UNIVERSITATEA AL.I.

CUZA IAI FACULTATEA DE ECONOMIE I ADMINISTRAREA AFACERILOR SPECIALIZAREA CONTABILITATE I INFORMATIC DE GESTIUNE

LUCRARE DE DIPLOM SUB-SISTEM INFORMATIC PRIVIND GESTIUNEA DECONTARILOR CU TERII LA SOCIETATEA COMERCIAL VASTEX SA VASLUI

COORDONATOR TIINIFIC, PROFESOR DR. MARIN FOTACHE ABSOLVENT POPA CEZARINA ECATERINA

IAI 2006 CUPRINS

Introducere ......................................................................................................................... 4 Capitolul I Aspecte generale privind decontrile cu terii ................................................ 5 1.1 Delimitri i structuri privind datoriile i creanele ..................................................... 6 1.2 Evaluarea datoriilor i creanelor ................................................................................. 8 1.3 Purttori primari de informaii ................................................................................... 10 1.4 Regimul juridic al decontrilor cu terii ..................................................................... 16 Capitolul II Contabilitatea decontrilor cu terii la S.C. Vastex S.A. Vaslui .................. 23 2.1 Definirea misiunii, obiectivelor i strategiei organizaionale la S.C.Vastex S.A. Vaslui ............................................................................................... 23 2.2 Descrierea organizrii ntreprinderii ......................................................................... 24 2.2.1 Obiectul de activitate .............................................................................................. 24 2.2.2 Funciile ntreprinderii i compartimentele care le realizeaz ............................... 25 2.2.3 Organigrama ntreprinderii ..................................................................................... 28 2.3 Organizarea compartimentului financiar-contabil i relaiile sale cu alte compartimente ................................................................................................................. 30 2.4 Reflectarea n documentele de sintez a informaiilor privind terii ......................... 34 2.5 Conturi de teri ........................................................................................................... 36 2.5.1 Contabilitatea decontrilor cu furnizorii ................................................................. 36 2.5.2 Contabilitatea decontrilor cu clienii ..................................................................... 39 2.5.3 Contabilitatea decontrilor ocazionate de folosirea forei de munc ...................... 42 2.5.4 Contabilitatea decontrilor cu bugetele i alte organisme publice ........................ 46 2.5.5 Contabilitatea decontrilor n cadrul grupului i cu asociaii ................................. 50 2.5.6 Contabilitatea decontrilor cu debitorii i creditorii diveri ................................... 51 2.5.7 Contabilitatea operaiunilor de regularizare i asimilate ........................................ 52

2.5.8 Contabilitatea decontrilor n cadrul unitii .......................................................... 53 2.5.9 Contabilitatea ajustrilor pentru deprecierea creanelor ......................................... 53 2.6 Operaiuni privind decontrile cu terii ..................................................................... 54

Capitolul III Prezentarea sub-sistemului informatic privind gestiunea decontrilor cu terii la S.C.Vastex S.A.Vaslui ................................................................................................. 58 3.1 Conceptul de sistem informatic ................................................................................. 58 3.2 Prezentarea structurii informatice din ntreprindere .................................................. 60 3.3 Descrierea aplicaiei contabile .................................................................................. 63 Capitolul IV Concluzii i propuneri ................................................................................ 75 Bibliografie ..................................................................................................................... 77

INTRODUCERE

Obinerea de ctre agenii economici a unei eficiene economice sporite, este condiionat de existena unei conduceri bazate pe o bun cunoatere a legislaiei, pe cunoaterea exact a cererii i ofertei pe piaa intern i extern. Acest lucru impune promovarea n munca de conducere a unor metode, tehnici i mijloace moderne de informare, analiz i decizie. Astzi, calculatoarele sunt un lucru obinuit, indispensabil am putea spune. n cadrul unei ntreprinderi locul central n sistemul informaional contabil l constituie relaiile cu terii, ntruct informaiile pe care le genereaz sunt foarte utile att conducerii ntreprinderii ct i terilor cu care intr n relaii. n lucrarea Sub-sistem informatic privind gestiunea decontrilor cu terii, pe exemplul societii comerciale Vastex S.A.Vaslui, am prezentat noiuni generale despre decontrile cu terii i modul cum funcioneaz sistemul informatic al decontrilor cu terii la societatea respectiv. Lucrarea conine date actualizate conforme cu normele juridice n vigoare. n primul capitol al lucrrii se regsesc informaii cu caracter general despre decontrile cu terii: delimitri i structuri, evaluarea datoriilor i creanelor, purttorii primari de informaii i regimul juridic al decontrilor cu terii. Capitolul al doilea prezint societatea comercial la care am elaborat lucrarea i conturile de teri cu operaii contabile specifice. n capitolul trei am prezentat noiuni despre sistemul informatic i modul de funcionare a sub-sistemului gestiunii decontrilor cu terii la societatea comercial Vastex S.A. Vaslui. Capitolul patru conine propuneri i concluzii n ceea ce privete sub-sistemul decontrilor cu terii.

CAPITOLUL I ASPECTE GENERALE PRIVIND DECONTRILE CU TERII

Obiectivul principal al funcionrii unei ntreprinderi l constituie activitatea de exploatare care cuprinde o succesiune de operaiuni cu caracter obinuit i repetitiv, ciclul de aprovizionare stocaj producie vnzare find cunoscut sub denumirea de ciclu de exploatare. Activitatea de exploatare este caracterizat printr-un ciclu scurt, de obicei mai mic de un an, care angajeaz unitatea pe termen scurt. Pe parcursul desfurrii activitii lor n mediul economico-social, agenii economici intr n relaii cu tere persoane fizice sau juridice. Aceste relaii genereaz raporturi economico-juridice, cunoscute sub denumirea de drepturi (creane) i obligaii (datorii) fie cu persoane fizice sau juridice din afara unitii, fie cu persoane fizice din interiorul unitii. Contabilitatea financiar a relaiilor cu terii deine locul central n sistemul informaional contabil al unei ntreprinderi, datorit impactului pe care l au datoriile i creanele asupra mrimii i structurii gestiunii. Informaiile furnizate de aceast component a contabilitii sunt utile, n egal msur, conducerii ntreprinderii i terilor cu care aceasta intr n relaii1. Datoriile i creanele pe care ntreprinderea i le creeaz n legtur cu nfiinarea sa, ca i pe parcursul desfurrii activitii, n funcie de termenul de decontare, se grupeaz n datorii i creane pe termen lung (peste un an) i datorii i creane pe termen scurt. Coninutul capitolului de fa l constituie datoriile i creanele pe termen scurt, cunoscute i sub denumirea de decontri curente, de exploatare sau decontri cu terii. Asemenea decontri sunt determinate de relaiile ntreprinderii cu partenerii de afaceri (furnizorii i clienii), cu personalul, cu bugetul statului i cu alte organisme publice, cu asociaii, cu grupurile sau alte ntreprinderi din cadrul grupului, cu subunitile, cu debitorii i creditorii diveri. De asemenea, n aceast categorie de decontri se ncadreaz i cele din operaii de participaii, ca i cele ntre exerciiile financiare.
1

Scorescu, Gh., Dumitrean, E., Toma, C., Berheci, I., Mardiros, D., Haliga, I., Contabilitate financiar, Editura Universitii Al.I.Cuza, Iai, 2004

1.1 Delimitri i structuri privind datoriile i creanele

Urmare a tranzaciilor ncheiate de ntreprindere sau a altor evenimente trecute, rezult pentru aceasta datorii i creane, care au termen scurt de decontare. Nu sunt incluse n categoria decontrilor cu terii datoriile i creanele referitoare la primirea i acordarea de mprumuturi precum i creanele imobilizate. Datoriile reprezint surse atrase la finanarea unitii i reprezint angajamentele financiare ale debitorilor cu privire la sumele de bani sau de bunuri cuvenite creditorilor. Datoriile2 reprezint surse externe de finanare puse la dispoziia ntreprinderii fie de o instituie de credit (datorii financiare), fie de un furnizor (datorii comerciale), fie de ali teri (datorii fiscale, sociale). O datorie reprezint, potrivit cadrului general de ntocmire i prezentare a situaiilor financiare, elaborat de Comitetul pentru Standarde Internaionale de Contabilitate (IASC), o obligaie actual a ntreprinderii ce decurge din evenimente trecute i prin decontarea creia se ateapt s rezulte o ieire de resurse care ncorporeaz beneficii economice. Caracteristicile eseniale ale unei datorii sunt urmtoarele: - ntreprinderea are o obligaie actual. O obligaie reprezint un angajament sau o responsabilitate de a aciona ntr-un anumit fel. Obligaiile pot decurge dintr-un contract sau dintr-o crean legal. De asemenea, obligaiile apar i din activitatea normal, din dorina de a menine relaii bune de afaceri sau de a se comporta ntr-o manier echitabil. - tergerea obligaiei prezente implic renunarea ntreprinderii la anumite resurse care ncorporeaz beneficii economice, n scopul satisfacerii cererilor celeilalte pri. tergerea obligaiei se poate face prin : plata n numerar, transferul altor active, prestare de servicii, nlocuirea respectivei obligaii cu alt obligaie, transformarea obligaiei n capital propriu. O obligaie poate fi stins i prin alte ci, de exemplu, renunare de ctre creditor la drepturile sale3 .

2 3

Isai, V., Contabilitatea financiar, Editura Didactic i Pedagogic, Bucureti, 2000 Ptru, V., Rotil, A., Gorbnescu, C., Darie, V., Manualul expertului contabil i al contabilului autorizat, Ediia a VI-a actualizat, Editura Agora, Bacu, 2002

Noiunea de datorie arat angajamentul asumat de o persoan de a plti o sum de bani, de a livra un bun, executa o lucrare sau presta un serviciu. Persoana fizic sau juridic care are o datorie este denumit n general debitor4. Creanele5 reprezint mijloace n curs de ncasare, respectiv drepturi ale creditorilor de a pretinde debitorilor anumite sume, bunuri sau lucrri. Sunt elemente de activ, care iau natere la avansarea temporar a unor bunuri sau valori altor persoane fizice sau juridice i se lichideaz la ncasarea lor. Creanele reprezint valorile economice avansate temporar de titularul de patrimoniu altor persoane fizice sau juridice, pentru care urmeaz s primeasc un echivalent valoric6. Acest echivalent poate reprezenta o sum de bani, o lucrare sau un serviciu. Creana reprezint dreptul unei persoane de a pretinde unui ter plata unei sume de bani, livrarea unui bun, prestarea unui serviciu sau execuia unei lucrri. Titularul unei creane este denumit n mod generic creditor7 O ntreprindere nregistreaz creane i datorii fa de toate categoriile de teri cu care intr n relaii. Creanele i datoriile pot fi grupate dup criteriii comune, mai utilizate fiind urmtoarele dou8: 1. dup natura operaiunilor care stau la originea lor: - datorii/creane comerciale generate de aprovizionri/livrri de bunuri, lucrri i servicii sau din avansuri primite/acordate n contul unor livrri/aprovizionri ulterioare; - datorii/creane salariale cauzate de folosirea forei de munc de ctre uniti; - datorii/creane sociale reprezentate prin contribuii datorate/achitate n plus organismelor de asigurri sociale; - datorii/creane fiscale generate de impozite, taxe, contribuii i vrsminte datorate potrivit prevederilor legale sau de sumele achitate n plus n contul acestor obligaii;

Paraschivescu, M.D., Pvloaia, W., Cojocaru, C., Toma, C., ugui, Al., Istrate, C., Contabilitate i elemente de analiz financiar, Editura Neuron, Focani, 1994 5 Moisescu, F., ABC-ul contabilitii, Galai, 1999 6 Ristea, M., Contabilitatea societilor comerciale, vol.I, Editura CECCAR , Bucureti. 1995 7 Paraschivescu, M.D., Pvloaia, W., Cojocaru, C., Toma, C., ugui, Al., Istrate, C., Contabilitate i elemente de analiz financiar, Editura Neuron, Focani, 1994 8 Vioca, V., Contabilitatea financiar agenilor economici, Editura C.M.C.F.P.P., Bucureti, 1996

- datorii/creane financiare care au la origine operaiuni de creditare/finanare (altele dect primiri/acordri de mprumuturi); - alte datorii/creane. 2. dup coninutul lor economic: - datorii fa de furnizori/creane fa de clieni, provenind din cumprri/vnzri cu decontare ulterioar; - datorii fa de furnizori/creane fa de clieni, provenind din cumprri/vnzri cu decontare ulterioar prin intermediul efectelor de comer; - datorii fa de clieni/creane fa de furnizori, din primiri/acordri de avansuri i aconturi, precum i din operaiuni realizate cu ambalaje care circul pe sistemul restituirii; - datorii/creane fa de salariai pentru munca prestat de acetia, respectiv pentru avansuri acordate i alte sume datorate de personal unitii sau terilor; - datorii/creane fa de organismele de asigurri i protecie social; - datorii/creane fa de buget sau organisme specializate; - datorii/creane fa de asociai i uniti din cadrul grupului; - datorii/creane fa de alte persoane fizice sau juridice.

1.2 Evaluarea datoriilor i creanelor

Evaluarea datoriilor i creanelor se realizeaz, ca i la celelalte elemente patrimoniale, n patru momente principale: la intrarea n gestiune, la inventariere, la nchidera exerciiului i la ieirea din gestiune. Evidenierea datoriilor i creanelor se face la valoarea lor nominal, adic la valoarea efectiv n mnomentul apariiei lor, suma ce re regsete nscris n documentul justificativ ce st la baza nregistrrii n contabilitate. Evaluarea elementelor patrimoniale cu ocazia inventarierii i deci evaluarea datoriilor i creanelor se face la valoarea actual sau de utilitate a fiecrui element,

denumit valoare de inventar, stabilit n funcie de utilitatea bunului pentru unitate i preul pieei. La nchiderea exerciiului, aplicarea principiului prudenei n evaluare impune ca evaluarea datoriilor i creanelor s se fac la valoarea de intrare pus de acord cu rezultatele inventarierii9. Diferenele constatate n minus ntre valoarea de inventar i valoarea de intrare a creanelor se nregistreaz n contabilitate prin constituirea unui provizion pentru depreciere, ce este egal cu pierderea de valoare constatat la evaluarea creanelor. n cazul datoriilor, la apariia unor datorii probabile se constituie provizioane pentru riscuri i cheltuieli. Evaluarea i nregistrarea n contabilitate a datoriilor i creanelor exprimate n devize se face la cursul de schimb al pieei valutare, n vigoare la data efecturii operaiunilor respective. Diferenele de curs valutar ntre data nregistrrii datoriilor, respectiv creanelor i data plilor, dup caz, se nregistreaz ca venituri sau cheltuieli financiare, dup cum sunt favorabile i respectiv nefavorabile. La ieirea din gestiune datoriile i creanele sunt evaluate la nivelul valorii de intrare i provizioanele aferente acestora, concomitent cu decontarea datoriilor i creanelor, sunt trecute la venituri. Trebuie subliniat faptul c nu este permis compensarea10 creanelor cu datoriile. Ele trebuie s apar distinct n conturile ntreprinderii pentru ca aceasta s respecte cerina de fidelitate a imaginii patrimoniului.

