Intercom Sociedade Brasileira de Estudos Interdisciplinares da Comunicao XIX Prmio Expocom 2012 Exposio da Pesquisa Experimental em Comunicao

Assessoria de Relaes Pblicas do Centro de Cincias da Sade da Universidade Federal de Santa Maria1 Paula P. ARRUDA2 Fernanda S. BARBOSA3 Lauren S. NASCIMENTO4 Claudia Buzatti SOUTO5 Universidade Federal de Santa Maria, Santa Maria, RS

RESUMO

O Assessoramento trata-se de um dos principais papeis desempenhados por Relaes Pblicas e fundamental para a manuteno do equilbrio entre os pblicos e a organizao. Neste sentido, um currculo apropriado, que permita aos alunos da graduao em Relaes Pblicas compreender e vivenciar o processo, fundamental para a formao com excelncia. As atividades aqui relatadas so fruto da disciplina de Assessoria de Relaes Pblicas, ministrada pela Prof Claudia Souto e foram realizadas no Centro de Cincias da Sade no ano de 2011, na Universidade Federal de Santa Maria.

PALAVRAS-CHAVE: Assessoria; Aes; CCS; Relaes Pblicas; UFSM.

1 INTRODUO

s Relaes Pblicas de competncia a funo gerencial da comunicao de uma dada empresa, instituio, setor ou afim com seus mais variados pblicos (KUNSCH). A profisso aceita e desempenha a funo de assessoria e consultoria, dentre as demais atividades que lhe cabem6, ficando responsvel por um olhar crtico para um diagnstico preciso, no que tange
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Trabalho submetido ao XIX Prmio Expocom 2012, na Categoria Relaes Pblicas, modalidade Assessoria Governamenteal. 2 Aluno lder do grupo e estudante do 7. Semestre do Curso Relaes Pblicas, email: paulinhapurper@hotmail.com. 3 Estudante do 7. Semestre do Curso Relaes Pblicas, email: fernandastb@hotmail.com 4 Estudante do 7 Semestre do Curso de Relaes Pblicas, email: lauren_nascimento@hotmail.com 5 Orientadora do trabalho. Professora do Curso de Relaes Pblicas, email: rp_claudiasouto@yahoo.com.br. 6 No proposta deste trabalhar pormenorizar todas as funes das Relaes Pblicas, importa aqui as atividades de assessoria e consultoria.

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as prticas comunicacionais vigentes, sejam elas deficientes ou eficientes, no ambiente em questo. Quando estrategicamente trabalhadas, seja o ambiente favorvel ou no, as prticas comunicacionais so potencializadas (quando num espao j prspero) ou melhoradas (quando num espao problemtico ou de crise). No entanto, um fato recorrente nas assessorias relatado por Baldissera, que nos mostra que
Em grande parte das organizaes, os princpios da estratgia ainda no esto sendo abordados com a seriedade e a clareza necessrias ou que o termo estratgia serve como tapume, empregado demagogicamente para legitimar discursos escusos ou mesmo para insinuar atualizao profissional. (BALDISSERA, 2001, p.2).

Isto , existe a problemtica de se trabalhar as assessorias apenas tapando buracos ou fundamentando-se em tarefismos; quando o uso das redes sociais por si s, no so uma estratgia, apenas as so quando usadas como tticas de algo maior; da mesma forma eventos, em que ainda corre-se riscos de em ao que promove visibilidade, denegrir a imagem da organizao caso sua identidade no seja slida. Este paper o relato de uma assessoria de Relaes Pblicas no Centro de Cincias da Sade (CCS)7 da Universidade Federal de Santa Maria (UFSM)8, em que trs (3) acadmicas estiveram realizando atividades para a disciplina de Assessoria de Relaes Pblicas durante o ano de 2011, perodo que compreende de abril a dezembro. H muito tempo, o centro havia recebido assessoria, no entanto o trabalho no teve continuidade aps a sada dos acadmicos e, no havia, tambm, um trabalho estruturado de comunicao social, apenas o uso de alguns mecanismos e ferramentas do campo. Infelizmente, a mesma realidade a encontrada na maioria dos centros acadmicos da mesma universidade. Uma problemtica que impede um gerenciamento estratgico da comunicao, como j explicitado anteriormente, acarretando o engessamento de alguns processos administrativos, fluxos comunicacionais e qualidade nas aes desenvolvidas.

2 OBJETIVO

A disciplina de Assessoria em Relaes Pblicas tem como objetivo oportunizar aos alunos do curso a vivncia das teorias apresentadas em aula como forma de preparar os acadmicos a
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A partir deste momento, Centro de Ciencias da Sade poder ser entendido apenas como CCS. A partir deste momento, Universidade Federal de Santa Maria poder ser entendida como UFSM.

