ORDEN ADMINISTRATIVA No.

0005 18 de mayo de 2000

Por la cual se establecen normas generales para la organizacin y administracin de los archivos centrales en la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales

1. OBJETIVOS

1.1. OBJETIVO GENERAL Garantizar la custodia, conservacin y consulta de los documentos que se depositan en los archivos centrales de la entidad, como parte del patrimonio documental de la Nacin.

1.2. OBJETIVOS ESPECFICOS 1.2.1. Establecer las bases para la organizacin de los archivos centrales de la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales, como testimonio de las actividades desarrolladas por la entidad y como depositarios de la memoria institucional. 1.2.2. Facilitar la organizacin y mantenimiento del archivo central del Nivel Central y de las diferentes Administraciones en el nivel nacional, a partir de su estructura y funciones, con miras a su envo posterior al archivo histrico. 1.2.3. Crear conciencia entre los funcionarios de la DIAN sobre la importancia del archivo central y las responsabilidades frente a su organizacin y conservacin, como fuente de informacin permanente sobre el quehacer de la entidad.

2. DEPENDENCIAS INVOLUCRADAS Todas las dependencias de la DIAN en el nivel nacional y funcionarios asignados a la funcin de archivo, conforme a lo dispuesto en el captulo II, artculos 7 y 8 de la Resolucin 3448 del 7 de diciembre de 19991, y en los artculos 7, 8 y 9 de la Resolucin 3630 del 14 de diciembre de 19992.
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Resolucin 3448 del 7 de diciembre de 1999, por la cual se establecen las normas generales para la administracin de los archivos de la Unidad Administrativa Especial Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales. 2 Resolucin 3630 del 14 de diciembre de 1999, por la cual se adopta el Reglamento de Archivos para la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales.

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3. MARCO NORMATIVO Resolucin 3630 del 14 de diciembre de 1999, por la cual se adopta el Reglamento de Archivos para la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales. Resolucin 3448 del 7 de diciembre de 1999, por la cual se adoptan las normas generales para la administracin de los archivos en la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales. Decreto 1071 del 26 de junio de 1999, por el cual se organiza la DIAN como una entidad con personera jurdica, autonoma admnistrativa y presupuestal y se dictan otras disposiciones, artculos 19, literal cc), y 21, literal k). Decreto 1265 del 13 de julio de 1999, por el cual se organiza internamente y se distribuyen las funciones de la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales, artculo 14, numerales 4 y 7; artculo 30, numeral 20; artculo 31, numeral 11; artculo 32, numeral 10; artculo 33 numeral 7 y artculo 34, numeral 13. Resolucin 1910 del 11 de marzo de 1999, por la cual se adoptan las Tablas de Retencin Documental de la DIAN. Decreto 1382 de 1995 del Ministerio del Interior por el cual se establecen las Tablas de Retencin Documental y transferencias al Archivo General de la Nacin. Acuerdo 07 de 1994 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin, por el cual se aprueba el Reglamento General de Archivos. Ley 80 de 1989, por la cual se crea el Archivo General de la Nacin. Congreso de la Repblica.

4. CONCEPTOS GENERALES Los archivos son la memoria del pas, y permiten a la sociedad planificar inteligentemente el futuro sobre la base de la experiencia adquirida en el pasado. Los archivos registran la historia de las entidades y la hacen inmortal para los ciudadanos que reclaman el derecho a la informacin. Toda entidad se enfrenta al dilema de decidir por cunto tiempo ser necesario retener documentos, por cuanto la cantidad de actividades crece cada da y el cierre de programas o la iniciacin de otros, hace necesario establecer normas y procedimientos relativos a la conservacin de documentos, que son de importancia para la vida de la institucin. Los documentos creados y tramitados en razn de las actividades propias de la DIAN se deben conservar como constancia de tales actividades y servir de consulta e informacin para la toma de decisiones. De la correcta ordenacin y clasificacin de los documentos que se producen depender la utilizacin de los documentos almacenados, se evitarn repeticiones innecesarias de experiencias y duplicidad de trabajos, y se facilitar la toma de decisiones y la ejecucin de procesos administrativos y tcnicos.

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Por documento se entiende, en sentido general, cualquier soporte que contiene registrada informacin. Por su parte, el documento de archivo lo define el Archivo General de la Nacin como el registro de informacin producida o recibida por una persona o entidad en funcin de sus actividades, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor cientfico, econmico, histrico o cultural, y debe ser objeto de conservacin3.

