Concepto de Base de Datos (R).

Una base de datos se puede definir como un conjunto de informacin homognea que mantiene una estructura ordenada, y que toda ella se encuentra relacionada con un mismo tema. Un ejemplo claro de lo que es una base de datos, lo constituye la agenda de una empresa, en la cual se almacenan una serie de datos (nombre, direccin, telfono, etc.), referentes a cada uno de sus clientes, proveedores o empleados. Para gestionar sta informacin se necesitara crear la base de datos "Agenda". Otro ejemplo de base de datos, sera el conjunto de datos e informaciones referidas a un video club (datos de pelculas, clientes, distribuidoras, gneros...) con lo cual, mediante un programa especfico para estas tareas, un Gestor de Base de Datos, tendramos que crear una base de datos "video club". Otro ejemplo mas de base de datos sera la base de datos de una academia donde se archiva todo lo necesario para controlar los alumnos, profesores, asignaturas, precios, etc...La base de datos bien la podramos llamar "Academia". A menudo se confunde la idea de una base de datos con la idea de tabla. Una tabla es una estructura de filas y columnas que alberga informacin o datos de una determinada naturaleza, como por ejemplo una tabla con los datos (cdigo, nombre, direccin, actividad...) de los 555 clientes, por ejemplo, de una empresa; sera en ste caso la tabla de clientes. En cada fila tendramos todos los datos de cada cliente, tendramos lo que en trminos de bases de datos se denomina un registro: Antes se llamaba ficha. En cada columna tendramos todos los datos referidos a un elemento de dicha tabla (todos los nombres, todas las actividades...) a esto se le llama campo, y en cada campo de cada registro se alberga un dato. Sin embargo, una base de datos (toda la informacin y elementos de gestin de esa informacin referida a un mismo tema) puede contener varias tablas (clientes, proveedores, artculos, familias, descuentos) as como otros elementos que permiten trabajar cmodamente con dichos datos de las tablas. En Access, a esos otros elementos se les denomina consultas, formularios, informes, mdulos, macros... Por lo tanto, dentro de una base de datos, pueden existir elementos de diferentes naturalezas.

Objetos de una base de datos de Access 2007 (R).

Access posee una serie de herramientas y objetos para almacenar y gestionar informacin. Dentro de un archivo de base de datos, de un fichero .accdb, pueden existir elementos llamados objetos de tipos o naturalezas diferentes: Tablas: Son las encargadas de almacenar los datos. El almacenamiento de los mismos se realiza de forma organizada gracias a la estructura de las tablas, la buena estructuracin de las tablas es imprescindible para realizar con eficacia todas las operaciones necesarias. Las tablas son los elementos principales. Si no hay tablas, no tienen sentido el resto de los elementos propios de una base de datos. Si no tenemos los almacenes principales de informacin, es decir las tablas, que se puede hacer?

Office 2007: Con la nueva versin de Microsoft Office 2007, precisamente para confirmar la gran importancia que tienen las tablas en la estructura de la base de datos, al crear un nuevo archivo base de datos, tras definir el nombre y ubicacin del nuevo archivo, directamente nos traslada el programa a la creacin de una tabla en la vista hoja de datos para que de manera ms rpida y eficaz comencemos a disear cada tabla que formar parte de nuestra base de datos.

Consultas: Permiten dar respuesta a preguntas que se puedan plantear respecto a los datos almacenados en las tablas, adems permiten realizar clculos y operaciones con los datos almacenados. De esta forma se pueden filtrar los datos para trabajar nicamente con aquellos que se precisen en cada momento. Permiten establecer una serie de criterios que aplicados sobre una o varias tablas devuelven ciertos datos de stas. Estos criterios, de cara a utilizarlos en sucesivas ocasiones, se pueden guardar, en lo que se ha dado en llamar una consulta.

Formularios: Se encargan de presentar los datos procedentes de tablas o consultas con un formato personalizado y "elegante". De esta forma se presentan los datos de forma atractiva, pudiendo al mismo tiempo realizar todas las operaciones habituales con registros: aadir, modificar, eliminar, etc. Es mejor trabajar con los datos de las tablas vindolos a travs de un formulario en vez de en forma de tabla de filas y columnas. Son la interfaz de los trabajos.

Informes: Crean resmenes y presentan los datos de tablas y consultas con un formato personalizado, fundamentalmente de cara a "sacarlos" por impresora (aunque no siempre). Las posibilidades para ello inmensas. De este modo los datos pueden ser analizados e impresos con una gran calidad en cuanto a diseo, formato y distribucin.

Macros: Son pequeos programas que permiten realizar una serie de operaciones repetitivas en una sola accin, sin necesidad de conocimientos de programacin (no es preciso conocer un lenguaje de programacin como por ejemplo Visual Basic u otro). Se integran en aplicaciones Access.

Mdulos: Conjunto de instrucciones y procedimientos de programacin, escritos con Visual Basic para Aplicaciones (VBA), que permiten personalizar la base de datos. Para disear mdulos s es necesario saber programar.

Tipos de Datos en Access (R).

Es importante establecer correctamente el tipo de dato asignado a cada campo, que ir en relacin a la informacin almacenada en l y al uso que se va a hacer de la misma posteriormente. Los campos de una tabla, van a acoger, a albergar los datos, pues bien, dependiendo de la naturaleza de los datos a almacenar en los campos, stos, los datos, pueden ser de varios tipos. Los tipos de datos con los que trabaja Access son los que se explican a continuacin.