1.3 Purttori primari de informaii

nregistrarea operaiilor economice i financiare n conturi se face dup consemnarea prealabil a acestora n documente corepunztoare operaiilor respective. Deoarece asemenea documente preced i fundamenteaz datele cuprinse n ele, acestea se
9

Scorescu, Gh., Dumitrean, E., Toma, C., Berheci, I., Mardiros, D., Haliga, I., Contabilitate financiar, Editura Universitii Al.I.Cuza, Iai, 2004 10 Paraschivescu, M.D., Pvloaia, W., Modele de contabilitate i analiz financiar, Editura Vrantop, Focani, 1997

mai numesc documente justificative, ce reprezint unul din elementele componente ale metodei contabilitii, fr ele contabilitatea neputnd face dovada efecturii operaiilor respective. Orice operaiune patrimonial se consemneaz n momentul efecturii ei ntr-un nscris care st la baza nregistrrilor n contabilitate, dobndind astfel calitatea de document justificativ. Ele angajeaz rspunderea persoanelor care le-au ntocmit, vizat i aprobat, ori nregistrat n contabilitate.11 Pe lng funcia informaional , care const n suportul material al nregistrrii operaiilor economice i financiare n contabilitate, documentele justificative ndeplinesc i o funcie gestionar, fac dovada nfptuirii operaiilor i angajeaz rspunderi, drepturi i obligaii cu privire la existena i micarea elementelor patrimoniale. Pentru a putea fi utilizai ca purttori de informaii, suporii materiali folosii n sistemul informaional economic trebuie s ndeplineasc o serie de condiii cum sunt: - s aib un coninut i o form de prezentare a informaiilor n raport cu natura caracteristicile informaiilor ce se consemneaz n ele; - s aib structur i dispersare a informaiilor n raport cu logica culegerii i consemnrii lor succesive pentru satisfacerea nevoilor informative; - s dispun de o capacitate de nmagazinare n raport cu volumul de informaii generate de operaiile economice; - s fie conforme n raport cu modalitatea de culegere, consemnare (manual, tehnic) i prelucrare a informaiilor; - s fie ntocmite ntr-un numr corespunztor cu destinaia informaiilor, a numrului utilizatorilor; - s asigure posibilitatea pstrrii n timp a informaiilor i utilizarea lor pentru activitatea de control i analiz. Documentele justificative cuprind, de regul, urmtoarele elemente principale: - denumirea documentului; - denumirea i sediul unitii patrimoniale care ntocmete documentul; - numrul i data ntocmirii acestuia;

11

***, Legea contabilitii nr.82/1991, republicat

10

- menionarea prilor care particip la efectuarea operaiei patrimoniale (cnd este cazul); - coninutul operaiei patrimoniale, iar n cazurile necesare i temeiul legal al efecturii ei; - datele cantitative i valorice aferente operaiei efectuate; - numele i prenumele, precum i semnturile persoanelor care le-au ntocmit, vizat i aprobat, dup caz; - alte elemente menite s asigure consemnarea complet a operaiilor efectuate. nscrierea datelor n documentele justificative se face manual sau cu mijloace de prelucrare automat, astfel nct s fie lizibile, nefiind admise tersturi, rzuituri, modificri sau alte asemenea procedee, precum i lsarea de spaii libere ntre operaiile nscrise n acestea. Factura este documentul comercial care descrie n termeni generali tranzaciile de vnzare-cumprare efectuate ntre doi ageni economici : unul numit furnizor, pentru care operaia reprezint o vnzare, iar cellalt, numit client, pentru care aceeai operaie reprezint o cumprare. Factura se ntocmete de furnizor n trei exemplare, de ctre compartimentul desfacere sau alt compartiment desemnat pe baza dispoziiei de livrare, a avizului de nsoire a mrfii sau alte documente tipizate care atest executarea lucrrilor i prestarea serviciilor, se semneaz de ctre compartimentul emitent i servete ca: - document pe baza cruia se ntocmete instrumentul de decontare a produselor i mrfurilor livrate, a lucrrilor executate sau a serviciilor prestate; - document de nsoire a mrfii pe timpul transportului; - document de ncrcare n gestiunea primitorului; - document justificativ de nregistrare n contabilitatea furnizorului i a cumprtorului; Factura este un formular tipizat i cu regim special de nscriere i numerotare 12, care cuprinde informaii cu privire la: - data i numrul de ordine al facturii;
12

***, H.G. nr.831/1997, publicat n M.O.nr.368/1997, privind aprobarea modelelor formularelor comune privind activitatea financiar i contabil i a normelor metodologice privind ntocmirea i utilizarea acestora

11

- denumirea furnizorului i adresa sa (forma juridic, numrul de nmatriculare n Registrul comerului, codul fiscal, sediul social, contul bancar); - denumirea cumprtorului i adresa sa (forma juridic, codul fiscal, sediul social, contul bancar); - denumirea precis, unitatea de msur, cantitatea, preul unitar fr TVA, valoarea exclusiv TVA i valoarea TVA pentru fiecare din bunurile livrate sau serviciile prestate; - totalul facturii exclusiv TVA, totalul TVA i totalul de plat; - reducerile comerciale (sub form de rabat, remiz i risturn) i financiare (scontul de decontare) ct i eventualele majorri (cheltuielile de transport adugate la preul bunurilor cumprate i suportate de client); - alte meniuni13. Chitana fiscal este un formular cu regim special de tiprire, nseriere i numerotare. Se distribuie numai pltitorilor de TVA, tiprit n carnete cu 100 de file. Servete ca: - document justificativ privind cumprarea unor bunuri sau prestarea unor servicii, n condiiile n care nu se ntocmete factur; - document justificativ de nregistrare n contabilitate, atunci cnd este nsoit de bonul eliberat de la casa de marcat, bonul de vnzare sau chitan i de deducere a TVA; Se ntocmete n dou exemplare de ctre vnztor sau de ctre prestatorul de servicii. Chitana fiscal nu nlocuiete chitana care se ntocmete pentru ncasrile n numerar la casieria unitii. Nu se utilizeaz pentru vnzarea bunurilor en gros ctre alte uniti patrimoniale. n coloana specificaie, bunurile sau serviciile se nscriu grupate pe cote de TVA. Circul: - la cumprtor, pentru nregistrare n jurnalul pentru cumprri, (exemplarul 1); - la furnizor, pentru cazul n care este scutit de obligaia emiterii facturii (exemplarul 2); Se arhiveaz: - la cumprtor, la compartimentul financiar-contabil, mpreun cu bonul de la casa de marcat, bonul de vnzare sau chitana eliberat de vnztor (exemplarul 1);
13

Horomnea, E., Tratat de contabilitate. Teorii, concepte, principii, standarde, Editura Sedcom Libris, Iai, 2001

12

- la furnizor / vnztor, dup utilizarea complet a carnetului ( exemplarul 2); Avizul de nsoire a mrfii este un formular cu regim special de tiprire, inseriere i numerotare. Tiprit n blocuri cu cte 150 de file, formate din 50 de seturi a cte trei file, n culori diferite: exemplarul 1 albastru; exempalrul 2 rou, exemplarul 3 verde; Servete ca : - document de nsoire a mrfii pe timpul transportului; - document ce st la baza ntocmirii facturii; - dispoziie de transfer a valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate teritorial, ale aceleeai uniti; - document de primire n gestiunea cumprtorului sau n gestiunea primitoare din cadrul aceleeai uniti n cazul transferului. Se ntocmete n trei exemplare de ctre unitile care nu au posibilitatea ntocmirii facturii n momentul livrrii produselor, mrfurilor sau altor valori materiale, datorit unor condiii obiective i cu totul excepionale, fcndu-se meniunea urmeaz factura. n cazul transferului de bunuri ntre gestiunile aceleeai uniti patrimoniale dispersate teritorial, avizul de nsoire a mrfii va purta meniunea fr factur. Se emit , pe msura livrrii, de ctre compartimentul desfacere, care semneaz pentru ntocmire. Pe avizul de nsoire a mrfii, emis pentru valori materiale trimise spre prelucrare la teri sau pentru vnzare n regim de consignaie, se face meniunea pentru prelucrare la teri sau pentru vnzare n regim de consignaie, dup caz. n celelalte situaii dect cele prevzute mai sus se face meniunea cauzei pentru care s-a ntocmit avizul de nsoire a mrfii i nu factura. Circul: la furnizor : - la delegatul unitii care transportul sau al clientului, pentru semnare de primire, exemplarul 1; - la compartimentul desfacere, pentru nregistrarea cantitilor livrate n evidenele acestuia i pentru ntocmirea facturii, exemplarele 2 i 3; - la compartimentul financiar contabil, ataat la factur exemplarul 3;

13

la cumprtor: - la magazie, pentru ncrcarea n gestiune a produselor, marfurilor sau altor valori materiale primite, dup efectuarea recepiei de ctre comisia de recepie i dup consemnarea rezultatelor, exemplarul 1; - la compartimentul aprovizionare, pentru nregistrarea cantitilor aprovizionate n evidena acestuia, exempalrul 1; - la compartimentul financiar-contabil, pentru nregistrarea n contabilitatea sintetic i analitic, ataat la factur, exemplarul 1; n cazul valorilor materiale prelucrate la teri pe exemplarul respectiv se face

meniunea din prelucrare la teri. Se arhiveaz : - la furnizor: - la compartimentul desfacere, exemplarul 2; - la compartimentul financiar-contabil, ataat la exemplarul 3 al facturii; - la cumprtor: la compartimentul financiar-contabil, ataat la exemplarul 1 al facturii. Jurnalul pentru vnzri, servete ca: - registru jurnal auxiliar pentru nregistrarea vnzrilor de valori materiale sau a prestrilor de servicii; - document de stabilire lunar a taxei pe valoarea adugat colectat; - document de control a operaiilor nregistrate n contabilitate. Se ntocmete ntr-un singur exemplar, n care se nregistreaz zilnic elementele determinrii corecte a T.V.A. colectat datorat. Se completeaz pe baza documentelor tipizate (facturi sau documente nlocuitoare) prestrile de servicii. Jurnalul pentru cumprri, servete ca: - registru jurnal auxiliar pentru nregistrarea cumprrilor de valori materiale sau a prestrilor de servicii; - document de stabilire lunar a taxei pe valoarea adugat deductibil; - document de control a operaiilor nregistrate n contabilitate; - baza de date o reprezint documentele tipizate privind cumprrile de valori materiale sau prestri de servicii. privind vnzrile de valori materiale i

14

Se ntocmete ntr-un singur exemplar n care se nregistreaz zilnic elemetele necesare stabilirii corecte a taxei pe valoarea adugat deductibil. Statul de salarii se folosete ca document pentru plata salariilor i a alocaiilor de stat pentru copii, calculul contribuiei unitilor la formarea fondului pentru asigurrile sociale, calculul impozitului i efectuarea reinerilor legale din salarii. n acelai timp, statul de salarii se folosete pentru nregistrarea operaiunilor respective n contabilitate. Statul de salarii se ntocmete n dou exemplare,lunar, pe baza fielor de eviden a listelor de avans chenzinal, listelor de ndemnizaii pentru concediu de odihn i a documentelor privind salariile i drepturile de personal. ntocmirea documentelor justificative are loc, de regul, la locul unde se produce operaia economic i financiar. Dup ntocmire, documentele justificative se supun verificrii i prelucrrii, care const n: - verificarea formei, prin care se urmrete dac s-au completat toate datele obligatorii din formular, dac ele corespund cu cele din anexe, dac exist semnturile necesare i s-au ntocmit n numrul de exemplare prevzut, etc.; - verificarea aritmetic, prin care se urmrete dac calculele aritmetice sunt bine fcute; - verificarea de fond, ce presupuen urmrirea legalitii, necesitii, realitii, oportunitii i economicitii operaiilor economice i financiare pentru care ntocmit; Dup ntocmirea, verificarea i nregistrarea lor, documentele justificative sunt supuse operaiei de clasare. Clasarea documentelor are ca scop s asigure identificarea cu uurin a acestora atunci cnd sunt cutate pentru furnizarea informaiilor necesare organelor de eviden, conducere i control. Ea trebuie s fie simpl, elastic i adaptabil specificului unitii. Documentele justificative, ca i cele de alt natur, trebuie pstrate n condiii n care s asigure integritatea lor pentru o anumit perioad de timp. Pstrarea documentelor se face prin arhivarea lor, care poate fi de dou feluri: - arhiva curent a fiecrui sector sau serviciu care permite consultarea documentelor n cursul anului de gestiune; - arhiva general, organizat la nivel de unitate, la care se predau documentele dup expirarea anului de gestiune. s-au

15

Documentele justificative care au stat la baza nregistrrilor n contabilitate, ca i registrele de contabilitate se pstreaz n arhiva general a agenilor economici timp de 10 ani, cu ncepere de la data nchiderii exerciiului n cursul cruia au fost ntocmite.

1.4 Regimul juridic al decontrilor cu terii Cadrul juridic privind decontrile cu terii este reglementat de Legea Contabilitii nr.82/1991, republicat. ncepnd cu data de 01 ianuarie 2006, a intrat n vigoare Ordinul nr.1752 din 17 noiembrie 2005 pentru aprobarea reglementrilor contabile conforme cu directivele europene, care abrog toate celelalte ordine, prevederi i dispoziii cu privire la reglementari n domeniul contabilitii. Legea nr.571 din 22 decembrie 2003, cu modificrile i completrile ulterioare, privind Codul fiscal, prin articolul 1 stabilete cadrul legal al taxelor i impozitelor care se constituie ca venituri la bugetul de stat, precizeaz contribuabilii care trebuie s plteasc aceste taxe i impozite, precum i modul de calcul i de plat al acestora. Articolul 2 reglementeaz impozitele i taxele : impozitul pe profit, impozitul pe venit, impozitul pe veniturile microntreprinderilor, impozitul pe veniturile obinute din Romnia de nerezideni, impozitul pe reprezentane, taxa pe valoarea adugat, accizele i taxele i impozitele locale. Ordinul nr.870 din 21 iunie 2005 privind registrul de eviden fiscal prevede c toi contribuabilii care sunt nregistrai ca pltitori de impozit pe profit au obligaia de a ntocmi registrul de eviden fiscal conform prevederilor acestuia. Potrivit articolului 13 alineatul 2 din Legea contabilitii 82/1991, republicat, creanele i datoriile unitilor patrimoniale se nregistreaz n contabilitate la valoarea lor nominal.

16

Articolul 15 din Legea contabilitii 82/1991, republicat, prevede: contabilitatea furnizorilor i clienilor, a celorlalte datorii i creane se ine pe categorii, precum i pe fiecare persoan fizic i juridic. Seciunea 7.4 Teri, din Ordinul 1752/2005 cu privire la reglementrile contabile conforme cu directivele europene valabile de la 01 ianuarie 2006, prevede14: 147.Contabilitatea terilor asigur evidena datoriilor i creanelor entitii n relaiile acesteia cu furnizorii, clienii, personalul, asigurrile sociale, bugetul statului, entitile afiliate, asociaii/acionarii, debitorii i creditorii diveri. 148.n contabilitatea furnizorilor i clienilor se nregistreaz operaiunile privind cumprrile, respectiv livrrile de mrfuri i produse, lucrrile executate i serviciile prestate, precum i alte operaiuni similare efectuate. 149.Avansurile acordate furnizorilor, precum i cele primite de la clieni se nregistreaz n contabilitate n conturi distincte. 150.Operaiunile privind vnzrile/cumprrile de bunuri, executrile de lucrri i prestrile de servicii efectuate pe baza efectelor comerciale se nregistreaz n contabilitate n conturile corespunztoare de efecte de primit sau de pltit, dup caz. 151. Efectele comerciale scontate neajunse la scaden se nregistreaz ntr-un cont n afara bilanului i se menioneaz n notele explicative. Efectele comerciale trebuie s ndeplineasc condiiile de form i fond prevzute de legislaia n vigoare, fr de care validitatea lor poate fi contestat sau anulat. 152. Creanele i datoriile n valut se nregistreaz n contabilitate att n lei, la cursul de schimb de la data efecturii operaiunilor, comunicat de Banca Naional a Romniei, ct i n valut. Operaiunile n valut trebuie nregistrate n momentul recunoaterii iniiale n moneda de raportare (leu), aplicndu-se sumei n valut cursul de schimb dintre moneda de raportare i moneda strin, la data efecturii tranzaciei. 153. Contabilitatea furnizorilor i clienilor, a celorlalte datorii i creane se ine pe categorii, precum i pe fiecare persoan fizic sau juridic. n acest sens, n contabilitatea analitic, furnizorii i clienii se grupeaz astfel: interni i externi, iar n cadrul acestora pe termene de plat, respectiv de ncasare.
14

Ordinul nr.1752 din 17 noiembrie 2005 pentru aprobarea reglementrilor contabile conforme cu directivele europene

17

n cadrul conturilor de furnizori i clieni, se grupeaz distinct datoriile i creanele rezultate din tranzaciile cu clauze de rezerv de proprietate. 154. Creanele incerte se nregistreaz distinct n contabilitate. 155.Contabilitatea decontrilor cu personalul cuprinde drepturile salariale, sporurile, adaosurile, premiile din fondul de salarii, indemnizaiile pentru concediile de odihn, precum i cele pentru incapacitate temporar de munc, pltite din fondul de salarii i alte drepturi n bani i/sau n natur datorate de entitate personalului pentru munca prestat. 156. n contabilitate se nregistreaz distinct alte drepturi i avantaje care, potrivit legislaiei n vigoare, nu se suport din fondul de salarii (masa cald, alimente antidot etc.), precum i alte drepturi acordate potrivit legii. 157. Drepturile de personal neridicate n termenul legal se nregistreaz ntr-un cont distinct, pe persoane. 158. Reinerile din salariile personalului pentru cumprri cu plata n rate, chirii sau pentru alte obligaii ale salariailor, datorate terilor (popriri, pensii alimentare i altele), se efectueaz numai n baza unor titluri executorii sau ca urmare a unor relaii contractuale. 159.Sumele datorate i neachitate personalului (concediile de odihn i alte drepturi de personal), respectiv eventualele sume care urmeaz s fie ncasate de la acesta, aferente exerciiului n curs, se nregistreaz ca alte datorii i creane n legtur cu personalul. 160. Debitele provenite din avansuri de trezorerie nedecontate, din distribuiri de uniforme i echipamente de lucru, precum i debitele provenite din pagube materiale, amenzile i penalitile stabilite n baza unor hotrri ale instanelor judectoreti, i alte creane fa de personalul entitii se nregistreaz ca alte creane n legtur cu personalul. 161.Contabilitatea decontrilor privind contribuiile sociale cuprinde obligaiile pentru contribuia la asigurri sociale, contribuia la asigurri sociale de sntate i la constituirea fondului pentru ajutorul de omaj. Eventualele sume datorate sau care urmeaz s fie ncasate n perioadele urmtoare, aferente exerciiului n curs, se nregistreaz ca alte datorii i creane sociale. 162.n cadrul decontrilor cu bugetul statului i fondurile speciale se cuprind: impozitul pe profit/venit, taxa pe valoarea adugat, impozitul pe venituri de natura salariilor, subveniile de primit, alte impozite, taxe i vrsminte asimilate.