4.1. COMIT NACIONAL DE ARCHIVO Creado con la Resolucin 3630 del 14 de diciembre de 1999, artculo 14, es el asesor de la alta direccin, responsable por la definicin de las polticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones frente a los procesos administrativos y tcnicos de los archivos de la entidad, especialmente en lo relacionado con la normalizacin, la eliminacin de documentos y el mantenimiento de las tablas de retencin documental. En el nivel regional, los Comits Regionales de Archivo, creados mediante Resolucin 3630 de 1999, artculo 15, actuarn como asesores del Director Regional en los aspectos relacionados con los planes y proyectos a desarrollar en la respectiva regin, armonizndolos con los planes y polticas del nivel nacional. Deben interpretar, desarrollar y hacer partcipes a los archivos de las Administraciones Locales y Delegadas de su jurisdiccin de los beneficios de la poltica archivstica nacional y de la aplicacin de normas y procedimientos. En las Administraciones Especiales y Locales del nivel nacional, el Comit de Coordinacin creado legalmente por el artculo 36 del Decreto 1071 de 1999, tratar los asuntos de archivo que sern sometidos posteriormente a consideracin del Comit Nacional de Archivo para las Especiales, y del Comit Regional de Archivos de su jurisdiccin para las Locales y Delegadas.

4.2. CLASES DE DOCUMENTOS De acuerdo con los estudiosos del tema de la seleccin documental y las prcticas actuales de archivo, y con lo establecido en el Reglamento de Archivos de la DIAN, artculo 18, los documentos de archivo se clasifican as: Documentos facilitativos o comunes: todos aquellos que soportan trmites que son comunes a todas las entidades, es decir, que facilitan el trmite de los procedimientos propios de las dependencias, tales como los oficios, las circulares de carcter general, los memorandos, las planillas de asistencia, la nmina, los inventarios, las historias laborales, entre otros. Documentos especficos o tcnicos: aquellos generados o recibidos como producto de las actividades asignadas a cada entidad por la normatividad vigente, y en consecuencia forman parte de su razn de ser, tales como los Contratos de Obra y los Contratos de Prestacin de Servicios para la Divisin de Adquisiciones y Contratos, el Expediente de Facturacin para la Subdireccin de Fiscalizacin Tributaria, el Expediente Disciplinario para la Oficina de Investigaciones Disciplinarias, las declaraciones tributarias y aduaneras, los recibos de pago por concepto de tributos aduaneros, cambiarios y tributarios, las declaraciones de importacin, de saneamiento aduanero, etc.
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Reglamento General de Archivos. Archivo General de la Nacin. 2 edicin. Santa Fe de Bogot, 1997. 94p.

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4.3. TIPOS DE ARCHIVOS El artculo 5 del captulo I de la Resolucin 3448 de 1999, ya citada, establece para la DIAN la existencia de los siguientes tipos de archivos: Archivo de Gestin o de las oficinas productoras de documentos, ubicado en cada dependencia u oficina, constituido por los documentos que produce y recibe en desarrollo de las actividades que le son propias, que se requieren para el trmite de los asuntos de la oficina, y que son de consulta permanente mientras cumplen la funcin que les di origen. Comprende los dos ltimos aos de gestin: el actual y el anterior, para los documentos facilitativos. Existe un archivo de gestin en cada una de las dependencias de la DIAN en todo el pas. Archivo satlite, compuesto por los expedientes que an no terminan su trmite, y que en consecuencia deben permanecer en las dependencias responsables hasta su finalizacin. De acuerdo con las caractersticas propias de las reas tcnicas de la entidad y el manejo que debe darse a los expedientes en desarrollo del proceso tributario, aduanero y cambiario, estos archivos son propios de las reas tcnicas y en particular se encuentran ubicados en los Grupos Ejecutores de Secretara y de las Divisiones de Cobranzas, Liquidacin, Devoluciones, Fiscalizacin, Control Cambiario, Servicio al Comercio Exterior, adems de las reas de apoyo como la Oficina de Investigaciones Disciplinarias, la Divisin de Adquisiciones y Contratos, entre otras. Este archivo tambin existe en las Divisiones de Documentacin, compuesto por los expedientes susceptibles de investigacin, finalizado su trmite interno. Archivo central o intermedio, compuesto por los documentos que se transfieren desde los archivos de gestin de las dependencias respectivas, una vez finalizado el trmite que les di origen, y que son objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general. Su conservacin se hace en cumplimiento de las leyes y con fines administrativos, contables, jurdicos o fiscales. Su consulta es espordica y su eliminacin est supeditada a las Tablas de Retencin Documental. Existe uno para el Nivel Central, y uno en cada Direccin Regional y en cada Administracin en el nivel nacional. Archivo histrico o permanente, compuesto por los documentos que se transfieren desde el archivo central, y que por decisin del Comit Nacional de Archivo deben conservarse permanentemente dado el valor que tienen para la investigacin, la ciencia o la cultura. Existir un archivo histrico o permanente de la DIAN en la ciudad de Santa Fe de Bogot para el Nivel Central, y uno en cada una de las Direcciones Regionales y en cada una de las Administraciones en el nivel nacional. La entidad aportar la documentacin que se requiera al Archivo Histrico del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico, cuando las normas as lo ordenen.