TEXTO: Este tipo de dato puede contener letras, signos de puntuacin o nmeros que no vayan a ser utilizados en operaciones matemticas. Como mximo se podrn introducir 255 caracteres en cada campo. Por ejemplo un nombre, una direccin, un cargo, una familia, un telfono (no lo vamos a operar). MEMO: Se utiliza para almacenar en ellos gran cantidad de informacin. Se pueden almacenar hasta 64.000 caracteres por cada campo. Por ejemplo unos datos de inters, el argumento de una pelcula... NUMRICO: En estos campos se almacenan datos de tipo numrico. Con ellos se podrn realizar operaciones matemticas. Ejemplos de ste tipo seran, el nmero de empleados de una empresa, el nmero de hijos, los das de pago, los minutos de duracin de una pelcula en una tabla de pelculas... FECHA/HORA: Se utilizan para almacenar datos de fechas y horas. Por ejemplo fecha de alta, fecha de estreno, fecha de nacimiento, hora de entrada... MONEDA: Se utilizan para almacenar datos numricos de tipo monetario. Admite hasta cuatro decimales. Por ejemplo un saldo, un precio de compra, un volumen de compras... AUTONUMRICO: Este campo almacena datos numricos que sern generados automticamente por Access al introducir un nuevo registro, asignando a cada registro el valor numrico del registro anterior incrementado en una unidad (1, 2, 3, ...). Se garantiza la no repeticin de valores para toda la tabla. nicamente puede haber un campo de estas caractersticas en cada tabla. De existir, siempre comienza con el valor 1. Se puede aprovechar esta numeracin para codificar elementos de la tabla tales como cdigos de empleado, nmeros de pedido, nmeros de orden... S/NO: Este tipo de campos slo admite valores lgicos como son: S (con acento) o No, Verdadero o Falso y Activado o Desactivado. Se establecern como tales slo aquellos campos en los cuales nicamente se afirme o niegue algo. Por ejemplo moroso (S/No), casado (S/No), pagado (S/No)... OBJETO OLE: Contienen datos de diferente naturaleza, hojas de clculo de Excel, dibujos, imgenes, ficheros de sonido, etc. Por ejemplo, para el las fichas de los empleados, introducir en un campo de ste tipo la foto del empleado. Se asociar al campo un archivo .jpg nicamente. HIPERVNCULO: Son campos de acceso directo a objetos, documentos o direcciones Web, estableciendo hipervnculos con estos objetos. Por ejemplo, la direccin URL que lleva a la pgina web de la empresa, en registros de pisos en una inmobiliaria, enlaces con archivos documentales respecto a cada piso.

Novedades en los tipos de datos en Access 2007.

En esta nueva versin de Microsoft Access se han incluido nuevos tipos de datos y adems, se han mejorado las prestaciones de otros ya existentes. Nuevos tipos de datos son los siguientes:

DATOS ADJUNTOS.- Para adjuntar en una tabla archivos tales como fotografas, imgenes, archivos de Office (de Word, de Excel...) En cuanto al tamao que puede albergar este tipo de campo, para los datos adjuntos comprimidos, 2 gigabytes y para los datos adjuntos no comprimidos, alrededor de 700 kbytes, segn la capacidad de compresin de los datos adjuntos. Este nuevo tipo de datos adjuntos permite almacenar fcilmente todos los tipos de documentos y archivos binarios en una base de datos sin que su tamao crezca innecesariamente. Office Access 2007 comprime de forma automtica los datos adjuntos cuando es posible, para optimizar el uso de espacio.

CAMPOS DE BSQUEDA MULTIVALOR.- Como veremos ms adelante, existe la posibilidad de crear un campo en el que el usuario seleccione una opcin, un dato, de entre los listados en un desplegable (Tipo de datos "Asistente para bsquedas"). Pues bien, como mejora o nueva tipologa de campo se encuentra el campo de bsqueda multivalor que va a permitir al usuario de la base de datos el seleccionar en un cuadro desplegable no solo una opcin sino varias. Esto implica que en este nuevo tipo de campos se permite almacenar varios valores o datos complejos.

Como mejoras incluidas en tipos de campos caben destacar las siguientes:

Tipo de campo Fecha: Se incluye un selector de fechas que facilita la introduccin de las mismas. Al hacer clic en el selector de fechas se mostrar un calendario interactivo que permite seleccionar una fecha concreta de forma sencilla.

Tipo de campo Memo: Los campos de tipo memo en esta nueva versin de Access 2007, permiten almacenar Texto enriquecido, es decir, texto al que podemos aplicarle formatos en cuanto a tipo de fuente, colores, estilos... De esta forma ya no existe la limitacin de utilizar texto sin formato en los registros de la tabla.

Ejemplo de un campo de tipo memo en el que hemos aplicado diferentes opciones de formato al texto incluido en el registro.

Propiedades de los datos: solapa General.

Las propiedades que se establecen para los campos varan en funcin del tipo de dato que se va a introducir en los mismos. Cuando nos encontramos en la pantalla de de diseo de la tabla, las distintas propiedades que se pueden presentar se localizan bajo dos fichas (o solapas superiores), General y Bsqueda, situndonos en la primera de ellas -General-, las propiedades son las que se pasan a detallar a continuacin:

Estudiadas en el curso bsico:

Tamao del campo: Esta propiedad establece el nmero mximo de caracteres que podr contener un campo de tipo texto. Formato: Permite establecer la forma -formato- en que se presentarn los nmeros, fechas, textos y valores S/No en los distintos campos. Ttulo: El texto que se introduzca en esta propiedad ser el texto descriptivo del campo que aparecer como encabezado en la tabla, o delante del valor del campo -a su izquierda- al disear Formularios o Informes. Valor predefinido: El valor que se introduce en esta propiedad, aparece inicialmente como si viniera ya introducido de primeras- en el campo al aadir un nuevo registro. Es til en el caso de que un campo concreto tenga el mismo valor para la mayora de los registros que van a ser introducidos. Requerido: Se utiliza cuando se quiere establecer que sea obligatoria la introduccin de un dato en el campo. Hay datos tan importantes que siempre deben ser introducidos en un campo. Indexado: Al activar esta casilla, Access crea un ndice para el campo, lo que permitir realizar bsquedas ms rpidas en l. Esta propiedad dispone de tres opciones: o No: es el valor por omisin, indica que no se crear ningn ndice. o S (Con duplicados): crea un ndice para el campo. o S (Sin duplicados): crea un ndice nico para el campo. De este modo se impide que existan dos registros en la tabla con el mismo valor en este campo.

