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Estadstica aplicada a la Investigacin Socio-Educativa.

Auspiciado por la: Facultad de Humanidades, Ciencias Sociales y de la Salud

Excel 2003 - Temario

Excel: conceptos bsicos Iniciar Excel 2003 La pantalla inicial Conceptos bsicos de Excel Introduciendo datos en Excel.

Tipos de datos Funciones Errores en los datos Guardar una planilla Abrir una planilla

Docentes: Lic. Diego Gonzlez Prof. Jos Luis Hernndez

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Estadstica Aplicada a la Investigacin Socio-Educativa. Excel: conceptos bsicos.

Excel es un programa del tipo Hoja de Clculo que permite realizar operaciones con nmeros organizados en una cuadrcula. Es til para realizar tanto operaciones simples como clculos sumamente complejos. Una hoja de clculo es un programa que es capaz de trabajar con nmeros de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrcula donde en cada celda de la cuadrcula se pueden introducir nmeros, letras y grficos. Por un ejemplo: si necesito sumar un conjunto de nmeros, normalmente lo haramos utilizando una hoja de papel, escribiramos los nmeros uno debajo de otro, y al final colocamos el resultado. Si los nmeros a sumar son muchos, posiblemente nos demande cierto tiempo realizar la operacin. Podramos utilizar una calculadora; pero si nos equivocamos al ingresar un nmero, seguramente tendramos que volver a ingresarlos a todos. Adems no tenemos forma de controlar si los que ya ingresamos estn bien escritos. Hacer esta operacin en una Hoja de Clculo es mucho ms simple, rpido y confiable. En Excel no importa si nos equivocamos al introducir un dato, simplemente se lo corrige y automticamente Excel vuelve a calcularlo todo.

Iniciar Excel 2003

1. Existen dos formas bsicas de iniciar Excel2003. Hacer un clic en el botn Inicio 2. Hacer un clic en Programas o Todos los programas 3. Llevar el puntero del ratn sobre la carpeta con el nombre Microsoft Office 4. Hacer un clic sobre Microsoft Excel.

O bien

1. Desde el icono de Excel del escritorio.

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Estadstica Aplicada a la Investigacin Socio-Educativa. La pantalla inicial

Al iniciar Excel aparece una pantalla que contiene una serie de elementos importantes con los cuales podremos realizar las distintas operaciones. Estos elementos pueden estar o no en todas las PCs, ya que cada usuario puede decidir cuales quiere que se vean en cada momento.

La barra de ttulo

Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que decidamos. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar restaurar y cerrar .

La barra de men

Contiene las operaciones que podemos realizar con Excel, agrupadas en mens desplegables. Al hacer clic en alguna de los elementos del men (Archivo, Edicin, Ver, etc..) se despliegan una serie de opciones, que son las operaciones que se pueden realizar en Excel. Hacia el extremo derecho, se encuentran los botones de minimizar , restaurar y cerrar , los cuales tiene

efecto sobre el libro de trabajo activo, a diferencia de los que se encuentran en la barra de ttulos que afectan a toda la Hoja de Calculo. La barra de herramientas estndar

Contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones ms habituales, como Guardar , Copiar , Cortar , etc.

La barra de formato

Contiene las operaciones ms comunes sobre formatos, como poner en negrita, cursiva, elegir tipo de fuente, etc. Hay iconos que no estn disponibles en un determinado momento. Se identifican porque tienen el color atenuado. Por ejemplo, si no hay nada seleccionado, tanto el icono Cortar como el de Copiar aparecen con el color ms claro.

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La barra de frmulas

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, el casillero donde estamos situados. Cuando modifiquemos el contenido de la celda, dicha barra variar ligeramente. La barra de etiquetas

Muestra las distintas Hojas que componen un Libro. Inicialmente se insertan 3 hojas pero el posible agregar mas, eliminarlas y cambiarle el nombre. Las barras de desplazamiento

Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en los tringulos.

