Suivi Trans

SERVICE DES FINANCES quipe de formation
Le suivi des transactions avec PeopleSoft
PeopleSoft version 8.9
Mars 2011
TABLE DES MATIRES

INTRODUCTION.................................................................................................................................. 2 MODULE DES ACHATS ..................................................................................................................... 3 STATUT DOCUMENT DA ....................................................................................................................... 3 En-tte du document ....................................................................................................................... 4 Tableau Document associ ....................................................................................................... 6 Document Bon de commande ................................................................................................... 7 Document Rception de marchandise .....................................................................................10 Document Pice .......................................................................................................................12 Document Paiement .................................................................................................................17 STATUT DOCUMENT BC ......................................................................................................................19 STATUT DOCUMENT PICE...................................................................................................................20 LES TRANSACTIONS DE PRENGAGEMENT ET DENGAGEMENT ......................................22 Quest-ce quun prengagement? ..................................................................................................22 Quest-ce quun engagement? .......................................................................................................22 Le rapport des transactions de prengagement et dengagement .................................................22 Laccs aux rapports .....................................................................................................................23 MODULE DE FACTURATION .........................................................................................................27 REGISTRE DES FACTURES ....................................................................................................................27 CONSULTATION PAIEMENT DUNE FACTURE EXTERNE .....................................................................31 MODULE DES COMPTES PAYER ...............................................................................................34 DPENSE EXTERNE SANS BON DE COMMANDE .....................................................................................34 AFFICHAGE DUNE FACTURE NUMRISE PARTIR DUNE PICE JUSTIFICATIVE .................................37 RECHERCHE DONNES FOURNISSEURS ................................................................................................45 MODULE DU GRAND LIVRE...........................................................................................................47 CONSULTATION DES LIVRES BUDGET .....................................................................................47 Consultation dun livre budget de DEPENSE - Sans projet ..........................................................48 Consultation dun livre budget de DEPENSE - Avec projet..........................................................51 Consultation dun livre budget de DEPENSE - Avec projet de recherche ....................................52 Consultation dun livre budget de REVENU - Sans projet ............................................................54 Consultation dun livre budget de REVENU - Avec projet............................................................55 LES RAPPORTS BUDGTAIRES ...................................................................................................58 Relev des transactions par projet ................................................................................................58 Liste des statuts budgets de dpense..............................................................................................60 Liste des projets dficitaires ..........................................................................................................63 CONSULTATION DUNE CRITURE DE BUDGET.....................................................................65 Consultation dune criture de budget ..........................................................................................65 Consultation dune criture de transfert de budget .......................................................................66 CONSULTATION GRAND LIVRE..................................................................................................69 CONSULTATION DES CHAMPS STRUCTURE............................................................................71 Valeur des champs structure .........................................................................................................71 Len-tte de projet .........................................................................................................................72 quivalence ADABAS/PeopleSoft .................................................................................................76 Combinaisons comptables valides .................................................................................................77 RECHERCHE DINFORMATIONS SUR LIDUL ..........................................................................81 INDEX....................................................................................................................................................82
Le suivi des transactions
Introduction
Lobjectif de ce document est de permettre au personnel expriment qui travaille en gestion financire de connatre et dutiliser les diffrents menus et rapports disponibles dans PeopleSoft pour effectuer le suivi des transactions. Lorsque vous consultez les documents de rfrence pour la saisie des transactions lectroniques, vous remarquez quune section Consultation est disponible. Elle apporte de linformation par rapport la consultation mme de la transaction, tandis que ce document vous permettra de reprer, par exemple, si on a effectu le paiement un fournisseur ou un individu, de connatre la date dmission du chque, etc. Vous trouverez galement dans ce document linformation relative ldition de certains rapports, par exemple ldition du Registre des factures ou encore la Liste des prengagements et des engagements . Une description des menus disponibles et la procdure suivre sont dcrites pour chacun des modules du logiciel financier.
Module des achats

Dans la version 8.9 du logiciel financier de PeopleSoft, la consultation pour le suivi dune demande dachat, dun bon de commande ou dune pice justificative mise en rfrence au paiement dune facture, suite lmission dun bon de ocmmande, seffectue partir du lien Statut document des diffrents menus. Selon linformation que vous dtenez, soit le numro de la demande dachat, du bon de commande ou de la pice justificative, vous pouvez vrifier rapidement le cheminement du document source Demande dachat . Statut document DA Lorsque vous dtenez le numro de la demande dachat, par exemple 0000972914, utiliser la page Statut document DA pour consulter les documents associs la transaction. Accder au menu en utilisant le lien Consultation - statut doc. DA sous la rubrique Gestion des approvisionnements de la page Accueil utilisateur ou utiliser le menu hirarchique suivant :
Gestion approvisionnements Demandes achat Consultation donnes DA

- Statut document DA
Laiss ce champ blanc
Les actions faire dans cette page : Saisir une ou des valeurs dans les diffrents champs, ici nous inscrivons le numro de la demande dachat. Cliquer sur le bouton
Cette action amne la page Statut document DA qui comprend len-tte du document et le tableau Document associ qui comporte deux onglets, Documents et Donnes connexes ainsi que licne qui permet de consulter les deux onglets simultanment.
En-tte du document
Ici, vous obtenez de linformation sommaire sur la demande dachat ainsi que sur le statut de la demande. Dans cet exemple, le statut Termine indique quaucune autre action nest possible sur la demande, car la commande a t reue et paye. Les autres statuts que lon peut retrouver len-tte dune demande dachat sont : Approuv Ouvert Annul Statut qui apparat aprs que lutilisateur ait approuv et enregistr laction. Statut initial lors de lajout du formulaire jusqu lexcution de lapprobation. Statut lorsquune demande est annule.
Cliquer sur le lien 0000972914 pour consulter la demande.
Onglet Dtails : mme information que celle dans len-tte de la demande Onglet Statut : Les liens O nous indique quil y a de linformation disponible pour le bon de commande, la rception de marchandise et la pice justificative. Cliquez sur ces liens pour obtenir linformation.
Cliquer nouveau sur le lien 0000972914 pour consulter linformation saisie sur le formulaire de la demande dachat.
Onglet Dtails : Information sur - Description nom du fournisseur quantit - cot Icne Permet de visualiser un commentaire de ligne lorsque lutilisateur en a saisi un sur le formulaire demande dachat. Icne Permet de visualiser le dtail de lchancier.
Par la suite, cliquer sur licne comptable.
pour afficher le dtail de la rpartition
Suite de la ligne
Revenez lcran Dtails ligne Cliquez sur longlet Donnes supplmentaires
Onglet Donnes supplmentaires : Informations sur - Acheteur catgorie fourniture
Tableau Document associ

Sous cet onglet, les diffrentes colonnes identifient les numros des documents associs Doc. , des types de document Type de document , le statut pour chacun de ces documents Statut , ainsi que les dates o des actions ont t poses Date document . Ce tableau nous permet de visualiser, rapidement, les tapes de la transaction.
Remarque : Pour chacun des liens sous la colonne Doc. , seule linformation juge pertinente et non dcrite prcdemment sera documente.
Document Bon de commande

