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CURSO MODULO DE CARTERA Versin 2008.01

APRENDIENDO A MANEJAR EL MODULO DE CARTERA

INTRODUCCION .................................................................................................... 10 OBJETIVOS ........................................................................................................... 10 1. CONCEPTOS GENERALES ............................................................................. 12 ANTICIPOS ............................................................................................................ 12 CODIGO DE INTEGRACION ................................................................................. 13 CHEQUES POSFECHADOS.................................................................................. 13 DESCUENTO COMERCIAL ................................................................................... 13 DESCUENTO FINANCIERO .................................................................................. 13 FACTURA .............................................................................................................. 14 NOTA CREDITO .................................................................................................... 14 NOTA DEBITO ....................................................................................................... 14 RETENCION EN LA FUENTE ................................................................................ 15 SUCURSALES ....................................................................................................... 15 TASA DE CAMBIO ................................................................................................ 15 TIPOS DE CONCEPTO .......................................................................................... 16 TALLER NO. 1 ....................................................................................................... 17 EVALUACION NO. 1 .............................................................................................. 17 2. PARAMETRIZACION ....................................................................................... 20 2.1. CONFIGURACION DEL MODULO ................................................................ 20 2.2. DEFINIENDO LOS TIPOS DE CONCEPTOS ............................................ 25

2.3. DEFINIENDO LOS TIPOS DE DOCUMENTO ................................................ 32 2.4. DEFINIENDO LOS CONSECUTIVOS ............................................................. 34 2.5. COMO DEFINIR LOS ESTADOS DEL CHEQUE ............................................ 36

2.6. COMO DEFINIR LOS CHEQUES DEVUELTOS ............................................. 38 2.7. REVISANDO LOS MAESTROS ...................................................................... 40 3. 3.1. INGRESANDO EL MOVIMIENTO ................................................................ 42 SALDOS INICIALES ................................................................................. 43

3.2. CONSULTANDO LA INFORMACION ........................................................... 50 3.2.1. 3.2.2. CONSULTA ............................................................................................... 50 CONSULTA GENERAL DE FACTURAS .................................................. 51

3.2.3. CONSULTA POR CLIENTE ........................................................................ 54 3.3. INGRESANDO RECIBOS DE CAJA Y NOTAS CONTABLES ..................... 56 3.4. MANEJO DE LOS CHEQUES POSTFECHADOS ........................................ 71 3.5. 3.5.1. 3.5.2. 3.6. CRUZANDO NOTAS CREDITO ................................................................ 73 CRUCE DE NOTAS CRDITO CONTRA LA FACTURA .......................... 73 RESTANDO DE LA FACTURA EL VALOR DE LA NOTA CRDITO ....... 78 CONSULTAS TECLAS RAPIDAS............................................................... 81

3.6.1. TECLAS GENRICAS PARA TODOS LOS MDULOS ............................ 81 3.6.2. 3.6.3. 3.7. 3.8. 3.9. TECLAS GENRICAS PARA EL MDULO DE CARTERA ..................... 82 TECLAS ESPECFICAS DE LA OPCIN DE ABONOS ........................... 87 CONSULTA GENERAL DE ABONOS ...................................................... 99 INGRESANDO ANTICIPOS .................................................................... 103 MANEJO DE DOBLE MONEDA ............................................................. 113

3.10. MANEJO DE MULTIMONEDA .................................................................. 117 3.11. MANEJO DESCUENTO FINANCIERO ................................................... 121

3.12. MANEJO DE SUCURSALES .................................................................... 128 3.13. MANEJO CALCULO IVA DIFERENCIAL EN CAPTURA DE ABONOS (MXICO) ............................................................................................................. 132 3.14. MANEJO HISTORIAL DE CHEQUES ..................................................... 138

3.15. HACIENDO USO DE LAS HERRAMIENTAS ............................................ 152

3.15.1. CONSULTA POR NOMBRE................................................................... 152 3.15.2. CAMBIO DE PERODO. ......................................................................... 154 TALLER NO. 2 ..................................................................................................... 156 EVALUACION NO. 2 ............................................................................................ 156 4. IMPRIMIENDO EL MOVIMIENTO ................................................................... 158 4.1. INFORMES OPERATIVOS .......................................................................... 159 4.1.1. RECIBO DE CAJA ................................................................................... 159 4.1.2. INFORMES DE COBRO .......................................................................... 160

4.1.2.1. EXTRACTO ............................................................................................ 162 4.1.2.2. ESTADO DE CARTERA ...................................................................... 172

4.1.2.3. EXTRACTO DE ROTACIN ................................................................. 172 4.1.2.4. EXTRACTO DESCUENTO POR PRONTO PAGO ................................. 173 4.1.2.5. 4.1.2.6. 4.1.2.7. 4.1.2.8. 4.1.2.9. 4.1.2.10. 4.1.2.11. 4.1.2.12. 4.1.2.13. 4.1.3. 4.1.3.1. EXTRACTO AGRUPACIN ................................................................ 174 EXTRACTO POR CENTRO DE COSTOS ........................................... 175 EXTRACTO DESCUENTOS FINANCIERO .......................................... 176 EXTRACTO SUCURSALES ................................................................ 178 INTERESES POR MORA ..................................................................... 179 RECAUDOS ..................................................................................... 181 GESTIN DE COBRO ........................................................................ 181 EXTRACTO CUOTAS ....................................................................... 182 AUDITORIA ........................................................................................ 184

INFORMES DE ABONOS........................................................................ 186 ABONOS .............................................................................................. 186

4.1.3.2. TIPOS DE CONCEPTO ......................................................................... 187 4.1.3.3. COMISIN VENDEDORES .................................................................... 188 4.2. INFORMES ADMINISTRATIVOS ................................................................. 189

4.2.1. RESUMEN DE CLIENTE ........................................................................... 189 4.2.2. RESUMEN VENDEDOR .......................................................................... 191

4.2.3. RESUMEN POR SUCURSAL .................................................................... 192 4.2.4. PARETO .................................................................................................. 193

4.2.5. ESTADSTICO .......................................................................................... 194 4.2.6. REFERENCIA CLIENTE .......................................................................... 195 4.2.7. INFORME DE CUADRE DE CAJA ........................................................... 196 4.2.8. INFORME MEDIOS DE PAGO ................................................................. 197 4.3. 4.4. INFORME DE TOTALES ......................................................................... 198 GENERADOR DE CONSULTAS (VERSIN CLIENTE SERVIDOR) ...... 200

TALLER NO. 3. .................................................................................................... 211 EVALUACION NO. 3 ........................................................................................... 211 5. PROCESANDO LA INFORMACION .............................................................. 213 5.1. INTEGRANDO MOVIMIENTO DE CARTERA ........................................ 214

5.1.1. INTEGRACIN DE CARTERA A BANCOS ............................................. 214 5.1.2. INTEGRACIN DE CARTERA A CONTABILIDAD ................................. 217 5.2. CRUCE DE CARTERA VERSUS CUENTAS POR PAGAR ......................... 231 5.3. GENERACIN ARCHIVO PLANO PARA DATACREDITO ......................... 234

INTRODUCCION .................................................................................................... 10 OBJETIVOS ........................................................................................................... 10 1. CONCEPTOS GENERALES ............................................................................. 12 ANTICIPOS ............................................................................................................ 12 CODIGO DE INTEGRACION ................................................................................. 13 CHEQUES POSFECHADOS.................................................................................. 13 DESCUENTO COMERCIAL ................................................................................... 13 DESCUENTO FINANCIERO .................................................................................. 13 FACTURA .............................................................................................................. 14 NOTA CREDITO .................................................................................................... 14 NOTA DEBITO ....................................................................................................... 14 RETENCION EN LA FUENTE ................................................................................ 15 SUCURSALES ....................................................................................................... 15 TASA DE CAMBIO ................................................................................................ 15 TIPOS DE CONCEPTO .......................................................................................... 16 TALLER NO. 1 ....................................................................................................... 17 EVALUACION NO. 1 .............................................................................................. 17 2. PARAMETRIZACION ....................................................................................... 20 2.1. CONFIGURACION DEL MODULO ................................................................ 20 2.2. DEFINIENDO LOS TIPOS DE CONCEPTOS ............................................ 25

2.3. DEFINIENDO LOS TIPOS DE DOCUMENTO ................................................ 32 2.4. DEFINIENDO LOS CONSECUTIVOS ............................................................. 34 2.5. COMO DEFINIR LOS ESTADOS DEL CHEQUE ............................................ 36 2.6. COMO DEFINIR LOS CHEQUES DEVUELTOS ............................................. 38 2.7. REVISANDO LOS MAESTROS ...................................................................... 40

3. 3.1.

INGRESANDO EL MOVIMIENTO ................................................................ 42 SALDOS INICIALES ................................................................................. 43

3.2. CONSULTANDO LA INFORMACION ........................................................... 50 3.2.1. 3.2.2. CONSULTA ............................................................................................... 50 CONSULTA GENERAL DE FACTURAS .................................................. 51

3.2.3. CONSULTA POR CLIENTE ........................................................................ 54 3.3. INGRESANDO RECIBOS DE CAJA Y NOTAS CONTABLES ..................... 56 3.4. MANEJO DE LOS CHEQUES POSTFECHADOS ........................................ 71 3.5. 3.5.1. 3.5.2. 3.6. CRUZANDO NOTAS CREDITO ................................................................ 73 CRUCE DE NOTAS CRDITO CONTRA LA FACTURA .......................... 73 RESTANDO DE LA FACTURA EL VALOR DE LA NOTA CRDITO ....... 78 CONSULTAS TECLAS RAPIDAS............................................................... 81

3.6.1. TECLAS GENRICAS PARA TODOS LOS MDULOS ............................ 81 3.6.2. 3.6.3. 3.7. 3.8. 3.9. TECLAS GENRICAS PARA EL MDULO DE CARTERA ..................... 82 TECLAS ESPECFICAS DE LA OPCIN DE ABONOS ........................... 87 CONSULTA GENERAL DE ABONOS ...................................................... 99 INGRESANDO ANTICIPOS .................................................................... 103 MANEJO DE DOBLE MONEDA ............................................................. 113

3.10. MANEJO DE MULTIMONEDA .................................................................. 117 3.11. MANEJO DESCUENTO FINANCIERO ................................................... 121

3.12. MANEJO DE SUCURSALES .................................................................... 128 3.13. MANEJO CALCULO IVA DIFERENCIAL EN CAPTURA DE ABONOS (MXICO) ............................................................................................................. 132 3.14. MANEJO HISTORIAL DE CHEQUES ..................................................... 138

3.15. HACIENDO USO DE LAS HERRAMIENTAS ............................................ 152 3.15.1. CONSULTA POR NOMBRE................................................................... 152 3.15.2. CAMBIO DE PERODO .......................................................................... 154

TALLER NO. 2 ..................................................................................................... 156 EVALUACION NO. 2 ............................................................................................ 156 4. IMPRIMIENDO EL MOVIMIENTO ................................................................... 158 4.1. INFORMES OPERATIVOS .......................................................................... 159 4.1.1. RECIBO DE CAJA ................................................................................... 159 4.1.2. INFORMES DE COBRO .......................................................................... 160

4.1.2.1. EXTRACTO ............................................................................................ 162 4.1.2.2. ESTADO DE CARTERA ...................................................................... 172

4.1.2.3. EXTRACTO DE ROTACIN ................................................................. 172 4.1.2.4. EXTRACTO DESCUENTO POR PRONTO PAGO ................................. 173 4.1.2.5. 4.1.2.6. 4.1.2.7. 4.1.2.8. 4.1.2.9. 4.1.2.10. 4.1.2.11. 4.1.2.12. EXTRACTO AGRUPACIN ................................................................ 174 EXTRACTO POR CENTRO DE COSTOS ........................................... 175 EXTRACTO DESCUENTOS FINANCIERO .......................................... 176 EXTRACTO SUCURSALES ................................................................ 178 INTERESES POR MORA ..................................................................... 179 RECAUDOS ..................................................................................... 181 GESTIN DE COBRO ........................................................................ 181 CUOTAS ........................................................................................... 182

EXTRACTO CUOTAS .......................................................................................... 182 4.1.2.13. 4.1.3. 4.1.3.1. AUDITORIA ........................................................................................ 184

INFORMES DE ABONOS........................................................................ 186 ABONOS .............................................................................................. 186

4.1.3.2. TIPOS DE CONCEPTO ......................................................................... 187 4.1.3.3. COMISIN VENDEDORES .................................................................... 188 4.2. INFORMES ADMINISTRATIVOS ................................................................. 189 4.2.1. RESUMEN DE CLIENTE ........................................................................... 189

4.2.2.

RESUMEN VENDEDOR .......................................................................... 191

4.2.3. RESUMEN POR SUCURSAL .................................................................... 192 4.2.4. PARETO .................................................................................................. 193

4.2.5. ESTADSTICO .......................................................................................... 194 4.2.6. REFERENCIA CLIENTE .......................................................................... 195 4.2.7. INFORME DE CUADRE DE CAJA ........................................................... 196 4.2.8. INFORME MEDIOS DE PAGO ................................................................. 197 4.3. 4.4. 4.5. INFORME DE TOTALES ......................................................................... 198 GENERADOR DE CONSULTAS (VERSIN CLIENTE SERVIDOR) ...... 200 GENERADOR DE REPORTES ............................................................... 202

TALLER NO. 3. .................................................................................................... 211 EVALUACION NO. 3 ........................................................................................... 211 5. PROCESANDO LA INFORMACION .............................................................. 213 5.1. INTEGRANDO MOVIMIENTO DE CARTERA ........................................ 214

5.1.1. INTEGRACIN DE CARTERA A BANCOS ............................................. 214 5.1.2. INTEGRACIN DE CARTERA A CONTABILIDAD ................................. 217 5.2. CRUCE DE CARTERA VERSUS CUENTAS POR PAGAR ......................... 231 5.3. GENERACIN ARCHIVO PLANO PARA DATACREDITO ......................... 234

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INTRODUCCION
El mdulo de Cartera recibe informacin del sistema de Facturacin o digitada directamente desde el mismo mdulo de Cartera. Sirve como herramienta de cobro, participando en el proceso de cancelacin de facturas. Como herramienta de cobro, brinda informes detallados factura a factura o resumidos por Cliente y Vendedores, clasificando la Cartera por edades (0-30 das, 30-60 das, 60-90 das, ms de 90 das). Como cancelacin de facturas, permite bajo un mismo recibo de caja cancelar mltiples facturas, detallando conceptos como: Cancelacin de Factura Descuentos por Pronto Pago Anticipos Mayores y menores valores pagados Retencin en la Fuente Intereses por Mora Aplicacin de Notas Crdito

OBJETIVOS
El objetivo general de este curso es proporcionar herramientas de trabajo que permitan adquirir elementos para el manejo y control de la informacin y poder entregar los resultados esperados. Conocer y aprender las herramientas del mdulo de Cartera Aplicar los conocimientos adquiridos en la implementacin del Sistema Lograr eficiencia y calidad en los procesos de informacin Como herramienta de trabajo a nivel administrativo y contable, permite: Generar Recibos de Caja, actualizando los saldos de Cartera Manejar Centros de Costos Manejar Cheques Postfechados Controlar los Anticipos Registrar movimiento en Doble Moneda Generar estados de Cartera a fechas de corte anteriores a la actual Generar informes de Cartera clasificando la informacin por: Clientes Vendedores Zonas Ciudades Tipo de Cartera Centros de Costo Rangos de Fecha de Vencimiento Imprimir Extracto de Cobro, detallando las Facturas por Cliente, clasificadas por edades Generar Estado de Cartera, detallando las Facturas y Recibos de Caja.

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Entregar reporte por Intereses de Mora Generar informe resumido por Cliente y Vendedor, totalizando por cada uno de ellos y clasificado por edades Entregar un Pareto (80% - 20%), mostrando los Clientes que ms deben en forma descendente Imprimir un informe Estadstico, entregando la Cartera en forma global, clasificada de acuerdo a las fechas de vencimiento para analizar los pendientes de cobro. Generar informe de recaudos Imprimir la violacin del Cupo Crdito Entregar informes totalizados por Vendedor, Zonas, Ciudades, Canales y Tipos de Cartera Consolidar mltiples empresas Cruzar informacin con el Departamento de Contabilidad y Auditora Enlazar la informacin a los movimientos contables.

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1. CONCEPTOS GENERALES
Anticipos Cdigo de Integracin Cheques Postfechados Descuento Comercial Descuento Financiero Factura Nota Crdito Nota Dbito Retencin en la Fuente Sucursales Tasa de Cambio Tipos de Concepto

ANTICIPOS
Son los pagos recibidos por anticipado para negociaciones futuras. Comprende el valor de los ingresos no causados recibidos de clientes, los cuales tienen el carcter de pasivo, que debido a su origen y naturaleza han de influir econmicamente en varios ejercicios, en los cuales deben ser aplicados o distribuidos. Registra el valor de las sumas que el ente econmico ha recibido por anticipado a buena cuenta por prestacin de servicios, intereses, comisiones, arrendamientos, honorarios, entre otros.
Ejemplo 1 La empresa OPUS TEXTILES S.A. recibe por anticipado un valor de $ 800.000, por concepto de Servicios Tcnicos. La contabilizacin de esta transaccin sera:

Cuenta
11100505 27052501

Descripcin
Banco Santander Servicios Tcnicos

Dbito
800.000

Crdito
800.000

Ejemplo 2
La empresa OPUS TEXTILES S.A. recibe por anticipado un valor de $ 2.000.000, por concepto de Compra de Mercanca, segn Pedido No. 1536. La contabilizacin de esta transaccin sera:

Cuenta
11100505 27054010

Descripcin
Banco Santander Mercanca en Trnsito ya vendida

Dbito
2.000.000

Crdito

2.000.000

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CODIGO DE INTEGRACION
Es el medio utilizado por nuestro sistema para integrar los diferentes movimientos de los mdulos a la Contabilidad. El Cdigo de Integracin es utilizado para identificar la transaccin contable a realizar; es un nmero, mximo de cuatro (4) dgitos, aunque recomendamos emplear un cdigo de tres dgitos, donde el primero es el nmero asignado para identificar el mdulo (1 Cartera, 2 Compras, 3 Facturacin, 4 Cuentas por Pagar, 5 Bancos, 6 Inventarios, 7 Activos Fijos) y los dos siguientes un consecutivo propio de cada mdulo.

CHEQUES POSFECHADOS
Son los cheques entregados a terceros o recibidos de terceros para pagos de obligaciones, que deben ser cobrados en una fecha posterior a la fecha de entrega de los mismos. Ejemplo: La Compaa OPUS TEXTILES S.A. recibe un cheque posfechado por concepto de cancelacin de Factura No. 5639, por $ 1.500.000. La Factura vence el 15 de Julio del presente ao, en esta fecha fu recibido el cheque, el cual debe ser cobrado el 30 de Julio del mismo ao.

DESCUENTO COMERCIAL
Es una disminucin en el valor de la factura que se le hace al cliente en el momento de la venta, concedido sobre un precio de lista, antes de tomar en consideracin las condiciones de crdito; por regla general, los precios de factura se contabilizan en los libros en su valor neto, despus de haber deducido los descuentos comerciales. Este descuento es reflejado en pi factura Ejemplo: Una empresa vende mercanca a crdito, cuyo valor segn lista de precios es de $1.000.000, con un descuento nico o inmediato del 20%. Esto significa que el valor neto de la transaccin es de $800.000.

DESCUENTO FINANCIERO
Son incentivos financieros ofrecidos al cliente para motivarlo a pagar la factura antes de la fecha fijada. En este caso, los precios reales pagados por la compra, dependen de la fecha en la que el comprador realice el pago. Por su misma definicin, los Descuentos por Pronto Pago, slo se dan en ventas a crdito, ventas para ser canceladas dentro de un perodo de tiempo dado.

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Ejemplo: En Febrero 1 la Compaa Delta, vende mercanca a crdito a las Compaa Alfa, con los siguientes trminos: Precio de lista: $3.000.000, condiciones: 10%, 5/10, n/30. Si la compaa OPUS TEXTILES S.A desea ganarse el descuento del 10% pagando de contado la deuda se descontara $300.000; si paga antes de 10 das la cancelacin de la deuda, el descuento fuese de $135.000 y si cancela a 30 da perdera el descuento por pronto pago.

FACTURA
Es un documento que se diligencia teniendo como base un Pedido y la Remisin de las mercancas; es generado en toda operacin de Compra - Venta, tanto de mercancas como de servicios. La Factura es un ttulo valor crediticio correspondiente a una venta efectiva de mercanca entregada real y materialmente al comprador; una vez que la Factura sea aceptada por el comprador, es considerada frente a terceros, como contrato de Compra-Venta, el cual debi haber sido debidamente ejecutado.

NOTA CREDITO
Es un documento generado para disminuir el efecto de la transaccin; dichas notas son elaboradas por diferentes conceptos: Disminuir el valor de la deuda por devolucin de mercancas. Mayor valor cobrado en una factura. Descuento otorgado sobre mercancas.

NOTA DEBITO
Es un documento generado para aumentar el efecto de la transaccin; dichas notas son elaboradas por diferentes conceptos: Contabilizacin de Otros Ingresos. Menor valor cobrado en una factura. Cobro de Intereses de Mora.

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RETENCION EN LA FUENTE
Es un impuesto que se aplica a los ingresos en el momento de la compra y venta de productos y servicios. La Retencin en la Fuente tiene como objeto conseguir que en forma gradual el impuesto se recaude en lo posible dentro del mismo perodo gravable en que se cause. A quienes se aplica?. Estn obligados a efectuar la retencin del tributo, los agentes retenedores que por sus funciones intervengan en hechos o actos en los cuales deban, por expresa disposicin de la ley efectuar dicha retencin. El agente retenedor o sujeto activo es la persona que realiza el pago a abono en cuenta cuando la ley le otorga esa calidad, y por consiguiente los pagos o abonos en cuenta que realice estarn sometidos a Retencin en la Fuente. El sujeto pasivo de la retencin es la persona afectada con la porcin de la retencin que le disminuye el valor del respectivo pago o abono en cuenta. Por regla general la base para practicar la retencin es la totalidad del valor bruto del pago o abono en cuenta efectuado. Sin embargo, dependiendo del concepto de retencin pueden existir normas especiales para el clculo de la base o simplemente base porcentuales especficas para aplicar la tarifa y determinar su monto, como en el caso de servicios y compras.

SUCURSALES
Son establecimientos comerciales o industriales, dependientes de una central. Existen algunas empresas, especialmente los almacenes de cadena, en donde el identificador tributario o Nit es uno solo pero el manejo de compra o venta es realizado por cada una de las sucursales y el pago puede ser por cada sucursal o centralizado en un solo almacn.

TASA DE CAMBIO
Es la relacin de precio entre las monedas de dos pases, identificado con la tasa representativa del mercado vigente o pactada al momento de realizar la compra del Activo. Ejemplo: Importamos maquinaria por valor de 50.000.000 el da 20 de enero; la Tasa de Cambio reportada para ese da era de $1.315

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TIPOS DE CONCEPTO
Es una Clasificacin detallada que se le hace a los abonos, de acuerdo a las operaciones que debe realizar el sistema en el ingreso de abonos a facturas y otros recaudos por medio de los Recibos de Caja. El uso de estos conceptos permite disminuir o no el saldo de una factura, adems controlar el valor total de un Recibo de Caja (entrada de dinero) Los Tipos de Concepto son cdigos que identifican la transaccin a realizar, haciendo referencia a los conceptos utilizados dentro del Sistema de Cartera Ejemplo: Abono o Cancelacin de la Factura Intereses de Mora Descuentos por Pronto Pago Aplicacin de Nota Crdito Aplicacin de Nota Dbito Aprovechamientos

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TALLER No. 1
Apreciado Usuario: Desarrolle el siguiente taller y evaluacin. Es la nica forma que garantiza el logro de los conocimientos adquiridos en cada etapa del curso. Planee una entrevista con el Jefe de Cartera y discuta con l sobre: 1. 2. 3. 4. 5. El manejo de los Anticipos de la empresa. Los tipos y porcentajes de descuentos realizados a los clientes. Qu tipo de informes presenta a la Gerencia? El manejo de los cheques posfechados. Identifique los conceptos utilizados en el Sistema de Cartera para controlar el ingreso de dinero a la compaa.

