GUIA PARA DESARROLLAR UN PLAN DE IMPLEMENTACIN DEL SMS POR UN PROVEEDOR DE SERVICIOS

1. Antecedentes "A partir de Noviembre 23 del 2006 Se requiere a los Estados, como parte de su programa de seguridad operacional, que un (operador, organizacin de mantenimiento, proveedor de Servicios ATC A, aerdromo certificado) implemente un sistema de seguridad operacional (SMS) aceptado por el Estado, que como mnimo: Identifique los peligros a la seguridad operacional Asegure que la accin necesaria de mitigacin para mantener un nivel aceptable de seguridad operacional es implementada. Provea un continuo monitoreo y evaluaciones regulares del nivel de seguridad operacional alcanzado. Objetivos para hacer el mejoramiento continuo del nivel total de seguridad operacional." [1] La siguiente gua puede ser usada como referencia para desarrollar la implementacin de un plan SMS que explique como la organizacin proveedora de servicio implementar el SMS en base a los requerimientos nacionales y los estndares y Prcticas Recomendadas (SARPs), la descripcin del sistema y el resultado del anlisis de un faltante. Es importante entender que el plan sugerido tiene como intencin ser usado solamente como gua de referencia y puede necesitar ser adaptado para cubrir las necesidades de cada proveedor de servicios. El desarrollo de la implementacin de un plan SMS apropiado y realista deber: Ayudar a los proveedores de servicios a prepara una estrategia realista para la implementacin del SMS que conseguir las necesidades de seguridad operacional de la organizacin. Defina la aproximacin que adoptar la organizacin para gestionar la seguridad operacional. Provea los pasos secuenciales de como implementar el SMS Provea un marco de rendicin de cuentas por la implementacin del SMS

 Dos requisitos deben ser completados antes de desarrollar el Plan de implementacin del SMS Identifique el Ejecutivo Responsable y la rendicin de cuentas de los directores El Ejecutivo Responsable debe tener: Total autoridad de los asuntos de recursos humanos. Autoridad sobre los asuntos financieros principales. Responsabilidad directa para conducir los asuntos de la organizacin. Autoridad final sobre las operaciones bajo certificado. Responsabilidad final sobre los asuntos de seguridad operacional. Identifique la persona (o grupo de planificacin) dentro de la organizacin responsable de desarrollar el plan de implementacin del SMS (Capt 15 ) El xito del plan de implementacin del SMS depende del apoyo, compromiso y participacin de la gerencia, supervisores y trabajadores operacionales. Se sugiere una aproximacin por fases para desarrollar el plan de implementacin del SMS y el itinerario para su implementacin pudiera ser diferente, dependiendo de la complejidad de la organizacin. Se proporciona una carta del modelo de Gantt para el plan implementacin del SMS Plan de Implementacin del SMS - elementos 1) Planificacin y objetivos de seguridad operacional 2) Poltica de seguridad operacional 3) Papeles y responsabilidades de seguridad operacional 4) Descripcin del sistema 5) Anlisis del faltante 6) Proceso de identificacin de peligros 7) Proceso de gestin del riesgo

8) Medicin de la eficacia de la seguridad operacional 9) Entrenamiento de Seguridad Operacional 10)Comunicacin de seguridad operacional 11)Coordinacin con terceras partes 12)Revisin de la Gerencia (del rendimiento de la seguridad operacional) Plan de implementacin del SMS -Aproximacin por fases Fase 1- Poltica y objetivos de seguridad operacional (Planificacin) Esta fase debe ser el anteproyecto de como los requerimientos del SMS se alcanzarn e integrarn en las actividades de trabajo de la organizacin. Para alcanzar esto, los siguientes asuntos deben ser completados, a) Compromiso de la Gerencia para la implementacin del SMS: Identifique los objetivos de seguridad operacional de la organizacin Los objetivos son elementos tangibles precisos a ser validados (a travs de las diferentes fases) y enlazados a los indicadores y las metas de rendimiento de seguridad operacional. Desarrolle una poltica de seguridad operacional que contenga o al menos atienda los siguientes puntos (ref. Capt. 12) Alcance los estndares ms altos de seguridad operacional. Observe todos los requisitos legales aplicables y estndares internacionales y mejores prcticas. Provea los recursos humanos y financieros apropiados. Haga cumplir la de seguridad operacional como la responsabilidad primaria por todos los gerentes. Asegure que la poltica es entendida, implementada y mantenida en todos los niveles. Establezca la asignacin de tiempo para el proceso del SMS entre los diferentes capas gerencias de la organizacin.

