MEMORANDO DE PLANEAMIENTO AUDITORIA A LA INFORMACION FINANCIERA EJERCICIO 2009 DE LA SOCIEDAD DE BENEFICENCIA PBLICA DE TACNA I.OBJETIVOS DEL EXAMEN.

.OBJETIVO GENERAL Opinar sobre la razonabilidad de la informacin financiera Preparada por la Sociedad de Beneficencia Pblica de Tacna al 31.Dic.2009, para la Cuenta General de la Repblica. . OBJETIVOS ESPECIFICOS

Determinar la razonabilidad del saldo de la cuenta Caja y Bancos de los estados financieros, en conformidad a los principios de contabilidad generalmente aceptados.

II.-

ALCANCE DEL EXAMEN.La auditoria se realiza de acuerdo con las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas NAGAs, las Normas de Auditoria Gubernamental NAGUs y las Normas Internacionales de Auditoria NIAs. Comprende el anlisis de los Estados Financieros preparados por la Administracin de la Entidad, por el perodo comprendido entre ENE.01/09 a DIC.31/09; sin perjuicio de revisar, de acuerdo con las circunstancias, operaciones de ejercicios anteriores y de ser necesario se incluir la evaluacin de los hechos subsecuentes que incidan en la Auditoria respecto a las reas crticas.

III.- ACTIVIDADES DE LA ENTIDAD.1.- Creacin.La Sociedad de Beneficencia Pblica de Tacna, se instal solemnemente el 13 de Enero del 1849, siendo reconocida por Ley N 8128, en el ao 1935. Tiene el encargo de asumir la funcin de brindar servicios de Promocin, Proteccin y asistencia Social a nios, Adolescentes, mujeres jvenes y adultos mayores en situacin de Riesgo o abandono moral, con el propsito de lograr su desarrollo integral y su integracin familiar y social. 2.- Misin.La Sociedad de Beneficencia Pblica de Tacna tiene como misin brindar un servicio de calidad y as contribuir al desarrollo de valores, otorgando una mejor oportunidad a las nias, nios, adolescentes y adulto mayores, de acuerdo a lo consignado en la Memoria Anual Ejercicio 2009. 3.- Finalidad.La Sociedad de Beneficencia Pblica de Tacna, es una Entidad Pblica con personera jurdica de derecho pblico interno, que realiza operaciones gubernamentales, con fondos y patrimonio propios, dependiendo tcnica, funcional y administrativamente de la Unidad Gerencial para el Desarrollo de la Poblacin en Riesgo integrante del Programa Integral Nacional de Bienestar Familiar INABIF, perteneciente al sector Ministerio de la Mujer y Desarrollo Social. El INABIF, como rgano Rector del Sistema, ejerce funciones de coordinacin, supervisin y evaluacin de la gestin de las Entidades comprendidas en el Sistema. De acuerdo a su Reglamento de Organizacin y Funciones, la Sociedad de Beneficencia Pblica de Tacna, tiene los siguientes objetivos bsicos: - Dirigir, orientar y supervisar las actividades de la Institucin, estableciendo las polticas, objetivos y metas para el mejor desarrollo organizacional.

Perfeccionar el servicio de atencin al usuario, simplificando procedimientos administrativos, fortaleciendo los programas de capacitacin y el uso intensivo de los sistemas de informacin. Realizar la remodelacin, ampliacin y/o reconstruccin y equipamiento, segn corresponda en las instalaciones que requieran el servicio para la ejecucin de programas econmico sociales. Incrementar la captacin de recursos financieros en la Sociedad de Beneficencia Pblica de Tacna, mejorando la captacin de los ingresos y creando nuevas fuentes de ingresos, logrando rentabilidad en todas las unidades productivas. Brindar proteccin integral y promover el desarrollo psico-social de los nios y adolescentes en abandono y/o riesgo social. Desarrollar talleres y actividades de carcter socio-recreativo, que faciliten la realizacin de los adultos mayores como personas tiles a sus familias y a la comunidad. Fomentar la formacin ocupacional dirigida a mujeres en situacin de pobreza extrema potencialmente sujetas a exclusin, que permita su participacin activa en la vida social y su insercin socio-laboral familiar.

