ffd8ffe000104a4649460001010100 c200c20000ffee000e41646f6265006 40000000001ffdb0043000e0a0b0d0 b090e0d0c0d100f0e1116241716141 TERMINOS DE REFERENCIA PARA LA REALIZACIN DE AUDITORIAS 4162c20211a24342e3736332e32323 EXTERNAS EN LOS PROYECTOS APOYADOS POR

MANOS UNIDAS a4153463a3d4e3e32324862494e565 85d5e5d3845666d655a6c535b5d59f 1. Introduccin. fdb0043010f10101613162a17172a5 93b323b5959595959595959595959 La lucha contra la pobreza en todas sus manifestaciones, con el compromiso firme de situarse 59595959595959595959595959595 siempre al lado de los ms desfavorecidos, es el objetivo ltimo de las mujeres y hombres que 95959595959595959595959595959 formamos Manos Unidas. Con esta finalidad se viene trabajando desde hace 50 aos, apoyando 59595959595959595959ffc0001108 iniciativas locales de desarrollo, buscando mejorar las condiciones de vida de los grupos ms 0042016b03012200021101031101ff vulnerables de los pases del Sur. Para ello, desde su creacin, y en base a principios de c4001f000001050101010101010000 solidaridad, se han canalizando recursos provenientes de entidades, 00000000000001020304050607080 tanto pblicas como privadas, entidades religiosas, colegios, empresas, socios, y donantes de muy 90a0bffc400b510000201030302040 diversa ndole. 3050504040000017d010203000411 05122131410613516107227114328 El rigor y transparencia en la gestin de estos recursos, y en la rendicin de cuentas e informes, 191a1082342b1c11552d1f02433627 junto a una elevada austeridad en nuestros gastos, la ha hecho merecedora de la confianza de un 282090a161718191a25262728292a3 importante nmero de personas tanto fsicas como jurdicas, espaolas y europeas, a lo largo de 435363738393a434445464748494a5 estos aos. 35455565758595a63646566676869 6a737475767778797a838485868788 Por coherencia con el mandato institucional que tenemos, y la necesidad u obligacin de 898a92939495969798999aa2a3a4a5 continuar mostrando a nuestros donantes, pblicos y privados, el buen hacer y el valor aadido a6a7a8a9aab2b3b4b5b6b7b8b9bac2 que Manos Unidas y sus socios locales otorgan a los fondos por aquellos aportados, nos obliga a c3c4c5c6c7c8c9cad2d3d4d5d6d7d8 ser exigentes en la ejecucin de los proyectos que apoyamos, eficaces en los logros e impactos d9dae1e2e3e4e5e6e7e8e9eaf1f2f3f4 esperados y eficientes en el uso de los recursos aplicados a cada unof5f6f7f8f9faffc4001f0100030101010 de ellos. 10101010101000000000000010203 0405060708090a0bffc400b5110002 Es con esta finalidad que re recurre profesionales externos e independientes, que nos ayuden a 01020404030407050404000102770 medir tanto el impacto de nuestras acciones, mediante evaluaciones 00102031104052131061241510761 peridicas, como la eficiencia en la gestin de los recursos econmicos asignados a cada una de ellas, con ejercicios de 711322328108144291a1b1c1092333 auditoria. 52f0156272d10a162434e125f11718 191a26 Todo ello se propone desde un nimo constructivo y en la lgica de obtener aprendizajes de todas nuestras acciones, que puedan ayudar a crecer en el desempeo de nuestra misin comn, en favor de aquellos ms desfavorecidos del planeta, a todos aquellos que de una u otra forma participamos en el ciclo del proyecto apoyado por nuestra institucin.
Es dentro de este contexto donde se sita el presente documento que pretende ser una gua, en la cual se enumeran de forma no taxativa algunas recomendaciones e indicaciones, que pretenden orientar dicha verificacin externa, de los estados financieros de los proyectos de cooperacin al desarrollo apoyados por nuestra entidad, y encomendado a profesionales independientes de reconocido prestigio.

