Sunteți pe pagina 1din 3

ARHIVISTICA

Probleme generale
Arhivistica este stiinta speciala a istoriei a carei sfera de cercetare o constituie izvoarele scrise pe suporti friabili pe baza carora se efectueaza cercetari fundamentale si aplicative in vederea stabilirii solutiilor optime de ordonare, selectionare si inventariere, conservare si valorificare a documentelor. Arhivistica cuprinde trei mari subdiviziuni: a) Arhivologia care priveste istoria, legislatia, cercetarea materialelor de arhiva, precum si publicarea actelor din diverse arhive; b) Arhivotehnica - care se ocupa cu teoria si practica muncii arhivistice; c) Arhivoeconomia ce presupune administrarea generala externa a arhivei si arhivaliilor. Arhivele au o importanta deosebita in afirmarea culturii, stiintei, civilizatiei si istoriei fiecarui popor, ele s-au conservat pretutindeni in lume, in functie de vechime, mod de organizare, dezvoltare economica si sociala, in functie de politica statului respectiv si de gradul de civilizatie.

Periodizarea arhivelor
Ca si in studierea istoriei, problema afirmarii arhivelor este legata de cronologie, deci si de istoria nationala a fiecarei tari. Legat de aceasta, arhivele apartin urmatoarelor trei perioade: Perioada arhivei la destinatar, caracterizata prin faptul ca actul era necesar, insa grija pastrarii acestuia nu era la cel ce l-a emis, ci la beneficiarul lui; Perioada arhivei de registru, in care originalul actului este dat beneficiarului si o copie a actului se trecea in registru; Perioada arhivei de registratura, in care statul sau alte institutii emitente ale actelor au interes in pastrarea acestora, atat a copiilor de pe originalele expediate, cat si a originalelor primite ce au tangenta cu problema expusa.

Istoria generala a arhivelor


Arhivele in oranduirea sclavagista - Din sapaturile arheologice, din urmele materiale, deducem ca exista informatii certe ca arhivele au existat inca din Antichitate la asirieni, caldeeni, mezi, persi, evrei, egipteni, hititi etc. si se compuneau din legi. Arhivele in feudalism - In Evul Mediu apar arhivele seniorilor, feudalilor. Arhivele papale, dezvoltate deja inca din anul 649, se reorganizeaza in anul 1198 sub papa Inocentiu III, care cere pastrarea in registru a copiilor expediate si, care vor ajunge, cu timpul (1610), la Vatican, unde se afla si astazi. Arhivele in perioada absolutismului In Spania arhivele se reorganizeaza, in sensul ca se interzice cercetarea lor si pastrarea arhivaliilor se face tot in mare secret; iar in Italia, papa Paul al V-lea pastreaza caracterul secret al fondurilor, insa numai partial, deoarece o parte a acestora este accesibila cercetarilor. Arhivele contemporane Imediat dupa 1900, in Europa are loc, din necesitati obiective, care tin de dezvoltarea economica, aparitia arhivelor cu profil economic.

Legea Arhivelor Nationale


Documentele create de-a lungul timpului de catre organele de stat, organizatiile publice sau private, economice, sociale, culturale, militare si religioase precum si de catre persoanele fizice reprezinta izvoare si alcatuiesc Fondul Arhivistic National al Romaniei. Acestor documente statul le asigura protectie speciala. Administrarea, supravegherea si protectia speciala a Fondului Arhivistic National se realizeaza de catre Arhivele Nationale unitate bugetara in cadrul Ministerului de Interne. Arhivele Nationale isi exercita atributiile prin comportamentele sale specializate si prin directiile judetene ale Arhivelor Nationale. Obligatiile creatorilor si detinatorilor de documente Creatorii si detinatorii de documente sunt obligati sa inregistreze si sa se tina evidenta tuturor documentelor intrate, a celor intocmite pentru uz intern precum si a celor iesite, potrivit legii. Scoaterea documentelor din evidenta arhivei se face numai cu aprobarea conducerii creatorilor sau detinatorilor de documente si cu avizul Arhivelor Nationale sau al directiilor judetene ale Arhivelor Nationale. Raspunderi si sanctiuni Nerespectarea dispozitiilor Legii Arhivelor atrage raspunderea contraventionala, civila sau penala. Sustragerea, distrugerea, degradarea ori aducerea in stare de neintrebuintare a documentelor care apartin Fondului Arhivistic National constituie infractiune si se pedepseste conform prevederilor codului penal. Dispozitii generale si tranzitorii Creatorii si detinatorii de documente sunt obligati sa comunice in scris, in termen de 30 de zile, Arhivelor Nationale sau, dupa caz, directiilor generale judetene ale Arhivelor Nationale, documente care le atesta infiintarea, reorganizarea sau desfiintarea in conditiile legii.