EVALUACION No. 1
1. 2. 3. Cite tres (3) ejemplos por los cuales se puede presentar un Anticipo. Establezca la diferencia entre una Nota Crdito y una Nota Dbito A las siguientes expresiones identifique con una F (Falso) o una V (Verdadero), segn sea el caso. a. b. c. d. e. 4. La disminucin del valor de la deuda es considerado como una Nota Crdito. _______ Un descuento otorgado sobre la mercanca es considerado como Nota Dbito. _______ A un mayor valor cobrado en una Factura se le debe hacer una Nota Dbito. A un cobro por Intereses de Mora se le hace una Nota Dbito. Un menor valor cobrado en una Factura es considerado como Nota Crdito. _______ _______ _______

De la siguiente lista marque con una X, los Tipos de Conceptos a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. Descuento Comercial Intereses de Mora Descuento Financiero Factura Devolucin de Mercanca Remisin Abono a una Factura Abono recibido por prstamo de Empleado Retencin por Ley 4ta. Retencin en la Fuente

5. Qu diferencia existe entre Descuento Comercial y Descuento Financiero?

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RESPUESTAS A LA EVALUACION No. 1

1. Servicios Prestados Arrendamientos Compra de Mercanca

2.

La Nota Crdito disminuye el saldo de la Cartera La Nota Dbito aumenta el saldo de la Cartera Falso o Verdadero a) V b) F c) F d) V e) V Deben ser marcadas con una X. b) c) e) g) h) i) j) Descuento Comercial: Es una disminucin en el valor de la factura que se le hace al cliente en el momento de la venta y es reflejada en pi factura.

3.

4.

5.

Descuento Financiero: Es el descuento que se le hace al cliente

en el momento del pago de la factura, llamado tambin descuento por pronto pago. En el sistema este descuento es utilizado para proponer el porcentaje de dicho descuento en el formato de factura.

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FLUJOGRAMA DE CARTERA

VENDEDORES

CLIENTES

SERVICIOS

COTIZACION/PEDIDOS

FACTURAS

CONTABILIDAD CARTERA BANCOS Cobros Administrativos Totales Auditora

Facturas

Abonos Anticipos

Recibo de Caja

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2. PARAMETRIZACION 2.1. CONFIGURACION DEL MODULO

Para configurar el mdulo ingrese por Ayudas Utilidades configuracin

El sistema desde el Mdulo Tcnico brinda la posibilidad de configurar las diferentes variables del Sistema de Cartera segn los niveles de Permisos general o de usuario que se tengan definidos.

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Se selecciona la empresa y el Modulo, en el campo Descripcin, Se ubican las diferentes variables globales para manejar la aplicacin con su correspondiente explicacin de manejo. Ultimo Perodo Cerrado: Indica el ltimo mes sobre el que se realiz el proceso de Cierre mensual. Se valida que solo se pueda ingresar un valor entre 0 y 12. Concepto de IVA: Indique concepto de IVA sobre el cual se requiere calcular el valor del IVA a discriminar en los abonos o pagos. Este campo es utilizado en el proceso de Calculo de IVA, para ello se requiere que la variable de Realizar calculo IVA este marcada afirmativamente (S). Este cdigo se valida contra el maestro de Tipos de Conceptos, verificando que exista y este marcado como "Abono Factura (Disminuye Deuda - Recibe Dinero)". Procedimiento utilizado solo para Mxico. Concepto de Retencin en IVA: Venezuela Concepto de porcentaje de Retensin en IVA para

Concepto de Retencin en la Fuente: Concepto de porcentaje Retencin en la Fuente para Venezuela Consecutivo Notas Contable: Variable a partir de la cual se configura el consecutivo automtico para las Notas Contables. Se debe ingresar solamente nmeros, no se puede ingresar letras o caracteres especiales. Se debe manejar un rango amplio entre el consecutivo de Recibos de Caja y el consecutivo de Notas contables, se recomienda inicializar cada documento con prefijo numrico y su correspondiente consecutivo. Ej. Recibos de caja 1100001, Notas Contables 5500001 Consecutivo de Recibo de Caja: Variable a partir de la cual se configura el consecutivo automtico para los Recibos de Caja. Se debe ingresar solamente nmeros, no se puede ingresar letras o caracteres especiales. Se debe manejar un rango amplio entre el consecutivo de Recibos de Caja y el consecutivo de Notas contables, se recomienda inicializar cada documento con prefijo numrico y su correspondiente consecutivo. Ej. Recibos de caja 1100001, Notas Contables 5500001

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Consecutivo Inicial de Cartera: Esta variable es configurable por usuario con lo cual a cada usuario se le puede definir el consecutivo por el cual ingresara a la captura de Cartera. Fecha de Control: Fecha de control o por usuario: no permitir adicionar, modificar o retirar documentos en fechas anteriores a esta. Fecha Fiscal: O fecha por empresa: no permite adicionar, modificar o retirar documentos con fechas anteriores a sta. Frecuencia de Extractos: Indica la frecuencia o rotacin ms utilizada en los informes de extracto. Integrar en Lnea a Contabilidad: Variable utilizada para indicar si la integracin contable se realiza peridicamente o en lnea. Ingrese S si la empresa requiere que la integracin contable se realice en lnea al momento de grabar cualquier documento de abonos o ingrese N si la empresa requiere realizar la integracin contable peridicamente con base a la opcin de proceso. Manejar Clculo de Retencin en IVA para Venezuela: Indicar si se requiere o no discriminar el valor a pagar de Retencin en IVA por cada abono o pago que se efecte. Digite S si requiere que el sistema calcule el valor del IVA por cada abono o cobro efectuado o digite N si no lo requiere. Procedimiento utilizado solo para Venezuela. Manejar Clculo de IVA en Abonos: Indicar si se requiere o no discriminar el valor a pagar de IVA por cada abono o pago que se efecte. Digite S si requiere que el sistema calcule el valor del IVA por cada abono o cobro efectuado o digite N si no lo requiere. Procedimiento utilizado solo para Mxico.

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Retencin en IVA Venezuela: Ingrese el Porcentaje de Retencin en IVA para Venezuela

Tipo Concepto Usual para pago Anticipos: Indicar Tipo de Concepto mas utilizado en el pago de Anticipos. Con este concepto se inicializa el campo de "Tipo Cpto Pago de Facturas" en la captura de Abonos, ubicado en la pantalla de seleccin de facturas. Este cdigo se valida contra el maestro de Tipos de Conceptos, verificando que exista y este marcado como "Abono Factura (Disminuye Deuda - Recibe Dinero)". Tipo Concepto Usual para Pago de Facturas: Indicar Tipo de Concepto mas utilizado en el pago o abono de las facturas. Con este concepto se inicializa el campo de "Tipo Cpto Pago de Facturas" en la captura de Abonos, ubicado en la pantalla de seleccin de facturas. Este cdigo se valida contra el maestro de Tipos de Conceptos, verificando que exista y este marcado como "Abono Factura (Disminuye Deuda Recibe Dinero)". Ultimo Cierre de Cartera. Corresponde a una fecha de corte con el fin de no permitir ingresar, modificar o retirar documentos (Abonos, Recibos de Caja o Notas contables) si la fecha del ste es igual o menor a la fecha ingresada en la variable. Cdigo Servicio Anticipo Cartera: Digite en este campo el cdigo con el cual se identifican los anticipos de cartera. Este cdigo de servicios debe de haber sido matriculado por el Modulo de inventarios por la opcin de Maestro Catalogo de Productos Cdigo Servicio para Cheques Devueltos: Digite en este campo el cdigo con el cual se identifican cheques devueltos de cartera. Este cdigo de servicios debe de haber sido matriculado por el Modulo de inventarios por la opcin de Maestro Catalogo de Productos

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Cdigo Suscriptor: Es el cdigo que Data crdito asigna a cada uno de sus afiliados para identificarlos, se utiliza para generar el medio magntico de esta entidad.

RECOMENDACION
Se recomienda definir correctamente cada uno de los valores, una mala definicin de ellos repercute con omitir controles de auditoria

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2.2. DEFINIENDO LOS TIPOS DE CONCEPTOS

Lo primero que se debe crear son los conceptos que identifican los diferentes motivos por los cuales se pueden efectuar las cancelacin de facturas y todo lo que tenga que ver con el pago como: intereses de mora, descuentos, etc.

Entre los conceptos de Otros se pueden citar aquellos que se llevan a la cuenta de Otros Ingresos como venta de alguna mquina o equipo de oficina, fotocopias, tambin abonos hechos por prstamos a empleados, aportes de socios, etc.

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En este maestro definimos los diferentes conceptos que afectan un abono o recibo de caja, segn las operaciones que el sistema debe realizar en el ingreso de abonos o cancelacin de facturas. Maestro formado por: Cdigo: Es el cdigo que identifica el concepto, con el cual se maneja cada uno de los movimientos que afecta el pago de una Factura y el efectivo recibido por dicha transaccin, los cuales deben constar en el Recibo de Caja. La aplicacin presenta Opciones de Bsqueda facilitando la captura de informacin Recomendamos definir los cdigos de 3 dgitos, por ejemplo: 100, 101, 102, donde el primer dgito (1) es la identificacin del mdulo y los dos (2) siguientes un consecutivo de los conceptos. Estos cdigos deben tener relacin con el Cdigo de Integracin para enlazar el movimiento de Cartera con la Contabilidad. Nombre: Nombre o detalle que identifica el concepto. Cdigo de Integracin: A travs de este cdigo enlazamos los conceptos al proceso de integracin a contabilidad. Al momento de ingresar un abono (Opcin Cartera Abonos \ Recibos de Caja) y despus de digitar el concepto, el sistema trae en forma automtica el Cdigo de Integracin asignado al concepto en este maestro.

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Este cdigo mueve las cuentas contables correspondientes a la transaccin, el cual debe estar previamente definido en las Tablas de Integracin, del mdulo de Contabilidad; tema que se tratar ms adelante. Clasificacin del Tipo de Concepto: Los conceptos pueden ser clasificados en cuatro (4) categoras: Abono Factura, NC / Descuentos, Inters por Mora e Informativo, dependiendo de cmo se requiera manejar la informacin. En la parte superior de la pantalla encontramos la Barra de Herramientas con las opciones de mantenimiento, permitiendo limpiar la pantalla, ingresar o modificar el registro actual, borrar el registro actual, listar toda la informacin y salir de la pantalla.

OPCIONES DE BUSQUEDA Nuestro sistema Atlas presenta una serie de Opciones de Bsqueda las cuales puede invocar en diferentes campos de la pantalla de maestros, facilitando la captura de informacin.

Al invocar por primera vez la bsqueda el sistema permite ordenar los registros en el orden que se maneje en el modulo tcnico segn la configuracin de cada usuario, es decir ordenar por cdigo y descripcin o por descripcin y cdigo.

Usted puede realizar la bsqueda por ejemplo de todas las lneas que contengan la letra Pago, para ello digite la palabra luego presione la tecla Enter, automticamente presenta todos aquellos Tipos de Conceptos que contengan esta palabra.

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Usted puede realizar bsquedas por ejemplo de todos los Si desea omitir la bsqueda por nombre simplemente haga Tipos de Conceptos comiencen por 10, para ello digite el uso del Tabulador de su teclado o la fecha para que el numero luego presione la tecla Enter, automticamente cursor se posicione en el primer registro. presenta todos aquellos cdigos que comiencen por este numero.

En ella usted puede digitar los primeros dgitos del Tipo de Usted puede realizar bsqueda ordenando por Concepto, por ejemplo si desea ver el Tipo de Concepto que descripcin y cdigo para ello presione clic en el botn inicialicen en 12 el sistema automticamente se posiciona en para que el sistema realice el cambio del el Tipo de Concepto que inicialicen en este nmero. ordenamiento.

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En ella usted puede digitar las iniciales del Tipo de Si desea cambiar nuevamente el ordenamiento a cdigo y Concepto a consultar, por ejemplo si deseo ver los tipos de descripcin, simplemente presione clic en el botn conceptos que inicialicen con la letra P el sistema para que el sistema realice el cambio del automticamente se posiciona en la primera descripcin que ordenamiento, de igual manera usted podr realizar la contenga la letra digitada. bsqueda por el ejemplo por el primer digito de un cdigo.

1.

Cuando el concepto diminuye el valor de la Factura o la deuda y se recibe dinero por ello.

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Ejemplo: Cuando se abona o cancela una Factura Cuando se abona o cancela una Nota Dbito. Para este caso marcamos el botn Abono dinero por dicho concepto.

Factura, puesto que disminuye la deuda y se recibe

2.

Cuando disminuye el valor de la Factura la deuda, pero no se recibe dinero. Ejemplo Cuando se otorga un Descuento por Pronto Pago Cuando se aplica o cruza una Nota Crdito o un Anticipo Cuando se descuentan la Retencin en la Fuente Para estos casos marcamos el botn recibe dinero por estos conceptos.

NC/Descuento, puesto que disminuye la deuda y no se

3.

Cuando no afecta o disminuye el valor de la Factura o deuda, pero si recibe dinero. Ejemplo Cuando recibe dinero por un Anticipo Cuando recibe dinero por Intereses de Mora Cuando recibe dinero por ingresos no facturados a los cuales se les debe elaborar un Recibo de Caja.

Para este caso marcamos el Botn Intereses recibimos dinero por estos conceptos.

Mora, puesto que no disminuye deuda, pero si

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4.

Cuando no afecta o disminuye el valor de la factura o la deuda y no recibe dinero. Ejemplo Cuando desea relacionar a nivel informativo algn concepto como Retencin en la Fuente (causado en facturas), IVA. Cuando desea anular un Recibo de Caja.

Para este caso marcamos el botn dinero por estos conceptos. Ejemplo

Informativo, puesto que no disminuye deuda, ni recibe

CPTO
101 102 103 104 105 106 107

DESCRIPCION
Abono/ Cancelacin Factura Descuento por Pronto Pago Cancelacin Aplicacin N.C. Anticipos Anulacin Cancelacin NC/ Sucursales Retencin en la Fuente

DISMINUYE DEUDA
Si Si Si No No Si Si

RECIBE DINERO
Si No No Si No Si No

CODIGO INTEGR.
101 102 0 104 0 0 107

RECOMENDACIONES
Antes de comenzar a trabajar con el sistema de Cartera, todos los conceptos deben estar creados y revisados por personal diferente a quien los digit, ya que el sistema valida la existencia de los mismos. Utilice el mismo cdigo del concepto, como cdigo de integracin, con el fin de facilitar la relacin entre estos cdigos.

ADVERTENCIA
El maestro Tipo de Concepto es compartido con el mdulo de Cuentas por Pagar, por tal motivo debe crear estos conceptos con cdigos diferentes, separando los de Cartera con los de Cuentas Por Pagar. Una vez ingresado movimiento de abonos, no debe modificar ni retirar ningn Tipo de Concepto, ya que puede desvirtuar el resultado de la informacin.

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2.3. DEFINIENDO LOS TIPOS DE DOCUMENTO

La aplicacin permite que cada empresa pueda definir los Tipos de Documentos que requiera utilizar para los mdulos de Facturas, Compras, Cartera y CxP e Inventarios, adems se pueden inicializar los diferentes tipos de documentos en cualquier consecutivo.

Seleccione con la flecha

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Maestro conformado por: Origen: Mdulo al cual esta asociado el tipo de documento. El sistema maneja 5 tipos de documento Origen, esta es una tabla interna de la aplicacin la cual no puede ser modificada por el usuario, ellas son COM: Compras FAC: Facturas INV: Inventarios CAR: Cartera CXP: Cuentas x Pagar Para nuestro ejemplo se esta creando el Tipo de Documento CAR: Cartera Dcto. Maestro: Seleccionar el documento principal o prototipo al que va a pertenecer el documento que se va a crear; esto con el fin de asignarle la naturaleza respectiva al nuevo documento; es decir; establecer si va a tener el comportamiento de un Recibo De Caja (RC), o de una CN (Nota Contable). Tipo Dcto.: Crear el nuevo documento utilizando 2 caracteres que pueden ser alfanumricos; para identificar el nuevo consecutivo. Por ejemplo: C1= Recibos Medelln; C2= Recibos Bogot; C3= Recibos Cali; etc. Descripcin:. Descripcin. Nombre o descripcin del tipo de documento. Consecutivo Manual: Se utiliza con el fin de establecer si los documentos generados bajo este tipo de documento se ingresaran con consecutivo automtico o con consecutivo manual. Si se selecciona consecutivo automtico el sistema controla el consecutivo y lo asigna segn se requiere, si se selecciona consecutivo manual el usuario debela digitar el nmero del consecutivo y el sistema validara solo que no exista.

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2.4. DEFINIENDO LOS CONSECUTIVOS

En este Maestro se definen los consecutivos para cada tipo de movimiento, con el fin de poder controlar los diferentes movimientos de Abonos y Notas Contables mediante un consecutivo automtico. El consecutivo se va incrementando en la medida en que se graban los diferentes documentos. Los consecutivos se deben asignar con base al tipo de documento, ellos pueden comenzar todos bajo el mismo nmero ya que la clave principal corresponde a Origen, Tipo de Documento y Consecutivo.

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Maestro formado por: Cdigo: Asigne un cdigo con el cual se va a identificar cada uno de los consecutivos. Para un mejor entendimiento veamos la creacin del cdigo a travs de un ejemplo: Se desea crear el consecutivo de Tipo de Documento C2 Recibos de Caja Bogota Este se puede definir con el cdigo CAC2, de donde CA corresponde a las dos primera iniciales del Modulo de Cartera y C2 corresponde al Tipo de Documento Origen: Digite en este campo CAR para el modulo de Cartera Tipo Dcto: Seleccione el Tipo de Documento al cual le ser asignado el consecutivo, para nuestro ejemplo se seleccin el tipo de Documento C2 Recibos de Caja Bogota Consecutivo: Es el nmero inicial con el cual se comenzar el consecutivo, este puede comenzar en cero o el ltimo nmero segn el documento que lleve en la actualidad.
Tipo Dcto FR: Este campo solo se activa cuando el documento maestro es una Factura y el Origen es FAC (facturas) o COM (Compras).

Descripcin: Ingrese la descripcin del consecutivo que se esta creando Tipo de Movimiento: Tipo de movimiento utilizado exclusivamente en los mdulos de Compras, Facturacin e Inventario. Para este caso sera 0. Cdigo de Integracin: Indique el cdigo de integracin asociado a cada consecutivo. Los campos de Consecutivo Inicial y Final, Nmero Resolucin y Consecutivo Pedido son utilizados cuando se esta capturando un consecutivos de Facturas Password Usuario: Ingrese en este campo el Login de acceso al sistema Atlas del usuario autorizado en hacer uso de un determinado consecutivo (este Password es el mismo definido en el ingreso al sistema Atlas, el cual est ubicado en la carpeta de Usuarios Superusuario Password).

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2.5. COMO DEFINIR LOS ESTADOS DEL CHEQUE

Este maestro permite registrar las diversas modalidades que puede presentar un cheque tales como: Cheques Devueltos, en Caja, Consignado, Postfechado, En Canje, entre otros.

Maestro formado por: Cdigo: En este campo digite el cdigo que identifica el Estado del Cheque; el sistema permite manejar hasta 99.999 cdigos para clasificar por este concepto. Recuerde que la

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aplicacin al dar Enter en el campo cdigo presenta ventana de bsqueda para identificar el cdigo rpidamente, tanto numrica como alfanumricamente, para mayor informacin consulte las Opciones de Bsqueda que facilitan la captura de la informacin.. Nombre: Defina el nombre para identificar el cdigo del Estado del Cheque. En la parte superior de la pantalla encontramos la Barra de Herramientas con las opciones de mantenimiento, permitiendo limpiar la pantalla, ingresar, modificar o borrar el registro actual, listar toda la informacin y salir de la pantalla. El definir correctamente este maestro le permitir identificar los movimientos de un cheque determinado; este cdigo se ver reflejado en el ingreso de diversas capturas como el Informe de Cheques Devueltos, y en la propia captura de abonos a travs del botn de medios de pago. Ejemplo

CODIGO
01 02 03 04 05

NOMBRE
CHEQUES DEVUELTOS CHEQUE EN CAJA CHEQUE CONSIGNADO CHEQUES POSFECHADOS CHEQUE EN CANJE

RECOMENDACIONES
Crear cdigos numricos para agilizar la digitacin. La longitud de los cdigos est sujeta a los diferentes Tipos de Proveedores que maneja la empresa.

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2.6. COMO DEFINIR LOS CHEQUES DEVUELTOS

Este maestro permite registrar las diversas causas que dieron origen a la devolucin tales como: Fondos Insuficientes, Falta de Endoso, Carencia Absoluta de Fondos, falta endoso, entre otros.

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Maestro formado por: Cdigo: En este campo digite el cdigo que identifica el Cheque Devuelto; el sistema permite manejar hasta 99.999 cdigos para clasificar por este concepto. Recuerde que la aplicacin al dar Enter en el campo cdigo presenta ventana de bsqueda para identificar el cdigo rpidamente, tanto numrica como alfanumricamente, para mayor informacin consulte las Opciones de Bsqueda que facilitan la captura de la informacin.. Nombre: Defina el nombre para identificar el cdigo del Cheque Devuelto. En la parte superior de la pantalla encontramos la Barra de Herramientas con las opciones de mantenimiento, permitiendo limpiar la pantalla, ingresar, modificar o borrar el registro actual, listar toda la informacin y salir de la pantalla. El definir correctamente este maestro le permitir identificar los movimientos que ha tenido un determinado cheque; este cdigo se ver reflejado en el ingreso de diversas capturas como el Informe de Cheques Devueltos, y en la propia captura de abonos a travs del botn de medios de pago Ejemplo

CODIGO
01 02 03 04

NOMBRE
FONDOS INSUFICIENTES CARENCIA DE FONDOS FALTA ENDOSO PAGADO PARCIALMENTE

RECOMENDACIONES
Crear cdigos numricos para agilizar la digitacin. La longitud de los cdigos est sujeta a los diferentes Tipos de Proveedores que maneja la empresa.

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2.7. REVISANDO LOS MAESTROS

Una vez ingresados todos los maestros al sistema, se deben imprimir, revisarlos y hacer las correcciones pertinentes. EL informe puede generarse por impresora, pantalla o llevarlo a Excel.

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Estos reportes deben ser aprobados por el Jefe de Cartera y / o Contabilidad. Archvelo en Informes de Cartera para dejarlo como soporte de la creacin de los maestros de Tipo de Conceptos y Documentos.