ffd8ffe000104a4649460001010100c 200c20000ffee000e41646f626500640 000000001ffdb0043000e0a0b0d0b090 El documento de formulacin del proyecto y sus posteriores modificaciones autorizadas por e0d0c0d100f0e11162417161414162c escrito. e 20211a24342e3736332e32323a41534 El Convenio de Cooperacin suscrito entre la institucin responsable del proyecto (Socio Local) 63a3d4e3e32324862494e56585d5e5d en el pas de ejecucin y Manos Unidas. . 3845666d655a6c535b5d59ffdb004301 Los procedimientos y normas especficas de Manos Unidas para la contabilidad, la gestin 0f10101613162a17172a593b323b595 financiera y la presentacin de informe, recogidos en el documento de Normas de Seguimiento, 9595959595959595959595959595959 como parte integrante del convenio de colaboracin y que obran en poder del socio local 5959595959595959595959595959595 p previamente al inicio de la ejecucin formal del proyecto. 9595959595959595959595959595959 El cumplimiento de todas las disposiciones legales vigentes en el pas, en los mbitos especficos 5959ffc00011080042016b030122000 que corresponda (Fiscal, Laboral, financiera...), y segn la propia naturaleza del proyecto, 21101031101ffc4001f0000010501010 tambin el cumplimiento de normas y procedimientos especficos en el pas de ejecucin del 1010101000000000000000001020304 p proyecto. 05060708090a0bffc400b51000020103 Finalmente, tambin indicar que este ejercicio se har en base a las Normas de Auditoria y 03020403050504040000017d0102030 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en el pas. 0041105122131410613516107227114 328191a1082342b1c11552d1f024336 27282090a161718191a25262728292a 3. Alcances: 3435363738393a434445464748494a5 35455565758595a636465666768696a La Auditoria de los proyectos financiados por Manos Unidas deber comprender una 737475767778797a838485868788898 evaluacin de los siguientes elementos: a92939495969798999aa2a3a4a5a6a7a 8a9aab2b3b4b5b6b7b8b9bac2c3c4c5c a) La marcha de la ejecucin; b) La contabilidad financiera, 6c7c8c9cad2d3d4d5d6d7d8d9dae1e2e la supervisin financiera y la presentacin de informes financieros; c) Los sistemas administrativos para el registro y la 3e4e5e6e7e8e9eaf1f2f3f4f5f6f7f8f9fa documentacin de la utilizacin de los recursos y la presentacin de informes al respecto; ffc4001f010003010101010101010101 d) La utilizacin y gestin de los equipos puestos a disposicin de la ejecucin, as como 0000000000000102030405060708090 el destino final una vez concluida la intervencin, y e) La estructura de administracin, a0bffc400b5110002010204040304070 incluida la evaluacin de si los mecanismos de control interno y registros contables son 5040400010277000102031104052131 los adecuados. 061241510761711322328108144291a 1b1c109233352f0156272d10a162434 e e125f11718191a26 La auditoria deber confirmar y certificar que: a) Los desembolsos se hacen de conformidad con las actividades y los presupuestos del documento de formulacin del proyecto. b) Los desembolsos estn respaldados por documentos suficientes. c) Los informes financieros estn bien presentados y sean precisos. d) Se mantengan una estructura de administracin, sistemas de control interno y registros contables adecuados.

2. Objetivo: La auditoria obedece al propsito de que un experto independiente examine que la administracin de los recursos del proyecto apoyado por Manos Unidas se ha realizado conforme a:

ffd8ffe000104a4649460001010100c 200c20000ffee000e41646f626500640 000000001ffdb0043000e0a0b0d0b090 5. Perfil del auditor e0d0c0d100f0e11162417161414162c 20211a24342e3736332e32323a41534 Podrn llevar adelante los ejercicios de auditoria, empresas legalmente establecidas en el 63a3d4e3e32324862494e56585d5e5d pas, as como tambin consultores independientes. 3845666d655a6c535b5d59ffdb004301 En ambos casos deber contarse con un profesional del rea financiera (Auditor Financiero, 0f10101613162a17172a593b323b595 Contador Pblico, etc.), que tenga, al menos, tres aos de experiencia en auditoria de Estados 9595959595959595959595959595959 Financieros de proyecto de desarrollo. 5959595959595959595959595959595 Que se encuentre debidamente inscrito en los registros pblicos 9595959595959595959595959595959 de empresas, o en su defecto en sus respectivos Colegios Profesionales, con permiso vigente para realizar auditorias 5959ffc00011080042016b030122000 financieras de instituciones pblicas y privadas. 21101031101ffc4001f0000010501010 1010101000000000000000001020304 05060708090a0bffc400b51000020103 6. Presentacin del informe 03020403050504040000017d0102030 Los auditores debern preparar un informe de auditoria, siguiendo 0041105122131410613516107227114 en la medida de lo posible el 328191a1082342b1c11552d1f024336 esquema que se adjunta en el punto 7 de este documento. 27282090a161718191a25262728292a El informe de auditoria deber incluir comentarios, observaciones 3435363738393a434445464748494a5 y una opinin acerca de cada 35455565758595a636465666768696a uno de los mbitos de la auditoria que se han sealado anteriormente, as como una opinin 737475767778797a838485868788898 general sobre el proyecto. A su vez se incluir una carta de recomendaciones para mejorar la a92939495969798999aa2a3a4a5a6a7a administracin en cualquiera de los mbitos de la gestin del proyecto. 8a9aab2b3b4b5b6b7b8b9bac2c3c4c5c 6c7c8c9cad2d3d4d5d6d7d8d9dae1e2e El informe se presentar en duplicado, timbrado y firmado en todas sus pginas, en los plazos 3e4e5e6e7e8e9eaf1f2f3f4f5f6f7f8f9fa establecidos, en las oficinas de la contraparte local. Adems se enviar directamente a Manos ffc4001f010003010101010101010101 Unidas una copia de toda la informacin en formato electrnico. 0000000000000102030405060708090 a0bffc400b5110002010204040304070 7. Esquema referencial del modelo de informe de Auditoria: 5040400010277000102031104052131 061241510761711322328108144291a En la medida de lo posible el informe de auditoria incluir, sin 1b1c109233352f0156272d10a162434 que esta enumeracin sea ni exclusiva ni excluyente, los elementos siguientes: e125f11718191a26 7 7.1. Identificacin del Proyecto: R Referencia del Proyecto: T Titulo del proyecto: P Pas de ejecucin: N Nombre de la institucin responsable de la ejecucin del proyecto: Importe de la subvencin total comprometida por Manos Unidas al proyecto: a O Otras aportaciones: Coste total del proyecto (incluye las diferentes aportaciones comprometidas al proyecto y s se recogen ser presupuesto del documento de formulacin del proyecto): 4. Perodo que en el objeto de auditoria Fecha de inicio real de las actividades, fecha de finalizacin (estimada en caso de ser e evaluacin aplicar todo el tiempo que ha previsto ejecucin del proyecto. meses: La auditoria se intermedia) y plazo inicialmente durado lade ejecucin expresado enLa cual estar D Descripcin resumida del proyecto: definida por la comunicacin de fecha de inicio del proyecto y la duracin segn la indicada en el N de beneficiarios reales, directos e indirectos: convenio de colaboracin firmado entre ambas instituciones, siempre y cuando no se hayan producido ampliaciones en el cronograma de actividades, en cuyo caso deben ser respaldadas por la correspondiente autorizacin por parte de Manos Unidas.

ffd8ffe000104a4649460001010100c 200c20000ffee000e41646f626500640 000000001ffdb0043000e0a0b0d0b090 7.2. Antecedentes y alcance del trabajo: e0d0c0d100f0e11162417161414162c 20211a24342e3736332e32323a41534 Se har una referencia a la fecha en que se firm el convenio entre el/los socios locales y 63a3d4e3e32324862494e56585d5e5d Manos Unidas, la finalidad del mismo y una referencia explcita al periodo temporal que 3845666d655a6c535b5d59ffdb004301 cubre el trabajo de revisin realizado. De la misma manera se har una referencia a los 0f10101613162a17172a593b323b595 principios aplicados para realizar la auditoria. 9595959595959595959595959595959 5959595959595959595959595959595 9595959595959595959595959595959 7.3. Documentacin examinada: 5959ffc00011080042016b030122000 21101031101ffc4001f0000010501010 La empresa de auditoria, auditor independiente, contador pblico u otra entidad independiente, 1010101000000000000000001020304 responsable de esta revisin deber tener acceso a los originales o copias de todos los 05060708090a0bffc400b51000020103 documentos y archivos del proyecto que corresponda, realizndose una referencia explcita a la 03020403050504040000017d0102030 documentacin verificada, y a aquella que no fuese posible justificar los motivos. Tambin tendr acceso a toda la correspondencia sostenida en el marco de la gestin0041105122131410613516107227114 del proyecto. As mismo se 328191a1082342b1c11552d1f024336 har referencia a la disponibilidad del socio local para colaborar en las labores de revisin y en el 27282090a161718191a25262728292a suministro adecuado en tiempo y forma de informacin y documentacin solicitada. En caso de 3435363738393a434445464748494a5 surgir alguna imposibilidad fsica se har referencia a los motivos que lo originaron. 35455565758595a636465666768696a 737475767778797a838485868788898 a92939495969798999aa2a3a4a5a6a7a 7.4. Resultado de la Auditoria: 8a9aab2b3b4b5b6b7b8b9bac2c3c4c5c 6c7c8c9cad2d3d4d5d6d7d8d9dae1e2e El informe de auditoria proporcionar una opinin a cerca de: 3e4e5e6e7e8e9eaf1f2f3f4f5f6f7f8f9fa ffc4001f010003010101010101010101 Grado de consecucin de los resultados del proyecto: 0000000000000102030405060708090 a0bffc400b5110002010204040304070 a) Se comparar lo aprobado en el documento de formulacin del proyecto, 5040400010277000102031104052131 sealando las posibles modificaciones autorizadas, con lo realmente alcanzado a la fecha, 061241510761711322328108144291a constatndose el grado de eficiencia del uso de los recursos y el grado de pertinencia y 1b1c109233352f0156272d10a162434 adecuacin de los mismos a la realidad del proyecto. e125f11718191a26 b) Se observar la coherencia de la informacin, contenida en el ltimo Informe Tcnico -Narrativo / Econmico elaborado por el Socio Local, con la realidad analizada. c) Se constatar el grado de satisfaccin de los beneficiarios del proyecto obtenido mediante un muestreo entre los mismos a cerca de los bienes y servicios recibidos por el proyecto. Origen, depsito y movimientos bancarios de los de los fondos transferidos desde Manos Unidas al proyecto a) Se cotejar la recepcin de los fondos recogidos en el convenio de colaboracin y periodificados por medio de uno o varios desembolsos, segn el convenio firmado, as como las posibles ampliaciones presupuestarias autorizadas y desembolsadas. Para ello se proceder a la revisin de la documentacin bancaria que acredite las trasferencias de fondos. b) Se verificar que la gestin de los fondos externos transferidos desde Manos Unidas sea realizada en una o varias cuentas bancarias, empleadas en exclusiva para la gestin de estos fondos. c) Se examinarn los cambios de moneda realizados, revisando la documentacin soporte.

