Formation Access niveau1 Cration dune base de donnes

Microsoft Office 2010

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Avant de commencer, regardons quelquesuns des avantages d'une base de donnes.

1. Accs l'information plus rapidement et facilement. 2. Toute l'information se retrouve une seule place: dans votre base de donnes. 3. Plus besoin d'essayer de regrouper l'information qui provient de plusieurs sources. 4. Recherche Ad hoc facile. Ex.: Combien me reste-t-il en stock du produit X ? Qui sont mes dix clients les plus importants en ce moment ? Quels produits sont mes meilleurs vendeurs ? Quels sont mes meilleurs reprsentants? ... 5. Meilleur suivi de l'information 6. Meilleure gestion des donnes 7. Meilleure analyse des donnes 8. Meilleure prise de dcision 9. Mieux apte rpondre aux besoins de la clientle 10. Automatisation de certaines tches rptitives
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1. SGBD principe et fonctionnement: Base de donnes: Une base de donnes est un ensemble structur de donnes enregistres sur des supports informatiss, pouvant satisfaire simultanment plusieurs utilisateurs de faon slective, en un dlai raisonnable.

Le concept de base de donnes va l'encontre de cette faon de procder : il permet la centralisation, la coordination, l'intgration et la diffusion de l'information archive.

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 SGBD:
Systme de Gestion de Base de donnes : SGBD Ensemble des programmes et des langages de commande qui permettent de : -dfinir des "bases de donnes", et des relations entre les lments de chaque base ; - spcifier le traitement de ces donnes : interrogations, mises jour, calculs, extractions...

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2. Objectifs de l'approche SGBD :

Pour pallier aux inconvnients des mthodes classiques de gestion de fichiers, les SGBD visent quatre objectifs : Intgration et corrlation, Flexibilit (indpendance), Disponibilit,

Scurit.

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ACCESS
Microsoft Access est un systme de gestion de base de donnes (SGBD) qui permet de crer et de manipuler des bases de donnes informatises. Un systme de gestion de base de donnes dsigne un groupe de programmes intgrs utiliss pour crer et grer des informations au sein d'une base de donnes. Les bases de donnes informatises sont bien plus puissantes que les bases de donnes non informatises (par exemple, un annuaire tlphonique) puisqu'elles permettent aux utilisateurs de rorganiser des donnes et de rechercher des informations l'aide de centaines de mthodes diffrentes. Par exemple, si vous aviez la possibilit de stocker un annuaire tlphonique dans une base de donnes Access, vous pourriez effectuer une recherche en fonction de l'adresse, du prnom ou du numro de tlphone de la personne, et pas simplement son nom.
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Partie 1 : Prsentation des bases de donnes:

Dmarrer Microsoft Access et ouvrir une base de donnes existante ; Parcourir Access ; Ouvrir et fermer une table ; Afficher une table en modes Feuille de donnes et Cration ; Parcourir une table l'aide du pointeur de la souris ; Parcourir une table l'aide du clavier.

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 Dmarrer Microsoft Access et ouvrir une base de donnes existante ; Pour dmarrer Microsoft Access, cliquez sur le bouton Dmarrer de la barre des tches Windows, pointez sur Programmes, puis cliquez sur Microsoft Access. Tout comme les autres applications Microsoft Office, Microsoft Access est dote d'une barre de menus et d'une ou plusieurs barres d'outils prsentes en haut de la fentre, comme l'illustre la figure ci-aprs.

Vous pouvez choisir de crer une base de donnes ou d'ouvrir une base de donnes existante partir du volet Office, de la barre d'outils ou du menu Fichier.

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La table:
L'lment cl sur lequel tous les autres types d'objets reposent dans Access est la table. Les tables permettent de stocker les donnes qu'utilisent d'autres objets en vue d'appliquer des procdures et de raliser diverses activits dans Access. Une table est forme de champs et d'enregistrements affichs sous forme de lignes et de colonnes, les champs correspondant aux colonnes et les enregistrements aux lignes.

Un champ peut contenir des donnes relatives une personne, un lieu, un produit ou service, un vnement ou toute autre entit. Il peut, par exemple, regrouper tous les noms ou les numros de tlphone au sein d'une table.
Chaque champ d'une table est dot d'un nom de champ, galement appel tiquette , qui apparat en haut de la colonne.
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Un ensemble de champs associs constitue un enregistrement. Par exemple : les champs Prnom, Nom, Adresse, Ville, Dpartement et CodePostal identifiant un client du complexe peuvent former l'enregistrement pour un client unique, comme l'illustre la figure suivante. Dans cette table, l'intersection entre un enregistrement (ligne) et un champ (colonne) forme une cellule.