Conceptos bsicos de Excel

Libro de trabajo Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este programa se almacenar formando el libro de trabajo y tienen la extensin .XLS para que nuestra PC los reconozca como tal. Cuando creamos un libro nuevo, Excel le asigna automticamente el nombre de Libro1 o Libro2, etc. que se visualiza a la izquierda de la Barra de ttulos

Hoja de clculo Un libro de trabajo est formado por varias hojas, en principio constar de 3 hojas aunque el nmero de stas puede variar entre 1 y 255. En la parte inferior de la ventana de Excel se muestran las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de la forma Hoja1, Hoja2...

Los libros de trabajo son una gran herramienta de organizacin, ya que por ejemplo todas las hojas referidas a un mismo proyecto o trabajo podran agruparse en un slo libro.

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Las hojas de clculo estn formadas por columnas y filas. Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,AA, AB,........IV.

Cada fila se numera desde 1 hasta 65536 y es la seleccin horizontal de un conjunto de celdas de una hoja de datos.

Celda Es la interseccin de una columna y una fila y se nombra con el nombre de la columna a la que pertenece y a continuacin el nmero de su fila. En la figura de abajo se encuentra seleccionada la celda que pertenece a la columna B y la fila 3 por lo tanto la celda se llama B3. Ese nombre se lo puede visualizar a la izquierda de la Barra de Formulas.

Cuando el cursor est posicionado en alguna celda, sta se denomina Celda activa y se identifica porque aparece ms remarcada que las dems. Rango Es un bloque rectangular de una o ms celdas que Excel. Los rangos son importantes en la Hoja de Clculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos. En este caso podemos visualizar un rango que va desde la celda B3 hasta la celda D7.

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Estadstica Aplicada a la Investigacin Socio-Educativa. Introduciendo datos en Excel.

Veremos cmo introducir y modificar los diferentes tipos de datos disponibles en Excel, as como manejar las distintas tcnicas de movimiento dentro de un libro de trabajo para la creacin de hojas de clculo. Introducir datos En cada una de las celdas de la hoja, es posible escribir textos, nmeros o frmulas. En todos los casos, los pasos a seguir sern: 1. Hacer un clic la celda donde se introducirn los datos 2. Escribir los datos. 3. Pulsar ENTER o alguna de las teclas de direccin (las flechitas que estn cerca del teclado numrico). Aparecern en dos lugares: en la Celda activa y en la Barra de Frmulas.

Si no hemos terminado de escribir y decidimos no ingresar los datos en esa celda slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado. Como modificar datos Para modificar el contenido de una celda debemos tener en cuenta lo siguiente: Si estamos escribiendo los datos, es decir, no se pulso la tecla ENTER, debemos pulsar la tecla Retroceso del teclado y se borrara el carcter que se encuentra a la izquierda del cursor. En este caso se debe tener sumo cuidado de no utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque esto ubicara el cursor en la celda de al lado. En cambio si ya hemos pulsado la tecla ENTER, lo primero que debemos hacer es seleccionar la celda en la que se encuentra el dato a modificar, luego pulsamos la tecla F2 o hacemos clic en la Barra de Frmulas, en la aparecer el cursor al final del dato; en este momento podemos modificar el contenido y finalmente pulsamos ENTER. Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el nuevo valor directamente. Facultad de Humanidades, Ciencias Sociales y de la Salud Universidad Nacional de Santiago del Estero 5

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Estadstica Aplicada a la Investigacin Socio-Educativa. Tipos de datos

En una Hoja de Clculo, los distintos tipos de datos que podemos introducir son: Valores Constantes Es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un nmero, un texto, una fecha u hora. Nmeros Los signos (+) delante de los nmeros se ignoran, y para escribir un nmero negativo ste tiene que ir precedido por el signo (-). Al escribir un nmero entre parntesis, Excel lo interpreta como un nmero negativo, lo cual es tpico en contabilidad. Si introducimos el smbolo % al final de un nmero, Excel lo considera como smbolo de porcentaje. Para escribir fracciones tales como 1/4 , 6/89 , se le debe anteponer un cero para que no se confundan con nmeros de fecha.