ffd8ffe000104a4649460001010100c 200c20000ffee000e41646f626500640 000000001ffdb0043000e0a0b0d0b090 d) Se analizarn las diferencias positivas y negativas producidas por las e0d0c0d100f0e11162417161414162c fluctuaciones de los tipos de cambio entre las monedas de transferencia, de presupuesto y 20211a24342e3736332e32323a41534 de gasto. 63a3d4e3e32324862494e56585d5e5d e) Se comprobar la titularidad de las cuentas bancarias especficas. 3845666d655a6c535b5d59ffdb004301 f) Se verificarn los importes devengados en concepto de rendimientos financieros 0f10101613162a17172a593b323b595 durante el depsito de los fondos en las cuenta/s empleadas para la gestin en exclusiva 9595959595959595959595959595959 5959595959595959595959595959595 de los fondos del proyecto. 9595959595959595959595959595959 g) Se verificar el adecuado uso de la liquidez (Tesorera) respecto a los fondos a 5959ffc00011080042016b030122000 plazo y activos financieros. 21101031101ffc4001f0000010501010 1010101000000000000000001020304 Aplicacin de los fondos: Grado de justificacin de los gastos producidos en el proyecto: 05060708090a0bffc400b51000020103 03020403050504040000017d0102030 0041105122131410613516107227114 a) Para ello se revisar el 100% de las facturas, recibos y soportes documentales de los gastos incurridos a cargo del proyecto verificndose328191a1082342b1c11552d1f024336 la cancelacin total de los 27282090a161718191a25262728292a mismos mediante su efectivo pago. 3435363738393a434445464748494a5 b) Se verificar que todos los documentos justificativos cumplen con la legislacin 35455565758595a636465666768696a del pas de ejecucin del proyecto. 737475767778797a838485868788898 c) Todas las facturas originales deben ir diligenciadas con un sello en el que se a92939495969798999aa2a3a4a5a6a7a indique que el proyecto ha sido financiado por Manos Unidas y el titulo o nmero de 8a9aab2b3b4b5b6b7b8b9bac2c3c4c5c referencia dado por MMUU. 6c7c8c9cad2d3d4d5d6d7d8d9dae1e2e d) La fecha de las facturas y justificantes de gastos con3e4e5e6e7e8e9eaf1f2f3f4f5f6f7f8f9fa cargo a la financiacin, ha de estar comprendida dentro del plazo de ejecucin real del proyecto. ffc4001f010003010101010101010101 e) Todos los gastos imputados al proyecto se ajustarn a las partidas que se 0000000000000102030405060708090 establecen en el presupuesto aprobado por Manos Unidas. a0bffc400b5110002010204040304070 5040400010277000102031104052131 Grado de utilizacin de los fondos entre las partidas presupuestarias contenidas en la 061241510761711322328108144291a planificacin presupuestaria del proyecto: 1b1c109233352f0156272d10a162434 e125f11718191a26 a) Se proceder a hacer una comparativa entre el presupuesto inicialmente previsto, con las posibles modificaciones aprobadas, con lo realmente ejecutado en cada uno de los conceptos presupuestarios, diferenciando los distintos cofinanciadores. Este estudio comparativo se realizar por cada una de las anualidades en que se desagreg el p presupuesto del proyecto. Grado de rigor en las operaciones y controles financieros establecidos.