Dans le tableau Documents associs , cliquez sur le lien 0000472700 pour obtenir de linformation relative au bon de commande.
Nom de lacheteur qui a trait la demande
Numro de la demande dachat
Calcul des taxes lors de la cration du BC
Lien Dtails en-tte
Le lien Adresse destination nous informe de ladresse o la facture doit tre achemine, soit le Service des finances.
Icne
apporte de linformation sur larticle command de la ligne 1.
Lien Statut document Le lien Statut document amne lcran Statut document BC similaire aux informations de lcran de dpart Statut document DA .
Licne apporte de linformation sur les commentaires den-tte et de ligne lorsquils ont t saisis sur la demande dachat et transmis sur le bon de commande. Ici, aucun commentaire nest disponible. chancier vous informe sur lchancier, la rpartition comptable, ainsi Licne que le lieu de livraison.
Cliquer sur licne marchandise.
pour obtenir de linformation sur ladresse de livraison de la
pour obtenir de linformation sur : Cliquer sur licne la combinaison comptable, sous Onglet Champs structure , sur le dtail des taxes ajout lors de la cration du BC Onglet Dtails taxes et sur le demandeur sous Onglet Dtails demande achat .
Document Rception de marchandise
Cliquer sur le lien 0000348079 pour consulter linformation relative la rception de marchandise. Onglet Lignes rception Slectionnez la ligne pour activer les liens
Dans cet cran, seul le lien Dtails en-tte amne de linformation intressante. Les liens Commentaires en-tte et Commentaires ligne sont activs seulement si un commentaire y est inscrit. Dans cet exemple, ils sont inactifs, donc aucun commentaire ntait disponible sur le bon de commande. Cliquer sur le lien Dtails en-tte au bas de la page.
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Vous serez en mesure de connatre lIDUL de la personne qui a enregistr la rception de marchandise dans PeopleSoft. Pour obtenir les coordonnes rattaches lIDUL, rfrezvous la section Recherche dinformations sur lIDUL , la dernire section du document. Onglet Donnes dtailles ligne Obtenez de linformation sur la marchandise accepte et reue en cliquant sur longlet Donnes dtailles ligne .
Sous longlet Entre facultative vous trouverez de linformation relative au refus et retour de marchandise, selon que le commis receveur ait saisi linformation ou non.
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Document Pice
Cliquer sur le lien 01277437 pour consulter linformation relative la pice justificative, numro attribu lors de lmission du chque au fournisseur.
Cliquez sur le bouton Les rsultats de la recherche apparaissent au bas de lcran et sont prsents sous les onglets Dtails pice et Dtails supplmentaires . Cliquez sur le bouton pour dvelopper les trois onglets
Suite de la ligne
Le suivi des transactions 12
Suite de la ligne
Les diffrents onglets et icnes permettent, entre autres, de connatre le numro de facture du fournisseur ainsi que les lments suivants : les donnes dtailles des lignes de la pice justificative, les donnes de paiement, les dtails sur les taxes, les critures comptables, et le sommaire de la pice. sous la colonne critures comptables Icne Cliquer sur licne pour obtenir les trois onglets simultanment.
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Afficher la deuxime ligne en cliquant sur le lien Afficher tout
Inscription dans les comptes payer, le compte devient crditeur
Lors du paiement, le compte devient dbiteur Suite des lignes
Permet dafficher les donnes relatives aux critures comptables gnres lors de linscription dans les comptes payer et lors du paiement, soit lors de lmission de la pice justificative.
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La ligne Rpartition encaisse a permis dinscrire la dpense dans le projet de lunit administrative. Sous la colonne criture vous obtenez le numro de lcriture de journal obtenu lors du report au Grand livre. Sous Date budget la date de la validation budgtaire lors de linscription au livre budget de dpense du projet concern et les dates du report au Grand livre. Quant la ligne Remb. TVA intrants elle concerne les taxes que lUniversit rcuprera. Revenez la page Rsultats interrogation pices.
Suite de la ligne
Suite de la ligne
Icne sous la colonne Donnes paiement pour afficher les donnes dtailles du paiement de la facture.
Ici le paiement relatif la facture 8650771 au montant de 1 258,01$ se retrouve sous la colonne Mt pice pay . Lors de lmission du chque on a regroup toutes les factures dues la Compagnie Fisher Scientifique pour un montant total de 20 305,09$. Lon retrouve cette information sous la colonne Mt pmt . Le chque porte le numro 1158513 sous la colonne No rfrence paiement La date dmission du chque se trouve sous la colonne Date paiement .
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Si vous cliquez sur le lien 1158513 vous trouverez de linformation similaire affiche de faon diffrente.
Les onglets Donnes supplmentaires et Dtails fournisseur nous informent sur le numro du compte bancaire, le nom de la banque et le numro du fournisseur. Revenez la page Rsultats interrogation pices. Icne taxes. sous la colonne Dtails TVA pour consulter les donnes relatives aux
Ici les deux taxes (QUBEC-P) ont t calcules sur un montant de 1 104,00$, ce qui quivaut 154,01$. Une partie des taxes nest pas remboursable, soit 68,38$. LUniversit rcuprera que 85,63$ de 154,01$. Le cot net de la dpense impute lunit sera de 1 172,38$, soit 1 104,00$ (cot initial du matriel) + 68,38$ (taxes payer). Attention : Puisquil sagit dun document valid avant le 1er janvier 2008, le taux de taxe sur les produits et services est de 6%.
Le traitement des taxes En gnral les biens vendus par l'Universit Laval sont taxables au taux de 5 % du montant de la vente pour la taxe sur les produits et services (TPS) et de 7,5 % du montant de la vente plus la TPS pour la taxe de vente du Qubec (TVQ). Ce taux peut varier selon la nature du bien ou du service. Cest la saisie de la pice justificative qui permettra le paiement dune facture et que le ou les codes de taxes appropris seront slectionns afin que le systme de gestion financire enregistre les bons montants. Pour connatre le cot rel qui sera imput votre unit, vous pouvez calculer que les taxes moins les ristournes donnent un taux net de 5,83 %.
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Ristourne de taxes LUniversit Laval bnficie dune ristourne de base de 67% sur la TPS et de 47% sur la TVQ. En effet, les tablissements d'enseignement reoivent des gouvernements fdral et provincial des ristournes sur les taxes de vente verses aux fournisseurs lors du paiement des factures. Pour plus dinformation sur les dbourss, les revenus et la facturation, consultez la rubrique Assurances, paiements, vente et facturation sur le site internet du Service des finances ladresse suivante : www.sf.ulaval.ca. Icne sous la colonne Sommaire PJ
sous la colonne Sommaire PJ pour obtenir le cot net de la Cliquez sur le bouton dpense impute au budget de dpense.
Document Paiement
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Cliquer sur le lien 000062088 pour consulter linformation relative au paiement transmis au fournisseur.
Le rsultat de la recherche apparat au bas de lcran et est prsent sous longlet Dtails paiement . Le numro du chque transmis au fournisseur se retrouve sous la colonne No rfrence paiement Il est possible de cliquer ce lien afin dobtenir le dtail des informations, soit la date dmission du chque, le montant total du paiement, les numros de pices justificatives, les dates, numros et montants des factures payes sur le chque.
Date mission
Montant total du chque
Nos pices justificatives
Dates, numros et montants des factures payes
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Statut document BC Lorsque vous dtenez le numro du bon de commande, ici le numro 0000472700, utilisez le menu de gauche pour atteindre lcran Statut document BC et ainsi consulter les documents associs au bon de commande.
Gestion approvisionnements Bon de commande Consultation donnes BC