Error! Marcador no definido.4. 4. ARCHIVO CENTRAL De acuerdo con el captulo III de la Resolucin 3448 de 1999, el Archivo Central en la DIAN est compuesto por los documentos transferidos de los archivos de gestin, que han cumplido su trmite, y que por razones de tipo legal, fiscal o interno de la entidad, se deben conservar para futura consulta en apoyo a la toma de decisiones y a la gestin administrativa.

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Los documentos en el archivo central se ordenarn por dependencias, conservando la estructura orgnica de la entidad, de acuerdo con la poca. El ordenamiento interno de los documentos especficos o tcnicos se har de acuerdo con la normatividad correspondiente a cada caso. La conservacin de los documentos de archivo en la DIAN estar regida por las Tablas de Retencin Documental, debidamente aprobadas por el Archivo General de la Nacin y su aplicacin ser de carcter obligatorio, en el nivel nacional.

4.5. RESPONSABILIDAD POR EL ARCHIVO CENTRAL

La responsabilidad por el archivo central en el Nivel Central est en cabeza del Grupo Interno de Trabajo de Archivo de la Divisin de Documentacin de la Subsecretara de Recursos Fsicos, de la Divisin de Documentacin o la Divisin Financiera y Administrativa o la Divisin de Recursos Fsicos y Financieros o el Grupo Interno de Trabajo de Archivo en las Direcciones Regionales y en las Administraciones Especiales, Locales y Delegadas. Ellos sern los responsables por la administracin de estos archivos y ejercern el control de la documentacin recibida de las diferentes dependencias, los cuales sern ubicados en lugares apropiados para su conservacin y custodia, en estanteras sealizadas, para su disposicin y consulta final. Los documentos de los Archivos Centrales o Intermedios son potencialmente parte integral del patrimonio documental de la Nacin, y en tal virtud los funcionarios pblicos son responsables disciplinaria, administrativa, civil y penalmente por el manejo de los documentos. Los funcionarios a quienes se asigna la funcin de archivo tienen la obligacin de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de los documentos de archivo y son los responsables por su organizacin, conservacin y custodia, as como por el manejo de la documentacin en ellos contenida y la prestacin de los servicios archivsticos. Los funcionarios de archivo trabajarn sujetos a las ms rigurosas normas de la tica profesional, a las leyes y disposiciones que regulan su labor y actuarn siempre guiados por los valores de una entidad que les ha confiado la misin de organizar, conservar y servir la documentacin que har parte del patrimonio documental de la Nacin.

4.6. TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO CENTRAL La transferencia de documentos obedece a un programa previamente elaborado que debe garantizar el traslado de la documentacin de los archivos de gestin de todas las dependencias de la entidad a los depsitos documentales del archivo central del Nivel Central o de la Administracin correspondiente. Las transferencias se deben hacer en el transcurso de los seis primeros meses del ao, y para su ejecucin se elaborar un cronograma de recoleccin a cargo del Grupo Interno de Trabjo de Archivo en el Nivel Central, y de la Divisin de Documentacin o de quien haga sus veces, en las Administraciones. El archivo central recibir: Los documentos que produce cada dependencia, de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retencin Documental.

