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Automatizao do Processo de Desenvolvimento de Balanced Scorecards (documento n 29) Susana Isabel Engrossa Dias Galrito

Anlise Crtica

Susana Galrito, n. 6189 Abril de 2012

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Automatizao do Processo de Desenvolvimento de Balanced Scorecards (documento n 29) Susana Isabel Engrossa Dias Galrito

O presente trabalho consiste na anlise crtica da dissertao de mestrado intitulada "Automatizao do Processo de Desenvolvimento de Balanced Scorecards" apresentada pelo mestrando Fernando Freitas no mbito do Mestrado em Engenharia e Servios de Gesto da Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto. O documento analisado est bem organizado do ponto de vista estrutural, encontrando-se subdividido em cinco captulos onde, numa primeira abordagem feita a introduo temtica num contexto mais terico, discutindo-se posteriormente a sua implementao com a apresentao de um caso prtico e por fim so tecidas algumas consideraes. A abordagem terica constituda pela introduo, referncia aos principais conceitos no mbito do Balanced Scorecard (BSC), apresentao do processo desenvolvimento e implementao proposto, por contraposio com o habitualmente utilizado. Na introduo faz-se uma contextualizao do tema em termos da sua pertinncia, sendo ainda referida a crescente importncia que as tecnologias da informao assumem na sociedade atual e em particular no mundo empresarial pelo que o recurso a aplicaes informticas essencial para conseguir retirar o melhor partido das funcionalidades oferecidas pelo BSC uma vez que, apenas dessa forma, os gestores conseguem aceder a informao adequada, clere e de qualidade que sustente a suas decises. So ainda descritos os objetivos do trabalho desenvolvido, que derivam essencialmente do facto do desenvolvimento do BSC ser um processo complexo, demorado, que envolve inmeros recursos, algo dispendioso o que o torna o seu desenvolvimento e implementao ainda no suficientemente eficiente. Neste contexto critica-se o facto de nas diversas abordagens publicadas at ento, se ter em considerao apenas as caractersticas especficas de uma determinada empresa, no existindo em aproveitamento dos aspetos comuns entre as vrias organizaes de um mesmo setor. Assim, o principal objetivo consiste na definio de uma metodologia, suportada por tecnologias de informao, que permita o desenvolvimento de BSC de forma mais eficiente, automatizando e acelerando todo o processo, com a criao de um modelo flexvel e adaptvel que possa ser usado por qualquer organizao. Em termos metodolgicos, o autor optou por fazer uma reviso bibliogrfica da literatura disponvel acerca de BSC, para de seguida recolher e analisar informaes acerca da indstria de servios de software (industria onde o estudo baseado), de modo a identificar sinergias que permitissem a arquitetura de um modelo BSC genrico, adaptvel a qualquer organizao da indstria, definindo-se tambm as componentes tpicas do BSC tais como objetivos, indicadores, metas e iniciativas. Por fim, aplicou-se a metodologia proposta num caso prtico, de modo a permitir aferir a sua aplicabilidade. O documento analisado faz referncia s principais caractersticas do BSC referindo tratar-se de uma importante ferramenta no apoio tomada de deciso que possibilita aos gestores a transmisso de forma clara e compreensiva da misso e estratgia a toda a organizao, assentando em 4 processos: traduzir a viso; comunicar e interligar; plano de negcio e aprendizagem e gesto. O BSC examina o desempenho da empresa da empresa atravs de quatro perspetivas financeira, clientes, processos internos e aprendizagem e crescimento , traadas de forma integrada, complementando-se mutuamente. A viso e estratgia da organizao so traduzidas sob a forma de medidas e objetivos. Este documento aborda sumariamente cada uma das perspetivas do BSC, descrevendo a importncia de cada uma delas para o sucesso da organizao. Em cada uma das perspetivas necessrio delinear os objetivos, metas e indicadores necessrios ao cumprimento dos objetivos estratgicos. As perspetivas interligam-se entre elas no Mapa Estratgico que permite, de forma simples, obter uma viso global da estratgia de negcio da organizao, facilitando ainda a identificao dos indicadores usados em cada perspetiva. Pgina 2