18

163.Impozitul pe profit/venit de plat trebuie recunoscut ca datorie n limita sumei nepltite. Dac suma pltit depete suma datorat, surplusul trebuie recunoscut drept crean. 164.Taxa pe valoarea adugat datorat bugetului de stat se stabilete ca diferen ntre valoarea taxei exigibile aferente bunurilor livrate sau serviciilor prestate (TVA colectat) i a taxei deductibile pentru cumprrile de bunuri i servicii (TVA deductibil). n situaia n care exist decalaje ntre faptul generator de TVA i exigibilitatea acesteia, totalul TVA se nregistreaz ntr-un cont distinct, denumit TVA neexigibil care, pe msur ce devine exigibil potrivit legii, se trece la TVA colectat sau TVA deductibil, dup caz. De asemenea, n contul de TVA neexigibil se nregistreaz i TVA deductibil sau colectat, pentru livrri de bunuri i prestri de servicii pentru care nu au sosit sau nu s-au ntocmit facturile. Diferena de tax, n plus sau n minus, dintre TVA colectat i TVA deductibil se nregistreaz n conturi distincte (TVA de plat sau TVA de recuperat) i se regularizeaz n condiiile legii. 165.Impozitul pe venituri de natura salariilor, care se nregistreaz n contabilitate, cuprinde totalul impozitelor individuale, calculate potrivit legii. 166. La alte impozite, taxe i vrsminte datorate bugetului de stat sau bugetelor locale se cuprind: accizele, impozitul pe cldiri, impozitul pe terenuri, vrsmintele din profitul net al regiilor autonome, impozitul pe dividende, taxa asupra mijloacelor de transport, taxe pentru folosirea terenurilor proprietate de stat i alte impozite i taxe. Acestea se defalc n contabilitatea analitic pe feluri de impozite, taxe i vrsminte datorate bugetului de stat sau bugetelor locale. Reflectarea n contabilitate a accizelor i fondurilor speciale incluse n preuri sau tarife se face pe seama conturilor corespunztoare de datorii, fr a tranzita prin conturile de venituri i cheltuieli. 167. Subveniile primite sau de primit de ctre entitate se nregistreaz n contabilitate ntr-un cont distinct. 168.Contabilitatea decontrilor ntre entitile din cadrul grupului i cu acionarii/asociaii, cuprinde operaiile care se nregistreaz reciproc i n aceeai perioad

19

de gestiune, att n contabilitatea entitii debitoare, ct i a celei creditoare, precum i decontrile ntre acionari/asociai i entitate privind capitalul social, dividendele cuvenite acestora, alte decontri cu acionarii/asociaii i, de asemenea, conturile coparticipanilor referitoare la operaiunile efectuate n comun, n cazul asocierilor n participaie. 169. Dividendele repartizate deintorilor de aciuni, propuse sau declarate dup data bilanului, precum i celelalte repartizri similare efectuate din profit, nu trebuie recunoscute ca datorie la data bilanului. n acest sens, sumele reprezentnd dividende, respectiv, vrsminte la buget vor fi reflectate n conformitate cu prevederile pct. 222. 170. Sumele depuse sau lsate temporar de ctre acionari/asociai la dispoziia entitii, precum i dobnzile aferente se nregistreaz n contabilitate n conturi distincte. 171. Creanele/datoriile entitii fa de ali teri, alii dect personalul propriu, clienii i furnizorii, se nregistreaz n conturile de debitori/creditori diveri. 172. Operaiunile care nu pot fi nregistrate direct n conturile corespunztoare, pentru care sunt necesare clarificri ulterioare, se nregistreaz, provizoriu, ntr-un cont distinct. Sumele nregistrate n acest cont trebuie clarificate de ctre entitate ntr-un termen de cel mult trei luni de la data constatrii. 173. Diferenele de curs valutar care apar cu ocazia decontrii creanelor i datoriilor n valut la cursuri diferite fa de cele la care au fost nregistrate iniial pe parcursul perioadei sau fa de cele la care au fost raportate n situaiile financiare anuale anterioare trebuie recunoscute ca venituri sau cheltuieli n perioada n care apar. Atunci cnd creana sau datoria n valut este decontat n decursul aceluiai exerciiu financiar n care a survenit, ntreaga diferen de curs valutar este recunoscut n acel exerciiu. Atunci cnd creana sau datoria n valut este decontat ntr-un exerciiu financiar ulterior, diferena de curs valutar recunoscut n fiecare exerciiu financiar, care intervine pn n exerciiul decontrii, se determin innd seama de modificarea cursurilor de schimb survenit n cursul fiecrui exerciiu financiar. 174.Cheltuielile efectuate i veniturile realizate n exerciiul financiar curent, dar care privesc exerciiile financiare urmtoare, se nregistreaz distinct n contabilitate, la cheltuieli n avans sau venituri n avans, dup caz.

20

n aceste conturi se nregistreaz, n principal, urmtoarele cheltuieli i venituri: chiriile, abonamentele i alte cheltuieli efectuate anticipat, respectiv veniturile din chirii, abonamente i alte venituri aferente perioadelor sau exerciiilor urmtoare. 175.Pentru deprecierea creanelor din conturile de clieni, decontri n cadrul grupului i debitori, cu ocazia inventarierii la sfritul exerciiului financiar, se reflect ajustri pentru depreciere. n OUG nr. 10 din 19 aprilie 1997 cu privire la diminuarea blocajului financiar i a pierderilor din economie este prevzut c societile comerciale i regiile autonome au obligaia efecturii, la scaden, a tuturor plilor datorate ctre orice creditor, inclusiv cele pentru achitarea creanelor bugetare. Scadena plilor se stabilete conform clauzelor nscrise n contractele comerciale, n contractele de credit sau potrivit dispoziiilor cuprinse n legi speciale privind plata obligaiilor bugetare, dup caz. ntre societile comerciale, precum i ntre acestea i regiile autonome, plile se pot realiza prin utilizarea urmtoarelor instrumente de plat garantate: - cambie i bilet la ordin, analizate de o societate bancar i acceptate n prealabil de obligatul principal, conform Legii nr.58/1934 asupra cambiei i biletului la ordin, modoficat prin OG nr.11/1993, publicat n Monitorul Oficial al Romniei nr.201 din 23 august 1993 i aprobat prin Legea nr.83/1994, publicat n Monitorul Oficial al Romniei nr.292 din 14 octombrie 1994; - cec, certificat conform Legii nr.59/1934 asupra cecului, modificat prin Og nr.11/1993, aprobat i modificat prin Legea nr.83/1994. n scopul achitrii obligaiilor de plat, se pot conveni urmtoarele: - compensarea datoriilor nerambursate la scaden, precum i ale societilor nfiinate n conformitate cu prevederile capitolului III din Legea nr.15/1990 privind reorganizarea unitilor economice de stat ca regii autonome i societi comerciale, publicat n Monitorul Oficial al Romniei nr.98 din 08 august 1990; - conversia datoriilor nerambursate la scaden, ale societilor prevzute la litera a, n aciuni sau pri sociale. H.G. nr.481 din 02 septembrie 1997 prevede compensarea datoriilor nerambursate la scaden se va realiza pe baz de contract ncheiat ntre pri, n care vor fi nscrise, n

21

mod obligatoriu, valoarea, numrul i data facturilor pentru care se face compensarea. Contractul se ncheie de ctre conducerile executive ale prilor. Conversia datoriilor nerambursate la scaden n aciuni sau pri sociale se va face n cazul n care AG.A. a aprobat aceast msur ca una dintre aciunile care conduc la realizarea financiar a societii comerciale.

CAPITOLUL II CONTABILITATEA DECONTRILOR CU TERII LA SC VASTEX SA VASLUI 2.1 Definirea misiunii, obiectivelor i strategiei organizaionale la S.C. VASTEX S.A. Vaslui Fosta ntreprindere Textila Vaslui, acum S.C. Vastex S.A. Vaslui se afl ntr-o afacere de proiectare, producie, fabricare i vnzarea metrajelor textile imprimate, a confeciilor textile de calitate superioar pentru persoane fizice i juridice. Societatea promoveaz calitatea prin vnzarea produselor i prin relaiile cu furnizorii i beneficiarii. Angajaii sunt principala resurs de care dispune societatea pentru ca produsele vndute pe pia s fie cele mai bune, nlturnd astfel concurena.

22

Scopul de baz al societii este de a furniza continuu produse conform cerinelor clienilor, cerine reglementate aplicabile i de a mri satisfacia clienilor n legtur cu aceasta. Principalele obiective ale S.C. Vastex S.A. Vaslui sunt urmtoarele: - pentru a-i mri profitabilitatea, societatea se strduiete s-i extind segmentul de pia ocupat; - societatea va fi considerat etalonul pieei, pentru serviciile oferite clienilor si; - societatea va apela, ori de cte ori este nevoie, la tehnologii moderne pentru a da pe pia produse noi, care s nlture concurena; - societatea va angaja i n continuare personal calificat pentru a realiza obiectivele ; - societatea va crea un mediu care s corespund unor cerine diversificate, indiferent de ras, cultur, sex, att n privina angajailor ct i a beneficiarilor; Pentru a-i mri profitabilitatea i a ocupa un segment de pia ct mai larg, societatea adopt strategia orientrii spre produs. Comparativ cu concurena, societatea lanseaz pe pia produse cu un pre redus cu o calitate superioar, concentrndu-se n atragerea a ct mai muli clieni 2.2 Descrierea organizrii ntreprinderii 2.2.1 Obiectul de activitate S.C. Vastex S.A. Vaslui i are sediul central n oraul Vaslui, strada tefan cel Mare, numrul 273 i contribuie la dezvoltarea economic a judeului, dat fiin dgradul sczut de dezvoltare a regiunii. Activitile desfurate de S.C. Vastex S.A. Vaslui sunt: producie, comer, servicii, import-export. Activitatea de producie const n : pregtirea fibrelor i filarea n fire tip bbc; pregtirea fibrelor i filarea n fire tip in, cnep i iut; esturi tip bbc, esturi tip incnep-iut; finisarea materialelor textile; fabricarea de articole confecionate din textile (cu excepia mbrcmintei i lenjeriei de corp); fabricarea altor articole de mbrcminte i accesorii.

23

Activitatea de comer const n: comer intermediar cu produse diverse; comer cu ridicata al prduselor textile; comer cu amnuntul al produselor textile i mbrcmintei; alte tipuri de comer cu amnuntul n magazine specializate; comer cu amnuntul prin standuri n piee; alte tipuri de comer cu amnuntul care nu se efectueaz prin magazine. Activitatea de servicii const n : transporturi rutiere de mrfuri. Activitatea de import export const n: alte tipuri de comer cu ridicata. S.C Vastex S.A. Vaslui produce fire din bbc i tip bbc, esturi crude din bbc i tip bbc, confecii textile. esturile realizate sunt destinate pentru: confecii textile: 15%; livrare piaa intern: 80%; livrare piaa extern: 5%. S.C.Vastex S.A. Vaslui a luat fiin n urma Hotrrii Guvernului numrul 1296 din 13 decembrie 1990, prin care i nceteaz activitatea ntreprinderea Textila Vaslui al crei activ i pasiv este preluat de S.C.Vastex S.A. Vaslui persoan juridic romn, sub forma de societate pe aciuni, ce i desfoar activitatea n conformitate cu prevederile Legii numrul 31/1990. Capitalul social actual este de 26.390.925 miliarde lei, reprezentnd 1.055.637 aciuni n valoare nominal de 25.000 lei/aciune. Tabelul nr.1 - Strctura acionariatului Acionari S.C.Castrum Corporation S.A. Negreti Oas S.I.F.Moldova P.P.M. Total Numr aciuni 737.669 145.199 172.769 1.055.637 % din capitalul social 69,879 13,754 16,366

Cifra de afaceri a S.C.Vastex S.A.vaslui este de 250 miliarde lei/an. Numrul personal este de 1252 persoane.

2.2.2

Funciile ntreprinderii i compartimentele care le realizeaz

24

n cadrul S.C.Vastex S.A.Vaslui se regsesc urmtoarele funcii: funcia de producie, funcia comercial, funcia financiar- contabil, funcia juridic, funcia de personal i funcia de cercetare-dezvoltare. Funcia de producie: asigur organizarea i realizarea produciei materiale, ncepnd cu planificarea i programarea produciei, pregtirea material, lansare ai executarea produciei. Aceast funcie presupune: asigurarea desfurrii activitii compartimentelor din subordinea sa (ateliere, secii) n scopul realizrii programelor de fabricaie, luarea de msuri pentru elaborarea i respectarea indicatorilor tehnici i tehnologici cu privire la programarea, pregtirea i urmrirea produciei, urmrirea eploatrii utilajelor i instalaiilor din societate n condiii tehnice stabilite i ndrumarea elaborrii i respectrii programelor de investiii, elaborare de msuri cu privire la creterea productivitii muncii, reducerii costurilor, creterea rentabilitii i protecia muncii, precum i a angajailor mpotriva noxelor. Aceast funcie este realizat n cadrul Direciei Tehnice i de Producie, n subordinea creia intr: - serviciul producie- normare- consumuri, care are urmtoarele atribuii: activitate de producie; activitate de normare i activitate tehnic-consumuri; - secii de producie, care realizeaz n principal: prelucrarea materiilor prime, materialelor, repartizarea i ntreinerea mainilor, utilajelor i instalaiilor, utilizarea eficient a tuturor resurselor materiale umane puse la dispoziie. Exist patru secii de producie: filatura; estorie, finisaj, confecii; - secia mecano-energetic care cuprinde: centrala termic, atelier confecii metalice i lctuerie, atelier prelucrri prin achiere, atelier instalaii i ventilaie, atelier rebobinat motoare, atelier automatizri, protecia mediului; Funcia comercial, se realizeaz n cadrul Departamentului Comercial unde presupune activitatea de aprovizionare cu materiale, de livrare a produselor finite i de transport al lor, precum i n cadrul Direciei de Marketing, unde presupune activitatea de informare prin prospectarea pieei, de prognozare a direciei de orientare a produselor textile n contextul economiei de pia. Atribuii pe linia funciei comerciale sunt: prospectarea pieelor de desfacere a produselor, promovare i publicitate, asigurarea cu comenzi i contracte a societii, asigurarea n bune condiii a aprovizionrii, efectuarea recepiilor materiilor prime, materialelor i altor consumuri, elaborarea de propuneri i

25

norme de stocare a materiilor prime i materialelor, asigurarea contractelor de desfacere a produselor la termene i n condiiile legale. n subordinea departamentului comercial intr: serviciul de aprovizionare import-export, serviciul vnzri-depozite; n subordinea departamentului de marketing intr: biroul contractare ofertare, atelier proiectare produse, oficiul de calcul. Funcia financiar contabil cuprinde activitile financiar- contabile care dein un rol important n societile cu activitate economic orientate spre profit. Ea se realizeaz att prin analize i evidene ale valorilor patrimoniale ct i prin analize contabile de tip managerial- urmrire aciuni, acionari, dividende, etc.. Funcia se realizeaz n cadrul Departamentului Economic n Serviciile Financiar i Contabilitate-Preuri. Atribuiile pe aceast liniile acestei funcii sunt: evidena elementelor patrimoniale, a finanrii, a operaiunilor de ncasare i plata, efectuarea de calcule de fundamentare a indicatorilor economici corelai cu indicatorii financiari, ntocmirea proiectului de finanare-creditare a investiiilor, asigurarea respectrii cu strictee a prevederilor legale privind desfurarea activitii financiar-contabile i fiscale, ntocmirea lunar a balanei de verificare pentru conturile analitice i sintetice, urmrirea corelaiei dintre ele, ntocmirea situaiilor anuale. Funcia juridic activitatea juridic este subordonat Directorului General i se refer la: aprarea intereselor societii n faa instanelor judectorei, organelor de urmrire penal i notariatelor de stat precum i n rapoartele cu persoane fizice i juridice; luarea de msuri pentru respectarea dispoziiilor legale cu privire la aprarea i gospodrirea patrimoniului; luarea de msuri necesare pentru recuperarea creanelor prin obinerea titlurilor de executare silit; ndeplinirea oricrei atribuii date prin delgare de autoritate de directorul general cu carecter juridic i legislativ. Aceast funcie este realizat n cadrul Oficiului Juridic. Funcia de personal este realizat n cadrul serviciului de resurse umane i urmrete ridicarea pregtirii profesionale a angajailor, salarizarea acestora n funcie de efortul depus i de posibilitile financiare ale ntreprinderii. Pe linia acestei funcii se deosebesc urmtoarele atribuii: administrarea personalului (pregtirea, actualizare dosare, a fielor de plat, calculul cheltuielilor sociale); gestiunea personalului, a numrului i a remuneraiilor; informarea determinat de legislaie, ameliorarea condiiilor de munc, analiza climatului din societate care poate afecta productivitatea.

26

Funcia de cercetare i dezvoltare acioneaz mai ales pe linia retehnologizrii produciei prin introducerea de echipamente de producie care ar rezolva unele probleme cu privire la consumul de materii prime i materiale i fora de munc. Funcia se realizeaz n cadrul biroului tehnic-cercetare cuprinznd urmtoarele activiti: ingineria tehnologic, cercetarea tiinific i introducerea progresului tehnic ce se materializeaz prin obinerea de noi capaciti de producie, rennoirea celor existente, introducerea de noi metode i instrumente n activitatea de producie.

