CONTRATO DE PROYECTO ( PROJECT CHARTER) 2007

P. Reyes / Sept.

CONTRATO DE PROYECTO (PROJECT CHARTER)

Primitivo Reyes Aguilar Septiembre de 2007

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P. Reyes / Sept.

Proyecto Seis Sigma

Alcance del proyecto y contrato del proyecto (project charter) Alcance del proyecto: La definicin del problema es la parte ms importante para resolverlo. Algunas tcnicas para esto son: Contrato del proyecto (acotaciones) Anlisis de personal afectado por el proyecto Definicin del cliente Diagramas de Pareto, SIPOC, Rty, Voz del cliente Diagramas de afinidad, Modelo Kano

La direccin puede o no proporcionar un enunciado de misin o propsito. El contrato del proyecto se hace con el apoyo del lder o facilitador, es til por varias razones: El equipo tiene claros el alcance y las metas El equipo puede permanecer enfocado a las metas El equipo trabaja en proyectos alineados con las metas de la organizacin El Champion del equipo apoya al equipo y sus metas

Seleccin inicial del proyecto Debe tener amplia aceptacin por los involucrados Simple pero no trivial Seleccionar alcance corto para mostrar beneficios (3-4 meses) Dentro del control del equipo Considerar restricciones de tiempo y recursos

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Revisin del enfoque del proyecto Se relaciona el proyecto con las necesidades del cliente? El proyecto est alineado con la satisfaccin de sus necesidades?

Contrato de proyecto (Project Charter)

Es un documento que define la misin del equipo, alcance de la operacin, objetivos, programa y consecuencias, el cual es autorizado. Donde: Propsito: Describe para qu se form el equipo en lnea con la misin y visin de la empresa Objetivos: Que el equipo espera alcanzar en trminos medibles Alcance: lmites donde operar el equipo Soporte de la direccin: se establece por escrito este compromiso

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Enunciado del problema: detalla el tema que el equipo quiere mejorar, tan descriptivo como sea posible. La empresa ABC tuvo una cada en ventas del 25% y 40% en utilidades

Ventajas de contar con una Contrato del proyecto: Elimina confusiones Establece las fronteras de operacin Identifica las reas que no sern atendidas Identifica el producto resultante Proporciona una base para que el equipo fije sus metas Autoriza al equipo a colectar datos relevantes Proporciona acceso a los recursos necesarios Autoriza la dedicacin de tiempo de los miembros para atender problemas El Alcance del proyecto: se refiere a los lmites del proyecto o acotaciones. lanzamiento de un nuevo producto en una planta Project Charter - Ejemplo

Descripcin general del problema Alcance Meta medible Sigmas

Recursos Nombre, Rol Otros participantes Costos y beneficios Fechas arranque y final por cada fase DMAIC Impacto financiero
Beneficios estimados Costos estimados

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El contrato del proyecto (Project Charter) debe incluir: Caso de negocio (impacto financiero) Enunciado del problema Alcance del proyecto (lmites) Establecimiento de metas Rol de los miembros del equipo Metas intermedias y productos finales Recursos requeridos

Caso del negocio: es un resumen de las razones estratgicas para el proyecto. Incluye aspectos de calidad, costo, producto final con justificacin financiera, por ejemplo: Diseo de un producto nuevo Rediseo de un producto existente Diseo de un nuevo proceso Rediseo de un proceso existente

Enunciado del problema: detalla el tema que el equipo quiere mejorar, tan descriptivo como sea posible. La empresa ABC tuvo una cada en ventas del 25% y 40% en utilidades Alcance del proyecto: se refiere a los lmites del proyecto o acotaciones. lanzamiento de un nuevo producto en una planta Establecimiento de las metas: establecer metas a ser logradas entre 120 y 160 das; una regla comn es la reduccin del 50% en alguna de las mtricas o su mejora en 50% Roles de los miembros de los equipos: los miembros deben ser gente calificada con la suficiente experiencia para realizar lo establecido en la misin del equip.

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Equipo de proyecto Seis Sigma: Asesor tcnico (Black Belt), Lder del equipo (Green Belt), Miembros (Yellow Belts), coordinador (Master Black Belt), Patrocinador (Champion, Sponsor) Definicin de Project Charter: es un acuerdo entre la direccin y el equipo, estableciendo que se espera de ellos, tambin se denomina Team Charter: Clarifica que se espera del equipo Mantiene enfocado al equipo Alinea los proyectos a las prioridades de la empresa Transfiere el proyecto del Champion y Promotor al equipo del proyecto Etapas intermedias / Entregables (milestones): sirven para dar seguimiento al proyecto hasta su terminacin. Una carta tpica de etapas es: Da 0. Iniciar actividades del equipo Da 1. Iniciar la fase de definicin del proyecto Da 40. Iniciar la fase de medicin del proyecto Da 80. Iniciar la fase de anlisis del proyecto Da 120. Iniciar la fase de mejora del proyecto Da 160. Concluir el proyecto con una presentacin a la direccin >Da 160. Seguimiento de los elementos de control

Recursos requeridos: Personal calificado; equipo; maquinaria Espacio en laboratorio; espacio en oficina Tiempo de mquinas; telfono Equipo de cmputo Energticos, etc.

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Anlisis de personal afectado por el proyecto (stakeholders) y reas impactadas por los cambios: Gerentes y personal relacionado con el proceso Clientes, proveedores, finanzas

Carta de comunicacin y de responsabilidades para reducir la resistencia al cambio, con las categoras: Nivel de compromiso (apoyo, quejoso, indiferente) Ventas (X nivel de compromiso, O nivel de compromiso requerido) Gerencia, Empleados, Clientes

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