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3. INGRESANDO EL MOVIMIENTO

VENDEDORES

CLIENTES

SERVICIOS

COTIZACION/PEDIDOS

FACTURAS

CONTABILIDAD CARTERA BANCOS Cobros Administrativos Totales Auditora

Facturas

Abonos Anticipos

Recibo de Caja

Una vez implementado el Maestro Tipo de Concepto, podemos ingresar los datos pertinentes al sistema de Cartera como son: Los Saldos Iniciales Abonos (Recibos de Caja) Cruce de Notas Crdito Anticipos Manejo de los Cheques Postfechados

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3.1. SALDOS INICIALES

Para el ingreso de Saldos Iniciales, se toma una fecha de corte igual para todos los documentos, se ingresa factura por factura, que est viva o pendiente de cobro, teniendo en cuenta la fecha de vencimiento de cada factura con el fin de controlar sus fechas de vencimiento en los informes de cartera. La captura de saldos iniciales se realiza por el Modulo de Facturacin, para ello se debe de definir un tipo de documento con su correspondiente consecutivo para el ingreso de saldos iniciales Para definir los Tipos de Documento haga uso de la opcin de Maestros Tipos de Documento

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Cree los tipos de documento de Saldos Iniciales tales como Facturas, Notas Debito, Notas Crdito, entre otros, estos tipos de documentos deben de tener marcadas las cajas de chequeo que afecta Cartera o CxP y consecutivo manual con el fin de poder capturar los nmeros de facturas en forma manual al momento de ingresar los saldos iniciales. Es importante tener en cuenta que el sistema maneja un consecutivo automtico a manual siempre que el usuario este
autorizado, para poder capturas consecutivos manuales. Para poder configurar consecutivos manuales ingrese al Modulo Tcnico y haga uso de la opcin de Configuracin Variables Asignacin Permisos.

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Defina con S la variable de Facturas: Consecutivo Manual con el fin de que el sistema permita capturar consecutivos manual en las capturas de facturas, al definir esta variable el falso el sistema realiza el control de consecutivos en forma automtica.

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Siguiendo con la definicin de los tipos de documento, es importante tener en cuenta que la caja de chequeo afecta inventarios debe de quedar desmarcada, de esta forma el sistema le permite ingresar los documentos teniendo en cuenta que el nmero de la factura que se digita no afecta inventarios.
Una vez definidos los tipos de documentos se debe de asignar consecutivos a cada uno de ellos, para ello haga uso de la opcin de Maestros Consecutivos

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Se ingresan los campos necesarios de la misma forma como se ingresa un consecutivo cualquiera del mdulo de facturacin, teniendo en cuenta de definir el campo de cdigo de integracin en cero.
Antes de comenzar a capturar los saldos iniciales se recomienda crear un servicio exclusivo para el ingreso de saldos iniciales

Una vez definidos los consecutivos puede comenzar a ingresar los documentos por las capturas normales del mdulo de facturacin.

Nuestra aplicacin presenta pantallas de captura en forma independiente para poder capturar Facturas, Notas Crdito / Anticipos, Notas Debito, remisiones, Pedidos, Cotizaciones y Notas de Cartera, adicionalmente presenta una opcin denominada Integrado la cual agrupa las capturas antes mencionadas.

El sistema nos presenta en la parte superior de la pantalla la barra de herramientas donde permite ingresar, modificar, retirar o anular, consultar, grabar, deshacer y salir a la pantalla inicial de Facturacin, realizando as todas las transacciones en una misma pantalla sin tener necesidad de salirse al men principal, adems proporciona un ambiente grfico, mejor rendimiento y rapidez en la elaboracin de documentos. Adicionalmente esta barra de herramienta le permite cambiar de consecutivo estando ubicado en la pantalla de captura, para ello puede hacer uso del botn de Consecutivo ubicado en la barra de herramienta

Utilizando la barra de herramientas en la parte superior, Dando Clic en el icono: ingreso el sistema deja en blanco el campo documento para proceder a digitar el nmero respectivo, de esta forma se llenan los dems campos como cualquier documento de facturacin y por ltimo grabarlo.

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Identifiquemos cada uno de sus campos: Documento: En este campo digitamos el nmero de la Factura, que identifica el documento; con este nmero identificamos la Factura en el momento de ingresar un abono. Cliente: Es el nmero de identificacin tributaria del cliente, con l podemos saber el saldo del cliente, qu facturas estn pendientes de cobro, generar reportes en Cartera, Pedidos, Facturacin e Inventarios. Fecha Expedicin: Campo utilizado para ingresar la fecha de elaboracin o expedicin de la factura, cuando se trate de saldos iniciales; de acuerdo a esta fecha el sistema genera algunos reportes en Cartera como Informes de Cobros, Administrativos, Totales y de Auditora. Fecha Vencimiento: Es la fecha de vencimiento de la factura, con ella podemos controlar los vencimientos de las facturas y generar el Informe Extracto de Cartera, relacionando los das de vencimiento que tienen las facturas. Vendedor: Cdigo que identifica el Vendedor, enlazado al maestro de Clientes, con este campo podemos cruzar informacin a nivel de Ventas y Cartera por Vendedor. Centro de Costos: Es el cdigo que identifica el Centro de Costos, si desea controlar la Cartera por este concepto, especial para empresas con manejo de puntos de ventas o agencias. Este campo viene del mdulo de Facturacin, cuando se graba la factura, recordemos que el sistema carga automticamente el movimiento de facturas en Cartera. Para el ingreso de Saldos Iniciales debe digitar el respectivo Centro de Costos, puesto que el sistema tambin asocia este campo con la opcin de Abonos, para efectos de Integracin Contable.

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En caso de no tener el mdulo de Contabilidad, digite cero (0) en este campo, ya que no integraramos el movimiento al rea contable. Tipo de Venta: Al ingresar el NIT del Cliente, el sistema automticamente propone el Tipo de Venta asociada a la configuracin del mdulo de Facturacin; este campo puede ser modificado y debe estar previamente creado en el Maestro de Tipos de Venta. En los campos Cliente, Vendedor, Centro de Costos y Tipo de Venta el sistema nos presenta ventanas de Pop-Up. Ingresado cada uno de los datos anteriores, el sistema presenta cuatro botones que facilitan el ingreso de la informacin al sistema, ellos son: Movimiento y Datos Adicionales. Producto: Seleccione el cdigo del servicio definido para el ingreso de saldos iniciales Descripcin: Es la denominacin o nombre del servicio; este campo es modificable en el caso que se desee digitar otra descripcin para esta factura. Valor Unitario: Digite el valor neto de la factura, o sea, despus de restar el descuento comercial, de incluir el recargo del IVA. Es importante tener en cuenta que el ingreso de movimiento de Notas Crdito en los Saldos Iniciales, debe digitar el valor con signo negativo. De esta misma forma se ingresan los dems documentos de saldos iniciales: Notas Dbito, Crdito, Notas de Cartera, etc.

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3.2. CONSULTANDO LA INFORMACION 3.2.1. Consulta

Esta es una consulta individual de la factura, entregando los datos generales de la factura, adicionalmente detalla el valor de la factura, el valor abonado y el saldo de la factura.

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Despliega ventana detallando informacin de los abonos; reportando el nmero del documento del abono, fecha, valor, concepto y tipo de abono, fecha de consignacin para los cheques postfechados, y la Tasa de Cambio, para el manejo de Otra Moneda y la Tasa de Conversin para el Manejo de Multimoneda.

A TENER EN CUENTA
El sistema permite consultar tanto facturas de movimiento abierto y cerrado a nivel de facturas y abonos.

3.2.2.

Consulta General de Facturas

Este tipo de Consulta el sistema la genera ordenando la informacin por NIT o RFC o Factura; esta opcin permite hacer un recorrido por toda la Base de Datos de Cartera.

Consulta General por Factura: Permite realizar la consulta con un nmero especfico de factura y en un rango de fechas definido por el usuario.

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De acuerdo al nmero de factura a consultar el sistema nos presenta ventana con cada uno de los datos correspondientes a dicha factura.

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Consulta General por Cliente: Permite realizar la consulta de las facturas por un cliente especfico y en un rango de fechas definido por el usuario.

De acuerdo al cliente a consultar el sistema nos presenta una ventana con las facturas pendientes por cancelar correspondientes a dicho cliente.

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El sistema permite a travs del Botn Buscar poder ubicar un nmero de factura correspondiente a este cliente o presione la tecla S para buscar el registro siguiente.

3.2.3. Consulta por Cliente

Este tipo de consulta filtra la informacin por Cliente en Otra Moneda, en Multimoneda o en Pesos, pendiente de cobro, mostrando el cupo de crdito asignado y el disponible, detalla facturas, fecha de expedicin, fecha de vencimiento de la factura, valor abonado y saldo. En

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la parte inferior de la pantalla totaliza el valor de las facturas, lo abonado y el saldo total del cliente.

RECOMENDACION
Todas estas consultas son de gran utilidad en el mdulo de Cartera, son herramientas de consultas rpidas como el saldo de un cliente, el saldo de una factura, Qu factura est cancelada o abonada y con qu documento est afectada.

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3.3. INGRESANDO RECIBOS DE CAJA Y NOTAS CONTABLES

VENDEDORES

CLIENTES

SERVICIOS

COTIZACION/PEDIDOS

FACTURAS

CONTABILIDAD CARTERA BANCOS Cobros Administrativos Totales Auditora

Facturas

Abonos Anticipos

Recibo de Caja

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Cuando la compaa presenta para un mismo tipo de documento varios consecutivos, por ejemplo varios consecutivos de Recibos de Caja, Notas Contables y Anticipos, al momento de ingresar a la pantalla de captura el sistema presenta ventana para la seleccin del consecutivo

Tambin puede existir el caso de que la compaa solo maneje el consecutivo de Recibos de Caja por lo tanto al ingresar a la pantalla de abonos el sistema no presentara ventana de seleccin de consecutivo sino que ingresar directamente a su pantalla de captura de movimiento.

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El sistema nos presenta en la parte superior de la pantalla la barra de herramientas donde permite ingresar, modificar, retirar o anular, consultar, grabar, deshacer y salir a la pantalla inicial de Cartera, realizando as todas las transacciones en una misma pantalla sin tener necesidad de salirse al men principal, adems proporciona un ambiente grfico, mejor rendimiento y rapidez en la elaboracin de documentos. Adicionalmente esta barra de herramienta le permite cambiar de consecutivo estando ubicado en la pantalla de captura, para ello puede hacer uso del botn de Consecutivo ubicado en la barra de herramienta

Por medio de esta opcin se emiten los Recibos de Caja o Notas Contables y disminuir el saldo de una factura, controlando los cheques posfechados en caso de tenerlos, tambin el cruce de Notas Crdito. A travs de esta opcin usted podr ingresar o dar de alta desde la misma pantalla los abonos de clientes normales y abonos de clientes con sucursales, modificar, consultar y retirar (dar de baja) documentos proporcionando mayor agilidad y seguridad en la grabacin de los datos.

Identifiquemos cada uno de sus campos: Documento: El sistema despliega automticamente el nmero de documento, el sistema tambin permite digitar el numero de documente siempre y cuando el tipo de documento tenga marcada la caja de chequeo de Consecutivo Manual. Fecha: En este campo digitamos la fecha de elaboracin del documento de Abono o Nota Contable. Se inicializa con la fecha del computador, el sistema valida que se encuentre ubicado en el periodo seleccionado y el ao (ao comercial) no permitiendo ingresar informacin en Perodo o Ao diferente al previamente configurado, adicionalmente el sistema valida que la fecha del documento no sobrepase la fecha de control, es decir el sistema no permite facturar con fechas superiores al ao de trabajo, ni tampoco con fechas superiores a las asignadas por el sistema de seguridad Ofseguro. Abonos Sucursales - Anticipos: Marque el botn de radio correspondiente segn el tipo de documento que se esta capturando, es decir marque el botn Abonos cuando este capturando un Recibo de Caja o Nota Contable normal, marque Sucursales cuando se va a realizar el

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abono a una cliente configurado como sucursal, o marque Anticipos cuando se va a capturar un anticipo de cartera. Consignacin: Digite en este campo el nmero de la consignacin que aparece timbrado en la tirilla que otorga el banco. Este campo permite integran a bancos por este numero de consignacin, con lo cual es posible agrupar varios recibos de caja en una misma consignacin. Es importante tener en cuenta que el sistema permite cambiar el campo de consignacin en la modificacin de los abonos de Cartera. Cliente: Es el cdigo de identificacin tributaria del Cliente al cual se le elabora el documento de Abono, este es un campo clave que identifica los saldos de los Clientes en el sistema de Cartera, el sistema presenta Opciones de Bsqueda facilitando la captura de informacin.. Con este campo el sistema genera los informes de Cobro, Administrativos, Totales y Abonos. Banco: Seleccione el cdigo matriculado o definido en el mdulo de Bancos, para lo cual el sistema presenta Opciones de Bsqueda facilitando la captura del cdigo. Este campo ser trasladado posteriormente en la integracin de Cartera a Bancos, tema a tratar un poco ms adelante. Botn <Movimiento>: Al presionar este botn, el sistema despliega una segunda pantalla, formada por los siguientes campos:

Campos definido en la Configuracin del Mdulo

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Tipo de Concepto Pago de Facturas: Es el Tipo de Concepto ms usual para el pago de las diferentes facturas seleccionadas en forma automtica el cual se inicializa desde la configuracin del modulo correspondiente al maestro de conceptos, pero este puede ser modificado en caso de requerirse, para lo cual el sistema presenta Opciones de Bsqueda facilitando la captura de informacin.. Cdigo de Integracin: Cdigo correspondiente al Tipo de Concepto. El sistema propone el cdigo de integracin enlazado al maestro Tipo de Concepto, con el fin de evitar digitacin y darle ms seguridad a los datos. Tanto el Tipo de Concepto como el Cdigo de Integracin pueden ser modificados por el usuario, para lo cual el sistema presenta Opciones de Bsqueda facilitando la captura de informacin. Tipo de Concepto Pago de Notas Crdito: Seleccione el Tipo de Concepto con el cual se cancelan las diferentes Notas Crdito ingresadas en el sistema, para lo cual el sistema presenta Opciones de Bsqueda facilitando la captura de informacin. Cdigo de Integracin: Es el cdigo que enlaza el movimiento de cancelacin de las Notas Crdito con la contabilidad. El sistema propone el cdigo de integracin enlazado al maestro Tipo de Concepto, con el fin de evitar digitacin y darle ms seguridad a los datos. Facturas Pesos Otra Moneda Multimoneda: Al seleccionar alguna de estas opciones, el sistema traer las facturas de acuerdo a lo que se escogi, si por ejemplo se selecciona Otra moneda, el sistema traer las facturas por cobrar de ese cliente que slo son en Otra moneda. El sistema permite manejar los Recibos de Caja y Notas Contables en pesos, en Otra Moneda o en Mltiples Monedas; en este campo seleccione la opcin segn sea el caso. Moneda: Este campo se activa siempre y cuando haya seleccionado el Botn Multimoneda. Al presionar Enter en este campo el sistema despliega ventana de pop-up con las diferentes monedas ingresadas en el Mdulo de Maestros. Tasa de Conversin: Este campo se activa siempre y cuando haya seleccionado el Botn Multimoneda. Ingrese en este campo la tasa de conversin a dlar de la moneda seleccionada, este campo se inicializa del maestro de tasas de conversin dependiendo del cdigo de moneda seleccionado y de la fecha del documento. Tasa de Cambio: Al seleccionar la opcin de Otra Moneda, el sistema inicializa este campo con el valor de cambio que aparezca en la tabla Tasa de Cambio correspondiente a la fecha de la factura. Esta tasa es requerida para poder manejar el tipo de conversin, este campo se inicializa con el maestro de tasa de cambio segn la fecha del documento. Una vez ingresada esta informacin seleccione el botn Aceptar, y se abre la siguiente ventana como resultado de la bsqueda:

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Con estos botones: Marca o Desmarca respectivamente las facturas activas.

Al seleccionar el botn Aceptar se abrir una segunda pantalla que muestra las facturas pendientes por cancelar del Cliente seleccionado; seleccione con una X las facturas que sern pagadas o abonadas; para grabar presione las teclas Ctrl+W. Si digita ESC cierra esta ventana y el cursor queda ubicado en la captura de datos en blanco, esto en el caso de pagar algn descuento o retencin a la factura.

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Cdigo de tres dgitos, separando los conceptos de CxP y Cartera

Cdigo de tres dgitos identificando el modulo y relacionndolo con el concepto

Identifiquemos cada uno de sus campos: Factura: Es el nmero de la factura a la cual se le har el abono. Vienen de la pantalla anterior o puede ser digitado en este campo.

TipoDcto:. Tipo de documento al que pertenece la factura.

Concepto: Campo donde se define el tipo de transaccin a realizar, segn el cdigo definido previamente en el Maestro Tipo de Concepto. Tengamos en cuenta que dependiendo del concepto digitado afecta o no el saldo de la Factura y totaliza los valores recibidos en dinero. Int.: Es el Cdigo de Integracin, que enlaza el movimiento de Cartera con la Contabilidad, si fu definido previamente en el maestro Tipo de Concepto; el sistema lo trae automticamente con el fin de evitar digitacin y garantizar un ptimo resultado en la integracin, ya que existe menos posibilidad de error. Valor: En este campo digitamos el valor de la transaccin, dependiendo del concepto ya sea Abono o Cancelacin de la Factura o un Descuento por Pronto Pago. Fecha consignacin: Este campo es para digitar la fecha de consignacin de cheques postfechados Nota Crdito Cruzar: En este campo se digita el nmero de la Nota Crdito con la cual se va a cruzar la factura. Tema que veremos un poco ms adelante.

Fecha consignacin: Postfechados

Este campo es para digitar la fecha de consignacin de cheques

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Nota Crdito Cruzar: En este campo se digita el nmero de la Nota Crdito con la cual se va a cruzar la factura. Tema a tratar ms adelante. TD. Cruce: Corresponde al tipo de documento al que pertenece la nota crdito a cruzar.
Nota: Campo opcional, utilizado para documentar la transaccin. Observemos en la parte inferior de la pantalla la informacin pertinente a la Factura; al digitar el nmero de la Factura muestra el Tipo de Concepto, Cdigo de Integracin, la fecha de expedicin, vencimiento, valor de la factura, el saldo y el Tipo de Documento identificando si es en pesos, en otra moneda o multimoneda. Teclas de mayor uso Esc: Salir sin grabar, imprime el Recibo de Caja, al ingresar a la opcin de Abonos por Modificacin o Consulta. PgDn o PgUp: Nos desplazamos por la pantalla cuando el abono tiene varios registros El Botn de Medio de Pago ser explicado mas adelante en el tema de Manejo de Historial de Cheques Una vez verificado el documento grabe este haciendo uso del Botn grabar ubicado en la barra de herramientas o de las teclas CTRL. + W.

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INTEGRACIN EN LINEA
Usted tambin puede al momento de grabar el documento realizar en forma automtica la integracin Contable, siempre y cuando haya definido este proceso desde la configuracin del Mdulo del Mdulo de Cartera, para ello ingrese al Modulo de tcnico por la opcin de Configuracin Variables Asignar Permisos.

Usted tambin puede realizar la consulta del movimiento antes de ser integrado a contabilidad, para ello presione el botn o tecla rpida F10. Funciona siempre y cuando usted haya definido en la configuracin del modulo el campo de integracin movimiento en lnea.

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Al presionar la tecla rpida, el sistema abre ventana para poder consultar el movimiento por pantalla, impresora, enviar por e-mail o publicar en pagina web

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En la generacin del reporte el sistema presenta detalle del movimiento con el fin de poder verificarlo antes de ser integrado a contabilidad

Ejemplo La empresa Alfa S.A entrega $ 9.161,14 para pagar la Factura No. 1044; el valor de esta Factura es de $ 9.940,14, la cual tiene una Retencin en la Fuente del (3%) la cual no fue descontada en el momento de elaborar la factura y un Descuento por Pronto Pago (5%).

En la elaboracin del Recibo de Caja tomamos el valor de la Factura le restamos la Retencin en la Fuente y el Descuento por Pronto Pago. Valor Factura $ 9.940.14 Menos Valor Retencin en la Fuente (3%) 321.00 Menos Valor Descuento por Pronto Pago (5%) 458.00 ---------------Saldo de la Factura $ 9.161.14

OPCIONES DE BUSQUEDA Nuestro sistema Atlas presenta una serie de Opciones de Bsqueda las cuales puede invocar en diferentes campos de la pantalla de captura de abonos, facilitando el ingreso de informacin.

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Al invocar por primera vez la bsqueda el sistema permite ordenar los registros en el orden que se maneje en el modulo tcnico segn la configuracin de cada usuario, es decir ordenar por cdigo y descripcin o por descripcin y cdigo.

Usted puede realizar la bsqueda por ejemplo de todos los clientes que contengan la palabra Industria, para ello digite la palabra luego presione la tecla Enter, automticamente presenta todos aquellos clientes que contengan esta palabra.

Usted puede realizar bsquedas por ejemplo de todos los Si desea omitir la bsqueda por nombre simplemente haga Clientes que comiencen por 890, para ello digite el uso del Tabulador de su teclado o la fecha para que el numero luego presione la tecla Enter, automticamente cursor se posicione en el primer registro. presenta todos aquellos clientes que comiencen por estos nmeros.

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En ella usted puede digitar los primeros dgitos del Usted puede realizar bsqueda ordenando por descripcin cdigo, por ejemplo si desea ver los clientes que y cdigo para ello presione clic en el botn para inicialicen con el cdigo 860 el sistema automticamente que el sistema realice el cambio del ordenamiento. se posiciona en el primer cliente que inicialice con este numero.

En ella usted puede digitar las iniciales del cliente a Si desea cambiar nuevamente el ordenamiento a cdigo y consultar, por ejemplo si desea ver los clientes que descripcin, simplemente presione clic en el botn inicialicen con la letra M el sistema automticamente se para que el sistema realice el cambio del posiciona en el nombre o letra digitada. ordenamiento, de igual manera usted podr realizar la bsqueda por el ejemplo por el primer digito de un cdigo.

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RECOMENDACIONES
Defina el cdigo Tipo de Concepto igual al Cdigo de Integracin, relacionando estas codificaciones, evitando confusin en la creacin de cdigos. Documente la transaccin realizada, haciendo uso del campo Nota, ste es de gran utilidad en la Integracin de Cartera a Contabilidad.

ADVERTENCIA
Todos los conceptos que van a ser transferidos a Contabilidad, deben tener definido el Cdigo de Integracin; en caso de no tenerlo, estos movimientos no integrarn al mdulo Contable.

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3.4. MANEJO DE LOS CHEQUES POSTFECHADOS

Los Cheques Posfechados son ingresados al sistema por la opcin de Abonos y los campos funcionan de igual manera al ingreso de Abonos. Con esta opcin podemos saber cuando debemos consignar los cheques Postfechados que los Clientes han dado en pago de las Facturas.

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F. Consig.: En este campo debemos digitar la fecha de consignacin del cheque posfechado; esta fecha debe ser manejada registro por registro como lo indica la pantalla.
Ejemplo: El Cliente Galicia Producciones cancela la factura No. 105 con un cheque a la fecha y dos cheques postfechados, de la siguiente manera: El primer cheque a la fecha, por valor de $ 490.971 El segundo cheque por valor de $ 300.000 para consignar el 31 de agosto de 2005. El tercer cheque por valor de $ 400.000 para consignar el 10 de septiembre de 2005.

Una vez digitada la fecha a consignar los cheques, automticamente se abrir una ventana, donde se digita el Cdigo del Banco, el cual debe existir en el Maestro de Bancos y debe ser utilizado nicamente para el manejo de los Cheques Postfechados y el nmero del cheque como se visualiza en la pantalla anterior. Existen dos formas para manejar los Cheques Postfechados: 1. Cancelando la factura en el momento de recibir el cheque posfechado, elaborando el Recibo de Caja, sin tener en cuenta que el cheque se haga efectivo. Este sistema es trabajado por empresas que no tienen mucho volumen de cheques Postfechados. 2. Se elabora el Recibo de Caja, pero no se cancela la factura; para este manejo debe crear un concepto de la categora tres: No disminuye deuda y Si recibe dinero. En el momento de hacerse efectivo el cheque debe elaborar otro Recibo de Caja para hacer la cancelacin de la Factura. El sistema de Cartera permite generar Informe de Abonos con el fin de poder listar los Recibos de Caja que fueron pagados con cheques Postfechados.