2.2.3

Organigrama ntreprinderii S.C. Vastex S.A. Vaslui, conform organigramei, se ncadreaz n tipul de structur

ierarhic-funcional, care are urmtoarele avantaje: asigur o bun gestionare a resurselor; gruparea sarcinilor, respectiv a resurselor umane se face funcie de specializarea individual; repartizarea sarcinilor pe persoane asigur o bun specializare individual; comunicarea ntre colectivele de salariai se face uor; mediul este stabil; conductorii compartimentelor au autoritate i responsabilitate asupra activitii pe care o conduc; titularii posturilor de execuie primesc dispoziii i rspund fa de conductorul ierarhic, care deine n exclusivitate dreptul de a lua decizii i de a controla, asigurndu-se astfel operaionalitatea principiului unitii de decizie i aciune. Organigrama S.C. Vastex S.A. Vaslui este piramidal avnd cinci nivele ierarhice i anume: Adunarea General a Acionarilor;

27

Administrator Unic Director General; Directori executivi; efi compartimente operaionale i funcionale; efi de formaie. Numrul de cinci nivele ierarhice crete operativitatea, scurteaz circuitele

operaionale i diminueaz posibilitatea de deformare a informaiilor. Subunitile structurii organizatorice sunt compartimentele operaionale i funcionale: seciile de producie, secia mecano-energetic, atelierele de producie, atelierele independente, birourile i serviciile funcionale. Criteriile de constituire a compartimentelor operaionale i funcinale sunt: importana activitii; responsabilitatea activitii; ponderea activitii; numr de personal de minim 3 persoane. Ponderea ierarhic este de 2-9 subalterni la vrful piramidei crescnd spre baza piramidei la 10 90 muncitori pe ef de formaie. Componentele fundamentale ale unei structuri organizatorice se regsesc n organigrama prezentat, acestea fiind: - top managerial director general i directorii de resort; - tehnostructura compartimente de producie i tehnice, economice, calitate, asigurarea calitii, oficiul de informatic; - activiti suport compartimentele resurse umane, juridic, aprovizionare-importexport, vnzri, atelier proiectare de produse. - elementul median lanul ierarhic format din personalul cu studii medii i superioare care asigur legtura ntre vrful strategic i centrul operaional. Conform funciunilor societii, activitile omogene asmntoare sau complementare sunt grupate n compartimente operaionale i funcionale: secii, ateliere, servicii, birouri, oficii, compartimente conduse de directorul general sau de un director de resort, dup cum urmeaz: - director general: - serviciu resurse umane - oficiu juridic

28

- controlul financiar - compartiment asigurarea calitii - compartiment acionariat - coresponden - director general executiv: - compartiment administrativ protecie - compartiment P.M. P.S.I. - paza - director tehnic i de producie: - serviciul PNC - birou CTC laboratoare - secia filatur cardat - secia filatur pieptnat.

2.3 Organizarea compartimentului financiar-contabil i relaiile sale cu alte compartimente

Legea contabilitii nr.82/1991, republicat, consider contabilitatea ca fiind instrumentul principal de cunoatere, gestiune i control al patrimoniului. Aceasta trebuie s asigure nregistrarea cronologic i sistematic, prelucrarea i pstrarea informaiilor cu privire la situaia patrimonial i a rezultatelor obinute pentru necesitile proprii ale agenilor economici, precum i n relaiile acestora cu terii. De asemenea, scopul contabilitii vizeaz i controlul operaiunilor patrimoniale efectuate i al procedeelor de prelucrare contabile furnizate. Organizarea contabilitii privete activitatea de creare a complexului contabil i de armonizare a componentelor acestuia n fiecare din entitile economice n care se gestioneaz valori materiale i bneti, astfel nct ideea de optimizare s fie prezent ncepnd cu fixarea obiectivelor i continund cu stabilirea resurselor i mai departe cu aceea a proceselor. utilizate care conduc la exactitatea datelor

29

Pentru ca activitatea financiar-contabil i activitatea societii, n general, s se desfoare n bune condiii, ntre compartimentul financiar-contabil i celelalte compartimente trebuie s aib loc schimburi reciproce de informaii. Suportul informaiilor, contabile sau financiare, sunt documentele justificative privind micarea elementelor patrimoniale, ca parte integrant a unui sistem unitar de circulaie a informaiilor n strns legtur cu modul de desfurare a procesului tehnic i tehnologic. Informaiile solicitate de compartimentul financiar-contabil celorlalte compartimente trebuie s fie clare, corecte, pentru a permite desfurarea lucrrilor din acest compartiment n condiii ct mai bune. Informaiile vagi, neclare pot afecta calitatea lucrrilor compartimentului financiar contabil, avnd o puternic influen asupra deciziilor economice ce urmeaz a fi luate de conducerea societii. Contabilitatea S.C.Vastex S.A. Vaslui se organizeaz n compartimente distincte care sunt conduse de contabilul ef. Compartimentul financiar-contabil asigur ducerea la ndeplinire a sarcinilor ce revin societii n domeniul pstrrii integritii patrimoniului, gospodririi fondurilor materiale i bneti, calculul i evidena realizrii indicatorilor tehnico-economici ai societii. n exercitarea atribuiilor ce i revin, serviciul financiar-contabil colaboreaz cu organele de specialitate locale i cu celelalte compartimente din societate. Atribuiile compartimentului financiar-contabil sunt: - organizarea i funcionarea n bune condiii a contabilitii valorilor materiale; - asigur efectuarea corect i la timp a nregistrrilor contabile; - ntocmete planul de credite i de cas pe care l depune la banca finanatoare cnd este necesar; - ntocmete situaia principalilor indicatori economico-financiari lunari, bilanurile trimestriale i anuale, coordonnd ntocmirea raportului explicativ al acestora; - prezint spre aprobare Consiliului de Administraie bilanul i raportul explicativ, particip la analiza rezultatelor economice i financiare pe baza datelor din bilan i urmrete ducerea la ndeplinire a sarcinilor ce i revin n urma acestei analize;

30

- ntocmete lunart balana de verificare sintetic i balanele analitice urmrind concordana dintre acestea ; - organizeaz inventarierea periodic a tuturor valorilor patrimoniale i urmrete definitivarea rezultatelor inventarierii; - propune msuri eficiente de recuperare a pierderilor aprute n desfurarea activitii; - asigur plata la termen a datoriilor fa de teri; - ntocmete planul de finanare creditare a investiiilor proprii; - urmrete circulaia documentelor cu banca i cu terii; - exercit controlul financiar preventiv privind legalitatea, oportunitatea, necesitatea i economicitatea operaiunilor; - efectueaz controlul gestionar de fond la toate gestiunile proprii; - urmrete i analizeaz periodic stocurile de valori materiale, lund msuri cnd se constat deficiene; - urmrete utilizarea cu eficien a plafoanelor de credite i ia msuri pentru diminuarea lor; - analizeaz desfurarea ritmic a operaiilor de decontare cu terii; - iniiaz i efectueaz compensri extrabancare, nregistrndu-le n contabilitate cu respectarea normelor legale. Rspunderea pentru organizarea i inerea contabilitii, n conformitate cu prevederile Legii contabilitii nr.82/1991, republicat, revine administratorului S.C.Vastex S.A. Vaslui. n acest scop el trebuie s asigure condiiile necesare pentru: ntocmirea documentelor justificative privind operaiile patrimoniale; organizarea i inerea la zi a contabilitii; organizarea i efectuarea inventarierii, precum i valorificarea rezultatelor acesteia; respectarea regulilor de ntocmire a bilanului contabil; publicarea i depunerea la termen la organele de drept a bilanului contabil; pstrarea documentelor justificative, a registrelor i bilanurilor contabile; asigurarea organizrii contabilitii generale la specificul unitii;

31

determinarea i analiza rentabilitii pe produse i lucrri.

Controlul asupra operaiilor patrimoniale nregistrate n contabilitatea S.C.Vastex S.A. revine persoanei care conduce contabilitatea, respectiv directorului economic. Descrierea relaiilor serviciului financiar-contabil cu celelalte componente organizatorice este prezentat n continuare.

CONDUCEREA UNITII

SISTEM INFORMATIC

SERVICIUL DE APROVIZIONARE

SERVICIUL FINANCIAR - CONTABIL

BIROUL DE RESURSE UMANE

SERVICIUL DE VNZRI

SERVICIUL DE PRODUCIE

Relaiile serviciului financiar-contabil cu celelalte componente organizatorice

32

Conducerii societii i sunt transmise informaii referitoare la: diverse situaii ale compartimentelor din subordine, situaia furnizorilor achitai i neachitai, situaia clienilor ncasai i nencasai, consumurile de materiale lunare, lista mijloacelor fixe aflate n inventar, lista obiectelor de inventar aflate n patrimoniul unitii, situaia ncasrilor i plilor zilnice prin cas i prin cont curent, diferite situaii privind cheltuielile i veniturile lunare (din activitatea de producie, din activitatea de vnzare, etc.), balana de verificare, declaraii privind: impozitul pe profit, TVA, taxele i impozitele locale etc. De la conducere se primesc: avize, aprobri, indicaii i dispoziii de lucru. De la serviciul de aprovizionare se primesc: informaii referitoare la necesarul de aprovizionat, informaii privind condiiile de desfurare a procesului de aprovizionare, situaia stocurilor supranormative, elemente necesare elaborrii planului financiar, documente de decontare. Ctre serviciul de aprovizionare se transmit msuri privind reintroducerea n circuitul economic a stocurilor supranormative sau disponibile. De la serviciul de vnzri se primesc documente de livrare a produselor, date privind stocurile fr desfacere i elemente necesare elaborrii planului financiar; se transmit propuneri privind reintroducerea n circuitul economic a stocurilor fr desfacere. De la seciile de producie se primesc situaii privind realizarea produciei fizice i date privind realizarea operativ a produciei; se transmit date i analize financiare i propuneri pentru mbuntirea ritmicitii produciei i creterea eficienei acesteia. Biroul resurse umane transmite informaii privind personalul, propuneri pentru mijloacele financiare necesare, date privind calculul drepturilor de retribuire; ctre acesta se transmit informaii privind mijloacele financiare afectate perfecionrii i pregtirii personalului propriu, plii drepturilor i ajutoarelor cuvenite personalului. Serviciul Financiar-Contabil colaboreaz cu biroul sistem informatic n probleme referitoare la soluionarea eventualelor nenelegeri privind utilizarea aplicaiilor i a sistemelor, realizarea i mbuntirea aplicaiilor specifice financiar-contabile, cereri de ntreinere, reparaii i/sau modificri, asisten pe calculator, instruirea utilizatorilor.

2.4 Reflectarea n documentele de sintez a informaiilor privind terii

33

n orice ntreprindere ciclul de prelucrri contabile se desfoar potrivit unei scheme identice, pornindu-se de la primirea documentelor justificative i ncheindu-se cu elaborarea situaiilor financiare anuale15 (primirea documentelor justificative, analiza documentelor justificative i nregistrarea cronologic a operaiunilor n registrul jurnal, sistematizarea datelor din jurnal i reportarea lor n cartea mare, verificarea nregistrrii n conturi a tuturor operaiunilor, elaborarea balanei de verificare naintea inventarierii, inventarierea general a ntreprinderii, nregistrarea operaiunilor de regularizare i sistematizarea n cartea mare, ntocmirea balanei de verificare dup inventariere, determinarea rezultatului exerciiului i repartizarea acestuia, sistematizarea datelor i ntocmirea balanei de verificare final. Pe baza acestor date se procedeaz la o regrupare i sistematizare a datelor n situaiile financiare anuale). Societatea comercial Vastex SA Vaslui ntocmete, conform Ordinului nr.1752/2005, situaii financiare anuale compuse din : bilan; cont de profit i pierdere; situaia modificrilor capitalului propriu; situaia fluxurilor de trezorerie; notele explicative la situaiile financiare anuale. Bilanul, ca instrument principal de sintetizare i generalizare a datelor i informaiilor contabile, include toate elementele de activ, datorii i capitaluri proprii, care sunt grupate dup natur i lichiditate, respectiv dup natur i exigibilitate. La litera B din bilan sunt prevzute Activele circulante, n cadrul crora se regsesc Creanele (la punctul II - sumele care urmeaz a fi ncasate ntr-o perioad mai mare de un an trebuie prezentate separat pe fiecare element): care furnizeaz informaii cu privire la drepturile unitii fa de furnizori de lucrri i servicii, clieni, personal, bugetul asigurrilor sociale i de stat, uniti ale grupului, uniti legate prin participaii, asociai, debitori diveri, creane n curs de clarificare.
15

Scorescu, Gh., Dumitrean, E., Toma, C., Berheci, I., Mardiros, D., Haliga, I., Contabilitate financiar, Editura Universitii Al.I.Cuza, Iai, 2004

34

Punctul C din bilan prevede cheltuielile nregistrate n avans, cheltuieli pltite cu anticipaie aferente exerciiului urmtor. Punctul D al formatului de bilan nregistreaz datoriile pe termen scurt: obligaii fa de furnizori, clieni, personal, bugetul asigurrilor sociale i bugetul de stat, uniti ale grupului, uniti legate prin participaie, creditori diveri, datorii din operaiuni n curs de clarificare. Punctul I prezint veniturile nregistrate n avans, sumele ncasate care nu afecteaz veniturile exerciiului. n notele explicative de la situaiile financiare anuale trebuie s cuprind, pentru creane, valoarea cumulat a creanelor care devin scadente dup mai mult de un an. Cheltuielile n avans trebuei s fie prezentate ct mai detaliat. Cu privire la datorii se precizeaz valorea total pentru care exist garanii, precum i natura garaniei. n cazul veniturilor n avans se prezint natura acestor venituri. 2.5 Conturi de teri Contabilitatea datoriilor i creanelor se realizeaz cu ajutorul conturilor din clasa 4 Conturi de teri, mai precis grupele: grupa 40 Furnizori i conturi asimilate; grupa 41 Clieni i conturi asimilate; grupa 43 Asigurri sociale, protecia social i conturi asimilate; grupa 44 Bugetul statului, fonduri speciale i conturi asimilate; grupa 45 Grup i acionari/asociai; grupa 46 Debitori i creditori diveri; grupa 47 Conturi de regularizare i asimilate; grupa 48 Decontri n cadrul unitii; grupa 49 Ajustri pentru deprecierea clienilor.

2.5.1 Contabilitatea decontrilor cu furnizorii

35

Orice societate comercial pentru desfurarea activitii trebuie s i procure de la diferite persoane fizice sau juridice bunuri necesare realizrii obiectului de activitate. Cumprrile de bunuri i servicii genereaz datorii ctre furnizori, a cror stingere urmeaz s se fac n perioadele urmtoare. Datoriile comerciale pot fi clasificate dup mai multe criterii16: Dup natura cumprrilor distingem: - datorii din cumprri de bunuri i servicii destinate activitii de exploatare ; - datorii din cumprri de imobilizri; Dup modalitatea stingerii datoriilor distingem: - datorii din cumprri pe credit , a cror stingere se face pe baz de instrumente de decontare obinuit; - datorii din cumprri pe credit, a cror stingere se face pe baz de efecte de comer; Dup scadena datoriilor distingem: - datorii exigibile, al cror termen de plat este indicat n documentele furnizorilor i respectiv ale celor de decontare cu acetia; - datorii neexigibile, pentru cumprri ce nu sunt nsoite de facturile furnizorilor i ale cror termen de plat se va preciza ulterior de ctre furnizor. Pentru reflectarea decontrilor cu furnizorii i a operaiilor asimilate acestora se folosesc urmtoarele conturi din grupa 40 Furnizori i conturi asimilate: 401 Furnizori 403 Efecte de pltit 404 Furnizori de imobilizri 405 Efecte de pltit pentru imobilizri 408 Furnizori facturii nesosite 409 Furnizori debitori Contul de pasiv 401 Furnizori ine evidena decontrilor cu furnizorii pentru bunurile i serviciile destinate activitii de exploatare. Contul se crediteaz cu valoarea obligaiilor ca urmare a aprovizionrilor ce se vor achita ulterior i se debiteaz cu decontarea acestor obligaii. Soldul creditor reprezint obligaiile neachitate fa de
16

Isai, V., Aplicaii de contabilitate finaciar, Editura Didactic i Pedagogic , Bucureti,2000

36

furnizori. Contabilitatea analitic a decontrilor cu furnizorii se ine dup proveniena acestora (interne i externe), pe termene de decontare (scurt, mediu i lung), pe fiecare persoan fizic i juridic. Pentru stingerea unei datorii contractate dintr-o operaiune de cumprare se utilizeaz diverse mijloace, instrumente i modaliti de plat. Datoria fa de un furnizor se poate stinge printr-o decontare imediat sau ulterioar. Decontarea imediat a obligaiei de plat se poate face prin numerar sau prin emiterea unui ordin de plat. n contextul unei piee concureniale, apare diminuarea datoriilor comerciale, n diverse scopuri, care pot fi : reduceri comerciale (rabatul, remiza i risturnul) i reduceri financiare (sconturi de decontare). Aceste reduceri pot fi acordate fie prin factura iniial fie printr-o factur ulterioar. Reducerile comerciale care se acord n momentul facturii fiscale, dei sunt nscrise n aceasta, nu se vor nregistra nici n contabilitatea furnizorului, dar nici n contabilitatea cumprtorului. Atunci cnd reducerile se acord ulterior livrrii, acestea vor necesita rectificarea datoriilor fa de furnizor, adic se va efectua reducerea preului de cumprare, i n acelai timp se va reduce i taxa pe valoarea adugat. Evoluia pieei, precum i ali factori pot aduce societatea comercial n imposibilitatea de a-i achita imediat achiziiile fcute, necesare desfurrii activitii. Societatea comercial poate dovedi faptul c va deconta la termenul prevzut n contractul ncheiat, stabilindu-se o plat ulterioar, tinndu-se cont de bonitatea i credibilitatea acestuia. Vnzarea poate fi nsoit i de emiterea unui efect de comer ce are rolul s acopere riscul de neplat a contravalorii facturii de ctre client. Dac societatea comercial nu i poate achita datoriile la termen, aceasta poate s cear furnizorului un nou termen de decontare sau s accepte o cambie sau un bilet la ordin. Decontarea cu furnizorii se poate realiza i prin intermediul efectelor de comer. Efectele comerciale reprezint titluri de valoare, negociabile pe termen scurt sau imediat, care atest datorii - creane n cadrul relaiilor comerciale cu furnizorii i clienii: nscrisuri, polie, cambii, instrumente de plat i de credit. Fiind negociabile, efectele de comer pot fi cedate, vndute sau transmise. Efectele de comer asimilate datoriilor sunt efectele comerciale de pltit. Acestea reprezint titluri de valoare care atest obligaia de plat a ntreprinderii n cadrul relaiilor de decontare cu furnizorii.