- Statut document BC
Les actions faire dans cette page : Saisir le numro du bon de commande dans le champ Bon de commande . Cliquer sur le bouton
Cette action amne la page Statut document BC qui comprend len-tte du document et le tableau Document associ qui comportent deux onglets, Documents et Donnes connexes ainsi que licne qui permet de consulter les deux onglets simultanment.
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Chacun des liens amne les informations vues prcdemment la section Statut document DA . Statut document pice Lorsque vous dtenez le numro dune pice justificative, ici le numro 01277437, utiliser le menu de gauche pour atteindre lcran Statut document pice et ainsi consulter les documents associs la pice justificative. Rfrez-vous la section du Module des comptes payer pour connatre la dfinition dune pice justificative et les types de dpenses qui amorcent lmission dune pice justificative. Accder lcran de consultation de la faon suivante : Compte fournisseurs
Consultation Pices justificatives
- Statut documents
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Les actions faire dans cette page : Saisir le numro de la pice justificative dans le champ Pice justificative . Cliquer sur le bouton . Cette action amne la page Statut documents pice qui comprend len-tte du document et le tableau Document associ qui comportent deux onglets, Documents et Donnes connexes ainsi que licne qui permet de consulter les deux onglets simultanment.
Chacun des liens amne les informations vues prcdemment la section Statut document DA .
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LES TRANSACTIONS DE PRENGAGEMENT ET DENGAGEMENT Dans PeopleSoft 8.9, il existe deux rapports qui permettent ldition de la liste des prengagements et des engagements qui apparaissent dans le livre budget de dpense. Il sagit du rapport Activit budgtaire demande dachat pour obtenir la liste des prengagements et le rapport Activit budgets approvisionnement pour la liste des engagements.
Quest-ce quun prengagement?

La notion de prengagement rfre la premire tape du processus dachat, celle de la demande dachat. Lexcution avec succs du contrle budgtaire sur chaque ligne dune demande dachat a pour effet dajuster le solde budgtaire du livre budget de dpense utilis dans la rpartition comptable. Cette mise jour du solde seffectue en inscrivant au livre une rserve de fonds quivalente au montant de chaque ligne de la demande dachat; cest cette rserve quon appelle prengagement. Son existence est normalement de courte dure, soit le temps ncessaire la conversion des lignes de demande dachat en lignes de bon commande. Lors de cette deuxime tape du processus dachat, il y aura renversement de chaque ligne de prengagement. Lors du processus normal, la somme du prengagement et son renversement seront gaux zro et, par consquent, napparatront pas sur le rapport.
Quest-ce quun engagement?

La notion dengagement rfre la seconde tape du processus des achats, celle du bon de commande. Chaque ligne dune demande dachat est traite pour tre convertie en ligne de bon de commande. Lajout des taxes seffectue cette tape. Chaque ligne dun bon de commande doit passer avec succs le contrle budgtaire. Ceci a pour effet de rajuster le solde budgtaire du livre budget de dpense utilis dans les rpartitions comptables. Cette nouvelle mise jour du solde seffectue en remplaant dans le livre budget de dpense la rserve de prengagement par une rserve dengagement quivalente au montant de chaque ligne de la demande dachat augmente de la valeur nette des taxes applicables, soit 5,83% (TPS+TVQ-ristournes). Cette rserve dengagement durera jusqu ce que la marchandise soit paye.
Le rapport des transactions de prengagement et dengagement

Le rapport des transactions de prengagement donne la liste de toutes les demandes dachat dont la somme des lignes de prengagement est diffrente de zro. Nous utiliserons le rapport Activit budgtaire demande dachat . Le rapport des transactions dengagement prsente la liste des bons de commande dont la somme des lignes dengagement est diffrente de zro. Ce rapport permet de dceler les soldes dengagement (lorsquune commande est termine) afin de les faire corriger. Nous utiliserons le rapport Activit budgets approvisionnement .
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Laccs aux rapports