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Los documentos facilitativos que cumplan dos aos de producidos y cuya consulta sea espordica. Todos los documentos especficos y tcnicos que hayan cumplido su trmite. Anualidades completas, organizadas en paquetes de tamao homogneo, debidamente marcados con el nombre de la dependencia, la divisin o grupo al cual pertenecen, el nmero de traspaso, y el nmero de orden del paquete. El archivo central no recibir legajadores tipo AZ. Carpetas previamente depuradas y limpias, procurando no sobrepasar 150 folios con el de fin de proteger los bordes de los folios, retirando de ellas todo material metlico como clips, ganchos de cosedora, etc., de tal suerte que no se ocasione deterioro de tipo fsico a la documentacin. Las series documentales de historias laborales y expedientes de todo tipo deben estar debidamente foliados con tinta negra en la esquina superior derecha de la hoja, de manera legible y sin enmendaduras. Cajas debidamente marcadas y numeradas que contienen las carpetas cuya numeracin se indica en la tapa de la caja. La planilla de traspaso en original y copia, con la relacin detallada de las carpetas que se entregan, de acuerdo con las instruccciones para el manejo de este formato. La transferencia debe hacerla el funcionario bajo cuya responsabilidad fue asignado el archivo de gestin de cada unidad administrativa, con el visto bueno del jefe de la dependencia correspondiente. Las carpetas seleccionadas para pasar al archivo central sern revisadas y entregadas completas con su relacin, al responsable del mismo. La relacin de entrega debe hacerse en la planilla de traspaso de documentos del archivo de gestin al archivo central, anexa, que incluye los siguientes datos: - Traspaso No.: Nmero consecutivo del traspaso, asignado por el archivo central cada vez que haya una entrega de material. Da, mes y ao en que se hace la transferencia. Nombre de la dependencia que remite la documentacin, de acuerdo con el organigrama de la entidad. Numeracin consecutiva de las unidades documentales que se entregan; folders, legajos, etc., empezando con el nmero uno. Soporte en que se encuentran los documentos que se envan o entregan, por ejemplo: carpeta, folder, legajo, disquette, medio magntico. Se refiere al contenido de la unidad documental de acuerdo con el marbete de la carpeta: serie, subserie, ao. Nmero de carpetas, legajos, etc., que forman la serie que se

- Fecha: - Dependencia que remite: - Nmero:

- Formato:

- Descripcin de la serie o unidad documental: - Cantidad de unidades

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documentales:

entrega. Por ejemplo, si la serie de expedientes aduaneros 1997 enviada tiene 30 carpetas, escribir el nmero 30 en el recuadro correspondiente de la planilla, y en cada carpeta el nmero en forma cronolgica. Indicar el ao en que fueron producidos los documentos. Por ejemplo: 1997 Indicar el tiempo, expresado en aos, que debe permanecer la documentacin en el archivo central, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retencin documental. Esta casilla se diligencia en el archivo central e indica el lugar donde se ubican fsicamente los documentos en el archivo central. Si la dependencia que entrega la documentacin considera que alguna unidad documental tiene contenido de acceso restringido o confidencial, debe marcar si o n en la casilla correspondiente frente a la unidad documental en cuestin. Nombre del funcionario a cuyo cargo estaba el archivo, y que en consecuencia hace entrega del mismo. Nombre del responsable del archivo central que recibe la documentacin.

- Perodo de la serie o Unidad documental: - Tiempo de conservacin:

- Ubicacin en el entrepao, estante: - Restricciones en la consulta:

- Funcionario remitente:

- Funcionario que recibe:

La planilla de traspaso se elabora en original y copia con el objeto de conservar el original en el archivo central y la copia en el archivo de gestin de quien entrega, en donde servir de material de consulta permanente para solicitar el prstamo de documentos del archivo central, cuando sea el caso. La planilla se debe entregar adems en medio magntico, en disquette de 3.5. 4.7. RECEPCIN DE DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO CENTRAL Como ya se dijo, a este archivo se transfieren los documentos de los archivos de gestin cuya consulta no es tan frecuente, es decir, cuando estn en su segundo ciclo de vida, son semiactivos. El archivo central debe facilitar la consulta tanto a las dependencias que los producen como al pblico en general, de acuerdo con las normas que para tal fin existan. Recibidos los documentos en el archivo central, el responsable de ste debe constatar que las series documentales transferidas concuerdan con el inventario o planilla de traspaso que las relaciona, para proceder a incorporarlas en las agrupaciones documentales correspondientes en los estantes, de acuerdo con la estructura orgnica de la entidad y la clasificacin establecida para las series de cada dependencia, la cual se refleja en las Tablas de Retencin Documental de la respectiva dependencia. Si todo es correcto, la documentacin entra al archivo central, en caso contrario ser devuelta al funcionario que la entreg para su correccin. Una vez revisadas las carpetas, se iniciar su registro de entrada y se le har su respectiva descripcin de acuerdo con los procedimientos dados sobre estos aspectos. Cada carpeta tendr como mnimo una ficha descriptiva, la cual ingresar luego al sistema que se disee para tal fin. Terminado el proceso de verificacin y ubicacin, el funcionario responsable por el archivo central llena la columna Ubicacin de la planilla de traspaso que indica el sitio donde se encuentra fsicamente cada serie, firma la planilla de transferencia y entrega a cada

