle soit restitue de faon comprhensible par lhomme.
11
3.3 kLI6hMhI 05 k0IIII5 0 LhI8F8I5
I 0 L0M
Lalignement des processus de lentreprise et des
composants de lECM est facilit par lutilisation
de la segmentation en axes de progrs et en
composants de base de lECM que nous avons
prcdemment propose. Prenons un exemple
en guise dillustration : lapplication de lECM dans
le domaine de la conformit. Lenjeu pourrait tre
la conformit un ensemble de rglementations
spcifques. Llment portera sur la ncessit
darchiver le contenu pertinent. Il pourra sagir de
contenus sous forme lectronique ou papier qui
tracent les transactions commerciales. Les aspects
prendre en compte sont les suivants : la dure de
conservation de ces documents, la suppression, les
droits daccs aux archives, cela relve de la Gestion
des archives. Dautres composants de base sont tout
aussi importants : la Gestion des documents est utile
pour pouvoir accder des documents conservs sous
forme darchives et faire des recherches. Par exemple,
dans certains cas, un papier original sera class en
tant quarchive et une copie lectronique (numrise
partir de loriginal) sera accessible tous dans un
systme de gestion des documents. Par consquent,
lapplication de la conformit dans le domaine de
lobligation de conformit impliquera trois composants
de base de lECM : la Gestion des archives, la Gestion
des documents et lAcquisition.
Dautres problmatiques mtier peuvent tre relies
de manire similaire aux composants de base de
lECM. Imaginez une entreprise qui veut amliorer
sa collaboration interne afn de mieux utiliser les
connaissances individuelles des employs. On articulera
cette fn les composants Gestion de la connaissance,
Gestion des documents et les outils de travail
collaboratif.
Les exemples ci-dessus dmontrent que les
enjeux gnriques de Conformit, Collaboration et
Communication trouvent assez facilement une solution
en termes dECM par la mise en place des composants
adquats sur les axes de progrs identifs. Il reste
ensuite dfnir larchitecture du systme dinformation
qui en dcoule et mettre en place laccompagnement
organisationnel ncessaire.

Amliorer
lagilit de
lentreprise
Soutenir
le cycle de vie
des produits
Assurer
un meilleur support
au client
Mieux grer
la connaissance
Archivage
rglementaire,
Valeur probante
Optimiser
Publicit,
Marketing
Promotion
Gestion
des contenus web
Gestion
de documents
Acquisition
Numrisation
Collaboration
Portail
Workfow
Figure 3 - Projection des axes de progrs proposs par lECM sur les composants de base
Lalignement cohrent des activits de lentreprise et du systme dinformation dans le domaine de lECM est obtenu
suite une bonne analyse et comprhension de cette chane :
Enjeux gnriques > Axes de progrs mtier (Processus critiques) > Composants de base de lECM
12
La ncessit dune dmarche globale
La conformit aux rgles et rglementations a t
identife comme un enjeu important pour lECM.
Dans les organisations, la conformit est gnralement
impose den haut car cest la direction qui sexpose
aux plus gros problmes en cas de non respect de
la conformit. Par consquent, les exigences en
matire dECM qui en rsultent simposent toute
lorganisation : il est donc ncessaire que la solution
en matire de gestion des contenus englobe toute
lentreprise. La rduction des cots et une meilleure
effcacit sont des arguments importants qui renforcent
cette approche et cette dmarche globale.
Analogie de mise en uvre entre ECM et ERP
LECM contribue amliorer les processus
oprationnels. En ce sens, lECM a des points
communs avec lERP. Cette analogie se renforce
encore lorsque lon considre que loutillage de
lECM, tout comme celui de lERP, est constitu de
nos jours de plusieurs composants regroups en une
solution unique. Par ailleurs ce modle dvolution, de
composants vers une solution intgre est trs similaire
la faon dont lERP sest dvelopp.
Aux vues de ces analogies de processus et doutillage,
nous en concluons que les stratgies de mise en uvre
de lECM pourraient profter avantageusement des
enseignements tirs de la mise en uvre de lERP.
Une dmarche systmatique dexploration du
besoin facilite par lECM Maturity Scan
La mise en uvre des programmes ERP nous a
montr limportance des tudes pralables danalyse
de lexistant, processus par processus en termes de
cration puis de circulation des fux de contenus et de
dfnition de la cible atteindre et de trajectoire.
Cela est encore plus important pour lECM. Le contenu
est omniprsent. Il est gnr dans tous les processus
oprationnels formels et informels. Cest pourquoi
nous recommandons une dmarche systmatique
de dfnition du champ dtude des axes de progrs
de la gestion des contenus qui sappuie sur les
priorits de lentreprise et sur sa stratgie. Identifer
les axes damlioration quoffre lECM et les prioriser
est fondamental. A cette fn nous avons mis au point
une dmarche dexploration, ECM Maturity Scan
base sur un ECM Maturity Model . Ce modle et
la mthode de mise en uvre du programme dECM
associe, sont examins ci-dessous.
Prendre rapidement la mesure des exigences
oprationnelles et notamment de la capacit du
rseau
Une autre leon tire de notre exprience des systmes
dinformation dentreprise est la ncessit dtudier
avec soin ds le dbut les exigences oprationnelles
initiales et futures dun programme dECM.