Laccs ces deux rapports se fait partir du menu de gauche de la faon suivante : Gestion des approvisionnements Demande achat ou Bon commande Rapports - Activits budget DA et BC Avant de procder ldition du rapport, vous devez utiliser un contrle dexcution (Recherche valeur) ou en crer un nouveau (Ajout valeur).
Les actions faire dans cette page : Crer ou rechercher le contrle dexcution pour limpression du rapport Le contrle dexcution dtermine un raccourci qui permet dexcuter rptition une requte. La premire fois quon dfinit un contrle dexcution, on dfinit les paramtres de demande du rapport. Par la suite, il suffit dutiliser le mot cl dfini, soit le contrle dexcution, pour obtenir la page de demande du rapport. Utiliser longlet Ajout valeur pour crer un contrle dexcution. Saisir un mot cl et cliquer sur le bouton . Dans ce cas-ci PREENG .
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La prochaine fois que vous utiliserez ce type de rapport, vous naurez qu cliquer sur longlet Recherche valeurs , puis cliquer sur pour voir apparatre le contrle existant et le slectionner. Dans cet exemple, on veut savoir sil reste des prengagements sur un projet quon doit fermer. Le projet est ouvert depuis le 30 septembre 2003.
Slectionner lentit, UL ou AU, Prciser les dates de dbut et de fin de la priode de recherche. Indiquer les critres de recherche associs aux soldes de prengagement ou dengagement selon vos besoins. Utiliser la liste droulante vis--vis du champ Solde . Indiquer ensuite les options de tri : si vous dsirez que la recherche seffectue sur tous les comptes, laisser blanc les champs Valeur champ structure srce 1 et Valeur champ structure cible 2 Ajouter des lignes pour prciser vos options de tri laide du bouton : ici nous avons ajout quune ligne afin de prciser le projet pour lequel on dsirait faire la recherche. Si on veut restreindre la recherche un seul projet, il est important de rpter le numro du projet dans les deux champs Valeur champ Pour restreindre la recherche une classe du projet, ajouter une ligne de tri dans laquelle vous slectionnerez CLASS_FLD dans la liste de Champ structure . Prciser ensuite la classe voulue dans les deux champs Valeur champ. . Enregistrer le contrle dexcution.
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Lancer la requte laide du bouton
La demande de traitement nous amne lcran Demande Rpartiteur traitements . Cest cette tape que vous slectionnez le type de liste que vous dsirez.
Pour obtenir la liste des prengagements sur le projet, slectionner le traitement Activit budget demande achat. Pour obtenir la liste des engagements sur le projet, slectionner le traitement Activit budget approv. .
Cliquer sur le bouton OK, vous reviendrez la page Demande rpartiteur traitement .
Une nouvelle fentre Internet Explorer souvrira vous informant que le traitement est lanc.
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Lorsque le traitement est russi, la page de donnes saffiche en format PDF.
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Module de facturation
Registre des factures Cest la page Registre factures qui permet dobtenir un rapport des factures selon nos besoins. En effet, nous pourrions utiliser ce registre pour obtenir les factures que lon a mises en tant que fournisseur, les factures que lon nous a mises en tant que client, les factures dont les revenus sont verss dans un projet spcifique ou bien les factures gnres par une facult spcifique. Laccs ce rapport se fait par le lien Registre de factures de la page Accueil utilisateur ou par le menu hirarchique suivant : Facturation Gnration factures Rapport - Registre factures Avant de procder ldition du registre, vous devez utiliser un contrle dexcution (Recherche valeur) ou en crer un nouveau (Ajout valeur).
Les actions faire dans cette page : Crer ou rechercher le contrle dexcution pour limpression de la liste Le contrle dexcution dtermine un raccourci qui permet dexcuter rptition une requte. La premire fois quon dfinit un contrle dexcution, on dfinit les paramtres de demande de rapport. Par la suite, il suffit dutiliser le mot cl, soit le contrle dexcution, pour obtenir la page de demande de rapport. Utiliser longlet Ajout valeur pour crer un contrle dexcution. Saisir un mot cl et cliquer le bouton .
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Utiliser longlet Recherche valeurs pour utiliser un contrle dexcution existant. Saisir le mot cl et cliquer le bouton ou faites et slectionner le contrle dexcution dsir. Selon les paramtres utiliss, nous aurons un rapport plus ou moins labor. Voici les paramtres disponibles : Paramtre demande rapport Entit UL : Universit Laval AU : autres organismes non UL Type fact. GE, INT, RCH, etc. Source Le numro de lunit fournisseur Exclure factures Si la case est coche, seules les factures non payes seront payes affiches Donnes facultatives Projet Pour restreindre le rapport un projet spcifique Unit dbutant par Pour permettre laffichage des factures de toutes les units dune facult Slection intervalle Date de dbut : Pour indiquer la priode dsire Date de fin Slection des clients Internes et externes Pour obtenir toutes les factures, quelles soient internes ou externes Clients externes Pour obtenir les factures externes seulement Client spcifique Pour obtenir les factures dun client spcifique Type client Pour obtenir les factures dun type de client en particulier (employ/tudiant, unit, externe) Clients internes Pour obtenir les factures internes seulement Par exemple, demandons la liste des factures des clients externes pour la Facult des sciences et gnie en excluant les factures payes pour la priode du 1er janvier 2008 au 25 fvrier 2008.
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Cliquer sur
Vous obtiendrez lcran Demande Rpartiteur traitements sur lequel vous pourrez spcifier le registre des factures par numro ou par client. Pour notre exemple, slectionnons Registre par client .
Cliquer sur
Vous revenez lcran Registres factures et une nouvelle fentre Internet Explorer souvre vous informant que le traitement est lanc.
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Lorsque le traitement est russi, le document saffiche en format PDF.
Le rapport comporte quatre pages. Utiliser les chevrons pour vous dplacer dune page lautre en mode consultation.
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Consultation paiement dune facture externe La plupart des usagers utilisent le Relev des transactions associes un document source disponible dans loutil Explo pour la consultation des donnes rattaches aux factures. Il sagit pour la plupart des cas, dun encaissement de revenu suite la vente dun service ou dun bien. Pour dautres cas, il arrive que lon doive facturer un client externe pour la rcupration des cots dj imputs au livre budget de dpense, soit pour du salaire ou pour un autre type de dpense. Par exemple, vous facturez un client externe pour rcuprer le salaire dun employ. Vous aurez utilis un compte de type dpense qui fait rfrence la dpense initiale. Ainsi lors de la facturation vous indiquerez la combinaison comptable utilise par lunit, ce qui inscrira au livre budget de dpense un crdit relatif la dpense initiale. Si vous consultez Relev des transactions associes un document source dans Explo afin de savoir si votre client a pay, vous constatez que le montant sest inscrit en crdit de dpense dans le livre budget de dpense, mais vous nobtenez aucune information vous indiquant si votre client a pay. (Information que lon retrouve sous la colonne montant recouvr).
Suite de la ligne
Il est possible laide de PeopleSoft dobtenir cette information. Comptes clients Accder lcran de consultation en utilisant le menu suivant : Comptes clients Recouvrement Donnes articles - Mise jour dtails articles
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Inscrire le numro de la facture dans le champ Article Cliquer sur
Dans cet cran nous constatons que : le solde pour cette facture est 0 le statut de larticle est ferm, ce qui signifie quaucune autre action sur cette facture nest possible Sous le tableau Activits article
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No sq. : 1 la date comptable saisie ou inscrite par dfaut dans le champ D. compt. la date du report au Grand livre rel dans le champ D. rpart. le type entre : FGE pour facture gnrale le montant factur : 990,00$ No. sq. : 2 la date dencaissement du chque client type entre : ENC pour encaissement montant : - 990,00$ identifiant le compte recevoir le numro du chque client dans le champ Paiement Le numro dans le champ Groupe sous les deux encadrs No. sq. est une rfrence pour le Service des finances. Note : Si vous devez contacter le Service des finances pour obtenir de plus amples informations concernant lencaissement du chque du fournisseur, ayez en main le numro du paiement ainsi que le numro de dpt afin dacclrer la recherche.
Il est galement possible de vrifier si votre client a pay en utilisant le Registre des factures . Rfrez-vous la section Registre des factures - Module de facturation afin de connatre la faon de procder.
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Module des comptes payer

Lorsque le Service des finances procde lmission dun chque pour le paiement dune dpense externe (dpense qui entrane une sortie de fonds), il doit sassurer dexercer un bon contrle sur le paiement des comptes payer ses fournisseurs. cet effet, le systme cre pour les factures payes, un numro de pice justificative, que le produit ait t obtenu suite lmission dun bon de commande ou non. Nous avons vu prcdemment comment effectuer la recherche dinformations lorsque lon a en main le numro de pice justificative suite lmission dun bon de commande, dcoulant de la saisie du formulaire lectronique Demande dachat . Voir la rubrique Statut document pice sous Module des achats . Il existe dautres types de dpenses payes laide dun dbours du Service des finances. Il sagit de : lavance de voyage; la demande de paiement qui sert de remboursement des individus ou des entreprises; le rapport de dpenses de voyage et de frais de rception; le remboursement petite caisse; le remboursement de frais automobile (SF-329).
Chacun de ces formulaires traits au Service des finances, entrane lmission dune pice justificative. Dpense externe sans bon de commande Accder au menu de consultation des pices justificatives en utilisant le menu suivant :
Comptes fournisseurs Consultation Pices justificatives

