Sunteți pe pagina 1din 22

AUDITUL CALITATII

Astazi vom vorbi despre Auditul Calitatii. Pentru a putea parcurge aceasta tema, trebuie sa vedem cum ne poate ajuta standardele ISO in vederea implementarii sistemului de management al calitatii. STANDARDE REFERITOARE LA AUDITUL CALITATII Familia de standarde ISO 9000 a fost elaborata pentru a ajuta organizatiile, de orice tip sau marime, sa implementeze si sa conduca eficace sistemele de management al calitatii. ISO 9000 (SR EN ISO 9000:2006) - intitulat Sisteme de management al calitatii Principii fundamentale si vocabular - descrie principiile fundamentale ale sistemelor de management al calitatii si specifica terminologia pentru sistemele de management al calitatii. ISO 9001 (SR EN ISO 9001:2008) - intitulat Sisteme de management al calitatii Cerinte - specifica cerinte pentru un sistem de management al calitatii atunci cand o organizatie are nevoie sa-si demonstreze abilitatea de a furniza produse care indeplinesc cerintele clientului si ale reglementarilor aplicate si urmareste sa creasca satisfactia clientului. Cerintele standardului ISO 9001 referitoare la auditul intern sunt formulate n paragraful 8.2.2. Audit intern. O cerinta obligatorie a standardului ISO 9001 pentru sistemul de management este de a avea o procedura Audit intern, sub forma documentata (scrisa). n cazul implementarii unui model de asigurare a calitatii, pentru situatiile contractuale n conformitate cu standardul ISO 9001 :2008, se prevede obligatia organizatiei de a planifica si a efectua audituri interne, pe baza unor proceduri scrise. Frecventa acestor audituri este determinata de natura si importanta activitatii ntreprinderii. Programul auditurilor interne cuprinde:
planificarea si programarea auditurilor privind activitatile si domeniile specifice; desemnarea personalului calificat pentru conducerea auditurilor; procedurile documentate privind efectuarea auditurilor, nregistrarea si raportarea rezultatelor acestora stabilirea actiunilor corective n vederea eliminarii deficientelor identificate.

ISO 9004 (SR EN ISO 9004:2010) - intitulat Sisteme de management al calitatii Linii directoare pentru imbunatatirea performantelor - furnizeaza linii directoare care iau in considerare atat eficacitatea, cat si eficienta sistemului de management al calitatii. Scopul acestui standard este imbunatatirea performantei organizatiei si satisfactiei clientilor precum si a altor parti interesate. ISO 19011 (SR EN ISO 19011:2003) - intitulat Ghid pentru auditarea sistemelor de management al calitatii si/sau de mediu, - furnizeaza indrumari referitoare la auditarea sistemelor de management al calitatii si al mediului. SR EN ISO 19011:2003 este structurat pe sapte capitole:
Domeniu de aplicare; Referinte normative; Termeni si definitii; Principii de auditare; Conducerea unui program de audit; Activitati de audit; Competenta si evaluarea auditorilor.

Impreuna acestea formeaza un ansamblu coerent de standarde pentru sistemul de management al calitatii care faciliteaza intelegerea mutuala in comertul national si international.

DEFINIREA, SCOPUL SI CLASIFICAREA AUDITULUI CALITATII


Termenul de audit provine de la latinescul audio, care n limba latina nseamna a asculta. n domeniul managementului calitatii, auditul semnifica o examinare a calitatii produselor, serviciilor, proceselor unei ntreprinderi sau a sistemelor calitatii n ansamblu. n baza rezultatelor auditului sunt definite actiunile corective necesare, care au n vedere identificarea si eliminarea cauzelor neconformitatilor constatate, n scopul prevenirii repetarii lor. Standardul ISO 9000, Sisteme de management al calitatii. Principii fundamentale si vocabular, defineste: Auditul calitatii este un proces sistematic, independent si documentat n scopul obtinerii de dovezi de audit si evaluarea lor cu obiectivitate pentru a determina masura n care sunt ndeplinite criteriile de audit. Dovezile de audit sunt nregistrari, enuntarea faptelor sau alte informatii care sunt relevante n raport cu criteriile de audit si verificabile. Criteriile de audit sunt un ansamblu de politici, proceduri sau cerinte utilizate ca o referinta. Auditul nu constituie numai o activitate de inspectie sau supraveghere a calitatii n vederea tinerii sub control a unui proces sau produs, el nglobeaza evaluarile activitatilor de mentinere sub control a proceselor, constituind un instrument de conducere prin care este confirmata si evaluata functionalitatea si eficienta sistemului calitatii, fiind identificate domeniile n care este nevoie de corectii sau de mbunatatiri. Auditul calitatii constituie un instrument esential al managementului, pentru realizarea obiectivelor organizatiei n domeniul calitatii, scopul sau principal fiind de evaluare a actiunilor corective, necesare pentru eliminarea deficientelor si evidentierea posibilitatilor de mbunatatire a sistemului calitatii organizatiei, a proceselor si a produselor pe care le realizeaza, n vederea certificarii sistemului calitatii n raport cu standardele interna_ionale aplicate n acest domeniu. Pe de alta parte, certificarea sistemelor calitatii, presupune efectuarea unor audituri ale sistemelor calitatii n raport cu standardele internationale aplicate n acest domeniu. Auditul calitatii este efectuat de persoane numite auditori. Acestea trebuie sa aiba calificarea necesara si sa fie autorizate pentru a efectua anumite audituri ale calitatii, pentru care sunt solicitati de organizatie. Auditul calitatii se efectueaza n baza unor documentatii, cum ar fi: proceduri, chestionare, nregistrari, de aceea constituie un ansamblu de activitati documentate. Concluziile auditului se stabilesc numai n baza informatiilor documentate, care se refera la calitate si care pot fi verificate, fiind neglijate alte tipuri de informatii care pot duce la aprecieri subiective. Auditul calitatii are ca obiect de evaluare: - sistemul calitatii n ansamblu sau elemente ale acestuia, n vederea certificarii sistemului calitatii, - procesele organizatiei, - rezultatele proceselor (produse, servicii). Evaluarea se realizeaza n raport cu dispozitiile prestabilite (standarde aplicabile, manualul calitatii, proceduri, instructiuni, specificatii tehnice, etc.), pentru a stabili n ce masura acestea sunt respectate.

