Sunteți pe pagina 1din 13

Unitatea __________________ Departament Managementul Calitatii

PROCEDURA OPERAIONAL PRIVIND ELABORAREA PROCEDURILOR OPERATIONALE Cod: P.O. 01

Ediia: 1 Nr.de ex.: 5 Revizia: Nr.de ex. : Pagina 1 din 13 Exemplar nr.: 1

1.

Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau dup caz, a reviziei n cadrul ediiei procedurii operaionale Elemente privind responsabilii/ operaiunea 1 Elaborat Verificat Aprobat Numele i prenumele 2 Funcia 3 Contabil ef Contabil ef Director Data 4 Semnatura 5

1.1. 1.2. 1.3


2.

Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale Ediia/ revizia n cadrul ediiei Data de la care se aplic prevederile ediiei sau reviziei ediiei 4

Componenta revizuit 2

Modalitatea reviziei 3

2.1. 2.2. 2.3

1 Editia 1 Revizia 1 Revizia 2

3.

Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup caz, revizia din cadrul ediiei procedurii operaionale Scopul difuzrii Exemplar nr._____ 2 Compartiment 3 Funcia 4 Nume i Data prenume primirii 5 6 Semnatura 7

3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7.

1 Aplicare Aplicare Aplicare Informare Evidena Arhivare Alte scopuri


4.

Scopul procedurii operaionale

4.1. Stabilirea unei forme unitare de elaborare a procedurilor, instruciunilor i formularelor care se elaboreaz, de ctre personalul ORGANIZAIEI.
1

Unitatea __________________ Departament Managementul Calitatii

PROCEDURA OPERAIONAL PRIVIND ELABORAREA PROCEDURILOR OPERATIONALE Cod: P.O. 01

Ediia: 1 Nr.de ex.: 5 Revizia: Nr.de ex. : Pagina 1 din 13 Exemplar nr.: 1

5. Domeniul de aplicare 5.1. Prevederile prezentei proceduri se aplic de ctre personalul din cadrul _________________ desemnat cu responsabilitate n activitile de la cap 4.
6.

Documente de referin aplicabile activitii procedurale 6.1. Reglementri internaionale 6.2. Legislaie primar - Ordin nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern; - Ordin nr. 1389/2006 pentru modificarea i completarea Ordinului nr. 946/2005; - O.G. nr. 119/1999 privind controlul intern i controlul financiar preventiv; - Legea nr. 500/2002 privind finanele publice cu modificrile ulterioare. 6.3. Legislaia secundar 6.4. Alte documente, inclusiv reglementri interne ale entitii publice.

7.

Definiii i prescurtri ale termenilor utilizai n procedura operaional


a.

Definiii ale termenilor Termenul Procedura operaional Ediie a unei proceduri operaionale Revizia n cadrul unei ediii Definiia i/sau dac este cazul, actul care definete termenul Prezentarea formalizat, n scris, a tuturor pailor ce trebuie urmai, a metodelor de lucru stabilite i a regulilor de aplicat n vederea realizrii activitii, cu privire la aspectul procesual. Forma iniial sau actualizat, dup caz, a unei proceduri operaionale, aprobat i difuzat.

Nr. Crt. 1.

2.

3.
b.

Aciunile de modificare, adugare, suprimare sau altele asemenea, dup caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei ediii a procedurii operaionale, aciuni care au fost aprobate i difuzate. Abrevieri ale termenilor Abrevierea P.O. E V Termenul abreviat Procedura opera ional Elaborare Verificare
2

Nr. Crt. 1. 2. 3.

Unitatea __________________ Departament Managementul Calitatii

PROCEDURA OPERAIONAL PRIVIND ELABORAREA PROCEDURILOR OPERATIONALE Cod: P.O. 01

Ediia: 1 Nr.de ex.: 5 Revizia: Nr.de ex. : Pagina 1 din 13 Exemplar nr.: 1

4. 5. 6.

