Caracteristicile unui SIAD (Sisteme informatice de asistarea a deciziei)

SISTEME INFORMATICE PENTRU ASISTAREA DECIZIEI

Student: RUSU (MIHAI) MARICICA Anul: III

Insitutul de Gaze-Petrol Ploiesti; Facultatea de Stiinte Economice

Sisteme informatice de asistarea a deciziei (SIAD)

1. Ce nseamn SIAD
Contextul economico-social actual a impus supervizarea procesului economic decizional prin intermediul unor tehnologii informatice tot mai complexe, astfel au aprut sistemele informatice care au drept obiectiv principal asistarea decidentului n diferite faze ale procesului de decizie. Implementarea n practic a acestor sisteme ridic diverse probleme pe plan informaional, financiar, tehnologic i uman. Termenul de SIAD are accepiuni multiple: - Sistem informatic pentru management Management Information System MIS; - Sistem informatic pentru decideni Executive Information System EIS. SIAD presupune: - un sistem - arhitectur complex privit ca entitate; - interactiv, se refer la rolul important pe care l poate avea omul n funcionarea SIAD; - de asistare a deciziei, cu precizarea c decizia nu este luat de sistem. Little n anii 70 definete SIAD ca un model bazat pe un set de proceduri pentru procesarea datelor i pentru asistarea unui manager n procesul de luare a deciziilor. Un astfel de sistem trebuie s fie simplu, flexibil, uor de manipulat i complet n vederea furnizrii rezultatelor finale. Un an mai trziu Klein i Tixier identific situaiile n care se face apel la un SIAD si anume: - existena unor factori eseniali (raionamentul, intuiia i experiena decidentului); - gsirea soluiilor optime ce implic activiti legate de cutarea informaiilor necesare, gestionarea datelor, modelarea i structurarea modelelor; - deciziile au la baz criterii numeroase care adesea pot fi conflictuale i dependente de utilizatori. Steven Alter definete SIAD ca fiind sisteme destinate managerilor ce au ca obiect principal eficacitatea deciziilor spre deosebire de sistemele tradiionale folosite de operatori i care au ca obiect eficiena i consistena datelor. Moore i Chang demonstreaz c un astfel de sistem este extensibil, capabil s suporte analize ad-hoc i s modeleze decizia, fiind orientat ctre viitor i utilizat pe un interval de timp neregulat i nedeterminat. Keen n 1978 definete SIAD ca un produs al procesului de dezvoltare n care managerul, proiectantul i sistemul sunt capabili s se influeneze reciproc cu rezultate n evoluia sistemului. Holsapple i Whiston definesc particularitile unui SIAD n 1996 astfel: - conine o baz de cunotine care reflect unele aspecte ale lumii decidentului; - permite achiziionarea i gestionarea unor cunotine descriptive sau de alt natura; - asigur selectarea unui set de cunotine n scopul vizionrii acestora pentru extragerea unor informaii necesare procesului decizional; - ofer faciliti de prezentare a unor cunotine ad-hoc sau de elaborare a unor rapoarte periodice; 2

- dispune de modul prin care se poate interaciona direct cu decidentul i i asigur acestuia flexibilitate n alegerea soluiilor sau n gestionarea cunotinelor. Prin sintetizarea celor prezentate anterior un SIAD poate fi definit ca un sistem interactiv, flexibil i adaptat rezolvrii problemelor nestructurate pentru ameliorarea procesului decizional n management . Apelarea la tehnologiile informatice se face doar n anumite faze ale actului decizional i i las factorului de decizie controlul derulrii operaiilor de rezolvare. Trsturile eseniale ale unui SIAD sunt: - este un sistem informatic asistat de calculator; - furnizeaz structurate; - combin raionalitatea uman cu prelucrarea automatizat a informaiei; - controlul derulrii procesului de decizie revine decidentului; - este un instrument ce influeneaz eficacitatea procesului de decizie mai mult dect eficiena procesului decizional (adoptarea unor decizii satisfctoare). asisten decidenilor pentru problemele care nu sunt n totalitate

