Volume 3 Gerenciador de Banco de Dados

PASSO A PASSO

Nesse tpico, faremos a montagem de um banco de dados simples e apresentaremos alguns conceitos a respeito.

OBJETIVOS

Montar um banco de dados simples. Apresentar os principais conceitos relativos a uma tabela.

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Definio do Problema

A partir desse exerccio, comearemos a montagem de um banco de dados que auxilie na administrao de um supermercado.

Um banco de dados nada mais do que um conjunto de informaes relacionadas e organizadas em campos (como nome, endereo, telefone) e registros (informaes em si nomes das pessoas, seus endereos e telefones), como uma agenda. A cada seo, acrescentaremos mais objetos ao nosso banco de dados. Nesse tpico, montaremos uma tabela para fabricantes de produtos do supermercado. Incluiremos, alteraremos e excluiremos dados nessa tabela.

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Soluo Proposta para o Problema

Tabelas so estruturas fundamentais de um banco de dados. Sem tabelas, no h banco de dados. Hoje em dia com as facilidades e recursos visuais, vemos banco de dados visualmente timos, o que muito importante, mas que s vezes, operacionalmente no podemos dizer o mesmo. Qual o motivo? Certamente, so tabelas criadas de maneira equivocada. No final desse exerccio, voc ter uma tabela corretamente preenchida, como a abaixo:

Antes de comear a resoluo do problema, conhea alguns conceitos:

Tabela uma coleo de dados sobre um tpico especfico, como clientes ou fornecedores, por exemplo. Usar uma tabela separada para cada tpico, significa que voc armazena aquele dado apenas uma vez, tornando seu banco de dados mais eficiente e reduzindo erros de entrada de dados. Tabelas organizam os dados em colunas (chamadas campos) e linhas (chamadas registros). No Access manipulamos tabelas de dois modos: quando queremos cri-la, utilizamos o Modo Estrutura e, quando queremos incluir, alterar ou excluir dados, utilizamos o Modo Folha de Dados.

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Registros So um conjunto de informaes sobre um assunto, um evento ou algum outro item representado por linhas de uma tabela. Por exemplo, cada cliente de uma tabela de clientes. Campos So elementos de uma tabela que contm um item especfico de informaes, representados pelas colunas de uma tabela. Na tabela Clientes, mostrada acima, seria o Cdigo do Cliente, Nome da Empresa, Endereo etc..

Quando definimos no Modo Estrutura um campo, precisamos especificar o seu tipo. Veja abaixo quais os tipos:

Texto Memorando Nmero Data/Hora Moeda Auto Numerao Sim/No Objeto OLE Hyperlink

Assistente de Pesquisa

Texto ou combinaes de texto e nmeros, bem como nmeros que no exijam clculos, como os de telefone. Texto longo ou combinaes de texto e nmeros. Dados numricos utilizados em clculos matemticos. Valores de data e hora para os anos de 100 a 9999. Valores monetrios e dados numricos utilizados em clculos matemticos, envolvendo dados, contendo de uma a quatro casas decimais. Um nmero seqencial exclusivo (incrementado em 1) ou nmero aleatrio atribudo pelo Microsoft Access, sempre que um novo registro adicionado a uma tabela. Os campos AutoNumerao no podem ser atualizados. Valores Sim e No e campos que contm somente um dentre dois valores (Sim/No, Verdadeiro/Falso ou Ativado/Desativado). Um objeto (como uma planilha do Microsoft Excel, um documento do Microsoft Word, grficos, sons ou outros dados binrios) vinculado ou incorporado a uma tabela do Microsoft Access. Texto ou combinao de texto e nmeros armazenados como texto e utilizados como um endereo de hyperlink. Um endereo de hyperlink pode ter at trs partes: texto de exibio, que aparece em um campo ou controle; endereo, que o caminho de um arquivo ou pgina (URL) e subendereo, que uma localizao dentro do arquivo ou pgina. A maneira mais fcil de inserir um endereo de hyperlink em um campo ou controle, clicar em Hyperlink, no menu Inserir. Cria um campo que permite escolher um valor de uma outra tabela ou de uma lista de valores, utilizando uma caixa de listagem ou caixa de combinao. Clicando nessa opo, inicia o Assistente de Pesquisa, que cria um campo Pesquisa. Aps completar o assistente, o Microsoft Access define os tipos de dados com base nos valores selecionados no assistente.

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Chave primria um campo utilizado para diferenciar um registro dos demais, no permitindo assim a duplicao do mesmo dado em dois ou mais registros. como o nmero da Carteira de Identidade, ou a placa de um veculo, que no podem ser duplicados. Uma chave primria pode ser definida para um campo ou para vrios campos, dependendo da necessidade de cada banco de dados. A definio de uma chave primria agiliza a localizao dos dados em uma tabela, ou at mesmo para consultas, pois os dados so organizados e apresentados pela ordem da chave primria. Em alguns casos, pode-se definir uma chave do tipo AutoNumerao, que permite a numerao automtica de um registro assim que o mesmo for editado.