b) La gerencia debe establecer el nivel de expectativas para el SMS y su uso por contratistas y subcontratistas en sus sitios de trabajo Escriba los requisitos SMS en el proceso de contratacin. Establezca los requisitos del SMS en la documentacin de licitacin. c) Comunicacin de seguridad operacional Comunique, con la firma visible, la poltica de seguridad operacional a todo personal Establezca los medios para comunicar los asuntos relacionados a la seguridad operacional que puedan incluir: Polticas y procedimientos de seguridad operacional Volantes Boletines Sitio Web Elaboracin de la descripcin del Sistema y el Anlisis del Faltante (Capt.6) a) Establezca las guas para la descripcin del sistema y la interaccin de los diferentes componentes Consideraciones de del rendimiento humano requerido de operacin del sistema Componentes de hardware del sistema Componentes del software del sistema Ambiente operacional Interaccin del sistema con otros sistemas del sistema de transporte areo Productos y servicios contratados b) Realice el anlisis del faltante contra los cuatro componentes y trece elementos del marco de SMS como se especfica abajo

(Plantilla en Plan de implementacin SMS OACI): 1. Poltica y objetivos de Seguridad Operacional 1.1 - Compromiso y responsabilidad de la Gerencia 1.2 - Rendicin de cuentas de seguridad operacional de los gerentes 1.3 - Nombramiento del personal clave 1.4 - Plan de implementacin del SMS 1.5 - Coordinacin del plan de respuesta a la emergencia 1.6 - Documentacin 2. Gestin del riesgo de seguridad operacional 2.1 - Proceso de identificacin del riesgo 2.2 - Proceso de evaluacin y mitigacin del riesgo 3. Aseguramiento de la seguridad operacional 3.1 - Monitoreo y medicin del rendimiento de la seguridad operacional 3.2 - Gestin del cambio 3.3 - Mejoramiento continuo de la seguridad operacional 4. Promocin de la seguridad operacional 4.1 - Capacitacin y educacin 4.2 - Comunicacin de la seguridad operacional c) Identifique los retos potenciales en la implementacin, desarrolle planes para atender esos retos (ej. plan de evaluacin del riesgo) Con los resultados del anlisis del faltante el equipo de implementacin debe desarrollar una estructura del SMS y determinar las responsabilidades de seguridad operacional del personal clave Establecimiento de la Estructura Organizacional del SMS

a) Implementacin de un equipo de planificacin para proponer un estructura al SMS; y b) Responsabilidades en seguridad operacional del personal clave ( informacin detallada de las funciones y criterios de seleccin (capt. 15) Oficina de seguridad operacional -Funciones corporativas Asesorar al alto ejecutivo en materias de seguridad operacional Asesorar a los gerentes operativos Vigilancia de los sistemas de identificacin de peligros El Gerente de seguridad operacional - Responsabilidades Responsable exclusivo y punto focal para el desarrollo y mantenimiento de un efectivo sistema de gestin de la seguridad operacional Funciones y criterio de seleccin del gerente de seguridad operacional Comit de Revisin de la Seguridad Operacional (SRB): Comit de alto nivel Funciones estratgicas en seguridad operacional Grupo(s) de Accin de Seguridad Operacional (SAG): Reporta al SRB y recibe direccin estratgica del SRB c) Aprobacin del plan de implementacin y entrenamiento inicial en SMS Desarrollo del borrador plan de implementacin del SMS Identifique los costos asociados para capacitar y planear la implementacin Borrador del presupuesto para la implementacin del SMS Aprobacin del borrador del presupuesto del plan de implementacin del SMS Plan de implementacin del SMS firmado por el Ejecutivo Responsable

c) Capacitacin Introduccin a los conceptos del SMS de acuerdo al nivel de todos los trabajadores, contratistas y subcontratistas Identifique quien necesita ser capacitado para fases posteriores Identifique el costo asociado a la capacitacin Organice y fije horarios para capacitacin de todos los supervisores y trabajadores Coordinacin del plan de respuesta a la emergencia a) Coordinacin interna Establecimiento del equipo de plan de respuesta a la emergencia Nombramiento del coordinador de planeamiento a la emergencia Para procedimientos refirase al (Capt. 11) otros

b) Coordinacin externa establecido con los servicios de bsqueda y salvamento establecido con la Direccin General de Aviacin Civil (DGAC) y las agencias de investigaciones Plan de emergencia sometido a la DGAC otros Documentacin a) Desarrolle la biblioteca de seguridad operacional de la organizacin b) Desarrolle en SMSM (relacionado a la fase de planeamiento) c) Biblioteca de seguridad operacional establecida d) La informacin de la Fase 1 recolectada y distribuida a la organizacin