Auditul nu presupune numai stabilirea acestor corespondente, ci urmareste evaluarea eficacitatii dispozitiilor n realizarea obiectivelor propuse n domeniul calitatii. Auditul nu constituie doar o activitate de supraveghere a calitatii sau o simpla activitate de tinere sub control a unui proces, respectiv acceptarea unui anumit produs. n urma unor procese de auditari succesive si aplicarea masurilor corective aferente, se poate ajunge la micsorarea continua a abaterilor si implicit la cresterea gradului de satisfacere a cerintelor.

SCOPURILE principale ale efectuarii auditurilor sunt: evaluarea conformitatii proceselor si rezultatelor proceselor n raport cu documentatia de referinta; evaluarea conformitatii sistemului calitatii organizatiei sau a unor elemente ale sistemului calitatii cu cerintele specificate; evaluarea eficacitatii sistemului calitatii; identificarea punctelor critice ale sistemului calitatii; initierea si urmarirea aplicarii masurilor corective si de mbunatatire.

ROLURI N CADRUL AUDITULUI Indiferent de tipul auditului, la acesta particip: clientul auditului, auditatul i auditorii. Clientul auditului este o persoan din organizaia auditat care: stabilete necesitatea i scopurile auditului iniiaz auditul stabilete domeniul general al auditului stabilete ce aciuni de urmrire trebuie ntreprinse informeaz auditatul despre aceasta.

Auditatul este organizaia examinat, n cadrul creia n cursul procesului de audit este recomandat ca managementul executiv s efectueze aciuni de: informare a personalului implicat asupra obiectivelor i domeniului auditului desemnare a ghizilor nsoitori ai echipei de audit asigurare a resursele necesare echipei de audit, precum i accesul acesteia la faciliti i la materiale doveditoare, astfel nct s se asigure un proces efectiv i eficient de audit cooperare cu auditorii argumentarea situaiilor n care auditorul nu are dreptate, fr a se certa cu acesta luare de notie pentru a le compara cu cele ale auditorului la rezumarea lor stabilire i iniiere de aciuni corective, pe baza raportului de audit. n urma aplicrii concluziilor auditului, acesta va beneficia de sisteme ale calitii eficace. Auditul poate fi efectuat de o echip sau de o persoan. n primul caz, un auditor sef este investit cu responsabilitatea general a conducerii auditului n toate fazele desfurrii sale, stabilind atribuiile fiecrui auditor din cadrul echipei de audit. Atribuia principal a auditorilor const n examinarea sistemul calitii n vederea: determinrii gradului de conformitate al acestuia, cu condiiile specificate constatrii dac elementele sistemului calitii au fost puse n practic

constatrii dac sistemul calitii atinge obiectivele propuse n domeniul calitii i dac este eficient pentru organizaia n cadrul creia funcioneaz.

CLASIFICARE Auditurile calitatii pot fi efectuate in scopuri interne sau externe. n mod corespunzator se deosebesc audituri interne sau externe ale calitatii.

Figura 1.1: Tipuri de audituri ale calitatii, n functie de scopul lor

Tabelul 1.1: Tipuri de audituri ale calitatii, n functie de scopul lor

Audi t

Tip INTERN EXTER N

Clasificar e

Caracterizare
Sunt efectuate de organizatia nsasi n vederea evaluarii actiunilor corective sau de mbunatatire necesare, n cadrul propriei organizatii. Obiectivul principal l constituie obtinerea de dovezi privind capacitatea organizatiei de a asigura

Prima parte

Secunda Sunt efectuate de clienti ai organizatiei prin auditori proprii, n parte


scopul evaluarii sistemului calitatii acestuia.

Terta parte

Sunt efectuate de un organism neutru, la cererea organizatiei care doreste auditarea sistemului calitatii, sau la cererea unei alte parti (client al organizatiei sau un organism independent).

calitatea ceruta. Sunt efectuate si n vederea mentinerii unei relatii contractuale de furnizare produse sau al certificarii sistemului calitatii organizatiei.

n cadrul clasificarii prezentate mai pot exista si alte tipuri de audit care poarta denumiri specifice dupa scopul n care sunt efectuate. Spre exemplu:

audit de preevaluare sau preaudit, este un audit terta parte efectuat naintea auditului de certificare de catre organismul de certificare; audit de certificare, este un audit terta parte efectuat n scopul certificarii organizatiei de catre organismul de certificare; audit de supraveghere, prin care se verifica daca se asigura respectarea cerintelor stabilite si care se efectueaza periodic de catre organismul de certificare (n vederea mentinerii certificarii pe durata de valabilitate a contractului de certificare este audit terta parte) sau client (n conformitate cu clauzele contractuale este audit secunda parte).

n functie de obiectul lor auditurile pot fi: de produs / serviciu, de proces si de sistem.

Figura 1.2: Tipuri de audituri ale calitatii, n functie de obiectul lor

n functie de interesele de afaceri organizatiile pot decide singure efectuarea unui audit al calitatii.

Situatii n care se recomanda efectuarea auditului calitatii: a) Actualizarea sistemului de management al calitatii la schimbarile intervenite datorita: progreselor tehnice si tehnologice; schimbarilor intervenite n structura organizatiei prin extinderea obiectului de activitate; o modificarea standardului de referinta. b) Modificarea obiectivelor organizatiei: o o

o lansarea pe piata a unor produse noi; o orientarea desfacerii catre noi segmente de piata. c) Pregatirea unui plan de mbunatatire a calitatii, avnd ca obiectiv, de exemplu, patrunderea pe noi piete ca urmare a cresterii calitatii produselor livrate. d) Extinderea relatiilor comerciale, de exemplu n cazul dezvoltarii exportului etc.

