El acta

Introduccin Las actas son documentos que reflejan el desarrollo de una reunin: puntos tratados y acuerdos adoptados. Sirven de resumen y recordatorio para todos los implicados en un determinado asunto. La redaccin y firma del acta la realiza quien cumple las funciones de secretario de la reunin Qu datos tenemos que incluir 1. Fecha y hora de la reunin 2. Nombre del grupo o entidad que se rene 3. Nombre y cargo de los participantes 4. Tipo de reunin: ordinaria, extraordinaria, etc. 5. Aprobacin del acta de la reunin (si procede) 6. Listado de documentacin presentada en la reunin 7. Descripcin del desarrollo de la reunin: propuestas, intervenciones, votaciones, etc. 8. Firma del secretario y , a veces, del presidente o director 9. Responsabilidades impartidas y plazos Cmo debe ser un acta Las actas deben recoger la informacin de manera detallada, completa y clara, para que se puedan localizar fcilmente los contenidos. El acta debe dejar constancia de todo lo acaecido en el transcurso de una reunin, y en ella es importante reflejar cualquier contraste de opiniones. Adems, hay dos principios fundamentales que deben tenerse en cuanta para elaborar un acta:

La coherencia: Consiste en mantener la uniformidad al hacer referencia a las personas implicadas; por ejemplo, no debe mencionarse primero a una persona por su nombre y despus por su cargo, sino que ha de hacerse de forma homognea. La objetividad: Consiste en mantener la imparcialidad al describir los hechos y a las personas implicadas en la reunin. Deben evitarse, por tanto, los trminos que impliquen apreciaciones subjetivas.

Aprobacin de actas Si hay varias reuniones en torno a un mismo asunto, se suele aprobar en cada reunin el acta correspondiente a la anterior. Si alguien no esta de acuerdo en algn punto debe ponerlo de manifiesto, ya que puede tratarse de alguna cuestin legal. Puntos de Inters

La presentacin grfica de un acta puede varias (utilizacin de tablas, redaccin a texto corrido, etc.) pero la informacin debe localizarse siempre en un solo golpe de vista. Algunas empresas, por motivos legales, tienen plantillas especiales para las actas. El uso de plantillas permite, adems, facilitar su redaccin. Si se trata de reuniones complicadas, estas pueden grabarse, previa autorizacin de los asistentes.

EL INFORME
Introduccin
El propsito del informe, como su propio nombre indica, es informar. Sin embargo, los informes pueden incluir elementos persuasivos, tales como recomendaciones, sugerencias u otras conclusiones motivacionales que indican posibles acciones futuras que el lector del informe pudiera adoptar. Los informes pueden ser pblicos o privados y tratan a menudo sobre preguntas planteadas por individuos del gobierno, los negocios, la educacin o la ciencia. -tivo de comunicar informacin dirigida, generalmente a personas o enti-dades capacitadas l autor. Pueden contener la solucin a un pro-blema, los mtodos y procedimientos mediante los cuales hemos obtenidolos datos para hallar esa solucin y las recomendaciones que juzguemoshacer con respecto al problema que nos ocupa. El contenido de un infor-me tambin puede ser la respuesta a una consulta tcnica.Es un texto elaborado para informar, sobre hechos o actividadesconcretas, a un determinado lector o lectores. Esto hace que posea unaestructura predominante enunciativa y, aunque el informe se componeesencialmente de datos que informan, el autor interpreta estos datos parallegar a conclusiones y recomendaciones que debe sustentar; por esto, eneste tipo de textos tambin est presente una estructura argumentativa.En ellos tambin aparece la estructura descriptiva porque se describenhechos.

Caractersticas
Es resultado de una solicitud de un superior o un clienteEl destinatario es una persona o un grupo de personas determinado quetiene la obligacin de leerlo y evaluarlo, como en nuestro caso para evaluarlas evidencias del Curso en cada uno de los Mdulos de de una decisin, caso de los estudiantes para rendir una evidenciacon especto a una actividad determinada correspondiente al desarrollo deun Mdulo de sirven tos.

Clases
Atendiendo a los objetivos buscados en el Curso de Tecnologas de laInformacin y de la Comunicacin aplicados a la Formacin y a los conteeste tipo de texto puede ser de tres clases:Expositivo, interpretativo y demostrativo. Informe Expositivo: Es aquel que narra un hecho o una secuencia de hechos sin anlisis niinterpretaciones del autor y por consiguiente, sin conclusiones ni recomen-daciones. Este tipo de informe debe incluir antecedentes para que ayudena comprender el hecho o hechos narrados. Ejemplo de informe expositivopuede ser aquel en que se narre lo relacionado con la realizacin de

unaactividad que implique visitas a una empresa, centro de produccin, entrevistas, etc. Informe Interpretativo Este informe no contiene solamente narracin de unos hechos, sino queinterpreta y analiza esas situaciones para obtener conclusiones y dar re-comendaciones. Ejemplo de este informe puede ser la evaluacin sobrela aplicacin de una determinada metodologa utilizada en el proceso delaprendizaje como aplicacin de encuestas, desarrollo de actividades enequipo, prcticas pedaggicas, experiencias fsicas directas, etc. Informe Demostrativo Es aquel en el cual se presenta una tesis planteada por el autor del in-forme, la descripcin de todos los pasos que se han seguido para su de-mostracin y las conclusiones resultado de unainvestigacin o consultas exhaustivas de hechos, fenmenos o actuaciones