37

Cel mai vechi instrument de creditare este cambia ordin scris i necondiionat dat de trgtor unei alte persoane, tras, de a plti o suma de bani, la vedere sau la o anumit scaden, unui beneficiar. O variant a cambiei este biletul la ordin, nscris prin care emitentul se oblig s plteasc beneficiarului, sau la ordinul su, o sum de bani la scaden. Efectele comerciale sunt nregistrate n contabilitatea clientului prin intermediul a doua conturi i anume: - 403 Efecte de pltit, cont ce ine evidena efectelor comerciale acceptate de furnizor, pentru datorii comerciale privind achiziia de active circulante i servicii; - 405 Efecte de pltit pentru imobilizri, nregistreaz efectele comerciale acceptate de furnizor, pentru datoriile din cumprarea de imobilizri.

Datoriile neexigibile apar atunci cnd furnizorii nu au ntocmit facturi pentru bunurile materiale furnizate sau n cazul n care serviciile se factureaz cu un decalaj de timp. La ntocmirea bilanului contabil, bunurile materiale care nu au fost recepionate i nregistrate n contabilitate pn la primirea facturii, este obligatoriu s fie contabilizate deoarece ele sunt supuse inventarierii. Documentul care permite nregistrarea acestor bunuri este documentul nsotitor, i anume Avizul de nsoire a mrfii. Astfel bunurile sunt evaluate la costul de achiziie, iar reevaluarea serviciilor sau lucrrilor se face la o valoare estimat. Pentru bunurile care au fost cumprate pe datorie i pentru care nu s-a ntocmit factura, se va credita contul 408 Furnizori facturi nesosite. n momentul cnd factura a fost primit datoriile comerciale neexigibile se transform n datorii comerciale exigibile. Furnizorul poate cere cumprtorului un avans pentru achiziia cu plata ulterioar. Furnizorul solicit aceasta n vederea mririi garaniei plilor. Avansul pote fi solicitat pentru a acoperi eventualele cheltuieli de rambursare sau depozitare a bunurilor livrate. Aceste pli pariale n avans se nregistreaz conform documentelor ce atest plata din conturile de trezorerie i anume: ordine de plat, cecuri, dispoziii de plat.

38

Evidena avansurilor acordate furnizorilor pentru livrri de bunuri, executri de lucrri i prestari de servicii se ine cu ajutorul contului 409 Furnizori debitori. Dup denumire acest cont este de activ, dei face parte dintr-o grup de conturi de pasiv. Conform normelor n vigoare, din suma pltit n avans, se deduce TVA. Acesta se nregistreaza n contul 4426 TVA deductibil. Atunci cnd se recepioneaza lucrrile, cnd se primesc bunurile sau serviciile, se va nregistra datoria fa de furnizor, care se va diminua, cu avansul acordat acestuia, concomitent se regleaz TVA.

2.5.2

Contabilitatea decontrilor cu clienii

Pentru evidena creanelor unitii, izvorte din livrri de produse i mrfuri, executri de lucrri i prestri servicii, se folosesc conturile din grupa 41 Clieni i conturi asimilate: - 411 Clieni : - 4111 Clieni - 4118 Clieni inceri sau n litigiu - 413 Efecte de primit de la clieni - 418 Clieni facturi de ntocmit - 419 Clieni creditori. Contul 411 "Clieni evideniaz n debitul su creanele comerciale de ncasat, iar n credit stingerea acestora, fie cu ocazia ncasrii sumelor respective, fie ca urmare a acordrii n favoarea clientului a unui credit comercial, prelund de la acesta efectele de comer emise n acest scop. Soldul debitor al contului 411 Clieni reprezint sumele datorate de clieni, deci sumele de ncasat. Contul 413 Efecte de primit se folosete pentru evidena drepturilor de crean stabilite pe baz de efecte comeciale, rezultate din relaiile cu clienii. Este un cont de activ. Se debiteaz cu sumele datorate de clieni, reprezentnd contravaloarea efectelor comerciale acceptate, i se crediteaz cu efectele comerciale primite de la clieni. Soldul debitor al contului reprezint contravaloarea efectelor comerciale de primit. Pentru evitarea eventualilor clieni care s-au dovedit ru platnici, dubioi sau cu care unitatea patrimoniala se afla n litigii, se folosete contul de activ 4118 Clieni inceri sau n

39

litigiu. n debitul contului se nregistreaz valoarea datorat de clienii incerti, virat de contul 4111Clieni, iar n credit se nregistreaz sumele ncasate sau sumele trecute n pierderi, cu prilejul scderii din eviden a clienilor inceri sau n litigiu. Soldul contului reprezint sume datorate de clienii inceri. n situaia n care pentru bunurile livrate nu s-au ntocmit facturile datorit unor forme de decontare specifice, sau n cazul livrrilor nestocabile, se folosete contul 419 Clieni creditori. n general creanele apar n urma operaiunilor de vnzare. Acestea pot fi: - creane din vnzare cu decontare imediat; - creane din vnzare cu decontare ulterioar; - creane din vnzare cu ncasare parial n avans. ncasarea creanei se poate face fie cu ordin de plat fie cu numerar.

Diminuarea creanelor se poate realiza prin reduceri de pre pe care le acord unitatea economic furnizoare. Reducerile de pre pot fi reduceri comerciale i reduceri financiare. n ceea ce priveste creanele din vnzare cu decontare ulterioar, orice unitate economic urmrete s-i consolideze activitatea. Astfel unitatea trebuie s-i menin clientela i s atrag noi clieni. Daca un client al su se afl n imposibilitatea de a plti imediat n urma achiziiilor fcute, furnizorul i poate oferi un credit stabilit prin contract. Pentru a elimina riscul de nencasare, societatea poate s emit simultan un efect de comer sau, n cazul unui client de ncredere, poate s accepte ncasarea ulterioar. Efectele de comer sunt creane asimilate clienilor. Acestea reprezint titluri de valoare negociabile care atest existena unei creane n cadrul relaiilor comerciale ce poate fi decontat imediat sau pe termen scurt. Acestea circul sub diferite denumiri, cum ar fi: nscrisuri, polie, cambii, instrumente de plat i de credit. Toate acestea sunt negociabile i astfel pot fi cedate, vndute ori transmise. n contabilitatea vnzatorului, efectele de comer pot trece prin urmatoarele tipuri de operatiuni: crearea efectelor comerciale; ncasarea efectelor comerciale (imediat sau la un interval de timp);

40

- circulaia efectelor de comer.

n ceea ce privete crearea efectelor comerciale, creana mobilizat, cert, se va nregistra prin debitarea contului 413 Efecte de primit n coresponden cu contul 411 Clieni. n privina ncasrii efectelor comerciale, decontarea efectelor de primit se face prin intermediul unei bnci, n urma girrii. Aceast operaiune se va nregistra prin creditarea contului 413 Efecte de primit n corespondenta cu conturile de disponibilitati la banci i cele de cheltuieli de exploatare aferente comisioanelor bancare. ncasarea efectelor comerciale poate fi realizat la scaden, cnd beneficiarul remite efectul bncii i primete contravaloarea acestuia dup cteva zile. n aceast situaie, beneficiarul va nregistra ieirea efectului din portofoliul su, prin creditarea contului 413 Efecte de primit i trecerea lui asupra contului de trezorerie 5113 Efecte de ncasat. Circulaia efectelor comerciale nu presupune intervenia trasului, circulaia realiznduse ntre beneficiari succesivi (prin andosare) sau ntre beneficiari i bnci (prin scontare). n vnzrile pe credit, furnizorii pot cere clienilor pli n avans, astfel clienii devin creditori iar evidena acestei datorii se nregistreaza n contul 419 Clieni creditori, fiind un cont de pasiv. Avansul primit de la clieni se va nregistra prin debitarea conturilor de trezorerie i creditarea contului 419 Clieni creditori dar i a contului 4427 TVA colectat, sumele ncasate cuprinznd i TVA, conform legislaiei n vigoare.

2.5.3

Contabilitatea decontrilor ocazionate de folosirea forei de munc

Contabilitatea decontrilor ocazionate de folosirea forei de munc se ine cu ajutorul conturilor din grupa 42 Personal i conturi asimilate: 421 Personal salarii datorate 423 Personal ajutoare materiale datorate 424 Prime reprezentnd participarea personalului la profit 425 Avansuri acordate personalului 41

426 Drepturi de personal neridicate 427 Reineri din salarii datorate terilor 428 Alte datorii i creane n legtur cu personalul

- 4281 Alte datorii n legtur cu personalul

4282 Alte creane n legtur cu personalul nc de la nfinare, orice societate comercial, are i salariai cu ajutorul crora se desfaoar activitatea societii. Conform normelor juridice n vigoare societatea comercial are obligaii ctre angajai dar i ctre stat, dar i angajatul la rndul su are att drepturi i obligaii fa de angajator (societatea comercial) ct i fa de stat. Decontrile cu personalul, conform legislaiei n vigoare, au ca obiect calculul, nregistrarea n conturile de cheltuieli i decontarea salariilor ce se cuvin salariailor. Din punct de vedere structural, salariile sunt formate din: - salariul de baza cuvenit angajailor; - sporurile i adaosurile pentru condiii deosebite de munc i pentru rezultatele obinute. n categoria sporurilor intr sporurile pentru condiii deosebite de munca, sporurile pentru orele prestate pe timpul nopii, sporurile pentru orele suplimentare de munc, sporurile pentru vechime nentrerupt n munc ; - ndemnizaiile i alte sporuri acordate pentru conducere; - indexrile de salarii i compensarea creterilor de preuri; - ndemnizaiile acordate pentru concediul de odihn. n fondul de salarii mai sunt incluse i indemnizaiile pltite personalului ce lucreaz pe baz de contracte de prestri de servicii sau colaborri n msura n care sunt prevzute a fi suportate din acesta. Deasemenea, sunt incluse n categoria decontrilor cu personalul i ajutoarele materiale i de protecie social sub forma de: - ajutoare de boal pentru incapacitate temporar de munc; - ajutoare pentru ngrijirea copilului; - ajutoare de deces; - alte ajutoare acordate de ntreprindere care suport din contribuia pentru asigurri sociale, precum i sumele achitate, potrivit legii, pentru omaj tehnic. Mai sunt contabilizate n sfera decontrilor cu personalul, premiile acordate din beneficii i participrile la profit. 42

Elementele de calcul i decontare a remuneraiilor aa cum sunt ierarhizate n statul de salarii se prezint astfel: - salariul brut de baz; - (+) sporuri i adaosuri; - (+) ndemnizaii de conducere i alte sporuri de conducere; - (-) contribuia personalului la asigurrile sociale; - (-) contribuia personalului la fondul de omaj; - (-) contribuia personalului la asigurrile sociale de sntate; - (-) deduceri personale; = Salariul brut impozabil; - (-) Impozitul pe salariu; = Salariul net; - (-) Avansuri acordate personalului; - (-) Reineri din remuneraii datorate terilor; - (-) Alte reineri datorate unitii; = Rest de plat (salariul net de plat). Evidena obligaiilor fa de personal se face cu ajutorul contului de pasiv 421 Personal salarii datorate. Contul se crediteaz cu salariile i alte drepturi cuvenite personalului i se debiteaz cu reinerile i sumele nete pltite salariailor. Soldul creditor al contului reprezint sumele datorate personalului. Evidena obligaiilor ctre salariaii aflai temporar n incapacitate temporar de munc, a ajutoarelor materiale pentru ngrijirea copilului, a ajutoarelor de deces i a altor ajutoare datorate se asigur prin contul de pasiv 423 Personal ajutoare materiale acordate . contul se crediteaz cu sumele datorate personalului sub form de ajutoare materiale i se debiteaz cu reinerile efectuate i sumele nete achitate. Soldul contului reflect ajutoarele materiale datorate personalului17. Stimulentele din profit cuvenite personalului se evideniaz cu ajutorul contului de pasiv 424 Prime reprezentnd participarea personalului la profit, care se crediteaz cu

17

Scorescu, Gh., Dumitrean, E., Toma, C., Berheci, I., Mardiros, D., Haliga, I., Contabilitate financiar, Editura Universitii Al.I.Cuza, Iai, 2004

43

sumele datorate i se debiteaz cu reinerile efectuate i cu sumele achitate. Soldul creditor al contului reprezint stimulentele datorate i neachitate. Avansurile acordate la prima chenzin (o parte de 40 45% din salar), dup data de 15 a lunii, se evideniaz prin contul de activ 425 Avansuri acordate personalului , care nregistreaz n debit valoarea avansurilor acordate i n credit valoarea avansurilor reinute. Sodul debitor reprezint avansuri acordate i nedecontate personalului. Contul de pasiv 426 Drepturi de personal neridicate evideniaz sume cuvenite salariailor i neridicate n termenul legal. n creditul contului se nregistreaz sumele neridicate i n debitul su sumele achitate i drepturile neridicate prescrise. Soldul creditor al contului reflect drepturile salariale neridicate. Contul de pasiv 427 Reineri din salarii datorate terilor evideniaz sumele reinute din drepturile de personal n favoarea diverilor beneficiari. Contul se crediteaz cu sumele reinute de la salariai i se debiteaz cu sumele achitate. Soldul creditor al contului reprezint sumele reinute i neachitate. Cu ajutorul contului 428 Alte datorii i creane n legtur cu personalul se ine evidena altor datorii i creane ale personalului, dezvoltat pe dou conturi sintetice de gradul II , unde se nregistreaz alte datorii i creane fa de personal: 4281 Alte datorii n legtur cu personalul, care este cont de pasiv 4281 Alte creane n legtur cu personalul, cont de activ.

Fondul de salarii se constituie ca baz de calcul pentru obligaiile ntreprinderii dar i a personalului ctre organismele sociale: contribuia la asigurrile sociale, asigurrile sociale de sntate, fondul de omaj, fondul de risc i accidente de munc. Evidena acestor contribuii se nregistreaz n conturile din grupa 43 Asigurri sociale, protecie social i conturi asimilate: 431 Asigurri sociale 4311 Contribuia unitii la asigurrile sociale 4312 Contribuia personalului la sigurrile sociale 4313 Contribuia angajatorului pentru asigurrile sociale de sntate 4314 Contribuia angajailor pentru asigurrile sociale de sntate 437 Ajutor de omaj

44

4371 Contribuia unitii la fondul de omaj 4372 Contribuia personalului la fondul de omaj 438 Alte datorii i creane sociale 4381 Alte datorii sociale 4382 Alte creane sociale

Contribuia pentru asigurrile sociale genereaz att datorii ct i creane pentru acele societi comerciale care utilizeaza fora de munc fie pe baza contractului individual de munc, fie pe baza celui colectiv precum i persoanele fizice i juridice care au angajat fora de munc cu convenie de prestri de servicii i care nu au carte de munc. Cotele de contribuii de asigurri sociale sunt difereniate pe categorii de grupe de munc a angajailor. Indiferent de grupa de munc angajatul contribuie cu o cot de 9,5 % din venitul brut realizat lunar. Att angajatorii ct i angajaii contribuie lunar la asigurrile sociale de sntate formnd astfel fondul asigurrilor de sntate. Cota cu care angajatorul contribuie la asigurrile sociale de sntate este de 7% i se calculeaz asupra salariului efectiv realizat.. Cota cu care angajaii contribuie la asigurrile sociale de sntate este de 6,5%. Aceast cot se aplic asupra salariului efectiv realizat. Evidena contribuiilor la asigurrile sociale datorate de unitate i de angajat se face cu ajutorul contului de pasiv 431 Asigurri sociale dezvoltat pe conturi sintetice de gradul II. Contul se crediteaz cu obligaiile nregistrate i se debiteaz cu sumele virate asigurrilor sociale i asigurrilor sociale de sntate. Soldul creditor reprezint obligaiile neachitate fa de asigurrile sociale. Cota cu care unitatea particip la fondul de omaj este de 3% i se aplic asupra tuturor sumelor care se includ n fondul de salarii realizat lunar n valoare brut. Contribuia salariailor la fondul de omaj este de 1% i se aplic asupra ctigului brut realizat de angajai. Att contribuia unitii ct i cea a personalului se deconteaz i se vireaz lunar. nregistrarea n contabilitate a obligaiilor unitii i ale personalului la fondul de omaj se face cu ajutorul contului de pasiv 437 Ajutor de omaj, dezvoltat pe dou conturi sintetice de gradul II, care se crediteaz cu contribuiile datorate i se debiteaz cu sumele achitate.

45

Pentru evidena datoriilor de achitat i a creanelor de ncasat la asigurrile sociale care aparin exerciiului curent, se folosete contul 438 Alte datorii i creane sociale: - 4381 Alte datorii sociale, care este cont de pasiv pentru reflectarea datoriilor unitii la asigurrile sociale; - 4382 Alte creane sociale, cont de activ care reflect creanele unitii la asigurrile sociale.

