SISTEMAS ERP Los sistemas de planificacin de recursos empresariales (ERPs) son sistemas de informacin gerenciales que integran y manejan

muchas de las prcticas de los negocios asociados con las operaciones de produccin y de los aspectos de distribucin de una compaa comprometida en la produccin de bienes o servicios.

Evolucin de los Sistemas de Planificacin.- En este grafico se observa la evolucin conceptual de los Sistemas de Informacin, clasificados por dcadas, que permitieron la integracin de las diferentes reas del negocio de manera creciente. Es conveniente mencionar otras soluciones especficas de propsito particular, generadas segn la demanda de soluciones de conectividad con entidades externas a la organizacin: clientes, proveedores y colaboradores externos tales como: CRM, para la gestin de la relacin con los clientes. SCM/SRM. Para la gestin de la relacin con los proveedores. PRM para los procesos de colaboracin con colaboradores (partners) del negocio. Dentro de las visiones de una organizacin (estratgica, tctica y operativa), el ERP se sita principalmente en la zona operativa, de ah que se denomine herramienta de BackOffice

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Sistemas creados para integrar procesos de negocios a travs de toda la cadena de abastecimiento, desde el proveedor hasta el cliente, dentro de una red virtual de comunicacin de informacin. 1. INTRODUCCIN La Planificacin de Recursos Empresariales es un trmino derivado de la Planificacin de Recursos de Manufactura (MRPII) y seguido de la Planificacin de Requerimientos de Material (MRP). Los sistemas ERP tpicamente manejan la produccin, logstica, distribucin, inventario, envos, facturas y una contabilidad para la compaa de la Planificacin de Recursos Empresariales o el software ERP puede intervenir en el control de muchas actividades de negocios como ventas, entregas, pagos, produccin, administracin de inventarios, calidad de administracin y la administracin de recursos humanos. Los sistemas ERP ocasionalmente son llamados back office (trastienda) ya que indican que el cliente y el pblico general no estn directamente involucrados. Este sistema es, en contraste con el sistema de apertura de datos (front office), que crea una relacin administrativa del consumidor o servicio al consumidor (CRM), un sistema que trata directamente con los clientes, o con los sistemas de negocios electrnicos tales como comercio electrnico, gobierno electrnico, telecomunicaciones electrnicas y finanzas electrnicas; as mismo, es un sistema que trata directamente con los proveedores, no estableciendo nicamente una relacin administrativa con ellos (SRM). ERP's estn funcionando ampliamente a travs de las empresas. Todos los departamentos funcionales que estn involucrados en la operacin o produccin estn integrados en un solo sistema. En adicin a la manufactura, almacenamiento, logstica e informacin tecnolgica, a las que se le podran incluir la contabilidad, recursos humanos, mercadotecnia y administracin estratgica. 2. DEFINICIN Los sistemas de planificacin de recursos de la empresa (en ingls ERP, enterprise resource planning) son sistemas de gestin de informacin que integran y automatizan muchas de las prcticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa. Los sistemas ERP son sistemas integrales de gestin para la empresa. Se caracterizan por estar compuestos por diferentes partes integradas en una nica aplicacin. Estas partes son de diferente uso, por ejemplo: produccin, ventas, compras, logstica, contabilidad (de varios tipos), gestin de proyectos, GIS (sistema de informacin geogrfica), inventarios y control de almacenes, pedidos, nminas, etc. Solo podemos definir un ERP como la integracin de todas estas partes. Lo contrario sera como considerar un simple programa de facturacin como un ERP por el simple hecho de que una empresa integre nicamente esa parte. sta es la diferencia fundamental entre un ERP y otra aplicacin de gestin. El ERP integra todo lo necesario para el funcionamiento de los procesos de negocio de la empresa. No podemos hablar de ERP en el momento que tan slo se integra uno o una pequea parte de los procesos de negocio. La propia definicin de ERP indica la necesidad de "Disponibilidad de toda la informacin para todo el mundo todo el tiempo". Universidad Nacional de Cajamarca Ing. Sistemas

Los objetivos principales de los sistemas ERP son:

Optimizacin de los procesos empresariales. Acceso a toda la informacin de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de

datos).
La posibilidad de compartir informacin entre todos los componentes de la

organizacin.
Eliminacin de datos y operaciones innecesarias (o redundantes). Reduccin de tiempos y de los costes de los procesos (mediante procesos de

reingeniera). El propsito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rpidos de respuesta a sus problemas as como un eficiente manejo de informacin que permita la toma oportuna de decisiones y disminucin de los costos totales de operacin. Las caractersticas que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial, es que deben de ser sistemas integrales, modulares y adaptables
Integrales, porque permiten controlar los diferentes procesos de la compaa

entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre s, es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente. Por ejemplo, en una compaa, el que un cliente haga un pedido representa que se cree una orden de venta que desencadena el proceso de produccin, de control de inventarios, de planificacin de distribucin del producto, cobranza, y por supuesto sus respectivos movimientos contables. Si la empresa no usa un ERP, necesitar tener varios programas que controlen todos los procesos mencionados, con la desventaja de que al no estar integrados, la informacin se duplica, crece el margen de contaminacin en la informacin (sobre todo por errores de captura) y se crea un escenario favorable para malversaciones. Con un ERP, el operador simplemente captura el pedido y el sistema se encarga de todo lo dems, por lo que la informacin no se manipula y se encuentra protegida. Modulares. Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados por la informacin que comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto econmica como tcnicamente es que la funcionalidad se encuentra dividida en mdulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente. Ejemplo: ventas, materiales, finanzas, control de almacn, recursos humanos, etc. Adaptables. Los ERP estn creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa. Esto se logra por medio de la configuracin o parametrizacin de los procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible que una empresa necesite manejar la particin de lotes pero otra empresa no. Los ERP ms avanzados suelen incorporar herramientas de programacin de 4 Generacin para el desarrollo rpido de nuevos procesos. La parametrizacin es el valor aadido fundamental que se debe hacer con cualquier ERP para adaptarlo a las necesidades concretas de cada empresa. Otras caractersticas destacables de los sistemas ERP son:
Base de datos centralizada. Los componentes del ERP interactan entre s consolidando todas las operaciones.

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 En un sistema ERP los datos se ingresan slo una vez y deben ser consistentes,

completos y comunes.
Las empresas que lo implanten suelen tener que modificar alguno de sus procesos

para alinearlos con los del sistema ERP. Este proceso se conoce como Reingeniera de Procesos, aunque no siempre es necesario. Aunque el ERP pueda tener mens modulares configurables segn los roles de cada usuario, es un todo. Esto es: es un nico programa (con multiplicidad de libreras, eso si) con acceso a una base de datos centralizada. No debemos confundir en este punto la definicin de un ERP con la de una suite de gestin. La tendencia actual es a ofrecer aplicaciones especializadas para determinadas empresas. Es lo que se denomina versiones sectoriales o aplicaciones sectoriales especialmente indicadas o preparadas para determinados procesos de negocio de un sector (los ms utilizados). Las soluciones ERP en ocasiones son complejas y difciles de implantar debido a que necesitan un desarrollo personalizado para cada empresa partiendo de la parametrizacin inicial de la aplicacin que es comn. Las personalizaciones y desarrollos particulares para cada empresa requieren de un gran esfuerzo en tiempo, dinero para modelar todos los procesos de negocio de la vida real en la aplicacin. Las metodologas de implantacin de los ERPs en la empresa no siempre son todo lo simples que se deseara, dado que entran en juego mltiples facetas. No hay recetas mgicas ni guiones explcitos para implantaciones exitosas; solamente trabajo bien realizado, una correcta metodologa y aspectos que deben cuidarse antes y durante el proceso de implantacin, e inclusive cuando el sistema entra en funcin. Por ello, antes, durante y despus de la implantacin de un ERP es conveniente efectuar lo siguiente:

Definicin de resultados a obtener con la implantacin de un ERP. Definicin del modelo de negocio. Definicin del modelo de gestin. Definicin de la estrategia de implantacin. Evaluacin de oportunidades para software complementario al producto ERP. Alineamiento de la estructura y plataformas tecnolgicas. Anlisis del cambio organizativo. Entrega de una visin completa de la solucin a implantar. Implantacin del sistema. Controles de calidad. Auditora del entorno tcnico y del entorno de desarrollo. Benchmarking de la implantacin.