A Ap. Ah.

Aprobare Aplicare Arhivare

8.

Descrierea procedurii opera ionale 8.1. Generalitatea

Entit ile publice au obliga ia potrivit Ordinului nr. 946/04.07.2005 cu modificrile i completrile ulterioare, s ntocmeasc proceduri opera ionale. Procedura opera ional = prezentare formalizat, n scris, a tuturor pailor ce trebuie urmai, a metodelor de lucru stabilite i a regulilor de aplicat n vederea realizrii activitii cu privire la aspectul procesual. Aceast procedur opera ional este un model. Modelul prezentat completeaz segmentul instrumentelor de lucru referitoare la activitile entitilor publice n domeniul dezvoltrii sistemelor de management i control, procedurile operaionale fiind cunoscute n practic i sub alte denumiri: proceduri de proces, proceduri formalizate etc. 8.2. Documente utilizate Entitile publice, n funcie de mrimea entitii, de politica adoptat cu privire la sistemul propriu de management i control, de gradul de dotare, de tipurile de activiti i complexitatea acestora etc., pot utiliza modelul de procedur operaional n forma prezentat, n forme completate i mbuntite cu noi componente, sau pot elabora proceduri de proces, dup modelul altor ghiduri ntlnite n practica domeniului, cu precizarea c, indiferent de forma adoptat, trebuie avute n vedere prevederile Standardului de control intern nr. 17 "Proceduri". Pentru o bun gestionare a elaborrii, aprobrii i aplicrii procedurilor operaionale, conductorii entitilor publice trebuie s asigure derularea tuturor aciunilor privind elaborarea i/sau dezvoltarea sistemelor de management i control. Procedurile trebuie elaborate, aprobate i aplicate n condiiile cunoaterii i respectrii regulilor de management constituite n cele 25 de standarde de control. Indiferent de activitatea la care se refer, o procedur operaional poart amprenta fiecrui standard de control, din oricare dintre cele 5 elemente-cheie ale controlului managerial, respectiv mediul de control, performana i managementul riscului, informarea i comunicarea, activitile de control, auditarea i evaluarea. Condiiile eseniale ale procedurilor operaionale stabilesc, printre altele, c acestea trebuie s fie scrise i formalizate pe suport hrtie i/sau electronic, simple i specifice pentru fiecare activitate, actualizate n mod permanent i aduse la cunotina executanilor i celorlali factori interesai. n msura n care dotarea tehnic i pregtirea personalului permit, operaiunile de elaborare, avizare, aprobare, difuzare, utilizare etc. a procedurilor operaionale, se pot derula i prin utilizarea sistemelor informatice. 8.3. Resurse necesare
3

Unitatea __________________ Departament Managementul Calitatii

PROCEDURA OPERAIONAL PRIVIND ELABORAREA PROCEDURILOR OPERATIONALE Cod: P.O. 01

Ediia: 1 Nr.de ex.: 5 Revizia: Nr.de ex. : Pagina 1 din 13 Exemplar nr.: 1

8.3.1. Resurse materiale: rechizite, linii telefonice, materiale informatice, calculatoare personale, acces la baza de date, imprimant, internet. 8.3.2. Resurse umane: persoanele implicate prin sarcinile se serviciu n elaborarea procedurilor operaionale sunt: - prof. ________________- director; - prof.________________- bibliotecar; - ec._________________- contabil ef; - ec._________________- secretar; -_______________- administrator. 8.3.3. Resurse financiare: sunt prevzute n bugetul de stat i sunt necesare pentru achiziionarea resurselor materiale. 8.4. Modul de lucru. Precizri privind componentele modelului de procedur opera ional 8.4.1. Precizri comune componentelor Datele de identificare din cartuul de capt se trec pe fiecare pagina, cu modificrile cerute de rubrici, acolo unde este cazul. Denumirea procedurii operaionale i codul acesteia se stabilesc n cadrul fiecrei entiti publice i trebuie s reflecte activitatea procedural i locul acesteia n sistemul de codificare utilizat. Ediiile se numeroteaz cu cifre romane, iar reviziile din cadrul acestora, cu cifre arabe. Orice modificare de reglementare, organizatoric sau de alt natur, cu efect asupra activitii procedurale, determin revizia sau, dup caz, elaborarea unei noi ediii pentru procedura operaional respectiv:
Unitatea _______________ Departament: ________________ Cod: P.O. ______ PROCEDURA OPERAIONAL __________________ Ediia: Nr.de ex.: Revizia: Nr.de ex. : Pagina ____ din _____ Exemplar nr.:

n msura n care este posibil, se asigur pagina distinct pentru fiecare component a procedurii operaionale. 8.4.2. Precizri specifice componentelor Pct.1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz, a reviziei n cadrul ediiei procedurii operaionale (componenta 1): - responsabilii se stabilesc, pentru fiecare operaiune (elaborare, verificare, aprobare), prin act de decizie intern a conductorului entitii publice;

Unitatea __________________ Departament Managementul Calitatii

PROCEDURA OPERAIONAL PRIVIND ELABORAREA PROCEDURILOR OPERATIONALE Cod: P.O. 01

Ediia: 1 Nr.de ex.: 5 Revizia: Nr.de ex. : Pagina 1 din 13 Exemplar nr.: 1

- cnd una sau mai multe dintre operaiuni se realizeaz, conform deciziei, de ctre un grup sau o comisie, n list se cuprind toi membrii grupului sau ai comisiei. Elemente privind responsabilii/ operaiunea 1 Elaborat Verificat Aprobat Numele i prenumele 2 Funcia 3 Data 4 Semntura 5

1.1. 1.2. 1.3

Pct.2 Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii opera ionale (componenta 2): - se cuprind, n ordine cronologic, toate ediiile i, respectiv, reviziile n cadrul ediiilor; - cnd se realizeaz o nou ediie a procedurii operaionale, coloanele nr. 2 i 3, privind componenta revizuit, precum i modalitatea reviziei, nu se completeaz; - coloana nr. 3 (Modalitatea reviziei) privete aciunile de modificare, adugare, suprimare sau altele asemenea, dup caz, referitoare la una sau mai multe componente ale procedurii operaionale; - la fixarea datei de la care se aplic prevederile noii ediii sau revizii (coloana nr. 4) se are n vedere asigurarea timpului necesar pentru difuzarea i studierea acesteia de ctre aplicatori: Edi ia/ revizia n cadrul edi iei 2.1. 2.2. 2.3 1 Ediia 1 Revizia 1 Revizia 2 Data de la care se aplic prevederile Modalitatea reviziei edi iei sau reviziei edi iei 3 4

Componenta revizuit 2

Pct. 3 Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup caz, revizia din cadrul ediiei procedurii operaionale (componenta 3): - coloana nr. 1 (Scopul difuzrii) are n vedere faptul c oricare compartiment/persoan a crui/crei activitate intr sub incidena aplicrii, informrii, evidenei, arhivrii sau este n alte scopuri n legtur cu procedura respectiv trebuie s aib la dispoziie acest instrument, inclusiv cu ocazia actualizrii prin noi ediii sau revizii.

3.1.

Scopul difuzrii 1 Aplicare

Exemplar nr._____ 2

Compartiment 3

Func i a 4

Nume i Data prenume primirii 5 6

Semntura 7
5

Unitatea __________________ Departament Managementul Calitatii

PROCEDURA OPERAIONAL PRIVIND ELABORAREA PROCEDURILOR OPERATIONALE Cod: P.O. 01

Ediia: 1 Nr.de ex.: 5 Revizia: Nr.de ex. : Pagina 1 din 13 Exemplar nr.: 1

3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7.

