PLASTITODO Autor: Andrs Lpez Astudillo El vendedor de la empresa fabricante de empaques plsticos PLASTITODO, acaba de recibir un llamado del

comprador de su cliente ms grande, exigindole, de manera urgente, le despache 3000 kilos ms de pelcula de polietileno, con la cual esta empresa empaca juguetera la cual ser vendida en los almacenes de cadena para navidad, la conversacin es la siguiente: -Buenos das!, necesito para ya!, me despache 3000 kilos ms de la bolsa para juguetes y se los pongas a la orden de compra que le coloqu hace mes y medio, la nmero 955-0048. -No como as!, que le pasa!!!!!!, usted cree que esto es que, una venta de helados o que?, ya esa orden creo que esta lista o para entregarse y usted sabe!!!, adems aqu hay procedimientos, somos una empresa organizada, as lo evidenci en el trabajo que se hizo para certificar la calidad, ojo, para certificarnos como proveedor de ustedes, que las OC deben estar colocadas con un mes, como mnimo de anticipacin -Mire, no le estoy pidiendo permiso, le estoy exigiendo que me sirva de acuerdo como hemos colocado en los contratos de exclusividad que ustedes aceptaron. Cuando quedaron como nico proveedor, ustedes quedaron que nos iban a suministrar lo que queramos, cuando lo queramos, no cuando a ustedes se les de la gana de entregar!!!!, entonces, pngase en su trabajo y vaya mire como diablos me va a cumplir, o digan como es la cosa, bastantes ofertas de otros proveedores tengo en mi escritorio, con mejores precios y calidad, como para perder el tiempo en estas discusiones, le llamo en una hora!!. -Voy a ver que puedo hacer -(piensa ) no se para que sirven esas certificaciones, como siempre uno termina cediendo, aceptando, y callando, porque ganas no me dan de decires unas cuantas cosas, todo sea por ganarme la comision de venta, lo nico que a la larga me interesa en este trabajo. Prende su computador -Vamos a ver este famoso ZAS para que diablos sirve, a ver como esta la orden de compra en el sistema .. Que bien el sistema esta cado .. como siempre!! Toma el telfono y llama a sistemas . -Al, mire nia, que es lo que pasa que siempre el sistema esta cado? -Quin llama?

-No importa, es de ventas y quiero ver como esta una orden de compra y cuando le doy el password al sistema Correcaminos, no entra y me marca out. -Claro, desde hace tres meses estamos con un nuevo sistema, Correcaminos era el anterior, ahora para trabajar con ZAS, debe ingresar por el sistema Coyote . -Ahhhh, pero como no avisan . -Siga as .. al, al, planeta tierra, como siempre usted me suena como el vendedor que siempre llama a insultar no?????, a ver si le pone interes y nos respeta, servicio a cliente no significa servidumbre interna!-(le cuelga el telfono ). Bien, bien, opcin 1, 4, 5, ok, aqu estn, pedidos colocados, a ver, la orden 955-0048 El computador muestra en la pantalla lo siguiente: Fecha : Nov 13Cliente : Juguetera La Risa del GatoOrden de compra: 955-0048 Frecuencia : 2 ordenes de compra por mes Fecha de Pedido: 10 de Octubre Cantidad : 8000 kilos Fecha planeada para iniciar produccin en planta: Nov 4 Ficha tcnica del proceso: Bolsa de polietileno de 7 colores de 20 cms x 10 de ancho, peso 30 grs x mt 2, sellada en los bordes, con fuelle en la parte inferior. Registro de dibujo tcnico 011-2348. Fecha planeada de despacho : Nov 11. Observaciones del Planeador de planta: El pedido se ingresar a proceso de alistamiento a las 6 p.m. de Nov 6, Sbado, y estar lista la mquina para iniciar la fabricacin en Nov 7, a las 6 p.m., se espera tener finalizado este pedido el 10 de Nov a las 6 a.m., para ingresarlo a corte y refilado y proceder a despacho el 11 de Nov, a las 2 p.m. Se requerir en corte en las tres mquinas simultneamente. -Listo!!! Eso quiere decir que ya lo enviaron, vamos a ver como le meto el gol a produccin para que me haga 3000 kilos ms. Como siempre, les hablo de pongase la camiseta,