Ceci est particulirement important la fois du point
de vue de lutilisateur et pour garantir un rendement
rapide du capital investi. Il est galement important
de se pencher spcifquement sur larchitecture de
linfrastructure dECM pour sassurer que le rendement
du rseau et du serveur reste optimal pendant toutes
les phases de croissance attendues. Les fchiers
de documents et de graphiques sont gnralement
beaucoup plus volumineux que les donnes
transactionnelles, et donc, les systmes dECM ont
tendance peser plus lourdement sur les infrastructures
que les systmes ERP.
CoMMeNT MeTTRe eN UVRe
La GeSTioN DeS CoNTeNUS
DeNTRePRiSe ?
13
Le contrle et la scurisation de linformation
accroissent le cot de stockage
Dautres aspects oprationnels qui doivent tre
considrs sont le stockage et la scurit. Dans
ltat actuel, les socits font face des diffcults
en ce qui concerne le stockage et lextraction de
donnes. La quantit de donnes augmente de faon
exponentielle et du fait des rglementations (SOX,
Ble II, loi de scurit fnancire), les entreprises sont
dans lobligation de stocker des donnes de manire
contrle et scurise pendant une dure spcifque.
Bien que les cots de stockage diminuent avec le
temps, la croissance continue des donnes a un impact
ngatif sur les budgets du systme dinformation.
Par consquent, les frais de stockage globaux
progressent.
La mise disposition, cale sur leur cycle de vie
et la valeur informationnelle des contenus est un
facteur de meilleure rentabilit
La Gestion du cycle de vie de linformation (ILM) est
une stratgie destine la gestion des donnes. Elle se
base sur lvolution de leur valeur informationnelle
pendant les diffrentes phases de leur cycle de vie.
Au dbut, on a souvent besoin daccder aux donnes
et de les mettre jour. Ensuite, elles sont seulement
consultes et mises jour de temps autre. Enfn, les
donnes seront archives et ne seront plus mises
jour. LILM est une stratgie de gestion des donnes qui
tire proft de la solution de stockage la plus approprie,
en fonction des diffrentes phases du cycle de vie de
linformation. Le passage dune solution de stockage
haut de gamme coteuse une autre bas de gamme
moins coteuse, rduit le cot total de possession
(TCO) ainsi que le temps ncessaire la sauvegarde
et la restauration des donnes et amliore ainsi la
disponibilit oprationnelle.
Il est utile denvisager des services dILM fournis par
un prestataire externe qui peut aider lentreprise
comprendre la valeur des informations, slectionner
une stratgie de gestion des informations et mettre
en uvre des solutions de stockage. Effectuer une
valuation et une classifcation initiale des besoins de
stockage des contenus prsents et futurs, bases sur
lvolution de la valeur informationnelle et dployer en
consquence une mthode de stockage plusieurs
niveaux, contribueront crer un programme dECM
rentable.
Scurit dabord !
Les contenus dentreprise constituent le capital utilis
dans la prise de dcision dentreprise. Par consquent,
les entreprises doivent sassurer que leurs contenus
sont correctement protgs par des systmes
scuriss et ne sont accessibles quaux personnes qui
ont besoin dy accder. Une politique de scurit stricte
devrait tre lune des priorits lors de ltablissement du
plan dtaill de tout programme dECM.
Si les contenus ne sont pas au cur du mtier,
examiner de prs les solutions dexternalisation
Dans la plupart des cas, les contenus soutiennent les
activits essentielles de lentreprise ; ils ne constituent
pas, par eux-mmes, le cur de mtier, sauf pour les
activits qui leur sont ddies comme, les mdia, les
centres de documentation, ldition,... Par consquent,
pour sassurer quun programme dECM offre non
seulement un niveau de satisfaction lev mais soit
galement aussi rentable que possible, il est utile
denvisager srieusement de confer linfrastructure
et les applications un prestataire externe, capable
de fournir une gestion dapplication fonctionnelle et
technique mais aussi des services dhbergement,
dans un environnement hautement scuris.
14
4.1 MkI8I0 0 MkI08II
Pour raliser une gestion complte des contenus
dentreprise, il est ncessaire dadopter une dmarche
mthodique, souvent en perspective dun plan long
terme. Lorganisation doit dfnir son niveau de maturit
et ses objectifs fnaux dvolution. En dautres termes, il
faut tablir une trajectoire bien dfnie pour atteindre une
gestion complte des contenus de lentreprise.
Atos Origin a mis au point lECM Maturity
Scan afn de les y aider. Ce Maturity Scan se
base essentiellement sur une matrice proposant
quatre dimensions danalyse (voir Figure 4 ci-dessous).
Il est possible de sappuyer sur des entretiens et des
ateliers pour tablir la position actuelle et souhaite de
lentreprise dans cette matrice.
La matrice de maturit propose quatre dimensions
danalyse sur laxe vertical et les niveaux de maturit
sur laxe horizontal. Laxe des dimensions danalyse
comprend les lments suivants :
1. Organisation et Gouvernance : cette dimension
concerne la vision, la stratgie, le leadership et le
modle de gouvernance. Les aspects suivants doivent
tre, entre autres, pris en compte :
> Les bnfces pour lentreprise : conformit,
collaboration, rduction des cots,
communication ;
> La vision stratgique de lentreprise en ce qui
concerne lECM ;
> La communication sur la stratgie relative lECM
et sa mise en uvre.

