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Funes Administrativas
PLANEJAMENTO
Importncia ......................................................................................................................................................................................... 1
Significado .......................................................................................................................................................................................... 2
Princpios ............................................................................................................................................................................................ 2
Elementos Do Planejamento ............................................................................................................................................................... 2
Tipos De Planos .................................................................................................................................................................................. 2
Limitaes Do Planejamento .............................................................................................................................................................. 3
Logstica E Estratgica ....................................................................................................................................................................... 3
O Processo Da Tomada De Deciso ................................................................................................................................................... 3
Planejamento Eficaz............................................................................................................................................................................ 4
ORGANIZAO.............................................................................................................................................................................. 4
Natureza .............................................................................................................................................................................................. 4
Finalidade Da Organizao................................................................................................................................................................. 4
Os Fundamentos Da Organizao Formal .......................................................................................................................................... 4
Diviso De Trabalho ........................................................................................................................................................................... 4
Especializao..................................................................................................................................................................................... 4
Responsabilidade ................................................................................................................................................................................ 4
Autoridade .......................................................................................................................................................................................... 4
Alcance De Controle........................................................................................................................................................................... 5
Departamentalizao Bsica ............................................................................................................................................................... 5
Critrios .............................................................................................................................................................................................. 5
Delegao ........................................................................................................................................................................................... 5
Princpios............................................................................................................................................................................................ 6
Tcnicas .............................................................................................................................................................................................. 6
Funes De Linha E Assessoria.......................................................................................................................................................... 6
Tipos De Estrutura ..............................................................................................................................Erro! Indicador no definido.
Linha (linear) ......................................................................................................................................Erro! Indicador no definido.
Funcional ............................................................................................................................................Erro! Indicador no definido.
Linha-Staff ..........................................................................................................................................Erro! Indicador no definido.
Comisses ...........................................................................................................................................Erro! Indicador no definido.
A Organizao Informal ..................................................................................................................................................................... 8
Caractersticas..................................................................................................................................................................................... 8
Implicaes ......................................................................................................................................................................................... 9
A Organizao Eficaz ......................................................................................................................................................................... 9
DIREO ......................................................................................................................................................................................... 9
Natureza .............................................................................................................................................................................................. 9
Fundamentos Da Direo.................................................................................................................................................................... 9
Motivao ......................................................................................................................................................................................... 10
COORDENAO .......................................................................................................................................................................... 10
Comunicao .................................................................................................................................................................................... 10
Liderana .......................................................................................................................................................................................... 11
A Direo Eficaz............................................................................................................................................................................... 11
CONTROLE.................................................................................................................................................................................... 11
Conceitos .......................................................................................................................................................................................... 11
Objetivos Do Controle ...................................................................................................................................................................... 12
O Processo De Controle.................................................................................................................................................................... 12
Premissas Para Institucionalizao Do Controle............................................................................................................................... 12
Tcnicas De Controle........................................................................................................................................................................ 12
Controle Geral Do Desempenho ....................................................................................................................................................... 12

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Funes Administrativas
PLANEJAMENTO
Importncia
Sem o planejamento impossvel executar as demais funes administrativas.
Significado
Planejar "fazer um plano" do que deve ser feito e como deve ser feito, baseado numa
previso, a fim de atingir os objetivos da empresa.
Princpios
1) Flexibilidade: Os planos devem poder ser adaptados, segundo margens de tolerncia
2) Preciso: Os planos devem ser o mais exatos possvel
3) Reajustamentos: Os planos, em si, necessitam ser periodicamente reajustados
Elementos Do Planejamento
1) Plano: Como alcanar os objetivos
2) Objetivos: As "finalidades" da organizao (posio no mercado, rentabilidade,
qualidade, produo, etc)
3) Estratgia: Esforo global para atingir os objetivos gerais da empresa
4) Ttica: Esforo especfico dentro do plano estratgico
5) Eficincia: Fazer corretamente o trabalho
6) Eficcia: Fazer o trabalho mais relevante para os objetivos da empresa
7) Metas: Resultados planejados (esperados)
Tipos De Planos
TIPO
DEFINIO
Procedimento Relacionados com "mtodos de
s
trabalho"