Aplicare Aplicare Informare Eviden Arhivare Alte scopuri

Pct. 4. Scopul procedurii opera ionale (componenta 4): - entitatea public, spre deosebire de scopurile considerate generale i prezentate ca exemple n modelul procedurii operaionale la aceast component, identific i nscrie scopurile specifice n cazul fiecrei proceduri operaionale elaborate, innd cont de rolul, locul, importana, precum i de alte elemente privind activitatea procedural; Scopul procedurii opera ionale: 1. Stabilete modul de realizare a activitii, compartimentele i persoanele implicate; 2. D asigurri cu privire la existena documentaiei adecvate derulrii activitii; 3. Asigur continuitatea activitii, inclusiv n condiii de fluctuaie a personalului; 4. Sprijin auditul, iar pe manager n luarea deciziei; 5. Alte scopuri specifice procedurii operaionale. Pct.5 Domeniul de aplicare a procedurii opera ionale (componenta 5): - aceast component se bazeaz pe colaborarea dintre compartimentele entitii publice, astfel nct la fixarea i definirea activitii (pct. 5.1), la delimitarea acesteia de alt activitatea (pct. 5.2 i 5.3) sau la precizarea compartimentelor cu atribuii legate de activitatea respectiv (pct. 5.4) s fie eliminat orice situaie de suprapunere de activiti, de activiti necuprinse n procesul de analiz i elaborare a procedurilor, de suprapunere de atribuii ntre compartimente, de atribuii pentru care nu au fost fixate responsabiliti etc.; Domeniul de aplicare: 1. Procedura se aplic de ctre Serviciul/compartimentul________________; 2. La procedur particip toate Serviciile i Compartimentele interesate. Pct. 6: Documentele de referin (reglementri) aplicabile activit ii procedurale (componenta 6): aceast component privete, n special, listarea documentelor cu rol de reglementare fa de activitatea procedural; este necesar s fie cunoscute i respectate toate reglementrile care guverneaz fiecare activitate; gruparea pe cele 4 categorii are rol de sistematizare a reglementrilor, unde: reglementrile internaionale n legtur cu domeniul respectiv sunt cele la care Romnia este parte; legislaia primar se refer la legi i la ordonane ale Guvernului; legislaia secundar are n vedere hotrri ale Guvernului sau acte ale organismelor cu atribuii de reglementare i care sunt emise n aplicarea legilor i/sau a ordonanelor Guvernului; alte documente, inclusiv
6