2. Evoluia SIAD
Evoluii semnificative ale domeniului au fost nregistrate n ultimele 3 decenii. Unii specialiti l susin pe Peter Keen care considera cercetrile domeniului ndreptate ctre studiile teoretice i documentaiile tehnice desfurate la MIT n anii 60. Scott Morten a marcat debutul preocuprilor legate de studierea, definirea i implementarea sistemelor informatice folosite n procesul decizional pentru producie, marketing, politici de pre i publicitate. n 1989 Morton i Gorry abordeaz suportul decizional sub forma unei matrice astfel: - pe linii se regsesc tipurile de decizii (structurate, semistructurate i nestructurate); - pe coloane se identifica nivelurile proceselor de conducere (strategic, tactic, operaional). In general managerii la nivel operaional folosesc surse interne de informaii de natur repetitiv; ei apeleaz la puine date istorice sau la surse externe. Managerii care decid la nivel tactic apeleaz mai mult la informaii istorice pentru a previziona anumite evenimente viitoare. Managerii strategici folosesc foarte multe surse de date externe care le furnizeaz att o imagine de ansamblu despre strategia firmelor concurente cat i informaii privind tendinele noi de pe pia. De asemenea, managerii nivelului strategic au nevoie de date agregate i de calitate superioara n timp ce managerii operaionali apeleaz mai mult la date de detaliu i pun accent pe aspectul calitativ al acestora.

3. Caracteristicile unui SIAD

Particularitile fundamentale ale SIAD n raport cu facilitile pe care le asigur sunt: A) Asigura rezolvarea problemelor semistructurate de decidenii cond ucere. implicai n procesul de

Modul de rezolvare al unei probleme e puternic influenat de natura acesteia i de tipul situaiei decizionale. Deciziile pot fi mprite n 3 mari categorii: - structurate apar n toate fazele procesului decizional, au obiective bine definite i au drept 3

avantaj faptul c toate variabilele sunt cunoscute i complet programate; - semistructurate apar atunci cnd problemele pot fi doar parial structurate i apeleaz la creativitatea i intuiia umana; - nestructurate apar atunci cnd obiectivele sunt greu de cuantificat i e aproape imposibil s se proiecteze o soluie viabila; SIAD n acest caz ofer decidentului doar suportul necesar pentru soluionarea prilor structurabile ale problemei. B) Asistarea deciziilor se poate realiza la toate nivelurile de conducere, de la managerii opera ionali la top mana geri. In acest sens se impune adaptarea i actualizarea sistemelor n funcie de nivelul conducerii. La nivel tactic deciziile sunt complexe iar volumul de informaii utilizat e mare. La nivel strategic deciziile sunt orientate ctre probleme legate de performantele organizaiei, iar la nivel operaional deciziile sunt luate pe termen scurt i au adesea caracter repetitiv. C) Dispune de resurse pentru susinerea procesului decizional n toate fazele sale i poate fi adaptat diverselor stiluri decizio nale. Identificam aici urmtoarele faze ale procesului decizional: 1. Identificarea problemei care se bazeaz pe cercetarea informaiei. Arta decidentului consta n definirea adevratei probleme pentru a gsi soluii corespunztoare. Rolul SIAD e acela de accesare rapid i eficient a surselor de date interne i externe organizaiei; de analiz a ansamblului de informaii. 2. Modelarea fenomenului care a generat problema prin prisma modalitilor de structurare i utilizare a informaiilor. Cea mai util practic n reprezentarea unei situaii reale e cea a modelarii. Generarea alternativelor pentru problemele structurate poate fi furnizata de SIAD prin intermediul unor metode standard sau specializate. Construirea modelelor alternative pentru problemele complexe impune o anumita experien ce poate fi furnizat de om sau de un sistem expert ntruct SIAD-ul nu face o varianta a variantei optime. 3. Definirea deciziei sau a variantelor decizionale. La nivelul organizaiei procesul de informare se materializeaz prin posibilitatea adoptrii deciziei sau a variantelor decizionale pe baza informaiilor rezultate din activitatea de modelare. SIAD-urile pot constitui un punct de sprijin din cadrul procesului prin analize de tip what if sau goal seeking. 4. Implementarea deciziilor propuse 5.Evaluarea deciziilor adoptate. Problema aprecierii deciziei adoptate nu se fundamenteaz n mod exclusiv prin prisma efectelor directe sau indirecte pe care decizia le genereaz pe plan managerial sau organizaional. D) Permite decidentului s controleze procesul decizional. In cadrul unei organizaii decizia se manifest ca o activitate ce se finalizeaz cu selecia uneia din variantele prezentate, iar decidentul trebuie s aib controlul asupra acestei selecii finale. SIAD-ul devine astfel un suport al procesului de selecie chiar daca acesta doar extinde capacitatea de luare a deciziilor. E) Poate asista mai multe decizii interdependente i/sau secveniale, avnd n vedere faptul c n practica economica majoritatea deciziilor sunt intercorelate. SIAD-urile genereaz decizii mult mai consistente i mai obiective avnd n vedere faptul c se bazeaz pe o analiz complet a informaiilor i sunt realizate cu aportul direct sau indirect al celor 4