2. Les Processus Oprationnels : cette dimension
concerne la dfnition des processus, la gestion du
rendement et la gestion des cots des processus
primaires et secondaires qui dpendent de lECM
comme le dveloppement de produit, la production,
ladministration fnancire et ladministration lgale.
Les facteurs qui laffectent sont leffcience, leffcacit,
le risque, lorientation du client, la communication,
Les aspects suivants doivent tre pris en compte :
> Quels processus oprationnels impactent ou sont
impacts par lECM ?
> Les enjeux commerciaux de lECM ;
> La standardisation des mthodes de travail
concernant lECM ;
> Le niveau actuel dECM.
Figure 4 - La matrice de maturit de lECM
Organisation et
Gouvernance
Processus
Oprationnels
Hommes et
Culture
Technologies
& Systmes
Vision et stratgie
Leadership
Modle de
gouvernancel
Dfnition du
processus
valuation de la
performance
Gestion
des cots
Comptences
Culture
Communication
Vision et stratgie
en matire
de systme
dinformation
Alignement
processus mtier
et systme
dinformation
Architecture et
infrastructure IT
Aucune stratgie dECM
> Stratgie dECM inconsciente,
non explicite
> Pas de conscience de la
conformit, des apports du
travail collaboratif, de la
rduction des cots et de la
communication
> Modle fonctionnel
> Dcisions locales
> Structure de gestion locale
> Pas de processus ou tches
axs sur lECM
> valuation restreinte pas
dinformations
> Motiv par la gestion des
cots et de leffcacit
> Sur une base individuelle
> Pas de connaissance de
lECM
> Pas de communication
formelle
> Vision et stratgie en matire
de systme dinformation
(ECM) inconsciente, non
explicite
> Amliorations bases sur la
technologie
> Systmes indpendants
> Cas isols dautomatisation
> Systmes dentreprise
traditionnels
ECM orient tche
> La vision stratgique est axe
sur la tche
> Conscience de la conformit,
des apports du travail
collaboratif, de la rduction des
cots et de la communication
> Modle fonctionnel
> Dcisions locales
> Structure de gestion locale
> Orientation ECM et tches
optimises
> valuation restreinte pas
dinformations
> Motiv par la gestion des cots
et de leffcacit axe sur la
tche
> Axes sur la tche
> Quelques connaissances sur
lECM
> Communication formelle
> Vision et stratgie en matire
de systme dinformation
(ECM) dfnie et standardise
> Amliorations bases sur les
fonctionnalits
> Systmes indpendants
> Cas isols dautomatisation
> Systmes dentreprise
traditionnels
ECM orient processus
> La vision stratgique est axe
sur le processus
> Conscience de la conformit,
des apports du travail
collaboratif, de la rduction des
cots et de la communication
> Structure de gestion Structure de gestion
hirarchique
> Dcisions fonctionnelles
indpendantes au niveau du
dpartement
> Orientation ECM et processus
optimiss
> valuation frquente et reporting

> Motiv par la gestion des cots
et de leffcacit axe sur le
processus
> Mthode de travail effcace
> Axes sur le processus
> Parfaite connaissance de lECM
> Communication ouverte
> Stratgie en matire de
systme dinformation (ECM)
aligne sur la stratgie mtier
> Amliorations bases sur des
arguments mtier
> Projets pilotes ECM
> Pas darchive dentreprise
ECM orient entreprise
> La vision stratgique est axe
sur lentreprise
> Ax sur la conformit, le travail
collaboratif, la rduction des
cots et la communication
> Modle dintgration du
processus
> Pyramide aplatie
> Processus intgrs en interne
> valuation continue et reporting
> Motiv par la gestion des
cots et de leffcacit dans
lensemble de lentreprise
> quipes autogres
> Axes sur lentreprise
> Amlioration de la culture
base sur la conformit, le
travail collaboratif, la mise
en place de communauts
dexpertise, la rduction des
cots et la communication
> Partage de connaissances
> Stratgie en matire de
systme dinformation (ECM)
visant des systmes intgrs
sur le plan interne
> Alignement total des process
mtier et du systme
dinformation
> Systme ECM dentreprise
> Une ou plusieurs archives
dentreprise
> Projets de lancement global de
lECM
ECM orient entreprise
entreprise
> La vision stratgique est axe
sur lchange dentreprise
entreprise
> Ax sur la conformit, le travail
collaboratif, la rduction des cots
et la communication
> Modle dintgration de la chane
> Possibilit de confer lECM un
prestataire externe
> Processus intgrs en externe
selon le modle entreprise
tendue
> valuation et mesure sur
lensemble de la chane
> Motiv par la gestion des cots et
de leffcacit de lensemble de la
chane
> Employs habilits
> En chane
> Travail collboratif sur lensemble
de la chane communauts de
pratiques et dexpertises
trans-organisation
> Partenariat
> Stratgie en matire de systme
dinformation (ECM) visant des
systmes intgrs sur le plan
externe
> Alignement en chane des
activits commerciales et du
systme dinformation
> Systme dECM
bass sur le net
15
3. Les Hommes et la Culture : cette dimension
permet de cerner les comptences, la culture et la
communication (interne). Les aspects suivants doivent
tre pris en considration :
> Les responsabilits fonctionnelles ;
> Les avantages personnels (confort) et les
susceptibilits ;
> Les dpendances et la collaboration mutuelle ;
> La dichotomie standardisation / innovation,
rponse minutieuse / rponse rapide.