Auditul calitatii produsului: Auditul calitatii produsului serveste la evaluarea conformitatii caracteristicilor de calitate ale unui produs finit sau n curs de fabricatie cu cerintele clientului sau cu cerintele specificate n documentele de referinta (standarde, normative, specificatii tehnice, etc.).

Figura 1.3: Etapele efectuarii auditului produsului

se examineaza produsul n raport cu documentele de referinta, procesele implicate n realizarea produsului si cu materiile prime, materialele, subansamblele folosite la fabricatia sa. se elaboreaza raportul de audit, n care se specifica neconformitatile constatate se analizeaza neconformitatile si cauzele care le-au produs se stabilesc masurile corective si de mbunatatire necesare fabricatiei produsului se supravegheaza aplicarea masurilor corective si de mbunatatire stabilite .

Auditul calitatii procesului: Auditul calitatii procesului serveste la evaluarea conformitatii unui proces ( de fabricatie, de proiectare, administrativ, etc.) n raport cu cerintele clientului sau n raport cu cerintele specificate n documentele de referinta (standarde, proceduri si instructiuni de lucru, specificatii tehnice ale produselor realizate prin procesul respectiv, etc.). Figura 1.4: Etapele efectuarii auditului procesului

Auditul calitatii procesului se efectueaza n urmatoarele etape: se examineaza toate elementele relevante pentru calitatea procesului auditat; - se elaboreaza documente intermediare, care prezinta rezultatele examinarii elementelor mentionate anterior (raport de examinare, liste de verificare, etc.); - se elaboreaza raportul de audit cu specificarea exacta a neconformitatilor constatate; - se analizeaza neconformitatile si cauzele acestora; - se stabilesc masurile corective si de mbunatatire necesare mbunatatirii calitatii procesului: Modificarea structurii procesului de fabricatie, Schimbarea utilajelor si a echipamentelor utilizate n cadrul procesului respectiv, Revizuirea anumitor faze ale desfasurarii procesului de fabricatie, mbunatatirea planificarii fabricatiei, mbunatatirea metodologiei de asigurare a calitatii materiilor prime, subansamblelor aprovizionate; se supravegheaza aplicarea masurilor corective si de mbunatatire stabilite.

Auditul sistemului calitatii:

Auditul sistemului calitatii se poate realiza n scopuri interne sau externe organizatiei, n vederea evaluarii propriului sistem al calitatii n raport cu documentatia de referinta, sau pentru a verifica daca acest sistem este implementat si satisface n permanenta cerintele prescrise. Evaluarea urmareste determinarea conformitatii elementelor sistemului calitatii cu cerintele specificate, n toate etapele realizarii produselor, stabilindu-se actiunile corective necesare pentru eliminarea neconformitatilor. Prin auditul sistemului calitatii organizatia si propune, de asemenea, evaluarea eficacitatii acestui sistem si a documentatiei aferente, privind realizarea obiectivelor propuse n domeniul calitatii. n acest fel pot fi fundamentate mai bine masurile de mbunatatire a sistemului calitatii n ansamblu. Documentele n baza carora se auditeaza sistemul calitatii organizatiei sunt: standarde referitoare la sistemul calitatii, manualul calitatii organizatiei, procedurile sistemului calitatii, procedurile operationale, proceduri de control, inspectie, analize si ncercari, instructiuni de lucru, formulare, nregistrari ale calitatii, dosare, documente, specificatii tehnice, proceduri referitoare la costurile calitatii, etc. Obiectivele auditului sistemului calitatii Efectuarea auditului sistemului calitatii are n vedere urmatoarele obiective:

Determinarea gradului de conformitate a elementelor sistemului calitatii cu cerintele specificate n documentele de referinta a calitatii organizatiei auditate (standardele calitatii, documentatia calitatii, legislatie etc.)

Auditurile sistemului calitatii pot fi realizate n scopuri interne sau externe organizatiei, n vederea evaluarii propriului sistem al calitatii n raport cu un anumit standard, sau pentru a verifica daca acest sistem este implementat si satisface n permanenta cerintele prescrise. Prin aceasta evaluare se urmareste determinarea conformitatii sistemului calitatii cu cerintele specificate, n toate etapele realizarii produselor, stabilindu-se actiunile corective necesare pentru eliminarea neconformitatilor. Determinarea eficacitatii sistemului calitatii privind realizarea obiectivelor stabilite n documentatia calitatii

Auditul constituie un instrument prin care organizatia poate evalua eficacitatea sistemului calitatii, precum si a documentatiei aferente, privind realizarea obiectivelor pe care si le-a propus n domeniul calitatii. mbunatatirea sistemului calitatii organizatiei auditate

Avnd ca punct de plecare concluziile rapoartelor de audit, pot fi initiate actiuni de mbunatatire a sistemului calitatii n ansamblu, cu implicatii favorabile asupra desfasurarii tuturor activitatilor de management a calitatii. Satisfacerea unor cerinte reglementate

Evaluarea sistemului calitatii unei organizatii subcontractante poate fi hotarta de catre clienti, fie nainte de stabilirea unor relatii contractuale, fie dupa ncheierea contractului. Printr-o auditare precontractuala se verifica n ce masura sistemul calitatii furnizorului permite satisfacerea unor cerinte privind calitatea produselor pe care le realizeaza. Cu ocazia unui astfel de audit se evidentiaza actiunile de mbunatatire necesare pentru a asigura stabilirea judicioasa a termenelor de livrare, astfel nct acestea sa poata fi respectate.