Unitatea __________________ Departament Managementul Calitatii

PROCEDURA OPERAIONAL PRIVIND ELABORAREA PROCEDURILOR OPERATIONALE Cod: P.O. 01

Ediia: 1 Nr.de ex.: 5 Revizia: Nr.de ex. : Pagina 1 din 13 Exemplar nr.: 1

reglementri interne ale entitii publice (legislaie teriar), se refer la instruciuni, precizri, decizii, ordine sau altele asemenea i au efect asupra activitii procedurale. Documente de referin aplicabile activit ii procedurale: 1. Reglementri interna ionale; 2. Legisla ie primar; 3. Legisla ia secundar; 4. Alte documente, inclusiv reglementri interne ale entit ii publice. Pct. 7. Defini ii i abrevieri ale termenilor utiliza i n procedura opera ional (componenta 7): - se va urmri definirea acelor termeni care: reprezint element de noutate; sunt mai puin cunoscui; - prezint sensuri diferite, prin neexplicitarea lor pot conduce la confuzii etc.; - se recomand precizarea, acolo unde este cazul, a actului relevant care definete termenul n cauz; - se va avea n vedere abrevierea termenilor (cuvinte, expresii, denumiri de instituii etc.) utilizai cu mai mare frecven n textul procedurii operaionale i/sau care, n urma acestei aciuni, permit o nelegere i utilizare mai uoar a procedurii; - se recomand ca ordinea n care se nscriu att definiiile termenilor n tabelul 7.1, ct i abrevierile termenilor n tabelul 7.2, s fie aceea dat de prima apariie n textul procedurii operaionale a termenului definit sau abreviat, dup caz; - n tabelele 7.1 i 7.2 din modelul de procedur operaional au fost definii i, respectiv, abreviai, pentru exemplificare, termeni utilizai n model. Pct. 7.1. Defini ii ale termenilor Nr. Crt. 1. Termenul Procedura operaional Ediie a unei proceduri operaionale Revizia n cadrul unei ediii ... ... Defini ia i/sau dac este cazul, actul care define te termenul Prezentarea formalizat, n scris, a tuturor pailor ce trebuie urmai, a metodelor de lucru stabilite i a regulilor de aplicat n vederea realizrii activitii, cu privire la aspectul procesual Forma iniial sau actualizat, dup caz, a unei proceduri operaionale, aprobat i difuzat. Aciunile de modificare, adugare, suprimare sau altele asemenea, dup caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei ediii a procedurii operaionale, aciuni care au fost aprobate i difuzate. ... ...

2.

3. ... N

Pct. 7.2. Abrevieri ale termenilor


7

Unitatea __________________ Departament Managementul Calitatii

PROCEDURA OPERAIONAL PRIVIND ELABORAREA PROCEDURILOR OPERATIONALE Cod: P.O. 01

Ediia: 1 Nr.de ex.: 5 Revizia: Nr.de ex. : Pagina 1 din 13 Exemplar nr.: 1

Nr. Crt. 1. 2. 3. 4. 5. 6. .... N

Abrevierea P.O. E V A Ap. Ah. ... ...

Termenul abreviat Procedura opera ional Elaborare Verificare Aprobare Aplicare Arhivare ... ...

Pct. 8 Descrierea procedurii opera ionale (componenta 8): - aceast component reprezint, n fapt, esena procedurii operaionale. n acelai timp este i acea component care nu este generalizabil prin model de procedur dect n termeni foarte largi. Componenta este dependent, n mod direct, de condiiile concrete n care se desfoar activitatea respectiv n cadrul entitii publice, de modul de organizare, de gradul de subordonare, de gradul de dotare cu resurse materiale, financiare i umane, de calitatea i pregtirea profesional a salariailor i, nu n ultimul rnd, de gradul de dezvoltare a sistemelor de management i control. Cele cteva puncte i subpuncte, enumerate la aceast component n prezentul model de procedur operaional, recomand una din multitudinea de posibiliti de descriere a acestei componente; Pct. 8.1. Generaliti Pct. 8.2. Documente utilizate: Pct. 8.2.1. Lista i proveniena documentelor; Pct. 8.2.2. Coninutul i rolul documentelor; Pct. 8.2.3. Circuitul documentelor; Pct. 8.3. Resurse necesare: Pct. 8.3.1. Resurse materiale; Pct. 8.3.2. Resurse umane; Pct. 8.3.3. Resurse financiare; Pct. 8.4. Modul de lucru: Pct. 8.4.1. Planificarea operaiunilor si aciunilor activitii Pct. 8.4.2. Derularea operaiunilor si aciunilor activitii Pct. 8.4.3. Valorificarea rezultatelor activitii - la "Generaliti" (pct. 8.1) se cuprind elemente de ansamblu privind caracteristicile activitii. Se va evita repetarea acelora deja abordate n cadrul celorlalte componente ale procedurii operaionale, cum ar fi cele legate de scopul procedurii operaionale (prezentate la
8