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atuarem no mercado de trabalho com excelncia. O trabalho, que se d em rgos da prpria Universidade, dividido em duas etapas: o planejamento e posteriormente, a execuo e avaliao das aes. Neste paper sero apresentadas atividades que fizeram parte do planejamento e foram executadas pelo grupo responsvel pela assessoria no CCS da UFSM visando solucionar problemas relativos a comunicao, provocar uma imagem integrada dos cursos de graduao e ps-graduao e contribuir para o estabelecimento do sistema de gesto compartilhada pretendida pelo novo Diretor, Paulo Afonso Burmann.

3 JUSTIFICATIVA

Este trabalho justifica-se na importncia de se empreender e relatar a funo de assessoria fora dos limites da sala de aula, atividades prticas acadmicas em que alunos exercitam a arte de relaes pblicas, diagnosticando, propondo e dialogando em um ambiente muito semelhante ao de um mercado de trabalho no setor pblico. Alm disso, faz-se necessrio que o trabalho investido na educao de uma universidade pblica possa ser apresentado cientificamente a sociedade que a cerceia, com a inteno de trocar experincias, expor os trabalhos realizados de forma transparente e tica, e ainda, incentivar produes semelhantes, ou mesmo a continuidade deste trabalho na disciplina, para outros anos, de forma a acrescer no campo investigativo da comunicao social, no que tange as prticas das relaes pblicas em assessoria.

4 MTODOS E TCNICAS UTILIZADOS

O primeiro passo do processo consistiu na investigao da realidade do Centro, conduzida atravs de entrevistas e conversar informais com funcionrios, alunos e professores dos sete cursos, pesquisas documentais e recolhimento de dados que culminaram n a construo de um diagnstico institucional. Mobilizado atravs de tal diagnstico, conduziu-se o planejamento de aes que tocassem as deficincias (ou dificuldades) percebidas. Foram aplicadas entrevistas com os coordenadores de curso e funcionrios dos departamentos do Centro a fim de que o planejamento levasse em conta tambm o modelo de gesto aplicado pelo Diretor do CCS, que o de gesto participativa. A organizao dos murais dos prdios ocupados pelo CCS, feita pelo grupo, uma situao de grande importncia, uma vez que a comunicao dos cursos com os alunos e demais se dava, em grande parte, atravs dos murais.

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Ainda na poca do planejamento, foi realizado o monitoramento das redes sociais digitais, que se fez pertinente ao andamento do trabalho, uma vez que, o Centro possui perfis em tais redes e interagia com alunos, professores e funcionrios atravs de tais ferramentas, como o Facebook, no entanto, sem um manual para atuao nessa ambincia, as postagens eram feitas sem seguir padro ou mesmo um modelo que considerasse a imagem do centro. Dessa forma, o grupo entendeu que esta mdia evocava uma ateno especial e, foi realizado um acompanhamento de postagens que partiam no s do perfil oficial do Centro de Cincias da Sade, como tambm de alunos e funcionrios que citavam o centro ou interagiam diretamente com o mesmo; tal acompanhamento se deu em um perodo de aproximadamente 3 meses, resultando ao final, em um manual padro para as condutas e prticas das postagens na web. Entrevistas e coleta de dados foram feitas tambm junto a direo do CCS, com o auxlio do Secretrio Executivo e do Assistente administrativo, tivemos acesso a informaes que foram de grande importncia para o planejamento. Ao fim do primeiro semestre, o planejamento estratgico de comunicao que fizemos foi apresentado ao vice-diretor de Centro, Renato Borges Fagundes, e ao diretor financeiro Laerte Severo. Durante o segundo semestre letivo do ano de 2011 a maioria das aes propostas no planejamento foram executadas, entre elas a Copa CCS, cadastro de contato dos servidores e professores aniversariantes; assim como, atividades que no foram contempladas no planejamento acabaram por ser executadas, devido a necessidade do centro. A exemplo, uma campanha envolvendo a criao de material grfico por uma bolsista do curso de Desenho Industrial da UFSM, para conscientizar alunos, servidores e professores a respeito dos materiais de higiene disponibilizados nos banheiros dos prdios do CCS e tambm a Campanha Doe Sade, uma campanha de doao de sangue, em parceria com o Hemocentro Regional de Santa Maria, como atividade comemorativa ao Dia Nacional do Doador de Sangue (em 25 de Novembro).

5 DESCRIO DO PRODUTO OU PROCESSO

Das Aes Propostas no Planejamento

Ao entender que a principal deficincia do centro residia na comunicao interna, a tentativa de sanar este problema contemplou professores, servidores, alunos e a direo do centro. Os demais pblicos (FRANA), foram trabalhados em segundo plano, de forma complementar.

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Entendia-se sua importncia, no entanto, no eram vitais para diminuir ou extinguir os problemas diagnosticados no centro, como por exemplo, o caso da mdia da cidade de Santa Maria, alunos de cursinhos pr-vestibulares (futuramente provveis alunos do centro), ou ainda, a prpria reitoria da universidade. Portanto, para o pblico interno, foram propostas as seguintes aes: realizao de encontros com os coordenadores de departamentos para veiculao do material sobre a nova gesto, com coffe-break; Semana da Calourada CCS; Felicitaes nos aniversrios; Copa CCS. Em paralelo a estas proposies, outras aes eram necessrias ao bom andamento da assessoria no CCS, a exemplo, era importante continuar o monitoramento das redes sociais digitais e tambm gerenciar sua alimentao; continuar com a organizao dos murais; readaptar algumas aes previstas no planejamento, como foi o caso da campanha de doao de sangue com o Hemocentro Regional (campanha Doe Sade), a campanha de conscientizao para preservao dos materiais dos banheiros e o cadastramento dos dados dos professores e servidores.