no lo veo comprometido con la organizacin, acuerdese de mapa estrategico, o mejor estarecuerda cual es la visin de nuestro negocio?ahhh, las palabras, el poder de las palabras.je,je,je, no se para que estudian tanto y yo aqu. Toma el telfono y llama al comprador de la Juguetera La Risa del Gato .. -Amigo!, su orden ya la tiene en su bodega, trabaje con eso mientras yo le envo el resto . -Escuche bien!!!, eso no ha llegado aqu, mire, tengo en pantalla el inventario disponible y estoy en cero, es ms, aprovecho para recordarle que ya tiene un atraso de entrega y que le voy a aplicar la sancin correspondiente si maana en la maana no esta aqu . -Dejeme veo que pas .+ Al colgar el telfono mira de nuevo la pantalla .. estos sistemas que no sirven para nada !!! -Al, hablo con planeacin de produccin? . oiga, qu es lo que pasa con la orden 9550048? En el sistema dice que fue entregada.el cliente acaba de llamarme a insultarme, por culpa de ustedes, eso no lo voy a permitir!!!! -Ah, usted es de ventas cierto? Con razn, como siempre no sabe donde esta paradoes asi? Usted ya mir el mdulo de planeacin real y all le hace click a bitacora de pedido? -Qu es eso?, por qu no me dice que es lo que est pasando?. -Abra el mdulo que le dije, all est todo, como siempre, de nuevoescuche!, no tienen idea donde estn parados (le cuelgan el telfono). Despus de mirar la pantalla, pasados 15 minutos de pelea con las diferentes opciones, descubre el mdulo e ingresa a la bitcora del pedido, al desplegar la pantalla encuentra lo siguiente: Pedido: 955-0048Fecha de inicio de alistamiento: Nov 6, 10 p.m.Fecha de terminacin del alistamiento: Nov 7, 2 p.m. Nota: Se presentaron problemas durante el turno. Hora de inicio de fabricacin: Nov 7, 6 p.m. Nota: Productividad, promedio 70%, ltimo registro Nov 10, 6 p.m. Se han presentado problemas en los ltimos turnos .

Como as. .que ser lo que esta gente de planta cree que puede hacer, o ser que no se dan cuenta que nos van a pegar una multa gigantesca, adems peligra mi bonificacin y mi puesto. Sale corriendo hacia la planta, entra a la oficina del Gerente de Planta . -Tardes!, mire, vengo preocupado, me llam el cliente del pedido 955-0048, la Juguetera La Risa del Gato, y me dice que no ha recibido los 11000 kilos que colocaron . -Espere un momento miro en pantalla . a ver . son 8000 kilos y si, tiene razn an no lo han entregado . -Oiga!!! usted cree que yo vendo para que usted haga lo que le da la gana ???, son 11000 kilos, yo no se quien meti 8000, por all ya va mal, y lo segundo, tena que estar entregado y me llamaron para darme un ultimtum, si no est a primera hora en la bodega nos van a multar .. -No es mi problema, quien les manda a vender mal, quien les manda a ustedes los de ventas, ni siquiera conocen las mquinas donde se hacen los pedidos que ustedes venden, si conocieran un poco ms, venderan a los clientes ms inventarios, no ve que tenemos muchos problemas aqu creados por ustedes y su desorden de pedidos, que ni siquiera se puede planear bien!, es ms, qu hace usted aqu en mi oficina? ??? -Mire, yo no se que va a hacer, pero ese pedido tiene que estar maana a primera hora !!!, ( sale dndole un golpe a la puerta ). El Gerente de Planta, bastante molesto por esta situacin, llam al Supervisor de Planta y le pidi un informe del pedido de la Juguetera La Risa del Gato. El supervisor le comenta que en este momento el pedido se encuentra en proceso de produccin, llevando un retraso de 1500 kilos para poder entregar la orden de compra. Han tenido problemas con el manejo de las tintas de impresin, ya que es una bolsa, muy difcil al tener 7 colores y uno de ellos, el color amarillo tartrazina, ha presentado variacin en los tonos; parece que el proveedor de esta tinta no tuvo en esta oportunidad cuidado con el suministro de este lote, se han rechazado dos lotes de la tinta disponible en inventario en este momento. Igualmente, los dos nicos operarios que han trabajado esta bolsa, son los operarios principales de otras dos mquinas de impresin, y para poder fabricar esta bolsa se requiere dejar las otras dos mquinas con operarios secundarios, lo cual baja la productividad de la planta; le comenta que traer estos dos operarios a hacer esta bolsa a la maquina donde se fabrica es muy difcil, es contrarreloj y adems ellos se estresan demasiado ( toma aire y le dice) : -mire, el da que iniciaba el pedido uno de los operarios me llam aqu a la fabrica y se le haba muerto la hermana y que por eso no se poda presentar, fue as como la orden de trabajo de esta bolsa solo se inici el da lunes a las 6 a.m.