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ACCESS

TRAVAUX PRATIQUES

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Table clients :
Nom du champ Code client Type du champs Numrique Proprit Format Masque de saisie Lgende Valeur par dfaut Valide si Message si erreur Nul Interdit Index Valeur 0000(3zros avant le chiffre) 9999 (4chiffres) Code de client Supprimer le 0 >0 Saisir un code suprieur 0 Oui (Il faut saisir une valeur) Oui, sans doublons

Titre

Texte

Masque de saisie Valeur par dfaut

>L< ???? (1re lettre en majuscule et les autres en minuscule) Mr >[Bleu] (Les lettres en majuscule et en bleu) 20 (000)-00-00-00

Nom Prnom Adresse Tlphone

Texte Texte Texte Texte

Format Taille Mmo Masque de saisie

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Table Catgories
Nom du champ Code Catgorie Type du champ Numrique Proprit Format Valeur par dfaut Valeur " Ca "00 (exemple Ca01) Supprimer le 0

Nom de catgorie Description Photo

Texte Texte Objet OLE

Format

>

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Table Produits :

Nom du champ Rf Produit Dsignation Code catgorie

Type du champ Numrique Texte

Proprit Format " Pr " 00

Valeur

Assistant liste de choix

Prix Unitaire

Montaire

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Table commande :
Nom du champ N Commande Code client Date commande Type du champ Numrique Assistant liste de choix Date/Heure Format Masque de saisie Valide si Message si erreur Valeur par dfaut Date envoi Date/heure Format Masque de saisie Valide si Message si erreur Valeur par dfaut Date abrg 00/00/0000 Entre #01/01/1990# et maintenant() Entrer une date entre 01/01/1990 et la date daujourdhui =Date() (date daujourdhui) Date abrg 00/00/0000 Entre #01/01/1990# et maintenant() Entrer une date entre 01/01/1990 et la date daujourdhui =Date() (date daujourdhui) Proprits Valeurs

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Table Dtails commande :

Nom du champ N Commande Type du champ Assistant liste de choix Assistant liste de choix Numrique Numrique Format pourcentage Proprit Valeur

Rf produit

Quantit Remise

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Dfinir la cl primaire de chaque table comme suit :

Nom de la table Table clients Table catgorie Table produit Table commande Nom du champ Code client Code catgorie Rf produit N commande Rf Produit N commande

Table Dtail commande

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Les tables stockent toutes les informations que renferme une base de donnes.
Pour afficher uniquement certains champs et enregistrements au sein d'une base de donnes, vous devez utiliser une requte.

Une requte permet d'extraire les donnes spcifiques d'une ou plusieurs tables selon des critres de recherche.

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Remarque: Les formulaires: Une autre manire d'afficher les informations d'une base de donnes consiste utiliser un formulaire, comme l'illustre la figure ci-aprs. Un formulaire permet d'afficher un seul enregistrement la fois dans un format spcifi. Vous pouvez galement faire appel des formulaires pour ajouter de nouvelles informations une base de donnes.

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Rappel
I. Les objets dune base de donnes: Un SGBDR manipule divers types dobjets : Table : Permet le stockage de donnes structures relatives un thme prcis. Cest un lment fondamental sur lequel se basent dautres objets de la base de donnes. Requte : Permet l'interrogation des tables. Son principe de base est de rpondre la question SFW (Select... From.... Where ). C'est dire Slectionner des donnes d'une ou de plusieurs tables suivant une condition.
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Les tats: Contrairement au formulaire, l'tat peut tre utilis pour l'affichage de plusieurs enregistrements. Il permet mme dimprimer les donnes dune table ou dune requte. Bien qu'il s'apparente une table, l'tat peut adopter des formats de diffrents types pour faciliter la manipulation des informations et les rendre plus attrayantes que dans le cadre d'une table. Par exemple, on peut crer un tat compos d'un titre mis en forme, d'un entte ou d'un pied de page, et d'une prsentation en arrire-plan agrable l'il. Les tats, tout comme les requtes, peuvent tre personnaliss si on souhaite afficher uniquement les donnes issues des champs spcifiques d'une table, et non de tous les champs.

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Exemple dun tat:

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Outre les tables, les requtes, les tats et les formulaires, la barre Objets dvoile les trois types d'objets suivants :
Pages : dsigne un raccourci une page d'accs aux donnes au sein d'une base de donnes. Une page d'accs aux donnes affiche les donnes slectionnes dans une base de donnes mais se prsente sous la forme d'un fichier HTML Macros : dsigne une squence d'actions effectues automatiquement. Module :programme crit dans Microsoft Visual Basic ou tout autre langage de programmation.

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Groupes et Favoris: La barre Groupes apparat sous le terme Groupes dans la fentre Base de donnes. Elle contient un ou plusieurs groupes.

Un groupe prsente une liste de raccourcis diffrents types d'objets au sein de la base de donnes. Un raccourci permet d'accder, en un clin d'il, un objet stock quelque part dans la base de donnes.