7.5.

ffd8ffe000104a4649460001010100c200c20000ff ee000e41646f626500640000000001ffdb0043000 e0a0b0d0b090e0d0c0d100f0e111624171614141 62c20211a24342e3736332e32323a4153463a3d4 e3e32324862494e56585d5e5d3845666d655a6c5 e) Examen de la adecuacin y conveniencia de los mecanismos aplicados para la 35b5d59ffdb0043010f10101613162a17172a593b autorizacin de las transacciones, el procedimiento de compras, controles de almacn, 323b595959595959595959595959595959595959 5959595959595959595959595959595959595959 inventarios y uso de equipos. 595959595959595959595959ffc00011080042016 b03012200021101031101ffc4001f000001050101 Otros aspectos de inters sobre el proyecto desarrollado: 0101010100000000000000000102030405060708 090a0bffc400b5100002010303020403050504040 000017d010203000411051221314106135161072 27114328191a1082342b1c11552d1f0243362728 a) Se verificar el grado de cumplimiento de otros aportes locales, como los 2090a161718191a25262728292a3435363738393 institucionales, otras entidades de cooperacin, gobiernos a434445464748494a535455565758595a6364656 locales y otros. 66768696a737475767778797a838485868788898 b) Se verificar la adecuacin de los costes unitarios y globales aplicados para a92939495969798999aa2a3a4a5a6a7a8a9aab2b calcular las aportaciones locales (valorizacin terrenos, mano de obra, materiales, etc.). 3b4b5b6b7b8b9bac2c3c4c5c6c7c8c9cad2d3d4d5 d6d7d8d9dae1e2e3e4e5e6e7e8e9eaf1f2f3f4f5f6f 7f8f9faffc4001f0100030101010101010101010000 c) Se comprobar el cumplimiento de plazos para la ejecucin del proyecto y en la 000000000102030405060708090a0bffc400b5110 0020102040403040705040400010277000102031 remisin de los diferentes informes acordados en el convenio de colaboracin. d) Se 104052131061241510761711322328108144291a verificar la aplicacin de los rendimientos financieros a los1b1c109233352f0156272d10a162434e125f11718 gastos 191a26 generados por el proyecto.

e) En aquellas ocasiones donde un proyecto incluya varias auditorias, los auditores debern verificar que las recomendaciones de la auditoria anteriores se hayan llevado a al prctica e informarn al respecto en la auditoria del ao en curso. f) Se revisar el programa de microcrdito o fondo rotativo, si este existe en el p proyecto, teniendo en cuenta los siguientes conceptos: S Situacin legal del fondo. E Estrategia de intervencin. S Servicios ofrecidos a los clientes. A Anlisis del sistema de aprobacin de crditos. T Tamao del fondo de crdito. C Crdito liberado en perspectiva histrica. N N de clientes activos. Tipos de crdito (tamao, inters, plazos, sector, garantas y otros). ( M Morosidad a 30 das. S Sostenibilidad operacional del fondo en perspectiva histrica. Organigrama, N de agentes de crdito y gestores del fondo. 7.6. Observaciones, conclusiones y recomendaciones: Adjuntar una carta de recomendaciones con la descripcin detallada de las principales conclusiones y observaciones con indicacin de quien es el encargado de la aplicacin de cada recomendacin y el grado de urgencia, estableciendo una graduacin jerrquica segn su Se expresar una valoracin sobre: trascendencia. 7 7.7. Relacin de Anexos:interno aplicado y los controles especficos en la contabilizacin con la a) El control finalidad de cerciorarse de que estos sean adecuados y atiendan de forma eficaz y I eficiente a las necesidades del proyecto. Informe sobre el sistema de control interno. Relacin completa ydel proceso de documentacin y contabilidad de los gastos incurridos. b) Examen detallada de los documentos justificativos de los gastos (Registro de datos). c)) Examen del ritmo de gasto y si procede la determinacin y evaluacin de las 1 Otros causas de demora y los saldos existentes en cada moneda/cuenta . d) Examen de los controles establecidos para el cumplimiento de la ejecucin presupuestaria por aos y el control a las desviaciones presupuestarias.

Diferenciar los saldos del ahorro/exceso de gasto por la ejecucin de actividades y de las diferencias de cambios sealadas en el punto d) de la pgina 7.