Oramentos

Relacionados com "dinheiro" de

receitas ou despesas, em um

CARACTERSTICAS
Quase sempre, so planos
operacionais
Geralmente, so representados por
fluxogramas
Estratgicos: Quando envolvem a
empresa como um todo e abrangem

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determinado perodo de tempo
um longo prazo (ex: planejamento
financeiro estratgico)
Tticos: Quando cobrem um
departamento da empresa, a mdio
prazo (ex: oramento departamental
de propaganda anual)
Operacionais: Quando sua dimenso
local e so de curto prazo (ex:
oramentos de reparos)
Programas ou Relacionados com o "tempo",
Os mais simples so os
programaes geralmente se baseiam na correlao
"cronogramas" e os mais complexos
entre tempo e atividades
so como o PERT
Regras,
Relacionados com o
Quase sempre so planos
normas ou
"comportamento", especificam
operacionais (ex: normas para
regulamentos como as pessoas devem comportarincndio)
se em determinadas situaes,
visando restringir o grau de
liberdade em determinadas situaes

Limitaes Do Planejamento
Logstica E Estratgica
A estratgica d apenas a probabilidade em relao ao futuro, e no a certeza.
Planejamento Estratgico
1) Determinao dos objetivos da empresa: Globais e departamentais
2) Anlise interna: Dos recursos, da estrutura organizacional e do desempenho da
empresa, para definir os pontos fracos e fortes
3) Anlise externa do ambiente: Dos mercados, da concorrncia e dos fatores externos
(economia, poltica, sociedade, cultura, leis, etc)
4) Formulao das alternativas estratgicas: Para alcanar os objetivos da empresa,
baseadas nas condies internas e externas
O Processo Da Tomada De Deciso
a seqncia de etapas que formam uma deciso.
Etapas
1) Percepo da situao
2) Anlise do problema
3) Definio dos objetivos
4) Procura de alternativas de soluo
5) Avaliao dessas alternativas
6) Seleo da alternativa mais adequada

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7) Implementao da alternativa escolhida
Planejamento Eficaz
Para o planejamento ser eficaz necessrio ser preciso e flexvel.

ORGANIZAO
Natureza
Organizar constituir o duplo organismo, material e social (a estrutura formal) da
empresa.
Finalidade Da Organizao
Para haver a Administrao necessria a Organizao.
Os Fundamentos Da Organizao Formal
o conjunto de cargos funcionais e hierrquicos, orientados para o objetivo da empresa.
Diviso De Trabalho
a especializao das pessoas, atravs da designao de tarefas especficas a cada uma
das partes da empresa, para aumentar a eficincia.
Quanto maior a diviso do trabalho, maior a eficincia da empresa.
Tipologia
1) Vertical: Segundo o nvel hierrquico, definindo os diferentes escales e seus nveis
de autoridade (cargo)
2) Horizontal: A diviso a nvel das atividades, num mesmo nvel hierrquico
(funes). Ex: Departamentos ou sees de uma mesma diretoria, com funes
distintas
Especializao
A diviso de trabalho conduz especializao.
Responsabilidade
a cobrana exigida na realizao dos deveres.
Autoridade

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o direito de dar e o poder (moral = voluntrio, ou coercitivo = pela fora ou duplo) de
se fazer obedecer, no comando da execuo de algo, conforme a maneira considerada
adequada pelo possuidor da autoridade, para os objetivos da empresa.
A autoridade o fundamento da responsabilidade.
Alcance De Controle
Uma pessoa deve receber ordens de apenas um superior (unidade de comando),
formando uma linha de autoridade do escalo mais alto at o mais baixo (cadeia escalar)
.
Quanto mais o funcionrio sobe na estrutura da empresa, sua amplitude de controle
diminui.
Quanto maior o nmero de subordinados por chefe, menor o nmero de nveis
hierrquicos da empresa.