Nota: Establecer correctamente la propiedad de indexado agiliza las bsquedas y ordenaciones dentro de los datos de las tablas ya que al crearse un ndice, el comportamiento es semejante a como cuando queremos buscar alguna informacin dentro de un libro. Si ese libro posee una zona llamada ndice, accederemos ms rpidamente a dicha informacin buscada gracias al ndice que nos apunta directamente a la informacin requerida que si no tuviramos un ndice. A priori, de esto deducimos que como esta propiedad es beneficiosa, definiremos todos los campos como indexados = S. Sin embargo, si dentro de una tabla definimos muchos ndices, al igual que con los libros, pudiera darse el caso que si tenemos un ndice por cronologas, otro por temas, otro por personajes, etc, la zona de ndice podra llegar a ocupar ms espacio que la mera zona de datos... En resumen definamos como indexados los campos por los que con frecuencia vayamos a acceder a los datos de nuestra tabla. Si un campo no est indexado, se podr ordenar por l, se podr buscar por l, pero tardar ms... Adems siempre se puede cambiar esta propiedad a posteriori.

Propiedades nuevas:

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Mscara de entrada.

Esta propiedad permite establecer limitaciones con el fin de controlar cada uno de los caracteres, y separadores fijos, que se pueden introducir -o entrar, por eso se llama de entrada- en el campo, mediante un patrn que se disee a tal efecto. Un ejemplo del uso de estos patrones puede ser el establecer un formato uniforme para introducir fechas (10/04/99), horas (12:30) o nmeros de telfono (976)- 44-36-18. Estableciendo el patrn adecuado, al introducir los datos en el campo no har falta ms que teclear los nmeros, stos saltarn sobre los caracteres de separacin diseados en la mscara de entrada impidiendo la introduccin de cualquier otro carcter que no sea un nmero. Sirve para homogeneizar la forma en que son introducidos los datos en los campos de tipo texto. Por este motivo, si por ejemplo deseamos dar una mscara de entrada para los nmeros de telfono, el campo telef, deber ser definido como de tipo texto, adems, porque jams vamos a operar con l matemticamente.

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Crear una mscara de entrada.

Hay dos formas para crear una mscara de entrada:

A. Utilizando el Asistente para mscaras de entrada:

Para tipos de datos comunes como fechas, n de telfono, DNI, etc. existen mscaras predefinidas. Para acceder a ellas basta con hacer clic sobre el botn Generador, situado a la derecha del cuadro de texto Mscara de entrada, y seleccionar la mscara adecuada, siguiendo a continuacin las indicaciones del asistente.

Ojo! Para tener acceso tanto a este asistente como a otros que se detallarn ms adelante es preciso que se disponga de una instalacin completa del programa Access, ya que la instalacin estndar no instala estos asistentes. De necesitarse los asistentes ser requerido el CD de instalacin de Microsoft Office. B. Introduciendo el patrn directamente:

Se pueden crear mscaras de entrada personalizadas que se adapten a las necesidades de cada usuario introduciendo los caracteres fijos y los de mscara de acuerdo a unos parmetros que se detallan a continuacin. Partes de una mscara de entrada. Una mscara de entrada consta de tres partes separadas por un punto y coma (;):

La primera parte es la mscara en s, establece los caracteres fijos y los caracteres de mscara. La segunda parte establece si se almacenarn o no en la tabla los caracteres fijos. Si se quieren almacenar todos los caracteres hay que establecer el valor 0 y si slo se quieren almacenar los caracteres introducidos hay que establecer el valor 1 o dejar el espacio en blanco. La tercera parte establece el carcter que se quiere visualizar cuando se dejan espacios en blanco en la mscara. Este carcter debe especificarse entre comillas. Si se omite esta parte, el carcter que se presentar ser el de un guin bajo (_) y si lo que se quiere es que no aparezca ningn carcter hay que indicar un espacio en blanco entre las comillas.

As quedara una mscara de entrada correctamente establecida:

Caracteres fijos y de mscara. Una mscara de pantalla est formada por una serie de caracteres especiales de mscara, acotando segn los que se utilicen, los datos que sern admitidos para dicho campo. A continuacin se indican los caracteres fijos y de mscara que se pueden para crear mscaras de entrada personalizadas.

Ejemplos de mscaras de entrada:

Mscara #99 Valores Correctos Admitidos por la Mscara +50, -2, 250, 5 .... Palabras de 15 o menos letras, la primera obligatoria y el resto no. Se escriba como se escriba la primera letra estar en maysculas y el resto en minsculas. Se introducirn ocho nmeros y una letra de forma obligatoria, esta ltima siempre estar en maysculas. Delante de los datos introducidos aparecer DNI. Habr que introducir dos nmeros de forma no obligatoria, tres letras de forma obligatoria y dos nmeros de forma obligatoria. El formato ser 30-

>L<??????????????

DNI 00000000->L

99\->L<LL\-00

Jun-99, 15-Abr-68, ....