4. Technologies & Systmes : cette dimension
concerne la vision et la dimension des systmes
dinformation du primtre ECM, lalignement des
processus mtiers et du systme dinformation, et
larchitecture et linfrastructure technique. Les aspects
suivants doivent tre analyss :
> Lampleur de la standardisation mise en uvre ;
> Les systmes de soutien actuels ;
> Les confgurations slectionnes ;
> Les fonctionnalits dECM disponibles ;
> Ltat du systme dECM actuel.
Sur laxe de la maturit, on distingue les niveaux de
maturit suivants :
1. Aucune stratgie dECM : lorganisation na pas
vraiment de connaissances ou dopinion sur lECM
mme si quelques personnes ont pu avoir entendu
parler de lECM ou lu quelque chose ce sujet. Aucune
discussion offcielle na eu lieu sur son rle ou sa valeur
et lentreprise ne compte pas vraiment agir dans ce
domaine.
2. ECM orient tche : lECM est prsente par
endroits, mais les intentions de lorganisation dans ce
domaine ne sont pas claires. Il semble que quelques
individus cls sont convaincus de la ncessit de la
mettre en uvre et que de nombreuses personnes
comprennent que lECM pourrait rsoudre certains
problmes actuels. On observe des initiatives ad-hoc,
menes par des quipes ou des services individuels,
au cas par cas. Cependant la faon dont lentreprise
aborde la gestion des contenus est dsorganise.
3. ECM orient processus : lECM est bien
dfnie, comprise et intentionnelle. Lutilisation des
procdures et technologies sont standardises,
documentes et diffuses par le biais dune formation.
Cependant, il nexistera pas forcement des standards
de performance obligeant les individus ou les quipes
utiliser lECM. Il y a la fois un soutien local et une
prise de conscience stratgique de lECM. Une fois que
le niveau 3 a t atteint, les processus oprationnels
cls, dont lalignement stratgique, la gouvernance et la
gestion des infrastructures, devraient tre grs comme
des services partags.
4. ECM orient entreprise : une ressource
ddie est responsable de lECM. Linfrastructure et la
gouvernance sont bien adaptes. LECM est intgre
aux units commerciales ainsi qu la planifcation et
la stratgie dentreprise. ce niveau, il est important
et possible de contrler et dvaluer la conformit aux
procdures et dagir lorsque les processus ne semblent
pas fonctionner correctement. LECM est fnance
et bnfcie dun budget permanent et souvent la
rentabilit fnancire est importante. ce niveau, lECM
est fable, prvisible et confortable . Les processus
sont amliors en permanence et les bonnes pratiques
partages.
5. ECM orient entreprise entreprise : les
processus de lECM ont t perfectionns jusquau
niveau des bonnes pratiques, bases sur les rsultats
damliorations continues et de comparaisons avec
dautres organisations. Le systme dinformation est
mis en uvre dans un environnement intgr qui
autorise les gens agir, il automatise le workfow, fournit
des outils pour amliorer la qualit et leffcacit et
garantit que lentreprise peut sadapter rapidement si
ncessaire. Les processus associs lECM suivent de
prs lvolution stratgique de lentreprise.
Dans les cases de la matrice, nous numrons les
symptmes associs aux diverses dimensions et au
niveau de maturit. Ces symptmes dfnissent aussi
plus ou moins les niveaux de maturit.

Par exemple, si nous regardons la ligne Organisation
& Gouvernance / Leadership, nous trouvons
divers symptmes qui ont trait la conformit, au
travail collaboratif, la rduction des cots et la
communication. Dans un environnement o la stratgie
dECM est absente, il ny a aucune conscience des
4 C (Conformit, Collaboration, Communication et
rduction des Cots) ; par consquent, la conformit,
par exemple, nest pas considre comme un problme
et est donc compltement ignore. Les environnements
orients tche ou orient processus ont
conscience des exigences du respect de la conformit,
du travail collaboratif, de la rduction des cots et
16
de la ncessit de la communication, mais elles sont
gnralement considres comme un cot. Dans un
environnement orient entreprise , il est probable que
lon accorde davantage dimportance la conformit,
au travail collaboratif, la rduction des cots et la
communication, mais la collaboration reste oriente sur
le plan interne. Ce nest que dans un environnement
caractris par une orientation entreprise
entreprise que lECM atteint sa pleine maturit ; le
travail collaboratif est maintenant orient sur lextrieur
et positionne lentreprise dans la catgorie entreprise
tendue .
Nous utilisons cette matrice de maturit pour mesurer
et tablir des priorits. En projetant tous les domaines
damlioration de lECM sur la grille, nous pouvons
voir clairement comment squilibrent les catgories.