Nmero de subordinados maior que a amplitude administrativa: Perda de controle,

desmotivao, ineficincia de comunicaes, decises demoradas e mal
estruturadas, queda no nvel de qualidade de trabalho
Nmero de subordinados menor que a amplitude administrativa: Capacidade ociosa
do chefe, custos administrativos maiores, falata de delegao, desmotivao, pouco
desenvolvimento dos subordinados

Departamentalizao Bsica
a escolha os critrios (normalmente mais de um ) para a homogeneidade da diviso de
trabalho, dos rgos que compem a estrutura da empresa (horizontal).

Critrios
1) Por funes (funcional): De acordo com as funes bsicas desempenhadas
2) Por produtos ou servios: De acordo com o produto ou servio realizado
3) Por localizao geogrfica (territorial ou regional): De acordo com a localizao
(regio, estado, etc) onde o trabalho ser executado, ou uma rea de mercado a ser
servida pela empresa
4) Por clientela: De acordo com o tipo (sexo, idade, renda, etc) de pessoas para quem o
trabalho executado
5) Por fases do processo (ou por processamento): De acordo com a seqncia do
processo produtivo, operacional, mquina ou equipamento utilizado (departamento
de lquidos, slidos, etc)
6) Por projetos: De acordo com as sadas e resultados relativos a um ou vrios projetos
da empresa
Delegao
a transferncia de determinado nvel de autoridade de um chefe para um subordinado,
criando a correspondente responsabilidade pela execuo da tarefa delegada. Muito
embora a responsabilidade original, do chefe para com seu superior, no possa ser
delegada ("Pode-se delegar autoridade, mas no responsabilidade").

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Princpios
1) A autoridade deve ser delegada at o ponto e na medida necessria para a realizao
dos resultados esperados
2) A autoridade deve ser proporcional ao nvel de responsabilidade alocada no cargo
e/ou funcionrio
3) A responsabilidade no pode ser delegada., pois nem o chefe nem o subordinado
podem livrar-se completamente de suas obrigaes, designando outros para realizlas
4) A clareza fundamental, com designao precisa, entendida e aceita
Tcnicas
1) Selecionar o subordinado adequado
2) Proporcionar um nvel de autoridade compatvel com as atividades exercidas pelo
subordinado
3) Explicar com preciso e clareza as atividades e resultados esperados
4) Recompensar, de alguma forma, um bom resultado apresentado pelo subordinado
5) Criar condies adequadas de motivao
6) Estabelecer controles adequados, divulgados e aceitos
7) Treinar e ajudar os subordinados em suas atividades
8) Evitar perda excessiva de poder, mas estar disposto a "abrir mo" de determinadas
atividades que provoquem uma situao adequada de motivao nos subordinados
9) Ter adequados canais de comunicao
10) Ter disposio para aceitar erros dos outros
11) Incrementar o nvel de participao nos subordinados
12) Perceber que os subordinados tm muito a contribuir no processo decisrio na rea
de sua especializao
13) Desenvolver o processo de planejamento para que a delegao possa ocorrer antes
do fato, e no depois do fato consumado
14) Desenvolver adequado nvel de confiana nos subordinados, por meio de
treinamento, participao, reconhecimento e troca de idias
15) Criar condies para forar os subordinados a tomarem decises, dando-lhes ao
mesmo tempo o apoio que se fizer necessrio
16) No criticar excessivamente quando os subordinados cometem enganos
17) Fazer com que os subordinados saibam o que tem de ser feito e quais os resultados
esperados, incluindo o nvel de qualidade e o prazo de realizao
18) Prover incentivos adequados para que que os subordinados se sintam dispostos a
aceitar maior delegao
19) Desenvolver uma estrutura organizacional que proporcione incremento no processo
de delegao
20) Deve-se ficar, concentrando os esforos, com as atividades que mais contribuem
para os objetivos desejados, delegando as demais aos subordinados
Funes De Linha E Assessoria
De Linha
So aquelas responsveis diretamente pelos destinos da empresa. So ligadas a
atividades-fins, de operacionalizao da empresa. Ex: Numa empresa de varejo ->
compras, vendas e finanas).