- Statut documents
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Selon les informations que vous avez en main, utilisez les diffrents champs de recherche : Pice justificative No facture Le numro de pice justificative le numro du formulaire de remboursement de frais automobile (SF-329) OU le numro de facture de lentreprise lorsquil sagit dune demande de paiement adresse une entreprise. Indiquer une date prcise ou utiliser la liste des oprateurs logiques dans le menu droulant du champ Date .
Date
Cl tables fournisseur Fournisseur Fournisseur abrg
non utilis Table UL le numro du fournisseur qui rclame le remboursement. le nom abrg du fournisseur, compos du nom de famille suivi du prnom (sans espace) jusqu concurrence de 10 caractres.
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Effectuons une recherche partir de lexemple suivant : En juillet 2008, le Service des finances a rembours des dpenses Jacques Lachance. Malheureusement, nous navons pas en main le numro du formulaire Rapport de dpense de voyage . Nous recherchons donc la pice justificative du fournisseur LACHANCEJA pour la priode du 1er juillet 2008 jusqu aujourdhui. Indiquer LACHANCEJA dans le champ Nom fournisseur abrg Cibler loprateur logique plus grand que dans la liste droulante du champ Date . Indiquer 2008-07-01
Cliquer sur Puisquune seule pice existe dans la base de donnes avec les informations inscrites dans les champs de recherche, nous obtenons immdiatement lcran Statut document pice .
Champ facture et champ pice:
le numro du formulaire lectronique qui a t complt et qui devient aussi le numro de pice justificative Champ fournisseur : le numro du fournisseur, ici le numro demploy Vous remarquez qu la chane de caractres du nom abrg fournisseur, une valeur numrique est ajoute, advenant le cas o un mme nom pour deux ou plusieurs fournisseurs existent dans la base de donnes.
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Pour effectuer la vrification des donnes lies aux fournisseurs, rfrez-vous la section suivante Recherche donnes fournisseurs . Cliquer sur le lien 01599218 (champ Pice ) pour obtenir les informations sur la pice justificative. Cliquer sur le bouton .
Suite de lcran
Cliquer sur chacun des icnes pour obtenir linformation dont vous avez besoin.
Rfrez-vous la section Statut document pice vue prcdemment pour linterprtation des donnes que lon retrouve sous chacun des icnes. Affichage dune facture numrise partir dune pice justificative partir dun numro de pice justificative vous pouvez consulter les donnes inscrites sur la facture du fournisseur, suite lmission dun bon de commande, si celle-ci a t numrise. partir du menu : Comptes fournisseurs Pices justificatives Ajout/mise jour Entre pices ordinaires
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Cliquer le lien entre pices ordinaires
Saisir le numro de la pice justificative que vous aurez identifi partir du logiciel PeopleSoft ou de loutil Web Explo, dans le champ pice. Consulter le document Le suivi des transactions avec PeopleSoft disponible sur le site Web du Service des finances, sous la rubrique Formation et pilotage de systme/Documentation/Le suivi des transactions , pour savoir comment obtenir un numro de pice justificative suite lmission dun bon de commande.
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Cliquer le bouton Onglet sommaire . Attention :
pour obtenir lcran de consultation sous
Vous pouvez galement utiliser le champ No facture en indiquant le numro de facture du fournisseur dans le champ facture en slectionnant le signe gale dans la liste droulante.
Dans ce cas, le rsultat pourrait afficher plusieurs factures avec le mme numro, mais provenant de fournisseurs diffrents. Il faudra alors slectionner le bon fournisseur pour obtenir les crans de consultation. Pour notre exemple vous obtiendrez trois fournisseurs diffrents.
Cliquer le lien vis--vis du fournisseur dsir, dans ce cas-ci Zone Universit Laval . Note : les libells XML et En ligne sont expliqus un peu plus loin. Onglet Sommaire
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1 5
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Vous obtenez : 1. Le nom et ladresse du fournisseur, 2. Le numro de la facture, le cot total de la facture, la devise, 3. La date de cration, soit la date de numrisation de la facture et la date de cration de la pice justificative par le systme. Linformation contenue dans lencadr 4 est utilise par le Service des finances. NOTE : la date de cration nest pas la date de lmission du chque au fournisseur. Pour obtenir ces informations, rfrez-vous au document Le suivi des transactions disponible sur le site Web du Service des finances, sous la rubrique Formation et pilotage de systme/Documentation/Le suivi des transactions . Source pice et Source Sous les champs Source pice et Source , encadr 5, vous trouverez linformation suivante : Sous le champ Source pice Factures XML lorsquil sagit de factures transmises au Service des finances lectroniquement. Facture Kofax lorsquil sagit de factures numrises manuellement. Facture En ligne lorsquil sagit de factures saisies manuellement. Sous le champ Source XML lorsquil sagit de factures reues lectroniquement KFX ou KFA lorsquil sagit de factures numrises manuellement ONL lorsquil sagit de factures saisies manuellement Seules les mentions XML, KFX ou KFA vous permettront de visualiser la facture du fournisseur en format PDF. Lorsquil est indiqu ONL aucune image ne sera disponible. Onglet Donnes facture
Dans la premire partie de lcran, le mme type dinformation mais sous un visuel diffrent.
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Cliquer licne image dune facture lorsque celle-ci est disponible, pour afficher la facture en format PDF.
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Sous le lien Commentaires : des commentaires lorsquil y en a de disponible Sous le lien Sommaire frais invisibles : aucune information Sous le lien Sommaire TVA : linformation relative la valeur du taux de taxes Pour notre exemple, un taux de 5% puisquil sagit ici de lachat dun livre, pour un montant total de 7,28$.
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La deuxime partie de lcran sous longlet Donnes facture nous apporte linformation suivante :
Dans notre exemple, sous la section Ligne facture la description de larticle, lunit de mesure, le prix unitaire et le montant total pour la ligne de la facture. Noter que si la facture comporte plusieurs lignes, chacune des lignes apparatra dans la section Lignes facture . Le lien Donnes BC/doc rception amne un cran qui vous permettra de connatre le numro de bon de commande et les commentaires apparaissant sur le bon de commande et la rception de marchandise, si certains sont disponibles.
Sous la section Lignes rpartition onglet Champs structure GL la combinaison comptable utilise, le montant de la taxe ainsi que le total de la facture.
43
Les autres onglets Seul longlet Taux de change peut vous apporter de linformation pertinente quant au taux de change qui aura t utilis si le fournisseur doit tre pay dans une autre devise.
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Recherche donnes fournisseurs Utiliser le menu suivant pour effectuer la vrification des donnes lies un fournisseur. Fournisseurs Dfinition/mise jour Ajout et mise jour - Donnes fournisseurs
Utiliser les diffrents champs pour lancer la vrification, par exemple le numro du fournisseur, en indiquant dans le champ Fournisseur gale = 2175 soit le numro demploy de Darquise Cantin. Cet cran permet de vrifier quel est le statut du fournisseur ou du bnficiaire dans la base de donnes.
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Cliquer sur longlet Adresse . Vous obtenez ladresse personnelle de lemploy ainsi que son adresse au bureau.
Une adresse sur deux : cliquer sur Afficher tout pour obtenir les 2 adresses, ladresse personnelle et ladresse interne de lemploy.
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Module du Grand livre

CONSULTATION DES LIVRES BUDGET La consultation dun livre budget se fait partir de lcran Dtails budget que lon retrouve sur la page Accueil utilisateur sous la rubrique Livres budget ou par le menu hirarchique suivant : Contrle fonds Consultation activits budg. - Dtails budget
Utiliser les loupes ou inscrire directement les valeurs dans les champs selon vos besoins. Entit UL ou AU Groupes grands Les livres budget de DEPENSE ou REVENU sont les plus livres utiliss. Il existe par contre le livre budget de DETAIL. Compte Non obligatoire. Habituellement on se sert des autres champs pour obtenir les rsultats. Service Le numro identifiant lunit administrative Fonds Sous quel fonds, par exemple pour un budget dunit, fonds 1 ou 3 Classe Enveloppe budgtaire Programme Activit Projet Le numro de projet Priode budgtaire Budget annuel ou cumulatif (ANXXXXX ou CUMULA)
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Consultation dun livre budget de DEPENSE - Sans projet