2.5.4 Contabilitatea decontrilor cu bugetele i alte organisme publice Din activitile desfurate de unitile economice apar datorii fa de organismele publice, generate de aplicarea prevederilor legislative. Aceste datorii se concretizeaz n calculul, evidenierea i achitarea impozitelor i taxelor datorate bugetului statului (impozitul pe profit, taxa pe valoarea adugat, accize, alte impozite i vrsminte asimilate). n acelai timp pot aprea i creane asupra statului sub forma subveniilor de primit, vrsminte ce au fost efectuate n plus (creanele nregistrate n plus de unitate fa de buget se compenseaz de regul cu obligaii de aceeai natur din perioadele urmtoare). Contabilitatea acestor datorii i creane se ine cu ajutorul conturilor din grupa 44 Bugetul statului, fonduri speciale i conturi asimilate Impozitul pe profit Impozitul pe profit este pltit de ctre toate persoanele fizice i juridice pentru profitul obinut din rezultate financiare favorabile i care ii desfoar activitatea att pe teritoriul rii ct i n strintate. Conform legislaiei n vigoare, profitul impozabil se calculeaz lunar ca diferen ntre veniturile obinute i cheltuielile aferente acestora, la care se mai adaug i cheltuielile nedeductibile. Impozitul pe care o persoan juridic sau fizic trebuie s-l vireze la bugetul statului este conform legii de 16 %, cot care se aplic asupra profitului impozabil. Decontarea impozitului pe profit se efectueaz trimestrial, pe baza unei declaratii de impunere, care se depune pn la data de 25 inclusiv a primei luni a trimestrului urmtor.

46

Pentru trimestrul IV, plata impozitului se va face pana la data de 25 ianuarie inclusiv a anului ce urmeaz. Contul cu ajutorul cruia se ine evidena contabil a impozitului pe profit este 441 Impozitul pe profit/venit. Acest cont este bifuncional. n creditul contului se nregistreaz impozitul pe profit datorat bugetului de stat i n debit impozitul pe profit achitat. Soldul creditor al contului reflect sumele datorate i soldul debitor sumele achitate n plus. Taxa pe valoarea adugat Taxa pe valoarea adugat este un impozit indirect, suportat de consumatorul final, datorat bugetului de stat de unitile care efectueaz operaiuni impozabile. Contabilitatea operaiunilor privitoare la tax ape valoarea adugat se face cu ajutorul contului 442 Taxa pe valoarea adugat, dezvoltat pe urmtoarele conturi sintetice de gradul II: - 4423 TVA de plat, care este un cont de pasiv ce nregistreaz obligaiile unitii ctre bugetul de stat. n creditul acestui cont se evideniaz diferena dintre taxa pe valoarea adugat (mai mare) i taxa pe valoarea adugat deductibil i n debit plile efectuate la bugetul de stat i taxa de plat compensat cu cea de recuperat. Soldul creditor reprezint taxa pe valoarea adugat exigibil la plat; - 4424 TVA de recuperat, cont de activ evideniaz creanele unitii la bugetul de stat. n debitul acestui cont se evideniaz diferena dintre taxa pe valoarea adugat (mai mare) i taxa pe valoarea adugat colectat i n credit taxa pe valoarea adugat ncasat de la bugetul statului pe baza cererii de rambursare i taxa pe valoarea adugat de recuperat compensat n perioadele urmtoare cu cea de plat soldul contului reprezint taxa pe valoarea adugat de recuperat de la bugetul statului; - 4426 TVA deductibil, este un cont de activ care se debiteaz cu taxa pe valoarea adugat din facturile furnizorilor pe parcursul lunii, i se crediteaz la sfritul lunii cu taxa devenit nedeductibil i cu sumele deduse. La sfritul lunii contul nu prezint sold; - 4427 TVA colectat, este un cont de pasiv care se crediteaz cu taxa pe valoarea adugat din facturile ctre clieni i se crediteaz la sfritul lunii cu sumele

47

compensate din TVA deductibil i cu taxa datorat bugetului de stat. La sfritul lunii nu prezint sold; - 4428 TVA neexigibil, evideniaz taxa pe valoarea adugat aferent cumprrilor i vnzrilor fr factur , cu plata n rate i este cont bifuncional. Impozitul pe venituri de natura salariilor Orice unitate economic nregistreaz impozite aferente salariilor i altor drepturi salariale primite n cursul lunii de ctre salariai. Aceste impozite sunt reinute din veniturile amintite anterior i virate ulterior la bugetul statului. Baza de calcul a impozitului pe salarii o constituie venitul brut realizat de salariat din care se scad contribuiile individuale obligatorii ( pentru asigurri sociale , asigurri sociale de sntate, pentru protecia social a omerilor), o cot de 15% din deducerea personal de baz acordat ca i cheltuieli profesionale o dat cu deducerea personal de baz. Se obine astfel venitul net din salarii din care se scad deduceri personale suplimentare i se obine baza impozabil la care se aplic o cot de impozitare conform legislaiei (n prezent de 16 %). Evidena impozitului pe salarii se face cu ajutorul contului de pasiv 444 Impozitul pe venituri de natura salariilor care se crediteaz cu impozitul reinut salariailor i se debiteaz cu sumele virate la bugetul statului. Soldul creditor al contului reprezint impozitul pe salarii reinut i nevirat la bugetul de stat. Subvenii Unitile economice pot primi de la buget sau de la alte uniti sume nerambursabile sub form de subvenii pentru activitatea operaional (investiii) sau pentru activitatea de exploatare. Evidena subveniilor de exploatare se ine prin intermediul contului de activ 445 Subvenii care se debiteaz cu sumele ce urmeaz a fi primite i se crediteaz cu subveniile efectiv ncasate. Soldul debitor al contului reprezint subveniile ce urmeaz a fi ncasate. Alte impozite, taxe i vrsminte asimilate n aceast categorie se includ obligaii fiscale : aacize, impozit pe iei i gaze naturale din producia intern, taxa pentru practicarea jocurilor de noroc, taxe vamale, impozit pe deividende, impozit pe cldiri, pe spectacole, alte impozite i taxe datorate conform legislaiei n vigoare.

48

Evidena acestor impozite i taxe se asigur prin contul de pasiv

446 Alte

impozite, taxe i vrsminte asimilate, care se crediteaz cu impozitele, taxele i vrsmintele datorate i se debiteaz cu sumele achitate. Soldul creditor reprezint sumele datorate bugetului de stat i bugetelor locale. Evidena se face analitic pe fiecare categorie de impozit, taxe i vrsminte asimilate. Fonduri speciale n aceast categorie se includ fondurile pentru : dezvoltarea i modernizarea punctelor de control al trecerii frontierelor i a celorlalte uniti vamale, sntate, modernizare adrumurilor publice, promovarea i modernizarea turismului, alte fonduri legale. Evidena fondurilor speciale se face cu ajutorul contului de pasiv 447 Fonduri speciale taxe i vrsminte asimilate, care se crediteaz cu sumele datorate pentru constituirea acestor fonduri i se debiteaz cu plile efectuate. Soldul creditor al contului reflect obligaiile unitii la fondurile speciale. Alte datorii i creane cu bugetul statului n afar de datoriile i creanele prezentate mai sus, unitatea poate nregistra i alte datorii i creane fa de bugetul statului, conform legislaiei n vigoare. Acestea sunt evideniate n contabilitate prin intermediul contului 448 Alte datorii i creane cu bugetul statului.

2.5.5 Contabilitatea decontrilor n cadrul grupului i cu asociaii

Pentru desfurarea activitii, o ntreprindere intr n relaii cu unitile din cadrul aceluiai grup, asociaii societii i cu unitile cu care se desfoar operaiuni n participaie. Evidena relaiilor de decontare ntre unitile aceluiai grup se realizeaz cu ajutorul contului 451 Decontri ntre entitile afiliate care se crediteaz cu datoriile fa de celelalte uniti ale grupului i creanele ncasate i se debiteaz cu creanele fa de unitile afiliate i datoriile achitate. Soldul creditor al contului reprezint datoriile fa de

49

unitile afiliate iar soldul debitor creanele fa de celelalte uniti afiliate care urmeaz a se deconta n perioadele viitoare. Pentru evidena distinct a creanelor/datoriilor propriu zise i a dobnzilor generate n cadrul grupului, contul se dezvolt pe dou conturi sintetice de gradul II: - 4511 Decontri ntre entitile afiliate - 4518 Dobnzi aferente decontrilor ntre entitile afiliate Evidena decontrilor ntre unitile legate prin interese de participare i care nu fac parte din grup se face cu ajutorul contului 453 Decontri privind interesele de participare care se crediteaz cu datoriile i creanele ncasate i se debiteaz cu creanele i datoriile achitate. Soldul creditor al contului reflect datoriile si soldul debitor creanele fa de unitile legate prin interese de participare, care urmeaz a fi decontate n perioadele urmtoare. Pentru evidena distinct a creanelor/datoriilor propriu-zise i a dobnzilor generate de decontrile privind interesele de participare contul se dezvolt pe dou conturi sintetice de gradul II: - 4531 Decontri privind interesele de participare - 4538 Dobnzi aferente decontrilor privind interesele de participare Pentru evidena relaiilor de decontare ntre o societate i asociai/acionari se folosesc urmtoarele conturi: - 455 Sume datorate acionarilor/asociailor, dezvoltat pe dou conturi sintetice de gradul II: 4551 Acionari/asociai conturi curente i 4558 Acionari/asociai dobnzi la conturi curente. Este cont de pasiv care nregistreaz n credit obligaiile unitii fa de asociai/acionari i n debit sumele achitate asociailor/acionarilor. Soldul creditor al contului reprezint obligaiile societii fa de asociai. - 456 Decontri cu acionarii/asociaii privind capitalul , care este un cont de activ n debitul cruia se nregistreaz creanele unitii fa de asociai/acionari la constituirea sau modificarea capitalului social i n credit decontarea acestor creane. Soldul debitor al contului reprezint creanele fa de asociai. - 457 Dividende de plat, cont de pasiv, care reflect n credit obligaia societii de a plti dividende asociailor iar n debit impozitul pe dividende reinut i dividendele nete achitate. Soldul creditor reprezint dividendele cuvenite asociailor.

50

2.5.6

Contabilitatea decontrilor cu debitorii i creditorii diveri

n desfurarea activitii, unitile intr n relaii economico-financiare i cu alte persoane fizice i juridice , relaii care nu sunt n legtur direct cu activitatea de exploatare a unitii sau care se refer la perosoane fizice i juridice din afar. Aceste relaii genereaz creane i datorii cunoscute sub denumirea de debitori i creditori diveri, reflectate n contabilitate cu ajutorul conturilor: - 461 Debitori diveri,cont de activ care se debiteaz cu creanele unitii generate de operaiuni care nu au legtur cu activitatea de exploatare a unitii sau din relaii cu persoane fizice i juridice din afara unitii i se crediteaz cu valoarea sumelor ncasate din aceste creane. Soldul debitor al contului reprezint valoarea creanelor de decontat fa de debitorii diveri . - 462 Creditori diveri, cont de pasiv care evideniaz n credit obligaiile unitii generate de operaiuni care nu au legtur cu activitatea de exploatare a unitii sau din relaii cu persoane fizice i juridice din afara unitii i n credit valoarea sumelor achitate pentru aceste obligaii. Soldul creditor reprezint valoarea obligaiilor de achitat fa de creditorii diveri. 2.5.7 Contabilitatea operaiunilor de regularizare i asimilate Ca urmare a principiului independenei exerciiului , n contabilitate sunt reflectate operaiuni de regularizare, adic delimitarea n timp a cheltuielilor i veniturilor. Principiul independenei exerciiului impune nregistrarea n contabilitate a cheltuielilor i veniturilor la exerciiul la care ele se refer, indiferent de momentul plii sau ncasrii lor. La calculul rezultatului exerciiului, aceste cheltuieli i venituri n avans sunt eliminate pentru ca mrimea rezultatului s fie corect. Contabilitatea operaiunilor de regularizare se face cu ajutorul conturilor : - 471 Cheltuieli nregistrate n avans, care este un cont de activ se debiteaz cu cheltuielile anticipate i a celor efectuate n avans care urmeaz a se suporta ealonat pe

51

cheltuieli pe baza unui scadenar n peioadele viitoare i se crediteaz cu valoarea cheltuielilor n avans devenite scadente. Soldul debitor al contului reflect cheltuielile efectuate n avans. - 472 Venituri nregistrate n avans, cont de pasiv, se crediteaz cu veniturile anticipate i cele de realizat care se vor vira ealonat la venituri n perioadele viitoare i se debiteaz cu valoarea veniturilor nregistrate n avans devenite scadente. Soldul creditor al contului reflect valoarea veniturilor nregistrate n avans. Cu ajutorul contului bifuncional 473 Decontri din operaii n curs de clarificare se ine evidena sumelor n curs de clarificare, ce nu pot fi nregistrate pe cheltuieli sau alte conturi n mod direct fiind necesare cercetri i lmuriri suplimentare. n debitul contului se nregistreaz plile pentru care n momentul efecturii sau constatrii acestora nu se pot lua msuri de nregistrare definitiv ntr-un cont, necesitnd clarificri suplimentare i sumele restituite, necuvenite unitii. n creditul contului se nregistreaz sumele clarificate trecute pe cheltuieli precum i sumele ncasate n conturile de trezorerie i necuvenite. Soldul contului reprezint sumele n curs de clarificare.

2.5.8

Contabilitatea decontrilor n cadrul unitii n structura organizatoric a unor uniti pot apare o reea de subuniti n localiti

diferite ( sucursale, filiale). Aceste subuniti nu au personalitate juridic distinct de cea a unitii dar i organizeaz contabilitatea proprie pn la nivel de balan de verificare. ntre unitate i subunitate apar transferuri de mijloace materiale i bneti care genereaz relaii de decontare ntre ele, relaii reflectate n contabilitate cu ajutorul conturilor: - 481 Decontri ntre unitate i subuniti, care se debiteaz cu bunurile livrate i sumele virate i se crediteaz cu bunurile primite i sumele ncasate. Soldul debitor al contului reprezint creanele i soldul creditor datoriile. - 482 Decontri ntre subuniti, care se debiteaz cu bunurile livrate i sumele virate i se crediteaz cu bunurile primite i sumele ncasate. Soldul debitor reprezint creanele i soldul creditor datoriile.

52

2.5.9

Contabilitatea ajustrilor pentru deprecierea creanelor

n urma evalurii creanelor, realizat la nchiderea exerciiului, se pot constata deprecieri, determinate ca diferen ntre valoarea de inventar mai mic i valoarea de intrare. Atunci cnd recuperarea creanelor au un grad de incertitudine valoarea de inventar este mai mic dect valoarea de intrare. Conform principiului prudenei n evaluare deprecierile reversibile fac obiectul constituirii de provizioane. Aceste deprecieri pot s apar la creanele unitii fa de clieni, la decontrile n cadrul grupului, unitii i cu asociaii, la debitorii diveri. Evidena n contabilitate a provizioanelor constituite pentru deprecierea creanelor se face cu ajutorul conturilor de pasiv: - 491 Ajustri pentru deprecierea creanelor clieni, care se crediteaz cu valoarea provizioanelor constituite pe seama cheltuielilor i se debiteaz cu valoarea provizioanelor reluate la venituri. Soldul reflect valoarea provizioanelor existente pentru deprecierea creanelor fa de clieni. - 495 Ajustri pentru deprecierea creanelor decontri n cadrul grupului i cu acionarii/asociaii. - 496 Ajustri pentru deprecierea creanelor debitori diveri

2.6 Operaiuni privind decontrile cu terii Registrul jurnal Nr. Crt. 1 2 Simboluri conturi Debitoare Creditoare % 401 301 4426 401 53 403 Sume - lei RON 5.950 5.000 950 5.950

Explicaii Societatea achiziioneaz materii prime pe baz de factur Pentru plata materiilor prime se

emite un bilet la ordin La scaden se

achit

403

5121

5.950

contravaloarea biletului la ordin, 4 din contul curent Se primete marf fr factur, pe baza avizului de expediie % 371 4428 5 6 7 Se primete factura pentru marfa nefacturat Concomitent se evideniaz TVA facturii primite Se achiziioneaz un mijloc fix 408 4426 % 212 8 9 Se achit mijlocul fix dintr-un credit bancar pe termen mediu Se livreaz unui client produse finite 4426 404 4111 1621 % 701 4427 10 11 12 13 14 Pentru decontare se accept un efect de comer Se primete efectul de comer Se achit pe baza listelor de avans, chenzina I Se nregistreaz pe baza statelor de plat salariile personalului Concomitent se nregistreaz reinerile din salarii 413 5113 425 641 421 4111 413 5311 421 % 425 444 4314 4312 4372 427 54 401 4428 404 408 23.800 20.000 3.800 23.800 3.800 41.650 35.000 6.650 41.650 95.200 80.000 9.520 95.200 95.200 5.000 75.000 21.450 5.000 2.500 4.875 7.125 750 950

15 16

Se

nregistreaz

contribuia

6451 6453

4282 4311 4313

250 16.500 5.250

unitii la asigurrile sociale Se nregistreaz contribuia unitii la asigurrile sociale de sntate Se nregistreaz

17 18

contribuia

6452 6451

4371 4311

1.875 375

unitii la fondul de omaj Se nregistreaz contribuia unitii la fondul de ridc i accidente Se achit

19 20

salariile

cuvenite

421 % 4311 4313 4371 4311 4312 4314 4372 444 427

5311 5121

29.550 40.200 16.500 5.250 1.875 375 7.125 4.875 750 2.500 950

personalului Se achit obligaiile de plat aferente salariilor

21

La

sfritul

trimestrului

691

441

5.600

societatea nregistreaz un profit n sum de 35.000 lei pentru care 22 23 pltete impozit Se achit impozitul datorat Societatea primete o subvenie de la stat pentru continuarea unei investiii 441 5121 5121 445 5.600 350.000

55

24

La

sfitul

lunii

societatea

635

446

25.000

nregistreaz impozitul pe cldire 25 26 i teren Se achit impozitul datorat Adunarea general hotrte repartizarea sumei de 4.500 lei 27 pentru plata dividendelor Se reine impozitul pe dividende i se achit dividendele 28 Se nregistreaz suma de 2.500 lei ncasat n contul unitii i 29 necuvenit La sfritul anului se achit suma de 350 lei pentru abonamentele 30 anului urmtor Cu ocazia inventarierii se 6814 491 560 471 5121 350 5121 457 % 446 5121 462 4.500 450 4050 2.500 446 117 5121 457 25.000 4.500

constat o crean incert, pentru 31 32 care se constutuie provizioane Ca urmare a insolvabilitii clientului se scoate din eviden Concomitent se reia provizionul constituit 654 496 461 7814 560 560

CAPITOLUL III PREZENTAREA SUBSISTEMULUI INFORMATIC PRIVIND GESTIUNEA DECONTRILOR CU TERII 56

N CADRUL SOCIETII COMERCIALE VASTEX SA VASLUI

3.1 Conceptul de sistem informatic

Sistemul informatic reprezint o parte a sistemului informaional care permite realizarea operaiilor de culegere, transmitere, stocare, prelucrare a datelor i difuzare a informaiilor obinute prin utilizarea mijloacelor tehnologiei informaiei i a personalului specializat n prelucrarea automat a datelor. Sistemul informatic cuprinde : ansamblul informaiilor utlizate n cadrul firmei precum i datele care au stat la baza obinerii lor; software-ul necesar prelucrrii datelor i difuzrii informaiilor n cadrul firmei ; procedurile i tehnicile de obinere, pe baza datelor primare i de difuzare a informaiilor; hardware-ul necesar prelucrrii datelor i disiprii informaiilor; personalul specializat n culegerea, transmiterea, stocarea i prelucrarea datelor. Sistemul informatic este structurat nct s corespund cerinelor diferitelor grupuri de utlilizatori: factorilor de conducere la nivelul conducerii strategice, tactice i operative; personalului implicat n procesul de culegere i prelucrare a datelor; personalului implicat n procesul de cercetare tiinific i proiectarea de noi produse i tehnologii de fabricaie. n literatura de specialitate sistemele informatice de gestiune se definesc plecnd de la dou abordri: de la informaie i de la suportul acesteia; de la funcia pe care sistemul informatic de gestiune trebuie s o realizeze. Sistemele informatice de gestiune se definesc plecnd de le prima abordare ca find ansamblul informaiilor utilizate n cadrul firmei, a mijloacelor i procedurilor de identificare, culegere, stocare i prelucrare a informaiilor.

