UNIVERSIDAD DEL VALLE

Ingeniera Industrial- Gerencia de Proyectos

Viviana Arango Rojas, Estudiante Milton Castro Crdenas, Estudiante Lina Marcela Hernndez Paredes, Estudiante Nelly Astrid Segura Cuta, Estudiante

Msc. Camilo Andrs Micn Rincn

Santiago de Cali 17 de Abril del 2012

1. INTRODUCCIN El presente informe brinda informacin acerca de cmo presentar un proyecto desde las perspectivas de la Gerencia de Proyectos, permitiendo identificar y priorizar problemas, necesidades u oportunidades. La metodologa de Gerencia de Proyectos, hace nfasis en la utilizacin de la MIP (Memoria de Identificacin del Problema), como herramienta de aplicacin frente una situacin de mejoramiento. En este caso de estudio seleccionado a travs de tres sucesos sociales y educativos, se aplicar la MIP a la comercializadora de papel Marden. En consecuencia, se utilizan los cinco elementos que contiene la MIP, entre los cuales cabe mencionar: Descripcin del problema, Identificacin del problema, Anlisis estratgico, Anlisis de interesados y rbol del problema, los cuales se explicarn ms detenidamente a lo largo del informe.

2. DEFINICIN Y SELECCIN DEL PROBLEMA/OPORTUNIDAD/NECESIDAD Los problemas u oportunidades de mejora identificados dentro de diferentes contextos tanto social y educativo se presentan a continuacin: 1. La Contralora de la Republica (2003) afirma que la desercin escolar es del 7,05% anual en Colombia. 2. En noticias del diario El tiempo (2012), Cali es la ciudad con ms casos de violencia hacia las mujeres en el pas con el 21,07% de los casos presentados. 3. La empresa Marden Ltda. (2012) del municipio de Palmira presenta un 18,19% de tiempo improductivo asociado a esperas y transportes en la lnea de produccin de talonario de rifas. Los criterios de decisin a utilizar para elegir uno de los problemas u oportunidades de mejora mencionados son: 1. Relacin y aplicacin de temas de otras asignaturas de la carrera: Para la seleccin del problema se busca adems de aplicar conocimientos de Gerencia de Proyectos, aplicar temas relacionados con otras asignaturas ya vistas y las que se estn viendo de Ingeniera Industrial, sin dejar a un lado conocimientos de otras reas. 2. Informacin del tema: Uno de los criterios ms importantes para seleccionar el problema, puesto que para su identificacin y respectiva formulacin es necesario contar con informacin veraz, fcil de conseguir, adems de que est soportada por indicadores, para trabajar con base a stos.

3. Alcance: Para una clara definicin y formulacin del problema, este debe estar acotado correctamente, porque si es muy amplio su impacto, se tendran que considerar una infinidad de variables que dificultaran el fin del trabajo. 4. Inversin: El costo en la bsqueda de informacin sobre el problema y la inversin en tiempo se tendrn en cuenta respectivamente para seleccionar uno de los problemas. Teniendo en cuenta lo anterior en la tabla.1, se muestra el peso asignado a cada criterio segn el nivel de influencia en la seleccin del problema; as mismo a cada problema se le asignar una calificacin de 1-5 con respecto al criterio, siendo para este caso 1 (Muy bajo), 2 (Bajo), 3 (Medio), 4 (Alto) y 5 (Muy alto). Tabla 1. Matriz de evaluacin y seleccin del problema CRITERIO 1 2 3 4 TOTAL PESO (%) 20 30 30 20 Problema 1 3 2 2 2 Problema 2 1 2 3 2 Problema 3 5 3 5 3

0,6 0,6 0,6 0,4 2,2

0,2 0,6 0,9 0,4 2,1

1,0 0,9 1,5 0,6 4

Por lo tanto, el problema seleccionado es el 3, por lo que se estudiar la situacin actual de la lnea de produccin de talonarios de rifas de la empresa Marden Ltda, con el fin de identificar las causas y los efectos asociados al problema de tiempos improductivos.