Prin efectuarea unui audit al sistemului calitatii subcontractantului, dupa ncheierea contractului, se verifica daca acest sistem asigura n mod constant satisfacerea cerintelor contractuale, referitoare la calitate. Certificarea sistemului calitatii organizatiei auditate

Auditarea sistemului calitatii poate fi facuta de organisme independente, n doua scopuri principale, independent de relatiile contractuale ale organizatiei cu clientii sai: pentru a determina daca acest sistem permite tinerea sub control a produselor furnizate de organizatie, astfel nct sa poata fi satisfacute cerintele reglementate; atunci cnd se doreste certificarea sistemului calitatii organizatiei auditate, urmnd unul din standardele ISO 9000. Figura 1.5: Etapele parcurse in cursul auditului sistemului calitatii:

Auditul sistemului calitatii se efectueaza n urmatoarele etape:

PLANIFICAREA AUDITULUI presupune initierea auditului, stabilirea obiectului auditului, a frecventei acestuia si examinarea preliminara prin analiza documentatiei si vizita preliminara la auditat.

Auditul sistemului calitii este realizat n scopul constructiv de a se asigura c sistemul calitii organizaiei funcioneaz, constituind un instrument al dezvoltrii acestuia. Auditorul sef stabileste modul de derulare a auditului prin planificarea activitatilor, urmarind o anumita strategie. Din acest punct de vedere, ntr-o prima abordare, auditul poate fi:

10

orizontal, n care se urmreste un anumit aspect al obiectului auditului n toate compartimentele organizaiei vertical, n care se urmresc toate aspectele obiectului auditului n fiecare compartiment auditat.

Regula de baz n desfurarea auditului o constituie urmrirea activitilor n succesiunea lor fireasc, spre exemplu: contractare, proiectare, omologare, executie, livrare.

Listele de verificare sunt instrumente utile n vederea acoperirii ntregii problematici a auditului, care cuprind pentru fiecare interviu patru aspecte de baz legate de: persoane - responsabilitate si autoritate, cerinte de instruire / educatie proceduri - disponibilitate, gradul de acoperire a activitatii auditate, aplicabilitate practica; echipamente daca sunt cele specificate n proceduri, daca necesita manuale de utilizare iar acestea sunt disponibile; produse si materiale - daca sunt cele specificate n proceduri, daca sunt corespunzator identificate si cu stadiul inspectiilor identificat corespunzator.

Diagrama de flux este un mijloc de asigurare c toate elementele auditului au fost atinse (ajuta auditorul sa observe ca auditul se desfsoar sistematic i nu au fost srite etape importante). Din figura se observa desfasurarea procesului de audit, de la colectarea de date, la analiza si evaluarea lor, pna la raportarea rezultatelor auditului. Procesul se desfasoara n mod continuu pna cnd sunt atinse toate obiectivele auditului planificate n Planul de audit si cuprinse n Chestionarele de audit. Figura 1.6: Diagrama de flux pentru un proces de audit

11

Documentele de lucru folosite n etapa de pregatire-planificare a auditului sunt: autorizarea auditului; standardele sau alte specificatii dupa care se face auditul; planul de audit; orice formate provizorii care se folosesc n timpul auditului; liste de verificare, diagrame de flux etc.

Activitile din faza de planificare-pregtire sunt: Iniierea auditului Definirea obiectivelor, domeniului, ntinderii i frecvenei auditului Alctuirea echipei de audit Analiza preliminar a documentaiei sistemului calitii Vizita preliminar la auditat Elaborarea planului de audit Transmiterea planului de audit auditatului n vederea aprobrii coninutului Organizarea echipei de audit.

Iniierea auditului poate avea loc din iniiativa:

Organizaiei auditate, n cazul unui audit intern sau de certificare Unei organizaii, pentru auditul la subcontractani sau de ter parte; Organizatiei auditate care nainteaza o cerere de certificare;

12

Unei alte organizatii interesata sau ndreptatita, pentru auditul de terta parte.

Initierea auditului presupune stabilirea obiectivului si domeniului auditului, frecventei acestuia si analiza preliminara a prezentarii sistemului calitatii al auditatului. Definirea obiectivelor, domeniului, ntinderii i frecvenei auditului Clientul decide, ce elemente ale sistemului calitii, zone si activiti ale organizaiei urmeaz s fie auditate ntr-un interval de timp specificat. Un audit al sistemului calitii urmreste:

Competenta sistemului - daca procedurile sunt realiste si adecvate pentru organizatie; Conformitatea sistemului - daca procedurile sunt urmate corect; Performanta sistemului - daca aplicarea procedurilor sistemului aduce rezultate dorite.

Alctuirea echipei de audit se face de auditorul sef n funcie de domeniul i obiectivul auditului. Analiza preliminar a documentaiei sistemului calitii const n analiza documentaiei referitoare la metodele utilizate de auditat pentru satisfacerea cerinelor de asigurare a calitii. Aceast analiz st la baza planificrii auditului. Analiza preliminar a documentaiei sistemului calitii are ca document de referin manualul calitii. Vizita preliminar la auditat contureaz liniile principale ale planului de audit, care ulterior va fi definitivat de ctre auditorul sef.

PREGATIREA AUDITULUI presupune elaborarea unui plan de audit, organizarea echipei de audit si stabilirea documentelor de lucru care vor fi utilizate pe parcursul desfasurarii auditului.

Un plan de audit bine conceput trebuie s fie flexibil pentru a permite modificri care apar pe parcursul auditului organizaiei. Planul de audit conine: Obiectivele si domeniul auditului; Identitatea persoanelor care au responsabilitati directe, referitoare la obiective si domeniu; Documentele de referinta; Identitatea membrilor echipei de audit; Durata (intervalul de timp)si locul unde se efectueaza auditul; Limba utilizata n timpul auditului (daca este cazul); Identificarea compartimentelor care trebuie auditate; Durata estimata (intervalul de timp calendaristic) pentru fiecare activitate prevazuta n planul de audit; Programul sedintelor care se tin cu conducerea auditatului; Conditii privind confidentialitatea; Lista de difuzare a raportului de audit si data estimata a publicarii.

