Como produzir uma exposio?

Definio Uma exposio apresentao/manifestao pblica ou privada de objectos, artsticos ou outros que estimulam a criatividade, a produo, o comrcio ou a cultura.

Planeamento

Objectivos

Objectivo geral Instruir e educar, de forma a fomentar no visitante um processo de aprendizagem e reflexo intelectualmente estimulante. Objectivos especficos Que mensagens ou intenes se procuram associar exposio? Quem pblico-alvo?

Estratgias

Qual a melhor forma, de acordo com critrios criativos, educativos, artsticos, cientficos, histricos ou outros, de dar a conhecer os objectos expostos? De que modo se pode dar a conhecer/publicitar ao pblico-alvo a exposio?

Recursos

Quais os recursos materiais, tecnolgicos e humanos disponveis e necessrios criao de um discurso actual e inovador da exposio?

Critrios de classificao das exposies

Tempo Permanentes; Temporrias; Itinerantes; Especiais: no mbito de um momento comemorativo ou institucional ou com um carcter pontual e excepcional (ex: uma visita de Estado que se faz acompanhar por uma exposio).

Participao do Passivas: procura leituras convergentes com o programa da exposio; pblico Interactivas: permite leituras diversificadas por partes dos espectadores.

Contedo

Temticas: com base em objectivos programticos e num guio; Emotivas e estticas; Retrospectivas; Didcticas.

Intervenientes
Artista/Autor Criador das obras a expor.

Produtor/Organizador

Muitas vezes acumula a conceptualizao, organizao e produo de tudo o que diga respeito exposio em si; o gestor das equipas, o gestor financeiro, o conservador e o responsvel pela divulgao.

Curador/Conservador

Organiza a exposio, escolhendo as obras de arte que devem integrar uma exposio, bem como o local onde as mesmas devem ser colocadas em cada sala do museu ou galeria. Principais responsabilidades Promover a educao das crianas e adultos sobre arte, atravs de workshops, visitas guiadas leituras e outras actividades; Procura manter as coleces em perfeito estado de conservao, sendo apoiado por tcnicos competentes para restauro; Defende polticas pblicas de apoio s coleces, envolvendo-se na pesquisa de financiamentos e outros apoios para a concretizao das suas exposies e conservao das suas coleces.

Galerista/Instituio

Dono de um espao cultural/comercial. responsvel pela sua gesto, pela seleco dos artistas ou programa de exposies. No caso do galerista, procura vender o maior nmero possvel de obras de arte expostas.

Caracterizao dos espaos de exposio

Espaos museolgicos Museus, palcios, espaos histricos com pesada carga histrica, etc.

Galerias

Galerias de centros culturais, galerias comerciais, galerias de bancos ou de outro tipo de instituies que promovam a funo de exposio quer das suas coleces, quer de exposies de artistas convidados. Caractersticas principais So espaos abertos, de linhas direitas, lgicas arquitectnicas prximas do white cube e que permitem que a obra se destaque sem cenografia acessria.

Espaos no convencionais Antigas estruturas fabris, armazns, casas, escritrios, bancos, lojas, barcos, autocarros, etc. Estes espaos so essencialmente utilizados para instalaes que se propem a artistas e que estes conceptualizam e coordenam.

Espaos pblicos

Praas, ruas, paragens de autocarro, estdios, passeios, vrios equipamentos urbanos, jardins, etc.

PRODUO DE UMA EXPOSIO

1. Concepo e estruturao do projecto 2. Constituio da equipa 3. Design e construo do espao expositivo 4. Transporte e montagem da exposio 5. Divulgao 6. Inaugurao 7. Funcionamento e manuteno 8. Itinerncia 9. Desmontagem 10. Ps-produo

1. Concepo e estruturao do projecto

A Reconhecimento da necessidade da exposio Surge da vontade/necessidade de comunicao da

instituio e da sua poltica cultural para o exterior.

B Valorizao da vontade Atravs do estabelecimento de objectivos que se pretendem atingir com a

exposio. Fase em que se discutem a ideia conceptual, o tipo de exposio, que comissrio(s) e que equipas tcnicas, que tema(s), que prazos, que data de inaugurao e que pblicos atingir.

C Apreciao da viabilidade financeira e tcnica Analisam-se em pormenor os custos inerentes a todo

o processo e que equipas so necessrias. Fase em que surge o convite ao comissrio e um pr-guio do projecto para se dar incio a todo o processo de produo que ter vrias fases a decorrer em simultneo. A criao das equipas cientficas e tcnicas e a distribuio de tarefas, atribuio de responsabilidades e calendarizao das vrias fases agora fundamental.