Revenons lcran de recherche Dtails budgets et reprenons la mme recherche sur un budget de dpense utilis, cette fois-ci, sans projet. On doit prciser le livre budget consulter, le numro dunit administrative dans le champ Service , le fonds, le programme, la classe et la priode budgtaire. Noubliez pas, plus vous laissez des champs vides, plus le rsultat de la requte est volumineux.
Cliquer sur
Le budget disponible est de 186 174,83$ ce qui reprsente 44,85% du budget total de la classe 200. noter que le concept de Tolrance nest pas appliqu.
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Chacun des icnes Recherche grand livre et Recherche journal activits permettent de faire du forage et davoir accs aux diffrentes critures de budget, de dpenses, dengagement et de prengagement, sil y a lieu. Par exemple, cliquer sur ce licne Budget . Recherche journal activits droite du champ
Suite de la ligne
Cliquez sur la loupe lcriture de budget
de la troisime ligne, vous obtiendrez linformation sur
OU cliquez sur licne
.Vous obtiendrez le tableau suivant :
49
Cliquer sur licne
pour obtenir les deux onglets simultanment.
Suite de la ligne
Licne vous ramne au tableau vu prcdemment, alors que licne ramne lcran Dtails budget contrl .
vous
Le lien permet de faire afficher les livres budget REVENU do proviennent les revenus associs.
Le forage pour les donnes vis--vis des champs Engagement, prengagement et dpense ne sera pas document. Il seffectue partir des mmes icnes que ceux dcrits prcdemment.
50
Consultation dun livre budget de DEPENSE - Avec projet
Cliquez sur
La liste des livres budget saffiche au bas de lcran : il y a un livre pour chacune des classes dfinies pour ce projet.
Cliquer sur une des classes pour obtenir le budget disponible, par exemple la classe 20A pour en connatre le solde (dpenses courantes).
Vous auriez pu indiquer sous le champ classe, 20A et instantanment, vous auriez obtenu lcran suivant.
51
Le budget disponible est de 80,000$ ce qui reprsente 100% du budget total de la classe 20A, car aucune dpense na t impute sur ce budget de projet. noter que le concept de Tolrance nest pas appliqu. Le lien Attributs nest pas utilis. Cliquez sur le lien Budgets associs lorsque celui-ci est activ, afin de faire afficher les livres budget REVENU do proviennent les revenus associs. Pour notre exemple, aucun revenu na t comptabilis.
Consultation dun livre budget de DEPENSE - Avec projet de recherche

Prenons le budget du projet de recherche CG079256 et effectuons la recherche pour les livres budget de dpense.
Cliquer sur le bouton

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Le lien Attributs nest pas utilis. Cliquer successivement sur les liens et icnes, les mmes que vus prcdemment pour obtenir de linformation supplmentaire. ATTENTION Lorsquil sagit dun projet de recherche, comme pour cet exemple, linformation que vous obtiendrez dans le champ Budget correspondra aux critures de budget que le Service des finances a enregistr pour allouer les montants de recherche. Cette faon de faire est valable pour tous les projets de recherche existant avant fvrier 2004. Depuis ce temps, le Service des finances procde par facturation pour rcuprer les montants octroys par les organismes subventionnaires. Ces montants apparaissent vis-vis du champ Revenus associs .
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Consultation dun livre budget de REVENU - Sans projet

Revenons lcran de recherche Dtails budget et reprenons la mme recherche pour un budget de revenu utilis, cette fois-ci, sans projet. On doit prciser le livre budget consulter, le numro dunit administrative dans le champ service, le programme, la classe et la priode budgtaire.
On obtient deux livres budget de REVENU.
Cliquer sur lun ou lautre des liens des deux livres budget, par exemple A96100.
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Le lien Attributs nest pas utilis. Cliquer successivement sur les liens et icnes, les mmes que vus prcdemment pour obtenir de linformation supplmentaire.
Consultation dun livre budget de REVENU - Avec projet

Reprenons le projet CG079256 et effectuons la recherche pour les livres budget de revenu.
Cliquer sur licne Recherche Journal activits pour connatre le type de transaction associe la valeur pcuniaire.
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Suite de la ligne
Utiliser la loupe sur la premire ligne pour connatre le type de transaction li au montant de 190 000,00$.
Ces donnes sont lies la facture 00086176 Linformation que vous obtiendrez pour un projet de recherche correspondra, dans la grande majorit des cas, aux factures envoyes par le Service des finances pour rcuprer les montants octroys par les organismes subventionnaires. Avant fvrier 2004, le Service des finances procdait par criture de budget pour allouer les montants au projet de recherche.
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Cliquer sur Budgets associs pour connatre quel livre budget de DPENSE le livre budget REVENU est associ. Ici il sagit du livre budget de DEPENSE de la classe R00, dpenses courantes.
Le lien Attributs nest pas utilis.
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LES RAPPORTS BUDGTAIRES Dans PeopleSoft, limpression de trois rapports budgtaires peut tre excute par les usagers : il sagit du relev des transactions par projet, des listes de projets dficitaires et du statut des budgets de dpense.
Relev des transactions par projet

Limpression du relev des transactions permet dextraire toutes les transactions de lexercice financier et des priodes comptables dfinies dans lcran de recherche qui suit. Notez que lexcution de ce rapport est possible pour les projets seulement. Utilisez le menu suivant pour excuter la requte. Contrle fonds Rapports budgtaires - Relev des transactions -projet
Avant de procder ldition du rapport, vous devez utiliser un contrle dexcution (Recherche valeur) ou en crer un nouveau (Ajout valeur). Utiliser longlet Ajout valeur pour crer un contrle dexcution. Saisir un mot cl et cliquer sur le bouton . Les actions faire dans cette page : Crer ou rechercher le contrle dexcution pour limpression du rapport Le contrle dexcution dtermine un raccourci qui permet dexcuter rptition une requte. La premire fois quon dfinit un contrle dexcution, on dfinit les paramtres de demande du rapport. Par la suite, il suffit dutiliser le mot cl dfini, soit le contrle dexcution, pour obtenir la page de demande du rapport.
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Dans le premier encadr, vous devez indiquer des paramtres obligatoires, marqus par un astrisque *. Dans le champ Projet lindicateur % suivant le numro du projet doit galement tre complt. Cliquer sur
Cliquer sur
Vous revenez lcran dimpression et une nouvelle fentre internet souvre vous informant que le traitement est lanc.
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Ds que le traitement est termin, le rapport en format PDF souvre.
Le rapport contient 10 pages. Cliquer sur les chevrons pour faire dfiler les pages. Cliquer sur limprimante pour imprimer le document.
Liste des statuts budgets de dpense

Il sagit ici du relev des livres budgets de dpense dune unit administrative ou dun projet. partir de cette requte, vous obtiendrez la liste des montants autoriss pour les dpenses ainsi que le solde budgtaire pour chacune des enveloppes budgtaires, en date de la requte.
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Avant dexcuter ce rapport vous devez vous dfinir un contrle dexcution. Il est un raccourci qui permet dexcuter rptition une mme requte. La premire fois quon dfinit un contrle dexcution, on dfinit les paramtres de demande du rapport. Par la suite il suffit dutiliser le mot cl dfini, soit le contrle dexcution, pour obtenir la page de demande du rapport. Rfrez-vous la section prcdente pour connatre la faon de dfinir un contrle dexcution. Prenons lexemple de la recherche partir dun numro de projet. Accder lcran de recherche par le menu suivant :
Contrle fonds Rapports budgtaires

- Statuts des budgets Dpense
Attention :
Tous les champs non utiliss doivent conserver le caractre % pour que la requte sexcute. Cliquer sur
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Cliquer le bouton . Vous reviendrez la page dimpression. Une nouvelle fentre internet souvre vous informant que le traitement est lanc.
Ds que le traitement est russi le rapport saffiche lcran.
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Liste des projets dficitaires

