MONITORIZAREA I CONTROLUL COSTURILOR

Aceast lucrare se ocup de msurarea costurilor curente ale unui proiect i de raportarea acestora la ceea ce s-a realizat pn n momentul respectiv, astfel nct n orice moment s existe o estimare a costurilor care se vor nregistra n proiect la finalizarea lui. Se va descrie utilizarea sistemului valorii dobndite pentru corelarea costurilor cu realizrile.

1. Metoda valorii dobndite

Valoarea dobndit a unei activiti prestate n cadrul unui proiect este costul pe care estimatorul l-a asociat cu acea activitate n momentul n care a fost definit bugetul proiectului. O denumire mai explicit a acestei valori este cost planificat al activitilor realizate BCWP - Budgeted Cost for Work Performed. Costul estimat al lucrrilor executate la orice moment din proiect se poate calcula nsumnd valoarea individual a fiecrei lucrri ce alctuiete proiectul, innd seama de finalizarea fracionar a fiecrui element. Costurile estimative pentru un element din structura de alocare a proiectului este de regul submprit in categorii precum manoper, materiale, echipamente i lucrri subcontractate. Exemplu. Se consider un proiect cu 6 activiti descris n tabelul 1. Costul estimat al lucrrilor executate pentru fiecare element se calculeaz prin nmulirea costului estimat al elementului respectiv cu fraciunea reprezentnd gradul de finalizare a lucrrilor. BCWP pentru ntregul proiect este suma acestor elemente individuale. Tabelul 1. Calcularea BCWP
Codul activitii A B C D E F Descriere pregtire birouri procurare echipamente proiectare teste instalare echipamente testare sistem instruire utilizatori Total Costul estimat al elementului (mii lei) 100 200 50 20 30 10 410 % finalizare 50 50 25 0 0 0 BCWP (mii lei) 50 100 12.5 0 0 0 162.5

O versiune mai complet a Tabelului 3.1 ar trebui s indice pachetele de lucrri subdivizate n elemente componente, dintre care majoritatea ar fi ori 0%, ori 100% terminate, numai o mic parte a lor trebuind s fie apreciate subiectiv. O abordare mai puin subiectiv ar fi raportarea fiecrei lucrri ca aflndu-se ntr-unul din urmtoarele trei stadii: nenceput, nceput dar neterminat, finalizat. Plecnd de aici, putem apoi s calculm limitele inferioare i superioare ale valorii BCWP. Limita inferioar, cea mai mic valoare a BCWP, se calculeaz dnd valoarea zero gradului de finalizare a tuturor elementelor parial terminate. Limita superioar, valoarea maxima a BCWP, se poate calcula considernd 100% gradul de finalizare al elementelor parial terminate. Estimarea costurilor la finalizare Pe msur ce proiectul nainteaz, costul efectiv al lucrrilor realizate ACWP - Actual Cost for Work Performed se poate monitoriza colectnd datele referitoare la costurile nregistrate pentru manopera i materialele utilizate n proiect. Aceste costuri trebuie s aib aceeai baz ca i cele folosite pentru estimarea BCWP. Astfel, dac costurile de manoper din BCWP includeau un factor de regie pentru spaiile pentru birouri i administraie, costurile prezentate n ACWP ar trebui fie s includ i ele acelai factor, fie s cuprind costurile pentru spaii i administraie, dac acestea sunt calculate direct. Valoarea ACWP poate fi comparat cu cea a BCWP dup cum se arat n Figura 1.

Bugetul proiectului

Costurile proiectului

timp Figura 1. Comparaie ntre costurile reale i estimate pentru lucrrile realizate Abaterea de cost CV - Cost Variance este o valoare ce trebuie actualizat constant pe parcursul ntregului proiect CV = BCWP - ACWP La sfritul proiectului, BCWP va atinge valoarea convenit pentru costul estimat pentru finalul de proiect, bugetul proiectului - PB - Project Budget, iar valoarea ACWP va consta din costurile totale nregistrate n proiect. Valorile negative ale CV reprezint o depire a costurilor. Costul total estimat la terminare va depinde de modul in care interpreteaz managerul costul lucrrilor care mai trebuie executate. Un mod de interpretare ar fi c aceste lucrri nc neexecutate vor fi realizate n limitele valorilor prevzute n buget, ca estimri iniiale. n acest caz, costul total estimat la terminare (sau ECAC - Estimated Cost at Completion; uneori se folosete i EAC, de la Estimated at completion) va rezulta din ECAC = PB - CV Conform unei interpretri mai realiste, lucrrile rmase vor fi executate cu aceleai costuri/factori de buget nregistrai n cazul lucrrilor finalizate pn n momentul respectiv. n acest caz, costul total estimat la terminare va fi dat de expresia: ECAC = PB x (ACWP/BCWP) Raportul BCWP/ACWP este numit uneori indice cost-performant (CPI - CostPerformance Index). n primele faze ale proiectului, cnd procentul de lucrri finalizate este mic, indicele cost-performan poate s nu fie un indiciu foarte sigur privind costul pentru restul proiectului, deoarece se bazeaz pe date insuficiente, de aceea ar putea fi mai bine s se aplice prima interpretare, pn la executarea a cel mult 30% din lucrri. Mat trziu, poate fi mai indicat s se recurg la interpretarea 2. Pe msur ce proiectul se apropie 100% finalizare, cele dou estimri tind s coincid, de aceea nu mai este important ce interpretare se adopt.