D Guio e projecto definitivo Elaborao do guio com base na ideia central e objectivos anteriormente

estabelecidos. Refere tambm os aspectos educativos, pedaggicos, promocionais e/ou de divulgao de um artista ou coleco, polticos, prestigiantes, para melhor se entender que tipo de exposio vamos apresentar e para quem. Fase em que se tem em conta os seguintes aspectos fundamentais durante o decurso da exposio: A que pblicos se destina a exposio, a sua idade, a sua formao e exigncia, nvel de conhecimento e a sua procedncia. N de visitantes estimado para prever circuitos de passagem, de segurana das obras e o n de vigilantes necessrios, zonas de atendimento, tiragem de exemplares de folhetos, jornais de sala e outros materiais mais acessveis e/ou gratuitos. Questes de segurana e de conservao que exigem plantas mais ou menos pr-estabelecidas para muitas exposies: espaos abertos e sem obstculos ou impedimentos no espao fsico que permitam uma eficaz leitura de vigilncia do espao. Articulao entre o projecto expositivo e o projecto grfico (catlogo, folhetos, elementos de comunicao da exposio tabelas, textos, faixas de divulgao). Ao fim e ao cabo, a imagem que se quer dar de todo o conjunto. Devem ser ponderados e previstos diferentes aspectos do projecto; desenho, circuitos, cores, materiais, luz, som e o ambiente criado, etc. Em suma, todos os componentes fundamentais para que o resultado final seja eficaz e cumpra os objectivos a que se props.

2. Constituio da equipa

Deve, sempre que possvel, ser dada preferncia a profissionais com experincia para liderar o projecto e que podero formar e dar oportunidade de aprendizagem tcnica a equipas de assistentes. Se se trata de uma exposio produzida por um museu, galeria, ou outro espao expositivo com experincia, as equipas que existem normalmente so suficientes, mas se o projecto tem uma componente exterior e se produzido por um produtor exterior instituio, a equipa a criar um misto das duas estruturas. Falar da constituio de uma equipa tcnica de uma exposio falar de um grupo de profissionais que devero trabalhar de forma sintonizada e sincronizada para que, desde a ideia at inaugurao, nada possa falhar. Cruzam-se ento vises diferentes, mtodos de trabalho tantas vezes incompatveis, e ritmos muito diferentes. a que o produtor/comissrio tcnico tem um papel muito importante de coordenao, quer das equipas quer de todas as componentes do projecto.

A equipa permanente numa exposio comissrio cientfico produtor/coordenador (tcnico-executivo) designer/cengrafo/arquitecto editor (que pode ser o produtor) secretariado executivo e equipa tcnica responsvel de imprensa e divulgao (relaes pblicas)

Todos os outros participantes na organizao da exposio podero ser requisitados exteriormente organizao ou solicitados os servios em outsourcing, por exemplo: designer do projecto grfico, autor do projecto luminotcnico, empresa de construo, servios de embalagem e transportes, empresa de montagem tcnica, servios de segurana e limpeza, servios educativos, etc.

Comissrio cientfico Principais responsabilidades Investigar previamente e entregar anteprojecto - ideia; Seleccionar e indicar as peas ou materiais a expor; Pr-contactar os emprestadores; Entregar o pr-guio e o guio definitivo ao produtor/coordenador; Definir os contedos e indicar os colaboradores do catlogo e dados para outras publicaes; Acompanhar todo o processo de montagem das peas; Orientar a equipa de servios educativos; Assistir inaugurao e fazer visita guiada s personalidades e convidados; Prestar assistncia aos meios de comunicao social e conferncias de imprensa necessrias.

Produtor/Coordenador Principais responsabilidades Representar o promotor da exposio; Oramentao do projecto e pedido de oramentos; Calendarizao das actividades e seu faseamento; Gesto das equipas; Delegar e coordenar as tarefas da equipe tcnica de produo; Contactar os emprestadores e oficializa os emprstimos.

Na fase de Ps-produo o produtor e Comissrio trabalham em articulao na avaliao do projecto.

Designer/Arquitecto Principais competncias Articular o desenho do espao, desde o primeiro momento, com o comissrio e o produtor; participar nas reunies gerais do projecto; Desenhar a exposio e todos os suportes expositivos; Orientar propostas de circuitos e de comunicao expositiva; Propor alteraes aos circuitos expositivos sempre que, por razes estticas ou de segurana, o entender; Gerir os prazos de desenho, obra e montagem; Dirigir a obra e a montagem da exposio; Acompanhar os vrios projectos de especialidade: luz, audiovisuais, alarmes, vigilncia, etc.