Unitatea __________________ Departament Managementul Calitatii

PROCEDURA OPERAIONAL PRIVIND ELABORAREA PROCEDURILOR OPERATIONALE Cod: P.O. 01

Ediia: 1 Nr.de ex.: 5 Revizia: Nr.de ex. : Pagina 1 din 13 Exemplar nr.: 1

componenta 4), cele privind domeniul de aplicare a procedurii operaionale (prezentate la componenta 5) sau cele privind documentele de referin aplicabile activitii procedurale (prezentate la componenta 6); - la "Documente utilizate" (pct. 8.2) se cuprind, n principal, cele de natura formularelor, dar i manuale, instruciuni operaionale, liste de verificare (check-lists) etc., care furnizeaz informaii necesare derulrii activitii, contribuie la prelucrarea de date n cadrul procesului sau transmit rezultatele obinute altor utilizatori. De reinut c documentele trebuie s fie actualizate, utile, precise, uor de examinat, disponibile i accesibile managerului, salariailor i terilor, dac este cazul. Subpct. 8.2.1, 8.2.2 i 8.2.3 au mai mult rolul de a ordona problemele abordate, ele putnd fi comasate sau detaliate n funcie de amploarea, volumul, diversitatea i complexitatea documentelor respective; - la "Lista i proveniena documentelor utilizate" (subpct. 8.2.1) se are n vedere nominalizarea tuturor documentelor, a organismelor abilitate cu emiterea i actualizarea acestora, a codurilor de identificare, dac este cazul, a regimului informaiilor coninute etc. n aceast list se nominalizeaz i documentele interne de aceast natur, emise i utilizate n cadrul compartimentelor sau, prin colaborare, ntre compartimentele entitii publice; - la "Coninutul i rolul documentelor utilizate" (subpct. 8.2.2) pot fi redate n forma complet, anexnd la procedur modele ale documentelor, instruciuni de completare a acestora i meniuni referitoare la rolul lor; - subpct. 8.2.3 "Circuitul documentelor" are n vedere compartimentele/persoanele la care trebuie s circule documentele n procesul de realizare a activitii, precum i operaiunile ce se efectueaz n legtur cu documentul respectiv, la fiecare compartiment/persoan pe la care circul. Este necesar ca circuitul documentelor aferente activitii s fie integrat n fluxul general al documentelor din cadrul entitii publice. Se recomand utilizarea reprezentrii grafice a circuitului documentelor; - pct. 8.3 "Resurse necesare" se dezvolt pe structura clasic a acestora, respectiv resurse materiale (subpct. 8.3.1), resurse umane (subpct. 8.3.2) i, respectiv, resurse financiare (subpct. 8.3.3). De menionat c structura resurselor este foarte sensibil fa de activitatea la care ne referim; la unele activiti resursa necesara preponderent este cea material, iar la altele este preponderent resursa uman sau resursa financiar ori combinaii ale acestora; - subpct. 8.3.1 "Resursa material" se dezvolt pe elementele de logistic: birouri, scaune, rechizite, linii telefonice, materiale informatice, calculatoare personale, acces la baza de date, reea, imprimanta, posibiliti de stocare a informaiilor etc., dar i pe elemente de alt natur, dac specificul activitii o impune. De exemplu, n cazul unei entiti publice cu activitate de teren intens, cu deplasri auto frecvente, activitatea de transport capt o conotaie distinct, iar procedura operaional aferent, la resursa material, va trebui s reflecte parcul auto, fapt care, n acest caz, va da greutate sporit acestui tip de resurs, n comparaie cu resursa uman sau financiar; - subpct. 8.3.2 "Resursa uman" fixeaz compartimentul/compartimentele i/sau persoana/persoanele din cadrul entitii publice care sunt implicate, prin atribuiile/sarcinile de serviciu, n realizarea activitii procedurale; - subpct. 8.3.3 "Resursa financiar" are n vedere prevederea n buget a sumelor necesare cheltuielilor de funcionare (achiziionarea materialelor consumabile necesare desfurrii activitii, acoperirea contravalorii serviciilor de ntreinere a logisticii, plata cheltuielilor cu
9