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Assessoria
So rgos que oferecem seus servios, conselhos e consultoria aos rgos de linha, que
no tm condies de o fazer por si prprios. So ligadas a atividades-meio, de
aconselhamento, anlise e estudo das atividades do chefe, procurando liber-lo de
alguns estudos e pareceres. Possuem, assim, apenas autoridade de especialista, e no
autoridade de comando.
DEFINIO
VANTAGENS
DESVANTAGENS OBSERVA
ES
Pode levar
Baseada na hierarquia De fcil
Possue
entre superior e
compreenso
rigidez
aspecto
Possue clara
piramidal
subordinados, em suas
linhas diretas e nicas
definio das
Pode tornar-se
responsabilidade
de autoridade e
autocrtica
A mais
responsabilidade
simples e
antiga
De fcil
Torna o chefe um
implantao
Sua principal
generalista
caracterstica a
Adotada em
"unidade de comando" Estvel
pequenas
Congestiona as
empresas ou
linhas de
em empresas
comunicao,
incipientes
medida em que a
empresa cresce
Possui
linhas
Torna as
formais de
comunicaes
comunica
demoradas e
o
sujeitas a
distores
Possui linhas
Baseada na
Permite uma
Pode levar
"especializao" das
melhor superviso
perda de
diretas de
comunicao
funes para cada
tcnica
comando, traz
tarefa
problemas quanto
delimitao de
Desenvolve
responsabilidades
comunicaes
A autoridade
sem
funcional e as
decises so
intermedirios,
Tem tendncia a
delegadas aos
permite um
concorrncia
especialistas
melhor
entre especialistas
planejamento e
controle, por lhes Existe tenso e
separar da
conflitos
execuo
Gera confuso
quanto aos
objetivos
A combinao da
Assegura
Pode proporcional Complexa
organizao linear
assessoria
conflitos entre os
com a funcional
especializada
rgos de linha e Mais
de assessoria
empregada
atualmente
Propicia atividade

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conjunta entre os H dificuldades
rgo de linha e
em manter seu
de staff
equilbrio

um grupo de
Permitem
pessoas a quem se d
Tomadas de
um assunto para
decises e
estudar
julgamentos
grupais
Ajudam a
Coordenao
Consolidam a
Transmisso de
informaes

Evitam a
delegao de
autoridade

Permitem a
consolidao de
autoridade em
diversos nveis

Possui linhas
formais e
diretas de
comunicao
Podem levar
Podem ser
perda de tempo na
formais,
tomada de
informais,
decises
temporrias e
relativamente
permanentes
Custo de tempo e
dinheiro
til quando
se faz
Substituio do
necessrio o
administrador
julgamento
(tira e debilita o
de diversas
comando)
pessoas, uma
grande
Absorvem tempo
variedade de
til de numerosos
informaes
participantes
ou uma
efetiva
Diviso da
coordenao
responsabilidade

Exige um
presidente ou
coordenador
excepcionalmente
eficiente

A Organizao Informal
aquela que emerge espontnea e naturalmente entre as pessoas que ocupam posies
na organizao formal, a partir de relacionamentos de amizade como ocupantes dos
cargos.
Caractersticas
1) Relaes de coeso ou de antagonismo: Os indivduos na empresa criam relaes
pessoais de simpatia ou antipatia, de durao e intensidade extremamente variveis
2) Status: Da, integram-se em grupos informais, onde cada qual, independentemente
da sua posio formal, adquire uma determinada posio social ou "status", um
funo do seu papel em cada grupo
3) Colaborao espontnea: A organizao informal existe em toda empresa e
necessria colaborao efetiva, uma vez que existe nela um alto ndice de
colaborao expontnea a ser aproveitado em favor da empresa