4.- ESTRUCTURA ORGANIZATIVA.La Sociedad de Beneficencia Pblica de Tacna mantuvo vigente hasta NOV.09/09, la Estructura Orgnica aprobada por Resolucin Presidencial N 112-2004/SBPT, de NOV.30/04; estructura orgnica que es actualizada por Resolucin Presidencial N 148-2009-SBPT, de NOV.09/09. Es preciso indicar que el Cuadro de Asignacin de Personal, modificado como consecuencia de la actualizacin aprobada por la Titular de la Entidad, no ha sido aprobado por Resolucin Suprema siguiendo el trmite previsto en el D.S. N 043-2004-PCM, como tampoco lo fuera el anterior. A continuacin, se incluye Cuadro comparativo de la Estructura Orgnica de la Entidad vigente en el perodo examinado, as como en el presente Ejercicio: ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL VIGENTE ENTRE NOV.04 a NOV.09 ALTA DIRECCION Directorio Presidencia Gerencia ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL Oficina de Control Institucional ORGANOS DE LINEA Direccin de Desarrollo Econmico Division de Divisin de Servicio Cementerio Funerario Direccin de Desarrollo Social Div. Div. Hogar Comedor Div. Red de Lderes Geritri Infantil co ORGANOS DE ASESORIA Ofic. Planeam. y Ofic. As. Jurdica Des. ORGANOS DE APOYO Un. Un. Adm. Un. Contab. y Docum. y Logstica Tes. Archivo ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL VIGENTE DESDE NOV.09 ORGANOS DE ALTA DIRECCION Directorio Presidencia Gerencia Un. Adm. Docum. y Archivo Un. Cmputo e Informtica

ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL Oficina de Control Institucional ORGANOS DE ASESORAMIENTO Ofic. Planeam. y Des. Ofic. As. Jurdica

ORGANOS DE APOYO Oficina de Administracin ORGANOS DE LINEA Direccin de Desarrollo Econmico Div. Div. Servicio Cementerio Funerario Direccin de Desarrollo Social Div. Hogar Div. Div. Geritrico Comedor Red de

Un. RR.HH.

Social

Lderes

IV.- NORMATIVA APLICABLE.Las normas legales aplicables a la Entidad son las siguientes: - Ley N 26918 - crea el Sistema Nacional para la Poblacin en Riesgo-SPR de ENE.23/98. - Ley N 27444 Procedimiento Administrativo General, vigente desde OCT.11/01. - Ley N 27588 prohibiciones e incompatibilidades de funcionarios y servidores pblicos, asf como de las personas oue presten servicios al estado bajo cualquier modalidad contractual, de DIC.13/01. - Ley N 27594 participacin del Poder Ejecutivo en el nombramiento y designacin de funcionarios pblicos, de DIC.14/01. - Ley N 27793 Organizacin y Funciones del Ministerio de la Mujer y Desarrollo Social, de JUL.25/02 - Ley N 27815 Cdigo de tica de la Funcin Pblica, de AGO.13/02. - Ley N 28112 Ley Marco de la Administracin Financiera del Sector Pblico, de NOV.28/03. - Ley N 28175 Ley Marco del Empleo Pblico, de FEB.18/04. Ley N 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, de DIC.08/04. Ley N 28693 Ley General del Sistema Nacional de Tesorera, de MAR.22/06. Ley N 28708 Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad, de ABR.12/06 y sus modificatorias. Ley N 29083 modificatoria de la Ley N 28411, de SEPT.11/07. Ley N 29091 modifica prrafo 38.3 del artculo 38 de la ley 27444, ley del procedimiento administrativo general, y establece la publicacin de diversos dispositivos legales en el portal del estado peruano y en portales institucionales, de SEPT.26/07. Ley N 29289 - Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el Ao Fiscal 2009, de DIC.11/08. Dec. Leg. N 276 Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Pblico, sus modificatorias y complementarias, de MAR.25/84 . Decreto Legislativo N 356 - regula la organizacin, funciones laborales y recursos de las Sociedades de Beneficencia Pblica y Juntas de Participacin Social, de fecha OCT.28/85. - D.S. N 005-90-PCM, aprueba el Reglamento de la Ley de Bases de la Carrera Administrativa, de ENE.19/90 . - D.S. N 002-97-PROMUDEH, aprueba las normas para la designacin de los miembros del Directorio de las Sociedades de Beneficencia Pblica, deMAY.15/97. - D.S. N 008-2002-MIMDES aprueba Reglamento de Organizacin y Funciones del Ministerio de la Mujer y Desarrollo Social, de AGO.28/02. - D.S. N 043-2004-PCM - aprueba Lineamientos para la elaboracin y aprobacin del CAP de las Entidades de la Administracin Pblica, de JUN.18/04. - D.S. N 033-2005-PCM - aprueba el Reglamento de la Ley del Cdigo de tica de la Funcin Pblica, de ABR.19/05. - D.S. N 004-2008-PCM - Aprueban Reglamento de la Ley N 29091, Ley que modifica el prrafo 38.3 del Artculo 38 de la Ley 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, y establece la publicacin de diversos dispositivos legales en el Portal del Estado Peruano y en Portales Institucionales, de ENE.18/08. - Resolucin Suprema N 029-97-PROMUDEH precisa alcances de la transferencia de las Beneficencias al INABIF, de ABR.08/97. - Resolucin Ministerial N 463-2001-PROMUDEH designacin de funcionarios en cargos de confianza en las Sociedades de Beneficencia, de DIC.28/01. Resolucin Jefatural N 022-89-EF/93.01 - Estados Financieros deben estar suscritos por funcionarios autorizados y por el profesional Contador Pblico Colegiado, de MAR.09/89. Resolucin Directoral N 001-2009-EF/93.01- aprueba uso obligatorio del Plan Contable Gubernamental 2009, de FEB.06/09.