Le troisime rapport budgtaire mis la disposition des usagers, est la liste des projets dficitaires, pour la consultation des projets dficitaires pour une facult ou pour une unit administrative. Pour accder ce rapport utiliser le menu suivant : Contrle fonds Rapports budgtaires - Projets dficitaires Noubliez pas de dfinir un contrle dexcution pour utiliser ce rapport. Rfrez-vous la section Relev des transactions par projet - Crer ou rechercher un contrle dexcution pour connatre la procdure. Les champs marqus dun un astrisque *sont des champs obligatoires. Voici un exemple de recherche afin dobtenir la liste des projets dficitaires pour lunit 03602 au fonds 2 en date daujourdhui. La date de fin de projet ne doit pas excder la date du jour.
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Utiliser la loupe pour slectionner projets Inactif/actif, si ncessaire.
Utiliser la loupe pour obtenir la liste des codes de groupe de projet vis--vis du champ Groupe projet . Il serait utile dutiliser ce champ de recherche lors dune requte largie. Cliquer le bouton
Cliquer le bouton
Lorsque le traitement sera russi, le rapport apparatra lcran en format PDF par le mme processus que celui des rapports prcdents.
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CONSULTATION DUNE CRITURE DE BUDGET Lors de la saisie des critures de budget au Service des finances, deux menus peuvent tre utiliss, soit le menu pour une criture de budget gnrale ou pour une criture de transfert de budget qui sapplique lors dun virement de budget, par exemple pour un transfert de budget facultaire vers un ou plusieurs de ses dpartements. lintrieur de chacun des crans de consultation, loption Initiale ou Correction est disponible : initiale faisant rfrence au budget original vers en dbut danne financire et correction faisant rfrence la correction de donnes relatives un budget initial ou une correction dun transfert de budget. Selon la faon dont le Service des finances saisira lcriture, vous devrez la consulter partir de lun ou lautre des menus suivants.
Consultation dune criture de budget

Accder au menu de consultation de la faon suivante : Contrle fonds critures budgets - Entre critures budget
Inscrire entit UL ou AU Indiquer le numro dcriture de budget Cliquer sur
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Cliquer sur longlet Ligne pour de linformation relative aux combinaisons comptables utilises, aux montants et la description de chacune des lignes de lcriture.
Consultation dune criture de transfert de budget

Accder au menu de consultation de la faon suivante : Contrle fonds critures budgets - Entre transferts budgets
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Inscrire entit UL ou AU Indiquer le numro dcriture de budget Cliquer sur
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Il sagit ici dune correction apporte une criture de transfert de budget. Cliquer sur longlet Ligne pour de linformation relative aux combinaisons comptables utilises, aux montants et la description de chacune des lignes de lcriture.
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CONSULTATION GRAND LIVRE Ce menu de consultation est utilis lorsque lon veut consulter les transactions reportes au Grand livre rel. Ces transactions ont un statut P pour posted , soit report. Accder au menu de consultation en utilisant le lien Consultation grand livre sur la page Accueil utilisateur sous la rubrique Grand livre rel ou en utilisant le menu de gauche suivant : Grand livre Consult. donnes critures/GL - Grands livres La premire fois que vous effectuez ce type de recherche, vous devez dterminer un modle dinterrogation. Cliquer sur Ajout valeurs , indiquer par exemple Gnral pour obtenir lcran suivant :
Dans un premier temps, il est conseill de remplir les champs suivants et de les sauvegarder. Entit : UL ou AU; Grand livre : REEL; Exercice : Inscrire lanne financire que vous dsirez consulter; Pr. dbut : Inscrire partir de quelle priode comptable vous voulez obtenir des donnes; Pr. fin : Inscrire jusqu quelle priode comptable vous voulez obtenir des donnes. Aprs avoir complt ces champs, cliquer sur le bouton Enregistrer . Lors dune consultation future, les donnes enregistres dans le premier encadr seront conserves. Les champs Devise et VNP doivent tre laisss blanc.
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Les prochains champs font rfrence des priodes comptables autres que celles normalement utilises, soient de 1 12. Afficher solde cumul exercice : permet dobtenir solde par rapport au cumulatif des priodes; Afficher dtails transactions : permet dobtenir laffichage du dtail des transactions; Inclure rgularisations :
Monnaie exploitation seulement : si la case est coche, les rsultats seront prsents globalement dans la devise de base, soit CAD pour canadienne. Sinon les rsultats seront prsents sparment par devise. Pour notre exemple, effectuons une premire recherche des transactions par compte, la classe 200, inscrites au Grand livre rel pour lanne financire 2007 la priode comptable 1, soit juin pour lunit 16500.
Complter les champs pour lesquels vous dsirez obtenir linformation Sous la colonne Regrouper par slectionnez les champs qui permettront laffichage selon ce que vous dsirez obtenir. Par dfaut, cest la case vis--vis du champ Compte qui est slectionne. Les rsultats safficheront par compte. Sous cette colonne, une valeur doit obligatoirement tre slectionne. Cliquer sur le bouton
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Il est possible daccder de linformation supplmentaire en cliquant sur les liens Activit ou Dtails . Vous pourrez ainsi vous rendre jusqu lcriture de journal. Cliquer sur le lien Activit du compte 201000.
Toutes les transactions que vous consultez au Grand livre rel sont identifies par un numro dcriture de journal. Pour revenir lcran prcdent, cliquer sur le lien CONSULTATION DES CHAMPS STRUCTURE
Valeur des champs structure

Il est possible dans lapplication financire de consulter les valeurs de chacun des champs structure ainsi que leur description. Nous prsenterons ci-dessous la consultation de lentte dun projet. Pour atteindre les diffrents menus de consultation, utilisez le menu suivant : Configuration GFCA Dfinitions communes Dfinition champs structure Dfinition valeurs
Le suivi des transactions 71
- Valeurs champs structure Notez que pour atteindre lcran de recherche pour la consultation dun projet, vous pouvez utilisez le lien Consultation projets sur la page Accueil utilisateur sous la rubrique Utilitaires .
Len-tte de projet
La recherche dun ou de plusieurs projets peut se faire laide des critres numro de projet , numro dunit administrative ou numro du responsable de projet. Il sagit dindiquer dans ce cas-ci le numro demploy du responsable de projet. Pour notre exemple le numro 2175.
Lancer la recherche laide du bouton Linformation saffiche sur cinq onglets.
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Sur longlet Projet , on retrouve une brve description du projet, le statut du projet (actif ou inactif), le nom et le numro demploy du responsable ainsi quune date deffet, laquelle est uniquement en lien avec le responsable du projet.
La date deffet que lon retrouve longlet Informations gnrales fait rfrence la date de dbut ou de renouvellement de projet, comme cest le cas ici. Le lien Attributs budget nest pas accessible.
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Sous longlet Informations spcifiques , on retrouve linformation prcise concernant ce projet particulier (no. SIRUL, programme, frais dadministration, etc.); la case prcdant le Certificat risque env. (certificat de dontologie) doit tre coche pour que les fonds soient disponibles pour la dpense, dans le cas dun projet de recherche.
Longlet Informations Autre UL nous indique la date de cration du projet et la date de la dernire modification qui lui a t apporte ainsi que lIDUL de la personne qui a cr ou modifi le projet.
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Longlet chancier sert documenter la fiche projet. Tout commentaire pertinent la gestion du projet devrait tre inscrit dans la case Remarque .
Dans la section chancier , le Service des finances peut inscrire les tches effectuer, quelle date les effectuer et saisir toutes remarques juges pertinentes inscrire.
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quivalence ADABAS/PeopleSoft
Une srie de menus vous permet dobtenir les quivalences entre PeopleSoft et ADABAS pour les chartes de comptes, les comptes, les programmes, les projets et les fonds. Pour la consultation des comptes, programmes, projets et des fonds, accder au menu de consultation par le menu de gauche, soit : Configuration GFCA Dfinitions communes Dfinition champs structure Dfinition valeurs Par exemple pour la consultation de la charte de comptes utilisez ce mme menu puis le lien quivalence Charte de comptes ou cliquer sur ce lien sous la rubrique Utilitaires de la page Accueil utilisateur . Nous effectuerons la recherche de lquivalence dans ADABAS, partir de la combinaison comptable suivante : 1-16500-10-200-880400.
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Vous obtiendrez lquivalence.
Combinaisons comptables valides