Fase 1 Programacin - 1 a 6 meses Depende de la complejidad de la organizacin Alcanzados Objetivos de seguridad operacional de la organizacin aprobados por el ejecutivo responsable Poltica de seguridad operacional firmada por el ejecutivo responsable Poltica de seguridad operacional distribuida a travs de la organizacin Estructura organizativa del SMS en su lugar Lneas de rendicin de cuentas establecidas Aprobacin del plan de implementacin y la capacitacin inicial Plan de respuesta a la emergencia en su lugar Pilares Borrador de propuesta de la poltica de seguridad operacional Anlisis de Faltante entregado Propuesta de la estructura organizativa del SMS incluida la asignacin de recursos y el tiempo para el proceso del SMS entre las diferentes capas de gerencia de la organizacin Estimado del presupuesto para los procesos SMS Fase 2: Gestin del Riesgo de Seguridad Operacional (procesos reactivos) Significa recolectar, registrar, actuar y generar retroalimentacin sobre peligros y riegos en operaciones de acuerdo al resultado del anlisis del faltante a) Determine que forma de instrumento de accin a usar para recolectar informacin reactiva b) Decida que sistema de reporte ser requerido y adaptado a la organizacin. Sistema obligatorio de reporte

 Sistemas Voluntarios de reportes Sistemas confidenciales de reportes c) Determine que Matriz a ser usada (como fue sugerida en la AC 145 o una nueva)
Personalice

la Matriz del Riesgo para que se ajuste en la complejidad de la organizacin instrucciones para la Matriz del Riesgo en los formularios o la capacitacin

Desarrolle

d) Determine los niveles de gestin del riesgo a ser documentados (ej. intolerable, tolerable, o aceptable) e) Escriba tales requisitos en la documentacin de licitacin para contratistas, si es necesario y notifique la los contratistas y subcontratistas por escrito. f) Identifique los procesos/responsabilidades administrativos para la implementacin de las estrategias. Necesitaremos una base de datos para capturar datos reactivos de los formularios? Quien mantendr los archivos/base de datos? Quin analizar los datos para tendencias? A quien se le comunicarn las tendencias? Desarrolle estrategias de control y mitigacin (para los procesos reactivos) g) Construya la biblioteca de seguridad operacional h) Recolecte informacin para indicadores de rendimiento de la seguridad i) Capacite al capacitador(es) i) Capacite a los supervisores k) Capacite al personal operativo l) Proporcione adiestramiento y gua continuo por los supervisores al personal operativo

Fase 2 Programacin - x a y meses Dependiendo de la complejidad de la organizacin Alcanzados El sistema de reporte de seguridad operacional en su lugar (para procesos reactivos) La biblioteca de seguridad operacional en su lugar Pilares Matriz de evaluacin del riesgo para procesos reactivos en su lugar Procedimiento formal para traducir los datos de seguridad operacional en informacin relacionado con los peligros Capacitacin en el proceso reactivo completada para el personal operativo, supervisores y gerentes Lleve la informacin crtica de seguridad operacional a la organizacin basada en los procesos reactivos. Fase 3: Gestin del Riego de la Seguridad Operacional (procesos proactivos y predictivos) a) Determine que forma de instrumento de accin a usar para recolectar informacin proactiva y predictiva (ej. sistema de reportes confidencial, anlisis de datos de vuelos, monitoreo de operaciones normales etc.) b) Actualice guas, procedimientos hardware y software para apoyar las herramientas de accin proactivas y predictivas c) Revise y actualice la poltica de reportes d) Identifique los procesos y responsabilidades administrativas Necesitaremos una base de datos para capturar datos proactivos y predictivos de los formularios? Quien mantendr los registros/base de datos? Quien analizar las tendencias de los datos?