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Descrio da Soluo Proposta

O banco de dados desse material ser criado, baseado nas necessidades de informatizar um supermercado. Como exemplo, o banco de dados contar com uma tabela fabricantes. Primeiramente abra o MS Access a partir do menu Iniciar. Ao carreg-lo, aparecer a seguinte janela:

Escolha a opo Banco de dados vazio, clicando em seguida em Ok. D o nome de supermercado.mdb para seu banco de dados. Clique em Criar.

Local para nomeao do banco de dados

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Agora voc est na janela de seu banco de dados, onde poder trabalhar com todos os elementos do MS Acess.

A parte inicial e indispensvel em um banco de dados a construo das tabelas, que no s definiro os dados a serem armazenados, mas tambm sero responsveis pelo prprio armazenamento, o que nos faz concluir que no pode haver um banco de dados sem tabelas. Criaremos, ento, a tabela de fabricantes. Posteriormente, incluiremos, alteraremos e adicionaremos os dados.

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Resoluo Passo a Passo

1 Passo Criar uma tabela. Na guia Tabelas da janela banco de dados, clique em Novo.

Escolha Modo estrutura e clique em Ok. 2 Passo Incluir os campos da tabela. Executado o 1 passo, aparecer a seguinte tela, onde sero definidos os campos que faro parte de uma tabela:

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Para a tabela de fabricantes, os campos so:

Campo CodFabricante NomeFabricante TelefoneFabricante Tipo de dado AutoNumerao Texto Texto Descrio Cdigo de identificao do fabricante. Nome do fabricante do produto. Telefone de atendimento ao consumidor.

Preencha esses dados na janela do Modo Estrutura, conforme abaixo:

Fique atento, pois neste local so exibidas dicas que podem facilitar seu trabalho. 3 Passo Definir a chave primria. O campo a ser utilizado como chave primria CodFabricante, porque nenhum fabricante ter seu cdigo duplicado. Clique no campo CodFabricante. Na Barra de Ferramentas, clique no boto chave primria. Uma chave primria indicada por esse smbolo

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4 Passo Definir propriedades do campo NomeFabricante. Clique sobre o campo NomeFabricante. Na guia mostrada abaixo, defina o Tamanho do Campo para 30, ou seja - tamanho do nome at 30 letras - e Legenda como Nome do Fabricante.

Legenda um rtulo que ser utilizado na montagem de um formulrio que contenha esse campo. Caso voc no especifique uma legenda, o nome do campo ser utilizado.

Regra de validao uma expresso (como por exemplo >0, <0, etc.) que serve para restringir a entrada de dados a um valor coerente com o campo, como por exemplo: um campo que receba o nmero de unidades de um certo material, nunca poder ser negativo, portanto uma regra de validao possvel seria a expresso >=0.

5 Passo Definir as propriedades do campo TelefoneFabricante. Clique sobre o campo TelefoneFabricante. Defina a Legenda como: Telefone do Fabricante. Vamos utilizar a propriedade MscaraDeEntrada para tornar a entrada de dados mais fcil e para controlar os valores que os usurios podem inserir. Para o campo TelefoneFabricante, a mscara ficar neste formato: (___) ___-____. Para isso, vamos utilizar o Assistente de Mscara de Entrada para definir a propriedade.

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Clique nas reticncias que aparecero ao selecionar a opo Mscara de Entrada:

O Assistente ser aberto. Escolha a opo Telefone e clique em Avanar.

Vale a pena lembrar que essa tabela, como outras do Access, pode conter dados fictcios. Como exemplo, o nmero do prefixo telefnico.

Cada smbolo ou nmero em uma Mscara de Entrada, permite a entrada de um tipo de dado. Na mscara para o telefone do fabricante, troque os 0 (zeros) por 9 (noves), para que a entrada no seja requerida.

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6 Passo Salvar a tabela. Para salvar sua tabela, clique no item de menu Arquivo, na opo Salvar como / exportar... e na caixa Novo nome, digite fabricantes.

7 Passo Abrir o Modo Folha de Dados. Feche a janela do Modo Estrutura da tabela, clicando no item de menu Arquivo, na opo Fechar. Voc voltar janela de banco de dados. Clique ento no boto Abrir.

8 Passo Incluir registros em sua tabela. Ao abrir pela primeira vez sua tabela, ela aparecer da seguinte maneira:

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Para facilitar a visualizao de sua tabela, altere a largura das colunas, clicando sobre o cabealho e arrastando, como abaixo:

Para comear a incluir os registros, clique sobre a coluna Nome do Fabricante. O cursor se posicionar para que voc digite. Clique ento sobre a coluna Telefone do Fabricante e digite. O campo CodFabricante ser preenchido automaticamente, conforme foi definido na estrutura da tabela. Proceda da mesma maneira para todos os registros que desejar incluir.

9 Passo Alterar um registro. Para alterar um registro, voc deve clicar sobre o campo do registro desejado e digitar as modificaes necessrias. 10 Passo Excluir um registro. Selecione o registro e clique no item de menu Editar, na opo Excluir registro. 11 Passo Imprimir os dados de sua tabela. Clique no item de menu Arquivo, na opo Imprimir. Para visualizar a maneira como os dados sero impressos, utilize a opo Visualizar Impresso.

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