Un ejemplo de un patrn para introducir nmeros de telfono puede ser: !\(900\)900\-00\-00 que acta rellenando la mscara de derecha a izquierda, signo "!", los caracteres "(", ")" y "-" se convierten en fijos, el primer nmero del prefijo y el primer nmero del telfono pueden o no ser introducidos, el resto de nmeros es obligatorio introducirlos. Si se quieren establecer las tres partes de la mscara, el aspecto de la misma podra ser la que se muestra a continuacin: !\(900\)900\-00\-00;1;" " En este caso no se almacenarn los caracteres fijos, se ha indicado el valor 1, y las posiciones donde no se introduzca ningn valor se visualizarn como espacios en blanco (" ").
Importante: Es til saber que siempre que estemos definiendo una propiedad de un campo, teniendo el cursor ubicado en el panel de entrada de dicha propiedad, pulsando la tecla F1 (Ayuda) se nos presenta la ventana de ayuda, explicando acerca de esa propiedad en concreto, valores admitidos, ejemplos... Y que esta ayuda se puede imprimir como material de consulta. Regla de Validacin.

Esta propiedad permite establecer las condiciones que debe satisfacer el valor que va a ser introducido en el campo. Dichas condiciones han de especificarse mediante una expresin de Access. Esta propiedad nicamente permite validar datos del propio campo. Las reglas de validacin se pueden introducir directamente en el cuadro de texto Regla de validacin, o bien utilizando el Generador de expresiones al cual se accede a travs del botn situado a la derecha del cuadro de texto que tiene unos puntitos. Al hacer clic sobre el mismo aparece la siguiente pantalla:

En ella se pueden establecer de forma sencilla las reglas de validacin que se precisen en cada caso. El cuadro de dilogo presenta tres zonas diferenciadas: en su parte superior, un rea blanca en la cual se muestra la expresin a medida que se vaya generando, en la parte central, se encuentran los botones ms utilizados y en la parte inferior se presentan todas las expresiones que pueden ser utilizadas, agrupadas segn su funcin. Para crear una regla de validacin a travs de este cuadro hay que teclear la misma dentro del rea blanca introduciendo los operadores necesarios, haciendo clic sobre su botn, o bien tomando las opciones que aparecen en la parte inferior del cuadro. Pueden combinarse todas las expresiones necesarias para establecer la regla de validacin requerida. En este ltimo caso, sobre el primero de los tres cuadros inferiores, hay que hacer doble clic sobre la carpeta que contiene la expresin que se quiere emplear, funciones, constantes y operadores. El cuadro adyacente muestra las categoras que contiene la carpeta seleccionada y el tercer cuadro las expresiones correspondientes a la categora seleccionada. Al hacer doble clic sobre la expresin adecuada o seleccionarla y hacer clic sobre el botn Pegar, sta se sita sobre el rea blanca de la parte superior del cuadro. La expresin seleccionada se muestra de forma genrica, para poder adaptarse a lo que se requiera en cada momento. Los elementos que requiere la expresin se sitan entre los signos <<>>, siendo necesario cambiar cada uno de ellos por el dato correcto. Para ello hay que situar el puntero del ratn sobre el literal que se encuentra entre los signos <<>> y hacer clic sobre l, aparecer seleccionado y al teclear el dato que se quiere introducir ste lo sustituir. Ejemplos de reglas de validacin:
Regla de Validacin Significado

>=0

El dato introducido debe ser mayor o igual que cero. El dato introducido debe ser inferior a 8500 o estar en blanco. El dato debe estar comprendido entre 5000 y 10000. La fecha que se introduzca debe corresponder al primer semestre de 2007. El dato introducido debe tener diez caracteres y comenzar por M. El dato introducido debe ser una fecha comprendida entre la fecha actual y el 1 de enero del 2025.

<8500 O Es Nulo

>=5000 Y <10000

>=#1/1/2007# Y <=#30/6/2007#

Como "M?????????"

>=Ahora() y <#1/1/2025#

Para crear la ltima regla de validacin con ayuda del generador de expresiones:
1. Situar el cursor en el cuadro de texto Regla de validacin. 2. Acceder al Generador de expresiones haciendo clic en el botn situado a la derecha del cuadro de texto.

3. Hacer clic sobre la carpeta Operadores y en la columna de la derecha hacer doble clic sobre >=.

4. Hacer doble clic sobre la carpeta Funciones, clic sobre la carpeta Funciones incorporadas y doble clic sobre Ahora.

5. Hacer clic sobre el botn

en la parte central del cuadro de dilogo.

6. Hacer clic sobre el botn . 7. La expresin queda como muestra la siguiente figura, por lo cual hay que hacer clic sobre <<Expr>> y pulsar la tecla Supr.

8. Situar el cursor al final de la expresin y teclear #1/1/2025#.

9. Hacer clic sobre el botn Aceptar para finalizar.

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Texto de validacin.

Es el texto que aparecer en la barra de estado cuando se introduzca un valor que no cumpla la regla de validacin establecida.

Regla y Texto de Validacin.

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Novedades en las Propiedades en Microsoft Access 2007.

El lanzamiento y comercializacin de la nueva versin de Access 2007, trae consigo la inclusin de una serie de propiedades nuevas que en versiones anteriores no existan y que pasamos a detallar a continuacin. Propiedad Nuevos Valores: En el caso de campos de tipo autonumrico (Access va asignando a cada registro un valor incremental automtico comenzando desde el valor 1), existe la posibilidad de establecer cmo deben generarse los nuevos valores para el campo autonumrico:

Incrementalmente: Inicia el valor en 1 y lo va incrementando de 1 en 1 para cada nuevo registro. Aleatoriamente: Inicia en un valor aleatorio, al azar, y a cada nuevo registro la aplicacin le asigna un valor aleatorio.

Propiedad Mostrar el selector de fechas: Para los campos de tipo Fecha, existe la posibilidad de facilitar la introduccin de datos en el mismo utilizando el selector de fechas.