57

Cea de a doua abordare a definirii sistemelor informatice de gestiune pornete de la scopul acestuia i anume oferirea de informaii solicitate de utilizator n forma dorit i la momentul oportun pentru fundamentarea deciziilor. Sistemele informatice de gestiune presupun definirea : domeniilor de gestiune, care corespund fiecreia dintre activitile desfurate ntro firm (cercetare dezvoltare, comercial, de producie, de personal, financiar contabil), urmrindu-se interaciunile dintre ele; datelor, ce reprezint materia prim a oricrui sistem de gestiune; modelelor, care regrupeaz procedurile propriiunui domeniu (de exemplu contabil, specific domeniului financiar - contabil); regulilor de gestiune, ce permit prelucrarea datelor i utilizarea informaiilor conform obiectivelor sistemului. Sistemul informatic al unei firme se descompune n subsisteme care acoper fiecare un domeniu de activitate distinct. Fiecare subsistem se descompune n aplicaii, fiecare dintre acestea acoperind o activitate distinct n cadrul domeniului. Sistemul informatic de gestiune este compus din: intrri: ansamblul datelor ncrcate, stocate i prelucrate n cadrul sistemului pentru obinerea informaiilor; prelucrri: un ansamblu omogen de proceduri automate care realizeaz crearea iniial i actualizarea bazei de date, exploatarea, reorganizarea i salvarea, restaurarea bazei de date; ieiri: care sunt reprezentate de rezultatele prelucrrilor desfurate.

3.2 Prezentarea arhitecturii informatice din ntreprindere

58

n cadrul societii comerciale Vastex SA, sistemul informaional existent este concentrat n principal n jurul departamentului financiar contabil. Problema produselor informatice financiar-contabile poate fi coordonat prin prisma sistemului informatic, ce trebuie s rezolve sarcinile care i revin, legate de facilitatea conducerii organismului la toate nivelurile. Prin componentele sale sistemul informatic trebuie s aduc contribuii pozitive privind atingerea obiectivelor principale ale conducerii planificarea i controlul. Sistemul informatic de care dispune societatea respect reglementrile n vigoare cu privire la cerinele minimale pe care trebuie s le ndeplineasc un sistem informatic n domeniul financiar contabil, conform normelor metodologice din 14 decembrie 2004, publicate n Monitorul Oficial, partea I nr.23 bis din 07 ianuarie 2005, cu privire la ntocmirea i utilizarea registrelor i formularelor comune pe economie privind activitatea financiar i contabil: asigur elementele constitutive ale nregistrrilor contabile; asigur confidenialitatea i protecia informaiilor; asigur obinerea de liste clare, inteligibile i complete, care conin elementele de identificare cerute de lege; asigur respectarea coninutului de informaii prevzut n machetele aprobate de Ministerul de Finane; nu permite deschiderea a dou conturi cu acelai numr, modificarea numrului de cont dac acesta conine date; permite culegerea unui numr nelimitat de nregistrri pentru operaiile contabile; respect reglementrile n vigoare cu privire la securitatea datelor i fiabilitatea sistemului de prelucrare. Sistemul automat de procesare a datelor asigur condiiile necesare n vederea realizrii controlului legal. De asemenea, sistemul este protejat mpotriva personalului neautorizat. Oficiul de calcul al societii comerciale Vastex este subordonat directorului economic i reprezint centrul sistemului informatic care primete i furnizeaz informaii de la i ctre toate celelalte compartimente. Oficiul de calcul este organizat pentru a primi

59

informaii financiar-contabile direct de la sursa primar, documentele sunt contabilizate prin intermediul aplicaiilor financiar-contabile utilizate n tehnica de calcul. Sistemul informatic are in componenta urmatoarele elemente:
Nr art

Denumire echipament Server retea

Caracteristici tehnice Calculator Compaq Dual Core, 2 x 3600 Mhz procesor, 2 x 1024 Mb Ram DDRam, 10 x 260 Gb HDD, 21 Flat Screen Monitor Calculator AMD Calculator AMD XP 2000Mhz Calculator Pentium 1500 Mhz Calculator Pentium 2000Mhz 512 MB RAM Calculator AMD Duron 1400 Mhz Calculator .1400 Mhz Calculator Pc At pentium 1000 Mhz Calculator Pentium Cpu 3600 Mhz 512 Mb DDRAM HDD 200 GB Calculator AMD Athlon 64 4000 Mhz, 260 Gb Calculator Pentium IV 1700 Mhz HDD 100 Gb S:10534036 Calculator AMD fara monitor Calculator PC Pentium 2000 Mhz Calculator IBM Calculator Aplle Calculator Pentium Calculator pentium IV 1500 Mhz .HDD 150 GB 256 Mbram 17 Monitor Calculator . Pentium IV 1700 Mhz , HDD 100GB s: 10533785 Calculator Pentium IV, 1700 Mhz , HDD 100Gb s: Calculator AMD Duron

Loc folosinta 1 oficiul de calcul

Software de baza si aplicatii de instalat Windows NT Server Office 2003 Visual Fox Pro 6.0 Toate aplicatiile in retea Windows 2000 Oficce 2003 Visual Fox Pro 6.0 Acrobat Reader 7.0 Total Commander WinRar, WinZip Vypress Chat Nero Start Smart Programe Specifice

Statii de lucru

9 oficiul de calcul 2 birou desfacere 11 birou contabilitate 2 birou proiectare 1 finisaj 1 laptop atelier mecanic 1 sectia confectii 4 financiar 2 conducere 1 tesatorie 1 sectie filatura pieptanata 1 sectie filatura cardata 1 serv productie normare consumuri 1 birou CTC 4 serv aproviz import export 3 birou ofertare contractare

60

IMPRIMANTE

Calculator Pentium Calculator Amd Duron 1500 + Mhz, 512 Mb RAM Laptop Pentium 1500 Mhz 140 Gb DVD-RW (CALC) Calculator Pentium IV 1700 Mhz 512 MBRAM , HDD 200 GB, CdRoom 50X 2 Calculatore PC AMD Duron 2133Mhz, 1024 Mb Ram Calculator Cyrix HDD 200,1 GB cu Modem Rockell Calculator Pentium IV 1800 Mhz, 512 MB PCC . HDD 200 GB , 17 Monitor Calculator Pentium IV Calculator AMD Duron Calculator AMD XP Calculator AMD XP 2000+ Mhz Calculator AMD 1600 Mhz. 512 Mb FDD 3,5, Cdrw, 17 Monitor Calculator IBM Calculator Diablo Pentium IV 1700 Mhz HDD 100 Gb, S:10533976 Calculator Matrix Calculator Aplle Calculator Pentium Calculator AMD Athlon 64 4000+ Mhz, 1024 Mb Ram HP Laserjet 1020, alb-negru, tiraj fortat.

2 oficiul de calcul 6 contabilitate 1 finisaj 3 financiar 1 birou CTC 1 aproviz 1 conducere

Dup cum se observ din prezentarea arhitecturii informatice existente la nivelul societii comerciale Vastex SA pot spune c aceasta folosete calculatoare de ultim generaie si au fost proiectate astfel nct s duc la bun sfarit orice set de instruciuni dat de ctre utilizator. Calculatoarele au fost dotate cu procesoare AMD sau Intel, dou firme 61

productoare care sunt leaderi pe piaa mondial n acest moment, foarte puternice i fiabile, rezistente i uor de ntreinut. Se poate spune c exist o compatibilitate satisfctoare ntre resursele software i cele hardware ale sistemului electronic folosit de societate, n sensul programele folosite nu necesit resurse hardware superioare celor existente. Avnd n vedere faptul c ntreprinderea a fcut investiii pentru achiziionarea de echipamente hardware i programe soft n cursul anului trecut, pentru nlocuirea celor existente care erau perimate din punct de vedere fizic i moral, i n viitorul apropiat nu se mai pune problema nlocuirii calculatoarelor.Resursele tehnologice existente sunt performante dar nu suficiente, fiind nevoie de procurarea unor calculatoare i echipamente periferice, precum i de softul necesar. n prezent societatea nu dispune de resurse financiare pentru achiziionarea acestora. Pentru asigurarea service-ul componentelor hardware societatea are ncheiat un contract de service cu o firm specializat. Conform contractului aceast firm asigur lunar o verificare tehnic a componentelor i la orice solicitare din partea societii rspunde prompt pentru rezolvarea problemelor de tip hardware. Aplicaiile folosite necesit cunotine att de contabilitate ct i cunotine elelmentare de operare pe calculator, putnd fi utilizate de operatori calculator dar i de contabili care au cunotine de operare pe calculator.

3.3 Descrierea aplicaiei contabile Societatea comercial Vastex SA folosete pentru nregistrarea automat n contabilitate programul XContab, structurat pe module specifice pentru contabilitate i gestiune. La deschiderea programului apare o fereastr unde se introduce numele i parola utilizatorului, deschizndu-se aplicaia. Inregistrare facturi: Pentru operarea facturilor primite se intr n submeniul Facturi Furnizori, din meniul Intrri. Se apelez procedura de adugare executnd click pe butonul de comand Adaug din bara de instrumente.

62

n cadrul ferestrei de editare care apare trebuie completate datele din antetul facturii, precum i produsele: - tipul documentului: factur; - numrul i data facturii se completeaz n casetele de editare Numr i respectiv Data; - furnizorul se stabilete selectnd din lista partenerilor care apare executnd click pe butonul de comand Furnizor; daca nu se regsete n list exist posibilitatea de a-l aduga selectnd butonul Adaug i completnd n fereastra de editare a partenerilor datele acestui furnizor; - pe pagina a doua a ferestrei se bifeaz casetele de validare Produc NIR i Jurnal TVA, iar n cadrul listei derulante Deducere TVA este selectata valoarea DA; - se completeaz data recepiei n caseta Data N.I.R; - dac este cazul, se introduce data la care trebuie s se efectueze plata facturii conform termenului negociat cu furnizorul; - pentru adaugarea liniilor din factura se execut click pe butonul Adaug, iar n cadrul ferestrei de selectare a produsului se alege grupa de bunuri, din care se alege produsul. Dup selectarea produsului apare o nou fereastr n care se introduce, n casetele de editare corespunzatoare: cantitatea facturat, cantitatea recepionat (numai dac difer de cantitatea facturat), preul unitar fr TVA, gestiunea de intrare. Valoarea fr TVA i TVA-ul vor fi determinate automat n urma apelului procedurii de Calcul. Se salveaz articolul introdus i se trece la adugarea avizului de nsoire marf, care se realizeaz asemntor cu cea prezentat. Diferenele constau n: - tipul documentului: fiind vorba despre un aviz de nsoire trebuie schimbat valoarea n Aviz Insoire; - numrul i data avizului introduse n casetele corespunzatoare; - data N.I.R.-ului; - contul creditor; - se debifeaz caseta de validare Jurnal TVA de pe pagina a 2-a;

63

- n fereastra de adugare a detaliilor din factur trebuie completat n plus i preul unitar de vnzare, iar cnd se apeleaz procedura de Calcul, adaosul comercial perceput va fi determinat automat. Atunci cnd se nregistreaz factura corespunzatoare avizului, n plus fa de datele care trebuie introduse n mod obinuit, trebuie bifat caseta de validare Din aviz i debifat caseta Produc NIR, pentru a nu crea o nou nota de intrare pentru aceleai produse. Aceste casete de validare se gsesc pe pagina a 2-a a ferestrei de editare a facturii. Operarea unei facturi de retur se face asemntor cu nregistrarea unei facturi obinuite. Deosebirea apare n momentul n care se adaug liniile facturii: se pot aduga produsele tornate linie cu linie, dar mai simplu este prin selectarea butonului Din stoc (click buton Adaug). Facturare client Pentru ntocmirea facturii de vnzare a mrfurilor se intr n submodulul Facturi Clieni. Se apeleaz procedura de adugare executnd click pe butonul Adaug de pe bara de instrumente. n fereastra de editare a facturii trebuie completate informaiile din antetul documentului precum i detaliile privind liiinle din factur: - tipul documentului de ieire se alege valoarea Factura din lista derulanta Document; - numrul facturii - aceast valoare se completeaz n caseta de editare Numr; - se introduce data facturarii i, dac este cazul, termenul la care este negociat ncasarea facturii; - clientul se stabilete prin selecie din lista partenerilor, care apare dac se execut click/Enter pe butonul de comanda Client; - din lista gestiunilor care se deschide la selectarea butonului Gestiune se selecteaz articolul cu denumirea Depozit - gestiunea de ieire; - agentul de vnzare se selecteaz din lista salariailor care apare la selectarea butonului Ag.vanz.;

64

- se verific dac pe pagina a doua a ferestrei (click pe butonul de comanda 2) sunt bifate casetele de validare Jurnal TVA i Deducere TVA; - pentru adugarea detaliilor privind produsele vndute se execut click pe butonul de comand Adaug, iar n cadrul ferestrei de selecie a produsului se selecteaz grupa de bunuri, clasa i n final produsul; ntruct descrcarea gestiunii pentru mrfurile cu ridicata se face de pe stoc, dup selectarea produsului se va deschide o nou fereastr unde trebuie selectat stocul din care va fi sczut produsul vndut. n fereastra detaliilor din factur se introduce cantitatea de produs facturat i preul unitar de vnzare. Se apeleaz procedura de Calcul pentru determinarea automat a adaosului comercial, a TVA-ului i valorii totale. Odat cu salvarea articolului inserat, valoarea soldului corespunztor clientului va fi actualizat automat, fapt ce se poate verifica prin intrarea n submeniul Urmrire Clieni. De asemenea, stocul produselor va fi sczut automat cu cantitatea vnduta. Dupa adugare, se poate lista formularul de factur cu toate informaiile completate conform datelor introduse. Pentru aceasta se execut click pe butonul de comand Rapoarte, se alege din lista derulant Raport valoarea Factur, se selecteaz formatul dorit din lista disponibil i apoi butonul OK. Toate documentele de ieire operate n cadrul acestui meniu se vor regsi n diversele situaii care se pot vizualiza/lista: Jurnal TVA, Lista bunuri vndute, Borderou facturi, Centralizator distribuie, Facturi scadente/nencasate, Vnzri pe ageni. Pentru adugarea unui angajat n baza de date se apeleaz comanda Adaug din cadrul meniului Salarii, submeniul Date personal. Apare o prim fereastr de editare unde se completeaz informaiile cu privire la angajat i care sunt absolut necesare calculrii corecte a salariilor: - noul angajat primete n primul rnd un cod; - se introduc numele i prenumele angajatului; - se aleg funcia, formaia i punctul de lucru; - urmeaz de introdus o serie de date personale despre angajat: CNP, seria, numrul data eliberrii buletinului/crii de identitate;

