OFICIO

1. ETIMOLOGIA: Oficio deriva de la palabra latina officum. 2. CONCEPTO El oficio es un documento o comunicacin escrita de carcter netamente oficial, protocolario, utilizado por las autoridades o funcionarios de las diferentes dependencias pblicas o privadas. Comunicacin escrita, referente a los asuntos de las administraciones pblicas. 3. ESTRUCTURA a. Lugar y fecha. Es la primera parte en la que se escribe: el lugar de donde se enva, el da, el mes y el ao en curso. b. Numeracin. En esta parte se escribe los tres datos, al igual que el memorndum; la palabra OFICIO con mayscula, seguida del nmero de expedicin; separada por una lnea oblicua, a continuacin las siglas de la oficina de procedencia con letras maysculas, separada par una lnea oblicua y el ao en curso. c. Destinatario. Es la parte que abarca cuatro lneas o ms de acuerdo a lo requerido, aqu se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar, de la persona a quien se dirige. d. Asunto. Es la cuarta parte y se escribe con mayscula la palabra: ASUNTO, seguida de dos puntos, luego en resumen indicar con claridad el mensaje del texto, que sera explicado en el cuerpo. e. Referencia. Es la quinta parte que se usa, slo cuando s necesita mencionar la numeracin del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra tambin se escribe con mayscula y debajo del asunto. En algunos casos esta parte del oficio; se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o convenios.

f. Cuerpo o texto. Es la parte ms importante, aqu se dar a conocer el mensaje de la comunicacin, en forma clara y precisa y muy brevemente. Generalmente existen expresiones para iniciar el texto, tales como: Tengo a bien comunicarle.... Me es muy grato comunicarle... Tengo el honor de dirigirme... Tengo el agrado de dirigirme.. g. Despedida. En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesa. Existen, tambin, expresiones conocidas como: Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideracin y estima personal. Atentamente,

h. Firma y pos firma. Firma:- Se escribe la rbrica a mano: Pos firma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, ms el sello respectivo. i. Iniciales. Al igual que en el memorndum, la iniciales del remitente con letras maysculas y las del mecangrafo con minsculas. j. Anexo. Aqu se indica la documentacin que se adjunta al oficio, como catlogos, revistas, tarjetas, programas, etc. k. Distribucin. Se usa, generalmente, en los oficios mltiples; porque aqu se menciona a las personas y las dependencias a quienes va dirigido el oficio.

4. UTILIDAD Y FINES

Tiene la funcin de relacionar a los rganos administrativos de la ms alta jerarqua y por consiguiente debe ir firmado por el mximo representante legal de la Institucin que lo emita. En algunos casos, puede ir firmado por los jefes: pero esto, conlleva asumir toda responsabilidad que el contenido del documento requiera, sin comprometer por ello a los de mayor jerarqua. El oficio se usa para comunicar disposiciones, consultas, rdenes, informes o tambin para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitacin, de felicitacin, de colaboracin, de agradecimiento. Estas redacciones se dan a nivel de instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos, etc.

5. TIPOS DE OFICIO a) Oficio Simple o Directo Este tipo de documento se utiliza cuando el texto o contenido va dirigido a una sola persona. Generalmente en caso de una invitacin, una felicitacin, una peticin, agradecimiento o informacin de eventos o actividades culturales o deportivas. Tambin cuando un gerente se dirige a una empresa para gestionar algn servicio. b) Oficio Mltiple Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a distintos y varios destinatarios y por esta razn las instituciones o dependencias tiene hasta el nmero de oficio, dejando puntos suspensivos para escribir el nombre y el cargo de destinatario, slo para colocar cuando el caso lo requiera; adems esto ayuda a agilizar el proceso que dure la documentacin. El texto de este tipo de documento est basado en emitir rdenes, instrucciones, recomendaciones, sugerencia, informaciones a diferentes oficinas o despachos simultneamente. El trato que se considera en el oficio mltiple es vertical descendente y horizontal; es decir va dirigido a subordinados, o entre jefes de instituciones del mismo nivel o jerarqua. La estructura del oficio mltiple, bsicamente, es igual que la del oficio simple, no obstante es importante recordar que:

1. El nmero de oficio es el mismo para todos los ejemplares que se van a distribuir.

2. En el oficio mltiple, necesariamente, se escribe la palabra DISTRIBUCIN, que viene a ser la ltima parte de este tipo de oficio. c) Oficio de Transcripcin. La palabra transcripcin ya nos indica la finalidad de este tipo de redaccin: es un documento que sirve para transcribir el contenido del oficio tal como se da en el original, ntegramente y sin ninguna alteracin. Todo el fragmento o prrafo transcrito debe ir entre comillas y fiel al original. Mediante este documento se emiten: resoluciones, circulares, directivas o en otros casos del mismo oficio. El trato de relacin que se cumple por medio de este documento es de autoridad a subordinados o entre autoridades del mismo nivel, dentro y fuera.

