jafjsafbskgInstituto Tcnico Central PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIN Y ENTREGA

DE COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS CODIGO: GIC-PC-01 VERSIN: 1 Pgina 1 de 7 DOCUMENTO CONTROLADO

1. OBJETIVO Lograr mediante el desarrollo de una secuencia de actividades organizadas que la recepcin, distribucin de las comunicaciones oficiales internas y externas de Escuela Tecnolgica Instituto Tcnico Central, sean giles y oportunas, mediante el uso adecuado de procedimientos centralizados y normalizados definidos en el proceso de gestin documental y normas vigentes. 2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todas las comunicaciones oficiales enviadas y recibidas que se administren de forma fsica en soporte papel, desde su recepcin, radicacin y registro hasta su entrega al destinatario correspondiente y el archivo de las planillas de control. 3. RESPONSABILIDADES Del Auxiliar administrativo de correspondencia: Recibir, radicar y entregar las comunicaciones internas y externas de acuerdo con lo establecido en este procedimiento. Del funcionario que origina la comunicacin: Elaborar las comunicaciones siguiendo los parmetros establecidos en este procedimiento. 4. DEFINICIN DE TRMINOS COMUNICACIONES OFICIALES: Son aquellas comunicaciones recibidas o producidas en cada oficina de la Institucin, con destino a otras entidades o diferentes dependencias de la misma entidad. COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS: Son todas aquellas recibidas o enviadas, que la Institucin, establece con entidades pblicas, empresas privadas o personas naturales, en ejercicio de sus funciones y referidas exclusivamente a asuntos oficiales. Para el trmite de comunicaciones oficiales externas, la Institucin, utiliza como documento bsico la carta u oficio. COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS RECIBIDAS: Son las comunicaciones oficiales que ingresan la Escuela Tecnolgica Instituto Tcnico Central y que deben ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que la remite, direccin donde se debe enviar respuesta, asunto o referencia.
CONTROL DE COMUNICACIONES OFICIALES: Las comunicaciones oficiales deben diligenciarse diariamente en las planillas y controles manuales o automatizados, que permitan certificar la recepcin de los documentos, por parte de los funcionarios competentes y disponer de servicios de alerta, para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas. Para el control de las comunicaciones oficiales internas y externas (enviadas y Escuela Tecnolgica Instituto Tcnico Central
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recibidas), la Escuela Tecnolgica Instituto Tcnico Central lleva los registros centralizados y automatizados. CORRESPONDENCIA: Son todas las comunicaciones de carcter privado que llegan a las entidades, a ttulo personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trmite para la institucin. DERECHOS DE PETICION, QUEJAS, RECLAMOS Y CONSULTAS: Presentados ante la Institucin, deben ser recibidos con estricto cumplimiento a lo establecido en el instructivo de Derechos de Peticin o aquellas que la sustituyan, modifiquen o adicionen. DOCUMENTO ELECTRNICO DE ARCHIVO: Es el registro de informacin generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrnicos, que permanecen en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razn de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivsticos. DOCUMENTO FAX: El fax se considera como un adelanto de informacin, como prueba de trmite. DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente de informacin con todas los rasgos y caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad. DOCUMENTO PBLICO: Es el producido o tramitado por el funcionario pblico en ejercicio de su cargo o con su intervencin. LEYENDA DE PIE DE PGINA: Debe contener la direccin, el nmero de conmutador, el nmero de fax institucional, la direccin de la pgina web y la direccin del correo electrnico de la entidad para anexar en memorando u oficio. MEMORANDO: Comunicacin escrita de carcter interno utilizado para tratar asuntos referentes a rdenes, autorizaciones, conceptos, informes, orientaciones, pautas, recordatorios, etc., que agilicen la gestin institucional entre dependencias de la misma Institucin. Nunca se dirigen a superiores jerrquicos (Fuente: Acuerdo 060 de 2001 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin). PLANILLA DE DISTRIBUCIN DE COMUNICACIONES OFICIALES: En ella se consignan los datos del documento a distribuir, nmero de orden, nmero de radicacin, fecha, cdigo, remitente, (dependencia), referencia, asunto, nmero de anexos, folios, hora y firma de quien recibe. RADICACIN DE COMUNICACIONES OFICIALES: Procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un nmero consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibido o envo, con el propsito de oficializar su trmite y Escuela Tecnolgica Instituto Tcnico Central PROCEDIMIENTO
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cumplir con los trminos de vencimiento que establezca la ley. Estos trminos se empiezan a contar a partir del da siguiente de radicado el documento. REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan a sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones recibidas o producidas, registrando datos tales como nombre de la persona o entidad remitente o destinataria, nombre o cdigo de la(s) dependencia(s) competente(s), nmero de radicacin, nombre del funcionario responsable del trmite, anexos y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros. 5. POLTICAS DE OPERACIN Es responsabilidad del rea de correspondencia, gestionar de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepcin, radicacin y distribucin de las comunicaciones oficiales tanto recibidas como enviadas. Ninguna comunicacin externa se tramitar sin la firma del remitente, direccin y telfono del mismo; la firma deber aparecer registrada al final del texto y no se aceptar la sola firma en hoja independiente, siempre deber estar acompaada de texto anterior. Las comunicaciones oficiales externas sern recepcionadas en el rea de correspondencia y archivo en el horario establecido. La recepcin, radicacin y distribucin de comunicaciones oficiales internas se realiza en cada uno de los recorridos de la jornada laboral diaria establecida por la institucin. Las comunicaciones oficiales internas recibidas al finalizar la jornada, se tramitarn en la primera entrega del da hbil siguiente. Para las comunicaciones oficiales externas fuera del horario de atencin establecido, se realizar su recepcin con el uso del buzn ubicado en el rea de correspondencia y sern tramitadas y procesadas en la primera hora del da siguiente hbil. Los formatos utilizados para el trmite de comunicaciones oficiales al igual que el papel con el logotipo oficial no deben utilizarse para trmite de correspondencia personal.
La