Dans la barre Groupes, le groupe Favoris cr par dfaut dvoile les noms des objets les plus frquemment utiliss de la base de donnes.

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On peut utiliser les raccourcis de la fentre Base de donnes pour crer de nouveaux objets l'aide d'un Assistant ou en mode Cration.
1. Dans la barre Objets, cliquez sur Tables (si besoin est): Les noms des tables de la base de donnes Database_Exemple apparaissent avec les options Crer une table en mode Cration, Crer une table l'aide de l'Assistant et Crer une table en entrant des donnes. 2. Dans la barre Objets, cliquez sur Requtes: Les options Crer une requte en mode Cration et Crer une requte l'aide de l'Assistant apparaissent. 3. Dans la barre Objets, cliquez sur Formulaires: Un nom de formulaire (frmEmployees) apparat avec les options Crer un formulaire en mode Cration et Crer un formulaire l'aide de l'Assistant.

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4. Dans la barre Objets, cliquez sur tats: Les options Crer un tat en mode Cration et Crer un tat l'aide de l'Assistant apparaissent. 5. Dans la barre Objets, cliquez sur Pages: Les options Crer une page d'accs aux donnes en mode Cration, Crer une page d'accs aux donnes l'aide de l'Assistant et Modifier une page Web existante apparaissent. 6. Dans la barre Objets, cliquez sur Macros ou Modules:. Aucun raccourci ne permet de crer des macros ou des modules.

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 propos des conventions de noms des objets:

Lappellation des objets suit une certaine convention qui exige que chaque objet soit identifi en incluant le type d'objet dans le nom de l'objet. De cette manire, on arrive facilement savoir si l'objet est une table, une requte, un formulaire ou un autre type d'objet. Le tableau suivant identifie les prfixes de noms utiliss pour chaque type d'objet.

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Cette convention s'applique galement aux noms de champs, aux images et tous les objets employs dans Access. Conformment la convention d'affectation des noms : Les trois premires lettres du nom d'un objet sont en minuscules et identifient le type d'objet. Le nom qui suit le prfixe de l'objet commence par une lettre majuscule. L'usage d'espaces dans les noms d'objets est exclu. Les noms des objets peuvent uniquement tre composs de lettres et de

chiffres.

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Prsentation des modes Feuille de donnes et Cration: Tous les objets Access (tables, requtes, formulaires et tats) peuvent tre ouverts en mode Cration. Cest le mode gnralement adopt pour leur cration. Chaque objet Access peut prendre deux ou plusieurs modes d'affichage. L'affichage des tables se fait le plus souvent selon un ou deux formats, galement appels modes : le mode Feuille de donnes et le mode Cration.

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Mode cration des tables:

Le mode Cration permet de concevoir la structure d'une table en choisissant les champs censs apparatre dans la table, en personnalisant le processus de saisie des donnes dans les champs et en dterminant l'apparence finale des donnes pour les utilisateurs. La prsentation dune table en mode Cration est la suivante :

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Remarque: La colonne Nom du champ rpertorie les noms des champs de la table. La colonne Type de donnes vous permet de choisir le type de donnes (par exemple, donnes alphabtiques ou numriques) qu'il est possible d'entrer dans un champ. La partie infrieure de la fentre vous permet de dfinir les proprits spcifiques de chaque champ.

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Lorsquon affiche la table en mode Feuille de donnes, les donnes relles de la table apparaissent. Par exemple, dans la table tblEmployees, les noms de champs rvls dans la colonne Nom du champ en mode Cration s'affichent de gauche droite en haut de la table.

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Exemples de requtes
1. La liste alphabtique des produits 2. Les Prix des produits 3. Les Produits par pays 4. La liste des produits courants (disponibles) 5. Les Produits par catgorie 6. Les produits puises 7. Tout les produits sauf boissons 8. Les produit dont le prix est sup 20 9. Les clients et leurs commandes Access 2010 - Bakhous 10.Les produits des catgories Hassane viandes ou boissons - www.sosdi.new.ma

1. Dresser la liste des employs (prnom, nom, fonction) 2. Dresser la liste des employs habitant London (prnom, nom, fonction) 3. Dresser la liste des fonctions des employs et compter le nombre demploys par fonction 4. Afficher pour chaque produit command en 1997, le nom du produit, la quantit commande et la date de la commande. Trier par date (croissant).

5. Calculer la quantit commande de chacun des produits en 1997. Trier en ordre alphabtique de nom de produit.

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Requte statistique
Afficher les statistiques Minimum, Maximum, Moyenne, Somme des prix de port de toutes les commandes de lanne 1997

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Montant: [dtails commandes].[Prix unitaire]*[quantit]*(1-[remise(%)])

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