Unitatea __________________ Departament Managementul Calitatii

PROCEDURA OPERAIONAL PRIVIND ELABORAREA PROCEDURILOR OPERATIONALE Cod: P.O. 01

Ediia: 1 Nr.de ex.: 5 Revizia: Nr.de ex. : Pagina 1 din 13 Exemplar nr.: 1

personalul direct implicat n activitatea respectiv etc.), dar i a sumelor necesare altor tipuri de cheltuieli proprii unei anume activiti. De exemplu, n situaia unei activiti de achiziie, resursa financiar trebuie s reflecte sumele din buget aferente programului de achiziii al entitii publice; - pct. 8.4 "Modul de lucru" pentru o activitate poate fi formalizat, respectiv transpus n procedura operaional, numai prin aportul salariailor implicai direct n acea activitate; - subpct. 8.4.1 "Planificarea operaiunilor i a aciunilor activitii" se sprijin, pe de o parte, pe aciunile identificate, aa cum sunt ele listate n cadrul tabelului de la componenta 9 "Responsabilitatea i rspunderi n derularea activitii", iar pe de alt parte, pe o bun cunoatere i stpnire a cerinelor generale i a celorlalte caracteristici ale Standardului de control intern nr. 8 "Planificarea" i a Standardului de control intern nr. 11 "Managementul riscului". Aciunile analizate prin prisma resurselor de toate categoriile, a termenelor de realizare, a riscurilor identificate i a msurilor de limitare a efectului acestora, a condiiilor de eficien i legalitate impuse, puse n corelaie i ntr-o succesiune logic i cronologic, constituie n fapt instrumentul de planificare cuprins n procedura operaional pentru activitatea analizat; - subpct. 8.4.2 "Derularea operaiunilor i aciunilor" reflect programul de zi cu zi al compartimentului/persoanei implicate n realizarea activitii, n care acesta/aceasta uzeaz de toate instrumentele specifice i acioneaz corespunztor prevederilor din procedura operaional i, n special, celor din instrumentul de planificare a activitii. Se recomand cuprinderea n procedura operaional, sub forma tabelar, a modului de operare, unde pe vertical se pot cuprinde etapele ce se deruleaz n legtur cu activitatea respectiv, iar pe orizontal se precizeaz intrrile de informaii (de la cine?, ce?), operaiunile, aciunile/prelucrrile, completrile etc., ce au loc fa de datele intrate, instrumentele utilizate n acest scop, ieirile de rezultate (care?, ctre cine? etc.); - subpct. 8.4.3 "Valorificarea rezultatelor activitii" poate fi orientat ctre mai multe direcii, ca de exemplu: analiza gradului de realizare a indicatorilor de performan asociai activitii; furnizarea datelor i informaiilor cu privire la rezultatele activitii ctre beneficiarii acestora; identificarea msurilor de mbuntire etc. Pct. 9. Responsabilitatea i rspunderi n derularea activit ii (componenta 9): - se va urmri identificarea tuturor aciunilor care au loc n legtur cu activitatea procedural, precum i fixarea acestora pe compartimentele (posturile) crora le revin responsabilitile i/sau, dup caz, rspunderile fa de acestea; - se recomand cuprinderea aciunilor n tabel, pe ct posibil, n ordinea logic a desfurrii lor, iar a compartimentelor (posturilor), n ordinea interveniei n proces; - n tabelul 9 din modelul de procedur operaional, compartimentele (posturile) au fost simbolizate, ipotetic, cu I, II, III, ..., aciunile (operaiunile), cu a, b, c, ..., iar responsabilitile/rspunderile, cu abrevierile regsite n tabelul 7.2, unde: E = elaborare; V = verificare; A = aprobare; Ap. = aplicare; Ah. = arhivare. Observm, de exemplu, c operaiunea a este o operaiune de elaborare E, care revine compartimentului I; operaiunea c este o operaiune de aprobare A, n rspunderea postului III; aciunea e este o aciune de arhivare Ah., ce revine compartimentului V etc.
10