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dependencia la respectiva copia firmada para que se conserve para efectos de consulta o solicitud posterior. El original de la planilla se conserva en el archivo central para control, consulta, eliminiacin y conservacin de documentos. No se ubicar ningn documento en el archivo central sin el proceso de registro, ordenacin y descripcin. De lo contrario se considerara perdido para la recuperacin de informacin. 4.8. PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIN DE ARCHIVOS Los principios por los cuales se rige la organizacin de los fondos de archivo son el respeto al origen o procedencia y el respeto al orden natural u original de los documentos, los cuales estn dados por la oficina productora de los mismos. Principio de procedencia o de origen es aquel segn el cual cada documento debe estar situado en el fondo documental del cual procede, teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad e independencia de cada fondo y en ste la integridad y carcter seriado de los documentos. La aplicacin del principio de procedencia sirve para proteger la integridad de los fondos, secciones y series y permite ubicar correctamente el documento en el sitio que le corresponde de acuerdo con la funcin o actividad que lo gener. Este principio se debe aplicar a todas las tareas del archivo. Principio de orden original o natural es el que hace relacin al orden que conservan los documentos dentro de cada serie, de acuerdo con la secuencia que origin el expediente y en el orden en que se dieron los documentos que materializaron las actuaciones encaminadas a resolver administrativamente un asunto, que inici y termin en la oficina competente para ello. En consecuencia, se debe respetar el orden natural de los documentos ya que se producen en una relacin causa efecto, es decir, conservan el orden numrico y cronolgico de aparicin. Estos dos principios, rectores del quehacer archivstico, marcan la pauta en el proceso de organizacin del archivo central, que como ya se dijo se forma a partir de los documentos recibidos de los archivos de gestin. En consecuencia, si el archivo de gestin no responde a la estructura de la dependencia que produce los documentos, mal podr el archivo central conservar esa imagen. 4.9. ORGANIZACIN DEL ARCHIVO CENTRAL El organigrama es la representacin grfica de la entidad, de acuerdo con la estructura jerrquica de las dependencias que la forman, segn las funciones que les han sido asignadas. Como quiera que el organigrama es el reflejo de la entidad productora de documentos, debe ser tambin la base fundamental para la organizacin del archivo central. Los organigramas representan las dependencias, divisiones administrativas u oficinas cuya produccin documental forma las agrupaciones documentales, entendidas stas como el conjunto de documentos generados por una unidad administrativa en el ejercicio de sus funciones, las cuales, segn su jerarqua, originan los fondos, las series y las subseries documentales. Fondo documental: Es la totalidad de la documentacin producida y recibida por una institucin, en desarrollo de sus funciones o actividades. El fondo se identifica con el archivo cuando la documentacin la conserva la entidad que la produce, como es el caso de los archivos centrales de la DIAN. El fondo tiene una limitacin jurisdiccional ceida a la entidad que lo produce, y una limitacin cronolgica que depende de la vida de la entidad. En consecuencia

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cada fondo exige una organizacin independiente y una funcin archivstica completa para efectos de trabajos posteriores. Por ejemplo: el archivo central del Nivel Central es un fondo, as como el de la Administracin Especial de Grandes Contribuyentes, o el de la Administracin Especial de Aduanas de Santa Fe de Bogot, o el de la Administracin de Impuestos y Aduanas de El Yopal, cada uno deber desarrollar su propio organigrama, de acuerdo con sus dependencias, sus funciones y organizar su archivo central de conformidad. Los datos que se deben tener en cuenta a la hora de iniciar la organizacin de un archivo central, para identificar plenamente y organizar el fondo que representa, son los siguientes: Fecha de creacin o de estructuracin de la entidad productora de los documentos. Fechas de todas las disposiciones que han supuesto un cambio de estructura de dicha entidad. Organismos que le han precedido en el desarrollo de competencias anlogas. Organismos que heredan competencias semejantes. Que el nombre del fondo corresponda con el nombre de la entidad que lo produce o lo produjo.