RECOMENDACIONES
Si el abono o pago de la Factura, no fue hecho con Cheque Postfechado, deje el campo Fecha de Consignacin en blanco Para el manejo y control de los Cheques Postfechados matricule en el Maestro de Bancos un cdigo para los Cheques Postfechados, con el fin de poder generar un listados de los cheques pendientes de consignar. Puede crear un concepto especial para Abono o Cancelacin de Cheque Postfechado clasificndolo en la categora tres: No disminuye deuda Si recibe dinero.

ADVERTENCIA
La fecha de consignacin del cheque Postfechado debe ser mayor que la fecha del documento o abono.

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3.5. CRUZANDO NOTAS CREDITO

Las Notas Crdito, se originan en el mdulo de Facturacin, afectando el saldo del Cliente en el mdulo de Cartera. Existen dos formas de trabajar el Cruce de Notas Crdito: Cruzando las Notas Crdito, contra las Facturas. Restando de la Factura el valor de la Nota Crdito

3.5.1.

Cruce de Notas Crdito contra la Factura

El procedimiento para la elaboracin y cruce de las Notas Crdito contra las facturas sera: 1. Por el mdulo de Facturacin se elabora la factura. 2. Tambin por el mdulo de Facturacin se genera la Nota Crdito, para aplicar a la Factura anterior. 3. Luego se cancela la Factura y se aplica la Nota Crdito por el mdulo de Cuentas por Cobrar por
la opcin de Abonos. El sistema automticamente cancela la Nota Crdito.

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Los dems campos se ingresan como la captura normal: Factura: En este campo digitamos el nmero de la Factura a cancelar, por los diferentes conceptos que afecten dicha Factura. TipoDcto: Tipo de documento al que pertenece la factura. Cpto: En cada registro o tem del Recibo de Caja, digitamos el cdigo del Tipo de Concepto, segn la transaccin a realizar, teniendo en cuenta de digitar el concepto respectivo al Cruce de Nota Crdito, el cual debe estar previamente creado y clasificado en la categora dos (2) donde disminuye deuda y no genera dinero. Int: En cada registro del Recibo de Caja, digitamos el cdigo de Integracin correspondiente al concepto, teniendo en cuenta que algunos conceptos no se integran a Contabilidad. Para este caso, el Cruce de la Nota Crdito no integra. Valor: En este campo digitamos el valor correspondiente, teniendo en cuenta de restar los valores que disminuyen el saldo de la Factura. Para este caso, restamos del valor total de la Factura, el valor del Descuento por Pronto Pago y el valor de la Nota Crdito. Por cada registro ingresamos el valor correspondiente al concepto o transaccin a realizar. F. Consig: Funciona de manera similar, si el cheque de pago es postfechado, digitamos la fecha de consignacin, de lo contrario dejamos este campo en blanco. NC Cruzar: En este campo digitamos el nmero de la Nota Crdito con la cual vamos a cruzar la Factura.

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El registro donde cruzamos la Nota Crdito debe de ir de la siguiente manera:

Factura: El nmero de la Factura que vamos a cancelar. Cpto: 103 Cruce Nota Crdito, con el que abonamos a la Factura, el cual resta del valor de la deuda y no se recibe dinero; este concepto debe estar previamente creado en el Maestro Tipo de Concepto. Int: Codigo de integracin 0, este concepto no integra a Contabilidad. Valor: Digitamos el valor de la de la Nota Crdito. F.Consig: Dejamos este campo en Blanco. NC Cruzar: Digitamos el nmero de la Nota Crdito . TD Cruce: Digitamos el Tipo de Documento al que pertenece la nota crdito

Ejemplo 1. Elaboramos la Factura No. 1038 por la compra de 30 Bicicletas.

Vr. Bruto IVA por pagar 16% Subtotal RetFte 3.5% Ret. ICA Ret IVA Total Neto

1.349.362,00 215.897,92 ---------------1.565.259,92 47.227,67 0,00 161.923,44 -------------1.356.108,81

2.

Nos devuelven 10 Bicicletas, por lo tanto elaboramos la Nota Crdito No. 1007 por devolucin de mercanca, la cual debe ingresarse por el mdulo de Facturacin.

Vr. Bruto IVA por pagar 16% Subtotal RetFte 3.5% Ret. ICA Ret IVA Total Neto

662.676,00 106.028,16 ------------768.704,16 23.193,66 0,00 79.521,12 -------------689.183,04

3.

Cancelamos la Factura antes de la Fecha estipulada, por lo tanto nos otorgan un Descuento por Pronto Pago del 5%. Elaboramos el Recibo de Caja.

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4.

El sistema automticamente se encarga de cancelar la Nota Crdito, elaborando un registro similar al explicado, pero cancelando la Nota Crdito, con el valor negativo. Este efecto lo podemos observar, entrando a la opcin de Abonos, Modificacin.

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ADVERTENCIAS
Al digitar el nmero de la Nota Crdito el sistema valida los siguientes aspectos: Que la Nota Crdito exista en Cartera. Que no este totalmente cancelada. Que el valor digitado para abonar a la factura no sea mayor al valor que falta para cancelar la Nota Crdito. Que el valor digitado positivo. para abonar a la factura sea

Que el concepto digitado para cancelar o abonar a la factura sea de tipo 2 NC/ Descuentos (Disminuye DeudaNo Recibe Dinero).

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3.5.2. Restando de la Factura el valor de la Nota Crdito

El procedimiento para el manejo del cruce de las notas, restando de la Factura el valor de la Nota Crdito sera: 1. Por el mdulo de Facturacin se elabora la factura y la nota crdito para aplicar a la Factura anterior.
2.

Despus se cancela la Factura y la Nota Crdito por el mdulo de Cuentas por Cobrar, haciendo uso de la opcin de Abonos, teniendo en cuenta de aplicar un Tipo de Concepto creado previamente correspondiente a la categora uno (1), para cruzar estos movimientos. El sistema automticamente resta de la factura el valor de la Nota Crdito.

Tipo de Movimiento que resta de la factura el valor de la Nota Crdito.

Presionamos el botn Aceptar, desplegando pantalla para marcar con X la Factura y Nota Crdito a cruzar.

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El sistema automticamente cruza estos movimientos, aplicando la Nota Crdito a la Factura.

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Verifiquemos el movimiento de estas transacciones ingresando a la opcin Cartera Facturas Consulta.

ADVERTENCIAS
Para cruzar o aplicar las Notas Crdito a las Facturas por este procedimiento debe tener en cuenta los siguientes aspectos: Que la Nota Crdito exista en Cartera. Que no este totalmente cancelada. Que el concepto digitado para aplicar la Nota Crdito a la Factura, corresponda a la categora uno (1) Disminuye Deuda - Genera Dinero.

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3.6.

CONSULTAS TECLAS RAPIDAS

El sistema presenta una serie de ayudas mediante teclas programadas, las cuales se invocan presionando la tecla F2, encontrando en esta la combinacin de teclas con su respectiva accin; son utilizadas en campos de edicin es decir donde se digita la informacin. Tambin puede hacer uso de stas a travs de la barra de herramientas localizadas en la parte superior de la pantalla.

Las teclas rpidas las clasificamos en tres grupos:

3.6.1. Teclas Genricas para todos los mdulos Alt+C : Activa Calculadora Alt+D : Activa Calendario Alt+F : Activa diferentes tipos de letras Estas teclas sern vistas con ms detalle en el Curso Bsico sobre el manejo del Sistema Atlas.

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3.6.2.

Teclas Genricas para el mdulo de Cartera ACCION Activa el Maestro de Clientes.

COMBINACION Ctrl. +L

Esta combinacin de teclas o haciendo uso de la barra de herramientas tambin puede ser usada en cualquier momento del mdulo, aunque lo mas usual es en la opcin de Facturas o Abonos para buscar un cliente. Presionando estas teclas, el sistema muestra el NIT o RFC y Nombre del Cliente; es utilizado cuando el Maestro de Clientes es muy extenso, permitiendo as facilitar su bsqueda.

El sistema permite consultar un nombre especfico pulsando Ctrl+F; busca dentro del maestro la palabra o frase escrita. Una vez encontrada la consulta, la podemos trasladar al movimiento, evitando la nueva digitacin, haciendo uso de los comandos de copiado CTRL+C, luego nos ubicamos en el campo donde se quiere pegar y presionamos CTRL+V (pegar).

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Este sistema lo podemos utilizar en la consulta de cada uno de los maestros. COMBINACION Ctrl+U ACCION Activa el Maestro Tipo de Concepto

Esta consulta puede ser utilizada en la opcin de Abonos o en cualquier evento del mdulo de Cartera.

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COMBINACION Ctrl+O

ACCION Activa el Maestro de Bancos

La combinacin de estas teclas o haciendo uso de la barra de herramientas muestran los diferentes cdigos de Bancos, puede ser utilizado en la opcin de Abonos

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COMBINACION Ctrl+P

ACCION Activa el Maestro Tipos de Cartera

Al presionar esta combinacin de teclas o haciendo uso de la barra de herramientas, el sistema despliega en pantalla ventana con los diferentes Tipos de Cartera. Puede ser utilizada en cualquier evento del mdulo de Cartera.

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COMBINACION CTRL. + D

ACCION Distribucin de Cuotas en Cartera

Presionando las teclas o haciendo uso de la barra de herramientas el programa permite con slo ingresar el nmero de la factura y su correspondiente tipo de documento poder consultar como se han ido cancelando cada una de las cuotas al momento de realizar el abono. En la consulta el sistema nos muestra el numero de las cuotas, fecha de expedicin de cada una de ellas, fecha de vencimiento, valor de las cuotas y abonos realizados a cada una de las cuotas. . El sistema permite operar esta tecla estando ubicado en cualquier parte del mdulo.

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3.6.3.

Teclas Especficas de la opcin de Abonos

Las siguientes teclas funcionan nicamente en la opcin de Abonos y son especficas en ella. El sistema no permite consultarlas en ninguna otra opcin del mdulo de Cartera.

COMBINACION F7

ACCION Consulta Facturas Activas

Pulsando esta tecla o haciendo uso de la barra de herramientas, despliega ventana relacionando las facturas vivas del Cliente.

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COMBINACION F4

ACCION Calculo Automtico Descuento por Pronto Pago

Al pulsar la tecla F4 o haciendo uso de la barra de herramientas el sistema permite en la captura de abonos traer automticamente el valor de los descuentos definidos desde la factura sin necesidad de digitar estos manualmente. Desde el ingreso de la Factura en el Mdulo de Facturacin se pueden definir las fechas y descuentos que sern otorgados a los clientes en la cancelacin de la factura:

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Defina las fechas y porcentajes de descuentos otorgados en la cancelacin de facturas

El sistema presenta una columna con varias fechas en forma vertical, estas son calculadas con base al plazo que tiene el cliente matriculado; al lado de sta encontramos tres columnas con sus correspondientes descuentos definidos en el Maestro de Clientes, pudiendo ingresar otros descuentos financieros diferentes a los estipulados en el maestro. Para nuestro caso definiremos las siguientes fechas y descuentos:

Pagos realizados hasta 2008.01.20. Se otorgar descuentos en lnea del 10%, 5% y 3% Pagos realizados desde 2008.01.21 2008.01.31. descuento del 8% Se otorgar

Pagos realizados desde 2008.02.01 2008.02.09. Se otorga descuento del 1%

Una vez que se hayan ingresados los descuentos verifique los totales de la factura, con el fin de confrontar posteriormente los descuentos calculados por el sistema.

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Una vez definidos los descuentos ingrese al Mdulo de Cartera por la opcin de Abonos.

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Observe en la anterior pantalla como al presionar la tecla rpida F4 nos despliega pantalla para definir el tipo de concepto por descuentos por pronto pago; una vez se haya definido este presione el botn Aceptar.

Observe como el sistema carga automticamente el descuento por pronto pago correspondiente a la factura 1116.

ADVERTENCIA
No se deben definir dos fechas iguales cada una con porcentajes de descuentos, debido a que el sistema no realiza este calculo.

COMBINACION F5

ACCION Calculo Automtico P.P - Clientes

Al pulsar la tecla F5 o haciendo uso de la barra de herramientas el sistema permite en el ingreso de un abono traer automticamente el valor del descuento financiero sin necesidad de digitar este manualmente. Partiendo de la fecha de expedicin y vencimiento de la factura, el programa permite definir el porcentaje de descuento a travs del tipo de descuento financiero asignado a cada cliente y al nmero de das mximo para su cancelacin, el cual es definido desde el Mdulo de Maestros.

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Observe en la anterior pantalla como al presionar la tecla rpida nos despliega pantalla para definir el tipo de concepto por descuentos por pronto pago; una vez se haya definido este presione el botn Aceptar.

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El sistema liquida automticamente el porcentaje de descuento correspondiente. COMBINACION ACCION CTRL + F5 Consulta estado de Cuenta En el ingreso de Recibos de Caja el sistema permite ver en la parte inferior de la pantalla el valor de la factura y el saldo de la misma de acuerdo al tem donde est situado el cursor; para ver un detalle de cmo se liquidarn los valores antes de grabarlo definitivamente, se puede utilizar la tecla rpida CTRL + F5 para realizar este tipo de consulta:

Valor de la factura de acuerdo al tem donde este situado el cursor.

Para realizar la consulta de abonos totales presione las teclas rpidas CTRL + F5. Observe en la siguiente pantalla los totales de abono por tipo de concepto. Los tipos de concepto que facturan resulta de sumar las facturas 1035, 1040, 1044, 1094 y 1117 y restarle la nota crdito 1006. Los tipos de conceptos que suman resultan de sumar las facturas 1035, 1040, 1044, 1094 y 1117.

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COMBINACION F10

ACCION Consulta de Movimiento a Integrar

Herramienta utilizada para consultar el movimiento antes de integrarlo, cuando se configura el mdulo para que Integre en lnea a Contabilidad para ello presione el botn o tecla rpida F10.

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Al presionar la tecla rpida, el sistema abre ventana para poder consultar el movimiento por pantalla, impresora, enviar por e-mail o publicar en pagina web

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En la generacin del reporte el sistema presenta detalle del movimiento con el fin de poder verificarlo antes de ser integrado a contabilidad

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COMBINACION ATL + S

ACCION Consulta Facturas Activas por Sucursal

Presionando las teclas o haciendo uso de la barra de herramientas el programa permite presentar al momento de generar un abono todas las facturas relacionada con el cliente (Sucursal) con el cual se esta generando el abono. El sistema permite operar esta tecla estando ubicado en la captura de abonos.

Comience capturando los datos de encabezado, una vez se hayan ingresado los datos de encabezado y activado el botn de movimiento presione las teclas ALT + S para presentar ventana de listado de facturas

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Veamos esta tecla a travs de un ejemplo: La empresa ALCAFOR S.A posee sucursales en cuatro puntos diferentes y las facturas se abonan en un mismo pago, por lo tanto a travs de esta opcin el sistema permite presentar las facturas de las cuatros sucursales desde una misma ventana de consulta. En la consulta el sistema presenta los nmeros de facturas, tipo de documento, fecha de expedicin, fecha de vencimiento, valor factura, saldo, Nit de la empresa, Cdigo alterno de cada una de las sucursales y nombre de la sucursal.

RECOMENDACION
Todas estas ayudas son utilizadas, bsicamente cuando el sistema maneja un alto volumen de informacin, agilizando la consulta de los datos y poder aplicar la bsqueda de Cadena de Caracteres (Ctrl+F).

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3.7. CONSULTA GENERAL DE ABONOS

Permite realizar la consulta por todos los abonos realizados ordenando por documento o por factura. Este tipo de consultas, son herramientas que debemos utilizar con frecuencia, ya que en determinado momento podemos identificar los valores de los abonos, relacionndolos con sus respectivas facturas; y poder saber que facturas estn canceladas o afectadas por un abono con su respectivo nmero de documento.
Consulta ordenando los abonos por Documento: Permite realizar la consulta por un nmero de Recibo de Caja o Factura especfica y en un rango de fechas definido por el usuario.

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De acuerdo a los criterios de bsqueda el sistema nos entrega una relacin de los Documentos o Recibos de Caja, adicionalmente nos ensea el nmero de factura, fecha del Recibo de caja, banco, concepto, el valor, cdigo de integracin, detalla las fechas de consignacin de los cheques postfechados.

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Consulta ordenando los abonos por Factura: Permite realizar la consulta por un nmero de Recibo de Caja o Factura especfica y en un rango de fechas definido por el usuario.

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De acuerdo a los criterios de bsqueda el sistema nos entrega una relacin de los Documentos o Recibos de Caja, adicionalmente nos ensea el nmero de factura, fecha del Recibo de Caja, banco, concepto, el valor, cdigo de integracin, detalla las fechas de consignacin de los cheques postfechados.

El sistema permite a travs del Botn Buscar poder ubicar un nmero de factura correspondiente a este cliente o presione la letra S para buscar el registro siguiente.

103

3.8.

INGRESANDO ANTICIPOS

VENDEDORES

CLIENTES

SERVICIOS

COTIZACION/PEDIDOS

FACTURAS

CONTABILIDAD CARTERA BANCOS Cobros Administrativos Totales Auditora

Facturas

Abonos Anticipos

Recibo de Caja

El Sistema de Cartera facilita el manejo de Anticipos, con el fin de poder generar en el momento del abono su correspondiente factura en el Modulo de Facturacin. Para su implementacin realice los siguientes pasos. 1. Cree un tipo de documento exclusivo para el manejo de anticipos, para ello ingrese al Modulo de Facturacin por la opcin de maestros tipo de documento

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Marque la caja de chequeo Afecta Cartera CxP

Marque consecutivo manual en caso de no querer manejar un consecutivo automtico

Identifiquemos cada uno de sus campos: Origen: Seleccione origen FAC = Facturacin

Marque la caja de chequeo Negativo para el manejo de Anticipos

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Documento Maestro: Seleccione como documento Maestro CN = Documentos propios de cartera Tipo Dcto: Asigne un cdigo con el cual se identificaran los anticipos. Descripcin: Ingrese la descripcin de tipo de documento que se esta capturando con el cual se identificaran los anticipos. Notas: Las notas de cartera Cxp, para el caso de los anticipos, se definen como negativos, para que de esta forma le sistema lo tome como una Cuenta x Pagar. En el caso de estar ingresando saldos iniciales, se marca el campo: Consecutivo Manual, de lo contrario dejarlo en blanco, para que el consecutivo se asigne el sistema en forma automtica.

2.

Asigne el consecutivo a cada tipo de documento, para ello ingrese al Modulo de Factura por la opcin de Maestros - Consecutivos

Identifiquemos cada uno de sus campos: Cdigo: Cdigo alfanumrico el cual permite identificar el consecutivo de anticipo. Origen: Seleccione como origen FAC = Facturacin que corresponde al mdulo donde se origina el documento a utilizar. Tipo Dcto : Seleccione el tipo de documento definido para el manejo de anticipos. Consecutivo: Digite el nmero a partir del cual se requiere que el sistema genere la numeracin del documento.

106

Tipo Dcto FR : Slo se activa para tipos de Dcto = FA Descripcin : Campo texto para nombrar el tipo de documento que se est ingresando; por ejemplo: Anticipos Bogot, Anticipos Gerencia, anticipos Vendedores, entre otros. Consecutivo Inicial Final : Slo se activan para tipos de Dcto = FA Tipo Mvto: Ingrese un tipo de movimiento de Salidas previamente creado slo para servicios. Codigo Int: Matricule el cdigo de integracin correspondiente para cuando traslade la informacin al mdulo de contabilidad. Este Cdigo debe estar previamente creado en ese mdulo. Nro. Resolucin: Slo se activa para tipos de Dcto = FA Consecutivo de Pedido: Se ingresar un consecutivo para cuando se maneja Facturacin Masiva de Despachos.; de lo contrario se digita: 0 Password Usuario: Este campo permite a cada usuario hacer uso exclusivo del consecutivo que se esta capturando. El sistema permite un mximo de 10 dgitos.

3. Cree un servicio exclusivo para el manejo de Anticipos, para ello ingrese al Modulo de Inventarios haciendo uso de la opcin de Maestros Catalogo Catalogo de mercanca.

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Marque el botn Servicio

Cdigo Alfanumrico

Descripcin como Anticipos

Cree un servicio exclusivo para el manejo de anticipos, con el cual quedar generado el documento o factura.

4. Ingrese al Modulo Tcnico por la opcin de Configuracin Variables Asignar Permisos.

108

En la variableCartera. Cdigo servicio anticipo cartera asigne el servicio creado exclusivamente para el manejo de anticipos.

5. Ingrese el Anticipo en el sistema, para ello ingrese al Modulo de Cartera y haga uso de la opcin de Abonos - Abonos.

Presione el Botn Anticipo

109

Comience capturando la fecha del documento luego Presione el Botn Anticipos, posteriormente seleccione el cdigo del cliente y el banco, por ultimo presione el Botn Movimiento, una vez presionado el botn se presenta ventana donde se pide informacin previa a la generacin de la factura

Identifiquemos cada uno de sus campos: Consecutivo: El sistema presenta pop up con los tipos de documento creados como Notas de Cartera Negativas Centro de Costos: Seleccione el centro de costos con el cual se afectara el documento en el modulo de facturacin. Cuenta por cobrar: Se inicializa con la cuenta matriculada en el maestro de clientes El sistema permite generar anticipos en Pesos, Otra Moneda o Multimoneda. Una vez definida la informacin previa a la generacin de la factura presione el botn Aceptar.

110

Al presionar el botn Aceptar el sistema traslada la informacin a la ventana de movimiento donde se presenta el numero de consecutivo de Notas de Cartera y el tipo de documento definido en la ventana anterior, adicionalmente presenta el cdigo del concepto y el cdigo de integracin asociado al cdigo del concepto. El sistema valida que el tipo de concepto 104 sea de naturaleza tipo = 3; es decir que NO afecta factura y SI recibe dinero. Por ltimo se procede a ingresar el valor del anticipo y una nota que detalle el anticipo que se esta realizando. Al presionar el botn grabar o las teclas CTRL. + W el sistema genera en forma automtica el documento de Notas de Cartera en el Modulo de Facturacin adicionalmente presenta mensaje donde detalla el numero de documento y tipo de documento que se genero como Notas de Cartera en el Modulo de Facturacin

111

Es importante tener en cuenta que si se desea modificar el valor del anticipo, se deben de retirar ambos documentos y volverlos a generar nuevamente. 6. Consultemos en el Modulo de Facturacin el documento que genero el sistema de Notas de Cartera, para ello haga uso de la opcin de Facturas Documentos - Notas de Cartera.

112

Observe como el sistema en la ventana de movimiento propone el cdigo de servicio definido en el modulo tcnico por la opcin de configuracin variables asignacin permisos en la variable Cartera. Cdigo servicio anticipo cartera recuerde que este cdigo de servicio fue creado exclusivamente para el manejo de anticipos.

113

3.9.

MANEJO DE DOBLE MONEDA

El sistema permite manejar la Cartera en Pesos o en Otra Moneda, integrando del mdulo de Facturacin a Cartera dicho movimiento; en este paso integra una variable que indica si la Factura fue en Pesos o en Otra Moneda.

En la consulta de Facturas por Cliente pide la identificacin tributaria del Cliente, a su vez da la posibilidad de seleccionar el tipo de informacin en Pesos, Otra Moneda o Multimoneda, para nuestro ejemplo vamos a seleccionar otra moneda.