Unitatea __________________ Departament Managementul Calitatii

PROCEDURA OPERAIONAL PRIVIND ELABORAREA PROCEDURILOR OPERATIONALE Cod: P.O. 01

Ediia: 1 Nr.de ex.: 5 Revizia: Nr.de ex. : Pagina 1 din 13 Exemplar nr.: 1

Nr. Crt. 0 1 2 3 4 5

Compartimentul (postul)/ac iunea (opraiunea) 1 A B C D E

I 2 E

II 3 V

III 4 A

IV 5

Ap. Ah.

Pct. 10 Anexe, nregistrri, arhivri (componenta 10): - este necesar ca procedura operaional s cuprind n anexe toate instrumentele relevante, prezentate n cadrul celorlalte componente ale acesteia, i care sunt aplicabile n realizarea activitii; - pentru o mai bun ordonare i eviden a anexelor, se recomand ntocmirea tabelului prezentat la componenta 10 din model.
Nr. anex a 0 1 2 3 Denumirea Nr.de Elaborator Aprobat Difuzare anexei exemplare 1 2 3 4 5 Arhivare loc perioada 6 7 Alte 8

Pct. 11 Cuprins - este necesar ca procedura operaional s aib un cuprins pentru a se gsi mai uor componentele acesteia de ctre utilizatori.
Numrul componentei n cadrul procedurii opera ionale

Denumirea componentei din cadrul procedurii opera ionale

Pagina

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Coperta Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz, a reviziei n cadrul ediiei procedurii operaionale Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup caz, revizia din cadrul ediiei procedurii operaionale Scopul procedurii operaionale Domeniul de aplicare a procedurii operaionale Documentele de referin aplicabile activitii procedurale
11

Unitatea __________________ Departament Managementul Calitatii

PROCEDURA OPERAIONAL PRIVIND ELABORAREA PROCEDURILOR OPERATIONALE Cod: P.O. 01

Ediia: 1 Nr.de ex.: 5 Revizia: Nr.de ex. : Pagina 1 din 13 Exemplar nr.: 1

7. 8. 9. 10. 11.

Definiii i abrevieri ale termenilor utilizai n procedura operaional Descrierea procedurii operaionale Responsabilitatea i rspunderea n derularea activitii Anexe, nregistrri, arhivri Cuprins

9. Responsabiliti Nr. Crt. 0 1 2 3 4 5


10.

Compartimentul (postul)/ac iunea (opera iunea) 1

I 2 E

II 3 V

III 4 A

IV 5

Ap. Ah.

Anexe, nregistrri, arhivri


Denumirea Nr.de Elaborator Aprobat Difuzare anexei exemplare 1 2 3 4 5 Arhivare loc perioada 6 7 Alte 8

Nr. anex a 0 1 2 3
11.

Cuprins

Numrul componentei n cadrul procedurii opera ional e 1. 2. 3.

Denumirea componentei din cadrul procedurii opera ionale

Pagina

Coperta Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz, a reviziei n cadrul ediiei procedurii operaionale Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau,
12

Unitatea __________________ Departament Managementul Calitatii

PROCEDURA OPERAIONAL PRIVIND ELABORAREA PROCEDURILOR OPERATIONALE Cod: P.O. 01

Ediia: 1 Nr.de ex.: 5 Revizia: Nr.de ex. : Pagina 1 din 13 Exemplar nr.: 1

4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

dup caz, revizia din cadrul ediiei procedurii operaionale Scopul procedurii operaionale Domeniul de aplicare a procedurii operaionale Documentele de referin aplicabile activitii procedurale Definiii i abrevieri ale termenilor utilizai n procedura operaional Descrierea procedurii operaionale Responsabilitatea i rspunderi n derularea activitii Anexe, nregistrri, arhivri Cuprins

13