Un alt element cerut frecvent n rapoartele lunare de costuri este costul estimat pentru terminare (CTC - Cost To Complete, uneori folosit i ETC - Estimate To Complete). Costul de finalizare este costul estimat al lucrrilor ce mai trebuie executate. Deoarece costul pn n momentul respectiv este ACWP, relaia dintre costul estimat pentru finalizare i costul total estimat la terminare este
CTC = ECAC - ACWP

CTC este cifra cea mai relevant pentru decizia de a continua un proiect. Costurile care reprezint timp sau bani deja cheltuii nu mai prezint oricum nici un interes i se numesc costuri irecuperabile, dar CTC indic ceea ce urmeaz s se mai cheltuiasc. Decizia de a anula un proiect se ia atunci cnd valoarea CTC este mai mare dect beneficiile probabile care urmeaz a se realiza dac se continu lucrrile.

2. Calcularea abaterii din curbele S ale valorii dobndite

Pentru a putea compara realizrile cu planul, trebuie s introducem un termen care s indice realizrile planificate: costul planificat al lucrrilor programate (sau BCWS, de la budgeted cost of work scheduled). BCWS reprezint suma lucrrilor programate, n timp ce BCWP este suma lucrrilor executate. Graficul BCWS raportat la timp se poate trasa la nceputul proiectului, imediat ce s-au estimat costurile tuturor activitilor i s-a elaborat un grafic de lucru care s indice cnd trebuie executat fiecare activitate. Adunnd la un loc ratele de cheltuieli ale tuturor activitilor dintr-o sptmn, se poate estima rata total de cheltuieli pentru ntregul proiect, de la nceputul planului pn la sfrit (Figura 2).

Figura 2. Relaia dintre lucrrile programate executate i timp Pentru a calcula BCWS, trebuie s cunoatem trei lucruri: costurile estimate ale tuturor activitilor data la care sunt programate spre a fi executate aceste activiti profilul cheltuielilor din fiecare activitate. Costurile estimate se pot obine din tabelele de estimri, iar datele din graficul de lucru se pot afla de ndat ce activitilor respective li s-a atribuit o dat programat de ncepere, care nu trebuie s fie neaprat aceeai cu momentul cel mai devreme de ncepere. Este nevoie s se cunoasc profilul cheltuielilor pe durata efecturii fiecrei activiti (se presupune c rata cheltuielilor este constant pe tot parcursul activitii). Programul de lucru planificat nu trebuie s prevad neaprat ca toate activitile s demareze la data lor cea mai devreme de ncepere. Din considerente care in de planificare, este posibil s se calculeze dou curbe BCWS extreme, una dup timpii cei mai devreme de ncepere,

iar alta dup timpii cei mai trzii, aa cum se vede n Figura 3. Aceste dou extreme evideniaz limitele dintre care se situeaz orice curb BCWS aleas. BCWS real va depinde de programul de lucru ales de managerul de proiect.

Figura 3. Gama graficelor BCWS posibila, n care trebuie s se ncadreze valoarea planificat pentru BCWS Prin compararea lucrrilor trecute n plan cu cele executate efectiv, putem avea dimensiunea diferenei dintre realizri i ateptri. Termenul utilizat n sistemul valorii dobndite pentru a msura acest lucru este abatere de programare (sau SV, de la schedule variance, abatere fa de programul de lucru). Abaterea de programare msoar munca realizat n comparaie cu planul exprimat n termeni financiari (sau n ce alte uniti se folosesc pentru BCWP), nu exprimat n timpi: SV = BCWP - BCWS SV msoar, n bani, ct de mult au progresat lucrrile n comparaie cu planul: valoarea sa pozitiv semnific o devansare a planului; valoarea sa negativ semnific o rmnere in urma acestuia. Valoarea SV msoar ct munc s-a realizat pn la o anumita dat, in comparaie cu ce era programat s se realizeze; ea nu indic direct ct de avansat sau n urm este proiectul fa de plan, calculat n uniti de timp. O astfel de msur a timpului se poate obine uor din curbele BCWP i BCWS. Rata programat de finalizare a proiectului este reprezentat de curba BCWS, a costului planificat pentru activitile programate. Termenul cost planificat este n realitate o msur a muncii depuse i este prezentat ca valoare de cost pentru a avea o unitate de msur standard. BCWS exprim valoarea acumulat a lucrrilor care trebuie realizate la o anumit dat, dac totul decurge conform graficului de lucru. BCWP este o msur a costului planificat pentru activitile realizate, adic exprim munca efectiv realizat n aceleai uniti de cost. Diferena de timp dintre cele dou curbe la o anumit data din proiect msoar decalajul dintre acestea. Figura 4.5 prezint o situaie tipic. La sfritul lui iunie, valoarea BCWP ajunsese la nivelul programat pentru sfritul lui mai. Decalajul curent n acel moment era de o lun. Este important s se in seama de faptul c BCWS i BCWP reprezint amndou costuri planificate, nu reale, i c nu este nevoie s se ia n calcul la determinarea acestei valori creterea costurilor peste nivelul estimrilor. Acest lucru se realizeaz prin faptul c ambele curbe sunt formate din costuri planificate.