114

Ingresar seleccionar cdigo del cliente

Al seleccionar Otra Moneda, despliega pantalla relacionando las Facturas en Otra Moneda, identificando el nmero de la Factura, Fechas de expedicin y vencimiento de la Factura, valor en Otra Moneda de la Factura, valor abonado en Otra Moneda a la Factura y el saldo de la Factura en Otra Moneda. En la opcin de Abonos tambin se puede ingresar movimiento en Otra Moneda de igual forma que las facturas en pesos. Se ingresan los conceptos de pagos de factura, notas crdito y de integracin, se selecciona igualmente si se desean cancelar facturas en pesos, otra moneda o multimoneda, Para nuestro ejemplo seleccionamos otra moneda.

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Al digitar la Factura, indica el tipo de Moneda

. Al digitar el nmero de una factura grabada en Otra Moneda, refleja un mensaje en la parte inferior de la pantalla y despus de digitar el valor a abonar, despliega ventana donde

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muestra la Tasa de Cambio, el cual es inicializado de la tabla de Tasa de Cambio, segn la Fecha del abono y el valor correspondiente en Pesos El valor de la Tasa de cambio puede ser modificado si lo requiere y el sistema calcula el valor en pesos. El sistema permite generar Informes de Cobro, Administrativos, entregando informacin en Otra Moneda. Abonos y Totales,

RECOMENDACIONES
Maneje los consecutivos de Recibos de Caja independientes para la cancelacin de Facturas en Pesos y en Otra Moneda. En el mdulo de Bancos, cree un cdigo de Banco especfico para llevar los registros realizados en Otra Moneda. Cree un cdigo de integracin independiente, para manejar la integracin de los Recibos de Caja en Otra Moneda, teniendo en cuenta que los valores abonados o cancelados, son guardados en su moneda respectiva.

ADVERTENCIA
No Mezcle en un mismo Recibo, pagos hechos en Pesos y en Otra Moneda, porque puede distorsionar el valor del Recibo de Caja.

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3.10. MANEJO DE MULTIMONEDA

El sistema permite manejar la Cartera en Pesos, en Otra Moneda o en Mltiples Monedas, integrando del mdulo de Facturacin a Cartera dicho movimiento; en este paso integra una variable que indica si la Factura fue en Pesos, en Otra Moneda o en Multimoneda.

En la consulta de Facturas por Cliente pide la identificacin tributaria del Cliente, a su vez da la posibilidad de seleccionar el tipo de informacin en Pesos, Otra Moneda o Multimoneda, para nuestro ejemplo seleccionamos Multimoneda.

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Al seleccionar Multimoneda despliega pantalla relacionando las Facturas en Mltiples Monedas, identificando el nmero de la Factura, Fechas de expedicin y vencimiento de la Factura, valor en Multimoneda de la Factura, valor abonado en Multimoneda a la Factura y el saldo de la Factura.

En la opcin de Abonos tambin se puede ingresar movimiento en Multimoneda de igual forma que las facturas en pesos. Se ingresan los conceptos de pagos de factura, notas crdito y de integracin, se selecciona igualmente si se desean cancelar facturas en pesos, otra moneda o multimoneda, Para nuestro ejemplo seleccionamos multimoneda.

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Al digitar la Factura, indica que es de Multi Moneda

Al digitar el nmero de una factura grabada en Multimoneda, refleja un mensaje en la parte inferior de la pantalla y despus de digitar el valor a abonar, despliega ventana donde muestra la Tasa de

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Conversin y Tasa de Cambio estos campos son inicializados de las Tablas de Conversin y Tasa de Cambio, segn la Fecha del abono y el valor correspondiente en Pesos. El valor de la Tasa de Cambio y Tasa de Conversin puede ser modificado si lo requiere y el sistema calcula el valor en pesos. Para su verificacin el sistema permite generar el Informes de Extracto, entregando informacin en Multimoneda.

RECOMENDACIONES
Maneje los consecutivos de Recibos de Caja independientes para la cancelacin de Facturas en Pesos, Otra Moneda y Multimoneda. En el mdulo de Bancos, cree un cdigo de Banco especfico para llevar los registros realizados en Multimoneda. Cree un cdigo de integracin independiente, para manejar la integracin de los Recibos de Caja en Multimoneda, teniendo en cuenta que los valores abonados o cancelados, son guardados en su moneda respectiva.

ADVERTENCIA
No Mezcle en un mismo Recibo, pagos hechos en Pesos, en Otra Moneda y Multimoneda, porque puede distorsionar el valor del Recibo de Caja.

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3.11.MANEJO DESCUENTO FINANCIERO

Partiendo de la fecha de expedicin y vencimiento de la factura, el programa permite definir el porcentaje de descuento a travs del tipo de descuento financiero asignado a cada cliente y al nmero de das mximo para su cancelacin, el cual es definido desde el Mdulo de Maestros por la opcin de Movimiento Clientes. Para su manejo realice los siguientes pasos:
1. En el Modulo de Maestros matricule los diferentes Descuentos Financieros que sern otorgados a los clientes, para ello ingrese a la opcin de Movimiento Descuentos Financieros.

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2.

Asigne el tipo de descuento financiero a cada cliente, para ello ingrese al Modulo de Maestros por la opcin de Movimiento - Clientes.

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En el campo Tipo Descuento Financiero defina el Tipo de Descuento Financiero que ser otorgado al cliente, recuerde que este campo es capturado del Maestro de Descuentos Financieros. 3. Por el Mdulo de Facturacin ingrese las facturas en el sistema, para ello haga uso de la opcin de Facturas- Documentos.

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4.

Por el Mdulo de Cartera genere el informe de Extracto Descuento Financiero, para ello haga uso de la opcin de Informes de Cobro Extracto Descuento Financiero.

Para nuestro caso vamos a generar el reporte de descuento financiero a una fecha de corte al 10 de enero.

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Analizando el ejemplo anterior observe como el sistema al generar el informe con una fecha con corte al 10 de enero, calculando los descuentos de la siguiente manera:

Descuentos otorgados al cliente % 5 3 2 Das 10 das 20 das 30 das

Para la factura 1116 se tomara 1 da desde la fecha de la factura (2008.01.10) a la fecha de corte (2005.09.10) lo que equivale al 5% de descuento. Para la factura 1112 se tomaran 20 das desde la fecha de la factura (2007.12.21) a la fecha de corte (2008.01.10) lo que equivale al 3% de descuento.

5.

Una vez que se genera y verifica el informe de descuentos financieros y el cliente confirma la cancelacin de esta factura antes de la fecha de vencimiento, el sistema permite traer automticamente el valor del descuento sin necesidades de digitar este manualmente.

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Observe en la anterior pantalla como al presionar la tecla rpida F5 (Captura Automtica Descuento por Pronto Pago) nos despliega pantalla para definir el tipo de concepto por descuentos por pronto pago. Una vez se haya definido, presione el botn Aceptar:

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El sistema carga automticamente el descuento por pronto pago correspondiente a las facturas 108, 113 y 401

128

3.12. MANEJO DE SUCURSALES

Existen algunas empresas, especialmente los almacenes de cadena, donde el identificador tributario es uno slo, pero el manejo de compra o venta es realizado por cada una de las sucursales y el pago puede ser realizado por cada Sucursal o centralizado en un solo almacn. Para el manejo de Sucursales en Cartera partimos de la creacin o Actualizacin del Cliente, en donde se configura que ese cliente es una Sucursal; luego proseguimos con la captura de movimiento, de movimiento, siendo ste similar al manejo de facturas, desde el mdulo de
Facturacin. Para abonar aquellas facturas que pertenecen a diferentes sucursales, haga uso de la opcin de Cartera Abonos Abonos.

A travs de esta opcin usted podr ingresar o dar de alta desde la misma pantalla los abonos de clientes normales y abonos de clientes con sucursales, modificar, consultar y retirar (dar de baja) documentos proporcionando mayor agilidad y seguridad en la grabacin de los datos. En el ingreso a la pantalla el sistema nos presenta en la parte superior derecha las cajas de chequeo de Abonos Sucursales Anticipos, para ello marque la caja de chequeo Sucursales

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Nit o RFC digitado en el campo Descripcin alterna del Maestro de Clientes

Agrupa los Nits de las diferentes sucursales

El manejo de los campos de esta opcin es similar a la opcin de Abonos, identifiquemos cada uno de sus campos: Documento: Es el nmero del Recibo de Caja o Nota Contable, el sistema propone un nmero consecutivo para controlar los documentos tanto para los Recibos de Caja como para los Notas Contables. Fecha: En este campo digitamos la fecha de elaboracin del documento de Abono o Recibo de Caja. Cliente: Es el cdigo de identificacin tributaria del Cliente al cual se le elabora el documento de Abono, este es un campo clave que identifica los saldos de los Clientes en el sistema de Cartera, para lo cual el sistema presenta Opciones de Bsqueda facilitando la captura de informacin.. Con este campo el sistema genera los informes de Cobro, Administrativos, Totales y Abonos. Banco: Seleccione el cdigo matriculado o definido en el mdulo de Banco, para lo cual el sistema presenta Opciones de Bsqueda facilitando la captura de informacin.. Este campo maneja ventana con los diferentes cdigos de Bancos, para seleccionar en caso de olvido, el cual ser trasladado posteriormente en la integracin de Cartera a Bancos, tema que trataremos un poco ms adelante. Botn <Abonos>: Al presionar este botn, el sistema despliega una segunda pantalla, formada por los siguientes campos: Tipo de Concepto Pago de Facturas: Es el Tipo de Concepto ms usual para la cancelacin de las diferentes facturas seleccionadas en forma automtica.

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Cdigo de Integracin: Cdigo correspondiente al Tipo de Concepto. El sistema propone el cdigo de integracin enlazado al maestro Tipo de Concepto, con el fin de evitar digitacin y darle ms seguridad a los datos. Tanto el Tipo de Concepto como el Cdigo de Integracin pueden ser modificados por el usuario. Tipo de Concepto Pago de Notas Crdito: Seleccione el Tipo de Concepto con el cual se cancelan las diferentes Notas Crdito ingresadas en el sistema. Cdigo de Integracin: Es el cdigo que enlaza el movimiento de cancelacin de las Notas Crdito con la contabilidad. El sistema propone el cdigo de integracin enlazado al maestro Tipo de Concepto, con el fin de evitar digitacin y darle ms seguridad a los datos. Si la informacin ingresada est seleccione el botn Aceptar, de lo contrario seleccione el botn Cancelar. Luego de presionar el botn Aceptar el sistema entrega una nueva pantalla, donde relaciona todo el movimiento pendiente de cancelar de todas las sucursales. En esta pantalla comenzamos a marcar con X aquellas Facturas y Notas Crdito a cancelar o abonar, luego presionamos Ctrl+W, para que el sistema las tome y las pase al formato de Abonos.

En el ingreso y modificacin de sucursales el sistema permite ingresar valores negativos para aquellos conceptos que no afecten factura, tales como deducciones por concepto de Retencin en la fuente, Retencin en Iva, Comisiones, u otro tipo de deducciones que considere la compaa.

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Una vez verificado el documento grabe este haciendo uso del Botn grabar ubicado en la barra de herramientas o de las teclas CTRL. + W. El manejo de Cheques Posfechados, Cruce de Notas Crdito, Otra Moneda, Multimoneda y Recibos de Caja Genrico tienen el mismo funcionamiento visto anteriormente. Con esta informacin el sistema permite generar Informes Resumidos por Sucursales.

ADVERTENCIAS
El sistema valida que la Factura pertenezca al ID. Alterno, ubicado en el NIT de la Sucursal, por lo tanto no se puede cancelar Facturas de otros Clientes. Si el Cliente no est marcado como Sucursal en el maestro de Clientes, el sistema no permite realizar abonos a dicho Cliente. Un abono realizado por la captura de Abonos Sucursales, no se deja modificar por la captura normal de Abonos y viceversa.

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3.13. MANEJO CALCULO IVA DIFERENCIAL EN CAPTURA DE ABONOS (Mxico)

La aplicacin permite el Manejo de Calculo de IVA al momento de grabar el Recibo de Caja, es decir permite calcular el valor del IVA de acuerdo al valor del abono de la factura, es decir que si el abono es parcial, el sistema calculo el valor del IVA proporcional al valor abonado. Esta opcin funciona tanto para Recibos de Caja normales como de Sucursales, ya sea en Pesos u Otra Moneda. Para Calcular el IVA al momento de grabar el Recibo de Caja se debe de tener en cuenta lo siguiente: 1. Solo calcula el IVA proporcional, siempre y cuando las facturas sean ingresadas por el modulo de Facturacin y que tengan IVA. Maestro Tipo de Movimiento

2.

Capture un Tipo de Concepto nuevo con la Clasificacin de Abono Factura Disminuye Deuda y Recibe Dinero.

133

3.

Configuracin

En el Modulo Tcnico por la opcin de Configuracin de Variables asignacin Permisos defina con S la variable de Maneja Calculo de IVA en Abonos, para que el sistema discrimine el valor a pagar de IVA por cada abono o pago que se efecte

134

En la variable Concepto de IVA se debe de asignar el Tipo de Concepto creado para el calculo de IVA, el cual se crea con el valor de IVA al momento de grabar un recibo de caja.

4.

Captura Recibo de Caja Una vez se tenga todo definido, capture el Recibo de Caja. Veamos este manejo a travs de un ejemplo: El cliente Axis S.A. pagara 2 facturas as:

135

La factura 1044 tiene un Valor Neto de $ 1.352,96 y un IVA de $ 176,47, y se tienen los siguientes abonos con los conceptos: 101 Disminuye Deuda, Recibe Dinero 102 Disminuye Deuda, No Recibe Dinero 104 No Disminuye Deuda, Recibe Dinero 105 No Disminuye Deuda, No Recibe Dinero Valor $ 1.152,96 Valor $ 40,00 Valor $ Valor $ 10,00 150,00

Para el calculo de IVA, el sistema solo toma la sumatoria de los conceptos 101 y 102 (Tipo de Clasificacin Disminuyen Deuda), los cuales van a ser la base para calcular el IVA 101 Disminuye Deuda, Recibe Dinero 102 Disminuye Deuda, No Recibe Dinero Total Abono Valor $ 1.152,96 Valor $ 40,00 --------------$ 1.192,96

Clculo de IVA = 176,47 x 1.192,96 / 1.352,96 = 155,60 El sistema al momento de grabar adiciono el Concepto 120 IVA de Abonos con valor de $ 155,60 para la factura 102, como se puede apreciar en la siguiente pantalla

136

La factura 103 tiene un Valor Neto de $ 260,11 y un IVA de $ 35,88 y se cancela la factura totalmente con el concepto: 101 Disminuye Deuda, Recibe Dinero Clculo de IVA = 35,88 x 260,11 / 260,11 = 35,88 El sistema al momento de grabar adiciono el Concepto 120 IVA de Abonos con valor de $ 35,88 para la factura 103 como se puede apreciar en la siguiente pantalla Valor $ 260,11

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3.14. MANEJO HISTORIAL DE CHEQUES

Nuestra aplicacin permite el manejo de Historial de Cheques con el fin de poder identificar en que estado se encuentra el cheque. Para su implementacin realice los siguientes pasos: 1. Matricule los estados de cheques, para ello haga uso de la opcin de Maestros Estados de Cheques

Este maestro permite registrar las diversas modalidades que puede presentar un cheque tales como: Cheques Devueltos, en Caja, Consignado, Postfechado, En Canje, entre otros.

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Maestro formado por: Cdigo: En este campo digite el cdigo que identifica el Estado del Cheque; el sistema permite manejar hasta 99.999 cdigos para clasificar por este concepto. Recuerde que la aplicacin al dar Enter en el campo cdigo presenta ventana de bsqueda para identificar el cdigo rpidamente, tanto numrica como alfanumricamente, para mayor informacin consulte las Opciones de Bsqueda que facilitan la captura de la informacin.. Nombre: Defina el nombre para identificar el cdigo del Estado del Cheque.

2.

Matricule los cheques devueltos, para ello haga uso de la opcin de Maestros Cheques Devueltos

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Este maestro permite registrar las diversas causas que dieron origen a la devolucin tales como: Fondos Insuficientes, Falta de Endoso, Carencia Absoluta de Fondos, falta endoso, entre otros.

Maestro formado por: Cdigo: En este campo digite el cdigo que identifica el Cheque Devuelto; el sistema permite manejar hasta 99.999 cdigos para clasificar por este concepto. Recuerde que la

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aplicacin al dar Enter en el campo cdigo presenta ventana de bsqueda para identificar el cdigo rpidamente, tanto numrica como alfanumricamente, para mayor informacin consulte las Opciones de Bsqueda que facilitan la captura de la informacin.. Nombre: Defina el nombre para identificar el cdigo del Cheque Devuelto. Capture los medios de Pago en el sistema, para ello haga uso de la opcin de Cartera Abonos Abonos

3.

142

Comience capturando el recibo de caja de igual manera como se explico en la captura de recibos de caja, una vez se tenga toda la informacin almacenada presione el Botn Forma de Pagos

En el botn de medios de pago se ingresan los siguientes campos: Concepto: Viene del maestro de conceptos de forma de pago del mdulo de facturacin. Si dicho concepto esuen Cheque, es obligatorio digitar los campos de Numero del cheque, Banco, Fecha Cheque, Cd Banco, Cuenta del Cheque Plaza, y Estado; de lo contrario si es efectivo, estos campos son solo informativos. Nombre del concepto: Corresponde al concepto de forma de pago que se haya digitado. Valor: Campo para digitar el valor del pago. Cheque: Nmero impreso del cheque. Banco: Seleccione el cdigo del banco. Fecha del cheque: Se Inicializa con la fecha del da. * Si el cheque es postfechado digitar la fecha correspondiente, pero tener en cuenta de haberla digitado igualmente en la captura del abono en el campo Fh. Consig Cod.Banco: Cdigo que figura en el cheque impreso

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Cuenta del Banco: Cuenta bancaria que aparece impresa en el cheque. Plaza: Lugar de emisin del cheque. Estado: Seleccione el estado en que se encuentra el cheque Cheque Dev.: Si es un cheque devuelto ingresar el cdigo de la devolucin, de lo contrario, es 0. Factura: Nmero o consecutivo de la factura, sobre la cual se paga el cheque. Tipodcto: Corresponde al tipo de documento de la factura que se est cancelando. Comentario: Campo para ser utilizado como nota o detalle del movimiento.

4.

El sistema brinda la posibilidad de conocer los movimientos que ha tenido un determinado cheque, para ello haga uso de la consulta rpida de Historial de Cheques

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Al digitar el nmero de cheque, se presentan los movimientos relacionados con l :

Los campos y datos que presenta son los mismos que se ingresaron en el botn de medios de pago de la captura de abonos.

5. Genere el Informe de Cheques Devueltos, para ello haga uso de la opcin de Informes
Administrativos Medios de Pagos

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La finalidad de este informe es poder saber el estado en que se encuentra un cheque es decir si el cheque fue devuelto, si esta en canje, si esta en caja, entre otros.

Identifiquemos cada uno de sus campos: Cliente: Digite o seleccione el cliente al que pertenece el cheque, pasando con enter el sistema asume todos los clientes matriculados. Medio de Pago: Digite o seleccione del popup el medio de pago que se desea consultar. Con enter asume todos los medios de pago Nro. Cheque: Digite el nmero del cheque a consultar de la misma forma como se ingres en la captura de abonos, botn de medios de pago. Con enter asume todos los cheques digitados Rango de Fechas: Es muy importante tener en cuenta que este rango corresponde a la fecha del cheque y NO a la fecha del abono. Es decir al fecha digitada en el campo: Fh.Cheque de la captura de abonos.

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148

6.

En el Modulo Tcnico por la opcin de Configuracin Variables Asignar Permiso se debe de asignar el cdigo de servicio para cheque devuelto

7.

Por ultimo genere el proceso de Cheques Devueltos, para ello haga uso de la opcin de Procesos Devolucin de Cheques

149

Este proceso permite generar una Nota de Cartera con el fin de volver a registrar una cuenta por cobrar al cliente por concepto de devolucin de cheque .

Identifiquemos cada uno de sus campos: Nro. Cheque: Nmero de cheque devuelto, este numero de cheque debe de haber tenido movimiento en medios de pago. Consecutivo: El sistema presenta todos los tipos de documentos creados que correspondan a Notas de Cartera o Notas Dbito para elaborar el documento a cargo del cliente por motivos de devolucin del cheque. Estos tipos de documento son los matriculados con tipo de documento maestro = CN. Una vez seleccionado el consecutivo el sistema propone en forma automtica el tipo de documento y numero de documento. C.Costos: Seleccione el centro de costos con el cual se va a generar la Nota de Cartera. Servicio: El sistema presenta en forma automtica el cdigo de servicio creado exclusivamente para el manejo de cheques devueltos. Recuerde que este codito de servicio se asigna por el Modulo Tcnico por la opcin de configurar variables asignar permisos. Motivo de la Devolucin: Seleccione el motivo por el cual fue devuelto el cheque, el sistema abre pantalla de seleccin que proviene del maestro de cheques devueltos. Estado del Cheque: Proviene del maestro de estados de cheque y sirve para detallar la etapa en la que se encuentra el cheque en este momento. Comentario: Campo texto para documentar y soportar el movimiento. Fecha Mvto: Corresponde a la fecha en la que se ingresa la devolucin del cheque.

150

Una vez llenado la informacin necesaria, el sistema genera un documento en el mdulo de facturacin segn el tipo de movimiento escogido: Notas Dbito o Notas de Cartera.

8.

Consultemos en el Modulo de Facturacin el documento que genero el sistema de Notas de Cartera, para ello haga uso de la opcin de Facturas Documentos - Notas de Cartera.

151

Es importante tener en cuenta que la fecha de expedicin con la que se genera este documento corresponde a la fecha de expedicin de la primera factura cancelada desde el recibo de caja. Esto para conservar la rotacin de cartera inicial y no se pierda generando un documento nuevo con una fecha posterior a la factura que se estaba cancelando inicialmente.

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3.15. HACIENDO USO DE LAS HERRAMIENTAS

Por la opcin de Herramientas podemos Consultar un Cliente por el Nombre y Cambiar de Perodo de Trabajo.

3.15.1. Consulta por Nombre

Este tipo de consulta es importante cuando no recordamos el nombre completo del cliente, para ello recurrimos a relacionar el nombre con parte de l mismo, en el recuadro: Nombre se digita este o parte de l para que el sistema lo ubique en la base de datos.

Ejemplo 1 Necesito los cdigos de todas las sucursales de la empresa CANDERAN, para ello digito en el campo Nombre la palabra CANDERAN.

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Al digitar el nombre el sistema despliega ventana con los datos de cada una de las sucursales, como se observa en la siguiente pantalla

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Ejemplo 2 Requiero consultar todos los Clientes que el nombre comiencen por Producciones, para ello en el campo nombre digito la palabra COMPAIA.

El sistema presenta aquellos clientes que comiencen por ese nombre o que en la razon social contengan parte de este nombre

3.15.2. Cambio de Perodo

155

Esta opcin es utilizada para cambiar el mes de trabajo actual a otro diferente, digitando el nmero de mes del 1 al 12.