13

Transmiterea planului de audit auditatului n vederea aprobrii coninutului Dupa elaborare, planul de audit trebuie sa fie aprobat de client si comunicat auditatului. Dup organizarea echipei de audit acesta poate fi:

audit solo - acest tip de audit se practica pentru organizatii mici, unde sarcinile sunt reduse si pot fi ndeplinite de o singura persoana care are experienta si cunostintele tehnice necesare. audit n pereche - auditul n pereche este cel mai recomandabil datorita dimensiunilor reduse ale echipei si existentei posibilitatii de completare reciproca a celor doua persoane. audit n echip - auditul n echipe de trei sau mai multe persoane se foloseste atunci cnd este auditata o organizatie de dimensiuni mai mari.

EFECTUAREA AUDITULUI presupune parcurgerea urmatoarelor etape: Organizarea sedintei de deschidere; Examinarea sistemului calitatii; Organizarea sedintelor intermediare; Elaborarea rapoartului de audit; Organizarea sedintei de nchidere.

Sedinta de deschidere are drept scop organizarea primei ntlniri ntre echipa de audit si reprezentantii auditatului. Documentele de lucru folosite pentru sedinta de deschidere: planul auditului materiale de prezentare

Problemele parcurse n cursul acestei ntlniri fiind:

prezentarea de catre auditorul sef a participantilor din cele doua parti: membrii echipei de audit si reprezentantii auditatului prezentarea scopului auditului, analiza domeniului si obiectivelor auditului analiza starii curente a documentatiei sistemului calitatii etc. trecere n revista a metodelor si procedurilor care urmeaza a fi utilizate pentru efectuarea auditului; etc

Examinarea organizatiei auditate se efectueaza n doua etape:

prima etapa consta ntr-o evaluare a documentatiei sistemului calitatii, a doua etapa implica vizitarea organizatiei.

Sedintele intermediare se organizeaza n cazul n care un audit dureaza doua sau mai multe zile. La acestea participa de obicei membrii echipei de audit. Se analizeaza diferite aspecte sesizate n timpul auditului.

14

La sedinta de nchidere pe baza materialelor de prezentare, a materialelor doveditoare si de sprijin ale afirmatiilor echipei de audit si sumarul celor gasite, se prezinta neconformitatile constatate. Concluziile auditului se elaboreaza n urma colectarii de dovezi obiective, prin intermediul: interviurilor; a examinarii documentelor si a nregistrarilor calitatii; a observarii activitatilor n curs de desfasurare; a conditiilor din zonele vizitate.

Sursele de obtinere a dovezilor obiective, pot fi: rapoarte de audit anterioare; reclamatii; nregistrari ale calitatii; observarea activitatii n curs de desfasurare n timpul auditului etc.

Pentru consemnarea si raportarea concluziilor, se pot folosi urmatoarele tipuri de documente: chestionare de audit utilizate pentru evaluarea sistemului calitatii compartimentului; formulare pentru raportarea observatiilor auditului; rapoarte de neconformitate - formulare pentru documentarea dovezilor de sustinere a concluziilor la care au ajuns auditorii.

Chestionarul de audit este documentul folosit de auditor ntr-o zona auditata, formatul acestui document fiind stabilit de auditorul sef. Acesta se ntocmeste plecnd de la urmatoarele elemente: standardul de referinta; rezultatele auditurilor anterioare; deficiente cunoscute privind calitatea; prioritati ale managementului; documentele sistemului calitatii; alte documente ale organizatiei; consideratii ale auditorilor bazate pe propriile cunostinte, experiente, vizite preliminare, etc.

Chestionarele de audit bine ntocmite au urmatoarele avantaje: permit auditorilor sa fie bine informati despre obiectivele si cerintele activitatii auditate; permit auditorului sef sa evalueze munca de pregatire desfasurata de ceilalti membri ai echipei de audit; permit auditorilor sa evalueze gradul de derulare al auditului; daca este nevoie faciliteaza redistribuirea sarcinilor ntre auditori; asigura o nregistrare a domeniilor si activitatilor investigate n timpul auditului.

Neconformitatea constituie un esec n ndeplinirea unei cerinte, fata de referinta auditului. Neconformitatile se clasifica n doua categorii: majore si minore, iar n afara lor mai pot exista si observatii.

15

Neconformitatea minora este aceea care identifica scapari izolate sau sporadice n continutul sau implementarea procedurilor sau nregistrarilor calitatii si care pot duce la esecul sistemului calitatii daca nu sunt corectate. Neconformitatea majora este aceea care identifica absenta nefunctionalitatea sa, sau o implementare necorespunzatoare a acestuia. sistemului calitatii,

Redactarea neconformitatilor trebuie sa fie exacta, completa, utila si concisa, iar documentul folosit este raportul de neconformitate. Redactarea descrierii unei neconformitati trebuie sa ntruneasca cteva elemente: - prezentarea cerintei care nu a fost ndeplinita, prin trimitere la modelul de referinta si/sau prin descriere; - prezentarea faptelor observate; - explicarea de ce faptele observate arata nendeplinirea cerintei.

RAPORTAREA AUDITULUI are ca element central elaborarea principalului document cu care se finalizeaza auditul sistemului calitatii si anume raportul de audit. Metode de apreciere a auditului: termeni extremi: bun sau rau (conform si neconform) notarea fiecarei activitati analizate pe o scala care sa cuprinda valorile extreme dar si valori intermediare, de exemplu de la 0 la 3

O metoda de apreciere a auditului este n termeni extremi: bun sau rau (conform sau neconform). O alta metoda de apreciere a auditului consta n notarea fiecarei activitati analizate pe o scala care sa cuprinda valorile extreme dar si valori intermediare, de exemplu de la 0 la 3. Etape n raportarea rezultatelor auditului - sunt prevazute doua activitati: a) Elaborarea raportului de audit; b) Transmiterea raportului de audit organizatiei care a initiat auditul. a) Elaborarea raportului de audit Elaborarea raportului de audit se face sub directa coordonare a auditorului sef, dupa sedinta de nchidere. Raportul de audit este un document care confirma n mod oficial clientului informatiile prezentate n timpul sedintei de nchidere.