Los fondos documentales se identifican dentro de una entidad porque aparecen en el primer nivel jerrquico y son independientes unos de otros. Ejemplo: en el organigrama de la DIAN se identifican claramente los fondos del Nivel Central, y los de las Administraciones Especiales y Locales. En lo que respecta a la DIAN y con fines de claridad frente al archivo central, es importante tener en cuenta que en las reestructuraciones sufridas en su momento por la DIN y la DAN, hay una evidente y total continuidad entre el organismo que se suprime y el nuevo que le sucede, lo que cambia es el nombre, y en consecuencia se les debe dar el tratamiento de archivos abiertos, es decir, que continan como una unidad organizacional. Cosa diferente a la que sucede cuando una entidad se suprime y en consecuencia el fondo documental se cierra porque terminan las funciones. Por ejemplo la Superintendencia de Control de Cambios parte de cuyos archivos se entregaron a la DIAN cuando la Superintendiancia se suprimi y las funciones se distribuyeron a otras entidades. Series documentales son las subdivisiones del fondo identificadas con la produccin documental de una dependencia o divisin administrativa o funcional de la DIAN. Las series documentales tienen en cuenta las competencias asignadas a cada unidad administrativa y los documentos en que se materializan dichas competencias. En entidades como la DIAN las series tienen subdivisiones, a las que archivsticamente se les denomina subseries y que tienen a su cargo funciones y actividades especficas dentro de la serie. Tipos documentales: hacen referencia a la especie documental que revela tanto el contenido como la estructura fsica del documento. Pueden ser, entre otros, actas, contratos, facturas, informes, resoluciones. Como puede verse, si se quiere iniciar la organizacin del archivo central de cualquiera de los fondos de la DIAN ser necesario empezar por reconstruir la estructura orgnica de cada una de las etapas de la entidad para trazar el derrotero de organizacin a seguir.

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A partir de la estructura orgnica, y con las tablas de retencin documental definidas tanto desde el punto de vista tcnico, como administrativo, se podr proceder a efectuar las eliminaciones a que haya lugar y a dar inicio a la limpieza y organizacin fsica del archivo en cuestin. 4.10. ORDENACIN DEL ARCHIVO CENTRAL Para mantener uniformidad de criterio en la organizacin, clasificacin, administracin y control de los documentos del archivo central, ser responsabilidad del Grupo de Archivo de la Divisin de Documentacin del Nivel Central la orientacin en el manejo de los documentos de archivo y el control en la aplicacin y cumplimiento de las normas que para tal fin expidan la DIAN y el Archivo General de la Nacin. La Resolucin 3448 del 7 de diciembre de 1999 es la norma marco para la administracin de los archivos de la entidad. Se propone la siguiente estrategia para la ordenacin de la archivala de la DIAN, a partir del orden establecido en el archivo de gestin: Estructura orgnica de la entidad, de acuerdo con la jerarqua que establecen las normas. Orden alfabtico para series y subseries. El archivo quedara constituido por las series y subseries que se decida, ordenados alfabticamente en los estantes, con indicacin de su localizacin en el archivo de gestin, de acuerdo con las dependencias de origen. Orden numrico consecutivo para las cajas que integran cada serie. De esta manera, cuando ingrese al archivo central una pieza documental que ya cumpli su funcin administrativa o tcnica, ir al lugar que le corresponda en la respectiva caja, siempre y cuando se hayan relacionado inicialmente en la respectiva panilla. Cada caja lleva una gua que ayuda a ubicar el documento una vez se consulten las herramientas de ayuda. Orden numrico consecutivo para las piezas documentales que integran cada serie. Las carpetas llevan una numeracin consecutiva dentro de la serie a la cual pertenecen. Orden cronolgico y numrico para los documentos que integran la pieza documental. Dentro de cada carpeta, los documentos o tipos documentales, se ordenan de acuerdo con la fecha y el nmero de orden de produccin que se les haya asignado, los ms recientes al frente. Debe procurarse cerrar las carpetas en el mes de diciembre de cada ao.