Al cambiar de mes el sistema genera aviso de aceptacin:

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TALLER No. 2
Apreciado Usuario: Desarrolle el siguiente taller y evaluacin. Es la nica forma que garantiza el logro de los conocimientos adquiridos en cada etapa del curso. 1. Consulte con su Jefe de Area los diferentes conceptos utilizados en la empresa para cancelar o abonar una factura y otros conceptos por los cuales elaboran los Recibos de Caja y elabore una liste con estos conceptos. De la lista generada en el punto anterior, defina en cada uno de los conceptos la categora a la cual pertenecen, identificando si disminuye el saldo de la deuda o no y si recibe o no dinero. Consulte con su Jefe de Area o con el Departamento de Contabilidad, la fecha de corte o toma de saldos iniciales para la implementacin del mdulo de Cartera, identificando el volumen de facturas. De la consulta realizada en el numeral 3, tome diez (10) Facturas y dos (2) Notas Crdito e ingrselas como saldos iniciales. Ingrese cinco (5) Abonos, afectando las facturas por los conceptos de: Retencin en la Fuente, y Descuentos otorgados por Pronto Pago. Uno de estos abonos cancelado con un Cheque Postfechado. Del movimiento ingresado en el numeral cuatro (4), cruce una (1) Nota Crdito, aplicndosela a una de las facturas. Genere un Anticipo de Venta por valor de Us 2.500 a un cliente del Extranjero. Consulte los registros de movimiento generados por el Anticipo, tanto en Facturas como en Abono.

2.

3.

4.

5.

6.

7. 8.

EVALUACION No. 2
1. Diga a que categora pertenecen los siguientes conceptos: a) b) c) d) e) f) g) h) Abono a una Factura Descuento por Pronto Pago Retencin de Ley 4. Anticipo por Venta Abono a un Prstamo Cruce de Nota Crdito Aporte a Capital de Socios Dinero recibido por Interes de Mora

2. En qu casos se ingresan las Facturas por el mdulo de Cartera? _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ 3. Suponiendo que el Usuario no tiene el mdulo de Facturacin, Cmo ingresara el movimiento de Facturas y Notas Crdito? _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ De las siguientes expresiones especifique cules son Falsa y cules Verdaderas

4.

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a)

Las Notas Crdito por Devolucin de Mercanca deben ser ingresadas por el mdulo de Cartera ____ ____

b) El Consecutivo de los Anticipos es definido por el mdulo de Facturacin. c) Las Notas Crdito por mayor valor cobrado deben ser ingresadas por el mdulo de Cartera.

____

d) El campo Fecha de Consignacin es utilizado para todos abonos o cancelaciones realizadas a las Facturas. e) f) Las Notas Crdito por Anticipo, deben ser ingresadas por el mdulo de Cartera. Los Recibos de Caja para cancelar Facturas en Pesos y en Otra Moneda, deben ser Generados en forma independiente.

____ ____

____

5.

Para qu sirven las siguientes teclas rpidas: a) b) c) d) e) F3 Alt+C F2 Ctrl+L Ctrl+U ____________________________________________ ____________________________________________ ____________________________________________ ____________________________________________ ____________________________________________

RESPUESTAS A LA EVALUACION No. 2

1. a) b) c) d) e) f) g) h) 2. Categora 1 2 2 3 3 2 3 3 Disminuye Deuda si si si no no si no no Recibe Dinero si no no si si no si si

Las Facturas se ingresan por el mdulo de Cartera para ingresar los saldos iniciales de dicho mdulo y cuando el usuario no tiene el mdulo de Facturacin. En caso de no tener el mdulo de Facturacin, ambos movimientos deben ser ingresados por la opcin de Facturas, digitando el valor neto del documento. En el caso de las Notas Crditos el valor debe ser digitado con signo negativo. Falso o Verdadero a) F b) F c) F d) F e) V f) V Teclas Rpidas a) F3 : Consultar el Total General de la Cartera de un Cliente b) Alt+C : Activar la Calculadora c) F2 : Consultar las Facturas Pendientes de Pago de un Cliente d) Ctrl+L: Consultar el Maestro de Clientes e) Ctrl+U: Consultar el Maestro Tipo de Concepto

3.

4.

5.

158

4. IMPRIMIENDO EL MOVIMIENTO

VENDEDORES CLIENTES

SERVICIOS

COTIZACION/PEDIDOS

FACTURAS

CONTABILIDAD CARTERA BANCOS Cobros Administrativos Totales Auditora

Facturas

Abonos Anticipos

Recibo de Caja

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4.1. INFORMES OPERATIVOS

Estos informes son generados por el usuario para la revisin del ingreso del movimiento. Entre los Informes Operativos tenemos: Recibo de Caja Informes de Cobro Abonos Estos reportes sirven como base para realizar los cobros de la empresa, con el fin de hacer seguimiento a la Cartera; los informes reportan facturas vencidas, das de vencimiento, abonos realizados a facturas, ejerciendo un control en forma detallada de las facturas vencidas.

4.1.1. Recibo de Caja

La impresin de este documento puede hacerse por la opcin de Cartera, Abonos, despus de grabar el documento o por la opcin de Informes, Recibo de Caja. Este es el documento de soporte en la elaboracin del Recibo de Caja, el cual tiene validez legal y sirve como constancia del ingreso de dinero a la empresa, debe imprimirse cada que se elabore un Abono, el original va dirigido al cliente como constancia de la entrega de dinero y la copia queda en la empresa, normalmente en el rea contable.

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Estos campos son informativos y deben ser digitados, cuando el pago es en cheque

Este reporte es predefinido en formatos estndar. Si el usuario maneja formas continuas preimpresas, este formato puede ser modificado.

4.1.2. Informes de Cobro

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FLUJOGRAMA DE CARTERA

VENDEDORES

CLIENTES

SERVICIOS

COTIZACION/PEDIDOS

FACTURAS

CONTABILIDAD CARTERA BANCOS Cobros Administrativos Totales Auditora

Facturas

Abonos Anticipos

Recibo de Caja

Entre stos informes tenemos: Extracto Estado Extracto de Rotacin Extracto Descuento por Pronto Pago Extracto Agrupacin Extracto por Centro de Costos Extracto Descuento Financiero Distribucin de Cuotas Inters por Mora Recaudos Gestin de Cobros

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4.1.2.1. Extracto
La gran utilidad de este informe es seleccionar la Cartera por edades, ubicando las facturas de acuerdo a su estado. El extracto en un informe que debe ser cruzado con el Estado de Cartera para verificar la consistencia en los estados de cuenta, con la ayuda de este informe debe hacerse una revisin peridica del estado de las facturas dentro del Sistema de Cartera. Debe ser impreso semanalmente y dirigido al personal de cobro o vendedores.

Defina un rango amplio de fechas. Lo ms usual es la fecha de trabajo

El Extracto es generado por el usuario segn los diferentes filtros o criterios de consultas definidos: Cliente, Vendedor, Tipo de Cartera, Ciudad, Zona, Centro de Costos permitiendo imprimir por cada uno de estos segn lo especificado en cada campo. Ejemplo Si desea conocer la Cartera de un cliente en especial, digite el nit respectivo del cliente y el resto de campos en blanco. Si requiere la Cartera de los clientes atendidos por un vendedor en especial, digite el cdigo del vendedor y el resto de los campos en blanco. Si desea conocer la Cartera de todos los clientes de una zona, atendidos por un vendedor en especial, digite el cdigo de la zona y el cdigo del vendedor requeridos y el resto de campos en blanco.

Rango fechas vencimiento: Inicial y Final. Dependiendo de las fechas digitadas en estos campos el informe muestra las facturas, cuya fecha de vencimiento est dentro de dicho rango.

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Ejemplo Fecha Ingreso: Julio 1 de 2001 Fecha Final : Octubre 30 de 2001 Fecha Actual : Agosto 15 de 2001 Las facturas vencidas a 90 o ms das no las reportara el sistema, lo mismo las facturas prximas a vencerse de 90 o ms das tampoco las reportara, ya que estaramos limitando el movimiento de Cartera en el intervalo Julio 1 a Octubre 30. Comparar (Actual): Con base en esta fecha el sistema determina si la factura esta vencida o por vencerse, indicando su edad. Frecuencia de Extracto: Es el intervalo de tiempo para la organizacin del extracto segn las edades o escalas de la Cartera. Lo ms usual es definir 30 das como frecuencia de extracto, para clasificar la Cartera en 30, 60, 90 o ms das. Aunque algunos usuarios pueden variar la frecuencia a 15 para clasificar la Cartera en 15, 30, 45, 60 y as sucesivamente. Tipo Documento: Defina el tipo de documento a generar, al dar enter en este campo se generan todos los tipos de documentos. Fecha de Corte o Reproceso: Esta fecha es utilizada para cerrar o cortar la Cartera a una fecha determinada. Cuando se decide cambiar la fecha de corte responda afirmativamente y digite la nueva fecha a procesar; los movimientos posteriores a esta fecha no los reporta. Ejemplo Si tiene la Cartera actualizada a Agosto 15 de 2001, puede presentar un informe a Contabilidad del estado de cartera a Julio 31 de 2002 (esta sera la fecha de corte), si no desea hacer reproceso (N) el sistema presenta la cartera a la fecha que encuentre actualizada, esta opcin es la ms comn. En la parte inferior de la pantalla encontramos (P)esos, (O)tra moneda, (C)onsolidado, T.C. para la tasa de cambio. Dependiendo de la eleccin, el informe reporta el movimiento. Pantalla Excel (S/N): Los informes se pueden generar por Impresora o Pantalla Excel. Tema que ser explicado en la siguiente pgina. Para la versin Cliente Servidor en la generacin del reporte el sistema imprime los valores con dos decimales. Pesos: Entrega los Extractos de los clientes en pesos, excluyendo el movimiento en Otra Moneda. Con el fin de conocer el total de la cartera por cada cliente en pesos. Otra moneda: Entrega los Extractos de los clientes en Otra Moneda, excluyendo el movimiento en Pesos y Otra Moneda. Con el fin de conocer el total de la cartera por cada cliente en Otra Moneda. Multimoneda: Entrega los Extractos de los clientes en mltiples monedas, excluyendo el movimiento en pesos y otra moneda. Consolidado: Entrega los Extractos de los clientes tanto en Pesos, en Otra Moneda como en Multimoneda, valorizada en pesos, convirtiendo la Otra Moneda y Multimoneda a pesos, para ello toma el valor de la factura, y del Abono y lo multiplica por el valor de la Tasa de Cambio digitada en pantalla. Para la generacin del reporte Consolidado deben de estar actualizadas todas las tasas de todas las monedas incluyendo el cdigo 0 hasta el da en que est generando el informe. Esto lo hace con el fin de conocer el total de toda la cartera en pesos, por cada cliente a una fecha determinada.

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La Tasa de Cambio es digitada slo cuando se genera el informe consolidado. La Moneda es digitada slo cuando se genera el informe de multimoneda.

Reforcemos los conceptos sobre el manejo de fechas, estableciendo la diferencia entre ellas, para saber cmo y cundo deben ser variadas. Fechas de Vencimiento: Muestra las facturas que estn dentro del intervalo de tiempo. Fecha Comparar Actual: Con base en esta fecha el sistema determina si las facturas estn vencidas o por vencer y clasifica la Cartera por edades segn la fecha definida en este campo Fecha de Corte: Con esta fecha el Sistema cierra la Cartera. Pantalla Excel (S/N): Los informes se pueden generar por Impresora o Pantalla Excel. Al ingresar la letra N se genera el informe por impresora, al ingresar la letra S la aplicacin nos despliega una segunda ventana la cual le permitir generar el reporte por pantalla, exportar datos a Excel, enviar informe va e-mail o grabar el informe en formato Web. Veamos cada una de ellas:

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PANTALLA Permite generar el informe por Pantalla

Para la versin Cliente Servidor en la generacin del reporte el sistema imprime los valores con dos decimales.

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EXCEL Permite exportar el informe a MS Excel

Para la versin Cliente Servidor en la generacin del reporte el sistema imprime los valores con dos decimales.

ADVERTENCIAS
Recuerde que si usted quiere generar el mismo archivo mas de dos veces, Microsoft Excel puede indicarle que se presentar problemas leyendo dos veces el mismo archivo. Para ejecutar el Microsoft Excel. informe se requiere tener instalado

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E-MAIL La aplicacin exporta el informe al Excel y lo graba con el nombre del Informe, automticamente abre ventana para el envi del e-mail adjuntando el archivo a enviar.

Al generar el reporte la aplicacin nos abre ventana, identifiquemos cada uno de sus campos: Nombre del Archivo: La aplicacin por defecto trae el nombre o titulo del informe, este puede ser modificado por el usuario en caso de ser necesario. Guardar en: Ubique la ruta donde ser guardado el informe. Al presionar el botn Aceptar la aplicacin abre automticamente ventana para el envo del e-mail adjuntando el archivo a enviar.

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Es importante tener que el sistema permitir enviar formato por e-mail a travs de Microsoft Outlook Express o Microsoft Outlook, para ello tenga en cuenta las siguientes instrucciones: Por la opcin de Configuracin Variables Asignacin de Permisos se cre una nueva variable (COMUN: Configurar Cliente de envi de correo, la cual podr definir como valor 1 o 2. El valor 1 equivale al cliente de correo Microsoft Outlook Express la cual es el predeterminado y el valor 2 equivale al cliente de envi de correo Microsoft Outlook.

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Al momento de enviar el e-mail no puede estar abierto el programa de Microsoft Word.

ADVERTENCIAS
Recuerde que si usted quiere generar el mismo archivo mas de dos veces, Microsoft Excel puede indicarle que se presentar problemas leyendo dos veces el mismo archivo. Para ejecutar el Microsoft Excel. informe se requiere tener instalado

PAGINA WEB La aplicacin exporta el informe al Excel grabando este con extensin htm o html o exporta este de manera automtica en formato Internet Explorer

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Al generar el reporte la aplicacin nos abre ventana, identifiquemos cada uno de sus campos: Nombre del Archivo: La aplicacin por defecto trae el nombre o titulo del informe, este puede ser modificado por el usuario en caso de ser necesario. Guardar en: Ubique la ruta donde ser guardado el informe. Vista Previa por Explorer: Al marcar la caja de chequeo la aplicacin graba el archivo en formato en Excel con extensin htm y automticamente presenta este en formato Internet Explorer. Al no marcar esta caja de chequeo la aplicacin graba el archivo en formato Excel con extensin htm. En la siguiente pantalla observe como la aplicacin muestra el informe cuando se marca la caja de chequeo Vista previa por Explorer.

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ADVERTENCIAS
Recuerde que si usted quiere generar el mismo archivo mas de dos veces, Microsoft Excel puede indicarle que se presentar problemas leyendo dos veces el mismo archivo. Para ejecutar el informe se requiere Microsoft Excel versin 2000 o superior. tener instalado

RECOMENDACIONES
En las Fechas Inicial y Final de Vencimiento, deje un rango lo ms amplio posible. En la Fecha Comparar (Actual), lo ms usual es dejar la fecha de trabajo o del sistema.

ADVERTENCIAS
El sistema ignora todas las Facturas, Notas Crdito y Abonos posteriores a la fecha de Corte. Defina muy bien las fechas a generar el Informe; es posible que un rango de fechas, una fecha de corte o fecha a comparar mal definidas, desvirte el resultado de la informacin esperada.

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4.1.2.2.

Estado de Cartera

Este informe permite obtener el saldo de la Cartera dentro de un rango de fechas, mostrando el saldo de cada cliente con sus facturas correspondientes en forma detallada, de igual manera los abonos hechos hasta la fecha, detallando la historia del movimiento de cartera a la fecha estipulada.

Para generar el informe, los filtros de consulta funcionan de igual manera que los Informes de Extracto. Va dirigido al personal de cobro, a vendedores y personal de mercadeo, para saber que se ha facturado a cada cliente e identificar los abonos realizados a un rango de fechas. Debe ser impreso semanalmente y cruzado con el Informe Extracto de Cartera para verificar la consistencia de la informacin.

4.1.2.3. Extracto de Rotacin

Este informe funciona de manera similar al anterior. El extracto de Rotacin es un informe que se enva al cliente cada mes.

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Los filtros o criterios de consultas son exactamente iguales al Informe de Extracto, la diferencia est en la nota que se le enva al cliente, dentro del extracto. Tambin es til para avisos promocionales en cuanto a los productos, descuentos adicionales por volumen, por pronto pago.

4.1.2.4. Extracto Descuento por Pronto Pago

Funciona de igual manera a los informes de extractos anteriores. Adicionalmente a la informacin que entregan estos reportes, detalla el Descuento por Pronto Pago, identificando el nmero de la factura, en las diferentes escalas o edades de la Cartera, Porcentaje del Descuento, el valor del Descuento por Pronto Pago, el valor neto a pagar y fecha lmites de pago.

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4.1.2.5.

Extracto Agrupacin

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Funciona de manera similar a los informes anteriores. Una de las grandes ventajas de este reporte es la forma de agrupar la informacin por los filtros de consulta como es la Ciudad, Zona, Canal, Tipo de Cartera, Tipo de Cliente, Ruta, Vendedor y Cliente. Entrega la Cartera a la Fecha No genera informacin por rango de fechas No maneja corte de Cartera No Consolida Genera informacin en Pesos o en Otra Moneda Puede saltar pgina por agrupacin Va dirigido a los vendedores, ya que es de gran utilidad en las correras de cobros.

4.1.2.6.

Extracto por Centro de Costos

Funciona de manera similar a los informes anteriores. Una de las grandes ventajas de este reporte es la forma de agrupar la informacin por los filtros de consulta como es la Ciudad, Zona, Canal, Tipo de Cartera, Tipo de Cliente, Vendedor y Cliente. Entrega la Cartera a la Fecha Genera informacin por rango de fechas Maneja corte de Cartera Genera informacin en Pesos o en Otra Moneda Puede saltar pgina por centro de costos Va dirigido a los vendedores, ya que es de gran utilidad en las correras de cobros.

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4.1.2.7.

Extracto Descuentos Financiero

Partiendo de la fecha de expedicin y vencimiento de la factura, el programa permite definir el porcentaje de descuento a travs del tipo de descuento financiero asignado a cada cliente y al nmero de das mximo para su cancelacin, el cual es definido desde el Mdulo de Clientes.

Al ingresar a esta opcin piden los siguientes datos: Filtros: Cliente, Cdigo Vendedor, Tipo de Cliente, Tipo de Cartera, Centro de Costos, Ciudad, Zona y Canal; funcionan de manera similar a los informes anteriores (Por uno o todos). Fecha de Corte: En este campo especificamos la fecha hasta la cual necesitamos analizar. Pesos \ Otra Moneda \ MultiMoneda: MultiMoneda. Filtran facturas en Pesos, en Otra Moneda o en

Pantalla Excel / Impresora: Los informes se pueden generar por Impresora o Pantalla Excel. Ver tema explicado en el primer informe.

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Para nuestro caso vamos a generar el reporte de descuento financiero a una fecha de corte al 10 de septiembre.
-------------------------------------------------------------------------------------------Cliente : 890245840-1 Tipo Cliente : TODOS Zona : TODOS Ciudad : TODOS Vendedor : TODOS Tipo Cartera : TODOS Centro Costo : TODOS Canal : TODOS Extracto Descuento Financiero en Pesos -------------------------------------------------------------------------------------------Cia. OPUS TEXTILES S.A. Fecha : 00.10.10 Nit 890.900.924-4 Pagina : 1 EXTRACTO DESCUENTOS FINANCIEROS AL 10 DE OCTUBRE DE 2000 DESCUENTOS FINANCIEROS F.Exped. F.Vencim. Valor Deuda Saldo %Dscto. Vr.Dscto. Vr. a Pagar

Factura

Cliente : 890245840-1 TROLLS LTDA. 51842 51849 51868 51884 51895 00.09.20 00.09.22 00.09.25 00.09.27 00.10.05 00.10.19 00.10.21 00.10.24 00.10.26 00.10.05 3,564,716.81 3,509,659.69 2,056,234.12 5,518,637.31 3,183,650.78 17,832.898.40 17,832.898.40 3,564,716.81 3,509,659.69 2,056,234.12 5,518,637.31 3,183,650.78 17,832.898.40 17,832.898.40 2.00 5.00 5.00 5.00 8.00 67,899.37 162,484.25 95,196.02 255,492.47 236,922.80 817,994.81 817,994.81 3,496,817.44 3,347,175.45 1,961,038.10 5,263,144.84 2,946,727.20 17,014,903.59 17,014,903.59

Total Cliente -- > Total General -- >

Analizando el ejemplo anterior observe como el sistema al generar el informe con una fecha con corte al 10 de octubre, calculando los descuentos de la siguiente manera:

Descuentos otorgados al cliente % 8 5 3 Das 10 das 20 das 30 das

Para la factura 51842 se tomaran 21 da desde la fecha de la factura (2000.09.20) a la fecha de corte (2000.10.10) lo que equivale al 2% de descuento. Para la factura 51849 se tomaran 19 da desde la fecha de la factura (2000.09.22) a la fecha de corte (2000.10.10) lo que equivale al 5% de descuento. Para la factura 51868 se tomaran 16 da desde la fecha de la factura (2000.09.25) a la fecha de corte (2000.10.10) lo que equivale al 5% de descuento. Para la factura 51884 se tomaran 14 da desde la fecha de la factura (2000.09.27) a la fecha de corte (2000.10.10) lo que equivale al 5% de descuento. Para la factura 51895 se tomaran 6 da desde la fecha de la factura (2000.10.05) a la fecha de corte (2000.10.10) lo que equivale al 8% de descuento.

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4.1.2.8.

Extracto Sucursales

Este informe presenta un extracto de cartera detallado por factura y unificado por sucursal, es decir, permite presentar todas las facturas agrupadas de la empresa generadas para las diferentes sucursales. Funciona de la misma forma que un informe de extracto de cartera.

4.1.2.9.

Extracto Distribucin de Cuotas

Este reporte permite realizar un seguimiento a aquellas facturas que fueron distribuidas en varias cuotas, las cuales se muestran en cartera con un mismo numero de factura pero con fechas de vencimientos diferentes

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Este reporte presenta la informacin que presenta un extracto de cartera discriminndola por cuotas una de las grandes ventajas de este reporte es la forma de agrupar la informacin por los filtros de consulta como es la Ciudad, Zona, Canal, Tipo de Cartera, Tipo de Cliente, Ruta, Vendedor y Cliente. Entrega la Cartera a la Fecha No genera informacin por rango de fechas No maneja corte de Cartera No Consolida Genera informacin en Pesos o en Otra Moneda Puede saltar pgina por agrupacin

4.1.2.9.

Intereses por Mora

Este reporte informa por cliente el valor adicional a la factura por el concepto de inters por mora, sobre las facturas que tienen saldos vencidos a la fecha de corte.

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El reporte muestra por cada cliente las facturas vencidas, con su saldo, los das de mora y el valor del inters por mora. Los campo de Cliente, Vendedor, Tipo de Cartera, Ciudad, Zona, Centro de Costos y Tipo Documento, son filtros de informacin para generar el reporte y funcionan de manera similar a los informes anteriores. Fecha de Corte: Toma todas las facturas cuya fecha de vencimiento sea menor o igual a la definida en este campo y que no se encuentren canceladas. Inters Mora Mensual: Con base a este porcentaje, el sistema calcula el valor del inters sobre el nmero de das vencidos. Pantalla Excel (S/N): Los informes se pueden generar por Impresora o Pantalla Excel. Ver tema explicado en el primer informe. Tambin maneja la informacin en pesos, otras monedas y consolidados. Va dirigido al Area de Cartera para programar los cobros, Vendedores y Area Administrativa, con este informe la administracin puede tomar decisiones; este informe debe ser cruzado con el Estado de Cartera y el Extracto para verificar la consistencia de los datos.

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4.1.2.10.