Raportul de audit trebui sa contina urmatoarele elemente: - numarul raportului si data elaborarii; domeniul si obiectivele auditului; detalii ale planului de audit, identitatea membrilor echipei de audit si a reprezentantilor auditatului, perioada desfasurarii auditului si identificarea organizatiei auditate; documentele de referinta n raport cu care a fost efectuat auditul (standard, manualul calitatii, etc.); observatii asupra neconformitatilor si observatiilor constatate; aprecierea echipei de audit asupra masurii n care auditatul se conformeaza documentelor de referinta;

16

capacitatea sistemului de a realiza obiectivele definite ale calitatii; lista de difuzare a raportului de audit.

b) Transmiterea raportului de audit Transmiterea raportului de audit organizatiei care a initiat auditul (clientului) si/sau auditatului, se face de catre auditorul sef. Mai departe, clientul are responsabilitatea de a transmite o copie a raportului de audit conducerii auditatului. O difuzare ulterioara a raportului de audit se face cu acceptul auditatului. Pastrarea raportului de audit se realizeaza potrivit celor stabilite de comun acord, de catre client, de catre auditat si organismul auditor. Verificarea rezultatelor auditului este optionala (cu exceptia ultimei activitati, ncheierea auditului) si cuprinde activitati privind: Solicitarea raspunsului la raportul de audit n care sunt prevazute actiunile corective initiate la deficientele constatate, termene de remediere a deficientelor, etc.); Evaluarea raspunsului transmis de auditat, prin care se apreciaza daca actiunile corective initiate sunt apte sa duca la eliminarea neconformitatilor; Verificarea implementarii si a eficientei actiunilor corective initiate; ncheierea auditului.

URMARIREA IMPLEMENTARII ACTIUNILOR CORECTIVE, care revine organizatiei auditate. Etapele procesului actiunilor corective ce urmeaza auditului sunt urmatoarele:

Etapa 1: Auditatul (organizatia) analizeaza fiecare raport de neconformitate, stabileste actiunile corective necesare pentru fiecare neconformitate, care sunt completate pe rapoartele de neconformitate. Apoi, rapoartele astfel completate, sunt trimise auditorului pentru a fi evaluate actiunile corective initiate. Etapa 2: Auditorul primeste propunerea de actiuni corective si evalueaza daca acestea sunt adecvate. Daca raspunsul este considerat ca fiind neadecvat, poate urma un schimb de corespondenta ntre auditor si conducerea organizatiei auditate, pna cnd se gasesc actiunile corective considerate de auditor ca acceptabile. Etapa 3: n vederea finalizarii actiunilor corective, auditorul ia legatura cu conducerea organizatiei auditate si planifica o vizita la o data convenita de comun acord, n vederea verificarii sau urmaririi modului de implementare si a eficientei acestora. Daca sunt mai multe actiuni corective, se va face o singura vizita n care se vor verifica toate actiunile corective.

Organismele de certificare folosesc un document de sinteza care indica numarul neconformitatilor/ observatiilor si distributia lor pe cerintele standardului de referinta, denumit Profilul sistemului calitatii. Sistemul de urmarire a actiunilor corective trebuie sa asigure monitorizarea modului de tratare a actiunilor corective. Pentru a avea un control asupra situatiei ndeplinirii actiunilor corective, este util sa fie nregistrat stadiul n care se afla tratarea acestora. Urmarirea si realizarea actiunilor corective n cazul auditurilor interne, se procedeaza n conformitate cu procedura de audituri interne ale calitatii.

17

Urmarirea si realizarea actiunilor corective n cazul auditului n secunda parte, este realizata de ambele conduceri: ale clientului si ale auditatului. n cazul supravegherii de un organism de certificare (pentru organizatiile certificate ISO 9001) urmarirea si realizarea actiunilor corective are loc cu ocazia vizitei de supraveghere.

AUDITUL INTERN AL CALITATII


Cerintele standardului ISO 9001:2008 referitoare la auditul intern sunt formulate n paragraful 8.2.2. Audit intern. O cerinta obligatorie a standardului ISO 9001:2008 pentru sistemul de management este de a avea o procedura Audit intern, sub forma documentata (scrisa). n cazul implementarii unui model de asigurare a calitatii, pentru situatiile contractuale n conformitate cu standardul ISO 9001 :2008, se prevede obligatia organizatiei de a planifica si a efectua audituri interne, pe baza unor proceduri scrise. Frecventa acestor audituri este determinata de natura si importanta activitatii ntreprinderii. Programul auditurilor interne cuprinde:
planificarea si programarea auditurilor privind activitatile si domeniile specifice; desemnarea personalului calificat pentru conducerea auditurilor; procedurile documentate privind efectuarea auditurilor, nregistrarea si raportarea rezultatelor acestora stabilirea actiunilor corective n vederea eliminarii deficientelor identificate.

Cerintele SR EN ISO 9001 referitoare la auditul intern sunt formulate n paragraful 8.2.2. Audit intern: Organizatia trebuie sa efectueze audituri interne la intervale planificate pentru a determina daca sistemul de management al calitatii: a) este conform cu modalitatile planificate, cu cerintele acestui Standard International si cu cerintele sistemului de management al calitatii stabilit de catre organizatie si b) este implementat si mentinut n mod eficace. Trebuie planificat un program de audit, lund n considerare, starea si importanta proceselor si zonelor care trebuie auditate, precum si rezultatele auditurilor precedente. Trebuie definite criteriile, domeniul de aplicare, frecventa si metodele auditului. Selectarea auditorilor si modul de efectuare al auditurilor trebuie sa asigure obiectivitatea si impartialitatea procesului de audit. Auditorii nu si vor audita propria lor activitate. Responsabilitatile si cerintele pentru planificarea si efectuarea auditurilor, pentru raportarea rezultatelor si mentinerea nregistrarilor, trebuie definite ntro procedura documentata. Managementul responsabil pentru zona auditata trebuie sa se asigure ca sunt ntreprinse fara ntrziere nejustificata, actiuni pentru eliminarea neconformitatilor detectate si a cauzelor acestora. Activitatile de urmarire trebuie sa include verificarea actiunilor ntreprinse si raportarea rezultatelor acestora.