Adicionalmente le comenta : -Ayer por la noche a uno de los rodillos de la mquina, el que imprime el color rojo, se le da el pin, ocurri a las 8 p.m. y encontraron un taller que les hizo mantenimiento a las 11 p.m., entregndoles el trabajo a las 5 a.m., solo se pudo iniciar de nuevo produccin a las 10 a.m. del otro da. En esos momentos son el telfono, era el Gerente Financiero -Hablo con el Gerente de Planta?, estoy bien sorprendido por lo que est ocurriendo, ya me llam el vendedor y solo le recuerdo lo siguiente, La Juguetera La Risa del Gato, es el mejor cliente que tenemos y por eso mismo es muy estricto, no recibe rdenes incompletas, tengo entendido que son 11000 kilos y que usted solo ha programado entregar 8000 kilos, siendo eso una contravencin a nuestra poltica empresarial, en segundo lugar, si no entregamos a tiempo, corremos un descuento por incumplimiento sobre la factura del 25% ( precio por kilo $2500 us) y al mismo tiempo, si ellos no pueden fabricar y se les genera stock-outs (pedidos perdidos) tenemos que pagar todo eso, ms los daos por reposicin de inventario, paros en mquina, re-planeacin de la produccin, en fin, la plata que tenemos que pagar es delicada, creo que esto lo debe saber nuestro Gerente General. -Vea, no se que cuentos le est llevando el tipo de ventas, pero . -No me de mas excusas, creo que esta es una situacin delicada (cuelga el telfono). Visiblemente preocupado, el Gerente de Planta llama al Jefe de Planeacin; antes de iniciar la conversacin, el de Planeacin le dice al Gerente, que se encuentran en una situacin delicada, ya que los dos operarios principales que estn imprimiendo la bolsa de 7 colores deben regresar a sus mquinas originales debido a que se han generado retrasos en los trabajos que se debieron haberse entregado y no se han podido . -Mire, lo llam para algo ms grave !! y djese de ser tan descriptivo..situacin complicada..mire !!!! despierte, estamos con una bomba de tiempo, el pedido de la Juguetera La Risa del Gato, en que va!!!?????? -En estos momentos estamos parados, en almacn se est buscando en el inventario de las tintas, si hay algo mas del color tartrazina -Como as, y para que diablos sirve ese sistema ZAS??? -Lo que pasa es que una cosa es el sistema de informacin y otra cosa es ir con la gente de calidad y verificar el color fsicamente en inventario -Pero cual es el problema ??? -Que solo-tenemos tinta hasta el turno de hoy a-las 10 p.m. y la OP se termina hasta maana en el turno de las 2 p.m., adems calidad tiene en observacin 1600 kilos correspondiente al turno de 10 p.m. a 6 a.m. de anoche, y si eso sale rechazado, tenemos que seguir con un turno ms.