Recaudos

El informe de recaudos muestra la cartera en forma detallada, ordenada por fecha de vencimiento de las facturas o sea de mayor a menor nmero de das vencidos, facilitando as el cobro de la misma. La finalidad de este informe es orientar a las diferentes reas de la empresa en el cobro de facturas. Tambin va dirigido a cobradores y/o vendedores y debe ser impreso semanalmente. Este informe slo muestra las facturas que a la fecha final definida en el informe tengan saldo pendiente.

4.1.2.11.

Gestin de Cobro

El informe Gestin de Cobro presenta todo el movimiento del ao, detallando en cada mes el valor facturado, el valor cobrado y el valor pendiente de cobro.

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Al ingresar a esta opcin piden los siguientes datos: Filtros: Cliente, Tipo de Cliente, Tipo de Cartera, Zona, Canal, Ciudad, Centros de Costos, Vendedor y Tipo Documento; funcionan de manera similar a los informes anteriores (Por uno o todos). Ao Comercial: Ao sobre el cual se elabora el informe. Pesos \ Otra Moneda: Filtran facturas en Pesos o en Otra Moneda. Fecha de Corte: En este campo especificamos la fecha hasta la cual necesitamos analizar. Pantalla Excel / Impresora: Los informes se pueden generar por Impresora o Pantalla Excel. Ver tema explicado en el primer informe. Es til para analizar el movimiento de facturacin y cobro, hacindole un seguimiento a la informacin durante todo el ao.

4.1.2.12.

Cuotas

Extracto Cuotas
Este informe permiten generar un extracto de cartera separando las facturas y los saldos por cuotas.

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La captura para generar el informe es similar a la captura de un extracto de cartera, la ventaja consiste es que trae toda la informacin del extracto discriminada por cuotas

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El sistema tambin permite generar informes de Resumen por Clientes, Resumen Vendedor, Recaudos e Intereses por Mora discriminado por cuotas.

4.1.2.13.

Auditoria

El informe de Auditora bsicamente sirve para ejercer un control, el cual est encaminado al anlisis de la Cartera y as poder determinar el endeudamiento de cada Cliente con respecto al cupo crdito asignado a cada uno por el Departamento de Cartera y Crdito.

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Podemos obtener informacin por Cliente, Vendedor, Tipo de Cartera, Ciudad, zona y Tipo de Cliente. Este informe maneja dos alternativas: Una es un gran total de la cartera de todos los clientes y la otra, slo los clientes que exceden el cupo crdito, informe de gran utilidad para poder tomar decisiones al respecto, como deshabilitar el cliente en el maestro de clientes y suspender la facturacin a determinado cliente. Este informe va dirigido principalmente a las Areas de Cartera y Auditora para ejercer un control sobre los clientes y debe ser impreso cada que lo soliciten estas reas.

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4.1.3.

Informes de Abonos

4.1.3.1. Abonos

Este reporte muestra en forma detallada los abonos realizados a los diferentes clientes.

El informe de abonos lo podemos generar por Cliente Vendedor y Tipo de Cartera.

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Rango Fechas Expedicin: este rango de fechas.

Inicial - Final:

Reporta los Recibos de Caja contemplados dentro de

Adems permite generar los abonos de una sola factura o todas, reporta un slo documento o todos, un determinado concepto, o todos los documentos a un solo concepto. Tiene la facilidad de agrupar la informacin, seleccionando el nmero correspondiente a la opcin deseada: Documento, Concepto, Cliente, Sin agrupar. Tambin permite imprimir todos los Recibos de Caja pagados con cheques postfechados, de igual manera entrega informacin en Pesos, en Otra Moneda y Multimoneda. Los informes se pueden generar por Impresora o Pantalla Excel. Ver tema explicado en el primer informe. Va dirigido a la persona encargada de digitar los Recibos de Caja, al Area de Control y Auditora, para verificar que dichos documentos hayan sido ingresados correctamente, es recomendable imprimir este informe cada semana y sera para cruzar con el Estado de Cartera, verificando la consistencia de los datos.

4.1.3.2. Tipos de Concepto

Totaliza los conceptos de los abonos realizados en un determinado rango de fechas, mostrando los totales de una factura, de un recibo de caja o un concepto especfico. Tambin puede ser generado por Cliente, Vendedor y Tipo de Cartera. Funciona de manera similar al informe de Abonos. Este informe va dirigido principalmente al rea de auditora, con el fin de ejercer controles sobre estos tipos de concepto, se debe imprimir cada que lo requieran, siendo lo ms usual cada semana y se debe cruzar con el informe de Abonos para verificar la consistencia en los datos.

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4.1.3.3. Comisin Vendedores

Este informe determina el valor de la comisin a pagar a un vendedor por un concepto de abono o por el total de los abonos realizados en un rango de fechas.

Para la generacin del informe filtra la informacin de manera similar a los informes vistos anteriormente. Va dirigido al Area de Tesorera, para el manejo de cuentas por pagar a vendedores, tambin es dirigido a Auditora para el control de las comisiones, es un reporte a imprimir cada mes o cuando lo soliciten las reas respectivas. Es un informe para cruzar con el de abonos, verificando su consistencia.

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4.2. INFORMES ADMINISTRATIVOS

Estos son reportes globales resumidos, que permiten un anlisis gil de la Cartera para tener un mejor control y facilitar la toma de decisiones a nivel administrativo, general y estadstico. Estos reportes estn en funcin a valores generales y no detallan documento por documento.

4.2.1. Resumen de Cliente

Este informe tiene como finalidad mostrar en forma global la Cartera de un cliente, tomando como base la fecha de vencimiento y a partir de ella, ubicando los totales en las diferentes columnas de vencimiento (30, 60, 90 o ms).

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La generacin de este informe en los filtros de consulta, funciona de manera similar a los vistos anteriormente. El manejo de fechas tambin funciona con la misma filosofa de los informes anteriores. Frecuencia de Vencimiento: Es el intervalo de tiempo para organizar la informacin segn las edades o escalas de la cartera, 30, 60, 90 o ms das, lo ms usual es tener frecuencia de 30 das. La fecha de corte tiene el mismo manejo visto en los otros informes. Los informes se pueden generar por Impresora o Pantalla Excel. Ver tema explicado en el primer informe.. El Resumen de Clientes totaliza la cartera por cada cliente, mostrando los saldos vencidos y los prximos a vencer ubicndolos en 30, 60, 90 o ms das, totaliza verticalmente estos rangos de vencimiento. Al final totaliza la cartera vencida, la prxima a vencer y el gran total de la cartera, relacionando sus porcentajes con respecto al gran total. Este informe va dirigido principalmente al rea administrativa, para la toma de decisiones y poder hacer un anlisis gil de la cartera de cada cliente. Es impreso a solicitud del rea administrativa y debe ser cruzado con el Extracto de Cartera para verificar la consistencia de la informacin.

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4.2.2. Resumen Vendedor

Tiene como finalidad mostrar globalmente la Cartera agrupada por Vendedor y a nivel administrativo poder tomar decisiones importantes para la compaa.

Funciona exactamente igual al informe Resumen de Cliente. Este informe totaliza la cartera por vendedor mostrando los saldos vencidos y los prximos a vencer de los clientes. Va dirigido principalmente a la administracin, cada que lo solicite y a nivel de control debe ser cruzado con el Extracto de Cartera para verificar la validez de los datos.

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4.2.3. Resumen por Sucursal

El Resumen Sucursal permite por cada filtro clasificar la informacin por un cdigo especfico o por todos. Los filtros de clasificacin que se manejan en este informe son: Cliente o Identificacin Alterna, Cdigo del Vendedor, Tipo de Cliente, Tipo de Cartera, Ruta del Cliente, Centro de Costo, Ciudad, Zona, Canal y Tipo Documento. Fecha Vencimiento Inicial/Final: Rango de fecha desde la cual requieren ver las facturas vencidas, el Sistema propone un rango muy amplio entre la fecha inicial y final para evitar que se quede alguna factura vieja pendiente de pago. Comparar con (Actual): Fecha a partir de la cual el sistema clasifica las facturas, segn las fechas vencidas y por vencer, ubicndolas en un rango de das 0 a 30, 31 a 60, 60 s 90 y ms de 90. Fecha de Corte: Fecha a la cual desea cerrar o generar el informe; dependiendo de la fecha especificada en este campo, muestra nicamente el movimiento correspondiente a esta fecha, excluyendo las facturas y los abonos posteriores a ella. Pesos \ Otra Moneda: Al seleccionar una de estas dos opciones, el sistema entrega nicamente las facturas en la opcin elegida. Pantalla Excel / Impresora: Los informes se pueden generar por Impresora o Pantalla Excel. Ver tema explicado en el primer informe.La mayor utilidad de este informe es conocer la Cartera de todos los Clientes, unificando aquellos Nit que son manejados como Sucursales, con el Identificador Alterno, ya que agrupa por este campo.

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Es un informe dirigido a la Administracin y debe ser impreso cada mes. Es de gran utilidad para cruzar informacin con el Extracto y para conciliar el movimiento Contable, ya que permite generar el informe agrupado por Nit.

4.2.4.

Pareto

Este es un reporte estadstico que muestra en orden descendente de mayor a menor la Cartera de los Clientes con el porcentaje de participacin sobre el total de la cartera, o sea, que muestra como est distribuida la Cartera en forma porcentual entre los Clientes.

El campo Cliente, Vendedor, Tipo Cartera, Ciudad, Zona, Centro de Costos, Tipo Documento: criterios o filtros de consulta funcionan igual a los vistos anteriormente.

son

Rango fechas de expedicin: Inicial, Final: Segn las fechas definidas en estos campos, el sistema reporta la distribucin de la Cartera entre los clientes. Porcentaje Requerido: En este campo definimos el porcentaje a analizar, el 100%, el 80%, 50%. Desea incluir Nota Crdito: Puede o no incluir las Notas Crdito en este reporte, esto depende de la necesidad o requerimiento del rea administrativa. Tambin filtra los datos de Cartera en Pesos, Otra Moneda o Consolidado. Pantalla Excel / Impresora: Los informes se pueden generar por Impresora o Pantalla Excel. Ver tema explicado en el primer informe.. El Pareto es un informe dirigido al personal directivo de la empresa como el gerente o administrador el cual sirve para analizar la Cartera y los porcentajes correspondientes de un cliente sobre el total de la

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cartera, de acuerdo a un criterio especfico, para elaborar prioridades de participacin por cada Cliente o Vendedor.

4.2.5. Estadstico
Este es un reporte resumido a la fecha, el cual muestra el valor total de la cartera, identificando las facturas o documentos vencidos hasta el momento, relacionando cundo debi haber cobrado. Luego el informe desglosa la cartera vencida, dando los totales atrasados a 30, 60 y ms das vencidos. El informe estadstico tiene como finalidad mostrar en forma global la cartera clasificada de acuerdo a los meses de vencimiento para analizar la cartera que se dej de cobrar u otros factores que originan variacin en el cobro de la misma.

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4.2.6. Referencia Cliente

Este informe presenta informacin bsica y de manera rpida del cliente.

Este informe lista por un determinado cliente a una fecha de corte especfica, los datos bsicos para dar referencia de dicho cliente, reportando la fecha de ingreso, el cupo de crdito actual otorgado, la cartera actual en 30, 60 y 90 das, el cupo disponible y el movimiento de compras.

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4.2.7. Informe de Cuadre de Caja

La finalidad de este informe es presentar un detalle de los movimientos realizados por las diferentes formas de pago capturadas en la captura de Abonos a travs de botn Medios de Pago, es decir la forma como fueron recibidos los pagos de facturas ya sea que se haya recibido en efectivo, cheque, tarjeta de crdito entre otros.

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4.2.8. Informe Medios de Pago

La finalidad de este informe es poder saber el estado en que se encuentra un cheque es decir si el cheque fue devuelto, si esta en canje, si esta en caja, entre otros.

Identifiquemos cada uno de sus campos: Cliente: Digite o seleccione el cliente al que pertenece el cheque, pasando con enter el sistema asume todos los clientes matriculados. Medio de Pago: Digite o seleccione del popup el medio de pago que se desea consultar. Con enter asume todos los medios de pago Nro. Cheque: Digite el nmero del cheque a consultar de la misma forma como se ingres en la captura de abonos, botn de medios de pago. Con enter asume todos los cheques digitados Rango de Fechas: Es muy importante tener en cuenta que este rango corresponde a la fecha del cheque y NO a la fecha del abono. Es decir al fecha digitada en el campo: Fh.Cheque de la captura de abonos.

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4.3. INFORME DE TOTALES

Este reporte permite obtener los totales de la Cartera por Vendedor, Zona, Canal, Tipo Cartera, Ciudad y Tipo de Cliente a un rango de fechas de vencimiento.

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Dirigido al personal administrativo y Auditoria a solicitud de ellos y debe cruzar con el Estado de Cartera. Funciona de manera similar a los anteriores.

200

4.4.

GENERADOR DE CONSULTAS (Versin Cliente Servidor)

Esta opcin permite generar consultas o cartas en forma masiva, brindando la posibilidad de cruzar la informacin de las diferentes tablas y enviarlas a Microsoft Excel o Microsoft Word. Antes de realizar la consulta o generar las cartas en forma masiva, se debe de matricular las tablas que se van a trabajar y que relaciones se utilizarn, una vez se hayan registrado las tablas usted podr generar la consulta.

201

Al ingresar a la pantalla el sistema nos presenta al lado izquierdo cada una de las Tablas que se manejan en el Mdulo de Facturacin. Al desplazar el cursor por cada una de las Tablas el sistema nos presenta al frente de esta los Campos Disponibles que corresponden a cada una de las tablas con el fin de agregar las deseadas. Seleccione por cada una de las tablas los campos que desea mostrar en la consulta, en la medida que se seleccionan los campos el sistema va desplazando cada uno de ellos a la columna de Campos Seleccionados, adicione cada uno de ellos a travs de los botones de manejo. Para un mejor entendimiento relacionado con este tema, le recomendamos consultar el Curso Bsico del Sistema Atlas

202

4.5.

GENERADOR DE REPORTES

Al ingresar a la opcin se presenta la siguiente pantalla, la cual esta dividida en tres partes: Encabezado que corresponde a los datos generales del informe. Pestaas de Bsico, Filtros, Vertical, Agrupar-Totales, Matriz y Formatos donde se arma el informe indicando el tipo de informe a generar, el medio de impresin, los campos, el ordenamiento, el tipo de agrupacin, entre otros. Barra de herramientas donde se permite generar el informe, grabarlo o retirarlo.

Veamos cada una de estas partes:

203

1.

DATOS ENCABEZADO

Reporte: Nombre o identificacin del reporte. Se utiliza para llamar el reporte que se quiera generar. Corresponde al campo clave para buscar la informacin asociada al reporte. Origen datos: Indica nombre del origen de datos (vista de SQL ) sobre la cual se requiere generar el informe.

Basado en: Este campo permite cargar un informe ya existente con el fin de que pueda servir de base para disear uno nuevo. Es importante tener en cuenta que los informes diseados por Ofimatica son no modificables por lo tanto para realizar cualquier modificacin se requiere generar un informe nuevo basado en el original de Ofimatica. Descripcin: Detalle o explicacin sobre la funcionalidad y utilidad del informe. Fecha: Fecha de creacin del Informe. Creado por: Entidad o persona que genero el informe. Barra de Herramientas

204

En la parte superior de la pantalla se presenta una barra de herramientas con las siguientes funciones:

Generar el informe o reporte. Al seleccionar este botn se genera el informe o reporte segn las condiciones ingresadas.

Guardar informacin de reporte. Este botn permite guardar la informacin ingresada a nivel de las diferentes pestaas.

Borrar el informe o reporte. Esta opcin permite borrar la informacin grabada del informe o reporte seleccionado.

Permitir modificar el informe realizado. Esta botn permite llamar el diseador de reportes de visual FoxPro para realizar las modificacin que se requieran directamente sobre este diseador.

Cerrar el generador de reportes. Este botn permite salir del generador de reportes.

2. PESTAAS BASICO

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En esta ventana permite identificar el tipo de informe y el medio de impresin. Se presentan los siguientes campos: Tipo Informe: Vertical: Si se selecciona este botn el sistema permite generar informes detallados, resumidos y agrupados en forma columnaria. En este caso se habilita la pestaa de Agrupar Totales y se inhabilita la pestaa de Matriz.
Matricial: Si se selecciona este botn el sistema permite generar un informe tipo analtico (Tablas dinmicas) en MS Excel. En este caso se habilita la pestaa de Matriz y se inhabilita la pestaa de Agrupar Totales. Informe Por: Pantalla: Permite listar el informe por pantalla. Impresora: Genera el informe por impresora de tinta o laser. MS-Excel: Exporta el informe a MS Excel. e-Mail: Genera el informe sobre MS Excel para ser enviados por e-mail. Pagina Web. Genera el informe sobre MS Excel con formato para pgina web (html). XML. Genera archivo plano con formato XML.

ADVERTENCIAS
Cuando se selecciona tipo de informe matricial solo se permite generar el informe por MS Excel Los informes pueden presentar inconvenientes si se est pasado de Matricial a Vertical, para estos casos se recomienda generar los informes independientes, as manejen la misma informacin

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VERTICAL En esta ventana se seleccionan los campos que van a ser parte del informe y su ordenamiento. Veamos cada uno de los campos:

Disponible: En esta seccin se presenta una lista de los diferentes campos que pueden ser seleccionados en la generacin del informe, ubique y seleccione cada uno de ellos, luego de clic en la primera flecha para pasar cada uno de los campos a la seccin de Campos Informe. El sistema puede ubicar cada nombre de campo digitando las primeras letras. Campos Informe: En esta seccin se listan los nombres de campos con los cuales se generar el informe, estos campos deben quedar organizados segn se requiera ubicar dentro del informe, es decir, primero debe presentarse el Dbito y luego el Crdito. Criterios ordenar: En esta seleccin se presentan los nombres de los campos seleccionados en el punto anterior, con el fin de poder permitir seleccionar entre ellos los campos por los cuales se requiere ordenar el informe. Es decir, se requiere generar un informe detallado de ventas y que se presente ordenado por tipo de documento, por documento o por fecha. Ordenado por: En esta seccin se deben colocar los campos por los cuales se ordenar el informe, para ello seleccione el campo de la lista de Criterios Ordenar trasldela a esta lista marcando la flecha correspondiente. Si se quiere retirar el campo de esta lista, seleccinelo y marque la flecha de retroceso.

207 AGRUPAR TOTALES Esta opcin permite generar los informes en tres presentaciones o formatos diferentes. Ellos son:

FORMATOS Esta pestaa permite definir las condiciones de impresin a nivel de tamao de columnas, tamao de la letra, orientacin del papel, entre otros. Veamos cada uno de los campos:

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Campos: En esta columna se presentan los campos seleccionados a nivel de la pestaa Vertical. Tamao: En esta columna se indica el tamao real del campo seleccionado con base a la estructura. Decimales. En esta columna se indica el nmero de decimales para los campos numricos. Algunos campos son calculados a nivel de las vistas, por lo tanto el numero de decimales en algunos casos es calculado por el sistema. Formatos: En esta columna se debe ingresar el formato requerido por cada campo y el nmero de caracteres a imprimir. Esta columna se totaliza en el segundo campo de Total Caracteres con el fin de indicar el nmero de caracteres utilizados en la impresin del informe. Orientacin papel. Indica la forma de impresin del informe esta impresin puede ser Vertical u Horizontal. Tamao letra: Por estndar de la aplicacin se maneja tipo de letra es Courier New y el tamao puede variar entre 7 y 10 dependiendo del nmero de columnas que se requieran imprimir. Finalmente esta pantalla presenta botn de seleccin de colores con el fin de configurar los colores a manejar a nivel del encabezado y el cuerpo del informe al exportarlo a MS Excel.

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FILTROS

En esta ventana se indican las condiciones o filtros con los cuales se requiere generar el informe. Campos: Seleccione el campo a condicionar o filtras. Se puede seleccionar cualquier campo existente en la lista no se restringe nicamente a los campos seleccionados. Operador: Indica la relacin o condicin con la cual se busca la informacin requerida. Los operadores pueden ser: Conector: Permite ligar en forma lgica dos condiciones. Se manejan nicamente los conectores Y y O. El conector Y se utiliza cuando se requiere que se cumplan ambas condiciones. El conector O se utiliza cuando se requiera que su cumpla una de las dos condiciones.

210

Luego de establecidos los filtros se hace clic en el botn de generar para visualizar el informe.

211

TALLER No. 3.
Apreciado Usuario: Desarrolle el siguiente taller y evaluacin. De esta manera garantiza e logro de los conocimientos adquiridos en cada etapa del curso. 1. El Jefe de Area requiere conocer la Cartera de los Clientes que maneja el vendedor Juan Guillermo Gutirrez en la ciudad de Medelln, del segundo trimestre del ao. Imprima el saldo de la Cartera de todos los Clientes por Tipo de Cartera. Defina la periodicidad, usuarios y utilidad de todos los informes de Cobro. El Gerente de la empresa necesita un resumen de Cartera de todos los clientes del mes de Julio del presente ao. El Gerente solicita un informe que le permita conocer la concentracin de la Cartera en forma descendente del primer semestre del ao. Se requiere un informe de las Facturas pendientes de cobro con sus saldos, del vendedor Juan Guillermo Gutirrez del segundo trimestre del ao. Auditora solicita un informe de Cartera de todos los clientes que excedan el Cupo de Crdito hasta la fecha en curso. Imprima todos los informes que genera el mdulo de Cartera, identificando en cada uno de ellos: Usuario, periodicidad y utilidad. Encarptelos y djelos como mostrario de los informes que entrega el sistema.

2. 3. 4.

5.

6.

7.

8.

EVALUACION No. 3
1. Defina Frecuencia de Extracto ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ Establezca la diferencia que existe entre Fecha de Vencimiento y Fecha de Expedicin ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ Qu efectos tienen los informes cuando se les especifica la fecha comparar (actual)? Qu informe debe imprimir para analizar la participacin o concentracin de la Cartera por clientes o vendedores? Qu informe debe imprimir para conocer el movimiento de un cliente especfico, incluyendo el movimiento en Otra Moneda, pero reportando los valores en Pesos?

2.

3. 4.

5.

212

RESPUESTAS A LA EVALUACION No. 3

1.

Frecuencia de Extracto es el intervalo de tiempo definida al sistema para

la organizacin del extracto segn las edades o escalas de Cartera.

2. Fecha de Vencimiento:
Estas fechas no deben ser cambiadas e imprimir los informes con rango de fecha amplio Los informes que se imprimen con esta fecha son: - Resumen Cartera por Cliente - Resumen de Cartera por Vendedor - Totales Reporta movimiento vencido

Fechas de Expedicin:
Estas fechas pueden ser cambiadas Los informes que se imprimen con esta fecha son: - Estado de Cartera - Pareto - Abonos Reporta movimiento generado segn el rango de fecha especificado 3. Al definirle a los informes la fecha comparar (actual), el sistema con base en ella, determina las facturas vencidas, por vencer y clasifica la Cartera por edades segn la fecha definida en este campo. Un informe de Pareto. Un Estado de Cartera, filtrando por el cliente especfico y Consolidado.

4 5

213

5. PROCESANDO LA INFORMACION
El mdulo de Cartera cuenta con rutinas especiales que facilitan y proporcionan agilidad al sistema, permitiendo trasladar movimiento de Cartera a Contabilidad, trasladar movimiento de Cartera a Bancos y cruzar movimiento de Cartera con Cuentas por Pagar.