implicai. Astfel deciziile au anse mai mari de a fi implementate cu succes n practic. F) Permite mbuntirea eficacitii procesului decizio nal. De gradul n care decizia atinge obiectivele predefinite n cadrul organizaiei depinde eficacitatea procesului de stabilire a deciziilor. Facilitile oferite de SIAD trebuie s urmreasc i modul n care acesta contribuie la realizarea obiectivelor. G) E un sistem adaptabil n timp fiind dezvoltat, n general, printr-un proces iterativ- evolutiv. Decidentul trebuie s aib un comportament reactiv n utilizarea SIAD-urilor; s sesizeze modificarea condiiilor de mediu i a preferinelor manageriale. Folosirea unui prototip iterativ in prototip itertiv in proiectarea i construirea unui astfel de sistem poate fi o soluie viabil pentru satisfacerea exigentelor utilizatorilor. n general sistemele sunt proiectate pentru anumite situaii decizionale ce nu pot fi generalizate. La acestea se adaug creativitatea, intuiia sau imaginaia care deocamdat nu pot fi automatizate. Noiunea de SIAD universal nu exist. Decidentul e obligat s coordoneze multiple sisteme care comunica ntre ele, integrarea acestora e complexa i destul de incerta. Specialitii n domeniu au ncercat s proiecteze i s dezvolte SIAD-uri care stimuleaz creativitatea i procesul de nvare i care pot oferi faciliti suplimentare de ntreinere, gestionare i dezvoltare a bazei de cunotine necesare procesului decizional. SIAD-ul reprezint cea mai flexibila i interactiva soluie n domeniul tehnologiile informatice care asista adoptarea unei decizii n condiiile n care problemele nu sunt structurate, deci nu dispunem de modele stabile sau reguli riguros definite. Trebuie s facem diferenierea intre sistemele informatice de gestiune (care reprezint metoda tipic de furnizare a unor rapoarte predeterminate n funcie de care decidentul adopta o decizie bine fundamentata) i sistemul de asistare a deciziei care permit introducerea treptata pe diferite niveluri a datelor de intrare, modelarea acestora prin diferite tehnici conducnd n final la obinerea unor rezultate ce vor fi evaluate de decident. Calitile indispensabile ale unui SIAD: - simplitate, n sensul c modelele folosite trebuie s conin numai fenomenele importante eliminnd tendina de a adaug detalii; - robustee, prin eliminarea posibilitii de a furniza rspunsuri incorecte sau false; - adaptabilitate, pentru c sistemul trebuie s fie capabil s integreze i s actualizeze cu uurina noi informaii; - exhaustivitate, pentru c descrierea structurii modelelor folosite trebuie s permit tratarea unui numr ct mai mare de fenomene fr s genereze o complexitate ridicata; - naturaleea comunicrii concretizat n faptul c decidentul trebuie s poat schimba uor intrrile i s obin rapid rezultatele; aceasta depinde de calitatea interfeei care asigur dialogul om calculator.

4. Clasificarea SIAD- urilor

n literatura de specialitate apar mai multe criterii dup care se clasific SIAD-urile. Astfel aveam drept criterii: - felul asistenei acordate de un SIAD n practica decizional; 5