Les domaines damlioration de lECM sont dcrits au
chapitre 3. Pour chacun, nous pouvons alors dcider ce
que devrait tre ltape damlioration suivante
(rf. Figure 5 ci-dessous).
Si lon examine lexemple illustr par la fgure 5, le
Soutien du Cycle de Vie des Produits semble tre en
tte de toutes les autres catgories sur la grille et le
respect de la Conformit Lgale semble manquer de
maturit du point de vue du Processus Oprationnel et
surtout du point de vue des Hommes et de la Culture
et du Systme dInformation. De mme, la Gestion de
la Connaissance semble manquer de maturit du point
de vue de la dimension Processus Oprationnels et
Hommes et Culture mais pas du tout du point de vue
de la dimension Technologies & Systmes. Nous en
concluons quil nest pas ncessaire dinvestir dans le
systme dinformation pour ces deux catgories si les
aspects Processus Oprationnels et Hommes et Culture
nont pas t abords en premier. De plus, la solution
approche par le systme dinformation pourrait
savrer tre un mauvais investissement parce que les
Processus Oprationnels et fortiori la question des
Hommes et de la Culture nont pas fait lobjet dune
attention suffsante
Bien entendu, cet exemple est simplif et il est facile
darriver une conclusion quilibre sur un ensemble de
projets mesurs, mais nous cherchons ici uniquement
illustrer la structure de la matrice.
Figure 5 - Catgories des contenus portes sur la matrice de maturit de lECM
Organisation et
Gouvernance
Processus
Oprationnels
Hommes et
Culture
Technologies
& Systmes
Vision et stratgie
Leadership
Modle de
gouvernance
Dfnition
du processus
valuation de la performance
Gestion
des cots
Comptences
Culture
Communication
Vision et stratgie en matire
de systme dinformation
Alignement activits commer-
ciales et systme dinformation
Architecture et infrastructure
du systme dinformation
Aucune
stratgie
dECM
ECM orient
tche
ECM orient
processus
ECM orient
entreprise
ECM orient
entreprise
entreprise
Satisfaire les obligations rglementaires
Amliorer lagilit de lentreprise
Soutien au client ou lusager
Publicit, marketing, promotion
Gestion des connaissances et productivit
des collaborateurs
Soutien du cycle de vie du produit
17
4.2 FLkh 0 I8kh5F08MkII0h
Lorganisation doit tre prpare mettre en uvre
lECM sur les axes de progrs identifs afn quelle
soit un succs et contribue une meilleure fabilit et
performance mtier . Tous ces axes doivent tre
prsents dans les plans de transformation.
4.3 FLkhIFI0kII0h Fk8 IkF5
La plupart des organisations ne parviendront pas
mettre lECM en place en une seule fois, parce que
cela reprsenterait une tche trop importante et trop
complexe. Les organisations doivent dfnir leur propre
plan de mise en uvre (voir Figure 6 ci-dessous). Elles
tablissent un certain nombre dtapes conduisant un
palier stable qui est une situation cohrente et quilibre
du point de vue des quatre dimensions (points sur
lesquels sont bass les axes de progrs).

Lorsquun palier est atteint, lorganisation poursuit
alors la transformation jusquau niveau suprieur
o elle pourra dcider de faire une pause. Cette
deuxime solution est possible dans la mesure o
le niveau atteint garantit la stabilit, la robustesse et
le bon fonctionnement de lunit. Dans le cadre de
cette dmarche, lampleur et la complexit des tapes
successives sont rduites en divisant le processus de
transformation en tapes (relativement) modestes, ce
qui permet de mieux grer lensemble de la trajectoire
de transformation. Enfn, une approche systmatique,
un programme effcace et une gestion de projet axe
sur la gestion du changement sont essentiels pour
garantir le succs de la transformation.
Les chiffres blancs dans les cercles rouges la Figure 6,
ont trait aux aspects suivants :
1. Cible clairement dfnie : se concentrer sur la
mission et la vision qui sous-tendent un grand
changement organisationnel ;
2. quilibre des quatre dimensions : se concentrer
sur lquilibre des quatre dimensions : Organisation
et Gouvernance, Processus oprationnels, Hommes
et culture et Technologies et systmes ;
3. Approche pragmatique : cette approche est
motive par les activits de lentreprise et les
livrables. Elle cherche un ensemble de gains rapides
et de rsultats plus long terme ;
4. Mthodologie damlioration de la
performance mtier : elle se base sur un
objectif de performance mtier clairement apprci
(qualitativement ou quantitativement); la progression
doit tre rgulirement value.
Figure 6 - Planifcation par tapes
Organisation
et gouvernance
Hommes
et culture
Technologie
et systmes
Processus
oprationnels
Palier 0 :
Situation actuelle
Palier 1 :
Premier niveau dintgration
gains rapides
Palier 2 : ex :
archivage intgr
Palier 3 :
Processus dintgration avec
les clients et les fournisseurs
1. Cible stratgique
1
2
3
4
18
les objectifs damlioration des processus mtier
atteindre, les priorits et les indicateurs de mesure,
un tour dhorizon des quick win potentiels.

> Phase 4 : Conception globale. Cette phase
fournira comme rfrence cible la meilleure pratique
envisageable ; elle indiquera la situation souhaite, un
choix de progiciels, les infrastructures ncessaires et
les plans de migration.
