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COMBINACIN DE CORRESPONDENCIA EN VERSIN WORD XP

La combinacin de correspondencia nos facilita el enviar un mismo documento a destinatarios diferentes creando el documento principal por una parte y por otra el listado de las personas a las que se enva la informacin. En esta versin de Office XP cambiaron los pasos para realizar la combinacin de correspondencia como se haca con las versiones 97 y 2000. Antes de comenzar, se requiere tener el listado o la base de datos de las personas a quienes se les va a enviar la informacin. Dicho listado puede estar en formato de tabla en Word, desde Excel o Access; lo importante es que tenga el nombre del campo en cada columna como por ejemplo: Nombre, Puesto, Departamento, etc. A continuacin se har un ejemplo de cada una de las combinaciones: COMBINACIN DE CARTAS 1. Cerrar el archivo donde se encuentra el listado 2. Abrir el archivo donde se encuentra la carta 3. Seleccionar el men VER-BARRA DE HERRAMIENTAS-COMBINAR CORRESPONDENCIA 4. Elegir el botn Configuracin del documento principal de la barra de herramientas de combinar correspondencia 5. Seleccionar en tipo de documento: Cartas 6. Despus seleccionar el siguiente botn Abrir origen de datos y 7. Buscar el archivo del listado y seleccionar Abrir

8. Seleccionar el siguiente botn que se llama Insertar campos combinados, elegir cada uno de los campos y presionar el botn Insertar, cuando se termine de agregar los campos, se cierra la ventana y podemos dar retorno entre cada campo para que se coloquen cada uno en un rengln.

9. A continuacin seleccionar el botn Combinar en un documento nuevo y elegir la opcin Todos para que abra otro documento con la carta y los datos del listado combinados.

TIP: Es recomendable no guardar el archivo combinado porque es probable que puedan cambiar algunos datos tanto de la carta como del listado y as slo archivar los cambios en estos archivos y queden listos para volver a combinarse.

COMBINACIN DE ETIQUETAS

Para combinar etiquetas se requiere hacer los pasos anteriores del 1 al 4. 5. Seleccionar en el tipo de documento la opcin Etiquetas 6. Desplegar una ventana para elegir el tipo de etiquetas 7. Seleccionar la impresin en Lser o en Matriz 8. En Informacin de etiquetas, elegir Avery estndar EE.UU. 9. Seleccionar del nmero de producto de las etiquetas (generalmente en el paquete aparece en nmero de modelo) 10. Aparecer la hoja con las lneas del tamao y nmero de etiquetas segn el modelo escogido TIP: En el documento donde se generarn las etiquetas podemos seleccionar antes el tamao y el tipo de la letra seleccionando primero en el men Edicin-Seleccionar todo y a continuacin escoger el formato de la letra. 11. Seleccionamos el botn de Abrir origen de datos. En este ejemplo ahora utilizaremos el archivo creado en Excel en el que por tener varias hojas, se elige cul de las hojas es donde se encuentran los datos y si la primera fila contiene los ttulos de las columnas.

12. Despus presionamos el botn de Insertar campos combinados para igual que en las cartas agregar los campos que aparecern en las etiquetas. 13. El siguiente botn a seleccionar es Distribuir etiquetas, esto para que en cada una de las etiquetas se agreguen los campos que se insertaron ANTES DE COMBINAR LAS ETIQUETAS: casi siempre se generan 2 pginas en donde el ltimo rengln se pasa a la siguiente pgina. Para evitarlo, se puede disminuir a 0 cm. el margen del pie de pgina dentro del men Archivo-Configurar pgina-pie de pgina en la pestaa Diseo. 14. Por ltimo, presionamos el botn de Combinar en un documento nuevo para que aparezcan las etiquetas con los datos combinados.

COMBINACIN DE SOBRES Igualmente se seguirn los pasos del 1 al 4 5. Seleccionar Sobres 6. Aparece una ventana donde se selecciona el tamao del sobre y la forma como se va a imprimir 7. La pgina se configurar automticamente al tamao seleccionado

Ahora para este ejemplo tomaremos un archivo desde el administrador de base de datos Access. 8. Seleccionar Abrir origen de datos y elegir la base de datos con extensin mdb.

NOTA: Antes de insertar los campos, es importante colocar el cursor en medio del sobre donde aparecer un recuadro y entonces agregar los campos.

9. Seleccionar el botn de Insertar campos combinados y insertar cada uno de los campos como se hizo en la combinacin de cartas.

10. Despus de insertar los campos, seleccionar el botn de Combinar en un documento nuevo. En la siguiente imagen se aprecia dentro de la Vista preliminar cmo estn combinados los sobres.