Avant de complter un formulaire lectronique ou papier, vrifier la validit de la combinaison comptable laide du lien Comb. comptables valides sous la rubrique Utilitaires de la page Accueil utilisateur ou partir du menu suivant : Configuration GFCA Dfinitions communes Dfinition champs structure Validation combinaisons - Consult. Donnes combinaisons Sil sagit de la combinaison comptable dun projet, indiquer le numro du projet dans le champ Projet et cliquer sur le bouton .
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Utiliser le lien Afficher 100 pour obtenir les cent premires combinaisons comptables valides. Pour notre exemple, il en existe 113. Vous devrez utiliser les chevrons pour faire afficher les 13 dernires lignes de donnes. Sil sagit dune combinaison comptable au fonds 1 ou 3, indiquer le numro de lunit ainsi que la classe dans les champs Service et Classe et cliquer sur le bouton . Dans lexemple suivant, nous navons pas spcifi de programme. La liste sera volumineuse soit 285 donnes, puisquelle regroupe les programmes 10 et 51.
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Pour la vrification dune combinaison comptable valide, complter tous les champs structures, par exemple, 1-10-03602-200-880400 et cliquer sur la lampe de poche.
Si la combinaison comptable est valide, elle saffichera automatiquement. De plus, vous pouvez cliquer sur la loupe droite de chacun des champs structure pour obtenir la liste descriptive de ceux-ci; par exemple, cliquer sur la loupe vis--vis du champ Fonds , puis sur le bouton .
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Les fonds utiliss dans les livres comptables safficheront ainsi que leur description.
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RECHERCHE DINFORMATIONS SUR LIDUL

Lorsque vous travaillez avec lapplication financire de PeopleSoft, diffrents champs vous informent soit sur le demandeur, lutilisateur, le contact spcialiste facturation, lacheteur, etc. et sont complts partir de lIDUL de lindividu. Il arrive que nous ayons rechercher les coordonnes correspondantes lIDUL. Cest le lien Recherche info IDUL sous la rubrique Utilitaires de la page Accueil utilisateur qui permet de trouver linformation. Vous pouvez galement accder lcran de recherche en utilisant le menu de gauche, sous la rubrique Utilitaires Peopletools Selon linformation que vous dtenez, complter un ou les champs ncessaires et cliquer sur . Le numro demploy LIDUL de la personne Nom de famille suivi dune virgule, puis du Prnom, sans espacement Nom de famille seulement
Vous obtiendrez les coordonnes lies lIDUL.
81
INDEX
A Adresse de livraison, consultation ......................9 B Budget, consultation d'une criture .................. 54 C Combinaison comptable BC, consultation .........9 Combinaison comptable DA, consultation .........5 Commentaire bon de commande, consultation ...9 Commentaire de ligne DA, consultation ............5 Contrle d'excution, cration d'un .................. 27 Cot net de la dpense ...................................... 17 D Description d'un projet ..................................... 73 Document associ, consultation d'un ..................3 Donnes acheteur, consultation ..........................6 Donnes budget de dpense, consultation ........ 50 Donnes fournisseur, consultation des ............. 46 Donnes paiement, consultation ....................... 15 Donnes taxes, consultation ............................. 16 E critures comptables PJ, consultation .............. 13 Engagement, dfinition..................................... 22 F Facture numrise, consultation ....................... 37 Facture rcupration des cots, consultation .... 31 facture, paiement d'une ..................................... 31 Facture, vrifier si un client a pay une ............27 Factures, impression registre des ......................27 L Livres budget dpense, quoi mettre dans les champs .........................................................48 P Pice justificative associe un employ .........36 Pice justificative, consultation ........................20 Pice justificative, dfinition ............................34 Pice justificative, faon de rechercher ............35 Prengagement, dfinition ................................22 R Rapport pour les prengagements et engagements ................................................22 Rapports budgtaires ........................................59 Relev des livres budgets de dpense ...............61 Revenus associs, consultation .........................54 S Saisie rception, consultation IDUL .................11 Statut d'un document, consultation .................... 4 T Taxes, ristournes ...............................................17 Taxes, traitement ..............................................16 Transactions par projet, relev des ...................59 Types de dpenses ............................................34
82

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SERVICE DES FINANCES quipe de formation

Le suivi des transactions avec PeopleSoft

PeopleSoft version 8.9

TABLE DES MATIRES

Le suivi des transactions

Le suivi des transactions

Module des achats

Gestion approvisionnements Demandes achat Consultation donnes DA

Laiss ce champ blanc

Le suivi des transactions

Cliquer sur le lien 0000972914 pour consulter la demande.

Le suivi des transactions

Le suivi des transactions

Par la suite, cliquer sur licne comptable.

pour afficher le dtail de la rpartition

Revenez lcran Dtails ligne Cliquez sur longlet Donnes supplmentaires

Onglet Donnes supplmentaires : Informations sur - Acheteur catgorie fourniture

Tableau Document associ

Le suivi des transactions

Document Bon de commande

Nom de lacheteur qui a trait la demande

Numro de la demande dachat

Calcul des taxes lors de la cration du BC

Lien Dtails en-tte

Le suivi des transactions

apporte de linformation sur larticle command de la ligne 1.

Le suivi des transactions

Cliquer sur licne marchandise.

pour obtenir de linformation sur ladresse de livraison de la

Le suivi des transactions

Document Rception de marchandise

Le suivi des transactions

Le suivi des transactions

Le suivi des transactions

Afficher la deuxime ligne en cliquant sur le lien Afficher tout

Inscription dans les comptes payer, le compte devient crditeur

Lors du paiement, le compte devient dbiteur Suite des lignes

Le suivi des transactions

Le suivi des transactions

Le suivi des transactions

Le suivi des transactions

Montant total du chque

Nos pices justificatives

Dates, numros et montants des factures payes

Le suivi des transactions

Gestion approvisionnements Bon de commande Consultation donnes BC

Le suivi des transactions

Consultation Pices justificatives

Le suivi des transactions

Le suivi des transactions

Quest-ce quun prengagement?

Quest-ce quun engagement?

Le rapport des transactions de prengagement et dengagement

Le suivi des transactions

Laccs aux rapports

Le suivi des transactions

Le suivi des transactions

Lancer la requte laide du bouton

Le suivi des transactions

Lorsque le traitement est russi, la page de donnes saffiche en format PDF.

Le suivi des transactions

Le suivi des transactions

Le suivi des transactions

Le suivi des transactions