3. Design e construo do espao expositivo

Na realizao do projecto e desenho expositivo so considerados e definidos os pormenores tcnicos: tipo de discurso (conceito expositivo); modelo de circulao; projecto de segurana; projecto de luminotecnia; tipos de estruturas expositivas.

Conceitos expositivos de design e montagem de uma exposio Histrico Obedece a circuitos lineares, cenogrficos, numa sequncia espacial em salas ou percursos, cores escuras que marcam alguma presena do espao. Experimental Procura a anulao do espao fsico e de destaque da obra artstica; Emotivo Tira partido da utilizao de meios audiovisuais que se sobrepem muitas vezes ao objecto artstico; Instalao Procura o dilogo do espao com a obra final. Habitualmente, uma instalao pensada em funo de um determinado espao e vive nele.

Aps a apreciao e aceitao do design e percurso expositivo d-se incio fase de produo mais complexa.

aps um prvio contacto, fazem-se os contratos de emprstimo com os museus ou proprietrios das obras; realizam-se fichas pormenorizadas das obras; executam-se os necessrios restauros; fotografam-se as obras; procede-se realizao de seguros; asseguram-se as reunies de todas as equipas tcnicas; realizam-se todos os materiais grficos e de divulgao; calendarizam-se as recolhas e os transportes; asseguram-se escoltas e chegadas das peas e seus acompanhantes e o processo de montagem.

Paralelamente, sob a coordenao do produtor e do designer/arquitecto decorre o processo de construo do espao expositivo, que implica: construo das estruturas: paredes, vitrinas, plintos/suportes, cho, percursos cenogrficos, etc.; pintura e arranjo de envolventes; instalao dos projectos de especialidade: iluminao, condies ambientais, alarmes, montagem de letterings e textos explicativos, audiovisuais; e por fim, so colocadas as obras originais , j sem as outras equipas de trabalho.

4. Transporte e montagem da exposio

Embalagem O correcto acondicionamento das peas impede alteraes de vria ordem nos objectos artsticos, pelo que a sua embalagem deve proporcionar boas condies: ambientais (no permitindo variaes de temperatura ou humidade para alm das recomendadas) imobilidade (proteco contra choques e vibraes) segurana (proteco contra a violao no autorizada da embalagem) Assim, uma embalagem, para ser correcta, deve antes de mais ser feita a pensar em todos estes danos e perigos e dever ter em conta todas as dimenses e caractersticas especiais de cada obra a embalar. Embalar uma jia, uma escultura em pedra ou uma pintura no a mesma coisa. As exigncias de condies ambientais, de imobilizao necessria e de segurana no so as mesmas para todas as peas. O embalador tcnico especializado e com experincia para criar uma embalagem medida e semelhana de cada pea.

Transportes Depois de correctamente embaladas, as obras esto preparadas para viajar: em transporte terrestre, areo ou martimo. Para cada um deles h cuidados especficos a ter e que hoje so, na sua maioria, legislados e que obrigam ao respeito de normas nacionais e internacionais de circulao de obras de arte. Algumas normas de transporte das obras de arte: Para alguns transportes de obras de arte so exigidas escoltas de policiamento em todo o percurso terrestre, mesmo viajando em camies climatizados e altamente seguros. Estas escoltas devero ser solicitadas pela instituio organizadora com a antecedncia mnima de pelo menos dois meses antes do transporte. O transporte de objectos com materiais que so proibidas pela UE (marfim, tartaruga, etc.), devem ser alvo de uma autorizao prvia. Obteno de licenas de importao e/ou exportao de obras de arte, para proteco dos bens nacionais e evitar comrcio ilegal de obras de arte. As obras de arte em viagem devero sempre fazer-se acompanhar por correios (pessoas que zelam pelo cumprimento das regras de segurana das obras) e por dossis de projecto com listagens e fotografias de todas as peas embaladas. As autorizaes de sada do pas ou da instituio a que pertencem e as aplices de seguro so obrigatrias.