 A quin se le comunicar las tendencias? e) Capacite al gerente de seguridad operacional de vuelo en herramientas de accin especficas en recolectar informacin f) Determine los niveles de riesgo a ser documentado (como en la fase 2) g) Use la Matriz del riesgo como en la fase 2 h) Desarrolle estrategias de control y mitigacin i) Instruya a supervisores y personal operativo en los procesos proactivos y predictivos j) Ponga por escrito los requisitos en la documentacin de licitacin para los contratistas y subcontratistas k) Desarrolle los indicadores y metas de eficiencia (Capt. 5) Fase 3 Programacin - x a y meses Dependiendo de la complejidad de la organizacin Alcanzados Sistema de reporte de la seguridad operacional (para procesos proactivos y predictivos) en su lugar Indicadores y metas de seguridad operacional aprobados por el Ejecutivo Responsable. Pilares Estrategia de control y mitigacin del riesgo desarrolladas Indicadores y metas de eficiencia revisadas por el comit de Revisin de la Seguridad Operacional (SRB) o equivalente Capacitacin en el proceso proactivo y predictivo completada para el personal operativo, supervisores y gerentes Lleve la informacin crtica de seguridad operacional a la organizacin basada en los procesos reactivos. Fase 4: Aseguramiento y Promocin de la Seguridad Operacional

Nivele aceptables de seguridad operacional a) Defina los indicadores y metas de eficiencia de seguridad operacional en un aceptable nivel(es) de seguridad operacional de la organizacin b) Establezca los requisitos de seguridad operacional para llevar los indicadores y metas a un nivel aceptable de seguridad operacional c) Los niveles aceptables de seguridad operacional establecidos y sometidos a la DGAC. Monitoreo y medicin de la eficacia de la seguridad operacional (Capt.10) Defina el proceso por medio del cual la eficacia de la seguridad operacional de la organizacin es verificada en comparacin de las polticas y objetivos aprobados. Reportes de seguridad operacional Estudios de seguridad operacional Revisiones de seguridad operacional Auditoras Encuestas Investigaciones internas de sucesos o eventos que no son requeridos investigar o reportar a la CAA Defina los indicadores y metas de seguridad operacional de un nivel(es) aceptable de seguridad operacional de la organizacin Establezca los requerimientos de seguridad operacional para llevar la eficacia de los indicadores y metas de seguridad operacional a un nivel aceptable de seguridad operacional Establezca las lneas de rendicin de cuentas para medidas fiabilidad, disponibilidad y/o exactitud relacionados con los requerimientos de seguridad operacional Gestin del cambio Evalu cambios internos o externos Identifique los procesos o servicios afectados

 Arreglos para asegurar el rendimiento de la seguridad Mejoramiento continuo del SMS Evaluacin proactivo de las facilidades, equipo, documentacin y procedimientos completadas a travs de auditorias y encuestas Evaluacin proactiva del rendimiento individual complete para verificar el cumplimiento de sus responsabilidades en seguridad operacional Procedimientos para evaluaciones reactivas establecidos para verificar la efectividad del sistema de control y mitigacin de riesgos (investigacin de accidentes, incidentes y eventos mayores) Capacitacin relevante en aseguramiento operacional de la seguridad operacional Documentacin relevante en aseguramiento operacional de la seguridad operacional Identifique los cambios requeridos del anlisis de tendencias de los Riesgos que han sido reportados Las Prcticas de Trabajo Seguras son actualizadas Adiciones al Programa de Seguridad Operacional Promocin de la Seguridad Operacional (Capt. 15) Mtodos efectivos para promover la seguridad operacional en esta fase deben ser incluidos entre otros: Repase, revise y comunique cambios al uso y estndares de su organizacin Comparta las "lecciones aprendidas" para promover mejoramiento del SMS Identifique mtodos para comunicar el xito del SMS (ej. despus que se complete la capacitacin, tendencias identificadas en la documentacin presentada, cambios relacionados con los programas de seguridad operacional, etc.) Repase la poltica de seguridad operacional incluida de polticas de

 Promueva la participacin del personal en la identificacin de peligros Fase 4 Programacin - x a y meses Depende de la complejidad de la organizacin Alcanzados Los niveles aceptables de seguridad operacional establecidos y presentados a la DGAC Las estrategias y procesos de seguridad operacional revisados y aprobados por el Ejecutivo Responsable Pilares Los procesos para el monitoreo y medicin de la eficacia de la seguridad operacional aprobados y establecidos Reevaluacin de estrategias y procesos por el SRB Capacitacin en proactiva y mejoramiento de la seguridad operacional completada para el personal operacional, supervisores y jefes