Directiva N 001-2008-EF/93.01 - Preparacin y Presentacin de Informacin Financiera, Presupuestaria, Complementaria y de Metas de Inversin para la Elaboracin de la Cuenta General de la Repblica por las Empresas y Entidades del Estado, de ENE.15/08. Gua Tcnica N 005-2002/INABIF-GPR Lineamientos para la captacin, recepcin, registro, aceptacin, otorgamiento y control de donaciones de las Sociedades de Beneficencia y Juntas de Participacin Social, de Gua Tcnica N 003-2002/INABIF-GPR Lineamientos para el arrendamiento de inmuebles de propiedad de las Sociedades de Beneficencia Pblica y Juntas de Participacin Social, de Resolucin Presidencial N 081-2003/SBPT aprueba el Reglamento de Organizacin y Funciones de la SBP TACNA, de AGO.27/03; vigente hasta NOV.09/09. Resolucin Presidencial N 083-2003/SBPT aprueba Cuadro de Asignacin de Personal de la SBP TACNA, de AGO.27/03. Resolucin Presidencial N 112-2004/SBPT aprueba el Manual de Organizacin y Funciones de la SBP TACNA, de NOV.30/04; vigente hasta NOV.09/09. Resolucin de Presidencia N 146-2009-SBPT aprueba actualizacin del ROF de la SBP TACNA, de NOV.09/09. Resolucin de Presidencia N 147-2009-SBPT aprueba Cuadro de Asignacin de Personal de la SBP TACNA, de NOV.09/09. Resolucin de Presidencia N 148-2009-SBPT aprueba Manual de Organizacin y Funciones de la SBP TACNA, de NOV.09/09. V.INFORME A EMITIR Y FECHA DE ENTREGA.Como resultado del Examen, de acuerdo con la NAGU 4.40 se emitirn los siguientes Informes: - Informe Corto Dictamen Financiero 20 das hbiles de iniciado el Examen JUL.09/10. - Informe Especial (de ser el caso en la debida oportunidad, de conformidad con la NAGU 4.50). - Informe Largo - Examen Especial 30 das hbiles de iniciado el Examen - JUL.23/10. En este aspecto, se destaca que las fechas en todo caso se enuncian a manera tentativa. VI.- IDENTIFICACION DE AREAS CRTICAS Y SIGNIFICATIVAS.Las reas crticas y significativas se determinan de acuerdo a la evaluacin efectuada en la revisin analtica y la materialidad de los rubros; en ese orden, del anlisis practicado a los rubros que integran el Balance General de la Entidad, correspondiente al Ejercicio 2009, se ha determinado como componentes ms significativos a evaluar, los siguientes: Identificacin de reas Crticas. RUBRO DEL BALANCE RIESGO Efectivo y equivalente de efectivo ALTO Cuentas por Cobrar (Neto) ALTO Existencia (Neto) ALTO Edificios y Estructuras y Act. no Prod. (Neto) ALTO Vehculos, Maquinarias y Otros (Neto) ALTO Identificacin de reas significativas RUBRO DEL BALANCE RIESGO Efectivo y Equivalente de Efectivo MODERADO Cuentas por Cobrar (Neto) MODERADO Otras Cuentas del Activo (Neto) MODERADO Hacienda Nacional MODERADO Existencias (Neto) BAJO