Asignar propiedades a los campos en la vista hoja de datos: Una opcin interesante que incluye Access 2007 es la posibilidad de asignar determinadas propiedades en la vista hoja de datos de una tabla. Al abrir una tabla en la vista hoja de datos, disponemos en la cinta de opciones, de la Ficha Hoja de Datos.

Desde esta Ficha, en el grupo "Formato y tipo de datos" podremos cambiar las siguientes propiedades en el campo en el que estemos situados:

Tipo de datos.- Cambiar el tipo de datos del campo seleccionado. Formato.- Definir el formato atribuido al campo en el que nos encontremos situados. nico.- Ajusta la propiedad indexado (s sin duplicados). Se requiere.- Al activarlo estamos estableciendo con el valor S la propiedad Requerido. Ajustes de formato numrico.- A travs de los botones inferiores podremos variar determinadas propiedades de formato de presentacin de los datos numricos tales como: estilo moneda, porcentual, estilo millares; tambin podremos

establecer el nmero de posiciones decimales utilizando los botones

Propiedades de los datos: solapa Bsqueda.

Bajo la solapa Bsqueda, las opciones de esta ficha slo se activan cuando el dato del campo es de tipo Texto, Nmero o S/No, en el resto de los casos no se pueden establecer este tipo de opciones.

La nica propiedad que aparece por defecto en esta ficha es Mostrar control, en la cual se establecen tres opciones para cada tipo de dato: Cuadro de texto, Cuadro de lista y Cuadro combinado para campos de tipo Texto o Numrico y Cuadro de texto, Casilla de verificacin y Cuadro combinado para campos de tipo S/No. Las opciones que se establecen van a permitir la introduccin de datos en el campo de distintas formas, pudiendo hacer ms rpida la introduccin de los mismos en la tabla, tal y como se expone en los apartados siguientes.

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Cuadro de texto.

Si se establece esta opcin, la que posee el campo por defecto, la introduccin del dato se tiene que realizar teclendolo directamente en el campo.

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Cuadro de verificacin.

Como ya se ha indicado esta opcin slo se encuentra en los campos de tipo S/No. Si se activa en el campo correspondiente aparecer un cuadro de verificacin, como el que muestra la figura, el cual se puede activar o desactivar de forma rpida, sin ms que hacer clic sobre el mismo o pulsar la barra espaciadora estando el cursos situado en el campo en cuestin.

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Cuadro de lista y cuadro combinado.

Ambos cuadros son prcticamente iguales, conteniendo el cuadro combinado alguna opcin ms. Con ambas opciones se puede establecer en el campo un cuadro con una lista de datos, de la cual se puede seleccionar uno como dato que va a ser introducido. De esta forma se puede establecer el dato que se quiere introducir sin necesidad de teclearlo, sin ms que seleccionndolo de la lista que se despliega al hacer clic sobre el botn de flecha (triangulito) que aparece a la derecha del campo correspondiente. Gracias a ste sistema cuando la entrada de valores en un campo, se va a mover entre un grupo reducido y fijo de valores, por ejemplo el nombre del vendedor en una tabla de pedidos, suponiendo que nos movamos entre 3 vendedores, Andrs, Pedro y Juan estaremos evitando, por un lado tener que teclear el nombre del vendedor para cada pedido y por otro evitaremos el posible error derivado de un mal tecleo o falta de uniformidad en valores que se repiten: unas veces teclear Andrs (con acento) otras Andres (sin acento) otras Carlos Andrs (que es como se llama el comercial):

Seleccionando esta opcin se activan nuevas propiedades para poder establecer los valores que van a aparecer en la lista. Algunos de estos valores son:

Tipo de origen de la lista: permite establecer el origen de los datos que van a aparecer en la lista, por ejemplo tomarlos de una tabla o consulta o establecer una lista personalizada. Origen de la fila: en este apartado se pueden establecer los valores que van a ser incluidos en la lista sin ms que teclearlos uno detrs de otro separndolos por el signo ;. El tipo de origen de la lista tiene que ser lista de valores. Limitar a la lista: slo aparece en la opcin Cuadro combinado, estableciendo el valor S en esta opcin, el dato que se introduce tiene que coincidir obligatoriamente con uno de los valores de la lista.

Cuadros de Lista y Cuadros Combinados.

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Campos de Bsqueda Multivalor.

Cuando para un campo establecemos las propiedades de la solapa Bsqueda indicando que ese campo va a ser un cuadro de lista o un cuadro combinado, es posible establecer una propiedad nueva: "Permitir varios valores".

Esta nueva propiedad implica que va a ser posible almacenar para ese campo en el mismo registro varios valores que hayamos seleccionado. El usuario de la base de datos podr seleccionar en un cuadro desplegable no solo una opcin sino varias. Esto implica que en este nuevo tipo de campos se permite almacenar varios valores o datos complejos. Para ello, slo tendremos que establecer el valor S en la propiedad "Permitir varios valores".

Establecer una clave principal (R).

Una clave principal es un elemento ms de una tabla (sin ser un campo) formado por uno (lo ms sencillo y frecuente) o varios campos, que identifican de forma exclusiva cada uno de los registros de la tabla. Los valores de los campos de una clave principal no se repetirn a lo largo de la tabla nunca. Establecer una clave principal presenta las siguientes ventajas: a. Acelera las consultas. b. Al visualizar los registros de una tabla, aparecern inicialmente ordenados por los valores de la clave principal. c. Access impide introducir un registro con la misma clave principal que otro ya existente, lo que impide duplicaciones. d. Las relaciones entre tablas precisan de una clave principal. El concepto de relaciones es un concepto avanzado de Access. Para establecer una clave principal en una tabla los pasos a seguir son: Seleccionar la fila o filas de los campos cuyo valor o combinacin de ellos se desea utilizar como clave principal. Para ello hay que hacer clic sobre el selector de fila, situado a la izquierda de la columna Nombre del campo, y, si fuese necesario, mantener pulsada la tecla Ctrl para seleccionar ms de una fila.