Etapas para la realizacion del informe 1.Determinacin de la naturaleza de la informacin deseada o necesitada. 2.Esta etapa la realiza el estudiante, como destinatario del informe, cuan-do
concreta una evidencia bajo la modalidad de informe escrito 3.Definicin de las actividades que se van a realizar para lograr los crite-rios de evaluacin propuestos; en esta fase preliminar se determinan lasfuentes de informacin y los recursos materiales y humanos mediante loscuales se obtendr la informacin. 4.Diseo de los instrumentos para la recoleccin de los datos (opcional) 5 .Recoleccin de los datos necesarios para la obtencin de la informacinnecesaria. 6.Anlisis de los datos: seleccin, organizacin, comparacin.

7 8.Sntesis, que consiste en consolidar la informacin, analizada e integra-da en torno a la

temtica seleccionada. 9.Organizacin y elaboracin del informe escrito.

Estructura global
Todo informe consta de tres partes bsicas que son: introduccin, desarro-llo y conclusin. Introduccin: En ellas se presenta el problema y los objetivos buscados, se responde alas preguntas Para qu? Por qu? y Con qu? Desarrollo: Presenta los procedimientos o metodologa utilizada para recopilar la infor-macin (experimentos, entrevistas, cuestionarios, visitas de informacin,etc.). En esta parte se responde a la pregunta Cmo?.

Conclusin Aqu se presentan los resultados obtenidos, utilizando cuadros, tablas, ilustraciones, etc., se responde a la pregunta Qu se encontr?

Adems, se dan recomendaciones o ideas del autor para tomar decisiones.Son la respuesta al interrogante Qu debe hacerse?

Recomendaciones para su elaboracin

Presentar la informacin con objetividad Elimine toda subjetividad; opiniones, afectividad, sentimientos, etc. Menciones el mayor nmero de datos posibles Presntelos en forma organizada y jerarquizada Describa cada etapa realizada o cada paso seguido Cite las fuentes de informacin consultadas Utilice al escribir la primera persona del plural o la forma impersonal (seencontr, se realiz, etc.). Enfatice en el aspecto cuantitativo y no en el cualitativo Use prrafos cortos Escriba en forma clara, precisa, concisa y concreta desde el punto de vistadel lxico, la morfologa y la sintaxis. Presente toda la informacin necesaria Exponga en forma concreta y precisa sus conclusiones y recomendaciones Tenga en cuenta las normas del ICONTEC para su presentacin forma

ORDEN DE SERVICIO
Definicin
Acuerdo a corto plazo entre el prestatario de servicios y el contratista de servicios, en el que los servicios excepcionales se especifican en una orden y del que se efecta una facturacin de gastos efectivos tras la prestacin del servicio. Es necesario que una prestacin de servicios se realice en un objeto de mantenimiento en una empresa del cliente, en una fecha determinada.

Utilizacin
Se utiliza como utilidad para proporcionar documentacin adjunta a las prestaciones de servicios. Una orden de servicio se utiliza para:

Realizar la planificacin prevista de servicios, teniendo en cuenta el empleo de materiales, utilidades y personal. Supervisar la ejecucin de servicios. Introducir y liquidar los costes producidos como resultado de los servicios prestados.

Los datos de la orden de servicio se transfieren al historial y resultan de gran importancia para las evaluaciones y la planificacin futura.

Estructura
Una orden de servicio contiene operaciones que describen cada una de las etapas de trabajo. Una operacin puede dividirse en suboperaciones, en caso de que sea necesario un mayor grado de detalle. Las operaciones pueden ejecutarse en secuencias, en paralelo, o pueden solaparse. La secuencia temporal de las operaciones se define mediante relaciones de ordenacin. Las operaciones y suboperaciones pueden tratarse interna o externamente. Una operacin o suboperacin que deba tratarse de forma interna se refiere a un puesto de trabajo responsable de su ejecucin. Es posible planificar las necesidades de capacidad para la ejecucin de la operacin o la suboperacin. Los servicios que se definen para una operacin de trabajo externo se solicitan a travs del departamento de compras. Los materiales y utilidades de recambio necesarios para los servicios pueden planificarse en la operacin.

Integracin
Si existen varios avisos de servicio parecidos, pueden agruparse y tratarse en una orden de servicio. Los servicios que deben prestarse para varios objetos similares instalados en una empresa del cliente tambin pueden tratarse mediante una nica orden de servicio.

NOMBRE CURSO CARRERA DOCENTE

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Lesli Tamara Valencia 24-40 Secretariado Administrativo Ana Maria Olivio

NOMBRE CURSO CARRERA DOCENTE

: Lesli Tamara Valencia : 24-40 : Secretariado Administrativo : Ana Maria Olivio

NOMBRE CURSO CARRERA DOCENTE

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Lesli Tamara Valencia 24-40 Secretariado Administrativo Ana Mara Olivio