3. DESCRIPCIN DEL PROBLEMA/OPORTUNIDAD/NECESIDAD Marden Ltda. es una comercializadora de papel ubicada en el Valle del Cauca, en el municipio de Palmira. Con 53 aos de experiencia en el mercado, en su plataforma virtual1, ofrece diversos productos para la oficina y uso escolar, entre los que se destaca la lnea de: cuadernos, blocks, folders, talones (rifas, talonarios, valeras, cuentas de cobro), archivadores, cuadernos de contabilidad (recibos de caja, libros de actas y contabilidad, letras), Archivadores AZ, entre otros. Dentro de su catalogo de productos, los que requieren un mayor tiempo de produccin son los talonarios de rifas. Especficamente, la empresa tiene programada una produccin de 20.000 unidades de talonarios de rifa cada 15 das. En este proceso, las
1

Comercializadora Marden. (s.f.). <www.comercializadoramarden.com.co>

Recuperado

el

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de

Abril

de

2012,

de

mquinas se detienen debido a que no est disponible el montacargas manual para realizar el transporte del material. Adicional a esto, se genera un tiempo de transporte debido a las distancias entre estaciones. El tiempo de espera y recorrido por estacin es en promedio 61,4 minutos durante el da, teniendo en cuenta que son 337.39 minutos el horario de trabajo de cada operario, ese tiempo improductivo corresponde a 18,19%. Estos tiempos generan inventario de producto en proceso dado que se tiene que esperar cierto tiempo para que se transporte el material a la siguiente estacin de trabajo; adems, algunos de estos productos en proceso se han daado tanto como por mal uso como por las condiciones del lugar. Por otra parte, en este problema tambin se han visto afectados los operarios, quienes han manifestado inconformidad respecto a los desplazamientos dentro de la planta, por los largos recorridos a causa de la distribucin tan dispersa de las mquinas. Sumado a ello, durante los ltimos aos la empresa ha incrementado su oferta de productos por lo que los 5 das que se laboran a la semana no son suficientes para producir todos los productos, en especial los talonarios de rifas que, como se mencion, requieren ms tiempo. Por esto la empresa ha tenido que emplear a sus trabajadores los das sbados para cumplir con la produccin programada, por lo cual se deben contratar horas extras. Toda esta problemtica ha llevado a la empresa a incurrir en costos adicionales por horas extras, mantenimiento de inventario en proceso e inconformidad generalizada por parte del personal operativo. 4. DEFINICIN DE LA NECESIDAD/PROBLEMA/OPORTUNIDAD

El 18,19% del tiempo total de produccin de talonario de rifas corresponde a tiempo improductivo asociado a esperas y transportes en Marden Ltda.

5.

MATRIZ DE INVOLUCRADOS

Tabla 2. Matriz de involucrados

INVOLUCRADOS INTERS PROBLEMAS PERCIBIDOS RECURSOS Y MANDATOS

Valoracin E*F=R

Gerente General

Costos altos por operarios, por mal uso Disposicin en tiempo y recursos Una empresa altamente del material y por desperdicio. para mejorar la productividad diaria. productiva y competitiva a nivel Costos por contratacin de horas extras. Disposicin para entregar recursos nacional. financieros progresivamente (ms Costos por mantenimiento de inventario no inmediatamente). en proceso. Posibilidad de tener productos en tiempos an ms cortos.

25

Cliente

________

____________

20

Jefe de Produccin

Eliminar la mayor cantidad Necesidad de autorizacin por parte Alto ndice de daos en el material posible de reprocesos. del gerente general para realizar durante la produccin por estar el cualquier accin. Mejorar la eficiencia de la lnea inventario en proceso por mucho tiempo. de produccin de talonarios de Disposicin para realizar cambios La productividad diaria no es la deseada. rifa. en la lnea de produccin. Continuos cambios en el programa de produccin.

16

Personal Operativo

Mantener la estabilidad de su cargo, y lograr un aumento de Presin por aumentar el ritmo de trabajo. salarios. Afectacin de otros ingresos como el de las horas extras.

-2
_______

-6

6. ANLISIS ESTRATGICO DE LA NECESIDAD/PROBLEMA/OPORTUNIDAD 6.1 FINALIDAD Incrementar la competitividad de la empresa Marden en el sector de Artes Grficas, por medio de un incremento en la productividad y as mismo proporcionando un mejor servicio al cliente. 6.2 JUSTIFICACIN La empresa debe tomar medidas correctivas con el fin de disminuir los tiempos asociados a esperas y transportes (18,19% del tiempo total de trabajo diario) por parte de sus operarios, lo que contribuir a una mayor productividad, y por consiguiente una disminucin en las horas extras y sus costos, puesto que mensualmente invierte $3.541.875 en horas extras, adems de que la problemtica actual conlleva a que la lnea de produccin de talonarios de rifas sea una de las ms lentas. A pesar que la empresa no incumple con los plazos de entrega de los productos, mejorando la productividad, se pueden entregar los productos en un tiempo menor que el acordado, lo que influye en un mejoramiento del servicio al cliente, y se podra destacar en rapidez de servicio con respecto a su competencia. Por otro lado, si logra disminuir estos tiempos, no se acumular tanto inventario de producto en proceso en la planta, y esto har que no se siga daando este material, por lo que se reduciran costos asociados a inventario en proceso. 6.3 REQUERIMIENTOS Se requiere que la solucin al problema brinde una disminucin considerable de los distintos costos y tiempos asociados a esperas y transporte por parte de los operarios de la empresa Marden Ltda. Para los distintos involucrados, la solucin al problema tiene que asegurar que se disminuyan los costos de mano de obra asociados a las horas extras requeridas para cumplir con la produccin programada de 20.000 unidades cada 15 das de talonarios de rifa y los costos de reproceso o de reposicin de materiales daados en inventario en proceso. Todo lo anterior se traduce en una mejora de la productividad de la lnea de produccin de talonario de rifas, lo cual se ver reflejado en una mayor competitividad por parte de la empresa dentro del sector.

