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Los soportes de contabilidad son los documentos que sirven de base para el registro de las transacciones comerciales de una empresa. Se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan. Estos son de orden interno y externo. Los soportes internos son los que sirven para registrar operaciones que no afectan a terceros, tales como reservas, diferidos, distribucin de costos y depreciaciones, entre otros. Los soportes externos son los documentos que se producen al realizar operaciones con terceros, tales como: recibo de caja, comprobante de consignacin bancaria, comprobante de deposito y retiro de cuenta de ahorros, facturas, comprobante de venta con tarjeta de crdito, comprobante de pago, nota dbito, nota crdito, recibo de caja menor, pagar y letra de cambio, entre otros. Algunos soportes contables que manejamos son: **Recibo de caja El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo, cheques y otras formas de recaudo. El original se encarga al cliente, y las copias generalmente se archivan as: Una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. El recibo de caja se contabiliza con dbito a la cuenta Caja, y el crdito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por concepto diferentes de ventas al contado, o cuando ingresa socio con aporte en efectivo, cheque o titulo valor. Ejemplo: La empresa ALMACEN TU ROPA LTDA., el 09 de junio del 2004, recibe el pago de la factura No. 321 de su cliente Mario Caldern, por valor de $ 217.000 con el cheque No. 6532448-1 de Bancomercio.
001
CIUDAD Y FECHA
Roldanillo, Valle Junio 09/2004
VALOR $ 217.000
RECIB DE
Mario Caldern
C.C N.I.T.
16.725.112
Cdigo
LA SUMA DE Doscientos diecisiete mil pesos m/cte. POR CONCEPTO DE Cancelacin de la factura No. 321 CHEQUE NO 6532448-1 EFECTIVO
CODIGO 110505 13050587 CUENTA Caja General Clientes DEBITOS 217.000 CRDITOS 217.000
PREPARO
REVISO
CONTABILIZO
** consignacin bancaria
Es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus cuentas habientes, para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco, y una copia con el sello del cajero recibidor o el timbre de la mquina registradora, sirve de soporte para la contabilidad de la empresa que consigna. Hay dos tipos de formularios: uno para consignar efectivo y cheques de banco locales, y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas.
Ejemplo: Consignacin por $ 2.000.000 en el Banco Agrario de Roldanillo en cuenta corriente No. 0305512427-08 de Roldanillo a nombre del Almacn Tu Ropa Ltda. El da 10 de junio del 2004.
BAN AGRARIO
NIT. 800.037.800 MARQUE UNA X SI ES: CUENTA CORRIENTE
CUENTA DE AHORROS
NUMERO DE LA CUENTA 0 3 0 5 5 1 2 4 NOMBRE DEL TITULAR DE LA CUENTA ALMACEN TU ROPA LTDA. NOMBRE DEL DEPOSITANTE ALMACEN TU ROPA LTDA. REFERENCIA CIUDAD Roldanillo TELEFONO
AO
7 -
FECHA
MES DIA
TOTAL EFECTIVO 10
2297212 04 06
$ 2.000.000
**Facturas de ventas
Concepto: la factura de venta es un documento que debe expedir los responsables del impuesto sobre las ventas, los comerciantes, los profesionales liberales y dems establecidos en las normas tributarias. Este documento tiene efectos netamente fiscales. La factura cambiaria es un ttulo valor que tiene efectos jurdicos y que adems puede tener efectos fiscales, si adems cumple con los requisitos establecidos en las normas tributarias. Requisitos de la factura: La factura debe expedirse con los siguientes requisitos: Estar denominada expresamente como factura de venta, preimpreso. Numeracin en orden consecutivo, preimpreso. Apellido y nombres o razn social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio, preimpreso. Apellido y nombres o razn social del adquiriente de los bienes o servicios, cuando ste exija la discriminacin del IVA. Fecha de expedicin. Descripcin especfica o genrica de los artculos vendidos o servicios prestados. Valor total de la operacin. El nombre o razn social y NIT del impresor de la factura, preimpreso. Indicar la cantidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
Documentos equivalentes a la factura: son documentos equivalentes la factura: Los tiquetes de mquinas registradoras. Los tiquetes de transporte.
Los recibos de pago de matrculas y pensiones expedidos por establecimientos de educacin reconocidos por el gobierno. Pliza de seguro, ttulos de capitalizacin y los respectivos comprobantes de paga. Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de valores, fondos de pensiones y cesantas. Facturas electrnicas: entindese por factura electrnica el documento computacional que soporta una transaccin de venta de bienes o prestacin de servicios, transferidos bajo un lenguaje estndar universal denominado EDIFACT de un computador a otro. Quines estn obligados a facturar: Las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes. Quienes ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a stas. Quienes enajenen bienes producto de la actividad agrcola o ganadera cuando el valor supere el monto establecido por el gobierno nacional para cada vigencia fiscal. Los importadores. Los prestadores de servicios. En los contratos de mandato, las facturas deben ser expedidas por el mandatario. Si el mandatario adquiere bienes o servicios las facturas deben ser expedidas a nombre del mandatario. Los responsables del impuesto sobre las ventas que pertenezcan al rgimen comn. Quienes presten el servicio de elaboracin de facturacin, aunque pertenezcan al rgimen simplificado. Los consorcios o uniones temporales, que tienen la opcin de que lo hagan a nombre propio y representacin de sus miembros, o en forma separada o conjunta cada una de ellos. Quienes no estn obligados a facturar: no se encuentran obligados a expedir factura en sus operaciones: Los bancos, las corporaciones financieras, las corporaciones de ahorro y vivienda, las compaas de financiamiento comercial. Las cooperativas de ahorro, crdito y los fondos de empleados, en relacin con las operaciones financieras que realizan. Las responsables inscritos en rgimen simplificado. Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petrleo, en lo referente a estos productos. Quienes presten servicios de baos pblicos en relacin con esta actividad. Las personas naturales que enajenen productos agropecuarios, cuando el valor de la operacin no sobrepase la cuanta sealada para cada ao por el gobierno nacional. Las personas naturales vinculadas por una relacin laboral en relacin con esta actividad. Las empresas que prestan el servicio de transporte pblico urbano o metropolitano de pasajeros.