3. FUNCIONALIDAD DEL ERP Mediante la figura N. 5, perteneciente al ERP, lder del mercado SAP R/3, mostraremos los principales mdulos de un Sistema Gerencial Integrado y sus principales funciones. Podemos diferenciar tres conjuntos de mdulos: 4

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 Negocio: comercial, materiales, produccin, calidad, mantenimiento Financiero: gestin financiera, controlling, activos fijos, proyectos Propsito especial: RR.HH., workflow, soluciones sectoriales. Estos mdulos tienen funciones especficas, orientadas a cada una de las etapas en que se divide un proceso de negocio. Estas funciones, llamadas transacciones transacciones, permiten bsicamente la incorporacin, modificacin, consulta o eliminacin de informacin del negocio. Las transacciones en que el usuario interacta con el sistema se denominan on-line (el sistema muestra una plantilla de informacin con o sin datos y el usuario debe resolver la transaccin dependiendo del objetivo buscado). Hay otro conjunto de transacciones denominadas en batch (por lotes u off-line) que permiten actualizar la base de datos, corazn de todo ERP, y que aseguran: integridad de la informacin, replicacin de la informacin en diferentes mdulos con propsitos especficos, liberacin de recursos del sistema (el sistema funciona, desde el punto de vista del usuario, de forma ms eficiente y rpida). Para ilustrar el funcionamiento de las transacciones de un ERP entre sus diferentes mdulos, seguiremos uno de los procesos descritos en la figura:

El mdulo SOE (Sales Order Entry: Entrada de Pedidos), acepta los pedidos de los clientes y pasa informacin de cobros al mdulo financiero A/R (Account Receivable: Cuentas por Cobrar), verifica la existencia de materiales en almacn en el mdulo INV (Inventory: Inventario) y actualiza las necesidades de produccin (MRP y MPS). Hay dos elementos clave en el anlisis de los mdulos de un ERP. Por una parte, la funcionalidad del ERP determinar si ste es el adecuado al negocio en que se instalar. En segundo lugar, un ERP asegura que la integracin entre sus mdulos existe (en su base de datos), pero, adems, hay que confirmar que la integridad se produce en un entorno de colaboracin como el que rige en los negocios en la actualidad. Por consiguiente, se verificar la integridad con: otros ERP (de colaboradores, proveedores y clientes), otras herramientas de Gestin Empresarial (CRM, SCM) y el Comercio Electrnico (B2B, B2C) si ste existe como estrategia de la organizacin.

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4. IMPLANTACIN Debido a su amplia visin de aplicacin dentro de la empresa, el sistema software ERP confa en algunos de los software ms largos que se hayan elaborado. Al implementar tal sistema de software largo y complejo en una compaa se sola involucrar a un grupo de analista, programador y usuarios. Esto fue, por lo menos, hasta el desarrollo de la Internet permitiendo a los consultantes tener acceso a las computadoras de la compaa con el fin de poder instalar los datos actualizados y estandarizados de implementacin del ERP, sin ayuda profesional, puede ser un proyecto muy caro para grandes compaas, especialmente para las transnacionales. Las compaas especializadas en la implementacin del ERP, sin embargo, pueden expedir estos procesos y pueden complementar la tarea por debajo de seis meses con un slido examen piloto.