- frecvena de utilizare a acestora; - complexitatea procedurilor existente n structura aplicaiei; - modalitatea de orientare a SIAD-urilor ctre date, modele, text sau reguli standard; - numrul de utilizatori existeni n procesul decizional. Cea mai important clasificare este cea care mparte SIAD-urile n funcie de msura n care soluia oferit de sistem este structurat pe baza modelrii / analizei datelor. Vom avea: 1. SIAD-urile orientate pe modele care au principii de funcionare bazate pe modelul cantitativ i efectueaz analize de tipul what-if, antrennd activiti de simulare optimizare, previziune, rezultatele obinute se pot concretiza n aciuni sugerate de procesul decizional. 2. SIAD-urile orientate pe date se bazeaz pe analiza unui volum mare de informaii stocate n cadrul sistemului informatic n diferite momente de dezvoltare ale acestuia. Utilizarea are drept efect extragerea de informaii utile din ansamblul de date disponibile. Stocarea datelor se realizeaz sub forma unor depozite de date de tip Data Warehouse iar analiza se fundamenteaz pe noile tehnologii informaionale Data Mining, care presupun explorarea i cutarea datelor i OLAP (procesarea analitic on-line). Un alt criteriu important grupeaz SIAD-urile n funcie de tipul sistemului care asigur managementul informaiilor. 1. SIAD-urile orientate pe text care evideniaz necesitatea prelucrrii i reprezentarea textului ntr-o form ct mai accesibil cu scopul de a asigura gestionarea rapid i eficient a datelor de ctre decident. n acest caz SIAD-ul va crea, va revizui i vizualiza automat unele documente, va identifica locaiile aferente unor colecii mari de date, va grupa, fuziona i expedia documentele utiliznd tehnologii diverse: hipertext, instrumente webetc. 2. SIAD-urile orientate pe baze de date n cadrul crora baza de date a organizaiei este componenta esenial a sistemului. Gestionarea bazelor de date presupune identificarea tehnicii de date a acestora, precizarea modului de acces i formularea unor interogri care s corespund obiectivelor propuse. Organizarea bazelor de date se poate face n fiiere sau poate avea forme specifice: baze de date relaionale, ierarhizate, obiectuale, multidimensionale. Baze de date relaionale sunt mai rigide datorit volumului mare de date folosite i de aceea sunt mai pu in utilizate. SIAD-urile orientate pe baze de date sunt preferate pentru c dispun de faciliti de interogare puternice i au capacitatea de a genera situaii de sintez complexe. 3. SIAD- urile orientate pe procesoare de tabele. Acestea se bazeaz pe organizarea datelor sub form tabelar asemenea unei matrici. Un procesor de tabele este un instrument software care permite utilizatorului s descrie modelele n scopul efecturii unor analize ct mai pertinente. Acesta dispune de tehnici i metode care permit vizualizarea situaiilor finale i manipularea informaiilor procedurale. Metoda de baz const deci n introducerea valorilor aferente unui parametru ntr- un tablou matricial iar modificarea acestora implic reacii n lan asupra tuturor elementelor care depind de acel parametru. Modulul se construiete pe baz de obiecte (concepte) i relaii (ecuaii) ntre obiecte. De exemplu putem avea o cercetare inteligent care determin creterea rentabilitii firmei. Pornind de la acest nivel se pot lua msuri pentru creterea veniturilor, msuri ce s determine scderea cheltuielilor toate n scopul creterii rentabilitii. n situaia n care decidentul gestioneaz mai multe foi de calcul apare posibilitatea de a se consacra unei cercetri artistice. 6

4. SIAD-urile orientate pe reguli presupun existena unui ansamblu de reguli n cadrul unei componente speciale numit sistem de gestiune a cunotinelor utiliznd formalisme de prezentare proprii inteligenei artificiale.

Dup frecvena utilizrii lor, SIAD urile mai pot fi:

1. SIAD-urile organizaionale care permit descrierea unor obiective clare pentru asistarea deciziilor ce se repet n mod frecvent n cadrul organizaiei. Acestea impun un grad mare de interactivitate ntre utilizatori i SIAD-ul asociat. 2 SIAD-urile ad-hoc care gestioneaz problemele specifice asupra crora nu se pot emite previziuni sau care se gsesc destul de rar n cadrul procesului decizional. Datorit costurilor ridicate pe dezvoltarea unor astfel de programe, utilizarea sistemelor devine ineficient i este doar o soluie extrem.

5. Arhitectura unui SIAD

Structura sistemelor de asistare a deciziilor trebuie s reflecte modul n care se realizeaz combinarea elementelor componente, interdependena dintre ele, ansamblul de date externe i interne gestionate n cadrul organizaiei, bazele de date, modelele, instrumentele software, utilizate la diferite niveluri ale firmei. Pentru conceperea arhitecturii unui SIAD trebuie s avem n vedere: - compatibilitatea sistemului ceea ce presupune c resursele acestuia s poat fi partajate de toi utilizatorii implicai n procesul decizional; - inter-operabilitatea sistemului, care asigur posibiliti suplimentare de manipulare si gestionare a informaiilor n cadrul sistemului; - evolutivitatea sistemului n sensul c acele componente care ndeplinesc o singur funcie n structura sistemului nu trebuie s constituie un obstacol n dezvoltarea viitoare a organizaiei. Un prim model de arhitectur al SIAD a fost elaborat n 1982 de Sprague si Carson. Acetia considerau c elementele componente sunt: - componenta de gestiune a datelor; - componenta de gestiune a modelelor; - componenta de gestiune a dialogului cu utilizatorul. De asemenea au identificat urmtoarele stiluri de dialog: - interfaa de tip linie de comand ; - interfaa meniu; - interfaa de tip ntrebare rspuns; - interfa bazat pe forme. Power abordeaz SIAD-ul prin prisma a 4 componente: - interfaa, perceput ca fiind elementul esenial al structurii; - subsistemul bazei de date care cuprinde att baza de date ct i sistemul de gestiune al acesteia. SIAD-urile orientate pe date apeleaz la depozitele de date iar procesul de extragere, prelucrate, ncrcare i indexate implic activiti destul de complexe; 7