6.4 RESTRICCIONES Las restricciones que se identifican para el desarrollo del problema son:

a. Espacio: Marden Ltda. cuenta con una sola planta ubicada en Palmira; la solucin al problema no debe implicar expansin ni adquisicin de planta. b. Maquinaria: Algunas mquinas no se pueden mover de su ubicacin actual porque son muy pesadas o grandes, porque estn incrustadas al suelo de una forma especial. c. Tiempo: el tiempo para poner en marcha la solucin del problema no es limitado, sin embargo su puesta en marcha no debe afectar en lo absoluto los plazos de entrega de los productos a los clientes, por lo que no se detener la produccin por ningn motivo.

6.5 SUPUESTOS Y/O RIESGOS Un posible riesgo, es el incumplimiento por parte de los proveedores, lo que afectar tanto el desarrollo del problema y el tiempo de entrega de los productos. La adaptacin del personal operativo a la puesta en marcha de la solucin al problema, se puede reflejar en inconformidades, porque pueden sentir una mayor presin en el ritmo del trabajo o porque sus ingresos por horas extras se pueden ver afectados. Con respecto a los supuestos se considerar que el nivel de produccin (20.000 unidades/quince das) de talonarios de rifas, se mantendr constante, y as mismo el nmero de horas extras. El tiempo improductivo que se busca reducir est asociado solamente a esperas y transportes de los operarios dentro de la planta, excluye esperas de la empresa por parte del proveedor en caso de incumplimiento. 6.6 SITUACIN DESEADA Marden Ltda. Busca ser a nivel nacional ms competitiva, ofreciendo un mejor servicio al cliente por medio del mejoramiento de su productividad, logrando los tiempos improductivos asociados a esperas y transporte de material, as como disminuir costos por contratacin de horas extras y de inventario en proceso. Internamente, ofrecer un clima laboral ms organizado y cmodo para sus operarios dentro de la planta, mejorando el indicador de inconformidad relacionado con los largos recorridos y las esperas. 6.7 RELACIN CON EL ENTORNO Desde una perspectiva interna, se busca por medio de la mejora del indicador de esperas y transportes contribuir a la disminucin de las inconformidades manifestadas por parte de los operarios dentro de la planta; otras reas como gerencia y ventas, sern un apoyo en el desarrollo del problema. Por otro lado, en cuanto a beneficiarios externos, se vern afectados positivamente los clientes por la mejora en los tiempos de entrega.

7. RBOL DEL PROBLEMA

Prdida de competitividad en el sector.

Altos costos por horas extras

Incremento de costos por material daado

Alto nmero de Horas Extras

Producto en proceso daado Inconformidad de los operarios por desplazamientos y esperas.

Baja Productividad

Alto Inventario en Proceso

El 18,19% del tiempo total de produccin de talonario de rifas corresponde a tiempo improductivo asociado a esperas y transportes en Marden Ltda.

Disponibilidad limitada del montacargas para transportar de estacin en estacin.

Grandes distancias entre estaciones de trabajo y alto nmero de desplazamientos

Inadecuad distribucin de mquinas en planta

8. BIBLIOGRAFA

Contralora de la Repblica. La Desercin Escolar en la Educacin Bsica y Media. Disponible en: <http://www.aducesar.com/media/files/arc0000045.pdf> El tiempo. (2012, Marzo 26). Violencia contra mujeres, un mal que no da tregua en Cali. El tiempo. [en lnea]. Obtenido de la red el 15 de Abril de 2012: <http://www.eltiempo.com/colombia/cali/ARTICULO-WEB-NEW_NOTA_INTERIOR11436763.html> RAMIREZ CORREA, Astrid. Entrevista a la jefe de produccin de Marden Ltda. Abril 10 de 2012.