5. IMPLANTACIN DE UN SISTEMA ERP, EST MODELO DESPLAZA AL MRP Y AL MRP II Esteves y Pastor describen el ciclo de vida de un ERP en seis fases. Estas fases del ciclo de vida del ERP consisten en los varios estudios por los que un sistema ERP presumiblemente pasa durante su vida dentro de una organizacin. Estas fases son de: Decisin de adopcin, adquisicin, implantacin, uso y mantenimiento, evolucin, y abandono. Los sistemas de planificacin de recursos empresariales estn muchas veces estrechamente ligados a suplementar la cadena administrativa y los sistemas de automatizacin logstica. El software de cadenas de suplemento administrativo puede extenderse a los sistemas ERP para incluir enlaces con proveedores. Con la implementacin de los sistemas ERP, las compaas muchas veces buscan la ayuda de un proveedor o vendedor de ERP o de compaas consultoras. Consultar en el ERP incluye dos niveles, que son consulta de negocios y consulta tcnica. Una consulta de negocios estudia los procesos de negocios actuales de las compaas y muchos de estos corresponden a los procesos del sistema ERP, a travs de la configuracin de los sistemas ERP para las necesidades de las organizaciones. La consulta tcnica muchas veces implica programacin. La mayora de los vendedores de ERP permiten modificar sus software para las necesidades de los negocios de sus clientes. Personalizar un paquete ERP puede resultar muy costoso y complicado, porque muchos paquetes no estn diseados para el soporte personal, as que muchos negocios implementan la mejor de prcticas en la arquitectura de los sistemas ERP. Algunos paquetes ERP son muy genricos en sus reportes e informes, tal personalizacin se espera en cada implementacin. Es importante el reconocimiento para estos paquetes, hace con mucho ms sentido la compra de los reportes de paquetes de tercera parte, que interactan particularmente con el ERP. Hoy stos son algunos sistemas ERP basados en Web . Las compaas podran desplegar ERP basados en Web, porque no requiere un lado cliente en la instalacin, y es un cruce de programa y mantenimiento central. Mientras tengas una conexin a internet, tu puedes acceder a los ERPs basados en Web a travs del tpico navegador web. Universidad Nacional de Cajamarca Ing. Sistemas 6

6. PROBLEMAS DE IMPLANTACIN A pesar de las promesas de una total integracin entre sistemas, las organizaciones enfrentan tremendos obstculos en la implantacin de los paquetes del ERP. La literatura especializada, particularmente la de divulgacin ms comercial, recoge muchos casos sobre implantaciones fracasadas o de consecuencias insatisfactorias, adems de diversos problemas a lo largo de las implantaciones. Algunos de los aspectos/obstculos en las implantaciones ERP son los siguientes: elevadas tasas de implantaciones fracasadas, elevados costes y la duracin del proyecto, dificultad en llevar a cabo la gestin del cambio en la organizacin.

7. VENTAJAS Un fabricante que no disponga de un ERP, en funcin de sus necesidades, puede encontrarse con muchas aplicaciones de software cerradas, que no se pueden personalizar, y no se optimizan para su negocio. Diseo de ingeniera para mejorar el producto, seguimiento del cliente desde la aceptacin hasta la satisfaccin completa, una compleja administracin de interdependencias de los recibos de materiales, de los productos estructurados en el mundo real, de los cambios de la ingeniera y de la revisin y la mejora, y la necesidad de elaborar materiales substitutos, etc. La ventaja de tener un ERP es que todo esto, y ms, est integrado. El cambio como un producto est hecho en los detalles de ingeniera, y es como ahora ser hecho. La efectividad de datos puede usarse para el control cuando el cambio ocurra desde una versin anterior a la nueva, en ambos productos los datos van encaminados hacia la efectividad y algunos van a la suspensin del mismo. Parte del cambio puede incluir la etiqueta para identificar el nmero de la versin (cdigo de barras). La seguridad de las computadoras esta incluida dentro del ERP, para proteger en contra de crmenes externos, tal como el espionaje industrial y crimen interno, tal como malversacin. Una falsificacin en el escenario de los datos puede involucrar terrorismo alterando el recibo de materiales como por ejemplo poner veneno en los productos alimenticios, u otro sabotaje. La seguridad del ERP ayuda a prevenir el abuso. Hay conceptos de mercadeo y ventas (los que incluyen CRM o la relacin administrativa con los consumidores, back end (el trabajo interno de la compaa para satisfacer las necesidades de los consumidores) que incluye control de calidad, para asegurarse que no hay problemas no arreglados, en los productos finales; cadena de abastecimiento (interaccin con los proveedores y la infraestructura). Todo esto puede ser integrado a travs de la ERP, aunque algunos sistemas tengan espacios de menos comprensibilidad y efectividad. Sin un ERP que integre todo esto, puede ser complicado para la administracin de la manufactura.