> Phase 5 : Conception dtaille . Cette tape
fournira, entre autres, les descriptions des processus
dtailles, les spcifcations techniques, la structure
organisationnelle, y compris la dlimitation des rles
et responsabilits mais aussi les rsultats et budgets
prvus pour le projet.
> Phase 6 : Ralisation et mise en uvre
Elle comportera les livrables suivants :
les modules logiciels (prts lemploi ou spcifques),
les guides de mise en uvre,
le manuel utilisateur et le manuel de rfrence,
le test dacceptation du logiciel,
le test dacceptation des donnes migres,
le plan dorganisation,
le plan de conduite du changement.
> Phase 7 : Amlioration. Cette phase est destine
mettre en place le plan denclenchement avec ltape
suivante de maturit
4.4 kFF800 MI00I00
Chacune des tapes de maturit dfnie sera atteinte en
appliquant soigneusement un scnario de progression.
Chaque scnario de progression destin franchir
ltape de maturit suivante sera dvelopp sur les
diffrents plans : adaptation ou refonte des processus
mtier, adaptation de lorganisation et de la gouvernance,
technologies et systme dinformation, RH et conduite du
changement. (voir Figure 7 ci-dessous).

Chaque scnario comportera dautre part, les phases
suivantes qui conduiront la production dun certain
nombre de livrables types :

> Phase 1 : Phase 1 : hase 1 : Sensibilisation . Pour cette tape
le scnario prsentera les arguments en faveur
du changement, y compris la ncessit dagir en
urgence.
> Phase 2 : Phase 2 : Mobilisation . Elle prsentera un plan de
mise sous tension , la vision de la cible atteindre
et lvaluation de la capacit de lentreprise changer.
> Phase 3 : Orientation . Elle fournira comme livrables :
les facteurs de succs critiques,
un plan de communication,
Figure 7 - Les tapes du programme de BPI (Amlioration des processus oprationnels)
Nous avons une image
claire de la cible
Nous savons ce que
nous devons changer
Nous pouvons voir que
cela va marcher
Nous pouvons voir,
sentir et valuer les bnfces
et les rsultats
Conception
globale
Conception
dtaille
Ralisation Mise en uvre Amlioration Orientation Mobilisation Sensibilisation
Design Build Operate
Positionnement
tapes du programme de BPI
19
5.1 k 0008I I8M : h0008k68 L0IILI5kII0h
I Lk00FII0h 0 Lk 65II0h 05 00hIh05
Les composants technologiques de base de la gestion
des contenus sont maintenant stabiliss, les mthodes
de dploiement de lECM saffnent et les axes
privilgis de mise en place sont identifs. Lexprience
tire de systmes dECM de moindre envergure a
dj t capitalise. Nous assistons aux premires
initiatives dune mise en uvre globale de la gestion
des contenus dans lentreprise. Notre conviction est
quil sera possible de tirer de vrais avantages de lECM
lorsque le seuil critique sera atteint, cest--dire lorsque
de vastes groupes dutilisateurs, commenceront
utiliser des solutions dECM et les intgrer dans leurs
processus oprationnels fondamentaux. Ds lors, la
proccupation premire doit tre de permettre au plus
grand nombre, un usage ais des outils de gestion des
contenus. Pour atteindre cela certains leviers doivent
faire lobjet dune attention particulire.
> Structurer linformation.
La bonne exploitation des contenus passe par
leur structuration pralable selon une architecture
densemble construite sur deux dimensions.
Dune part, une dimension empruntant la logique
durbanisation, le principe daffectation de la gestion
de linformation chaque domaine fonctionnel de
lentreprise qui en a lusage oprationnel principal.
Il sagit ici de donner les moyens chaque acteur
oprationnel de lentreprise de se sentir directement
responsable de la qualit des contenus (fabilit,
exhaustivit, actualisation,). Dautre part, une
dimension globale repositionnant chaque domaine
dinformation selon une logique densemble
(taxonomie) partage par tous les acteurs de
lentreprise et, de ce fait, rendant transparentes les
oprations de classement voire mme permettant
leur automatisation. La conjonction de ces deux
dimensions, rend le capital informationnel plus
productif, facilite le partage et contribue effcacement
la production de valeur de lentreprise.
> Optimiser les outils de recherche.
De bons moyens de recherche vont de pair avec
la structuration de linformation. Les moteurs de
recherche voluent sans cesse. Cette volution
accorde une place prpondrante la prise en
compte du sens et du contexte par lapport des
technologies linguistiques, augmentant ainsi la
pertinence et lexhaustivit du rsultat des recherches
VoLUTioNS FUTUReS
sur lensemble des types dinformation de lentreprise,
e-mail compris, et de faon transverse celle-ci.
Cette optimisation des outils de recherche au moyen
de dictionnaires spcialiss est un facteur dcisif pour
le dploiement des portails, fdrateurs des contenus
dentreprise.
> Banaliser lusage des fonctionnalits de gestion
des contenus au niveau du poste de travail.