Manuseamento e Montagem

Com a chegada das obras ao local da exposio, seguese a sua desembalagem e verificao do estado de conservao e d-se incio ao processo de montagem expositiva. Nesta fase, a coordenao tcnica, o acompanhamento e assistncia da empresa de transportes fundamental para o correcto manuseamento das obras e sua colocao na exposio. Muitas vezes so necessrios vrios homens e algumas mquinas para montar algumas obras que exigem no s muita fora, mas tambm muitos cuidados acrescidos. No nos transportes que a maioria dos acidentes acontece, mas sim nos processos de montagem e desmontagem. Por isso necessrio haver um perfeito e rigoroso conhecimento das fragilidades de cada pea, das vrias etapas da montagem, do faseamento das tarefas e nomeao de responsveis de equipas tcnicas para cada momento. Cada equipa dever saber qual a sua tarefa durante uma montagem, para que no haja duplicao de servios nem tcnicos em demasia para cada um dos servios.

Marcel Duchamp Grand verre: Marie mise nu par ses clibataire, mme. 1915-23

5. Divulgao
A campanha de divulgao dever, conforme o oramento disponvel, prever anncios de imprensa, dossis para jornalistas, cartazes, muppies e/ou outdoors e convites personalizados a crticos ou opinion makers especializados. O catlogo Deveremos pensar sempre que o catlogo ser a melhor e mais duradoura memria da exposio e, por isso, no deve ser visto como um produto meramente comercial. Ele deve ser rigoroso, agradvel e de boa qualidade. O catlogo deve compilar estudos artsticos e cientficos que justificam a exposio e que emanam das obras expostas. Sempre que possvel deve conter textos e abordagens inditas sobre o tema e reunir informao, que muitas vezes est muito dispersa, sobre determinado tema ou artista. da responsabilidade do comissrio da exposio a tarefa de compilar ou redigir os textos e ensaios do catlogo.
Catlogo da exposio The last picture show: Artisis using photography, 1960-1982. Walker Art Centre, 2003.

6. Inaugurao
A inaugurao um momento importante para o sucesso de uma exposio, pelo que devem estar reunidas todas as condies de modo a proporcionar aos convidados um acontecimento agradvel. A presena do galerista, comissrio, produtor ou artista(s) essencial, para a troca de impresses e esclarecimento junto dos jornalistas, crticos ou potenciais compradores. A contratao de um servio de catering tambm aconselhada. A exposio dever estar assinalada no exterior do edifcio com faixas/banners sugestivos e que devero repetir a imagem grfica do convite e dos cartazes que entretanto j foram enviados e afixados nos devidos circuitos de distribuio. Quando possvel, a inaugurao dever ter duas apresentaes, uma na vspera ou na tarde da inaugurao oficial, para que os rgos de comunicao social faam uma visita - press vue - na companhia do comissrio e/ou artista(s) representado(s) e outra a inaugurao oficial para os convidados, no dia seguinte ou no mesmo dia mais tarde.

O convite Criao de uma mailing list e/ou e-mailing list alargada, especializada ou no, dirigida a potenciais pblicos interessados para que sejam enviados os convites para a inaugurao. O nmero de convites deve ser muito elevado, pois funcionam como uma das melhores formas de divulgao de um evento e que entra directamente, via correio ou email, no circuito domstico e profissional dos pblicos. O convite deve ser sempre pensado como sendo a primeira imagem da exposio junto do pblico. Por isso, deve ser graficamente sugestivo e agradvel, claro e minimamente explicativo.

7. Funcionamento e manuteno
Acompanhamento e vigilncia Recursos humanos envolvidos no funcionamento de uma exposio: Equipas de manuteno tcnica Equipas de limpeza Equipas de acompanhamento pedaggico (servios educativos) Equipas de vigilantes (guias) Todos devero ser alvo de uma formao e de informao especfica relativamente s tarefas que se lhes pedem, pois podero ter de entrar em aco a qualquer momento. As equipas devem ser conhecedoras de todas as exigncias e riscos das vrias componentes da exposio.

Recursos tcnicos envolvidos numa exposio podem implicar:

Instalao de cmaras de vdeo que cubram toda a rea de exposio, controladas remotamente e com possibilidade de gravao; Contratao de elementos de segurana para o caso de ser accionada uma emergncia.

Durao Habitualmente, o perodo de tempo de uma exposio aberta ao pblico calculado pelo custo que a exposio implica e que dever assim ser rentabilizado em termos de visitantes. muito vulgar falar-se de exposies com durao mxima de trs meses, prazo que as condies de segurana e ambientais permitem para objectos de grande desgaste, e prazos de um ms e meio quando os locais de exposio so muito solicitados e com grande afluncia de pblico.