6 CONSIDERAES

Entende-se que atividades to corriqueiras, como a organizao de murais, no pode ser tratada como obsoleta, quando empenha uma funo importante para a organizao. O centro apresentava uma deficincia e certa resistncia quanto as informaes contidas em emails e as tarefas solicitada, de forma que o mural continuava sendo o melhor recurso para informar o maior numero de pessoas. O grupo qualifica a atividade como bem desenvolvida, ainda que seu impacto prejudicado tenha sido limitado pela m localizao e estado de conservao dos murais, problemas que a assessoria no poderia resolver, no entanto, coube ao grupo o relato a direo, que se comprometeu a tomar providncias. No que diz respeito s redes sociais digitais, houve sensvel melhora. A atividade foi realizada ao longo do ano em parceria com o responsvel por esta atividade no centro, e consideramos como um sinal da conquista de confiana da Direo do CCS para com a assessoria. A ao teve xito principalmente prximo aos grandes eventos, como a Campanha Doe Sade e a Copa CCS, quando o nmero de manifestaes nos stios virtuais e os comentrios aumentaram consideravelmente. Ao relaes pblicas cabe o gerenciamento da imagem de uma dada instituio, organizao ou mesmo individuo, ressalta-se aqui a compreenso do centro quanto a esta atividade do profissional, ao recorres assessoria o suporte para tal, bem como acreditar na importncia de um manual para uso das redes sociais na web.

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Quanto a campanha Doe Sade, uma ao conjunta com o Hemocentro de Santa Maria, entende-se a ao como, no s de sucesso, mas eficaz. Comprovada atravs de entrevistas realizadas com doadores - nas quais a maioria considerou a ao tima e em sintonia com as polticas e obrigaes do centro e da universidade. Vale-se tambm do numero de bolsas de sangue arrecadas, mais de setenta (70) bolsas, quando o esperado pelo Hemocentro era de no mximo trinta (30). Uma ao que no estava prevista no planejamento, entretanto foi vista como demanda no decorrer das aes foi a sinalizao dos materiais de higiene dos banheiros. Havia a necessidade de uma campanha grfica, a qual sensibilizasse quem usasse os banheiros a cuidar dos materiais dispensados para higiene, contudo, como a ao foi efetivada h pouco tempo, no houve tempo hbil para realizao de pesquisa e observao dos resultados. O cadastramento dos dados de professores e servidores foi uma ao um tanto quanto negativa e suprimida. A ao foi prejudicada pela resistncia em participar de diversos funcionrios, motivados por questes j diagnosticadas pelo grupo anteriormente, logo, necessita de adaptao. Por ultimo, a assessoria acredita que sua ao de maior proporo, alm da campanha de doao de sangue, tenha sido tambm a Copa CCS. Uma ao considerada eficaz, haja vista o nmero de competidores, a repercusso nas redes sociais e no site institucional atravs de enquete para escolher outra modalidade para a 2 Copa, em 2012 e relato de diversos participantes, em conversas e atravs de e-mails. Esta ao era uma aposta da equipe de relaes pblicas e da direo do centro, por elencar como pblicos, alunos, professores e servidores, os quais anteriormente estavam no diagnstico do planejamento, como aqueles que apresentavam resistncia e dificuldade com as informaes do centro acadmico. A Assessoria de Relaes Pblicas tem continuidade no Centro de Cincias da Sade atravs de duas das alunas que fizeram parte das atividades aqui relatadas. O foco da assessoria permanece na comunicao interna do centro, em que as aes desenvolvidas anteriormente que obtiveram resultados positivos, se mantm, tais como a Copa CCS, que se encaminha para sua segunda edio, e a campanha Doe Sade.

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REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS

BALDISSERA, R. Estratgia, Comunicao E Relaes Pblicas. Mato Grosso do sul: Intercom, 2001.

FRANA, F. Conceituao lgica de pblicos em relaes pblicas. In Estudos de Jornalismo e Relaes Pblicas, revista semestral da FAJORP, junho de 2003, Ano 1, n 1, p.17-31.

FRANA, F. Relaes pblicas: estratgias de relacionamento com pblicos especficos. So Paulo, 2002. Tese (Doutorado em Cincias da Comunicao) ECA-USP.

KUNSCH, M. M. K.. Planejamento e Gesto Estratgica de Relaes Pblicas nas Organizaes Contemporneas. Anlisi, n34, 2006.

KUNSCH, M. M. K. Obtendo resultados com Relaes Pblicas. So Paulo. Pioneira.