4)
5)
6)
7)
8)

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A possibilidade da oposio organizao informal: Quando no bem tratada, a
organizao formal pode ser opor formal, em desarmonia com os objetivos da
empresa
Padres de relaes e atitudes: Os grupos informais desenvolvem, espontaneamente,
padres de relaes e atitudes, que passam a ser aceitos e assimilados pelos seus
componentes, pois traduzem os interesses do grupo
Mudanas de nveis e alteraes dos grupos informais: A mudana de nvel
funcional pode levar o indivduo ingressar em outros grupos informais. Portanto,
as mudanas na organizao tendem a alterar os grupos informais
A organizao informal transcende a formal: A durao e natureza das relaes nos
grupos informais transcendem as meramente formais, pois escapa ao local fsico e
horrio da empresa
Padres de desempenho nos grupos informais: Os padres de desempenho
estabelecidos pelos grupos informais nem sempre correspondem aos da organizao
formal, dependendo do grau de motivao do grupo quanto aos objetivos da
empresa

Implicaes
A organizao formal, uma vez inerente a qualquer empresa, deve ser considerada, a
fim de encontrar-se o equilbrio entre ela e a organizao formal, visando os prprios
objetivos da empresa.
A Organizao Eficaz
Uma organizao eficaz precisa garantir:
1)
2)
3)
4)
5)

Centralizao sensvel
Conforto
Conselho competente
Obedincia ao planejado
Ordem

DIREO
Natureza
Direo a tomar decises continuamente, incorporando-as em ordens e instrues
especficas e gerais, funcionado como lder da empresa.

Fundamentos Da Direo
Para que o "planejamento" e a "organizao" funcionem, precisam ser dinamizados pela
orientao a ser dada s pessoas, por meio de uma adequada comunicao, liderana e
motivao. Isso direo.

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Motivao
a tenso que leva o indivduo a alguma forma de comportamento, visando satisfao
de uma necessidade.
toda descarga de tenso em funo do retorno ao equilbrio psicolgico, no homem.
A motivao procura explicar o comportamento humano.
Conceitos
1) Ciclo motivacional: O equilbrio psicolgico do homem pode ser quebrado por um
estmulo que cria uma necessidade. Essa necessidade provoca uma tenso que
conduz a um comportamento em direo satisfao da necessidade. Essa
necessidade, quando satisfeita, faz o organismo retornar ao seu equilbrio, at que
outro estmulo sobrevenha
2) Frustrao: a no liberao da tenso, que resultaria na satisfao da necessidade,
mantendo o organismo em desequilbrio. A frustrao pode levar desorganizao
do comportamento, agressividade, reaes emocionais (insnia, distrbios
digestivos, ansiedade, stress, etc) e alienao ou apatia
3) Compensao (ou transferncia): a satisfao de uma necessidade, impossvel de
ser mantida, atravs de outra necessidade complementar ou substituta, reduzindo ou
evitando a frustrao
TEORIA X
As pessoas so preguiosas e indolentes
As pessoas evitam o trabalho
As pessoas evitam a responsabilidade, a fim de
se sentirem mais seguras
As pessoas precisam ser controladas e dirigidas
As pessoas so ingnuas e sem criatividade

TEORIA Y
As pessoas so esforadas e gostam de ter o que
fazer
O trabalho uma atividade to natural como
brincar ou descansar
As pessoas procuram e aceitam responsabilidades e
desafios
As pessoas podem ser automotivadas e
autodirigidas
As pessoas so criativas e competentes

COORDENAO
Comunicao
Para um liderana eficaz, necessrio um bom fluxo de comunicao dos superiores
para os subordinados (para que entendam seus objetivos e sejam motivados) e dos
subordinados para os superiores (a fim de avaliarem aqueles).
Conceitos
1) Fonte: o que fornece as mensagens
2) Transmissor: Aquilo que opera a mensagem, da fonte ao canal
3) Canal: o que fica entre o transmissor e o receptor
4) Receptor: Aquilo que recebe a mensagem