Fecha u Hora Al escribir una fecha comprendida entre los aos 1929 y 2029, ser suficiente con introducir los dos ltimos dgitos del ao, pero para las fechas que no estn comprendidas entre dicho rango, es necesario escribir el ao completo. Ejemplos: 1/12/99 14:30 1-12-99 1/12/99 14:30 2:30 PM 12/07/2031

Texto Para introducir texto como una constante, selecciona una celda y escribe el texto. El texto puede contener letras, dgitos y otros caracteres especiales que se puedan reproducir en la impresora. Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto. Importante: Si un texto no cabe en la celda puedes utilizar todas las adyacentes que estn en blanco a su derecha para visualizarlo, no obstante el texto se almacena nicamente en la primera celda. El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda.

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Frmulas Pueden estar formadas por secuencias de valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Se utilizan para realizar distintas operaciones con los datos de las hojas de clculo como +, -, x, /, Sen, Cos, etc... Todas la frmulas deben comenzar siempre por el signo igual (=). En el ejemplo se realiza el producto de 5 por la suma de los nmeros contenidos en las celdas A2 hasta A4 y al resultado de esta operacin se le resta el coseno de 4.

Los distintos tipos de operadores que se pueden utilizar en una frmula son: Operadores aritmticos: se emplean para producir resultados numricos, como por ejemplo: + * / % ^ -

Operador tipo texto se emplea para concatenar celdas que contengan texto. Ejemplo: & Operadores relacionales: se emplean para comparar valores y proporcionar un valor lgico (verdadero o falso) como resultado de la comparacin. Ejemplo: < > = <= >= <> Operadores de referencia indican que el valor producido en la celda referenciada debe ser utilizado en la frmula. En Excel pueden ser: Operador de rango indicado por dos puntos (:), se emplea para indicar un rango de celdas. Ejemplo: A1:G5 Operador de unin indicado por una coma (,), une los valores de dos o ms celdas. Ejemplo: A1,G5 Cuando hay varias operaciones en una misma expresin, cada parte de la misma se evala y se resuelve en un orden determinado. Ese orden se conoce como jerarqua o prioridad de los operadores. Se pueden utilizar parntesis para modificar el orden de prioridad y forzar la resolucin de algunas partes de una expresin antes que otras. Las operaciones entre parntesis son siempre ejecutadas antes que las que estn fuera del parntesis. Sin embargo, dentro de los parntesis se mantiene la prioridad normal de los operadores. Cuando hay expresiones que contienen operadores de ms de una categora, se resuelve Facultad de Humanidades, Ciencias Sociales y de la Salud Universidad Nacional de Santiago del Estero 7

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antes las que tienen operadores aritmticos, a continuacin las que tienen operadores de comparacin y por ltimo las de operadores lgicos . Los operadores de comparacin tienen todas las mismas prioridades, es decir que son resueltos de izquierda a derecha, en el orden en que aparecen. Los operadores lgicos y aritmticos son resueltos en el orden de prioridad que se muestra en la tabla de abajo.

COMPARACIN Igualdad (=) Desigualdad (<>) Menor que (<) Mayor que (>) Menor o igual que (<=) Mayor o igual que (>=)

ARITMTICOS Exponenciacin (^) Negacin (-) Multiplicacin (*) Divisin (/) Adicin (+) Sustraccin (-)

LGICOS Not And Or

Cuando hay multiplicacin y divisin en la misma expresin, cada operacin es resuelta a medida que aparece, de izquierda a derecha. Del mismo modo, cuando se presentan sumas y restas en una misma expresin, cada operacin es resuelta en el orden en que aparece, de izquierda a derecha.

Funciones
Una funcin es un tipo de frmula especial y que acepta un valor o valores, realiza unos clculos con esos valores y devuelve un resultado. Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si sta no se respeta Excel nos mostrar un mensaje de error. 1) Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No se debe dejar espacios antes o despus de cada parntesis. 2) Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones. 3) Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ";". Ejemplo: =SUMA(A1:B3) esta funcin equivale a =A1+A2+A3+B1+B2+B3

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Estadstica Aplicada a la Investigacin Socio-Educativa. Errores en los datos

Cuando introducimos una frmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no. Cuando nos avisa del error, puede ser que muestre un cuadro de dilogo mediante el cual nos da una propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botn S o rechazar utilizando el botn No. Es posible detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un smbolo en la esquina superior izquierda tal como esto: . que nos permitir saber ms sobre el

Al hacer clic sobre el smbolo aparecer un cuadro como error.

Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrar un cuadro u otro, siendo el ms frecuente el que aparece a continuacin:

Este cuadro nos dice que la frmula es incoherente y nos deja elegir entre diferentes opciones. Posiblemente el error sea simplemente que la frmula de la celda no tiene el mismo aspecto que todas las dems frmulas adyacente (por ejemplo, sta sea una resta y todas las dems sumas). Si lo que queremos es comprobar la frmula para saber si hay que modificarla o no podramos utilizar la opcin Modificar en la barra de frmulas. Si la frmula es correcta, se utilizar la opcin Omitir error para que desaparezca el smbolo de la esquina de la celda.

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Otro tipo de error al escribir una formula es el que nos muestra la siguiente ventana

En este caso nos pide que, o bien se escriba correctamente la formula, o bien se elimine el signo igual (=) y se escriba un texto normal.

Puede que al introducir la frmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO , siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo: ##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa. #NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos. #DIV/0! cuando se divide un nmero por cero. #NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la frmula. #N/A cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula. #REF! se produce cuando una referencia de celda no es vlida. #NUM! cuando se escriben valores numricos no vlidos en una frmula o funcin. #NULO! cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se intersectan. Tambin en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendr adems un smbolo en la esquina superior izquierda tal como: .

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Estadstica Aplicada a la Investigacin Socio-Educativa. Guardar una planilla

Mientras se crea la planilla, es importante ir grabando en alguna unidad de almacenamiento (por lo general disco rgido) el contenido del documento. Para hacerlo se procede de la siguiente manera: 1) Hacer un clic en la opcin Archivo del men principal 2) Seleccionar la opcin Guardar 3) Elegir la unidad y/o carpeta en la que se guardara la planilla. Por ejemplo para grabar en la carpeta Mis archivos recibidos se debe: 4) Hacer un clic en la icono Mis documentos en la columna izquierda 5) Hacer un clic en el icono Mis archivos recibidos en el cuadro grande (si no se lo visualiza inmediatamente, se lo debe buscar con la barra de desplazamiento horizontal o vertical, segn corresponda) 6) Hacer un clic en el botn Abrir

7) En el casillero que esta a la derecha de la leyenda Nombre de Archivo, escribir el nombre que le daremos la planilla. 8) Hacer un clic en el botn Guardar

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Cuando ya existe un documento con el mismo nombre que queremos guardar aparece un cuadro de dilogo que nos advierte esta situacin. En este caso podemos elegir una de las tres opciones. 1) Reemplazar el archivo existente. El archivo anterior desaparecer y ser sustituido por el nuevo que estamos guardando. 2) Guardar cambios con un nombre diferente. Se nos mostrar de nuevo el cuadro de dilogo Guardar como, para que le demos otro nombre al archivo que estamos guardando. 3) Combinar cambios en un archivo existente. Se aadir el archivo que estamos guardando al que ya exista, es decir, tendremos los dos archivos combinados en un solo archivo. Al hacer clic en el botn Guardar, observa cmo cambia la barra de ttulo; ahora aparece el nombre del documento que acabas de escribir, en lugar de Documento1. Nuestro documento ya est guardado con el nombre Primero en la capeta Mis documentos.

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Estadstica Aplicada a la Investigacin Socio-Educativa. Abrir una planilla

Para comenzar a trabajar con un documento hay que abrirlo ejecutando: 1) Hacer un clic en la opcin Archivo del men principal 2) Seleccionar la opcin Abrir 3) Seleccionar la carpeta en la que fue guardado. Por ejemplo para abrir el documento grabado en la carpeta Mis archivos recibidos se debe: 4) Hacer un clic en el icono Mis documentos en la columna izquierda 5) Hacer un clic en el icono Mis archivos recibidos en el cuadro grande (si no se lo visualiza inmediatamente, se lo debe buscar con la barra de desplazamiento horizontal o vertical, segn corresponda) 6) Hacer un clic en el botn Abrir

7) En el cuadro grande, hacer un clic en la planilla. 8) Seleccionar el botn Abrir.

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