Evidenta documentelor
Numarul mare al documentelor care intra si ies dintr-o institutie fac necesara organizarea foarte riguroasa a circuitului lor. Avand in vedere ca documentele sunt un produs social strans legat de procesul de creatie din toate domeniile de activitate umana, pentru utilizarea curenta si ulterioara, creatorii si detinatorii de documente sunt obligati sa inregistreze si sa tina evidenta tuturor documentelor.

Inregistrarea documentelor
Institutiile sunt obligate sa intregistreze toate documentele primite, expediate sau intocmite pentru uz intern. Inregistrarea documentelor se face la registratura generala, intr-un singur registru sau concomitent in mai multe registre, fara ca numele de inregistrare sa se repete. Dupa inregistrare , documentele se predau spre zezolvare la compartimentele de munca ale institutiei. Inregistrarea documentelor se efectueaza cronologic, in ordinea primirii lor. Inregistrarea documentelor incepe de la 1 ianuarie si se incheie de 31 decembrie al fiecarui an.

Gruparea actelor in dosare


Dosarul este un element determinant al lucrarilor arhivistice. De modul cum este construit dosarul depind: organizarea fondului arhivistic sau chiar a unei arhive; calitatea evidentelor ce se intocmesc. Gruparea si sistematizarea acestor acte pe masura producerii lor necesita o mare atentie. Prima operatiune in cadrul gruparii este ordonarea, asezarea in bibliorafturi a actelor primite, emise si intocmite, in cadrul fiecarui compartiment. Dupa repartizarea actelor la dosar se trece la definitivarea dosarului. Aceasta operatiune presupune intr-o prima etapa inventarierea continutului dosarului. Odata cu inventarierea se face si trierea actelor. Definitivarea dosarelor mai presupune si: 1. Numerotarea este operatiunea care are drept scop sa determine locul documentelor in dosar si sa asigure astfel intregritatea lui; 2. Cuaserea se face intre doua coperti, cautand sa nu fie atins textul documentelor si sa se asigure citirea libera; 3. Certificarea si completarea datelor cerute pe coperta din fata a dosarelor. Predarea dosarelor de catre compartimente la arhiva institutiei se face in al doilea an de la constituirea lor, pe baza de inventar si proces-verbal de predare-primire.

Inventarierea documentelor
Inventarierea este operatiunea de luare in evidenta a unitatilor arhivistice dintr-un fond sau colectie. Inventarul este un instrument de evidenta cu dubla functionalitate: insereaza sub forma de rezumat si pe baza caruia se efectueaza predarea documentelor acelor lucratori desemnati sa asigure conservarea. Inventarul trebuie sa cuprinde elementele de identificare inscrise pe coperta fiecarei unitati arhivistice care urmeaza dupa antet si titlu. Elementele de identificare sunt: numarul curent care icnepe cu 1 in cadrul anului si termenul de pastrare respectiv, si indicativul unitatii arhivistice, al dosarului, dupa nomenclator.

Selectionarea documentelor
In cadrul fiecarei unitati creatoare si detinatoare de documente functioneaza cate o comisie de selectionare, numita prin decizie sau ordin al conducatorului unitatii respective fiind compusa din: presedinte, un secretar si un numar impar de membri numiti din randul specialistilor proprii. In perioada selectionarii toate documentele create sau detinute de organizatie sunt supuse acelorasi norme de organizare, evidenta, selectionare si pastrare.