Ilya Kabakov Incident at the Museum, 1991

Horrio Os horrios de abertura ao pblico devero ser pensados com muita ateno e no limit-los aos horrios normais de funcionamento das instituies. Deveremos pensar que as exposies so para ser vistas e muitas vezes em horrio ps-laboral. Sempre que possvel prever, pelo menos um dia na semana, prolongamento da abertura ao pblico at s 20 horas. Muitas vezes, o impedimento da visita est sem dvida nos curtos horrios de abertura.

Francis Als The nightwatch, 2004

Pblico O nmero de visitantes ainda hoje o factor de maior e melhor apreciao do sucesso de uma exposio para quem organiza ou recebe, mas nem sempre o factor mais importante para quem pensou a exposio. A qualidade dos projectos ou os objectivos culturais propostos so outros factores de sucesso. Sempre que possvel, para avaliar os pblicos, deve fazer-se inquritos no local e tentar saber qual a opinio do visitante. A recolha pode, no entanto, ser realizada de outras formas: em livros espalhados nas salas da exposio, nos locais de venda de catlogos ou distribuindo um folheto gratuito com a indicao de morada e endereo electrnico para o envio de opinies ou de sugestes de melhoria da efectividade da mensagem.

8. Itinerncia
Vantagens A exposio itinerante, desenhada e pensada para ser exposta em diferentes lugares, tem muitas vantagens: a) Pode ser vista por um maior nmero de pessoas em diferentes lugares ou pases; b) Os custos de investigao, preparao e produo sero distribudos e rentabilizados; c) A itinerncia confirmada a priori justifica o investimento inicial, que pode ser mais alargado e com melhor produto final; d) Divulgao em grande escala dos promotores da exposio e reforo da sua reputao; e) Partilha de responsabilidades. As desvantagens de um projecto destas caractersticas tambm devero ser tidas em conta, pois a segurana dos objectos e processos de emprstimo, os transportes e seguros so uma preocupao e exigem um controlo constante.

Organizao

Para cada uma das itinerncias da exposio dever o organizador prever um dossi que inclua as seguintes informaes:

a) Nome da instituio ou produtor responsvel; b) Proposta: com ttulos, tema, contedos, equipas, objectivos, exigncias gerais de apresentao; dimenses, fichas de pea, etc.; c) Requisitos ideais do espao: planta, cortes, condies de acesso e reservas; d) Condies tcnicas: electricidade, elevadores/monta-cargas; e) Requisitos de conservao e segurana; f) Cumprimento das normas museolgicas, se aplicveis;

g) Manuteno e responsabilidades em caso de atterao do acordo; h) Seguros contra todos os riscos e respectivos certificados; i) j) Minuta de contrato ou termos do acordo; Condies de embalagem e transporte;

k) Equipa de montagem e desmontagem; l) Manuteno e funcionamento assegurados;

m) Direitos de autor e divulgao; n) Custos e alugueres.

9. Desmontagem
Realizao de uma reportagem fotogrfica e/ou vdeo para memria futura. O processo de desmontagem uma etapa complexa que exige um grande esforo de coordenao e de controlo tcnico: 1. Retirar das obras de arte ou dos contedos museogrficos; 2. Desmontagem das estruturas de suporte. Reembalagem e transporte de regresso das obras, que so acompanhadas pela equipa tcnica, tal como chegada das obras. Realizao dos conditions reports (relatrios) sobre o estado de conservao das peas, no final da exposio. Estes relatrios podem ser teis para possveis reclamaes dos proprietrios das obras.

Observaes Quando as obras pertencem instituio organizadora, ao processo de desmontagem e embalagem final segue-se o armazenamento das obras, que ser feito em reservas preparadas para o efeito e com controlo de temperatura, humidade e luz. Quando as obras no pertencem instituio organizadora, o rigor na devoluo, dever ser tido em conta e acompanhado at ao destino final.

11. Ps-Produo
Aps o encerramento da exposio e sua desmontagem seguem-se as seguintes fases: Realizao de um relatrio final que dever conter: a) Balano final - avaliao de todas as fases de execuo do projecto e tambm das equipas envolvidas; b) Avaliao dos objectivos traados no incio; c) Avaliao das campanhas promocionais. Arquivamento dos dossis do projecto e dos relatrios segundo regras claras, que se possam consultar no futuro e facilmente para quaisquer dados de apoio a outros projectos. Envio de cartas de agradecimento aos colaboradores e instituies envolvidas. Verificao de que todos os pagamentos foram realizadas e que no h nenhuma situao pendente ou reclamao a ser resolvida.