MEMORANDUM

1. ETIMOLOGIA: Memorando deriva de la palabra latina memorndum, que significa: cosa que debe tenerse en la memoria. 2. DEFINICION: El memorndum es la manera de comunicar en forma breve asuntos de carcter administrativo a personas de una empresa, institucin o dependencia de gobierno. Un memorndum (memo como se le conoce en el ambiente laboral) es un documento escrito que es menos formal que la carta y se utiliza para el intercambio de informacin entre reas de una empresa con el objetivo de dar a conocer informacin diversa como recomendaciones, instrucciones, disposiciones y ms. Regularmente este documento se elabora en hojas de papel media carta. 3. CARACTERISTICAS: Se caracteriza por ser: Un documento breve y directo. Funcional y prctico. Interno. Circula dentro de la institucin. Sobre todo de accin inmediata 4. OBJETIVO:

El objetivo de este documento es el traspaso de informacin de manera breve. Las funciones que cumple son de dar instrucciones, orientacin, invitaciones, peticiones, informes, respuestas, advertencias, felicitaciones y agradecimientos, etc.,
El formato puede presentarse en la mitad de lo que significa un hoja tamao oficio o A4. 4. CARACTERISTICAS: Se caracteriza por ser: Un documento breve y directo. Funcional y prctico. Interno. Circula dentro de la institucin.

 Sobre todo de accin inmediata.

5. CLASES: a) Memorando simple o directo: Es aquel que va dirigido a un solo destinario, para tratar asuntos de trabajo. Es un documento que enlaza a su subalterno y viceversa, o a un jefe con otro de igual rango. b) Memorando Mltiple: Es aquel que se usa para dar a conocer disposiciones o cualquier informacin en forma simultnea varios destinatarios.

6. PARTES: a. NUMERACIN: Se escribe la palabra memorando seguida del cdigo o numero correspondiente, del ao y de las iniciales de la institucin. b. INFORMACION: Se escribe la palabra: DE: seguida del nombre completo y cargo del remitente; luego la palabra A: seguida del nombre completo y cargo del destinario; luego la palabra ASUNTO: seguida de un resumen del tema o texto del documento; y la palabra FECHA: seguida de la fecha del da. c. CUERPO O TEXTO: Es la parte donde se expresa claridad y precisin, el motivo del documento redactando, lo necesario, en forma directa y sin palabreras. d. DESPEDIDA: Generalmente es muy simple con 1 2 palabras: Ejemplos: atentamente, cordialmente y muy atentamente.

e. FIRMA Y RUBRICA: Es la firma de la persona que remite el documento. f. CON COPIA O DISTRIBUCION:

Se utiliza cuando el documento debe ser entregado para su conocimiento a otra persona adems del destinatario. g. INICIALES: Se escribe las iniciales con mayscula las del jefe y con minscula el de la secretaria.

SOLICITUD

1. ETIMOLOGIA: Deriva del lat. sollicitdo). 2. DEFINICION: Otto Valladares Rodrguez (1997:75) Expone que; La solicitud es un documento por medio del cual se pide el goce de un derecho, beneficio o servicio que se considera que puede ser atendido. Francisco Enrique Veliz Muoz (2007:31) Menciona que; Se utiliza en todas las dependencias pblicas o privadas y va dirigido a un subalterno hacia un superior. Un aspecto importante de este documento es que se debe acompaar los documentos probatorios para fundamentar el pedido; esto puede ser: Recibos. Facturas. Certificados. Fotografas, etc. 3. USOS: Se usa para solicitar: Certificados de estudios, inscripcin de postulante, prestamos concisin de becas, bonificaciones, etc. trabajo, domicilio,

4. PARTES: a. SUMILLA: Es la primera parte, se escribe la palabra solicita seguida de una sntesis de asunto o texto. Ejemplo

Solicito: Certificado de estudios. b. DESTINATARIO: Se escribe el cargo o funcin que desempea la persona a quien va dirigido la solicitud. c. DATOS O REFERENCIAS PERSONALES: En esta parte se escribe el nombre y apellido, nacionalidad, edad, estado civil, profesin, NO de DNI, su domicilio y cualquier otro dato que considere til. d. TEXTO O CUERPO: Es la parte en que se escribe de la manera detallada y minuciosa motivo de la solicitud de acuerdo a su naturaleza que ocupara dos o ms prrafos. La redaccin del texto empieza con: Que. e. LA CONDUCCION O PARRAFO FINAL: Es la parte en la que se escribe las siguientes frases: Por lo expuesto. Por lo tanto. Pido a usted atender por mi peticin por ser justo. f. LUGAR Y FECHA: Se escribe el lugar y la fecha actual. g. FIRMA Y RUBRICA: Es la parte en la que el solicitante estampar su firma rbrica, si su firma ilegible deber escribir sus nombres y apellidos con letras de imprenta. h. ANEXOS: Se escribe aqu los documentos que acompaaran a la solicitud, esta puede ser: Certificados. Recibos de pagos. Facturas. Fotocopias de documentos personales, etc.