Procedura audit intern cuprinde:


1. SCOP

18

Procedura descrie procesul de planificare, organizare si efectuare a auditurilor interne ale Sistemului de Management al Calitatii n cadrul organizatiei. Scopul auditurilor interne este de a evalua daca activitatile referitoare la calitate si rezultatele aferente satisfac dispozitiile din documentele de referinta si este asigurata eficacitatea Sistemului de Management al Calitatii precum si de a furniza elemente de intrare pentru analiza efectuata de management. 2. DOMENIU DE APLICARE Procedura se aplica tuturor proceselor si activitatilor din cadrul organizatiei care afecteaza direct calitatea produselor si serviciilor destinate clientilor. 3. DOCUMENTE DE REFERINTA SR EN ISO 9000:2006 Sisteme de management al calitatii. Principii fundamentale si vocabular. SR EN ISO 9001:2008 Sisteme de management al calitatii. Cerinte. SR EN ISO 19011:2003 Ghid pentru auditarea sistemelor de management al calitatii si/sau al mediului. Manualul calitatii 4. DEFINITII SI PRESCURTARI Definitiile sunt n conformitate cu standardul SR EN ISO 9000:2006 Sisteme de management al calitatii. Principii fundamentale si vocabular si n conformitate cu Manualul Calitatii Prescurtari DG Director General RMC Reprezentantul Managementului pentru Calitate RC Responsabil Calitate SMC Sistem de Management al Calitatii 5. PROCEDURA Domeniul de aplicare - Auditurile interne sunt efectuate avnd ca referinta SMC. Planificarea auditurilor interne Responsabilul Calitatii ntocmeste Programul anual de audituri interne, si l actualizeazaori de cte ori este necesar. Programul anual de audituri interne este analizat si verificat de catre Reprezentantul Managementului Calitatii si aprobat de Directorul General. Programul anual de audituri interne: asigur c toate cerintele aplicabile Sistemului de Management al Calitatii sunt auditate cel putin o data pe an si ori de cte ori este necesar; stabileste frecventa si amploarea auditurilor n functie de rezultatele auditurilor anterioare, importanta operationala a proceselor auditate si/sau schimbari importante n zone functionale. Stabilirea echipelor de audit si a sarcinilor n echipa Responsabilul Calitatii ntocmeste anual lista auditorilor interni si o actualizeaza ori de cte ori este necesar. Lista auditorilor interni este analizata, verificata si aprobata de Directorul General. Pentru nominalizarea auditorilor interni n lista sunt valabile urmatoarele criterii: activitate de participare la ntocmirea documentelor Sistemelor de Management al Calitatii n cadrul organizatiei; participarea la o instruire, de cel putin doua zile, pe baza standardelor de referinta SR EN ISO 9001:2008, SR EN ISO 19011:2003; participarea ca auditor n formare la cel putin doua audituri ale Sistemului de Management al Calitatii aptitudini, cunostinte si comportament conform criteriilor de calificare din SR EN ISO 19011:2003; comportament ireprosabil, exemplar n activitatea profesionala; participarea cel putin o data pe an la o instruire interna sau externa. ntocmirea si transmiterea planului de audit Auditorul ntocmeste Planul de audit, care furnizeaza informatii detaliate auditorului si auditatului cu privire la clauzele din documentele de referinta care sunt obiectul auditului, programarea orara si participantii.

19

Planul de audit este transmis Reprezentantului de Management al Calitatii. Pregatirea auditului Auditorul ntocmeste Chestionarul de audit intern. Acesta este documentul de lucru al auditorului si serveste la evaluarea implementarii cerintelor standardelor n documentatie si a efectuarii practice a activitatilor n conformitate cu dispozitiile din documentatie. Chestionarul de audit intern contine cerintele standardelor si documentatiei aplicabile auditatului. Constatarile, observatiile, documentele si/sau nregistrarile examinate n cadrul auditului sunt consemnate n dreptul cerintei/ntrebarii corespunzatoare. Chestionarul de audit intern este pastrat ca anexa la raportul de audit. Auditorul analizeaza rapoartele si nregistrarile auditurilor interne anterioare, inclusiv rapoartele de neconformitate cu actiunile corective aferente. Efectuarea auditului intern Auditul intern se efectueaza n conformitate cu recomandarile standardului SR EN ISO 19011:2003. Auditorul conduce sedinta de deschidere, sedinta de nchidere si toate discutiile cu auditatul. Lui i revine ntreaga raspundere pentru toate fazele auditului. Sedinta de deschidere are ca scop: prezentarea auditorului; prezentarea domeniului si obiectivelor auditului; prezentarea unui rezumat al metodelor si procedurilor care urmeaza a fi utilizate pentru efectuarea auditului; confirmarea ca sunt disponibile resursele necesare auditorului; clarificarea detaliilor neclare ale planului de audit; confirmarea datei si orei sedintei de nchidere. Auditorul: colecteaza dovezi prin intermediul interviurilor, examinarii documentelor si al observarii activitatilor si conditiilor de interes. Indiciile care par semnificative si care semnaleaza neconformitati se noteaza, chiar daca nu sunt cuprinse n chestionarul de audit. Informatiile obtinute se verifica prin intermediul observatiilor fizice, masurarilor si nregistrarilor; verifica eficacitatea actiunilor corective realizate de la ultimul audit, daca aceasta verificare nu s-a facut n alt mod documentat. n cazul n care se constata ca actiunile corective realizate nu sunt eficace pentru rezolvarea neconformitatii respective, neconformitatea respectiva se nregistreaza n Raport de neconformitate la audit; ntocmeste raport pentru fiecare neconformitate sau observatie, cu exceptia observatiilor rezolvate n timpul auditului. Acestea se vor mentiona numai n raportul de audit. Rapoartele de neconformitate se semneaza de catre auditor, care decide cu privire la modul de verificare al actiunii corective rezultate. Rapoartele de neconformitate se semneaza si de catre reprezentantul auditatului pentru luare la cunostinta si recunoastere a starii de neconformitate. Sedinta de nchidere va aborda urmatoarele puncte: multumiri pentru sprijinul din timpul auditului; afirmatii referitoare la atingerea obiectivelor auditului; sinteza constatarilor din timpul auditului: aspectele pozitive, neconformitatile si observatiile constatate, eventual cauzele prezumtive ale acestora, actiunile corective stabilite deja si termenul pentru stabilirea celorlalte actiuni corective, comunicat de conducerea auditatului sau convenit cu aceasta; explicarea punctelor slabe, cu indicarea potentialului de mbunatatire; modul n care se va proceda n continuare. ntocmirea raportului de audit Auditorul: semneaza chestionarul de audit completat n timpul auditului. ntocmeste raportul de audit n doua exemplare, l semneaza si este responsabil pentru corectitudinea si caracterul complet al acestuia. Raportul de audit este semnat si de Responsabilul Calitatii.