- setul de modele i instrumente analitice care sunt o component important mai ales pentru SIAD-urile orientate pe modele n acest caz software-ul pentru gestiunea modelelor poate fi stocat pe acelai server cu bazele de date; - componenta pentru asigurarea comunicaiei are n vedere modul cum sunt organizate resursele hardware cum sunt distribuite software-ul i datele n sistem, precum i modalitile de integrare i conectare fizic a componentelor sistemului. n viitor perfecionarea tehnologiilor aferente SIAD trebuie s aib drept obiectiv principal mbuntirea interaciunii dintre decident i SIAD.

6. Gestiunea datelor
Aceasta presupune ncrcare, stocarea, organizarea i actualizarea datelor relevante, controlul securitii datelor i a modului de acces la acestea, proceduri de integrare i administrare. ntr-un SIAD bazele de date nu au doar funcia de stocare pasiv a informaiilor ci particip activ la funcionarea acestuia. Iniial bazele de date nregistreaz informaii brute. Acestea sunt structurate i gestionate pentru o prelucrare ulterioar prin intermediul SIAD-ului. ntr-un mediu decizional de faceri utilizarea eficient a resurselor informaionale depinde de relaiile existente ntre date informaionale i cunotine. n acest context putem considera informaia ca acea dat care aduce noi cunotine utilizatorilor si, care modific percepia asupra realitii i reduce gradul de incertitudine. Datele devin informaii doar prin prisma unui model interpretativ propriu receptorului. De ex: datele din bilanul contabil devin informaii doar pentru cel ce cunoate modelul contabil. Relaiile dintre cele 3 elemente: date, informaii i decizii apar sub diverse forme astfel: 1. date cunotine informaii atunci cnd avem nevoie de cunotine pentru a procesa datele n informaii; 2. cunotine date informaii situaia care poate exista numai dac se admite c se tie unde trebuie cutate datele ce produc informaia cerut; 3. informaii date - cunotine caz n care informaia este prelucrat i se stabilete decizia iar manifestarea ei poate conduce la noi cunotine. Exemple de date: empirice, neprocesate, valabile din experiene anterioare, rezultate ale procesului decizional curent. Exemple de informaii:interne obinute din procesarea datelor sau din alte surse informaionale, externe organizaiei. Exemple de cunotine: acumulate i valabile la nceputul procesului decizional, obinute din transformarea datelor brute n informaii, extrase din informaii achiziionate n timpul procesului decizional. O condiie esenial a SIAD-urilor moderne este existena unei baze de date cu o structur bine definit i cu informaii de calitate superioar. Factorii care difereniaz datele operaionale i datele pentru suportul decizional sunt: 1. Structura datelor. La nivel operaional datele sunt stocate n baze de date relaionale n cadrul crora relaia este normalizat pentru eliminarea eventualelor anomalii. Datele folosite n informaia decizional au o structur integral i nu intr n detalii ele reprezint doar agregri ale datelor operaionale. 2. Agregarea. Datele operaionale pot fi agregate numai dinamic ns cele folosite pentru suportul decizional permit i analize complexe. 8

3. Dimensiunea datelor. Datele aferente mediului decizional sunt multidimensionale, organizaionale au o singur dimensiune.

iar datele

4. Orizontul de timp. Datele operaionale se refer la starea tranzaciilor la momentul actual, iar cele pentru asistarea deciziei reprezint adevrate serii de timp ale datelor organiza ionale. 5. Metadatele. (meta = deasupra) n ceea ce privete SIAD trebuie s descoperim ce se afl deasupra datelor. Varietatea surselor de provenien a datelor impune existena unui dicionar care s conin informaii despre structura bazelor de date, despre tipul surselor de date, formatul datelor, dimensiunea cmpurilor. La nivel operaional dicionarul conine mai puine elemente. Pentru administrarea, sincronizarea i coordonarea activitii de obinere de informaii se adaug la clasicul dicionar de date i dicionarul de metadate dar i serverul de evenimente. Administrarea ansamblului de date se face printr-un program specializat, printr-un sistem de gestiune a bazelor de date (SGBD) care permite: - crearea de noi baze de date; - actualizarea bazelor de date existente; - asigurarea securitii datelor; - interogarea bazelor de date prin limbaje de interogare declarative; - extragerea datelor din alte baze de date dect cele administrate de SIAD;