**Facturas de ventas de mercancas al contado Al contabilizar las ventas al contado se debita Caja y se acredita Comercio al por Mayor y al por Menor, si la mercanca no est gravada; se est gravada se acredita tambin la cuenta Impuesto sobre las Ventas por Pagar.
Al contabilizar las compras al contado se debita Compras, si la mercanca no est gravada se debita adems Impuesto sobre las Ventas por Pagar, y se acredita Bancos o Cajas. Facturas de venta de mercanca a crdito
El vendedor elabora la factura en original y copias, de acuerdo con su organizacin contables, as: original para cartera, una copia para el cliente, otra para archivos consecutivo y otra anexar al comprobante diario de contabilidad. Las empresas que compran mercanca al contado o a crdito, seleccionan los proveedores que les cotizan los artculos de acuerdo con la calidad, precio y condiciones de pago que se ajusten a sus necesidades. Despus de estudiar las solicitudes de mercanca de su almacn, efectan los pedidos de mercancas mediante un orden de compra para el proveedor elegido, por haber presentado la mejor cotizacin. Ejemplo: El 12 de junio de 2004, el Almacn Tu Ropa Ltda., de Roldanillo vende mercancas de contado al seor Oscar Fernndez, segn factura No. 224 por valor de $ 1.250.000
FECHA
12
Cliente: _Oscar Fernandez________________________________________________________ C.C o NIT: _16.546.014_____________ de __Roldanillo________________________________ Direccin: __Calle 5 No. 3-22__________________________ Tel: 2295441 VALOR VALOR Total Ref. Cant. ESPECIFICACIN
Unitario
10 5 5
Pantalones marca Diesel Camisetas para dama Pares de zapatos para Caballero
SON: ___________________________________________________________ _______________________________________________________________ ________________________________________________________________ RESOLUCIN DIAN: 0910125 IMPRESOR : TIPOGRAFA CONTRERAS LTDA NIT C.C No: 890.622.318- 0 N0 FACTURAS: 0001 A 2000
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
CONTABILIZADO:
Roldanillo
PGUESE A LA LA SUMA DE TRECIENTOS CINCUENTA MIL PESOS M/Cte. .x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x. x. x. CTA. CTE. N 4-598-2548
35 ____________________
ORDEN DE: ANA MILENA cual una Es un ttulo valor por medio del CASTRO persona llamada girador (quien corriente bancaria) orden de un tercero llamado beneficiario.
Formato de cheque:
**Comprobante de egreso o comprobante de pago Llamado tambin orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de determinada cantidad de dinero por medio de un cheque o efectivo. Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Algunos negocios entregan una copia al beneficiario del pago. Para mayor control, en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario al contabilizar este documento se acredita la cuenta de bancos y se debita la cuenta que corresponde segn el concepto del pago. Ejemplo: El Almacn Mi Rub paga al Almacn Tu Ropa Ltda., mercancas compradas a crdito segn factura No. 150 con cheque del Banco Agrario por valor de $955.000, segn comprobante de pago No. 20 del da 20 de junio de 2004.
BANCO AGRARIO
Calle 12 No.265 ROLDANILLO-OF- PRINCIPAL (7421) Pguese a la orden de: Almacn Tu Ropa Ltda. La suma de: novecientos cincuenta y cinco mil pesos m/cte. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Fecha: 20 de junio de 2004 NUMERO DE CUENTA
0305512427-08
Firma(s)
COMPROBANTE DE PAGO No. 20 Cheque No. 7821223 AGRARIO CONCEPTO CODIGO DEBITOS
Bancos: Cancelacin m/cias compradas a crdito
1110
m/cias
compradas
1105
Elaborado Por:
Contabilizado Por:
Aprobado Por:
**Nota de Contabilidad Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable especifico, como es el caso de los asientos de correccin, depreciaciones, amortizaciones, ajustes y cierre. Ejemplo: El Almacn Tu Ropa Ltda., consigna en Bancolombia la suma de $ 2.100.000 y los registra por valor de $ 2.000.000. Para corregir el error, el 28 de junio de 2004 elabora una nota de contabilidad No. 13, por valor de $ 100.000.
NOTA DE CONTABILIDAD No
FECHA: Junio 28 de 2004
13
C O N C E P T O
ACOMPESE SIEMPRE DOCUMENTO DE PRUEBA Para corregir error en consignacin del 25.06.04 $2.000.000 y el valor correcto es $ 2.100.000 CUENTA BANCOS Bancolombia CAJA Caja General Prepar CODIGO 1110 11100501 1105 110505 Aprob en Bancolombia registrada por DBITOS $ 100.000 CRDITOS $ 100.000 TOTALES $ 100.000 Contabiliz $ 100.000 Revis