20

difuzeaza raportul de audit auditatului si Responsabilul Calitatii.

Raportul de audit, cu toate anexele, constituie o nregistrare a Sistemului de Management al Calitatii si este controlat si pastrat n conformitate cu procedura CONTROLUL NREGISTRARILOR. Pentru asigurarea trasabilitatii, Responsabilul Calitatii atribuie un numar unic fiecarui raport de audit si mentine nregistrarile efectuate pe parcursul auditului. Stabilirea actiunilor corective ntr-un termen foarte scurt de la data sedintei de nchidere, conducerea auditatului (organizatiei) va comunica n scris auditorului actiunile corective pentru rezolvarea neconformitatilor si termenele pentru realizarea acestora, n cazul n care aceste termene nu sau convenit naintea ncheierii auditului. Verificarea realizarii actiunilor corective Verificarea eficacitatii actiunilor corective se face de catre auditor dupa un interval adecvat de timp. Verificarea se poate face, dupa caz, la o data stabilita cu conducerea auditatului, la un audit de urmarire sau la urmatorul audit planificat. Daca n raportul de audit s-a stabilit un audit de urmarire, acest audit va fi planificat prin programul de audit. Pastrarea nregistrarilor auditului Responsabilitatea pentru pastrarea tuturor nregistrarilor auditului revine RC, care ntocmeste un dosar pentru fiecare audit. Controlul si pastrarea dosarului de audit se face cu respectarea prevederilor din procedura CONTROLUL NREGISTRARILOR. Perioada de pastrare a dosarelor de audit este de 2 ani. Raportarea rezultatelor auditurilor interne - Pentru analiza efectuata de management, Responsabilul Calitatii raporteaza rezultatele auditurilor interne ca unul din elementele de intrare ale analizei. 6. DIAGRAMA FLUX - Se desfasoara procesul de audit incepand de la colectarea de date, la analiza si evaluarea lor, pna la raportarea rezultatelor auditului. Procesul se desfasoara n mod continuu pna cnd sunt atinse toate obiectivele auditului planificate n Planul de audit si cuprinse n Chestionarele de audit. 7. RESPONSABILITATI Directorul General aproba programul anual de audituri interne si toate modificarile ulterioare ale acestuia; aproba anual lista auditorilor interni si toate modificarile ulterioare ale acesteia; asigura resursele necesare pentru efectuarea auditurilor interne precum si pentru instruirea si mentinerea calificarii auditorilor interni. Responsabilul de Calitate ntocmeste Programul anual de audituri interne si l actualizeaza ori de cte ori este necesar; ntocmeste anual Lista auditorilor interni si o actualizeaza ori de cte ori este necesar; planifica instruirea si mentinerea calificarii auditorilor interni, n conformitate cu procedura COMPETENTA, CONSTIENTIZARE SI INSTRUIRE; stabileste echipa de audit care sa aiba pregatirea necesara de a audita procesele sau documentele aplicabile cu privire la calitate; asigura efectuarea auditurilor interne n conformitate cu standardele aplicabile, programul anual de audituri aprobat si prezenta procedura; analizeaza si semneaza rapoartele de audit intern si face propuneri pentru mbunatatirea SMC; pastreaza nregistrarile auditurilor interne si raspunde de identificarea si trasabilitatea acestora; urmareste modul de rezolvare al actiunilor corective conform termenelor stabilite;

21

raporteaza managementului rezultatele auditurilor interne efectuate si al actiunilor corective ntreprinse, ca elemente de intrare pentru analiza efectuata de management; stabileste necesarul de resurse pentru efectuarea auditurilor interne.

Auditorul ntocmeste Planul de audit, l transmite conducerii auditatului pentru luare la cunostinta; ntocmeste Chestionar de audit; conduce sedintele de deschidere si de nchidere ale auditului; analizeaza documentatia; participa la audit, inclusiv la verificarea eficacitatii actiunilor corective ntreprinse; obtine dovezi obiective cu privire la activitatile auditate pentru fundamentarea constatarilor si cu privire la eficacitatea actiunilor corective ntreprinse; ntocmeste si semneaza Rapoartele de neconformitate; prezinta concluziile reiesite n urma efectuarii auditului la sedinta de nchidere a auditului; ntocmeste si semneaza Raportul de audit; rezolva eventualele divergente aparute ntre echipa de audit si auditati sau, daca este necesar, le comunica RMC n vederea medierii si deciziei. Personalul auditat coopereaza cu auditorii n vederea atingerii obiectivelor auditului; pune la dispozitia echipei de audit toate documentele si nregistrarile solicitate.

22