65

- pentru plata salariilor pe card se completeaz date cu referire la banca i contul deschis; Pentru completarea datelor cu privire la angajare, apare o alt fereastr prin executarea unui click pe un buton de comand, unde se specific: - tipul de angajare: contract de munc; - se bifeaz caseta CM cu timp parial; - pentru perioada angajrii nedeterminat se bifeaz caseta de validare Perioada de angajare; - metoda de calcul pentru asigurarea CAS se alege din lista Asigurare CAS CM; - metoda de calcul pentru CASS se alege din lista Calcul CASS valoarea Societate i Angajat; - metoda de calcul pentru omaj se alege din lista Calcul Ajutor omaj valoarea Societate i Angajat; - se bifeaz caseta de validare Pltitor de impozit i data angajrii. Toate aceste date introduse ca i veniturile nete i brute, zilele de cotizare i veniturile de baz CAS, se regsesc pe o fi personal a angajatului, care se poate vizualiza apelnd comanda Rapoarte din cadrul submeniului Date personal. Dup introducerea acestor date privitoare la angajat, trebuie completat i salariul negociat. Pentru aceasta se alege submeniul Bonul de lucru i prin comanda Deschid apare o fereastr unde se completeaz valoarea salariului n caseta de editare Salar negociat. Pentru adugarea notelor contabile manuale se intr n submeniul Note Contabile. Adugarea unui nou articol n baza de date se face executnd click pe butonul Adaug de pe bara de instrumente. n fereastra de editare care se deschide se completeaz informaiile solicitate: - numrul notei contabile; - data ntocmirii; - tipul documentului: NC (Nota Contabila); - suma de nregistrat;

66

- explicaia privind nota contabila creata; - conturile corespondente debitoare i respectiv creditoare. Creare i salvare deconturi i declaraii fiscale: Pentru a efectua calculele necesare determinrii valorii indicatorilor din declaraia privind impozitul pe profit se procedeaz astfel: - se intr n submeniul Declaraie impozit pe profit din cadrul meniului Deconturi i declaraii fiscale; - pentru efectuarea calculelor necesare se execut click pe butonul Culeg de pe bara de instrumente; - executnd click pe butonul de comanda Calcul vor fi calculate subtotalurile indicatorilor din declaraie conform cu formulele prestabilite; - se execut click pe butonul de comanda Rapoarte pentru vizualizare/listare declaraia; Pentru ntocmirea decontului de TVA se execut aceleai etape : - calculul valorii indicatorilor - click pe butonul de comanda Culeg de pe bara de instrumente ; - determinarea totalurilor - click pe butonul Calcul ; - vizualizarea/listarea decontului - click pe butonul Rapoarte; Datele din decontul de TVA (submeniul Decontul de TVA) trebuie salvate i pe discheta. Pentru crearea i salvarea fiierului cu datele din declaraie se apeleaz comanda Salvez de pe bara de instrumente. n fereastra care apare, n funcie de opiunea de salvare, se localizeaz directorul destinaie i se apeleaz Salvez. Un aspect important care trebuie amintit este faptul c decontul de TVA trebuie creat nainte de a apela comanda Colectez, pentru ntocmirea notei contabile de nregistrare a TVA-ului de plat sau de rambursat, aa cum rezult dup calcularea decontului. O alt declaraie de ntocmit este declaratia privind obligaiile de plat la bugetul de stat. Pentru ntocmirea/listarea acesteia i salvarea fiierului corespunztor, se intr n submeniul Oblig.de plata la bug.de stat din cadrul meniului Deconturi i declaraii fiscale. Se apeleaz comand Rapoarte. 67 procedura de Calcul pentru determinarea valorii indicatorilor din declaraie, iar pentru vizualizarea/listarea declaraiei se execut click pe butonul de

Fiierul care trebuie anexat declaraiei este creat automat la apelarea procedurii Salvez (click pe butonul corespunzator de pe bara de instrumente); n fereastra care se deschide dupa crearea fisierului, optnd pentru o varianta de salvare a acestuia (pe dischet, pe discul local) , se localizeaz directorul destinaie i se execut click pe butonul Salvez. Crearea declaraiilor fiscale i fiierelor pentru DGFPS i ITM Pentru crearea i salvarea fiierului ce conine statul de plata a salaritilor pe luna curent, n cadrul meniului Bonul de lucru,se apeleaz comanda Salvez de pe bara de instrumente. n fereastra care apare, n funcie de opiunea de salvare, se localizeaz directorul destinatie i se apeleaz Salvez. La fel se procedeaz i pentru salvarea fiierelor CASS: se intr n meniul Date personal, se execut click pe butonul Salvez, iar din meniul derulant care apare se alege opiunea Fiiere CASS. Pentru a lista declaraia privind obligaiile de plat la fondul de asigurri de sntate, se intr n submeniul Fond iniial al A.S.S. din cadrul meniului Deconturi i declaraii fiscale i se apeleaz mai nti procedura de calcul executnd click pe butonul de comand Calcul de pe bara de instrumente. Executnd click pe Rapoarte se poate vizualiza i eventual lista aceast declaraie. O alt declaraie de ntocmit este declaraia privind evidena nominal a asigurailor i a obligaiilor de plat ctre bugetul asigurrilor sociale de stat i anexa acesteia. Pentru crearea acestora se procedeaz astfel: - se intr n submeniul Declaraii pentru C.A.S. din cadrul meniului Deconturi i declaraii fiscale; - pentru efectuarea calculelor necesare se execut click pe butonul Actualizare de pe bara de instrumente - se pot verifica (eventual modifica, dar numai n cazuri excepionale) datele care vor apare pe declaraie executnd click pe Deschid (pentru vizualizarea sumelor privind contribuia fiecrui salariat); - se execut click pe butonul de comand Rapoarte pentru vizualizare/listare declaraie i anex;

68

- pentru crearea i salvarea fiierului cu datele din declaraie se apeleaz comanda Salvez de pe bara de instrumente. n fereastra care apare, n funcie de opiunea de salvare, se localizeaz directorul destinaie i se apeleaz Salvez. Pentru ntocmirea declaraiei de omaj i a anexei care o nsoete, n cadrul submeniului Declaraie Ajutor omaj din cadrul meniului Deconturi i declaraii fiscale se procedeaz etapele parcurse la crearea declaraiei anterioare. O alt declaraie care, prin unii indicatori care i conine (de exemplu: impozit pe venitul din salarii i pe veniturile asimilate salariailor, cota aplicat asupra fondului de salarii realizat lunar), face referire i la salarii este declaratia privind obligatiile de plata la bugetul de stat. Pentru ntocmirea/listarea acesteia i salvarea fiierului corespunztor, se intr n submeniul Oblig.de plat la bug.de stat din cadrul meniului Deconturi i declaraii fiscale i se precedeaz de aceeai manier ca la declaraiile precedente. Dup cum se observ din prezentarea programului, pot spune c referitor la furnizori, clieni, salariai i declaraii fiscale, acesta este foarte bine structurat. Pornind de la introducerea datelor de la cele mai mici amnunte n submeniurile programului, se obin rapoarte diversificate i complexe. Referitor la furnizori, programul asigur: - evidena complex a tranzaciilor cu furnizorii; - coduri interne furnizor; - informaii despre situaia furnizorului; - modul de aprovizionare complet; - generare automat N.I.R. pentru intrri n gestiune; Rapoartele legate de furnizori pe care le realizeaz programul sunt: - note de intrare-recepie pe gestiuni/gestionari; - centralizator de intrri furnizori; - borderou T.V.A. de cumprri; - jurnal T.V.A de cumprri; - avize primite/facturate; - facturi intrate; - situaie general sintetic furnizori; - fi analitic furnizor;

69

- pli pe furnizori; - pli n avans; - lista furnizori cu elemente de identificare. Pentru clieni programul execut urmtoarele operaii: - evidena complex a tranzaciilor cu clienii; - coduri interne clieni; - informaii despre situaia clientului; - modul de desfacere complet; - introducere avize de ieire; - discont-uri aplicabile ntregii facturi sau anumitor poziii din factur; - posibiliti complexe de tiprire facturi emise; - ncasri de la clieni; - nomenclator de definire client foarte complex; - evidene complexe ale tranzaciilor cu clienii la nivel global, individual, analitic. Rapoartele generate n legtur cu evidena clienilor sunt: - centralizator ieiri; - borderou T.V.A de vnzri; - jurnal T.V.A. de vnzri; - situaie facturi emise; - situaie avize emise; - situaie livrri zilnice clieni; - situaie general sintetic; - fi analitic client; - ncasri pe client; - ncasri pe avans; - list clieni. Pentru salarizare programul asigur: - prelucrarea tuturor tipurilor de angajai; - sistem de verificare corectitudine C.N.P. angajai; - mprire societate n loc de activitate, compartiment; - calcul salarial de la net la brut;

70

- calcul n regie sau acord; - date complexe despre angajai; - fie fiscale i declaraii fiscale; - modul complex pentru concedii medicale cu calcule automate; - indexri salarii, indici de acord, sporuri diverse, reineri; - creare automat a notelor contabile pentru salarii; Rapoartele realizate sunt: - stat avans angajai; - recapitulaie avansuri pe compartimente; - stat lichidare angajai; - concedii de odihn; - fluturai personal; - recapitulaii salarii pe compartimente; - recapitulaie general; - fie fiscale i declaraii fiscale; Pentru celelalte conturi de teri se fac note contabile manuale care se introduc n meniul Note contabile, cu posibilitatea de listare a notei introduse. Dei la prima vedere programul folosit de societate pare complex, pe msura nregistrrii i prelucrrii datelor i obinerea unor rapoarte, am observat c are i unele neajunsuri, dintre care: - pentru clieni nu exist posibilitatea numrrii automate a facturilor i chitanelor emise; - nu se poate face compensare ntre acelai partener client/furnizor; - nu are posibilitatea calculrii nchiderea veniturilor i cheltuielilor; - nu calculeaz automat dividendele, conform legislaiei n vigoare cnd firma obine profit; - pentru evidena asociailor i acionarilor nu se pot introduce informaii cum ar fi: adresa, cod fiscal, numr de nregistrare la Oficiul Comerului, numr de telefon, etc.; - nu face o difereniere ntre furnizorii fideli i cei restanieri pentru posibilitatea aplicrii de penalizri; impozitului pe profit n mod automat dup

71

- nu face o difereniere a clienilor fideli i cei restanieri, pentru acordarea celor dinti a unor bonusuri pentru colaborare; - la calculul salariilor nu se pot prelua reinerile din luna anterioar, fiind necesar introducerea lor n fiecare lun; - nu are posibilitatea ncrcrii direct din program a datelor pentru situaiile financiare i a listrii acestora (bilan contabil i anexe). La nivel de program se pot obine urmtoarele rapoarte ca : - fia de cont; - note contabile; - balana de verificare analitic i sintetic; - jurnal de vnzri; - jurnal de cumprri; - registru jurnal Protecia i securitatea sistemului informatic se asigur prin folosirea unui program specializat n prevenirea i combaterea viruilor. n acest scop societatea folosete programul Mc Afee 2006 i pentru calculatoarele care au acces la internet n cadrul acestui program antivirus este inclus i un firewall. Protecia informaiei este asigurat prin definirea strict a nivelelor de acces n program. Fiecare utilizator dispune de un cont format dintr-un user i o parol cu ajutorul cruia se face accesul la sistem. n funcie de rolul utilizatorului acesta poate avea mai multe drepturi: de modificare, vizualizare, printare. Securitatea n utilizare este asigurat de urmtoarele faciliti: - funcii de salvare a datelor; - evidena riguroas a informaiilor; - confidenialitatea datelor; - toate aplicaiile au aceeai logic de operare; - uurina schimbului de informaii ntre module; - repararea datelor dup unele incidente; - sistem de back-up automat al datelor; - copii de siguran;

72

Programul Xcontab este o aplicaie aparent simpl ca mod de utilizare, dar este extrem de complex datorit multitudinii de situaii din practic ct i a legislaiei. Din momentul apariiei aplicaiei se ncearc, reuind n acelai timp, s in pasul cu modificrile care nu contenesc s apar cu o frecven destul de ridicat. Modul de lucru este relativ simplu i dup introducerea datelor se pot obine listrile dorite.

CAPITOLUL IV CONCLUZII I PROPUNERI

73

Este cunoscut faptul c pentru realizarea proceselor de cunoatere i gestiune a patrimoniului se procedeaz la organizarea datelor i informaiilor ntr-un sistem informaional. n general este acceptat ideea c sistemul informatic reprezint partea automatizat a sistemului informaional. Obiectivul de baz al subsistemului informatic const n furnizarea de informaii corecte, relevante i la timp att conducerii ct i nivelelor operaionale specifice ntreprinderii, n vederea mbuntirii activitii i eficienei economice. Despre programul de contabilitate Xcontab folosit de societatea comercial Vastex S.A. pot spune c a fost conceput i dezvoltat cu ajutorul celor mai noi tehnologii i instrumente informatice i este un produs performant care pune la dispoziia utilizatorilor cele mai noi concepte economico-financiare, oferind un mediu de lucru modern, adaptat cerinelor internaionale. Programul este conceput n concordan cu cerinele legislaiei n vigoare. Dintre caracteristicile programului se pot enumera: - uurina n utilizare (poate fi folosit i de utilizatori neinformaticieni); - interfaa prietenoas; - securizare la nivel de aplicaie i baza de date; - controlul perioadei de lucru pentru fiecare document; - rapoarte configurabile cu ajutorul unui instrument standard de raportare, adaptate la specificul ntreprinderii; - prelucrarea rapid i sigur a unui volum mare de date; - permite utilizarea mai multor monede pentru fiecare tranzacie, documentele exprimate n moneda strin sunt convertite de ctre sistem i n moneda naional; - genereaz automat notele contabile; - accesarea unui volum foarte mare de lucru; - asigurarea flexibiliii prin posibilitatea modificrii datelor n vederea adaptrii la cerinele legislative i ale societii; - obinerea situaiilor necesare raportrilor cerute de ctre organele de control; - reducerea timpului consumat cu editarea propriu-zis a situaiilor finale; - arhivarea i pstrarea istoricului datelor i informaiilor n scopul obinerii unor situaii informative n timp real; - realizarea unor analize n orice moment.

74

Deficienele programului pot fi corectate numai de ctre firma productoare de la care societatea l-a achiziionat. n acest sens, n discuiile avute cu eful biroului financiar din cadrul societii pentru pregtirea lucrrii, am propus s se ia legtura cu firma care a produs programul i s le prezinte neajunsurile constatate n vederea mbuntirii acestui program i a posibilitii de a calcula automat impozitul pe profit, dividende acordate i impozitul aferent, numrrii automate a facturilor i chitanelor emise ctre clieni, posibilitii de compensare ntre acelai partener client/furnizor, introducerea de date pentru evidena asociailor i acionarilor, diferenierea ntre furnizorii fideli i cei direct din program a datelor pentru situaiile financiare i a listrii restanieri, diferenierea clienilor fideli i cei restanieri, preluarea luanr a reinerilor din salarii, ncrcarea acestora (bilan contabil i anexe). Chiar dac societatea a nlocuit destul de recent echipamentele hardware i software, trebuie s aib n vedere c pe pia apar nouti n domeniul tehnicii, de care are nevoie i s le achiziioneze la un moment dat. De asemenea, sunt o multitudine de firme specializate n programe de contabilitate i ar putea s prospecteze piaa nlocuind programul actual cu unul i mai bun care s acopere lipsurile existente. Dei astzi este un program perfect funcional, datorit ritmului rapid i sensului n care au evoluat aplicaiile informatice n ultimul timp, mine s-ar putea s fie perimat din punct de vedere moral. Prin analiza i evaluarea sistemului existent se urmrete evidenierea performanelor i limitelor sistemului informaional n raport cu cerinele sistemului de conducere. Putem spune c sistemul informaional existent asigur condiii de analiz i mai ales de alegere a soluiilor optime pentru activitile viitoare, dar n acelai timp suntem realiti c nu se poate ine pasul la zi cu noutile care apar n domeniul tiinei i tehnicii. Activitile automatizate asigur rapiditate, siguran, corectitudine, eficien i este recomandabil lrgirea sferei de utilizare a acestora.

BIBLIOGRAFIE

75

1. Horomnea, E., Tratat de contabilitate. Teorii, concepte, principii, standarde, Editura Sedcom Libris, Iai, 2001; 2. Horomnea, E., Bazele contabilitii, Editura Sedcom Libris, Iai, 2004; 3. Isai, V., Contabilitatea financiar, Editura Didactic i Pedagogic, Bucureti, 2000; 4. Isai, V., Aplicaii de contabilitate financiar, Editura Didactic i Pedagogic, Bucureti, 2000; 5. .Moisescu, F., ABC-ul contabilitii, Galai, 1999; 6. Oprea, D., Analiza i proiectarea sistemelor informaionale economice, Editura Polirom, Iai, 1999; 7. Paraschivescu, M.D., Pvloaia, W., Cojocaru, C., Toma, C., ugui, Al., Istrate, C., Contabilitate i elemente de analiz financiar, Editura Neuron, Focani, 1994; 8. Ptru, V., Rotil, A., Gorbnescu, C., Darie, V., Manualul expertului contabil i al contabilului autorizat, Ediia a VI-a actualizat, Editura Agora, Bacu, 2002; 9. Ristea, M., Contabilitatea societilor comerciale, vol.I, Editura CECCAR, Bucureti, 1995; 10. Scorescu, Gh., Dumitrean, E., Toma, C., Berheci, I., Mardiros, D., Haliga, I., Contabilitate financiar, Editura Universitii Al.I.Cuza, Iai, 2004; 11. Voica, V., Contabilitatea financiar agenilor economici, Editura C.M.C.F.P.P., Bucuresti, 1996; 12. ***, H.G. nr.831/1997, publicat n M.O.nr.368/1997, privind aprobarea modelelor formularelor comune privind activitatea financiar i contabil i a normelor metodologice privind ntocmirea i utilizarea acestora; 13. ***, Legea contabilitii nr.82/1991, republicat; 14. ***. Legea nr.571 din 22 decembrie 2003, cu modificrile i completrile ulterioare, privind Codul fiscal; 15. ***, Ordinul nr.1752/17 noiembrie 2005 pentru aprobarea reglementrilor contabile conforme cu directivele europene; 16. ***, Statutul societii comerciale Vastex S.A. Vaslui;

76