El Gerente de Planta hace llamar al de compras -Venga a mi oficina con el MRP que tiene en estos momentos impreso en su escritorio . Al llegar, el comprador ve a todos con cara de acontecidos. -Qu pasa??? -Eso le pregunto a usted, que es lo que esta pasando con el tartrazina ??? -Por mi parte, nada, yo he cumplido con las compras y las polticas de inventario, afortunadamente es un proveedor local, tenemos mes y medio de inventario, si quieren miren en ZAS en el mdulo de materias primas y vern; otra cosa es que estn, los mismos de calidad, rechazando en la lnea de produccin la materia prima que ellos mismos han aceptado cuando llego la orden de compra al almacn all yo no tengo nada que ver!. -Llame a la gente de Calidad Al llegar el Gerente de Calidad. -Buenas tardes, me llamaba? -Si, explquenos como es posible que ustedes aprueban materia prima y luego cuando la van a usar en la planta la rechazan ??? -Muy simple Doctor, la aprobacin se hace visualmente con un comparativo de color PANTONE, eso se hace en almacn de materia prima y luego cuando uno est en la mquina se saca una muestra y se compara con los artes definitivos que el cliente solicita y all se ve la diferencia de color -es decir que todo es visual ? Que lo hace gente qu no hay un aparato que est aprobando o rechazando? -Si Doctor el protocolo y el proceso de calidad certificda as lo dice y as lo hacemos, no ve que eso lo hizo la empresa certificadora Calidad de Clase Mundial, que ustedes los Doctores contrataron?, yo solo me limito a cumplir lo que me dijeron , o es que se le olvida la clausula de despido si no hago lo que cada proceso indica -Qu tan seguro es lo que ustedes hacen? -El de compras interviene, . llamamos al proveedor y acept el rechazo de la materia prima, dice que en 8 das nos repone lo que le devolvimos. Ellos nos necesitan, nosotros somos su principal cliente. -Ya enviaron eso rechazado?

-Inmediatamente se hace el rechazo, almacn consigue transporte y se despacha -La prxima vez no despacha ningn rechazado hasta que yo lo haya visto, no ve que de pronto all haba tinta que nos poda servir!!!!. Volvamos a nuestro asunto, ( habla el Gerente ) podemos terminar los 8000 kilos programados? Hay materia prima suficiente?? -(Habla el Planeador) tenemos suficiente si Calidad no rechaza el lote que esta analizando, y dentro de 8 das podramos hacer mas, eso s si le abro el hueco en planeacin y toreamos unos cuantos retrasos a otros clientes menos importantes yo sugiero que siempre que le hagamos algo a La Juguetera La Risa del Gato, produzcamos dos lotes adicionales y lo guardamos en inventario, para cuando ocurran estas cosas . -(Habla el Supervisor ) Mire, los dos operarios van bien, la planta va al 79% y el desperdicio se mantiene en el 5% ; si no pasa nada, si no se va la luz, si no tiembla, si no se cae el sistema, maana a las 6 p.m. estamos terminando todo el pedido. Yo pongo la mano en la candela por eso. -(Habla en Comprador ) . Ya le ped prestado de este color a la competencia y quedaron de prestarnos 300 kilos en la tarde, eso nos asegura terminar, esperemos que en la revisin que estn haciendo en el almacn, calidad no vaya a rechazar ms material. En esos momentos suena el telfono, era el gerente General -Qu es lo que est pasado, me comentan que usted ha tomado una decisin unilateral, perjudicando los ingresos de la empresa, bajando un pedido de 11000 a 8000 kls, usted esta en ese cargo para apoyar la empresa, no para generar un caos, adems por esa decisin usted nos meter en un lo financiero con el principal cliente de la empresa al no cumplir la fecha de pedido, dgame una cosa, para que le sirve el ZAS que se ha instalado aqu?, usted fue uno de los que dijo que sin este sistema de informacin perderamos competitividad y mire en que ha quedado . Usted mismo nos esta matando . -Doctor, la informacin que usted tiene no es cierta, el pedido es de 8000 kilos y as esta en el sistema, no porque yo lo grabe, eso lo maneja directamente sistemas la digitacin del pedido, adems, maana a primera hora estaremos entregando este pedido sin problema, la verdad, usted debe comprender que en una planta tan compleja como esta, es realmente complicado el montaje de un sistema de Mercadeo por Clientes que ustedes han implementado, mire que solo en este mes tenemos 22 nuevos clientes y pedidos . -Ya, ya, no me de excusas, simplemente cumpla con los pedidos, no quiero seguir en estas peleas, yo estoy aqu para otras cosas, no para estar solucionando problemas, yo no lo tengo a usted para que me de problemas, yo lo tengo es para que me de soluciones.