Automatizao do Processo de Desenvolvimento de Balanced Scorecards (documento n 29) Susana Isabel Engrossa Dias Galrito

No que concerne ao processo de automatizao descrito o processo habitual de desenvolvimento e implementao do BSC numa organizao, bem como do processo de desenvolvimento e implementao proposto. A descrio de ambos os processos complementada com vrios diagramas que ajudam a elucidar as situaes relatadas. A proposta de automatizao do BSC desenvolvida pretende aproveitar os processos e experincias passadas de modo a possibilitar a diminuio dos tempos e custos necessrios para a implementao do processo promovendo por esta via a sua utilizao por parte das empresas. Este modelo tem por base a recolha de objetivos, medidas e metas tipicamente utilizadas pelas diversas organizaes que sero organizados e agrupados por perspetiva num repositrio de objetivos, a partir do qual cada empresa poder selecionar os objetivos que melhor se adaptem ao seu caso concreto. Estes objetivos viro acompanhados de um conjunto de indicadores pr-definidos e adequado ao objetivo e perspetiva. O repositrio ser dinmico, com capacidade de expanso e temporalmente evolutivo de forma a ajustar-se realidade do momento. A proposta contempla 7 etapas: Definir o modelo de gesto; Definir a viso; Caracterizar a empresa; Selecionar os objetivos; Selecionar os indicadores; Gerar o modelo BSC e Refinar o modelo. A definio do modelo de gesto representa o processo de especificao do modo de atuao da organizao; na definio da viso descreve-se a razo de ser da organizao, indicando-se o futuro pretendido para a empresa; a caracterizao03 da empresa engloba a identificao de padres de atividade, a cultura organizacional e o contexto em que esta est inserida e o seu modo de atuao no mercado, onde referido que a realizao de anlise SWOT poder representar um valioso contributo. A seleo de objetivos faz-se de acordo com as caratersticas da empresa e perspetiva seguindo-se a seleo dos indicadores que permitiro a quantificao e monitorizao dos mesmos. A gerao do modelo consiste na elaborao de um esquema que permitir a visualizao do agrupamento dos objetivos/indicadores por perspetiva, modelo esse que dever ser alvo de reviso e ajustamentos. Aps uma breve caracterizao do sector da indstria de software e da prpria empresa onde a metodologia proposta para o desenvolvimento do BSC foi implementada, o autor descreve o processo de desenvolvimento do BSC justamente de acordo com a sua proposta apresentando o Modelo de Gesto, a caracterizao da empresa, o modelo BSC e o mapa estratgico. O autor considera ter que a metodologia proposta representa uma mais-valia no que concerne ao desenvolvimento de modelos BSC, uma fez que se trata de um modelo sistematizado e formalizado, o que facilita o seu seguimento e utilizao, suficientemente flexvel para ser adaptado a outras organizaes, permitindo assim a construo de um modelo BSC de forma simples, rpida e eficiente. Em termos da apresentao do modelo de gesto observou-se que a misso foi introduzida previamente viso, o que contraria a forma mais usualmente preconizada, que sugere que se faa uma abordagem do mais geral (viso) para o mais especfico e concreto (misso). Em termos estruturais o documento parece bem organizado, com a existncia de snteses no final dos captulos a contribuir para consolidar as ideias, focando os aspetos essenciais abordados no texto. Paralelamente, seria uma mais-valia o documento apresentar uma perspetiva da "poupana" resultante da aplicao deste processo comparativamente com o habitual quer em termos de tempo, quer a nvel financeiro (apesar de ser muito provavelmente algo difcil de quantificar). Por outro lado, ainda que esta abordagem possa traduzir algumas vantagens em termos de facilitar a aplicao do BSC ser necessrio algum cuidado no sentido de no se cair no facilitismo, decorrente do recurso a objetivos previamente constantes no repositrio e cuja utilizao poder no ser a mais adequada. Pgina 3