Hacer clic sobre el botn Clave principal del grupo herramientas, de la ficha Diseo.

En el selector de la fila o filas seleccionadas se visualizar un icono en forma de llave, identificando los campos que constituyen como clave principal.

Si cuando se ha terminado de definir la estructura de una tabla desde el panel de diseo de tabla, se realiza la operacin de cerrar, Access pregunta al usuario si se desea definir una clave principal mediante el mensaje: "No hay ninguna clave principal definida". Si se dispone de un campo ya definido como indexado s sin duplicados, ese puede ser el campo idneo para designar como clave principal. En la siguiente pantalla Access pregunta al usuario si desea que Access cree la clave principal. Al responder que s a dicha pregunta, asignar a dicho campo como clave principal: y de no existir ningn campo como indexado s sin duplicados, Access crea un campo llamado ID (de identificador), lo define como indexado s sin duplicados y le atribuye el "marchamo" de clave principal.

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Propiedades de la tabla.
Es posible establecer ciertas propiedades para la tabla que se est creando. Para ello estando en la ventana de diseo de tabla hay que seleccionar la opcin Hoja de Propiedades del grupo Mostrar u ocultar de la Ficha Diseo. Se visualiza panel en el

lateral derecho de la pantalla de trabajo que contiene una ficha similar a la de propiedades del campo en la cual se presentan, entre otras, las siguientes opciones:

Descripcin: se puede introducir un texto que describa el contenido y el uso que se va a hacer de la tabla. Regla de validacin: se puede introducir una expresin para validar los datos de una tabla en funcin de los datos introducidos en diferentes registros. Permite hacer referencia a diferentes campos de la tabla en la expresin. Como ocurra con las reglas de validacin de campos, stas pueden ser introducidas directamente en el cuadro de texto o a travs del generador de expresiones, situado a la derecha del cuadro de texto. Ejemplos de reglas de validacin para la tabla:

Texto de validacin: es el texto que se visualizar, al intentar abandonar un registro, cuando no se satisfacen las reglas de validacin.

Para cerrar el panel de las propiedades de la tabla no tendremos ms que hacer clic en la X del panel lateral de propiedades, o bien, hacer clic en la opcin Hoja de Propiedades de la Ficha Diseo.

Visualizacin de una tabla (R).

Existen dos formas bsicas de visualizar una tabla, el modo Vista Diseo (su estructura), que es en el cual se ha creado la tabla, y el modo Vista Hoja de datos (entrada y visualizacin de informacin), que muestra los datos introducidos en la tabla establecindolos en filas y columnas, cada campo en una columna y cada registro en una fila.

Vista Hoja de Datos de la tabla.

Vista Diseo de la tabla. Se pueden conmutar ambas visualizaciones de forma rpida a travs del botn Ver del Grupo Vistas, en la ficha de Herramientas de tabla.

Vista Diseo: para visualizar y modificar el diseo del objeto seleccionado. Vista hoja de datos: visualizacin normal de tablas o consultas.

Las operaciones con los datos se van a realizar en la visualizacin Vista Hoja de datos. La Vista Diseo se utilizar para establecer los campos y sus propiedades.

Ejercicio 1

Crear una base de datos llamada Socios_del_club.accdb en la carpeta correspondiente del disco duro destinada para la ubicacin de los archivos derivados de este curso. Crear en ella, una nueva tabla que se llame Socios y que contenga la estructura de campos que se describen a continuacin:

1. Introducir una mscara de entrada en el campo Telfono del socio. El aspecto del campo telfono ser: (941) 25 25 62 2. Introducir una mscara de entrada en el campo Cod_postal de tal modo que sea obligatorio introducir cinco nmeros, no permitiendo la introduccin de cualquier otro tipo de carcter. 3. Si al crear formularios o informes no se quiere visualizar delante del campo correspondiente el nombre del mismo, establecer en la propiedad Ttulo, el texto que se quiere visualizar en su lugar. Cuando nos refiramos al campo Localidad debe aparecer Poblacin del socio. 4. Establecer como valor predeterminado en el campo Provincia, el texto La Rioja. 5. Crear una regla de validacin que impida introducir un registro cuyo campo Fecha de nacimiento contenga una fecha posterior al 1/1/90. Y como texto de validacin en el mismo campo establecer "El socio es demasiado joven".

6. Crear un mscara de entrada de obligue a introducir un DNI con 8 nmeros y una letra. 7. En la ficha Bsqueda, de la ventana Propiedades, establecer las opciones que se detallan de los siguientes campos:

Federado: o Mostrar control: Casilla de verificacin. Localidad del socio: o Mostrar control: Cuadro combinado. o Tipo de origen de la fila: Lista de valores. o Origen de la fila: Logroo; Njera; Santo Domingo; Haro; Arnedo; Calahorra; Alfaro. o Limitar a la lista: S. Es posible introducir un valor que no est en la lista? Estado civil: o Mostrar control: Cuadro de lista. o Tipo de origen de la fila: Lista de valores. o Origen de la fila: Soltero; Casado; Viudo; Divorciado. o Es posible introducir un valor que no est en la lista? Nivel de juego: o Mostrar control: Cuadro de lista. o Tipo de origen de la fila: Lista de valores. o Origen de la fila: Principiante; Medio; Senior. Establecer como clave principal el campo N de socio.