Beneficios Sociales y Obligaciones prev. Estado de Gestin

BAJO MODERADO

Se identifican las reas crticas y significativas resultantes de la evaluacin del riesgo enfoque de la auditoria y procedimientos bsicos de auditora que sern aplicados. PUNTOS DE ATENCIN Los puntos de atencin a considerar en la Auditoria a los Estados Financieros son: - Evaluacin de las Rendiciones de Pagos Anticipados por Encargos y Habilitaciones de fondos. - Revisin a los Inventarios de Activos Fijos al 31.DIC.2009. - Confirmacin de saldos de entidades financieras al 31.DIC.2009. - Revisin de Conciliaciones Bancarias al 31.DIC.2009. - Saneamiento Tcnico de bienes inmuebles de la entidad. VII.- PERSONAL CONFORMANTE DEL EQUIPO DE AUDITORIA - PRESUPUESTO DE TIEMPO.NOMBRES Y APELLIDOS ABOG. Mara del Pilar JIMNEZ DE AMMOR CPCC. Ninfa Dalila CARRIZALES GARABITO ETAPAS Programacin o Planeamiento Trabajo de campo Redaccin de Informe Supervisin del trabajo de Auditoria Sustentacin del Informe al OCI Elevacin del Informe al Titular y CGR TOTAL * Contados Encargado de la Auditora. a partir de CATEGORA Supervisor Auditor Encargado DIAS UTILES* 09 09 03 10 01 01 33 la incorporacin N DE PERSON AS 02 02 01 01 01 02 TOTA L H.H 126 126 18 80 06 08 364 del profesional HORAS ASIGNADAS 226 138

VIII.-FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD A EXAMINAR.Los funcionarios de la Sociedad de Beneficencia Pblica de Tacna, se detallan a continuacin: NOMBRES Y APELLIDOS CARGO - ING.Rosa Maria MORALES ORDOEZ DE MUOZ Presidente Directorio (JUL.18/08 a la fecha) - ABOG. Mara del Pilar JIMNEZ DE AMMOR Dir. rg. Control Inst. (ABR.07/04 a la fecha) - Seora Juliana MAMANI JILAJA Gerente (AGO.13/08 ABR.30/09) - ING Martina ALFEREZ VARGAS Gerente (MAY.11/09 a la fecha) - Seor Julio COPARE QUISPE Dir. Ofic. Plan. y Des.(ABR.26/08 a la fecha) - CPC. Juan G. ARANIBAR OCOLA Jefe Unid. Cont. y Tes. (MAR.01/08 a la fecha)

- Bach. Miguel ALVAREZ REYNOSO - Seorita Rosa Ins GARAY CARDENAS JUL.31/09) - ABOG. Jorge TORRES BENEGAS

Jefe Unid. Logstica (NOV.05/08ABR.13/09) Jefe Unid. Logstica (ABR.16/09 Jefe Unid. Logstica (AGO.03/09 a la fecha)

IX.- PARTICIPACION DE OTROS PROFESIONALES Y/O ESPECIALISTAS DE ACUERDO A LAS AREAS MATERIA DE EVALUACIN.En el presente Examen Especial no se ha previsto participacin de ningn Especialista. X.PROGRAMA DE AUDITORIA.Para llevar a cabo el trabajo de campo y coadyuvar al logro de los objetivos establecidos en la Auditoria Gubernamental, se han formulado los procedimientos de auditoria que se detallan en el Anexo N 01. Tacna, Junio 24 del 2010.

AUDITOR ENCARGADO

SUPERVISOR

ANEXO N 01 PROGRAMA DE AUDITORIA PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS GENERALES. 1 Dar a conocer, al Titular de la entidad, el inicio de la auditoria, y solicitar su comunicacin a los funcionarios y servidores responsables de la operatividad de las reas a examinar, acreditando al Auditor Responsable para la Ejecucin del examen. Solicite informacin, a las diferentes reas a examinar Actualice el archivo permanente en los que tenga relacin con la elaboracin de Estados Financieros. Redacte los hallazgos y comunique a los funcionarios responsables de los hechos observados de acuerdo al cronograma de desarrollo del programa. Evalu los comentarios y aclaraciones de los hallazgos Obtenga la carta de Representacin Emita los informes preliminares emergentes de Auditoria a la Jefatura del rgano de Control Institucional. Eleve a las instancias superiores los informes de la accin de control: Informe corto a los Estados Financieros, Informe Largo, Dictamen Informacin Complementaria, Sntesis Gerencial y el Memorndum de Control Interno OBJETIVO GENERAL Opinar sobre la razonabilidad de la informacin financiera Preparada por la Sociedad de Beneficencia Pblica de Tacna al 31.Dic.2009, para la Cuenta General de la Repblica. OBJETIVO ESPECIFICO: Determinar la razonabilidad del saldo de la cuenta Caja y Bancos de los estados financieros, en conformidad a los principios de contabilidad generalmente aceptados. 9 1 0 1 1 1 2 Solicite y Verifique el detalle de la Nota de los estados financieros especficamente al rubro Caja.. Solicite y Verifique las conciliaciones entre el estracto bancario y libro bancos del rubro Bancos Obtenga los saldos bancarios mediante carta de circularizaci-on Elabore el cuestionario de control interno para los funcionarios y/o servidores responsables de las reas de la Entidad que tenga incidencia con la auditoria. Verifique las respuestas de los cuestionarios comprobando la veracidad de las mismas. REF. P.T. FECHA HECHO POR:

2 3 4

5 6 7 8

1 3

1 4 1 5

Elabore el Memorndum de Control Interno Realice el seguimiento de las recomendaciones del Memorndum de Control Interno. OBJETIVO ESPECIFICO: Determinar si los estados financieros preparados por la entidad, presentan razonablemente su situacin financiera, los resultados de sus operaciones y flujo de efectivo, de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados. Elabore la cdula fuente del Balance General. Determine los rubros del balance a examinar considerando la materialidad. Elabore Cdula Matriz del rubro efectivo y equivalente de efectivo estableciendo los saldos que la conforman. Solicite los Arqueos de fondos y valores efectuados y determine si se detectaron irregularidades en dichos arqueos. Efectu arqueo de caja Efectu alguna reconciliacin bancaria y determine su conformidad. Obtenga los ingresos verifique y analice los ingresos de un mes, verifique sus depsitos y que haya sido registrado en el Libro Caja. Obtenga la relacin de las empresas o personas que conforman el rubro cuentas por cobrar, y determine la conciliacin con el Balance General. Determine si los saldos del rubro existencias que se presentan en el Balance General estn sustentados con el Inventario Fsico correspondiente y si dichos importes concilian. Verifique la Conformacin del Comit de Inventarios en el Periodo del Examen fueron designados mediante resolucin y si ejecutaron conforme a las normas de la toma de inventario. Verifique la situacin legal de los Inmuebles, si cuentan con ttulo de Propiedad e Inscripcin en los Registros Pblicos, Declaracin Jurada de Autoavalo. Efectu la conciliacin entre los saldos del Inmuebles, Maquinaria-Equipo del Balance General con el Inventario Fsico correspondiente. Verifique la consistencia rubros Beneficios Sociales y oblig. Pre. y, hacienda Nacional Adicional. Elabore la cdula fuente del Estado de Gestin. De la cdula matriz de Ingresos, tomando en cuenta el procedimiento de revisin analtica, seleccione las cuentas a revisar con mayor anlisis. De la cdula matriz de costos y gastos, tomando en cuenta el procedimiento de revisin analtica, seleccione las cuentas a revisar con mayor anlisis Elabore la cdula fuente del Estado de Cambios en el Patrimonio Neto Elabore la cdula matriz y verifique el saldo del

1 6 1 7 1 8 1 9 2 0 2 1 2 2 2 3 2 4 2 5 2 6 2 7 2 8 2 9 3 0 3 1 3 2 3

3 3 4 3 5

3 6

3 7

3 8

rubro traslado de Cuentas Patrimoniales. Elabore la cdula fuente del Estado de Flujo de Efectivo Elabore la cedula Matriz del rubro de Donaciones y Transferencias Corrientes Recibidas. OBJETIVO ESPECIFICO: Determinar si la informacin complementaria preparado por la Beneficencia, tiene la coherencia suficiente con los estados financieros, ha sido preparada de acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados Obtenga la informacin siguiente: Los formatos AFs, Hojas de trabajo que soporte el movimiento de cada anexo y elabore hoja de trabajo, a fin de calificar la adecuada elaboracin y presentacin de la informacin complementaria. OBJETIVO ESPECIFICO: Evaluar la adopcin de medidas correctivas de las recomendaciones derivadas de informes de auditoras de ejercicios anteriores. Solicite el seguimiento de medidas correctivas al 31.Dic.2009. y elabore cdula consignando las observaciones en procesos y pendientes determinando a los responsables de su implementacin Elabore cdula estableciendo el estado situacional de las recomendaciones.