Lintroduction des outils de gestion des contenus
dans le systme dinformation de lentreprise ne doit
pas tre synonyme de complexifcation du poste
de travail. Autant les spcialistes du traitement de
linformation doivent disposer de fonctionnalits
labores, autant le poste de travail des acteurs non
spcialiss doit rester simple dusage et intgrer les
services de gestion des contenus, aux fonctions de
base de messagerie, aux outils de travail collaboratif
et aux applications mtier . valuer les besoins
de divers groupes dutilisateurs en la matire et en
dduire le juste primtre fonctionnel et le bon niveau
dintgration est une phase primordiale dans la mise
en uvre dun projet ECM.
> Dvelopper la culture de partage.
La structuration des ressources dinformation, les
outils de classement et de recherche, la qualit
du poste de travail sont videmment importants,
mais lensemble ne fonctionnera que si la culture
de partage prend le pas sur les habitudes de
cloisonnement et de protection quasi-privative de
linformation. Il est donc important de mettre en place
une culture de partage qui se fonde sur laffrmation
maintes fois vrife, que la valeur de linformation
est proportionnelle son niveau de partage. Cette
mutation culturelle repose sur la volont de rendre
les connaissances visibles, de favoriser autour de
celles-ci des pratiques de discussions ouvertes
ou de contributions personnelles, favorises par
les outils web 2.0, tels que les rseaux sociaux,
les blogs et wiki, tout en restant respectueuse du
point de vue de chacun. Elle nest pas laspect le
plus simple dun projet de gestion des contenus.
Lexprience montre en la matire que lexemple
doit venir den haut et que ladoption de la culture
du partage est grandement facilite par la mise en
place de communauts , qui au-del du principe
hirarchique donnent la primaut la comptence et
lexpertise.
20
5.2 k M0h I8M : L Fk55k6 0 Lk 65II0h
0 00hIh05 0hI8F8I5 {0M)
k Lk 65II0h 0IhF08MkII0h 0hI8F8I5
{IM)
Relier lERP et lECM, permettra de relier les
informations structures et les informations non
structures. Cest ce quon appelle la gestion
dinformation dentreprise (EIM). LEIM permettra
lintgration plus pousse de lECM dans le soutien
du processus oprationnel. Nous en voyons
aujourdhui les premiers exemples : les dossiers de
personnel virtuels (donnes dans lERP, contrats et
autres documents dans lECM), la gestion des actifs
industriels (identifcation dactifs dans lERP, dessins
dans lECM). Ce lien entre les informations structures
et non-structures contribuera apporter un support
encore plus effcace la prise de dcision.
De nombreuses entreprises novatrices et visionnaires
commencent organiser leurs stratgies de gestion
des contenus autour de lEIM afn de se prparer au
monde futur, quelle peroive comme de plus en plus
centr sur linformation. Dans cette perspective, elles
ont dj entrepris de rendre leur capital informationnel
parfaitement exploitable et interoprable par toutes les
parties prenantes autorises de lentreprise ou de son
environnement, quil sagisse dutilisateurs physiques,
dapplications ou mme de Web Services.

Bien entendu, rapprocher les contenus des systmes
ERP et ECM posera de nouveaux problmes au niveau
de larchitecture. Russir la gestion dinformation
dentreprise signife donc sintresser de prs :
> Larchitecture dentreprise (les applications
dinfrastructure, les sources de donnes,
lurbanisation,) ;
> La scalabilit des infrastructures ;
> Les outils dintgration de donnes ;
> Aux politiques de scurit et dautorisation.
21
khhI k. 8I8LI068kFI
1 Murphy, Jim, Will McNeill, et Wendy Davis, The New Enterprise Content Management Imperative: Advancing Your
Top Six Business Initiatives (Le nouvel impratif de la gestion des contenus dentreprise : faire progresser vos six
initiatives commerciales majeures), Rapport de recherche AMR (Juillet 2005)
2 Lundy, James , Karen M. Shegda, Kenneth Chin, Toby Bell, Lou Latham, Debra Logan, Magic Quadrant for
entreprise content management, Rapport Gartner (2005)
3 Karen M. Shegda, Kenneth Chin, Toby Bell, Tom Eid, Lou Latham, Debra Logan, James Lundy, What Constitutes
Enterprise Content Management?, Rapport Gartner (2004)
4 Alain Couillault, Laurent le Foll, Valorisation de linformation non structure, livre blanc, Groupe de travail Apil,
Aproged, Cigref, Octobre 2007
5 Bernard Normier, Lapport des technologies linguistiques au traitement et la valorisation de linformation textuelle,
Edition ADBS Paris 2007
khhI 8. 6L055kI8 I k88IkII0h5
Mot/abrviation
Amlioration des processus
oprationnels
BPI
Classifcation
CMS
Contenu
DM
ECM
Dfnition
(Business Process Improvement). Lamlioration des processus est lactivit
qui consiste accrotre la performance dun processus et en particulier dun
processus oprationnel en fonction dun objectif assign. Le BPI est une
activit faible risque et concerne essentiellement un processus oprationnel
existant. Pour raliser des changements plus fondamentaux dans un
processus oprationnel, on fait appel la refonte du processus oprationnel
(BPR).
Amlioration des processus oprationnels (Business Process Improvement)
La catgorisation du contenu en fonction de ses qualits ou des informations
extrinsques qui lui sont attribues, sur la base dun plan de classement ou
dune taxonomie (voir ce mot).