Ejercicio 1
Iniciar una sesin de trabajo con Access 2007 y crear una nueva Base de datos en blanco que la vamos a almacenar con el nombre "Socios del club". Al crear la nueva base de datos, que objeto aparece en primer lugar para que lo creemos? Localiza en la siguiente imagen de la ventana de trabajo de Access 2007 los elementos sealados:

1 2 3 4 5 Cerrar la base de datos sin salir de Access 2007. Abrir de nuevo la base de datos que se acaba de crear. Observar que en el Panel de Exploracin de Objetos de Access 2007 no hay ningn objeto creado. Cerrar Access.

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unidades. Podrs acceder a videotuoriales, actividades multimedia, ejercicios prcticos, consultar al tutor, etc..

Ejercicio 2
1. Abrir la base de datos "Socios del club" creada anteriormente. 2. Crear una nueva tabla denominada Tabla primera (Cinta de Opciones - Ficha Crear).

Seleccionar la opcin Tabla de la Ficha Crear en el grupo Tablas.

Informacin.- Cuando creamos por ver primera una base de datos (como ya comentamos en la unidad) Access nos sita en la vista hoja de datos de una nueva tabla para que comencemos a crear una tabla. Cuando optamos por crear una tabla desde la opcin "Tabla" de la Ficha Crear del grupo Tablas, estamos precisamente creando una nueva tabla en la vista hoja de datos. En esta vista, Access aade un primer campo autonumrico a la nueva tabla (denominado Id). Slo tendremos que ir escribiendo informacin para cada registro para ir creando los diferentes campos de la tabla (Utilizando la celda "Agregar nuevo campo"). A cada nuevo campo que vayamos agregando Access le asignar el nombre genrico "Campo1", "Campo2"... "Campo N". Despus a travs de la vista diseo de la tabla podremos cambiar el nombre de los campos y ajustar las propiedades tal y como hemos desarrollado en los contenidos. Por tanto, la opcin Tabla de la Ficha Crear constituye una forma muy rpida de crear tablas en Access en la vista hoja de datos.

Hacer clic en el botn "Guardar" de la barra de herramientas de accesos rpidos de Access. Indicar el nombre de la tabla: Tabla Primera. Accede a la vista diseo de la tabla y comprueba como Access 2007 al crear una tabla con este procedimiento le asigna al campo Id (autonumrico) la clave principal. Cerrar la tabla.

3. Abrir la tabla creada.

Seleccionar en el panel de exploracin de objetos de Access la tabla Tabla primera. Hacer clic con el botn derecho y seleccionar la opcin Abrir del men contextual. Tambin para abrir una tabla puedes hacer doble clic sobre la misma y sta se abrir en su vista hoja de datos.

4. Introducir texto en dos celdas. (El campo Id al ser de tipo autonumrico lo rellena Access de forma automtica a medida que vayamos introduciendo datos, registros en la tabla).

Cerrar a continuacin la ventana. Se presenta algn mensaje de advertencia?. Se han almacenado los textos que han sido introducidos? Conclusin: Los datos almacenados en una celda se guardan automticamente al pasar a la siguiente o al cerrar la tabla.

5. Abrir la tabla en modo diseo. Qu ocurre en la cinta de opciones?

Seleccionar la Tabla en el panel de exploracin de objetos de Access. Hacer clic con el botn derecho del ratn y seleccionar la opcin Vista Diseo.

6. Salir del programa

Ejercicio 1
Abrir la base de datos Socios del club y eliminar (de no haberlo hecho en el ltimo ejercicio del captulo anterior) las tablas que fueron creadas, para ello seleccionar cada tabla y pulsar la tecla Supr. Crear una nueva tabla que se llame Socios y que contenga los campos que se describen a continuacin. Crea la tabla en la Vista Diseo.

Si al crear formularios o informes no se quiere visualizar delante del campo correspondiente el nombre del mismo, establecer en la propiedad Ttulo, el texto que se quiere visualizar en su lugar. Cuando nos refiramos al campo Localidad debe aparecer Pueblo del socio. Establecer como valor predeterminado en el campo Provincia, el texto La Rioja. Establecer como clave principal el campo N de socio.

Ejercicio 1
Si ya se ha descargado la base de datos Socios_del_Club.accdb al inicio de ste captulo, pasar directamente al Ejercicio nmero 2. En caso de no tenerla an, bajarse la base de datos Socios_del_Club_2007.accdb, esta base de datos contiene una gran cantidad de datos introducidos. Todos los ejercicios a partir de ahora se realizarn sobre esta base de datos. El curso est pensado para realizarse con la nueva versin de Access 2007. Por ello, los archivos facilitados tienen la extensin .accdb que como debes recordar es la extensin propia de las bases de datos generadas con la versin de Access 2007. No obstante, tambin os facilito la misma base de datos en formato propio de las versiones de Access XP, 2002 y 2003 por si todava no tuvierais disponible la nueva

versin de Access. Slo tienes que hacer clic en Socios_del_Club_03.mdb para descargarte la base de datos de Socios del Club para trabajar con las versiones anteriores de Access. Nota: Los nombres de archivos de los dos prrafos anteriores en color naranja y subrayados, son enlaces directos al procedimiento de descarga de las bases de datos de trabajo. Hacer clic en ellos para comenzar a bajar el archivo de la base de datos correspondiente a la versin de Access de la que se dispone. Guardar la base de datos, por ejemplo, en el mismo directorio o carpeta del disco duro en donde se tengan guardadas, quizs, otras bases de datos del curso de nivel 1 u otros ejemplos de trabajo realizados hasta ahora -cambiar el nombre del archivo si es precisoy llamarla Socios del Club.accdb (sin guiones bajos). Nota: Los ejercicios propuestos y referenciados con (R-O) son ejercicios que han sido realizados en el curso de nivel bsico de Access 2007 por lo cual son de Repaso y Opcionales. Su realizacin queda en manos del alumno y se recomienda a modo de repaso y asentamiento su realizacin aunque se apoyan en conceptos que ya deben, en este momento del curso, estar perfectamente asentados. Inscrbete ahora y accede a 2 unidades gratis Una vez inscrito, te enviamos un email con los datos de acceso y puedes comenzar el curso de Access 2007 Avanzado realizando 2 unidades. Podrs acceder a videotuoriales, actividades multimedia, ejercicios prcticos, consultar al tutor, etc..