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5) Destino: A quem destinada a mensagem
6) Rudo: So as perturbaes indesejveis, que deturpam e alteram,
imprevisivelmente, a mensagem
7) Redundncia: a repetio da mensagem, para garantir uma recepo correta,
minimizando o rudo

Redes De Comunicao
FORMAT
NFASE
O
VELOCIDAD ACUIDAD NO
E
E
LDER

MORAL

Roda

Rpida

Boa

Muita

Muito
pobre

Cadeia

Rpida

Boa

Marcada

Pobre

Crculo

Lenta

Pobre

Nenhuma Muito boa

APLICAE FLEXIBILIDADE
S
PARA
MUDANA NO
CARGO
Para tarefas
Lenta
simples e para
certas
atividades
industriais
Para rpida
Lenta
aceitao de
novas idias
Para uma
Muito rpida
melhor
aceitao da
criatividade e
flexibilidade
no trato com
novos
problemas

:
Liderana
uma chefia, na qual os chefes despertam entusiasmo e conquistam a dedicao dos
subordinados, fazendo-os desejar o que ele deseja.
A Direo Eficaz
Para ser eficaz, a direo necessita obter a dignificao do objetivo, iniciativa e estmulo
e a unio do pessoal

CONTROLE
Conceitos
verificar que tudo ocorra de acordo com as regras estabelecidas e as ordens dadas, a
fim de localizar e corrigir as distores dos objetivos.

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Objetivos Do Controle
1) Restringir e coagir: Limitar os erros
2) Regulamentar: Manter o equilbrio do sistema
3) Administrar: Assegurar a administrao
O Processo De Controle
1)
2)
3)
4)

Estabelecimento de padres
Observao do desempenho
Comparao do desemprenho com o padro
Ao corretiva (identifica as variaes fora dos limites aceitveis)

Premissas Para Institucionalizao Do Controle

1) Apuraes imediatas: Para habilitar o controle a tomar providncias em tempo hbil
2) Autonomia: A no subordinao hierrquica do controle ao rgo controlado, para
que o controle possua os poderes necessrios para a apurao e revelao das falhas
3) Complementarismo das operaes e contraposies de interesses: Colocar, para
efeito de controle, o interesse de um agente complementar em contraposio ao do
outro, controlando-se mutuamente. Ex: Quando um departamento vende e o outro
recebe o pagamento
4) Confiana: Na veracidade do controle, para o controle poder atuar com segurana e
firmeza
5) Imparcialidade: O controle necessita ser desapaixonado, no ser parte do assunto e
no opinar conforme interesses parciais, primrios ou intuitivos
6) No ingerncia no comando: O controle no deve corrigir as falhas encontradas,
funo esta do controle, para no gerar um duplo controle, quebrando a unidade de
comando que desestrutura a administrao
7) Reviso: O controle necessita de conferncia para ser eficaz. Ex: A contabilidade
precisa de auditoria externa
Tcnicas De Controle
Grficos, relatrios, ndices, etc,
Controle Geral Do Desempenho
(Etzioni)
1) Fsico: Baseado em punies fsicas, para "ameaar" pela "alienao", fora ou
medo (instituies penais e campos de concentrao)
2) Material: Baseia-se em recompensas materiais, para gerar interesse "calculista" nas
vantagens (comrcio e corporaes trabalhistas)
3) Normativo: Baseado em "smbolos" de prestgio e estima, controlando pela "moral"
da f, crena e ideologia (igrejas, universidades e hospitais)

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Controle Eficaz
O controle eficaz necessita possuir:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)

Apuraes imediatas
Autonomia
Complementarismo das operaes com contraposio de interesses
Confiana
Imparcialidade
No ingerncia no comando
Reviso

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