Systme de gestion des contenus (Content Management System)
La teneur mme dun document tous les mots, images et liens
quun utilisateur peut lire et avec lesquels il peut interagir. Ce terme est
frquemment utilis dans le sens de tout ce que vous pouvez mettre dans
un document.
Gestion des documents (Document Management)
Gestion des contenus dentreprise (Enterprise Content Management)
22
La gestion darchives (Archives Management), recouvre lensemble
des processus qui en fonction du cycle de vie des documents permet
leur enregistrement, leur conservation ainsi que les oprations de tri ou
dlimination.
Lactivit qui consiste acqurir, collecter, crer/modifer, suivre, accder
ou mettre disposition des informations numriques structures et non
structures dnommes de faon gnrique les contenus ;
les contenus peuvent inclure des donnes fnancires, des pices
commerciales ou contractuelles, des donnes sur le service clients, des
informations marketing et revtir diverses formes : textuelle, image fxe,
image anime, enregistrement sonore,
La gestion des contenus dentreprise (Enterprise Content Management) est
un terme trs rpandu dans lindustrie des technologies de linformation
et couvre la technologie logicielle qui permet aux organisations de crer/
capturer, grer/obtenir, stocker/garder/dtruire, publier/distribuer, rechercher,
personnaliser et prsenter/visualiser/imprimer tout contenu numrique (voir
galement gestion des contenus).
La gestion des contenus structurs et non structurs fournis sur internet
(Web content management), gnralement par le biais dun site web, est
de nos jours considre comme faisant partie de la gestion des contenus
dentreprise ; elle comprend la cration de contenu, la gestion de site,
lordonnancement des oprations (Workfow), le contrle et la fourniture
daccs.
La gestion de documents est trs similaire la gestion des contenus
avec laquelle elle partage de nombreux points communs ; elle sapplique
spcifquement la gestion des documents et dimages isols pendant tout
leur cycle de vie ; fonctionnellement elle inclut lacquisition, lorganisation,
le contrle des versions, le contrle daccs et larchivage.
La gestion du courrier lectronique (e-mail management) fait partie de la
gestion des contenus : elle sapplique spcifquement la gestion des
e-mails ; les domaines fonctionnels couverts sont lacquisition, lorganisation,
le contrle daccs et larchivage.
Acheminement des contenus dans une organisation.
Tout document, fchier, image, rapport, formulaire, qui na pas de
structure dfnie standard qui permettrait de le classer facilement sous forme
denregistrement complet ou par un mode de traitement similaire automatis.
Les informations non structures ne peuvent pas tre dfnies en termes
de lignes et de colonnes ou de documents et les donnes ne peuvent tre
examines au moyen daccs standard un enregistrement complet.
Gestion des archives
Gestion des contenus
Gestion des contenus dentreprise
Gestion des contenus web
Gestion de documents
Gestion du courrier lectronique
Gestion du workfow
Informations non structures
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OAIS (Open Archival Information System) est un modle conceptuel destin
la gestion, larchivage et la prservation long terme de documents
numriques. La mise au point de OAIS a t pilote par le CCSDS, (Comit
Consultatif pour les Systmes de Donnes Spatiales). LOAIS est enregistr
dans la norme ISO sous la rfrence 14721:2002.
Systme destin crer, modifer, archiver et supprimer du contenu dun
rfrentiel organis ; comprend des outils ddition, de gestion de format,
de contrle de rvision, dindexation, de recherche et de rcupration.
Dcomposition hirarchique de catgories de sujets partant du trs gnral
au trs spcifque. La taxonomie offre un moyen de localiser linformation
dans le fux croissant des donnes, grce la catgorisation et lindexation
dans une structure que la personne qui effectue la recherche comprend
facilement.
Un thesaurus ou thsaurus est une liste de termes normaliss et relis
entre eux par des relations smantiques de type gnrique /spcifque.
Le thsaurus est loutil de base de lindexation des documents.
Le travail collaboratif est le processus par lequel plusieurs individus, groupes
ou systmes travaillent ensemble, mais un niveau nettement suprieur la
coordination ou la coopration ; la collaboration implique gnralement la
planifcation conjointe, les ressources partages et la gestion des ressources
conjointes. Elle met en jeu des processus de communication synchrones ou
asynchrones.
On appelle workfow la modlisation et la gestion informatique de
lensemble des tches accomplir et des diffrents acteurs impliqus
dans la ralisation dun processus mtier. Le workfow dcrit le circuit de
validation, les tches accomplir entre les diffrents acteurs dun processus,
les dlais, les modes de validation, et fournit chacun des acteurs les
documents et informations ncessaires pour la ralisation de sa tche.
OAIS
Systme de gestion des contenus
Taxonomie
Thesaurus
Travail collaboratif
Workfow
24
Atos, Atos et le poisson, Atos Origin et le poisson, Atos Consulting, le poisson seul sont des marques dposes dAtos Origin SA.
Atos Origin
Les Miroirs C
18, avenue dAlsace
92926 Paris La Dfense Cedex
Tl : 01 55 91 20 00
Courriel : fr.dircom@atosorigin.com
Site web : www.atosorigin.fr
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