El cuadro de clasificacin de archivo, anexo a la Orden Administrativa 0004 del 26 de agosto de 1999 ser herramienta bsica en la ordenacin de las series y subseries dentro de cada dependencia. 4.11. DESCRIPCIN DE ARCHIVOS La descripcin, aplicada a los archivos, es el resultado del anlisis de los orgenes de los documentos, de los tipos documentales que integran la documentacin, de los atributos particulares de cada tipo, del lugar y fecha de elaboracin, de los temas que abarcan las actividades y de las caractersticas externas de los documentos. El resultado final de la descripcin son los catlogos de archivo. Los auxiliares descriptivos son los soportes a la labor descriptiva y hacen accesibles los documentos del archivo central, por asunto:

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- Revelan el contenido y carcter de los documentos. - Facilitan el uso de los documentos. - Los ponen al alcance de quien los necesite. Los auxiliares descriptivos que se proponen para DIAN son: Catlogos. Identifican los documentos dando informacin sobre la entidad que los produce, su tipo documental, lugar y fecha de elaboracin y cantidad. Indices. Indican el lugar donde se puede encontrar informacin sobre un asunto especfico, dentro de una pieza documental. Son instrumentos localizadores.

4.12. REGISTRO DE ENTRADA Y/O INVENTARIO El registro de entrada, es el asiento que se hace de las piezas documentales que ingresan al archivo. En los archivos centrales de la DIAN, se usar el registro de entrada como libro de inventario, ser elaborado por la persona responsable del archivo central una vez se realice la transferencia de documentos y ser de carcter administrativo. El registro de entrada se organiza en folders para permitir la fcil intercalacin de los formatos que ingresan en el registro. No se recomienda empastarlo o elaborarlo en libros ya encuadernados.

4.13. PRSTAMO DE DOCUMENTOS Tal como lo establece el artculo 26 de la Resolucin 3448 de 1999, el prstamo de documentos de archivo ser exclusivo para usuarios internos y entidades oficiales legalmente autorizadas, mediante solicitud motivada. Los documentos del archivo central se prestarn por un trmino no superior a tres das hbiles continuos. Cuando se solicita una carpeta del archivo central en calidad de prstamo o para consulta temporal dentro del recinto del archivo se debe elaborar una nota de prstamo, la cual se coloca dentro de la caja correspondiente. No se prestan documentos sueltos, sino la pieza completa. Esta nota deber quedar en el espacio de donde se retira la carpeta y se anexar al registro de entrada tan pronto sea devuelto y ubicado en el sitio correspondiente.

4.14. ELIMINACIN DE DOCUMENTOS Atendiendo las instrucciones impartidas por el Archivo General de la Nacin, la DIAN adopt mediante Resolucin 1910 del 11 de marzo de 1999, las Tablas de Retencin Documental, entendidas como los pilares sobre los cuales se soportan los programas de valoracin documental y de eliminacin de documentos de archivo. En consecuencia, lo primero que debe hacer el responsable por el archivo central, antes de iniciar el proceso de eliminacin, es consultar las tablas de retencin documental y verificar que los documentos objeto de eliminacin hayan cumplido el tiempo de retencin all establecido y que efectivamente se pueden eliminar.

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El reglamento de archivos para la DIAN, Resolucin 3630 de 1999, establece en los artculos 19 a 23 los conceptos generales sobre valoracin documental y eliminacin, entendiendo por esta ltima el proceso mediante el cual se destruyen fsicamente los documentos de archivo que hayan perdido su valor administrativo, legal o fiscal, y que no tengan valor histrico, o que carezcan de relevancia para la ciencia y la tecnologa. De igual manera la norma establece la responsabilidad finalidad por la eliminacin en cabeza del Comit Nacional de Archivo. Para complementar el reglamento, la Resolucin 3448 de 1999, establece en el captulo VII los procedimientos para la eliminacin de los documentos de archivo, previo el cumplimiento de los requisitos establecidos para tal fin en las normas correspondientes. Para la eliminacin se utilizar la Planilla de inventario para la eliminacin de documentos de archivo, anexa, que contiene los siguientes datos: Dependencia que produjo la informacin: Nombre de la dependencia bajo la cual se conserva la documentacin en el archivo central, y en consecuencia es su propietaria. Fecha en la cual se presenta la planilla. Nmero ascendente consecutivo en que se relacionan las series o unidades documentales. Nombre del soporte en el cual se encuentran los documentos objeto de eliminacin: disquettes, folders, carpeta.

