UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCO

<Sistema General de abastecimiento> Target-Organization Assessment

Version <1.0>

<Project Name> Target-Organization Assessment SGA_target.doc

Version: <1.0> Date: <09/05/2011>

Revision History
Date <09/05/2011> Version <1.0> Description Detalles generales Author Rojas Romero, Veronica Lourdes

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<Company Name>, 2012

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Table of Contents
1. Introduction 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 2. 3. Purpose Scope Definitions, Acronyms, and Abbreviations References Overview 4 4 4 4 4 4 4 5 5 5 5 5 5 6 6 6 Error! Bookmark not defined. Error! Bookmark not defined. Error! Bookmark not defined. Error! Bookmark not defined.

Business Context External Factors 3.1 3.2 3.3 Customers Competitors Other Stakeholders

4.

Internal Factors 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 Business Processes Supporting Tools Internal Organization Competencies, Skills, and Attitudes Capacity for Change

5.

Assessment Conclusion 5.1 5.2 Problems Areas Applicable New Technologies

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Target-Organization Assessment
1. Introduction
El presente documento contendr la informacin necesaria acerca de la organizacin para la cual vamos a realizar el anlisis. La organizacin mencionada es la Universidad Nacional Mayor de San Marco (UNMSM), y dentro de sta, nos encargaremos de estudiar a las oficinas de Abastecimiento que hay en cada facultad. 1.1 Purpose Las oficinas de abastecimiento que se encuentra en cada facultad de la UNMSM estn encargadas de satisfacer los requerimientos de materiales utilizados a las dems unidades existentes en cada facultad, por lo que es de suma importancia que estas oficinas administren de manera correcta los bienes con los que cuenta su inventario. Scope Este documento tiene como finalidad mostrar la evaluacin de las oficinas de Abastecimiento de la Universidad Nacional Mayor de San Marco. Definitions, Acronyms, and Abbreviations Ver el documento SGA_ business Glosario. References Resolucin Directoral N 003-2009-EF/76.01 para el manejo de las partidas 2009. Ver Documento en la carpeta Documentos/RD003_2009EF7601.pdf. Ley N 28411 Ley General del sistema Nacional de Presupuesto. Ver Documento en la carpeta Documentos/Ley28411.pdf. Overview Las oficinas de Abastecimiento pretenden convertirse en las oficinas de mayor eficiencia en la UNMSM, esforzndose en brindar una oportuna prestacin de los servicios indispensables para el desarrollo de las dems dependencias de cada Facultad para que estos puedan cumplir con sus labores de la mejor; as como por el mantenimiento y conservacin de los bienes de cada facultad.

1.2

1.3 1.4

1.5

2.

Business Context
Las oficinas de Abastecimiento estn ubicadas en las diferentes facultades de la UNMSM. Estas oficinas dependen econmicamente de la Direccin Administrativa de cada una de las facultades que le corresponda. Son las nicas encargadas de brindar los servicios indispensables para el correcto funcionamiento de la cada facultad y velar por la correcta administracin de los bienes cada facultad. Su funcionamiento est normado por la Direccin Nacional del Presupuesto Pblico que es el rgano rector del Sistema Nacional de Presupuesto, segn la Ley N 28411. Actualmente realizan sus labores manualmente, sindole muy costoso, en tiempo y dinero, un error en algn pedido. En las oficinas tienen como mximo 3 computadoras instaladas y conectadas a la red de su facultad.

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3.
3.1

External Factors
Customers Dependencia de cada facultad: Es toda aquella oficina o unidad que existe en cada Facultad de la UNMSM, la cual puede solicitar pedidos de materiales a la oficina de abastecimiento. Competitors Software ERP al alcance del segment Pyme. - SysGestin ERP es un software modular de ltima generacin completamente integrado con el cual no necesitar re digitar o reprocesar informacin, contando adems con herramientas de Gestin y Control. Easy WMS: Es un software de gestin de almacenes dirigido a empresas de cualquier envergadura y dedicadas a los ms diversos sectores de actividad ya que encaja en cualquier compaa: desde una pequea empresa con un almacn convencional hasta el control logstico de un aeropuerto. Tiene como principal objetivo controlar, coordinar y gestionar todos los procesos que se desarrollan en un almacn.

3.2

3.3

Other Stakeholders Director Administrativo: Es el ente regulador de las actividades de las oficinas de abastecimiento. A l se le entregan los reportes mensualmente. Proveedores de Abastecimiento: Los encargados de abastecer a la facultad de los productos que se les solicitan.

4.
4.1

Internal Factors
Business Processes Las oficinas de Abastecimiento realizan tres procesos principales, dentro de los cuales existen varios subprocesos. Entrada o Gestionar Orden de Compra: En este proceso, las oficinas de Abastecimiento analiza sus requerimientos de compra de productos a almacn, analiza las diversas propuestas recibidas de los proveedores y enva sus pedidos a los proveedores adecuados. o Recepcionar Productos de Compra: En este proceso se llevar a cabo el ingreso de productos al almacn, previa verificacin, mediante una orden de compra.

Salida o Registrar Pedido de Salida: Es durante este proceso que la unidad atiende los pedidos de productos de las dependencias que haya en cada facultad, verifica si existen en almacn, si hay stock suficiente y genera de la PECOSA respectiva. o Almacn o Confidential Gestionar Stock: Este proceso se lleva a cabo cada vez que el Jefe de la oficina de <Company Name>, 2012 Page 5 of 6 Entregar Pedido: En este proceso se muestra como se realiza la entrega de los productos, solicitados mediante PECOSAs, a las diferentes dependencias que haya en cada facultad.

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abastecimiento actualiza la informacin de algn producto existente en el almacn, o al ingresarse uno nuevo.

4.2

Supporting Tools Actualmente, las oficinas de abastecimiento realizan todo registro de sus actividades de forma manual. Sin embargo, tiene instalado en sus estaciones de trabajo el Sistema Operativo Windows XP y utiliza las aplicaciones Word y Excel para editar sus documentos. Internal Organization Revisar el organigrama_unmsm.xls que hay en la Carpeta Competencies, Skills, and Attitudes Los usuarios del Sistema tienen los siguientes perfiles: Jefes de cada oficina de abastecimiento: o Son las encargadas de velar por el cumplimiento de las normas en el ingreso y salida de tiles del almacn. o Tiene conocimientos de Ofimtica. o Personas proactiva, dispuesta al cambio. Asistentes de cada oficina de abastecimiento: o Registrar el ingreso de los nuevos productos al almacn y se encarga de la admisin de los pedidos. o Tiene conocimientos bsicos de Ofimtica. o No se opone al cambio.

4.3

4.4

5.
5.1

Assessment Conclusion
Problems Areas Las computadoras que hay en cada oficina de abastecimento de cada facultad son muy antiguas. Existe rechazo por parte de sus trabajadores hacia un software que automatice sus procesos. El proceso que se sigue en las distintas facultades son en su minora distintos. Applicable New Technologies Frameworks JSF, GXT, etc Aplicaciones mviles.

5.2

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