TOMBAMENTO Tombamento o processo de incluso (entrada) de um bem permanente no sistema de controle patrimonial da Universidade e, em alguns casos, no seu balano

o contbil. Isso significa dizer que o bem que entra no acervo da instituio, apresentar igualmente um aporte balano patrimonial. Por interferir no balano patrimonial, essa operao atribuio exclusiva do responsvel pelo controle patrimonial da Unidade. O tombamento deve ser realizado sempre no momento em que o bem entra fisicamente na instituio e envolve desde o lanamento dos bens no Sicpat at a assinatura e arquivamento dos Termos de Responsabilidade. A modalidade do tombamento escolhida conforme a documentao referente ao bem permanente, que indica a fonte de recursos e a origem fsica do bem. MODALIDADES DE TOMBAMENTO Aquisio a modalidade de tombamento realizada quando o bem adquirido atravs de recursos oramentrios ou extra-oramentrios. Toda aquisio de material atravs de despesa oramentria realizada por empenho. A nota fiscal ter sempre o nome e CNPJ da UFMG no campo cliente. Incorporao. O tombamento por incorporao feito a partir de um ofcio do dirigente da unidade determinando a operao (este documento, por conveno, equivale ao documento de origem do bem). Um tombamento por incorporao ocorre quando no possvel identificar a origem dos recursos de um bem que se encontre pelo menos a dois exerccios (anos) no acervo da unidade ou rgo. de recursos no

Para proceder ao tombamento por incorporao deveremos igualmente observar o disposto o item 6.4 da IN 205 que determina que na falta comisso especial que, aps anlise, arbitrar o valor de tombamento. AFIXAO DE PLAQUETAS A afixao da plaqueta dever ocorrer preferencialmente logo aps o processo de tombamento, sendo executada pelo responsvel pelo controle patrimonial na unidade. A plaqueta utilizada atualmente confeccionada a partir de uma lmina de alumnio com cola de alta resistncia na parte posterior, padronizada para toda a Instituio e identificada pelo termo UFMG PATRIMNIO, seguido pelo nmero seqencial crescente de oito dgitos mais um verificador, alm de um cdigo de barras. H, porm, outra plaqueta de patrimnio, com desenho diferente, tambm padronizada para toda a UFMG, mas que era usada nos progressivamente pela atual, a critrio de cada Unidade. A plaqueta de patrimnio deve ser afixada em local bem visvel recomendase prximo marca do bem e de fcil acesso para uma leitora de cdigo de barras. Para que haja boa aderncia da cola, o local onde a plaqueta ser afixada no deve ser spero, necessitando estar limpo e seco. TOMBAMENTO Consiste na formalizao da incluso fsica de um material permanente no acervo da instituio, com a atribuio de um nmero nico de registro patrimonial. O nmero de tombamento aposto mediante gravao, fixao de plaqueta, etiqueta ou qualquer outro mtodo adequado s caractersticas fsicas do bem e nico para todas as unidades da instituio. Na fixao de plaqueta, devero ser observados os seguintes aspectos: tombamentos anteriores a 2005, pelo sistema ATM. Esta plaqueta dever ser substituda de possibilidade de apropriar custos de bens, dever ser realizada avaliao por

a) apor em local de fcil visualizao para efeito de identificao, preferencialmente na parte frontal do bem; b) evitar fixar plaqueta em partes que no ofeream boa aderncia; c) evitar reas que possam acarretar a deteriorao da plaqueta. Materiais permanentes e materiais de consumo recebidos, mediante qualquer processo de aquisio, devem ser incorporados ao patrimnio da instituio antes de serem distribudos s Unidades que iro utiliz-los. O tombamento consiste na formalizao da incluso fsica de um bem patrimonial no acervo do rgo, com a atribuio de um nico nmero por registro patrimonial, ou agrupando-se uma seqncia de registros patrimoniais quando for por lote, que denominado nmero de tombamento. Pelo tombamento aplica-se uma conta patrimonial do Plano de Contas do rgo a cada material, de acordo com a finalidade para a qual foi adquirido. O valor do bem a ser registrado o valor constante do respectivo documento de incorporao (valor de aquisio). MARCAO FSICA Caracteriza-se pela aplicao, no bem, de plaqueta de identificao, por colagem ou rebitamento, a qual conter o nmero de registro patrimonial. FIXAO DE PLAQUETA Na colocao da plaqueta devero ser observados os seguintes aspectos: local de fcil visualizao para efeito de identificao por meio de leitor ptico, preferencialmente na parte frontal do bem; evitar reas que possam curvar ou dobrar a plaqueta ou que possam acarretar sua deteriorao; evitar fixar a plaqueta em partes que no ofeream boa aderncia, por apenas uma das extremidades ou sobre alguma indicao importante do bem. Os bens patrimoniais recebidos sofrero marcao fsica antes de serem distribudos aos diversos centros de responsabilidade do rgo. Os

bens patrimoniais cujas caractersticas fsicas ou a sua prpria natureza impossibilitem a aplicao de plaqueta tambm tero nmero de tombamento, mas sero marcados e controlados em separado. Caso o local padro para a colagem da plaqueta seja de difcil acesso, como, por exemplo, nos arquivos ou estantes encostadas na parede, que no possam ser movimentados devido ao peso excessivo, a plaqueta dever ser colada no lugar mais prximo ao local padro. Em caso de perda, descolagem ou deteriorao da plaqueta, o responsvel pelo setor onde o bem est localizado dever comunicar, impreterivelmente, o fato ao Setor de Patrimnio. A seguir, so apresentadas algumas sugestes para fixao de plaquetas (ou adesivos): f) aparelhos de ar condicionado e bens semelhantes: em aparelhos de ar condicionado, o local indicado sempre na parte mais fixa e permanente do aparelho, nunca no painel removvel ou na carcaa; DADOS NECESSRIOS AO REGISTRO DOS BENS MVEIS A seguir so elencados, como sugestes, dados necessrios ao registro dos bens no sistema de patrimnio: nmero do tombamento; data do tombo; descrio padronizada do bem (descrio bsica pr-definida em um sistema de patrimnio); marca/modelo/srie (tambm pr-definidos em um sistema de patrimnio); caractersticas (descrio detalhada); valor unitrio de aquisio (valor histrico); agregao (acessrio ou componente); forma de ingresso (compra, fabricao prpria, doao, permuta, cesso, outras); classificao contbil/patrimonial; nmero do empenho e data de emisso; fonte de recurso; nmero do processo de aquisio e ano;

 tipo/nmero do documento de aquisio (nota fiscal/fatura, comercial invoice, Guia de Produo Interna, Termo de Doao, Termo de Cesso, Termo de Cesso em Comodato, outros); nome do fornecedor (cdigo); garantia (data limite da garantia e empresa de manuteno); localizao (identificao do centro de responsabilidade); situao do bem (registrado, alocado, cedido em comodato, em manuteno, em depsito para manuteno, em depsito para triagem, em depsito para redistribuio, em depsito para alienao, em sindicncia, desaparecido, baixado, outros); estado de conservao (bom, regular, precrio, inservvel, recupervel 20 ); histrico do bem vinculado a um sistema de manuteno, quando existir. Tal informao permitir o acompanhamento da manuteno dos bens e identificao de todos os problemas ocorridos nestes. nmero do Termo de Responsabilidade; e plaquetvel ou no plaquetvel.