numeracin en la radicacin de comunicaciones oficiales internas y externas debe ser consecutiva y cronolgica, sin reservar, tachar o enmendar nmeros.
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 Cuando una comunicacin oficial interna no est firmada, ni presente el nombre del responsable de su contenido se devuelve al remitente para los ajustes del caso. Al recibir un documento por va fax, ste debe reproducirse sobre papel que garantice su permanencia y durabilidad en los archivos. Documentos voluminosos como manuales, libros, catlogos o informes no deben enviarse por este medio. () no se podrn reservar nmeros de radicacin, ni habr nmeros repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeracin ser asignada en estricto orden de recepcin de los documentos; cuando el usuario o peticionario presente personalmente la correspondencia, se le entregar de inmediato su copia debidamente radicada. Al comenzar cada ao, se iniciar la radicacin consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecnicos o automatizados. Cuando existan errores en la radicacin y se anulen los nmeros, se debe dejar constancia por escrito, con la respectiva justificacin y firma del Jefe de la unidad de correspondencia. (Acuerdo 060 del 30 de octubre de 2001 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin, Artculo Quinto). Para las comunicaciones internas de carcter oficial, las entidades debern establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas, utilizando los cdigos de las dependencias, la numeracin consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya sean stos, manuales o automatizados. (Acuerdo 060 del 30 de octubre de 2001 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin, Artculo Sptimo). Las unidades de correspondencia, elaborarn planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepcin de los documentos, por parte de los funcionarios competentes y dispondrn de servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas (Acuerdo 060 del 30 de octubre de 2001 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin, Artculo Octavo). Las unidades de correspondencia deben recibir nicamente las comunicaciones que conciernan a la entidad y verificar su competencia, en caso que no sean para la entidad debern ser devueltas al respectivo destinatario(Gua para administracin de comunicaciones oficiales, 2003.). Las comunicaciones que recibe la entidad se sometern a un proceso de seleccin antes de legalizar su recibimiento para determinar si son de carcter oficial o personal o si amerita su registro o radicacin, igualmente se tendr especial cuidado de confrontar si la informacin que se recibe est completa, tiene anexos y se encuentra en buen estado de conservacin (Gua para administracin de comunicaciones oficiales, 2003). Las comunicaciones de carcter privado o tambin llamadas correspondencia, no debern abrirse ()(Gua para administracin de comunicaciones oficiales, 2003)
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 Las publicaciones libros, revistas, folletos y dems documentos de carcter meramente informativo como plegables o publicidad, no debern radicarse (). (Gua para administracin de comunicaciones oficiales, 2003.) 6. ACTIVIDADES
No DIAGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE

-Recibir las comunicaciones oficiales internas y externas, producidas por las dependencias bsicas de gestin acadmicas o administrativas de la Institucin o por un agente externo, para su radicacin, registro y distribucin. -Radicar las comunicaciones oficiales externas, mediante la asignacin de un nmero consecutivo, la fecha, la hora de recibo y nombre de quien las recibe, se registran en la respectiva planilla manual o automatizada GIC-FO-05. Radicar las comunicaciones oficiales internas mediante la asignacin de un nmero consecutivo seguido del cdigo de la dependencia en original y dos copias, o las que sean necesarias. -Radicar y fechar las comunicaciones oficiales internas con las firmas autorizadas para enviar fuera de la ETITC, con el numerador manual del Instituto y las registra en la respectiva planilla manual o automatizada GIC-FO-04. -Clasificar las comunicaciones oficiales internas y externas. -Guarda las comunicaciones oficiales internas y externas en las bolsas de cada dependencia, realiza la entrega al destinatario, quien firma el recibido con su nombre, fecha y hora para las comunicaciones oficiales internas y/o legaliza el recibo en planilla GIC-FO04, para las comunicaciones oficiales externas, legaliza el recibido en la planilla GIC-FO-05.

Secretaria, Tcnico o Auxiliar Administrativo de Correspondencia

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