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8. COSTO BENEFICIO La implementacin exitosa de un sistema de ERP en la empresa no es la etapa final del proceso de este sistema de soporte en las decisiones de negocio. El xito a largo plazo del proyecto descansa en la exitosa implementacin de un plan de aseguramiento de calidad, o en un plan de optimizacin posterior a la implementacin. Para obtener beneficios completos, se necesita un completo xito operacional y un retorno ptimo de la inversin del sistema. La organizacin debe ver ms all de la utilizacin del sistema y centrarse en mejorar el desempeo. El desempeo incremental es de particular importancia en la economa actual. El siguiente paso, despus de una implementacin exitosa, es la optimizacin midiendo cuidadosamente el retorno de inversin y acelerando la curva de aprendizaje. La optimizacin trae nuevas ideas que no fueron consideradas durante la implementacin del proyecto o estaban fuera de su alcance, tal como la expansin del software implementado, el hardware para hacer los procesos existentes, etc. La optimizacin debe ser planeada y ejecutada con el mismo cuidado con el que se ejecutaron los procesos de la propia implementacin. Como regla, debemos seguir una metodologa documentada, que tengan detalles del proyecto, as como fechas de compromisos y asignacin de las tareas a cada miembro. Primero, deben ser establecidos los objetivos de la optimizacin. Para ello tambin se debe evaluar el estado actual del sistema ya implementado, su funcionalidad y el impacto en los procesos actuales del negocio. El proceso de la optimizacin es una herramienta para mostrar los beneficios de la implementacin del sistema de ERP y alcanzar la esperada eficiencia organizacional. Pero al final del da, el xito de la implementacin del sistema est definido por la habilidad de la empresa de integrar y consolidar la propia funcionalidad del sistema de ERP. Optimizar no significa un fracaso del sistema actual, este proceso slo se debe ver como parte de una mejora continua. La decisin de invertir una cantidad considerable de capital en un proceso de implementacin de un sistema de ERP refleja la disponibilidad de la administracin para cambiar la manera tradicional de cmo opera la empresa. Las organizaciones que pueden adoptar y adaptarse a un sistema de ERP tienen una ventaja competitiva superior a las que no utilizan este sistema.

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9. CONCLUSIONES 1. La tecnologa ha ocupado un lugar muy importante en las organizaciones ya que ha permitido que sus procesos sean ms efectivos y eficientes. El contar con tecnologa que se adapte a los cambios constantes que se generan, es una ventaja competitiva que hace que las organizaciones sigan teniendo presencia en el mercado. 2. Con la aparicin de las herramientas tecnolgicas como el ERP que permiten la integracin de la informacin, las empresas se han visto beneficiadas en la administracin de la mayora de sus procesos. Por tanto, implantar un proyecto ERP que involucra a toda la organizacin, es un riesgo que las empresas tienen que enfrentar exitosamente si desean continuar en el mercado. Las tecnologas han pasado de ser un rea de soporte y generadora de costos a ser una necesidad estratgica. Las empresas lderes son las que estn a la vanguardia en tecnologa, son ellas las que innovan, tienen xito y sus competidoras no les queda mas remedio que imitarlas. 3. Lo que hace un ERP, no es sino ofrecer a la organizacin ser ms eficientes, pero a un precio muy alto. Se pone en riesgo todo el negocio, ya no para ser los primeros, sino para poder seguir viviendo. Con las empresas que sobrevivan, no pasara mucho tiempo en que aparezca otra nueva tecnologa, quiz tan compleja y costosa y que comprometa a la empresa como un ERP. He ah el reto: Estar preparados para el cambio, ser ms flexibles y tener una fuerte cultura organizacional preparada para afrontarlo, es decir no ser rgidos, sino estar en constantemente preparados para el cambio. Con la informacin que aqu se presenta se puede estar ms informado de lo que es un ERP y los alcances de ste; para as hacer posible una implantacin exitosa que conduzca a generar valor a la empresa.

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