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5.1. INTEGRANDO MOVIMIENTO DE CARTERA

VENDEDORES

CLIENTES

SERVICIOS

COTIZACION/PEDIDOS

FACTURAS

CONTABILIDAD CARTERA BANCOS Cobros Administrativos Totales Auditora

Facturas

Abonos Anticipos

Recibo de Caja

El proceso de Integracin est formado por dos opciones: Integracin de Cartera a Bancos Integracin de Cartera a Contabilidad

5.1.1. Integracin de Cartera a Bancos

Este proceso busca integrar los Recibos de Caja a Bancos, teniendo en cuenta que cada Recibo de Caja debe asimilarse a una consignacin. En el mdulo de Bancos debe matricular un Tipo de Movimiento por cada Banco, correspondiente a la consignacin, el cual debe estar asociado al cdigo del Banco. El concepto es asignado al movimiento que se integre desde Cartera.

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Ejemplo Cdigo de Banco, segn maestro definido en el mdulo de Bancos: 11100501 Banco Comercial Antioqueo Tipo Movimiento, segn maestro definido en el mdulo de Bancos: 05 Consignacin Los temas: Creacin Tipo de Movimiento y Creacin Cdigo de Banco sern tratados en el curso de Bancos.

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Opcin formada por: Nota, haciendo referencia a la exclusividad de los datos en este proceso. Fecha Inicial y Final: En estos campos definimos el rango de fechas a integrar a Bancos. Pasa a Bancos (1: Nit, 2 Cdigo Alterno): El sistema permite llevar al mdulo de Bancos el Nit o el Cdigo Alterno, segn la opcin elegida. El proceso de Integracin traslada de Cartera a Bancos, el nmero del Recibo de Caja, el Cdigo del Banco, el valor del Recibo de Caja y el nombre del concepto como nota. El valor lo determina el sistema, a partir de los conceptos que suman o recibe dinero, definidos en el Maestro Tipo de Concepto; el Tipo de Movimiento lo toma del Maestro de Bancos. El sistema integra a Bancos teniendo en cuenta el tipo de cambio por cada factura y realizando la conversin segn el tipo de moneda que se este manejando. Adicionalmente el sistema traslada los valores segn la moneda con la cual corresponda el banco, en caso de no existir tasa de cambio al momento de integrar esta se toma del Maestro de Tasa de Cambio segn la fecha del abono. El sistema traslada los abonos realizados en Multimoneda y los puede convertir a Pesos o a Otra Moneda (Dlares) segn como se encuentre configurad el banco

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Cuando en el Recibo de Caja se digita la fecha de consignacin o cheque posfechado el sistema integra con el documento del cheque, en caso de que no se digite la fecha de consignacin el sistema integra con el numero de consignacin o el numero de Recibo de Caja

ADVERTENCIA
Si no desea integrar el Recibo de Caja a Bancos, digite en el campo Banco cero (0), ya que este cdigo no integra a Banco. Si va a utilizar el cdigo de Banco cero (0), ste debe existir en el Maestro de Bancos. Despus de integrado un se deja modificar. Recibo de Caja a Bancos, este no

5.1.2. Integracin de Cartera a Contabilidad

Antes de correr este proceso deben estar creados los diferentes de cada uno de los conceptos que se desean llevar a la Contabilidad. Los cdigos o Tablas de integracin son creados por el mdulo de Contabilidad.

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La Tabla de Integracin es el medio utilizado por nuestro sistema, para transferir las transacciones de Cartera a Contabilidad. Estas tablas se componen de los siguientes campos: Cdigo de Integracin. Es un nmero mximo de 4 caracteres, que identifica la transaccin contable a realizar. Recomendamos que este cdigo conste de 3 dgitos, donde el primer dgito sera el nmero asignado a cada mdulo para la integracin por nuestro sistema: (1 para Cartera, 2 para Compras, 3 Cuentas por Pagar, 4 Facturacin, 5 Bancos, 6 Inventarios, 7 Activos Fijos) y los dos siguientes un consecutivo propio del mdulo. Cdigo Cuenta. En este campo asignamos la cuenta correspondiente segn el Plan de Cuentas de la empresa, para el movimiento que desee trasladar. Pueden existir tantos cdigos de integracin, como conceptos maneje. Ejemplo: Cuenta: 530535 Cancelacin factura Descuento por Pronto Pago. Se han implementado alternativas que ayudan a minimizar la elaboracin de estos cdigos de integracin, reemplazando la cuenta contable por alguna variable de la base de datos. Ejemplo: Cuenta: Archivo1.Codigocta, donde Archivo1 es el alias de la Base de Datos llamada Cartera y Codigocta es el campo donde almacena la cuenta contable en Cartera. Nombre. Es la denominacin que asignamos al cdigo de integracin o descripcin. Ejemplo: Cancelacin de Facturas.

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Cdigo Comprobante. Es la fuente contable que viene desde el maestro de comprobantes creado en contabilidad y tiene relacin directa con los movimientos que desea trasladar, por ejemplo Ingresos, Egresos, Ventas, entre otros. Banco. Campo para responder S o N. Slo es utilizado para los mdulos de Cuentas por Pagar y Bancos y exclusivamente para las cuentas de Bancos. Mdulo. Es el nmero asignado al mdulo, dependiendo de la integracin a realizar, lo tomamos como un nmero integral, con l relacionamos los mdulos de nuestro sistema: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Cartera Compras Cuentas por Pagar Facturacin Bancos Inventarios. Activos Fijos Portafolio Presupuesto Oficial

Para nuestro caso es el Mdulo 1 Cartera. Documento. El sistema asigna el nombre del campo que guarda el documento en la base de datos segn el mdulo. Fecha. Este campo guarda el nombre de la variable asignado en la base de datos, es la fecha de movimiento. NIT o RFC. En este campo digitamos una funcin, dependiendo de lo que desee capturar; en caso de que la cuenta no requiere Nit o Rfc, deber digitar comillas cero comillas ("0"), ya que este es un campo carcter. Ejemplo NIT o RFC: ARCHIVO1.NIT. Esta funcin es utilizada cuando la cuenta contable requiere Nit. Donde ARCHIVO1 es el Alias de la Base de Datos de Cartera, que apunta al Nit, ste ltimo es el nombre del campo que almacena el Nit del Cliente en Cartera. NIT o RFC: 0 Esta instruccin es utilizada cuando la cuenta contable no requiere Nit. NIT o RFC: CLIENTES.CODALTERNO. Esta es una funcin utilizada en el manejo de Sucursales, para integrar el Nit del cliente el cual est almacenado en el campo Cdigo Alterno. Dbito. En este campo el sistema asigna el nombre del campo Valor, la cual almacena el valor de la transaccin, en caso de que la partida sea de naturaleza dbito, de lo contrario deber digitar cero (0). Crdito. En caso de que el campo anterior sea cero (0), ste debe contener la operacin de la transaccin que se est realizando, de lo contrario asignarle cero (0). Los campos dbito y crdito no podrn estar al mismo tiempo en cero o llenos. Dependiendo de la naturaleza puede especificarse algunas funciones, las cuales dependen del manejo o poltica interna de la empresa, caso tal la cancelacin de facturas del Exterior.

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Ejemplo Abono o Cancelacin de Factura del Exterior. Dbito. 0 Crdito. Valor*Tcambio Base. Campo que servir slo para aquellas cuentas, que en las especificaciones del ingreso de las misma requieran base, si la cuenta no requiere base deber llenarse con cero (0). Detalle. Sirve para guardar las especificaciones o notas de los diferentes movimientos contables, contenidos en los campos Nota o "Detalle", en caso de no desear ningn mensaje adicional digite comillas, espacio, comillas (" "). Cdigo Centro de Costos. Campo donde se guarda el cdigo del centro de costos, en caso de no requerirlo, debe llenar con "0". Tambin es utilizado como funcin. ARCHIVO1.CODCC. Documento de Referencia. Contiene el nmero del documento relacionado con la transaccin, por ejemplo el nmero de la Factura. Dbito Moneda Extranjera. Guarda el valor en moneda extranjera siempre y cuando la cuenta requiera este manejo y sea de naturaleza dbito, de lo contrario deber digitarse cero (0). Crdito Moneda Extranjera. Guarda el valor en moneda extranjera siempre y cuando la cuenta requiera este manejo y sea de naturaleza crdito, de lo contrario deber digitarse cero (0). Dbito Multimoneda: Guarda el valor en mltiples monedas siempre y cuando la cuenta requiera este manejo y sea de naturaleza dbito, de lo contrario deber digitarse cero (0). Crdito Multimoneda: Guarda el valor en mltiples monedas siempre y cuando la cuenta requiera este manejo y sea de naturaleza crdito, de lo contrario deber digitarse cero (0). Cdigo Moneda: Campo donde se guarda el cdigo de las monedas de negociacin, en caso de no requerirlo se debe llenar con 0.

TRANSACCIONES CONTABLES
CODIGO INTEGRACION
101 101

CONCEPTO
Cancelacin Fra. Cliente Nal.

CUENTA CONTABLE
110505 130505

DEBITO
xxx

CREDITO

xxx

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Cdigo de Integracin para el asiento Cancelacin de Factura. Caja o Bancos (Dbito)

Cdigo de Integracin para el asiento Cancelacin Facturas. Clientes Nacionales (Crdito)

222

CODIGO INTEGRACION
102 102

CONCEPTO
Descuento por Pronto Pago

CUENTA CONTABLE
130505 530535

DEBITO
xxx

CREDITO

xxx

Cdigo de Integracin para el asiento del Descuento Por Pronto Pago (Dbito)

223

Cdigo de Integracin para el asiento del Descuento Por Pronto Pago (Crdito)

CODIGO INTEGRACION
106 106

CONCEPTO

CUENTA CONTABLE

DEBITO
xxx

CREDITO

Cancelacin Fra. Cliente del Ext. 111010 130510

xxx

224

Cdigo de Integracin para el asiento Cancelacin Factura Cliente del Exterior (Dbito)

Cdigo de Integracin para el asiento Cancelacin Factura Cliente del Exterior (Crdito)

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Existe una opcin para trasladar de una tabla de cdigos predefinidos, al maestro de tabla de integracin los cdigos seleccionados, agilizando tanto la construccin de estos cdigos como su digitacin.

Desplegando pantalla, la cual presenta los siguientes datos:

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Modulo: En esta opcin despliega una lista de los mdulos que utiliza el sistema de integracin; seleccione el mdulo que desea ver los codigos de integracin predefinidos. Esta lista contiene tambin una opcin de Todos que al seleccionarla muestra todos los ejemplos de cdigos de integracin existentes en esta tabla. Despus de seleccionado el mdulo despliega una ventana tipo browse, la cual presenta una serie de cdigos de integracin genricos por cada mdulo. Esta ventana contiene todos los campos utilizados en la tabla de integracin, son modificables segn sea el caso, incluyendo el cdigo y la cuenta. Seleccione, marcando con una X la columna de IMPORTA, modifique aquellos campos que considere necesario, seleccione la opcion de Aceptar y el sistema trasladar los cdigos seleccionados al maestro de Tablas de Integracin, verificando que un cdigo con una cuenta especifica no pueda ser trasladado dos veces.

Veamos el procedimiento a seguir en el proceso de integracin a Contabilidad: Definir la tabla de integracin con cada uno de los cdigos, segn los conceptos a trabajar. Ingresar los Abonos o Recibos de Caja, definiendo la cuenta del Banco, y el cdigo de integracin, comenzando a enlazar el movimiento para la integracin.

Si no se desea integra el Recibo de Caja a Banco digite 0, en este campo.

Enlaza los conceptos para integrarlos a Contabilidad.

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Una vez definidos los cdigos de integracin e ingresado los Recibos de Caja, podemos ejecutar el proceso de Integracin a contabilidad, ingresando por la opcin de Procesos Integracin Contable. El sistema nos presenta en pantallas dos opciones: Chequeo de integracin e Integrar

La opcin de Chequeo de Integracin se genera mediante un informe que permite revisar en un rango de fechas los documentos integrados a Contabilidad, los documentos que faltan por integrar o todos los documentos, tanto integrados como no integrados. Este proceso debe hacerse antes de integrar a Contabilidad o cuando desee conocer el estado de los Abonos con respecto a la integracin, es decir, conocer los Abonos que ya han sido integrados a Contabilidad, los que faltan por integrar o el estado general de los Abonos en un rango de fechas establecido. Como mnimo debe generar mensualmente.

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Realizado el chequeo de integracin, se procede a realizar el proceso de Integrar, ingresando por la opcin de Procesos. Integracin Contable Integrar.

Inicialmente el sistema nos entrega una nota, haciendo referencia a la exclusividad de los datos en el proceso. Fecha Inicial y Final: Digite el rango de fecha inicial y final para integrar.

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Reporte (S/N): Responda en forma afirmativa, para que el sistema genere un reporte, con el cual podr verificar y soportar la consistencia de los datos a integrar. Integrar (S/N): La respuesta depende de la consistencia de los datos. Si la informacin est impresa, revisada, corregida y aprobada, responda afirmativamente, de lo contrario no integre. Todo movimiento antes de ser integrado, se debe someter a revisin detallada del movimiento a integrar, para ello responda Reporte S, integrar No. En el Reporte Presenta Valores en Otra Moneda (S/N): Si responde en forma afirmativa al generar el informe de integracin contable, nos presenta las columna dbito y crdito en Otra Moneda. Revise todo el movimiento haciendo las correcciones necesarias y cuando est seguro de tener todo el movimiento correcto, vuelva a ejecutar el proceso, definiendo el rango de fechas; a la pregunta Reporte (S/N) e Integrar (S/N), responda afirmativamente a estas preguntas. Guarde este reporte como soporte de integracin del movimiento de Cartera a Contabilidad.

RECOMENDACIONES
El proceso de Integracin debe ejecutarse peridicamente, lo ms usual es hacerlo semanalmente, ya que la auditora del movimiento sera mucho ms confiable. Debemos ejecutar este proceso provisionalmente, generando reporte para verificar que la integracin definitiva ser realizada correctamente. Asegure la informacin en un Backup, antes de ejecutar este proceso.

ADVERTENCIAS
Una vez finalizado el proceso de Integracin, recuerde actualizar el movimiento en el mdulo de Contabilidad. El movimiento de Cartera no debe ser integrado diario ni mensual, ya que la revisin del movimiento no sera ptima.

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5.2. CRUCE DE CARTERA VERSUS CUENTAS POR PAGAR

El sistema permite cruzar movimiento de Facturas entre dos empresas como clientes y proveedores. Ejemplo La empresa OPUS TEXTILES S.A. le factura al cliente TREBOL LTDA. Por concepto de venta de Jeans, al mismo OPUS TEXTILES S.A le compra a TREBOL LTDA. Materia prima para la produccin de los Jeans. En este caso TREBOL LTDA. Es al mismo tiempo Cliente y Proveedor de OPUS TEXTILES SA., por tal motivo pueden cruzar el movimiento de facturas. Para ello deben: Estar previamente creado el Cliente tanto en el Sistema de Clientes como en el de Proveedores. Crear Tipo de Concepto, tanto en el mdulo de Cartera como en Cuentas por Pagar, clasificndolos en categora dos (2), disminuye deuda no recibe dinero y enlazados al cdigo de integracin respectivo.

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Opcin formada por los siguientes campos: Cliente: Campo para digitar el Codicio Tributario del Cliente. Fecha: Digitamos la fecha en que se va a realizar el cruce de facturas. Tipo Cpto de Cartera: En este campo digitamos el cdigo del Tipo de Concepto de Cartera, previamente creado en el maestro. Consecutivo Cartera: Seleccione el Consecutivo de Notas Contables con el cual se va a realizar el cruce de facturas, el sistema valida para que solo presente consecutivos cuyo tipo de documento maestro sea CN. Tipo Cpto de CxP: En este campo digitamos el cdigo del Tipo de Concepto de Cuentas por Pagar, previamente creado en el maestro. Consecutivo CxP: Seleccione el Consecutivo de Notas Contables con el cual se va a realizar el cruce de facturas, el sistema valida para que solo presente consecutivos cuyo tipo de documento maestro sea CN. Pesos, Otra Moneda, Multimoneda: El permite realizar cruce de Cartera y CxP en pesos, otra moneda y multimoneda Esta opcin maneja cuatro (4) botones: Cargar Saldos, Ver Cartera, Ver CxP y Salir.

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Cargar Saldos: Al tocar este botn, el sistema busca el movimiento de Facturas y Notas Crdito de Cartera, cargando dicho movimiento en la pantalla, el cual es visualizado en el momento de tocar el botn Ver Cartera o Ver CxP. Ver Cartera: Despus de tocar dicho botn despliega la informacin de las Facturas y Notas Crdito del cliente, entregando nmero de las facturas, fecha de expedicin y vencimiento, saldo de las facturas y Valor Cruce; este campo viene en cero (0), en l digitamos los valores a cruzar con Cuentas por Pagar en el registro de la factura correspondiente. Ver CxP: Despus de tocar dicho botn despliega la informacin de las Facturas y Notas Crdito del mdulo de Cuentas por Pagar, entregando nmero de las facturas, fecha de expedicin y vencimiento, saldo de las facturas y Valor Cruce; este campo tambin viene en cero (0), en l digitamos los valores a cruzar con Cartera en el registro de la factura correspondiente. Grabamos este proceso con CTRL + W. El sistema en forma automtica genera las Notas Contables en cada uno de los mdulos, documentos que debemos imprimir para dejar como soporte de las transacciones realizadas en el cruce.

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5.3. GENERACIN ARCHIVO PLANO PARA DATACREDITO

El sistema permite generar un archivo de cartera que cada suscriptor reporta a DataCrdito, sus clientes morosos en el pago de obligaciones. Para su implementacin se deben de tener en cuenta los siguientes pasos: 1. En el Modulo Tcnico por la opcin de Configuracin Variables Asignar Permisos se debe de asignar el cdigo del suscriptor

En la variable Cartera. Codigo Suscriptor defina el cdigo que DataCrdito asigna a cada uno de los suscriptores para su identificacin, este cdigo esta compuesto de seis dgitos numricos

235

2.

En el Modulo de Maestros por la opcin de Movimiento Clientes se deben de configurar los siguientes campos:

Reporta Data Crdito: El sistema permite a travs de esta caja de chequeo definir que clientes sern o no reportados a DataCrdito Fecha de Nacimiento: Corresponde a la fecha de nacimiento de la persona natural que adquiere la obligacin o de constitucin de la entidad para el caso de personas jurdicas

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Estrato: Es una clasificacin segn el nivel socioeconmico, corresponde a un cdigo numrico comprendido entre 1 y 6 y su longitud es de1 carcter numrico.

Tipo Identificacin: Corresponde al Tipo de documento de identificacin del cliente, el sistema permite manejar 5 tipos de identificacin ellas son: C: Cedula ciudadana N: Nit empresarial NE: NIT extranjera CE: Cdula extranjera NU: NUIP

237

3.

Genere el archivo plano de Datacrdito, para ello haga uso de la opcin de Procesos Medio Magntico DataCrdito

Identifiquemos cada uno de sus campos:

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Fecha inicial Fecha Final: Rango de fechas inicial y final en que se desea generar el reporte Fecha de actualizacin: Es la fecha en la que el suscriptor hace el corte interno mensual de sus obligaciones de Cartera Oficina Radicacin: Nombre de la oficina en la cual se maneja la obligacin del cliente. Ciudad Radicacin: Nombre de la ciudad en la cual est ubicada la oficina de radicacin Tipo de Cuenta: Es un cdigo de 2 dgitos que identifica el tipo de cartera que esta reportando Das de Gracia: Das de gracias que se le otorga al cliente para la cancelacin de sus facturas Nombre del Archivo: DataCrdito Digite el nombre con el cual ser identificado el archivo plano para

Ruta del archivo: Defina la ruta donde quedara ubicado el archivo plano para Datacrdito Antes de generar el medio magntico el sistema presenta pantalla de Browse donde presenta toda la informacin contenida en el medio magntico con el fin de que el usuario la pueda verificar y realizar las correcciones directamente en el Browse antes de generar el medio magntico.

Para un mejor entendimiento vamos a mirar cada uno de los campos utilizando el cliente COMPAA LA UNION

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CtaObli: Es el numero de cuenta u obligacin por medio de la cual el suscriptor identifica la cuenta del cliente Nit: Es el numero de Identificacin de la persona o empresa que adquiere la obligacin con el suscriptor. Nombre: Es el nombre completo de la persona o entidad que adquiere la obligacin. Fecnac: Fecha de nacimiento de la persona natural que adquiere la obligacin o de constitucin de la entidad para el caso de personas jurdicas Diasvto: Das en que se encuentra vencida la factura ms antigua. DasGracia: Das de gracias que se le otorga al cliente para la cancelacin de sus facturas DiasReales: Resulta de restar los das de vencimiento menos los das de gracia FechaApertura: Fecha de expedicin de la primer factura vencida. FechaVencim: Fecha en que se vence la factura mas reciente

Si generamos un extracto de cartera para este cliente vemos como la factura mas vieja tiene 148 das de vencida con una fecha de expedicin de 200.02.28 y la factura ms reciente tiene una fecha de vencimiento de 2005.09.05

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Vcuotames: Corresponde a aquellas facturas que su fecha de vencimiento se encuentre comprendida en el rango de fechas que se esta reportando la cartera a DataCrdito. Novedad: Es el comportamiento que tuvo el manejo del crdito durante el curso de los das comprendidos entre la fecha inicial y final que se esta reportando No. 01 05 06 07 08 09 12 13 14 Comportamiento Al da Pago Total Mora de 30 das Mora de 60 das Mora de 90 das Mora de 120 das o ms Dudoso recaudo Cartera castigada Cartera recuperada

Vinicial: Corresponde al valor total de las facturas sin haber restado los abonos realizados en el mes que se est reportando. Vsaldodeuda: Corresponde al valor de la deuda, es decir despus de haber restados los abonos realizados en el mes que se est reportando Vsaldomora: Corresponde al valor de la factura ms das de vencida

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Tipomoneda: Refleja el tipo de moneda con la cual fueron pactadas las facturas Calificac: Es la calificacin que se da a las obligaciones de cartera segn el grado de cumplimiento de las condiciones pactadas y de acuerdo con el criterio y evaluacin de la entidad. Las posibles calificaciones pueden ser: Calificacin A B C D E Crditos Comerciales De 0 a 30 das De 31 a 90 das De 91 a 180 das De 181 a 360 das De 361 o ms das Crditos de Consumo De 0 a 30 das De 31 a 60 das De691 a 90 das De 91 a 180 das De 181 o ms das

Ciudadres: Nombre de la ciudad o municipio donde se encuentra ubicada la empresa

Si generamos un extracto de cartera para este cliente vemos como las facturas que se vencen en el periodo comprendido entre Junio 26 y julio 26 suman un total de $2.438.822, el valor inicial equivalen a $6.711.050, el valor de la deuda es el mismo que el valor inicial debido a que en el periodo en que se esta reportando a datacredito el cli3ente no tuvo abonos, en el caso que el cliente haya realizado abono el valor de la deuda resulta de restar el valor inicial menos los abonos y el valor de la factura con mas das de vencida equivale a $889.290.

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Dirres: Direccin donde se encuentra ubicada la empresa Telres: Numero telefnico de la empresa Ciudlab: Nombre de la ciudad o municipio donde se encuentra ubicada la empresa Tellab: Segundo numero telefnico de la empresa Ciudadcor: Nombre de la ciudad o municipio donde se encuentra ubicada la empresa Dircor: Direccin donde se encuentra ubicada la empresa Ciiu: Cdigo de la actividad econmica del cliente

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Oficinarad: Nombre de la oficina en la cual se maneja la obligacin del cliente. Ciudadra: Nombre de la ciudad en la cual est ubicada la oficina de radicacin Edad Mora: Corresponde a los das de mora que este registrado la obligacin en el corte mensual de la informacin que ser enviada a DataCredito Estrato: Es una clasificacin segn el nivel socioeconmico.

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