Figura 4. Calcularea decalajului pe baza BCWS si BCWP Indicele plan-performan (SPI - schedule performance index). Acesta este definit ca: SPI = BCWP/BCWS Valoarea SPI este mai mare dect 1 atunci cnd proiectul se desfoar mai repede dect prevede planul mai mic dect 1 cnd proiectul este n ntrziere. Raportul dintre BCWP i BCWS la un moment dat nu este acelai cu raportul dintre timpii necesari pentru a realiza aceleai cantiti de munc. Concret, pe msur ce un proiect se apropie de finalizare, valoarea BCWP se apropie, prin definiie, de cea a BCWS, iar de aici, valoarea SPI tinde pn la urm spre unitate, indiferent de ct a durat proiectul. Data estimat de finalizare (ECD, de la estimated completion date). Aceast dat depinde de modul n care considerai rata de lucru pentru ceea ce a mai rmas de fcut din proiect. Efectul asupra datei estimative de finalizare pe care l poate avea adoptarea unor interpretri diferite este reprezentat n Figura 5.

Figura 5. Interpretri alternative pentru realizrile estimative Dac se presupune c toate lucrrile rmase vor fi executate n ritmul indicat de graficul de lucru, atunci data estimativ de finalizare va fi cu o lun mai trziu dect data de finalizare programat iniial. Dac, pe de alt parte, se presupune c orarul de lucru pentru lucrrile nerealizate trebuie multiplicat cu acelai factor ca i lucrrile realizate pn n momentul respectiv, decalajul estimat va fi mult mai mare (ECD=durat/SPI). Lucrrile programate s fie executate in cinci luni au necesitat de fapt ase, astfel c factorul de amplificare al graficului de

lucru este 1,2. Prin urmare, acest proiect de un an va dura 1,2 X 12 luni, ceea ce nseamn c data estimat de finalizare va fi dup 14,4 luni de la demararea lucrrilor. Decalajul estimat este de 2,4 luni. Se observ c diferena de interpretare este foarte mare. Trebuie stabilit dac este de ateptat ca factorii care au afectat mersul lucrrilor pn in momentul analizei persist n continuare sau dac nu sunt dect nite factori care in de trecut. Tabelul 2. Termeni pentru controlul costurilor
Termenul Descrierea ACWP Costul efectiv al activitilor realizate (Actual Cost for Work Performed) BCWP Costul planificat al activitilor realizate (Budgeted Cost for Work Performed) BCWS Costul planificat al activitilor programate (Budgeted Cost for Work Scheduled) CPI Indice de performan a costului (Cost-Performance Index) CTC Costul estimat pentru terminare (Cost To Complete) CV Abatere de cost (Cost Variance) ECAC Costul total estimat la terminare (Estimated Cost At Completion) Semnificaia Costurile reale ale lucrrilor executate pn la un anumit moment dat Costurile estimate (planificate) pentru lucrrile executate pn la un anumit moment dat Profilul planificat al cheltuielilor din proiect, raportat la timp Raportul dintre costurile estimate ale lucrrilor i costurile reale nregistrate: CPI = BCWP/ACWP Costurile lucrrilor care mai trebuie executate CTC = ECAC - ACWP O unitate de msur pentru performan n termeni de costuri: CV = BCWP ACWP Costurile estimate pentru faza de finalizare a unui proiect ECAC = PB CV sau ECAC = PBx(ACWP/BCWP) Data la care se estimeaza ca va fi terminat proiectul ECD = durata estimat iniial / SPI Costurile estimate pentru lucrrile necesare pentru realizarea integral a unui proiect Raportul dintre lucrrile realizate i cele programate sa fie executate: SPI = BCWP/BCWS Diferenta dintre costurile estimate ale lucrrilor realizate i lucrrile programate: SV = BCWP - BCWS

ECD

Data estimat de finalizare (Estimated Completion Date) Buget de proiect (Project Budget) Indicele plan-performan (Schedule - Performance Index) Abatereadeprogramare (Schedule Variance)

PB SPI SV

Tem Pentru proiectul ales: - alegeti un moment in timp in executia proiectului - la momentul ales, aplicati metoda valorii dobandite pentru a evalua modul de desfasurare a proiectului; (puteti alege arbitrar valorile BCWS, BCWP, ACWP pentru lunile trecute ale proiectului)