Ejercicio 2
Crear las siguientes consultas simples a partir de los datos de la tabla Socios. 1. Consulta que muestre el Nombre, Apellido y Telfono (en este orden) de cada uno de los socios. Los datos deben aparecer ordenados alfabticamente por Apellido. El nombre de la consulta ser datos bsicos. 2. Consulta que muestre el Nombre, Apellido y Telfono de los socios con nivel de juego SENIOR. No debe aparecer el campo nivel de juego en el resultado de la consulta. El nombre de la consulta ser socios nivel de juego senior. 3. Consulta que muestre los campos Nombre, Apellido, Poblacin y telfono de los socios de nivel de juego medio cuya cuota anual sea superior a 3 euros. Los datos deben aparecer ordenados primero por localidades y luego por apellido. El nombre de la consulta ser socios nivel medio ms de 3 euros. 4. Consulta que seleccione los socios que no estn federados y que pertenezcan a la categora Medio vindose todos los campos. El nombre ser socios no federados nivel medio. 5. Consulta que seleccione Nombre, apellidos, direccin, localidad y telfono de los socios que no sean de Logroo. Llamarla socios no de Logroo. 6. Consulta que seleccione los socios de Arnedo, Calahorra y Alfaro ordenados por localidad. Llamarla socios Rioja baja. 7. Consulta que seleccione los socios que no sean ni de Logroo ni de Calahorra. Llamarla socios ni de Logroo ni de Calahorra.

8. Consulta que seleccione a los socios solteros de Arnedo. Llamarla socios solteros de Arnedo. 9. Consulta que seleccione a los socios solteros de Arnedo y a los socios solteros de Logroo. Llamarla solteros de Arnedo y Logroo. 10. Consulta que seleccione los socios cuya cuota est comprendida entre 3 y 6 euros. Llamarla socios entre 3 y 6 euros. 11. Consulta que seleccione los socios que residan en las localidades comprendidas alfabticamente entre Arnedo y Logroo. Llamarla entre Arnedo y Logroo.

Ejercicio 3
Utilizar campos calculados y expresiones para crear las siguientes consultas:
1. Consulta que calcule la edad de los socios. Los datos aparecern ordenados en funcin de la edad. La consulta se llamar Edad de los socios.

Ayuda: la edad se calcular por la resta de la fecha de hoy y la fecha de nacimiento, el resultado es un nmero de das que se deber dividir entre 365. La funcin que devuelve la fecha de hoy es ahora(). Buscarla con el generador de expresiones en funciones de tipo fecha y hora. Para obtener el resultado sin decimales accedemos a las propiedades del campo calculado (botn derecho sobre el campo en la pantalla de diseo abajo) y elegimos tipo fijo y sin lugares decimales.

2. Consulta que seleccione los socios de ms de 30 aos. Llamarla Socios de ms de 30 aos.

Ayuda: guardar la consulta anterior con otro nombre, socios de ms de 30 aos, modificarla y aadir la condicin de ms de 30 aos.

3. Consulta que seleccione los socios con una antigedad en el club de ms de 3 aos. Llamarla Socios con ms de 3 aos de antigedad.

Ayuda: crearemos un campo calculado llamado antigedad por resta de la fecha de hoy y el campo alta de socio. Estableceremos en ese campo el criterio de > de 3 aos

4. Consulta que ordene los socios por la letra del DNI. Llamarla Socios ordenados por letra del DNI

Ayuda: Creamos un campo calculado llamado letra_DNI que contenga la letra del DNI del campo DNI. Una vez obtenido se ordena por ese campo. Para extraer de una cadena un conjunto de caracteres por la derecha emplear la funcin Der(cadena;nmero), funcin que se encuentra en funciones de texto. Ejemplo Der("pitonisa";4) devuelve "nisa"

5. Consulta que calcule, con IVA. incluido, la cuota que hay que cobrar a cada socio, al trimestre. Llamarla Cuota Trimestre.

Solucin Ejercicio 3

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Ejercicio 4
Probar sin ser necesario guardar como consultas los siguientes criterios y ordenaciones:
1. 2. 3. 4. 5. 6. Ver a los socios de Arnedo. Ver los socios cuyo nombre empiece por 'A'. Ver los socios con apellido DIAZ. Ordenar por localidad. Ver todos los que no son de Logroo. Ver todos los socios que tengan un apellido PEREZ y que no sean de Logroo.

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Ayuda.

Entrar a crear consultas nuevas, establecer los criterios y/o las ordenaciones propuestas, probar que funcionan ejecutando la consulta y comprobando que el resultado satisface a lo esperado.

A continuacin regresar a la pantalla de diseo y cambiar los criterios por otros y volver a probar... Al final no guardar la consulta.
Nota: Recordar que como criterios se pueden utilizar los caracteres comodn, que son el asterisco * y la interrogacin derecha ?. El asterisco representaba, all donde se ubique, a un

grupo de caracteres sean cuales sean, y la interrogacin a un solo carcter en esa posicin. En el planteamiento de los que tengan un apellido PEREZ, pensar que dicho apellido, en el campo Apellidos puede estar en primer o segundo lugar, y que incluso en la tabla pudieran estar introducidos unos apellidos con acento PREZ y otros sin acento PEREZ, por lo que para preverlo el criterio correcto sera: Como *P?REZ*