1. anlisis de caso segn la metodologa de solucin de problemas en la ingeniera 2. aplicar la teora general de sistemas en el anlisis del caso 3. utilizar el diagrama causa y efecto en la solucin del caso Desarrollo
1. Hechos: mal manejo del sistema zas contratos de exclusividad con clientes. Mal manejo de las funciones del vendedor No hay informacin entre los operarios y los gerentes de la produccin Problemas de los turnos en planta Falta de operarios para algunas maquinas Irresponsabilidad de cada departamento por no tener actualizados su inventario e informar al cliente de los retrasos. Mala actitud del vendedor con los trabajadores de otros departamentos Anlisis de posibles problemas:

Mal vocabulario del vendedor con el resto de trabajadores No tener pertenencia de la empresa si no hacer la cosas por una comisin ( vendedor) No hay maquinas especializadas para ciertos trabajos y menos operarios que las manejen Mal manejo de turnos en la planta Problemas de materias primas

Identificacin del problema raz el problema raz viene del vendedor de la empresa que por una clusula de exclusividad con el cliente y por mal informacin o actualizaciones de los inventarios (retrasos en la planta ) , este miente exigiendo ms de lo que se haba acordado solo por no perder su puesto y su comisin.

Causas No contar con buenos sistemas de informacin ya que esta informacin inexacta y fuera de tiempo, ya que esto lleva a adoptar medidas precautorias a tiempo, adems de dar lugar a psimas tomas de decisiones Mala seleccin del personal apropiado ya que no hay personal apropiado para los labores o tareas de la empresa. Falta o ausencias de planes alternativos, solo se limitaron a un plan y no tomaron medidas medidas alternativas para el problema. Graves fallas de en procesos internos.

Alternativas de solucin

Tener buena administracin del tiempo, la organizacin, planificacin y el respeto de los plazos fijos son las claves de una buena administracin del tiempo. Buen sistema de informacin este es un aspecto fundamental a la hora de tanto de evaluar el control interno, como el control de gestin y inventario.

Anlisis de las alternativas de solucin: Es importante que todo trabajador de una empresa reconozca sus propias limitaciones, capacidades y comportamientos habituales ante una determinada circunstancia No tener desperdicios por ejemplo la sobreproduccin, exceso de inventarios, no reparacin de maquinaria a tiempo y ponerle ms cuidado a lo errores y fallas de material de calidad.

Mejor solucin una empresa debe elaborarse planes , trazarse estrategias y motivar al personal y ms los
gerentes de cada departamento saber q hacen cada trabajador que estn a cargo de ellos y no dejarse llevar por los problemas y no tomar decisiones apresuradas, cada empresa tiene un objetivo, una visin que cada trabajador tiene q tener en cuenta .

2. aplicar la teora general de sistemas en el anlisis del caso la teora general de sistemas en este caso podemos relacionar la entropa ya que el producto que se quiere entregar la cliente tiene que tener unas caractersticas entonces con este principio recopilamos las caractersticas fsicas (material, forma, tamao. Color etc.) y las caractersticas propias de su diseo y fabricacin, esto quiere decir que estamos ordenando el objeto a travs de su informacin tecnolgica y cualquier cambio aleatoria en las mismas provoca una prdida de orden, un aumento de la entropa. Otro principio que podemos relacionar con este caso la recursividad ya que en una organizacin o empresa debe tener unos subsistemas como por ejemplo: un subsistema el cual est compuesto por individuos( vendedor, gerente de planta etc ) , un sistema tcnico que se refiere a los conocimientos necesarios para el desarrollo de tarea y un sistema administrativo este medio establece objetivos y desarrolla planes de integracin , estrategia.

4. escribir 3 razones por las cuales es importante la utilizacin de cada una de las 3 herramientas en la solucin del caso

* POR QUE CON ESAS PODEMOS IDENTIFICAR CADA PROBLEMA Y DARLE UNA SOLUCION A FONDO * ESTAS HERRAMIENTAS HACEN QUE UNO ANALIZE EL PROBLEMA A FONDO PARA PODER LLEGAR AL REAL Y DARLE UNA SOLUCION * ESTA HERRAMIENTA NO HACE LLEGAR A UNA LLUVIA DE IDEAS DE SOLUCIONES