Fecha: Nmero de orden:

Formato:

Descripcin de la serie Indicacin del nombre de la serie y subserie documental de cada o unidad documental: una de las piezas objetos de eliminacin. Tipo de documento: Nombre de la clase de documento que predomina en la unidad documental objeto de eliminacin: planillas, copias, originales, oficios. Indicacin de los aos que comprende la unidad documental que se va a eliminar: 1975, 1975-1980. Indicacin del nmero total de unidades documentales que integran la serie que se est describiendo para eliminacin. Por Ejemplo 12 carpetas, 10 fuelles, 3 disquettes, o una tonelada, 10 kilos.

Perodo de la serie o unidad documental: Cantidad de unidades documentales:

Cada Administracin har el estudio de su archivo central, tomando como base las tablas de retencin documental, y elaborar la planilla de inventario para someterla a consideracin del Comit de Coordinacin respectivo. Si todo est correcto y los miembros del Comit conceptan que los documentos se pueden eliminar porque efectivamente han cumplido su ciclo, se levantar el acta del Comit con la firma de todos los implicados en la decisin, y se presentar a consideracin del Comit Regional de Archivo para su trmite ante el Comit Nacional, los cuales podrn tomar la decisin de verificar la validez de la solicitud mediante muestreos en el sitio con el fin de garantizar la conservacin que se juzgue pertinente. El Comit Nacional de Archivo, previa verificacin del cumplimiento de los requisitos, aprobar mediante acta la eliminacin de los documentos de archivo, y la Administracin, una vez recibida la autorizacin correspondiente con la copia del acta, proceder a realizar la eliminacin aprobada.

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Como lo establece el artculo 35 de la Resolucin 3448 de 1999, el papel resultante de la eliminacin de archivo debe comercializarse de acuerdo con las normas vigentes en la entidad, garantizando que el papel se pica en su totalidad dentro de las 72 horas siguientes a su entrega, actividad que ser supervisada por un funcionario de archivo y de la cual se deber levantar el acta correspondiente para su posterior remisin a la Secretara General. 4.15. RECOMENDACIONES GENERALES Para una correcta organizacin, conservacin y funcionamiento del archivo central, se recomienda: En relacin con la documentacin Inspeccionar los documentos originales antes de archivar para cerciorarse de que han sido tramitados. Revisar la referencia de cada documento y si no la tiene, solicitar informacin para determinar el asunto bajo el cual ser archivada. Inmediatamente se preste un documento, archivar su nota de prstamo con la solicitud motivada. El dejar de hacerlo, puede ocasionar prdida y confusin en el momento de pedir una comunicacin que no se encuentra en su respectiva carpeta. Los archivos no se deben sobrecargar. Se deber prever espacio de trabajo adecuado dentro y fuera de ellos. Mantener en orden todas las fases de control de documentos como son: Reponer carpetas deterioradas. Los documentos rotos o deteriorados pueden restaurarse usando cinta engomada transparente al reverso, con el fin de facilitar la microfilmacin, si alguna vez se llega a realizar. Antes de archivar los documentos se deben eliminar las grapas y clips. Cumplir las normas y procedimientos para la organizacin y mantenimiento del archivo central, las cuales debern estar en todo momento a disposicin del personal.

En relacin con el lugar donde funciona el archivo El archivo central, no es solo el local donde se guardan los documentos de una entidad. Los documentos se conservan con miras a su utilizacin y consulta. El objeto del archivo es la preservacin de ese patrimonio institucional, para lo cual deben realizarse operaciones peridicas de limpieza, desinfeccin, acondicionamiento del lugar, restauracin cuando sea necesario, disponibilidad de reas para la preparacin de documentos antes de su ubicacin, seguridad contra incendios. En relacin con los equipos Utilizacin de estantera con anaqueles fijos.

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Cajas de transferencia especiales para archivo que permitan la consulta fcil de los documentos. Equipo de cmputo para el manejo del sistema automtico de recuperacin de informacin. Equipo para la manipulacin de los documentos en sus diferentes etapas de archivo.

5. VIGENCIA.

La presente Orden Administrativa rige a partir de su frima y deroga las dems rdenes e instrucciones que le sean contrarias. Santa Fe de Bogot, 18 de mayo de 2000

FANNY KERTZMAN Directora General

LEONEL BONILLA RAMREZ Secretario General